Novell 5 2 Manuel utilisateur

V E R S I O N
TM
G U I D E D E L’ U T I L I S A T E U R
POUR WINDOWS 16 BITS
Novell, Inc. ne donne aucune garantie, ni ne fait aucune déclaration au regard du contenu ou de l’utilisation de
ce manuel et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité
marchande de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de
réviser le présent document et d’en modifier à tout moment le contenu, sans notification préalable de ces
révisions ou modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit.
En outre, Novell, Inc. ne donne aucune garantie, ni ne fait aucune déclaration au regard de ses différents
logiciels et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande
de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de modifier à
tout moment tout ou partie du logiciel de Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque
ou à quelque organisation que ce soit.
Novell et GroupWise sont des marques déposées de Novell, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays.
C3P0, Client 32, Envoy et GroupWise 5 sont des marques de Novell, Inc.
WordPerfect et WordPerfect Office sont des marques déposées de Corel Corporation aux Etats-Unis et dans
d’autres pays. QuickMenu est une marque de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner est une marque
déposée de Franklin Quest Co. Word Pro est une marque de Lotus Development Corporation. Windows est une
marque déposée de Microsoft Corporation. Excel et Windows 95 sont des marques de Microsoft Corporation.
Xerox est une marque déposée de Xerox Corporation.
Version 5.2
©1993-1997 Novell, Inc.
Tous droits réservés.
Imprimé aux Etats-Unis.
100-004117-001
Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, photocopiée, stockée dans un système d'archivage,
transmise ou traduite dans une autre langue sans l'accord écrit de l’éditeur :
Novell, Inc.
1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 U.S.A.
Sommaire
Introduction
Bienvenue dans GroupWise .................................................................................... 2
A propos de ce guide ............................................................................................... 3
Installation de GroupWise ....................................................................................... 4
Accès à l'Aide .......................................................................................................... 5
Utilisation de
GroupWise
Acceptation.............................................................................................................. 9
Adresses personnelles............................................................................................ 10
Agenda................................................................................................................... 11
Aide ....................................................................................................................... 14
Archivage .............................................................................................................. 17
Barre d’outils......................................................................................................... 19
Boîte Arrivée ......................................................................................................... 24
Boîte Départ .......................................................................................................... 27
Carnet d’adresses................................................................................................... 30
Changement de vue................................................................................................ 34
Configuration de l’impression ............................................................................... 35
Corbeille ................................................................................................................ 36
Correcteur d’orthographe ...................................................................................... 38
Couleurs système ................................................................................................... 46
Définir la date........................................................................................................ 47
Définir une alarme ................................................................................................. 47
Délégation ............................................................................................................. 48
Déplacement vers la date du jour........................................................................... 49
Déplacement vers une date .................................................................................... 50
Dictionnaire des synonymes .................................................................................. 50
Distribution ordonnée............................................................................................ 52
Dossiers ................................................................................................................. 54
Editeur de vue GroupWise .................................................................................... 58
Enregistrer ............................................................................................................. 61
Enregistrer la vue................................................................................................... 63
Envoi ..................................................................................................................... 63
Etagère................................................................................................................... 64
Fenêtre principale .................................................................................................. 69
Filtrage .................................................................................................................. 69
Groupe................................................................................................................... 76
Impression ............................................................................................................. 79
Info ........................................................................................................................ 80
Lire ........................................................................................................................ 82
Liste d’accès .......................................................................................................... 83
Liste des dossiers : préférences.............................................................................. 86
Liste rapide ............................................................................................................ 86
Macro .................................................................................................................... 88
Mandataire .............................................................................................................92
Marquer Effectué ...................................................................................................95
Marquer « Personnel » ...........................................................................................96
Masquage de la fenêtre ..........................................................................................97
Masquage des menus..............................................................................................97
Menu Fenêtre .........................................................................................................98
Message téléphonique ............................................................................................99
Messages ..............................................................................................................100
Nombre de jours entre les dates ...........................................................................101
Note......................................................................................................................102
Notify ...................................................................................................................104
OLE......................................................................................................................107
Options d'envoi ....................................................................................................110
Paramétrage de l'emplacement des fichiers ..........................................................112
Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques...................................113
Paramétrage des notes..........................................................................................114
Pièces jointes........................................................................................................115
Police ...................................................................................................................117
Préférences...........................................................................................................119
Préférences de format pour la date et l'heure .......................................................120
Préférences de la recherche de plages disponibles...............................................122
Préférences de Notification ..................................................................................122
Préférences de suppression ..................................................................................123
Préférences des vues par défaut ...........................................................................124
Préférences en matière d’associations..................................................................126
Préférences en matière d'environnement ..............................................................128
Préférences en matière de tâches..........................................................................130
Préférences étendues ............................................................................................131
Préférences liées aux options d’heure de rendez-vous .........................................131
Préférences liées aux rendez-vous........................................................................132
Presse-papiers ......................................................................................................133
Rafraîchir .............................................................................................................134
Rappel automatique..............................................................................................134
Recherche.............................................................................................................146
Recherche de plages disponibles..........................................................................148
Recherche rapide..................................................................................................150
Récupérer .............................................................................................................164
Réenvoyer ............................................................................................................164
Refuser .................................................................................................................165
Rendez-vous.........................................................................................................167
Répondre..............................................................................................................170
Ressources............................................................................................................171
Retransmission .....................................................................................................174
Règles...................................................................................................................175
Son .......................................................................................................................182
Sortie de GroupWise............................................................................................183
Suppression ..........................................................................................................183
Tâche....................................................................................................................184
Utilisation de l’option Impression de l'agenda .....................................................187
Utilisation de l'option Ouvrir une vue.................................................................. 189
Utilisation de l'option Préférences de mots de passe ........................................... 190
Visionneuse ......................................................................................................... 191
Utilisation de
GroupWise Remote
GroupWise Remote ............................................................................................. 200
Disquettes GroupWise Remote............................................................................ 200
Initiation à GroupWise Remote : liste de vérification ......................................... 200
Exigences de GroupWise Remote ....................................................................... 201
Fonctionnement de GroupWise Remote.............................................................. 202
Connexion à votre système GroupWise principal................................................ 203
Feuille de préparation de la configuration ........................................................... 204
Installation GroupWise Remote .......................................................................... 206
Configuration de GroupWise Remote ................................................................. 209
Création d’une connexion modem ....................................................................... 212
Création d’une connexion réseau (directe) .......................................................... 215
Création d’une connexion TCP/IP....................................................................... 217
Test de vos connexions........................................................................................ 218
Récupération d’informations (téléchargement).................................................... 221
Envoi d’éléments (chargement) ........................................................................... 225
Changement de vos préférences à distance.......................................................... 227
Définition ou changement de fuseau horaire ....................................................... 227
Index
Index.................................................................................................................... 227
Introduction
Bienvenue dans GroupWise
Novell GroupWise permet d'envoyer, de recevoir et de gérer votre correspondance
avec d'autres utilisateurs de GroupWise. Vous pouvez également planifier vos
rendez-vous avec d'autres utilisateurs, et créer ou gérer des activités dans votre
agenda personnel.
-
Fenêtre principale
Les boîtes Arrivée et Départ
permettent de visualiser les
éléments entrants et sortants.
L’Agenda vous permet
d’ouvrir des vues de votre
agenda.
Lorsque vous ouvrez GroupWise pour la première fois, vous accédez à la fenêtre
principale. Elle vous permet d'ouvrir d'autres fenêtres pour visualiser les éléments
entrants et sortants, d'ouvrir des vues de l'agenda afin de gérer votre emploi du
temps et d'ouvrir des vues pour envoyer des messages, des rendez-vous, des
tâches, des notes et des messages téléphoniques.
Vous pouvez visualiser les éléments que vous
avez supprimés en sélectionnant la Corbeille.
L’étagère vous permet de placer
les vues, les macros ou les
applications dans la fenêtre
principale de sorte que vous
puissiez les ouvrir rapidement.
Les listes locales permettent
de choisir la vue ouverte par
chaque icône.
Les boutons d'une icône correspondant à la vue d'un élément permettent d'ouvrir des messages,
des rendez-vous, des tâches, des notes ou des messages téléphoniques.
-
Vues GroupWise
Une vue permet d'afficher des informations. GroupWise fournit trois types de
vues :
Les vues d'agenda affichent les éléments que vous avez planifiés, la date à laquelle
ils sont prévus et leur date d'échéance. Une vue d'agenda peut afficher votre liste
de rendez-vous, votre liste de tâches, votre liste de notes, un agenda mensuel et les
éléments entrants et sortants.
Les vues de groupe permettent d'envoyer un message électronique, un
rendez-vous, une note, une tâche ou un message téléphonique à un ou plusieurs
utilisateurs. Par exemple, vous pouvez inviter plusieurs utilisateurs à un
rendez-vous et réserver plusieurs ressources pour cette occasion.
Les vues personnelles permettent de créer des rendez-vous, des notes ou des tâches
dans votre agenda. Par exemple, vous pouvez créer des entrées dans votre liste des
tâches.
2 Bienvenue dans GroupWise
L'Editeur de vue GroupWise permet de créer des vues personnalisées. Vous
pouvez créer des vues d'agenda comprenant les fonctionnalités que vous utilisez le
plus souvent, telles que la liste des rendez-vous, la boîte Arrivée ou la boîte
Départ. Vous pouvez également créer des vues personnelles ou de groupe
comprenant le logo de votre société, des graphiques, des documents filmés, des
boutons, des listes locales, des cases à cocher et une zone de messages
personnalisée.
Vues standard et vues personnalisées
GroupWise comprend un ensemble de vues standard. Ces vues sont situées sur
votre réseau et apparaissent dans les listes locales de tous les utilisateurs. Si vous
créez des vues personnalisées, elles apparaissent dans les listes locales en dessous
d'une ligne de séparation.
Boîte Arrivée
et boîte Départ
Vous pouvez utiliser la boîte Arrivée et la boîte Départ pour visualiser les éléments
que vous avez reçus et ceux que vous avez envoyés. Vous pouvez utiliser la boîte
Arrivée pour ouvrir les éléments que vous avez reçus et supprimer les éléments
dont vous n'avez plus besoin. Utilisez la boîte Départ pour retirer les éléments que
vous avez envoyés ou vérifier si un élément a été ouvert, accepté, refusé, supprimé,
etc.
Agenda
Utilisez les vues d'agenda pour gérer votre emploi du temps. Vous pouvez
visualiser vos rendez-vous, vos tâches et vos notes de la journée pour visualiser ce
que vous avez ou ce que vous n'avez pas accepté. Si un élément est en suspens,
vous pouvez l'ouvrir pour le lire. Vous pouvez ensuite l'accepter ou le refuser. Le
refus de l'élément a pour conséquence sa suppression de votre agenda et son envoi
dans la Corbeille.
-
-
A propos de ce guide
Ce guide explique chaque fonctionnalité disponible dans GroupWise. Elles sont
répertoriées par ordre alphabétique et sont donc faciles à localiser.
Conventions
-
Icônes
Certaines icônes de GroupWise ne portent aucun nom dans l'interface. Dans une
étape, une icône vous guide vers celle que vous devez choisir pour réaliser cette
tâche. L'étape suivante reflète ce que vous pouvez voir dans ce guide.
1
Sélectionnez Mandataire
, puis choisissez le nom de l'utilisateur que vous
voulez utiliser comme mandataire.
Mots mis en gras
Les mots mis en gras dans les étapes ou les explications indiquent les éléments que
vous choisissez ou sélectionnez dans l'étape. L'étape suivante reflète ce que vous
pouvez voir apparaître.
1
Choisissez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences.
A propos de ce guide
3
Installation de GroupWise
Cette section contient les informations nécessaires au démarrage de GroupWise.
Exigences du système client de Windows
Le tableau suivant répertorie les éléments recommandés pour l'exécution de
GroupWise dans Windows 3.1.
-
Exécution du
programme de
configuration
Matériel/Logiciel
Exigences
Processeur
80486/25 ou supérieur
Version de Windows
3.1 ou supérieure
Mémoire
8 Mo
Espace sur le disque dur
2 Mo sur le poste de travail ;
20 Mo pour l'installation complète
Avant d'utiliser GroupWise, vous devez exécuter le programme de configuration
de GroupWise. Demandez à l'administrateur de votre système l'emplacement à
partir duquel vous devez exécuter ce programme. Par exemple, votre chemin
d'accès peut être N:\GRPWISE5\SETUP.EXE.
1
Choisissez Fichier, puis sélectionnez Exécuter dans le Gestionnaire de
programmes ou dans le Gestionnaire de fichiers, puis entrez le chemin d'accès
de SETUP.EXE.
IMPORTANT : il est fortement recommandé d'utiliser le programme de
configuration de GroupWise pour que tous les répertoires et tous les fichiers soient
correctement installés.
2
Sélectionnez la langue voulue, puis cliquez sur OK.
3
Sélectionnez un type d'installation.
Si vous choisissez Installation personnalisée, vous pouvez sélectionner les fichiers
que vous voulez installer, ainsi que leur emplacement d'installation.
Lorsque l'installation est terminée, vous êtes invité à sélectionner le groupe dans
lequel vous souhaitez afficher les icônes du programme GroupWise. La zone
4 Installation de GroupWise
Groupe de programmes répertorie déjà GroupWise 5 en tant que groupe de
programmes. Si vous souhaitez insérer les icônes des éléments de GroupWise dans
un autre groupe, entrez son nom.
Exécution de
GroupWise pour
Windows
4
Cliquez sur OK.
5
Sélectionnez Oui pour visualiser un fichier Lisez-moi. Lorsque cela est fait,
choisissez Fermer pour continuer l'installation.
-
Pour démarrer GroupWise, procédez de la façon suivante :
1
Cliquez deux fois sur l'icône de GroupWise.
Accès à l'Aide
Si vous rencontrez des problèmes lorsque vous utilisez GroupWise, vous pouvez
accéder à l'aide à partir de plusieurs endroits.
Aide en ligne
-
Magazine Cool
Solutions
L'aide en ligne vous permet d'accéder rapidement à la documentation sans que
vous ayez à consulter un manuel. Vous pouvez accéder à l'aide à tout instant
lorsque vous vous trouvez dans GroupWise. Vous trouverez ci-après quelques
fonctionnalités de l'aide en ligne. Pour plus de détails, reportez-vous à Aide.
◆
Chaque boîte de dialogue contient un bouton d'aide qui permet d'accéder à des
informations spécifiques sur cette dernière.
◆
La boîte de dialogue de recherche permet de rechercher des rubriques d'aide
par mots-clés. Choisissez Aide, puis sélectionnez Rechercher l'aide sur.
◆
Comment faut-il permet de choisir des rubriques d'aide à partir d'une liste de
tâches fréquentes. Choisissez Aide, puis sélectionnez Comment faut-il.
◆
Les tuteurs vous guident dans la réalisation de ces tâches. Choisissez Aide,
puis sélectionnez Tuteurs.
-
Cool Solutions est un magazine Web en ligne dont le but est de vous informer sur
tout ce qui concerne GroupWise. Dans ce magazine, vous découvrirez des astuces
utiles et des articles thématiques périodiques qui vous donneront tous les détails
sur l'utilisation des fonctionnalités de GroupWise. En outre, vous trouverez des
ressources, telles que des Cartes d’informations et des démos téléchargeables qui
permettent de vous initier à GroupWise. Voici un échantillon de ce que vous allez
découvrir :
Ouverture du magazine
1 Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM.
Accès à l'Aide
5
Cliquez sur Basics pour
découvrir les notions
fondamentales de GroupWise.
Choisissez The Vault
pour lire les précédents
numéros du magazine.
Choisissez Notify me pour
être informé lorsqu'un nouvel
article consacré à une
fonctionnalité est disponible.
Cliquez sur Talk to Us et
donnez-nous votre avis sur
GroupWise.
Envoi de vos questions aux experts GroupWise
Experts est le forum via lequel vous pouvez poser des questions sur GroupWise. Si
vous ne savez pas comment réaliser une tâche dans GroupWise et que vous ne
parvenez pas à résoudre votre problème en consultant la documentation, envoyez
votre question aux experts.
1
Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM.
2
Choisissez Ask the Experts, puis Ask Us.
3
Cliquez sur Ask the Cool Solutions Experts.
4
Entrez vos informations et votre question.
5
Sélectionnez Send.
Téléchargement de ressources à partir de Cool Solutions
Sur la page Downloadables, vous trouverez de nombreuses ressources
téléchargeables et utilisables dans votre organisation. Vous y trouverez des démos
montrant comment utiliser GroupWise, des articles thématiques tirés du magazine,
une Carte d’informations, etc.
1
6 Accès à l'Aide
Dans votre navigateur Web, entrez WWW.GWMAG.COM.
Autres possibilités
d'aide
2
Sélectionnez Downloadables.
3
Choisissez l'élément que vous souhaitez télécharger, puis suivez les
instructions.
-
Si vous avez besoin d'une autre aide que celle fournie par l'aide en ligne, par ce
guide et par Cool Solutions, contactez votre groupe d'assistance ou l'administrateur
de votre système. S'ils ne peuvent résoudre votre problème, ils peuvent contacter le
support technique.
Accès à l'Aide
7
Utilisation de GroupWise
8 Accès à l'Aide
Acceptation
Utilisez Accepter pour informer l’expéditeur d’un rendez-vous, d’une note ou
d’une tâche que vous êtes disponible.
Acceptation d’un
rendez-vous, d’une
tâche ou d’une note
-
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale.
2
Cliquez deux fois sur un rendez-vous, sur une tâche ou sur une note en attente
dans une zone de liste Elément ou dans les listes de rendez-vous, de tâches ou
de notes.
3
Sélectionnez Accepter.
ou
Si vous souhaitez envoyer un commentaire à l’expéditeur, sélectionnez
Actions, puis Accepter et commenter. Saisissez votre réponse dans la zone
de texte Commentaires, puis cliquez sur OK.
4
Si l’élément fait partie d’une définition de date automatique, sélectionnez
Toutes les occurrences afin d’accepter toutes les occurrences ou Cette
occurrence pour n’accepter que l’occurrence en cours.
La fenêtre Informations de l’expéditeur relative à l’élément affiche Accepté et tous
les autres commentaires que vous avez ajoutés. Reportez-vous à Info. Le texte de
l’élément apparaissant dans votre agenda perd son attribut italique et redevient
normal indiquant ainsi que vous avez accepté l’élément. L’élément disparaît de
votre boîte Arrivée. Reportez-vous à Filtrage.
Informations
complémentaires
-
Comment déterminer si un élément a été accepté
GroupWise dispose de deux méthodes vous permettant de connaître les personnes
ayant accepté un élément que vous avez envoyé.
La première est l’accusé de réception. Les préférences de l’élément vous
permettent de recevoir un accusé de réception à chaque fois qu’un destinataire
accepte un élément que vous avez programmé. Si vous souhaitez en recevoir un,
pour un seul rendez-vous ou pour une seule tâche, vous pouvez le préciser dans
Options d'envoi, lors de l’envoi de l’élément. Si le destinataire de votre élément
programmé comprend un commentaire mais accepte l’élément, le commentaire
apparaîtra dans l’accusé de réception ainsi que dans la fenêtre Informations de la
boîte Départ.
Vous pouvez également connaître les personnes ayant accepté les rendez-vous, les
tâches et les notes en consultant la fenêtre Informations. Ouvrez la boîte Départ,
puis cliquez deux fois sur l’élément à propos duquel vous souhaitez obtenir des
informations. La fenêtre Informations répertorie les personnes ayant accepté ou
refusé votre rendez-vous, votre tâche ou votre note et celles n’ayant pas répondu.
Si le destinataire a ajouté un commentaire, celui-ci apparaît également.
Reportez-vous à Info.
Acceptation
9
Adresses personnelles
Utilisez la section Adresses personnelles du Carnet d'adresses pour classer les
entrées concernant des individus ou des groupes à qui vous envoyez des messages,
et pour en ajouter. Les adresses sont stockées dans une même liste, ce qui vous
évite de les rechercher dans tout le Carnet d'adresses.
-
Ajout d'un nom
externe à la liste des
adresses personnelles
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Envoi, puis sélectionnez
Carnet d'adresses.
2
Sélectionnez Adresses personnelles.
3
Sélectionnez Ajouter.
4
Complétez les champs de l'entrée. Vous devez entrer au moins un nom et une
adresse électronique.
5
Cliquez à deux reprises sur OK.
Si le nom que vous venez de saisir est identique à celui d'une autre entrée,
GroupWise vous invite à modifier l'un des deux noms pour que chacun puisse être
utilisé.
-
Copie d'une entrée
système dans la liste
des adresses
personnelles
10 Adresses personnelles
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez le menu Envoi, puis choisissez Carnet
d'adresses.
2
Choisissez Utilisateur, Ressources ou Groupes publics.
3
Sélectionnez un nom.
4
Faites-le glisser vers le bouton Adresses personnelles.
5
Cliquez sur OK.
Modification d'une
adresse personnelle
-
Suppression d'une
adresse personnelle
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez le menu Envoi, puis choisissez Carnet
d'adresses.
2
Sélectionnez Adresses personnelles.
3
Sélectionnez un nom, puis choisissez Modifier.
4
Modifiez l'adresse.
5
Cliquez à deux reprises sur OK.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet
d'adresses.
2
Sélectionnez Adresses personnelles.
3
Choisissez un nom, une ressource ou un groupe.
4
Sélectionnez Supprimer, puis Oui.
5
Cliquez sur OK.
-
Agenda
Utilisez Agenda pour gérer des éléments planifiés, par exemple des rendez-vous,
des dossiers ou des projets, des notes et des tâches.
Concepts
-
Fonctions de l'agenda
Une vue d'agenda peut être constituée des listes des rendez-vous, des
dossiers/projets, des notes, des tâches, d'agendas mensuels, de zones de texte,
d'objets OLE, de graphiques, de films et de listes d'éléments. Reportez-vous à OLE
et à Editeur de vue GroupWise.
Liste des rendez-vous
Agendas mensuels
Liste des notes
Liste des tâches
Liste locale Mandataire
Agenda
11
Vous pouvez visualiser votre agenda au format quotidien, hebdomadaire, annuel
ou projet/dossier, ou créer votre propre vue d'agenda. La liste locale Agenda vous
permet de sélectionner la vue que vous désirez utiliser.
La liste locale Agenda
vous permet de visualiser
les éléments planifiés dans
différents formats.
-
-
Lecture d'un élément
Replanification
d'éléments
Vous pouvez lire un élément dans toutes les vues d'agenda, sauf la vue Année.
1
Choisissez la liste locale Agenda de la fenêtre principale, puis sélectionnez
une vue d'agenda.
2
Cliquez deux fois sur l'élément que vous désirez ouvrir.
1
Choisissez la liste locale Agenda de la fenêtre principale, puis sélectionnez
une vue d'agenda constituée d'une liste de rendez-vous et d'un agenda mensuel.
Utilisez l'agenda
mensuel pour passer
à une autre date.
Vous pouvez replanifier des éléments pour un autre jour dans une vue d'agenda,
par exemple Projets du jour.
12 Agenda
2
Choisissez la date du rendez-vous dans l'agenda mensuel.
3
Sélectionnez l'élément que vous souhaitez replanifier dans la liste des
rendez-vous, des notes ou des tâches.
4
Déplacez cet élément vers un jour différent de l'agenda mensuel en le faisant
glisser.
ou
Pour modifier l'heure d'un rendez-vous, déplacez celui-ci vers une autre heure
de la liste des rendez-vous en le faisant glisser. Reportez-vous à Modification
de la durée d'un rendez-vous, plus loin dans cette section.
Si vous replanifiez un élément personnel, GroupWise le déplace vers le nouveau
jour.
Si vous replanifiez un élément de groupe, une boîte de dialogue apparaît ; elle vous
permet de rechercher des plages disponibles ou de modifier l'élément. Si vous
sélectionnez Oui, GroupWise ouvre la vue de rendez-vous que vous pouvez
modifier ; vous pouvez également cliquer sur Occupé ? afin de rechercher des
plages disponibles pour la nouvelle heure de rendez-vous. Sélectionnez Envoyer
de façon à ce que GroupWise replanifie l'élément pour chaque personne. Les
utilisateurs que vous avez planifiés peuvent accepter ou refuser cette nouvelle
heure. Si vous choisissez Non, GroupWise replanifie automatiquement le
rendez-vous pour chaque utilisateur.
IMPORTANT : vous ne pouvez replanifier un élément de groupe que si vous
l'avez initialement planifié.
Informations
complémentaires
-
Modification de la durée d'un rendez-vous
Dans la zone de liste Rendez-vous, vous pouvez modifier la durée d'un
rendez-vous (par exemple, d'une à deux heures). Modifiez la durée du rendez-vous
en faisant glisser la poignée à la fin de ce dernier vers la nouvelle heure de fin.
Faites glisser la poignée
à la fin du rendez-vous
vers la nouvelle heure
de fin pour prolonger ce
rendez-vous.
Agenda annuel
La vue Agenda annuel affiche votre agenda en mode annuel ; elle indique les jours
auxquels des éléments sont associés. Pour visualiser les activités d'un jour donné,
cliquez deux fois sur ce jour pour afficher la vue d'agenda par défaut.
Agenda
13
Les flèches à côté d'une
année vous permettent
d'en afficher une autre.
Aide
Utilisez l'Aide en ligne pour apprendre à utiliser GroupWise sans avoir à consulter
la documentation.
-
Utilisation du menu
Aide
1
Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez une option.
Affiche une liste des titres
principaux de l'Aide.
Affiche une liste des tâches courantes.
Permet de rechercher un mot
ou une phrase spécifique.
Affiche une liste de mini-didacticiels
qui vous guident dans l'utilisation
des fonctions.
Permet d'accéder à
l'Aide contextuelle.
Affiche des informations sur votre version de GroupWise.
-
Utilisation des
boutons de la fenêtre
d'Aide
Les boutons situés dans les fenêtres d'Aide permettent d'accéder rapidement aux
rubriques.
1
14 Aide
Ouvre le Manuel des macros en
ligne de GroupWise.
Choisissez un bouton.
Liste des rubriques ouvertes
pendant la session en cours.
Affiche une liste des titres
principaux de la fonction
d'Aide.
Permet de revenir en arrière dans les rubriques
déjà affichées de la session en cours.
Imprime la rubrique
d'Aide en cours.
Quitte l'Aide de GroupWise et
revient à l'application.
Permet de rechercher
un mot ou une phrase
spécifique.
2
Utilisation des liens
hypertexte
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer pour fermer la fenêtre
d'Aide.
-
Utilisation des
définitions locales
Les termes comportant des liens hypertexte sont des phrases ou des mots
soulignés par un trait continu. Lorsque vous choisissez un terme de ce type,
l'Aide passe automatiquement à la rubrique contenant les informations sur cette
phrase ou ce mot.
1
Choisissez n'importe quel terme comportant un lien hypertexte pour afficher
la rubrique correspondante.
2
Pour revenir à la fenêtre d'Aide de départ, utilisez le bouton Précédent.
