V E R S I O N TM G U I D E D E L’ U T I L I S A T E U R POUR WINDOWS 16 BITS Novell, Inc. ne donne aucune garantie, ni ne fait aucune déclaration au regard du contenu ou de l’utilisation de ce manuel et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de réviser le présent document et d’en modifier à tout moment le contenu, sans notification préalable de ces révisions ou modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit. En outre, Novell, Inc. ne donne aucune garantie, ni ne fait aucune déclaration au regard de ses différents logiciels et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de modifier à tout moment tout ou partie du logiciel de Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit. Novell et GroupWise sont des marques déposées de Novell, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays. C3P0, Client 32, Envoy et GroupWise 5 sont des marques de Novell, Inc. WordPerfect et WordPerfect Office sont des marques déposées de Corel Corporation aux Etats-Unis et dans d’autres pays. QuickMenu est une marque de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner est une marque déposée de Franklin Quest Co. Word Pro est une marque de Lotus Development Corporation. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation. Excel et Windows 95 sont des marques de Microsoft Corporation. Xerox est une marque déposée de Xerox Corporation. Version 5.2 ©1993-1997 Novell, Inc. Tous droits réservés. Imprimé aux Etats-Unis. 100-004117-001 Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, photocopiée, stockée dans un système d'archivage, transmise ou traduite dans une autre langue sans l'accord écrit de l’éditeur : Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 U.S.A. Sommaire Introduction Bienvenue dans GroupWise .................................................................................... 2 A propos de ce guide ............................................................................................... 3 Installation de GroupWise ....................................................................................... 4 Accès à l'Aide .......................................................................................................... 5 Utilisation de GroupWise Acceptation.............................................................................................................. 9 Adresses personnelles............................................................................................ 10 Agenda................................................................................................................... 11 Aide ....................................................................................................................... 14 Archivage .............................................................................................................. 17 Barre d’outils......................................................................................................... 19 Boîte Arrivée ......................................................................................................... 24 Boîte Départ .......................................................................................................... 27 Carnet d’adresses................................................................................................... 30 Changement de vue................................................................................................ 34 Configuration de l’impression ............................................................................... 35 Corbeille ................................................................................................................ 36 Correcteur d’orthographe ...................................................................................... 38 Couleurs système ................................................................................................... 46 Définir la date........................................................................................................ 47 Définir une alarme ................................................................................................. 47 Délégation ............................................................................................................. 48 Déplacement vers la date du jour........................................................................... 49 Déplacement vers une date .................................................................................... 50 Dictionnaire des synonymes .................................................................................. 50 Distribution ordonnée............................................................................................ 52 Dossiers ................................................................................................................. 54 Editeur de vue GroupWise .................................................................................... 58 Enregistrer ............................................................................................................. 61 Enregistrer la vue................................................................................................... 63 Envoi ..................................................................................................................... 63 Etagère................................................................................................................... 64 Fenêtre principale .................................................................................................. 69 Filtrage .................................................................................................................. 69 Groupe................................................................................................................... 76 Impression ............................................................................................................. 79 Info ........................................................................................................................ 80 Lire ........................................................................................................................ 82 Liste d’accès .......................................................................................................... 83 Liste des dossiers : préférences.............................................................................. 86 Liste rapide ............................................................................................................ 86 Macro .................................................................................................................... 88 Mandataire .............................................................................................................92 Marquer Effectué ...................................................................................................95 Marquer « Personnel » ...........................................................................................96 Masquage de la fenêtre ..........................................................................................97 Masquage des menus..............................................................................................97 Menu Fenêtre .........................................................................................................98 Message téléphonique ............................................................................................99 Messages ..............................................................................................................100 Nombre de jours entre les dates ...........................................................................101 Note......................................................................................................................102 Notify ...................................................................................................................104 OLE......................................................................................................................107 Options d'envoi ....................................................................................................110 Paramétrage de l'emplacement des fichiers ..........................................................112 Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques...................................113 Paramétrage des notes..........................................................................................114 Pièces jointes........................................................................................................115 Police ...................................................................................................................117 Préférences...........................................................................................................119 Préférences de format pour la date et l'heure .......................................................120 Préférences de la recherche de plages disponibles...............................................122 Préférences de Notification ..................................................................................122 Préférences de suppression ..................................................................................123 Préférences des vues par défaut ...........................................................................124 Préférences en matière d’associations..................................................................126 Préférences en matière d'environnement ..............................................................128 Préférences en matière de tâches..........................................................................130 Préférences étendues ............................................................................................131 Préférences liées aux options d’heure de rendez-vous .........................................131 Préférences liées aux rendez-vous........................................................................132 Presse-papiers ......................................................................................................133 Rafraîchir .............................................................................................................134 Rappel automatique..............................................................................................134 Recherche.............................................................................................................146 Recherche de plages disponibles..........................................................................148 Recherche rapide..................................................................................................150 Récupérer .............................................................................................................164 Réenvoyer ............................................................................................................164 Refuser .................................................................................................................165 Rendez-vous.........................................................................................................167 Répondre..............................................................................................................170 Ressources............................................................................................................171 Retransmission .....................................................................................................174 Règles...................................................................................................................175 Son .......................................................................................................................182 Sortie de GroupWise............................................................................................183 Suppression ..........................................................................................................183 Tâche....................................................................................................................184 Utilisation de l’option Impression de l'agenda .....................................................187 Utilisation de l'option Ouvrir une vue.................................................................. 189 Utilisation de l'option Préférences de mots de passe ........................................... 190 Visionneuse ......................................................................................................... 191 Utilisation de GroupWise Remote GroupWise Remote ............................................................................................. 200 Disquettes GroupWise Remote............................................................................ 200 Initiation à GroupWise Remote : liste de vérification ......................................... 200 Exigences de GroupWise Remote ....................................................................... 201 Fonctionnement de GroupWise Remote.............................................................. 202 Connexion à votre système GroupWise principal................................................ 203 Feuille de préparation de la configuration ........................................................... 204 Installation GroupWise Remote .......................................................................... 206 Configuration de GroupWise Remote ................................................................. 209 Création d’une connexion modem ....................................................................... 212 Création d’une connexion réseau (directe) .......................................................... 215 Création d’une connexion TCP/IP....................................................................... 217 Test de vos connexions........................................................................................ 218 Récupération d’informations (téléchargement).................................................... 221 Envoi d’éléments (chargement) ........................................................................... 225 Changement de vos préférences à distance.......................................................... 227 Définition ou changement de fuseau horaire ....................................................... 227 Index Index.................................................................................................................... 227 Introduction Bienvenue dans GroupWise Novell GroupWise permet d'envoyer, de recevoir et de gérer votre correspondance avec d'autres utilisateurs de GroupWise. Vous pouvez également planifier vos rendez-vous avec d'autres utilisateurs, et créer ou gérer des activités dans votre agenda personnel. - Fenêtre principale Les boîtes Arrivée et Départ permettent de visualiser les éléments entrants et sortants. L’Agenda vous permet d’ouvrir des vues de votre agenda. Lorsque vous ouvrez GroupWise pour la première fois, vous accédez à la fenêtre principale. Elle vous permet d'ouvrir d'autres fenêtres pour visualiser les éléments entrants et sortants, d'ouvrir des vues de l'agenda afin de gérer votre emploi du temps et d'ouvrir des vues pour envoyer des messages, des rendez-vous, des tâches, des notes et des messages téléphoniques. Vous pouvez visualiser les éléments que vous avez supprimés en sélectionnant la Corbeille. L’étagère vous permet de placer les vues, les macros ou les applications dans la fenêtre principale de sorte que vous puissiez les ouvrir rapidement. Les listes locales permettent de choisir la vue ouverte par chaque icône. Les boutons d'une icône correspondant à la vue d'un élément permettent d'ouvrir des messages, des rendez-vous, des tâches, des notes ou des messages téléphoniques. - Vues GroupWise Une vue permet d'afficher des informations. GroupWise fournit trois types de vues : Les vues d'agenda affichent les éléments que vous avez planifiés, la date à laquelle ils sont prévus et leur date d'échéance. Une vue d'agenda peut afficher votre liste de rendez-vous, votre liste de tâches, votre liste de notes, un agenda mensuel et les éléments entrants et sortants. Les vues de groupe permettent d'envoyer un message électronique, un rendez-vous, une note, une tâche ou un message téléphonique à un ou plusieurs utilisateurs. Par exemple, vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs à un rendez-vous et réserver plusieurs ressources pour cette occasion. Les vues personnelles permettent de créer des rendez-vous, des notes ou des tâches dans votre agenda. Par exemple, vous pouvez créer des entrées dans votre liste des tâches. 2 Bienvenue dans GroupWise L'Editeur de vue GroupWise permet de créer des vues personnalisées. Vous pouvez créer des vues d'agenda comprenant les fonctionnalités que vous utilisez le plus souvent, telles que la liste des rendez-vous, la boîte Arrivée ou la boîte Départ. Vous pouvez également créer des vues personnelles ou de groupe comprenant le logo de votre société, des graphiques, des documents filmés, des boutons, des listes locales, des cases à cocher et une zone de messages personnalisée. Vues standard et vues personnalisées GroupWise comprend un ensemble de vues standard. Ces vues sont situées sur votre réseau et apparaissent dans les listes locales de tous les utilisateurs. Si vous créez des vues personnalisées, elles apparaissent dans les listes locales en dessous d'une ligne de séparation. Boîte Arrivée et boîte Départ Vous pouvez utiliser la boîte Arrivée et la boîte Départ pour visualiser les éléments que vous avez reçus et ceux que vous avez envoyés. Vous pouvez utiliser la boîte Arrivée pour ouvrir les éléments que vous avez reçus et supprimer les éléments dont vous n'avez plus besoin. Utilisez la boîte Départ pour retirer les éléments que vous avez envoyés ou vérifier si un élément a été ouvert, accepté, refusé, supprimé, etc. Agenda Utilisez les vues d'agenda pour gérer votre emploi du temps. Vous pouvez visualiser vos rendez-vous, vos tâches et vos notes de la journée pour visualiser ce que vous avez ou ce que vous n'avez pas accepté. Si un élément est en suspens, vous pouvez l'ouvrir pour le lire. Vous pouvez ensuite l'accepter ou le refuser. Le refus de l'élément a pour conséquence sa suppression de votre agenda et son envoi dans la Corbeille. - - A propos de ce guide Ce guide explique chaque fonctionnalité disponible dans GroupWise. Elles sont répertoriées par ordre alphabétique et sont donc faciles à localiser. Conventions - Icônes Certaines icônes de GroupWise ne portent aucun nom dans l'interface. Dans une étape, une icône vous guide vers celle que vous devez choisir pour réaliser cette tâche. L'étape suivante reflète ce que vous pouvez voir dans ce guide. 1 Sélectionnez Mandataire , puis choisissez le nom de l'utilisateur que vous voulez utiliser comme mandataire. Mots mis en gras Les mots mis en gras dans les étapes ou les explications indiquent les éléments que vous choisissez ou sélectionnez dans l'étape. L'étape suivante reflète ce que vous pouvez voir apparaître. 1 Choisissez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences. A propos de ce guide 3 Installation de GroupWise Cette section contient les informations nécessaires au démarrage de GroupWise. Exigences du système client de Windows Le tableau suivant répertorie les éléments recommandés pour l'exécution de GroupWise dans Windows 3.1. - Exécution du programme de configuration Matériel/Logiciel Exigences Processeur 80486/25 ou supérieur Version de Windows 3.1 ou supérieure Mémoire 8 Mo Espace sur le disque dur 2 Mo sur le poste de travail ; 20 Mo pour l'installation complète Avant d'utiliser GroupWise, vous devez exécuter le programme de configuration de GroupWise. Demandez à l'administrateur de votre système l'emplacement à partir duquel vous devez exécuter ce programme. Par exemple, votre chemin d'accès peut être N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Choisissez Fichier, puis sélectionnez Exécuter dans le Gestionnaire de programmes ou dans le Gestionnaire de fichiers, puis entrez le chemin d'accès de SETUP.EXE. IMPORTANT : il est fortement recommandé d'utiliser le programme de configuration de GroupWise pour que tous les répertoires et tous les fichiers soient correctement installés. 2 Sélectionnez la langue voulue, puis cliquez sur OK. 3 Sélectionnez un type d'installation. Si vous choisissez Installation personnalisée, vous pouvez sélectionner les fichiers que vous voulez installer, ainsi que leur emplacement d'installation. Lorsque l'installation est terminée, vous êtes invité à sélectionner le groupe dans lequel vous souhaitez afficher les icônes du programme GroupWise. La zone 4 Installation de GroupWise Groupe de programmes répertorie déjà GroupWise 5 en tant que groupe de programmes. Si vous souhaitez insérer les icônes des éléments de GroupWise dans un autre groupe, entrez son nom. Exécution de GroupWise pour Windows 4 Cliquez sur OK. 5 Sélectionnez Oui pour visualiser un fichier Lisez-moi. Lorsque cela est fait, choisissez Fermer pour continuer l'installation. - Pour démarrer GroupWise, procédez de la façon suivante : 1 Cliquez deux fois sur l'icône de GroupWise. Accès à l'Aide Si vous rencontrez des problèmes lorsque vous utilisez GroupWise, vous pouvez accéder à l'aide à partir de plusieurs endroits. Aide en ligne - Magazine Cool Solutions L'aide en ligne vous permet d'accéder rapidement à la documentation sans que vous ayez à consulter un manuel. Vous pouvez accéder à l'aide à tout instant lorsque vous vous trouvez dans GroupWise. Vous trouverez ci-après quelques fonctionnalités de l'aide en ligne. Pour plus de détails, reportez-vous à Aide. ◆ Chaque boîte de dialogue contient un bouton d'aide qui permet d'accéder à des informations spécifiques sur cette dernière. ◆ La boîte de dialogue de recherche permet de rechercher des rubriques d'aide par mots-clés. Choisissez Aide, puis sélectionnez Rechercher l'aide sur. ◆ Comment faut-il permet de choisir des rubriques d'aide à partir d'une liste de tâches fréquentes. Choisissez Aide, puis sélectionnez Comment faut-il. ◆ Les tuteurs vous guident dans la réalisation de ces tâches. Choisissez Aide, puis sélectionnez Tuteurs. - Cool Solutions est un magazine Web en ligne dont le but est de vous informer sur tout ce qui concerne GroupWise. Dans ce magazine, vous découvrirez des astuces utiles et des articles thématiques périodiques qui vous donneront tous les détails sur l'utilisation des fonctionnalités de GroupWise. En outre, vous trouverez des ressources, telles que des Cartes d’informations et des démos téléchargeables qui permettent de vous initier à GroupWise. Voici un échantillon de ce que vous allez découvrir : Ouverture du magazine 1 Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM. Accès à l'Aide 5 Cliquez sur Basics pour découvrir les notions fondamentales de GroupWise. Choisissez The Vault pour lire les précédents numéros du magazine. Choisissez Notify me pour être informé lorsqu'un nouvel article consacré à une fonctionnalité est disponible. Cliquez sur Talk to Us et donnez-nous votre avis sur GroupWise. Envoi de vos questions aux experts GroupWise Experts est le forum via lequel vous pouvez poser des questions sur GroupWise. Si vous ne savez pas comment réaliser une tâche dans GroupWise et que vous ne parvenez pas à résoudre votre problème en consultant la documentation, envoyez votre question aux experts. 1 Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM. 2 Choisissez Ask the Experts, puis Ask Us. 3 Cliquez sur Ask the Cool Solutions Experts. 4 Entrez vos informations et votre question. 5 Sélectionnez Send. Téléchargement de ressources à partir de Cool Solutions Sur la page Downloadables, vous trouverez de nombreuses ressources téléchargeables et utilisables dans votre organisation. Vous y trouverez des démos montrant comment utiliser GroupWise, des articles thématiques tirés du magazine, une Carte d’informations, etc. 1 6 Accès à l'Aide Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM. Autres possibilités d'aide 2 Sélectionnez Downloadables. 3 Choisissez l'élément que vous souhaitez télécharger, puis suivez les instructions. - Si vous avez besoin d'une autre aide que celle fournie par l'aide en ligne, par ce guide et par Cool Solutions, contactez votre groupe d'assistance ou l'administrateur de votre système. S'ils ne peuvent résoudre votre problème, ils peuvent contacter le support technique. Accès à l'Aide 7 Utilisation de GroupWise 8 Accès à l'Aide Acceptation Utilisez Accepter pour informer l’expéditeur d’un rendez-vous, d’une note ou d’une tâche que vous êtes disponible. Acceptation d’un rendez-vous, d’une tâche ou d’une note - 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale. 2 Cliquez deux fois sur un rendez-vous, sur une tâche ou sur une note en attente dans une zone de liste Elément ou dans les listes de rendez-vous, de tâches ou de notes. 3 Sélectionnez Accepter. ou Si vous souhaitez envoyer un commentaire à l’expéditeur, sélectionnez Actions, puis Accepter et commenter. Saisissez votre réponse dans la zone de texte Commentaires, puis cliquez sur OK. 4 Si l’élément fait partie d’une définition de date automatique, sélectionnez Toutes les occurrences afin d’accepter toutes les occurrences ou Cette occurrence pour n’accepter que l’occurrence en cours. La fenêtre Informations de l’expéditeur relative à l’élément affiche Accepté et tous les autres commentaires que vous avez ajoutés. Reportez-vous à Info. Le texte de l’élément apparaissant dans votre agenda perd son attribut italique et redevient normal indiquant ainsi que vous avez accepté l’élément. L’élément disparaît de votre boîte Arrivée. Reportez-vous à Filtrage. Informations complémentaires - Comment déterminer si un élément a été accepté GroupWise dispose de deux méthodes vous permettant de connaître les personnes ayant accepté un élément que vous avez envoyé. La première est l’accusé de réception. Les préférences de l’élément vous permettent de recevoir un accusé de réception à chaque fois qu’un destinataire accepte un élément que vous avez programmé. Si vous souhaitez en recevoir un, pour un seul rendez-vous ou pour une seule tâche, vous pouvez le préciser dans Options d'envoi, lors de l’envoi de l’élément. Si le destinataire de votre élément programmé comprend un commentaire mais accepte l’élément, le commentaire apparaîtra dans l’accusé de réception ainsi que dans la fenêtre Informations de la boîte Départ. Vous pouvez également connaître les personnes ayant accepté les rendez-vous, les tâches et les notes en consultant la fenêtre Informations. Ouvrez la boîte Départ, puis cliquez deux fois sur l’élément à propos duquel vous souhaitez obtenir des informations. La fenêtre Informations répertorie les personnes ayant accepté ou refusé votre rendez-vous, votre tâche ou votre note et celles n’ayant pas répondu. Si le destinataire a ajouté un commentaire, celui-ci apparaît également. Reportez-vous à Info. Acceptation 9 Adresses personnelles Utilisez la section Adresses personnelles du Carnet d'adresses pour classer les entrées concernant des individus ou des groupes à qui vous envoyez des messages, et pour en ajouter. Les adresses sont stockées dans une même liste, ce qui vous évite de les rechercher dans tout le Carnet d'adresses. - Ajout d'un nom externe à la liste des adresses personnelles 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Envoi, puis sélectionnez Carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Adresses personnelles. 3 Sélectionnez Ajouter. 4 Complétez les champs de l'entrée. Vous devez entrer au moins un nom et une adresse électronique. 5 Cliquez à deux reprises sur OK. Si le nom que vous venez de saisir est identique à celui d'une autre entrée, GroupWise vous invite à modifier l'un des deux noms pour que chacun puisse être utilisé. - Copie d'une entrée système dans la liste des adresses personnelles 10 Adresses personnelles 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses. 2 Choisissez Utilisateur, Ressources ou Groupes publics. 3 Sélectionnez un nom. 4 Faites-le glisser vers le bouton Adresses personnelles. 5 Cliquez sur OK. Modification d'une adresse personnelle - Suppression d'une adresse personnelle 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Adresses personnelles. 3 Sélectionnez un nom, puis choisissez Modifier. 4 Modifiez l'adresse. 5 Cliquez à deux reprises sur OK. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Adresses personnelles. 3 Choisissez un nom, une ressource ou un groupe. 4 Sélectionnez Supprimer, puis Oui. 5 Cliquez sur OK. - Agenda Utilisez Agenda pour gérer des éléments planifiés, par exemple des rendez-vous, des dossiers ou des projets, des notes et des tâches. Concepts - Fonctions de l'agenda Une vue d'agenda peut être constituée des listes des rendez-vous, des dossiers/projets, des notes, des tâches, d'agendas mensuels, de zones de texte, d'objets OLE, de graphiques, de films et de listes d'éléments. Reportez-vous à OLE et à Editeur de vue GroupWise. Liste des rendez-vous Agendas mensuels Liste des notes Liste des tâches Liste locale Mandataire Agenda 11 Vous pouvez visualiser votre agenda au format quotidien, hebdomadaire, annuel ou projet/dossier, ou créer votre propre vue d'agenda. La liste locale Agenda vous permet de sélectionner la vue que vous désirez utiliser. La liste locale Agenda vous permet de visualiser les éléments planifiés dans différents formats. - - Lecture d'un élément Replanification d'éléments Vous pouvez lire un élément dans toutes les vues d'agenda, sauf la vue Année. 1 Choisissez la liste locale Agenda de la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue d'agenda. 2 Cliquez deux fois sur l'élément que vous désirez ouvrir. 1 Choisissez la liste locale Agenda de la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue d'agenda constituée d'une liste de rendez-vous et d'un agenda mensuel. Utilisez l'agenda mensuel pour passer à une autre date. Vous pouvez replanifier des éléments pour un autre jour dans une vue d'agenda, par exemple Projets du jour. 12 Agenda 2 Choisissez la date du rendez-vous dans l'agenda mensuel. 3 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez replanifier dans la liste des rendez-vous, des notes ou des tâches. 4 Déplacez cet élément vers un jour différent de l'agenda mensuel en le faisant glisser. ou Pour modifier l'heure d'un rendez-vous, déplacez celui-ci vers une autre heure de la liste des rendez-vous en le faisant glisser. Reportez-vous à Modification de la durée d'un rendez-vous, plus loin dans cette section. Si vous replanifiez un élément personnel, GroupWise le déplace vers le nouveau jour. Si vous replanifiez un élément de groupe, une boîte de dialogue apparaît ; elle vous permet de rechercher des plages disponibles ou de modifier l'élément. Si vous sélectionnez Oui, GroupWise ouvre la vue de rendez-vous que vous pouvez modifier ; vous pouvez également cliquer sur Occupé ? afin de rechercher des plages disponibles pour la nouvelle heure de rendez-vous. Sélectionnez Envoyer de façon à ce que GroupWise replanifie l'élément pour chaque personne. Les utilisateurs que vous avez planifiés peuvent accepter ou refuser cette nouvelle heure. Si vous choisissez Non, GroupWise replanifie automatiquement le rendez-vous pour chaque utilisateur. IMPORTANT : vous ne pouvez replanifier un élément de groupe que si vous l'avez initialement planifié. Informations complémentaires - Modification de la durée d'un rendez-vous Dans la zone de liste Rendez-vous, vous pouvez modifier la durée d'un rendez-vous (par exemple, d'une à deux heures). Modifiez la durée du rendez-vous en faisant glisser la poignée à la fin de ce dernier vers la nouvelle heure de fin. Faites glisser la poignée à la fin du rendez-vous vers la nouvelle heure de fin pour prolonger ce rendez-vous. Agenda annuel La vue Agenda annuel affiche votre agenda en mode annuel ; elle indique les jours auxquels des éléments sont associés. Pour visualiser les activités d'un jour donné, cliquez deux fois sur ce jour pour afficher la vue d'agenda par défaut. Agenda 13 Les flèches à côté d'une année vous permettent d'en afficher une autre. Aide Utilisez l'Aide en ligne pour apprendre à utiliser GroupWise sans avoir à consulter la documentation. - Utilisation du menu Aide 1 Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez une option. Affiche une liste des titres principaux de l'Aide. Affiche une liste des tâches courantes. Permet de rechercher un mot ou une phrase spécifique. Affiche une liste de mini-didacticiels qui vous guident dans l'utilisation des fonctions. Permet d'accéder à l'Aide contextuelle. Affiche des informations sur votre version de GroupWise. - Utilisation des boutons de la fenêtre d'Aide Les boutons situés dans les fenêtres d'Aide permettent d'accéder rapidement aux rubriques. 1 14 Aide Ouvre le Manuel des macros en ligne de GroupWise. Choisissez un bouton. Liste des rubriques ouvertes pendant la session en cours. Affiche une liste des titres principaux de la fonction d'Aide. Permet de revenir en arrière dans les rubriques déjà affichées de la session en cours. Imprime la rubrique d'Aide en cours. Quitte l'Aide de GroupWise et revient à l'application. Permet de rechercher un mot ou une phrase spécifique. 2 Utilisation des liens hypertexte Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer pour fermer la fenêtre d'Aide. - Utilisation des définitions locales Les termes comportant des liens hypertexte sont des phrases ou des mots soulignés par un trait continu. Lorsque vous choisissez un terme de ce type, l'Aide passe automatiquement à la rubrique contenant les informations sur cette phrase ou ce mot. 1 Choisissez n'importe quel terme comportant un lien hypertexte pour afficher la rubrique correspondante. 2 Pour revenir à la fenêtre d'Aide de départ, utilisez le bouton Précédent. 1 Choisissez une phrase ou un mot souligné par un trait en pointillés pour faire apparaître une définition locale. - Aide 15 Choisissez un terme souligné en pointillés pour afficher la définition locale du glossaire. 2 - Utilisation de l'Aide contextuelle Une fois que vous avez lu la définition, cliquez n'importe où pour la fermer. Dans GroupWise, vous pouvez accéder à l'Aide contextuelle sur une fonction spécifique depuis les vues d'élément, les fenêtres, etc. Vous pouvez accéder à l'Aide contextuelle même pour les options et les éléments provisoirement grisés (inactifs). 1 Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Qu'est-ce que. Le pointeur se transforme en flèche accompagnée d'un point d'interrogation. Si le pointeur se transforme en point d'interrogation barré, cela signifie que l'Aide en ligne ne contient aucune rubrique sur l'option désignée. 2 Cliquez sur une option de menu, de boîte de dialogue ou sur n'importe quelle partie d'une fenêtre pour afficher une rubrique d'Aide. Le pointeur en forme de point d'interrogation permet d'accéder à l'Aide contextuelle. Pour de plus amples informations, vous pouvez également sélectionner Aide dans n'importe quelle boîte de dialogue. - Utilisation de tuteurs 16 Aide Vous pouvez sélectionner un mini-didacticiel qui vous guide dans la réalisation d'une tâche de GroupWise. 1 Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Tuteurs. 2 Sélectionnez un tuteur, puis choisissez OK. 3 Suivez les indications qui apparaissent à l'écran. Archivage Utilisez Archiver pour déplacer des éléments de votre boîte aux lettres dans votre base de données d’archivage. Vous pouvez archiver des éléments pour conserver de l’espace de stockage sur le serveur réseau sans supprimer d'informations importantes. Concepts - Conservation d’un espace de stockage sur le serveur de fichiers Vous pouvez archiver des éléments dans un répertoire réservé à cet effet sur votre disque dur, sur une disquette ou dans un répertoire du réseau pour conserver un espace de stockage sur le serveur de fichiers réseau sans supprimer d’informations importantes. Augmentation du niveau de confidentialité Pour augmenter le niveau de confidentialité d’éléments, vous pouvez les archiver. Par exemple, les mandataires ne peuvent pas accéder aux éléments archivés sur votre disque dur, à moins qu’ils n’utilisent votre ordinateur. Création du répertoire d’archivage - 1 Dans la fenêtre principale, choisissez Fichier, puis Préférences. 2 Sélectionnez Emplacement des fichiers. 3 Dans la zone de texte Répertoire d'archivage, entrez le chemin d’accès. ou pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire. Cliquez sur Choisissez un répertoire d’archivage, puis cliquez sur OK. Archivage d’un élément 4 Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Agenda, puis sélectionnez un élément. 2 Activez le menu Actions, puis choisissez Archiver. - L’élément est supprimé de votre boîte Arrivée ou Départ, ou de votre agenda ; il est ensuite placé dans votre base de données d’archivage. Lecture d’un élément archivé - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda. 2 Ouvrez le menu Fichier, puis choisissez Archives. IMPORTANT : lorsque vous utilisez votre boîte aux lettres d’archivage, vous ne pouvez pas envoyer d’éléments ni créer de règles. Le contenu de la base de données d’archivage est indiqué dans la zone de liste Elément ou dans les listes de rendez-vous, de tâches ou de notes. Archivage 17 - Annulation de l’archivage d’un élément 3 Sélectionnez l’élément archivé, puis activez le menu Actions. Choisissez ensuite l’option Lire pour ouvrir cet élément. 4 Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé. 5 Activez le menu Fichier, puis choisissez Archives pour fermer vos archives et retourner dans votre boîte aux lettres. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda. 2 Activez le menu Fichier, puis choisissez Archives. Les éléments archivés apparaissent dans la zone de liste Elément ou dans les listes de rendez-vous, de tâches ou de notes. 3 Sélectionnez ou ouvrez les éléments. 4 Activez le menu Actions, puis choisissez Archiver. IMPORTANT : l’élément précédemment archivé sera extrait de l'archivage. GroupWise déplace l’élément dans son dossier d’origine. 5 - Informations complémentaires Activez le menu Fichier, puis sélectionnez Archives pour fermer vos archives et retourner dans votre boîte aux lettres. Mandataires et droits d’archivage En général, vous n’octroyez pas aux mandataires le droit d’archiver les éléments de votre boîte Arrivée ou Départ. Dans le cas contraire, ils peuvent archiver des éléments de votre boîte aux lettres sur leur disque dur ; vous n’avez alors plus accès à ces éléments. Si vous souhaitez partager l’accès à votre base de données d’archivage avec vos mandataires, vous pouvez archiver les éléments sur une unité réseau commune. Pour choisir l’emplacement de cette base de données, reportez-vous à Paramétrage de l'emplacement des fichiers. Comparaison d’Archiver et d'Enregistrer L'archivage vous permet de stocker des éléments au format GroupWise sur le disque dur de votre ordinateur ou dans un répertoire personnel créé sur le réseau. L’élément archivé est déplacé de votre boîte aux lettres dans la base de données d’archivage indiquée. L'enregistrement vous permet de stocker des éléments en tant que fichiers texte dans un répertoire créé sur votre propre disque dur ou sur le réseau. Cette opération laisse l’élément d’origine dans votre boîte aux lettres et enregistre une autre copie dans un fichier texte, dans le répertoire spécifié. 18 Archivage Les éléments archivés sont utilisés au format GroupWise ; ils ne peuvent être lus que via GroupWise. Cependant, les fichiers texte non protégés peuvent être lus par les utilisateurs non autorisés dans un traitement de texte. Suppression d’un élément archivé Lorsque vous supprimez un élément archivé, il est placé dans la corbeille des archives, qui doit être vidée manuellement. Barre d’outils Utilisez la barre d’outils pour accéder facilement aux commandes, aux macros ou aux applications que vous employez régulièrement. Vous pouvez disposer d'une barre d’outils différente pour chaque type de vue. Création ou modification de barres d’outils - 1 Veillez à afficher la barre d’outils, puis sélectionnez le menu Visual.. Choisissez ensuite Préférences. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur cette barre d’outils, puis sélectionner Préférences. 2 Choisissez Créer et entrez un nom pour la barre d’outils. Cliquez ensuite sur OK. ou Dans la zone de liste Barres d’outils disponibles, sélectionnez une barre d’outils, puis choisissez Modifier. Activez la fonction ou le sous-menu sélectionné. Exécutez la séquence de touches indiquée. Exécutez un autre programme. Exécutez la macro sélectionnée. Déplacez les séparateurs sur la barre d’outils en les faisant glisser pour séparer des éléments. Barre d’outils 19 3 Cliquez sur Une fonction du programme, puis sélectionnez une catégorie de fonctions et la fonction souhaitée. Choisissez ensuite Ajouter un bouton. ou Cliquez sur Une séquence de touches, puis indiquez les combinaisons de touches que le bouton doit exécuter. Sélectionnez ensuite Ajouter une séquence. ou Choisissez Un programme, puis Sélectionner un fichier. Cliquez ensuite sur le fichier exécutant le programme et sur OK. ou Sélectionnez Une macro, puis Ajouter une macro. Indiquez le nom de fichier et l'emplacement de la macro devant être exécutée par le bouton. Cliquez ensuite sur OK. Si le nombre de boutons ajoutés excède celui des boutons pouvant être affichés, utilisez les barres de défilement pour visualiser la rangée de boutons suivante. 4 Répétez l’étape 3 jusqu'à ce que vous ayez ajouté, sur la barre d’outils, les boutons de la totalité des fonctions, des scripts, des programmes et des macros souhaités. IMPORTANT : vous pouvez être amené à déplacer la boîte de dialogue Editeur de barres d’outils pour visualiser l’intégralité de la barre d’outils. La boîte de dialogue Editeur de barres d’outils doit rester ouverte pour que vous puissiez suivre les autres étapes. - Affichage ou masquage d'une barre d’outils 5 Déplacez un bouton de la barre d’outils en le faisant glisser vers l'emplacement souhaité. 6 Supprimez un bouton de cette barre en le faisant glisser. 7 Déplacez un séparateur sur la barre d’outils en le faisant glisser vers l'emplacement souhaité. 8 Une fois la barre d’outils créée, cliquez sur OK pour quitter l'éditeur de barres d’outils. Pour afficher ou masquer une barre d’outils dans une vue ou dans une fenêtre, procédez comme suit : 1 20 Barre d’outils Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Barre d’outils. Une fois la barre d’outils affichée, vous pouvez cliquer sur l'un de ses boutons non grisés. La barre d’outils en cours apparaît dans la fenêtre ou dans la vue jusqu'à ce que vous choisissiez de nouveau Barre d’outils. Si vous quittez et redémarrez GroupWise, la barre d’outils en cours reste affichée. Une barre d’outils spécifique à l'utilisation de chaque fenêtre ou vue est affichée. Vous pouvez la personnaliser, si vous le souhaitez. Sélection d'une barre d’outils - 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. GroupWise n'affiche que les barres d’outils applicables à la vue ou à la fenêtre en cours. 2 Personnalisation des boutons Dans la zone de liste Barres d’outils disponibles, sélectionnez le nom de la barre d’outils que vous désirez utiliser, puis choisissez Sélectionner. Vous pouvez personnaliser le texte et les graphiques des boutons de la barre d’outils, et modifier les bulles d'aide de ces boutons. 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis Préférences. CONSEIL : vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la barre d’outils, puis sélectionner Préférences. 2 Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis cliquez sur Modifier. IMPORTANT : vous pouvez être amené à déplacer la boîte de dialogue Editeur de barres d’outils pour visualiser l’intégralité de la barre d’outils. 3 Cliquez deux fois sur le bouton que vous désirez personnaliser. Indiquez le texte apparaissant sur le bouton. Spécifiez la bulle d'aide apparaissant lorsque vous positionnez le pointeur de la souris sur le bouton. Sélectionnez Modifier pour modifier le graphique du bouton. 4 Dans la zone Texte du bouton, entrez le texte devant apparaître sur le bouton Commande. 5 Dans la zone de texte Message d'aide, entrez le texte devant apparaître sous forme de bulle d'aide. 6 Sélectionnez Modifier pour modifier le graphique du bouton dans l'éditeur d'image de la barre d’outils. Reportez-vous ci-après à Modification des graphiques d'une barre d’outils. 7 Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter l'éditeur de barres d’outils. Barre d’outils 21 Modification des graphiques d'une barre d’outils Un graphique par défaut est attribué à tous les boutons. Vous pouvez personnaliser ce bitmap ou créer le vôtre. 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Préférences. Sélectionnez ensuite la barre d’outils que vous désirez modifier. 2 Sélectionnez Modifier, cliquez deux fois sur le bouton que vous souhaitez personnaliser, puis choisissez de nouveau Modifier. Cliquez sur Annuler pour annuler les modifications apportées. Sélectionnez Copier pour copier un graphique dans le Presse-papiers. Choisissez ces couleurs pour modifier le bitmap. Choisissez Coller pour coller le contenu du Presse-papiers dans l'éditeur d'image. Les cinq dernières modifications sont affichées dans le bouton exemple. Sélectionnez Effacer pour supprimer l'intégralité du bitmap et conserver un bouton vierge à utiliser ultérieurement. Sélectionnez Rouleau pour changer la couleur de certaines parties de la même couleur. Choisissez Pinceau pour modifier un point du bitmap à la fois. 3 Modifiez l'image par défaut ou créez-en une. 4 Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils. Définition des caractéristiques de démarrage d'une application Vous pouvez indiquer la ligne de commande et le répertoire de travail des boutons permettant de lancer des applications. 22 Barre d’outils 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis Préférences. 2 Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis cliquez sur Modifier. 3 Cliquez deux fois sur le bouton de l'application dont vous désirez définir les caractéristiques de démarrage. 4 Sélectionnez Caractéristiques, puis indiquez la ligne de commande de cette application. 5 Spécifiez le répertoire de travail de cette application. 6 Choisissez Réduire à l'exécution si vous voulez la mettre sous forme d'icône lors de son ouverture. 7 Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils. Modification des scripts du clavier Vous pouvez modifier le texte des scripts du clavier pour les boutons les exécutant. Définition de l'aspect de la barre d’outils 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis Préférences. 2 Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis sélectionnez Modifier. 3 Cliquez deux fois sur le bouton du script de clavier que vous désirez modifier. 4 Sélectionnez Caractéristiques, puis modifiez le texte dans la zone de texte Script. 5 Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils. 1 Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis Préférences. 2 Cliquez sur Options. 3 Dans la zone de liste Type de police, choisissez la police à afficher sur les boutons. 4 Dans la zone de liste Taille de la police, choisissez la taille de la police à afficher sur les boutons. 5 Indiquez si vous désirez afficher la barre d’outils sous forme de texte uniquement, d'image uniquement, ou de texte et d'image. 6 Sélectionnez une option de la zone de groupe Emplacement pour positionner la barre d’outils sur l'écran. - Haut permet de positionner horizontalement la barre d’outils dans la partie supérieure de l'écran, sous la barre de menus. Bas permet de positionner horizontalement la barre d’outils dans la partie inférieure de l'écran. Gauche permet de positionner verticalement la barre d’outils à gauche de l'écran. Droite permet de positionner verticalement la barre d’outils à droite de l'écran. Palette permet de placer tous les boutons dans une fenêtre que vous pouvez déplacer et dimensionner. 7 Dans la zone de texte Nombre maximal de lignes/colonnes à afficher, spécifiez le nombre de lignes et de colonnes de la barre d’outils que vous souhaitez afficher dans la vue. La valeur maximale est trois. Barre d’outils 23 Plus le nombre de lignes et de colonnes indiqué est grand, plus la barre d’outils occupe de l'espace sur votre écran. Si vous choisissez Palette, cette option est grisée. 8 Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils. Boîte Arrivée Utilisez la boîte Arrivée pour ouvrir, lire, supprimer et afficher des informations concernant les éléments entrants. - Concepts Boîte aux lettres GroupWise Tous vos éléments entrants ou sortants sont enregistrés sur le réseau dans votre boîte aux lettres GroupWise. Comme une boîte aux lettres de bureau, la boîte aux lettres GroupWise peut être divisée en trois sections : un casier pour les éléments sortants, un autre pour les éléments entrants et un troisième pour vos éléments personnels. La boîte Arrivée vous permet de visualiser les éléments entrants. Zones de liste de la boîte Arrivée La boîte Arrivée comprend deux zones de liste : une pour les éléments et l'autre pour les dossiers. La zone de liste Elément vous permet de visualiser les éléments entrants. La zone de liste Dossier affiche tous vos dossiers. Vous pouvez déplacer des éléments dans les dossiers pour classer votre courrier. Reportez-vous à Dossiers. Colonnes de la zone de liste Elément Les colonnes de la zone de liste Elément contiennent des informations sur les éléments entrants. Vous pouvez modifier les colonnes pour personnaliser l’apparence de votre liste Elément. Reportez-vous à Informations complémentaires dans cette section. La colonne Expéditeur contient la liste des expéditeurs des éléments entrants. La colonne Objet contient le texte de la zone Objet d'élément. La colonne Date contient la date et l'heure de réception des éléments. Les icônes indiquent le type d'élément. - Lecture d'un élément 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée. Tous les nouveaux éléments entrants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. 24 Boîte Arrivée Lorsque vous ouvrez votre boîte Arrivée, le dossier Boîte aux lettres est automatiquement sélectionné. 2 Cliquez deux fois sur l'élément que vous souhaitez lire. 3 Une fois la lecture de l'élément terminée, sélectionnez Fermer. GroupWise ferme automatiquement tous les éléments que vous acceptez ou refusez, et les filtre depuis votre boîte Arrivée. Reportez-vous à Acceptation, Refus et Filtrage. Suppression d'un élément - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée. 2 Sélectionnez l'élément à supprimer, cliquez sur le menu Actions, puis choisissez Supprimer. L'élément n'apparaît plus dans la boîte Arrivée. Toutefois, vous pouvez encore le visualiser dans la Corbeille tant que celle-ci n'est pas vidée. Informations complémentaires - Indicateurs de boîte Arrivée La boîte Arrivée contient des indicateurs permettant de définir le type d'élément, ainsi que son utilisation. Le tableau suivant décrit chaque indicateur : Indicateur Signification... Message non ouvert/ouvert et et Rendez-vous non ouvert/ouvert et Tâche non ouverte/ouverte et Note non ouverte/ouverte et Message téléphonique non ouvert/ouvert Fichier joint Commentaires vocaux joints icône d'élément rouge Priorité élevée icône d'élément grise Priorité faible flèche double Réponse requise Informations à propos d'un élément La fenêtre Informations vous permet de connaître la date d'envoi d'un élément entrant, le nom des autres destinataires, ainsi que les options d'envoi choisies par l'expéditeur. Reportez-vous à Info. Organisation des titres de colonnes Vous pouvez trier les colonnes dans la zone de liste Elément selon différents critères, inverser l'ordre de tri et supprimer définitivement des colonnes. Tâche Etapes Conseils Tri à partir Cliquez sur le menu Visual., puis La liste est triée en Boîte Arrivée 25 Tâche Etapes Conseils d'une autre colonne choisissez Tri pour ouvrir la boîte de fonction de l'en-tête de dialogue Tri. Sélectionnez l’élément colonne sélectionné. devant servir de critère de tri, puis sélectionnez OK. Inversion de l'ordre de tri Cliquez sur le menu Visual., puis choisissez Tri pour ouvrir la boîte de dialogue Tri. Sélectionnez Descendant, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tri. Déplacement d'une colonne Faites glisser l’en-tête de la colonne vers un nouvel emplacement sur le rang d'en-tête. Elargissement d'une colonne Faites glisser la ligne séparant les deux colonnes pour agrandir la colonne. Suppression de colonne Faites glisser l’en-tête de la colonne hors du rang d’en-tête. Restauration des titres supprimés Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rang d’en-tête à l’endroit où il manque un titre de colonne, puis choisissez dans le menu rapide le titre que vous souhaitez restaurer. Le paramètre de tri par défaut est l’ordre croissant (du premier au dernier). Lorsque vous positionnez le pointeur sur la ligne, il prend la forme d'une flèche à deux pointes. Les titres supprimés sont restaurés. Les autres modifications, comme la largeur des colonnes ou l'ordre de tri, ne sont pas annulées. Filtrage d'éléments Vous pouvez filtrer les éléments de manière à ce que seuls certains types soient affichés. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les éléments que vous n'avez pas ouverts ou acceptés. Reportez-vous à Filtrage. Barre de fractionnement Vous pouvez cliquer sur la barre de fractionnement et la faire glisser pour agrandir la zone de liste Dossier ou la zone de liste d'élément. Utilisez la barre de fractionnement pour agrandir la zone de liste Dossier ou la zone de liste d'élément. 26 Boîte Arrivée Dossiers par défaut GroupWise dispose de quatre dossiers par défaut. Le dossier contenant votre nom est le dossier parent principal. Il regroupe tous les autres dossiers. Le dossier Boîte aux lettres contient les nouveaux éléments entrants ou sortants. Le dossier Agenda contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le dossier Armoire contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de supprimer les dossiers par défaut. Boîte Départ Utilisez la boîte Départ pour afficher, lire, retirer ou obtenir des informations sur des éléments que vous envoyez à d'autres utilisateurs. Concepts - Boîte aux lettres GroupWise Tous vos éléments entrants ou sortants sont enregistrés sur le réseau dans votre boîte aux lettres GroupWise. Comme une boîte aux lettres de bureau, votre boîte aux lettres GroupWise peut être divisée en trois casiers : un pour les éléments sortants, un autre pour les éléments entrants et un troisième pour les éléments personnels. La boîte Départ vous permet de visualiser les éléments sortants. Zones de liste de la boîte Départ La boîte Départ comprend deux zones de liste : une pour les éléments et l'autre pour les dossiers. La zone de liste Elément vous permet de visualiser les éléments que vous avez envoyés. La zone de liste Dossier affiche tous vos dossiers. Vous pouvez déplacer des éléments dans des dossiers pour classer votre courrier. Pour en savoir plus, reportez-vous à Dossiers. Zone de liste Dossier Zone de liste Elément Colonnes de la zone de liste Elément Les colonnes de la zone de liste Elément contiennent des informations sur les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez modifier les colonnes pour personnaliser l’affichage de la liste Elément. Pour en savoir plus, reportez-vous à Informations complémentaires dans cette section. Indique la date et l'heure d’envoi de l'élément. Répertorie les destinataires. Les icônes indiquent le type d'élément. Répertorie les types d'éléments que vous envoyez. Répertorie le texte de la zone Objet de l'élément. Lecture d'un élément - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ. Boîte Départ 27 Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est automatiquement sélectionné. - Nouvel envoi d'un élément 2 Sélectionnez l'élément, cliquez sur le menu Actions, puis sur Lire. 3 Une fois la lecture de l'élément terminée, sélectionnez Fermer. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ. Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est automatiquement sélectionné. 2 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez renvoyer. 3 Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Réenvoyer pour ouvrir l'élément. Vous pouvez modifier l'élément à votre convenance, par exemple en changeant les adresses, l’objet, le message, les heures de début et de fin, les options, etc. 4 Cliquez sur Envoyer. La boîte de dialogue Réenvoyer apparaît et vous invite à retirer l'élément d'origine. 5 Cliquez sur Oui si vous souhaitez retirer l'élément d'origine ou sur Non pour ignorer ce message. Une fois que vous avez sélectionné Oui ou Non, l'élément révisé est renvoyé. S'ils n'ont pas encore été ouverts, les messages retirés peuvent être supprimés seulement de la boîte Arrivée du destinataire. Les notes, les tâches et les rendez-vous peuvent être retirés à tout moment. - Suivi d'un élément 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ. Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est automatiquement sélectionné. 2 Cliquez deux fois sur l'élément à suivre. La fenêtre Informations affiche la liste des destinataires des éléments et de l'utilisation qu'ils en ont fait (ouverture, réalisation ou suppression). Pour en savoir plus, reportez-vous à Info. - Retrait d'un élément 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ. Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est automatiquement sélectionné. 28 Boîte Départ 2 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez retirer. 3 Cliquez sur le menu Actions, puis choisissez Supprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Supprimer l'élément. 4 Sélectionnez Toutes les boîtes Arrivée pour retirer l'élément de la boîte Arrivée des destinataires et le laisser dans votre boîte Départ. ou Sélectionnez Toutes les boîtes aux lettres pour supprimer l'élément de la boîte Arrivée des destinataires et de votre boîte Départ. IMPORTANT : les messages électroniques et téléphoniques ouverts par les destinataires ne sont pas supprimés. Les tâches, les notes et les rendez-vous peuvent être retirés à tout moment. 5 Informations complémentaires Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Supprimer l'élément et pour retirer l'élément. - Organisation des titres de colonnes Vous pouvez trier les colonnes dans la zone de liste Elément en fonction de différents critères, inverser l'ordre de tri et supprimer des colonnes définitivement. Tâche Etapes Conseils Tri à partir d'une autre colonne Le critère de tri par Cliquez sur le menu Visual., puis sélectionnez Tri pour ouvrir la boîte défaut est Trier par date. de dialogue correspondante. Sélectionnez l’élément devant servir de critère de tri, puis cliquez sur OK. Inversion de l'ordre de tri Cliquez sur le menu Visual., puis sélectionnez Tri pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Sélectionnez Descendant, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Tri. Déplacement d'une colonne Faites glisser l’en-tête de la colonne vers un nouvel emplacement sur la ligne d'en-tête. Elargissement d'une colonne Faites glisser la ligne séparant les deux colonnes pour agrandir la colonne. Suppression d'une colonne Faites glisser l’en-tête de la colonne à partir de la ligne d’en-tête. Le paramètre par défaut est l’ordre croissant (du premier au dernier). Lorsque vous positionnez le pointeur sur la ligne, il prend la forme d'une flèche à deux pointes. Boîte Départ 29 Tâche Etapes Restauration des Cliquez avec le bouton droit de la titres supprimés souris sur la ligne d’en-tête à l’endroit où il manque un titre de colonne, puis choisissez dans le menu local le titre que vous souhaitez restaurer. Conseils Les titres supprimés sont restaurés. Les autres modifications, comme la largeur des colonnes ou l'ordre de tri, ne sont pas annulées. Barre de fractionnement Vous pouvez faire glisser la barre de fractionnement pour agrandir les zones de liste Dossier ou Elément. Utilisez la barre de fractionnement pour agrandir les zones de liste Dossier ou Elément. Filtrage d'éléments Vous pouvez filtrer les éléments de manière à ce que seuls certains types apparaissent. Par exemple, vous pouvez n'afficher que les rendez-vous que vous avez envoyés. Pour en savoir plus, reportez-vous à Filtrage. Dossiers par défaut GroupWise comprend quatre dossiers par défaut. Le dossier portant votre nom est le dossier parent principal. Il comprend tous les autres dossiers. Le dossier de la boîte aux lettres est le lieu de stockage des nouveaux éléments entrants ou sortants. Le dossier Agenda contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le dossier Armoire contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de supprimer les dossiers par défaut. Carnet d’adresses Utilisez le Carnet d’adresses lorsque vous ne connaissez pas les ID des utilisateurs, lorsque vous devez adresser un élément à plusieurs utilisateurs ou lorsque vous souhaitez créer un groupe personnel. Vous pouvez également ajouter le nom des utilisateurs et des ressources fréquemment utilisés dans les adresses personnelles. Reportez-vous à Adresses personnelles. Le Carnet d’adresses comprend la liste des utilisateurs, les zones Envoyer à, Copie carbone et Copie masquée, ou une zone Itinéraire si vous créez une liste de distribution ordonnée. Vous pouvez trier la liste des utilisateurs par prénom, nom de famille ou par ID d’utilisateur. Vous pouvez sélectionner les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer l’élément et placer leur ID dans la zone appropriée. Lorsque vous sélectionnez 30 Carnet d’adresses OK, GroupWise transfert ces ID d’utilisateurs vers les zones d’adresses correspondantes dans l’élément. Bouton Adresses externes Stocke les adresses fréquemment utilisées. Zone Dest. Zone de liste Zone CC Zone CM Concepts - Les zones d’adresse Dest., CC et CM sont les trois zones d’adresse que vous trouverez dans GroupWise. Leur fonction est expliquée ci-dessous. Dest. permet d’indiquer l’adresse des destinataires principaux. Vous devez placer au moins un nom dans cette zone pour envoyer un élément. Les utilisateurs dont l’adresse apparaît dans la zone Dest. reçoivent l’élément tel qu’il est envoyé. CC permet d’indiquer aux destinataires l’adresse de copies carbone. Les destinataires CC sont les utilisateurs susceptibles de tirer profit des informations de l’élément, mais qui n’en sont pas directement responsables. Les utilisateurs dont l’adresse apparaît dans la zone CC reçoivent une copie du message envoyé aux destinataires principaux. CM permet d’indiquer aux destinataires l’adresse d’une copie masquée. Les destinataires d’une copie masquée reçoivent une copie de l’élément envoyé aux destinataires principaux. Cependant, seuls l’expéditeur et les destinataires d’une copie masquée savent qu’une copie masquée a été envoyée. Les destinataires d’une copie masquée ne sont, en outre, pas informés de l’existence d’autres destinataires d’une copie masquée. Groupes GroupWise vous permet d’utiliser deux types de groupes pour adresser un élément : les groupes publics et les groupes personnels. Les groupes publics sont créés par l’administrateur du système et ne peuvent pas être modifiés. Vous créez en revanche les groupes personnels et vous pouvez les modifier ou les supprimer. Reportez-vous à Groupe. Ressources Les ressources sont des éléments pouvant être programmés à des fins différentes. Il peut s’agir d’un élément quelconque, allant d’une salle à un rétroprojecteur ou à une voiture. L’administrateur du système définit les ressources en leur donnant un nom d’identification et en leur affectant un utilisateur comme propriétaire. Carnet d’adresses 31 L’utilisateur possédant la ressource peut en être le mandataire ; il recevra donc toutes les demandes et les acceptera ou les refusera. - Adressage d’un élément 1 Dans la fenêtre principale, choisissez, dans la liste locale des vues d’éléments, la vue que vous souhaitez envoyer. 2 Saisissez l’ID des utilisateurs dans la zone de texte Dest. Séparez les ID par une virgule (par exemple, SAMK,BETSYG). Passez à l’étape 7. ou Si vous ne connaissez pas les ID des utilisateurs, passez à l’étape 3 afin d’utiliser le Carnet d’adresses. 3 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses. 4 Saisissez le nom de l’utilisateur en séparant le nom du prénom par une virgule, ou faites défiler la liste pour trouver la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un élément. Lorsque vous faites défiler la zone déroulante, les lettres apparaissent, vous permettant de vous situer dans la liste. 5 Sélectionnez l’ID de l’utilisateur, puis Dest. Si vous souhaitez envoyer une copie carbone ou une copie masquée à un autre utilisateur, sélectionnez l’ID de cet utilisateur, puis choisissez CC ou CM. Pour supprimer un nom de la zone Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée, cliquez deux fois sur ce nom. 6 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et retourner à l’élément. Les ID des utilisateurs apparaîtront dans les zones d’adresses appropriées. 7 Vous pouvez modifier la zone Exp. en saisissant le texte devant ou derrière votre nom. Votre nom apparaîtra entre parenthèses lors de la réception du message. - Adressage d’un élément distribué 32 Carnet d’adresses 8 Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Sélectionnez le menu local Envoyer le message ou Tâche, puis la vue de groupe de votre choix. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Distribution ordonnée. 3 Choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses. 4 Cliquez deux fois sur les utilisateurs dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’ils reçoivent l’élément. 5 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et placer les noms dans la zone Itinéraire de l’élément. Adressage d’un élément à un groupe 6 Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Dans la fenêtre principale, choisissez, dans la liste locale des vues d’éléments, la vue que vous souhaitez envoyer. 2 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses. 3 Sélectionnez Groupes publics ou Adresses personnelles. - Les groupes publics sont créés par l’administrateur du système, mais vous pouvez également créer vos propres groupes personnels. Reportez-vous à Groupe. Groupes publics Adresses personnelles 4 Cliquez deux fois sur un groupe pour le placer dans la zone Envoyer à. 5 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et pour retourner à la vue de l’élément. Le groupe apparaît dans la zone Dest. de la vue de l’élément. Programmation de ressources 6 Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Sélectionnez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis choisissez Réunion. 2 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses. 3 Sélectionnez Ressources pour ouvrir la zone de liste Ressources. 4 Cliquez deux fois sur les ressources dont vous avez besoin pour la réunion. 5 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et pour retourner à la vue de l’élément. - Les ressources que vous avez sélectionnées sont placées dans la zone Dest. avec les utilisateurs. Si vous avez réservé une salle de conférence et que l’administrateur du système l’a définie comme un lieu, sa description apparaîtra dans la zone Lieu. Carnet d’adresses 33 - Informations complémentaires Adresse externe Sélectionnez ce bouton dans le Carnet d’adresses lorsque vous envoyez des éléments aux utilisateurs sur d’autres systèmes de messagerie via une ou plusieurs passerelles. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un élément à un utilisateur de l’Internet, sélectionnez Adresses externes, puis saisissez l’adresse de la passerelle de cet utilisateur. Reportez-vous au guide spécifique des passerelles GroupWise pour de plus amples informations sur la passerelle que vous utilisez. Info Info vous permet de visualiser des informations à propos d’un utilisateur répertorié dans le Carnet d’adresses. Pour visualiser ces informations, sélectionnez l’utilisateur en question, puis choisissez Info pour ouvrir la boîte de dialogue Informations sur l’utilisateur. Changement de vue Dans une vue d'élément ou une vue d'agenda, utilisez l'option Changer de vue pour passer à une vue différente. - Changement de vue au cours de la création d'un élément 1 Pour ouvrir une vue d'élément, cliquez deux fois sur le bouton d'icône correspondant dans la fenêtre principale. 2 Cliquez sur le menu Visual., puis sur Changer de vue pour ouvrir la boîte de dialogue Changer de vue. 3 Sélectionnez Groupe ou Personnel(le). 4 Cliquez sur le bouton radio correspondant au type de vue que vous souhaitez afficher, choisissez la vue dans la zone de liste Type de vue, puis cliquez sur OK. Toutes les informations figurant dans la vue ou le calendrier d'origine qui sont prises en charge par la nouvelle vue y sont transférées. 34 Changement de vue Informations complémentaires - Changement de vue au cours de la lecture d'un élément Vous pouvez également changer de vue au cours de la lecture d'un élément, mais vous ne pouvez vous déplacer que d'un type de vue à un autre. Par exemple, si un utilisateur vous envoie un message, vous pouvez vous déplacer d'une vue de message à l'autre, mais pas aller dans une vue de tâche. Changement de vues d'Agenda Lorsqu'une vue d'Agenda est ouverte, vous pouvez changer de vue, mais uniquement pour aller dans une autre vue d'Agenda. Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Changer de vue, tous les boutons radio des types d'éléments sont grisés. Configuration de l’impression Utilisez la fonction Configuration de l'impression pour indiquer à GroupWise l’imprimante que vous souhaitez utiliser ainsi que les marges que vous voulez obtenir sur la page imprimée. Ces paramètres altèrent les éléments que vous imprimez. Pour plus d’informations sur l’impression de votre agenda, reportez-vous à Utilisation de l'option Impression de l'agenda. Concepts - Configuration de l'impression Vous pouvez utiliser l’option Imprimer pour imprimer des messages électroniques et téléphoniques, des rendez-vous, des tâches, des notes et des pièces jointes. Cependant, avant d’imprimer depuis GroupWise, vous devez configurer votre imprimante à l’aide de Configuration de l'impression. Sélection d’une imprimante - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Configuration de l'impression pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez sur Imprimante par défaut si vous voulez utiliser l’imprimante par défaut spécifiée dans le programme d’installation de Windows. ou Cliquez sur Imprimante spécifique, puis, dans la liste déroulante, choisissez l’imprimante à partir de laquelle vous souhaitez imprimer. 3 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue correspondante. Configuration de l’impression 35 - - Paramétrage des marges Informations complémentaires Définissez les marges afin de préciser la taille de la zone vierge sur chaque bord de la page imprimée. Vous pouvez indiquer la taille des marges en pouces ou en centimètres. Si vous définissez la taille des marges en utilisant l’une de ces deux unités de mesure, puis que vous changez, GroupWise convertira les marges en fonction de la nouvelle unité choisie. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Configuration de l'impression pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration de l'impression. 2 Cliquez sur Pouce ou sur Centimètre pour choisir une unité de mesure. 3 Pour définir la taille des marges, entrez les valeurs correspondantes ou utilisez les flèches d’incrémentation à côté des zones de texte Gauche, Droite, Haut et Bas. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration de l'impression. Impression de pièces jointes Vous pouvez sélectionner Imprimer les pièces jointes à l'aide de l'application associée dans la boîte de dialogue Configuration de l'impression pour imprimer une pièce jointe en utilisant l’application associée (reportez-vous à Préférences en matière d'associations). Par exemple, si la fonction Imprimer les pièces jointes à l'aide de l'application associée est sélectionnée et que vous souhaitez imprimer une feuille de calcul Quattro Pro qui est jointe à un élément, celle-ci sera imprimée depuis Quattro Pro, et non depuis GroupWise. Autres options d’impression Cliquez sur Configuration ou sur Polices dans la boîte de dialogue Configuration de l'impression pour obtenir d’autres options d’impression. Les options varient en fonction de l’imprimante sélectionnée dans Configuration de l'impression. Pour en savoir plus, vous pouvez sélectionner Aide dans la boîte de dialogue Windows. Corbeille Utilisez Corbeille pour récupérer des éléments que vous avez supprimés de votre boîte Arrivée, de votre boîte Départ ou des vues d’agenda. Lorsque vous supprimez des éléments, ceux-ci sont placés dans la corbeille. - Suppression d’un élément 36 Corbeille 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez l'élément, choisissez le menu Actions, puis sélectionnez Supprimer. 3 Si vous vous trouvez dans la boîte Départ, sélectionnez Cette boîte Départ pour ne supprimer que votre copie de l’élément, Toutes les boîtes Arrivée pour supprimer la copie du destinataire uniquement ou Toutes les boîtes aux lettres pour supprimer toutes les copies. 4 Cliquez sur OK. L’élément est supprimé de la boîte Arrivée, de la boîte Départ ou de l’agenda, et il est placé dans la corbeille. Lecture d’un élément supprimé - Restitution d’un élément 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille. 2 Cliquez deux fois sur l’élément pour le lire. 3 Cliquez sur Fermer pour fermer l’élément. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille. 2 Sélectionnez l'élément, sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Restituer. - L’élément sélectionné retourne dans le classeur duquel il a été supprimé. Si ce classeur n’existe plus, l’élément est alors envoyé vers le classeur racine. Suppression d’éléments sélectionnés de la corbeille - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille. 2 Sélectionnez les éléments que vous souhaitez supprimer, sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Supprimer les éléments sélectionnés. 3 Cliquez sur Oui pour vider les éléments de la corbeille. Les éléments sélectionnés sont supprimés du système et ne peuvent pas être récupérés. Vidage de la corbeille - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Vider la corbeille. La boîte de dialogue GroupWise 5 apparaît, vous demandant si vous êtes sûr de vouloir supprimer tous les éléments de la corbeille. 3 Cliquez sur Oui pour vider la corbeille ou sur Non pour retourner à la fenêtre Corbeille. Si vous cliquez sur Oui, tous les éléments de la corbeille sont supprimés du système et ne peuvent pas être récupérés. Corbeille 37 - Informations complémentaires Personnalisation de votre fenêtre Corbeille Le fonctionnement des en-têtes de colonne, de la zone de liste et des icônes de la fenêtre Corbeille est identique à celui de vos boîtes Arrivée et Départ. Vous pouvez déplacer les en-têtes, trier sur la base d'une autre colonne, inverser l'ordre de tri, etc. Pour en savoir plus, reportez-vous à Boîte Arrivée ou à Boîte Départ. Suppression d’éléments par glisser-déplacer Vous pouvez également supprimer des éléments des zones de liste Elément, Agenda ou Etagère en faisant glisser les icônes correspondantes vers Corbeille dans la fenêtre principale. Suppression d’éléments liés Si un de vos éléments est lié à plusieurs dossiers et que vous souhaitez supprimer toutes ses liaisons, vous pouvez faire glisser cet élément vers la corbeille en maintenant la touche Alt enfoncée et le mettre à la corbeille. Toutes les liaisons seront ainsi supprimées et vous verrez apparaître une entrée dans la corbeille pour chaque liaison supprimée. Correcteur d’orthographe Utilisez le correcteur d’orthographe dans les zones de texte d’un élément que vous envoyez pour rechercher les mots mal orthographiés ou en double, et les erreurs d'utilisation des majuscules. Sélectionnez les dictionnaires utilisés pendant la correction orthographique. Recherche dans le dictionnaire lors de la correction orthographique Le correcteur d’orthographe parcourt deux types de fichiers dictionnaire : les dictionnaires principaux et les dictionnaires supplémentaires. Lorsque vous vérifiez l'orthographe d'un document, le correcteur vérifie d’abord si un mot ou une expression est répertorié dans les autres dictionnaires sélectionnés, que vous avez créés puis personnalisés. Si le mot ne se trouve dans aucun d'entre eux, le correcteur d’orthographe vérifie les listes de mots ou les règles dans les dictionnaires principaux sélectionnés. Dictionnaires principaux Le fichier du dictionnaire principal livré avec GroupWise porte l'extension *.LEX. Reportez-vous à Nom de fichier des dictionnaires dans la partie Informations complémentaires de cette section. Vous pouvez regrouper jusqu’à neuf fichiers de dictionnaires principaux compatibles dans le dictionnaire principal. Reportez-vous à Regroupement de dictionnaires dans la partie Informations complémentaires de cette section. Dictionnaires supplémentaires Vous pouvez créer des dictionnaires supplémentaires comprenant des mots et des expressions-clés que vous aimeriez que le correcteur d’orthographe ignore, remplace ou pour lesquels il fasse des propositions précises. 38 Correcteur d’orthographe Vous pouvez également ajouter des mots ou des expressions au dictionnaire supplémentaire lors d’une session de correction orthographique. Par exemple, lorsque le correcteur d’orthographe s’arrête sur un mot que vous savez être orthographié correctement (tel que votre nom de famille), vous pouvez l'ajouter à tout dictionnaire supplémentaire que vous utilisez. Correction du texte d'un élément - 1 Placez le point d’insertion dans la zone de texte à corriger. 2 Sélectionnez le menu Outils, puis Correcteur d'orthographe. 3 Sélectionnez le texte à corriger, les dictionnaires et les autres options que vous souhaitez utiliser dans les menus Vérification, Dictionnaires et Options. CONSEIL : les sélections faites dans les menus Vérification, Dictionnaires et Options pour une session de correction orthographique s’appliquent à toutes les autres sessions jusqu’à ce que vous les modifiiez. Reportez-vous à Sélection du texte à corriger, à Sélection des dictionnaires servant à la correction orthographique et à Utilisation des options du correcteur d'orthographe dans cette section. 4 Sélectionnez dans la liste locale Ajouter à le dictionnaire supplémentaire auquel vous souhaitez ajouter des mots pendant la correction orthographique. 5 Sélectionnez Lancer. Expression ou mot sélectionné par le correcteur d’orthographe. Options disponibles lors d’une correction orthographique. Mots ou expressions de remplacement suggérés par le correcteur d’orthographe. 6 Sélectionnez l’une des options décrites dans le tableau ci-dessous lorsque le correcteur d’orthographe sélectionne un mot ou une expression. CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur une expression ou sur un mot sélectionné dans la zone de texte, modifier le texte, puis choisir Reprendre pour poursuivre la correction orthographique. 7 Cliquez sur Oui pour fermer le correcteur d’orthographe une fois la correction achevée ou sur Fermer pour le fermer avant la fin. Option Fonction Remplacer Remplace le mot ou l’expression par le texte proposé dans la zone de texte Remplacer par. Vous pouvez sélectionner l’un des éléments de la zone de liste Suggestions ou modifier le mot ou l’expression dans la zone de texte. Ignorer 1 fois Ignore une occurrence du mot ou de l’expression. Correcteur d’orthographe 39 Sélection du texte à corriger Option Fonction Ignorer Ignore chaque occurrence du mot ou de l’expression pendant la correction orthographique en cours. Ajouter Ajoute le mot ou l’expression au dictionnaire sélectionné dans la liste locale Ajouter à. Suggérer Affiche les mots ou les expressions supplémentaires éventuels dans la zone de liste Suggestions. Reprendre Permet de poursuivre une correction orthographique interrompue. Correction rapide Permet d’ajouter un mot en remplacement de celui qui est mal orthographié. Reportez-vous à Correction rapide. Vous pouvez préciser la partie d’une zone de texte à corriger en sélectionnant le texte avant de cliquer sur Correcteur d'orthographe. 1 Ouvrez le correcteur d'orthographe. 2 Sélectionnez le menu Vérification, puis choisissez l'option Mot ou Zone de texte. Mot vérifie le mot le plus proche du point d’insertion, Zone de texte vérifie l’intégralité de la zone de texte. CONSEIL : les options Phrase, Paragraphe, Page, Document, Jusqu’à la fin du document, Nombre de pages ne sont pas disponibles dans GroupWise. - Sélection des dictionnaires servant à la correction orthographique Vous pouvez sélectionner les fichiers des dictionnaires principaux et supplémentaires que vous souhaitez que le correcteur d’orthographe examine pendant une session de correction. 1 Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe. 2 Choisissez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Principal. ou Sélectionnez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Supplémentaire. 3 Sélectionnez Langue, puis choisissez une langue et cliquez sur OK. A moins de disposer d'un fichier .LEX pour le dictionnaire principal de la langue choisie, vous ne pouvez pas créer de regroupement de dictionnaires pour cette langue. 40 Correcteur d’orthographe 4 Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez ajouter un dictionnaire dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche. Choisissez Ajouter, sélectionnez le nom de fichier d'un dictionnaire dans la zone de liste Nom de fichier, puis cliquez sur OK. ou Sélectionnez le nom de fichier d'un dictionnaire dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche, puis cliquez sur Supprimer pour supprimer ce nom de fichier de votre regroupement. Cette action ne supprime pas le fichier du répertoire dans lequel vous stockez vos fichiers dictionnaire. 5 Sélectionnez Fermer. L’ordre des noms de fichier dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche définit l’ordre que suit le correcteur d’orthographe pour exécuter une recherche dans un regroupement de dictionnaires. Vous pouvez supprimer et insérer à nouveau des noms de fichiers dans la zone de liste afin de modifier l’ordre de la recherche. Création de fichiers dictionnaire supplémentaires - Vous pouvez créer des fichiers dictionnaire supplémentaires dans la même boîte de dialogue de répertoire que celle utilisée pour sélectionner et regrouper les fichiers dictionnaire que vous souhaitez utiliser pour une correction orthographique. 1 Sélectionnez une zone de texte, puis cliquez sur Correcteur d'orthographe dans le menu Outils. 2 Choisissez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Supplémentaire. 3 Dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche, sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez ajouter le nouveau fichier dictionnaire que vous créez. 4 Sélectionnez Créer, précisez le nouveau nom de fichier dans la zone de texte Nom de fichier, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations sur l’ajout de mots et d’expressions dans des fichiers de dictionnaires supplémentaires nouveaux et existants, reportez-vous à Modification d'un dictionnaire supplémentaire ci-dessous. Modification d’un dictionnaire supplémentaire - Vous pouvez supprimer ou modifier des mots et des expressions dans un dictionnaire supplémentaire, ou en ajouter. 1 Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe. 2 Choisissez le menu Dictionnaires, puis sélectionnez Supplémentaire. 3 Choisissez un fichier dictionnaire supplémentaire, puis cliquez sur Modifier. Correcteur d’orthographe 41 4 Sélectionnez le mot ou l’expression que vous souhaitez supprimer dans la zone de liste Mots clés, cliquez sur Supprimer, puis sur Oui. ou Choisissez le mot ou l’expression que vous souhaitez modifier dans la zone de liste Mots clés, sélectionnez Modifier, puis précisez les modifications voulues et cliquez sur OK. ou Sélectionnez Ajouter, entrez le mot ou l’expression que vous souhaitez ajouter au dictionnaire supplémentaire, puis choisissez l’option voulue. Vous pouvez préciser des termes de remplacement ou différentes suggestions. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Appliquer pour ajouter des éléments supplémentaires, ou cliquez sur OK pour quitter la boîte de dialogue. 5 Sélectionnez Fermer. Pour de plus amples informations sur les options disponibles dans les boîtes de dialogue Modifier un mot/une expression et Ajouter un mot/une expression, reportez-vous à Définition de mots à ignorer, Définition de mots et d'expressions de remplacement et Définition de suggestions ci-dessous. - Définition de mots à ignorer Vous pouvez préciser les mots que le correcteur doit ignorer pendant une vérification orthographique en les ajoutant au dictionnaire supplémentaire. Vous pouvez, par exemple, définir des noms de produits ainsi que le nom de certains de vos collègues comme noms à ignorer. Vous pouvez également préciser l'utilisation des majuscules dans un mot en le définissant comme mot à ignorer. Reportez-vous à Utilisation différente des majuscules dans la partie Informations complémentaires de cette section. - Définition de mots et d'expressions de remplacement 42 Correcteur d’orthographe 1 Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe. 2 Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire. 3 Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, cliquez sur Modifier, puis sur Ajouter. 4 Sélectionnez Ignorer, puis précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou l’expression-clé que le correcteur d’orthographe doit ignorer. 5 Cliquez sur Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de dialogue. Si, régulièrement, vous orthographiez mal un mot ou une expression, vous pouvez définir le mot ou l’expression correctement orthographié comme élément de remplacement dans un dictionnaire supplémentaire. Vous pouvez, par exemple, préciser le en remplacement de el. Vous pouvez également préciser des termes de remplacement pour des abréviations ou des acronymes avec les mots ou expressions leur correspondant. Vous pouvez, par exemple, définir Président Directeur Général en remplacement du sigle PDG. 1 Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe. 2 Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire. 3 Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, cliquez sur Modifier, puis sur Ajouter. 4 Sélectionnez Remplacement. 5 Précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou l’expression que le correcteur d’orthographe doit remplacer. 6 Précisez dans la zone de saisie Remplacement le mot ou l’expression que le correcteur d’orthographe doit suggérer en remplacement. 7 Sélectionnez Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de dialogue. Sélectionnez ensuite Fermer jusqu’à ce que vous retourniez au correcteur d’orthographe. CONSEIL : vous pouvez demander au correcteur d’orthographe de vous inviter à effectuer les remplacements définis ou d'exécuter lui-même ces remplacements de manière automatique lors d’une session de correction. Sélectionnez Remplacement automatique dans le menu Options afin que le correcteur d’orthographe fasse les remplacements automatiquement. Définition de suggestions - S’il existe des mots ou des expressions spécifiques que vous souhaitez ne pas utiliser, vous pouvez définir des listes de suggestions dans les dictionnaires supplémentaires. Le correcteur d’orthographe affiche ces termes dans la zone Suggestions lorsqu’il trouve les mots à ne pas utiliser pendant une correction. Par exemple, si vous ne souhaitez pas utiliser Responsable du personnel, vous pouvez définir des alternatives telles que Responsable des ressources humaines. Vous pouvez également préciser le texte que le correcteur d’orthographe doit afficher comme commentaire (tel que « cette expression n'est pas considérée comme correcte »). 1 Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe. 2 Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire. 3 Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, Modifier, puis cliquez sur Ajouter. 4 Sélectionnez Suggestions. 5 Précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou l'expression pour lesquels vous souhaitez que le correcteur d’orthographe affiche des suggestions. Correcteur d’orthographe 43 - Utilisation des options du correcteur d’orthographe 44 Correcteur d’orthographe 6 Précisez un mot ou une expression de remplacement dans la zone de texte Suggestions, puis sélectionnez Insérer. Répétez cette étape jusqu’à ce que toutes les suggestions de votre choix soient répertoriées dans la liste correspondante. 7 Sélectionnez Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de dialogue. 1 Sélectionnez la zone de texte dont vous souhaitez corriger l'orthographe. 2 Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe, puis sur Options. 3 Sélectionnez ou désélectionnez les options indiquées dans le tableau ci-après. Option Fonction Mots avec chiffres Sélectionne des mots contenant des lettres et des chiffres, et pouvant donc être considérés comme faux. Doublons Sélectionne des doublons comme le le, les considère comme faux et suggère un des mots de remplacement de la zone Remplacer par. Erreur de majuscules Sélectionne des mots contenant des majuscules irrégulières, comme éléMEnt et les détecte comme des erreurs éventuelles. Remplacement automatique Effectue automatiquement les remplacements définis dans les dictionnaires supplémentaires indiqués. Lorsque vous remplacez un mot ou une expression pendant la correction orthographique, le correcteur remplace automatiquement toutes les occurrences de ce mot ou de cette expression dans le texte en cours de vérification. Lancement automatique Lance automatiquement la vérification orthographique lorsque vous activez le correcteur. Si vous avez déjà sélectionné le texte, la vérification est automatiquement lancée même si vous n’avez pas sélectionné Lancement automatique. Dictionnaire de correction rapide Active le dictionnaire de correction rapide afin que le correcteur d’orthographe puisse utiliser la liste des corrections rapides pendant la correction. Signal sonore Emet un signal sonore lorsque le correcteur d’orthographe sélectionne un mot non trouvé. CONSEIL : les options Vérification complète, Revérifier tout le texte et Dictionnaire de documents sont réservées aux documents WordPerfect et ne sont pas disponibles dans GroupWise. Informations complémentaires - Ajouter un mot/une expression : raccourci Vous pouvez également utiliser un raccourci pour ouvrir la boîte de dialogue Ajouter un mot/une expression afin d’ajouter des mots à un dictionnaire supplémentaire. Avant de choisir Lancer pour lancer une correction orthographique, sélectionnez dans la liste locale Ajouter à le dictionnaire auquel vous souhaitez ajouter des mots, puis sélectionnez Ajouter. Reportez-vous à Modification d'un dictionnaire supplémentaire dans cette section. Correcteur d’orthographe et erreurs grammaticales Le correcteur d’orthographe ne peut pas détecter une erreur engendrée par un mot correctement orthographié mais placé dans un mauvais contexte. Par exemple, si vous entrez peur maison au lieu de leur maison, le correcteur d’orthographe ne détectera pas cette erreur puisque peur et leur sont des mots reconnus et sont correctement orthographiés. Utilisation différente des majuscules Vous pouvez préciser si un mot est en majuscules ou en minuscules, ou s'il compte les deux en le définissant (sous la forme souhaitée) comme mot à ignorer dans un dictionnaire supplémentaire. Reportez-vous à Définition de mots à ignorer dans cette section. Si le mot que vous définissez est utilisé dans votre document sous une forme différente de celle spécifiée, le mot sera sélectionné par le correcteur d’orthographe comme mot contenant une faute d'utilisation des majuscules. Regroupement de dictionnaires Le correcteur d’orthographe vous permet de créer des regroupements de dictionnaires principaux et supplémentaires, chacun comprenant jusqu’à 10 dictionnaires. Reportez-vous à Sélection des dictionnaires servant à la correction orthographique dans cette section. Vous pouvez lier jusqu’à neuf dictionnaires compatibles provenant de tiers au dictionnaire principal. Si vous travaillez, par exemple, dans le domaine médical, vous souhaitez peut-être inclure un dictionnaire médical dans votre groupe de dictionnaires principaux. Dictionnaires comprenant des listes de mots et des algorithmes Le dictionnaire principal du correcteur d’orthographe est de deux types. Il s’agit, soit d’un dictionnaire de listes de mots, soit d’un dictionnaire d’algorithmes. Le type de dictionnaire dépend de la langue que vous utilisez. Un dictionnaire principal reposant sur une liste de mots vous permet de vérifier l’orthographe en comparant chaque mot de votre document avec la liste de mots du dictionnaire. Un dictionnaire d’algorithmes utilise des règles et non des mots lors de la correction orthographique. Nom de fichier des dictionnaires Les dictionnaires principaux sont des fichiers portant l'extension .LEX. Un nom de fichier .LEX classique se présente ainsi : YYXX.LEX, XX indiquant le code de la langue et YY le code d’application. Par exemple, WPUS.LEX est la version en Correcteur d’orthographe 45 anglais américain d’un dictionnaire livré avec GroupWise. WPES.LEX est la version espagnole. Le nom du dictionnaire supplémentaire livré avec le correcteur d’orthographe est YYSPELXX.SUP, XX indiquant la langue et YY représentant le code d’application. Lorsque vous nommerez d’autres fichiers dictionnaire, vous trouverez sans doute utile d’utiliser une extension .SUP. Si vous travaillez en réseau, le nom de fichier d'un dictionnaire supplémentaire se présente ainsi : XXXXX.SUP (XXXXX représente les initiales de votre réseau). Dictionnaires internationaux Le dictionnaire principal est un fichier *.LEX compris dans un module linguistique. Ces modules sont disponibles dans les langues suivantes : Catalan (CA) Danois (DK) Hollandais (NL) Anglais - Australie (OZ) Anglais - Royaume Uni (UK) Anglais - Canada (CE) Anglais - Etats Unis (US) Finnois (SU) Français - Canada (CF) Français (FR) Allemand (DE) Allemand - Suisse (SD) Islandais (IS) Italien (IT) Norvégien (NO) Portugais - Brésil (BR) Portugais (PO) Espagnol (ES) Suédois (SV) Pour vous procurer un module dans différentes langues, contactez votre revendeur agréé. Si un module de langue n’est pas disponible pour une langue que vous souhaitez utiliser, vous pouvez créer votre propre dictionnaire supplémentaire. Reportez-vous à Création de nouveaux fichiers dictionnaire supplémentaire et à Modification d'un dictionnaire supplémentaire dans cette section. Couleurs système Utilisez l’option Couleurs système pour définir si les couleurs des boîtes de dialogue de GroupWise sont contrôlées par le Panneau de configuration de Windows ou par GroupWise. Par exemple, si vous utilisez l’utilitaire du Panneau de configuration de Windows pour afficher vos fenêtres et boîtes de dialogue en bleu, alors il en sera de même pour les fenêtres et les boîtes de dialogue de GroupWise. Les couleurs système sont affichées par défaut. Pour les supprimer, effectuez les opérations suivantes : 46 Couleurs système 1 Sélectionnez la vue d’élément dans une liste locale de la fenêtre principale. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Couleurs système pour désactiver cette fonction. Si, par la suite, vous souhaitez restaurer les couleurs système, sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Couleurs système. Définir la date Utilisez Définir la date pour sélectionner la date d'une réunion, d'une note ou d'une tâche. 1 Ouvrez une vue de rendez-vous, de note ou de tâche dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Définir la date pour ouvrir la boîte de dialogue Définition de la date. Vous pouvez sélectionner une date en cliquant sur un jour dans l’agenda mensuel. Aujourd’hui vous permet de sélectionner le jour en cours dans l’agenda mensuel. Rappel automatique vous permet de planifier des notes, des tâches ou des rendez-vous réguliers. Les boutons comportant deux flèches vous permettent de sélectionner une année antérieure ou postérieure. Les boutons ne comportant qu'une flèche vous permettent de sélectionner un mois antérieur ou postérieur. 3 Sélectionnez la date souhaitée, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définition de la date et afficher cette date dans la vue. 4 Lorsque vous avez terminé la saisie de toutes les informations, cliquez sur Envoyer ou sur OK. Définir une alarme Utilisez Définir une alarme pour configurer une notification d’alarme pour un rendez-vous planifié. Si vous avez sélectionné Activer l’alarme sur acceptation dans les préférences Options d’envoi de rendez-vous, il est inutile de paramétrer une alarme pour chaque rendez-vous que vous acceptez. IMPORTANT : Notify doit être exécuté afin que les alarmes fonctionnent. Paramétrage d’une alarme - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Agenda, puis sur un rendez-vous que vous avez déjà accepté. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis Définir une alarme. Vous pouvez cliquer sur les flèches d’incrémentation pour modifier le nombre figurant dans la zone de texte Heures avant. Vous pouvez cliquer sur les flèches d’incrémentation pour modifier le nombre figurant dans la zone de texte Minutes avant. 3 Entrez le nombre d’heures devant s'écouler entre la notification et le rendez-vous. 4 Entrez le nombre de minutes devant s'écouler entre la notification et le rendez-vous. Définir la date 47 Si vous souhaitez, par exemple, être informé 10 minutes avant un rendez-vous, entrez 0 heure, 10 minutes. 5 - Paramétrage d’une alarme devant lancer un programme Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir une alarme et retourner au rendez-vous. Vous pouvez paramétrer une alarme afin d’ouvrir un fichier ou d’exécuter un programme lors du déclenchement de l’alarme. Vous pouvez, par exemple, paramétrer un rendez-vous pour enregistrer vos fichiers lorsque vous n’êtes pas au bureau mais que votre ordinateur fonctionne. 1 Sélectionnez la liste locale Rendez-vous, puis un rendez-vous personnel. 2 Entrez toutes les informations y compris la date et l’heure de lancement du programme. Reportez-vous à Rendez-vous. 3 Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Définir une alarme pour ouvrir la boîte de dialogue Définir une alarme. 4 Entrez le chemin d’accès complet au programme que vous souhaitez lancer dans la zone de texte Programme à lancer lors du déclenchement de l'alarme. ou Cliquez sur l’icône du dossier à côté de la zone de texte pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un fichier. 5 Sélectionnez le programme que vous souhaitez lancer, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner un fichier. 6 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir une alarme, puis cliquez de nouveau sur OK pour planifier le rendez-vous. Vous pouvez également lancer des macros en insérant un nom de macro comme s'il s'agissait du programme à lancer. Délégation Utilisez Déléguer pour qu'un autre utilisateur exécute une tâche ou participe à un rendez-vous à votre place. En outre, vous pouvez déléguer des notes ou des éléments distribués. Lorsqu'une tâche est assignée à un service, son responsable peut sélectionner Déléguer pour affecter cet élément à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs. - Délégation d'un élément 48 Délégation 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou ouvrez une vue d’agenda, puis choisissez l'élément que vous désirez déléguer. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis choisissez Déléguer pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 3 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 4 Cliquez deux fois sur le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer la tâche ou le rendez-vous, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses. 5 Entrez les commentaires à l'attention du nouveau destinataire. 6 Sélectionnez Envoyer. Lorsque l'utilisateur accepte l'élément délégué, l'initiateur de cet élément peut visualiser son état dans la fenêtre Informations. Exécution d'une tâche déléguée - 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou ouvrez une vue d’agenda, puis choisissez la tâche qui vous a été déléguée. 2 Une fois cette tâche effectuée, cochez la case Effectué, puis sélectionnez Fermer. IMPORTANT : lors de la délégation d'un élément, l'expéditeur d'origine peut cliquer sur Info dans la boîte Départ pour obtenir des informations sur cet élément. Il peut visualiser, entre autres, le nom du destinataire de l'élément, de l'utilisateur l'ayant délégué et de son mandataire, ainsi que l'heure et la date. Informations complémentaires - Utilisation de règles pour la délégation Vous pouvez utiliser la fonction Règles pour déléguer une tâche ou un rendez-vous vous étant envoyés, selon son niveau de priorité et son expéditeur. En outre, vous avez la possibilité de créer une règle pour déléguer des éléments si vous êtes en congé. Pour ce faire, reportez-vous à Règles. Déplacement vers la date du jour Utilisez l'option Aujourd’hui pour revenir à la date du jour dans une vue d'agenda quotidien, hebdomadaire ou annuel. Concepts - Vue d'agenda par défaut Toutes les vues d'agenda affichent la date du jour par défaut. Toutefois, si vous sélectionnez une autre date, puis que vous fermez la vue d'agenda, c'est la date du jour qui apparaît lors de la prochaine ouverture de cette vue. Déplacement vers la date du jour 49 - Utilisation de la commande Aujourd’hui 1 Sélectionnez la liste locale Agenda, puis choisissez une vue d'agenda. 2 Dans la vue d'agenda, sélectionnez une nouvelle date pour y ajouter ou y déplacer un rendez-vous, une note ou une tâche. 3 Cliquez sur le menu Visual., puis sur Aujourd’hui pour afficher à nouveau la date du jour dans la vue d'agenda. Déplacement vers une date Utilisez l'option Aller à la date pour visualiser des notes, des tâches ou des rendez-vous programmés à une certaine date. - Déplacement vers une date spécifique 1 Dans la fenêtre principale, choisissez la liste locale Agenda, puis sélectionnez une vue d'agenda. 2 Cliquez sur le menu Visual., puis choisissez Aller à la date pour ouvrir la boîte de dialogue Aller à la date. Vous pouvez vous déplacer jusqu'à une date donnée en cliquant sur un jour de l'agenda mensuel. Les boutons repérés d'une flèche double vous permettent de sélectionner une année passée ou à venir. Le bouton Aujourd'hui vous permet de revenir au jour courant dans l'agenda mensuel. Les boutons repérés d'une flèche simple permettent de sélectionner un mois précédent ou à venir. 3 Sélectionnez la date de votre choix, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Aller à la date et afficher cette date dans la vue d'agenda. Dictionnaire des synonymes Utilisez le dictionnaire des synonymes pour rechercher des synonymes ou des antonymes de mots de la zone de texte d’un élément que vous envoyez. Le dictionnaire des synonymes constitue une application autonome. Vous pouvez l’ouvrir sous GroupWise ou depuis le Gestionnaire de programmes de Windows. - Concepts Entrées, références et sous-groupes Lorsque le dictionnaire des synonymes propose des équivalents pour un mot, ils sont organisés en entrées, en références et en sous-groupes. 50 Déplacement vers une date Sous-groupe Entrée Référence Une entrée est un mot qui peut être recherché dans le dictionnaire des synonymes. Les mots qui suivent l’entrée sont divisés en noms (n), verbes (v), adjectifs (a) et antonymes (ant), et sont appelés références. Une référence balisée à l’aide d’une puce () est une entrée, qui, si elle est sélectionnée, affichera d’autres références. Les références peuvent également être divisées en sous-groupes correspondant aux différentes significations de l’entrée. Les sous-groupes apparaissent sous les entrées. Recherche de mots dans le dictionnaire des synonymes - Informations complémentaires 1 Déplacez le point d’insertion vers le terme que vous voulez rechercher. 2 Sélectionnez le menu Outils, puis choisissez Dictionnaire des synonymes. 3 Sélectionnez les options de votre choix répertoriées dans la boîte de dialogue Dictionnaire des synonymes. Les options sont décrites dans le tableau ci-après. Avec l’option Vous pouvez : Dictionnaire Changer de dictionnaire des synonymes. Modifier Modifier le contenu de la zone de texte Mot. Vous pouvez couper ou copier du texte sélectionné de la zone de texte vers le Presse-papiers, ou le coller du Presse-papiers vers la zone de texte. Le fait de choisir Tout sélectionner vous permet de sélectionner tout le texte de la zone de texte. Annuler annule la dernière modification apportée dans la zone de texte. Historique Consulter une liste des entrées actuellement actives. Aide Accéder à l’aide en ligne pour le dictionnaire des synonymes. Remplacer Remplacer un terme de votre document par un terme du dictionnaire des synonymes. Rechercher Rechercher une entrée sélectionnée ou un mot que vous saisissez dans la zone de texte. 4 Pour rechercher un autre mot, cliquez dessus dans la liste des références. 5 Sélectionnez Fermer pour fermer le dictionnaire des synonymes et retourner à votre document. - Déplacement parmi les colonnes Pour vous déplacer d’une colonne à l’autre, cliquez sur les boutons fléchés gauche et droit situés dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue Dictionnaire des synonymes. Pour faire défiler les références de mots, utilisez les barres de Dictionnaire des synonymes 51 défilement situées à droite dans chaque colonne. Recherchez une entrée en cliquant deux fois dessus. Mot introuvable Si le mot recherché ne figure pas dans le dictionnaire des synonymes, le message « Mot introuvable » apparaît en bas de la boîte de dialogue. Dictionnaire des synonymes multilingue Le fichier principal du dictionnaire des synonymes, doté d’une extension .THS, est également fourni avec une documentation multilingue et des modules de langues. Distribution ordonnée Utilisez la commande Distribution ordonnée pour envoyer une tâche ou un message électronique à plusieurs personnes. - Concepts Utilisation d’une liste de distribution ordonnée Vous pouvez écrire une lettre, la joindre à un élément, puis la distribuer via votre éditeur, votre superviseur direct et le superviseur de votre service afin qu’ils la modifient, la commentent ou donnent leur accord. Vous pouvez vous ajouter comme dernière personne sur la liste de distribution ordonnée afin de récupérer l’élément ainsi que la copie finale de la pièce jointe révisée. Les listes de distribution ordonnée sont utiles dans la mesure où lorsqu’un utilisateur marque un élément comme étant effectué, l’élément est distribué à la personne suivante sur la liste. En tant qu’initiateur de l’élément distribué, vous pouvez vérifier l’état de distribution de l’élément à partir de la fenêtre d’informations de votre boîte Départ. - Création d’une liste de distribution ordonnée La zone de texte Dest. devient la zone de texte Itinéraire. 52 Distribution ordonnée 1 Cliquez deux fois sur Envoyer Message ou Tâche dans la fenêtre principale. 2 Cliquez sur le menu Envoi, puis sur Distribution ordonnée. Traitement d’un élément distribué 3 Si vous souhaitez que tous les utilisateurs recevant l’élément entrent un mot de passe avant de le traiter, cliquez sur le menu Envoi, puis sur Options d'envoi. Choisissez Opt. étendues, puis Mot de passe requis pour l’élément à distribuer. Cliquez sur OK, puis cliquez de nouveau sur OK. 4 Sélectionnez Adresse 5 Cliquez deux fois sur les noms d’utilisateurs dans l’ordre où vous souhaitez distribuer l’élément, puis cliquez sur OK. 6 Terminez de remplir l’élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis cliquez deux fois sur l’élément distribué. pour ouvrir le Carnet d’adresses. - La boîte de dialogue Elément routé apparaît. Cliquez sur OK pour continuer. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis Marquer Effectué. Si l’expéditeur requiert un mot de passe pour accéder à l’élément, vous serez invité à en donner un. GroupWise envoie ensuite l’élément à la personne suivante sur la liste de distribution ordonnée. Modification d’une pièce jointe à une liste de distribution ordonnée 3 Sélectionnez Fermer pour fermer l'élément. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis cliquez deux fois sur l’élément distribué pour l’ouvrir. 2 Cliquez sur la pièce jointe dans la zone Joindre, sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Ouvrir. - L’application associée à la pièce jointe lance et ouvre cette pièce jointe. 3 Effectuez les modifications souhaitées, puis enregistrez le fichier. Le fichier est enregistré dans le répertoire de fichiers temporaires de votre unité de disque dur. Ne modifiez pas le chemin d’accès au fichier sinon GroupWise ne peut pas prendre en compte les modifications apportées à l’élément distribué. 4 Informations complémentaires Quittez l’application, puis cliquez sur Effectué dans la barre d’état de l’élément distribué afin d’envoyer la pièce jointe modifiée à l’utilisateur suivant. - Suppression d’un élément distribué Si vous tentez de supprimer un élément distribué, une boîte de dialogue vous informe que l’élément a été distribué. Si vous décidez de le supprimer quand même, il n’est pas envoyé à l’utilisateur suivant. Vous devez marquer l’élément comme étant terminé avant de le supprimer si vous souhaitez poursuivre sa distribution. Distribution ordonnée 53 Vérification de l’état de traitement Si vous souhaitez vérifier si le destinataire d’une tâche distribuée a effectué cette tâche, cliquez deux fois sur l’élément dans votre boîte Départ pour ouvrir la fenêtre Informations. Consultez la colonne des opérations de la fenêtre afin de visualiser l’état de l’élément (Distribué, Ouvert, Effectué, etc.). Reportez-vous à Info. Bertrand a marqué l’élément comme étant effectué. Judith n’a pas encore reçu l’élément. Richard a reçu l’élément. Si l’un des destinataires de la liste de distribution ordonnée utilise une version de WordPerfect Office® antérieure à 4.0, GroupWise livre une copie de l’élément à l’utilisateur, marque l’élément comme étant traité et le distribue à l’utilisateur suivant. Dossiers Utilisez des dossiers pour classer et stocker les éléments entrants, sortants et vos éléments personnels. - Concepts Utilisation des dossiers Si vous recevez des éléments concernant plusieurs sujets, projets ou personnes, il est recommandé de créer des dossiers. Les dossiers vous permettent de classer votre courrier et de faciliter la recherche des éléments dont vous avez besoin. Vous pouvez faciliter le classement de votre courrier en créant des règles de tri. Ces règles peuvent placer les éléments dans des dossiers en fonction du sujet, de l'expéditeur (s'il s'agit d'un élément entrant) ou du destinataire (s'il s'agit d'un élément sortant). Vous pouvez également lier une règle à un dossier. Par exemple, vous pouvez créer un dossier d'archives : lorsque vous placez un ou plusieurs éléments dans un dossier, une règle d'archivage classe ces éléments. Reportez-vous à Règles. Combinaison d'éléments dans un dossier Les dossiers peuvent contenir différents types d'éléments. Les éléments entrants, sortants et les éléments personnels peuvent tous être stockés dans le même dossier. 54 Dossiers Ceci vous permet de conserver ensemble tous les éléments concernant un même projet, une même personne, un même sujet, etc. Structure de dossier Vous pouvez attribuer à vos dossiers une structure hiérarchique de manière à ce que chacun puisse contenir des sous-dossiers. Tous les dossiers que vous créez sont des sous-dossiers du dossier racine. Vous disposez d'un ensemble de dossiers. Votre liste de dossiers ne change pas, même si vous pouvez l'afficher de différentes manières depuis les boîtes Arrivée et Départ ou depuis une vue d'agenda. En suivant les étapes décrites dans cette section, vous pouvez créer ou modifier des dossiers en ouvrant une vue d'agenda plutôt que la boîte Arrivée ou Départ. Dossier racine Dans un dossier, la présence d'une enveloppe indique que celui-ci contient un élément non ouvert. Sous-dossier Dans chacun des niveaux hiérarchiques, les dossiers que vous créez sont classés par ordre alphabétique. Si un dossier contient des sous-dossiers, un bouton + ou - apparaît à sa gauche. Lorsque vous cliquez sur le bouton +, GroupWise développe le dossier pour faire apparaître le niveau suivant. Pour ouvrir tous les niveaux de sous-dossiers, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur le bouton +. Pour fermer le dossier et masquer tous les sous-dossiers, cliquez sur le bouton -. Dossiers par défaut GroupWise dispose de quatre dossiers par défaut. Le dossier contenant votre nom est le dossier parent principal. Il comprend tous les autres dossiers. Le dossier Boîte aux lettres contient les nouveaux éléments entrants ou sortants. Le dossier Agenda contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le dossier Armoire contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de supprimer les dossiers par défaut. Création de dossiers - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ. 2 Pour ouvrir la boîte de dialogue Dossiers, cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Dossiers. Un dossier « parent » est un dossier contenant d'autres dossiers. Dossiers 55 3 Sélectionnez le dossier parent du dossier que vous souhaitez créer. Si vous n'en sélectionnez aucun, le nouveau dossier sera subordonné au dossier racine. - - Déplacement d'éléments vers un dossier Liaison d'un élément à plusieurs dossiers 4 Sélectionnez Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Nom du dossier. 5 Dans la zone de texte Nom du dossier, entrez le nom du dossier, puis cliquez sur OK pour l'afficher dans la zone Liste des dossiers de la boîte de dialogue Dossiers. 