Alcatel-Lucent Advanced Reflexes Manuel utilisateur

Alcatel Advanced Reflexes™
Alcatel
OmniPCX Office
ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Manuel utilisateur
How
En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à
Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste numérique Alcatel Advanced Reflexes vous apporte tous les
avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante.
Ergonomique, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière
souple,
des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur
nom,
des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos
programmations (appels directs, fonctions...).
Performant, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous propose :
2
un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le
nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre
(transfert d’appel, conférence à 3...),
des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans
la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...),
un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
2
Comment utiliser ce guide?
How
Vous disposez d’un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes. De grandes
zones d’affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficier
de son ergonomie et de son confort d’utilisation.
• Actions
• Clavier
Décrocher.
Clavier numérique.
Raccrocher.
Clavier alphabétique.
Description d’une
action ou d’un
contexte.
Touche spécifique du
clavier numérique.
• Navigateur
Déplacer la touche de
navigation vers le haut,
le bas, la gauche ou la
droite.
3
• Afficheur et touches afficheur
• Touches audios
Écoute amplifiée.
Mains libres.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
Dupond Guy
Vue partielle de
l’afficheur.
Touche afficheur.
• Touches programmables et
icones
Touche d’appel.
Icone associée à une
touche.
• Autres touches fixes
Touche fixe.
Touche MENU
• Autres symboles utilisés
Autre alternative à la
séquence d’action.
Touche préprogrammée (fonction
Informations
symbolisée par son
importantes
icone).
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes
implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans
le feuillet annexe.
3
Sommaire
Toc
Votre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8
1.
Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
4
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
4
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de
l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . .
Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . .
Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . .
Rappeler le dernier numéro composé (bis) . . . . . . . . . .
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . .
Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . .
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . .
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . .
p.11
p.12
p.12
p.13
p.14
p.14
p.15
p.15
p.16
p.16
p.16
p.17
p.17
p.18
p.19
p.20
p.20
p.21
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.22
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
3.
5
Sommaire
2.
Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recevoir un second appel en cours de communication
Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . .
Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . .
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . .
Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . .
p.22
p.22
p.23
p.24
p.24
p.25
p.26
p.27
p.28
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . .
Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre momentanément à la place de l’opératrice . .
Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . .
Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . .
Envoyer un message écrit à un correspondant interne .
Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS. . .
Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . .
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.29
p.29
p.30
p.30
p.31
p.32
p.32
p.33
p.33
p.34
p.36
p.36
p.38
p.39
p.39
p.40
5
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12
6
4.13
4.14
4.15
4.16
5.
p.41
p.41
p.42
p.42
p.42
p.43
p.44
p.44
p.45
p.45
p.46
p.46
p.47
p.48
p.49
p.50
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
5.1
5.2
5.3
6
Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . .
Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . .
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . .
Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . .
Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . .
Laisser un message d’absence à vos appelants internes.
Consulter les messages écrits laissés en votre absence.
Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51
Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.51
Imputer le coût d’une communication externe à votre
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.53
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
7
Sommaire
6.
Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . .
Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . .
Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . .
Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . .
Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . .
Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . .
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.53
p.53
p.54
p.54
p.55
p.55
p.56
p.57
p.58
p.59
p.59
p.59
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60
7
So
Votre téléphone
Telephone
Afficheur et touches afficheur
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne
du bas est active implicitement).
Ligne du haut
Page
précédente
Page
suivante
Ligne du bas
Touche guide
Elle permet :
• d'obtenir des infos sur le poste
• de programmer les touches
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informati
fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de
Re
N°Mémo
Renvoi
Rappeler le numéro de votre choix.
nu
Verrou
RdV
IntApp
Interdire l’envoi d’appels externes.
Lire+
Fixer un rendez-vous.
Perso.
Intercepter un appel destiné à un
tiers.
Opérat
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication:
Appel en cours (clignotant).
Touche secret pour
que votre correspondant ne vous entende
plus.
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction:
Fonction activée.
Touche raccrocher
pour terminer un appel ou
une programmation.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Touches audio
8
Pe
Pr
l’e
Touches programmables et icones
Voyant lumineux indiquant la présence de
messages.
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
pour diminuer le
pour augmenter
volume du HP
le volume du HP
ou du combiné
ou du combiné
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre
à un appel sans décrocher
A
Accéder aux différents services de messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “Mémo” à placer à
l’intérieur du rabat.
Transférer un appel vers un autre poste.
Appeler un correspondant Numéris.
