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Manuel d'utilisation Postes 4018IP/4019 Manuel d’utilisation How Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4018IP/4019, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions. Votre poste vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Décrocher. Raccrocher. 2ab 5 c jkl 3d ef mno 6 Touche d’appel. 2 Clavier numérique. Touche spécifique du clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Réglage “moins”. Touche fixe. Réglage “plus”. Touche MENU. Écoute amplifiée, mains libres. Touche d'accès à la messagerie. Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long); en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages et de revenir aux écrans de téléphonie. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2. Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 8 p. 8 p. 8 p. 8 p. 9 p. 9 p. 9 p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 12 p. 12 p. 12 5. 6. Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 21 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 p. 13 p. 13 p. 13 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14 p. 14 p. 14 p. 16 p. 16 p. 16 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 5.1 5.2 L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3. 4. Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 p. 25 p. 25 p. 26 Déclaration de conformité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27 5 Découvrir votre téléphone Navigation Telephone Qui suis-je Combiné téléphonique Verrou Clavier alphanumérique Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone de texte lors de la saisie de caractères. La page d’accueil se compose de : • Informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...), • Date et heure, • Fonctions de programmation et de configuration du poste. Réglages Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de communication : Qui suis-je Connaître le numéro de votre téléphone, Attente Mettre votre correspondant en attente (garde), Liste de bis Rappeler l'un des 10 derniers numéros, ¤Fréq vocale Émettre en fréquences vocales, Verrou Verrouiller / Déverrouiller votre poste, Vers repert Enregistrer le numéro dans le répertoire personnel, Rendez-vous Programmer un rappel de rendez-vous, Annuaire Appeler un deuxième correspondant par son nom. Renvoi Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip), Réglages Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale, ...), Annuaire Appeler votre correspondant par son nom. 4018IP . D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système. OK Touches audios Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet également de corriger la saisie d’un caractère. Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur (4018IP) : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. • Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touches de fonction et touches programmables Touche Interphonie/Secret (4018IP). • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la configuration du poste. Touche Répertoire : touche répertoires pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long ou double appui). Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. Le bloc de 6 touches est composé de : deux touches de ligne, une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi', une touche 'conférence', une touche 'transfert', une touche d’appel direct à programmer. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Touches de fonction Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis': • pour rappeler le dernier numéro émis (appui court). • rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). 6 1 Téléphoner Other 1.1 En cours de communication : Etablir un appel conv. 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 numéroter directement décrocher ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº de votre correspondant 5 mains libres (4018IP uniquement) vous êtes en communication ef bc 3d jkl 6 2a o mn o mn nº de votre correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. conv. touche d’appel programmée appui court Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée 1.4 vous êtes en communication conv. Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. la touche Haut-Parleur clignote vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) Pour le standard, composer le '9' (par défaut). La touche s'éteint 1.2 régler le volume (9 niveaux) Recevoir un appel désactiver le hautparleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). décrocher 1.3 mains libres (4018IP uniquement) appuyer sur la touche de ligne dont la diode associée est allumée 1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) Téléphoner en mode 'Mains libres' (4018IP uniquement) OK appui long ou double appui poste au repos : vous êtes en position mains libres premières lettres du nom de votre correspondant sélectionner le nom dans la liste proposée La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui sur la touche du clavier contenant cette lettre. appui court 7 Téléphoner 1 1.6 1.8 Appeler par le répertoire personnel Rappeler Rappeler le dernier numéro composé (bis): 3d jkl 6 2 5 appui court 1.7 ef c ab OK o mn sélectionner le correspondant à appeler appuyer directement sur la touche programmée (0 à 9) rappel du dernier numéro lancer l’appel touche 'Bis' (appui court) Rappeler l'un des 10 derniers numéros: Filtrage d’appel via la messagerie vocale (4018IP uniquement) Liste de bis Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. OK touche 'Bis' (appui long) • Activer le filtrage : 5 3d 6 o mn entrer votre mot touche programmée de passe 'filtrage messagerie vocale' • A la réception d’un appel : appel OK ef bc jkl 2a sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage 1.9 vous entendez la personne déposer son message pour prendre l'appel Faire une demande de rappel sur poste occupé votre correspondant est occupé nom ou nº de l’appelant pour arrêter l’écoute seulement 8 lancer l’appel ¤Rappeler OK Téléphoner 1 1.10 1.12 Recevoir un appel interne en interphonie (4018IP uniquement) Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : • Pour activer - poste au repos : conv. la diode associée s’allume vous êtes en communication Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. reprendre la conversation La diode associée s'éteint Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. conv. ¤Fréq vocale vous êtes en communication désactiver le micro La touche s'éteint • Pour désactiver - poste au repos : 1.11 La touche s'allume OK activer 'FV' La fonction est activée par défaut. 