6 Cliquez sur OK pour revenir à la boîte Arrivée ou Départ. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ. 2 Développez vos dossiers à votre convenance en cliquant sur le bouton + situé à côté de chacun. 3 Sélectionnez un élément dans la zone de liste Elément, puis faites-le glisser jusqu'au dossier de votre choix. La liaison d'un élément à un dossier vous permet de visualiser cet élément depuis plusieurs dossiers. Par exemple, si vous disposez d'un élément concernant les services Marketing et Personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir l’élément à partir de n'importe lequel des deux dossiers. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ. 2 Appuyez sur la touche Ctrl, puis faites glisser l'élément vers un autre dossier. Vous pouvez supprimer les liaisons d'un élément en appuyant sur la touche Alt tout en le faisant glisser vers un autre dossier. - Ouverture et fermeture de dossiers 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ. 2 Si vous souhaitez développer la structure d'un dossier pour visualiser ses sous-dossiers, cliquez sur le bouton + situé à sa gauche. 3 Pour afficher le contenu d'un dossier dans la zone de liste Elément, sélectionnez-le. GroupWise affiche les éléments que contient le dossier sélectionné. 56 Dossiers Suppression d'un dossier ou de son contenu - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer, puis sélectionnez Supprimer dans le menu local (QuickMenu™) pour ouvrir la boîte de dialogue Suppression d'un ou de plusieurs dossiers. Pour sélectionner plusieurs dossiers, appuyez sur la touche Maj tout en cliquant dessus. 3 Sélectionnez Contenu seulement si vous souhaitez supprimer seulement le dossier et les éléments qu'il contient. ou Sélectionnez Dossier(s) et contenu si vous souhaitez supprimer le dossier, ainsi que tous les sous-dossiers et les éléments qu'il contient. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Suppression d'un ou de plusieurs dossiers. IMPORTANT : vous ne pouvez pas supprimer un dossier s'il est associé à une règle. Vous devez supprimer ou modifier la règle avant de supprimer le dossier. Informations complémentaires - Dossiers et règles Vous pouvez utiliser la fonction Règles pour classer plus facilement les éléments dans vos dossiers. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour placer les éléments envoyés par une même personne dans un dossier spécifique. Vous pouvez également créer une règle qui va placer dans ce dossier les éléments que vous envoyez à cette personne, de manière à ce que vous puissiez visualiser toute votre correspondance avec elle. Reportez-vous à Règles. Options du menu local Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, un menu local apparaît. Il contient certaines des options suivantes, selon le type du dossier : Option Description Créer Crée un dossier en dessous du dossier sélectionné. Supprimer Supprime le dossier sélectionné (à l'exception du dossier racine). Renommer Permet de renommer le dossier sélectionné (à l'exception du dossier racine). Afficher un niveau Développe le dossier sélectionné. Afficher tous les niveaux Développe le dossier sélectionné et tous ses sous-dossiers. Tout réduire Réduit tous les niveaux du dossier sélectionné. Réduire Réduit les dossiers sélectionnés pour n'afficher que les sous-dossiers du niveau inférieur. Dossiers 57 Option Description Tout sélectionner Sélectionne le dossier racine et tous les sous-dossiers. Aide contextuelle Affiche l'aide contextuelle. Affichage de plusieurs dossiers Vous pouvez appuyer sur la touche Maj ou la touche Ctrl tout en cliquant sur des dossiers pour en afficher plusieurs simultanément. Sélectionnez le premier dossier de la liste des dossiers à afficher, puis appuyez sur la touche Maj tout en cliquant sur le dernier de la liste. Vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl et cliquer sur des dossiers pour en afficher plusieurs qui ne sont pas contigus. Tous les dossiers en surbrillance sont affichés. Dossiers partagés et dossier des résultats de la recherche GroupWise pour Windows 95TM comprend des dossiers pouvant être partagés par plusieurs utilisateurs et d'autres qui exécutent une recherche prédéfinie à chaque fois que vous les ouvrez. Ces types de dossiers ne sont pas disponibles dans la version Windows 3.1 de GroupWise. Editeur de vue GroupWise Utilisez l'Editeur de vue GroupWise pour créer des vues d'éléments de groupe, d'éléments personnels et d'agenda. L'Editeur de vue GroupWise est une application distincte de GroupWise. - Concepts Utilisation de l'Editeur de vue GroupWise Chaque fois que vous ouvrez un nouveau message, un rendez-vous, une tâche, une note, un message téléphonique ou votre Agenda, vous ouvrez une vue. Une vue est un modèle destiné à la création d'éléments à envoyer aux autres utilisateurs ou à vous-même. Une vue peut également être un modèle vous permettant de visualiser les éléments que vous avez reçus, comme dans l'Agenda. L'Editeur de vue GroupWise permet de créer des vues personnalisées que vous pouvez envoyer aux autres utilisateurs ou utiliser pour visualiser votre Agenda. Quelle que soit la version de GroupWise (Macintosh® ou Windows) utilisée par le destinataire de la vue, son apparence reste identique. En revanche, si vous envoyez la vue à un destinataire utilisant GroupWise sous DOS, le message apparaît dans une vue de messagerie standard. Voici quelques exemples : 58 Editeur de vue GroupWise ◆ Placez le logo de votre entreprise sur la vue de vos éléments. ◆ Créez une vue d'agenda comprenant la boîte Arrivée, ainsi que les listes de rendez-vous, de tâches et de notes. Création d'une vue ◆ Créez des éléments comprenant des cases à cocher, des listes locales, des listes déroulantes, etc. ◆ Ajoutez à la vue un objet OLE pouvant être mis à jour chaque fois que vous envoyez cet élément. ◆ Exprimez-vous à travers vos vues d'élément. - 1 Ouvrez Editeur de vue GroupWise. 2 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez le type de vue que vous souhaitez créer. 3 Dans la palette d'outils, choisissez des outils pour tracer des lignes, créer des formes, du texte, etc. 4 Une fois que vous avez terminé la création d'une vue, cliquez sur le menu Fichier depuis celle-ci, puis choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer la vue sous. 5 Entrez le nom de la vue dans la zone de texte Nom de fichier, puis sélectionnez Enregistrer. L'Editeur de vue GroupWise enregistre les vues que vous créez dans le répertoire indiqué dans Emplacement des préférences de fichiers. Reportez-vous à Paramétrage de l'emplacement des fichiers. 6 Cliquez sur le menu Fichier dans la barre de menus de la vue d'élément, choisissez Caractéristiques pour attribuer un nom à la vue, puis cliquez sur OK. Lors de la prochaine utilisation de GroupWise, le nom de la vue doit apparaître dans la liste locale de la fenêtre principale. 7 Dans la barre de menus de l'Editeur de vue GroupWise, cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Quitter pour fermer votre vue et quitter l'Editeur de vue. ou Cliquez sur la case du menu système, puis choisissez Fermeture pour fermer la vue tout en laissant l'Editeur de vue ouvert. Editeur de vue GroupWise 59 - Informations complémentaires Aide de l'Editeur de vue GroupWise Vous trouverez des informations détaillées sur l'Editeur de vue GroupWise dans l'aide en ligne. Accédez à cette Aide à tout moment pendant une session de l'Editeur de vue GroupWise. Pour de plus amples informations sur l'utilisation de l'aide en ligne, reportez-vous à Aide. Aide sur les palettes d'outils ◆ Lors de la création d'une vue, vous pouvez obtenir une aide spécifique sur la palette d'outils ou sur n'importe quel outil de la palette. 1 Cliquez sur un outil pour faire apparaître la palette d'outils. 2 Appuyez sur Maj+F1, puis cliquez sur la palette d'outils. 3 Indiquez le type de palette d'outils que vous êtes en train d'utiliser. Une rubrique d'aide contenant une représentation graphique de la palette d'outils apparaît. 4 Dans la rubrique d'aide, cliquez sur un outil pour faire apparaître une description succincte de celui-ci. Vous pouvez également cliquer sur le menu Aide, choisir Contenu, Aide supplémentaire, puis Palettes d'outils pour accéder aux rubriques sur la palette d'outils. Utilisation des boutons d'aide ◆ Vous pouvez obtenir une aide spécifique sur n'importe quelle boîte de dialogue. Par exemple, si vous avez besoin d'aide sur la boîte de dialogue Caractéristiques d'affichage : 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Caractéristiques. 2 Sélectionnez le bouton Aide. La rubrique d'aide décrit les options de la boîte de dialogue Caractéristiques. Utilisation de Rechercher ◆ L'option Rechercher vous permet de rechercher des rubriques d'aide à partir de mots-clés. Par exemple, si vous souhaitez apprendre comment modifier la couleur de remplissage d'un élément dans une vue : 1 Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Rechercher l'aide sur. 2 Entrez le mot-clé « couleur » dans la zone de texte, puis sélectionnez Afficher rubriques. Remarquez que deux rubriques d'Aide concernant la couleur apparaissent en bas de la boîte de dialogue Rechercher. 3 Sélectionnez Outil de couleur de remplissage, puis choisissez Aller à. Fermeture de l'Aide 1 60 Editeur de vue GroupWise ◆ Vous pouvez fermer une fenêtre d'Aide à tout moment. Sélectionnez Fermer en haut de n'importe quelle fenêtre d'Aide. Enregistrer Utilisez la fonction Enregistrer pour stocker des éléments et des pièces jointes en tant que fichiers sur votre disque dur, sur un répertoire de réseau personnel ou sur une disquette. Lorsque vous enregistrez un élément, la commande Enregistrer laisse l'élément dans votre boîte Arrivée ou votre boîte Départ et enregistre une copie supplémentaire sous forme de fichier texte à l'emplacement de votre choix. Si vous enregistrez un élément que vous créez mais que vous n'avez pas envoyé, le message est enregistré en tant que fichier texte (les pièces jointes ne sont pas enregistrées). Enregistrement d'un élément - 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale. Vous pouvez également enregistrer de nouveaux éléments que vous créez et des éléments de la corbeille. 2 Sélectionnez un élément dans la zone de liste Elément. 3 Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message. Le fichier texte porte le même nom que l'élément, sauf si vous entrez un nouveau nom. Vous devez sélectionner Changer pour ouvrir la boîte de dialogue de sélection des répertoires qui vous permet de changer de serveur ou de répertoire. 4 Choisissez Changer pour enregistrer le fichier dans un autre répertoire ou dans un autre serveur. 5 Cliquez sur OK si vous ne voulez pas attribuer un nouveau nom au fichier. ou Entrez un nouveau nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Si un fichier porte déjà le nom que vous avez entré, un message d'avertissement apparaît et vous demande si vous voulez remplacer le fichier existant. Cliquez sur Oui pour remplacer le fichier existant ou sur Non pour attribuer un nouveau nom au fichier. 6 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message. Enregistrer 61 - Enregistrement d'une pièce jointe 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez les éléments comportant des pièces jointes que vous voulez enregistrer. Une icône représentant un trombone ou une icône d'élément distinguent les éléments qui comportent des pièces jointes. Pour marquer une série d'éléments ou de pièces jointes, sélectionnez le premier élément de la série, appuyez sur Maj, puis sélectionnez le dernier. Pour marquer plusieurs éléments ou pièces jointes qui ne se suivent pas, appuyez sur Ctrl et sélectionnez les éléments désirés. 3 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message. Les pièces jointes sont répertoriées dans la boîte de dialogue et apparaissent avec un signe + au-dessous des éléments auxquels elles sont jointes. Élément ordinaire Pièce jointe 4 Sélectionnez une pièce jointe dans la zone de liste Eléments sélectionnés. Le nom du fichier apparaît dans la zone de texte Nom de fichier. 5 Si vous voulez attribuer un autre nom au fichier, sélectionnez le nom du fichier existant, puis entrez le nouveau nom. Si le nom de fichier que vous avez attribué existe déjà, un message d'avertissement apparaît et vous invite à remplacer le nom du fichier en cours. Vous pouvez cliquer sur Oui pour remplacer le nom du fichier en cours ou sur Non pour revenir à la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message pour changer le nom du fichier. 6 62 Enregistrer Sélectionnez Enregistrer, puis choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message. Enregistrer la vue Utilisez l'option Enregistrer la vue pour enregistrer une vue d'élément que vous envoyez souvent ou pour enregistrer une vue que vous avez reçue. Enregistrement d'une vue - 1 Sélectionnez une vue d'élément dans une liste locale de la fenêtre principale. 2 Remplissez les informations concernant la vue, ajoutez-lui une pièce jointe et sélectionnez une option au choix. 3 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Enregistrer Visualiser pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer - Vue. Cette option vous permet d'enregistrer votre vue personnalisée avec le texte dans les zones de texte. Cette option vous permet d’enregistrer votre vue personnalisée sans le texte dans les zones de texte. 4 Entrez un nom dans la zone de texte Nom de fichier ou sélectionnez un nom de fichier déjà attribué à une vue dans la zone de liste Nom de fichier. 5 Cliquez sur OK. Si le nom de fichier que vous avez attribué à la vue existe déjà, un message d'avertissement apparaît et vous demande si vous voulez remplacer la vue. Cliquez sur Oui si vous voulez remplacer la vue, ou sur Non si vous voulez lui attribuer un nouveau nom. 6 Entrez un nom de vue dans la zone de liste Nom. Ce nom apparaît dans une liste locale de la fenêtre principale. 7 Cliquez sur OK. 8 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la vue d'élément. Envoi Utilisez Envoyer pour envoyer un message électronique ou téléphonique, pour programmer un rendez-vous, affecter une tâche ou placer une note. Le processus d’envoi est pratiquement le même pour tous les types d’éléments. Les différences résident dans les options qui sont propres à chaque élément, comme la planification d’une date dans un rendez-vous ou le remplissage de la zone de texte Enregistrer la vue 63 Correspondant dans un message téléphonique. Si vous avez besoin de plus d’informations concernant un type d’élément, reportez-vous à la section de référence à cet élément. Cette section explique également les options propres à ce type d’élément. - Envoi d’un élément 1 Choisissez l’élément que vous souhaitez envoyer à la fenêtre principale. Vous pouvez, soit cliquer deux fois sur l’icône adéquate, soit choisir la vue de la liste locale sous l’icône en question. Les deux méthodes vous permettent d’ouvrir la vue de l’élément. 2 Si vous ne connaissez pas l'ID utilisateur des destinataires, sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses, cliquez deux fois sur les noms pour les placer dans la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK. ou Si vous les connaissez, entrez-les dans la zone Dest., en les séparant par une virgule. 3 Entrez une explication dans la zone Objet. 4 Entrez un message dans la zone correspondante. 5 Si l’élément possède d'autres options, telles qu'un niveau de priorité ou une date de début ou de fin, remplissez les zones de texte appropriées. Reportez-vous à Rendez-vous, à Tâche, à Note ou à Message téléphonique pour connaître les options disponibles pour chaque type d’élément. 6 Si vous souhaitez joindre un fichier, sélectionnez le menu Fichier, puis Joindre un fichier. Choisissez le fichier dans la zone de liste Nom de fichier, puis cliquez sur OK. Reportez-vous à Pièces jointes. 7 Si vous souhaitez modifier les options d’envoi, sélectionnez le menu Envoi, puis Options d'envoi. Définissez les options souhaitées pour l’élément, puis cliquez sur OK. Reportez-vous à Options d'envoi. 8 Lorsque vous avez terminé la préparation de l’élément, sélectionnez Envoyer. Etagère Utilisez l’étagère afin d’automatiser certaines de vos tâches. Vous pouvez placer des vues, des applications, des macros et des fichiers sur l’étagère afin de pouvoir les ouvrir rapidement. Vous pouvez faire glisser n'importe quelle icône de la fenêtre principale sur l’étagère. - Concepts Utilisation de l’étagère L’étagère fonctionne comme le Gestionnaire de programmes Windows. Elle vous permet de placer les applications, les fichiers de traitement par lot, les macros GroupWise et les vues les plus utilisés à un endroit facilement accessible. Par exemple, si vous préférez préparer des messages importants dans une application 64 Etagère de traitement de texte plutôt que dans GroupWise, vous pouvez placer l’application sur l’étagère afin d’y accéder facilement. D’autre part, si vous avez deux vues d’agenda auxquelles vous vous référez souvent, vous pouvez les combiner sur l’étagère afin de pouvoir les ouvrir toutes deux en même temps. Placement d’une vue sur l’étagère - 1 Faites glisser l’icône Arrivée ou Départ sur l’étagère. ou Sélectionnez une vue dans l’une des listes locales de vues d'éléments dans la fenêtre principale, puis faites glisser l’icône de cette fenêtre vers l’étagère. Fermez la vue qui s'est ouverte. Lorsque vous placez l’icône sur l’étagère, elle devient une icône d’étagère. Vous pouvez ensuite cliquer deux fois sur l’icône d’étagère lorsque vous souhaitez ouvrir la vue. Suppression d’une icône de l’étagère 1 Combinaison de vues sur l’étagère Lorsque vous combinez deux vues sur l’étagère, vous pouvez cliquer deux fois sur l’icône de vue combinée afin d’afficher les deux vues en même temps. Vous pouvez par exemple combiner les boîtes Arrivée et Départ afin de visualiser rapidement les éléments entrants et sortants. - Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône d’étagère afin d’afficher le menu local, puis sélectionnez Supprimer pour supprimer l’icône de l’étagère. - 1 Ouvrez deux fenêtres ou vues, ou davantage. 2 Organisez les fenêtres de la façon dont vous souhaitez qu’elles apparaissent une fois ouvertes. 3 Réduisez les vues afin qu’elles apparaissent sous forme d’icône sur votre bureau. 4 Faites glisser l'une des icônes de vue sur l’étagère. Etagère 65 5 Faites glisser la deuxième icône de vue sur l’icône existante sur l’étagère. 6 Fermez les icônes de vue sur votre bureau. Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, les vues apparaissent sous forme d’icônes réduites. Cliquez deux fois sur chacune d'elles, puis fermez les vues ouvertes. Désormais, lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, les deux vues apparaissent. - - Ajout d’une application sur l’étagère Modification des caractéristiques des icônes d’étagère 66 Etagère Vous pouvez placer des fichiers, tels que des applications (.exe), des fichiers de traitement par lots (.bat) et des fichiers de macro (.wcm), sur l’étagère, afin de pouvoir facilement les lancer lorsque vous en avez besoin. 1 Ouvrez le Gestionnaire de fichiers Windows. 2 Faites glisser un fichier et placez-le sur l’étagère. Reportez-vous à Préférences en matière d'associations. 1 Sélectionnez l’icône d’étagère dont vous voulez modifier les caractéristiques. 2 Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu local, puis choisissez Caractéristiques pour ouvrir la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère. 3 Placement de l’agenda d’un autre utilisateur sur votre étagère Apportez toutes les modifications voulues à l’icône d’étagère, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère et retourner à la fenêtre principale. - Si vous êtes mandataire d’un autre utilisateur et que vous devez gérer son emploi du temps, vous pouvez créer une icône d’étagère ouvrant automatiquement la boîte Arrivée ou l'agenda de cet utilisateur. Reportez-vous à Ressources. 1 Ouvrez la vue de l’agenda dans la fenêtre principale. 2 Cliquez sur Mandataire , puis sélectionnez Mandataire pour ouvrir la boîte de dialogue Mandataire. 3 Entrez l’ID de l’utilisateur si vous le connaissez. ou Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses, puis cliquez deux fois sur l’ID utilisateur pour l’insérer dans la zone de texte ID utilisateur de la boîte de dialogue Mandataire. 4 Cliquez sur OK. 5 Réduisez la vue du mandataire afin qu’elle apparaisse sous forme d’icône sur votre bureau. 6 Faites glisser cette icône vers l’étagère. 7 Fermez l’icône de la vue du mandataire. Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, l’agenda de l’autre utilisateur apparaît sous forme d’icône réduite. Cliquez deux fois dessus, puis fermez la vue ouverte. Désormais, lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, l’agenda de l’utilisateur apparaît. Enregistrement d’une liste d’éléments filtrés - 1 Cliquez deux fois sur l’icône Arrivée ou Départ. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis sélectionnez Filtre pour ouvrir la boîte de dialogue Filtre. Reportez-vous à Filtrage. 3 Sélectionnez les options de filtre de votre choix, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtre. 4 Réduisez la boîte Arrivée ou la boîte Départ filtrée afin qu’elle apparaisse sous forme d’icône sur votre bureau. Etagère 67 5 Faites glisser l’icône réduite de la boîte Arrivée ou de la boîte Départ vers l’étagère. 6 Fermez ces icônes. Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, la boîte Arrivée ou la boîte Départ apparaît sous forme d’icône réduite. Cliquez deux fois dessus, puis fermez la boîte Arrivée ou la boîte Départ. Désormais, lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, la boîte Arrivée ou la boîte Départ filtrée apparaît. Le filtre de la boîte Arrivée ou de la boîte Départ placée sur votre étagère ne s’applique à aucune autre icône de ces deux boîtes. - - Création d’une icône de démarrage Informations complémentaires Vous pouvez placer sur l’étagère une icône de démarrage contenant autant de vues que vous le souhaitez. Lorsque vous démarrez GroupWise, toutes les vues de l’icône de démarrage sont ouvertes. 1 Faites glisser vers l’étagère la vue que vous souhaitez ouvrir lors du démarrage de GroupWise. 2 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Caractéristiques pour ouvrir la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère. 3 Entrez Démarrage dans la zone de texte Aspect. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère et retourner à la fenêtre principale. Développement de l’étagère Vous pouvez développer l’étagère pour visualiser davantage d’icônes en cliquant sur le bouton Agrandir dans l'angle supérieur droit de la fenêtre principale. Le bouton Restaurer remplace le bouton Agrandir lorsque la fenêtre est agrandie. Sélectionnez le bouton Restaurer afin que l’étagère reprenne sa taille d’origine. Icône réduite Vous pouvez ouvrir n'importe quelle vue sous forme d'icône : cliquez avec le bouton droit de la souris sur son icône dans l'étagère et choisissez Caractéristiques. Sélectionnez Modifier, puis Réduire à l’utilisation. 68 Etagère Fenêtre principale La fenêtre principale vous permet d'ouvrir facilement les boîtes Arrivée et Départ, la corbeille, n'importe quelle vue d'agenda, ainsi que toute nouvelle vue de message, de rendez-vous, de tâche, de note ou de message téléphonique. Vous pouvez également placer des vues ou des applications sur l'étagère dans la fenêtre principale pour automatiser votre correspondance. Concepts - Accès aux icônes et aux listes locales La fenêtre principale apparaît lorsque vous démarrez GroupWise. Cette fenêtre vous permet d'avoir accès à de nombreuses fonctions de GroupWise par l'intermédiaire d'icônes et de listes locales. Dans la corbeille, vous pouvez visualiser des éléments que vous avez supprimés. Dans les boîtes Arrivée et Départ, vous pouvez visualiser les éléments entrants et sortants. Agenda vous permet d'ouvrir vos vues d'agenda. L’étagère vous permet de placer des macros, des vues ou des applications dans la fenêtre principale de façon à ce que vous puissiez les ouvrir rapidement. Ces boutons vous permettent d’ouvrir des vues d’élément. Les listes locales vous permettent de choisir la vue de groupe ou la vue personnelle qu'ouvre chaque icône de vue d'élément. Les listes locales situées sous les icônes affichent le nom de la vue ouverte par une icône. Par exemple, si la liste locale Agenda affiche Semaine, la vue Semaine apparaît lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône Agenda. Vous pouvez choisir une autre vue à partir de la liste locale. Ouverture d'un nouvel élément 1 Retour à la fenêtre principale Si d'autres éléments sont ouverts, vous pouvez facilement revenir à la fenêtre principale. - Pour ouvrir une nouvelle vue, choisissez l'élément voulu dans la liste locale des vues d'éléments, dans la fenêtre principale. ou Pour ouvrir la vue en cours, cliquez deux fois sur un bouton d'icône renvoyant à une vue d'élément. - 1 Sélectionnez le menu Fenêtre dans un élément ouvert, puis cliquez sur Fenêtre principale. La fenêtre principale apparaît au premier plan par rapport aux autres éléments que vous avez ouverts. Filtrage Utilisez Filtre pour afficher des éléments donnés. Par exemple, vous pouvez créer un filtre affichant les éléments que vous avez déjà ouverts et acceptés. Fenêtre principale 69 - Concepts Comment puis-je utiliser un filtre ? Si vous recevez une quantité très importante d'éléments chaque jour ou si vous devez laisser dans votre boîte Arrivée des éléments pour une durée illimitée, il vous sera probablement difficile de les rechercher. L'option Filtre vous permet d’afficher des éléments selon des critères spécifiques. En outre, vous pouvez l'utiliser pour masquer des éléments susceptibles de vous encombrer. Un bon exemple de masquage d'éléments est le filtre par défaut. Au lieu de remplir votre boîte Arrivée d'éléments que vous avez déjà acceptés, ce filtre les masque de façon à ce que vous n'ayez pas à les visualiser lors de la recherche d'un élément important. Filtrage d'éléments L'option Filtre permet d'afficher les éléments selon les critères que vous avez indiqués. Il ne les supprime pas ni ne les déplace. Si un élément n'apparaît pas, il peut quand même se trouver dans votre boîte aux lettres. Si vous modifiez la définition du filtre pour afficher tous les éléments et que l'élément n'apparaît pas, il a été supprimé, archivé ou déplacé vers un autre dossier. Filtrage d'une zone de liste Vous pouvez filtrer la boîte Arrivée ou Départ, la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes, ou la corbeille. En général, le filtre ne fonctionne que dans la zone de liste que vous avez choisie. Si vous sélectionnez l'option Appliquer aux commandes de la vue de l’Agenda de la boîte de dialogue Filtre, le filtre s'applique à toutes les zones d'une vue d'agenda, qu'il s'agisse de zones de liste d'éléments ou de zones de liste de tâches, de rendez-vous ou de notes. La case Appliquer aux commandes de la vue de l’Agenda est grisée lors du filtrage de la boîte Arrivée ou Départ, ou de la corbeille. Sélection des options de filtrage La boîte de dialogue Filtre vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez afficher dans la zone de liste que vous filtrez. En outre, vous pouvez utiliser Filtre pour ne faire apparaître que les éléments ayant certains attributs, par exemple les éléments envoyés par un expéditeur donné ou à un destinataire particulier, ceux qui contiennent des pièces jointes ou qui n’ont pas été marqués comme étant effectués, etc. Vous pouvez cocher les cases appropriées pour sélectionner les éléments, à l'exception des zones de texte d'adresse et de la plage de dates. Les attributs de sélection sont décrits ci-après. Insertion d'un ou de plusieurs types d'éléments ◆ Type d'élément vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez afficher. Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs types d'éléments, seuls les éléments cochés apparaissent dans GroupWise. Zones de texte d'adresse ◆ Ces zones vous permettent d'entrer les noms utilisateurs indiqués dans les éléments que vous désirez spécifier dans la zone de liste. GroupWise n'indique que les éléments contenant les noms utilisateurs 70 Filtrage saisis dans les zones correspondantes. Les zones vides signifient que GroupWise ne les utilise pas pour filtrer des éléments. Dans les zones de texte du filtre, vous pouvez employer les opérateurs booléens & et | afin d'affiner ou d'élargir le filtre. Certains éléments sont constitués d'un plus grand nombre de champs que d'autres. Si vous ne sélectionnez que l'un de ces éléments, par exemple un message téléphonique, GroupWise affiche les autres zones de texte que vous pouvez utiliser pour paramétrer le filtre. Autres zones de texte de message téléphonique Le tableau ci-après décrit les éléments contenant des zones de texte supplémentaires. Elément Autres zones de texte Description Rendez-vous Lieu Vous permet d'afficher les rendez-vous planifiés dans un lieu donné. Tâche Priorité Vous permet d'afficher les tâches ayant un certain niveau de priorité. Msg tél. Société Téléphone Vous permet d'afficher les messages téléphoniques d'une personne ou d'une entreprise donnée, ou un numéro de téléphone. Date ◆ La liste déroulante Date vous permet d'indiquer une plage d'heures pour les éléments que vous souhaitez visualiser. Par exemple, si vous voulez visualiser tous les rendez-vous que vous avez reçus après le même jour, vous pouvez sélectionner Après le, puis entrer la date de début. Date vous permet de choisir l'une des options A tout moment, Avant le, Le, Après le ou Entre pour spécifier la plage d'heures désirée. Filtrage 71 Option de date Description A tout moment Vous permet d'afficher des éléments, quelle que soit la date d'envoi ou la date à laquelle ils sont planifiés. Avant le Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés avant une date précise. Le Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés à une date précise. Après le Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés après une date précise. Entre Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés à une date comprise entre deux dates précises. Provenance ◆ Provenance vous permet de définir si les éléments indiqués sont entrants ou sortants. Cette sélection est déjà effectuée lors du filtrage de la boîte Arrivée ou Départ. Personnel vous permet de choisir d'afficher vos éléments personnels, par exemple vos tâches, vos rendez-vous ou vos notes. Etat de l’élément ◆ Statut vous permet d'indiquer les éléments ayant été modifiés d'une certaine manière. Par exemple, vous pouvez afficher les éléments ayant été ouverts mais non acceptés. Les attributs d'état suivants sont organisés par paires : Ouvert et Non ouvert, Accepté et Refusé, Effectué et Non effectué, et Personnel et Non personnel. Lorsqu'aucun attribut n'est sélectionné, GroupWise spécifie les deux options. Si un attribut est choisi, GroupWise désélectionne l'autre. Seules les options Personnel et Non personnel sont admises pour le filtrage de la boîte Départ. Type de pièce jointe ◆ Type de pièce jointe vous permet d'afficher les éléments contenant un type de pièce jointe donné. Lorsqu'aucun type de pièce jointe n'est sélectionné, GroupWise affiche l'élément, qu'il comporte ou non une pièce jointe. Priorité d’envoi ◆ Priorité d’envoi ne vous permet d'afficher que les éléments envoyés auxquels un niveau de priorité donné a été affecté. Par exemple, vous pouvez faire apparaître uniquement les éléments de priorité élevée. Paramètres d’envoi ◆ Paramètres d’envoi vous permet d'afficher les éléments constitués d'options d'envoi. Par exemple, vous pouvez faire apparaître uniquement les éléments dans lesquels l'expéditeur a requis une réponse. Les attributs d'état suivants sont organisés par paires : Réponse requise et Pas de réponse requise, ainsi que Distribution ordonnée et Pas de distribution ordonnée. L'option Réponse requise permet à l'expéditeur de demander au destinataire de lui répondre. Lorsque vous sélectionnez l'option Réponse requise de la boîte de dialogue Filtre, seuls les messages électroniques et téléphoniques apparaissent, car elle n'est disponible pour aucun autre type d'élément. 72 Filtrage Distribution ordonnée vous permet d'afficher tous les éléments envoyés ou reçus avec une liste de distribution ordonnée ou uniquement les éléments ne comportant pas cette liste. Filtrage d'éléments - 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 3 Sélectionnez les éléments et les options que vous désirez afficher dans la zone de liste. Si vous voulez enregistrer le filtre, choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrement du filtre, puis entrez un nom dans la zone de texte Nom de fichier. Cliquez ensuite sur OK. Récupération d'un filtre 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtre. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Sélectionnez Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Récupérer le filtre. 4 Sélectionnez le filtre que vous souhaitez récupérer dans la zone de liste Nom de fichier ou indiquez le nom du fichier dans la zone de texte correspondante, puis cliquez sur OK. - Le filtre apparaît dans la boîte de dialogue Filtre. 5 Installation d'une vue filtrée sur l'étagère Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. - Vous pouvez enregistrer une vue filtrée sur l'étagère pour y accéder facilement. Filtrage 73 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda, puis choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Sélectionnez les paramètres de filtrage désirés, puis cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. 4 Mettez la vue filtrée sous forme d'icône pour qu'elle apparaisse sur votre bureau. 5 Déplacez cette icône vers l'étagère pour en faire une icône d'étagère. 6 Fermez l'icône. Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, la vue filtrée apparaît sous forme d'icône réduite. Cliquez deux fois dessus, puis fermez la vue ouverte. A présent, lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, la vue filtrée apparaît. Icône d'étagère - Informations complémentaires Vue d'agenda Dans une vue d'agenda, vous pouvez appliquer différents filtres à chaque zone de liste. Pour ne filtrer que la zone de liste choisie, désélectionnez Appliquer aux commandes de la vue de l’Agenda lors du paramétrage du filtre. La zone de liste Rendez-vous est filtrée pour afficher tous les rendez-vous. La zone de liste Tâches est filtrée pour n'afficher que les tâches de priorité élevée. Réinitialisation du filtre GroupWise restaure automatiquement la valeur par défaut du filtre lorsque vous quittez la vue ou la fenêtre. En outre, vous pouvez utiliser les paramètres par défaut de ce filtre via l'option Rétablir de la boîte de dialogue Filtre. 74 Filtrage Filtres exemple Les exemples suivants décrivent les filtres courants que vous pouvez utiliser. Les illustrations représentent les sélections devant être effectuées dans le filtre. Filtre par défaut de la boîte Arrivée ◆ Le filtre par défaut de la boîte Arrivée est actif chaque fois que vous l'ouvrez. Il indique tous les éléments, à l'exception de ceux ayant été acceptés. Lorsque vous acceptez un élément, il n'apparaît plus dans la zone de liste Elément, mais il figure toujours dans la zone de liste Agenda appropriée des vues. Filtre de distribution ordonnée ◆ Le filtre de distribution ordonnée peut vous permettre de surveiller des éléments que vous envoyez avec une liste de distribution ordonnée. Vous avez la possibilité d'appliquer ce filtre à votre boîte Départ de façon à rechercher rapidement les éléments envoyés avec une liste. Pour surveiller l'état d'avancement, ouvrez la fenêtre Informations afin d’afficher le nom de l'utilisateur en possession de l'élément. Toutes les réunions pour un projet donné ◆ Si vous collaborez à un projet pour lequel de nombreuses réunions doivent être organisées des jours différents, utilisez Filtre avec une vue d'agenda pour n'afficher que les jours où vous participerez aux réunions. Dans la zone Exp., indiquez le nom de l'utilisateur ayant planifié les réunions (tel qu'il apparaît dans la zone Exp. de l'élément). Si plusieurs personnes ont planifié la réunion, indiquez tous les noms en les séparant par une virgule. Si les réunions ont un objet commun, vous pouvez l'indiquer au lieu du nom de l'expéditeur ou en complément. Si vous sélectionnez Appliquer aux Filtrage 75 commandes de la vue de l’Agenda, vous pouvez également filtrer les notes ou les tâches répondant aux critères spécifiés. Toutes les réunions avant une date d'échéance ◆ Vous pouvez utiliser la zone Date pour visualiser, dans la boîte Arrivée, tous vos rendez-vous avant une date d'échéance. Sélectionnez la liste locale Date, puis cliquez sur Entre pour afficher toutes les zones de texte de date. Entrez ensuite les dates de début et de fin. Ne choisissez que le type d'élément Rendez-vous et désélectionnez Refusé. Groupe Un groupe est un ensemble prédéfini d'ID utilisateur et de ressources. Les groupes permettent d'adresser un élément à un groupe d'utilisateurs sans avoir à sélectionner leurs noms dans le Carnet d'adresses lors de chaque envoi. - Concepts Groupes personnels et groupes publics GroupWise permet l'utilisation de deux types de groupes : les groupes personnels et les groupes publics. Les groupes personnels sont ceux que vous créez et utilisez vous-même. Etant donné que les définitions des groupes sont conservées dans votre boîte aux lettres, vous en êtes le seul utilisateur possible. 76 Groupe Les groupes publics sont crées par l’administrateur système. Ils sont stockés sur un serveur auquel chaque utilisateur peut accéder, mais ne sont modifiables que par l'administrateur de votre système. Contenu des groupes Les groupes peuvent comprendre des utilisateurs, des ressources, ainsi que d'autres groupes. Vous pouvez entrer des ID utilisateur ou des ressources dans les zones de texte Dest., CC et CM pour les ajouter au groupe. Ceci permet de déterminer si l'utilisateur ou la ressource recevra un original ou une copie de l'élément lorsque vous adresserez celui-ci au groupe. Par exemple, si vous souhaitez que votre directeur reçoive une copie carbone de tous vos rendez-vous, vous pouvez indiquer son nom d'utilisateur dans la zone CC lors de la création du groupe. Chaque fois que vous utiliserez ce groupe, votre directeur recevra une copie carbone de l'élément sortant. Création d'un groupe personnel - 1 Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Créer/Modif. groupe>>. 3 Sélectionnez les ID utilisateur de votre choix, puis utilisez les boutons Dest., CC et CM pour les placer dans les zones Envoyer à, Copie carbone et Copie masquée. 4 Si vous souhaitez inclure des ressources dans le groupe, sélectionnez Ressources, puis cliquez deux fois sur les ressources de votre choix. 5 Si vous souhaitez inclure des noms ou des groupes que vous avez ajoutés à votre carnet d'adresses personnel, sélectionnez Adresses personnelles, puis cliquez deux fois sur les entrées de votre choix. 6 Sélectionnez Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe dans la boîte de dialogue Enregistrement du groupe personnel qui apparaît, puis choisissez OK pour fermer la boîte de dialogue. 7 Sélectionnez Adresses personnelles pour afficher la liste de groupe personnel et vérifier que le groupe a bien été ajouté à la zone Liste. 8 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d'adresses. Les groupes personnels que vous avez créés apparaissent dans la zone Liste. Groupe 77 - Modification d'un groupe personnel 1 Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses. 2 Sélectionnez Créer/Modif. groupe>>. 3 Sélectionnez Adresses personnelles, puis choisissez dans la zone de liste le groupe personnel que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur Modifier. 4 Cliquez deux fois sur les ID utilisateur que vous souhaitez supprimer dans les zones Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée. 5 Sélectionnez ID utilisateur, choisissez les ID utilisateur que vous souhaitez ajouter, puis utilisez les boutons Dest., CC ou CM pour les placer dans les zones Envoyer à, Copie carbone, ou Copie masquée. 6 Sélectionnez Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe dans la boîte de dialogue Enregistrement du groupe personnel, puis cliquez sur OK. Un message d'avertissement apparaît si le nom que vous avez saisi dans la zone de texte Nom du groupe existe déjà. Choisissez Oui pour remplacer le groupe existant que vous venez de modifier, ou Non pour attribuer au groupe personnel un autre nom. CONSEIL : vous pouvez également faire glisser les noms d'utilisateur d'une zone de texte d'adresse à une autre. Par exemple, si le nom de votre directeur figure dans la zone CC mais que vous souhaitez désormais lui envoyer une copie masquée, sélectionnez son ID utilisateur, puis faites-la glisser jusque dans la zone Copie masquée. - Adressage d'un élément avec un groupe Bouton de commande des groupes publics Bouton de commande des groupes personnels Zone de liste du Carnet d'adresses 78 Groupe 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez une vue de groupe dans les listes locales de vues d'éléments, puis choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 2 Choisissez Groupes publics ou Adresses personnelles. 3 Cliquez deux fois sur un groupe pour le placer dans la zone Envoyer à. 4 Informations complémentaires Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et revenir à la vue d’élément. - Envoi de groupes personnels à d'autres utilisateurs Une fois que vous avez créé un groupe personnel, il est possible que vous souhaitiez le partager avec ses membres. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Nouveau message pour ouvrir une vue de messagerie. 2 Sélectionnez Adresse, puis Adresses personnelles. 3 Sélectionnez le groupe personnel, puis Modifier pour placer ses ID utilisateur dans la zone Envoyer à. 4 Cliquez sur OK pour revenir à la vue de messagerie. 5 Sélectionnez tous les noms figurant dans la zone de texte Dest., choisissez le menu Edition, puis Copier. 6 Placez le point d'insertion dans la zone Message, cliquez sur le menu Edition, puis choisissez Coller. 7 Sélectionnez Envoyer pour envoyer le groupe à tous ses membres. ou Dans la zone de texte Dest., entrez le nom des destinataires de votre choix, puis choisissez Envoyer. Une fois qu'ils ont reçu votre message, chacun des destinataires doit suivre la procédure suivante : 1 Ouvrez le message. 2 Sélectionnez la liste d'utilisateurs dans la zone Message, choisissez le menu Edition, Copier, puis Fermer. 3 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Nouveau message, cliquez sur le menu Edition, puis choisissez Coller. 4 Sélectionnez Adresse, Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe, puis choisissez OK. Le groupe personnel est maintenant enregistré. Impression L'option Imprimer vous permet d'imprimer un élément affiché, y compris les messages électroniques, les rendez-vous, les tâches, les notes, les messages téléphoniques et les pièces jointes. Vous pouvez également imprimer votre agenda. Pour en savoir plus, reportez-vous à Utilisation de l’option Impression de l'agenda. Impression 79 - Impression d'éléments sélectionnés 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda. 2 Sélectionnez le ou les éléments à imprimer, cliquez sur le menu Fichier, puis sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue d’impression. Si l'élément comprend des pièces jointes, elles sont répertoriées sous cet élément dans la zone de liste Eléments. Si vous avez accès à l’application de création d’une pièce jointe, sélectionnez Imprimer la pièce jointe depuis l'application associée lors de son impression. A ce moment, cette application est exécutée, la pièce jointe est imprimée et vous revenez automatiquement à GroupWise. Si vous n'avez pas paramétré d'option de démarrage pour l'impression, il est possible que le fichier soit seulement chargé dans l'application. 3 Sélectionnez le ou les éléments à imprimer, puis cliquez sur Imprimer pour imprimer la sélection et fermer la boîte de dialogue d’impression. Info Utilisez Info pour suivre l'état des éléments que vous avez envoyés et pour obtenir des informations sur ceux que vous avez reçus. - Concepts Utilisation d'Info Quand vous envoyez un élément, vous avez parfois besoin de savoir si le destinataire l'a bien reçu et ouvert. Si l'élément était un rendez-vous, une tâche ou une note, la fenêtre d'informations indique si l'élément a été accepté ou refusé. Par exemple, si vous avez organisé une réunion, vous pouvez ouvrir la fenêtre d'informations de cette réunion pour savoir qui a accepté ou refusé l'invitation. Si un utilisateur a donné une explication sur son refus, son message apparaît au-dessous de l'état Refusé. Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez utiliser Info pour visualiser tous les destinataires indiqués dans les zones Dest. et Copie carbone. Options d'Info La fenêtre d'informations affiche également les options que vous-même, ou l'expéditeur, avez sélectionnées pour créer un élément. Pour de plus amples 80 Info informations sur ces options, reportez-vous à la section Préférences concernant l'élément qui vous intéresse. Obtention d'informations sur les éléments reçus - 1 Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée ou sur la corbeille dans la fenêtre principale, puis sélectionnez un élément. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Informations pour ouvrir la fenêtre d'informations. 3 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre d'informations. 1 Cliquez deux fois sur la boîte Départ, puis sur un élément dans la zone de liste Elément pour ouvrir la fenêtre d'informations. 2 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre d'informations. La zone Destinataires mentionne les personnes ayant reçu l’élément en même temps que vous. Les destinataires de copie masquée ne sont pas indiqués. La zone Options indique les options utilisées lors de l’envoi de l’élément. Suivi des éléments envoyés - Info 81 - Changement de l'affichage des informations 1 Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée ou sur la boîte Départ, puis sur un élément dans la zone de liste Elément pour ouvrir la fenêtre d'informations. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre d'informations, sélectionnez Visualisation, puis Brouillon, Normal ou Prévisualiser. Lire Utilisez la commande Lire pour visualiser le contenu des éléments indiqués dans une vue d'agenda, dans la boîte Arrivée ou Départ, ou dans la Corbeille. - Lecture d'un élément 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou Agenda, dans la fenêtre principale. 2 Dans la boîte Arrivée, la Corbeille ou la vue d'agenda, cliquez deux fois sur l'élément. ou Dans la boîte Départ, choisissez l'élément, cliquez sur le menu Actions, puis cliquez sur Lire. Le nom de l’expéditeur apparaît dans la zone Exp. Votre ID utilisateur apparaît dans l'une des trois zones de texte d'adresse. Le message apparaît dans la zone Message. Si vous avez reçu l'élément d'origine ou une copie carbone, votre nom utilisateur apparaît dans la zone Dest. ou CC. S'il est affiché dans la zone CM, seuls vous et l'expéditeur savez que vous avez reçu une copie de cet élément. Si vous l'avez envoyé, votre nom apparaît dans la zone Exp. 3 - 82 Lire Cliquez sur Fermer une fois l’élément lu. Informations complémentaires Lecture de plusieurs éléments Si vous lisez tous vos éléments, cliquez sur le menu Actions, puis choisissez Lire suivant ou Lire précédent pour ouvrir respectivement l'élément suivant ou l'élément précédent de la zone de liste. Copie du texte d'un élément Vous ne pouvez pas modifier le texte d’un élément que vous recevez. Cependant, vous pouvez copier dans le Presse-papiers le texte sélectionné dans les zones d'adresse, dans la zone Objet ou Message pour l'utiliser dans un autre élément ou dans une autre application. Liste d’accès Utilisez la liste d’accès pour donner aux autres utilisateurs de votre bureau de poste le droit de lire, de créer et de gérer des éléments et des outils (tels que les règles) au sein de votre boîte aux lettres. Les utilisateurs auxquels vous accordez des droits d’accès peuvent devenir vos mandataires. Concepts - Qu’est-ce qu’un mandataire ? GroupWise vous permet d’accorder des droits aux mandataires pouvant recevoir et envoyer des éléments en votre nom. Vous pouvez, par exemple, accorder à un autre utilisateur le droit d’accepter et de programmer vos rendez-vous. Cette personne peut également recevoir une notification pour chacun de vos rendez-vous. Vous recevrez également cette notification et les éléments acceptés et programmés par votre mandataire apparaîtront dans votre boîte Arrivée, dans votre boîte Départ et dans votre agenda. Vous pouvez accorder à votre mandataire l’accès à tous les éléments de votre boîte aux lettres ou limiter ses droits à la lecture ou à l’écriture d’un ou de plusieurs types d’éléments, tels que les messages ou les notes. Les options d’accès sont présentées dans les étapes ci-après. Création d’une liste d’accès - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue des préférences. 2 Cliquez deux fois sur Liste d’accès pour ouvrir la boîte de dialogue de la liste d’accès. 3 Sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour ouvrir le Carnet d’adresses. Liste d’accès 83 4 Cliquez deux fois sur les utilisateurs de la zone Liste dont vous souhaitez autoriser l’accès à votre boîte aux lettres. Les noms sont déplacés vers la zone Envoyer à. 5 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et ajouter les noms à la liste d’accès. 6 Sélectionnez un nom d’utilisateur dans la zone Liste d’accès, puis les droits d’accès que vous souhaitez accorder au mandataire. Choisissez Valider. Vous pouvez également sélectionner plusieurs noms, puis appliquer les droits d’accès que vous avez choisis à tous les utilisateurs en même temps. Si vous sélectionnez plusieurs utilisateurs, les zones grises indiquent que le paramètre est sélectionné pour un ou plusieurs utilisateurs, mais pas pour tous. Le tableau ci-après décrit les droits que vous pouvez accorder aux mandataires. 84 Liste d’accès Droit d’accès Accès autorisé Lecture Lecture des éléments reçus. Vous pouvez limiter les droits en lecture aux messages électroniques et téléphoniques, aux rendez-vous, aux notes ou aux tâches. Ecriture Ecriture et envoi des éléments en votre nom. Vous pouvez limiter ces droits aux messages électroniques et téléphoniques, aux rendez-vous, aux notes ou aux tâches. Abonner aux alarmes Réception de la même notification d’alarme que celle des rendez-vous. Les mandataires ne recevront les alarmes que s’ils ont sélectionné Abonner aux alarmes dans les préférences de Notification. Abonner aux notifications Réception d’une notification lorsque vous recevez un élément. Les mandataires ne recevront de notifications que s’ils ont sélectionné Abonner à la notification dans les préférences de Notification. Droit d’accès Accès autorisé Modifier les Préférences/Règles/Groupes Modification des options de préférences de votre boîte aux lettres. Les mandataires peuvent modifier votre configuration GroupWise, ajouter ou supprimer des mandataires, et changer les droits de ces derniers dans votre liste d’accès. Les mandataires peuvent aussi créer, modifier et supprimer des règles et des groupes personnels. Ils peuvent également exécuter des règles dans votre boîte aux lettres. Si vous donnez à un mandataire l’accès lui permettant de modifier vos préférences dans la boîte de dialogue de la liste d’accès, il peut changer votre mot de passe vous empêchant ainsi d’accéder au système. Archiver les éléments Vous pouvez placer les éléments dans le répertoire d’archives et les récupérer. Si vous accordez au mandataire des droits d’archivage, les éléments archivés par cet utilisateur peuvent être stockés sur son disque dur. Vous n’avez peut-être pas accès aux éléments archivés par le mandataire. Lire les messages personnels Lecture de tout élément marqué comme étant personnel. 7 Informations complémentaires Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue de la liste d’accès et pour retourner à la boîte de dialogue des préférences. - Mandataires et archivage Si vous accordez à un mandataire des droits d’archivage, vous souhaiterez peut-être préciser l’emplacement de son répertoire d’archives. S’il se trouve sur son ordinateur, vous n’aurez pas accès aux éléments qu’il archive. Vous pouvez résoudre ce problème si votre mandataire place l’archive dans un répertoire réseau pour lequel vous avez tous deux un droit d’accès. Reportez-vous à Archivage et à Paramétrage de l’emplacement des fichiers. Accès utilisateur minimal Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue de la liste d’accès, vous remarquerez que GroupWise contient une entrée dans votre liste d’accès pour l’option Accès utilisateur minimum. GroupWise accorde un accès minimal à tous les utilisateurs de votre système GroupWise. Ceci est utile si vous souhaitez définir des droits d’accès de base à votre boîte aux lettres GroupWise pour tous les utilisateurs. Bien que l’option Accès utilisateur minimum leur accorde des droits d’accès, vous devez d’abord préciser ces droits. Pour les définir, sélectionnez Accès utilisateur minimum, puis choisissez les droits voulus, comme vous le feriez pour un mandataire. Liste d’accès 85 Liste des dossiers : préférences Utilisez la Liste des dossiers pour paramétrer l'affichage de vos dossiers dans les boîtes Arrivée et Départ, ainsi que dans les vues d'agenda. - - Concepts Bien que la zone de liste Dossier affiche les mêmes dossiers dans les boîtes Arrivée et Départ et dans les vues d'agenda, ceux-ci peuvent être affichés différemment dans chaque fenêtre en fonction des paramètres par défaut que vous avez sélectionnés dans Préférences de listes de dossiers. Vous pouvez également modifier temporairement l'affichage de vos dossiers en les développant ou en les réduisant dans les boîtes Arrivée et Départ, ou dans les vues d'agenda. Reportez-vous à Dossiers. Sélection des options de liste des dossiers 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Dossiers pour ouvrir la boîte de dialogue Options de listes de dossiers. Affiche tous les dossiers et les sous-dossiers. Rétablit les paramètres par défaut de GroupWise dans Options de listes de dossiers. Affiche uniquement le dossier racine et le premier niveau de sous-dossiers. Affiche les dossiers dans la même disposition que lors de la précédente utilisation de GroupWise. 3 Sélectionnez une option dans chaque zone de groupe. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de listes de dossiers, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Liste rapide Utilisez la liste rapide pour définir la liste des répertoires et des fichiers que vous employez le plus. Vous pouvez avoir recours à la liste rapide lorsque vous devez accéder à ces répertoires et à ces fichiers, ou les modifier. - Création d'une liste rapide ou ajout d'éléments à une liste rapide 1 Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes. 3 Cliquez sur Liste rapide, puis sélectionnez Créer une entrée. 86 Liste des dossiers : préférences CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit de la souris, puis choisir Créer une entrée. 4 Si vous ajoutez un répertoire, indiquez-le dans la zone de texte Fichier/Répertoire. ou Si vous ajoutez un document, entrez son nom et son chemin d'accès. Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour inclure des types de fichiers spécifiques. Reportez-vous à Caractères génériques dans Informations complémentaires, plus loin dans cette section. Utilisation de la liste rapide 5 Saisissez une description du répertoire ou du nom de fichier (telle que « Lettres commerciales » ou « Diaporamas »), dans la zone de texte Description. 6 Cliquez sur OK pour ajouter l'élément à votre liste rapide. 7 Recommencez les étapes 3 à 6 pour ajouter d'autres éléments, puis cliquez sur OK. 1 Si la liste rapide n'apparaît pas lors de l'ouverture d'une boîte de dialogue de répertoire (telle que Ajouter une pièce jointe ou Récupérer), sélectionnez Liste rapide, puis Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes. - CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste Répertoires avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner l'une des deux options. 2 Choisissez l'élément de la liste rapide que vous souhaitez utiliser. Si elle contient un grand nombre d'éléments, vous pouvez cliquer dans la zone de liste Liste rapide, puis entrer les premières lettres du nom de l'élément désiré pour le rechercher rapidement. 3 Si un élément représente un répertoire, cliquez deux fois dessus pour visualiser la liste des fichiers lui étant associés. Cet élément de la liste rapide représente le répertoire c:\novell\grpwise\ofviews. 4 Sélectionnez le fichier voulu. Liste rapide 87 - Modification d'un élément de la liste rapide 1 Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer, et à avoir déjà créé une liste rapide. 2 Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis choisissez Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes. 3 Sélectionnez l'élément de liste rapide que vous souhaitez modifier. 