1
Choisissez une phrase ou un mot souligné par un trait en pointillés pour faire
apparaître une définition locale.
-
Aide
15
Choisissez un terme
souligné en pointillés pour
afficher la définition locale
du glossaire.
2
-
Utilisation de l'Aide
contextuelle
Une fois que vous avez lu la définition, cliquez n'importe où pour la fermer.
Dans GroupWise, vous pouvez accéder à l'Aide contextuelle sur une fonction
spécifique depuis les vues d'élément, les fenêtres, etc. Vous pouvez accéder à
l'Aide contextuelle même pour les options et les éléments provisoirement grisés
(inactifs).
1
Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Qu'est-ce que.
Le pointeur se transforme en flèche accompagnée d'un point d'interrogation. Si le
pointeur se transforme en point d'interrogation barré, cela signifie que l'Aide en
ligne ne contient aucune rubrique sur l'option désignée.
2
Cliquez sur une option de menu, de boîte de dialogue ou sur n'importe quelle
partie d'une fenêtre pour afficher une rubrique d'Aide.
Le pointeur en forme de point
d'interrogation permet d'accéder
à l'Aide contextuelle.
Pour de plus amples informations, vous pouvez également sélectionner Aide dans
n'importe quelle boîte de dialogue.
-
Utilisation de tuteurs
16 Aide
Vous pouvez sélectionner un mini-didacticiel qui vous guide dans la réalisation
d'une tâche de GroupWise.
1
Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Tuteurs.
2
Sélectionnez un tuteur, puis choisissez OK.
3
Suivez les indications qui apparaissent à l'écran.
Archivage
Utilisez Archiver pour déplacer des éléments de votre boîte aux lettres dans votre
base de données d’archivage. Vous pouvez archiver des éléments pour conserver
de l’espace de stockage sur le serveur réseau sans supprimer d'informations
importantes.
Concepts
-
Conservation d’un espace de stockage sur le serveur de fichiers
Vous pouvez archiver des éléments dans un répertoire réservé à cet effet sur votre
disque dur, sur une disquette ou dans un répertoire du réseau pour conserver un
espace de stockage sur le serveur de fichiers réseau sans supprimer d’informations
importantes.
Augmentation du niveau de confidentialité
Pour augmenter le niveau de confidentialité d’éléments, vous pouvez les archiver.
Par exemple, les mandataires ne peuvent pas accéder aux éléments archivés sur
votre disque dur, à moins qu’ils n’utilisent votre ordinateur.
Création du répertoire
d’archivage
-
1
Dans la fenêtre principale, choisissez Fichier, puis Préférences.
2
Sélectionnez Emplacement des fichiers.
3
Dans la zone de texte Répertoire d'archivage, entrez le chemin d’accès.
ou
pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un répertoire.
Cliquez sur
Choisissez un répertoire d’archivage, puis cliquez sur OK.
Archivage d’un
élément
4
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Agenda,
puis sélectionnez un élément.
2
Activez le menu Actions, puis choisissez Archiver.
-
L’élément est supprimé de votre boîte Arrivée ou Départ, ou de votre agenda ; il
est ensuite placé dans votre base de données d’archivage.
Lecture d’un élément
archivé
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur
Agenda.
2
Ouvrez le menu Fichier, puis choisissez Archives.
IMPORTANT : lorsque vous utilisez votre boîte aux lettres d’archivage, vous ne
pouvez pas envoyer d’éléments ni créer de règles.
Le contenu de la base de données d’archivage est indiqué dans la zone de liste
Elément ou dans les listes de rendez-vous, de tâches ou de notes.
Archivage
17
-
Annulation de
l’archivage d’un
élément
3
Sélectionnez l’élément archivé, puis activez le menu Actions. Choisissez
ensuite l’option Lire pour ouvrir cet élément.
4
Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé.
5
Activez le menu Fichier, puis choisissez Archives pour fermer vos archives et
retourner dans votre boîte aux lettres.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur
Agenda.
2
Activez le menu Fichier, puis choisissez Archives.
Les éléments archivés apparaissent dans la zone de liste Elément ou dans les listes
de rendez-vous, de tâches ou de notes.
3
Sélectionnez ou ouvrez les éléments.
4
Activez le menu Actions, puis choisissez Archiver.
IMPORTANT : l’élément précédemment archivé sera extrait de l'archivage.
GroupWise déplace l’élément dans son dossier d’origine.
5
-
Informations
complémentaires
Activez le menu Fichier, puis sélectionnez Archives pour fermer vos archives
et retourner dans votre boîte aux lettres.
Mandataires et droits d’archivage
En général, vous n’octroyez pas aux mandataires le droit d’archiver les éléments
de votre boîte Arrivée ou Départ. Dans le cas contraire, ils peuvent archiver des
éléments de votre boîte aux lettres sur leur disque dur ; vous n’avez alors plus
accès à ces éléments.
Si vous souhaitez partager l’accès à votre base de données d’archivage avec vos
mandataires, vous pouvez archiver les éléments sur une unité réseau commune.
Pour choisir l’emplacement de cette base de données, reportez-vous à
Paramétrage de l'emplacement des fichiers.
Comparaison d’Archiver et d'Enregistrer
L'archivage vous permet de stocker des éléments au format GroupWise sur le
disque dur de votre ordinateur ou dans un répertoire personnel créé sur le réseau.
L’élément archivé est déplacé de votre boîte aux lettres dans la base de données
d’archivage indiquée.
L'enregistrement vous permet de stocker des éléments en tant que fichiers texte
dans un répertoire créé sur votre propre disque dur ou sur le réseau. Cette
opération laisse l’élément d’origine dans votre boîte aux lettres et enregistre une
autre copie dans un fichier texte, dans le répertoire spécifié.
18 Archivage
Les éléments archivés sont utilisés au format GroupWise ; ils ne peuvent être lus
que via GroupWise. Cependant, les fichiers texte non protégés peuvent être lus par
les utilisateurs non autorisés dans un traitement de texte.
Suppression d’un élément archivé
Lorsque vous supprimez un élément archivé, il est placé dans la corbeille des
archives, qui doit être vidée manuellement.
Barre d’outils
Utilisez la barre d’outils pour accéder facilement aux commandes, aux macros ou
aux applications que vous employez régulièrement. Vous pouvez disposer d'une
barre d’outils différente pour chaque type de vue.
Création ou
modification de barres
d’outils
-
1
Veillez à afficher la barre d’outils, puis sélectionnez le menu Visual..
Choisissez ensuite Préférences.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur cette barre
d’outils, puis sélectionner Préférences.
2
Choisissez Créer et entrez un nom pour la barre d’outils. Cliquez ensuite sur
OK.
ou
Dans la zone de liste Barres d’outils disponibles, sélectionnez une barre
d’outils, puis choisissez Modifier.
Activez la fonction ou le
sous-menu sélectionné.
Exécutez la séquence
de touches indiquée.
Exécutez un autre
programme.
Exécutez la macro
sélectionnée.
Déplacez les séparateurs sur la barre
d’outils en les faisant glisser pour
séparer des éléments.
Barre d’outils
19
3
Cliquez sur Une fonction du programme, puis sélectionnez une catégorie de
fonctions et la fonction souhaitée. Choisissez ensuite Ajouter un bouton.
ou
Cliquez sur Une séquence de touches, puis indiquez les combinaisons de
touches que le bouton doit exécuter. Sélectionnez ensuite Ajouter une
séquence.
ou
Choisissez Un programme, puis Sélectionner un fichier. Cliquez ensuite sur
le fichier exécutant le programme et sur OK.
ou
Sélectionnez Une macro, puis Ajouter une macro. Indiquez le nom de fichier
et l'emplacement de la macro devant être exécutée par le bouton. Cliquez
ensuite sur OK.
Si le nombre de boutons ajoutés excède celui des boutons pouvant être affichés,
utilisez les barres de défilement pour visualiser la rangée de boutons suivante.
4
Répétez l’étape 3 jusqu'à ce que vous ayez ajouté, sur la barre d’outils, les
boutons de la totalité des fonctions, des scripts, des programmes et des macros
souhaités.
IMPORTANT : vous pouvez être amené à déplacer la boîte de dialogue Editeur de
barres d’outils pour visualiser l’intégralité de la barre d’outils. La boîte de
dialogue Editeur de barres d’outils doit rester ouverte pour que vous puissiez
suivre les autres étapes.
-
Affichage ou
masquage d'une barre
d’outils
5
Déplacez un bouton de la barre d’outils en le faisant glisser vers l'emplacement
souhaité.
6
Supprimez un bouton de cette barre en le faisant glisser.
7
Déplacez un séparateur sur la barre d’outils en le faisant glisser vers
l'emplacement souhaité.
8
Une fois la barre d’outils créée, cliquez sur OK pour quitter l'éditeur de barres
d’outils.
Pour afficher ou masquer une barre d’outils dans une vue ou dans une fenêtre,
procédez comme suit :
1
20 Barre d’outils
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Barre d’outils.
Une fois la barre d’outils affichée, vous pouvez cliquer sur l'un de ses boutons non
grisés.
La barre d’outils en cours apparaît dans la fenêtre ou dans la vue jusqu'à ce que
vous choisissiez de nouveau Barre d’outils. Si vous quittez et redémarrez
GroupWise, la barre d’outils en cours reste affichée. Une barre d’outils spécifique
à l'utilisation de chaque fenêtre ou vue est affichée. Vous pouvez la personnaliser,
si vous le souhaitez.
Sélection d'une barre
d’outils
-
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
GroupWise n'affiche que les barres d’outils applicables à la vue ou à la fenêtre en
cours.
2
Personnalisation des
boutons
Dans la zone de liste Barres d’outils disponibles, sélectionnez le nom de la
barre d’outils que vous désirez utiliser, puis choisissez Sélectionner.
Vous pouvez personnaliser le texte et les graphiques des boutons de la barre
d’outils, et modifier les bulles d'aide de ces boutons.
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
Préférences.
CONSEIL : vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la
barre d’outils, puis sélectionner Préférences.
2
Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis cliquez sur Modifier.
IMPORTANT : vous pouvez être amené à déplacer la boîte de dialogue Editeur de
barres d’outils pour visualiser l’intégralité de la barre d’outils.
3
Cliquez deux fois sur le bouton que vous désirez personnaliser.
Indiquez le texte
apparaissant sur le bouton.
Spécifiez la bulle d'aide
apparaissant lorsque vous
positionnez le pointeur de
la souris sur le bouton.
Sélectionnez Modifier pour
modifier le graphique du bouton.
4
Dans la zone Texte du bouton, entrez le texte devant apparaître sur le bouton
Commande.
5
Dans la zone de texte Message d'aide, entrez le texte devant apparaître sous
forme de bulle d'aide.
6
Sélectionnez Modifier pour modifier le graphique du bouton dans l'éditeur
d'image de la barre d’outils. Reportez-vous ci-après à Modification des
graphiques d'une barre d’outils.
7
Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter l'éditeur de barres d’outils.
Barre d’outils
21
Modification des graphiques d'une barre d’outils
Un graphique par défaut est attribué à tous les boutons. Vous pouvez personnaliser
ce bitmap ou créer le vôtre.
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
choisissez Préférences. Sélectionnez ensuite la barre d’outils que vous désirez
modifier.
2
Sélectionnez Modifier, cliquez deux fois sur le bouton que vous souhaitez
personnaliser, puis choisissez de nouveau Modifier.
Cliquez sur Annuler pour annuler les
modifications apportées.
Sélectionnez Copier pour copier un
graphique dans le Presse-papiers.
Choisissez ces couleurs
pour modifier le bitmap.
Choisissez Coller pour coller le contenu du
Presse-papiers dans l'éditeur d'image.
Les cinq dernières
modifications sont affichées
dans le bouton exemple.
Sélectionnez Effacer pour supprimer
l'intégralité du bitmap et conserver un
bouton vierge à utiliser ultérieurement.
Sélectionnez Rouleau pour changer la couleur
de certaines parties de la même couleur.
Choisissez Pinceau pour modifier un point
du bitmap à la fois.
3
Modifiez l'image par défaut ou créez-en une.
4
Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils.
Définition des caractéristiques de démarrage d'une application
Vous pouvez indiquer la ligne de commande et le répertoire de travail des boutons
permettant de lancer des applications.
22 Barre d’outils
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
Préférences.
2
Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis cliquez sur Modifier.
3
Cliquez deux fois sur le bouton de l'application dont vous désirez définir les
caractéristiques de démarrage.
4
Sélectionnez Caractéristiques, puis indiquez la ligne de commande de cette
application.
5
Spécifiez le répertoire de travail de cette application.
6
Choisissez Réduire à l'exécution si vous voulez la mettre sous forme d'icône
lors de son ouverture.
7
Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils.
Modification des scripts du clavier
Vous pouvez modifier le texte des scripts du clavier pour les boutons les
exécutant.
Définition de l'aspect
de la barre d’outils
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
Préférences.
2
Choisissez la barre d’outils souhaitée, puis sélectionnez Modifier.
3
Cliquez deux fois sur le bouton du script de clavier que vous désirez modifier.
4
Sélectionnez Caractéristiques, puis modifiez le texte dans la zone de texte
Script.
5
Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils.
1
Assurez-vous que la barre d’outils apparaît. Sélectionnez le menu Visual., puis
Préférences.
2
Cliquez sur Options.
3
Dans la zone de liste Type de police, choisissez la police à afficher sur les
boutons.
4
Dans la zone de liste Taille de la police, choisissez la taille de la police à
afficher sur les boutons.
5
Indiquez si vous désirez afficher la barre d’outils sous forme de texte
uniquement, d'image uniquement, ou de texte et d'image.
6
Sélectionnez une option de la zone de groupe Emplacement pour positionner la
barre d’outils sur l'écran.
-
Haut permet de positionner
horizontalement la barre
d’outils dans la partie
supérieure de l'écran, sous
la barre de menus.
Bas permet de positionner
horizontalement la barre
d’outils dans la partie
inférieure de l'écran.
Gauche permet de
positionner verticalement
la barre d’outils à gauche
de l'écran.
Droite permet de positionner
verticalement la barre
d’outils à droite de l'écran.
Palette permet de placer
tous les boutons dans une
fenêtre que vous pouvez
déplacer et dimensionner.
7
Dans la zone de texte Nombre maximal de lignes/colonnes à afficher, spécifiez
le nombre de lignes et de colonnes de la barre d’outils que vous souhaitez
afficher dans la vue. La valeur maximale est trois.
Barre d’outils
23
Plus le nombre de lignes et de colonnes indiqué est grand, plus la barre d’outils
occupe de l'espace sur votre écran. Si vous choisissez Palette, cette option est
grisée.
8
Cliquez sur OK et sur Fermer pour quitter les préférences de la barre d’outils.
Boîte Arrivée
Utilisez la boîte Arrivée pour ouvrir, lire, supprimer et afficher des informations
concernant les éléments entrants.
-
Concepts
Boîte aux lettres GroupWise
Tous vos éléments entrants ou sortants sont enregistrés sur le réseau dans votre
boîte aux lettres GroupWise. Comme une boîte aux lettres de bureau, la boîte aux
lettres GroupWise peut être divisée en trois sections : un casier pour les éléments
sortants, un autre pour les éléments entrants et un troisième pour vos éléments
personnels. La boîte Arrivée vous permet de visualiser les éléments entrants.
Zones de liste de la boîte Arrivée
La boîte Arrivée comprend deux zones de liste : une pour les éléments et l'autre
pour les dossiers. La zone de liste Elément vous permet de visualiser les éléments
entrants. La zone de liste Dossier affiche tous vos dossiers. Vous pouvez déplacer
des éléments dans les dossiers pour classer votre courrier. Reportez-vous à
Dossiers.
Colonnes de la zone de liste Elément
Les colonnes de la zone de liste Elément contiennent des informations sur les
éléments entrants. Vous pouvez modifier les colonnes pour personnaliser
l’apparence de votre liste Elément. Reportez-vous à Informations complémentaires
dans cette section.
La colonne Expéditeur
contient la liste des
expéditeurs des
éléments entrants.
La colonne Objet contient le texte
de la zone Objet d'élément.
La colonne Date contient la date et
l'heure de réception des éléments.
Les icônes indiquent
le type d'élément.
-
Lecture d'un élément
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée.
Tous les nouveaux éléments entrants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres.
24 Boîte Arrivée
Lorsque vous ouvrez votre boîte Arrivée, le dossier Boîte aux lettres est
automatiquement sélectionné.
2
Cliquez deux fois sur l'élément que vous souhaitez lire.
3
Une fois la lecture de l'élément terminée, sélectionnez Fermer.
GroupWise ferme automatiquement tous les éléments que vous acceptez ou
refusez, et les filtre depuis votre boîte Arrivée. Reportez-vous à Acceptation, Refus
et Filtrage.
Suppression d'un
élément
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée.
2
Sélectionnez l'élément à supprimer, cliquez sur le menu Actions, puis
choisissez Supprimer.
L'élément n'apparaît plus dans la boîte Arrivée. Toutefois, vous pouvez encore le
visualiser dans la Corbeille tant que celle-ci n'est pas vidée.
Informations
complémentaires
-
Indicateurs de boîte Arrivée
La boîte Arrivée contient des indicateurs permettant de définir le type d'élément,
ainsi que son utilisation. Le tableau suivant décrit chaque indicateur :
Indicateur
Signification...
Message non ouvert/ouvert
et
et
Rendez-vous non ouvert/ouvert
et
Tâche non ouverte/ouverte
et
Note non ouverte/ouverte
et
Message téléphonique non ouvert/ouvert
Fichier joint
Commentaires vocaux joints
icône d'élément rouge
Priorité élevée
icône d'élément grise
Priorité faible
flèche double
Réponse requise
Informations à propos d'un élément
La fenêtre Informations vous permet de connaître la date d'envoi d'un élément
entrant, le nom des autres destinataires, ainsi que les options d'envoi choisies par
l'expéditeur. Reportez-vous à Info.
Organisation des titres de colonnes
Vous pouvez trier les colonnes dans la zone de liste Elément selon différents
critères, inverser l'ordre de tri et supprimer définitivement des colonnes.
Tâche
Etapes
Conseils
Tri à partir
Cliquez sur le menu Visual., puis
La liste est triée en
Boîte Arrivée
25
Tâche
Etapes
Conseils
d'une autre
colonne
choisissez Tri pour ouvrir la boîte de fonction de l'en-tête de
dialogue Tri. Sélectionnez l’élément colonne sélectionné.
devant servir de critère de tri, puis
sélectionnez OK.
Inversion de
l'ordre de tri
Cliquez sur le menu Visual., puis
choisissez Tri pour ouvrir la boîte de
dialogue Tri. Sélectionnez
Descendant, puis cliquez sur OK
pour fermer la boîte de dialogue Tri.
Déplacement
d'une colonne
Faites glisser l’en-tête de la colonne
vers un nouvel emplacement sur le
rang d'en-tête.
Elargissement
d'une colonne
Faites glisser la ligne séparant les
deux colonnes pour agrandir la
colonne.
Suppression de
colonne
Faites glisser l’en-tête de la colonne
hors du rang d’en-tête.
Restauration
des titres
supprimés
Cliquez avec le bouton droit de la
souris sur le rang d’en-tête à l’endroit
où il manque un titre de colonne, puis
choisissez dans le menu rapide le
titre que vous souhaitez restaurer.
Le paramètre de tri par
défaut est l’ordre
croissant (du premier au
dernier).
Lorsque vous positionnez
le pointeur sur la ligne, il
prend la forme d'une
flèche à deux pointes.
Les titres supprimés sont
restaurés. Les autres
modifications, comme la
largeur des colonnes ou
l'ordre de tri, ne sont pas
annulées.
Filtrage d'éléments
Vous pouvez filtrer les éléments de manière à ce que seuls certains types soient
affichés. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les éléments que vous
n'avez pas ouverts ou acceptés. Reportez-vous à Filtrage.
Barre de fractionnement
Vous pouvez cliquer sur la barre de fractionnement et la faire glisser pour agrandir
la zone de liste Dossier ou la zone de liste d'élément.
Utilisez la barre de
fractionnement pour
agrandir la zone de liste
Dossier ou la zone de
liste d'élément.
26 Boîte Arrivée
Dossiers par défaut
GroupWise dispose de quatre dossiers par défaut. Le dossier contenant votre nom
est le dossier parent principal. Il regroupe tous les autres dossiers. Le dossier Boîte
aux lettres contient les nouveaux éléments entrants ou sortants. Le dossier Agenda
contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le dossier Armoire
contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de supprimer les dossiers
par défaut.
Boîte Départ
Utilisez la boîte Départ pour afficher, lire, retirer ou obtenir des informations sur
des éléments que vous envoyez à d'autres utilisateurs.
Concepts
-
Boîte aux lettres GroupWise
Tous vos éléments entrants ou sortants sont enregistrés sur le réseau dans votre
boîte aux lettres GroupWise. Comme une boîte aux lettres de bureau, votre boîte
aux lettres GroupWise peut être divisée en trois casiers : un pour les éléments
sortants, un autre pour les éléments entrants et un troisième pour les éléments
personnels. La boîte Départ vous permet de visualiser les éléments sortants.
Zones de liste de la boîte Départ
La boîte Départ comprend deux zones de liste : une pour les éléments et l'autre
pour les dossiers. La zone de liste Elément vous permet de visualiser les éléments
que vous avez envoyés. La zone de liste Dossier affiche tous vos dossiers. Vous
pouvez déplacer des éléments dans des dossiers pour classer votre courrier. Pour
en savoir plus, reportez-vous à Dossiers.
Zone de liste Dossier
Zone de liste Elément
Colonnes de la zone de liste Elément
Les colonnes de la zone de liste Elément contiennent des informations sur les
éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez modifier les colonnes pour
personnaliser l’affichage de la liste Elément. Pour en savoir plus, reportez-vous à
Informations complémentaires dans cette section.
Indique la date et l'heure
d’envoi de l'élément.
Répertorie les destinataires.
Les icônes indiquent
le type d'élément.
Répertorie les types d'éléments
que vous envoyez.
Répertorie le texte de la
zone Objet de l'élément.
Lecture d'un élément
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ.
Boîte Départ
27
Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres.
Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est
automatiquement sélectionné.
-
Nouvel envoi d'un
élément
2
Sélectionnez l'élément, cliquez sur le menu Actions, puis sur Lire.
3
Une fois la lecture de l'élément terminée, sélectionnez Fermer.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ.
Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres.
Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est
automatiquement sélectionné.
2
Sélectionnez l'élément que vous souhaitez renvoyer.
3
Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Réenvoyer pour ouvrir l'élément.
Vous pouvez modifier l'élément à votre convenance, par exemple en changeant les
adresses, l’objet, le message, les heures de début et de fin, les options, etc.
4
Cliquez sur Envoyer.
La boîte de dialogue Réenvoyer apparaît et vous invite à retirer l'élément d'origine.
5
Cliquez sur Oui si vous souhaitez retirer l'élément d'origine ou sur Non pour
ignorer ce message.
Une fois que vous avez sélectionné Oui ou Non, l'élément révisé est renvoyé.
S'ils n'ont pas encore été ouverts, les messages retirés peuvent être supprimés
seulement de la boîte Arrivée du destinataire. Les notes, les tâches et les
rendez-vous peuvent être retirés à tout moment.
-
Suivi d'un élément
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ.
Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres.
Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est
automatiquement sélectionné.
2
Cliquez deux fois sur l'élément à suivre.
La fenêtre Informations affiche la liste des destinataires des éléments et de
l'utilisation qu'ils en ont fait (ouverture, réalisation ou suppression). Pour en savoir
plus, reportez-vous à Info.
-
Retrait d'un élément
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ.
Les nouveaux éléments sortants sont placés dans le dossier Boîte aux lettres.
Lorsque vous ouvrez votre boîte Départ, le dossier Boîte aux lettres est
automatiquement sélectionné.
28 Boîte Départ
2
Sélectionnez l'élément que vous souhaitez retirer.
3
Cliquez sur le menu Actions, puis choisissez Supprimer pour ouvrir la boîte
de dialogue Supprimer l'élément.
4
Sélectionnez Toutes les boîtes Arrivée pour retirer l'élément de la boîte
Arrivée des destinataires et le laisser dans votre boîte Départ.
ou
Sélectionnez Toutes les boîtes aux lettres pour supprimer l'élément de la
boîte Arrivée des destinataires et de votre boîte Départ.
IMPORTANT : les messages électroniques et téléphoniques ouverts par les
destinataires ne sont pas supprimés. Les tâches, les notes et les rendez-vous
peuvent être retirés à tout moment.
5
Informations
complémentaires
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Supprimer l'élément et pour
retirer l'élément.
-
Organisation des titres de colonnes
Vous pouvez trier les colonnes dans la zone de liste Elément en fonction de
différents critères, inverser l'ordre de tri et supprimer des colonnes définitivement.
Tâche
Etapes
Conseils
Tri à partir
d'une autre
colonne
Le critère de tri par
Cliquez sur le menu Visual., puis
sélectionnez Tri pour ouvrir la boîte défaut est Trier par date.
de dialogue correspondante.
Sélectionnez l’élément devant servir
de critère de tri, puis cliquez sur OK.
Inversion de
l'ordre de tri
Cliquez sur le menu Visual., puis
sélectionnez Tri pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
Sélectionnez Descendant, puis
cliquez sur OK pour fermer la boîte
de dialogue Tri.
Déplacement
d'une colonne
Faites glisser l’en-tête de la colonne
vers un nouvel emplacement sur la
ligne d'en-tête.
Elargissement
d'une colonne
Faites glisser la ligne séparant les
deux colonnes pour agrandir la
colonne.
Suppression
d'une colonne
Faites glisser l’en-tête de la colonne
à partir de la ligne d’en-tête.
Le paramètre par défaut
est l’ordre croissant (du
premier au dernier).
Lorsque vous
positionnez le pointeur
sur la ligne, il prend la
forme d'une flèche à
deux pointes.
Boîte Départ
29
Tâche
Etapes
Restauration des Cliquez avec le bouton droit de la
titres supprimés souris sur la ligne d’en-tête à
l’endroit où il manque un titre de
colonne, puis choisissez dans le
menu local le titre que vous souhaitez
restaurer.
Conseils
Les titres supprimés sont
restaurés. Les autres
modifications, comme la
largeur des colonnes ou
l'ordre de tri, ne sont pas
annulées.
Barre de fractionnement
Vous pouvez faire glisser la barre de fractionnement pour agrandir les zones de
liste Dossier ou Elément.
Utilisez la barre de
fractionnement pour
agrandir les zones de liste
Dossier ou Elément.
Filtrage d'éléments
Vous pouvez filtrer les éléments de manière à ce que seuls certains types
apparaissent. Par exemple, vous pouvez n'afficher que les rendez-vous que vous
avez envoyés. Pour en savoir plus, reportez-vous à Filtrage.
Dossiers par défaut
GroupWise comprend quatre dossiers par défaut. Le dossier portant votre nom est
le dossier parent principal. Il comprend tous les autres dossiers. Le dossier de la
boîte aux lettres est le lieu de stockage des nouveaux éléments entrants ou sortants.