9 2 En cours de communication Other 2.2 2.1 Recevoir un second appel en cours de communication Appeler un second correspondant en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : conv. vous êtes en communication désactiver ’FV’ 5 ef bc 3d jkl 6 2a ×Fréq vocale conv. o mn nº du second correspondant appel vous êtes en communication nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes le voyant lumineux clignote Répondre à l’appel affiché : le premier correspondant est mis en attente le premier correspondant est mis en attente touche d’appel dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : • Autres méthodes pour appeler un second correspondant : Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou double appui sur la touche répertoire) Annuaire OK conv. Appeler votre correspondant par son nom. vous êtes en communication Touche d’appel programmée. touche associée à l'icone 'appel en attente' • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : 2.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) conv. vous êtes en communication En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : touche de ligne dont le voyant clignote votre premier correspondant est mis en attente le voyant lumineux clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 10 En cours de communication 2 2.4 Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : bc 2a conv. 5 jkl ef 3d o mn 6 annuler la conférence le premier correspondant est mis en attente vous êtes en n° du 2ème communication poste • Si le destinataire du transfert répond : 2.6 touche programmée 'transfert' Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. touche programmée 'transfert' conv. Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. votre correspondant est mis en attente OK Attente vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). conv. 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) touche de ligne dont le voyant clignote En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) conv. Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : vous êtes en communication touche programmée 'conférence' Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) : conv. OK Parquer com. vous êtes en communication • Pour retrouver votre correspondant parqué : touche programmée 'conférence' 5 touche programmée 'interception d'appel de poste' ef bc 3d jkl 6 2a Raccrocher avec tous vos correspondants : mn o nº du poste à l’origine du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 11 En cours de communication 2 * Saisir le nom de votre correspondant (6 caractères maximum) : 2.8 Entrer en tiers dans une communication interne 5 Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc 3d jkl 6 2a o mn Positionner le curseur dans le champ de saisie. Effacer le dernier caractère tapé. touche programmée 'Entrée en tiers' • Se protéger contre l’entrée en tiers : 3d 6 3d 6 o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). o mn 2.10 entrer le numéro touche programmée 'protection d'une communication' 5 ef bc jkl 2a ef bc jkl 2a 5 # Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: La protection disparaît lorsque vous raccrochez. conv. 2.9 vous êtes en communication Mémoriser un numéro En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : conv. Vers repert OK OK sélectionner la touche à programmer (0 à 9) vous êtes en communication OK saisir le nom de votre correspondant* valider affichage du numéro OK valider 12 régler le niveau sonore 3 L’Esprit d’Entreprise Other 3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : bc 3d jkl 6 2a 5 touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” 3.2 même touche pour annuler ef o mn nº du poste qui sonne touche programmée 'interception d'appel de poste' Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : conv. 3.4 vous êtes en communication 3.3 touche programmée 'interception sonnerie générale' Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard Intercepter un appel touche programmée “Aide opératrice” • A chaque appel pour le standard : Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : même touche pour annuler un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée 'interception d'appel de groupe' touche programmée “Aide opératrice” 13 L’Esprit d’Entreprise 3 3.5 3.7 Groupement de postes • Appel de postes d’un groupement : Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. 5 votre récepteur portatif sonne ef bc 3d jkl 6 2a 5 o mn 3.8 6 o mn Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : libre L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 3.6 3d nº de votre groupement touche programmée 'réponse à la recherche de personne' n° du groupement à appeler • Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : touche programmée 'sortie de groupement' ef bc jkl 2a OK Répons Forcé votre correspondant ne répond pas Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : 3.9 libre votre correspondant ne répond pas Envoyer un message écrit à un correspondant interne touche programmée 'recherche de personne' EnvoyerTxt OK 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du poste destinataire affichage de la recherche en cours • Message prédéfini : OK Alleràmsg OK 5 Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. sélectionner le message à envoyer (01 à 27) 14 bc 3d jkl 6 2a ef o mn entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) OK valider votre choix L’Esprit d’Entreprise 3 *Créer un message personnel temporaire : OK