Alcatel Advanced Reflexes™ Alcatel OmniPCX Office ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD Manuel utilisateur How En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numérique Alcatel Advanced Reflexes vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Ergonomique, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous offre : un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom, des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions...). Performant, votre poste Alcatel Advanced Reflexes vous propose : 2 un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre (transfert d’appel, conférence à 3...), des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...), un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...). *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 2 Comment utiliser ce guide? How Vous disposez d’un poste numérique Alcatel Advanced Reflexes. De grandes zones d’affichage, un navigateur et un clavier alphabétique, vous feront bénéficier de son ergonomie et de son confort d’utilisation. • Actions • Clavier Décrocher. Clavier numérique. Raccrocher. Clavier alphabétique. Description d’une action ou d’un contexte. Touche spécifique du clavier numérique. • Navigateur Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. 3 • Afficheur et touches afficheur • Touches audios Écoute amplifiée. Mains libres. Réglage “moins”. Réglage “plus”. Dupond Guy Vue partielle de l’afficheur. Touche afficheur. • Touches programmables et icones Touche d’appel. Icone associée à une touche. • Autres touches fixes Touche fixe. Touche MENU • Autres symboles utilisés Autre alternative à la séquence d’action. Touche préprogrammée (fonction Informations symbolisée par son importantes icone). De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe. 3 Sommaire Toc Votre téléphone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.8 1. Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.11 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 4 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 4 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . Rappeler le dernier numéro composé (bis) . . . . . . . . . . Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.11 p.12 p.12 p.13 p.14 p.14 p.15 p.15 p.16 p.16 p.16 p.17 p.17 p.18 p.19 p.20 p.20 p.21 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.22 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3. 5 Sommaire 2. Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . p.22 p.22 p.23 p.24 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice . . Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS. . . Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.29 p.29 p.30 p.30 p.31 p.32 p.32 p.33 p.33 p.34 p.36 p.36 p.38 p.39 p.39 p.40 5 4. Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.41 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 6 4.13 4.14 4.15 4.16 5. p.41 p.41 p.42 p.42 p.42 p.43 p.44 p.44 p.45 p.45 p.46 p.46 p.47 p.48 p.49 p.50 Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 5.1 5.2 5.3 6 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. Consulter les messages écrits laissés en votre absence. Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.51 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.51 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.52 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.53 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 7 Sommaire 6. Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.53 p.53 p.54 p.54 p.55 p.55 p.56 p.57 p.58 p.59 p.59 p.59 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.60 7 So Votre téléphone Telephone Afficheur et touches afficheur Navigateur Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement). Ligne du haut Page précédente Page suivante Ligne du bas Touche guide Elle permet : • d'obtenir des infos sur le poste • de programmer les touches Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informati fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de Re N°Mémo Renvoi Rappeler le numéro de votre choix. nu Verrou RdV IntApp Interdire l’envoi d’appels externes. Lire+ Fixer un rendez-vous. Perso. Intercepter un appel destiné à un tiers. Opérat Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication: Appel en cours (clignotant). Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction: Fonction activée. Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d’une ligne. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Touches audio 8 Pe Pr l’e Touches programmables et icones Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter volume du HP le volume du HP ou du combiné ou du combiné Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher A Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Transférer un appel vers un autre poste. Appeler un correspondant Numéris. Telephone Afficheur et touches afficheur de l’afligne Touche guide Elle permet : • d'obtenir des infos sur le poste • de programmer les touches : rsation pour augmenter le volume du HP ou du combiné épondre cher Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran. Renvoyer vos appels vers un autre N°Mémo Renvoi Rappeler le numéro de votre choix. numéro. Verrou RdV IntApp Interdire l’envoi d’appels externes. Lire+ Fixer un rendez-vous. Perso. Intercepter un appel destiné à un tiers. Opérat Afficher plus d’informations si besoin. Personnaliser votre poste. Programmer les données de l’entreprise. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication: Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction: Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d’une ligne. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Transférer un appel vers un autre poste. Appeler un correspondant Numéris. 9 Placer les étiquettes des touches programmables How Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 10 10 1. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches). 2. Soulevez le cache bloc de touches.; 3. Glissez votre étiquette imprimée. 4. Remettez le cache en place. 1 Téléphoner Other 1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) touche d’appel Hélène nom de votre correspondant n° de votre correspondant vous êtes en position mains libres terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. 11 vous êtes en communication 11 1 1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise • Établir un appel : 0155667000 n° de votre correspondant touche d’appel “N° externe” vous informe sur l’état de votre communication 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. 12 1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise n° de poste code par défaut de la fonction “Appel des opératrices” nom et n° de la personne appelée 12 touche d’appel n° de poste • Si le correspondant interne ou externe ne répond pas : ¤Rapp Texte demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit ¤Entre passer un message sur le haut-parleur du poste libre Téléphoner 1 MémoN° accéder à l’écran suivant 1.4 mémoriser le numéro pour rappeler ultérieurement Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) 13 Dupond Guy premières lettres du nom de votre correspondant propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d’ordre dans une liste • Si le nom convient Envoi appeler votre correspondant 13 Tél 1 • Si le nom du correspondant ne vous convient pas : Gomme Suiv effacer la dernière lettre saisie afficher le nom suivant Prénom étendre la recherche Préc Sortie afficher le nom précédent revenir au menu principal 1.5 Appeler par votre répertoire personnel présente les 10 premiers noms du répertoire déjà programmés* 14 Hélène appeler un correspondant choisi accéder aux autres correspondants * Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'. 1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. n° abrégé 14 1.7 Recevoir un appel votre poste sonne nom ou numéro du correspondant Dupond Guy • Pour répondre : 1.8 Téléphoner 1 Filtrage d’appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. 15 • Activer le filtrage : touche programmée 'Filtrage MV' entrer votre mot de passe • A la réception d’un appel : 0155667000 vous entendez la personne déposer son message nom ou n° de l’appelant mains libres pour prendre l’appel pour arrêter l’écoute seulement même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage 15 Tél 1 1.9 Rappeler le dernier numéro composé (bis) Bis 0155667000 n° appelé 1.10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel MémoN° le poste de votre correspondant ne répond pas enregistrer le n° composé le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un autre numéro 16 • Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé : N°Mémo 0155667000 appel 1.11 n° mémorisé Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé ¤Rapp l’acceptation du rappel s’affiche 16 • Annuler la demande de rappel : ×Rapp 1.12 Recevoir un appel interne en interphonie Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant. Téléphoner 1 la diode associée s’allume Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. 17 1.13 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. en cours de communication ¤FV ×FV pour activer pour désactiver La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 17 Tél 1 1.14 Appeler un correspondant RNIS l’écran affiche le n° composé n° du correspondant Envoi Gomme Sortie envoyer votre appel effacer le dernier caractère revenir à l’écran initial * Adress Secret ajouter une sousadresse garder secrète votre identité 18 accéder aux services RNIS Texte envoyer un message écrit * Envoyer une sous-adresse Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sousadresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son P.C., son téléphone...). OK Adress composer la sousadresse sur le clavier 18 Envoi 1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS) Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel. Secret Téléphoner 1 n° de votre correspondant affichage de l’état du secret d’identité Envoi Choix OK votre identité n’est pas communiquée à votre correspondant 19 fonction inhibée à la fin de la communication • Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels : laisse le secret actif tant que l’icone de la touche est allumé touche programmée “Secret” • Pour annuler le secret d’identité : fonction programmée “Secret” 19 Tél 1 1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...). vous êtes en communication Malvei l’acceptation du service s’affiche L’utilisation de ce service nécessite un abonnement préalable auprès de l’opérateur du réseau. 