4 Choisissez Liste rapide, puis Modifier l’entrée. CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit de la souris, puis choisir Modifier l’entrée. - Suppression d'un élément de la liste rapide 5 Dans les zones de texte Fichier/Répertoire et Description, entrez les nouvelles informations, puis cliquez sur OK. 1 Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer, et à avoir déjà créé une liste rapide. 2 Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes. 3 Sélectionnez l'élément que vous souhaitez supprimer. 4 Choisissez Liste rapide, puis Modifier l’entrée. CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit de la souris, puis choisir Supprimer l'entrée. 5 - Informations complémentaires Cliquez sur Oui si vous êtes certain de vouloir supprimer cet élément. Caractères génériques Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour inclure des types de fichiers spécifiques. Par exemple, si vous entrez c:\octobre\*.rpt, vous incluez tous les fichiers du sous-répertoire OCTOBRE sous C:, qui portent l'extension .RPT. Si vous saisissez c:\octobre\*.*, vous incluez tous les fichiers du sous-répertoire OCTOBRE. Impression de la liste rapide Pour imprimer la liste rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Imprimer la liste rapide, puis Imprimer. Macro Utilisez des macros pour enregistrer des commandes pour l'exécution automatique de tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez créer une macro pour la mise à jour de la note hebdomadaire de votre société ou pour l'envoi du bulletin d'informations à tous les employés. 88 Macro Langage des macros Le langage des macros de GroupWise est basé sur des commandes. Ceci signifie que GroupWise enregistre les résultats des séquences de touches, ou les sélections effectuées avec la souris, au lieu d'enregistrer les séquences de touches elles-mêmes. Par exemple, au lieu d'enregistrer chaque sélection d'un groupe personnel Formation, opérée à l'aide de la souris, GroupWise enregistre simplement la commande TextSetTo(ToText:"Formation"). Ces commandes sont appelées des commandes produit. Le langage macro de GroupWise comprend également des commandes de programmation. Ces commandes vous permettent de créer des macros qui peuvent répondre aux entrées des utilisateurs. Enregistrement d'une macro - 1 Sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro, puis sur Enregistrer. 2 Entrez, dans la zone de texte Nom de fichier, un nom pour la macro à enregistrer. GroupWise attribue pour vous l'extension .WCM au nom du fichier. 3 Sélectionnez Enregistrer pour démarrer l'enregistrement de la macro. 4 Utilisez GroupWise de la même manière que vous le feriez habituellement. GroupWise enregistre les commandes et le texte que vous saisissez au clavier, de même que les sélections que vous opérez à l'aide de la souris. Si le pointeur de la souris se transforme en « panneau d'interdiction », les actions que vous essayez d'enregistrer doivent être réalisées à partir du clavier et non à l'aide de la souris. 5 Exécution d'une macro Pour arrêter l'enregistrement, sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro, puis sur Arrêter. - L'exécution d'une macro revient à répéter les actions que vous avez enregistrées. 1 Sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro, puis sur Exécuter. 2 Entrez dans la zone de texte Nom de fichier le nom de la macro que vous voulez exécuter ou sélectionnez la macro dans les listes Unités, Répertoires et Nom de fichier. 3 Sélectionnez Exécuter. CONSEIL : pour exécuter une macro sans choisir Exécuter, vous pouvez également cliquer deux fois sur son nom de fichier dans la liste des fichiers. Modification d'une macro - Les macros GroupWise sont des fichiers de documents que vous pouvez écrire, modifier et enregistrer comme n'importe quel autre document texte. Bien qu'aucun éditeur spécifique ne soit disponible dans GroupWise pour la modification de macros, vous pouvez utiliser une zone de texte Message ou Note dans n'importe quelle vue pour effectuer votre modification. En raison de la taille de sa zone de texte Message, la vue Message développé constitue l'un des meilleurs endroits Macro 89 pour modifier une macro GroupWise. Si vous possédez une version Windows ou DOS de WordPerfect 6.0 (ou d'une version ultérieure), vous pouvez utiliser ses fonctions de modification de macros pour écrire et modifier vos macros. 1 Sélectionnez Msg (grand format) dans la liste locale Message de la fenêtre principale. 2 Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Récupérer. 3 Entrez le nom de la macro que vous voulez modifier dans la zone de texte Nom de fichier ou sélectionnez la macro dans les listes d'unités, de répertoires ou de fichiers. Pour ne visualiser que les macros dans la liste Nom de fichier, saisissez *.wcm dans la zone de texte Nom de fichier. 4 Sélectionnez Ouvrir. La macro est insérée dans la zone Message, même si le point d'insertion se trouve dans les zones Exp. ou Dest. 5 Entrez de nouvelles commandes ou modifiez les commandes existantes. CONSEIL : l'application d'une mise en forme, telle que l'utilisation d'espaces, de caractères gras ou du soulignement, n'a aucune incidence sur la macro, mais elle la rend au contraire plus lisible. GroupWise insère automatiquement la commande Application lorsque vous enregistrez une macro. Cette commande indique à la fonction Macro, que, sauf indication contraire, les commandes contenues dans la macro doivent être envoyées à GroupWise et non à une autre application. 6 Pour enregistrer la macro, sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Vérifiez que vous faites suivre le nom de la macro de l'extension .wcm. 7 90 Macro Entrez le nom de la macro dans la zone de texte Nom de fichier, cliquez sur OK, puis sélectionnez Oui si vous voulez remplacer une macro existante. CONSEIL : vous pouvez également modifier une macro GroupWise dans WordPerfect 6.0 pour Windows (ou dans une version ultérieure) dans Windows en récupérant simplement la macro dans une fenêtre de document. Compilation d'une macro - Un compilateur de macros est utilisé pour compiler ou « traduire » des macros pour que GroupWise puisse les exécuter. Les macros sont compilées lorsque vous les exécutez. Si vous recevez un message d'erreur pendant la compilation de la macro, vous pouvez sélectionner Annuler compilation pour fermer la boîte de dialogue, ou bien Continuer compilation pour vérifier si la macro contient d'autres erreurs. Dans les deux cas, la macro ne pourra pas être exécutée ; toutes les erreurs doivent d'abord être corrigées. Reportez-vous à Modification d'une macro dans cette section. Informations complémentaires - Résolution des problèmes relatifs à une macro Le compilateur est un outil très utile en cas de problème survenant sur une macro. Si le compilateur repère une erreur, une boîte de dialogue contenant des informations générales sur le problème apparaît. Cependant, le compilateur de macros ne peut qu'essayer de « deviner » la fonction que doit accomplir la macro. De ce fait, les erreurs indiquées par le compilateur ne peuvent parfois que suggérer l'origine du problème, plutôt que d'identifier exactement le problème. Aide en ligne relative aux macros GroupWise comprend un guide en ligne portant sur les macros. Pour y accéder, sélectionnez le menu Aide, puis cliquez sur Macros. Ce guide contient des informations sur les commandes macros et sur leur syntaxe, avec des instructions complémentaires et des exemples liés à l'utilisation des macros. Commandes macro et syntaxe Si vous créez des macros en sélectionnant des éléments avec la souris, les commandes sont automatiquement insérées au bon format. Pour que les macros saisies à partir du clavier puissent être exécutées correctement, les commandes et leurs éléments doivent se suivre dans le bon ordre. Cet ordre s'appelle une syntaxe. Pour que la syntaxe soit correcte, chaque commande macro ne doit contenir aucune erreur d'écriture et comporter tous les paramètres et séparateurs nécessaires, saisis dans le bon ordre. Les commandes macro comportent trois parties : un nom de commande, des paramètres et des séparateurs. Nom de commande Paramètre Exemple : ViewOpenNamed(ViewName: ”Message développé”;Viewtype: Mail!) Séparateur Nom de commande ◆ Le nom de la commande indique la fonction exécutée. Parfois, ce nom constitue le seul élément nécessaire à l'exécution d'une action. Par exemple, CloseWindow() est un nom de commande complet parce que Macro 91 GroupWise n'a pas besoin d'information supplémentaire ; le nom de la commande ferme lui-même la fenêtre active. Exemple : CloseWindow() Paramètres ◆ Si GroupWise nécessite d'autres informations que le nom de la commande, l'utilisation de paramètres est nécessaire. Le nom de la commande correspond à une fonction. Les paramètres correspondent à des aspects d'une fonction que vous pouvez modifier, ou à des sélections que vous pouvez effectuer. Par exemple, la commande de récupération nécessite un paramètre qui indique le fichier à récupérer. Les paramètres sont toujours inclus dans des parenthèses. Exemple : Récupérer (Nom de fichier: "C:\FAX.WCM") Séparateurs ◆ Certaines commandes macro nécessitent plusieurs paramètres. Les paramètres doivent généralement être placés dans le bon ordre (sauf lorsque vous précisez des noms de paramètres) et doivent être séparés correctement. Utilisez des points-virgules (;) pour séparer les paramètres entre eux ; une chaîne complète de paramètres doit être incluse dans des parenthèses. Par exemple, la commande ViewOpenedNamed nécessite deux paramètres : le nom et le type de la vue. Exemple : ViewOpenedNamed (ViewName: "Message développé"; ViewType: MESSAGE !)) Pour de plus amples informations, reportez-vous aux notions fondamentales sur les macros dans le guide en ligne correspondant. Pour y accéder, sélectionnez le menu Aide, puis cliquez sur Macros. Reportez-vous à l'index des commandes de ce guide en ligne pour connaître la syntaxe requise et obtenir une description des paramètres de toutes les commandes macro dans GroupWise. Mandataire Utilisez la fonction Mandataire pour ouvrir la boîte aux lettres d’un utilisateur dont vous avez obtenu les droits d’accès. - Concepts Utilisation de Mandataire Si vous occupez la fonction d’assistant administratif ou de réceptionniste, vous êtes peut-être chargé d’accepter, de refuser et de fixer des réunions ou de traiter le courrier électronique au nom de quelqu’un d’autre. La personne pour laquelle vous jouez le rôle de mandataire peut vous octroyer les droits nécessaires à l’accomplissement de l’ensemble de ces tâches. Par exemple, votre directeur peut vous octroyer un accès en lecture/écriture à ses rendez-vous. Cet accès vous permet de gérer son emploi du temps et de ses réunions, mais pas de lire son courrier. 92 Mandataire Si vous êtes le mandataire de plusieurs utilisateurs, vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres, chacune contenant les éléments relatifs à un utilisateur. A moins que vous ne travailliez en mode Client/Serveur, vous devez, pour agir en tant que mandataire, avoir un compte dans le même bureau de poste que l’utilisateur qui vous mandate. Choix d’un mandataire Si vous voulez qu’une personne soit votre mandataire, vous devez lui octroyer les droits lui permettant d’accéder à la boîte de dialogue Liste d’accès. La personne qui agira en tant que mandataire devra alors ajouter votre nom à sa liste de mandataires. Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste d'accès. Le fait de refuser le droit en lecture ou en création à un mandataire ne masque pas les types d’éléments. Par exemple, si vous octroyez à un mandataire un accès en lecture et en création pour tous les éléments à l’exception des rendez-vous, il peut toujours voir les rendez-vous dans votre zone de liste Elément, mais ne peut pas les lire. Cependant, si vous refusez des droits Marquer « Personnel », tous les éléments marqués comme étant personnels de votre boîte aux lettres ne seront pas visibles par votre mandataire. Ajout d’un utilisateur à votre liste de mandataires - Vous pouvez sélectionner Mandataire depuis le menu Fichier dans toutes les fenêtres ou cliquer sur Mandataire dans la plupart des vues ou des fenêtres. 1 Cliquez sur Mandataire, puis à nouveau sur Mandataire pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses. Le carnet d’adresses ne répertorie que les utilisateurs de votre bureau de poste. Vous ne pouvez pas agir en tant que mandataire d’un utilisateur ne figurant pas dans votre bureau de poste. 3 Dans la boîte de dialogue Liste d’accès, choisissez l’ID utilisateur de l’utilisateur qui vous a octroyé des droits de mandataire. L’utilisateur sélectionné apparaît dans la zone de texte ID utilisateur. Mandataire 93 La zone de texte ID utilisateur vous permet de saisir les références de l’utilisateur si vous connaissez déjà l’ID utilisateur correct. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Mandataire. IMPORTANT : si l’utilisateur pour lequel vous agissez en tant que mandataire ne vous a pas octroyé de droits d’accès en vous ajoutant à sa liste d’accès, un message d’alerte vous informe que l’accès à cet utilisateur vous est refusé. Lorsque le nom de l’utilisateur que vous venez d’ajouter à votre liste de mandataires apparaît dans la barre de titre, vous avez accès à ses éléments à l’intérieur de la fenêtre active uniquement. Vous pouvez ajouter autant de noms d’utilisateurs que d’accès que vous avez obtenus. Chaque nom d’utilisateur demeure dans votre liste de mandataires jusqu’à ce que vous quittiez GroupWise. - En tant que mandataire Vous pouvez sélectionner Mandataire depuis le menu Fichier dans toutes les fenêtres ou, si vous êtes déjà le mandataire d’un utilisateur, vous pouvez afficher son nom en cliquant sur Mandataire. 1 Cliquez sur Mandataire dans la plupart des vues ou des fenêtres, puis choisissez le nom de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez jouer le rôle de mandataire. Si vous souhaitez n’ouvrir qu’une seule vue pour plusieurs utilisateurs, ouvrez une copie pour chacun d’eux, puis répétez l’opération 1 en choisissant un utilisateur différent pour chaque vue. La liste Mandataire apparaît toujours dans l’angle inférieur gauche de la fenêtre ou de la vue. 2 Lorsque vous souhaitez retourner à votre propre boîte aux lettres, cliquez à nouveau sur Mandataire - Informations complémentaires 94 Mandataire , puis choisissez votre ID utilisateur. Archivage d’éléments Généralement, vous devez éviter d’archiver des éléments alors que vous agissez en tant que mandataire pour un autre utilisateur. Si vous le faites, vous archiverez des éléments depuis la boîte aux lettres de cet utilisateur vers votre répertoire Archive spécifié. Dans ce cas, il n’aura pas accès à ces éléments archivés. Si vous devez effectuer un archivage pour l’autre utilisateur, vous pouvez envisager de placer le répertoire Archive dans une unité à laquelle aussi bien vous (le mandataire) que l’utilisateur aurez accès. Pour en savoir plus, reportez-vous à Paramétrage de l'emplacement des fichiers. Marquer Effectué Utilisez Marquer Effectué pour marquer les tâches ou les éléments distribués comme étant effectués. Marquage d'une tâche comme étant effectuée - Vous pouvez marquer des tâches lorsque vous les effectuez. Si vous marquez ainsi une tâche, elle ne sera pas reportée au lendemain. Si, après avoir marqué une tâche effectuée, vous vous apercevez que certaines parties de cette tâche ne sont pas entièrement réalisées, vous pouvez ôter la marque. Les tâches non marquées sont placées à la page du jour de votre agenda. 1 Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez une vue d'agenda comprenant une liste Tâches. 2 Cochez la case non marquée se trouvant à côté de la tâche. Une coche apparaît dans cette case pour indiquer que la tâche a été effectuée. Tâche effectuée Pour ôter la marque à une tâche effectuée, cochez de nouveau la case. Marquage d'un élément distribué comme étant effectué - Lorsque vous marquez un élément distribué comme étant effectué, cet élément est envoyé à la personne suivante dans la liste de distribution ordonnée. IMPORTANT : vous ne pouvez pas ôter la marque à un élément qui a été distribué. 1 Ouvrez l'élément distribué à partir de votre boîte Arrivée ou à partir d'une vue d'agenda comprenant une zone de liste Elément ou une liste Tâches. Marquer Effectué 95 2 Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer Effectué. L'élément est distribué à la personne suivante dans la liste de distribution ordonnée. 3 - Informations complémentaires Sélectionnez Fermer pour fermer l'élément. Contrôle de l'état d'un élément Pour savoir si un destinataire a effectué la tâche qui lui a été assignée ou déléguée, sélectionnez l'élément dans votre boîte Départ, choisissez le menu Actions, puis cliquez sur Informations. Consultez la dernière colonne de la fenêtre d'informations pour vérifier l'état de l'élément (Distribué, Ouvert, Effectué, etc.). Reportez-vous à Info. Marquage d'une tâche non ouverte comme étant effectuée Dans la zone de liste Elément, sélectionnez une tâche pour la marquer comme étant effectuée sans ouvrir l'élément. Sélectionnez le menu Actions, puis Marquer Effectué. Marquer « Personnel » Utilisez Marquer « Personnel » pour empêcher les mandataires non autorisés à ouvrir des éléments que vous envoyez ou que vous recevez. Les mandataires n'ont pas accès aux éléments portant la marque « Personnel », sauf si vous spécifiez qu'ils en ont le droit dans la boîte de dialogue Liste d’accès. Reportez-vous à Liste d'accès. Lorsque vous définissez un élément que vous envoyez comme étant personnel, ni votre mandataire ni celui du destinataire ne pourront ouvrir cet élément sans autorisation. Lorsque vous attribuez le caractère personnel à un élément que vous recevez, cet élément ne pourra pas être ouvert par vos mandataires n'en ayant pas l'autorisation, mais il pourra l'être par ceux de l'expéditeur. - Marquage des éléments que vous envoyez comme étant personnels 96 Marquer « Personnel » 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez une nouvelle vue d'élément dans une liste locale de vues d'éléments pour l'ouvrir. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer « Personnel ». Une coche est située à côté de la commande Marquer « Personnel » du menu Actions. Marquage des éléments que vous recevez comme étant personnels 3 Remplissez l'élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda, puis sur un élément. 2 Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer « Personnel ». - Une coche apparaît à côté de la commande Marquer « Personnel » dans le menu Actions. 3 Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé la lecture de l’élément. Masquage de la fenêtre Utilisez l'option Masquer la fenêtre pour masquer temporairement la fenêtre principale. Masquage de la fenêtre principale - 1 Assurez-vous qu'une vue autre que la fenêtre principale est ouverte. 2 Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Masquer la fenêtre. 3 Pour restaurer la fenêtre principale, cliquez sur le menu Fenêtre, puis choisissez Fenêtre principale. Masquage des menus Dans une vue d'agenda ouverte, vous pouvez utiliser l'option Masquer pour supprimer la barre de menus déroulants, ainsi que la légende de la fenêtre. Par exemple, l'option Masquer est utile lorsque vous souhaitez afficher en permanence une courte liste de rendez-vous et que vous n'avez pas besoin de la barre de menus pour la modifier. Masquage de la barre de menus déroulants - 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez la liste locale Agenda, puis choisissez une vue d'agenda. Masquage de la fenêtre 97 2 Cliquez sur le menu Visual., puis choisissez Masquer pour supprimer la barre de menus déroulants dans la vue courante. Si vous souhaitez afficher à nouveau la barre de menus dans la vue courante, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'arrière-plan de la vue ou sur la barre d'état pour afficher le menu rapide, puis choisissez Masquer. Menu Fenêtre Utilisez le menu Fenêtre pour ouvrir la fenêtre principale, la boîte Arrivée, la boîte Départ, l’agenda ou la corbeille, ou pour amener au premier plan toute vue ouverte. Vous pouvez également utiliser ce menu pour organiser vos fenêtres et vos icônes. - Concepts Organisation de vos fenêtres ou de vos icônes Vous pouvez sélectionner Réorganiser les icônes, Icôniser GroupWise et Tout fermer pour organiser votre bureau. Options du menu Fenêtre Description Réorganiser les icônes (fenêtre principale uniquement) Cette option distribue de façon égale les icônes se trouvant sur l’étagère. Icôniser GroupWise (fenêtre principale et vues d’éléments) Cette option réduit toutes les vues GroupWise ouvertes, notamment la fenêtre principale. Tout fermer (fenêtre principale et Cette option ferme toutes les vues GroupWise, vues d’éléments) notamment les vues réduites, sauf la fenêtre principale. Vues ouvertes multiples Si vous avez plus de neuf vues GroupWise ouvertes, la commande Suite apparaît en bas du menu Fenêtre. Le fait de sélectionner Suite fait apparaître la boîte de dialogue Sélection de fenêtres qui répertorie toutes les vues ouvertes répertoriées. Sélectionnez l'une des vues de la liste et cliquez sur OK pour la faire apparaître au premier plan. - Ouverture d’une vue 1 Sélectionnez le menu Fenêtre, puis choisissez Fenêtre principale, Arrivée, Départ, Agenda ou Corbeille. Le nom de la fenêtre que vous ouvrez n’apparaît pas dans le menu Fenêtre. Par exemple, si vous sélectionnez le menu Fenêtre dans la fenêtre principale, Fenêtre principale n’apparaît pas dans le menu. Si vous sélectionnez le menu Fenêtre dans n’importe quelle vue d’élément, Fenêtre principale apparaît dans le menu. - Déplacement d’une vue au premier plan Chaque fois que vous ouvrez une nouvelle vue, elle est ajoutée au menu Fenêtre. 1 Pour amener une vue ouverte au premier plan, sélectionnez le menu Fenêtre, puis choisissez la vue. 98 Menu Fenêtre Message téléphonique Utilisez l'option Message téléphonique pour compléter et envoyer un message concernant un appel téléphonique ou une visite au bureau. La vue de message téléphonique comprend des zones de texte et des cases à cocher qui correspondent au type d'informations figurant sur la plupart des comptes rendus d'appels téléphoniques. Envoi de message téléphonique - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Message téléphonique. Zones d'informations du correspondant Cases à cocher pour le message Bouton d'icône Adresse Zone du message Bouton d'icône Pièce jointe Bouton d'icône Mandataire 2 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 3 Cliquez deux fois sur l'ID utilisateur que vous souhaitez placer dans la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et insérer le nom dans la zone Dest. du message téléphonique. 4 Dans les zones d'informations du correspondant, entrez les données appropriées. 5 Cochez les cases concernant le message. 6 Entrez un message dans la zone correspondante, puis sélectionnez Envoyer. L'élément est placé dans la boîte Arrivée de l'utilisateur dont le nom figure dans la zone Dest. Il est également placé dans votre boîte Départ. Lecture d'un message téléphonique - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée. Les messages téléphoniques sont repérés par une icône en forme de téléphone. Une fois que l'élément a été ouvert, le combiné du téléphone est décroché. Ce message téléphonique a été ouvert. Ce message téléphonique n'a pas été ouvert. Message téléphonique 99 - Informations complémentaires 2 Cliquez deux fois sur le message téléphonique que vous souhaitez ouvrir. 3 Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Fermer. Confidentialité d'un message téléphonique Si vous souhaitez éviter que vos mandataires puissent lire vos messages téléphoniques, cliquez sur le menu Actions, puis sélectionnez Marquer « Personnel » lors de la création ou de la réception de ces messages. A moins que vous n’indiquiez dans la liste d’accès qu'ils y sont autorisés, les mandataires ne peuvent pas accéder aux messages marqués du repère comme étant personnels. Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste d'accès. Liaison de fichiers et de commentaires vocaux Vous pouvez joindre à un message téléphonique autant de fichiers et de commentaires vocaux que vous le souhaitez. Pour en savoir plus, reportez-vous à Pièces jointes et à Son. Messages Utilisez Message pour envoyer des messages, des pièces jointes, des sons et des films à d'autres utilisateurs de GroupWise. - Concepts Vue de message La vue de message comprend différents outils qui peuvent vous aider à préparer et à envoyer un message. Boutons Joindre Bouton d'icône Mandataire - Envoi d'un message 100 Messages 1 Choisissez la liste locale Message dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue de message. 2 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 3 Cliquez deux fois sur les ID utilisateur pour les déplacer dans la zone Envoyer à. 4 Si vous souhaitez qu’un utilisateur reçoive une copie carbone ou une copie masquée, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton CC ou CM. Pour supprimer un nom des zones Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée, cliquez deux fois sur ce nom. 5 Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d'adresses et déplacer les noms dans les zones d'adresse de la vue. GroupWise insère les noms dans les zones d'adresses correspondantes dans l'élément. 6 Entrez une description du message dans la zone Objet. 7 Saisissez le message dans la zone Message. 8 Si vous souhaitez modifier les options d’envoi du message, sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Options d'envoi. Définissez les options souhaitées, puis sélectionnez OK. Reportez-vous à Options d'envoi et à Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques. Vous pouvez joindre des fichiers et des commentaires vocaux à un message. Reportez-vous à Pièces jointes et à Son. 9 Sélectionnez Envoyer. GroupWise place l'élément dans la boîte Arrivée des utilisateurs dont la liste figure dans les zones d'adresse et dans votre boîte Départ. Lecture des messages - 1 Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée de la fenêtre principale. Tous les nouveaux éléments que vous recevez sont placés dans le dossier Boîte aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Arrivée, ce dossier est sélectionné. Une icône représentant une enveloppe identifie les messages électroniques. Lorsque ces messages sont ouverts, l'icône représente une enveloppe ouverte. Message ouvert Message ouvert contenant des pièces jointes Message non ouvert 2 Cliquez deux fois sur le message que vous voulez lire. 3 Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer pour fermer le message. Nombre de jours entre les dates Utilisez Nombre de jours entre les dates pour calculer l'intervalle de jours entre deux dates. Calcul de l'intervalle de jours entre deux dates - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Agenda. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Nombre de jours entre les dates pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Nombre de jours entre les dates 101 L'intervalle de jours entre deux dates apparaît dans la zone Nombre de jours entre les dates. Cliquez sur les boutons comportant deux flèches pour reculer ou avancer d'une année. Cliquez sur les boutons comportant une flèche pour reculer ou avancer d'un mois. Informations complémentaires 3 Cliquez sur la date souhaitée dans la zone Date de début de l'agenda. 4 Cliquez sur la date souhaitée dans la zone Date de fin de l'agenda. 5 Sélectionnez Calculer le nombre de jours entre pour afficher l'intervalle de jours entre les dates de début et de fin. 6 Choisissez Annuler pour fermer la boîte de dialogue Nombre de jours entre les dates. Limites de date Dans GroupWise, les dates de début et de fin sont limitées. Elles doivent être comprises entre le 01/01/1970 et le 31/12/2106. Vous pouvez sélectionner Aller à Date de début ou Aller à Date de fin pour ouvrir la vue d'agenda à la date indiquée dans la zone Date de début ou Date de fin. Cliquez sur Calculer la date de fin pour rechercher la date égale à la date de début plus l'intervalle de jours. Cliquez sur Calculer la date de début pour rechercher la date égale à la date de fin moins l'intervalle de jours. Note Utilisez Note pour envoyer un rappel lié à une date spécifique. Lorsque vous envoyez une note à vous-même ou à un autre utilisateur, GroupWise la joint le jour que vous avez spécifié. Par exemple, vous pouvez faire apparaître une note à une date donnée pour vous rappeler un événement, tel qu'un anniversaire, un délai arrivant à son terme, un jour férié, etc. Pour envoyer une note, procédez comme pour l'envoi de tout autre élément. Les différences résident dans les options qui sont propres à chaque élément (fixer la date d'envoi d'une note). Dans cette section, vous découvrirez comment utiliser les options propres à Note. Pour obtenir de l'aide sur l'envoi d'un élément, reportez-vous à Envoi. - Concepts Notes Vous pouvez envoyer une note à vous-même, ainsi qu'à tout autre utilisateur de GroupWise. Lorsque vous envoyez une note, celle-ci est placée dans votre boîte Départ ; lorsque vous en recevez une, elle est placée dans votre agenda et dans votre boîte Arrivée. 102 Note Note personnelle Une note personnelle est placée uniquement dans votre agenda. Elle n'apparaît dans vos boîtes Départ ou Arrivée que si vous utilisez l'option Filtre. Reportez-vous à Filtrage. Vous pouvez distinguer une note personnelle d'une note de groupe par l'absence de zones d'adresse. Fixation manuelle de la date - Les boutons comportant une seule flèche vous permettent d'avancer ou de reculer d'un mois à la fois. Les boutons comportant deux flèches vous permettent d'avancer ou de reculer d'un an à la fois. Création d'une note personnelle Vous pouvez placer une note dans votre agenda à une date déterminée. Pour ouvrir la boîte de dialogue Définition de la date, procédez comme suit : 1 Choisissez Note dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue de note. 2 Cliquez sur le bouton Définir la date . Vous pouvez cliquer sur la date à laquelle le rendez-vous doit avoir lieu. Aujourd’hui réinitialise la date à celle du jour. 3 Sélectionnez la date souhaitée, puis cliquez sur OK. 4 Terminez votre note, puis sélectionnez Envoyer. 1 Choisissez la liste locale Agenda dans la fenêtre principale, puis cliquez sur Vue du jour. 2 Cliquez sur la liste Notes, puis saisissez la note. - Une zone de texte apparaît dès que vous commencez la saisie. 3 Cliquez en dehors de la zone de texte pour placer la note dans votre agenda. 4 Pour modifier la note, cliquez deux fois dessus afin d'ouvrir une vue de note personnelle. Note 103 - Informations complémentaires Indicateurs de notes Comme l'indique le tableau ci-dessous, les indicateurs de notes figurant dans votre boîte Arrivée ou dans votre agenda reflètent l'état de chaque note. Indicateur Description (Boîte Arrivée uniquement) Vous n'avez pas encore ouvert la note. (Boîte Arrivée uniquement) Vous avez ouvert la note. L’élément apparaît en italique Il s'agit d'une note de groupe que vous n'avez (Agenda uniquement). pas encore acceptée ni refusée. L’élément est répertorié en texte Il s'agit d'une note de groupe que vous avez normal (Agenda uniquement). acceptée. (Liste de notes uniquement) Marqué comme étant personnel. Lorsque vous refusez une note, l'élément est placé dans la corbeille. Si vous décidez par la suite d'accepter une note qui a été refusée, vous pouvez la restituer, puis l'accepter. Reportez-vous à Acceptation, Refus et Corbeille. Changement de la date d'envoi d'une note Vous pouvez reporter la date d'envoi d'une note si vous aviez vous-même fixé la date à l'origine. Reportez-vous à Agenda. Délégation d'une note Lorsqu'un utilisateur vous assigne une note, vous avez la possibilité de la déléguer à un autre utilisateur. Lorsque vous déléguez une note, le destinataire et l’expéditeur d'origine reçoivent une notification de la délégation. Reportez-vous à Délégation. Notes répétitives Vous pouvez utiliser une vue de note pour planifier des notes répétitives. Par exemple, vous pouvez créer une définition en utilisant l'option Rappel automatique pour envoyer une note le troisième vendredi de chaque mois. Reportez-vous à Rappel automatique. Notify Notify vous avertit lorsque vous recevez un élément dans votre boîte Arrivée ou lorsqu’une alarme est déclenchée. Notify peut vous avertir de deux façons : une boîte de dialogue apparaît, ou bien un son est émis lorsque vous recevez un élément dans votre boîte Arrivée. Vous pouvez recevoir des alarmes et des notifications pour un autre utilisateur si celui-ci vous octroie ces droits dans la liste d’accès. Vous pouvez spécifier dans la liste Notification que vous voulez recevoir des alarmes et des notifications. Reportez-vous à Préférences de Notification et à Liste d'accès. 104 Notify Exécution de Notify - Notify est conçu pour fonctionner en arrière-plan et sous forme d'icône quand vous exécutez d'autres programmes. Lorsque vous recevez un message dans votre boîte aux lettres, Notify voit le nouveau message et devient actif. Si vous ne recevez pas de notification, il se peut que Notify ne soit pas exécuté. Démarrage de Notify 1 Cliquez deux fois sur l'icône Notify dans le groupe de programmes GroupWise se trouvant dans le Gestionnaire de programmes Windows. Notify est lancé et mis en icône sur le bureau. Démarrage de Notify lors du lancement de Windows 1 Faites glisser l'icône Notify du groupe de programmes GroupWise vers le groupe de programmes de démarrage. Chaque fois que vous lancez Windows, Notify est lancé et mis en icône sur le bureau. Si vous quittez Notify, vous devrez ouvrir le groupe de programmes de démarrage, puis cliquer deux fois sur l'icône Notify de GroupWise, ou bien vous devrez relancer Windows. Définition des options de notification - La zone de groupe Notifier les éléments permet de définir rapidement des options de notification pour chaque type d'élément en fonction des priorités élevée, normale ou faible. Vous pouvez choisir de lire un son ou de faire apparaître la boîte de dialogue Notification, en fonction de la priorité élevée, normale ou faible de chaque élément. Par exemple, vous pouvez paramétrer des options de notification différentes selon qu'il s'agit de messages hautement ou faiblement prioritaires. 1 Cliquez sur l'icône Notify sur votre bureau, puis sélectionnez Préférences. 2 Cliquez sur l'onglet Notification (notification de tous les nouveaux messages reçus), Alarmes ou Etat renvoyé (notification de tous les éléments que vous envoyez). 3 Choisissez un type d'élément ou sélectionnez Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types. 4 Indiquez si vous préférez faire apparaître la boîte de dialogue, lire un son ou lancer un programme en fonction des niveaux de priorité. 5 Choisissez Effacer tout pour réduire Notify. 6 Cliquez sur l'onglet Général pour définir la fréquence à laquelle Notify recherche les nouveaux messages dans votre boîte aux lettres (intervalle d'interrogation) et la durée d'affichage de la boîte de dialogue Notification lorsqu'une alarme ou un message sont signalés. Si l'intervalle d'interrogation n'est que de quelques secondes, cela aura pour effet d'intensifier le trafic sur le réseau. Si vous n'avez pas besoin de recevoir fréquemment des notifications, et pour alléger le trafic, vous pouvez prolonger l'intervalle d'interrogation de plusieurs secondes. Notify 105 7 - Informations complémentaires Cliquez sur OK pour enregistrer ces options et fermer la boîte de dialogue Notifier les préférences. Pourquoi mon programme Notify ne fonctionne-t-il pas ? Si votre programme Notify ne fonctionne pas, vérifiez les éléments suivants : Vérifiez que le programme Notify est bien lancé ◆ Recherchez l'icône Notify sur le bureau de Windows (il se peut que vous ayez besoin de mettre le Gestionnaire de programmes en icône). Si l'icône ne se trouve pas sur le bureau, Notify n'est pas en cours d'exécution. Vous devez démarrer Notify pour recevoir des notifications. Pour lancer cette application chaque fois que vous démarrez GroupWise, mettez l'icône Notify dans le groupe de programmes Démarrage de Windows. Vérifiez que votre nom d'utilisateur est correct ◆ Si votre nom d'utilisateur ou vos initiales ne concordent pas avec celles définies dans GroupWise et dans Notify, ce dernier ne fonctionne pas convenablement. Pour vérifier le nom d'utilisateur, ouvrez Notify, cliquez sur l’icône Notify sur votre bureau, puis sélectionnez A propos de. Vérifiez que votre nom d’utilisateur est correcte et qu'il correspond à celui figurant dans la boîte de dialogue A propos de GroupWise. Si les initiales ne concordent pas, fermez Notify, démarrez GroupWise, puis lancez Notify. Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur l'icône Notify dans le groupe de programmes de démarrage, puis appuyez sur les touches Alt+Entrée. A la fin de la ligne de commande, entrez /u= et les initiales de votre nom d'utilisateur, puis cliquez sur OK. Vérifiez les préférences de Notify ◆ Si vous ne recevez pas de notification pour un type d'élément particulier, mais que vous en recevez pour d'autres, ouvrez Notifier les préférences (reportez-vous à Définition des options de notification plus haut). Sélectionnez chaque type d'élément et vérifiez que les options Afficher la boîte de dialogue et Lire le clip sonore sont sélectionnées. Abonnez-vous à votre programme Notify ◆ Il se peut que vous ne vous soyez pas abonné à votre propre programme Notify. Dans la fenêtre principale, choisissez Fichier, puis sélectionnez Préférences. Cliquez deux fois sur Notification. Si votre nom ne figure pas dans la liste de notifications, sélectionnez Ajouter des utilisateurs, sélectionnez votre nom dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur OK. En dernier ressort ◆ Si rien d'autre ne fonctionne, essayer de réinstaller GroupWise et de redémarrer votre ordinateur. Si cela ne fonctionne pas, contactez l'administrateur de votre système. Vérifiez que le répertoire de travail se trouve au même emplacement que GroupWise. 106 Notify OLE Utilisez la fonction OLE (Liaison et incorporation d'objets) pour combiner des informations créées dans d'autres applications Windows, dans une vue d'élément ou dans un agenda de GroupWise. La fonction OLE dans GroupWise vous permet d'inclure dans les éléments des graphes, des graphiques, des feuilles de calcul, des clips sonores et de nombreux autres types d'informations. Concepts - Comment puis-je utiliser l'OLE ? GroupWise agit comme un conteneur OLE et prend en charge l'OLE de deux façons. Une information OLE peut être jointe à tout élément que vous créez. Vous pouvez également créer une vue GroupWise personnalisée qui contienne une zone réservée aux informations OLE. OLE vous permet d'inclure des fichiers pouvant être mis à jour par vous-même ou par leur destinataire. Par exemple, vous pouvez effectuer un collage avec liaison d'un objet OLE dans un message distribué. Tous les destinataires peuvent modifier l'objet et l'envoyer avec un message. Au lieu d'attendre que le message électronique vous soit renvoyé, votre copie de l'objet est mise à jour chaque fois qu'un utilisateur le modifie. IMPORTANT : certaines applications peuvent gérer l'OLE d'une autre façon que les autres. Par exemple, WordPerfect 6.0 utilise une icône à la place de l'objet. Exigences concernant la fonction OLE Les destinataires désirant visualiser ou modifier des objets OLE doivent respecter les obligations suivantes : Ajout d'un nouvel objet ◆ Le destinataire doit utiliser GroupWise pour Windows. Par exemple, un destinataire utilisant GroupWise pour DOS ne peut pas visualiser les objets OLE. ◆ Pour pouvoir mettre à jour un objet, le destinataire doit avoir accès au fichier d'origine. Cela signifie que ce fichier doit se trouver sur le réseau et que son chemin d'accès, y compris la lettre de l'unité, doit être le même pour vous et le destinataire. - 1 Sélectionnez une vue d'élément dans une liste locale de vues d'éléments, dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Joindre un objet. Les types d'objets disponibles sont répertoriés dans la boîte de dialogue Joindre un objet. Cependant, la liste des objets change en fonction des applications que vous avez installées. Vous pouvez sélectionner Coller pour joindre un objet OLE. Vous pouvez sélectionner Coller avec liaison pour joindre un objet OLE. OLE 107 3 Choisissez le type de l'objet, puis sélectionnez Joindre nouveau pour ouvrir l'application source. 4 Créez votre objet ou insérez un fichier existant. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la documentation de votre application source. 5 Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Quitter pour revenir à la vue d'élément. Cette étape peut différer en fonction de l'application source que vous utilisez. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la documentation de votre application source. - Création d'un encadré OLE dans une vue 6 Sélectionnez Oui pour mettre l'objet à jour et l'insérer dans votre vue d'élément. 7 Terminez l'élément, puis sélectionnez Envoyer. 1 Ouvrez l'éditeur de vue GroupWise. 2 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez le type d'élément que vous voulez. 3 Sélectionnez OLE dans la palette, puis faites glisser la zone pour lui donner la dimension que vous voulez. Pour de plus amples informations sur l'Editeur de vue GroupWise, sélectionnez Aide, puis cliquez sur Contenu. 4 - Insertion d'un objet dans un encadré OLE Ajoutez toute autre commande de votre choix à la vue, enregistrez la vue, puis quittez l'Editeur de vue GroupWise. Contrairement à un objet joint, un objet inséré dans un encadré OLE permet à son destinataire de voir le véritable objet à l'ouverture de l'élément. 1 Ouvrez la vue d'élément OLE. 2 Cliquez sur l'encadré OLE, sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Joindre un objet. 3 Choisissez le type d'objet, puis sélectionnez OK. L'application servant à créer l'objet est alors ouverte. 4 Créez votre objet ou insérez un fichier existant. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la documentation de votre application source. 5 Fermez l'application source. L'objet est inséré dans l'encadré OLE. Pour envoyer l'objet dans la vue à plusieurs reprises, vous devez enregistrer la vue (reportez-vous à Etagère). Si vous ne 108 OLE voulez pas qu'un destinataire modifie la vue, sélectionnez Modifier, puis cliquez sur Convertir en image statique. Liaison d'un nouvel objet - 1 Ouvrez l'application serveur OLE et la vue d'élément à laquelle vous voulez lier des informations (telles que WordPerfect pour Windows et une vue d'élément GroupWise). 2 Sélectionnez les informations dans l'application serveur OLE que vous voulez lier à une vue d'élément dans GroupWise et copiez-les dans le Presse-papiers. Reportez-vous à Presse-papiers. 3 Ouvrez une vue d'élément, sélectionnez Modifier pour joindre l'objet du Presse-papiers. Choisissez Joindre un objet, cliquez sur Joindre à partir du Presse-papiers, puis sur Coller avec liaison. Si le bouton de la commande Coller avec liaison est grisé dans le menu Edition, le fichier dans l'application serveur OLE ne vous permet pas de coller les informations avec une liaison. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la documentation de votre application serveur OLE. L'objet est désormais inséré dans votre vue d'élément. Rétablissement d'une liaison - Généralement, une liaison est rompue lorsque vous changez le nom de fichier de l'objet ou lorsque votre chemin d'accès au fichier diffère de celui de l'expéditeur. Si une liaison est rompue, vous recevez le message suivant : « Les fichiers liés par OLE ne sont pas disponibles. Modifier ces liaisons maintenant ? ». Dans GroupWise, vous devez modifier le nom de fichier auquel l'objet est lié pour rétablir la liaison. 1 Ouvrez l'élément qui contient l'élément collé et lié. L'élément contenant l'objet collé et lié apparaît comme un élément accompagné d'une pièce jointe. Mise à jour d'une liaison 2 Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Liaisons pour ouvrir la boîte de dialogue Liaisons. 3 Sélectionnez l'objet que vous voulez reconnecter, puis cliquez sur Modifier une liaison pour sélectionner le nom du fichier auquel vous voulez lier l'objet. - Vous pouvez mettre à jour un objet lié manuellement ou automatiquement. Dans GroupWise, la mise à jour par défaut est automatique, de sorte que si vous mettez à jour le fichier dans l'application serveur OLE, l'objet placé dans la vue d'élément sera également mis à jour. Si la mise à jour de la liaison est manuelle, toutes les modifications que vous apportez au fichier dans l'application source ne seront pas reportées dans l'objet que vous visualisez dans GroupWise. Ces modifications ne seront répercutées que si vous ouvrez ou modifiez l'objet. Pour mettre à jour une liaison manuellement, 1 Ouvrez un élément dans votre boîte Arrivée contenant déjà un objet lié. OLE 109 L'élément qui contient l'objet lié apparaît comme un élément accompagné d'une pièce jointe. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis sélectionnez Liaisons pour ouvrir la boîte de dialogue Liaisons. 3 Sélectionnez l'objet que vous voulez mettre à jour, puis cliquez sur Mise à jour immédiate. 4 Cliquez sur OK pour revenir à la vue d'élément. Options d'envoi Utilisez Options d'envoi (dans le menu Envoi) pour remplacer les paramètres d’Options d'envoi que vous avez définis dans Préférences. Seuls les paramètres de l’élément que vous créez sont modifiés ; les paramètres par défaut que vous avez définis dans Préférences restent les mêmes. - Sélection d’une option d’envoi 1 Ouvrez une vue d’élément dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Options d'envoi pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d'envoi de la vue. Elle peut être différente selon la vue que vous avez ouverte. Vous pouvez sélectionner les options d’éléments suivantes : 110 Options d'envoi Option Eléments concernés Explication Informations sur l'état Tous les éléments Vous pouvez paramétrer l'état sur Aucune, Distribution, Distribution et ouverture, ou sur Informations complètes. Les informations d’état que vous définissez apparaissent lorsque vous ouvrez la fenêtre d’informations pour suivre les éléments que vous avez envoyés à d’autres utilisateurs. Priorité Tous les éléments Vous pouvez paramétrer la priorité sur Elevée, sur Normale ou sur Faible. L’icône de l’élément figurant dans la zone de liste Elément apparaît en rouge lorsque la priorité est élevée, dans la couleur que vous avez définie par défaut pour la priorité Normale et en gris pour la priorité Faible. Expiration Messages électroniques et téléphoniques Vous pouvez configurer la date d'expiration sur Aucun(e) ou faire en sorte que cet élément soit supprimé de votre boîte Départ et de la boîte Arrivée du destinataire après un certain nombre de jours, si le destinataire n’a pas encore ouvert l’élément. Suppression automatique Messages électroniques et téléphoniques Vous pouvez sélectionner Suppression automatique si vous souhaitez qu’un élément que vous avez envoyé soit placé automatiquement dans la Corbeille une fois que les destinataires ont supprimé l’élément et s’en sont définitivement débarrassés. Avertir les destinataires Tous les éléments Vous pouvez activer cette option afin d’avertir les destinataires lorsque vous envoyez un élément. Les destinataires doivent exécuter Notify pour activer cette option. Reportez-vous à Notify. Options d'envoi 111 Option Eléments concernés Explication Notification Tous les éléments Vous pouvez recevoir une notification lorsque l’élément que vous envoyez est ouvert refusé, supprimé, ou effectué. Utilisez les listes locales pour préciser si vous souhaitez recevoir une notification, un accusé de réception ou les deux. Si vous choisissez l’accusé de réception, tous les commentaires inclus dans les éléments acceptés ou refusés seront inclus dans la zone Message de l’accusé de réception ainsi que dans la fenêtre d’informations de votre boîte Départ. Réponse requise Messages électroniques et téléphoniques Vous pouvez sélectionner l’une de ces options si vous souhaitez qu’une demande de réponse apparaisse dans la zone Message des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez préciser un nombre de jours. Si vous sélectionnez Aucun(e), aucune demande de réponse n’apparaît dans la zone Message. Opt. Etendues Tous les éléments Pour obtenir une explication de l’option Options d'envoi étendues, reportez-vous à Préférences étendues. 3 Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé le paramétrage des options pour fermer la boîte de dialogue Options d'envoi. Paramétrage de l'emplacement des fichiers Utilisez les préférences relatives à l’emplacement des fichiers pour déterminer l'emplacement de vos fichiers archivés, de vos vues personnalisées et enregistrées, ainsi que des pièces jointes. 1 Sélectionnez le menu Fichier, choisissez Préférences, puis cliquez deux fois sur Emplacement des fichiers pour ouvrir la boîte de dialogue Emplacement des fichiers. 112 Paramétrage de l'emplacement des fichiers Ce répertoire stocke vos bases de données archivées. Le répertoire de vues personnalisées stocke les vues créées dans l'Editeur de vue GroupWise. 2 Entrez les chemins d'accès aux répertoires. ou Si vous ne savez pas où conserver les fichiers, cliquez sur le bouton de l'icône du dossier situé à côté de chaque zone de texte pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire. Sélectionnez ensuite les répertoires, puis cliquez sur OK. 3 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Emplacement des fichiers, puis sélectionnez Fermer pour fermer celle intitulée Préférences. Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques Utilisez Préférences de messagerie électronique/téléphone pour préciser la manière dont vous voulez envoyer tous vos messages électroniques et téléphoniques. Vous pouvez ignorer ces paramètres lorsque vous créez un message électronique ou téléphonique en utilisant Options d'envoi. Dès lors, les paramètres par défaut que vous avez spécifiés dans Préférences de messagerie électronique/téléphone sont modifiés dans tous les nouveaux messages électroniques et téléphoniques que vous envoyez. Paramétrage des options d'envoi de vos messages électroniques et téléphoniques - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Msg/Msg tél. pour ouvrir la boîte de dialogue Options d'envoi par messagerie électronique et par téléphone. Vous pouvez sélectionner les options de messages électroniques et téléphoniques suivantes : Option Explication Informations sur l'état Vous pouvez paramétrer l'état sur Aucune, Distribution, Distribution et ouverture ou sur Informations complètes. Les Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques 113 Option Explication informations d'état que vous spécifiez apparaissent lorsque vous ouvrez la fenêtre d'informations pour suivre les messages électroniques ou téléphoniques envoyés à d'autres utilisateurs. Priorité Vous pouvez paramétrer la priorité sur Elevée, Normale ou sur Faible. L’icône de l’élément figurant dans la zone de liste Elément apparaît en rouge si la priorité est élevée, dans la couleur par défaut si elle est normale et en gris si elle est faible. Expiration Vous pouvez configurer la date d’expiration sur Aucune ou faire en sorte que cet élément soit supprimé de votre boîte Départ et de la boîte Arrivée du destinataire après un certain nombre de jours, si le destinataire n’a pas encore ouvert l’élément. Suppression automatique Vous pouvez sélectionner Suppression automatique si vous voulez qu'un élément envoyé soit automatiquement placé dans la corbeille une fois que l'ensemble des destinataires ont supprimé cet élément et qu'ils ont vidé leur corbeille. Avertir les destinataires Vous pouvez activer cette option afin d’avertir les destinataires lorsque vous envoyez un élément. Les destinataires doivent exécuter Notify pour activer cette option. Reportez-vous à Notify. Notification Vous pouvez recevoir une notification lorsque l’élément que vous envoyez est ouvert, supprimé ou effectué. Utilisez les listes locales pour préciser si vous souhaitez recevoir une notification, un accusé de réception ou les deux. Réponse requise Vous pouvez sélectionner une de ces options pour afficher une demande de réponse dans la zone Message d'un élément que vous envoyez. Vous pouvez préciser le nombre de jours au cours desquels vous souhaitez obtenir une réponse. Si vous sélectionnez Aucune, aucune demande de réponse n’apparaît dans la zone Message. 3 Après avoir paramétré ces options, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options d'envoi par messagerie électronique et par téléphone. 4 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Paramétrage des notes Utilisez Options d'envoi de notes dans Préférences pour définir les modalités d'envoi de toutes vos notes. Lorsque vous créez une note, vous pouvez sélectionner Options d'envoi pour modifier les modalités d'envoi de cette note uniquement. - Paramétrage des options de notes 114 Paramétrage des notes 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Note pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d'envoi de notes. Les informations que vous spécifiez, relatives à l'état des notes que vous envoyez, apparaissent dans la fenêtre d'informations. L'icône de l'élément dans la zone de liste Eléments apparaît en rouge si la priorité est élevée, dans la couleur par défaut si la priorité est normale, et en gris si la priorité est faible. Utilisez les listes locales pour spécifier si vous voulez recevoir une notification, un accusé de réception, les deux, ou bien aucune notification. Vous pouvez sélectionner cette option pour notifier les destinataires de l'envoi d'un élément. Ils doivent exécuter Notify pour que cette option soit disponible. 3 Sélectionnez les options souhaitées. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue d'options d'envoi de notes. 5 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Pièces jointes Utilisez Pièces jointes pour insérer un fichier dans un élément, encapsuler des messages et incorporer ou lier des éléments OLE. Reportez-vous à OLE. Concepts - Options Les pièces jointes peuvent être visualisées, imprimées, ouvertes ou enregistrées. Elles peuvent également être ajoutées, supprimées ou modifiées. Vous avez la possibilité d’inclure dans un élément tout type de fichier, par exemple des fichiers texte, des graphiques, des programmes, des feuilles de calcul, des fichiers son, etc. Dans la boîte Arrivée, vous pouvez voir si un élément contient une pièce jointe grâce à l’icône représentant un trombone située à côté de l'icône de l'élément, dans la zone de liste Elément. Un haut-parleur apparaît à côté de l’icône des éléments comportant des commentaires vocaux ou des éléments envoyés via GroupWise PhoneAccess. Comparaison des fonctions Pièces jointes et Récupération Pièces jointes et Récupération correspondent à des fonctions différentes de GroupWise. Pièces jointes vous permet d’insérer un fichier avec un élément, mais la pièce jointe n’apparaît pas dans la zone de message de cet élément. Un fichier joint conserve tous ses codes de formatage. Vous pouvez ouvrir la pièce jointe ; l’application associée au format du fichier est lancée. Reportez-vous à Préférences en matière d’associations. Récupération vous permet d’ouvrir un fichier texte dans la zone de message d’un élément. Ainsi, vous pouvez créer un message dans un autre traitement de texte. Cependant, certains codes de formatage peuvent être perdus lors de la récupération du fichier. Jointure d’un fichier - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste locale des vues d’éléments, puis sélectionnez-en une qui possède une pièce jointe. Pièces jointes 115 2 Choisissez Joindre 3 Cliquez sur Joindre un fichier pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 4 Dans la zone de texte Nom de fichier, saisissez le nom du fichier si vous le connaissez déjà, ou sélectionnez-le dans la zone de liste. 5 Si vous désirez afficher le fichier joint, cliquez dessus, puis sur Visualiser. 6 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre de visualisation. 7 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Joindre un fichier. pour ouvrir la boîte de dialogue Pièces jointes. L’option de visualisation vous permet de visualiser un fichier avant de le joindre à un élément. Le fichier joint apparaît dans la zone de liste Pièces jointes. 8 - Ouverture d’une pièce jointe Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Pièces jointes et retourner dans l’élément. Si vous désirez visualiser une pièce jointe sans l’ouvrir, reportez-vous à Visualisation d’une pièce jointe, plus loin dans cette section. 1 Ouvrez une vue contenant une pièce jointe. 2 Choisissez Fichier, puis Pièces jointes. 3 Sélectionnez la pièce jointe, puis Ouvrir. Le fichier est ouvert via le programme qui lui est associé. S’il ne s'ouvre pas, vous pouvez être amené à définir une association pour ce fichier. Reportez-vous à Préférences en matière d’associations. 