Telephone
Afficheur et touches afficheur
de l’afligne
Touche guide
Elle permet :
• d'obtenir des infos sur le poste
• de programmer les touches
:
rsation
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
épondre
cher
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les
fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
Renvoyer vos appels vers un autre
N°Mémo
Renvoi
Rappeler le numéro de votre choix.
numéro.
Verrou
RdV
IntApp
Interdire l’envoi d’appels externes.
Lire+
Fixer un rendez-vous.
Perso.
Intercepter un appel destiné à un
tiers.
Opérat
Afficher plus d’informations si besoin.
Personnaliser votre poste.
Programmer les données de
l’entreprise.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication:
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction:
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Accéder aux différents services de messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “Mémo” à placer à
l’intérieur du rabat.
Transférer un appel vers un autre poste.
Appeler un correspondant Numéris.
9
Placer les étiquettes des touches
programmables
How
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.
10
10
1.
Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de
touches).
2.
Soulevez le cache bloc de touches.;
3.
Glissez votre étiquette imprimée.
4.
Remettez le cache en place.
1
Téléphoner
Other
1.1
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres)
touche
d’appel
Hélène
nom de votre
correspondant
n° de votre
correspondant
vous êtes en position
mains libres
terminer
votre appel
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.
11
vous êtes en communication
11
1
1.2
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :
0155667000
n° de votre
correspondant
touche d’appel
“N° externe”
vous informe sur l’état de
votre communication
0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public.
12
1.3
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
n° de poste
code par défaut de la
fonction “Appel des
opératrices”
nom et n° de la personne
appelée
12
touche d’appel n°
de poste
• Si le correspondant interne ou externe ne répond pas :
¤Rapp
Texte
demander le rappel
du poste occupé
transmettre un
message écrit
¤Entre
passer un message sur le
haut-parleur du poste
libre
Téléphoner
1
MémoN°
accéder à l’écran suivant
1.4
mémoriser le numéro pour
rappeler ultérieurement
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire
de l’entreprise)
13
Dupond Guy
premières lettres
du nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son
numéro d’ordre dans une liste
• Si le nom convient
Envoi
appeler votre correspondant
13
Tél
1
• Si le nom du correspondant ne vous convient pas :
Gomme
Suiv
effacer la dernière lettre
saisie
afficher le nom suivant
Prénom
étendre la
recherche
Préc
Sortie
afficher le nom précédent
revenir au menu principal
1.5
Appeler par votre répertoire personnel
présente les 10 premiers noms du répertoire
déjà programmés*
14
Hélène
appeler un
correspondant choisi
accéder aux autres
correspondants
* Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'.
1.6
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
14
1.7
Recevoir un appel
votre poste sonne
nom ou numéro du
correspondant
Dupond Guy
• Pour répondre :
1.8
Téléphoner
1
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.
15
• Activer le filtrage :
touche programmée
'Filtrage MV'
entrer votre mot de
passe
• A la réception d’un appel :
0155667000
vous entendez la personne
déposer son message
nom ou n° de
l’appelant
mains libres pour
prendre l’appel
pour arrêter
l’écoute seulement
même touche pour arrêter
l’écoute et désactiver le
filtrage
15
Tél
1
1.9
Rappeler le dernier numéro composé (bis)
Bis
0155667000
n° appelé
1.10
Mémoriser temporairement un numéro pour
renouveler votre appel
MémoN°
le poste de votre correspondant
ne répond pas
enregistrer le n°
composé
le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un
autre numéro
16
• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
N°Mémo
0155667000
appel
1.11
n° mémorisé
Demander un rappel automatique lorsque votre
correspondant interne est occupé
correspondant interne occupé
¤Rapp
l’acceptation du rappel s’affiche
16
• Annuler la demande de rappel :
×Rapp
1.12
Recevoir un appel interne en interphonie
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
Téléphoner
1
la diode associée s’allume
Lorsque votre correspondant raccroche, le mode
interphonie est toujours activé.
17
1.13
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.
en cours de
communication
¤FV
×FV
pour activer
pour désactiver
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la
communication.
17
Tél
1
1.14
Appeler un correspondant RNIS
l’écran affiche le n° composé
n° du correspondant
Envoi
Gomme
Sortie
envoyer votre
appel
effacer le dernier
caractère
revenir à l’écran initial
*
Adress
Secret
ajouter une sousadresse
garder secrète votre
identité
18
accéder aux services
RNIS
Texte
envoyer un message écrit
* Envoyer une sous-adresse
Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sousadresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son
téléphone...).