20 1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) vous êtes en communication activer le haut-parleur régler le volume (7 niveaux) 20 désactiver le haut-parleur 1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : en communication désactiver le micro Téléphoner 1 la diode associée à la touche s’allume reprendre la conversation 21 21 Tél 2 En cours de communication Other 2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication vous êtes en communication n° du second correspondant nom du second correspondant Hélène touche d’appel le premier correspondant est mis en attente • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : 22 touche d’appel dont l’icone clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : 2.2 vous êtes en communication Dupond Guy nom ou n° de l’appelant clignotant pendant 3 secondes le premier correspondant est mis en attente 22 touche d’appel dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant : touche d’appel associée à l’icone Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé. 2.3 Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : vous êtes en communication 23 le premier correspondant est mis en attente n° du poste En cours de communication 2 • Si le destinataire du transfert répond : Transf si la configuration du système le permet Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). 23 2 2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : votre premier correspondant est mis en attente touche d’appel associée à l’icone 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : 24 ¤Conf ×Conf converser à trois annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant raccrocher avec tous vos correspondants Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : ¤Conf 24 Transf 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. votre correspondant est mis en attente touche d’appel • Reprendre le correspondant en garde : touche d’appel associée à l’icone 25 • Mise en garde commune : En cours de communication 2 Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. Attent votre correspondant est mis en attente • Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : touche d’appel associée à l’icone 25 En 2 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : Parc vous êtes en communication code de la fonction “Parcage” • Pour retrouver votre correspondant parqué : IntApp Parqué n° du poste à l’origine du parcage 26 code de la fonction “Reprise de parcage” n° du poste à l’origine du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 26 2.8 S’informer sur les appels en attente • Un correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication, vous percevez un bip bip sonore il est mis en attente automatiquement Dupond Guy affichage momentané de son identité • Consulter à nouveau l’identité des correspondants qui cherchent à vous joindre : 27 FilAtt dernier appel arrivé Suiv Préc En cours de communication 2 consulter les autres appels Prise répondre à l’appel affiché 27 En 2 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : ¤Entre ×Entre même touche pour désactiver • Se protéger contre l’entrée en tiers : touche programmée ou code de la fonction “Protection d’une communication” 28 n° de votre correspondant La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 28 3 L’Esprit d’Entreprise Other 3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” 3.2 même touche pour annuler Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre : IntApp SonGén 29 touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la sonnerie générale” 29 3 3.3 Filtrage patron/secrétaire La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/ secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) touche programmée “Filtrage” 30 même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”. 3.4 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de groupe” 30 • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Poste IntApp n° du poste qui sonne touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de poste” n° du poste qui sonne L’Esprit d’Entreprise 3 Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. 31 3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard touche programmée “Aide opératrice” même touche pour annuler • A chaque appel pour le standard : un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée “Aide opératrice” 31 L’Es 3 3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros maximum par touche programmée) : votre poste sonnera en même temps que les autres touche programmée “Pilotage d’appels” même touche pour annuler 3.7 Groupement de postes • Appel de postes d’un groupement : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. • Sortir temporairement de votre groupement de poste : 32 touche programmée ou code de la fonction “Sortie de groupement” n° de votre groupement • Réintégrer votre groupement : touche programmée ou code de la fonction “Retour dans le groupement' n° de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 32 3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : n° du correspondant touche programmée ou code de la fonction “Recherche de personne” affichage de la recherche en cours L’Esprit d’Entreprise 3 Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 33 3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : ¤Entre vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) 33 L’Es 3 3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne Texte n° du poste destinataire saisir les premières lettres du nom Suiv 01/27 Rapp. premier message de la liste (27) 34 34 message suivant NumMsg Créer saisir directement