Le dossier Agenda contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le
dossier Armoire contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de
supprimer les dossiers par défaut.
Carnet d’adresses
Utilisez le Carnet d’adresses lorsque vous ne connaissez pas les ID des utilisateurs,
lorsque vous devez adresser un élément à plusieurs utilisateurs ou lorsque vous
souhaitez créer un groupe personnel. Vous pouvez également ajouter le nom des
utilisateurs et des ressources fréquemment utilisés dans les adresses personnelles.
Reportez-vous à Adresses personnelles.
Le Carnet d’adresses comprend la liste des utilisateurs, les zones Envoyer à, Copie
carbone et Copie masquée, ou une zone Itinéraire si vous créez une liste de
distribution ordonnée. Vous pouvez trier la liste des utilisateurs par prénom, nom
de famille ou par ID d’utilisateur.
Vous pouvez sélectionner les utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer
l’élément et placer leur ID dans la zone appropriée. Lorsque vous sélectionnez
30 Carnet d’adresses
OK, GroupWise transfert ces ID d’utilisateurs vers les zones d’adresses
correspondantes dans l’élément.
Bouton Adresses externes
Stocke les adresses
fréquemment utilisées.
Zone Dest.
Zone de liste
Zone CC
Zone CM
Concepts
-
Les zones d’adresse
Dest., CC et CM sont les trois zones d’adresse que vous trouverez dans
GroupWise. Leur fonction est expliquée ci-dessous.
Dest. permet d’indiquer l’adresse des destinataires principaux. Vous devez placer
au moins un nom dans cette zone pour envoyer un élément. Les utilisateurs dont
l’adresse apparaît dans la zone Dest. reçoivent l’élément tel qu’il est envoyé.
CC permet d’indiquer aux destinataires l’adresse de copies carbone. Les
destinataires CC sont les utilisateurs susceptibles de tirer profit des informations de
l’élément, mais qui n’en sont pas directement responsables. Les utilisateurs dont
l’adresse apparaît dans la zone CC reçoivent une copie du message envoyé aux
destinataires principaux.
CM permet d’indiquer aux destinataires l’adresse d’une copie masquée. Les
destinataires d’une copie masquée reçoivent une copie de l’élément envoyé aux
destinataires principaux. Cependant, seuls l’expéditeur et les destinataires d’une
copie masquée savent qu’une copie masquée a été envoyée. Les destinataires d’une
copie masquée ne sont, en outre, pas informés de l’existence d’autres destinataires
d’une copie masquée.
Groupes
GroupWise vous permet d’utiliser deux types de groupes pour adresser un
élément : les groupes publics et les groupes personnels. Les groupes publics sont
créés par l’administrateur du système et ne peuvent pas être modifiés. Vous créez
en revanche les groupes personnels et vous pouvez les modifier ou les supprimer.
Reportez-vous à Groupe.
Ressources
Les ressources sont des éléments pouvant être programmés à des fins différentes. Il
peut s’agir d’un élément quelconque, allant d’une salle à un rétroprojecteur ou à
une voiture. L’administrateur du système définit les ressources en leur donnant un
nom d’identification et en leur affectant un utilisateur comme propriétaire.
Carnet d’adresses
31
L’utilisateur possédant la ressource peut en être le mandataire ; il recevra donc
toutes les demandes et les acceptera ou les refusera.
-
Adressage d’un
élément
1
Dans la fenêtre principale, choisissez, dans la liste locale des vues d’éléments,
la vue que vous souhaitez envoyer.
2
Saisissez l’ID des utilisateurs dans la zone de texte Dest. Séparez les ID par
une virgule (par exemple, SAMK,BETSYG). Passez à l’étape 7.
ou
Si vous ne connaissez pas les ID des utilisateurs, passez à l’étape 3 afin
d’utiliser le Carnet d’adresses.
3
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses.
4
Saisissez le nom de l’utilisateur en séparant le nom du prénom par une virgule,
ou faites défiler la liste pour trouver la personne à laquelle vous souhaitez
envoyer un élément.
Lorsque vous faites défiler la zone déroulante, les lettres apparaissent, vous
permettant de vous situer dans la liste.
5
Sélectionnez l’ID de l’utilisateur, puis Dest. Si vous souhaitez envoyer une
copie carbone ou une copie masquée à un autre utilisateur, sélectionnez l’ID de
cet utilisateur, puis choisissez CC ou CM.
Pour supprimer un nom de la zone Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée,
cliquez deux fois sur ce nom.
6
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et retourner à l’élément.
Les ID des utilisateurs apparaîtront dans les zones d’adresses appropriées.
7
Vous pouvez modifier la zone Exp. en saisissant le texte devant ou derrière
votre nom.
Votre nom apparaîtra entre parenthèses lors de la réception du message.
-
Adressage d’un
élément distribué
32 Carnet d’adresses
8
Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Sélectionnez le menu local Envoyer le message ou Tâche, puis la vue de
groupe de votre choix.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Distribution ordonnée.
3
Choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses.
4
Cliquez deux fois sur les utilisateurs dans l’ordre dans lequel vous souhaitez
qu’ils reçoivent l’élément.
5
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et placer les noms dans la
zone Itinéraire de l’élément.
Adressage d’un
élément à un groupe
6
Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Dans la fenêtre principale, choisissez, dans la liste locale des vues d’éléments,
la vue que vous souhaitez envoyer.
2
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses.
3
Sélectionnez Groupes publics ou Adresses personnelles.
-
Les groupes publics sont créés par l’administrateur du système, mais vous pouvez
également créer vos propres groupes personnels. Reportez-vous à Groupe.
Groupes publics
Adresses personnelles
4
Cliquez deux fois sur un groupe pour le placer dans la zone Envoyer à.
5
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et pour retourner à la vue de
l’élément.
Le groupe apparaît dans la zone Dest. de la vue de l’élément.
Programmation de
ressources
6
Complétez l’élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Sélectionnez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis
choisissez Réunion.
2
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses.
3
Sélectionnez Ressources pour ouvrir la zone de liste Ressources.
4
Cliquez deux fois sur les ressources dont vous avez besoin pour la réunion.
5
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et pour retourner à la vue de
l’élément.
-
Les ressources que vous avez sélectionnées sont placées dans la zone Dest. avec
les utilisateurs. Si vous avez réservé une salle de conférence et que l’administrateur
du système l’a définie comme un lieu, sa description apparaîtra dans la zone Lieu.
Carnet d’adresses
33
-
Informations
complémentaires
Adresse externe
Sélectionnez ce bouton dans le Carnet d’adresses lorsque vous envoyez des
éléments aux utilisateurs sur d’autres systèmes de messagerie via une ou plusieurs
passerelles. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un élément à un utilisateur de
l’Internet, sélectionnez Adresses externes, puis saisissez l’adresse de la passerelle
de cet utilisateur. Reportez-vous au guide spécifique des passerelles GroupWise
pour de plus amples informations sur la passerelle que vous utilisez.
Info
Info vous permet de visualiser des informations à propos d’un utilisateur répertorié
dans le Carnet d’adresses. Pour visualiser ces informations, sélectionnez
l’utilisateur en question, puis choisissez Info pour ouvrir la boîte de dialogue
Informations sur l’utilisateur.
Changement de vue
Dans une vue d'élément ou une vue d'agenda, utilisez l'option Changer de vue pour
passer à une vue différente.
-
Changement de vue au
cours de la création
d'un élément
1
Pour ouvrir une vue d'élément, cliquez deux fois sur le bouton d'icône
correspondant dans la fenêtre principale.
2
Cliquez sur le menu Visual., puis sur Changer de vue pour ouvrir la boîte de
dialogue Changer de vue.
3
Sélectionnez Groupe ou Personnel(le).
4
Cliquez sur le bouton radio correspondant au type de vue que vous souhaitez
afficher, choisissez la vue dans la zone de liste Type de vue, puis cliquez sur
OK.
Toutes les informations figurant dans la vue ou le calendrier d'origine qui sont
prises en charge par la nouvelle vue y sont transférées.
34 Changement de vue
Informations
complémentaires
-
Changement de vue au cours de la lecture d'un élément
Vous pouvez également changer de vue au cours de la lecture d'un élément, mais
vous ne pouvez vous déplacer que d'un type de vue à un autre. Par exemple, si un
utilisateur vous envoie un message, vous pouvez vous déplacer d'une vue de
message à l'autre, mais pas aller dans une vue de tâche.
Changement de vues d'Agenda
Lorsqu'une vue d'Agenda est ouverte, vous pouvez changer de vue, mais
uniquement pour aller dans une autre vue d'Agenda. Lorsque vous ouvrez la boîte
de dialogue Changer de vue, tous les boutons radio des types d'éléments sont
grisés.
Configuration de l’impression
Utilisez la fonction Configuration de l'impression pour indiquer à GroupWise
l’imprimante que vous souhaitez utiliser ainsi que les marges que vous voulez
obtenir sur la page imprimée. Ces paramètres altèrent les éléments que vous
imprimez. Pour plus d’informations sur l’impression de votre agenda,
reportez-vous à Utilisation de l'option Impression de l'agenda.
Concepts
-
Configuration de l'impression
Vous pouvez utiliser l’option Imprimer pour imprimer des messages électroniques
et téléphoniques, des rendez-vous, des tâches, des notes et des pièces jointes.
Cependant, avant d’imprimer depuis GroupWise, vous devez configurer votre
imprimante à l’aide de Configuration de l'impression.
Sélection d’une
imprimante
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Configuration de l'impression
pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
2
Cliquez sur Imprimante par défaut si vous voulez utiliser l’imprimante par
défaut spécifiée dans le programme d’installation de Windows.
ou
Cliquez sur Imprimante spécifique, puis, dans la liste déroulante, choisissez
l’imprimante à partir de laquelle vous souhaitez imprimer.
3
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue correspondante.
Configuration de l’impression
35
-
-
Paramétrage des
marges
Informations
complémentaires
Définissez les marges afin de préciser la taille de la zone vierge sur chaque bord de
la page imprimée. Vous pouvez indiquer la taille des marges en pouces ou en
centimètres. Si vous définissez la taille des marges en utilisant l’une de ces deux
unités de mesure, puis que vous changez, GroupWise convertira les marges en
fonction de la nouvelle unité choisie.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Configuration de l'impression
pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration de l'impression.
2
Cliquez sur Pouce ou sur Centimètre pour choisir une unité de mesure.
3
Pour définir la taille des marges, entrez les valeurs correspondantes ou utilisez
les flèches d’incrémentation à côté des zones de texte Gauche, Droite, Haut
et Bas.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Configuration de
l'impression.
Impression de pièces jointes
Vous pouvez sélectionner Imprimer les pièces jointes à l'aide de l'application
associée dans la boîte de dialogue Configuration de l'impression pour imprimer
une pièce jointe en utilisant l’application associée (reportez-vous à Préférences en
matière d'associations). Par exemple, si la fonction Imprimer les pièces jointes à
l'aide de l'application associée est sélectionnée et que vous souhaitez imprimer
une feuille de calcul Quattro Pro qui est jointe à un élément, celle-ci sera imprimée
depuis Quattro Pro, et non depuis GroupWise.
Autres options d’impression
Cliquez sur Configuration ou sur Polices dans la boîte de dialogue Configuration
de l'impression pour obtenir d’autres options d’impression. Les options varient en
fonction de l’imprimante sélectionnée dans Configuration de l'impression.
Pour en savoir plus, vous pouvez sélectionner Aide dans la boîte de dialogue
Windows.
Corbeille
Utilisez Corbeille pour récupérer des éléments que vous avez supprimés de votre
boîte Arrivée, de votre boîte Départ ou des vues d’agenda. Lorsque vous
supprimez des éléments, ceux-ci sont placés dans la corbeille.
-
Suppression d’un
élément
36 Corbeille
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda dans la fenêtre
principale.
2
Sélectionnez l'élément, choisissez le menu Actions, puis sélectionnez
Supprimer.
3
Si vous vous trouvez dans la boîte Départ, sélectionnez Cette boîte Départ
pour ne supprimer que votre copie de l’élément, Toutes les boîtes Arrivée
pour supprimer la copie du destinataire uniquement ou Toutes les boîtes aux
lettres pour supprimer toutes les copies.
4
Cliquez sur OK.
L’élément est supprimé de la boîte Arrivée, de la boîte Départ ou de l’agenda, et il
est placé dans la corbeille.
Lecture d’un élément
supprimé
-
Restitution d’un
élément
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille.
2
Cliquez deux fois sur l’élément pour le lire.
3
Cliquez sur Fermer pour fermer l’élément.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille.
2
Sélectionnez l'élément, sélectionnez le menu Edition, puis choisissez
Restituer.
-
L’élément sélectionné retourne dans le classeur duquel il a été supprimé. Si ce
classeur n’existe plus, l’élément est alors envoyé vers le classeur racine.
Suppression
d’éléments
sélectionnés de la
corbeille
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille.
2
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez supprimer, sélectionnez le menu
Edition, puis choisissez Supprimer les éléments sélectionnés.
3
Cliquez sur Oui pour vider les éléments de la corbeille.
Les éléments sélectionnés sont supprimés du système et ne peuvent pas être
récupérés.
Vidage de la corbeille
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Corbeille.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Vider la corbeille.
La boîte de dialogue GroupWise 5 apparaît, vous demandant si vous êtes sûr de
vouloir supprimer tous les éléments de la corbeille.
3
Cliquez sur Oui pour vider la corbeille ou sur Non pour retourner à la fenêtre
Corbeille.
Si vous cliquez sur Oui, tous les éléments de la corbeille sont supprimés du
système et ne peuvent pas être récupérés.
Corbeille
37
-
Informations
complémentaires
Personnalisation de votre fenêtre Corbeille
Le fonctionnement des en-têtes de colonne, de la zone de liste et des icônes de la
fenêtre Corbeille est identique à celui de vos boîtes Arrivée et Départ. Vous
pouvez déplacer les en-têtes, trier sur la base d'une autre colonne, inverser l'ordre
de tri, etc. Pour en savoir plus, reportez-vous à Boîte Arrivée ou à Boîte Départ.
Suppression d’éléments par glisser-déplacer
Vous pouvez également supprimer des éléments des zones de liste Elément,
Agenda ou Etagère en faisant glisser les icônes correspondantes vers Corbeille
dans la fenêtre principale.
Suppression d’éléments liés
Si un de vos éléments est lié à plusieurs dossiers et que vous souhaitez supprimer
toutes ses liaisons, vous pouvez faire glisser cet élément vers la corbeille en
maintenant la touche Alt enfoncée et le mettre à la corbeille. Toutes les liaisons
seront ainsi supprimées et vous verrez apparaître une entrée dans la corbeille pour
chaque liaison supprimée.
Correcteur d’orthographe
Utilisez le correcteur d’orthographe dans les zones de texte d’un élément que vous
envoyez pour rechercher les mots mal orthographiés ou en double, et les erreurs
d'utilisation des majuscules. Sélectionnez les dictionnaires utilisés pendant la
correction orthographique.
Recherche dans le dictionnaire lors de la correction orthographique
Le correcteur d’orthographe parcourt deux types de fichiers dictionnaire : les
dictionnaires principaux et les dictionnaires supplémentaires. Lorsque vous
vérifiez l'orthographe d'un document, le correcteur vérifie d’abord si un mot ou
une expression est répertorié dans les autres dictionnaires sélectionnés, que vous
avez créés puis personnalisés. Si le mot ne se trouve dans aucun d'entre eux, le
correcteur d’orthographe vérifie les listes de mots ou les règles dans les
dictionnaires principaux sélectionnés.
Dictionnaires principaux
Le fichier du dictionnaire principal livré avec GroupWise porte l'extension *.LEX.
Reportez-vous à Nom de fichier des dictionnaires dans la partie Informations
complémentaires de cette section. Vous pouvez regrouper jusqu’à neuf fichiers de
dictionnaires principaux compatibles dans le dictionnaire principal. Reportez-vous
à Regroupement de dictionnaires dans la partie Informations complémentaires de
cette section.
Dictionnaires supplémentaires
Vous pouvez créer des dictionnaires supplémentaires comprenant des mots et des
expressions-clés que vous aimeriez que le correcteur d’orthographe ignore,
remplace ou pour lesquels il fasse des propositions précises.
38 Correcteur d’orthographe
Vous pouvez également ajouter des mots ou des expressions au dictionnaire
supplémentaire lors d’une session de correction orthographique. Par exemple,
lorsque le correcteur d’orthographe s’arrête sur un mot que vous savez être
orthographié correctement (tel que votre nom de famille), vous pouvez l'ajouter à
tout dictionnaire supplémentaire que vous utilisez.
Correction du texte
d'un élément
-
1
Placez le point d’insertion dans la zone de texte à corriger.
2
Sélectionnez le menu Outils, puis Correcteur d'orthographe.
3
Sélectionnez le texte à corriger, les dictionnaires et les autres options que vous
souhaitez utiliser dans les menus Vérification, Dictionnaires et Options.
CONSEIL : les sélections faites dans les menus Vérification, Dictionnaires et
Options pour une session de correction orthographique s’appliquent à toutes les
autres sessions jusqu’à ce que vous les modifiiez.
Reportez-vous à Sélection du texte à corriger, à Sélection des dictionnaires
servant à la correction orthographique et à Utilisation des options du correcteur
d'orthographe dans cette section.
4
Sélectionnez dans la liste locale Ajouter à le dictionnaire supplémentaire
auquel vous souhaitez ajouter des mots pendant la correction orthographique.
5
Sélectionnez Lancer.
Expression ou mot
sélectionné par le
correcteur d’orthographe.
Options disponibles lors d’une
correction orthographique.
Mots ou expressions de
remplacement suggérés par
le correcteur d’orthographe.
6
Sélectionnez l’une des options décrites dans le tableau ci-dessous lorsque le
correcteur d’orthographe sélectionne un mot ou une expression.
CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur une expression ou sur un mot
sélectionné dans la zone de texte, modifier le texte, puis choisir Reprendre pour
poursuivre la correction orthographique.
7
Cliquez sur Oui pour fermer le correcteur d’orthographe une fois la correction
achevée ou sur Fermer pour le fermer avant la fin.
Option
Fonction
Remplacer
Remplace le mot ou l’expression par le texte proposé dans
la zone de texte Remplacer par. Vous pouvez sélectionner
l’un des éléments de la zone de liste Suggestions ou
modifier le mot ou l’expression dans la zone de texte.
Ignorer 1 fois
Ignore une occurrence du mot ou de l’expression.
Correcteur d’orthographe
39
Sélection du texte à
corriger
Option
Fonction
Ignorer
Ignore chaque occurrence du mot ou de l’expression
pendant la correction orthographique en cours.
Ajouter
Ajoute le mot ou l’expression au dictionnaire sélectionné
dans la liste locale Ajouter à.
Suggérer
Affiche les mots ou les expressions supplémentaires
éventuels dans la zone de liste Suggestions.
Reprendre
Permet de poursuivre une correction orthographique
interrompue.
Correction rapide
Permet d’ajouter un mot en remplacement de celui qui est
mal orthographié. Reportez-vous à Correction rapide.
Vous pouvez préciser la partie d’une zone de texte à corriger en sélectionnant le
texte avant de cliquer sur Correcteur d'orthographe.
1
Ouvrez le correcteur d'orthographe.
2
Sélectionnez le menu Vérification, puis choisissez l'option Mot ou Zone de
texte.
Mot vérifie le mot le plus proche du point d’insertion, Zone de texte vérifie
l’intégralité de la zone de texte.
CONSEIL : les options Phrase, Paragraphe, Page, Document, Jusqu’à la fin du
document, Nombre de pages ne sont pas disponibles dans GroupWise.
-
Sélection des
dictionnaires servant
à la correction
orthographique
Vous pouvez sélectionner les fichiers des dictionnaires principaux et
supplémentaires que vous souhaitez que le correcteur d’orthographe examine
pendant une session de correction.
1
Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur
d'orthographe.
2
Choisissez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Principal.
ou
Sélectionnez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Supplémentaire.
3
Sélectionnez Langue, puis choisissez une langue et cliquez sur OK.
A moins de disposer d'un fichier .LEX pour le dictionnaire principal de la langue
choisie, vous ne pouvez pas créer de regroupement de dictionnaires pour cette
langue.
40 Correcteur d’orthographe
4
Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez ajouter un dictionnaire dans la
zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche. Choisissez Ajouter,
sélectionnez le nom de fichier d'un dictionnaire dans la zone de liste Nom de
fichier, puis cliquez sur OK.
ou
Sélectionnez le nom de fichier d'un dictionnaire dans la zone de liste
Dictionnaires par ordre de recherche, puis cliquez sur Supprimer pour
supprimer ce nom de fichier de votre regroupement. Cette action ne supprime
pas le fichier du répertoire dans lequel vous stockez vos fichiers dictionnaire.
5
Sélectionnez Fermer.
L’ordre des noms de fichier dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de
recherche définit l’ordre que suit le correcteur d’orthographe pour exécuter une
recherche dans un regroupement de dictionnaires. Vous pouvez supprimer et
insérer à nouveau des noms de fichiers dans la zone de liste afin de modifier
l’ordre de la recherche.
Création de fichiers
dictionnaire
supplémentaires
-
Vous pouvez créer des fichiers dictionnaire supplémentaires dans la même boîte de
dialogue de répertoire que celle utilisée pour sélectionner et regrouper les fichiers
dictionnaire que vous souhaitez utiliser pour une correction orthographique.
1
Sélectionnez une zone de texte, puis cliquez sur Correcteur d'orthographe
dans le menu Outils.
2
Choisissez le menu Dictionnaires, puis cliquez sur Supplémentaire.
3
Dans la zone de liste Dictionnaires par ordre de recherche, sélectionnez
l’emplacement où vous souhaitez ajouter le nouveau fichier dictionnaire que
vous créez.
4
Sélectionnez Créer, précisez le nouveau nom de fichier dans la zone de texte
Nom de fichier, puis cliquez sur OK.
Pour plus d'informations sur l’ajout de mots et d’expressions dans des fichiers de
dictionnaires supplémentaires nouveaux et existants, reportez-vous à Modification
d'un dictionnaire supplémentaire ci-dessous.
Modification d’un
dictionnaire
supplémentaire
-
Vous pouvez supprimer ou modifier des mots et des expressions dans un
dictionnaire supplémentaire, ou en ajouter.
1
Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur
d'orthographe.
2
Choisissez le menu Dictionnaires, puis sélectionnez Supplémentaire.
3
Choisissez un fichier dictionnaire supplémentaire, puis cliquez sur Modifier.
Correcteur d’orthographe
41
4
Sélectionnez le mot ou l’expression que vous souhaitez supprimer dans la zone
de liste Mots clés, cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.
ou
Choisissez le mot ou l’expression que vous souhaitez modifier dans la zone de
liste Mots clés, sélectionnez Modifier, puis précisez les modifications voulues
et cliquez sur OK.
ou
Sélectionnez Ajouter, entrez le mot ou l’expression que vous souhaitez ajouter
au dictionnaire supplémentaire, puis choisissez l’option voulue. Vous pouvez
préciser des termes de remplacement ou différentes suggestions. Lorsque vous
avez terminé, sélectionnez Appliquer pour ajouter des éléments
supplémentaires, ou cliquez sur OK pour quitter la boîte de dialogue.
5
Sélectionnez Fermer.
Pour de plus amples informations sur les options disponibles dans les boîtes de
dialogue Modifier un mot/une expression et Ajouter un mot/une expression,
reportez-vous à Définition de mots à ignorer, Définition de mots et d'expressions
de remplacement et Définition de suggestions ci-dessous.
-
Définition de mots à
ignorer
Vous pouvez préciser les mots que le correcteur doit ignorer pendant une
vérification orthographique en les ajoutant au dictionnaire supplémentaire. Vous
pouvez, par exemple, définir des noms de produits ainsi que le nom de certains de
vos collègues comme noms à ignorer.
Vous pouvez également préciser l'utilisation des majuscules dans un mot en le
définissant comme mot à ignorer. Reportez-vous à Utilisation différente des
majuscules dans la partie Informations complémentaires de cette section.
-
Définition de mots et
d'expressions de
remplacement
42 Correcteur d’orthographe
1
Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur
d'orthographe.
2
Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire.
3
Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, cliquez sur Modifier,
puis sur Ajouter.
4
Sélectionnez Ignorer, puis précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou
l’expression-clé que le correcteur d’orthographe doit ignorer.
5
Cliquez sur Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au
dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de
dialogue.
Si, régulièrement, vous orthographiez mal un mot ou une expression, vous pouvez
définir le mot ou l’expression correctement orthographié comme élément de
remplacement dans un dictionnaire supplémentaire. Vous pouvez, par exemple,
préciser le en remplacement de el.
Vous pouvez également préciser des termes de remplacement pour des
abréviations ou des acronymes avec les mots ou expressions leur correspondant.
Vous pouvez, par exemple, définir Président Directeur Général en remplacement
du sigle PDG.
1
Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur
d'orthographe.
2
Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire.
3
Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, cliquez sur Modifier,
puis sur Ajouter.
4
Sélectionnez Remplacement.
5
Précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou l’expression que le
correcteur d’orthographe doit remplacer.
6
Précisez dans la zone de saisie Remplacement le mot ou l’expression que le
correcteur d’orthographe doit suggérer en remplacement.
7
Sélectionnez Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au
dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de
dialogue. Sélectionnez ensuite Fermer jusqu’à ce que vous retourniez au
correcteur d’orthographe.
CONSEIL : vous pouvez demander au correcteur d’orthographe de vous inviter à
effectuer les remplacements définis ou d'exécuter lui-même ces remplacements de
manière automatique lors d’une session de correction. Sélectionnez
Remplacement automatique dans le menu Options afin que le correcteur
d’orthographe fasse les remplacements automatiquement.
Définition de
suggestions
-
S’il existe des mots ou des expressions spécifiques que vous souhaitez ne pas
utiliser, vous pouvez définir des listes de suggestions dans les dictionnaires
supplémentaires. Le correcteur d’orthographe affiche ces termes dans la zone
Suggestions lorsqu’il trouve les mots à ne pas utiliser pendant une correction.
Par exemple, si vous ne souhaitez pas utiliser Responsable du personnel, vous
pouvez définir des alternatives telles que Responsable des ressources humaines.
Vous pouvez également préciser le texte que le correcteur d’orthographe doit
afficher comme commentaire (tel que « cette expression n'est pas considérée
comme correcte »).
1
Sélectionnez une zone de texte. Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur
d'orthographe.
2
Cliquez sur le menu Dictionnaires, puis sur Supplémentaire.
3
Sélectionnez le dictionnaire supplémentaire souhaité, Modifier, puis cliquez
sur Ajouter.
4
Sélectionnez Suggestions.
5
Précisez dans la zone de saisie Mots-clés le mot ou l'expression pour lesquels
vous souhaitez que le correcteur d’orthographe affiche des suggestions.