OK
Adress
composer la sousadresse sur le clavier
18
Envoi
1.15
Garder secrète votre identité (appel RNIS)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné
RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
Secret
Téléphoner
1
n° de votre
correspondant
affichage de l’état du
secret d’identité
Envoi
Choix
OK
votre identité n’est pas communiquée
à votre correspondant
19
fonction inhibée à la fin de la
communication
• Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels :
laisse le secret actif tant que l’icone de la touche
est allumé
touche programmée
“Secret”
• Pour annuler le secret d’identité :
fonction programmée
“Secret”
19
Tél
1
1.16
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)
Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public
d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux
correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...).
vous êtes en communication
Malvei
l’acceptation du service s’affiche
L’utilisation de ce service nécessite un abonnement
préalable auprès de l’opérateur du réseau.
20
1.17
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché)
vous êtes en communication
activer le haut-parleur
régler le volume
(7 niveaux)
20
désactiver le haut-parleur
1.18
Vous isoler de votre correspondant (secret)
Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus :
en communication
désactiver le micro
Téléphoner
1
la diode associée à la touche
s’allume
reprendre la
conversation
21
21
Tél
2
En cours de communication
Other
2.1
Appeler un second correspondant en cours de
communication
vous êtes en
communication
n° du second
correspondant
nom du second
correspondant
Hélène
touche
d’appel
le premier correspondant est
mis en attente
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
22
touche d’appel
dont l’icone
clignote
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.
Recevoir un second appel en cours de
communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
2.2
vous êtes en
communication
Dupond Guy
nom ou n° de l’appelant
clignotant pendant 3
secondes
le premier correspondant est mis en
attente
22
touche d’appel dont
l’icone clignote
• Pour retrouver votre premier correspondant :
touche d’appel associée à
l’icone
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
2.3
Transférer un appel
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre
poste :
vous êtes en
communication
23
le premier correspondant est
mis en attente
n° du poste
En cours de communication
2
• Si le destinataire du transfert répond :
Transf
si la configuration du système le permet
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la
réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est
généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de
la programmation du système).
23
2
2.4
Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
votre premier correspondant est mis en
attente
touche d’appel
associée à l’icone
2.5
Converser simultanément avec 2 correspondants
internes et/ou externes (conférence)
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
24
¤Conf
×Conf
converser à trois
annuler la conférence et
reprendre votre premier
correspondant
raccrocher avec
tous vos
correspondants
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux
correspondants en liaison :
¤Conf
24
Transf
2.6
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en
attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.
votre correspondant est mis en attente
touche d’appel
• Reprendre le correspondant en garde :
touche d’appel associée à
l’icone
25
• Mise en garde commune :
En cours de communication
2
Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre
installation qui supervise la ligne.
Attent
votre correspondant est mis en attente
• Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe
quel poste :
touche d’appel
associée à l’icone
25
En
2
2.7
Mettre un correspondant externe en attente
(parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à
partir d’un autre poste :
Parc
vous êtes en
communication
code de la fonction
“Parcage”
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
IntApp
Parqué
n° du poste à l’origine
du parcage
26
code de la fonction
“Reprise de
parcage”
n° du poste à l’origine
du parcage
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans
un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers
l’opératrice.
26
2.8
S’informer sur les appels en attente
• Un correspondant cherche à vous joindre :
vous êtes en communication, vous
percevez un bip
bip sonore
il est mis en attente automatiquement
Dupond Guy
affichage momentané de
son identité
• Consulter à nouveau l’identité des correspondants qui
cherchent à vous joindre :
27
FilAtt
dernier appel arrivé
Suiv
Préc
En cours de communication
2
consulter les autres appels
Prise
répondre à l’appel affiché
27
En
2
2.9
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous
pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :
¤Entre
×Entre
même touche pour désactiver
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
touche programmée ou code
de la fonction “Protection
d’une communication”
28
n° de votre
correspondant
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
28
3
L’Esprit d’Entreprise
Other
3.1
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
supervisé”
3.2
même touche pour
annuler
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent
à une sonnerie générale. Pour répondre :
IntApp
SonGén
29
touche programmée ou code de la
fonction “Réponse à la sonnerie
générale”
29
3
3.3
Filtrage patron/secrétaire
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/
secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs
secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
vos appels sont filtrés par la personne choisie
(secrétaire,…)
touche programmée
“Filtrage”
30
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par
l’icone associée à la touche programmée “filtrage”.