le n° du message souhaité créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) Langue OK changer la langue du message valider votre choix sortir de la messagerie • Les 27 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 2 RAPPELEZ DEMAIN 3 4 5 6 RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 35 8 JOIGNEZ PAR BIP 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 12 VISITEURS EN ATTENTE 13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 14 REUNION A xx : xx (*) 15 REUNION LE xx xx xx (*) 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*) L’Esprit d’Entreprise 3 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 26 EN PAUSE DEJEUNER 27 MALADE (*) Messages à compléter via le clavier numérique 35 L’Es 3 3.11 Envoyer un message écrit à un correspondant RNIS Texte n° de votre correspondant OK procéder comme pour un correspondant interne Vous pouvez le faire en cours d’appel. 36 3.12 Envoyer une copie d’un message vocal Voix mot de passe affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages Suiv Copie Préc choisir le message à copier par appuis successifs OK n° du poste destinataire 36 nom du destinataire Msg Enreg Envoi envoyer le message enregistrer un commentaire * * Pour enregistrer un commentaire : Enreg Enregistrement.. Prêt à enreg. démarrer l’enregistrement du commentaire 37 enregistrement en cours Stop OK Ecoute fin de l’enregistrement envoyer le message réécouter le commentaire Enreg L’Esprit d’Entreprise 3 OK réenregistrer un commentaire 37 L’Es 3 3.13 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion Envoi Voix mot de passe OK n° du destinataire ou de la liste nom du destinataire ou de la liste Enreg Prêt à enreg. démarrer l’enregistrement du message 38 Stop OK fin de l’enregistrement valider Enregistrement.. enregistrement en cours 38 Ecoute Enreg réécouter le message réenregistrer un message OK 3.14 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 20 secondes n° du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 3.15 39 L’Esprit d’Entreprise 3 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. votre récepteur portatif sonne code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” n° de votre poste 39 L’Es 3 3.16 Allouer une ligne extérieure Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe. en communication avec le correspondant interne touche programmée “Allocation externe” votre correspondant interne est sur le réseau public et peut numéroter Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation” à la place de la touche “Allocation externe” pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”). 40 40 4 Rester en contact Other 4.1 Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous... ExtLoc Renvoi le type d’appel renvoyé s’affiche OK Choix modifier le type d’appel 4.2 41 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). OK n° du destinataire l’acceptation du renvoi s’affiche Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 41 4 4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Renvoi type de renvoi 4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel Assist Perso. ON/OFF Choix Assist Perso:OFF OK Assist Perso:ON 42 valider 4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre Menu Assist Perso. choisir le type de renvoi NumExt NumInt saisir le n° d’un collègue ou de votre assistante ou autre saisir un numéro externe Mobile saisir le n° de votre téléphone mobile ou de votre DECT 42 Opérat activer / désactiver le transfert vers le standard 4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Renvoi Bip¡ Rester en contact 4 touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur la recherche de personne” 43 43 Res 4 4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Renvoi Suivr¡ n° de votre poste touche programmée ou code de la fonction “Faire suivre ses appels” 44 n° de votre poste Pour annuler le renvoi, voir 'Annuler tous les renvois'. 4.8 Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sélectif” 44 • Pour annuler ce renvoi : Renvoi 4.9 Annul¡ Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi des appels de groupement” 45 Rester en contact 4 n° du destinataire du renvoi l’acceptation du renvoi s’affiche 4.10 Annuler tous les renvois touche programmée ou code de la fonction “Annulation de tout renvoi” programmer un autre type de renvoi 45 Res 4 4.11 Annuler un renvoi particulier touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) 4.12 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Renvoi Occup¡ n° destinataire du renvoi 46 l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur occupation” 46 n° du destinataire du renvoi 4.13 Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Renvoi NPD Rester en contact 4 touche programmée ou code de la fonction “Ne pas déranger” 47 47 Res 4 4.14 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Voix mot de passe affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages Msg 48 affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message Suiv Préc sélectionner le message de votre choix écouter le message Efface Appel effacer le message rappeler l’auteur du message Copie copier le message 48 Ecoute 4.15 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle. Renvoi Texte¡ touche programmée “Texte” 01/27 Rapp. Rester en contact 4 choix du message en suivant les indications données premier des 27 messages 49 Le choix du message se fait de la même façon que dans : 'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'. 