Correcteur d’orthographe
43
-
Utilisation des options
du correcteur
d’orthographe
44 Correcteur d’orthographe
6
Précisez un mot ou une expression de remplacement dans la zone de texte
Suggestions, puis sélectionnez Insérer. Répétez cette étape jusqu’à ce que
toutes les suggestions de votre choix soient répertoriées dans la liste
correspondante.
7
Sélectionnez Appliquer pour ajouter d’autres mots ou d’autres expressions au
dictionnaire supplémentaire, ou cliquez sur OK pour sortir de la boîte de
dialogue.
1
Sélectionnez la zone de texte dont vous souhaitez corriger l'orthographe.
2
Dans le menu Outils, cliquez sur Correcteur d'orthographe, puis sur
Options.
3
Sélectionnez ou désélectionnez les options indiquées dans le tableau ci-après.
Option
Fonction
Mots avec chiffres
Sélectionne des mots contenant des lettres et des
chiffres, et pouvant donc être considérés comme faux.
Doublons
Sélectionne des doublons comme le le, les considère
comme faux et suggère un des mots de remplacement
de la zone Remplacer par.
Erreur de majuscules
Sélectionne des mots contenant des majuscules
irrégulières, comme éléMEnt et les détecte comme des
erreurs éventuelles.
Remplacement
automatique
Effectue automatiquement les remplacements définis
dans les dictionnaires supplémentaires indiqués.
Lorsque vous remplacez un mot ou une expression
pendant la correction orthographique, le correcteur
remplace automatiquement toutes les occurrences de
ce mot ou de cette expression dans le texte en cours de
vérification.
Lancement automatique
Lance automatiquement la vérification orthographique
lorsque vous activez le correcteur. Si vous avez déjà
sélectionné le texte, la vérification est
automatiquement lancée même si vous n’avez pas
sélectionné Lancement automatique.
Dictionnaire de
correction rapide
Active le dictionnaire de correction rapide afin que le
correcteur d’orthographe puisse utiliser la liste des
corrections rapides pendant la correction.
Signal sonore
Emet un signal sonore lorsque le correcteur
d’orthographe sélectionne un mot non trouvé.
CONSEIL : les options Vérification complète, Revérifier tout le texte et
Dictionnaire de documents sont réservées aux documents WordPerfect et ne sont
pas disponibles dans GroupWise.
Informations
complémentaires
-
Ajouter un mot/une expression : raccourci
Vous pouvez également utiliser un raccourci pour ouvrir la boîte de dialogue
Ajouter un mot/une expression afin d’ajouter des mots à un dictionnaire
supplémentaire. Avant de choisir Lancer pour lancer une correction
orthographique, sélectionnez dans la liste locale Ajouter à le dictionnaire auquel
vous souhaitez ajouter des mots, puis sélectionnez Ajouter. Reportez-vous à
Modification d'un dictionnaire supplémentaire dans cette section.
Correcteur d’orthographe et erreurs grammaticales
Le correcteur d’orthographe ne peut pas détecter une erreur engendrée par un mot
correctement orthographié mais placé dans un mauvais contexte. Par exemple, si
vous entrez peur maison au lieu de leur maison, le correcteur d’orthographe ne
détectera pas cette erreur puisque peur et leur sont des mots reconnus et sont
correctement orthographiés.
Utilisation différente des majuscules
Vous pouvez préciser si un mot est en majuscules ou en minuscules, ou s'il compte
les deux en le définissant (sous la forme souhaitée) comme mot à ignorer dans un
dictionnaire supplémentaire. Reportez-vous à Définition de mots à ignorer dans
cette section. Si le mot que vous définissez est utilisé dans votre document sous
une forme différente de celle spécifiée, le mot sera sélectionné par le correcteur
d’orthographe comme mot contenant une faute d'utilisation des majuscules.
Regroupement de dictionnaires
Le correcteur d’orthographe vous permet de créer des regroupements de
dictionnaires principaux et supplémentaires, chacun comprenant jusqu’à 10
dictionnaires. Reportez-vous à Sélection des dictionnaires servant à la correction
orthographique dans cette section.
Vous pouvez lier jusqu’à neuf dictionnaires compatibles provenant de tiers au
dictionnaire principal. Si vous travaillez, par exemple, dans le domaine médical,
vous souhaitez peut-être inclure un dictionnaire médical dans votre groupe de
dictionnaires principaux.
Dictionnaires comprenant des listes de mots et des algorithmes
Le dictionnaire principal du correcteur d’orthographe est de deux types. Il s’agit,
soit d’un dictionnaire de listes de mots, soit d’un dictionnaire d’algorithmes. Le
type de dictionnaire dépend de la langue que vous utilisez. Un dictionnaire
principal reposant sur une liste de mots vous permet de vérifier l’orthographe en
comparant chaque mot de votre document avec la liste de mots du dictionnaire. Un
dictionnaire d’algorithmes utilise des règles et non des mots lors de la correction
orthographique.
Nom de fichier des dictionnaires
Les dictionnaires principaux sont des fichiers portant l'extension .LEX. Un nom de
fichier .LEX classique se présente ainsi : YYXX.LEX, XX indiquant le code de la
langue et YY le code d’application. Par exemple, WPUS.LEX est la version en
Correcteur d’orthographe
45
anglais américain d’un dictionnaire livré avec GroupWise. WPES.LEX est la
version espagnole.
Le nom du dictionnaire supplémentaire livré avec le correcteur d’orthographe est
YYSPELXX.SUP, XX indiquant la langue et YY représentant le code d’application.
Lorsque vous nommerez d’autres fichiers dictionnaire, vous trouverez sans doute
utile d’utiliser une extension .SUP. Si vous travaillez en réseau, le nom de fichier
d'un dictionnaire supplémentaire se présente ainsi : XXXXX.SUP (XXXXX
représente les initiales de votre réseau).
Dictionnaires internationaux
Le dictionnaire principal est un fichier *.LEX compris dans un module
linguistique. Ces modules sont disponibles dans les langues suivantes :
Catalan (CA)
Danois (DK)
Hollandais (NL)
Anglais - Australie (OZ)
Anglais - Royaume Uni (UK)
Anglais - Canada (CE)
Anglais - Etats Unis (US)
Finnois (SU)
Français - Canada (CF)
Français (FR)
Allemand (DE)
Allemand - Suisse (SD)
Islandais (IS)
Italien (IT)
Norvégien (NO)
Portugais - Brésil (BR)
Portugais (PO)
Espagnol (ES)
Suédois (SV)
Pour vous procurer un module dans différentes langues, contactez votre revendeur
agréé.
Si un module de langue n’est pas disponible pour une langue que vous souhaitez
utiliser, vous pouvez créer votre propre dictionnaire supplémentaire.
Reportez-vous à Création de nouveaux fichiers dictionnaire supplémentaire et à
Modification d'un dictionnaire supplémentaire dans cette section.
Couleurs système
Utilisez l’option Couleurs système pour définir si les couleurs des boîtes de
dialogue de GroupWise sont contrôlées par le Panneau de configuration de
Windows ou par GroupWise. Par exemple, si vous utilisez l’utilitaire du Panneau
de configuration de Windows pour afficher vos fenêtres et boîtes de dialogue en
bleu, alors il en sera de même pour les fenêtres et les boîtes de dialogue de
GroupWise.
Les couleurs système sont affichées par défaut. Pour les supprimer, effectuez les
opérations suivantes :
46 Couleurs système
1
Sélectionnez la vue d’élément dans une liste locale de la fenêtre principale.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Couleurs système pour
désactiver cette fonction.
Si, par la suite, vous souhaitez restaurer les couleurs système, sélectionnez le menu
Visual., puis choisissez Couleurs système.
Définir la date
Utilisez Définir la date pour sélectionner la date d'une réunion, d'une note ou d'une
tâche.
1
Ouvrez une vue de rendez-vous, de note ou de tâche dans la fenêtre principale.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Définir la date pour ouvrir la boîte de
dialogue Définition de la date.
Vous pouvez sélectionner
une date en cliquant sur un
jour dans l’agenda mensuel.
Aujourd’hui vous permet de sélectionner
le jour en cours dans l’agenda mensuel.
Rappel automatique vous permet de planifier des
notes, des tâches ou des rendez-vous réguliers.
Les boutons comportant deux
flèches vous permettent de
sélectionner une année
antérieure ou postérieure.
Les boutons ne comportant qu'une flèche vous permettent
de sélectionner un mois antérieur ou postérieur.
3
Sélectionnez la date souhaitée, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Définition de la date et afficher cette date dans la vue.
4
Lorsque vous avez terminé la saisie de toutes les informations, cliquez sur
Envoyer ou sur OK.
Définir une alarme
Utilisez Définir une alarme pour configurer une notification d’alarme pour un
rendez-vous planifié.
Si vous avez sélectionné Activer l’alarme sur acceptation dans les préférences
Options d’envoi de rendez-vous, il est inutile de paramétrer une alarme pour
chaque rendez-vous que vous acceptez.
IMPORTANT : Notify doit être exécuté afin que les alarmes fonctionnent.
Paramétrage d’une
alarme
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Agenda, puis sur un
rendez-vous que vous avez déjà accepté.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis Définir une alarme.
Vous pouvez cliquer sur les
flèches d’incrémentation
pour modifier le nombre
figurant dans la zone de
texte Heures avant.
Vous pouvez cliquer sur les flèches
d’incrémentation pour modifier le nombre
figurant dans la zone de texte Minutes avant.
3
Entrez le nombre d’heures devant s'écouler entre la notification et le
rendez-vous.
4
Entrez le nombre de minutes devant s'écouler entre la notification et le
rendez-vous.
Définir la date
47
Si vous souhaitez, par exemple, être informé 10 minutes avant un rendez-vous,
entrez 0 heure, 10 minutes.
5
-
Paramétrage d’une
alarme devant lancer
un programme
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir une alarme et
retourner au rendez-vous.
Vous pouvez paramétrer une alarme afin d’ouvrir un fichier ou d’exécuter un
programme lors du déclenchement de l’alarme. Vous pouvez, par exemple,
paramétrer un rendez-vous pour enregistrer vos fichiers lorsque vous n’êtes pas au
bureau mais que votre ordinateur fonctionne.
1
Sélectionnez la liste locale Rendez-vous, puis un rendez-vous personnel.
2
Entrez toutes les informations y compris la date et l’heure de lancement du
programme. Reportez-vous à Rendez-vous.
3
Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Définir une alarme pour
ouvrir la boîte de dialogue Définir une alarme.
4
Entrez le chemin d’accès complet au programme que vous souhaitez lancer
dans la zone de texte Programme à lancer lors du déclenchement de l'alarme.
ou
Cliquez sur l’icône du dossier à côté de la zone de texte pour ouvrir la boîte de
dialogue Sélectionner un fichier.
5
Sélectionnez le programme que vous souhaitez lancer, puis cliquez sur OK
pour fermer la boîte de dialogue Sélectionner un fichier.
6
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Définir une alarme, puis
cliquez de nouveau sur OK pour planifier le rendez-vous.
Vous pouvez également lancer des macros en insérant un nom de macro comme
s'il s'agissait du programme à lancer.
Délégation
Utilisez Déléguer pour qu'un autre utilisateur exécute une tâche ou participe à un
rendez-vous à votre place. En outre, vous pouvez déléguer des notes ou des
éléments distribués. Lorsqu'une tâche est assignée à un service, son responsable
peut sélectionner Déléguer pour affecter cet élément à un utilisateur ou à un
groupe d'utilisateurs.
-
Délégation d'un
élément
48 Délégation
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou ouvrez une vue d’agenda, puis choisissez
l'élément que vous désirez déléguer.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis choisissez Déléguer pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
3
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses.
4
Cliquez deux fois sur le nom de l'utilisateur auquel vous souhaitez déléguer la
tâche ou le rendez-vous, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses.
5
Entrez les commentaires à l'attention du nouveau destinataire.
6
Sélectionnez Envoyer.
Lorsque l'utilisateur accepte l'élément délégué, l'initiateur de cet élément peut
visualiser son état dans la fenêtre Informations.
Exécution d'une tâche
déléguée
-
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou ouvrez une vue d’agenda, puis choisissez la
tâche qui vous a été déléguée.
2
Une fois cette tâche effectuée, cochez la case Effectué, puis sélectionnez
Fermer.
IMPORTANT : lors de la délégation d'un élément, l'expéditeur d'origine peut
cliquer sur Info dans la boîte Départ pour obtenir des informations sur cet élément.
Il peut visualiser, entre autres, le nom du destinataire de l'élément, de l'utilisateur
l'ayant délégué et de son mandataire, ainsi que l'heure et la date.
Informations
complémentaires
-
Utilisation de règles pour la délégation
Vous pouvez utiliser la fonction Règles pour déléguer une tâche ou un rendez-vous
vous étant envoyés, selon son niveau de priorité et son expéditeur.
En outre, vous avez la possibilité de créer une règle pour déléguer des éléments si
vous êtes en congé. Pour ce faire, reportez-vous à Règles.
Déplacement vers la date du jour
Utilisez l'option Aujourd’hui pour revenir à la date du jour dans une vue d'agenda
quotidien, hebdomadaire ou annuel.
Concepts
-
Vue d'agenda par défaut
Toutes les vues d'agenda affichent la date du jour par défaut. Toutefois, si vous
sélectionnez une autre date, puis que vous fermez la vue d'agenda, c'est la date du
jour qui apparaît lors de la prochaine ouverture de cette vue.
Déplacement vers la date du jour
49
-
Utilisation de la
commande
Aujourd’hui
1
Sélectionnez la liste locale Agenda, puis choisissez une vue d'agenda.
2
Dans la vue d'agenda, sélectionnez une nouvelle date pour y ajouter ou y
déplacer un rendez-vous, une note ou une tâche.
3
Cliquez sur le menu Visual., puis sur Aujourd’hui pour afficher à nouveau la
date du jour dans la vue d'agenda.
Déplacement vers une date
Utilisez l'option Aller à la date pour visualiser des notes, des tâches ou des
rendez-vous programmés à une certaine date.
-
Déplacement vers une
date spécifique
1
Dans la fenêtre principale, choisissez la liste locale Agenda, puis sélectionnez
une vue d'agenda.
2
Cliquez sur le menu Visual., puis choisissez Aller à la date pour ouvrir la
boîte de dialogue Aller à la date.
Vous pouvez vous déplacer
jusqu'à une date donnée en
cliquant sur un jour de
l'agenda mensuel.
Les boutons repérés d'une
flèche double vous
permettent de sélectionner
une année passée ou à venir.
Le bouton Aujourd'hui vous permet de revenir au
jour courant dans l'agenda mensuel.
Les boutons repérés d'une flèche simple permettent de
sélectionner un mois précédent ou à venir.
3
Sélectionnez la date de votre choix, puis cliquez sur OK pour fermer la boîte
de dialogue Aller à la date et afficher cette date dans la vue d'agenda.
Dictionnaire des synonymes
Utilisez le dictionnaire des synonymes pour rechercher des synonymes ou des
antonymes de mots de la zone de texte d’un élément que vous envoyez.
Le dictionnaire des synonymes constitue une application autonome. Vous pouvez
l’ouvrir sous GroupWise ou depuis le Gestionnaire de programmes de Windows.
-
Concepts
Entrées, références et sous-groupes
Lorsque le dictionnaire des synonymes propose des équivalents pour un mot, ils
sont organisés en entrées, en références et en sous-groupes.
50 Déplacement vers une date
Sous-groupe
Entrée
Référence
Une entrée est un mot qui peut être recherché dans le dictionnaire des synonymes.
Les mots qui suivent l’entrée sont divisés en noms (n), verbes (v), adjectifs (a) et
antonymes (ant), et sont appelés références. Une référence balisée à l’aide d’une
puce () est une entrée, qui, si elle est sélectionnée, affichera d’autres références.
Les références peuvent également être divisées en sous-groupes correspondant aux
différentes significations de l’entrée. Les sous-groupes apparaissent sous les
entrées.
Recherche de mots
dans le dictionnaire
des synonymes
-
Informations
complémentaires
1
Déplacez le point d’insertion vers le terme que vous voulez rechercher.
2
Sélectionnez le menu Outils, puis choisissez Dictionnaire des synonymes.
3
Sélectionnez les options de votre choix répertoriées dans la boîte de dialogue
Dictionnaire des synonymes. Les options sont décrites dans le tableau ci-après.
Avec l’option
Vous pouvez :
Dictionnaire
Changer de dictionnaire des synonymes.
Modifier
Modifier le contenu de la zone de texte Mot. Vous pouvez
couper ou copier du texte sélectionné de la zone de texte vers le
Presse-papiers, ou le coller du Presse-papiers vers la zone de
texte. Le fait de choisir Tout sélectionner vous permet de
sélectionner tout le texte de la zone de texte. Annuler annule la
dernière modification apportée dans la zone de texte.
Historique
Consulter une liste des entrées actuellement actives.
Aide
Accéder à l’aide en ligne pour le dictionnaire des synonymes.
Remplacer
Remplacer un terme de votre document par un terme du
dictionnaire des synonymes.
Rechercher
Rechercher une entrée sélectionnée ou un mot que vous
saisissez dans la zone de texte.
4
Pour rechercher un autre mot, cliquez dessus dans la liste des références.
5
Sélectionnez Fermer pour fermer le dictionnaire des synonymes et retourner à
votre document.
-
Déplacement parmi les colonnes
Pour vous déplacer d’une colonne à l’autre, cliquez sur les boutons fléchés gauche
et droit situés dans la partie inférieure gauche de la boîte de dialogue Dictionnaire
des synonymes. Pour faire défiler les références de mots, utilisez les barres de
Dictionnaire des synonymes
51
défilement situées à droite dans chaque colonne. Recherchez une entrée en cliquant
deux fois dessus.
Mot introuvable
Si le mot recherché ne figure pas dans le dictionnaire des synonymes, le message
« Mot introuvable » apparaît en bas de la boîte de dialogue.
Dictionnaire des synonymes multilingue
Le fichier principal du dictionnaire des synonymes, doté d’une extension .THS, est
également fourni avec une documentation multilingue et des modules de langues.
Distribution ordonnée
Utilisez la commande Distribution ordonnée pour envoyer une tâche ou un
message électronique à plusieurs personnes.
-
Concepts
Utilisation d’une liste de distribution ordonnée
Vous pouvez écrire une lettre, la joindre à un élément, puis la distribuer via votre
éditeur, votre superviseur direct et le superviseur de votre service afin qu’ils la
modifient, la commentent ou donnent leur accord. Vous pouvez vous ajouter
comme dernière personne sur la liste de distribution ordonnée afin de récupérer
l’élément ainsi que la copie finale de la pièce jointe révisée. Les listes de
distribution ordonnée sont utiles dans la mesure où lorsqu’un utilisateur marque un
élément comme étant effectué, l’élément est distribué à la personne suivante sur la
liste.
En tant qu’initiateur de l’élément distribué, vous pouvez vérifier l’état de
distribution de l’élément à partir de la fenêtre d’informations de votre boîte
Départ.
-
Création d’une liste de
distribution ordonnée
La zone de texte Dest.
devient la zone de
texte Itinéraire.
52 Distribution ordonnée
1
Cliquez deux fois sur Envoyer Message ou Tâche dans la fenêtre principale.
2
Cliquez sur le menu Envoi, puis sur Distribution ordonnée.
Traitement d’un
élément distribué
3
Si vous souhaitez que tous les utilisateurs recevant l’élément entrent un mot de
passe avant de le traiter, cliquez sur le menu Envoi, puis sur Options d'envoi.
Choisissez Opt. étendues, puis Mot de passe requis pour l’élément à
distribuer. Cliquez sur OK, puis cliquez de nouveau sur OK.
4
Sélectionnez Adresse
5
Cliquez deux fois sur les noms d’utilisateurs dans l’ordre où vous souhaitez
distribuer l’élément, puis cliquez sur OK.
6
Terminez de remplir l’élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis
cliquez deux fois sur l’élément distribué.
pour ouvrir le Carnet d’adresses.
-
La boîte de dialogue Elément routé apparaît. Cliquez sur OK pour continuer.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis Marquer Effectué.
Si l’expéditeur requiert un mot de passe pour accéder à l’élément, vous serez invité
à en donner un.
GroupWise envoie ensuite l’élément à la personne suivante sur la liste de
distribution ordonnée.
Modification d’une
pièce jointe à une
liste de distribution
ordonnée
3
Sélectionnez Fermer pour fermer l'élément.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis
cliquez deux fois sur l’élément distribué pour l’ouvrir.
2
Cliquez sur la pièce jointe dans la zone Joindre, sélectionnez le menu Fichier,
puis cliquez sur Ouvrir.
-
L’application associée à la pièce jointe lance et ouvre cette pièce jointe.
3
Effectuez les modifications souhaitées, puis enregistrez le fichier.
Le fichier est enregistré dans le répertoire de fichiers temporaires de votre unité de
disque dur. Ne modifiez pas le chemin d’accès au fichier sinon GroupWise ne peut
pas prendre en compte les modifications apportées à l’élément distribué.
4
Informations
complémentaires
Quittez l’application, puis cliquez sur Effectué dans la barre d’état de
l’élément distribué afin d’envoyer la pièce jointe modifiée à l’utilisateur
suivant.
-
Suppression d’un élément distribué
Si vous tentez de supprimer un élément distribué, une boîte de dialogue vous
informe que l’élément a été distribué. Si vous décidez de le supprimer quand
même, il n’est pas envoyé à l’utilisateur suivant. Vous devez marquer l’élément
comme étant terminé avant de le supprimer si vous souhaitez poursuivre sa
distribution.
Distribution ordonnée
53
Vérification de l’état de traitement
Si vous souhaitez vérifier si le destinataire d’une tâche distribuée a effectué cette
tâche, cliquez deux fois sur l’élément dans votre boîte Départ pour ouvrir la
fenêtre Informations. Consultez la colonne des opérations de la fenêtre afin de
visualiser l’état de l’élément (Distribué, Ouvert, Effectué, etc.). Reportez-vous à
Info.
Bertrand a marqué l’élément
comme étant effectué.
Judith n’a pas encore reçu l’élément.
Richard a reçu l’élément.
Si l’un des destinataires de la liste de distribution ordonnée utilise une version de
WordPerfect Office® antérieure à 4.0, GroupWise livre une copie de l’élément à
l’utilisateur, marque l’élément comme étant traité et le distribue à l’utilisateur
suivant.
Dossiers
Utilisez des dossiers pour classer et stocker les éléments entrants, sortants et vos
éléments personnels.
-
Concepts
Utilisation des dossiers
Si vous recevez des éléments concernant plusieurs sujets, projets ou personnes, il
est recommandé de créer des dossiers. Les dossiers vous permettent de classer
votre courrier et de faciliter la recherche des éléments dont vous avez besoin.
Vous pouvez faciliter le classement de votre courrier en créant des règles de tri.
Ces règles peuvent placer les éléments dans des dossiers en fonction du sujet, de
l'expéditeur (s'il s'agit d'un élément entrant) ou du destinataire (s'il s'agit d'un
élément sortant). Vous pouvez également lier une règle à un dossier. Par exemple,
vous pouvez créer un dossier d'archives : lorsque vous placez un ou plusieurs
éléments dans un dossier, une règle d'archivage classe ces éléments. Reportez-vous
à Règles.
Combinaison d'éléments dans un dossier
Les dossiers peuvent contenir différents types d'éléments. Les éléments entrants,
sortants et les éléments personnels peuvent tous être stockés dans le même dossier.
54 Dossiers
Ceci vous permet de conserver ensemble tous les éléments concernant un même
projet, une même personne, un même sujet, etc.
Structure de dossier
Vous pouvez attribuer à vos dossiers une structure hiérarchique de manière à ce
que chacun puisse contenir des sous-dossiers. Tous les dossiers que vous créez
sont des sous-dossiers du dossier racine.
Vous disposez d'un ensemble de dossiers. Votre liste de dossiers ne change pas,
même si vous pouvez l'afficher de différentes manières depuis les boîtes Arrivée et
Départ ou depuis une vue d'agenda. En suivant les étapes décrites dans cette
section, vous pouvez créer ou modifier des dossiers en ouvrant une vue d'agenda
plutôt que la boîte Arrivée ou Départ.
Dossier racine
Dans un dossier, la présence
d'une enveloppe indique que
celui-ci contient un élément
non ouvert.
Sous-dossier
Dans chacun des niveaux hiérarchiques, les dossiers que vous créez sont classés
par ordre alphabétique.
Si un dossier contient des sous-dossiers, un bouton + ou - apparaît à sa gauche.
Lorsque vous cliquez sur le bouton +, GroupWise développe le dossier pour faire
apparaître le niveau suivant. Pour ouvrir tous les niveaux de sous-dossiers,
appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur le bouton +. Pour fermer le dossier
et masquer tous les sous-dossiers, cliquez sur le bouton -.
Dossiers par défaut
GroupWise dispose de quatre dossiers par défaut. Le dossier contenant votre nom
est le dossier parent principal. Il comprend tous les autres dossiers. Le dossier
Boîte aux lettres contient les nouveaux éléments entrants ou sortants. Le dossier
Agenda contient les notes, les tâches et les rendez-vous entrants. Le dossier
Armoire contient les dossiers que vous créez. Il n'est pas possible de supprimer les
dossiers par défaut.
Création de dossiers
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ.
2
Pour ouvrir la boîte de dialogue Dossiers, cliquez sur le menu Fichier, puis
choisissez Dossiers.
Un dossier « parent »
est un dossier contenant
d'autres dossiers.
Dossiers
55
3
Sélectionnez le dossier parent du dossier que vous souhaitez créer.
Si vous n'en sélectionnez aucun, le nouveau dossier sera subordonné au dossier
racine.
-
-
Déplacement
d'éléments vers un
dossier
Liaison d'un élément à
plusieurs dossiers
4
Sélectionnez Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Nom du dossier.
5
Dans la zone de texte Nom du dossier, entrez le nom du dossier, puis cliquez
sur OK pour l'afficher dans la zone Liste des dossiers de la boîte de dialogue
Dossiers.
6
Cliquez sur OK pour revenir à la boîte Arrivée ou Départ.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ.
2
Développez vos dossiers à votre convenance en cliquant sur le bouton + situé à
côté de chacun.
3
Sélectionnez un élément dans la zone de liste Elément, puis faites-le glisser
jusqu'au dossier de votre choix.
La liaison d'un élément à un dossier vous permet de visualiser cet élément depuis
plusieurs dossiers. Par exemple, si vous disposez d'un élément concernant les
services Marketing et Personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing,
puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir l’élément à partir de
n'importe lequel des deux dossiers.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ.
2
Appuyez sur la touche Ctrl, puis faites glisser l'élément vers un autre dossier.
Vous pouvez supprimer les liaisons d'un élément en appuyant sur la touche Alt
tout en le faisant glisser vers un autre dossier.
-
Ouverture et
fermeture de dossiers
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ.
2
Si vous souhaitez développer la structure d'un dossier pour visualiser ses
sous-dossiers, cliquez sur le bouton + situé à sa gauche.