Langue OK 5 changer la langue du message Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc 3d jkl 6 2a mn o envoyer le message Positionner le curseur dans le champ de saisie. • Message personnel : NouveauMsg OK Effacer le dernier caractère tapé. créer un message personnel temporaire* envoyer le message # 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique L’Esprit d’Entreprise 3 3.10 3.11 Envoyer une copie d’un message vocal bc 2a OK Voix 5 jkl Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages ef 3d o mn 6 5 mot de passe choisir le message à copier par appuis successifs bc 5 jkl ef o mn 6 nº du poste destinataire 3d 6 OK o mn nº du poste destinataire Enregistrer envoyer le message OK OK démarrer l’enregistrement du message enregistrement en cours OK Ecouter OK OK Envoyer msg ajouter un destinataire enregistrement OK Stop OK OK autres destinataires si nécessaire enregistrer un commentaire* Ajouter Envoyer msg o mn Ajouter Enregistrer # 3d 6 ef bc jkl 2a OK Envoi copie 5 2a 3d mot de passe OK Consulter ef bc jkl 2a OK Voix fin de l’enregistrement envoyer le message réécouter le message • * Pour enregistrer un commentaire : OK Enregistrer Enregistrer OK enregistrement démarrer l’enregistrement du commentaire réenregistrer un message enregistrement en cours 3.12 OK valider Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : # Ecouter fin de l’enregistrement OK 5 Enregistrer OK réenregistrer un commentaire OK ef bc 3d jkl 6 2a réécouter le commentaire o mn parlez, vous disposez de 20 secondes nº du groupe de diffusion OK envoyer le message Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 16 4 Rester en contact Other 4.3 4.1 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ... OK Renvoi OK Renvoi sélectionner la fonction 'Renvoi' le type d’appel renvoyé s’affiche OK Ext/Int sélectionner la fonction 'Renvoi' selectionner le type d'appel Ext/Int si le type d'appel renvoyé ne convient pas 4.4 Tout appel A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. tous les appels OK Voix le nouveau type d’appel renvoyé s’affiche OK Externes appels internes ou externes Immédiat bc 2a OK 5 jkl affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message sélectionner le message de votre choix OK Ecouter ef 3d 6 effacer le message nº du destinataire Appeler OK OK Effacer o mn écouter le message sélectionner la fonction 'Renvoi' affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages o mn OK Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). OK 6 valider Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Renvoi 3d mot de passe Consulter 4.2 ef bc jkl 2a 5 Internes l’acceptation du renvoi s’affiche OK Immédiat l’acceptation du renvoi s’affiche OK rappeler l’auteur du message sélectionner le n° de votre choix Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 17 Envoi copie OK envoyer une copie de message Rester en contact 4 4.5 Activer/désactiver l’assistant personnel 4.7 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : OK Réglages Affichage de l’état de l’assistant personnel OK Assistant Renvoi OK ON/OFF OK Activer OK Désactiver OK OK Sur bip sélectionner la fonction 'Renvoi' # l’acceptation du renvoi s’affiche 4.6 touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre OK Réglages OK Assistant Menu OK 4.8 choisir le type de renvoi OK N° Interne Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. OK N° externe Renvoi saisir le nº d’un collègue ou de votre assistante ou autre N° mobile OK saisir le n° de votre téléphone Mobile 4076 ou de votre DECT OK Suivez-moi OK 5 saisir un numéro externe sélectionner la fonction 'Renvoi' Opérateur OK 3d 6 activer / désactiver le transfert vers le standard Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée 'renvoi sélectif' 18 o mn nº de votre poste l’acceptation du renvoi s’affiche 4.9 ef bc jkl 2a Rester en contact 4 4.10 4.13 Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : 5 touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' 4.11 Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. ef bc 3d jkl 6 2a Ne pas être dérangé l’acceptation du renvoi s’affiche o mn nº du destinataire du renvoi Pas déranger l’acceptation du renvoi s’affiche OK sélectionner la fonction 'Renvoi' Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Annuler tous les renvois 4.14 OK Renvoi OK Renvoi OK Annul renvoi Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. sélectionner la fonction 'Renvoi' appuyer sur la touche de fonction 'renvoi d'appel' 4.12 OK Renvoi Texte OK sélectionner la fonction 'Renvoi' • Message prédéfini : Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. OK Alleràmsg bc 2a OK 5 Renvoi OK Si occupé OK 5 sélectionner la fonction 'Renvoi' ef 3d o mn 6 OK ef bc 3d jkl 6 2a jkl entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) sélectionner le message à envoyer (01 à 27) o mn nº destinataire du renvoi OK Langue l’acceptation du renvoi s’affiche changer la langue du message OK envoyer le message • Message personnel: Alleràmsg OK créer un message personnel temporaire* 19 envoyer le message valider votre choix Rester en contact 4 *Créer un message personnel temporaire : 4.15 bc 2a 5 jkl Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef 3d o mn 6 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Positionner le curseur dans le champ de saisie. nombre de messages reçus LireTexte OK Effacer le dernier caractère tapé. # ab 2 5 c jkl affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message ef 3d o mn 6 Saisir un chiffre (touches 0 à 9). • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) Pendant l’affichage des informations : 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique OK Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface automatiquement après l’appel). Message suivant. Message précédent. Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( Effacer Effacer le message. Appeler Rappeler l’auteur du message. EnvoyerTxt Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Vers repert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. Quitter la consultation. 