116 Pièces jointes Visualisation d’une pièce jointe - 1 Ouvrez une vue contenant une pièce jointe. 2 Cliquez deux fois sur la pièce jointe à visualiser pour lancer la visionneuse. Pour de plus amples informations sur la visionneuse, reportez-vous à Visionneuse. Pour enregistrer la pièce jointe, reportez-vous à Enregistrer. Impression des pièces jointes reçues - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée. 2 Dans la zone de liste Elément, cliquez deux fois sur l’élément contenant la pièce jointe. 3 Activez le menu Fichier, puis choisissez Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue Imprimer. 4 Dans la zone Eléments, sélectionnez l’élément à imprimer, puis Imprimer. L’élément et toutes ses pièces jointes apparaissent dans la zone de liste Eléments. Vous pouvez cocher cette case pour imprimer la pièce jointe dans l’application via laquelle vous l’avez créée. IMPORTANT : si la boîte de dialogue Association de pièces jointes apparaît, vous devez définir l’association dans la zone de texte Application à exécuter. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. Informations complémentaires - Déplacement d'une pièce jointe à l'aide de la souris Vous pouvez faire glisser l’icône d’un fichier à partir du Gestionnaire de fichiers de Windows, puis la déposer dans une vue pour la joindre à l’élément. Routage d’une pièce jointe Vous pouvez utiliser Distribution ordonnée pour envoyer séquentiellement une pièce jointe à plusieurs utilisateurs. Les utilisateurs peuvent lancer la pièce jointe, la modifier, l’enregistrer, puis cliquer sur Effectué pour l’envoyer à l’utilisateur suivant dans la distribution ordonnée. Reportez-vous à Distribution ordonnée. Police Utilisez le menu Police pour modifier les attributs de police. Concepts - Modification de l'affichage du texte L'option Police vous permet de changer la police, le style et la taille des éléments entrants ou sortants, des fenêtres GroupWise (boîtes Arrivée et Départ, Corbeille, etc.) et des zones de liste de la vue d'agenda. Police 117 Bien que vous puissiez choisir la police des éléments que vous envoyez, celle-ci sera différente lorsque le destinataire recevra l'élément. La police qui apparaît sur son écran dépend de ses propres choix en matière de police. Bien que la police soit vraisemblablement différente, les attributs (gras, souligné, etc.) sont conservés lors de l'affichage de l'élément sur l'écran du destinataire. - Choix de la police d'un élément 1 Dans la fenêtre principale, ouvrez un nouvel élément depuis une liste locale. 2 Sélectionnez la zone Message, cliquez sur le menu Edition, sélectionnez Police, puis à nouveau Police. 3 Sélectionnez la police, le style et la taille de votre choix dans les zones de liste Police, Style et Taille de la boîte de dialogue Police. La zone Prévisualisation affiche la police, le style et la taille de votre choix. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Police. Le texte que vous avez saisi dans la zone Message apparaît avec la police, le style et la taille de votre choix. - - Choix d'une police d'affichage Choix de caractères WP 1 Ouvrez la fenêtre ou la vue à laquelle vous souhaitez attribuer une police, une taille ou un style différent. 2 Cliquez sur le menu Edition, puis choisissez Police pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 3 Sélectionnez la police, le style et la taille de votre choix dans les zones de liste Police, Style et Taille de la boîte de dialogue Police. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Police. GroupWise vous propose plus de 1 500 caractères et symboles regroupés dans quinze jeux de caractères. Chaque jeu de caractères numéroté contient un certain type de caractères. Par exemple, le jeu de caractères 0 contient les caractères ASCII et le jeu 8 contient les caractères grecs. La plupart de ces caractères figurent dans la boîte de dialogue Caractères WordPerfect®. Chaque caractère d'un jeu est également numéroté. La combinaison du numéro du jeu et du numéro du caractère permet d'identifier chaque caractère. Par exemple, Fr (symbole monétaire français) figure dans le jeu de caractères 4, et porte le numéro 58. Ainsi, la référence du caractère Fr est 4,58. 118 Police Le caractère situé à l'intersection du Rang 50 et de la Colonne 8 est Fr (numéro 58), ainsi la référence du caractère Fr = 4,58. Si vous connaissez déjà le numéro du caractère que vous souhaitez utiliser, entrez-le dans la zone de texte Numéro de la boîte de dialogue Caractères WordPerfect. Pour insérer des caractères dans une zone Objet ou Message, procédez comme suit : 1 Choisissez un jeu de caractères dans cette liste locale. Placez le point d'insertion à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer le caractère, cliquez sur le menu Edition, choisissez Police, puis Caractères WP. Indiquez ici un numéro de caractère. Choisissez un caractère. 2 Sélectionnez la liste locale Jeu de caractères, puis choisissez le jeu de caractères WordPerfect de votre choix. 3 Sélectionnez le caractère de votre choix, puis choisissez Insérer et fermer. 4 Sélectionnez le caractère de votre choix, choisissez Insérer, puis sélectionnez un autre caractère. CONSEIL : vous pouvez également cliquer deux fois sur un caractère pour l'insérer. Toutes les polices ne comprennent pas tous les caractères. Selon la police que vous utilisez, certains caractères d'un jeu peuvent ne pas apparaître dans la fenêtre du document. Sur votre écran, ces caractères sont représentés par une case vide . Toutefois, ces caractères apparaîtront lors de l'impression si votre imprimante prend en charge les graphiques. Préférences Utilisez l'option Préférences pour modifier les paramètres par défaut en matière de langue, d'associations, d'emplacement des fichiers, d'éléments sonores, d’archivage, d'environnement, de mot de passe, etc. Préférences 119 - Définition des Préférences 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Chaque icône de la boîte de dialogue Préférences ouvre une boîte de dialogue spécifique vous permettant d'indiquer vos préférences en matière de personnalisation de GroupWise. 2 Cliquez deux fois sur l'icône de votre choix : une boîte de dialogue apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner vos préférences. Cliquez ensuite sur OK. Chaque préférence est expliquée dans la section correspondante du manuel de référence. 3 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences de format pour la date et l'heure Utilisez Préférences de format de date et d'heure pour définir le mode d'affichage de la date et de l'heure dans GroupWise. - Définition des formats de date et d'heure 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Format date/heure pour ouvrir la boîte de dialogue Format date/heure. Le tableau suivant décrit les options et les éléments sur lesquels elles ont un effet. 120 Préférences de format pour la date et l'heure Option Eléments modifiés Date Zones Date de début et Date de fin d'une vue de rendez-vous, de tâche et de note ; boîtes de dialogue, par exemple Nombre de jours entre les dates ; date de création indiquée dans la fenêtre Informations. Heure Liste des rendez-vous de l'agenda ; zones Date de début et Date de fin des rendez-vous ; date de création indiquée dans la fenêtre Informations. Boîtes aux lettres Date de chaque élément indiqué dans la boîte Arrivée ou Départ, et dans la corbeille. Fenêtre Informations Heures d'état (par exemple, lorsqu'un utilisateur a ouvert un message) spécifiées dans la fenêtre Informations. Détails des infos sur le fichier Date et heure de création du fichier indiquées dans la fenêtre Informations. 3 Sélectionnez Date pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences de date, puis choisissez un format de date dans la liste locale Prédéfini. 4 Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. 5 Sélectionnez Heure pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences d'heure, puis choisissez un format d'heure dans les listes locales Prédéfini et Codes d'heure. La liste locale Prédéfini vous permet de choisir un format d'heure. Le champ de prévisualisation indique le mode d'affichage du format d'heure choisi. La liste locale Paramètres prédéfinis vous permet de choisir parmi plusieurs formats d’heure. La liste locale Prévisualisation vous montre comment sera affiché le format d’heure que vous avez sélectionné. La liste locale des codes relatifs aux heures vous permet de sélectionner des combinaisons de codes d'heure et de minute. 6 Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. La zone de groupe Formats de date spécifiques vous permet de définir les préférences de date et d'heure pour vos boîtes aux lettres, la fenêtre Informations et l'option Détails des infos sur le fichier. Préférences de format pour la date et l'heure 121 7 Une fois les préférences spécifiées, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Date et heure. 8 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences de la recherche de plages disponibles Utilisez Préférences de la recherche de plages disponibles pour définir les options par défaut, y compris Durée du rendez-vous, Plage de recherche et Jours. - Paramétrage des options de recherche de plages disponibles 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Plages disponibles pour ouvrir la boîte de dialogue Options pour les plages disponibles. La zone Durée du rendez-vous vous permet d'indiquer la durée de rendez-vous minimale à afficher. Cochez cette case pour visualiser davantage d'informations sur les rendez-vous d'un utilisateur si des droits d'accès vous ont été octroyés. Chaque jour marqué d'une coche signifie qu'il sera utilisé pour la recherche. Vous pouvez sélectionner Recherche sur pour indiquer le nombre de jours à rechercher. Les zones De et A vous permettent de spécifier la plage d'heures à rechercher chaque jour. 3 Sélectionnez vos paramètres, puis cliquez sur OK. Choisissez ensuite Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences de Notification Utilisez Notification pour être informé à la place d'un autre utilisateur de l'arrivée d'éléments et de l'existence d'alarmes. Ceci n'est possible que si cet utilisateur vous a octroyé des droits d’accès. Reportez-vous à Liste d'accès. - Concepts Notify Notify doit être exécuté sur votre ordinateur pour que vous puissiez recevoir la notification. Reportez-vous à Notify. Notification à laquelle vous pouvez vous abonner Vous ne pouvez vous abonner aux alarmes et à la notification d’un utilisateur que s'il vous en a octroyé le droit. Lorsque l’utilisateur vous a octroyé le droit de recevoir sa notification, vous n’avez pas besoin d’ajouter cet utilisateur à votre liste de mandataires pour recevoir les notifications. 122 Préférences de la recherche de plages disponibles Abonnement à la notification - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Notification pour ouvrir la boîte de dialogue Abonnement à la notification. Vous pouvez sélectionner Abonner à la notification pour être informé de l'arrivée de nouveaux éléments destinés à l'utilisateur sélectionné. Vous pouvez sélectionner Abonner aux alarmes pour recevoir des alarmes avant que l’utilisateur sélectionné planifie les éléments. Vous pouvez choisir Supprimer util. afin de supprimer un nom d’utilisateur de la zone Liste des abonnés. 3 Sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour ouvrir le Carnet d’adresses. 4 Cliquez deux fois sur le nom des utilisateurs vous ayant octroyé le droit de recevoir leur notification, puis cliquez sur OK. Les noms des utilisateurs sont ajoutés à la zone Liste des abonnés. 5 Sélectionnez un nom d’utilisateur dans la zone Liste des abonnés. 6 Sélectionnez Abonner à la notification pour être informé lorsque l’utilisateur sélectionné reçoit un élément. 7 Sélectionnez Abonner aux alarmes pour être averti de l'approche d’un rendez-vous. 8 Répétez les étapes 5 à 7 pour chacun des noms des utilisateurs dans la zone Liste des abonnés. 9 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Abonnement à la notification. 10 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. IMPORTANT : vous ne pouvez vous abonner qu’à la notification d’un utilisateur ayant le même bureau de poste que vous. Préférences de suppression Utilisez Options de suppression dans Préférences pour indiquer la durée pendant laquelle les éléments ouverts demeurent dans la boîte Arrivée ou Départ, dans l'Agenda et dans la corbeille. Sélection des options de suppression - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Options de suppression pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Préférences de suppression 123 Les options de suppression sont décrites dans le tableau suivant. Option de suppression Description Suppression et archivage manuels Conserve les éléments dans la boîte Arrivée ou Départ, et dans l'Agenda jusqu'à ce que vous les supprimiez ou archiviez manuellement. Suppression automatique après _ jours Supprime les éléments ayant été placés dans la boîte Arrivée ou Départ, et dans l'Agenda lorsque le nombre de jours précisé dans la zone de texte est écoulé. Archivage automatique après Archive les éléments ouverts ayant été placés dans la _ jours boîte Arrivée ou Départ, et dans l'Agenda pour le nombre de jours précisé dans la zone de texte. Manuellement Conserve les éléments dans la corbeille jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement via Vider la corbeille ou Supprimer les éléments sélectionnés. Automatiquement après _ jours Supprime les éléments ayant été placés dans la corbeille pour le nombre de jours précisé dans la zone de texte. 3 Sélectionnez une option de suppression dans chaque zone de groupe. 4 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de suppression. 5 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences des vues par défaut Utilisez Vues par défaut pour indiquer une vue par défaut pour chaque type d'élément de groupe et d'élément personnel. - Sélection d'une vue de groupe La vue de groupe que vous choisissez par défaut pour un élément est ouverte lorsque vous sélectionnez le menu Envoi, puis un type d'élément, par exemple Nouveau message. Cette vue sert également à afficher les éléments que vous ouvrez et envoyez dans une vue standard. 1 124 Préférences des vues par défaut Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Vues par défaut pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Dans la zone de groupe Type de vue, sélectionnez Message, Rendez-vous, Tâche, Note, Msg tél. ou Agenda. 4 Choisissez une vue dans la zone de liste Type de vue. 5 Cliquez sur Définir les valeurs par défaut pour utiliser par défaut la vue sélectionnée. GroupWise place un astérisque (*) à côté du nom de vue sélectionné. Sélection d'une vue personnelle 6 Répétez les étapes 3 à 5 jusqu’à ce que vous ayez sélectionné une vue par défaut pour chaque type de vue. 7 Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. - La vue personnelle par défaut est ouverte lorsque vous cliquez deux fois sur une zone vide de la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Vues par défaut pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Préférences des vues par défaut 125 3 Dans la zone de groupe Type de vue, choisissez Tâche, Rendez-vous ou Note, puis cliquez sur la case d'option Personnel(le). 4 Sélectionnez une vue dans la zone de liste Noms de vue. 5 Choisissez Par défaut pour utiliser par défaut la vue sélectionnée. GroupWise place un astérisque (*) à côté du nom de vue sélectionné. - Informations complémentaires 6 Répétez les étapes 3 à 5 jusqu’à ce que vous ayez sélectionné une vue par défaut pour chaque type de vue. 7 Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Modification de la vue par défaut de la fenêtre principale Pour modifier la vue ouverte lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'un élément de la fenêtre principale, vous pouvez appuyer sur la touche Alt tout en choisissant une vue d'élément dans la liste locale correspondante. Vues par défaut Lorsque vous sélectionnez le menu Envoi, puis que vous cliquez sur Nouveau rendez-vous, sur Nouvelle tâche ou sur Nouvelle note, GroupWise ouvre la vue de groupe choisie par défaut, et non une vue personnelle. GroupWise ouvre la vue personnelle sélectionnée par défaut lorsque vous appuyez sur Inser et sur Entrée, ou lorsque vous cliquez deux fois sur une zone vierge de la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes d'une vue d'agenda. Préférences en matière d’associations Utilisez Associations pour indiquer à GroupWise l’application à exécuter lors de l’ouverture d’un fichier joint. - Concepts Associations Associations vous permet de définir une association entre une extension de fichier ou un type de fichier et une application. Lors de l’ouverture d’un fichier joint, GroupWise essaie d’abord de trouver une association entre l'extension de ce fichier et une application. S’il n’en trouve aucune, GroupWise recherche ensuite une association entre le type du fichier et une application. S’il en trouve une, GroupWise ouvre le fichier joint dans l’application associée. Dans le cas contraire, ou si vous avez indiqué dans Préférences que vous désirez recevoir systématiquement un message d'invite, le système vous demande d’entrer le chemin d’accès d’une application dans laquelle GroupWise peut ouvrir le fichier joint. 126 Préférences en matière d’associations Ajout ou modification d’associations d’extensions de fichiers - Associations d’extensions de fichier permet d’utiliser l’extension d’un fichier joint pour définir l’application que GroupWise doit ouvrir afin que vous puissiez accéder à ce fichier. 1 Activez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Associations pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Pour supprimer une extension et l’application associée, cliquez sur l'extension, puis sur Supprimer. Vous pouvez cocher cette case si vous voulez recevoir un message d'invite avant le lancement de l’application associée. Ajout d’associations de types de fichiers Si vous devez rechercher un fichier, vous pouvez cliquer sur le bouton du dossier pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un fichier. 3 Dans la zone de texte Extension, saisissez une extension. 4 Dans la zone de texte Application, entrez le chemin d’accès de l’application à associer à cette extension. 5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. - Informations complémentaires Associations de types de fichiers indique à GroupWise l’application à utiliser pour ouvrir un fichier joint selon son type. 1 Activez le menu Fichier, puis choisissez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Associations pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 3 Dans la liste déroulante Fichier, sélectionnez un type de fichier. 4 Dans la zone de texte Application, saisissez le chemin d’accès de l’application à associer à ce type de fichier. 5 Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. - Confirmation avant le lancement de l'application associée Si vous désirez ouvrir un fichier dans une autre application que celle lui étant associée dans les préférences des associations, choisissez l’option Confirmation avant le lancement de l'application associée de la boîte de dialogue Associations. Si vous cochez cette case, vous recevez une invite à chaque tentative d’ouverture d’un fichier joint. La boîte de dialogue d’invite indique l’association d’origine, que vous pouvez modifier si vous le souhaitez. Préférences en matière d’associations 127 Préférences en matière d'environnement Utilisez Préférences en matière d'environnement pour personnaliser GroupWise. - Sélection de la langue Si vous utilisez un autre module de langue, Langue vous permet de choisir la langue indiquée dans GroupWise. La langue que vous sélectionnez n'a d'effet que sur l'interface, et non sur les ID utilisateur ou sur les éléments que vous avez reçus ou envoyés. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Dans le menu déroulant Langue, sélectionnez la langue souhaitée. 4 Cliquez sur OK, puis choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. La langue sélectionnée est utilisée lors du redémarrage de GroupWise. - Sélection des options de visualisation Les options de visualisation vous permettent de choisir le mode d'affichage des vues dans GroupWise. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Affiche les vues en utilisant les couleurs que vous avez définies dans le Panneau de configuration des couleurs du Gestionnaire de programmes de Windows. Ouvre une nouvelle vue d'élément lors de l'envoi d'un élément de façon à ce que vous puissiez en expédier un autre. Indique l'élément suivant dans la zone de liste Eléments lorsque vous acceptez, refusez ou supprimez un élément. 3 Sélectionnez les options de visualisation souhaitées, puis cliquez sur OK. Choisissez ensuite Fermer. 128 Préférences en matière d'environnement Définition du niveau de confidentialité d'une macro - Définition du premier jour de la semaine Visualisation du niveau de confidentialité des macros vous permet de décider d'exécuter automatiquement les macros jointes lors de l'ouverture d'un élément, de ne pas les exécuter du tout ou de recevoir d'abord un message d'invite. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Sélectionnez l'option de niveau de confidentialité de macro souhaitée, puis cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. 4 Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. - Modification de l'intervalle de rafraîchissement L'option Agenda vous permet de changer le premier jour indiqué par GroupWise dans les vues d'agenda. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 3 Dans la liste locale Premier jour affiché, choisissez le premier jour de la semaine, puis cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. 4 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. - Intervalle de rafraîchissement vous permet de spécifier la fréquence de la recherche d'éléments entrants effectuée par GroupWise dans votre boîte aux lettres et de leur affichage dans la boîte Arrivée ou dans l'Agenda. Plus l'intervalle est court, plus GroupWise doit rechercher de nouveaux éléments. Cette opération a un effet sur les autres utilisateurs de votre ordinateur hôte, étant donné que davantage de trafic est généré sur le réseau. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. Préférences en matière d'environnement 129 Vous pouvez utiliser les flèches d'incrémentation pour sélectionner des minutes ou des secondes. 3 Sélectionnez les champs Toutes les minutes et secondes, entrez le nouvel intervalle dans chaque zone de texte, puis cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue. 4 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences et retourner dans la fenêtre principale. Préférences en matière de tâches Utilisez l’option Options d'envoi des tâches dans Préférences pour préciser le mode d’envoi de toutes vos tâches. Vous pouvez sélectionner Options d'envoi lorsque vous créez une tâche, pour changer les options de cette tâche uniquement. - Paramétrage des options de tâches 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Tâche pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d'envoi des tâches. L’icône de l’élément apparaît en rouge si la priorité est élevée, dans votre couleur par défaut si la priorité est normale et en gris si elle est faible. Les informations relatives à l’état apparaissent dans la zone Informations sur l’état. Vos vues de tâche apparaîtront dans une zone Délai pour indiquer le temps imparti pour l’exécution d’une tâche ou dans une zone Echéance pour une date d’échéance. Vous pouvez choisir de recevoir une notification lorsque l’élément que vous avez envoyé est ouvert, refusé, accepté ou terminé. Vous pouvez définir cette option pour informer les destinataires de l’envoi d’une tâche. Les destinataires doivent exécuter Notify pour activer cette option. 3 Cliquez sur OK lorsque vous avez paramétré les options pour fermer la boîte de dialogue d'options d'envoi des tâches. 4 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. 130 Préférences en matière de tâches Préférences étendues Utilisez Préférences d’envoi étendues pour spécifier les paramètres par défaut des éléments que vous envoyez. Par exemple, vous pouvez masquer l’objet, retarder la livraison, appliquer des niveaux de confidentialité et choisir de ne pas insérer les éléments que vous envoyez dans votre boîte Départ. Paramétrage des options étendues - 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Opt. étendues pour ouvrir la boîte de dialogue Options d'envoi étendues. Retarde la distribution de l'élément du nombre de jours que vous indiquez. Insère les éléments que vous envoyez dans la boîte Départ. Permet de demander aux destinataires d'entrer le mot de passe de leur boîte aux lettres afin de terminer les éléments distribués que vous envoyez. Masque l’objet de façon à ce que Notify ne l'affiche pas. Insère un titre lié au niveau de confidentialité dans la zone Message. La confidentialité ne code pas le message. Permet de convertir les pièces jointes que vous envoyez via une passerelle. 3 Sélectionnez vos options, puis cliquez sur OK. 4 Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences liées aux options d’heure de rendez-vous Utilisez Options d’envoi de rendez-vous pour spécifier les paramètres d'heure par défaut des vues de rendez-vous, les paramètres d'alarme par défaut et les paramètres de la liste de rendez-vous par défaut des vues d'agenda. Sélection des options d'heure des rendez-vous - 1 Choisissez le menu Fichier, puis Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Heure de rendez-vous pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Permet d'afficher la durée du rendez-vous ou l'heure de fin dans les vues correspondantes. Vous pouvez indiquer la durée par défaut des rendez-vous que vous planifiez. Vous pouvez spécifier que l'alarme soit paramétrée automatiquement pour chaque rendez-vous que vous acceptez et combien de temps avant l'échéance prévue, celle-ci doit retentir. Vous pouvez définir une heure dans la zone de texte Début pour indiquer une heure de début pour la liste de rendez-vous dans vos vues d'agenda. Vous pouvez définir la longueur de l'intervalle en minutes. 3 Sélectionnez les options souhaitées. Les options sont expliquées dans le tableau suivant : Préférences étendues 131 Options d'heure des rendez-vous Description Durée Sélectionnez Durée si vous souhaitez faire apparaître dans vos vues de rendez-vous la durée séparant la date de début du rendez-vous et l'heure que vous avez définies. Date et heure de fin Sélectionnez Date et heure de fin si vous souhaitez afficher dans vos vues de rendez-vous une heure de fin spécifique pour le rendez-vous et non pas sa durée. Durée par défaut du rendez-vous Permet de spécifier la durée moyenne des rendez-vous. Ainsi, vous n'aurez pas à spécifier la durée dans la vue à moins que celle-ci ne soit inhabituelle. Activer l’alarme sur acceptation Définit une alarme pour tous les rendez-vous que vous acceptez. heures Même lorsque l'option Activer l’alarme sur acceptation est désélectionnée, vous pouvez continuer à définir des alarmes pour des rendez-vous spécifiques une fois ceux-ci acceptés. L'heure que vous définissez dans heures ou minutes est celle définie par défaut avant un rendez-vous planifié et à laquelle Notify déclenchera une alarme. minutes Intervalles d'affichage de Si vous désélectionnez Intervalles d'affichage de l'heure, l'heure vous ne visualisez les heures que des rendez-vous planifiés. 1ère heure affichée Permet de définir la première entrée dans vos vues d'agenda. La liste de rendez-vous commence à l'heure que vous avez indiquée dans la zone de texte. Intervalle de _minutes Permet de définir le nombre de minutes entre chaque heure répertoriée dans la liste de rendez-vous. 4 Choisissez OK, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Préférences liées aux rendez-vous Utilisez Options d’envoi de rendez-vous dans Préférences pour spécifier le mode d'envoi utilisé pour la totalité de vos rendez-vous. Vous pouvez, si vous le souhaitez, appliquer d'autres paramètres à un rendez-vous. Reportez-vous à Options d'envoi. 132 Préférences liées aux rendez-vous Paramétrage des options d'envoi des rendez-vous - 1 Choisissez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Rendez-vous pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d’envoi de rendez-vous. L'icône de l'élément dans la zone de liste Eléments est en rouge lorsque sa priorité est élevée, de la couleur par défaut lorsque sa priorité est normale et en gris lorsque sa priorité est faible. Les informations d’état que vous spécifiez ici sont affichées à l’ouverture de la fenêtre Informations afin d’assurer le suivi des rendez-vous que vous avez planifiés. Indiquez ici si vous souhaitez recevoir une notification, un accusé de réception, ou les deux. Vous pouvez paramétrer cette option afin que les destinataires soient avertis quand vous envoyez un élément. Notify doit s’exécuter sur leur machine pour que cette option soit active. 3 Sélectionnez les options souhaitées, cliquez sur OK, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. Presse-papiers Utilisez le Presse-papiers pour y stocker le texte issu d'une zone de texte et le coller dans une autre. GroupWise utilise le Presse-papiers de Windows, qui vous permet de copier et de coller des éléments d'une application à l'autre. Concepts - Stockage d'éléments Le Presse-papiers est une zone de la mémoire dans laquelle vous pouvez placer temporairement des informations. Une fois que vous avez utilisé Coller, le texte reste dans le Presse-papiers ; vous pouvez le coller autant de fois que vous le voulez, jusqu'à ce que vous coupiez ou copiez un autre texte. Lors de la coupe ou de la copie d'un autre texte, il remplace les informations contenues précédemment dans le Presse-papiers. Au cours de la création d'un élément à envoyer, vous pouvez couper ou copier le texte dans le Presse-papiers pour l'utiliser ultérieurement. Vous pouvez sélectionner Coller pour récupérer le texte dans le Presse-papiers et l'insérer dans la zone, à l'emplacement du point d'insertion. Vous pouvez coller du texte dans n'importe quel champ d'un élément. Collage du texte - L'option Couper permet de déplacer le texte vers le Presse-papiers de façon à ce que vous puissiez le coller dans une zone quelconque. L'option Copier permet de copier le texte dans le Presse-papiers sans modifier le texte d'origine. 1 Sélectionnez le texte que vous désirez couper ou copier. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Couper ou sur Copier. 3 Choisissez la zone de texte dans laquelle vous souhaitez coller le texte. Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Coller. Presse-papiers 133 Rafraîchir Utilisez la commande Rafraîchir pour mettre à jour une fenêtre ouverte de façon à afficher les nouveaux éléments. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Corbeille ou sélectionnez Agenda, puis choisissez une vue d'agenda. 2 Sélectionnez le menu Visual., puis cliquez sur Rafraîchir pour mettre à jour toutes les fenêtres ouvertes. Vous pouvez définir un intervalle de rafraîchissement régulier dans Préférences en matière d'environnement. Pour ce faire, reportez-vous à Préférences en matière d'environnement. Rappel automatique Utilisez Rappel automatique pour planifier des rendez-vous, des notes ou des tâches récurrentes. - Concepts Rappel automatique des éléments Rappel automatique vous permet de planifier un rendez-vous, une tâche ou une note à différentes dates. Lors de l’envoi de l’élément, GroupWise le copie et insère l’une des dates définies dans chaque copie. Si vous définissez cinq dates pour l’activité, GroupWise effectue donc cinq copies de cet élément et affecte une copie à chacune de ces dates. Si vous envoyez l’élément à d’autres utilisateurs, cinq éléments sont placés dans votre boîte Départ avec cinq occurrences du rappel automatique. Si vous recevez l’activité, cinq copies de l’élément sont distribuées dans votre boîte Arrivée, chacune correspondant à une date différente. Méthode de création GroupWise offre trois modes pour créer des définitions de rappel automatique : Exemple, Formule et Dates. Vous pouvez les utiliser individuellement ou simultanément pour élaborer la définition. Exemple ◆ Exemple vous permet de définir le rappel automatique des éléments dont la récurrence est régulière. Vous pouvez utiliser le mode Jours de la semaine, Jours du mois ou Périodique pour créer la définition. 134 Rafraîchir Le mode Jours de la semaine vous permet de planifier des jours, par exemple le premier mardi de chaque mois. Le mode Jours du mois vous permet de planifier des jours, par exemple les quinzième et dernier jours de chaque mois. Le mode Périodique vous permet de définir des intervalles réguliers, par exemple tous les 12 jours. Formule ◆ Formule vous permet d’utiliser les fonctions de rappel automatique pour écrire et modifier des définitions de rappel automatique. Dates ◆ Dates vous permet de créer une définition de rappel automatique pour les éléments dont la récurrence est irrégulière. Si vous sélectionnez Dates, un agenda annuel apparaît. Pour définir le rappel automatique, cliquez sur les dates à insérer. Création d’un rappel automatique pour les jours du mois - Exemple planifie les occurrences de rappel automatique lorsque les éléments coïncident : ◆ semaine ; ◆ mois ; ◆ dates du mois. Rappel automatique 135 Par exemple, pour planifier une note pour chaque jour de paye, vous pouvez la paramétrer sur De lundi à vendredi avant ou après les quinzième et dernier jours de chaque mois. 1 Dans une liste locale de la fenêtre principale, choisissez un rendez-vous, une tâche ou une note. 2 Activez le menu Envoi, puis choisissez Rappel automatique. Fin vous permet d’indiquer la date de fin des activités. Début vous permet d’indiquer la date de début des activités. La liste locale Jours de la semaine vous permet de choisir le mode Jours du mois, Jours de la semaine ou Périodique. Mois vous permet de sélectionner les mois au cours desquels l’élément peut être planifié. 3 Dans le champ Début, sélectionnez Date l’activité. Cliquez ensuite sur OK. 4 Dans le champ Fin, sélectionnez Date , puis la date de fin de l’activité. Cliquez ensuite sur OK. ou Cliquez sur la liste locale Fin, puis sur Occurrences. Dans la zone Occurrences, saisissez la fréquence de cette activité. , puis la date de début de CONSEIL : le nombre maximal d’occurrences est 365. Si vous sélectionnez une plage d’occurrences et que vous définissez un rappel automatique générant plus de 365 rappels automatiques, seuls 365 sont créés. Les jours vous permettent de sélectionner les jours de la semaine pour lesquels l’activité peut se produire. 136 Rappel automatique 5 Choisissez les mois au cours desquels l’élément doit être planifié. ou Cliquez deux fois sur la zone Mois pour que tous les mois comportent des occurrences. 6 Cliquez sur la liste locale Jours de la semaine, puis sur Jours du mois. La liste locale Le vous permet de planifier l’occurrence à une date proche ou à la date indiquée, ou avant ou après. 7 Sélectionnez les jours de la semaine où l’élément peut être planifié. 8 Dans l’agenda, cliquez sur les dates auxquelles l’élément peut être planifié. 9 Cliquez sur la liste locale Le, puis sur la relation à utiliser entre les jours et les dates. Les jours sélectionnés apparaissent à gauche de la liste locale Le. Les dates sélectionnées apparaissent à droite de la liste locale. Le tableau suivant décrit les options de la liste locale Le. Option Fréquence de l’activité Exemple Le Jours de la semaine où le jour et la date coïncident. Lundi 15 : GroupWise planifie l’élément pour chaque occurrence du lundi 15. Avant Jour sélectionné précédant la date choisie. Lundi précédant le 15 : GroupWise planifie l’élément le dernier lundi avant le 15. Si ce jour correspond au 15, l’élément est planifié le lundi 8. Le/Avant Jours où le jour et la date sélectionnés coïncident, ou première occurrence du jour choisi précédant la date sélectionnée. Après Lundi le/précédant le 15 : GroupWise planifie l’élément pour chaque occurrence du lundi 15 ou le dernier lundi avant le 15. Première occurrence du jour Lundi suivant le 15 : GroupWise sélectionné après la date planifie l’élément le premier lundi après choisie. le 15. Si ce jour correspond au 15, l’élément est planifié le lundi 22. Le/Après Jours où le jour et la date sélectionnés coïncident, ou première occurrence du jour choisi après la date sélectionnée. Lundi le/suivant le 15 : GroupWise planifie l’élément pour chaque occurrence du lundi 15, ou le premier lundi après le 15. Vers Lundi proche du 15 : GroupWise planifie l’élément le lundi le plus proche du 15. Si cette date correspond à un mercredi, l’élément est planifié le lundi 13. Jour sélectionné le plus proche de la date choisie. Ce jour peut précéder ou suivre cette date. Rappel automatique 137 Option Fréquence de l’activité Exemple Le/vers Jours où le jour et la date sélectionnés coïncident, ou jour le plus proche de la date choisie. Ce jour peut précéder ou suivre cette date. Lundi le/proche du 15 : GroupWise planifie l’élément pour chaque occurrence du lundi 15, ou le lundi le plus proche du 15. 10 Cliquez sur OK pour insérer la définition de rappel automatique dans votre rendez-vous, dans votre note ou dans votre tâche et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 11 Une fois les informations saisies dans l’élément, cliquez sur OK dans les éléments personnels, ou sur Envoyer dans les éléments de groupe, pour planifier les occurrences de rappel automatique. - Création d’un rappel automatique pour les jours de la semaine Le mode Jours de la semaine vous permet de planifier une activité se produisant un jour donné de la semaine au cours des mois sélectionnés. Par exemple, vous pouvez planifier une réunion le second mardi et le dernier vendredi de chaque mois. 1 Ouvrez une note, une tâche ou un rendez-vous personnels ou non. 2 Activez le menu Envoi, puis choisissez Rappel automatique. 3 Spécifiez la plage ou le nombre d’occurrences du rappel automatique. 4 Sélectionnez les mois au cours desquels l’élément doit être planifié. 5 Veillez à sélectionner Jours de la semaine. 6 Dans la zone des jours, choisissez les occurrences souhaitées. Par exemple, si vous sélectionnez 2e sur la ligne correspondant au mardi, vous indiquez le second mardi du mois. Si vous choisissez Dernier sur la ligne correspondant au vendredi, vous indiquez le dernier vendredi du mois. 7 Utilisez les flèches avant et après le jour pour avancer ou décaler la date. Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé entre les flèches correspondant au jour voulu si vous désirez ouvrir la boîte de dialogue Jours de décalage, de façon à indiquer le décalage souhaité. Par exemple, si votre réunion a lieu la veille du second mardi, choisissez ce dernier, puis avancez votre sélection d'un jour. 138 Rappel automatique Vous pouvez cliquer sur le bouton correspondant au jour voulu pour ouvrir la boîte de dialogue Jours de décalage. La flèche gauche permet d’avancer la date sélectionnée. Création d’une définition de rappel automatique périodique La flèche droite permet de décaler la date sélectionnée. 8 Lorsque vous avez terminé de créer la définition de rappel automatique, cliquez sur OK pour l’insérer dans votre rendez-vous, dans votre note ou dans votre tâche et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 9 Une fois les informations saisies dans l’élément, cliquez sur OK dans les éléments personnels, ou sur Envoyer dans les éléments de groupe, pour planifier les occurrences de rappel automatique. Le mode périodique vous permet de définir le nombre de jours entre chaque activité. Si vous avez, par exemple, une réunion chaque vendredi, vous pouvez paramétrer la zone Date de début dans Plage précédant la date de la prochaine réunion, puis fixer la période sur 7 jours. 1 Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique. 3 Précisez l’éventail ou le nombre d’occurrences du rappel automatique. 4 Choisissez les mois au cours desquels vous souhaitez que l’élément soit programmé. 5 Sélectionnez la liste locale Jours de la semaine, puis Périodique. 6 Entrez le nombre de jours entre les activités dans la zone de texte Tous les. Les occurrences du rappel automatique sont programmées pour apparaître à intervalle d’un certain nombre de jours débutant à la Date de début dans la zone Plage. L’occurrence s’étend jusqu’à la date de fin, ou jusqu’à ce que l’élément apparaisse autant de fois qu’indiqué. Rappel automatique 139 - Ecriture d’une formule de rappel automatique 7 Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la placer dans votre rendez-vous, dans votre note ou votre tâche, et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 8 Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour programmer les occurrences du rappel automatique. 1 Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis sélectionnez Rappel automatique. 3 Sélectionnez Formule. Fin vous permet de préciser la fin de l’activité. Début vous permet de préciser le début de l’activité. Occurrences vous permet de définir le nombre d’occurrences de l’activité. 4 Précisez l’éventail ou le nombre d’occurrences du rappel automatique. Cliquez sur la liste locale Fin, sélectionnez Occurrences, puis entrez dans la zone de texte Occurrences le nombre d’occurrences de l’activité. 5 Entrez la formule dans la zone de texte Formule. Reportez-vous à Fonctions de rappel automatique dans Informations supplémentaires dans cette section. - Création d’un rappel automatique pour des occurrences irrégulières 140 Rappel automatique 6 Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour l’enregistrer et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 7 Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour programmer les occurrences du rappel automatique. Il n’est parfois pas possible de créer une définition pour des occurrences du rappel automatique si les occurrences sont irrégulières. Vous pouvez les sélectionner à partir de l’agenda annuel dans la zone Dates. Vous pouvez, par exemple, indiquer tous les jours fériés pendant lesquels vous ne travaillez pas, comme Noël ou le jour de l’an. 1 Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique. 3 Sélectionnez Dates. Les flèches à gauche et à droite de l’année vous permettent de modifier l’année affichée par l’agenda annuel. Vous pouvez sélectionner Réinitialiser pour supprimer toutes les dates sélectionnées de l’agenda. 4 Sélectionnez les dates auxquelles vous souhaitez programmer les occurrences. 5 Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la placer dans votre rendez-vous, dans votre note, ou dans votre tâche et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 6 Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour programmer les occurrences du rappel automatique. Combinaison de définitions de rappel automatique - Vous aurez parfois besoin de créer une définition de rappel automatique mêlant des dates d'occurrences régulières et irrégulières. Vous pouvez utiliser la zone Exemple pour définir les dates régulières, puis passer à Dates pour les marquer ou à Formule pour modifier le texte de la formule. Vous pouvez, par exemple, utiliser Exemple pour préciser les jours de paiement des salaires et Dates pour noter toutes les exceptions, lorsque le jour de la paie est un jour férié par exemple. 1 Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique. 3 Précisez les occurrences dans la zone Exemple. Reportez-vous à Création d’un rappel automatique pour des jours du mois, Création d’un rappel automatique pour des jours de la semaine ou Création d’une définition de rappel automatique périodique plus haut dans cette section. 4 Une fois la définition du rappel automatique créée, sélectionnez Dates pour afficher les occurrences à partir de la zone Exemple dans l’agenda annuel. ou Sélectionnez Formule pour afficher la formule à partir de la zone Exemple dans la zone Texte de la formule. Rappel automatique 141 Dates indique les jours définis dans Exemple. Si vous avez sélectionné Formule, la boîte de dialogue ressemblera probablement à celle-ci. Formule affiche la formule comme définie dans Exemple. - Acceptation d’éléments du rappel automatique 5 Si vous sélectionnez Dates, modifiez les dates affichées dans l’agenda annuel. ou si vous sélectionnez Formule, modifiez la formule dans la zone Texte de la formule. 6 Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la placer dans votre rendez-vous, dans votre note ou dans votre tâche, et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique. 7 Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour programmer les occurrences du rappel automatique. Lorsque vous recevez un élément de rappel automatique d’un autre utilisateur, vous ne recevez une notification que pour le premier élément programmé dans la définition du rappel automatique. Cependant, tous les éléments seront affichés dans votre boîte Arrivée. Lorsque vous acceptez l’élément, vous pouvez accepter l’élément en cours ou tous les éléments du rappel automatique. CONSEIL : les étapes ci-dessous concernent l’acceptation d’un élément. Cependant, vous pouvez utiliser les mêmes étapes pour refuser un élément en remplaçant Accepter par Refuser. 142 Rappel automatique 1 Ouvrez un élément du rappel automatique dans la zone Arrivée ou dans la boîte de dialogue Notifier. 2 Sélectionnez Accepter. Une boîte de dialogue apparaît ; vous êtes invité à accepter l’élément du rappel automatique en cours ou tous les éléments du rappel automatique. 3 Suppression d’éléments de rappel automatique Sélectionnez Cette occurrence pour n’accepter que l’élément en cours. ou Sélectionnez Toutes les occurrences pour accepter tous les éléments du rappel automatique. - Lorsque vous supprimez un élément faisant partie d’une définition de rappel automatique, vous pouvez supprimer la ou les occurrences du rappel automatique. 1 Cliquez deux fois sur l’icône Arrivée, Départ ou Agenda dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez un élément du rappel automatique, cliquez sur le menu Actions, puis sur Supprimer. Une boîte de dialogue apparaît ; vous êtes invité à supprimer l’élément en cours ou tous les éléments du rappel automatique. 3 Sélectionnez Cette occurrence pour ne supprimer que l’élément en cours. ou Sélectionnez Toutes les occurrences pour supprimer tous les éléments du rappel automatique. 4 Si vous supprimez un élément du rappel automatique dans la boîte Départ, sélectionnez Cette boîte départ, Toutes les boîtes Arrivée ou Toutes les boîtes aux lettres. Reportez-vous à Suppression ou Boîte Départ. Le ou les éléments sont supprimés et placés dans la Corbeille. Informations supplémentaires - Modification d’une définition de rappel automatique Vous pouvez retourner à la boîte de dialogue Rappel automatique et modifier la définition à condition que vous n’ayez pas envoyé l’élément du rappel automatique. Pour ouvrir à nouveau la boîte de dialogue Rappel automatique, sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique. Une fois l’élément envoyé, vous ne pouvez plus modifier la définition, mais vous pouvez déplacer un élément du rappel automatique dans votre agenda de la même manière que pour tout autre élément programmé. Reportez-vous à Agenda. Fonctions de rappel automatique Chaque fonction de rappel automatique possède un niveau de priorité. Lorsque GroupWise lit une formule de rappel automatique, il exécute les fonctions dans l’ordre de leur priorité. (Reportez-vous à Opérateurs de regroupement dans cette section pour savoir comment regrouper les fonctions selon leur priorité.) Le tableau ci-dessous répertorie toutes les fonctions et leur niveau de priorité. Rappel automatique 143 Fonction Priorité Un espace vide (Et de priorité élevée) 1 Plus ou signe + 2 Moins ou signe - 2 Dest. ou : 3 Toutes les . . A partir de . . 4 Toutes les . . Jusqu'à . . 4 Avant 5 Le/Avant 5 Après 5 Le/Après 5 Vers 5 Proche du ou après le 5 Ou ou , 6 Pas le ou ! 6 Et ou & (Et de priorité faible) 7 Les fonctions répertoriées ci-dessus ainsi que les opérateurs de regroupement (parenthèses), sont décrits ci-dessous par ordre de priorité, en commençant par la plus élevée. IMPORTANT : si vous entrez une partie d’un rappel automatique, vous devez utiliser l’orthographe exacte des fonctions. GroupWise lit « mar », mais pas« mard ». (Cependant, GroupWise ne distingue pas les majuscules des minuscules ; vous n’avez donc pas besoin d’écrire les formules en lettres capitales.) Opérateurs de regroupement---( ) ◆ Pour certaines formules, vous avez besoin d’utiliser des parenthèses comme opérateurs de regroupement, afin de modifier la priorité des fonctions ou de regrouper les fonctions dans un souci de clarification. Si vous souhaitez, par exemple, programmer tous les mardis et jeudis en juillet et en août, essayez la formule suivante : mar,jeu,juil,aoû. Cependant, puisque la fonction Et de priorité élevée (un espace) a une priorité supérieure à la fonction Ou (une virgule), cette formule est exécutée comme si les parenthèses étaient insérées comme suit : (mar),(jeu juil),(aoû), programmant tous les mardis de la plage choisie, tous les jeudis de juillet et tous les jours du mois d’août. Remarquez que la signification change lorsqu’il y a des parenthèses, comme dans la formule suivante : 144 Rappel automatique (mar,jeu) (juil,aoû) Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou au mois d’août. Le résultat final est que seuls les mardis et jeudis du mois de juillet et du mois d’août sont programmés. Si vous avez des doutes sur la priorité de l’opérateur et sur la méthode de calcul de la formule, utilisez les parenthèses afin de vous assurer que la formule fonctionne comme vous le souhaitez. Fonctions de décalage---Plus (+), Moins (-) ◆ Vous pouvez utiliser Plus ou Moins pour ajouter un décalage à une autre fonction ou à un autre groupe de fonctions. Si vous souhaitez, par exemple, programmer une activité trois jours avant le premier mardi de février tous les ans, entrez la formule suivante : jeu(1) fév -3 Si vous souhaitez programmer une activité deux jours après chaque 25 janvier, entrez la formule suivante : 25 jan plus 2 Plage---jusqu'à (:) ◆ La fonction Plage indique une plage de jours. Par exemple, pour programmer les mardi, mercredi, et jeudi de chaque semaine de chaque année, entrez la formule suivante : mar:jeu Fonctions de périodicité---Toutes les, A partir de et Jusqu'à ◆ Vous pouvez utiliser Toutes les avec les options de la zone Plage pour programmer des jours à intervalle régulier commençant et se terminant à une date spécifique ou après un certain nombre d’occurrences. Par exemple, si vous souhaitez programmer une réunion ayant lieu chaque semaine, du 3 avril 1997 au 17 août 1997, vous pouvez préciser la plage comme débutant le 3 avril 1997 et se terminant le 17 août 1997 et utiliser la formule suivante : tous les 7 Fonctions relatives---Avant le, Le/Avant le, Après le, Le/Après le, Près du et Le/Près du ◆ Vous pouvez utiliser ces fonctions pour programmer des jours relatifs à une date spécifique. Par exemple, pour programmer le jeudi le plus près du 20 novembre dans un nombre d’années, vous pouvez entrer la formule suivante et augmenter la plage de plusieurs années : jeu le/près du 20 nov Ou (,) ◆ Vous pouvez utiliser la fonction Ou pour indiquer que l’une ou l’autre des fonctions, ou l'un ou l'autre des groupes de fonctions, doit être vérifié pour programmer des jours. Si vous souhaitez, par exemple, programmer un rendez-vous au 15e jour de chaque mois, mais uniquement si le 15 est un mardi ou un jeudi, vous devez saisir la formule suivante : 15 (mar,jeu) Rappel automatique 145 Pas le (!) ◆ La fonction Pas le annule la fonction suivante. Si vous souhaitez programmer tous les jours de décembre sauf les mardis et jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante : déc !mar !jeu Faible priorité et---(Et ou &) ◆ La fonction Et de priorité faible possède la priorité la plus faible de toutes les fonctions. Cependant, comme l’espace, si elle est placée entre deux autres fonctions, elle indique que deux des autres fonctions doivent être vérifiées. Par exemple, la formule mar,jeu,juil,aoû signifie que les jours programmés doivent être au mois de juillet et au mois d’août. Cependant, si vous changez la fonction Et de priorité élevée (un espace) par une fonction Et de priorité faible, la formule mar,jeu,juil,aoû signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi du mois de juillet et du mois d’août. Dans la première formule, la fonction Et est calculée avant la fonction Ou. Dans la seconde formule, elle est calculée après. Dernier ◆ La fonction Dernier ne possède aucun niveau de priorité. Son seul rôle est de préciser le dernier jour de chaque mois, lorsqu’elle est utilisée seule ou de préciser le dernier jour de la semaine (dimanche à samedi) de chaque mois lorsqu’elle est utilisée après un libellé de code du jour. Pour programmer, par exemple, le dernier dimanche de chaque mois, utilisez la formule suivante : dernier dim Recherche Utilisez Rechercher pour rechercher dans la boîte Arrivée ou Départ, dans la corbeille ou dans l'agenda, des éléments ou un texte correspondant à certains paramètres. - Concepts Recherche de texte Le texte recherché représente une autre forme du texte que vous souhaitez localiser. Cette zone peut contenir des combinaisons de lettres, des chiffres, des espaces ou des symboles de touches du clavier (par exemple, &, % ou +). GroupWise ne distingue pas les majuscules des minuscules. Par exemple, si vous désirez rechercher tous les mémos, vous pouvez saisir le mot « mémo » dans la zone Texte recherché plutôt que d'entrer la même occurrence du mot (Mémo), tel qu'il apparaît à l'écran. - Recherche d'un élément 146 Recherche 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez les dossiers dans lesquels vous voulez effectuer la recherche, puis choisissez le premier élément dans la zone de liste correspondante. ou Si vous êtes dans une vue d'agenda, cliquez sur la liste des rendez-vous, des notes ou des tâches dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche. Si vous ne sélectionnez pas de dossier, GroupWise recherche tous les éléments dans votre dossier racine. 3 Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Rechercher pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 4 Saisissez les informations dans la zone A partir du texte si vous avez ouvert la boîte Arrivée, ou dans la zone Destinataire si vous avez ouvert la boîte Départ. Entrez ensuite le texte dans l'une des zones Texte de l'objet ou Texte du message. 5 Sélectionnez Occurrence suivante ou Occurrence précédente pour rechercher l'élément sélectionné. Une boîte de dialogue indiquant que la recherche est en cours d'exécution apparaît. Vous pouvez l'annuler avant qu'elle soit terminée, si vous le souhaitez. GroupWise choisit le premier élément répondant aux critères de recherche spécifiés. Si vous désirez rechercher d'autres éléments, sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Occurrence suivante ou Occurrence précédente. Recherche du texte dans un élément - 1 Ouvrez l'élément dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche, puis cliquez sur la zone Message. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Rechercher. 3 Dans la zone Message, saisissez le texte que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez Occurrence suivante. GroupWise met en surbrillance l'occurrence suivante du texte dans le message. Informations complémentaires - Utilisation de caractères de recherche spéciaux Pour rechercher un texte, vous pouvez utiliser les caractères génériques spéciaux suivants au lieu de lettres : Caractère Nom Description * Astérisque Correspond à un nombre quelconque de caractères, même nul. ? Point d'interrogation Correspond à un seul caractère. Recherche 147 Caractère Nom Description ! Point d'exclamation Permet d'exclure un ou plusieurs mots d'une recherche. Si vous recherchez « !Andréa » dans la zone Exp., vous recherchez tous les éléments n'appartenant pas à Andréa. , ou | Ou Permet d'insérer plusieurs éléments dans la chaîne de recherche ; ce caractère peut être utilisé de façon interchangeable. Si vous recherchez « Paul », dans la zone A partir du texte, et « Steve|Hilary », dans la zone Message, vous recherchez les éléments appartenant à Paul et concernant Steve et/ou Hilary. & ou espace Et Vous permet de combiner deux chaînes de texte dans une recherche. Si vous recherchez « David & Suzanne » dans la zone Texte de l'objet, vous recherchez les éléments dont la zone Objet contient les chaînes « David » et « Suzanne ». Recherche de plages disponibles Planifier une réunion est une opération difficile lorsque vous ignorez le nom des utilisateurs non disponibles. La recherche de plages disponibles vous permet de rechercher les heures disponibles dans leur agenda respectif. Non seulement cette fonction marque les heures auxquelles les utilisateurs doivent participer à une réunion, mais également celles réservées à leurs rendez-vous personnels. Avec la recherche de plages disponibles, vous pouvez aussi ne rechercher que les heures que vous souhaitez réserver à la planification du rendez-vous. Par exemple, s'il ne peut être fixé qu'un mardi, un mercredi ou un vendredi, entre 10 h et 15 h, pourquoi effectuer une recherche lundi et jeudi entre 8 h et 17 h ? En outre, vous pouvez étendre votre recherche sur plus de trois mois. - Recherche d'une heure de rendez-vous 1 Cliquez sur la liste locale Rendez-vous de la fenêtre principale, puis sélectionnez Réunion. 