3
Pour afficher le contenu d'un dossier dans la zone de liste Elément,
sélectionnez-le.
GroupWise affiche les éléments que contient le dossier sélectionné.
56 Dossiers
Suppression d'un
dossier ou de son
contenu
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer, puis
sélectionnez Supprimer dans le menu local (QuickMenu™) pour ouvrir la
boîte de dialogue Suppression d'un ou de plusieurs dossiers.
Pour sélectionner plusieurs dossiers, appuyez sur la touche Maj tout en cliquant
dessus.
3
Sélectionnez Contenu seulement si vous souhaitez supprimer seulement le
dossier et les éléments qu'il contient.
ou
Sélectionnez Dossier(s) et contenu si vous souhaitez supprimer le dossier,
ainsi que tous les sous-dossiers et les éléments qu'il contient.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Suppression d'un ou de
plusieurs dossiers.
IMPORTANT : vous ne pouvez pas supprimer un dossier s'il est associé à une
règle. Vous devez supprimer ou modifier la règle avant de supprimer le dossier.
Informations
complémentaires
-
Dossiers et règles
Vous pouvez utiliser la fonction Règles pour classer plus facilement les éléments
dans vos dossiers. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour placer les
éléments envoyés par une même personne dans un dossier spécifique. Vous pouvez
également créer une règle qui va placer dans ce dossier les éléments que vous
envoyez à cette personne, de manière à ce que vous puissiez visualiser toute votre
correspondance avec elle. Reportez-vous à Règles.
Options du menu local
Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, un menu local
apparaît. Il contient certaines des options suivantes, selon le type du dossier :
Option
Description
Créer
Crée un dossier en dessous du dossier sélectionné.
Supprimer
Supprime le dossier sélectionné (à l'exception du dossier racine).
Renommer
Permet de renommer le dossier sélectionné (à l'exception du
dossier racine).
Afficher un
niveau
Développe le dossier sélectionné.
Afficher tous
les niveaux
Développe le dossier sélectionné et tous ses sous-dossiers.
Tout réduire
Réduit tous les niveaux du dossier sélectionné.
Réduire
Réduit les dossiers sélectionnés pour n'afficher que les
sous-dossiers du niveau inférieur.
Dossiers
57
Option
Description
Tout
sélectionner
Sélectionne le dossier racine et tous les sous-dossiers.
Aide
contextuelle
Affiche l'aide contextuelle.
Affichage de plusieurs dossiers
Vous pouvez appuyer sur la touche Maj ou la touche Ctrl tout en cliquant sur des
dossiers pour en afficher plusieurs simultanément. Sélectionnez le premier dossier
de la liste des dossiers à afficher, puis appuyez sur la touche Maj tout en cliquant
sur le dernier de la liste. Vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl et cliquer sur des
dossiers pour en afficher plusieurs qui ne sont pas contigus. Tous les dossiers en
surbrillance sont affichés.
Dossiers partagés et dossier des résultats de la recherche
GroupWise pour Windows 95TM comprend des dossiers pouvant être partagés par
plusieurs utilisateurs et d'autres qui exécutent une recherche prédéfinie à chaque
fois que vous les ouvrez. Ces types de dossiers ne sont pas disponibles dans la
version Windows 3.1 de GroupWise.
Editeur de vue GroupWise
Utilisez l'Editeur de vue GroupWise pour créer des vues d'éléments de groupe,
d'éléments personnels et d'agenda. L'Editeur de vue GroupWise est une application
distincte de GroupWise.
-
Concepts
Utilisation de l'Editeur de vue GroupWise
Chaque fois que vous ouvrez un nouveau message, un rendez-vous, une tâche, une
note, un message téléphonique ou votre Agenda, vous ouvrez une vue. Une vue est
un modèle destiné à la création d'éléments à envoyer aux autres utilisateurs ou à
vous-même. Une vue peut également être un modèle vous permettant de visualiser
les éléments que vous avez reçus, comme dans l'Agenda.
L'Editeur de vue GroupWise permet de créer des vues personnalisées que vous
pouvez envoyer aux autres utilisateurs ou utiliser pour visualiser votre Agenda.
Quelle que soit la version de GroupWise (Macintosh® ou Windows) utilisée par le
destinataire de la vue, son apparence reste identique. En revanche, si vous envoyez
la vue à un destinataire utilisant GroupWise sous DOS, le message apparaît dans
une vue de messagerie standard.
Voici quelques exemples :
58 Editeur de vue GroupWise
◆
Placez le logo de votre entreprise sur la vue de vos éléments.
◆
Créez une vue d'agenda comprenant la boîte Arrivée, ainsi que les listes de
rendez-vous, de tâches et de notes.
Création d'une vue
◆
Créez des éléments comprenant des cases à cocher, des listes locales, des listes
déroulantes, etc.
◆
Ajoutez à la vue un objet OLE pouvant être mis à jour chaque fois que vous
envoyez cet élément.
◆
Exprimez-vous à travers vos vues d'élément.
-
1
Ouvrez Editeur de vue GroupWise.
2
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez le type de vue que vous souhaitez
créer.
3
Dans la palette d'outils, choisissez des outils pour tracer des lignes, créer des
formes, du texte, etc.
4
Une fois que vous avez terminé la création d'une vue, cliquez sur le menu
Fichier depuis celle-ci, puis choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte de
dialogue Enregistrer la vue sous.
5
Entrez le nom de la vue dans la zone de texte Nom de fichier, puis sélectionnez
Enregistrer.
L'Editeur de vue GroupWise enregistre les vues que vous créez dans le répertoire
indiqué dans Emplacement des préférences de fichiers. Reportez-vous à
Paramétrage de l'emplacement des fichiers.
6
Cliquez sur le menu Fichier dans la barre de menus de la vue d'élément,
choisissez Caractéristiques pour attribuer un nom à la vue, puis cliquez sur
OK.
Lors de la prochaine utilisation de GroupWise, le nom de la vue doit apparaître
dans la liste locale de la fenêtre principale.
7
Dans la barre de menus de l'Editeur de vue GroupWise, cliquez sur le menu
Fichier, puis choisissez Quitter pour fermer votre vue et quitter l'Editeur de
vue.
ou
Cliquez sur la case du menu système, puis choisissez Fermeture pour fermer
la vue tout en laissant l'Editeur de vue ouvert.
Editeur de vue GroupWise
59
-
Informations
complémentaires
Aide de l'Editeur de vue GroupWise
Vous trouverez des informations détaillées sur l'Editeur de vue GroupWise dans
l'aide en ligne. Accédez à cette Aide à tout moment pendant une session de
l'Editeur de vue GroupWise. Pour de plus amples informations sur l'utilisation de
l'aide en ligne, reportez-vous à Aide.
Aide sur les palettes d'outils ◆ Lors de la création d'une vue, vous pouvez
obtenir une aide spécifique sur la palette d'outils ou sur n'importe quel outil de
la palette.
1
Cliquez sur un outil pour faire apparaître la palette d'outils.
2
Appuyez sur Maj+F1, puis cliquez sur la palette d'outils.
3
Indiquez le type de palette d'outils que vous êtes en train d'utiliser.
Une rubrique d'aide contenant une représentation graphique de la palette
d'outils apparaît.
4
Dans la rubrique d'aide, cliquez sur un outil pour faire apparaître une
description succincte de celui-ci.
Vous pouvez également cliquer sur le menu Aide, choisir Contenu, Aide
supplémentaire, puis Palettes d'outils pour accéder aux rubriques sur la
palette d'outils.
Utilisation des boutons d'aide ◆ Vous pouvez obtenir une aide spécifique sur
n'importe quelle boîte de dialogue. Par exemple, si vous avez besoin d'aide sur
la boîte de dialogue Caractéristiques d'affichage :
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Caractéristiques.
2
Sélectionnez le bouton Aide.
La rubrique d'aide décrit les options de la boîte de dialogue Caractéristiques.
Utilisation de Rechercher ◆ L'option Rechercher vous permet de rechercher
des rubriques d'aide à partir de mots-clés. Par exemple, si vous souhaitez
apprendre comment modifier la couleur de remplissage d'un élément dans une
vue :
1
Cliquez sur le menu Aide, puis choisissez Rechercher l'aide sur.
2
Entrez le mot-clé « couleur » dans la zone de texte, puis sélectionnez
Afficher rubriques.
Remarquez que deux rubriques d'Aide concernant la couleur apparaissent en
bas de la boîte de dialogue Rechercher.
3
Sélectionnez Outil de couleur de remplissage, puis choisissez Aller à.
Fermeture de l'Aide
1
60 Editeur de vue GroupWise
◆
Vous pouvez fermer une fenêtre d'Aide à tout moment.
Sélectionnez Fermer en haut de n'importe quelle fenêtre d'Aide.
Enregistrer
Utilisez la fonction Enregistrer pour stocker des éléments et des pièces jointes en
tant que fichiers sur votre disque dur, sur un répertoire de réseau personnel ou sur
une disquette.
Lorsque vous enregistrez un élément, la commande Enregistrer laisse l'élément
dans votre boîte Arrivée ou votre boîte Départ et enregistre une copie
supplémentaire sous forme de fichier texte à l'emplacement de votre choix. Si vous
enregistrez un élément que vous créez mais que vous n'avez pas envoyé, le
message est enregistré en tant que fichier texte (les pièces jointes ne sont pas
enregistrées).
Enregistrement d'un
élément
-
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale.
Vous pouvez également enregistrer de nouveaux éléments que vous créez et des
éléments de la corbeille.
2
Sélectionnez un élément dans la zone de liste Elément.
3
Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Enregistrer pour ouvrir la boîte de
dialogue Enregistrer les entrées de message.
Le fichier texte porte le même
nom que l'élément, sauf si
vous entrez un nouveau nom.
Vous devez sélectionner Changer pour
ouvrir la boîte de dialogue de sélection
des répertoires qui vous permet de
changer de serveur ou de répertoire.
4
Choisissez Changer pour enregistrer le fichier dans un autre répertoire ou
dans un autre serveur.
5
Cliquez sur OK si vous ne voulez pas attribuer un nouveau nom au fichier.
ou
Entrez un nouveau nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Si un fichier porte déjà le nom que vous avez entré, un message d'avertissement
apparaît et vous demande si vous voulez remplacer le fichier existant. Cliquez sur
Oui pour remplacer le fichier existant ou sur Non pour attribuer un nouveau nom
au fichier.
6
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Enregistrer les entrées
de message.
Enregistrer
61
-
Enregistrement d'une
pièce jointe
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale.
2
Sélectionnez les éléments comportant des pièces jointes que vous voulez
enregistrer.
Une icône représentant un trombone ou une icône d'élément distinguent les
éléments qui comportent des pièces jointes.
Pour marquer une série d'éléments ou de pièces jointes, sélectionnez le premier
élément de la série, appuyez sur Maj, puis sélectionnez le dernier.
Pour marquer plusieurs éléments ou pièces jointes qui ne se suivent pas, appuyez
sur Ctrl et sélectionnez les éléments désirés.
3
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte
de dialogue Enregistrer les entrées de message.
Les pièces jointes sont répertoriées dans la boîte de dialogue et apparaissent avec
un signe + au-dessous des éléments auxquels elles sont jointes.
Élément ordinaire
Pièce jointe
4
Sélectionnez une pièce jointe dans la zone de liste Eléments sélectionnés.
Le nom du fichier apparaît dans la zone de texte Nom de fichier.
5
Si vous voulez attribuer un autre nom au fichier, sélectionnez le nom du fichier
existant, puis entrez le nouveau nom.
Si le nom de fichier que vous avez attribué existe déjà, un message d'avertissement
apparaît et vous invite à remplacer le nom du fichier en cours.
Vous pouvez cliquer sur Oui pour remplacer le nom du fichier en cours ou sur
Non pour revenir à la boîte de dialogue Enregistrer les entrées de message pour
changer le nom du fichier.
6
62 Enregistrer
Sélectionnez Enregistrer, puis choisissez Fermer pour fermer la boîte de
dialogue Enregistrer les entrées de message.
Enregistrer la vue
Utilisez l'option Enregistrer la vue pour enregistrer une vue d'élément que vous
envoyez souvent ou pour enregistrer une vue que vous avez reçue.
Enregistrement d'une
vue
-
1
Sélectionnez une vue d'élément dans une liste locale de la fenêtre principale.
2
Remplissez les informations concernant la vue, ajoutez-lui une pièce jointe et
sélectionnez une option au choix.
3
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Enregistrer Visualiser pour
ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer - Vue.
Cette option vous permet
d'enregistrer votre vue
personnalisée avec le texte
dans les zones de texte.
Cette option vous permet d’enregistrer
votre vue personnalisée sans le texte
dans les zones de texte.
4
Entrez un nom dans la zone de texte Nom de fichier ou sélectionnez un nom de
fichier déjà attribué à une vue dans la zone de liste Nom de fichier.
5
Cliquez sur OK.
Si le nom de fichier que vous avez attribué à la vue existe déjà, un message
d'avertissement apparaît et vous demande si vous voulez remplacer la vue. Cliquez
sur Oui si vous voulez remplacer la vue, ou sur Non si vous voulez lui attribuer un
nouveau nom.
6
Entrez un nom de vue dans la zone de liste Nom. Ce nom apparaît dans une
liste locale de la fenêtre principale.
7
Cliquez sur OK.
8
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la vue d'élément.
Envoi
Utilisez Envoyer pour envoyer un message électronique ou téléphonique, pour
programmer un rendez-vous, affecter une tâche ou placer une note. Le processus
d’envoi est pratiquement le même pour tous les types d’éléments. Les différences
résident dans les options qui sont propres à chaque élément, comme la
planification d’une date dans un rendez-vous ou le remplissage de la zone de texte
Enregistrer la vue
63
Correspondant dans un message téléphonique. Si vous avez besoin de plus
d’informations concernant un type d’élément, reportez-vous à la section de
référence à cet élément. Cette section explique également les options propres à ce
type d’élément.
-
Envoi d’un élément
1
Choisissez l’élément que vous souhaitez envoyer à la fenêtre principale.
Vous pouvez, soit cliquer deux fois sur l’icône adéquate, soit choisir la vue de la
liste locale sous l’icône en question. Les deux méthodes vous permettent d’ouvrir
la vue de l’élément.
2
Si vous ne connaissez pas l'ID utilisateur des destinataires, sélectionnez
Adresse pour ouvrir le Carnet d’adresses, cliquez deux fois sur les noms pour
les placer dans la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK.
ou
Si vous les connaissez, entrez-les dans la zone Dest., en les séparant par une
virgule.
3
Entrez une explication dans la zone Objet.
4
Entrez un message dans la zone correspondante.
5
Si l’élément possède d'autres options, telles qu'un niveau de priorité ou une
date de début ou de fin, remplissez les zones de texte appropriées.
Reportez-vous à Rendez-vous, à Tâche, à Note ou à Message téléphonique pour
connaître les options disponibles pour chaque type d’élément.
6
Si vous souhaitez joindre un fichier, sélectionnez le menu Fichier, puis
Joindre un fichier. Choisissez le fichier dans la zone de liste Nom de fichier,
puis cliquez sur OK. Reportez-vous à Pièces jointes.
7
Si vous souhaitez modifier les options d’envoi, sélectionnez le menu Envoi,
puis Options d'envoi. Définissez les options souhaitées pour l’élément, puis
cliquez sur OK. Reportez-vous à Options d'envoi.
8
Lorsque vous avez terminé la préparation de l’élément, sélectionnez Envoyer.
Etagère
Utilisez l’étagère afin d’automatiser certaines de vos tâches. Vous pouvez placer
des vues, des applications, des macros et des fichiers sur l’étagère afin de pouvoir
les ouvrir rapidement. Vous pouvez faire glisser n'importe quelle icône de la
fenêtre principale sur l’étagère.
-
Concepts
Utilisation de l’étagère
L’étagère fonctionne comme le Gestionnaire de programmes Windows. Elle vous
permet de placer les applications, les fichiers de traitement par lot, les macros
GroupWise et les vues les plus utilisés à un endroit facilement accessible. Par
exemple, si vous préférez préparer des messages importants dans une application
64 Etagère
de traitement de texte plutôt que dans GroupWise, vous pouvez placer
l’application sur l’étagère afin d’y accéder facilement. D’autre part, si vous avez
deux vues d’agenda auxquelles vous vous référez souvent, vous pouvez les
combiner sur l’étagère afin de pouvoir les ouvrir toutes deux en même temps.
Placement d’une vue
sur l’étagère
-
1
Faites glisser l’icône Arrivée ou Départ sur l’étagère.
ou
Sélectionnez une vue dans l’une des listes locales de vues d'éléments dans la
fenêtre principale, puis faites glisser l’icône de cette fenêtre vers l’étagère.
Fermez la vue qui s'est ouverte.
Lorsque vous placez l’icône sur l’étagère, elle devient une icône d’étagère.
Vous pouvez ensuite cliquer deux fois sur l’icône d’étagère lorsque vous souhaitez
ouvrir la vue.
Suppression d’une
icône de l’étagère
1
Combinaison de vues
sur l’étagère
Lorsque vous combinez deux vues sur l’étagère, vous pouvez cliquer deux fois sur
l’icône de vue combinée afin d’afficher les deux vues en même temps. Vous
pouvez par exemple combiner les boîtes Arrivée et Départ afin de visualiser
rapidement les éléments entrants et sortants.
-
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône d’étagère afin d’afficher le
menu local, puis sélectionnez Supprimer pour supprimer l’icône de l’étagère.
-
1
Ouvrez deux fenêtres ou vues, ou davantage.
2
Organisez les fenêtres de la façon dont vous souhaitez qu’elles apparaissent
une fois ouvertes.
3
Réduisez les vues afin qu’elles apparaissent sous forme d’icône sur votre
bureau.
4
Faites glisser l'une des icônes de vue sur l’étagère.
Etagère
65
5
Faites glisser la deuxième icône de vue sur l’icône existante sur l’étagère.
6
Fermez les icônes de vue sur votre bureau.
Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, les vues
apparaissent sous forme d’icônes réduites. Cliquez deux fois sur chacune d'elles,
puis fermez les vues ouvertes. Désormais, lorsque vous cliquez deux fois sur
l'icône d'étagère, les deux vues apparaissent.
-
-
Ajout d’une
application sur
l’étagère
Modification des
caractéristiques des
icônes d’étagère
66 Etagère
Vous pouvez placer des fichiers, tels que des applications (.exe), des fichiers de
traitement par lots (.bat) et des fichiers de macro (.wcm), sur l’étagère, afin de
pouvoir facilement les lancer lorsque vous en avez besoin.
1
Ouvrez le Gestionnaire de fichiers Windows.
2
Faites glisser un fichier et placez-le sur l’étagère. Reportez-vous à Préférences
en matière d'associations.
1
Sélectionnez l’icône d’étagère dont vous voulez modifier les caractéristiques.
2
Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris afin d’afficher le menu local,
puis choisissez Caractéristiques pour ouvrir la boîte de dialogue
Caractéristiques de l'icône Etagère.
3
Placement de
l’agenda d’un autre
utilisateur sur votre
étagère
Apportez toutes les modifications voulues à l’icône d’étagère, puis cliquez sur
OK pour fermer la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère et
retourner à la fenêtre principale.
-
Si vous êtes mandataire d’un autre utilisateur et que vous devez gérer son emploi
du temps, vous pouvez créer une icône d’étagère ouvrant automatiquement la boîte
Arrivée ou l'agenda de cet utilisateur. Reportez-vous à Ressources.
1
Ouvrez la vue de l’agenda dans la fenêtre principale.
2
Cliquez sur Mandataire
, puis sélectionnez Mandataire pour ouvrir la
boîte de dialogue Mandataire.
3
Entrez l’ID de l’utilisateur si vous le connaissez.
ou
Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses, puis cliquez deux
fois sur l’ID utilisateur pour l’insérer dans la zone de texte ID utilisateur de la
boîte de dialogue Mandataire.
4
Cliquez sur OK.
5
Réduisez la vue du mandataire afin qu’elle apparaisse sous forme d’icône sur
votre bureau.
6
Faites glisser cette icône vers l’étagère.
7
Fermez l’icône de la vue du mandataire.
Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois,
l’agenda de l’autre utilisateur apparaît sous forme d’icône réduite. Cliquez deux
fois dessus, puis fermez la vue ouverte. Désormais, lorsque vous cliquez deux fois
sur l'icône d'étagère, l’agenda de l’utilisateur apparaît.
Enregistrement d’une
liste d’éléments filtrés
-
1
Cliquez deux fois sur l’icône Arrivée ou Départ.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis sélectionnez Filtre pour ouvrir la boîte de
dialogue Filtre. Reportez-vous à Filtrage.
3
Sélectionnez les options de filtre de votre choix, puis cliquez sur OK pour
fermer la boîte de dialogue Filtre.
4
Réduisez la boîte Arrivée ou la boîte Départ filtrée afin qu’elle apparaisse sous
forme d’icône sur votre bureau.
Etagère
67
5
Faites glisser l’icône réduite de la boîte Arrivée ou de la boîte Départ vers
l’étagère.
6
Fermez ces icônes.
Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, la boîte
Arrivée ou la boîte Départ apparaît sous forme d’icône réduite. Cliquez deux fois
dessus, puis fermez la boîte Arrivée ou la boîte Départ. Désormais, lorsque vous
cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, la boîte Arrivée ou la boîte Départ filtrée
apparaît.
Le filtre de la boîte Arrivée ou de la boîte Départ placée sur votre étagère ne
s’applique à aucune autre icône de ces deux boîtes.
-
-
Création d’une icône
de démarrage
Informations
complémentaires
Vous pouvez placer sur l’étagère une icône de démarrage contenant autant de vues
que vous le souhaitez. Lorsque vous démarrez GroupWise, toutes les vues de
l’icône de démarrage sont ouvertes.
1
Faites glisser vers l’étagère la vue que vous souhaitez ouvrir lors du démarrage
de GroupWise.
2
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Caractéristiques pour ouvrir la
boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône Etagère.
3
Entrez Démarrage dans la zone de texte Aspect.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Caractéristiques de l'icône
Etagère et retourner à la fenêtre principale.
Développement de l’étagère
Vous pouvez développer l’étagère pour visualiser davantage d’icônes en cliquant
sur le bouton Agrandir dans l'angle supérieur droit de la fenêtre principale.
Le bouton Restaurer remplace le
bouton Agrandir lorsque la
fenêtre est agrandie.
Sélectionnez le bouton Restaurer afin que l’étagère reprenne sa taille d’origine.
Icône réduite
Vous pouvez ouvrir n'importe quelle vue sous forme d'icône : cliquez avec le
bouton droit de la souris sur son icône dans l'étagère et choisissez
Caractéristiques. Sélectionnez Modifier, puis Réduire à l’utilisation.
68 Etagère
Fenêtre principale
La fenêtre principale vous permet d'ouvrir facilement les boîtes Arrivée et Départ,
la corbeille, n'importe quelle vue d'agenda, ainsi que toute nouvelle vue de
message, de rendez-vous, de tâche, de note ou de message téléphonique. Vous
pouvez également placer des vues ou des applications sur l'étagère dans la fenêtre
principale pour automatiser votre correspondance.
Concepts
-
Accès aux icônes et aux listes locales
La fenêtre principale apparaît lorsque vous démarrez GroupWise. Cette fenêtre
vous permet d'avoir accès à de nombreuses fonctions de GroupWise par
l'intermédiaire d'icônes et de listes locales.
Dans la corbeille, vous
pouvez visualiser des
éléments que vous avez
supprimés.
Dans les boîtes Arrivée
et Départ, vous pouvez
visualiser les éléments
entrants et sortants.
Agenda vous
permet d'ouvrir vos
vues d'agenda.
L’étagère vous permet de placer des
macros, des vues ou des applications
dans la fenêtre principale de façon à ce
que vous puissiez les ouvrir rapidement.
Ces boutons vous permettent
d’ouvrir des vues d’élément.
Les listes locales vous permettent de choisir la vue de groupe
ou la vue personnelle qu'ouvre chaque icône de vue d'élément.
Les listes locales situées sous les icônes affichent le nom de la vue ouverte par une
icône. Par exemple, si la liste locale Agenda affiche Semaine, la vue Semaine
apparaît lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône Agenda.
Vous pouvez choisir une autre vue à partir de la liste locale.
Ouverture d'un
nouvel élément
1
Retour à la fenêtre
principale
Si d'autres éléments sont ouverts, vous pouvez facilement revenir à la fenêtre
principale.
-
Pour ouvrir une nouvelle vue, choisissez l'élément voulu dans la liste locale
des vues d'éléments, dans la fenêtre principale.
ou
Pour ouvrir la vue en cours, cliquez deux fois sur un bouton d'icône renvoyant
à une vue d'élément.
-
1
Sélectionnez le menu Fenêtre dans un élément ouvert, puis cliquez sur
Fenêtre principale.
La fenêtre principale apparaît au premier plan par rapport aux autres éléments que
vous avez ouverts.
Filtrage
Utilisez Filtre pour afficher des éléments donnés. Par exemple, vous pouvez créer
un filtre affichant les éléments que vous avez déjà ouverts et acceptés.
Fenêtre principale
69
-
Concepts
Comment puis-je utiliser un filtre ?
Si vous recevez une quantité très importante d'éléments chaque jour ou si vous
devez laisser dans votre boîte Arrivée des éléments pour une durée illimitée, il
vous sera probablement difficile de les rechercher. L'option Filtre vous permet
d’afficher des éléments selon des critères spécifiques. En outre, vous pouvez
l'utiliser pour masquer des éléments susceptibles de vous encombrer. Un bon
exemple de masquage d'éléments est le filtre par défaut. Au lieu de remplir votre
boîte Arrivée d'éléments que vous avez déjà acceptés, ce filtre les masque de façon
à ce que vous n'ayez pas à les visualiser lors de la recherche d'un élément
important.
Filtrage d'éléments
L'option Filtre permet d'afficher les éléments selon les critères que vous avez
indiqués. Il ne les supprime pas ni ne les déplace. Si un élément n'apparaît pas, il
peut quand même se trouver dans votre boîte aux lettres. Si vous modifiez la
définition du filtre pour afficher tous les éléments et que l'élément n'apparaît pas, il
a été supprimé, archivé ou déplacé vers un autre dossier.
Filtrage d'une zone de liste
Vous pouvez filtrer la boîte Arrivée ou Départ, la liste des rendez-vous, des tâches
ou des notes, ou la corbeille. En général, le filtre ne fonctionne que dans la zone de
liste que vous avez choisie.
Si vous sélectionnez l'option Appliquer aux commandes de la vue de l’Agenda
de la boîte de dialogue Filtre, le filtre s'applique à toutes les zones d'une vue
d'agenda, qu'il s'agisse de zones de liste d'éléments ou de zones de liste de tâches,
de rendez-vous ou de notes. La case Appliquer aux commandes de la vue de
l’Agenda est grisée lors du filtrage de la boîte Arrivée ou Départ, ou de la
corbeille.