3.4
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut
répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe
d’interception que vous :
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
groupe”
30
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que
vous :
Poste
IntApp
n° du poste qui sonne
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
poste”
n° du poste qui sonne
L’Esprit d’Entreprise
3
Par programmation du système, certains postes peuvent
être protégés contre l’interception.
31
3.5
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et
vous pourrez répondre à l’appel :
votre poste sonnera en même temps
que le standard
touche programmée
“Aide opératrice”
même touche
pour annuler
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur
votre poste
touche programmée “Aide
opératrice”
31
L’Es
3
3.6
Devenir destinataire des appels d’autres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros
maximum par touche programmée) :
votre poste sonnera en même temps
que les autres
touche programmée
“Pilotage d’appels”
même touche
pour annuler
3.7
Groupement de postes
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en
composant le numéro du groupement.
• Sortir temporairement de votre groupement de poste :
32
touche programmée ou code de la
fonction “Sortie de groupement”
n° de votre
groupement
• Réintégrer votre groupement :
touche programmée ou code de la
fonction “Retour dans le
groupement'
n° de votre
groupement
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune
incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez
toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
32
3.8
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un
récepteur portatif :
n° du correspondant
touche programmée ou code de la
fonction “Recherche de personne”
affichage de la recherche en cours
L’Esprit d’Entreprise
3
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe
quel poste de l’entreprise.
33
3.9
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé,
“décrocher” son poste à distance :
¤Entre
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
33
L’Es
3
3.10
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
Texte
n° du poste
destinataire
saisir les premières lettres
du nom
Suiv
01/27 Rapp.
premier message de la liste
(27)
34
34
message suivant
NumMsg
Créer
saisir directement le n° du
message souhaité
créer un message personnel
temporaire (clavier alphabétique)
Langue
OK
changer la langue du
message
valider votre choix
sortir de la
messagerie
• Les 27 messages sont les suivants :
1 RAPPELEZ
2 RAPPELEZ DEMAIN
3
4
5
6
RAPPELEZ A xx : xx (*)
RAPPELEZ LE xx xx xx (*)
RAPPELEZ LE STANDARD
APPELEZ SECRETAIRE
7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*)
35
8 JOIGNEZ PAR BIP
9 PASSEZ PRENDRE VOS
TELECOPIES
10 PASSEZ PRENDRE VOTRE
COURRIER
11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE
RENVOI
12 VISITEURS EN ATTENTE
13 VOUS ETES ATTENDU A
L’ACCUEIL
14 REUNION A xx : xx (*)
15 REUNION LE xx xx xx (*)
16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx
(*)
17 ABSENT UN INSTANT
18 ABSENT POUR LA JOURNEE
19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*)
20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A
xx : xx (*)
21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx
xx xx (*)
22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx
xx xx (*)
24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*)
L’Esprit d’Entreprise
3
25 EN REUNION - NE PAS
DERANGER
26 EN PAUSE DEJEUNER
27 MALADE
(*) Messages à compléter via le clavier
numérique
35
L’Es
3
3.11
Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS
Texte
n° de votre
correspondant
OK
procéder comme pour un correspondant
interne
Vous pouvez le faire en cours d’appel.
36
3.12
Envoyer une copie d’un message vocal
Voix
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
messages
Suiv
Copie
Préc
choisir le message à copier par appuis successifs
OK
n° du poste
destinataire
36
nom du destinataire
Msg
Enreg
Envoi
envoyer le message
enregistrer un commentaire *
* Pour enregistrer un commentaire :
Enreg
Enregistrement..
Prêt à enreg.
démarrer l’enregistrement du
commentaire
37
enregistrement en cours
Stop
OK
Ecoute
fin de
l’enregistrement
envoyer le message
réécouter le
commentaire
Enreg
L’Esprit d’Entreprise
3
OK
réenregistrer un commentaire
37
L’Es
3
3.13
Envoyer un message vocal à un destinataire / une
liste de diffusion
Envoi
Voix
mot de passe
OK
n° du destinataire
ou de la liste
nom du destinataire ou de
la liste
Enreg
Prêt à enreg.
démarrer l’enregistrement du
message
38
Stop
OK
fin de l’enregistrement
valider
Enregistrement..
enregistrement en cours
38
Ecoute
Enreg
réécouter le message
réenregistrer un message
OK
3.14
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un
groupe de postes
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des
postes de votre groupe de diffusion :
parlez, vous disposez de 20 secondes
n° du groupe de
diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs
entendent le message.