2 Choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 3 Cliquez deux fois sur les ID utilisateur de la zone Liste pour les déplacer dans la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et retourner dans le rendez-vous. 148 Recherche de plages disponibles CONSEIL : vous pouvez également sélectionner le menu Envoi de la fenêtre principale pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de plages disponibles. Pour rechercher des plages disponibles, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un rendez-vous. Le nom des utilisateurs apparaît dans la zone Dest. du rendez-vous. 4 Sélectionnez Occupé ? pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de plages disponibles. La zone Recherche sur vous permet de sélectionner le nombre de jours que vous voulez rechercher. La zone de texte Début vous permet d'indiquer le premier jour où vous souhaitez rechercher une plage disponible. L'option Afficher les informations sur le RdV permet à un utilisateur possédant des droits d'accès à votre agenda de connaître le motif de votre absence à une réunion. Les zones de texte De et A vous permettent de définir les heures de début et de fin des rendez-vous. 5 Dans la zone de texte Durée, entrez la durée du rendez-vous si elle est différente de la durée par défaut. 6 Dans la zone de groupe Plage de recherche, indiquez les date, heure et plage de début. 7 Dans la zone de groupe Jours, sélectionnez les jours dans lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche, puis cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous. Le nom de l'utilisateur est grisé jusqu'à ce que les informations soient trouvées. Si ce nom est barré, vous ne pouvez pas obtenir les informations relatives aux heures d'indisponibilité. Cette légende vous permet de vous rappeler la signification des motifs ombrés contenus dans la zone Agenda combiné. Le message d'état disparaît à la fin de la recherche. L'option Heures combinées affiche les heures de disponibilité et d'indisponibilité des utilisateurs. Ce motif apparaît dans la zone Agenda combiné lorque GroupWise ne peut pas accéder à l'agenda d'un utilisateur ou d'une ressource. 8 Cliquez sur les flèches de défilement de la zone pour vous déplacer vers un intervalle de jours et d'heures disponibles, puis choisissez l'heure désirée dans la zone Heures combinées. La barre supérieure de la boîte de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous représente la combinaison des heures d'indisponibilité de tous les utilisateurs. 9 Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue, puis entrez la date et l'heure dans les zones de texte Date de début. Recherche de plages disponibles 149 - Informations complémentaires Afficher les informations sur le rendez-vous Si vous sélectionnez l'option Afficher les informations sur le RdV de la boîte de dialogue Recherche des plages disponibles, vous pouvez visualiser le détail de vos rendez-vous planifiés ou de ceux des utilisateurs dont vous êtes le mandataire. Un cercle contenant un « i » apparaît à côté du nom des utilisateurs dont vous pouvez visualiser les rendez-vous détaillés. Les zones d'adresse du bloc d'heures sélectionné sont affichées dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous ; l'objet, la date, l'heure et la durée sont également indiqués. Si ces utilisateurs ne vous ont pas octroyé de droit en lecture, seuls leur nom, la date, l'heure et la durée du rendez-vous sont spécifiés dans cette boîte de dialogue. En cas d'une recherche de plages disponibles prolongée Vous pouvez mettre sous forme d'icône la boîte de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous de façon à pouvoir exécuter d'autres actions au cours d'une recherche de plages disponibles prolongée. Le texte de l'icône indique le nombre d'agendas d'utilisateurs consultés pour rechercher les heures d'indisponibilité (par exemple, 6 sur 10) ; le sablier disparaît à la fin de la recherche. Recherche rapide Utilisez l’Indexeur de fichiers de la recherche rapide pour créer des index pour des documents sélectionnés et pour rechercher rapidement parmi ces index les documents contenant une expression ou un mot particulier. Vous pouvez également utiliser la recherche rapide pour rechercher des fichiers et des modèles de fichiers spécifiques. - Concepts Index de recherche rapide Un index de recherche rapide est un texte intégral, une liste alphabétique de chaque mot contenu dans les fichiers et les répertoires que vous indiquez. Ce fichier d’index comprend également des informations sur les fichiers d’origine de ces mots. Un index de recherche rapide ne peut pas être imprimé ou visualisé ; il est produit dans un format hautement compressé pour la recherche rapide exclusivement. Indexation de documents de type WordPerfect et autres La recherche rapide peut indexer des fichiers créés au format WordPerfect 4.2-7.0 et au format ASCII. Elle indexe également la plupart des fichiers texte .WPG. Les autres formats de fichier sont traités comme du texte ASCII et la recherche rapide indexe les mots ASCII qu’ils contiennent. Indexation sélective de fichiers Si vous ne voulez pas que la recherche rapide indexe certains fichiers, vous pouvez les exclure lors de l’élaboration de l’index de recherche rapide. Pour en savoir plus, reportez-vous à Fichiers non indexés dans Informations complémentaires dans cette section. 150 Recherche rapide Création d’un index de recherche rapide - 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Cliquez sur Indexeur. Si vous n’avez pas précisé de répertoire pour vos fichiers d’index, choisissez-en un, puis cliquez sur OK. 3 Sélectionnez Créer. 4 Entrez un nom pour l’index que vous créez, puis cliquez sur OK. Le nom peut être une description vous permettant d’identifier le groupe de fichiers que vous indexez (par exemple, « Bulletins d’informations de la société »). 5 Dans la zone de texte Ajouter un répertoire/fichier, précisez le fichier ou le répertoire que vous souhaitez indexer. Vous pouvez préciser un modèle de nom de fichier (par exemple, C:\RAPPORTS\*.DMB) pour n’inclure que certains fichiers dans un répertoire. Pour afficher tous les fichiers dans le répertoire en cours, cliquez sur Parcourir. 6 Pour indexer également les fichiers dans l’ensemble des sous-répertoires, cliquez sur Inclure les sous-répertoires. 7 Sélectionnez Ajouter pour inclure le fichier ou le répertoire que vous souhaitez indexer. 8 Répétez les opérations 5 à 7 jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les fichiers et répertoires de votre choix. 9 Sélectionnez Générer, puis cliquez sur OK lorsque l’index est terminé. 10 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue du répertoire. Mise à jour et régénération des index - Si vous modifiez des fichiers compris dans un index (les critères d’index), vous devez mettre à jour ou régénérer ce dernier. Vous pouvez obtenir une mise à jour automatique de tous vos index à une heure précise de la journée grâce à l’utilitaire KickOff. Il est normalement plus rapide de mettre à jour un index de recherche rapide que de le régénérer, la mise à jour consistant uniquement en un ajout d’informations nouvelles au dernier fichier d’index généré. Toutefois, lorsque votre mise à jour dure longtemps, régénérez l’index. Mise à jour de l’index avec de nouveaux fichiers ou des fichiers modifiés 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Cliquez sur Indexeur, puis, dans la zone de liste Liste des index, sélectionnez l’index que vous souhaitez mettre à jour. Recherche rapide 151 3 Sélectionnez Générer, puis Mise à jour d'un index avec des fichiers nouveaux ou modifiés et cliquez sur OK. 4 Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé. 5 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de répertoire. Régénération d’index Vous pouvez régénérer des index en y indexant à nouveau tous les fichiers qu’il contient. - Modification d’un index 152 Recherche rapide 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Cliquez sur Indexeur, puis, dans la zone de liste Liste des index, sélectionnez l’index que vous souhaitez mettre à jour. 3 Sélectionnez Générer, puis Indexer tous les fichiers et cliquez sur OK. 4 Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé. 5 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de répertoire. Vous pouvez modifier les répertoires, les fichiers ou les options d’indexation. 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Choisissez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez modifier dans la zone de liste Liste des index. 3 Cliquez sur Modifier. 4 Précisez le fichier ou le répertoire que vous voulez ajouter à l’index dans la zone de texte Ajouter un répertoire/fichier, puis cliquez sur Ajouter. Pour en savoir plus, reportez-vous à Création d’un index de recherche rapide dans cette section. 5 Sélectionnez les fichiers ou le répertoire que vous souhaitez supprimer de l’index dans la zone de liste Répertoires à indexer, puis cliquez sur Supprimer. 6 Sélectionnez Options pour définir des options spécifiques à l’index que vous modifiez. Pour en savoir plus, reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide dans Informations complémentaires dans cette section. 7 Lorsque vous avez terminé de modifier l’index, cliquez sur Générer. 8 Sélectionnez Mise à jour d'un index avec des fichiers nouveaux ou modifiés, puis cliquez sur OK. ou Sélectionnez Indexer tous les fichiers, puis cliquez sur OK. 9 Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé. 10 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de répertoire. Suppression d’un index - Déplacement d’un index ou attribution d’un autre nom à un index 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Sélectionnez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez supprimer. 3 Cliquez sur la liste locale Options, choisissez Supprimer, puis cliquez sur Oui. 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Sélectionnez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez déplacer ou renommer. 3 Cliquez sur la liste locale Options, puis sur Déplacer ou sur Renommer. 4 Si vous déplacez un index, saisissez les nouveaux nom et chemin d’accès dans la zone de texte Nouveau nom de fichier, puis cliquez sur OK. ou Si vous renommez un index, entrez son nouveau nom, puis cliquez sur OK. - Recherche de fichiers et d’index - La recherche rapide peut rapidement localiser des modèles de fichiers, des combinaisons de mots dans des fichiers et des index de recherche rapide. 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Cliquez sur la liste locale Rechercher sur, puis sur Répertoire ou Sous-répertoire pour rechercher des fichiers dans le répertoire ou le sous-répertoire en cours. ou Cliquez sur Disque pour sélectionner une unité complète dans laquelle effectuer la recherche. ou Cliquez sur Index de la recherche rapide pour sélectionner l’index dans lequel effectuer la recherche. 3 Si vous souhaitez mener la recherche à l’aide d’un modèle de nom de fichier, saisissez-le dans la zone de texte Chemin(s) d'accès/Modèle(s). Recherche rapide 153 Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour rechercher certains types de fichiers. Vous pouvez également combiner plusieurs modèles de recherche dans la zone de texte Chemin(s) d'accès/Modèle(s) (par exemple, c:\docs\*.doc,*.txt, f:\maître\*.let, d:\modèles\*.wpg). 4 Si vous souhaitez rechercher des mots ou des expressions, saisissez-les dans la zone de texte Rechercher. Cliquez sur Opérateurs ou sur Concepts pour affiner votre recherche. Pour en savoir plus, reportez-vous à Précision des conditions de recherche et à Développement des recherches rapides dans Informations complémentaires dans cette section. 5 Sélectionnez Documents WordPerfect uniquement pour limiter votre recherche à des documents au format WordPerfect. 6 Saisissez une plage de dates dans les zones de texte De et A si vous souhaitez indiquer les fichiers dont la date est comprise dans cette plage. ou Cliquez sur les icônes d’agenda pour indiquer une plage de dates dans les zones De et A. 7 Sélectionnez Recherche. La liste des fichiers contenant le modèle, le mot ou l’expression de recherche apparaît dans la boîte de dialogue Liste des résultats de la recherche. Pour enregistrer cette liste pour une autre recherche, sélectionnez Enregistrer la liste. Pour visualiser le contenu d’un fichier, sélectionnez-le, puis cliquez sur Visualiser. Pour copier, déplacer, renommer ou supprimer les fichiers, changer les attributs ou imprimer une liste des fichiers recherchés, choisissez une option dans la liste locale Options. 8 Poursuivez votre recherche de fichiers en sélectionnant la recherche rapide et en suivant les étapes 1 à 5 ci-dessus. Sélectionnez Ajouter des fichiers concordants aux résultats de la recherche pour ajouter tout nouveau fichier recherché à la liste d’origine. CONSEIL : pour affiner la recherche, cliquez sur Recherche rapide, puis choisissez Liste des résultats de la recherche dans la liste locale Rechercher sur. Cette option devient disponible après votre première recherche. Seuls les fichiers de la précédente liste de résultats de recherche sont recherchés selon les critères spécifiés lors de cette recherche, y compris les modèles de fichiers. 9 154 Recherche rapide Cliquez deux fois sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de répertoire. Enregistrement et réutilisation des recherches - Vous pouvez enregistrer des recherches en vue d’une utilisation ultérieure, supprimer la recherche en cours et charger les recherches préalablement enregistrées. Effacement des champs de recherche 1 Sélectionnez Effacer dans la liste locale Options de la recherche rapide. Enregistrement d’une requête de recherche 1 Définissez une recherche, à l’aide d’un motif de fichier ou motif de mot ainsi que les opérateurs que vous souhaitez utiliser. 2 Sélectionnez Enregistrer la requête dans la liste locale Options de la recherche rapide. 3 Entrez le nom à attribuer à la recherche, puis sélectionnez Enregistrer. Réutilisation d’une requête de recherche 1 Sélectionnez Sélectionner une requête dans la liste locale Options de la recherche rapide. 2 Sélectionnez la recherche que vous souhaitez utiliser, puis choisissez Charger. Suppression d’une requête de recherche 1 Sélectionnez Supprimer une requête dans la liste locale Options de la recherche rapide. 2 Choisissez la recherche que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer. Récupération de la liste des résultats de la recherche précédente 1 Sélectionnez Derniers fichiers trouvés dans la liste locale Options de la recherche rapide, si vous souhaitez récupérer la liste Résultats de la recherche précédente. Une fois cette liste récupérée, vous devez également récupérer la requête de recherche utilisée pour générer cette recherche. Informations complémentaires - Accélération de l’indexation La liste suivante contient des suggestions pouvant vous aider à accélérer le processus de création d’index dans la recherche rapide. Reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide dans cette section. ◆ Sélectionnez un niveau d’indexation large dans l’option Niveau d'index, comme Document ou Paragraphe. ◆ Lancez l’Indexeur de la recherche rapide en mode autonome (c’est-à-dire qu’aucun autre programme ne doit fonctionner). ◆ Créez un index contenant uniquement les champs sommaire du document. ◆ Excluez autant de types de documents que possible. ◆ Ne mentionnez pas de nombres. Recherche rapide 155 ◆ Si vous indexez un grand nombre de petits fichiers, augmentez la valeur de l’option relative à la progression de l’indexation. Informations sur le fichier d’index Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les options comprises dans un index, les fichiers et répertoires indexés, sa date de création et sa taille. 1 Sélectionnez l’index sur lequel vous souhaitez vous informer, puis choisissez Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la recherche rapide. Reportez-vous aux étapes 1 et 2 du chapitre Création d'un index de recherche rapide un peu plus haut dans cette section pour obtenir des informations sur la procédure d’accès à la boîte de dialogue. 2 Choisissez Informations. Utilisation des index de recherche rapide générés par d’autres utilisateurs Vous pouvez utiliser des index de recherche rapide générés par un autre utilisateur. Utilisez la fonction Importer l'index pour importer un index. 1 Sélectionnez Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la recherche rapide. Reportez-vous aux étapes 1 et 2 du chapitre Création d'un index de recherche rapide dans cette section pour obtenir des informations sur la procédure d’accès à la boîte de dialogue. 2 Choisissez Importer. 3 Sélectionnez un fichier d’index de recherche rapide d’extension .IDX, puis choisissez Importer. Si vous êtes invité à donner un nom d’index, entrez-en un, puis cliquez sur OK. Vous ne disposez que de droits de recherche concernant l’index ; vous ne pouvez apporter aucune modification à cet index. Préférences d'index de la recherche rapide Préférences d'index de la recherche rapide vous permet de modifier la façon dont Recherche rapide génère un index ainsi que le contenu de celui-ci. Vous pouvez sélectionner des options applicables à tous les index ou à un seul index. La plupart des options auront une incidence sur la vitesse d’indexation. Reportez-vous à Accélération de l'indexation dans cette section. Pour changer les options applicables à tous les nouveaux index : 1 Choisissez Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la recherche rapide, puis sélectionnez Préférences. 2 Pour sélectionner des options supplémentaires, cliquez sur Opt. étendues. Reportez-vous au tableau ci-dessous pour obtenir des explications. Pour changer les options applicables à un index particulier : 156 Recherche rapide 3 Choisissez l’index concerné, puis sélectionnez Modifier. 4 Sélectionnez Options. Les options sont décrites dans le tableau suivant. Option Fonction Afficher la progression d'indexation de chaque fichier x Vous permet de préciser le nombre de fichiers indexés avant que la ligne d’état d’avancement n’affiche les modifications. (S'applique à tous les index.) Répertoire des fichiers d'index Vous permet de définir l’emplacement par défaut des fichiers d’index. (S'applique à tous les index.) Répertoire des index partagés Vous permet de préciser l’emplacement par défaut des fichiers d’index partagés. (S'applique à tous les index.) Développer la boîte de dialogue Parcourir Vous permet de préciser l’affichage des boîtes de dialogue Modifier l'index et Créer un index. Si vous sélectionnez Développer la boîte de dialogue Parcourir, le nom du fichier, les unités et les répertoires apparaissent à chaque ouverture de la boîte de dialogue. (S'applique à tous les index.) Exclure les fichiers Ignore tous les types de fichiers spécifiés. Tous les fichiers d’extension .EXE, .COM ou .DLL sont exclus par défaut. Indexer uniquement les documents WordPerfect N’indexe que les documents WordPerfect des versions 5.1/5.2 et 7.0 (les documents WordPerfect 4.2 ne sont pas pris en compte). Contenu de l'index Vous permet de préciser la proportion d’un document à indexer. Niveau d'indexation Vous permet de préciser la zone de recherche des motifs de mot (par exemple, dans une même ligne ou un même paragraphe). Inclure les nombres Indexe les nombres et les lettres. Caractères développés dans Vous permet d’indiquer la méthode de traitement les documents non-WP dans l’index des caractères étendus de formats inconnus. Si vous indexez un document créé sous Windows, choisissez Interpréter en tant qu’ANSI ; si vous indexez un document créé sous DOS, choisissez Interpréter en tant qu'ASCII. Si vous disposez des deux types ou si vous n’êtes pas sûr, sélectionnez Exclure. Fichiers journaux de la recherche rapide Un fichier journal de recherche rapide est créé lorsque celle-ci tente d’indexer un fichier ouvert ou protégé par un mot de passe. Le fichier journal a le même nom et se trouve dans le même emplacement répertoire que le fichier d’index de recherche rapide mais possède une extension .LOG. Recherche rapide 157 Précision des conditions de recherche Les opérateurs et paramètres suivants peuvent être utilisés pour créer un motif de recherche de mot dans la boîte de dialogue Recherche rapide. Reportez-vous à Recherche de fichiers et d'index dans cette section. Les opérateurs doivent être précédés et suivis d’un espace. L’ordre de liaison indique les opérateurs appliqués en premier lieu. Dans une recherche rapide, cet ordre est le suivant : NON, Ordre, ET, OU. Opérateur Motif de mot Recherche Et (&) montagne & chèvre Fichiers contenant les mots « montagne » et « chèvre ». montagne ET chèvre chèvre de montagne Suivi de (..) chèvre de montagne Fichiers contenant les deux mots, le premier précédant le second dans le document. Groupe ( ) (/Firstpage (/Line objet réorganisation) « Jean Durand » de la société X) Fichiers dont la première page contient les mots objet et réorganisation sur la même ligne, ainsi que Jean Durand et société X sur la même page. Opérateur Motif de mot Recherche Pas (!) montagne ! Fichiers contenant les mots « montagne » mais pas « chèvre ». chèvre montagne NON chèvre Ou (|) montagne | chèvre montagne OU chèvre 158 Recherche rapide Fichiers contenant les mots « montagne » ou « chèvre » ou les deux mots. Aucun caractère générique /Nowildcard * et ? sont considérés comme des caractères et non des caractères génériques. La valeur par défaut est /Wildcard. Activer le mode Préfixe /Prefix Tous les mots ayant les mêmes premières lettres. Désactiver l’analyse /Noscan Ne permet pas à la recherche rapide d’exécuter une analyse. Type de Motif de mot Recherche Caractères montagne* multiples (*) Fichiers contenant toutes les variantes des mots commençant par « montagne » avec ou sans autre caractère (par exemple, montagne, montagnes et montagneux). Caractère unique (?) montagne? Fichiers contenant le mot « montagne » plus un seul caractère (par exemple, montagnes). Pas de distinction /NoCase Mots correspondant aux termes de la recherche ignorant les majuscules et les minuscules. Paramètre par défaut. Distinction /Case Mots correspondant aux motifs de majuscules et de minuscules des termes de la recherche. Désactiver le mode Préfixe /NoPrefix Désactive le mode préfixe. Mots comportant le même préfixe /Prefix Recherche tous les mots ayant les mêmes initiales. Similarité des mots Motif de mots Recherche Document /Document Mots dans le même document (cette option réinitialise tous les autres niveaux). Champ /Field Mots dans le même champ. Utilisez cette option avec des fichiers orientés base de données comme les fichiers de fusion. Ne fonctionne que pour les recherches ne portant pas sur les index. Saut de page /HardPage Mots dans la même section limitée par des sauts de page requis. Ligne /Line Mots sur la même ligne, comme ils sont actuellement formatés sur le disque. Page /Page Mots sur la même page, comme ils sont actuellement formatés sur le disque. Paragraphe /Paragraph Mots dans le même paragraphe. Recherche rapide 159 Similarité des mots Motif de mots Recherche Expression ("") "___" Expressions, telles que vous les entrez, « expression » étant le texte de la recherche. Enregistrer /Record Mots dans le même enregistrement. Utilisez cette option avec des fichiers orientés base de données comme les fichiers de fusion. Ne fonctionne que pour les recherches ne portant pas sur les index. Phrase /Sentence Mots dans la même phrase. En # mots /# Mots séparés par un certain nombre de mots (par exemple, /2 recherche les mots séparés par deux mots). Paramètre En désactivé Désactive le paramètre En # mots. Composants Paramètre Recherche Entier /Entire Tout le texte du document et toutes les informations de résumé du document. Il s’agit du paramètre par défaut. Première page /FirstPage Uniquement la première page du texte du document et du résumé du document. Sommaire /Summary Toutes les informations de résumé du document. Texte seul /Text Tout le texte du document, sauf les en-têtes, les notes de bas de page et les résumés du document. Composants Paramètre Recherche Champs sommaire /Summary=name Champ de résumé du document que vous spécifiez. Le nom du champ remplace le numéro du champ dans le motif Paramètre. Reportez-vous à Recherche des champs de résumé du document ci-dessous. ou /name ou /Summary=n 160 Recherche rapide Résumé Paramètre Recherche (nom de champ de résumé) /(nom de champ de Critères de recherche dans le champ de résumé) résumé du document spécifié. (opérateur) Exemple: /author= Reportez-vous à Recherche des champs de résumé du document dans cette section. Autre Paramètre Recherche Analyse désactivée /Noscan Ne permet pas à la recherche rapide d’exécuter une analyse. Désactiver caractère générique /Nowildcard * et ? sont considérés comme des caractères et non des caractères génériques. La valeur par défaut est /Wildcard. Activer caractère /Wildcard générique * et ? sont considérés comme des caractères génériques. CONSEIL : certains opérateurs de recherche ne fonctionnent pas avec tous les champs de recherche. Par exemple, /Line et /Summary ne s’appliquent pas à une recherche Nom de fichier uniquement. Utilisez les parenthèses afin de regrouper une requête de recherche. Par exemple, l’instruction (/Firstpage (/Line objet réorganisation) « Jean Durand » société X) recherche tous les fichiers dont la première page contient les mots objets et réorganisation sur la même ligne, Jean Durand et société X apparaissant également sur la page. CONSEIL : placez les paramètres avant les mots qu’ils concernent. Développement des recherches rapides Vous pouvez utiliser Créateur de concepts pour développer vos recherches rapides en incluant des formes de mots proposées en tant qu’alternatives comme d’autres conjugaisons, des synonymes et d’autres orthographes. Pour utiliser Créateur de concepts : 1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue relative aux répertoires, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer. 2 Entrez le ou les mots que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez Concepts. 3 Choisissez le terme de la recherche pour lequel vous souhaitez inclure des suggestions de mots. 4 Choisissez une des options suivantes : Recherche rapide 161 Option Fonction Formes Inclut dans la recherche les formes de conjugaisons, de pluriels, d’adjectifs et d’adverbes du mot sélectionné. Dictionnaire des Inclut dans la recherche les synonymes du mot sélectionné synonymes dans la liste du dictionnaire des synonymes. Thes-> Formes Inclut les formes de conjugaisons, de pluriels, d’adjectifs et d’adverbes des synonymes du mot sélectionné dans la recherche. Typo Inclut dans la recherche les fautes d’orthographe et fautes de frappe possibles du mot sélectionné et des mots de remplacement. Phonétique Propose des mots dont les propriétés phonétiques sont similaires à celles du mot recherché. 5 Sélectionnez les mots d’origine ou ceux proposés comme alternatives mais que vous ne souhaitez pas utiliser, puis cliquez sur Exclure. (Sélectionnez les mots désactivés et choisissez Inclure pour les activer à nouveau.) 6 Cliquez sur OK pour inclure les mots proposés activés dans la recherche. 7 Sélectionnez Rechercher pour commencer la recherche en incluant les mots proposés. Recherche des champs de résumé du document Des champs de recherche de résumé du document supplémentaires sont disponibles lorsque les options Champs de résumé du document entier ou Champs sommaire uniquement sont sélectionnées lors de la génération de l’index. Reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide dans la partie Informations complémentaires de cette section. Vous pouvez rechercher des mots ou expressions spécifiques dans tous les champs de résumé du document disponibles tout en analysant les fichiers sur le disque. Pour rechercher des champs de résumé du document : 1 Ouvrez la recherche rapide depuis une des boîtes de dialogue de répertoires. 2 Choisissez Tous les champs de sommaire dans la liste locale Options. CONSEIL : si vous souhaitez rechercher les champs de résumé que vous avez sélectionnés dans Récapitulatif du document, sélectionnez Champs sommaire par défaut. La zone de liste Champs sommaire du document apparaît. Utilisez la barre de défilement pour vous déplacer dans la liste alphabétique des champs. 162 Recherche rapide Utilisez la barre de défilement pour obtenir d’autres champs sommaire. 3 Entrez le texte ou le motif de mot que vous souhaitez rechercher dans les zones de texte situées à côté de chaque champ de résumé. ou Sélectionnez Options, Tous les champs sommaire, puis choisissez un champ de résumé dans la liste de défilement. Entrez le texte que vous recherchez dans ce champ de résumé. 4 Sélectionnez Rechercher. Si vous sélectionnez Aucun champ sommaire dans la liste locale Options afin de masquer les zones de texte Champs sommaire du document, Recherche rapide n’utilisera pas le texte de recherche que vous entrez dans les zones de texte des champs de résumé du document. CONSEIL : si vous utilisez plusieurs champs de résumé pour la recherche, toutes les conditions de la recherche doivent être vraies. Fichiers non indexés Recherche rapide ignore les fichiers temporaires, ouverts et les documents protégés par un mot de passe. Par défaut, Recherche rapide ignore aussi les fichiers exécutables (par exemple, ceux dont l’extension est .EXE, .DLL ou .COM). Vous pouvez utiliser la commande Exclure les fichiers pour spécifier les fichiers à ignorer. Reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide dans cette section. Enregistrement des fichiers de la recherche rapide Recherche rapide enregistre les index après chaque génération. Vous nommez le fichier lorsque vous le créez et Recherche rapide stocke les index comme fichiers utilisant une extension .IDX (par exemple, BRIEFS92.IDX). L’extension .INC est attribuée aux fichiers d’index. Les messages d’erreur sont stockés dans un fichier d’extension .LOG. Vous pouvez préciser le répertoire dans lequel les index sont stockés à l’aide de l’option Répertoire des fichiers d'index de la boîte de dialogue Préférences de la recherche rapide. Exécution de la recherche rapide en tant qu’application autonome Vous pouvez exécuter l’Indexeur de la recherche rapide indépendamment des autres applications WordPerfect en cliquant deux fois sur l’icône de la recherche rapide dans le Gestionnaire de programmes de Windows. Recherche rapide 163 Récupérer Utilisez la commande Récupérer pour ouvrir un fichier texte dans la zone Message d’un élément. Par exemple, vous pouvez récupérer un fichier de traitement de texte dans votre élément en tant que message. - Concepts Comparaison des commandes Récupérer et Joindre Récupérer et Joindre sont des fonctions différentes de GroupWise. Récupérer vous permet d’ouvrir un fichier texte dans la zone Message d’un élément. Cela signifie que vous pouvez créer un message dans un autre traitement de texte. Cependant, certains codes de formatage risquent d’avoir été supprimés. Joindre vous permet d’inclure un fichier avec l’élément que vous envoyez mais la pièce jointe n’apparaît pas dans la zone Message de l’élément. Cependant, le fait de joindre un fichier conserve tous vos codes de formatage. Si vous souhaitez lire une pièce jointe que vous avez reçue, vous pouvez l’ouvrir et elle lancera l’application qui lui est associée. Reportez-vous à Pièces jointes. - Récupération d’un fichier dans un élément 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez la vue de votre choix dans la liste locale de vue d’un élément. 2 Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Récupérer. Vous pouvez choisir Visualiser afin de visualiser un fichier avant de le récupérer de la zone Message. Vous pouvez entrer le nom de fichier dans la zone de texte Nom de fichier. Vous pouvez sélectionner d’autres options de la liste locale Options. 3 Sélectionnez le fichier de votre choix en entrant son nom dans la zone de texte Nom de fichier ou utilisez la zone de liste Nom de fichier pour sélectionner ce fichier. 4 Sélectionnez Ouvrir pour insérer le fichier dans la zone Message. Réenvoyer Utilisez la commande Réenvoyer pour envoyer de nouveau un élément que vous avez déjà expédié aux autres utilisateurs. 164 Récupérer 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ, puis choisissez l'élément que vous désirez envoyer de nouveau. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Réenvoyer pour ouvrir l'élément que vous avez déjà expédié. 3 Modifiez l'élément, puis sélectionnez Envoyer. Une zone d'avertissement vous invitant à retirer l'élément d'origine apparaît. 4 Sélectionnez Oui pour retirer l'élément d'origine que vous avez envoyé et expédier celui que vous avez modifié. ou Choisissez Non pour conserver l'élément d'origine que vous avez envoyé et expédier celui que vous avez modifié. S'ils ont déjà été ouverts, les messages électroniques et téléphoniques ne sont pas retirés. Des rendez-vous, des notes et des tâches peuvent être retirés à tout moment. Refuser Utilisez Refuser pour refuser des tâches, des notes ou des rendez-vous planifiés. Lors du refus d'un élément, Refuser vous permet d'envoyer des explications à l'expéditeur. Concepts - Attente de l'acceptation d'un élément Lorsqu'un utilisateur vous inclut dans un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez accepter ou refuser. L'élément reste affiché dans l'agenda en italique et marqué d'un point d'interrogation tant que vous ne l'avez pas accepté ou refusé. Lorsque vous acceptez un élément, il apparaît en texte normal dans l'agenda. Lorsque vous le refusez, GroupWise le supprime de la boîte Arrivée et de l'agenda, puis le stocke dans la corbeille. Refuser 165 Cet élément n'a pas été accepté. - Refus d'un élément 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis sur l'élément pour l'ouvrir. 2 Sélectionnez Refuser pour ouvrir la boîte de dialogue Refuser et commenter. 3 Entrez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK. Une fois l'élément refusé, il est fermé et supprimé de votre boîte Arrivée et de votre agenda, puis stocké dans la corbeille. - Informations complémentaires Corbeille et refus Lors du refus d'un élément, GroupWise le place dans la corbeille. Si vous désirez accepter ultérieurement cet élément, vous pouvez annuler sa suppression dans la corbeille, puis l'accepter. Cependant, vous devez le restituer avant le vidage de la corbeille. Refus d'un élément non ouvert Si vous n'avez pas besoin de lire l'élément, vous pouvez cliquer dessus dans la boîte Arrivée ou dans l'agenda, sélectionner le menu Actions, puis choisir Refuser. Connaissance du refus d'un élément Dans GroupWise, il existe deux moyens de connaître le nom de l'utilisateur ayant refusé un élément que vous avez envoyé. Le premier est un accusé de réception. Les préférences de l'élément vous permettent d'en recevoir un chaque fois qu'un destinataire refuse un élément que vous planifiez. Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception pour un seul rendez-vous ou une seule tâche, vous pouvez le préciser dans Options d'envoi lors de l’envoi de l’élément. Si, lors de son refus, le destinataire de l'élément planifié ajoute un commentaire, celui-ci apparaît dans l’accusé de réception et dans la fenêtre Informations de votre boîte Départ. En outre, vous pouvez consulter cette fenêtre pour définir le nom de l'utilisateur ayant refusé des rendez-vous, des tâches et des notes. Ouvrez la boîte Départ, puis cliquez deux fois sur l’élément à propos duquel vous souhaitez obtenir des 166 Refuser informations. La fenêtre Informations répertorie le nom des utilisateurs ayant accepté ou refusé votre rendez-vous, tâche ou note, ou n'ayant pas répondu. Si le destinataire a inséré un commentaire, il apparaît également. Reportez-vous à Info. Rendez-vous Utilisez Rendez-vous pour être informé ou informer les autres utilisateurs des rendez-vous et ainsi réserver les ressources requises, telles que les salles et les projecteurs. La méthode employée pour envoyer un rendez-vous est très semblable à celle utilisée pour l'envoi de n’importe quel autre élément. Les différences résident dans les options propres à chaque élément, comme la planification d'une date dans un rendez-vous. Cette section explique comment utiliser ces options. Pour obtenir de l’aide sur l'envoi d'un rendez-vous, reportez-vous à Envoi. Concepts - Réunions de groupe Vous pouvez envoyer une réunion de groupe à vous-même et à d'autres utilisateurs GroupWise. Une réunion de groupe est placée dans votre boîte Départ lorsque vous l'envoyez et dans votre boîte Arrivée et dans votre agenda lorsque vous la recevez. Lorsque vous recevez un rendez-vous, vous pouvez l'accepter ou le refuser. Rendez-vous personnels Un rendez-vous personnel est une activité planifiée placée dans votre agenda. Il n'est pas inséré dans votre boîte Départ ni dans la boîte Arrivée d'un autre utilisateur. Vous pouvez distinguer un rendez-vous personnel d'une réunion de groupe car le premier ne contient pas de zone d'adresse. Rendez-vous 167 - Planification des ressources 1 Choisissez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis choisissez une vue de groupe. 2 Choisissez Adresse pour ouvrir le carnet d'adresses. 3 Sélectionnez Ressources pour ouvrir la zone de liste Ressources. 4 Cliquez deux fois sur les ressources que vous souhaitez utiliser dans le cadre de la réunion. 5 Choisissez OK pour fermer le carnet d'adresses et retourner à la vue de l'élément. Les ressources que vous sélectionnez sont insérées dans la zone Dest. avec le nom des utilisateurs. Si vous avez prévu d'utiliser une salle de conférence et que l'administrateur du système l'a définie en tant que lieu, sa description apparaît dans la zone Lieu. - Vérification des horaires disponibles 1 Choisissez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue de groupe. 2 Adressez le rendez-vous aux personnes et aux ressources souhaitées. 3 Choisissez Occupé ?. Pour plus d'informations sur les options Paramètres de plages disponibles, reportez-vous à Recherche de plages disponibles. 4 Cliquez sur OK pour faire apparaître les horaires auxquels les participants et les ressources répertoriés dans les zones d'adresses sont disponibles. 5 Déplacez la zone de la grille Heures combinées vers une heure disponible. Vous pouvez faire glisser la bordure de la zone pour augmenter sa taille dans le cas d'un rendez-vous plus long. 6 Cliquez sur OK. L'heure et la date sont insérées dans les zones Date de début. - Paramétrage manuel de la date, de l'heure et de la durée Si vous connaissez l'heure du rendez-vous et que l'exécution d'une plage disponible n’est pas nécessaire, vous pouvez entrer la date, l'heure et la durée directement dans les zones Date de début. Vous pouvez également utiliser les boîtes de dialogue Définition de la date et Saisie de la date pour vous aider à sélectionner la date et l'heure. Définir la date 1 168 Récupérer Cliquez sur le bouton Définir la date dans la vue. Vous pouvez cliquer sur la date à laquelle vous souhaitez plaifier le rendez-vous. Aujourd’hui redéfinit la date sur le jour en cours. Rappel auto. permet de rappeler le rendez-vous. Les flèches doubles permettent d'avancer et de reculer d'une année à la fois. Les boutons comportant une seule flèche vous permettent d’avancer ou de reculer d’un mois à la fois. Saisie de la date 1 Faites glisser la flèche gauche pour indiquer une heure de début. Cliquez sur le bouton Saisie de la date dans la vue. Heure de début, Heure de fin et Durée affichent les données qui seront entrées dans les zones Date de début et Durée de la vue. La zone grise indique la longueur du rendez-vous. Faites glisser la flèche droite pour indiquer l'heure de fin. Création d'un rendez-vous personnel - 1 Choisissez la liste locale Agenda dans la fenêtre principale, puis sélectionnez Vue du jour. 2 Faites glisser la souris pour sélectionner une plage horaire dans la liste de rendez-vous. 3 Entrez une description. Une zone de texte apparaît dès que vous commencez la saisie. Acceptation d'un rendez-vous 4 Cliquez à l'extérieur de cette zone pour insérer le rendez-vous dans votre agenda. 5 Si vous devez modifier la description, cliquez deux fois sur le rendez-vous pour ouvrir une vue de rendez-vous personnel. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale. - Par défaut, les rendez-vous personnels n'apparaissent pas dans votre boîte Arrivée. 2 Cliquez deux fois sur le rendez-vous en attente dans les zones de liste Elément ou Rendez-vous. 3 Choisissez Accepter. Reportez-vous à Acceptation ou Refus. Récupérer 169 - Informations complémentaires Indicateurs de rendez-vous Comme l’indique le tableau ci-dessous, les icônes de rendez-vous et le texte répertoriés dans votre boîte Arrivée ou dans votre agenda peuvent vous donner des informations sur l'état d'un rendez-vous. Indicateur Signification (Boîte Arrivée uniquement) Vous n'avez pas encore ouvert le rendez-vous. (Boîte Arrivée uniquement) Vous avez ouvert le rendez-vous. L'élément est répertorié en italique (Agenda uniquement). Réunion de groupe dans votre agenda que vous n'avez pas encore acceptée ni refusée. Réunion de groupe que vous avez acceptée. (Liste de rendez-vous uniquement) Marqué comme étant personnel. Lorsque vous refusez un rendez-vous, l'élément est déplacé dans la Corbeille. Si vous décidez plus tard de l'accepter, vous pouvez le restituer, puis l'accepter. Reportez-vous à Acceptation, Refus et à Corbeille. Délégation de rendez-vous Lorsqu'un utilisateur prévoit un rendez-vous auquel vous êtes invité, vous pouvez le déléguer à un autre utilisateur. Lorsque vous déléguez un rendez-vous, le destinataire et l’expéditeur initial reçoivent chacun une notification de cette délégation. Reportez-vous à Délégation. Nouvelle planification de rendez-vous Vous pouvez planifier à nouveau un rendez-vous pour un autre jour ou une autre heure ou modifier sa durée, si vous en êtes l'initiateur. Reportez-vous à Agenda. Rendez-vous récurrents Vous pouvez utiliser une vue de rendez-vous pour planifier des rendez-vous récurrents. Par exemple, vous pouvez créer une définition à l'aide du rappel automatique qui planifie un rendez-vous tous les troisièmes vendredis de chaque mois. Reportez-vous à Rappel automatique. Répondre Utilisez la commande Répondre pour répondre directement à la personne vous ayant envoyé un élément. Lorsque vous répondez, GroupWise ouvre une nouvelle vue de message et l'adresse au destinataire de la réponse. - Réponse 170 Répondre 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou Agenda dans la fenêtre principale, puis choisissez l'élément auquel vous désirez répondre. 2 Sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Répondre pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Informations complémentaires 3 Choisissez Répondre à l'expéditeur pour ne répondre qu'à l'expéditeur. ou Sélectionnez Répondre à tous (exp. et dest.) pour répondre à l'expéditeur et aux utilisateurs auxquels l'élément est adressé. 4 Pour inclure le message d'origine, choisissez Inclure le message reçu de l'expéditeur. 5 Cliquez sur OK, entrez votre message, puis sélectionnez Envoyer. - Modification des zones d'adresse et d'objet d'une réponse Vous pouvez modifier les zones d'adresse et d'objet d'une réponse. Par exemple, si vous souhaitez répondre à tous les utilisateurs, à l'exception de deux ou trois auxquels l'élément d'origine a été adressé, vous pouvez supprimer leur nom de la zone Dest. En outre, vous avez la possibilité de déplacer leur nom de cette zone dans la zone de texte CC ou CM. Pour ce faire, reportez-vous à Presse-papiers. Ressources Utilisez la commande Ressources pour réserver des salles de conférence, des projecteurs de diapositives, de l'équipement vidéo, etc. pour les réunions. Si vous possédez une ressource, il vous incombe d'accepter ou de refuser la requête correspondante. Concepts - Définition d'une ressource Les ressources sont des éléments pouvant être programmés à des fins différentes. Il peut s'agir d'un élément quelconque, allant d'une salle à un rétroprojecteur ou à une voiture. L'administrateur du système définit les ressources en leur donnant un nom d'identification et en leur affectant un utilisateur. Lorsqu'il crée la définition d'une ressource, tous les droits de mandataire sont octroyés à son propriétaire, qui les utilise pour recevoir les notifications de rendez-vous, puis les accepter ou les refuser. Planification d'une ressource - 1 Sélectionnez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis choisissez Réunion. 2 Cliquez sur Adresse. 3 Sélectionnez les noms d'utilisateur à indiquer dans les zones Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée. 4 Choisissez Ressources pour afficher la liste correspondante, cliquez deux fois sur les ressources souhaitées, puis cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. Ressources 171 Zone de liste Ressources - Octroi des droits de mandataire sur une ressource 5 Une fois l'élément rempli, sélectionnez Envoyer. 1 Cliquez sur le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis sur Mandataire pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses, puis choisissez Ressources pour afficher la liste du même nom. 3 Cliquez deux fois sur les ressources pour lesquelles vous possédez des droits d'accès permettant de les déléguer à d'autres utilisateurs, puis cliquez sur OK afin de fermer le Carnet d’adresses et de retourner dans la boîte de dialogue Mandataire. Vous ne pouvez déléguer que les ressources de votre bureau de poste. 4 172 Ressources Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue et ajouter la ressource à votre liste de mandataires. Réception d'une notification pour une ressource - Acceptation et refus de requêtes de ressources 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Préférences. 2 Cliquez deux fois sur Notification, puis sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses. 3 Choisissez Ressources pour afficher la liste correspondante. 4 Cliquez deux fois sur votre ressource pour la placer dans la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et ajouter cette ressource dans la zone Liste des abonnés. 5 Sélectionnez Abonner à la notification pour recevoir une notification lorsqu'un utilisateur demande la ressource. 6 Choisissez Abonner aux alarmes pour recevoir une notification des rendez-vous pour lesquels la ressource est planifiée. 7 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Notification, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée. 2 Sélectionnez Mandataire 3 Cliquez deux fois sur l’élément dans la zone de liste Elément, choisissez Accepter ou Refuser, puis sélectionnez de nouveau Accepter ou Refuser dans la boîte de dialogue qui apparaît. - Création d’une règle d’acceptation ou de refus automatique , puis choisissez la ressource concernée. - En tant que propriétaire de la ressource, vous avez tous les droits de mandataire sur cette ressource. Vous pouvez donc créer des règles. Celles-ci sont décrites ci-dessous, et acceptent ou refusent les requêtes relatives à la ressource. La règle Accepter accepte si la ressource n’est pas planifiée pour l’heure requise. La règle Refuser refuse si les horaires demandés correspondent déjà à une réservation. 1 Cliquez sur le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis sélectionnez Mandataire pour ouvrir la boîte de dialogue Mandataire. 2 Choisissez la ressource pour laquelle vous souhaitez créer une règle, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Mandataire. 3 Sélectionnez le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la zone Liste des règles. 4 Cliquez sur Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Créer une règle. 5 Entrez Accepter dans la zone Nom de la règle pour utiliser la règle Accepter. ou Entrez Refuser dans la zone Nom de la règle pour utiliser la règle Refuser. 6 Sélectionnez Rendez-vous dans la zone de groupe Type d'élément est, puis cliquez sur Divers. Ressources 173 7 Sélectionnez Rendez-vous non conflictuels dans la zone de groupe Etat de l’élément pour activer la règle Accepter. ou Sélectionnez Rendez-vous conflictuels dans la zone de groupe Etat de l’élément pour activer la règle Refuser. 8 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Divers. 9 Sélectionnez le menu local Ajouter, puis Accepter pour ouvrir la boîte de dialogue Accepter et commenter. ou Sélectionnez le menu local Ajouter, puis Supprimer/Refuser pour ouvrir la boîte de dialogue Refuser et commenter. 10 Si vous le souhaitez, entrez une réponse dans la zone Commentaires, puis cliquez sur OK pour ajouter Accepter ou Supprimer/Refuser à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. 11 Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la règle, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Règles. Retransmission Utilisez l'option Faire suivre pour envoyer un élément entrant à d'autres utilisateurs. Lorsque vous retransmettez un élément, GroupWise ouvre une vue de messagerie et y inclut l'élément entrant et ses pièces jointes en tant que pièce jointe à l'élément retransmis. - Retransmission d'un élément 174 Retransmission 1 Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda, puis sur l'élément pour l'ouvrir. 2 Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Faire suivre pour ouvrir une vue de messagerie. L'objet reste identique, si ce n'est que –Retransmis est ajouté à la fin de la ligne d'objet. Informations complémentaires 3 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses. 4 Sélectionnez les ID utilisateur de votre choix, cliquez sur les zones Dest., CC et CM pour déplacer ces ID vers les zones Envoyer à, Copie carbone et Copie masquée. Cliquez ensuite sur OK pour fermer le Carnet d’adresses. 5 Entrez votre message dans la zone Message. 6 Sélectionnez Envoyer. - Retransmission via les règles Si vous partez en voyage d'affaires, vous pouvez créer une règle qui va repérer les éléments entrants qui vous sont destinés et les faire suivre à d'autres utilisateurs qui y répondront à votre place. Reportez-vous à Règles. Distribution ordonnée Lorsque vous recevez un élément à distribuer, il n'est pas nécessaire que vous utilisiez l'option Faire suivre. Lorsque vous indiquez que l'élément est terminé, GroupWise le fait suivre à l'utilisateur suivant de la liste de distribution ordonnée. Reportez-vous à Distribution ordonnée. Règles Utilisez la commande Règles pour établir un ensemble de conditions et d’actions devant être exécutées lorsqu’un élément répond aux conditions requises. Vous pouvez préciser des actions comme le déplacement d’éléments dans des dossiers, le transfert d’éléments et la réponse à ces derniers, ainsi que leur suppression. Les règles vous permettent d'organiser votre boîte aux lettres, de l’automatiser lorsque vous êtes absent ou de supprimer les éléments superflus. Concepts - Utilisation des règles Les règles permettent d’automatiser plusieurs tâches, que votre ordinateur soit en marche ou non. Voici quelques exemples : Règles 175 ◆ Déplacement d’éléments dans un dossier selon l’expéditeur, le destinataire, l’objet etc. ◆ Suppression d’éléments superflus avant qu’ils n’atteignent votre boîte Arrivée. ◆ Délégation de tâches et de rendez-vous lorsque vous êtes en congés. ◆ Refus de rendez-vous se chevauchant. ◆ Archivage de tous les éléments d’un dossier. Ordre d’exécution des règles GroupWise vérifie et exécute les règles dans l’ordre de leur affichage dans la boîte de dialogue Règles. Lorsque vous créez un nouvelle règle, elle est ajoutée au bas de la liste. Si vous souhaitez qu’elle soit vérifiée et exécutée plus tôt que ce que sa position implique, vous pouvez la faire glisser sur un autre emplacement. - Création d'une règle 1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur Règles pour ouvrir la boîte de dialogue Règles. 2 Cliquez sur Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Créer une règle. 3 Entrez un nom dans la zone de texte Nom de la règle. 4 Cliquez sur la liste locale Activité, puis sélectionnez l'activité choisie pour démarrer la règle. Le tableau suivant présente les différentes activités et les options disponibles pour chacune d'entre elles. 176 Règles Activité Description Options associées Nouvel élément La règle est déclenchée lorsqu’un nouvel élément est placé dans votre boîte aux lettres GroupWise. Entrants (l'élément a été placé dans votre boîte Arrivée), Sortants (l'élément a été placé dans votre boîte Départ) ou Personnel (vous avez créé l'élément pour vous-même et celui-ci a été placé dans votre agenda). Sélectionner un dossier. Classement La règle est déclenchée (élément) lorsqu’un élément est placé dans un dossier spécifique. Ouverture La règle est déclenchée d'un dossier lorsque vous ouvrez un dossier spécifique. Sélectionner un dossier. Fermeture La règle est déclenchée d'un dossier lorsque vous fermez un dossier spécifique. Sélectionner un dossier. Au lancement La règle est déclenchée lorsque vous lancez GroupWise. Pas d'option. Quitter La règle est déclenchée lorsque vous quittez GroupWise. Pas d'option. Pas d'option. Activée par La règle ne peut être l'utilisateur déclenchée que si vous sélectionnez la règle dans la boîte de dialogue Règles, puis que vous cliquez sur Exécuter. 5 Si vous choisissez Nouvel élément, Au lancement, Quitter ou Activée par l'utilisateur, sélectionnez Entrants, Sortants ou Personnel pour indiquer la provenance du message. 6 Si vous choisissez Classement (élément), Ouverture d'un dossier ou Fermeture d'un dossier, vous pouvez cliquer sur l'icône de dossier, sélectionner un dossier, puis cliquer sur OK pour afficher le nom du dossier dans la zone Sélectionner un dossier. Si vous sélectionnez un dossier, la règle ne s'applique qu'aux éléments qui ont été déplacés vers le dossier lorsque celui-ci a été ouvert ou fermé. Si vous ne sélectionnez pas de dossier, la règle s'applique chaque fois qu'un élément est déplacé vers un dossier, ou lorsque n'importe quel dossier est ouvert ou fermé. 7 Dans la zone de groupe Type d'élément, sélectionnez les types d'éléments pour lesquels vous voulez que la règle s'applique. Règles 177 Divers vous permet d'ouvrir une boîte de dialogue qui répertorie les attributs d'éléments. La zone de groupe Type d'élément vous permet de sélectionner les éléments auxquels la règle s'applique. Vous devez spécifier le niveau de priorité de l'élément pour que la règle s'applique à celui-ci. La liste locale Date/Heure vous permet de déterminer la période pendant laquelle la règle s'applique aux éléments planifiés. 8 Vous pouvez sélectionner plus d'options en cliquant sur Divers, puis en spécifiant les attributs que les éléments doivent avoir pour être soumis à la règle. Pour que la règle s'applique à un élément, celui-ci doit contenir le type de pièce jointe que vous spécifiez. Pour que la règle s'applique à un élément, celui-ci doit avoir la priorité que vous indiquez. Vous devez spécifier l'état de l'élément auquel la règle doit s'appliquer. 9 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Divers. 10 Définissez le contenu de l'élément en entrant l'ID utilisateur, l'objet, etc. dans la zone de groupe Contenu de l'élément est. 11 Si vous voulez que la règle ne concerne que les éléments planifiés pendant une période déterminée, sélectionnez ces éléments dans la section Type d'élément, puis désélectionnez les options Msg et Msg tél si celles-ci sont sélectionnées. Sélectionnez le menu local Date/Heure, choisissez une période, puis entrez la date et l'heure dans les champs appropriés. 12 Sélectionnez Ajouter, puis choisissez l'action devant être effectuée par la règle. Le tableau suivant présente les différentes actions et indique les étapes à suivre pour qu'une action soit effectuée par la règle. Les actions ne peuvent pas être effectuées si un élément ne répond pas aux critères Quand et Si. Si un élément répond à ces critères, GroupWise effectue l'action que vous spécifiez. Par exemple, si la règle est déclenchée lorsque vous recevez un élément d'une personne déterminée, et que l'action devant être effectuée par la règle est une suppression, GroupWise supprime l'élément sans vous en avertir. 