Sélection des options de filtrage
La boîte de dialogue Filtre vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez
afficher dans la zone de liste que vous filtrez. En outre, vous pouvez utiliser Filtre
pour ne faire apparaître que les éléments ayant certains attributs, par exemple les
éléments envoyés par un expéditeur donné ou à un destinataire particulier, ceux
qui contiennent des pièces jointes ou qui n’ont pas été marqués comme étant
effectués, etc.
Vous pouvez cocher les cases appropriées pour sélectionner les éléments, à
l'exception des zones de texte d'adresse et de la plage de dates. Les attributs de
sélection sont décrits ci-après.
Insertion d'un ou de plusieurs types d'éléments ◆ Type d'élément vous
permet de choisir les éléments que vous souhaitez afficher. Lorsque vous
sélectionnez un ou plusieurs types d'éléments, seuls les éléments cochés
apparaissent dans GroupWise.
Zones de texte d'adresse ◆ Ces zones vous permettent d'entrer les noms
utilisateurs indiqués dans les éléments que vous désirez spécifier dans la zone
de liste. GroupWise n'indique que les éléments contenant les noms utilisateurs
70 Filtrage
saisis dans les zones correspondantes. Les zones vides signifient que
GroupWise ne les utilise pas pour filtrer des éléments. Dans les zones de texte
du filtre, vous pouvez employer les opérateurs booléens & et | afin d'affiner ou
d'élargir le filtre.
Certains éléments sont constitués d'un plus grand nombre de champs que
d'autres. Si vous ne sélectionnez que l'un de ces éléments, par exemple un
message téléphonique, GroupWise affiche les autres zones de texte que vous
pouvez utiliser pour paramétrer le filtre.
Autres zones de texte de
message téléphonique
Le tableau ci-après décrit les éléments contenant des zones de texte
supplémentaires.
Elément
Autres zones de texte
Description
Rendez-vous
Lieu
Vous permet d'afficher les
rendez-vous planifiés dans un lieu
donné.
Tâche
Priorité
Vous permet d'afficher les tâches
ayant un certain niveau de
priorité.
Msg tél.
Société
Téléphone
Vous permet d'afficher les
messages téléphoniques d'une
personne ou d'une entreprise
donnée, ou un numéro de
téléphone.
Date ◆ La liste déroulante Date vous permet d'indiquer une plage d'heures pour
les éléments que vous souhaitez visualiser. Par exemple, si vous voulez
visualiser tous les rendez-vous que vous avez reçus après le même jour, vous
pouvez sélectionner Après le, puis entrer la date de début.
Date vous permet de choisir l'une des options A tout moment, Avant le, Le,
Après le ou Entre pour spécifier la plage d'heures désirée.
Filtrage
71
Option de date
Description
A tout moment
Vous permet d'afficher des éléments, quelle que soit la
date d'envoi ou la date à laquelle ils sont planifiés.
Avant le
Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés
avant une date précise.
Le
Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés
à une date précise.
Après le
Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés
après une date précise.
Entre
Vous permet d'afficher les éléments envoyés ou planifiés
à une date comprise entre deux dates précises.
Provenance ◆ Provenance vous permet de définir si les éléments indiqués sont
entrants ou sortants. Cette sélection est déjà effectuée lors du filtrage de la
boîte Arrivée ou Départ. Personnel vous permet de choisir d'afficher vos
éléments personnels, par exemple vos tâches, vos rendez-vous ou vos notes.
Etat de l’élément ◆ Statut vous permet d'indiquer les éléments ayant été
modifiés d'une certaine manière. Par exemple, vous pouvez afficher les
éléments ayant été ouverts mais non acceptés.
Les attributs d'état suivants sont organisés par paires : Ouvert et Non ouvert,
Accepté et Refusé, Effectué et Non effectué, et Personnel et Non personnel.
Lorsqu'aucun attribut n'est sélectionné, GroupWise spécifie les deux options.
Si un attribut est choisi, GroupWise désélectionne l'autre. Seules les options
Personnel et Non personnel sont admises pour le filtrage de la boîte Départ.
Type de pièce jointe ◆ Type de pièce jointe vous permet d'afficher les
éléments contenant un type de pièce jointe donné. Lorsqu'aucun type de pièce
jointe n'est sélectionné, GroupWise affiche l'élément, qu'il comporte ou non
une pièce jointe.
Priorité d’envoi ◆ Priorité d’envoi ne vous permet d'afficher que les éléments
envoyés auxquels un niveau de priorité donné a été affecté. Par exemple, vous
pouvez faire apparaître uniquement les éléments de priorité élevée.
Paramètres d’envoi ◆ Paramètres d’envoi vous permet d'afficher les éléments
constitués d'options d'envoi. Par exemple, vous pouvez faire apparaître
uniquement les éléments dans lesquels l'expéditeur a requis une réponse.
Les attributs d'état suivants sont organisés par paires : Réponse requise et Pas
de réponse requise, ainsi que Distribution ordonnée et Pas de distribution
ordonnée.
L'option Réponse requise permet à l'expéditeur de demander au destinataire de
lui répondre. Lorsque vous sélectionnez l'option Réponse requise de la boîte
de dialogue Filtre, seuls les messages électroniques et téléphoniques
apparaissent, car elle n'est disponible pour aucun autre type d'élément.
72 Filtrage
Distribution ordonnée vous permet d'afficher tous les éléments envoyés ou
reçus avec une liste de distribution ordonnée ou uniquement les éléments ne
comportant pas cette liste.
Filtrage d'éléments
-
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la
fenêtre principale, puis choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de
dialogue correspondante.
3
Sélectionnez les éléments et les options que vous désirez afficher dans la zone
de liste.
Si vous voulez enregistrer le filtre, choisissez Enregistrer pour ouvrir la boîte de
dialogue Enregistrement du filtre, puis entrez un nom dans la zone de texte Nom
de fichier. Cliquez ensuite sur OK.
Récupération d'un
filtre
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Filtre.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la
fenêtre principale, puis choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de
dialogue du même nom.
3
Sélectionnez Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Récupérer le filtre.
4
Sélectionnez le filtre que vous souhaitez récupérer dans la zone de liste Nom
de fichier ou indiquez le nom du fichier dans la zone de texte correspondante,
puis cliquez sur OK.
-
Le filtre apparaît dans la boîte de dialogue Filtre.
5
Installation d'une vue
filtrée sur l'étagère
Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
-
Vous pouvez enregistrer une vue filtrée sur l'étagère pour y accéder facilement.
Filtrage
73
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda, puis
choisissez la zone de liste que vous souhaitez filtrer.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Filtre pour ouvrir la boîte de
dialogue du même nom.
3
Sélectionnez les paramètres de filtrage désirés, puis cliquez sur OK pour
fermer cette boîte de dialogue.
4
Mettez la vue filtrée sous forme d'icône pour qu'elle apparaisse sur votre
bureau.
5
Déplacez cette icône vers l'étagère pour en faire une icône d'étagère.
6
Fermez l'icône.
Lorsque vous cliquez deux fois sur l’icône d’étagère pour la première fois, la vue
filtrée apparaît sous forme d'icône réduite. Cliquez deux fois dessus, puis fermez la
vue ouverte. A présent, lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'étagère, la vue
filtrée apparaît.
Icône d'étagère
-
Informations
complémentaires
Vue d'agenda
Dans une vue d'agenda, vous pouvez appliquer différents filtres à chaque zone de
liste. Pour ne filtrer que la zone de liste choisie, désélectionnez Appliquer aux
commandes de la vue de l’Agenda lors du paramétrage du filtre.
La zone de liste Rendez-vous
est filtrée pour afficher tous
les rendez-vous.
La zone de liste Tâches est
filtrée pour n'afficher que les
tâches de priorité élevée.
Réinitialisation du filtre
GroupWise restaure automatiquement la valeur par défaut du filtre lorsque vous
quittez la vue ou la fenêtre. En outre, vous pouvez utiliser les paramètres par
défaut de ce filtre via l'option Rétablir de la boîte de dialogue Filtre.
74 Filtrage
Filtres exemple
Les exemples suivants décrivent les filtres courants que vous pouvez utiliser. Les
illustrations représentent les sélections devant être effectuées dans le filtre.
Filtre par défaut de la boîte Arrivée ◆ Le filtre par défaut de la boîte Arrivée
est actif chaque fois que vous l'ouvrez. Il indique tous les éléments, à
l'exception de ceux ayant été acceptés. Lorsque vous acceptez un élément, il
n'apparaît plus dans la zone de liste Elément, mais il figure toujours dans la
zone de liste Agenda appropriée des vues.
Filtre de distribution ordonnée ◆ Le filtre de distribution ordonnée peut vous
permettre de surveiller des éléments que vous envoyez avec une liste de
distribution ordonnée. Vous avez la possibilité d'appliquer ce filtre à votre
boîte Départ de façon à rechercher rapidement les éléments envoyés avec une
liste. Pour surveiller l'état d'avancement, ouvrez la fenêtre Informations afin
d’afficher le nom de l'utilisateur en possession de l'élément.
Toutes les réunions pour un projet donné ◆ Si vous collaborez à un projet
pour lequel de nombreuses réunions doivent être organisées des jours
différents, utilisez Filtre avec une vue d'agenda pour n'afficher que les jours où
vous participerez aux réunions.
Dans la zone Exp., indiquez le nom de l'utilisateur ayant planifié les réunions
(tel qu'il apparaît dans la zone Exp. de l'élément). Si plusieurs personnes ont
planifié la réunion, indiquez tous les noms en les séparant par une virgule. Si
les réunions ont un objet commun, vous pouvez l'indiquer au lieu du nom de
l'expéditeur ou en complément. Si vous sélectionnez Appliquer aux
Filtrage 75
commandes de la vue de l’Agenda, vous pouvez également filtrer les notes
ou les tâches répondant aux critères spécifiés.
Toutes les réunions avant une date d'échéance ◆ Vous pouvez utiliser la
zone Date pour visualiser, dans la boîte Arrivée, tous vos rendez-vous avant
une date d'échéance. Sélectionnez la liste locale Date, puis cliquez sur Entre
pour afficher toutes les zones de texte de date. Entrez ensuite les dates de
début et de fin. Ne choisissez que le type d'élément Rendez-vous et
désélectionnez Refusé.
Groupe
Un groupe est un ensemble prédéfini d'ID utilisateur et de ressources. Les groupes
permettent d'adresser un élément à un groupe d'utilisateurs sans avoir à
sélectionner leurs noms dans le Carnet d'adresses lors de chaque envoi.
-
Concepts
Groupes personnels et groupes publics
GroupWise permet l'utilisation de deux types de groupes : les groupes personnels
et les groupes publics. Les groupes personnels sont ceux que vous créez et utilisez
vous-même. Etant donné que les définitions des groupes sont conservées dans
votre boîte aux lettres, vous en êtes le seul utilisateur possible.
76 Groupe
Les groupes publics sont crées par l’administrateur système. Ils sont stockés sur un
serveur auquel chaque utilisateur peut accéder, mais ne sont modifiables que par
l'administrateur de votre système.
Contenu des groupes
Les groupes peuvent comprendre des utilisateurs, des ressources, ainsi que d'autres
groupes. Vous pouvez entrer des ID utilisateur ou des ressources dans les zones de
texte Dest., CC et CM pour les ajouter au groupe. Ceci permet de déterminer si
l'utilisateur ou la ressource recevra un original ou une copie de l'élément lorsque
vous adresserez celui-ci au groupe.
Par exemple, si vous souhaitez que votre directeur reçoive une copie carbone de
tous vos rendez-vous, vous pouvez indiquer son nom d'utilisateur dans la zone CC
lors de la création du groupe. Chaque fois que vous utiliserez ce groupe, votre
directeur recevra une copie carbone de l'élément sortant.
Création d'un groupe
personnel
-
1
Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses.
2
Sélectionnez Créer/Modif. groupe>>.
3
Sélectionnez les ID utilisateur de votre choix, puis utilisez les boutons Dest.,
CC et CM pour les placer dans les zones Envoyer à, Copie carbone et Copie
masquée.
4
Si vous souhaitez inclure des ressources dans le groupe, sélectionnez
Ressources, puis cliquez deux fois sur les ressources de votre choix.
5
Si vous souhaitez inclure des noms ou des groupes que vous avez ajoutés à
votre carnet d'adresses personnel, sélectionnez Adresses personnelles, puis
cliquez deux fois sur les entrées de votre choix.
6
Sélectionnez Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe dans la boîte de
dialogue Enregistrement du groupe personnel qui apparaît, puis choisissez OK
pour fermer la boîte de dialogue.
7
Sélectionnez Adresses personnelles pour afficher la liste de groupe personnel
et vérifier que le groupe a bien été ajouté à la zone Liste.
8
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d'adresses.
Les groupes personnels que
vous avez créés apparaissent
dans la zone Liste.
Groupe
77
-
Modification d'un
groupe personnel
1
Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Carnet d'adresses.
2
Sélectionnez Créer/Modif. groupe>>.
3
Sélectionnez Adresses personnelles, puis choisissez dans la zone de liste le
groupe personnel que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur Modifier.
4
Cliquez deux fois sur les ID utilisateur que vous souhaitez supprimer dans les
zones Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée.
5
Sélectionnez ID utilisateur, choisissez les ID utilisateur que vous souhaitez
ajouter, puis utilisez les boutons Dest., CC ou CM pour les placer dans les
zones Envoyer à, Copie carbone, ou Copie masquée.
6
Sélectionnez Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe dans la boîte de
dialogue Enregistrement du groupe personnel, puis cliquez sur OK.
Un message d'avertissement apparaît si le nom que vous avez saisi dans la zone de
texte Nom du groupe existe déjà.
Choisissez Oui pour remplacer le groupe existant que vous venez de modifier, ou
Non pour attribuer au groupe personnel un autre nom.
CONSEIL : vous pouvez également faire glisser les noms d'utilisateur d'une zone
de texte d'adresse à une autre. Par exemple, si le nom de votre directeur figure
dans la zone CC mais que vous souhaitez désormais lui envoyer une copie
masquée, sélectionnez son ID utilisateur, puis faites-la glisser jusque dans la zone
Copie masquée.
-
Adressage d'un
élément avec un
groupe
Bouton de commande
des groupes publics
Bouton de commande
des groupes personnels
Zone de liste du
Carnet d'adresses
78 Groupe
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez une vue de groupe dans les listes
locales de vues d'éléments, puis choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet
d'adresses.
2
Choisissez Groupes publics ou Adresses personnelles.
3
Cliquez deux fois sur un groupe pour le placer dans la zone Envoyer à.
4
Informations
complémentaires
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et revenir à la vue d’élément.
-
Envoi de groupes personnels à d'autres utilisateurs
Une fois que vous avez créé un groupe personnel, il est possible que vous
souhaitiez le partager avec ses membres.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Nouveau message pour ouvrir
une vue de messagerie.
2
Sélectionnez Adresse, puis Adresses personnelles.
3
Sélectionnez le groupe personnel, puis Modifier pour placer ses ID utilisateur
dans la zone Envoyer à.
4
Cliquez sur OK pour revenir à la vue de messagerie.
5
Sélectionnez tous les noms figurant dans la zone de texte Dest., choisissez le
menu Edition, puis Copier.
6
Placez le point d'insertion dans la zone Message, cliquez sur le menu Edition,
puis choisissez Coller.
7
Sélectionnez Envoyer pour envoyer le groupe à tous ses membres.
ou
Dans la zone de texte Dest., entrez le nom des destinataires de votre choix,
puis choisissez Envoyer.
Une fois qu'ils ont reçu votre message, chacun des destinataires doit suivre la
procédure suivante :
1
Ouvrez le message.
2
Sélectionnez la liste d'utilisateurs dans la zone Message, choisissez le menu
Edition, Copier, puis Fermer.
3
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Nouveau message, cliquez
sur le menu Edition, puis choisissez Coller.
4
Sélectionnez Adresse, Enregistrer le groupe, entrez le nom du groupe, puis
choisissez OK.
Le groupe personnel est maintenant enregistré.
Impression
L'option Imprimer vous permet d'imprimer un élément affiché, y compris les
messages électroniques, les rendez-vous, les tâches, les notes, les messages
téléphoniques et les pièces jointes. Vous pouvez également imprimer votre agenda.
Pour en savoir plus, reportez-vous à Utilisation de l’option Impression de
l'agenda.
Impression
79
-
Impression d'éléments
sélectionnés
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille
ou sur Agenda.
2
Sélectionnez le ou les éléments à imprimer, cliquez sur le menu Fichier, puis
sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue d’impression.
Si l'élément comprend des pièces jointes, elles sont répertoriées sous cet élément
dans la zone de liste Eléments.
Si vous avez accès à l’application de création d’une pièce jointe, sélectionnez
Imprimer la pièce jointe depuis l'application associée lors de son impression. A
ce moment, cette application est exécutée, la pièce jointe est imprimée et vous
revenez automatiquement à GroupWise. Si vous n'avez pas paramétré d'option de
démarrage pour l'impression, il est possible que le fichier soit seulement chargé
dans l'application.
3
Sélectionnez le ou les éléments à imprimer, puis cliquez sur Imprimer pour
imprimer la sélection et fermer la boîte de dialogue d’impression.
Info
Utilisez Info pour suivre l'état des éléments que vous avez envoyés et pour obtenir
des informations sur ceux que vous avez reçus.
-
Concepts
Utilisation d'Info
Quand vous envoyez un élément, vous avez parfois besoin de savoir si le
destinataire l'a bien reçu et ouvert. Si l'élément était un rendez-vous, une tâche ou
une note, la fenêtre d'informations indique si l'élément a été accepté ou refusé. Par
exemple, si vous avez organisé une réunion, vous pouvez ouvrir la fenêtre
d'informations de cette réunion pour savoir qui a accepté ou refusé l'invitation. Si
un utilisateur a donné une explication sur son refus, son message apparaît
au-dessous de l'état Refusé.
Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez utiliser Info pour visualiser tous les
destinataires indiqués dans les zones Dest. et Copie carbone.
Options d'Info
La fenêtre d'informations affiche également les options que vous-même, ou
l'expéditeur, avez sélectionnées pour créer un élément. Pour de plus amples
80 Info
informations sur ces options, reportez-vous à la section Préférences concernant
l'élément qui vous intéresse.
Obtention
d'informations sur les
éléments reçus
-
1
Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée ou sur la corbeille dans la fenêtre
principale, puis sélectionnez un élément.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Informations pour ouvrir la
fenêtre d'informations.
3
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre
d'informations.
1
Cliquez deux fois sur la boîte Départ, puis sur un élément dans la zone de liste
Elément pour ouvrir la fenêtre d'informations.
2
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre
d'informations.
La zone Destinataires
mentionne les personnes
ayant reçu l’élément en
même temps que vous.
Les destinataires de
copie masquée ne sont
pas indiqués.
La zone Options
indique les options
utilisées lors de
l’envoi de l’élément.
Suivi des éléments
envoyés
-
Info
81
-
Changement de
l'affichage des
informations
1
Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée ou sur la boîte Départ, puis sur un
élément dans la zone de liste Elément pour ouvrir la fenêtre d'informations.
2
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre d'informations,
sélectionnez Visualisation, puis Brouillon, Normal ou Prévisualiser.
Lire
Utilisez la commande Lire pour visualiser le contenu des éléments indiqués dans
une vue d'agenda, dans la boîte Arrivée ou Départ, ou dans la Corbeille.
-
Lecture d'un élément
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou Agenda, dans la fenêtre
principale.
2
Dans la boîte Arrivée, la Corbeille ou la vue d'agenda, cliquez deux fois sur
l'élément.
ou
Dans la boîte Départ, choisissez l'élément, cliquez sur le menu Actions, puis
cliquez sur Lire.
Le nom de l’expéditeur
apparaît dans la zone Exp.
Votre ID utilisateur apparaît
dans l'une des trois zones de
texte d'adresse.
Le message apparaît
dans la zone Message.
Si vous avez reçu l'élément d'origine ou une copie carbone, votre nom utilisateur
apparaît dans la zone Dest. ou CC. S'il est affiché dans la zone CM, seuls vous et
l'expéditeur savez que vous avez reçu une copie de cet élément. Si vous l'avez
envoyé, votre nom apparaît dans la zone Exp.
3
-
82 Lire
Cliquez sur Fermer une fois l’élément lu.
Informations
complémentaires
Lecture de plusieurs éléments
Si vous lisez tous vos éléments, cliquez sur le menu Actions, puis choisissez Lire
suivant ou Lire précédent pour ouvrir respectivement l'élément suivant ou
l'élément précédent de la zone de liste.
Copie du texte d'un élément
Vous ne pouvez pas modifier le texte d’un élément que vous recevez. Cependant,
vous pouvez copier dans le Presse-papiers le texte sélectionné dans les zones
d'adresse, dans la zone Objet ou Message pour l'utiliser dans un autre élément ou
dans une autre application.
Liste d’accès
Utilisez la liste d’accès pour donner aux autres utilisateurs de votre bureau de
poste le droit de lire, de créer et de gérer des éléments et des outils (tels que les
règles) au sein de votre boîte aux lettres. Les utilisateurs auxquels vous accordez
des droits d’accès peuvent devenir vos mandataires.
Concepts
-
Qu’est-ce qu’un mandataire ?
GroupWise vous permet d’accorder des droits aux mandataires pouvant recevoir et
envoyer des éléments en votre nom. Vous pouvez, par exemple, accorder à un
autre utilisateur le droit d’accepter et de programmer vos rendez-vous. Cette
personne peut également recevoir une notification pour chacun de vos
rendez-vous. Vous recevrez également cette notification et les éléments acceptés et
programmés par votre mandataire apparaîtront dans votre boîte Arrivée, dans votre
boîte Départ et dans votre agenda.
Vous pouvez accorder à votre mandataire l’accès à tous les éléments de votre boîte
aux lettres ou limiter ses droits à la lecture ou à l’écriture d’un ou de plusieurs
types d’éléments, tels que les messages ou les notes. Les options d’accès sont
présentées dans les étapes ci-après.
Création d’une liste
d’accès
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue des préférences.
2
Cliquez deux fois sur Liste d’accès pour ouvrir la boîte de dialogue de la liste
d’accès.
3
Sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour ouvrir le Carnet d’adresses.
Liste d’accès
83
4
Cliquez deux fois sur les utilisateurs de la zone Liste dont vous souhaitez
autoriser l’accès à votre boîte aux lettres.
Les noms sont déplacés vers la zone Envoyer à.
5
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et ajouter les noms à la liste
d’accès.
6
Sélectionnez un nom d’utilisateur dans la zone Liste d’accès, puis les droits
d’accès que vous souhaitez accorder au mandataire. Choisissez Valider.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs noms, puis appliquer les droits
d’accès que vous avez choisis à tous les utilisateurs en même temps. Si vous
sélectionnez plusieurs utilisateurs, les zones grises indiquent que le paramètre est
sélectionné pour un ou plusieurs utilisateurs, mais pas pour tous.
Le tableau ci-après décrit les droits que vous pouvez accorder aux mandataires.
84 Liste d’accès
Droit d’accès
Accès autorisé
Lecture
Lecture des éléments reçus. Vous pouvez limiter
les droits en lecture aux messages électroniques
et téléphoniques, aux rendez-vous, aux notes ou
aux tâches.
Ecriture
Ecriture et envoi des éléments en votre nom.
Vous pouvez limiter ces droits aux messages
électroniques et téléphoniques, aux rendez-vous,
aux notes ou aux tâches.
Abonner aux alarmes
Réception de la même notification d’alarme que
celle des rendez-vous. Les mandataires ne
recevront les alarmes que s’ils ont sélectionné
Abonner aux alarmes dans les préférences de
Notification.
Abonner aux notifications
Réception d’une notification lorsque vous
recevez un élément. Les mandataires ne recevront
de notifications que s’ils ont sélectionné Abonner
à la notification dans les préférences de
Notification.
Droit d’accès
Accès autorisé
Modifier les
Préférences/Règles/Groupes
Modification des options de préférences de votre
boîte aux lettres. Les mandataires peuvent
modifier votre configuration GroupWise, ajouter
ou supprimer des mandataires, et changer les
droits de ces derniers dans votre liste d’accès.
Les mandataires peuvent aussi créer, modifier et
supprimer des règles et des groupes personnels.
Ils peuvent également exécuter des règles dans
votre boîte aux lettres. Si vous donnez à un
mandataire l’accès lui permettant de modifier vos
préférences dans la boîte de dialogue de la liste
d’accès, il peut changer votre mot de passe vous
empêchant ainsi d’accéder au système.
Archiver les éléments
Vous pouvez placer les éléments dans le
répertoire d’archives et les récupérer. Si vous
accordez au mandataire des droits d’archivage,
les éléments archivés par cet utilisateur peuvent
être stockés sur son disque dur. Vous n’avez
peut-être pas accès aux éléments archivés par le
mandataire.
Lire les messages personnels
Lecture de tout élément marqué comme étant
personnel.
7
Informations
complémentaires
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue de la liste d’accès et pour
retourner à la boîte de dialogue des préférences.
-
Mandataires et archivage
Si vous accordez à un mandataire des droits d’archivage, vous souhaiterez
peut-être préciser l’emplacement de son répertoire d’archives. S’il se trouve sur
son ordinateur, vous n’aurez pas accès aux éléments qu’il archive. Vous pouvez
résoudre ce problème si votre mandataire place l’archive dans un répertoire réseau
pour lequel vous avez tous deux un droit d’accès. Reportez-vous à Archivage et à
Paramétrage de l’emplacement des fichiers.
Accès utilisateur minimal
Lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue de la liste d’accès, vous remarquerez que
GroupWise contient une entrée dans votre liste d’accès pour l’option Accès
utilisateur minimum. GroupWise accorde un accès minimal à tous les utilisateurs
de votre système GroupWise. Ceci est utile si vous souhaitez définir des droits
d’accès de base à votre boîte aux lettres GroupWise pour tous les utilisateurs. Bien
que l’option Accès utilisateur minimum leur accorde des droits d’accès, vous
devez d’abord préciser ces droits. Pour les définir, sélectionnez Accès utilisateur
minimum, puis choisissez les droits voulus, comme vous le feriez pour un
mandataire.
Liste d’accès
85
Liste des dossiers : préférences
Utilisez la Liste des dossiers pour paramétrer l'affichage de vos dossiers dans les
boîtes Arrivée et Départ, ainsi que dans les vues d'agenda.
-
-
Concepts
Bien que la zone de liste Dossier affiche les mêmes dossiers dans les boîtes
Arrivée et Départ et dans les vues d'agenda, ceux-ci peuvent être affichés
différemment dans chaque fenêtre en fonction des paramètres par défaut que vous
avez sélectionnés dans Préférences de listes de dossiers. Vous pouvez également
modifier temporairement l'affichage de vos dossiers en les développant ou en les
réduisant dans les boîtes Arrivée et Départ, ou dans les vues d'agenda.
Reportez-vous à Dossiers.
