MANUEL DU POSTE O P É R AT E U R Manuel utilisateur Le présent guide décrit des services offerts par le poste opérateur (PO) ALCATEL Advanced REFLEXES™ raccordé à un système ALCATEL Office. Le présent guide ne reprend que les fonctions spécifiques au poste opérateur ALCATEL Advanced REFLEXES (consultez le manuel d’utilisation du poste pour la description des autres services) : mise en service restreint, réservation d’un faisceau de lignes extérieures à l’usage exclusif du poste opérateur, renvoi des appels destinés au poste opérateur, diffusion de la musique d’ambiance sur le haut-parleur externe, réponse à un appel du portier, programmation. Le rôle d’un poste opérateur est l’accueil des appels extérieurs et leur acheminement vers les postes de l’installation. En fonction de votre trafic, vous pouvez avoir un ou plusieurs postes opérateurs : en groupement : tous les postes sonnent simultanément, affectés à des plages horaires : seuls les postes affectés à la desserte du trafic sonnent. Cette répartition est faite par votre installateur. 3 Symboles utilisés dans la documentation Actions, événements Claviers Appuyer sur. Clavier numérique. Décrocher. Clavier alphabétique. Raccrocher. Touche spécifique du clavier numérique. texte sur fond bleu Description d’une action ou d’un contexte. Touches audio Écoute amplifiée. Indique le résultat de l’action. Mains libres. Navigateur Indique le déplacement à suivre. Réglage “moins”. Réglage “plus”. Afficheur et touches afficheur Autres touches fixes Vue partielle de l’afficheur. Touche fixe. Touche afficheur. Raccrocher ou attendre 2 secondes. Touches programmables et icones Touche d’appel. Autres symboles utilisés Signale une information importante. Icone associé à une touche. Signale une remarque. Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur. Autre alternative à la séquence d’action. touche programmée “Services” Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions. Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone). Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 4 Sommaire général Présentation du poste ............................................................. p. 6 Fonctions du poste opérateur (PO) .................................. p. 9 Passer en service restreint, réserver un faisceau, renvoyer manuellement des appels destinés au PO, diffuser de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe, répondre à un appel du portier, utiliser un casque... Fonctions de programmation............................................... p. 13 Accéder à la fonction “Abonné” programmer la date, l’heure et le répertoire collectif... Paramétrage divers des postes abonnés ..................... p. 15 Accéder à la fonction “Abonné” nom de l’abonné, réinitialiser le code personnel, langue de l’afficheur, répertoires individuels, profils de discrimination... Fonctions complémentaires “Avancé” ............................. p. 19 Accéder à la fonction “Avancé”, table des codes affaire, numéros directs des postes, messages d’accueil et d’attente, postes sans fil DECT, modifier un mot de passe opérateur, réinitialiser le système... Index ................................................................................................ p. 25 5 Présentation du poste Ligne du haut Navigateur Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement). Page précédente Page suivante Ligne du bas Touche guide : informer ou modifier votre programmation. Identité du poste. + Modification de la valeur associée à une touche. + Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées. + • • • • • • • Terminer ç ” ’ un appel ou une programmation. • é è à § ù • Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation. pour diminuer le volume du HP ou du combiné. pour augmenter le volume du HP ou du combiné. Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. 6 Présentation du poste Afficheur et touches afficheur Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran. Rappeler le numéro de votre choix. Rappeler le dernier numéro émis. Interdire l’envoi d’appels externes. Fixer un rendez-vous. Intercepter un appel destiné à un tiers. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Afficher plus d’informations si besoin. Personnaliser votre poste. Programmer les données de l’entreprise. Programmer et gérer l’installation. Voyant tricolore Le voyant de votre poste vous permet d’assurer la surveillance de l’installation. Il peut prendre cinq états différents (couleur + clignotement) : Vert clignotant lentement : présence d’un message (vocal, écrit) ou présence d’un appel dans le répertoire des derniers appelants. Orange fixe : indication de surcharge de trafic niveau 1 (1 appel entrant en attente). Orange clignotant lentement : test du poste. Rouge fixe : indication de surcharge de trafic niveau 2 (un appel est resté sans réponse pendant plus de vingt secondes, ou, il y a plus d’appels en attente que de postes opérateurs). Rouge clignotant lentement : présence de plusieurs messages système de gravité faible ou d’un message système très grave indiquant un défaut matériel dans le système. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. À chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication Icones de fonction Appel en cours (clignotant). Fonction activée. Communication en cours. Fonction nécessitant une action. Communication en attente. Occupation du poste ou d’une ligne. Communication en garde commune. Touches de fonction pré-programmées : Touche d’appel interne ou externe. Supervision du groupe. Lignes 1 à 15 : Touche de ligne externe de votre installation. Mode normal ou restreint. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Appeler un correspondant Numéris. Accéder aux différents services de messagerie. Transférer un appel vers un autre poste. Accéder à votre répertoire personnel. Certaines autres touches devront être, ou ont été, programmées par votre installateur en fonction de vos besoins : Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur. 7 Présentation du poste Placer les étiquettes des touches programmables Vous disposez d’étiquettes imprimées, livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 1 Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches). 2 Soulevez le cache bloc de touches. 3 Glissez votre étiquette imprimée. 4 Remettez le cache en place. Précautions d’emploi Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pourrez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. 8 2 Fonctions du poste opérateur (PO) Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10 Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10 Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10 Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11 Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11 Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11 9 Fonctions du poste opérateur (PO) Passage en service restreint Ce service vous permet de basculer l’installation en service restreint : Tous les appels entrants sont aiguillés vers la sonnerie générale ou vers un poste programmé : l’afficheur et une tonalité vous indiquent l’acceptation du service touche fixe code opérateur “mode N/R” (1954 par défaut) l’icone de la touche “mode N/R” indique l’activation du service Pour revenir en service normal, effectuer la même opération. Si un destinataire externe a été défini préalablement par votre installateur, le passage en service restreint active automatiquement le renvoi des appels destinés au PO vers ce destinataire. Réservation de faisceau Pour assurer une totale disponibilité du poste opérateur, et donc un meilleur accueil, il est possible de réserver un faisceau de lignes extérieures qui ne sera utilisé que par le(s) poste(s) opérateur(s) : l’afficheur et une tonalité vous indiquent l’acceptation du service touche code opérateur programmée (1954 par défaut) “Réservation” l’icone de la touche “Réservation” indique l’activation du service Pour annuler la réservation, effectuer la même opération. Renvoi manuel des appels destinés au PO En cas d’absence, l’opérateur peut renvoyer tous les appels qui lui sont destinés (appels externes en arrivée et appels internes par le 9) vers un autre destinataire : l’afficheur et une tonalité vous indiquent l’acceptation du service touche code opérateur programmée (1954 par défaut) “RnvOpe” l’icone de la touche “RnvOpe” indique l’activation du service Pour annuler la réservation, effectuer la même opération. 10 Fonctions du poste opérateur (PO) Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe l’afficheur et une tonalité vous indiquent l’acceptation du service touche code opérateur programmée (1954 par défaut) “Mus.Ex” l’icone de la touche “Mus.Ex” indique l’activation du service Pour annuler la réservation, effectuer la même opération. Réponse à un appel du portier Vous êtes informé de l’arrivée d’un appel du poste portier de la même façon que pour un appel de poste : le nom ou le n° du poste portier s’affiche votre poste sonne décrocher mains libres Pour ouvrir la porte : touche programmée “OuvPrt” ou code de la fonction “87” Utilisation d’un casque Vous pouvez raccorder un casque à la place de votre combiné : La configuration du mode casque est à effectuer par le gestionnaire de votre système. Pour répondre ou appeler : fonction activée Pour activer ou désactiver le haut-parleur en cours de communication : vous êtes en cours de communication fonction activée Pour répondre en interphonie : la diode associée s’allume désactive l’interphonie 11 12 3 Fonctions de programmation Accès à la programmation................................................................................................... p. 