178 Règles Action Résultat Étapes Message Envoie un message électronique, que vous préparez à l'avance, quand un élément répond aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Nouveau message apparaît. Entrez les informations, y compris l'adresse et le message. Vous pouvez également insérer des pièces jointes. Cliquez sur OK pour enregistrer le message et pour ajouter l'option Nouvel élément pour à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Faire suivre Fait suivre à un autre utilisateur tout élément répondant aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Faire suivre apparaît. Entrez les informations, y compris l'adresse et le message. Vous pouvez également insérer des pièces jointes. Cliquez sur OK pour enregistrer le message et pour ajouter l'option Faire suivre à à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Déléguer Réattribue chaque rendez-vous, tâche, note ou élément distribué répondant aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Déléguer apparaît. Entrez l'ID de l'utilisateur à qui vous déléguez le rendez-vous, la tâche, la note ou l'élément distribué, puis saisissez les messages dans les zones de texte Commentaires destinés à l'expéditeur et Commentaires destinés au destinataire. Cliquez sur OK pour ajouter l'option Déléguer à à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Répondre Envoie une réponse à l'expéditeur de tout message répondant aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Répondre apparaît. Sélectionnez Répondre à l'expéditeur ou Répondre à tous (expéditeur et destinataires), puis cliquez sur OK. Saisissez un message dans la zone qui apparaît. Vous pouvez insérer des adresses CC ou CM, mais pas l'adresse DEST. Vous pouvez également insérer des pièces jointes. Cliquez sur OK pour enregistrer le message et ajouter l'option Répondre à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Accepter Accepte chaque rendez-vous, tâche ou note répondant aux critères Quand et Si. Saisissez un message dans la boîte de dialogue Accepter et commenter, puis cliquez sur OK pour ajouter l'option Accepter à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Règles 179 Action Résultat Supprimer/Re Refuse chaque fuser rendez-vous, tâche ou note ne répondant pas aux critères Quand et Si. Supprimer l'élément Étapes Saisissez un message dans la boîte de dialogue Refuser et commenter, puis cliquez sur OK pour ajouter l'option Supprimer/Refuser à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Vide l'élément de votre Aucune. corbeille. Placer dans un Place dans le dossier dossier que vous sélectionnez tout élément répondant aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Placer l'élément dans un dossier apparaît. Sélectionnez le dossier vers lequel vous voulez déplacer l'élément, puis choisissez Déplacer pour ajouter l'option Placer dans un dossier à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Lier à un dossier Lie au dossier que vous sélectionnez tout élément répondant aux critères Quand et Si. La boîte de dialogue Lier à l'action du dossier apparaît. Sélectionnez le dossier auquel vous voulez que l'élément soit lié, puis cliquez sur Liaison pour ajouter l'option Lier à un dossier à la zone de liste Alors les opérations sont les suivantes. Archiver Déplace vers le Aucune. répertoire d'archivage tout élément répondant aux critères Quand et Si. Les nouveaux éléments ne peuvent pas être archivés. Ainsi, cette option n'est pas disponible si Nouvel élément est sélectionné dans la liste locale Activité. Marquer « Personnel » Attribue la marque Aucune. « Personnel » à tout élément répondant aux critères Quand et Si. 13 Choisissez Enregistrer pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue Créer une règle. 14 Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue du même nom. 180 Règles Activation d'une règle - Une règle doit être activée pour pouvoir être déclenchée par une activité. Lorsqu'une règle est activée, la case correspondante est cochée dans la boîte de dialogue. Règle désactivée Lorsque vous sélectionnez une règle désactivée, Activer apparaît. Lorsque vous sélectionnez une règle activée, Désactiver apparaît. Règle activée Désactivation d'une règle 1 Cliquez sur le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 2 Sélectionnez la règle que vous voulez activer, puis cliquez sur Activer. Une coche apparaît à côté de la règle. - Exécution manuelle d'une règle Lorsque vous désactivez la règle, elle ne peut plus être déclenchée. Cependant, elle figure toujours dans la boîte de dialogue Règles et vous pouvez toujours l’activer si besoin est. 1 Cliquez sur le menu Outils, puis sur Règles pour ouvrir la boîte de dialogue Règles. 2 Sélectionnez la règle que vous voulez désactiver, puis cliquez sur Désactiver. La coche située à côté de la règle disparaît. - Pour déclencher une règle manuellement, vous devez d'abord sélectionner les éléments ou les dossiers auxquels la règle doit s'appliquer, dans les boîtes Arrivée ou Départ, dans la corbeille, ou bien dans une vue d'agenda. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Corbeille. 2 Sélectionnez les éléments ou les dossiers, auxquels la règle doit s'appliquer dans les zones de liste Elément ou Dossier, respectivement. 3 Cliquez sur le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la boîte de dialogue Règles. 4 Sélectionnez la règle que vous voulez déclencher. Une règle peut être déclenchée manuellement, qu'elle soit activée ou non. 5 Cliquez sur Exécuter pour lancer la règle. Règles 181 - Modification d'une règle 1 Cliquez sur le menu Outils, puis cliquez sur Règles pour afficher la boîte de dialogue Règles. 2 Sélectionnez la règle que vous voulez modifier. 3 Sélectionnez Copier si vous voulez enregistrer la règle d'origine. 4 Sélectionnez Modifier, puis effectuez les modifications désirées dans la boîte de dialogue Editer la règle. Reportez-vous à Création d'une règle dans cette section. 5 Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de dialogue Editer la règle. 6 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Règles. Son Utilisez les commentaires vocaux pour joindre des fichiers sons vocaux ou numériques. Vous pouvez également utiliser le son afin de lire des clips sonores compris dans les éléments que vous recevez. Afin d’utiliser au mieux la fonction Son, vous devez disposer des pilotes matériels et logiciels appropriés. Si vous souhaitez créer des fichiers d’enregistrement vocal, vous aurez également besoin d’un micro ou d’un autre périphérique d'entrée. - Envoi de messages vocaux 1 Dans la fenêtre principale, sélectionnez une vue de groupe dans une liste locale de vue d’éléments. 2 Faites glisser l’icône Son de la barre d’état et placez-la sur un espace grisé quelconque dans la vue de l’élément. Dès que vous y placez l’icône son, la fenêtre de l’enregistreur apparaît. 182 Son CONSEIL : si vous faites glisser l’icône son vers une zone autre qu'un espace grisé dans la vue de l’élément, le pointeur est modifié, indiquant que vous ne pouvez pas placer l’icône à cet endroit. 3 Sélectionnez le bouton Enregistrer et parlez de manière claire dans votre micro. 4 Lorsque vous avez terminé l’enregistrement, cliquez deux fois sur la case du menu Système pour fermer la fenêtre de l’enregistreur et retourner à la vue de l’élément. Une boîte de message apparaît, vous demandant si vous souhaitez enregistrer le fichier. 5 Cliquez sur Oui, puis sélectionnez Envoyer. Le destinataire peut cliquer deux fois sur l’icône son afin de lire le son joint à l’élément. Informations complémentaires - Attribution d’un nom à un commentaire vocal Si vous n'attribuez aucun nom à un commentaire vocal que vous créez, les noms par défaut Clip sonore 1, Clip sonore 2, etc. seront générés. Sortie de GroupWise Utilisez Quitter pour fermer l'application GroupWise. 1 Sélectionnez le menu Fichier de la fenêtre principale. 2 Choisissez Quitter. Suppression Utilisez Supprimer pour supprimer le texte ou un élément de votre agenda, de votre boîte Arrivée ou Départ, de votre étagère ou de vos pièces jointes. Suppression d'un élément - 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, sur Départ ou sur Agenda dans la fenêtre principale. 2 Choisissez l'élément que vous souhaitez supprimer. 3 Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Supprimer. Si vous avez supprimé un élément de la boîte Arrivée ou de l'agenda, votre élément est supprimé et placé dans la corbeille. Si vous avez supprimé un élément de la boîte Départ, la boîte de dialogue Supprimer l'élément apparaît. Ne supprime des éléments que de votre boîte Départ. Supprime un élément de la boîte Arrivée de tous les destinataires s'ils ne l'ont pas ouvert. Supprime un élément de votre boîte Départ et de la boîte Arrivée de tous les destinataires ne l'ayant pas encore ouvert. 4 Sélectionnez l'option désirée, puis cliquez sur OK pour stocker l'élément dans la corbeille. Sortie de GroupWise 183 IMPORTANT : si vous supprimez un rendez-vous, une tâche ou une note de votre boîte Départ, et que vous choisissez Toutes les boîtes Arrivée ou Toutes les boîtes aux lettres, l'élément est supprimé de l'agenda de tous les utilisateurs, même s'ils l'ont déjà ouvert et accepté. - - Suppression du texte Informations complémentaires Vous pouvez supprimer le texte d'un élément lors de sa création. 1 Sélectionnez le texte que vous désirez supprimer. 2 Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Supprimer. Suppression de plusieurs éléments Pour supprimer simultanément plusieurs éléments, vous pouvez cliquer dessus tout en maintenant la touche Maj ou Ctrl enfoncée, afin de les sélectionner. Choisissez dans la liste le premier élément à supprimer, puis cliquez sur le dernier élément à supprimer tout en maintenant la touche Maj enfoncée. L'intégralité de la plage d'éléments est supprimée. Pour sélectionner plusieurs éléments ne faisant pas partie d'une plage d'éléments, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Déplacement d'éléments vers la corbeille Vous pouvez faire glisser un élément que vous souhaitez supprimer de la boîte Arrivée ou Départ, ou d'une vue d'agenda, pour le déplacer vers l'icône Corbeille de la fenêtre principale. Pour ce faire, reportez-vous à Corbeille. Tâche Utilisez l’option Tâche pour ajouter des tâches à votre propre liste des tâches ou à celle d’un autre utilisateur. Le mode d’envoi d’une tâche est très proche de celui de tout autre élément. Les différences résident dans les options qui sont propres à chaque élément, comme l’indication de la priorité d’une tâche. Cette section décrit comment utiliser les options propres à la fonction Tâche. Pour obtenir de l'aide sur l'envoi d'un élément, reportez-vous à Envoi. - Concepts Tâches de groupe Les tâches de groupe peuvent être placées dans votre agenda et envoyées à d’autres utilisateurs de GroupWise. Les tâches sont placées dans votre boîte Départ lorsque vous les envoyez, et dans votre agenda et votre boîte Arrivée lorsque vous les recevez. Lorsque vous recevez une tâche d’un autre utilisateur, vous pouvez soit l’accepter, soit la refuser. 184 Tâche Tâches personnelles Les tâches personnelles sont placées uniquement dans votre agenda. Elles ne sont placées ni dans votre boîte Arrivée, ni dans votre boîte Départ, ni dans la boîte aux lettres GroupWise de tout autre utilisateur. Vous pouvez distinguer une tâche personnelle d’une tâche de groupe par l’absence de zones d'adresse. Paramétrage manuel des dates de début et d’échéance - Vous pouvez cliquer sur la date à laquelle vous souhaitez que le rendez-vous ait lieu. Chaque pression sur les boutons à simple flèche vous permet de passer d'un mois à un autre. Paramétrage de la priorité de tâche La date de début d’une tâche est la date qui apparaît en premier dans l’agenda du destinataire. Si la tâche n’est pas achevée, elle apparaît en texte normal jusqu’à la date d’échéance. La date d’échéance révolue, la tâche non achevée est affichée en rouge. Pour définir la date de début et la date d’échéance, effectuez les opérations suivantes : 1 Sélectionnez la liste locale Tâche dans la fenêtre principale, puis choisissez une vue. 2 Cliquez sur le bouton Définir la date d’échéance. de la date de début ou de la date Aujourd’hui paramètre la date sur la date du jour. Rappel auto. vous permet de planifier des réunions récurrentes à l'aide d'un seul rendez-vous. Pour plus d'informations, reportez-vous à Rappel automatique. Chaque pression sur les flèches doubles vous permet de passer d'une année à une autre. - Les tâches peuvent avoir deux niveaux de priorité. Le premier niveau est alphabétique, le second est numérique. Par exemple, les priorités de vos tâches peuvent être A, A1, A2, B, B1, 1, 2, etc. Tâche 185 - Création d’une tâche personnelle 1 Sélectionnez la liste locale Tâche dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue. 2 Saisissez la priorité dans la zone Priorité. 1 Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez Vue du jour. 2 Cliquez sur la liste des tâches, puis décrivez la tâche. Une zone de texte apparaît dès que vous commencez à saisir votre texte. - Réalisation d’une tâche 3 Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche Tab. 4 Pour modifier la description ou pour ajouter une priorité, cliquez deux fois sur la tâche pour ouvrir la vue de tâche personnelle. 1 Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez une vue d'agenda comportant une liste des tâches. 2 Cliquez sur la case à cocher située à côté de la tâche. Le marquage des tâches peut être supprimé de la même façon. Le pointeur se transforme en une coche lorsque vous le déplacez sur la case à cocher. Si cette tâche vous a été attribuée par un autre utilisateur, GroupWise met à jour la fenêtre Informations de l’expéditeur de façon à indiquer que vous avez réalisé l’élément. Pour en savoir plus, reportez-vous à Info. - Informations complémentaires Tâches récurrentes Vous pouvez utiliser une vue de tâche pour planifier des tâches récurrentes. Vous pouvez, par exemple, créer une définition à l’aide de l'option de rappel automatique qui programme une tâche pour le troisième vendredi du mois. Pour en savoir plus, reportez-vous à Rappel automatique. Indicateurs de tâches Comme vous le lirez ci-après, les icônes de tâche et de texte répertoriées dans votre boîte Arrivée précisent l’état de chaque tâche. 186 Tâche Indicateur Description Vous n’avez pas encore ouvert la tâche dans la boîte Arrivée. Vous avez ouvert la tâche dans la boîte Arrivée. L’élément est répertorié Vous n’avez pas encore accepté ou refusé cette en italique (agenda tâche de groupe. uniquement). L’élément est répertorié en texte normal (agenda uniquement). Vous avez accepté cette tâche de groupe. Marqué comme personnel. Apparaît dans votre liste de tâches uniquement. Délégation d’une tâche Lorsqu’un utilisateur vous attribue une tâche, vous avez la possibilité de la déléguer à un autre utilisateur. Dans ce cas, GroupWise répertorie la délégation de la tâche dans la fenêtre Informations de l’expéditeur. Pour en savoir plus, reportez-vous à Délégation. Priorité d’envoi Outre la possibilité d’indiquer une priorité de tâche, vous pouvez définir la priorité d’envoi de la tâche sur Elevée, Normale ou Faible. L’icône de l’élément figurant dans la zone de liste Elément apparaît en rouge lorsque la priorité est élevée, adopte la couleur par défaut lorsque la priorité est normale et apparaît en gris lorsque la priorité est faible. La priorité d’envoi de la tâche n’est pas en relation avec la priorité de la tâche elle-même. Pour en savoir plus, reportez-vous à Préférences en matière de tâches ou à Options d'envoi. Nouvelle planification d’une tâche Vous pouvez planifier une tâche de nouveau pour un autre jour ou pour une autre heure si vous l'avez initialement programmée. L’agenda vous permet de faire glisser la tâche vers une autre date. Pour en savoir plus, reportez-vous à Agenda. Routage d’une tâche Vous pouvez créer une liste de distribution ordonnée lorsque vous adressez une tâche. Dans la zone Message, vous pouvez décrire une tâche pour chacun. Au fur et à mesure qu’une personne indique qu’elle a réalisé sa tâche, cette dernière est transférée à la personne suivante sur la liste de distribution ordonnée. Depuis votre boîte Départ, vous pouvez suivre l’état de la personne ayant réalisé la tâche et de la personne travaillant dessus. Pour en savoir plus, reportez-vous à Distribution ordonnée. Utilisation de l’option Impression de l'agenda Utilisez l'option Impression de l'agenda pour imprimer des rendez-vous, des notes et des tâches dans différents formats et dimensions de page. Utilisation de l’option Impression de l'agenda 187 - Impression d'un agenda 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Imprimer l'agenda pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. Cette option permet d'imprimer l'agenda dans un fichier au lieu de le transmettre à l'imprimante. Cette option envoie l'agenda vers l'imprimante sur la passerelle de votre choix. Cette option envoie l'agenda directement vers l'imprimante. 2 Dans la zone de groupe Type d'agenda, choisissez un type d'agenda. Vous pouvez visualiser le type d'agenda dans la zone Prévisualisation située à droite de la zone de groupe Type d'agenda. 3 Dans la zone de groupe Format d'impression, choisissez une taille. Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines dimensions de pages sont grisées. 4 Dans la zone de texte Date de début, entrez la première date que vous souhaitez imprimer. 5 Dans la zone de texte Nombre de jours, entrez le nombre de jours, de semaines ou de mois que vous souhaitez imprimer. 6 Sélectionnez les options Attributs disponibles. Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines options sont grisées. Les options Attributs sont expliquées dans le tableau ci-dessous : Option Attributs Description Exclure les week-ends N'imprime pas les samedis ni les dimanches. Plages occupées en grisé Met en grisé les plages horaires non disponibles. Imprimer un jour par page Imprime les éléments de chaque jour sur une page distincte lorsque le type d'agenda est Liste ASCII. Imprimer les jours vierges Imprime les jours entièrement disponibles (uniquement Liste ASCII). En-tête avec vues mensuelles Imprime, en format réduit, les agendas des mois précédent et suivant (uniquement Mois). 188 Utilisation de l’option Impression de l'agenda Option Attributs Description Titre Imprime un titre (que vous entrez dans la zone de texte) en haut de la première page. Pied de page Imprime un bas de page (que vous entrez dans la zone de texte) en bas de chaque page. 7 Sélectionnez les options Contenu disponibles pour les rendez-vous, les tâches ou les notes. Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines options ne sont pas disponibles. Les options Contenu sont expliquées dans le tableau suivant : Option Contenu Description Lieu Imprime le lieu du rendez-vous. Heures de fin Imprime l'heure de fin du rendez-vous. Lignes de séparation Imprime des lignes séparant les plages horaires dans la liste des rendez-vous. Explications Imprime le texte de la zone de message des rendez-vous, des tâches ou des notes. Echéances Imprime la date et l'heure d’échéance des tâches. Inclure les tâches effectuées Imprime les tâches marquées comme étant effectuées. 8 Impression dans un fichier Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection. - Lorsque vous créez un fichier WP, l'agenda est imprimé dans un fichier et non transmis à l'imprimante. 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Impression de l'agenda pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Choisissez Créer un fichier WP. 3 Dans la zone de texte Créer un fichier WP, entrez un chemin d'accès et un nom de fichier. 4 Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection. Utilisation de l'option Ouvrir une vue Utilisez l'option Ouvrir une vue pour sélectionner une vue personnalisée que vous avez créée ou une vue de programme. Ouverture d'une vue - 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Ouvrir une vue. Utilisation de l'option Ouvrir une vue 189 2 Dans la zone Nom de fichier, entrez le nom de la vue. Si vous ne connaissez pas le nom de la vue, vous pouvez sélectionner le fichier dans la zone de liste Nom de fichier ou dans la Liste rapide. 3 Sélectionnez Ouvrir pour afficher la vue personnalisée. Utilisation de l'option Préférences de mots de passe Utilisez l'option Préférences de mots de passe pour définir votre mot de passe de login. Vous pouvez assigner ou modifier votre mot de passe dans la boîte de dialogue Définir le mot de passe. - Assignation de votre mot de passe Vous pouvez sélectionner l'option Autres utilisateurs uniquement si vous souhaitez que le mot de passe s'applique uniquement lors du login d'autres utilisateurs. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Définir le mot de passe GroupWise. 3 Dans la boîte de dialogue Nouveau mot de passe, entrez un mot de passe, puis cliquez sur OK. Les mots de passe font la distinction entres majuscules et minuscules. Ainsi, lors de la saisie de votre mot de passe, si vous utilisez une ou plusieurs majuscules, vous devez les utiliser à nouveau lorsque vous êtes invité à entrer votre mot de passe. 4 Dans la zone de saisie Retapez le mot de passe, entrez une nouvelle fois le nouveau mot de passe, puis cliquez sur OK. Le mot de passe s'applique à vous, mais aussi à tout autre utilisateur se connectant à votre boîte aux lettres. Si vous souhaitez que le mot de passe ne s'applique que 190 Utilisation de l'option Préférences de mots de passe lors du login des autres utilisateurs, et non du vôtre, cliquez sur la case à cocher Autres utilisateurs uniquement. IMPORTANT : si vous définissez un mot de passe et que vous l’oubliez, vous n’aurez accès à aucun de vos éléments. Modification ou suppression de votre mot de passe - 1 Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante. 2 Cliquez deux fois sur Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Définir le mot de passe GroupWise. 3 Dans la zone de texte Entrer un ancien mot de passe, entrez votre mot de passe en vigueur, puis cliquez sur OK. 4 Dans la zone de saisie Nouveau mot de passe, entrez votre nouveau mot de passe, puis cliquez sur OK. ou Cliquez sur OK sans effectuer d'autre saisie si vous souhaitez ne plus utiliser de mot de passe. 5 Entrez une nouvelle fois le nouveau mot de passe dans la zone de texte Retapez le mot de passe, puis cliquez sur OK. ou Cliquez à nouveau sur OK sans effectuer d'autre saisie si vous souhaitez ne plus utiliser de mot de passe. IMPORTANT : si vous définissez un mot de passe et que vous l’oubliez, vous n’aurez accès à aucun de vos éléments. Informations complémentaires - Mots de passe et mandataires Lorsque vous définissez un mot de passe pour votre boîte aux lettres, cela n'affecte pas les capacités de vos mandataires à y accéder. La possibilité d'un mandataire d’accéder à votre boîte aux lettres est déterminée par les droits que vous lui assignez dans votre liste d’accès. Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste d'accès. Visionneuse Utilisez la visionneuse pour afficher le contenu d’un fichier sans le récupérer dans une application. Vous pouvez l'utiliser de deux manières : pour visualiser un fichier depuis une boîte de dialogue de répertoire (comme lorsque vous récupérez ou joignez un fichier) ou pour visualiser un fichier joint à un élément. Concepts - Utilisation de la visionneuse La visionneuse a été conçue pour : ◆ Vous aider à rechercher rapidement un fichier en particulier, surtout lorsque vous savez ce qu’il contient. Visionneuse 191 ◆ Vous aider à créer des éléments en copiant des parties du fichier que vous visualisez dans l’élément que vous créez. ◆ Vous offrir des possibilités de visualisation des fichiers localisés au cours d’une recherche rapide. Pour plus d’informations, reportez-vous à Recherche rapide. ◆ Vous permettre d’affecter des visionneuses à certains types de fichiers. ◆ Vous permettre de lire ou d’entendre un fichier avant de l’utiliser dans un élément que vous envoyez. ◆ Vous permettre d’imprimer un fichier entièrement ou partiellement sans le récupérer dans une application. ◆ Vous permettre de visualiser un fichier joint sans ouvrir une autre application. Si une fenêtre de visionneuse apparaît, vous pouvez sélectionner un nom de fichier ou une pièce jointe afin de visualiser son contenu. Fonctionnement de la visionneuse La visionneuse offre un affichage rapide du contenu d’un fichier. Elle peut faire apparaître du texte, des graphiques, des codes et des télécopies. La visionneuse peut également lire des fichiers son et des fichiers audiovisuels. Pour améliorer sa vitesse, la visionneuse a été conçue pour afficher le contenu des fichiers, mais pas l’ensemble de la mise en forme. Si le fichier d’un document contient à la fois du texte et des graphiques, seul le texte apparaît dans la fenêtre de visionneuse. La visionneuse n’offre donc pas une visualisation WYSIWYG (tel écran, tel écrit) complète du contenu des fichiers. - Visualisation d’un fichier texte depuis une boîte de dialogue de répertoire 192 Visionneuse 1 Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la recherche rapide. Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer, Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez préciser un fichier ou un répertoire. 2 Dans la liste de fichiers, sélectionnez le fichier texte que vous souhaitez visualiser. 3 Sélectionnez Visualiser. Visualisation de fichiers joints 4 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue Visionneuse. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale. 2 Sélectionnez un élément comprenant une pièce jointe, sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Ouvrir. 3 Cliquez deux fois sur la pièce jointe dans la zone Joindre pour ouvrir la visionneuse et visualiser la pièce jointe. ou - Si l’élément ne comprend pas une zone Joindre, sélectionnez Joindre la pièce jointe et sélectionnez Visualiser pour ouvrir la visionneuse. , puis Si l’élément comprend plusieurs pièces jointes, appuyez sur la touche Tab pour vous déplacer vers la pièce jointe suivante ou sur Maj+Tab pour vous déplacer vers la précédente. 4 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la visionneuse. Visionneuse 193 - Utilisation des fonctions de la visionneuse pour les fichiers texte Utilisez les options de la visionneuse pour modifier son mode d’affichage des fichiers texte, d’impression des fichiers, de recherche du texte et de copie du texte dans le Presse-papiers. Pour accéder aux options de la visionneuse, effectuez les opérations suivantes : 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez une option. Le tableau ci-après décrit les options de la visionneuse. Toutes les options répertoriées ci-dessous n’apparaissent pas simultanément et il arrive que d'autres options apparaissent. Les options dépendent du type de fichier affiché et des autres choix faits dans la visionneuse. Option Description Changer la visionneuse Cette option vous permet de sélectionner le type de visionneuse pour le fichier. Les différentes visionneuses offrent des possibilités diverses ou prennent en charge différents types de fichiers. Par exemple, la visionneuse Document/texte contient l’option de retour à la ligne automatique. Affichage hexadécimal Cette option affiche un fichier au format hexadécimal ou redonne au fichier son format d’origine. Info sur la visionneuse Cette option vous permet d’afficher les paramètres par défaut en cours par visionneuse et par type de fichier. Rechercher Cette option met en surbrillance les occurrences des mots ou des expressions de la recherche dans le fichier. Pour en savoir plus, reportez-vous à Recherche de texte dans un fichier ci-après. Occurrence suivante ou Ces options vous permettent de rechercher la page précédant ou suivant celle où se trouve le texte de recherche de la visionneuse. Elles apparaissent seulement après l’utilisation de Rechercher. Occurrence précédente 194 Visionneuse Police Cette option affiche le texte entier du document avec une seule taille et un seul type de police. Pour en savoir plus, reportez-vous à Modification de la police d'affichage dans cette section. Imprimer Cette option vous permet d’imprimer un document entièrement ou partiellement, de sélectionner l'imprimante, de changer de police et de préciser les marges. Option Description Document Le mode Brouillon affiche le document dans une police par défaut. Le texte est habillé de façon à s’adapter à la fenêtre de la visionneuse. Le mode Normal tente de s’adapter à la police d’origine du document. Le texte est habillé de façon à s’adapter à la fenêtre de la visionneuse. Le mode de prévisualisation affiche l’ensemble de la mise en forme prise en charge. Le texte peut se dérouler horizontalement hors de la fenêtre. Copier vers le Presse-papiers Cette option vous permet de copier du texte sélectionné de la visionneuse dans le Presse-papiers. Vous pouvez sélectionner une ligne ou plusieurs lignes consécutives. Si le texte sélectionné comprend une partie d’un tableau, le tableau entier est copié. Retour à la ligne Cette option réorganise le texte du document pour l’adapter à automatique la fenêtre d’affichage Visionneuse, quelle que soit la taille de activé cette dernière. Les encadrés graphiques et les tableaux sont maintenus au bord de la fenêtre, si nécessaire, même lorsque l'option Retour à la ligne automatique est activée. Retour à la ligne Cette option ne réorganise pas le texte pour l’adapter à la automatique fenêtre d’affichage Visionneuse. Utilisez la barre de désactivé défilement horizontale en bas de la fenêtre pour déplacer le texte à gauche et à droite. Les fichiers texte ASCII apparaissent sans cette mise en forme. Supprimer la surbrillance Recherche de texte dans un fichier de la visionneuse Cette option supprime la mise en surbrillance du fichier Visionneuse faisant l'objet d'une recherche. Elle apparaît seulement après l’utilisation de Rechercher. - 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez Rechercher. 2 Saisissez le texte que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez Occurrence suivante. La visionneuse affiche le document au niveau de la première occurrence du texte de recherche et le met en surbrillance. 3 Pour chercher d’autres pages contenant le texte de recherche, sélectionnez Occurrence suivante ou Occurrence précédente. Si vous utilisez la visionneuse depuis une boîte de dialogue de répertoire (comme Récupération, par exemple), vous pouvez également personnaliser la recherche à l’aide des options suivantes : ◆ Insérez des caractères génériques (tels que « * » ou « ? »). ◆ Mettez une expression entre guillemets. Visionneuse 195 - Modification de la police d’affichage ◆ Désélectionnez Mots entiers seulement pour rechercher du texte à l’intérieur d’un mot (comme tenu dans contenu). ◆ Sélectionnez Prendre en compte les majuscules et les minuscules pour rechercher des mots comprenant des majuscules, au fur et à mesure que vous les saisissez dans la zone de texte Recherche. 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez Police. 2 Sélectionnez une police et une taille de caractère. 3 Sélectionnez Gras ou Italique si vous souhaitez que tout le fichier de la visionneuse apparaisse en gras ou en italique. Si certains mots sont en gras ou en italique dans le document d’origine, la visionneuse affiche ces attributs, quelle que soit la police de départ. 4 Cliquez sur OK. IMPORTANT : si vous passez en mode Prévisualisation du document, la police se rapprochera de celle du document imprimé. - Impression depuis un fichier texte 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez Imprimer. Si vous visualisez un fichier joint, l'impression de la pièce jointe commence. Si vous visualisez un fichier depuis une boîte de dialogue de répertoire, effectuez les opérations 2 à 6. - Visualisation d’un fichier télécopie 2 Sélectionnez une option dans la zone de groupe Etendue de l'impression. 3 Choisissez Configuration pour sélectionner une imprimante. 4 Sélectionnez Police d'affichage pour imprimer le document avec la police d’affichage en cours. ou Sélectionnez Police spécifique, choisissez Modifier, sélectionnez une police et une taille de caractère pour l’impression, puis sélectionnez OK. 5 Sélectionnez Pouces ou Centimètres, puis précisez la dimension des marges latérales, inférieure et supérieure pour l’impression. 6 Sélectionnez Imprimer. 1 Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la recherche rapide. Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer, Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez préciser un fichier ou un répertoire. 196 Visionneuse 2 Sélectionnez le fichier de télécopie que vous souhaitez visualiser dans la liste des fichiers. 3 Sélectionnez Visualiser. 4 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue Visionneuse. Utilisation des fonctions de la visionneuse pour les fichiers télécopie Utilisez les options de la visionneuse pour modifier son mode d’affichage des fichiers télécopie. Pour accéder aux options de la visionneuse pour les fichiers télécopie, effectuez les opérations suivantes : 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez une option. Le tableau suivant décrit les options de la visionneuse. Toutes les options répertoriées ci-après n’apparaissent pas simultanément et il arrive que d'autres options apparaissent. Les options dépendent du type de fichier affiché et des autres choix faits dans la visionneuse. Visualisation d’un graphique, d’un curseur ou d’un fichier icône Option Description Inverser Cette option vous permet de passer d’un affichage noir sur blanc, à un affichage blanc sur noir et inversement. Pivoter Cette option vous permet de faire pivoter la page de 180 °. Zoom Cette option vous permet d’agrandir la télécopie jusqu’à 200 %. - Visualisation d’un fichier audiovisuel ou lecture d’un fichier son 1 Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la recherche rapide. Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer, Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez préciser un fichier ou un répertoire. 2 Dans la liste des fichiers, sélectionnez le graphique, le curseur ou le fichier icône que vous souhaitez visualiser. 3 Sélectionnez Visualiser. 4 Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue Visionneuse. 1 Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la recherche rapide. 2 Dans la liste des fichiers, sélectionnez le fichier son ou le fichier audiovisuel que vous souhaitez visualiser. - Visionneuse 197 - Informations complémentaires 3 Sélectionnez Visualiser. 4 Utilisez les commandes de position pour lire, pour effectuer une avance ou un retour rapide, ou pour vous déplacer au début ou à la fin du fichier. Vous pouvez aussi faire glisser la liste déroulante pour vous déplacer vers un autre point du fichier ou pour faire défiler le clip audiovisuel image par image. La visionneuse affiche la longueur du fichier son ainsi que son emplacement actuel. 5 Sélectionnez la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue Visionneuse. Types de fichiers affichés par la visionneuse La visionneuse peut afficher les types de fichiers suivants : ◆ documents WordPerfect (aux formats 4.2, 5.x, 6.x et 7.0) ; ◆ fichiers graphiques .WPG WordPerfect (.WPG) ; ◆ fichiers son (Waveform, MIDI) ; ◆ divers fichiers de feuilles de calcul et divers documents autres que WordPerfect (dont des documents créés dans Word pour Windows, Ami Pro® et des feuilles de calcul de Lotus 1-2-3®) ; ◆ divers formats de fichier graphiques ; ◆ divers formats de feuille de calcul et de base de données ; ◆ des fichiers télécopie (DCX et certains formats TIFF) ; ◆ des listes de fichiers contenus dans un fichier ZIP. Affichage des visionneuses et des types de fichiers Vous pouvez utiliser Info sur la visionneuse pour afficher les visionneuses disponibles pour certains types de fichiers. 198 Visionneuse 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis sélectionnez Info sur la visionneuse. 2 Sélectionnez Visionneuse pour faire apparaître une liste des visionneuses. ou Sélectionnez Type de fichier pour faire apparaître une liste des types de fichiers. 3 Sélectionnez la visionneuse de votre choix pour faire apparaître les types de fichiers qu’elle peut visualiser. ou Sélectionnez le type de fichier de votre choix pour faire apparaître les visionneuses compatibles. 4 Sélectionnez Fermer. Utilisation de GroupWise Remote Visionneuse 199 GroupWise Remote GroupWise Remote pour Windows vous permet d’exécuter de nombreuses fonctions de GroupWise lorsque vous n’êtes pas au bureau. Ces fonctions comprennent l’envoi et la réception de messages, la planification des réunions, l’écritures de notes et l’affectation de tâches. Le chapitre Utilisation de GroupWise Remote est destiné à vous aider à installer, à configurer et à utiliser Remote. Pour obtenir des instructions sur les fonctions de GroupWise les plus fréquemment utilisées, reportez-vous au chapitre Utilisation de GroupWise. Disquettes GroupWise Remote Votre progiciel GroupWise pour Windows comprend un CD d’images disquettes. A partir de ce CD, l’administrateur de votre système peut créer des disquettes que vous pouvez utiliser pour installer GroupWise Remote. Vous pouvez aussi installer GroupWise Remote à partir du réseau. Initiation à GroupWise Remote : liste de vérification Cette liste de vérification résume les différentes étapes qui vous permettront de vous initier à GroupWise Remote. Les tâches se suivent et sont décrites à la page indiquée dans la colonne Page. Tâche Page Assurez-vous que votre ordinateur répond aux exigences système 201 minimales afin de pouvoir exécuter GroupWise Remote. 200 GroupWise Remote Lisez la section Fonctionnement de GroupWise Remote. Elle explique la terminologie ainsi que les concepts que vous devez maîtriser avant de configurer ou d’utiliser GroupWise Remote. 202 Remplissez la feuille de préparation (si l’administrateur de votre système ne l’a pas encore fait). 204 Installez GroupWise Remote. 206 Lancez et configurez GroupWise Remote. 209 Créez une connexion modem. 212 Tâche Page Créez une connexion réseau (si nécessaire). 215 Créez une connexion TCP/IP (si nécessaire). 217 Testez vos connexions. 218 Récupérez des informations (éléments, carnet d’adresses, etc.) à partir de votre boîte aux lettres principale. 221 Envoyez des éléments (messages, rendez-vous, etc.) à d’autres utilisateurs GroupWise. 225 Exigences de GroupWise Remote Exigences matérielles et logicielles - Vous pouvez exécuter Remote sur un ordinateur répondant aux exigences matérielles et logicielles répertoriées ci-dessous. Matériel/Logiciel Exigences Ordinateur 80486/25 ou plus puissant Version de Windows 3.1 ou ultérieure Mémoire 8 Mo Espace disque 16 à 20 Mo nécessaires aux fichiers Remote Exigences système Pour utiliser Remote, vous devez disposer d’une boîte aux lettres (votre boîte aux lettres principale) sur votre système GroupWise principal. Vous devez également affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres principale. Contactez l’administrateur de votre système si vous ne disposez ni de cette boîte aux lettres ni d’un mot de passe. Termes employés boîte aux lettres principale Votre boîte aux lettres GroupWise dans votre système GroupWise principal. - - boîte aux lettres Remote Boîte aux lettres se trouvant sur votre ordinateur à distance dans GroupWise Remote. bureau de poste Ensemble de boîtes aux lettres ; votre boîte aux lettres principale fait partie d’un bureau de poste spécifique. connexion modem Liaison modem entre votre ordinateur à distance et votre système GroupWise principal. connexion réseau Liaison réseau entre votre ordinateur à distance et votre système GroupWise principal. Exigences de GroupWise Remote 201 domaine Ensemble de bureaux de poste ; votre bureau de poste fait partie d’un domaine spécifique. éléments Messages, rendez-vous, tâches, notes et messages téléphoniques. envoi Transfert d’informations de votre boîte aux lettres à distance à votre boîte aux lettres principale. récupération Transfert d’informations de votre boîte aux lettres principale à votre boîte aux lettres à distance. Remote ou GroupWise Remote Programme GroupWise installé sur votre ordinateur à distance. réponses Paquets d’informations comprenant les éléments, les dossiers, les règles et les groupes mis à jour de votre système GroupWise principal. Ces réponses mettent à jour votre boîte aux lettres à distance et reflètent donc les éléments se trouvant sur le système GroupWise principal. requêtes Lorsque GroupWise Remote a besoin d’informations du système GroupWise principal, il crée une requête. Les requêtes sont envoyées au système GroupWise principal. Celui-ci envoie ensuite généralement une réponse qui sera récupérée plus tard. site principal ou système GroupWise principal Système GroupWise où se trouve votre boîte aux lettres principale. Fonctionnement de GroupWise Remote Afin d’exécuter GroupWise Remote, vous devez disposer d’une boîte aux lettres principale sur un système GroupWise en réseau. GroupWise Remote échange des éléments et des informations entre votre boîte aux lettres principale et la boîte aux lettres se trouvant sur votre ordinateur à distance. Par exemple, après votre connexion au système GroupWise sur lequel se trouve votre boîte aux lettres principale, GroupWise Remote copie, dans la boîte aux lettres à distance, tous les éléments reçus dans votre boîte aux lettres principale. Des éléments que vous envoyez de GroupWise Remote sont copiés dans votre boîte aux lettres principale. - Création de requêtes Chaque fois que vous exécutez une action nécessitant l’envoi d’informations de votre boîte aux lettres à distance vers votre boîte aux lettres principale, Remote crée une requête. Les requêtes sont créées chaque fois que vous exécutez l’une des actions suivantes : ◆ ◆ ◆ ◆ envoi, retransmission, délégation ou réponse à un élément ; création d’un élément personnel, d’un dossier, d’un groupe ou d’une règle ; ouverture, suppression, retrait, restitution d’un élément ou vidage de la Corbeille ; demande de récupération d’éléments, de dossiers ou d’autres informations de votre boîte aux lettres principale ; 202 Fonctionnement de GroupWise Remote ◆ ◆ ◆ déplacement d’éléments dans un dossier ; suppression d’un dossier ; suppression d’une règle. Toutes les demandes sont répertoriées dans la boîte de dialogue Requêtes vers la boîte aux lettres principale en attente. Envoi de requêtes Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, toutes les requêtes possédant l’état « En attente pour l'envoi » dans la liste des requêtes sont envoyées dans votre boîte aux lettres principale. Le système GroupWise principal les traite ensuite. Récupération de réponses La plupart de vos requêtes génèrent des réponses. Supposez que vous ayez envoyé une requête afin de récupérer des éléments de votre boîte aux lettres principale. Votre système GroupWise principal, après avoir traité cette requête, crée une réponse contenant les éléments demandés dont vous avez besoin. Remote peut ensuite récupérer et traiter la réponse. Connexion à votre système GroupWise principal Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale afin d’envoyer ou de récupérer des informations, vous devez vous connecter à votre système GroupWise principal via une connexion modem, réseau (directe) ou TCP/IP. Connexion modem Dans la plupart des cas, vous utiliserez votre modem pour vous connecter à votre système GroupWise principal via une passerelle. Votre modem utilise les informations de la boîte de dialogue Connexion au modem pour se connecter à votre boîte aux lettres principale. Connexion réseau (directe) Remote peut également utiliser une connexion réseau pour se connecter à votre système GroupWise principal. Par exemple, si, sur votre ordinateur, une unité est assignée au bureau de poste contenant votre boîte aux lettres principale, Remote peut utiliser cette connexion réseau pour envoyer des requêtes et récupérer les réponses depuis votre boîte aux lettres principale. - - CONSEIL : vous pouvez vous connecter à n’importe quel bureau de poste de votre système GroupWise principal afin d’ouvrir votre boîte aux lettres principale. Vous n’avez pas besoin de vous connecter à celui qui la contient. Connexion à votre système GroupWise principal 203 Une connexion réseau est utile pour récupérer votre boîte aux lettres principale et votre carnet d’adresses sur votre ordinateur à distance avant que vous quittiez votre site principal, puisqu’elle permet de transférer des informations plus rapidement qu’une connexion modem. Cette méthode vous permet de réduire les frais de téléphone qui sont occasionnés lors de communications longue distance liées à la récupération de votre boîte aux lettres principale ou de longues listes d’utilisateurs via un modem. - Connexion TCP/IP Si vous exécutez GroupWise en mode client/serveur, vous pouvez vous connecter à votre système GroupWise principal à l’aide d’une connexion TCP/IP. Ce type de connexion utilise une adresse et un port IP (Internet Protocol). Si vous avez besoin d’informations IP, contactez l'administrateur de votre système. Si vous utilisez un fournisseur Internet gratuit lorsque vous n’êtes pas au bureau, vous pouvez réduire vos frais de téléphone en utilisant une connexion TCP/IP. En outre, vous n’avez pas besoin d’interrompre une connexion Internet et de raccrocher pour vous connecter à votre système GroupWise principal via une connexion modem. Vous pouvez utiliser la même connexion Internet pour vous connecter à votre système GroupWise principal. Feuille de préparation de la configuration La feuille de préparation suivante vous aidera à rassembler les informations nécessaires à la configuration de GroupWise Remote. Elle est divisée en six parties correspondant aux types spécifiques d’informations dont vous avez besoin. L’administrateur de votre système GroupWise principal peut vous aider à remplir cette feuille de préparation. Informations sur l’utilisateur Nom complet ID utilisateur Mot de passe de la boîte aux lettres principale Informations sur le système Domaine B. de poste 204 Feuille de préparation de la configuration Informations sur le modem Description (Nom) Port Com Débit en bauds (peut dépendre du modem de la passerelle du système GroupWise principal). Si vous avez des problèmes de synchronisation, essayez d’utiliser un débit en bauds inférieur. Informations sur le fuseau horaire Fuseau horaire de l’utilisateur de Remote Le fuseau horaire tient-il compte du passage à l’heure d’été ? Oui Non Informations sur la connexion modem Nom de la connexion Numéro de téléphone de la passerelle ID de login de la passerelle Mot de passe de passerelle Script du modem (nom et adresse si nécessaire) Méthode de déconnexion* Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues Ne pas attendre les réponses Manuellement Tentatives de rappel* Valeur par défaut = 5 Intervalle entre deux tentatives de rappel* Valeur par défaut = 1 minute Informations sur la connexion réseau Nom de la connexion Feuille de préparation de la configuration 205 Informations sur la connexion réseau Chemin d'accès au bureau de poste Méthode de déconnexion* Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues Ne pas attendre les réponses Manuellement Informations sur la connexion TCP/IP Nom de la connexion Adresse IP Port IP Méthode de déconnexion* Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues Ne pas attendre les réponses Manuellement * Les options Méthode de déconnexion, Tentatives de rappel et Intervalle entre deux tentatives de rappel sont paramétrées par défaut. A moins que l’administrateur de votre système ne vous fournisse des valeurs différentes pour ces paramètres, utilisez celles par défaut. Vous aurez la possibilité de les modifier plus tard. Installation GroupWise Remote Vous pouvez installer GroupWise Remote à partir de disquettes ou à partir du réseau, selon la source à laquelle vous avez accès. - Installation à partir des disquettes 1 Demandez les disquettes d’installation à l’administrateur de votre système. 2 Insérez la disquette 1 dans l’unité A de votre ordinateur. 3 Sélectionnez le menu Fichier dans le Gestionnaire de programmes Windows, puis sélectionnez Exécuter pour ouvrir la boîte de dialogue d’exécution. 4 Entrez a:rmsetup.exe sur la ligne de commande, puis cliquez sur OK. 5 Sélectionnez la langue à installer, puis cliquez sur OK. 6 Sautez la section Installation à partir du réseau ci-dessous et passez directement à Installation standard, minimum ou personnalisée. 206 Installation GroupWise Remote Installation à partir du réseau - Installation standard, minimum ou personnalisée Pour procéder à une installation à partir du réseau, vous devez connaître le chemin d’accès au programme RMSETUP.EXE. Vous devrez peut-être demander de l’aide à l’administrateur de votre système afin de localiser le répertoire dans lequel il se trouve. 1 Sélectionnez le menu Fichier dans le Gestionnaire de programmes Windows, puis sélectionnez Exécuter pour ouvrir la boîte de dialogue d’exécution. 2 Entrez le chemin d’accès complet au programme RMSETUP.EXE sur la ligne de commande. Incluez RMSETUP.EXE dans le chemin d’accès. Par exemple, X:\BURPOST\OFWIN40\RMSETUP.EXE, où POSTOFF est votre répertoire de bureau de poste. 3 Cliquez sur OK. 4 Sélectionnez la langue à installer, puis cliquez sur OK. 5 Passez à la section Installation standard, minimum ou personnalisée ci-dessous. - Vous pouvez choisir Installation standard, Installation minimale ou Installation personnalisée. Chaque option est décrite dans la boîte de dialogue. Installation standard ou minimum Installation standard installe tous les fichiers GroupWise Remote sur votre disque dur. Minimum installe seulement les fichiers nécessaires à l’exécution de GroupWise Remote, à savoir les fichiers programme, les fichiers de programmes partagés, les visionneuses Outside In et les polices TrueType. 1 Choisissez Programme d'installation standard ou Minimum pour démarrer l’installation. La boîte de dialogue Installation standard apparaît, vous informant de l’état d’avancement de l’installation du programme. Une fois tous les fichiers installés, la boîte de dialogue Configurer le groupe de gestionnaires de programmes apparaît. 2 Cliquez sur OK pour accepter GroupWise comme nom du groupe dans lequel vous souhaitez que A distance apparaisse. ou Entrez un autre nom dans la zone Groupe de programmes, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Installation de GroupWise terminée apparaît lorsque GroupWise a été installé correctement. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue, puis passez à la section Configuration de GroupWise Remote. Installation personnalisée Cette option vous permet de sélectionner les fichiers GroupWise Remote que vous voulez sur votre disque dur. Installation GroupWise Remote 207 1 Choisissez Installation personnalisée pour ouvrir la boîte de dialogue du même nom. 2 Sélectionnez Source. 3 Cliquez sur OK pour accepter l’unité et le répertoire source indiqués. ou Entrez l’unité et le répertoire source de votre choix, puis cliquez sur OK. 4 Choisissez Destinations pour ouvrir la boîte de dialogue Sélections des répertoires. 5 Cliquez sur OK pour accepter les unités et les répertoires de destination indiqués. ou Entrez les unités et les répertoires de destination de votre choix, puis cliquez sur OK. 6 Sélectionnez Fichiers pour ouvrir la boîte de dialogue GroupWise : Options d'installation. 208 Installation GroupWise Remote La plupart de ces options de la boîte de dialogue sont déjà sélectionnées. 7 Désélectionnez les fichiers que vous ne souhaitez pas installer, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Installation personnalisée. 8 Choisissez Lancer l'installation. La boîte de dialogue Installation personnalisée apparaît, vous informant de l’état d’avancement de l’installation du programme. Une fois tous les fichiers installés, la boîte de dialogue Configurer le groupe de gestionnaires de programmes apparaît. 9 Cliquez sur OK pour accepter GroupWise comme nom du groupe dans lequel vous souhaitez que A distance apparaisse. ou Entrez un autre nom dans la zone Groupe de programmes, puis cliquez sur OK. La boîte de dialogue Installation de GroupWise terminée apparaît lorsque GroupWise a été installé correctement. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue, puis passez à la section Configuration de GroupWise Remote ci-dessous. Configuration de GroupWise Remote 1 Cliquez deux fois sur l’icône GroupWise Remote afin de lancer ce programme. La première fois que vous démarrez Remote, une boîte de dialogue apparaît, vous indiquant les informations que vous devez entrer avant de pouvoir utiliser Remote. C’est à cet endroit que vous devez entrer les informations contenues dans votre feuille de préparation. 2 Cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote. Configuration de GroupWise Remote 209 Vous pouvez sélectionner Aide pour vous informer davantage sur la configuration et sur l’utilisation de GroupWise Remote. 3 Entrez l’intégralité de votre nom et votre ID utilisateur GroupWise tels qu’ils apparaissent dans votre feuille de préparation. 4 Sélectionnez Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Entrer le mot de passe. ou Si vous ne disposez pas d’un mot de passe pour votre boîte aux lettres principale, cliquez deux fois sur Annuler, créez-le, puis démarrez à nouveau Remote. 5 Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. 6 Entrez de nouveau votre mot de passe et cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote. 7 Entrez le nom de votre domaine et de votre bureau de poste. 8 Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du modem. 9 Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Modems. 10 Choisissez le modem indiqué dans votre feuille de préparation, puis cliquez sur Sélectionner pour retourner à la boîte de dialogue Configuration du modem Si votre modem n’est pas répertorié, vous devez le définir. Sélectionnez Créer, puis cliquez sur Aide pour obtenir plus d’informations. 11 Sélectionnez Port pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du port. 210 Configuration de GroupWise Remote 12 Entrez les informations adéquates dans les zones Port Com et Débit en bauds, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Configuration du modem 13 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote. 14 Sélectionnez Fuseau horaire pour ouvrir la boîte de dialogue Fuseau horaire. 15 Sélectionnez Définir pour ouvrir la boîte de dialogue Définir un fuseau horaire. 16 Choisissez le fuseau horaire souhaité, puis cliquez sur Sélectionner pour retourner à la boîte de dialogue Fuseau horaire. IMPORTANT : par défaut, l’option Heure d'été est active. Si le pays où vous vous trouvez n’est pas concerné par le passage à l’heure d’été ou si le décalage horaire n’est pas d’une heure, vous devez modifier l’option Heure d'été. Reportez-vous à Modification du passage à l'heure d'été dans Définition ou changement de fuseau horaire. CONSEIL : n’oubliez pas de modifier l’horloge de votre ordinateur à distance afin que l’heure corresponde à celle du fuseau horaire choisi. Reportez-vous à Réglage de l'horloge de votre ordinateur dans Définition ou changement de fuseau horaire. 17 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote. 18 Cliquez sur Actualiser pour ouvrir la boîte de dialogue Actualiser. Configuration de GroupWise Remote 211 Vous permet de supprimer des éléments à distance manquant dans votre boîte aux lettres principale ou de mettre à jour ceux qui y ont été modifiés. 19 Indiquez vos préférences, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote. La dernière étape de la configuration de GroupWise Remote concerne la définition des connexions à votre système GroupWise principal. 20 Laissez ouverte la boîte de dialogue Préférences Remote, et passez à la section suivante, Création d’une connexion modem. Création d’une connexion modem Vous pouvez créer une connexion modem, une connexion réseau (directe) et une connexion TCP/IP, puis utiliser différentes connexions selon vos besoins. Cette section indique les différentes étapes de la création d’une connexion modem. IMPORTANT : vous pouvez passer à une autre connexion à condition qu’il n’y ait aucune requête en attente dans le cadre de la connexion que vous quittez. 1 Si vous venez de suivre les étapes indiquées à la section Configuration de GroupWise Remote, la boîte de dialogue Préférences Remote devrait être ouverte. Dans le cas contraire, choisissez Préférences dans la fenêtre principale, puis cliquez sur A distance. 2 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Création d'une connexion. Si vous n’avez configuré aucune connexion, la boîte de dialogue Création d'une connexion apparaît. 3 Si vous avez déjà créé des connexions, choisissez Créer dans la boîte de dialogue Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Créer des connexions. 4 Assurez-vous que l’option Modem est sélectionnée, puis cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion par modem. 212 Création d’une connexion modem 5 Entrez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion. 6 Entrez le numéro de téléphone de la passerelle dans la zone Numéro de téléphone. IMPORTANT : vous pouvez utiliser une virgule pour signaler une pause d’une seconde lors de la numérotation [tel que 0, 04-72-98-76-54]. Le 0 permet d’accéder à une ligne extérieure et la virgule instaure une pause d’une seconde avant la tonalité qui indique qu’il est possible de composer le numéro. Des symboles non reconnus tels que les tirets, les espaces et les parenthèses ne sont pas pris en compte et peuvent être inclus dans le numéro de téléphone (tel que (04) 72-98-76-54). 