Sélection des options
de liste des dossiers
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Dossiers pour ouvrir la boîte de dialogue Options de
listes de dossiers.
Affiche tous les dossiers
et les sous-dossiers.
Rétablit les paramètres par
défaut de GroupWise dans
Options de listes de dossiers.
Affiche uniquement le
dossier racine et le premier
niveau de sous-dossiers.
Affiche les dossiers dans la
même disposition que lors de
la précédente utilisation de
GroupWise.
3
Sélectionnez une option dans chaque zone de groupe.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de listes de dossiers,
puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Liste rapide
Utilisez la liste rapide pour définir la liste des répertoires et des fichiers que vous
employez le plus. Vous pouvez avoir recours à la liste rapide lorsque vous devez
accéder à ces répertoires et à ces fichiers, ou les modifier.
-
Création d'une liste
rapide ou ajout
d'éléments à une liste
rapide
1
Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une
pièce jointe ou Récupérer.
2
Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis Afficher la
liste rapide ou Afficher les deux listes.
3
Cliquez sur Liste rapide, puis sélectionnez Créer une entrée.
86 Liste des dossiers : préférences
CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit
de la souris, puis choisir Créer une entrée.
4
Si vous ajoutez un répertoire, indiquez-le dans la zone de texte
Fichier/Répertoire.
ou
Si vous ajoutez un document, entrez son nom et son chemin d'accès.
Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour inclure des types de fichiers
spécifiques. Reportez-vous à Caractères génériques dans Informations
complémentaires, plus loin dans cette section.
Utilisation de la liste
rapide
5
Saisissez une description du répertoire ou du nom de fichier (telle que
« Lettres commerciales » ou « Diaporamas »), dans la zone de texte
Description.
6
Cliquez sur OK pour ajouter l'élément à votre liste rapide.
7
Recommencez les étapes 3 à 6 pour ajouter d'autres éléments, puis cliquez sur
OK.
1
Si la liste rapide n'apparaît pas lors de l'ouverture d'une boîte de dialogue de
répertoire (telle que Ajouter une pièce jointe ou Récupérer), sélectionnez Liste
rapide, puis Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes.
-
CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste Répertoires avec le bouton
droit de la souris, puis sélectionner l'une des deux options.
2
Choisissez l'élément de la liste rapide que vous souhaitez utiliser. Si elle
contient un grand nombre d'éléments, vous pouvez cliquer dans la zone de liste
Liste rapide, puis entrer les premières lettres du nom de l'élément désiré pour
le rechercher rapidement.
3
Si un élément représente un répertoire, cliquez deux fois dessus pour visualiser
la liste des fichiers lui étant associés.
Cet élément de la liste rapide
représente le répertoire
c:\novell\grpwise\ofviews.
4
Sélectionnez le fichier voulu.
Liste rapide
87
-
Modification d'un
élément de la liste
rapide
1
Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une
pièce jointe ou Récupérer, et à avoir déjà créé une liste rapide.
2
Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis choisissez
Afficher la liste rapide ou Afficher les deux listes.
3
Sélectionnez l'élément de liste rapide que vous souhaitez modifier.
4
Choisissez Liste rapide, puis Modifier l’entrée.
CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit
de la souris, puis choisir Modifier l’entrée.
-
Suppression d'un
élément de la liste
rapide
5
Dans les zones de texte Fichier/Répertoire et Description, entrez les
nouvelles informations, puis cliquez sur OK.
1
Veillez à ouvrir une boîte de dialogue de répertoire, par exemple Ajouter une
pièce jointe ou Récupérer, et à avoir déjà créé une liste rapide.
2
Si la liste rapide n'apparaît pas, sélectionnez Liste rapide, puis Afficher la
liste rapide ou Afficher les deux listes.
3
Sélectionnez l'élément que vous souhaitez supprimer.
4
Choisissez Liste rapide, puis Modifier l’entrée.
CONSEIL : vous pouvez également cliquer sur la liste rapide avec le bouton droit
de la souris, puis choisir Supprimer l'entrée.
5
-
Informations
complémentaires
Cliquez sur Oui si vous êtes certain de vouloir supprimer cet élément.
Caractères génériques
Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour inclure des types de fichiers
spécifiques. Par exemple, si vous entrez c:\octobre\*.rpt, vous incluez tous les
fichiers du sous-répertoire OCTOBRE sous C:, qui portent l'extension .RPT. Si
vous saisissez c:\octobre\*.*, vous incluez tous les fichiers du sous-répertoire
OCTOBRE.
Impression de la liste rapide
Pour imprimer la liste rapide, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris,
sélectionnez Imprimer la liste rapide, puis Imprimer.
Macro
Utilisez des macros pour enregistrer des commandes pour l'exécution automatique
de tâches répétitives. Par exemple, vous pouvez créer une macro pour la mise à
jour de la note hebdomadaire de votre société ou pour l'envoi du bulletin
d'informations à tous les employés.
88 Macro
Langage des macros
Le langage des macros de GroupWise est basé sur des commandes. Ceci signifie
que GroupWise enregistre les résultats des séquences de touches, ou les sélections
effectuées avec la souris, au lieu d'enregistrer les séquences de touches
elles-mêmes. Par exemple, au lieu d'enregistrer chaque sélection d'un groupe
personnel Formation, opérée à l'aide de la souris, GroupWise enregistre
simplement la commande TextSetTo(ToText:"Formation"). Ces commandes sont
appelées des commandes produit.
Le langage macro de GroupWise comprend également des commandes de
programmation. Ces commandes vous permettent de créer des macros qui peuvent
répondre aux entrées des utilisateurs.
Enregistrement d'une
macro
-
1
Sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro, puis sur Enregistrer.
2
Entrez, dans la zone de texte Nom de fichier, un nom pour la macro à
enregistrer. GroupWise attribue pour vous l'extension .WCM au nom du
fichier.
3
Sélectionnez Enregistrer pour démarrer l'enregistrement de la macro.
4
Utilisez GroupWise de la même manière que vous le feriez habituellement.
GroupWise enregistre les commandes et le texte que vous saisissez au clavier, de
même que les sélections que vous opérez à l'aide de la souris. Si le pointeur de la
souris se transforme en « panneau d'interdiction », les actions que vous essayez
d'enregistrer doivent être réalisées à partir du clavier et non à l'aide de la souris.
5
Exécution d'une
macro
Pour arrêter l'enregistrement, sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro,
puis sur Arrêter.
-
L'exécution d'une macro revient à répéter les actions que vous avez enregistrées.
1
Sélectionnez le menu Outils, cliquez sur Macro, puis sur Exécuter.
2
Entrez dans la zone de texte Nom de fichier le nom de la macro que vous
voulez exécuter ou sélectionnez la macro dans les listes Unités, Répertoires et
Nom de fichier.
3
Sélectionnez Exécuter.
CONSEIL : pour exécuter une macro sans choisir Exécuter, vous pouvez
également cliquer deux fois sur son nom de fichier dans la liste des fichiers.
Modification d'une
macro
-
Les macros GroupWise sont des fichiers de documents que vous pouvez écrire,
modifier et enregistrer comme n'importe quel autre document texte. Bien qu'aucun
éditeur spécifique ne soit disponible dans GroupWise pour la modification de
macros, vous pouvez utiliser une zone de texte Message ou Note dans n'importe
quelle vue pour effectuer votre modification. En raison de la taille de sa zone de
texte Message, la vue Message développé constitue l'un des meilleurs endroits
Macro
89
pour modifier une macro GroupWise. Si vous possédez une version Windows ou
DOS de WordPerfect 6.0 (ou d'une version ultérieure), vous pouvez utiliser ses
fonctions de modification de macros pour écrire et modifier vos macros.
1
Sélectionnez Msg (grand format) dans la liste locale Message de la fenêtre
principale.
2
Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Récupérer.
3
Entrez le nom de la macro que vous voulez modifier dans la zone de texte
Nom de fichier ou sélectionnez la macro dans les listes d'unités, de répertoires
ou de fichiers. Pour ne visualiser que les macros dans la liste Nom de fichier,
saisissez *.wcm dans la zone de texte Nom de fichier.
4
Sélectionnez Ouvrir.
La macro est insérée dans la zone Message, même si le point d'insertion se trouve
dans les zones Exp. ou Dest.
5
Entrez de nouvelles commandes ou modifiez les commandes existantes.
CONSEIL : l'application d'une mise en forme, telle que l'utilisation d'espaces, de
caractères gras ou du soulignement, n'a aucune incidence sur la macro, mais elle la
rend au contraire plus lisible.
GroupWise insère automatiquement la commande Application lorsque vous
enregistrez une macro. Cette commande indique à la fonction Macro, que, sauf
indication contraire, les commandes contenues dans la macro doivent être
envoyées à GroupWise et non à une autre application.
6
Pour enregistrer la macro, sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur
Enregistrer.
Vérifiez que vous faites suivre le nom de la macro de l'extension .wcm.
7
90 Macro
Entrez le nom de la macro dans la zone de texte Nom de fichier, cliquez sur
OK, puis sélectionnez Oui si vous voulez remplacer une macro existante.
CONSEIL : vous pouvez également modifier une macro GroupWise dans
WordPerfect 6.0 pour Windows (ou dans une version ultérieure) dans Windows en
récupérant simplement la macro dans une fenêtre de document.
Compilation d'une
macro
-
Un compilateur de macros est utilisé pour compiler ou « traduire » des macros
pour que GroupWise puisse les exécuter. Les macros sont compilées lorsque vous
les exécutez.
Si vous recevez un message d'erreur pendant la compilation de la macro, vous
pouvez sélectionner Annuler compilation pour fermer la boîte de dialogue, ou
bien Continuer compilation pour vérifier si la macro contient d'autres erreurs.
Dans les deux cas, la macro ne pourra pas être exécutée ; toutes les erreurs doivent
d'abord être corrigées. Reportez-vous à Modification d'une macro dans cette
section.
Informations
complémentaires
-
Résolution des problèmes relatifs à une macro
Le compilateur est un outil très utile en cas de problème survenant sur une macro.
Si le compilateur repère une erreur, une boîte de dialogue contenant des
informations générales sur le problème apparaît. Cependant, le compilateur de
macros ne peut qu'essayer de « deviner » la fonction que doit accomplir la macro.
De ce fait, les erreurs indiquées par le compilateur ne peuvent parfois que suggérer
l'origine du problème, plutôt que d'identifier exactement le problème.
Aide en ligne relative aux macros
GroupWise comprend un guide en ligne portant sur les macros. Pour y accéder,
sélectionnez le menu Aide, puis cliquez sur Macros. Ce guide contient des
informations sur les commandes macros et sur leur syntaxe, avec des instructions
complémentaires et des exemples liés à l'utilisation des macros.
Commandes macro et syntaxe
Si vous créez des macros en sélectionnant des éléments avec la souris, les
commandes sont automatiquement insérées au bon format.
Pour que les macros saisies à partir du clavier puissent être exécutées
correctement, les commandes et leurs éléments doivent se suivre dans le bon ordre.
Cet ordre s'appelle une syntaxe. Pour que la syntaxe soit correcte, chaque
commande macro ne doit contenir aucune erreur d'écriture et comporter tous les
paramètres et séparateurs nécessaires, saisis dans le bon ordre.
Les commandes macro comportent trois parties : un nom de commande, des
paramètres et des séparateurs.
Nom de commande
Paramètre
Exemple : ViewOpenNamed(ViewName: ”Message développé”;Viewtype: Mail!)
Séparateur
Nom de commande ◆ Le nom de la commande indique la fonction exécutée.
Parfois, ce nom constitue le seul élément nécessaire à l'exécution d'une action.
Par exemple, CloseWindow() est un nom de commande complet parce que
Macro
91
GroupWise n'a pas besoin d'information supplémentaire ; le nom de la
commande ferme lui-même la fenêtre active.
Exemple : CloseWindow()
Paramètres ◆ Si GroupWise nécessite d'autres informations que le nom de la
commande, l'utilisation de paramètres est nécessaire. Le nom de la commande
correspond à une fonction. Les paramètres correspondent à des aspects d'une
fonction que vous pouvez modifier, ou à des sélections que vous pouvez
effectuer. Par exemple, la commande de récupération nécessite un paramètre
qui indique le fichier à récupérer. Les paramètres sont toujours inclus dans des
parenthèses.
Exemple : Récupérer (Nom de fichier: "C:\FAX.WCM")
Séparateurs ◆ Certaines commandes macro nécessitent plusieurs paramètres.
Les paramètres doivent généralement être placés dans le bon ordre (sauf
lorsque vous précisez des noms de paramètres) et doivent être séparés
correctement. Utilisez des points-virgules (;) pour séparer les paramètres entre
eux ; une chaîne complète de paramètres doit être incluse dans des
parenthèses. Par exemple, la commande ViewOpenedNamed nécessite deux
paramètres : le nom et le type de la vue.
Exemple : ViewOpenedNamed (ViewName: "Message développé";
ViewType: MESSAGE !))
Pour de plus amples informations, reportez-vous aux notions fondamentales
sur les macros dans le guide en ligne correspondant. Pour y accéder,
sélectionnez le menu Aide, puis cliquez sur Macros.
Reportez-vous à l'index des commandes de ce guide en ligne pour connaître la
syntaxe requise et obtenir une description des paramètres de toutes les
commandes macro dans GroupWise.
Mandataire
Utilisez la fonction Mandataire pour ouvrir la boîte aux lettres d’un utilisateur dont
vous avez obtenu les droits d’accès.
-
Concepts
Utilisation de Mandataire
Si vous occupez la fonction d’assistant administratif ou de réceptionniste, vous
êtes peut-être chargé d’accepter, de refuser et de fixer des réunions ou de traiter le
courrier électronique au nom de quelqu’un d’autre. La personne pour laquelle vous
jouez le rôle de mandataire peut vous octroyer les droits nécessaires à
l’accomplissement de l’ensemble de ces tâches. Par exemple, votre directeur peut
vous octroyer un accès en lecture/écriture à ses rendez-vous. Cet accès vous
permet de gérer son emploi du temps et de ses réunions, mais pas de lire son
courrier.
92 Mandataire
Si vous êtes le mandataire de plusieurs utilisateurs, vous pouvez ouvrir plusieurs
fenêtres, chacune contenant les éléments relatifs à un utilisateur.
A moins que vous ne travailliez en mode Client/Serveur, vous devez, pour agir en
tant que mandataire, avoir un compte dans le même bureau de poste que
l’utilisateur qui vous mandate.
Choix d’un mandataire
Si vous voulez qu’une personne soit votre mandataire, vous devez lui octroyer les
droits lui permettant d’accéder à la boîte de dialogue Liste d’accès. La personne
qui agira en tant que mandataire devra alors ajouter votre nom à sa liste de
mandataires. Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste d'accès.
Le fait de refuser le droit en lecture ou en création à un mandataire ne masque pas
les types d’éléments. Par exemple, si vous octroyez à un mandataire un accès en
lecture et en création pour tous les éléments à l’exception des rendez-vous, il peut
toujours voir les rendez-vous dans votre zone de liste Elément, mais ne peut pas
les lire. Cependant, si vous refusez des droits Marquer « Personnel », tous les
éléments marqués comme étant personnels de votre boîte aux lettres ne seront pas
visibles par votre mandataire.
Ajout d’un utilisateur
à votre liste de
mandataires
-
Vous pouvez sélectionner Mandataire depuis le menu Fichier dans toutes les
fenêtres ou cliquer sur Mandataire
dans la plupart des vues ou des fenêtres.
1
Cliquez sur Mandataire,
puis à nouveau sur Mandataire pour ouvrir la
boîte de dialogue correspondante.
2
Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses.
Le carnet d’adresses ne répertorie que les utilisateurs de votre bureau de poste.
Vous ne pouvez pas agir en tant que mandataire d’un utilisateur ne figurant pas
dans votre bureau de poste.
3
Dans la boîte de dialogue Liste d’accès, choisissez l’ID utilisateur de
l’utilisateur qui vous a octroyé des droits de mandataire.
L’utilisateur sélectionné apparaît dans la zone de texte ID utilisateur.
Mandataire
93
La zone de texte ID
utilisateur vous permet
de saisir les références
de l’utilisateur si vous
connaissez déjà l’ID
utilisateur correct.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Mandataire.
IMPORTANT : si l’utilisateur pour lequel vous agissez en tant que mandataire ne
vous a pas octroyé de droits d’accès en vous ajoutant à sa liste d’accès, un message
d’alerte vous informe que l’accès à cet utilisateur vous est refusé.
Lorsque le nom de l’utilisateur que vous venez d’ajouter à votre liste de
mandataires apparaît dans la barre de titre, vous avez accès à ses éléments à
l’intérieur de la fenêtre active uniquement. Vous pouvez ajouter autant de noms
d’utilisateurs que d’accès que vous avez obtenus. Chaque nom d’utilisateur
demeure dans votre liste de mandataires jusqu’à ce que vous quittiez GroupWise.
-
En tant que
mandataire
Vous pouvez sélectionner Mandataire depuis le menu Fichier dans toutes les
fenêtres ou, si vous êtes déjà le mandataire d’un utilisateur, vous pouvez afficher
son nom en cliquant sur Mandataire.
1
Cliquez sur Mandataire
dans la plupart des vues ou des fenêtres, puis
choisissez le nom de l’utilisateur pour lequel vous souhaitez jouer le rôle de
mandataire.
Si vous souhaitez n’ouvrir qu’une seule vue pour plusieurs utilisateurs, ouvrez une
copie pour chacun d’eux, puis répétez l’opération 1 en choisissant un utilisateur
différent pour chaque vue.
La liste Mandataire
apparaît toujours dans
l’angle inférieur gauche
de la fenêtre ou de la vue.
2
Lorsque vous souhaitez retourner à votre propre boîte aux lettres, cliquez à
nouveau sur Mandataire
-
Informations
complémentaires
94 Mandataire
, puis choisissez votre ID utilisateur.
Archivage d’éléments
Généralement, vous devez éviter d’archiver des éléments alors que vous agissez en
tant que mandataire pour un autre utilisateur. Si vous le faites, vous archiverez des
éléments depuis la boîte aux lettres de cet utilisateur vers votre répertoire Archive
spécifié. Dans ce cas, il n’aura pas accès à ces éléments archivés.
Si vous devez effectuer un archivage pour l’autre utilisateur, vous pouvez
envisager de placer le répertoire Archive dans une unité à laquelle aussi bien vous
(le mandataire) que l’utilisateur aurez accès. Pour en savoir plus, reportez-vous à
Paramétrage de l'emplacement des fichiers.
Marquer Effectué
Utilisez Marquer Effectué pour marquer les tâches ou les éléments distribués
comme étant effectués.
Marquage d'une tâche
comme étant
effectuée
-
Vous pouvez marquer des tâches lorsque vous les effectuez. Si vous marquez ainsi
une tâche, elle ne sera pas reportée au lendemain. Si, après avoir marqué une tâche
effectuée, vous vous apercevez que certaines parties de cette tâche ne sont pas
entièrement réalisées, vous pouvez ôter la marque. Les tâches non marquées sont
placées à la page du jour de votre agenda.
1
Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez une vue d'agenda
comprenant une liste Tâches.
2
Cochez la case non marquée se trouvant à côté de la tâche.
Une coche apparaît dans cette case pour indiquer que la tâche a été effectuée.
Tâche effectuée
Pour ôter la marque à une tâche effectuée, cochez de nouveau la case.
Marquage d'un
élément distribué
comme étant effectué
-
Lorsque vous marquez un élément distribué comme étant effectué, cet élément est
envoyé à la personne suivante dans la liste de distribution ordonnée.
IMPORTANT : vous ne pouvez pas ôter la marque à un élément qui a été
distribué.
1
Ouvrez l'élément distribué à partir de votre boîte Arrivée ou à partir d'une vue
d'agenda comprenant une zone de liste Elément ou une liste Tâches.
Marquer Effectué
95
2
Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer Effectué.
L'élément est distribué à la personne suivante dans la liste de distribution
ordonnée.
3
-
Informations
complémentaires
Sélectionnez Fermer pour fermer l'élément.
Contrôle de l'état d'un élément
Pour savoir si un destinataire a effectué la tâche qui lui a été assignée ou déléguée,
sélectionnez l'élément dans votre boîte Départ, choisissez le menu Actions, puis
cliquez sur Informations. Consultez la dernière colonne de la fenêtre
d'informations pour vérifier l'état de l'élément (Distribué, Ouvert, Effectué, etc.).
Reportez-vous à Info.
Marquage d'une tâche non ouverte comme étant effectuée
Dans la zone de liste Elément, sélectionnez une tâche pour la marquer comme
étant effectuée sans ouvrir l'élément. Sélectionnez le menu Actions, puis Marquer
Effectué.
Marquer « Personnel »
Utilisez Marquer « Personnel » pour empêcher les mandataires non autorisés à
ouvrir des éléments que vous envoyez ou que vous recevez. Les mandataires n'ont
pas accès aux éléments portant la marque « Personnel », sauf si vous spécifiez
qu'ils en ont le droit dans la boîte de dialogue Liste d’accès. Reportez-vous à Liste
d'accès.
Lorsque vous définissez un élément que vous envoyez comme étant personnel, ni
votre mandataire ni celui du destinataire ne pourront ouvrir cet élément sans
autorisation. Lorsque vous attribuez le caractère personnel à un élément que vous
recevez, cet élément ne pourra pas être ouvert par vos mandataires n'en ayant pas
l'autorisation, mais il pourra l'être par ceux de l'expéditeur.
-
Marquage des
éléments que vous
envoyez comme étant
personnels
96 Marquer « Personnel »
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez une nouvelle vue d'élément dans une
liste locale de vues d'éléments pour l'ouvrir.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer « Personnel ».
Une coche est située à
côté de la commande
Marquer « Personnel »
du menu Actions.
Marquage des
éléments que vous
recevez comme étant
personnels
3
Remplissez l'élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda, puis sur un élément.
2
Sélectionnez le menu Actions, puis cliquez sur Marquer « Personnel ».
-
Une coche apparaît à côté de la commande Marquer « Personnel » dans le menu
Actions.
3
Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé la lecture de l’élément.
Masquage de la fenêtre
Utilisez l'option Masquer la fenêtre pour masquer temporairement la fenêtre
principale.
Masquage de la
fenêtre principale
-
1
Assurez-vous qu'une vue autre que la fenêtre principale est ouverte.
2
Dans la fenêtre principale, cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez
Masquer la fenêtre.
3
Pour restaurer la fenêtre principale, cliquez sur le menu Fenêtre, puis
choisissez Fenêtre principale.
Masquage des menus
Dans une vue d'agenda ouverte, vous pouvez utiliser l'option Masquer pour
supprimer la barre de menus déroulants, ainsi que la légende de la fenêtre. Par
exemple, l'option Masquer est utile lorsque vous souhaitez afficher en permanence
une courte liste de rendez-vous et que vous n'avez pas besoin de la barre de menus
pour la modifier.
Masquage de la barre
de menus déroulants
-
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez la liste locale Agenda, puis choisissez
une vue d'agenda.
Masquage de la fenêtre
97
2
Cliquez sur le menu Visual., puis choisissez Masquer pour supprimer la barre
de menus déroulants dans la vue courante.
Si vous souhaitez afficher à nouveau la barre de menus dans la vue courante,
cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'arrière-plan de la vue ou sur la barre
d'état pour afficher le menu rapide, puis choisissez Masquer.
Menu Fenêtre
Utilisez le menu Fenêtre pour ouvrir la fenêtre principale, la boîte Arrivée, la boîte
Départ, l’agenda ou la corbeille, ou pour amener au premier plan toute vue
ouverte. Vous pouvez également utiliser ce menu pour organiser vos fenêtres et
vos icônes.
-
Concepts
Organisation de vos fenêtres ou de vos icônes
Vous pouvez sélectionner Réorganiser les icônes, Icôniser GroupWise et Tout
fermer pour organiser votre bureau.
Options du menu Fenêtre
Description
Réorganiser les icônes (fenêtre
principale uniquement)
Cette option distribue de façon égale les icônes
se trouvant sur l’étagère.
Icôniser GroupWise (fenêtre
principale et vues d’éléments)
Cette option réduit toutes les vues GroupWise
ouvertes, notamment la fenêtre principale.
Tout fermer (fenêtre principale et Cette option ferme toutes les vues GroupWise,
vues d’éléments)
notamment les vues réduites, sauf la fenêtre
principale.
Vues ouvertes multiples
Si vous avez plus de neuf vues GroupWise ouvertes, la commande Suite apparaît
en bas du menu Fenêtre. Le fait de sélectionner Suite fait apparaître la boîte de
dialogue Sélection de fenêtres qui répertorie toutes les vues ouvertes répertoriées.
Sélectionnez l'une des vues de la liste et cliquez sur OK pour la faire apparaître au
premier plan.
-
Ouverture d’une vue
1
Sélectionnez le menu Fenêtre, puis choisissez Fenêtre principale, Arrivée,
Départ, Agenda ou Corbeille.
Le nom de la fenêtre que vous ouvrez n’apparaît pas dans le menu Fenêtre. Par
exemple, si vous sélectionnez le menu Fenêtre dans la fenêtre principale, Fenêtre
principale n’apparaît pas dans le menu. Si vous sélectionnez le menu Fenêtre
dans n’importe quelle vue d’élément, Fenêtre principale apparaît dans le menu.
-
Déplacement d’une
vue au premier plan
Chaque fois que vous ouvrez une nouvelle vue, elle est ajoutée au menu Fenêtre.
1 Pour amener une vue ouverte au premier plan, sélectionnez le menu Fenêtre,
puis choisissez la vue.
98 Menu Fenêtre
Message téléphonique
Utilisez l'option Message téléphonique pour compléter et envoyer un message
concernant un appel téléphonique ou une visite au bureau. La vue de message
téléphonique comprend des zones de texte et des cases à cocher qui correspondent
au type d'informations figurant sur la plupart des comptes rendus d'appels
téléphoniques.
Envoi de message
téléphonique
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Message téléphonique.
Zones d'informations
du correspondant
Cases à cocher pour le message
Bouton d'icône Adresse
Zone du message
Bouton d'icône Pièce jointe
Bouton d'icône Mandataire
2
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses.
3
Cliquez deux fois sur l'ID utilisateur que vous souhaitez placer dans la zone
Envoyer à, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et insérer le
nom dans la zone Dest. du message téléphonique.
4
Dans les zones d'informations du correspondant, entrez les données
appropriées.
5
Cochez les cases concernant le message.
6
Entrez un message dans la zone correspondante, puis sélectionnez Envoyer.
L'élément est placé dans la boîte Arrivée de l'utilisateur dont le nom figure dans la
zone Dest. Il est également placé dans votre boîte Départ.
Lecture d'un message
téléphonique
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée.
Les messages téléphoniques sont repérés par une icône en forme de téléphone. Une
fois que l'élément a été ouvert, le combiné du téléphone est décroché.
Ce message téléphonique
a été ouvert.
Ce message téléphonique
n'a pas été ouvert.