14 Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14 Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14 13 Fonctions de programmation Accès à la programmation Le poste opérateur de votre système Alcatel Office a accès à des services de programmation d’intérêt général : accès à la fonction programmation code d’accès (1954 par défaut) Programmation du répertoire collectif (Répcol) Cette fonction permet de programmer les numéros abrégés collectifs accessibles par tous les usagers de votre système : en fonction programmation l’afficheur vous positionne sur le premier n° abrégé le n° abrégé programmé s’affiche composer le nom (16 caractères max.) composer le n° (22 chiffres max.) Pour enregistrer un autre numéro abrégé : pour sélectionner un autre n° abrégé Programmation de la date et de l’heure (Horlog) en fonction programmation saisir la date et l’heure Pour modifier la date et l’heure : caractère précédent caractère suivant 14 4 Paramétrage divers des postes abonnés Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16 Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16 Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16 Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16 Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17 Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17 15 Paramétrage divers des postes abonnés Accès à la fonction “Abonné” Cette fonction vous permet d’accéder aux différents paramètres définis pour un usager, ou l’abonné de votre système identifié par un numéro de poste : en fonction programmation accès à la fonction programmation abonné saisir le n° de poste à programmer Nom de l’abonné (Nom) en fonction “Abonné” Composer le nom Pour modifier le nom : caractère précédent caractère suivant Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom. Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod) Cette fonction permet d’annuler le code programmé par un abonné du système et de revenir au code par défaut (1515) : en fonction “Abonné” Langue de l’afficheur (Langue) Cette fonction permet de choisir la langue d’affichage de l’abonné sélectionné. Chaque appui de cette touche fait défiler les différentes langues possibles : le choix s’affiche sur la première ligne en fonction “Abonné” 16 Paramétrage divers des postes abonnés Répertoire individuel d’un abonné (N° Ind) Cette fonction permet de créer le répertoire de l’abonné sélectionné : l’afficheur vous positionne sur le premier numéro en fonction “Abonné” composer le nom (8 caractères max.) composer le n° public (22 chiffres max.) Pour modifier le nom ou le numéro : caractère précédent caractère suivant Profils de discrimination d’un abonné (Discri) Cette fonction permet d’affecter un profil de discrimination à chaque abonné : en fonction “Abonné” le choix s’affiche sur la première ligne choix du profil de discrimination Chaque profil (très bas, bas-valeur implicite, moyen et haut) influe sur les possibilités de connexion entre un poste et un correspondant du réseau public (accès interdit, accès restreint, accès total...). 17 18 5 Fonctions complémentaires “Avancé” Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20 Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20 Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20 Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21 Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22 Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23 Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23 19 Fonctions complémentaires “Avancé” Accès à la fonction “Avancé” en fonction programmation accès à la fonction programmation “Avancé” Table des codes affaire (CodAff) Cette fonction permet de définir la table des codes affaire permettant à un abonné d’amputer le coût de ses communications : en fonction “Avancé” créer une entrée 16 chiffres max. 16 caractères max. Sur “param 1”: Sur “param 2”: indiquer si l’identité est requise ou non indiquer la catégorie de discrimination indiquer si un mot de passe est requis ou non indiquer le nombre de chiffres masqués “Discri” : catégories de discrimination : sans, 1 à 16, celle de l’abonné (POSTE) ou celle de l’usager (HOTE). “Masque” : nombre de chiffres : aucun, 1 à 9 ou DEF (valeur par défaut : 4). Numéros directs des postes (NumPub) Cette fonction permet de définir le contenu de la table des numéros directs (SDA) des abonnés (postes) de notre installation : en fonction “Avancé” créer une entrée n° d’annuaire du premier poste n° direct ou n° de début de la plage 20 le nombre de postes dans la plage (99 max.) Fonctions complémentaires “Avancé” Numéros directs des postes (NumPub) (suite) Pour modifier une entrée : revenir à l’entrée précédente passer à l’entrée suivante sélectionner modifier le une entrée contenu de spécifique l’entrée affichée Messages d’accueil et d’attente (Musiq) Cette fonction permet de définir des paramètres relatifs aux messages d’accueil : en fonction “Avancé” 3 choix s’affichent : “EcouMs”, “EnrMsg” et “Prédec” “EcouMs” permet d’écouter les différents messages d’accueil et d’attente enregistrés : en fonction “Avancé” choix de 4 messages musique d’attente standard “EnrMsg” permet d’enregistrer les différents messages d’accueil : en fonction “Avancé” l’afficheur vous invite à commencer l’enregistrement enregistrer le message d’accueil pour s’arrêter la durée de l’enregistrement s’affiche La musique d’accueil pouvant être assujettie à la perception de droits d’auteur, il vous revient de vous renseigner auprès de l’organisme compétent. 