9 Pour vérifier les dates planifiées, cliquez sur l'onglet Dates et vérifiez les dates sélectionnées dans l'agenda.
10 Cliquez sur OK.
5.7.5 Planification des rappels automatiques par formule
Planifiez les éléments de cette façon pour les événements qui se produisent le même jour de la semaine (par exemple, tous les lundis), du mois (par exemple le 15e jour et le dernier jour), de l'année (par exemple le 20 juin) ou après une période de temps définie (par exemple, tous les
14 jours). Vous pouvez obtenir le même type de planification plus facilement via les onglets
Exemple et Dates. N'utilisez les formules que si vous les maîtrisez.
1 Dans le rendez-vous, la tâche ou la note que vous planifiez, cliquez sur Opérations > Rappel
auto.
2 Cliquez sur l'onglet Formule.
3 Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin.
ou
Pour spécifier un certain nombre d'occurrences plutôt qu'une plage, spécifiez la date de début, cliquez sur Occurrences dans la liste déroulante Fin, puis spécifiez le nombre d'occurrences.
4 Saisissez le texte de la formule.
5 Si vous voulez effacer les paramètres de la boîte de dialogue Rappel automatique, choisissez
Réinitialiser.
6 Pour vous assurer que vous avez programmé les jours appropriés, cliquez sur l'onglet Dates.
Les jours programmés sont sélectionnés dans l'agenda. Si vous souhaitez désélectionner une occurrence, cliquez sur le jour à désélectionner dans l'onglet Dates.
7 Cliquez sur OK.
Pour planifier un élément annuellement, saisissez le mois et le jour dans le champ de texte de formule (par exemple, 20 juin). Un rendez-vous annuel est utile avec les éléments de rappel tels que les rappels d'anniversaire.
Pour plus d'informations sur la saisie de texte de formule, reportez-vous à
« Utilisation des opérateurs et des fonctions liées aux formules de rappel automatique » page 146 .
5.7.6 Utilisation des opérateurs et des fonctions liées aux formules de rappel automatique
Vous pouvez planifier des éléments comportant un rappel automatique par formule, date ou exemple. N'utilisez les formules que si elles vous conviennent mieux, la planification par date ou par exemple est beaucoup plus facile.
Cette section contient les rubriques suivantes :
« Fonctions des formules de rappel automatique » page 147
« Opérateurs des formules de rappel automatique » page 147
146 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Fonctions des formules de rappel automatique
Pour planifier certains jours de la semaine, du mois ou de l'année, utilisez les fonctions de rappel automatique. Vous devez utiliser l'orthographe exacte des fonctions. Par exemple, GroupWise sait lire « mar », mais non « mard ». Les fonctions de GroupWise relatives aux formules ne respectent pas la casse.
Jour de la semaine : par exemple, Mar planifie tous les mardis.
Jour du mois : par exemple, le chiffre 3 planifie le 3e jour du mois. De même, le mot
DERNIER programme le dernier jour du mois.
Jour de l'année : par exemple, 35 planifie le trente-cinquième jour de l'année.
Mois de l'année : par exemple, jan planifie tous les jours de janvier.
Année : par exemple, 2006 planifie tous les jours de l'année 2006.
Jour du mois : par exemple, mar(1). Cette sélection planifie le premier mardi du mois. De même, dim(Dernier) planifie le dernier dimanche et ven(Dernier-1), l'avant-dernier vendredi du mois.
Opérateurs des formules de rappel automatique
Un opérateur est un caractère ou un mot que vous insérez dans une formule de rappel automatique pour effectuer une opération précise. Chaque opérateur reçoit une priorité ; de cette manière, certaines opérations sont effectuées avant les autres lors de l'évaluation d'une formule.
Vous pouvez utiliser des opérateurs de regroupement pour rassembler les opérateurs en fonction de leur priorité. Le tableau ci-dessous liste les opérateurs et leur priorité. Vous trouverez après ce tableau des détails supplémentaires relatifs aux opérateurs.
Planification des éléments de groupe ou publiés 147
Fonction
Espace vierge (Et de priorité élevée)
Plus ou +
Moins ou -
De ou :
Toutes les. . .Début
Toutes les. . .Fin
Avant
Le/Avant
Après
Le/Après
Vers
Vers/Après
Ou ou ,
Non ou !
Et ou & (Et de priorité faible)
Priorité
6
6
5
5
7
5
5
5
5
4
4
2
3
1
2
Regroupement des opérateurs : les parenthèses permettent de regrouper des opérateurs pour en changer la priorité ou de regrouper des fonctions à des fins de clarté.