3.15
39
L’Esprit d’Entreprise
3
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur
portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de
l’entreprise.
votre récepteur portatif
sonne
code de la fonction
“Réponse à la
recherche de personne”
n° de votre poste
39
L’Es
3
3.16
Allouer une ligne extérieure
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre
poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.
en communication avec le
correspondant interne
touche programmée
“Allocation externe”
votre correspondant interne est sur le réseau
public et peut numéroter
Si vous voulez connaître le coût de la communication,
appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation”
à la place de la touche “Allocation externe” pendant
l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”).
40
40
4
Rester en contact
Other
4.1
Choix des appels à renvoyer
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous
souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
ExtLoc
Renvoi
le type d’appel renvoyé
s’affiche
OK
Choix
modifier le type
d’appel
4.2
41
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi
immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture,
de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).
OK
n° du destinataire
l’acceptation du renvoi s’affiche
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste
destinataire peut vous joindre.
41
4
4.3
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
Renvoi
type de renvoi
4.4
Activer/désactiver l’assistant personnel
Assist
Perso.
ON/OFF
Choix
Assist
Perso:OFF
OK
Assist
Perso:ON
42
valider
4.5
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous
joindre
Menu
Assist
Perso.
choisir le type de renvoi
NumExt
NumInt
saisir le n° d’un collègue
ou de votre assistante ou
autre
saisir un numéro externe
Mobile
saisir le n° de votre téléphone
mobile ou de votre DECT
42
Opérat
activer / désactiver le transfert
vers le standard
4.6
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de
recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
Renvoi
Bip¡
Rester en contact
4
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur la recherche de
personne”
43
43
Res
4
4.7
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
Renvoi
Suivr¡
n° de votre poste
touche programmée ou code de la
fonction “Faire suivre ses
appels”
44
n° de votre poste
Pour annuler le renvoi, voir 'Annuler tous les renvois'.
4.8
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de
l’appelant :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sélectif”
44
• Pour annuler ce renvoi :
Renvoi
4.9
Annul¡
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un
destinataire interne :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi des appels de
groupement”
45
Rester en contact
4
n° du destinataire du
renvoi
l’acceptation du renvoi s’affiche
4.10
Annuler tous les renvois
touche programmée ou code de la fonction
“Annulation de tout renvoi”
programmer un autre type de renvoi
45
Res
4
4.11
Annuler un renvoi particulier
touche programmée correspondant au type de renvoi
(groupe ou sélectif)
4.12
Renvoyer les appels dès que vous êtes en
communication (renvoi sur occupation)
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
Renvoi
Occup¡
n° destinataire du
renvoi
46
l’acceptation du renvoi s’affiche
touche programmée ou code
de la fonction “Renvoi sur
occupation”
46
n° du destinataire
du renvoi
4.13
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
Renvoi
NPD
Rester en contact
4
touche programmée ou code de la
fonction “Ne pas déranger”
47
47
Res
4
4.14
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Voix
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
messages
Msg
48
affichage du nom de l’émetteur, de la date, de
l’heure et du rang du message
Suiv
Préc
sélectionner le message de votre choix
écouter le message
Efface
Appel
effacer le message
rappeler l’auteur du message
Copie
copier le message
48
Ecoute
4.15
Laisser un message d’absence à vos appelants
internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle.
Renvoi
Texte¡
touche
programmée
“Texte”
01/27 Rapp.
Rester en contact
4
choix du message en suivant les indications
données
premier des 27 messages
49
Le choix du message se fait de la même façon que dans :
'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.
49
Res
4
4.16
Consulter les messages écrits laissés en votre
absence
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Lire +
Texte
nombre de messages
reçus
Suiv
Lire +
le nom de l’émetteur la
date, l’heure de dépôt le
rang du message
50
50
message suivant
Préc
Efface
message précédent
effacer le message
Appel
Retour
rappeler l’auteur du
message
revenir au menu
précédent
quitter la
consultation
5
Gérer vos coûts
Other
5.1
Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros
de comptes associés à vos clients.
touche programmée ou code de
la fonction “Code affaire”
n° du compte client
concerné
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de
communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
communication”
51
5.2
Connaître le coût d’une communication externe
établie pour un usager interne depuis votre poste
en communication avec
l’usager interne
touche programmée
'Rappel de taxation'
code de la fonction
'Rappel de taxation'
Transf
votre correspondant est
mis en attente
n° externe
demandé
transfert de l’appel à
votre correspondant en
attente
51
5
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1.lire les informations relatives à la communication (coût, durée,
nombre de taxes...).