7 Entrez l’ID de login de la passerelle. 8 Sélectionnez Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Entrer le mot de passe, puis entrez le mot de passe de la passerelle. 9 Cliquez sur OK, entrez de nouveau le mot de passe, puis cliquez une nouvelle fois sur OK. Remote prend en charge l‘utilisation de scripts. Contactez l’administrateur de votre système si un script est nécessaire et reportez-vous à Informations complémentaires dans cette section. Votre modem apparaît ici. 10 Sélectionnez l’une des méthodes répertoriées dans la zone de groupe Méthode de déconnexion. Le tableau ci-dessous décrit chacune d’elle. Méthode Description Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues Déconnexion une fois les requêtes envoyées et toutes les réponses à ces requêtes reçues (ou déconnexion automatique après expiration du temps alloué par l’administrateur du système). Création d’une connexion modem 213 Méthode Description Ne pas attendre les réponses Déconnexion immédiate une fois les requêtes envoyées et les réponses en attente reçues. Ces réponses vous attendent dans votre système GroupWise principal. Manuellement Possibilité de contrôle manuel afin de décider du moment de la déconnexion (ou déconnexion automatique après expiration du temps alloué par l’administrateur du système). L’administrateur de votre système fixe une limite temporelle aux utilisateurs Remote, au delà de laquelle ils ne seront plus connectés au système GroupWise principal. Si vous sélectionnez Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues ou Manuellement comme méthode de déconnexion, cette limite temporelle peut entraîner votre déconnexion plus tôt que vous ne le pensiez. Si vous êtes fréquemment déconnecté lorsque vous utilisez ces modes, contactez l'administrateur de votre système. Vous pouvez préciser le nombre de tentatives de connexion effectuées par GroupWise Remote si la ligne est occupée. Vous pouvez également préciser l’intervalle de temps entre chaque tentative. 11 Modifiez les valeurs par défaut de Recomposer en entrant de nouveaux paramètres dans les zones Tentatives et Intervalle de réessai. 12 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Connexions. 13 Choisissez votre connexion, cliquez sur Sélectionner, puis sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote. 14 Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre principale. Votre connexion modem est désormais définie. - Informations complémentaires Création de connexions modem supplémentaires Vous pouvez créer plusieurs connexions modem. Par exemple, si la passerelle de votre système GroupWise principal possède plusieurs numéros de téléphone que vous pouvez utiliser pour vous connecter, vous pouvez créer une connexion modem pour chaque numéro. Lorsque vous vous connectez au système GroupWise principal, sélectionnez la connexion modem que vous souhaitez utiliser. Modification d’une connexion modem Une fois une connexion modem créée, vous pouvez la modifier à l’aide de la boîte de dialogue Connexion au modem. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Cliquez sur Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions. 3 Sélectionnez la connexion modem que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion au modem. 214 Création d’une connexion modem 4 Effectuez vos modifications, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Connexions. 5 Cliquez sur Sélectionner, puis sur Fermer pour retourner à la fenêtre principale. Utilisation de scripts Remote prend en charge l’utilisation de scripts. Vous pouvez utiliser un fichier script lorsque Remote échange des informations avec votre site principal avant de pouvoir se connecter à votre système GroupWise principal. Vous pouvez par exemple utiliser un script afin de fournir des informations permettant à Remote d’avoir accès au système principal via le système de protection de votre site ou un groupe de modems. 1 Assurez-vous que vous êtes bien dans la boîte de dialogue Connexion au modem, puis entrez un chemin d’accès et un nom de fichier pour le script dans la zone Script du modem. Le chemin d’accès par défaut est celui du répertoire des programmes de Remote. ou Si vous sélectionnez un script existant, cliquez sur le dossier situé à côté de la zone Script du modem pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un fichier, puis cliquez deux fois sur le fichier script. Si vous sélectionnez un script existant, vous avez terminé. Si vous créez un script, continuez cette procédure. 2 Sélectionnez Editer Script pour ouvrir la boîte de dialogue Modification du script du modem. 3 Entrez les commandes de script adéquates dans les zones A la réception et Répondre avec. Sélectionnez Aide dans la boîte de dialogue Modification du script du modem pour obtenir des informations supplémentaires. 4 Sélectionnez Enregistrer, puis Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Connexion au modem. Création d’une connexion réseau (directe) Pour définir une connexion réseau (directe), vous devez avoir accès au répertoire d’un bureau de poste sur le réseau. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions, puis choisissez Créer. 3 Sélectionnez Connexion directe, puis choisissez OK pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion directe. Création d’une connexion réseau (directe) 215 4 Saisissez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion. 5 Saisissez l’intégralité du chemin d’accès à l’un des répertoires de bureau de poste de votre système GroupWise principal dans la zone Chemin d'accès au bureau de poste. 6 Sélectionnez la méthode de déconnexion de votre choix. Déconnexion immédiate après l’envoi des requêtes et la réception des réponses d’attente. Déconnexion après l’envoi des requêtes et après la réception de toutes les réponses à ces dernières. Permet de déterminer manuellement le moment de la déconnexion. 7 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Connexion directe. Notez que le mot Réseau apparaît dans la colonne Type dans votre liste de connexions. Si vous prévoyez d’utiliser la connexion réseau en premier lieu (par exemple, pour récupérer des informations de votre boîte aux lettres principale alors que vous vous trouvez toujours sur votre site principal), sélectionnez Réseau au cours de la configuration de la connexion. Si vous projetez d’utiliser d’abord votre connexion modem, sélectionnez une connexion affichant la mention Modem dans la colonne Type. 8 - Informations complémentaires Sélectionnez Sélectionner, puis choisissez Fermer pour retourner à la fenêtre principale. Modification d’une connexion réseau Après avoir défini une connexion réseau, vous pouvez la modifier via la boîte de dialogue Connexion directe. 216 Création d’une connexion réseau (directe) 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions. 3 Sélectionnez la connexion réseau que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion directe. 4 Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Connexions 5 Sélectionnez la connexion réseau, choisissez Sélectionner, puis cliquez sur Fermer jusqu’à ce que vous retourniez à la fenêtre principale. Création d’une connexion TCP/IP 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions, puis choisissez Créer. 3 Sélectionnez TCP/IP, puis OK pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion TCP/IP. 4 Entrez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion. 5 Saisissez l’adresse IP dans la zone réservée à cet effet. 6 Saisissez le port IP dans la zone réservée à cet effet. 7 Sélectionnez la méthode de déconnexion souhaitée. 8 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Connexion TCP/IP. Notez que la mention TCP/IP apparaît dans la colonne Type de votre liste de connexion. 9 Sélectionnez Fermer pour retourner à la fenêtre principale. Création d’une connexion TCP/IP 217 - Informations complémentaires Modification d’une connexion TCP/IP Après avoir créé une connexion TCP/IP, vous pouvez la modifier via la boîte de dialogue Connexion TCP/IP. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions. 3 Sélectionnez la connexion TCP/IP que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion TCP/IP. 4 Apportez les modifications de votre choix, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Connexions 5 Sélectionnez votre connexion TCP/IP, choisissez Sélectionner, puis cliquez sur Fermer jusqu’à ce que vous retourniez à la fenêtre principale. Test de vos connexions Avant de tenter de récupérer des informations dans votre boîte aux lettres principale ou d’envoyer des éléments à d’autres utilisateurs de GroupWise, il est préférable de vérifier que vous ne rencontrez aucun problème avec les connexions que vous avez créées. - Test de votre connexion modem Pour vous assurer du bon fonctionnement de votre connexion modem, vous devez vous connecter à votre système GroupWise principal. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez votre connexion modem dans la liste déroulante Connexion actuelle. Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion modem, vous ne devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante, Récupération d’informations. 218 Test de vos connexions 3 Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée. 4 Sélectionnez Connecter pour établir la connexion. CONSEIL : le modem de votre ordinateur à distance émet un signal sonore au moment de la numérotation qui se transforme ensuite en un bruit strident lors de l’établissement de la connexion avec le modem de votre passerelle. Cette procédure peut prendre quelques minutes selon le nombre de tentatives effectuées par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur, et le nombre de requêtes et de réponses que votre système doit transférer. Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le message Etat de la connexion : Connecté. 5 Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, cliquez deux fois sur la case du menu système pour procéder à la déconnexion et pour fermer la boîte de dialogue Etat de la connexion. Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations. Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître. 6 Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis cliquez sur Fermer dans celle qui s’intitule Etat de la connexion. 7 Cliquez sur Fichier, puis sur Préférences. 8 Sélectionnez A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote. 9 Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du modem. 10 Sélectionnez Port pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de port. Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que les paramètres sont corrects. Vous pouvez sélectionner Aide pour obtenir une description des options. 11 Fermez l’ensemble des boîtes de dialogue, puis répétez les opérations 1 à 5 ci-dessus pour tester à nouveau la connexion. Si la connexion ne fonctionne toujours pas, contactez l'administrateur de votre système. Test de votre connexion réseau - Pour vérifier que votre connexion réseau fonctionne, vous devez vous connecter à votre système GroupWise principal. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. Test de vos connexions 219 2 Sélectionnez la connexion réseau dans la liste déroulante Connexion actuelle. Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion réseau, vous ne devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante, Récupération d’informations. 3 Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée. 4 Sélectionnez Connecter pour établir la connexion. Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le message Etat de la connexion : Connecté. 5 Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, fermez la boîte de dialogue Etat de la connexion. Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations. Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître. 6 Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis cliquez sur Fermer dans celle qui s’intitule Etat de la connexion. 7 Cliquez sur A distance, puis sur Envoyer/Récupérer. 8 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions. 9 Sélectionnez votre connexion réseau, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion directe. 10 Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que le chemin d’accès approprié apparaît dans la zone Chemin d'accès au bureau de poste. 11 Si le chemin est correct et que votre test n’aboutit toujours pas, contactez l'administrateur de votre système. ou Entrez le chemin d’accès approprié, tel qu’il est répertorié sur votre feuille de préparation, puis sélectionnez OK. 12 Cliquez sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis sélectionnez Connecter pour tester à nouveau la connexion. 220 Test de vos connexions Test de votre connexion TCP/IP - Pour vérifier que votre connexion TCP/IP fonctionne, vous devez vous connecter à votre système GroupWise principal. 1 Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez votre connexion TCP/IP dans la liste déroulante Connexion actuelle. Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion TCP/IP, vous ne devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante, Récupération d’informations. 3 Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée. 4 Sélectionnez Connecter pour établir la connexion. Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le message Etat de la connexion : Connecté. 5 Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, fermez la boîte de dialogue Etat de la connexion. Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations. Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître. 6 Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis Fermer dans celle qui s’intitule Etat de la connexion. 7 Cliquez sur A distance, puis sur Envoyer/Récupérer. 8 Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions. 9 Sélectionnez votre connexion TCP/IP, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion TCP/IP. 10 Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que l’adresse et le port IP appropriés se trouvent bien dans les zones correspondantes. 11 Si l’adresse et le port IP sont corrects et que votre test n’aboutit toujours pas, contactez l'administrateur de votre système. ou Saisissez l’adresse et le port IP appropriés, tels qu’ils sont répertoriés sur votre feuille de préparation, puis sélectionnez OK. 12 Cliquez sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis sur Connecter pour tester à nouveau la connexion. Récupération d’informations (téléchargement) Lorsque votre test de connexion a réussi, vous pouvez récupérer des informations pour les transférer de votre boîte aux lettres principale vers votre boîte aux lettres à distance. Récupération d’informations (téléchargement) 221 - Récupération d’éléments 1 Sélectionnez le menu A distance, puis sélectionnez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Assurez-vous que la case à cocher Eléments est sélectionnée, puis choisissez le bouton Eléments pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner les éléments à récupérer. 3 Définissez les paramètres Eléments à mettre à jour, Taille limite des éléments et Période décrits ci-après. Bouton Eléments Case à cocher Eléments Désélectionnez une case à cocher si vous ne voulez pas la mettre à jour. Options Description Eléments à mettre à jour Utilisez les listes locales pour préciser les types d’éléments que vous souhaitez récupérer. Par exemple, vous pouvez récupérer les messages électroniques et téléphoniques non ouverts, ainsi que les tâches qui n’ont pas été effectuées. En-têtes uniquement Si vous avez l’habitude de récupérer un grand nombre d’éléments, cette option peut vous permettre de gagner du temps et de réduire vos frais de téléphone en ne récupérant que les en-têtes de chaque élément. Reportez-vous à Récupération des éléments sélectionnés dans la partie Informations complémentaires de cette section. Contenu indépendamment de la taille Cette option récupère tous les éléments de votre boîte aux lettres principale. 222 Récupération d’informations (téléchargement) Options Description Contenu conformément à ces limites Cette option récupère tous les éléments correspondant aux limites de taille indiquées. Les valeurs par défaut sont de 30 Ko pour le texte et les pièces jointes du message, et de 5 Ko pour les zones Dest., CC et CM. Reportez-vous à Récupération des éléments sélectionnés dans la partie Informations complémentaires de cette section. Jours avant le Ces options vous permettent d’indiquer un nombre de jours précédant ou suivant la date du jour pour ne récupérer que les éléments compris dans la plage indiquée. Jours après le 4 Récupération de votre carnet d’adresses Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis poursuivez à la section suivante, Récupération de votre carnet d’adresses. - Votre carnet d’adresses peut être utile lorsque vous n’êtes pas sûr de l’ID des utilisateurs, du nom des ressources ou des groupes publics, ou lorsque vous devez envoyer un élément à plusieurs utilisateurs. Si vous souhaitez utiliser le carnet d’adresses dans Remote, vous devez le récupérer dans votre système GroupWise principal. Si vous ne souhaitez pas récupérer votre carnet d’adresses, passez directement à la rubrique Connexion à votre système GroupWise principal ci-après. CONSEIL : cette opération pouvant durer assez longtemps, il vous est recommandé de récupérer votre carnet d’adresses via une connexion réseau lorsque vous vous trouvez sur votre site principal. 1 Assurez-vous que la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer est ouverte. 2 Cliquez sur la case à cocher Carnet d'adresses, puis sur le bouton Carnet d'adresses pour ouvrir la boîte de dialogue Filtre du carnet d'adresses. 3 Sélectionnez l’option de votre choix et, si nécessaire, entrez le nom du domaine et du bureau de poste dans les zones de saisie correspondantes. 4 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis poursuivez avec la rubrique Connexion à votre système GroupWise principal ci-après. CONSEIL : vous pouvez également récupérer des dossiers, des règles, des membres de groupes publics et des groupes privés. Pour de plus amples Récupération d’informations (téléchargement) 223 informations sur chacune de ces options, cliquez sur Aide dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis choisissez la rubrique qui vous intéresse. - Connexion à votre système GroupWise principal Le fait de vous connecter à votre système GroupWise principal envoie le nombre d’éléments affichés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer à votre système GroupWise principal. Cela vous permet également de récupérer des éléments de votre boîte aux lettres principale pour les transférer vers votre boîte aux lettres à distance, en fonction des limites définies lors de vos sélections de récupération. Etablissement de la connexion 1 Assurez-vous que la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer est ouverte et que vous avez sélectionné l’ensemble des informations que vous souhaitez récupérer. 2 Sélectionnez la connexion souhaitée dans la liste déroulante Connexion actuelle, puis sélectionnez Connecter pour établir la connexion et ouvrir la boîte de dialogue Etat de la connexion. CONSEIL : si vous utilisez une connexion modem, le modem de votre ordinateur à distance émet un signal sonore au moment de la numérotation qui se transforme ensuite en un bruit strident lors de l’établissement de la connexion avec le modem de votre passerelle. Cette procédure peut prendre quelques minutes selon le nombre de tentatives effectuées par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur, et le nombre de requêtes et de réponses que votre système doit transférer. Le mot Connecté apparaît lorsque la connexion a abouti. Réduit la boîte de dialogue Etat de la connexion sans altérer le transfert de la connexion. L’action Envoyer/Récupérer est terminée lorsque le message 0 Requête(s) en attente apparaît. Affiche un maximum d’informations concernant la connexion. Consignation de vos informations de connexion Remote peut consigner les informations dans la boîte de dialogue Journal de connexion et dans un fichier de consignation (REMOTE1.LOG, REMOTE2.LOG ou REMOTE3.LOG) sur votre disque dur. La sélection de Afficher le journal de connexion fait apparaître un maximum d’informations concernant la connexion. Celles-ci comprennent les commandes d’initialisation du modem, la durée de connexion, les messages d’erreur, etc. L’option Afficher le journal de connexion est utile si vous devez résoudre un problème de connexion. Déconnexion de votre système GroupWise principal Vous pouvez vous déconnecter de votre système GroupWise principal à tout moment en sélectionnant Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion. Si vous souhaitez maintenir ouverte la boîte de dialogue Etat de la connexion, mais terminer la connexion, sélectionnez Déconnecter. Cela vous permet d’observer les informations de la fenêtre après la déconnexion de votre système GroupWise principal. Lorsque vous vous déconnectez, notez que le bouton devient 224 Récupération d’informations (téléchargement) Connecter. Le fait de cliquer dessus rétablit la connexion à votre système GroupWise principal. Informations complémentaires - Récupération des éléments sélectionnés Après avoir récupéré des éléments dans votre boîte aux lettres principale, vous pouvez, à l’aide de l’option Récupérer les éléments sélectionnés, désactiver les limites de taille que vous avez imposées à ces éléments. Vous avez, par exemple, sélectionné En-têtes uniquement dans Taille limite des éléments, et, après avoir lu les en-têtes de ces éléments, vous voulez également lire leur contenu. L’option Récupérer les éléments sélectionnés vous permet de vous reconnecter à votre boîte aux lettres principale et de récupérer le contenu des éléments sélectionnés. 1 Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda dans la fenêtre principale, en fonction de l’emplacement de l’élément que vous souhaitez récupérer. 2 Sélectionnez les éléments que vous souhaitez récupérer. 3 Choisissez A distance, puis Récupérer les éléments sélectionnés. 4 Cliquez sur Connecter. Remote se connecte à votre système GroupWise principal en utilisant une connexion identique à celle que vous avez établie en dernier. Si vous le voulez, vous pouvez modifier la connexion dans la boîte de dialogue Récupérer les éléments sélectionnés. 5 Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion après la récupération de tous les éléments dans votre boîte aux lettres à distance. 6 Lisez les éléments de votre choix, puis cliquez deux fois sur la case du menu système pour retourner à la fenêtre principale. Envoi d’éléments (chargement) Une fois que vous avez récupéré vos éléments et votre carnet d’adresses, vous êtes prêt à envoyer des éléments à d’autres utilisateurs. Les opérations suivantes décrivent comment envoyer un message électronique. La procédure est la même pour envoyer des rendez-vous, des tâches, des notes et des messages téléphoniques. 1 Choisissez la liste locale Envoyer le message dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue de message. Envoi d’éléments (chargement) 225 2 Sélectionnez Adresse pour ouvrir le carnet d'adresses. 3 Cliquez deux fois sur les ID utilisateur pour les déplacer vers la zone Envoyer à. 4 Si vous souhaitez qu’un utilisateur reçoive une copie carbone ou une copie masquée, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton CC ou CM. 5 Cliquez sur OK pour fermer le carnet d’adresses et pour déplacer les noms vers les zones d’adresse dans la vue de messagerie. 6 Décrivez le message dans la zone Objet. 7 Saisissez le message dans la zone Message. 8 Si vous souhaitez modifier les options d’envoi du message, sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Options d'envoi. Définissez les options souhaitées, puis cliquez sur OK. 9 Cliquez sur Envoyer. Le message est placé dans la liste de requêtes. Dès que vous vous connectez à votre système GroupWise principal, le message est envoyé. - Connexion à votre système GroupWise principal 1 Sélectionnez le menu A distance, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer. 2 Sélectionnez la connexion de votre choix dans la liste déroulante Connexion actuelle, puis sélectionnez Connecter pour établir la connexion et ouvrir la boîte de dialogue Etat de la connexion. CONSEIL : si vous utilisez une connexion modem, le modem de votre ordinateur à distance émet un signal sonore au moment de la numérotation qui se transforme ensuite en un bruit strident lors de l’établissement de la connexion avec le modem de votre passerelle. Cette procédure peut prendre quelques minutes selon le nombre de tentatives effectuées par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur, et le nombre de requêtes et de réponses que votre système doit transférer. 226 Envoi d’éléments (chargement) Le mot Connecté apparaît lorsque votre connexion est établie. Réduit la boîte de dialogue Etat de la connexion sans altérer le transfert de la connexion. L’action Envoyer/Récupérer est terminée lorsque le message 0 Requête(s) en attente apparaît. Déconnexion de votre système GroupWise principal Affiche un maximum d’informations concernant la connexion. - Vous pouvez vous déconnecter de votre système GroupWise principal à tout moment en sélectionnant Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion. Si vous souhaitez maintenir ouverte cette boîte de dialogue, mais terminer la connexion, sélectionnez Déconnecter. Cela vous permet d’observer les informations de la fenêtre après la déconnexion de votre système GroupWise principal. Lorsque vous vous déconnectez, notez que le bouton devient Connecter. Le fait de cliquer dessus rétablit la connexion à votre système GroupWise principal. Changement de vos préférences à distance Vous pouvez changer toutes les informations utilisateur et système, les définitions de connexion et les paramètres par défaut que vous avez définis dans Préférences Remote. IMPORTANT : le fait de changer l’ID utilisateur, le domaine ou le bureau de poste entraîne la perte de toutes les informations contenues dans votre boîte aux lettres à distance. 1 Sélectionnez le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis Préférences. 2 Cliquez deux fois sur A distance pour afficher la boîte de dialogue Préférences Remote. 3 Apportez les modifications de votre choix, puis cliquez sur OK. Si vous avez changé l’ID utilisateur, le domaine ou le bureau de poste, une boîte de message apparaît. Elle répertorie les informations modifiées et vous signale que l’ensemble des données contenues dans votre boîte aux lettres à distance sera perdu. Sélectionnez O pour continuer ou N, puis Annuler si vous ne souhaitez pas enregistrer les modifications. 4 Sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Préférences pour retourner à la fenêtre principale. Définition ou changement de fuseau horaire L’ensemble des éléments de votre agenda est programmé en fonction du fuseau horaire que vous avez sélectionné lorsque vous avez initialement défini vos préférences à distance. Si vous utilisez GroupWise Remote dans d’autres fuseaux Changement de vos préférences à distance 227 horaires, vous pouvez adopter celui dans lequel vous vous trouvez. Dans ce cas, l’ensemble des éléments programmés est modifié pour refléter la différence entre les fuseaux horaires. Supposez que vous ayez choisi le fuseau correspondant à Paris Madrid dans vos préférences A distance et que vous travailliez désormais dans le fuseau horaire de l’heure de Greenwich. Si vous paramétrez dans A distance votre fuseau horaire sur Heure de Greenwich, un rendez-vous fixé à 16h00 apparaîtra comme un rendez-vous prévu à 18h00 dans A distance. Si vous modifiez le fuseau horaire de A distance, veillez à régler l’horloge de votre ordinateur à distance pour qu’elle corresponde au nouveau fuseau horaire. Reportez-vous à Réglage de l’horloge de votre ordinateur dans cette section. - Modification du passage à l’heure d’été 1 Sélectionnez le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis Préférences. 2 Cliquez deux fois sur A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote. 3 Sélectionnez Fuseau horaire pour ouvrir la boîte de dialogue Fuseau horaire. 4 Choisissez Définir pour ouvrir la boîte de dialogue Définir un fuseau horaire. 5 Sélectionnez le nouveau fuseau horaire, puis cliquez sur Sélectionner. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Fuseau horaire. 6 Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Préférences Remote, puis sélectionnez Fermer dans celle intitulée Préférences pour retourner à la fenêtre principale. Utilisez Editer l’heure d'été pour préciser à quel moment ont lieu le passage à l’heure d’été et le passage à l’heure d’hiver. 1 Sélectionnez le menu Fichier, puis Préférences. 2 Cliquez deux fois sur A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote. 3 Sélectionnez Fuseau horaire, puis Editer l’heure d'été. 4 Si votre fuseau horaire n’est pas concerné par le passage à l’heure d’été, désélectionnez la case à cocher Utilisation de l'heure d'été. 5 Choisissez Définir par le jour ou Définir par la date. 6 Indiquez à quel moment ont lieu le passage à l’heure d’été et le passage à l’heure d’hiver à l’aide des listes déroulantes. 7 Précisez de combien d’heures et de minutes vous devez avancer ou reculer l’horloge de votre ordinateur, puis sélectionnez OK. 8 Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Fuseau horaire. 228 Définition ou changement de fuseau horaire 9 Réglage de l’horloge de votre ordinateur Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Préférences Remote, puis sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Préférences pour retourner à la fenêtre principale. - Changez toujours l’heure de votre ordinateur à distance lorsque vous modifiez le fuseau horaire sur ce poste. Cela permet de synchroniser tous les éléments programmés avec votre nouveau fuseau horaire et l’horloge de votre ordinateur. 1 Cliquez deux fois sur le Panneau de configuration dans la fenêtre principale du Gestionnaire de programmes Windows, puis cliquez deux fois sur Date/Heure. 2 Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK. CONSEIL : lorsque vous voyagez, il se peut que vous préfériez ne pas changer de fuseau horaire. Si vous vous trouvez à Paris et que vous avez fixé un rendez-vous à 15h00 à Londres, prenez l’avion pour l’Angleterre et ne modifiez pas le fuseau horaire dans A distance. Le rendez-vous reste affiché pour 15h00 et votre emploi du temps ne sera pas modifié. CONSEIL : si vous prévoyez de travailler régulièrement dans un autre fuseau horaire, vous préférez peut-être modifier votre fuseau horaire dans A distance. Définition ou changement de fuseau horaire 229 Index 230 Index . .LEX, fichiers, 44 .LOG, fichiers, 154 .SUP, fichiers, 45 A Abonnement à Notify, préférences, 120 Abonnement à mes alarmes, 83 Acceptation, 9 éléments de rappel automatique, 140 rendez-vous, 166 requêtes de ressource, 169 Accepter option de Règles, 176 Accomplissement des tâches voir Distribution listes de distribution ordonnée & tâches, 2 Accorder un droit d’accès, 82 Accusé de réception (option d’envoi), 9 Accusé de réception (option d'envoi), 163 Actions suivi des destinataires, 27; 80 Activation des règles, 177 Adressage d’éléments, 31 Adresses modification, 11 personnelles, 10 Adresses externes, 33 Affichage d'éléments définition de la fréquence d'affichage, 127 Agenda, 11 définition du premier jour de la semaine, 127 dossier, 54 explication, 3 impression de votre, 183 préférences de suppression, 121 refus d'éléments, 162 tâches, réalisation, 182 Aide contextuelle, 16 Aide en ligne, 14 Ajout associations d’extensions de fichiers, 124 associations de types de fichiers, 125 mandataires, 91 Alarmes configuration, 46 réception de celles d’un autre utilisateur, 120 Alerte voir Accusé de réception, 2 voir Notifier les destinataires, 2 Annulation (récupération) des messages voir Retrait des éléments envoyés, 2 Annulation de l’archivage d’éléments, 17 Annulation d'éléments voir Retraits des éléments envoyés, 2 Antonymes recherche, 50 Application caractéristiques de démarrage, 21 Applications ajout à l’étagère, 65 lancement à partir d’alarmes, 47 Archivage, 16 droits, 18 Archiver comparaison avec Enregistrer, 18 option de Règles, 176 Assignation d'éléments voir Délégation, 2 Associations préférences, 124 Associations d’extensions de fichiers ajout, 124 Associations de types de fichiers ajout, 125 Aujourd’hui, 48 Aujourd'hui aller à, 48 Automatisation de tâches répétitives voir Macros, 87 Autres utilisateurs uniquement (option de mot de passe), 186 B Barre d’outils, 18 affichage/masquage, 20 Barre de fractionnement agrandissement des zones de liste, 29 agrandissement des zones de listes, 26 BC, 30 Boîte Arrivée explication, 3 préférences de suppression, 121 suppression d'éléments, 180 voir Filtres, 68 Boîte aux lettres principale (Remote), 197 Boîte Départ lecture d'éléments, 27 nouvel envoi d'éléments, 27 préférences de suppression, 121 retrait d'éléments, 28 suppression d'éléments, 180 titres de colonnes, organisation, 28 vérification de l'état des éléments, 27 voir Filtres, 68 Boîte Départ explication, 3 Boîtes de dialogue couleurs, 45 Bouton Adresses externes, 33 Boutons fenêtre d'Aide, 14 personnalisation, 20 Bureau de poste (Remote), 197 C Calcul de la différence entre des dates, 100 Index 231 Caractères génériques, 144 Caractères spéciaux, 116 Caractères WP, 116 Caractéristiques modification de l’icône d’étagère, 65 Carnet d’adresses, 30 récupération à distance, 218 Carnet d'adresses adresses personnelles, 10 Carte d’informations téléchargement, 6 Cbnnexion} modem (Remote) création, 210 Changement fuseaux horaires, 222 horloge de l’ordinateur, 224 mots de passe, 187 préférences Remote, 222 Changement de vue, 34 Chargement d’éléments, 220 Classement des éléments voir Dossiers, 2 Collage du texte, 131 Colonnes organisation des titres, 28 Comités voir Groupes, 2 Commandes de programmation (macros), 87 Commandes produits (macros), 87 Compilation de macros, 89 Configuration dates, 46 feuille de préparation (Remote), 200 impression, 34 Conflits d'emplois du temps, affichage voir Plages disponibles, 2 Congés, délégation d'éléments voir Liste d'accès, 2 Congés, suppression d'éléments voir Mandataires, 2 Connexion au système GroupWise principal (Remote), 199; 219; 221 Connexion modem (Remote) test, 213 Connexions déconnexion du système GroupWise principal, 222 232 Index modem, 199 réseau, 199; 211 Système GroupWise principal (Remote), 219 TCP/IP, 200; 212 test de Remote, 213 Connexions directes (Remote), 199 création, 211 modification, 212 Connexions modem (Remote), 197; 199 création, 207 modification, 210 Connexions réseau (Remote), 197; 199 création, 211 modification, 212 test, 215 Connexions TCP/IP (Remote), 200 création, 212 modification, 213 test, 216 Contenu des fichiers visualisation, 187 Contrôle des éléments fournis, 79 Conventions, documentation, 3 Copie d'éléments vers plusieurs dossiers, 55 Corbeille, 35 déplacement d'éléments, 180 éléments refusés, 163 préférences de suppression, 121 restitution d’éléments, 36 vidage, 36 voir Corbeille, 2 voir Filtres, 68 Correcteur d’orthographe, 37; 120 dictionnaires, spécification, 39 dictionnaires, supplémentaires, 40 dictionnaires, types de, 44 dictionnaires, utilisation, 37 mots à ignorer, définition, 41 options, 43 suggestions, définition, 42 texte à corriger, spécification, 39 vérification orthographique, 38 Couleurs système, 45 Coupe du texte, 131 Cpéation `onnexiois modem, 210 Création barres d’outils, 18 connexions modem, 207 connexions réseau (directes), 211 connexions TCP/IP, 212 dossiers, 54 Listes d’accès, 82 listes de distribution ordonnée, 51 mots de passe, 186 notes personnelles, 102 rendez-vous personnels, 165 requêtes (Remote), 198 vues, 57 Création de groupes personnels, 75 D Date courante aller à, 48 Date donnée recherche, 49 Dates configuration, 46 déplacement vers une date spécifique, 49 différence, calcul, 100 limites, 100 modification, 49 option Filtre, 70 Dates d’échéance paramètrage, 181 Dates de début paramètrage, 181 Dates, mode, 133 Déconnexion du système GroupWise principal, 222 Défaut préférences des vues par, 122 Délégation tâches, 183 voir aussi Liste d'accès, 2 Délégation d'éléments, 47 Déléguer (option de Règles), 175 Demande de réponses, 110; 112 Dépannage envoi de questions, 6 Notify, 104 Déplacement d'éléments vers les dossiers, 55 Déplacement vers une date, 49 Désactivation des règles, 177 Désactivation des tâches voir Distribution listes de distribution ordonnée & tâches, 2 Dest. (zone d’adresses), 30 Destinataires de copies carbone (CC), 30 Destinataires de copies masquées (BC), 30 Destinataires, regroupement voir Personnel groupes, 2 Développement de l’étagère, 67 Dictionnaire des synonymes, 49 Dictionnaires, 37 modification des dictionnaires supplémentaire, 40 Dictionnaires supplémentaires, 37; 40 modification, 40 Différence entre des dates, calcul, 100 Disquettes installation de Remote depuis des, 196 Distribution listes de distribution ordonnée & tâches, 94 Distribution ordonnée, liste délégation, 47 Documentation conventions, organisation, 3 Documents correction orthographique, 38 visualisation du contenu, 187 Domaine (Remote), 197 Dossier armoire, 54 Dossier boîte aux lettres, 54 Dossiers Agenda, 54 Armoire, 54 boîte aux lettres, 54 création, 54 dans les règles, 56 défaut, 54 déplacement d'éléments vers, 55 explication, 53 fermeture, 55 hiérarchie, 53 liaison d'éléments avec, 55 menus rapides de, 56 ouverture, 55 partagés, 57 préférences pour l'affichage, 84 résultats de la recherche, 57 suppression, 55 Dossiers menu rapide, 56 Dossiers partagés, 57 Dossiers résultats de la recherche, 57 Doublons recherche, 37 Droits d’accès, 82 Droits d’écriture, 83 Droits de lecture, 82 Droits, octroi aux mandataires, 82 E Ecrans rafraîchissement, 131 Editeur de vue, 57 création d'encadrés OLE dans, 106 introduction, 3 Editeur de vue GroupWise, 57 création d'un encadré OLE, 106 Edition de vue, 57 Elargissement des colonnes de la boîte Arrivée, 25 Eléments annulation de l’archivage, 17 archivage, 17 filtrage, 71 lecture, 12; 24; 80 options d’envoi, 108 planification, 163 planification récurrente, 132 plusieurs, suppression, 180 Remote, 198 replanification, 12 réponse, 167 restitution, 36 retransmission, 171 Eléments archivés, 83 Éléments archivés dans la base de données mandataire, 93 Eléments distribués adressage, 31 pièces jointes, 115 Eléménts distribués marquage comme étant effectués, 93 Eléments en attente, 162 Eléments en italique notes, 102 Eléments fournis vérification, 79 Eléments liés suppression, 37 Eléments supprimés lecture, 36 Éléments distribution, 51 envoi à distance, 220 lecture, 27 nouvel envoi, 27 pièces jointes, 113 récupération à distance, 217; 220 En ligne Aide, 14 guide sur les macros, 90 voir Recherche rapide, 147 Enregistrement, 59 jointure, 179 liste d’éléments filtrés, 66 macros, 87 messages vocaux, 178 vues, 61 Entrées (dictionnaire des synonymes), 49 Enveloppe, icône, 99 Envoi, 62 éléments à distance, 220 informations à distance, 198 listes de distribution ordonnée, 51 message, 99 message vocal, 178 objets OLE, 105 réponses, 167 requêtes (Remote), 199 Etagère configuration et gestion, 63 développement, 67 modification des caractéristiques des icônes, 65 placement de vues sur, 63 vue filtrée, installation sur l'étagère, 72 Etat contrôle des éléments effectués, 94 informations, 79 Index 233 vérification des éléments achevés, 52 voir Options d'envoi temporaires, 2 voir Suivi, éléments, 2 Exécution tâches déléguées, 48 Exécution de GroupWise, 5 Exemple, mode, 132 Exigences OLE, 105 postes de travail, 4 Remote, 197 Exigences logicielles (Remote), 197 Exigences matérielles (Remote), 197 Expiration (option d’envoi), 109 Expiration (option d'envoi), 112 F Faire suivre, 171 option de Règles, 175 Fenêtre couleurs, 45 masquage de la fenêtre principale, 95 Fenêtre d’informations, 9 Fenêtre d'informations, 79 Fenêtre Informations, 163 Fenêtre principale, 2; 96 masquage/restauration, 95 Fenêtre principale Etagère, 63 Fermeture dossiers, 55 Fermeture de GroupWise, 179 Feuille de préparation configuration de Remote, 200 Fichier icône visualisation, 193 Fichier télécopie visualisation, 192 Fichiers contenu, visualisation, 187 création de listes rapides à utiliser régulièrement, 85 enregistrement, 60 impression de l'agenda dans, 185 jointure, 113 234 Index recherche de mots, 150 récupération dans les éléments, 160 Filtres, 68; 71 exemples, 73 options, 69; 71 récupération, 71 Fonction de recherche voir Visionneuse, 187 Format date/heure préférences, 118 Format hexadécimal visualisation des fichiers dans, 190 Formats date et heure, 118 Formule, mode, 132 Fuseaux horaires changement, 222 G Graphiques visualisation, 193 Groupe réunions, 163 tâches, 180 Groupes adressage d’éléments, 32 adressage d'éléments vers, 77 création, 75 création d'un modèle personnel, 75 modification de modèles personnels, 76 publics et personnels, 75 Groupes personnels modification, 76 partage, 77 GroupWise exécution, 5 installation sur les postes de travail, 4 présentation, 2 GroupWise Remote reportez-vous à Remote, 196 GroupWise, éditeur de vue, 3 Guide documentation en ligne pour macros, 90 Guide de styles utilisation du correcteur d’orthographe comme, 42 H Hiérarchie de dossiers, 53 Historique dictionnaire des synonymes, 50 Horloge de l’ordinateur changement, 224 I Icônes ajout à l’étagère, 63 boîte Arrivée, 24 dans les manuels, 3 enveloppe, 99 fenêtre principale, 67 rendez-vous, 166 suppression de l’étagère, 64 Importance voir Priorité, 2 Impression, 78 Agenda, 183 configuration, 34 depuis la visionneuse, 192 pièces jointes, 114 pièces jointes depuis des applications associées, 78 Imprimantes sélection, 34 Incorporation d'objets avec OLE, 105 Index résumé du document, 159 voir aussi Recherche rapide, 2 Indexation de résumé du document avec la recherche rapide, 158; 159 Indicateurs note, 102 rendez-vous, 166 tâche, 182 Informations état, 79 Informations sur l'état (option d’envoi), 109 Informations sur l'état (option de message), 111 Initiation, liste de vérification (Remote), 196 Installation GroupWise sur les postes de travail, 4 programme, exécution, 4 Remote, 196; 202 Installation standard (Remote), 203 Internationaux dictionnaires, 45 Internet adresses, 10 Magazine, Cool Solutions, 5 Intervalles rafraîchissement, 127 Introduction GroupWise, 2 J Jointure comparaison avec la récupération, 113 L Lancement de programmes à partir de l’alarme, 47 Langage basé sur les commandes (macros), 87 Langue sélection, 125 Lecture éléments archivés, 17 éléments d'agenda, 12 éléments de la boîte Départ, 27 éléments supprimés, 36 messages, 99 Lecture des éléments de la boîte Arrivée, 24 Lecture des macros, 87 Liaison éléments et dossiers, 55 Liaison et incorporation d'objets (OLE), 105 création d'encadrés dans les vues, 106 insertion d'objets dans les encadrés, 106 Liaisons objets avec OLE, 107 Lieux des réunions voir Ressources, planification, 2 Lire les messages personnels, droits, 83 Liste d’accès accès utilisateur minimal, 84 boîte aux lettres, 81 Liste d’éléments filtrés enregistrement, 66 Liste de vérification initiation (Remote), 196 Liste des dossiers préférences, 84 Liste rapide, 85 Listes de distribution ordonnée, 51 Achèvement, 52 création, 51 vérification de l’état, 52 Listes des tâches voir Personelles, tâches, 2 Listes locales fenêtre principale, 67 Localisation voir Recherche rapide, 147 M Macros, 87; 98 commandes, syntaxe, 90 compilation, 89 enregistrement, 87 guide, en ligne, 90 lecture, 87 messages d'erreurs, 89 modification, 88 point d'insertion, déplacement du, 87 magazine Cool Solutions, 5 Mandataires accès utilisateur minimal, 84 agir en tant que mandataire, 91; 92 ajout, 91 configuration, 82 droits d'archivage, 18 explication, 81 informations relatives à un rendez-vous, affichage, 147 Manuel organisation, 3 Marges configuration de l’impression, 35 Marquage Effectué, 93 Personnel, 95 plusieurs éléments à supprimer, 180 Masquage fenêtre, 95 menus, 96 Menu barre, masquage/restauration, 96 window, 96 Menus Aide, 14 Message (option de Règles), 175 Messages retransmission, 171 voir Messages électroniques, 2 voir Messages téléphoniques, 2 voir Notes, 2 Messages électroniques archivage, 17 distribués, 93 distribution, 51 enregistrement, 60 envoi, 99 impression, 78 lecture, 80; 99 nouvel envoi, 27 options d’envoi, 108 pièces jointes, 113 récupération de fichiers texte, 160 réponse, 167 restitution, 36 retrait, 28 suppression, 179 vocaux, 178 voir Filtres, 68 Messages non ouverts, icônes, 99 Messages téléphoniques, 97 enregistrement, 59 envoi, 97 impression, 78 lecture, 80; 98 nouvel envoi, 27 options d’envoi, 108 pièces jointes, 113 récupération de fichiers texte, 160 réponse, 167 restitution, 36 retrait, 28 retransmission, 171 suppression, 179 Messages vocaux envoi, 178 Index 235 Méthodes de déconnexion (Remote), 209 Minimal accès utilisateur (Liste d’accès), 84 Minimum installation (Remote), 203 Mise à jour des liaisons, 107 Mise en majuscules recherche des irrégularités, 37 Modification adresse personnelle, 11 associations d’extensions de fichiers, 124 barres d’outils, 18 connexions réseau (directes), 212 connexions TCP/IP, 213 dates, 49 Définitions du rappel automatique, 140 groupes personnels, 76 option de démarrage dans l’icône d’étagère, 65 passage à l’heure d’été, 223 scripts du clavier, 22 Modification connexions modem, 210 Modifier les Préférences/Règles/Groupes, 83 Mots à ignorer pendant la correction orthographique, 41 recherche (dictionnaire des synonymes), 50 recherche de fichiers contenant certains, 150 Mots mal orthographiés recherche, 37 Mots mis en gras dans la documentation, 3 Mots/expressions de remplacement définition pour le correcteur d’orthographe, 41 Multiples voir Groupes, 2 Non prise en compte de mots pendant la correction orthographique, 41 Notes archivage, 17 dates, configuration, 46 délégation, 47 descriptions en italique, 102 enregistrement, 60 envoi, 100 explication, 101 impression, 78; 183 indicateurs, 102 lecture, 12; 80 nouvel envoi, 27 options d’envoi, 108 pièces jointes, 113 planification récurrente, 132 récupération de fichiers texte, 160 refus, 162 réponse, 167 restitution, 36 retrait, 28 retransmission, 171 suppression, 179 vérification de l'état, 27; 79 Notes de rappel voir Notes personnelles, création, 2 Notification accusé de réception, spécification, 112 alarmes, 46 réception de celle d’un autre utilisateur, 120 Notification (option d’envoi), 110 Notifier les destinataires (option d’envoi), 109 Notifier les destinataires (option d'envoi), 112 Notify, 103 dépannage, 104 Nouvel envoi, 161 voir Faire suivre, 2 Nouvelle assignation d'éléments voir Délégation, 2 N O Nettoyage de la corbeille voir Corbeille, vidage, 2 236 Index Octroi des droits de mandataire sur des ressources, 168 Opérateurs de recherche (recherche rapide), 154 Options Correcteur d’orthographe, 43 environnement, 126 fenêtre d'informations, 79 format date/heure, 118 menu Window, 96 notes, 103; 112 recherche de plages disponibles, 120 rendez-vous, 130 suppression, 121 tâches, 128 visionneuse, 190 vues par défaut, 122 vues, sélection d'options, 126 Options d’envoi, 108 Options de date, 118 Options de filtrage Provenance, 70 Statut, 70 type de pièce jointe, 71 Type d'élément, 69 Options de format date/heure, 118 Options de visualisation, 126 Organisation des titres de colonnes, 25 Organisation manuelle, 57 Ouvert icônes, 99 vérifier si un élément a été ouvert voir Suivi des éléments, 2 Ouverture dossiers, 55 messages, 99 pièces jointes, 114 vues, 185 P Palette d'outils (Editeur de vue), 58 Par défaut dossiers, 54 paramètres, 117 répertoires, 110 Paramétrage fuseaux horaires, 222 Paramètres commandes macro, 90 messages, 111 messages téléphoniques, 111 note, 112 Paramètres d’envoi (option Filtre), 71 Paramètres des messages, 111 Paramètres des messages téléphoniques, 111 Paramètres des notes, 112 Partage de groupes personnels, 77 Passage à l’heure d’été modification, 223 Personnalisation boutons, 20 Personnalisation de vues, 57 Personnalisée installation (Remote), 203 Personnalisées vues, ouverture, 185 Personnel marquage, 95 utilisation des règles pour marquer, 176 Personnelles adresses, 10 notes, 102 Personnels rendez-vous, 164; 165 Pièces jointes, 113 enregistrement, 60 impression, 114 ouverture, 114 routage, 115 son, 178 visualisation, 114 Plages horaires disponibles voir Plages disponibles, 2 Plages horaires non disponibles voir Plages disponibles, 2 Planification éléments récurrents, 132 recherche de plages disponibles, 145 voir Personelles, tâches, 2 Police, 115; 171 modification dans la visionneuse, 192 Polices de texte, sélection, 116 Position mots dans la visionneuse, 191 Poste spécifications, 4 Postes de travail exigences/installation, 4 spécifications, 4 Poubelle voir Corbeille, 2 Préférences, 117 emplacement des fichiers, 110 environnement, 125 étendues, 128 format date/heure, 118 liste des dossiers, 84 message, 109 mot de passe, 186 recherche de plages disponibles, 120 Remote, changement, 222 rendez-vous, 130 suppression, 121 tâche, 128 vues par défaut, 122 Préférences de mot de passe, 186 Préférences de notification, 103 Préférences de suppression, 121 Préférences en matière d’associations, 124 Préférences en matière de tâche, 128 Préférences en matière d'environnement, 125 Préférences étendues heure du rendez-vous, 129 Présentation GroupWise, 2 Presse-papiers, 131 Priorité envoi et tâche, 183 options d’envoi, 109 options d'envoi, 111 paramétrage de la tâche, 181 Priorité d’envoi (option Filtre), 71 Programmation ressources, 32 Programme, exécution du programme d'installation, 4 Programmes ajout sur l’étagère, 65 Projets, suivi voir Suivi, éléments, 2 Puces dans le dictionnaire des synonymes, 49 Q Qu'est-ce que... (Aide contextuelle), 16 Questions envoi à Novell, 6 R Rafraîchir, 131 Rafraîchissement intervalle, modification, 127 Rappel automatique, 132 définitions, combinaison, 138 éléments, suppression, 140 fonctions, 141 Réception d'une notification, 169 Recherche fichiers en ligne, 147 heures de rendez-vous, 145 mots & expressions dans la visionneuse, 191 mots dans des documents dans la visionneuse, 191 Rechercher, 143 voir Recherche rapide, 147 Recherche de dates, 49 Recherche de fichiers en ligne voir Recherche rapide, 147 Recherche de plages disponibles, 145 préférences, 120 Recherche de texte intégral voir Recherche rapide, 147 Recherche rapide, 85; 147 accélération de la création d’index, 152 index, création, 148 index, mise à jour/régénération, 148 index, modification, 149 index, recherche, 150 index, suppression/attribution d’un autre nom, 150 opérateurs de recherche, 154; 157 options d’index, 153 résumés du document, recherche, 158; 159 Rechercher, 143 Recouvrement d'éléments voir Restitution des éléments de la corbeille, 2 Récupération Carnet d’adresses (Remote), 218 éléments à distance, 220 fichiers texte, 161 filtres, 71 Index 237 informations à distance, 198; 217 réponses à distance, 199 vues personnalisées, 185 Refus requêtes de ressource, 169 Refus d'éléments, 162 voir Refus, 2 voir Suppression, 2 Refuser (option de Règles), 176 Règles, 172; 178 activation, 177 création, 172 création de ressources, 170 dans les dossiers, 56 désactivation, 177 Regroupement voir Dossiers, 2 Remarque voir aussi Notes, 68 Remote, 196; 198 boîte aux lettres (definition), 197 configuration, 205 connexiobs modem$, 210 connexion au système GroupWise principal, 199; 219; 221 connexion modem, 199 connexions modem, 207 connexions réseau (directes), 199; 211 connexions TCP/IP, 200; 212 création de requêtes, 198 déconnexion du système GroupWise principal, 222 disquettes, 196 éléments, 198 envoi d’éléments, 220 Exigences, 197 exigences système, 197 feuille de préparation de la configuration, 200 fuseaux horaires, changement, 222 horloge de l’ordinateur, changement, 224 Initiation, liste de vérification, 196 installation, 202 méthodes de déconnexion, 209 238 Index passage à l’heure d’été, modification, 223 préférences, changement, 222 téléchargement d’informations, 217 termes, 197 test de connexions, 213 utilisation de scripts, 210 Remplacement voir Liste d'accès, 2 voir Mandataires, 2 Rendez-vous alarmes, paramétrage pour, 46 dates, configuration, 46 en italique, 166 indicateurs, 166 options d’heure, 130 préférences, 129 Rendez-vous acceptation, 166 archivage, 17 délégation, 47 enregistrement, 60 impression, 78; 183 informations, affichage, 147 lecture, 12; 80 modification de la durée, 13 nouvel envoi, 27 pièces jointes, 113 planification, 163 planification récurrente, 132 recherche de plages disponibles, 145 récupération de fichiers texte, 160 refus, 162 replanification, 12 réponse, 167 restitution, 36 retrait, 28 suppression, 179 voir Filtres, 68 Rendez-vous hebdomadaires voir Rappels automatiques, 2 Rendez-vous mensuels voir Rappels automatiques, 2 Rendez-vous réguliers voir Rappels automatiques, 2 Renvoi d'une notification (option d'envoi), 112 Répertoires création de listes rapides à utiliser régulièrement, 85 Replanification d'éléments, 12 Répondre, 167 option de Règles, 175 Réponse aux éléments voir Acceptation, 2 voir Répondre, 2 Réponse requise (option d’envoi), 110 Réponse requise (option d'envoi), 112 Réponses, 198 récupération à distance, 199 Requêtes, 198 création, 198 envoi à distance, 199 recherche rapide, 154 Requêtes de ressource acceptation et refus, 169 Réservation d'une plage horaire dans votre programme voir Rendez-vous personnels, 2 Ressources, 167 description, 31 octroi des droits de mandataire, 168 programmation, 32 réception d'une notification pour, 169 recherche de plages disponibles, 145 règles, création, 170 Restauration barre de menus, 96 Restauration de la barre de menus (568), 172 Restitution d’éléments de la corbeille, 36 Retourner à la date courante, 48 Retrait d'éléments voir Retrait des éléments envoyés, 2 Retrait d'éléments envoyés, 28 Retransmission de rendez-vous, 171 Réunions voir Rendez-vous, 2 S Salles voir Ressources, planification, 2 Salles de conférence voir Ressources, 2 Salles de réunion voir Ressources, planification, 2 Scripts du clavier modification, 22 Séparateurs commandes de macros, 90 Séquences de touches voir Macros, 87 Site principal (Remote), 198 Son, 178 Sons écoute dans la visionneuse, 193 Sortie de GroupWise, 179 Sous-dossiers, 54 Spécifications postes de travail, 4 Structure de dossier, 53 Suivi éléments, 27; 79 état de liste de distribution ordonnée, 52 voir aussi Accusé de réception, 2 voir aussi Accusé de réception (option d'envoi), 2 Suppression adresses personnelles, 11 colonnes de la boîte Arrivée, 25 éléments, 179 éléments de corbeille, 35 éléments de la boîte Départ, 28 éléments de rappel automatique, 140 éléments liés, 37 texte, 180 voir aussi Expiration, 2 voir aussi Préférences de nettoyage, 2 Suppression de colonnes de la boîte Arrivée, 25 Suppression de dossiers, 55 Suppression d'éléments voir Suppression, 2 Suppression d'éléments de la boîte Arrivée, 24 Supprimer (option de Règles), 176 Synonymes recherche, 50 Syntaxe macro, 90 Système couleurs, 45 exigences (Remote), 197 Système GroupWise principal (Remote), 198 connexion au, 199; 219; 221 déconnexion du, 222 T Tâches archivage, 17 création, 180 dates, configuration, 46 délégation, 47 distribution, 51 enregistrement, 59 exécution, 48 impression, 78; 183 indicateurs, 182 lecture, 12; 80 marquage comme étant effectuées, 93 nouvel envoi, 27 options d’envoi, 108 personnelles, 182 pièces jointes, 113 planification récurrente, 132 réalisation, 182 récupération de fichiers texte, 160 refus, 162 réponse, 167 restitution, 36 retrait, 28 retransmission, 171 suppression, 179 vérification de l'état, 27; 79 voir Filtres, 68 voir Macros, 87 Tâches répétitives voir Macros, 87 Téléchargement Carte d’informations, 6 informations à distance, 217 Téléphone voir Messages téléphoniques, 2 Termes hypertexte (Aide en ligne), 15 Terminé, marquage des tâches voir Distribution listes de distribution ordonnée & tâches, 2 Texte coupe et collage, 131 recherche, 143 suppression, 180 Tri dans des colonnes, 25 U Utilisateurs regroupement, 75 Utilisation de scripts, 210 V Vérification de la distribution des éléments, 79 Vidage de la corbeille, 36 Vider la corbeille voir Corbeille, vidage, 2 Visionneuse, 187; 194 formats pris en charge, 194 impression d’un fichier, 192 options, 190 police d’affichage, modification, 192 sons, écoute dans la visionneuse, 193 Visualisation contenu des fichiers, 187 pièces jointes, 114 Vue de démarrage configuration, 66 Vues combinaison sur l’étagère, 64 enregistrement, 61 explication, 2 ouverture, 185 ouverture au démarrage, 66 par défaut, sélection, 122 personnalisation, 57 placement sur l’étagère, 63 sélection dans la fenêtre principale, 68 Vues d’agenda sur étagère, 65 Vues d'agenda explication, 2 voir Filtres, 68 Vues de groupe Index 239 explication, 2 sélection, 122 Vues personnelles explication, 3 sélection, 123 240 Index W Window menu, 96 WordPerfect caractères, 116 WWW.GWMAG.COM Magazine Cool Solutions, 5 ">
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