Par exemple, l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) est de priorité supérieure à celle de l'opérateur Ou (virgule). La formule ci-dessous indique que tous les jours programmés doivent
être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août.
mar,jeu juil,aoû
En d'autres termes, la formule est exécutée comme si elle contenait des parenthèses :
(mar,jeu) (juil,aoû)
Considérons maintenant la formule suivante :
(mar),(jeu juil),(aoû)
Cette formule permet de programmer tous les mardis, tous les jeudis du mois de juillet et tous les jours du mois d'août. Notez le changement de signification lorsque la formule comprend des parenthèses, comme dans l'exemple ci-dessous :
(mar,jeu) (juil,aoû)
Avec cette formule, tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou d'août. Cette formule a pour résultat la programmation des mardis et jeudis des mois de juillet et août exclusivement.
Et de priorité élevée : un espace entre deux fonctions joue le même rôle qu'un opérateur Et ; il signifie que les deux fonctions doivent être vraies. Par exemple, 25 indique le 25e jour de
148 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
chaque mois et de chaque année. Mais 25 oct indique que tous les jours programmés doivent
être le 25e jour du mois, et du mois d'octobre uniquement. 25 oct 2006 indique que tous les jours programmés doivent être le 25e jour du mois, du mois d'octobre et de l'année 2006.
Opérateurs de décalage : Vous pouvez utiliser un opérateur de décalage positif (le signe + ou le mot plus) ou négatif (le signe - ou le mot moins) pour ajouter un décalage relatif à une fonction ou à une instruction.
Par exemple, pour planifier un événement trois jours avant le premier jeudi de février de chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante :
jeu(1) fév-3
Plage : l'opérateur de plage (: ou le mot à) fonctionne de la même manière que plusieurs opérateurs Ou (reportez-vous à
« Ou : » page 150
) insérés entre chaque élément (jour, mois, etc.) de la plage. Par exemple, si vous voulez planifier le 15e jour de chaque mois, à condition que ce soit un jour ouvrable, vous devez saisir l'une des formules suivantes :
15&lun:ven
15 (lun:ven)
Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être compris entre le lundi et le vendredi inclus. Une autre manière de décrire la formule est de considérer que tous les jours programmés doivent être le 15e jour du mois et être un lundi, un mardi, un mercredi, un jeudi ou un vendredi.
Opérateurs périodiques : les trois opérateurs périodiques sont Every (tous les), Starting
(début) et Ending (fin). Utilisez Every (tous les) avec Starting (début) et/ou Ending (fin) pour planifier des jours à intervalles réguliers qui commencent et/ou finissent à une date précise.
Supposez par exemple que vous vouliez programmer une réunion une fois par semaine en commençant le 3 mars 2006, jusqu'au 11 juin 2006. Vous pouvez utiliser la formule suivante : every 7 starting 3 mar 2006 ending 11 jun 2006
La formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2006 jusqu'au 11 juin 2006. La date de début est toujours programmée en tant que premier jour et la date de fin n'est programmée que si elle survient naturellement à la date indiquée par l'intervalle Every (tous les).
Si vous n'utilisez ni l'opérateur Starting, ni l'opérateur Ending, les dates de début et de fin sont la première ou la dernière date du fichier agenda.
Observez par exemple la formule suivante : every 7 starting 3 mar 2006
Cette formule planifie un jour tous les sept jours à partir du 3 mars 2006, jusqu'à la dernière date du fichier Agenda. La commande Every (Tous les) fonctionne avec un nombre inférieur ou
égal à 30. Ainsi, « every 45 starting 3 mar 2006 » n'est pas une formule valide.
Opérateurs relatifs : les six opérateurs relatifs sont Avant le, Le/Avant, Après le, Le/Après le,
Près de et Le/Près de. Ces opérateurs permettent de planifier des jours par rapport à une date donnée. Par exemple, pour planifier le lundi le plus proche du 6 novembre chaque année, vous pouvez saisir la formule suivante : lun Le/Près de 6 nov
Si vous devez planifier le premier mardi après le 6 novembre 2006, vous pouvez saisir la formule suivante : mar après 6 nov 2006
Planification des éléments de groupe ou publiés 149
Ou : vous pouvez utiliser l'opérateur Ou (une virgule ou le mot Ou) pour indiquer que l'une ou l'autre des fonctions ou instructions doit être vraie pour que des jours soient programmés.