TaxeOk
nom de l’usager interne et coût de
la communication
2.imprimer un ticket de taxation.
3.Terminer la consultation.
TaxeOk
Impr.
5.3
52
Imputer le coût d’une communication externe à
votre Société *
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre
domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la
communication à votre Société.
n° de votre
société
n° du poste et le code
de contrôle
n° du réseau public
* Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système.
52
6
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.1
Initialiser votre messagerie vocale
entrer votre mot de passe puis
enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
le voyant lumineux
clignote
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie
vocale et pour verrouiller votre téléphone.
6.2
Personnaliser votre accueil vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce
personnelle.
BteVoc
Perso.
Perso
53
Enreg
Prêt à enreg.
Enregistrement..
pour démarrer
l’enregistrement
enregistrement en
cours
Stop
OK
fin de
l’enregistrement
valider
Défaut
Oui
pour revenir à l’annonce par
défaut
53
6
6.3
Modifier votre mot de passe
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour
verrouiller votre téléphone.
Code
Option
Perso.
OK
ancien code
(4 chiffres)
nouveau code
(4 chiffres)
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le
mot de passe est 1515.
54
6.4
Choisir votre sonnerie et régler son volume
Perso.
Régler
Mélod
Volume
appuis successifs
pour choisir la
sonnerie (8)
appuis successifs pour
choisir le volume (7)
54
Mélod
OK
6.5
Régler le contraste de votre écran
Régler
Perso.
Icone
Ecran
Lumin
choix d’un niveau parmi ceux
proposés par appuis successifs
OK
Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.
55
6.6
Choisir la langue
Option
Perso.
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
Langue
Choix
OK
appuis successifs
pour confirmer
votre choix
Français
langue en cours
Vous avez le choix entre 2 langues prédéfinies.
55
Vot
6
6.7
Programmer les touches d’appel direct
0_. . . . . . .
appuyer sur une
touche
programmée
OK
entrer le numéro
56
56
valeur courante de la
touche sélectionnée
6.8
Programmer votre répertoire personnel
OK
. . . . . .
appuyer sur une
touche afficheur
saisir le nom de
votre
correspondant
OK
n° du
correspondant
à programmer
valider
• Vous pouvez également utiliser les touches écran suivantes :
57
Gomme
effacer le dernier
caractère tapé
Efface
Pause
effacer le numéro
insérer une pause dans le
numéro
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
ForcMF
émettre la suite du
numéro en fréquence
vocale
57
Vot
6
6.9
Programmer un rappel de rendez-vous
Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures)
ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure).
RdV
RdV
temporaire :
Efface
Param
définir le type de
rendez-vous
(temporaire par
défaut)
effacer l’heure
proposée
OK
58
RdV :
composer l’heure
du rendez-vous
l’heure du rendez-vous s’affiche
pour un rappel
temporaire
• A l’heure programmée votre poste sonne :
RdV
OK
pour valider la réponse
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est
émise. Après un troisième rappel sans réponse, une
demande temporaire est annulée mais une demande
permanente reste en mémoire.
Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne
suit pas le renvoi.
58
• Pour annuler votre demande de rappel :
Param
RdV
6.10
Efface
OK
Connaître le numéro de votre téléphone
Appuyer deux fois sur cette touche.
6.11
Diffuser une musique d’ambiance sur votre hautparleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) :
poste au repos, vous entendez la
musique
59
même touche pour annuler
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en
communication et reprend dès que vous avez raccroché.
6.12
Verrouiller votre poste
Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication
externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :
Verrou
mot de passe
(4 chiffres, 1515 par
défaut)
59
Vot
Garantie et clauses
howtoc
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un
an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie
légale est alors seule applicable.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.
Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux
instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations
provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause
extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.),
d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
60
Déclaration de conformité
Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel Advanced
Reflexes est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive
1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
Toute modification non autorisée du produit annule cette déclaration de
conformité. Une copie de l’original de cette déclaration de conformité peut être
obtenue par courrier à :
Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care
1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :
- 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
- 73/23/CEE (basse tension)
- 1999/5/CE (R&TTE)
Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont
accessibles après programmation par votre installateur.
Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de
modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex
R.C. Paris 602 033 185
3EH 21012 AAAA Ed.01
60
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