20 ): Rester en contact 4 4.16 Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. Réglages OK OK Notification • Activer/désactiver la notification des messages : ON/OFF OK Désactiver Activer OK • Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification : Numéro OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef mn o entrer le numéro OK valider • Modifier la plage horaire : il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef mn o modifier les horaires OK valider 21 5 Gérer vos coûts • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : Other Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 5.1 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 3d 6 o mn 2. Imprimer un ticket de taxation. entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro touche programmée du destinataire poste interne du correspondant 'nouveau code affaire' • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : Imprimer touche programmée “Code affaire actuel” Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste 5.2 votre correspondant est mis en attente conv. touche programmée 'Rappel de taxation' bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn nº externe demandé Transfert OK nom de l’usager interne et coût de la communication ef bc jkl 2a o mn OK OK transfert de l’appel à votre correspondant en attente 22 OK 3. Terminer la consultation. OK OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 6.3 Other 6.1 Initialiser votre messagerie vocale Modifier votre mot de passe Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. OK Réglages 5 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. ef bc 3d jkl 6 2a 6.2 OK Mes Options Mot de passe OK Entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Le voyant lumineux clignote 5 ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal ef bc 3d jkl 6 2a o mn suivre les instructions du guide vocal OK o mn nouveau code (4 chiffres) l’afficheur vous demande de confirmer le nouveau code Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle : 6.4 OK Réglages Boîte vocale OK Message pers OK Configurer votre sonnerie Réglages OK Mon poste OK Sonnerie enregistrement T Choisir la mélodie : enregistrement en cours Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( ): Mélodie Stop OK OK Pour arrêter l’enregistrement. Pause Pour interrompre momentanément l'enregistrement. Enregistrer Pour enregistrer à nouveau le message. sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) valider votre choix T Régler le volume de la sonnerie : Volume OK OK sélectionner le volume de votre choix (12 niveaux) 23 valider votre choix OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Progressive OK 6.6 Désactiver Activer pour activer pour désactiver Choisir la langue OK OK Réglages valider votre choix OK Mes Options T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : Bips OK Désactiver Activer pour activer pour désactiver OK Langue OK 6.7 Programmer votre répertorie personnel appel régler le volume de la sonnerie OK 6.5 valider votre choix sélectionner la langue de votre choix valider votre choix T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : votre poste sonne OK 5 Régler le contraste de votre écran appui court ef bc 3d jkl 6 2a mn 5 saisir le nom* ef bc 3d jkl 6 2a OK o o mn saisir le numéro * Saisir le nom : Réglages OK Mon poste OK Contraste 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc 3d jkl 6 2a OK o mn Positionner le curseur dans le champ de saisie. Effacer le dernier caractère tapé. régler le contraste de votre écran # 6.8 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). Programmer les touches d’appel direct bc 3d jkl 6 2a 5 une touche d’appel direct à programmer 24 ef o mn saisir le numéro OK OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 6.9 6.10 Programmer un rappel de rendez-vous Connaître le numéro de votre téléphone Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). • Programmation d’un rappel de rendez-vous temporaire : Rendez-vous OK 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn double appui OK 6.11 composer l’heure valider l'heure du rendez-vous de rendez-vous • Programmation d’un rappel de rendez-vous permanent : Rendez-vous OK Choix OK Qui suis-je Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur OK o mn composer l’heure du rendez-vous poste au repos, vous entendez la musique OK valider l'heure de rendez-vous (appui long) • A l’heure programmée votre poste sonne : même touche pour annuler (Appui long) OK La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. 6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste • Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous temporaire : Rendez-vous OK Verrou OK OK OK 3d 6 o mn entrer votre mot de passe OK se positionner en fin de ligne ef bc jkl 2a 5 se positionner en fin effacer l’heure du de ligne rendez-vous • Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous permanent : Rendez-vous OK effacer l’heure du rendez-vous 25 votre poste est verrouillé/déverrouillé Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 6.13 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;. OK Réglages Activer Mon poste OK Désactiver Casque forcé OK OK activer/désactiver le mode 'casque forcé' 26 Déclaration de conformité howtoc Déclaration de conformité Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Nous, France Télécom, déclarons que le poste 4018IP ou 4019 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité. Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l'ensemble des pays de la communauté Européenne, en Suisse et en Norvège. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Puissance consommée en veille = 3,5 W. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications. Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. Pour contacter votre service après-vente, composez le France Télécom 6, place d’Alleray - 75505 Paris Cedex 15 S.A. au capital de 9 869 333 704 €- 380 129 866 - RCS Paris MU19002ZEAA-O400ed01-1105 27