21 Fonctions complémentaires “Avancé” Messages d’accueil et d’attente (Musiq) (suite) Permet d’affecter les messages d’accueil à des postes ou à des groupements (15 au max.) définis par leurs numéros directs selon des plages horaires : en fonction “Avancé” créer une entrée choix de la plage horaire choix du mode de fonctionnement n° destinataire N° SDA du poste ou groupement concerné choix du message d’accueil “Suiv” : choix de la plage horaire : affichage de l’heure de début. “Mode” : choix du mode : MODE 1, MODE 2, MODE 1 OCC, MODE 2 OCC, OFF MODE 1 : le correspondant extérieur entend le message du début à la fin puis le poste est sonné. MODE 2 : le correspondant extérieur entend le message pendant que le poste est sonné. MODE 1 OCC : diffusion du message en mode 1 uniquement si le poste ou le groupement est occupé. MODE 2 OCC : diffusion du message en mode 2 uniquement si le poste ou le groupement est occupé. OFF : pas d’accès à l’accueil. Postes sans fil DECT Cette fonction permet de gérer des postes DECT et de créer des postes DECT GAP : Pour ajouter un poste DECT GAP : en fonction “Avancé” enregistrement d’un poste DECT GAP Pour remplacer un poste DECT par un poste DECT GAP : en fonction “Avancé” n° d’annuaire d’un poste DECT l’écran-afficheur indique “In progress” attente de l’enregistrement faite à partir du poste DECT GAP suivre les indications de l’afficheur à la fin de l’enregistrement 22 Fonctions complémentaires “Avancé” Modification du mot de passe opérateur (MotDeP) Cette fonction permet de modifier le code d’entrée ou mot de passe de la Session Opérateur : l’afficheur vous demande l’ancien code en fonction “Avancé” l’afficheur vous demande le nouveau code saisir l’ancien code (4 chiffres) l’afficheur vous demande de confirmer le nouveau code saisir le nouveau code (4 chiffres) saisir le nouveau code pour vérification Réinitialisation du système (RstSys) Cette fonction permet d’effectuer une réinitialisation à froid ou à chaud du système : en fonction “Avancé” Une réinitialisation à froid provoque le retour à une configuration par défaut de votre système (perte de votre configuration particulière). La demande de réinitialisation doit être confirmée. 23 24 6 Index Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16 Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20 Accès à la programmation................................................................................................... p. 14 Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11 Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16 Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21 Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23 Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16 Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20 Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10 Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22 Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17 Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14 Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14 Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16 Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23 Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10 Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17 Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11 Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10 Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20 Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11 25 Garantie : Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, aux détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil, ou d’une installation non conforme aux règles en vigueur, ou encore, de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur. Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200 et à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) 73/23/CEE (basse tension) © Alcatel Business Systems 1998. Tous droits réservés. Référence : 3 AC 21235 FRAA Ed.01 - HBD - Paris. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. 26 Groupe Extrême ">
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