Par exemple, pour planifier un rendez-vous le 15 de chaque mois de l'année 2006, mais seulement dans le cas où le 15 tombe un mardi ou un jeudi, entrez la formule suivante :
15 2006 (mar,jeu)
Non : lorsque l'opérateur Non (! ou le mot Non) est placé avant une fonction, cette dernière est inversée.
Ainsi, si vous voulez programmer tous les jours de janvier 2006, sauf les mardis et les jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante :
jan 2006 !mar !jeu
Et de priorité faible : tout comme un espace entre deux fonctions, l'opérateur Et de priorité faible (& ou le mot Et) indique que les deux fonctions doivent être vraies. Cependant, l'opérateur Et de faible priorité prend la priorité la plus faible de tous les opérateurs.
Observez par exemple la formule suivante : mar,jeu juil,aoû
Cette formule signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Supposez maintenant que vous voulez remplacer l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) par un opérateur Et de priorité faible, comme dans la formule suivante : mar,jeu et juil,aoû
Cette formule indique que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Dans la première formule, l'opérateur Et est pris en compte avant les opérateurs Ou.
Dans la seconde formule, l'opérateur Et est pris en compte après les opérateurs Ou.
150 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Utilisation de l'agenda
Vous pouvez afficher votre agenda de plusieurs façons et dans différents formats, comme par exemple par jour, par semaine, par mois, par année, par liste de tâches, par agenda de projets ou en mode multi-utilisateur. Par exemple, la vue par mois permet d'afficher l'agenda du mois, tandis que la vue multi-utilisateur permet d'afficher, de comparer et de gérer les agendas de plusieurs utilisateurs ou ressources sur l'agenda desquels vous disposez de droits de mandataire. Le panneau
Agenda récapitulatif affiche un résumé de votre agenda.
Vous pouvez utiliser Affichage graphique pour afficher la durée des rendez-vous par blocs afin de visualiser la répartition du temps dans votre agenda. Vous pouvez aussi utiliser Affichage texte pour mieux maîtriser la succession de vos rendez-vous. Vous pouvez régler les intervalles de temps de votre liste de rendez-vous de dix minutes à deux heures, en fonction du degré de détail que vous souhaitez obtenir pour la liste. Vous pouvez aussi définir votre agenda professionnel de sorte qu'il n'affiche que vos heures de bureau. La fonction Afficher le rendez-vous comme étant permet d'afficher les niveaux de disponibilité pour les rendez-vous dans la recherche de plages disponibles et dans votre agenda.
Vous pouvez afficher plusieurs agendas dans votre vue d'agenda. Vous pouvez créer une couleur spécifique à chaque agenda pour faciliter leur identification dans la vue Agenda. Vous pouvez partager chacun ou la totalité des agendas avec d'autres utilisateurs.
Si l'archivage automatique est configuré, les éléments archivés ne sont plus affichés dans votre agenda. Pour qu'ils apparaissent dans votre agenda, annulez l'archivage de ces éléments de votre agenda d'archive. Pour plus d'informations sur l'annulation de l'archivage d'un élément, reportezvous à la
Section 7.6.3, « Récupération d'éléments archivés », page 195
.
Utilisez les listes déroulantes Afficher et Filtre ( ) dans l'en-tête de l'agenda pour filtrer les
éléments planifiés en fonction des catégories et d'autres critères de filtre.
De nombreux types de vues et d'impressions d'agenda sont disponibles, ce qui permet de choisir le type approprié aux informations dont vous avez besoin.
Cette section contient les rubriques suivantes :
Section 6.1, « Affichage de l'agenda », page 152
Section 6.2, « Lecture d'un élément de l'agenda », page 155
Section 6.3, « Enregistrement d'un élément dans l'agenda », page 155
Section 6.4, « Utilisation de l'agenda multi-utilisateur », page 156
Section 6.5, « Impression des éléments de l'agenda », page 158
Section 6.6, « Modification du premier jour de la semaine dans votre agenda », page 161
Section 6.7, « Affichage d'une autre date dans l'agenda », page 161
Section 6.8, « Affichage des événements Toute la journée dans l'Agenda », page 161
Section 6.9, « Définition d'alarmes pour les éléments d'agenda », page 162
Pour plus d'informations sur l'agenda et la planification, reportez-vous au
Chapitre 5, « Planification des éléments de groupe ou publiés », page 127
.
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Utilisation de l'agenda
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