49 Res 4 4.16 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Lire + Texte nombre de messages reçus Suiv Lire + le nom de l’émetteur la date, l’heure de dépôt le rang du message 50 50 message suivant Préc Efface message précédent effacer le message Appel Retour rappeler l’auteur du message revenir au menu précédent quitter la consultation 5 Gérer vos coûts Other 5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. touche programmée ou code de la fonction “Code affaire” n° du compte client concerné • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : touche programmée “Code affaire en cours de communication” 51 5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec l’usager interne touche programmée 'Rappel de taxation' code de la fonction 'Rappel de taxation' Transf votre correspondant est mis en attente n° externe demandé transfert de l’appel à votre correspondant en attente 51 5 • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1.lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). TaxeOk nom de l’usager interne et coût de la communication 2.imprimer un ticket de taxation. 3.Terminer la consultation. TaxeOk Impr. 5.3 52 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société * Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société. n° de votre société n° du poste et le code de contrôle n° du réseau public * Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système. 52 6 Votre poste s’ajuste à vos besoins Other 6.1 Initialiser votre messagerie vocale entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal le voyant lumineux clignote Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 6.2 Personnaliser votre accueil vocal Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle. BteVoc Perso. Perso 53 Enreg Prêt à enreg. Enregistrement.. pour démarrer l’enregistrement enregistrement en cours Stop OK fin de l’enregistrement valider Défaut Oui pour revenir à l’annonce par défaut 53 6 6.3 Modifier votre mot de passe Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Code Option Perso. OK ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. 54 6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume Perso. Régler Mélod Volume appuis successifs pour choisir la sonnerie (8) appuis successifs pour choisir le volume (7) 54 Mélod OK 6.5 Régler le contraste de votre écran Régler Perso. Icone Ecran Lumin choix d’un niveau parmi ceux proposés par appuis successifs OK Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16. 55 6.6 Choisir la langue Option Perso. Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 Langue Choix OK appuis successifs pour confirmer votre choix Français langue en cours Vous avez le choix entre 2 langues prédéfinies. 55 Vot 6 6.7 Programmer les touches d’appel direct 0_. . . . . . . appuyer sur une touche programmée OK entrer le numéro 56 56 valeur courante de la touche sélectionnée 6.8 Programmer votre répertoire personnel OK . . . . . . appuyer sur une touche afficheur saisir le nom de votre correspondant OK n° du correspondant à programmer valider • Vous pouvez également utiliser les touches écran suivantes : 57 Gomme effacer le dernier caractère tapé Efface Pause effacer le numéro insérer une pause dans le numéro Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 ForcMF émettre la suite du numéro en fréquence vocale 57 Vot 6 6.9 Programmer un rappel de rendez-vous Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). RdV RdV temporaire : Efface Param définir le type de rendez-vous (temporaire par défaut) effacer l’heure proposée OK 58 RdV : composer l’heure du rendez-vous l’heure du rendez-vous s’affiche pour un rappel temporaire • A l’heure programmée votre poste sonne : RdV OK pour valider la réponse Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi. 58 • Pour annuler votre demande de rappel : Param RdV 6.10 Efface OK Connaître le numéro de votre téléphone Appuyer deux fois sur cette touche. 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre hautparleur Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) : poste au repos, vous entendez la musique 59 même touche pour annuler Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 6.12 Verrouiller votre poste Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste : Verrou mot de passe (4 chiffres, 1515 par défaut) 59 Vot Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie légale est alors seule applicable. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. 60 Déclaration de conformité Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel Advanced Reflexes est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Toute modification non autorisée du produit annule cette déclaration de conformité. Une copie de l’original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par courrier à : Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care 1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes : - 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) - 73/23/CEE (basse tension) - 1999/5/CE (R&TTE) Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont accessibles après programmation par votre installateur. Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex R.C. Paris 602 033 185 3EH 21012 AAAA Ed.01 60 ">
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