Message téléphonique
99
-
Informations
complémentaires
2
Cliquez deux fois sur le message téléphonique que vous souhaitez ouvrir.
3
Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Fermer.
Confidentialité d'un message téléphonique
Si vous souhaitez éviter que vos mandataires puissent lire vos messages
téléphoniques, cliquez sur le menu Actions, puis sélectionnez Marquer
« Personnel » lors de la création ou de la réception de ces messages. A moins que
vous n’indiquiez dans la liste d’accès qu'ils y sont autorisés, les mandataires ne
peuvent pas accéder aux messages marqués du repère comme étant personnels.
Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste d'accès.
Liaison de fichiers et de commentaires vocaux
Vous pouvez joindre à un message téléphonique autant de fichiers et de
commentaires vocaux que vous le souhaitez. Pour en savoir plus, reportez-vous à
Pièces jointes et à Son.
Messages
Utilisez Message pour envoyer des messages, des pièces jointes, des sons et des
films à d'autres utilisateurs de GroupWise.
-
Concepts
Vue de message
La vue de message comprend différents outils qui peuvent vous aider à préparer et
à envoyer un message.
Boutons Joindre
Bouton d'icône Mandataire
-
Envoi d'un message
100 Messages
1
Choisissez la liste locale Message dans la fenêtre principale, puis sélectionnez
une vue de message.
2
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses.
3
Cliquez deux fois sur les ID utilisateur pour les déplacer dans la zone Envoyer
à.
4
Si vous souhaitez qu’un utilisateur reçoive une copie carbone ou une copie
masquée, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton CC ou CM.
Pour supprimer un nom des zones Envoyer à, Copie carbone ou Copie masquée,
cliquez deux fois sur ce nom.
5
Cliquez sur OK pour fermer le Carnet d'adresses et déplacer les noms dans les
zones d'adresse de la vue.
GroupWise insère les noms dans les zones d'adresses correspondantes dans
l'élément.
6
Entrez une description du message dans la zone Objet.
7
Saisissez le message dans la zone Message.
8
Si vous souhaitez modifier les options d’envoi du message, sélectionnez le
menu Envoi, puis cliquez sur Options d'envoi. Définissez les options
souhaitées, puis sélectionnez OK. Reportez-vous à Options d'envoi et à
Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques.
Vous pouvez joindre des fichiers et des commentaires vocaux à un message.
Reportez-vous à Pièces jointes et à Son.
9
Sélectionnez Envoyer.
GroupWise place l'élément dans la boîte Arrivée des utilisateurs dont la liste figure
dans les zones d'adresse et dans votre boîte Départ.
Lecture des messages
-
1
Cliquez deux fois sur la boîte Arrivée de la fenêtre principale.
Tous les nouveaux éléments que vous recevez sont placés dans le dossier Boîte
aux lettres. Lorsque vous ouvrez votre boîte Arrivée, ce dossier est sélectionné.
Une icône représentant une enveloppe identifie les messages électroniques.
Lorsque ces messages sont ouverts, l'icône représente une enveloppe ouverte.
Message ouvert
Message ouvert contenant
des pièces jointes
Message non ouvert
2
Cliquez deux fois sur le message que vous voulez lire.
3
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer pour fermer le message.
Nombre de jours entre les dates
Utilisez Nombre de jours entre les dates pour calculer l'intervalle de jours entre
deux dates.
Calcul de l'intervalle
de jours entre deux
dates
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Agenda.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis choisissez Nombre de jours entre les
dates pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
Nombre de jours entre les dates
101
L'intervalle de jours
entre deux dates apparaît
dans la zone Nombre de
jours entre les dates.
Cliquez sur les boutons
comportant deux flèches pour
reculer ou avancer d'une année.
Cliquez sur les boutons
comportant une flèche pour
reculer ou avancer d'un mois.
Informations
complémentaires
3
Cliquez sur la date souhaitée dans la zone Date de début de l'agenda.
4
Cliquez sur la date souhaitée dans la zone Date de fin de l'agenda.
5
Sélectionnez Calculer le nombre de jours entre pour afficher l'intervalle de
jours entre les dates de début et de fin.
6
Choisissez Annuler pour fermer la boîte de dialogue Nombre de jours entre
les dates.
Limites de date
Dans GroupWise, les dates de début et de fin sont limitées. Elles doivent être
comprises entre le 01/01/1970 et le 31/12/2106. Vous pouvez sélectionner Aller à
Date de début ou Aller à Date de fin pour ouvrir la vue d'agenda à la date
indiquée dans la zone Date de début ou Date de fin. Cliquez sur Calculer la date
de fin pour rechercher la date égale à la date de début plus l'intervalle de jours.
Cliquez sur Calculer la date de début pour rechercher la date égale à la date de
fin moins l'intervalle de jours.
Note
Utilisez Note pour envoyer un rappel lié à une date spécifique. Lorsque vous
envoyez une note à vous-même ou à un autre utilisateur, GroupWise la joint le jour
que vous avez spécifié. Par exemple, vous pouvez faire apparaître une note à une
date donnée pour vous rappeler un événement, tel qu'un anniversaire, un délai
arrivant à son terme, un jour férié, etc.
Pour envoyer une note, procédez comme pour l'envoi de tout autre élément. Les
différences résident dans les options qui sont propres à chaque élément (fixer la
date d'envoi d'une note). Dans cette section, vous découvrirez comment utiliser les
options propres à Note. Pour obtenir de l'aide sur l'envoi d'un élément,
reportez-vous à Envoi.
-
Concepts
Notes
Vous pouvez envoyer une note à vous-même, ainsi qu'à tout autre utilisateur de
GroupWise. Lorsque vous envoyez une note, celle-ci est placée dans votre boîte
Départ ; lorsque vous en recevez une, elle est placée dans votre agenda et dans
votre boîte Arrivée.
102 Note
Note personnelle
Une note personnelle est placée uniquement dans votre agenda. Elle n'apparaît
dans vos boîtes Départ ou Arrivée que si vous utilisez l'option Filtre.
Reportez-vous à Filtrage. Vous pouvez distinguer une note personnelle d'une note
de groupe par l'absence de zones d'adresse.
Fixation manuelle de
la date
-
Les boutons comportant une
seule flèche vous permettent
d'avancer ou de reculer d'un
mois à la fois.
Les boutons comportant
deux flèches vous
permettent d'avancer ou de
reculer d'un an à la fois.
Création d'une note
personnelle
Vous pouvez placer une note dans votre agenda à une date déterminée. Pour ouvrir
la boîte de dialogue Définition de la date, procédez comme suit :
1
Choisissez Note dans la fenêtre principale, puis sélectionnez une vue de note.
2
Cliquez sur le bouton Définir la date
.
Vous pouvez cliquer sur la date à laquelle
le rendez-vous doit avoir lieu.
Aujourd’hui réinitialise la date à celle du jour.
3
Sélectionnez la date souhaitée, puis cliquez sur OK.
4
Terminez votre note, puis sélectionnez Envoyer.
1
Choisissez la liste locale Agenda dans la fenêtre principale, puis cliquez sur
Vue du jour.
2
Cliquez sur la liste Notes, puis saisissez la note.
-
Une zone de texte apparaît dès que vous commencez la saisie.
3
Cliquez en dehors de la zone de texte pour placer la note dans votre agenda.
4
Pour modifier la note, cliquez deux fois dessus afin d'ouvrir une vue de note
personnelle.
Note
103
-
Informations
complémentaires
Indicateurs de notes
Comme l'indique le tableau ci-dessous, les indicateurs de notes figurant dans votre
boîte Arrivée ou dans votre agenda reflètent l'état de chaque note.
Indicateur
Description
(Boîte Arrivée uniquement)
Vous n'avez pas encore ouvert la note.
(Boîte Arrivée uniquement)
Vous avez ouvert la note.
L’élément apparaît en italique Il s'agit d'une note de groupe que vous n'avez
(Agenda uniquement).
pas encore acceptée ni refusée.
L’élément est répertorié en texte Il s'agit d'une note de groupe que vous avez
normal (Agenda uniquement).
acceptée.
(Liste de notes uniquement)
Marqué comme étant personnel.
Lorsque vous refusez une note, l'élément est placé dans la corbeille. Si vous
décidez par la suite d'accepter une note qui a été refusée, vous pouvez la restituer,
puis l'accepter. Reportez-vous à Acceptation, Refus et Corbeille.
Changement de la date d'envoi d'une note
Vous pouvez reporter la date d'envoi d'une note si vous aviez vous-même fixé la
date à l'origine. Reportez-vous à Agenda.
Délégation d'une note
Lorsqu'un utilisateur vous assigne une note, vous avez la possibilité de la déléguer
à un autre utilisateur. Lorsque vous déléguez une note, le destinataire et
l’expéditeur d'origine reçoivent une notification de la délégation. Reportez-vous à
Délégation.
Notes répétitives
Vous pouvez utiliser une vue de note pour planifier des notes répétitives. Par
exemple, vous pouvez créer une définition en utilisant l'option Rappel automatique
pour envoyer une note le troisième vendredi de chaque mois. Reportez-vous à
Rappel automatique.
Notify
Notify vous avertit lorsque vous recevez un élément dans votre boîte Arrivée ou
lorsqu’une alarme est déclenchée. Notify peut vous avertir de deux façons : une
boîte de dialogue apparaît, ou bien un son est émis lorsque vous recevez un
élément dans votre boîte Arrivée.
Vous pouvez recevoir des alarmes et des notifications pour un autre utilisateur si
celui-ci vous octroie ces droits dans la liste d’accès. Vous pouvez spécifier dans la
liste Notification que vous voulez recevoir des alarmes et des notifications.
Reportez-vous à Préférences de Notification et à Liste d'accès.
104 Notify
Exécution de Notify
-
Notify est conçu pour fonctionner en arrière-plan et sous forme d'icône quand vous
exécutez d'autres programmes. Lorsque vous recevez un message dans votre boîte
aux lettres, Notify voit le nouveau message et devient actif. Si vous ne recevez pas
de notification, il se peut que Notify ne soit pas exécuté.
Démarrage de Notify
1 Cliquez deux fois sur l'icône Notify dans le groupe de programmes GroupWise
se trouvant dans le Gestionnaire de programmes Windows.
Notify est lancé et mis en icône sur le bureau.
Démarrage de Notify lors du lancement de Windows
1 Faites glisser l'icône Notify du groupe de programmes GroupWise vers le
groupe de programmes de démarrage.
Chaque fois que vous lancez Windows, Notify est lancé et mis en icône sur le
bureau. Si vous quittez Notify, vous devrez ouvrir le groupe de programmes de
démarrage, puis cliquer deux fois sur l'icône Notify de GroupWise, ou bien vous
devrez relancer Windows.
Définition des options
de notification
-
La zone de groupe Notifier les éléments permet de définir rapidement des options
de notification pour chaque type d'élément en fonction des priorités élevée,
normale ou faible. Vous pouvez choisir de lire un son ou de faire apparaître la
boîte de dialogue Notification, en fonction de la priorité élevée, normale ou faible
de chaque élément. Par exemple, vous pouvez paramétrer des options de
notification différentes selon qu'il s'agit de messages hautement ou faiblement
prioritaires.
1
Cliquez sur l'icône Notify sur votre bureau, puis sélectionnez Préférences.
2
Cliquez sur l'onglet Notification (notification de tous les nouveaux messages
reçus), Alarmes ou Etat renvoyé (notification de tous les éléments que vous
envoyez).
3
Choisissez un type d'élément ou sélectionnez Utiliser les mêmes paramètres
pour tous les types.
4
Indiquez si vous préférez faire apparaître la boîte de dialogue, lire un son ou
lancer un programme en fonction des niveaux de priorité.
5
Choisissez Effacer tout pour réduire Notify.
6
Cliquez sur l'onglet Général pour définir la fréquence à laquelle Notify
recherche les nouveaux messages dans votre boîte aux lettres (intervalle
d'interrogation) et la durée d'affichage de la boîte de dialogue Notification
lorsqu'une alarme ou un message sont signalés.
Si l'intervalle d'interrogation n'est que de quelques secondes, cela aura pour effet
d'intensifier le trafic sur le réseau. Si vous n'avez pas besoin de recevoir
fréquemment des notifications, et pour alléger le trafic, vous pouvez prolonger
l'intervalle d'interrogation de plusieurs secondes.
Notify
105
7
-
Informations
complémentaires
Cliquez sur OK pour enregistrer ces options et fermer la boîte de dialogue
Notifier les préférences.
Pourquoi mon programme Notify ne fonctionne-t-il pas ?
Si votre programme Notify ne fonctionne pas, vérifiez les éléments suivants :
Vérifiez que le programme Notify est bien lancé ◆ Recherchez l'icône
Notify sur le bureau de Windows (il se peut que vous ayez besoin de mettre le
Gestionnaire de programmes en icône). Si l'icône ne se trouve pas sur le
bureau, Notify n'est pas en cours d'exécution. Vous devez démarrer Notify
pour recevoir des notifications. Pour lancer cette application chaque fois que
vous démarrez GroupWise, mettez l'icône Notify dans le groupe de
programmes Démarrage de Windows.
Vérifiez que votre nom d'utilisateur est correct ◆ Si votre nom d'utilisateur
ou vos initiales ne concordent pas avec celles définies dans GroupWise et dans
Notify, ce dernier ne fonctionne pas convenablement.
Pour vérifier le nom d'utilisateur, ouvrez Notify, cliquez sur l’icône Notify sur
votre bureau, puis sélectionnez A propos de. Vérifiez que votre nom
d’utilisateur est correcte et qu'il correspond à celui figurant dans la boîte de
dialogue A propos de GroupWise.
Si les initiales ne concordent pas, fermez Notify, démarrez GroupWise, puis
lancez Notify. Si cela ne fonctionne pas, cliquez sur l'icône Notify dans le
groupe de programmes de démarrage, puis appuyez sur les touches
Alt+Entrée. A la fin de la ligne de commande, entrez /u= et les initiales de
votre nom d'utilisateur, puis cliquez sur OK.
Vérifiez les préférences de Notify ◆ Si vous ne recevez pas de notification
pour un type d'élément particulier, mais que vous en recevez pour d'autres,
ouvrez Notifier les préférences (reportez-vous à Définition des options de
notification plus haut). Sélectionnez chaque type d'élément et vérifiez que les
options Afficher la boîte de dialogue et Lire le clip sonore sont sélectionnées.
Abonnez-vous à votre programme Notify ◆ Il se peut que vous ne vous
soyez pas abonné à votre propre programme Notify. Dans la fenêtre principale,
choisissez Fichier, puis sélectionnez Préférences. Cliquez deux fois sur
Notification. Si votre nom ne figure pas dans la liste de notifications,
sélectionnez Ajouter des utilisateurs, sélectionnez votre nom dans le carnet
d'adresses, puis cliquez sur OK.
En dernier ressort ◆ Si rien d'autre ne fonctionne, essayer de réinstaller
GroupWise et de redémarrer votre ordinateur. Si cela ne fonctionne pas,
contactez l'administrateur de votre système. Vérifiez que le répertoire de
travail se trouve au même emplacement que GroupWise.
106 Notify
OLE
Utilisez la fonction OLE (Liaison et incorporation d'objets) pour combiner des
informations créées dans d'autres applications Windows, dans une vue d'élément
ou dans un agenda de GroupWise. La fonction OLE dans GroupWise vous permet
d'inclure dans les éléments des graphes, des graphiques, des feuilles de calcul, des
clips sonores et de nombreux autres types d'informations.
Concepts
-
Comment puis-je utiliser l'OLE ?
GroupWise agit comme un conteneur OLE et prend en charge l'OLE de deux
façons. Une information OLE peut être jointe à tout élément que vous créez. Vous
pouvez également créer une vue GroupWise personnalisée qui contienne une zone
réservée aux informations OLE.
OLE vous permet d'inclure des fichiers pouvant être mis à jour par vous-même ou
par leur destinataire. Par exemple, vous pouvez effectuer un collage avec liaison
d'un objet OLE dans un message distribué. Tous les destinataires peuvent modifier
l'objet et l'envoyer avec un message. Au lieu d'attendre que le message
électronique vous soit renvoyé, votre copie de l'objet est mise à jour chaque fois
qu'un utilisateur le modifie.
IMPORTANT : certaines applications peuvent gérer l'OLE d'une autre façon que
les autres. Par exemple, WordPerfect 6.0 utilise une icône à la place de l'objet.
Exigences concernant la fonction OLE
Les destinataires désirant visualiser ou modifier des objets OLE doivent respecter
les obligations suivantes :
Ajout d'un nouvel
objet
◆
Le destinataire doit utiliser GroupWise pour Windows. Par exemple, un
destinataire utilisant GroupWise pour DOS ne peut pas visualiser les objets
OLE.
◆
Pour pouvoir mettre à jour un objet, le destinataire doit avoir accès au fichier
d'origine. Cela signifie que ce fichier doit se trouver sur le réseau et que son
chemin d'accès, y compris la lettre de l'unité, doit être le même pour vous et le
destinataire.
-
1
Sélectionnez une vue d'élément dans une liste locale de vues d'éléments, dans
la fenêtre principale.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Joindre un objet.
Les types d'objets disponibles sont répertoriés dans la boîte de dialogue Joindre un
objet. Cependant, la liste des objets change en fonction des applications que vous
avez installées.
Vous pouvez sélectionner Coller
pour joindre un objet OLE.
Vous pouvez sélectionner Coller avec
liaison pour joindre un objet OLE.
OLE
107
3
Choisissez le type de l'objet, puis sélectionnez Joindre nouveau pour ouvrir
l'application source.
4
Créez votre objet ou insérez un fichier existant. Pour de plus amples
informations, reportez-vous à la documentation de votre application source.
5
Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Quitter pour revenir à la vue
d'élément.
Cette étape peut différer en fonction de l'application source que vous utilisez. Pour
de plus amples informations, reportez-vous à la documentation de votre
application source.
-
Création d'un encadré
OLE dans une vue
6
Sélectionnez Oui pour mettre l'objet à jour et l'insérer dans votre vue
d'élément.
7
Terminez l'élément, puis sélectionnez Envoyer.
1
Ouvrez l'éditeur de vue GroupWise.
2
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez le type d'élément que vous
voulez.
3
Sélectionnez OLE dans la palette, puis faites glisser la zone pour lui donner la
dimension que vous voulez.
Pour de plus amples informations sur l'Editeur de vue GroupWise, sélectionnez
Aide, puis cliquez sur Contenu.
4
-
Insertion d'un objet
dans un encadré OLE
Ajoutez toute autre commande de votre choix à la vue, enregistrez la vue, puis
quittez l'Editeur de vue GroupWise.
Contrairement à un objet joint, un objet inséré dans un encadré OLE permet à son
destinataire de voir le véritable objet à l'ouverture de l'élément.
1
Ouvrez la vue d'élément OLE.
2
Cliquez sur l'encadré OLE, sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur
Joindre un objet.
3
Choisissez le type d'objet, puis sélectionnez OK.
L'application servant à créer l'objet est alors ouverte.
4
Créez votre objet ou insérez un fichier existant. Pour de plus amples
informations, reportez-vous à la documentation de votre application source.
5
Fermez l'application source.
L'objet est inséré dans l'encadré OLE. Pour envoyer l'objet dans la vue à plusieurs
reprises, vous devez enregistrer la vue (reportez-vous à Etagère). Si vous ne
108 OLE
voulez pas qu'un destinataire modifie la vue, sélectionnez Modifier, puis cliquez
sur Convertir en image statique.
Liaison d'un nouvel
objet
-
1
Ouvrez l'application serveur OLE et la vue d'élément à laquelle vous voulez
lier des informations (telles que WordPerfect pour Windows et une vue
d'élément GroupWise).
2
Sélectionnez les informations dans l'application serveur OLE que vous voulez
lier à une vue d'élément dans GroupWise et copiez-les dans le Presse-papiers.
Reportez-vous à Presse-papiers.
3
Ouvrez une vue d'élément, sélectionnez Modifier pour joindre l'objet du
Presse-papiers. Choisissez Joindre un objet, cliquez sur Joindre à partir du
Presse-papiers, puis sur Coller avec liaison.
Si le bouton de la commande Coller avec liaison est grisé dans le menu Edition, le
fichier dans l'application serveur OLE ne vous permet pas de coller les
informations avec une liaison. Pour de plus amples informations, reportez-vous à
la documentation de votre application serveur OLE.
L'objet est désormais inséré dans votre vue d'élément.
Rétablissement d'une
liaison
-
Généralement, une liaison est rompue lorsque vous changez le nom de fichier de
l'objet ou lorsque votre chemin d'accès au fichier diffère de celui de l'expéditeur. Si
une liaison est rompue, vous recevez le message suivant : « Les fichiers liés par
OLE ne sont pas disponibles. Modifier ces liaisons maintenant ? ». Dans
GroupWise, vous devez modifier le nom de fichier auquel l'objet est lié pour
rétablir la liaison.
1
Ouvrez l'élément qui contient l'élément collé et lié.
L'élément contenant l'objet collé et lié apparaît comme un élément accompagné
d'une pièce jointe.
Mise à jour d'une
liaison
2
Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Liaisons pour ouvrir la boîte
de dialogue Liaisons.
3
Sélectionnez l'objet que vous voulez reconnecter, puis cliquez sur Modifier
une liaison pour sélectionner le nom du fichier auquel vous voulez lier l'objet.
-
Vous pouvez mettre à jour un objet lié manuellement ou automatiquement. Dans
GroupWise, la mise à jour par défaut est automatique, de sorte que si vous mettez
à jour le fichier dans l'application serveur OLE, l'objet placé dans la vue d'élément
sera également mis à jour. Si la mise à jour de la liaison est manuelle, toutes les
modifications que vous apportez au fichier dans l'application source ne seront pas
reportées dans l'objet que vous visualisez dans GroupWise. Ces modifications ne
seront répercutées que si vous ouvrez ou modifiez l'objet.
Pour mettre à jour une liaison manuellement,
1
Ouvrez un élément dans votre boîte Arrivée contenant déjà un objet lié.
OLE
109
L'élément qui contient l'objet lié apparaît comme un élément accompagné d'une
pièce jointe.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis sélectionnez Liaisons pour ouvrir la boîte
de dialogue Liaisons.
3
Sélectionnez l'objet que vous voulez mettre à jour, puis cliquez sur Mise à
jour immédiate.
4
Cliquez sur OK pour revenir à la vue d'élément.
Options d'envoi
Utilisez Options d'envoi (dans le menu Envoi) pour remplacer les paramètres
d’Options d'envoi que vous avez définis dans Préférences. Seuls les paramètres de
l’élément que vous créez sont modifiés ; les paramètres par défaut que vous avez
définis dans Préférences restent les mêmes.
-
Sélection d’une option
d’envoi
1
Ouvrez une vue d’élément dans la fenêtre principale.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Options d'envoi pour ouvrir la boîte de
dialogue d'options d'envoi de la vue. Elle peut être différente selon la vue que
vous avez ouverte.
Vous pouvez sélectionner les options d’éléments suivantes :
110 Options d'envoi
Option
Eléments
concernés
Explication
Informations
sur l'état
Tous les éléments
Vous pouvez paramétrer l'état sur Aucune,
Distribution, Distribution et ouverture, ou
sur Informations complètes. Les
informations d’état que vous définissez
apparaissent lorsque vous ouvrez la
fenêtre d’informations pour suivre les
éléments que vous avez envoyés à d’autres
utilisateurs.
Priorité
Tous les éléments
Vous pouvez paramétrer la priorité sur
Elevée, sur Normale ou sur Faible.
L’icône de l’élément figurant dans la zone
de liste Elément apparaît en rouge lorsque
la priorité est élevée, dans la couleur que
vous avez définie par défaut pour la
priorité Normale et en gris pour la priorité
Faible.
Expiration
Messages
électroniques et
téléphoniques
Vous pouvez configurer la date
d'expiration sur Aucun(e) ou faire en sorte
que cet élément soit supprimé de votre
boîte Départ et de la boîte Arrivée du
destinataire après un certain nombre de
jours, si le destinataire n’a pas encore
ouvert l’élément.
Suppression
automatique
Messages
électroniques et
téléphoniques
Vous pouvez sélectionner Suppression
automatique si vous souhaitez qu’un
élément que vous avez envoyé soit placé
automatiquement dans la Corbeille une
fois que les destinataires ont supprimé
l’élément et s’en sont définitivement
débarrassés.
Avertir les
destinataires
Tous les éléments
Vous pouvez activer cette option afin
d’avertir les destinataires lorsque vous
envoyez un élément. Les destinataires
doivent exécuter Notify pour activer cette
option. Reportez-vous à Notify.
Options d'envoi
111
Option
Eléments
concernés
Explication
Notification
Tous les éléments
Vous pouvez recevoir une notification
lorsque l’élément que vous envoyez est
ouvert refusé, supprimé, ou effectué.
Utilisez les listes locales pour préciser si
vous souhaitez recevoir une notification,
un accusé de réception ou les deux. Si
vous choisissez l’accusé de réception, tous
les commentaires inclus dans les éléments
acceptés ou refusés seront inclus dans la
zone Message de l’accusé de réception
ainsi que dans la fenêtre d’informations de
votre boîte Départ.
Réponse
requise
Messages
électroniques et
téléphoniques
Vous pouvez sélectionner l’une de ces
options si vous souhaitez qu’une demande
de réponse apparaisse dans la zone
Message des éléments que vous avez
envoyés. Vous pouvez préciser un nombre
de jours. Si vous sélectionnez Aucun(e),
aucune demande de réponse n’apparaît
dans la zone Message.
Opt. Etendues
Tous les éléments
Pour obtenir une explication de l’option
Options d'envoi étendues, reportez-vous à
Préférences étendues.
3
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé le paramétrage des options pour
fermer la boîte de dialogue Options d'envoi.
Paramétrage de l'emplacement des fichiers
Utilisez les préférences relatives à l’emplacement des fichiers pour déterminer
l'emplacement de vos fichiers archivés, de vos vues personnalisées et enregistrées,
ainsi que des pièces jointes.
1
Sélectionnez le menu Fichier, choisissez Préférences, puis cliquez deux fois
sur Emplacement des fichiers pour ouvrir la boîte de dialogue Emplacement
des fichiers.
112 Paramétrage de l'emplacement des fichiers
Ce répertoire stocke vos
bases de données archivées.
Le répertoire de vues
personnalisées stocke les
vues créées dans l'Editeur
de vue GroupWise.
2
Entrez les chemins d'accès aux répertoires.
ou
Si vous ne savez pas où conserver les fichiers, cliquez sur le bouton de l'icône
du dossier situé à côté de chaque zone de texte pour ouvrir la boîte de dialogue
Sélectionner un répertoire. Sélectionnez ensuite les répertoires, puis cliquez
sur OK.
3
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Emplacement des fichiers,
puis sélectionnez Fermer pour fermer celle intitulée Préférences.
Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques
Utilisez Préférences de messagerie électronique/téléphone pour préciser la manière
dont vous voulez envoyer tous vos messages électroniques et téléphoniques. Vous
pouvez ignorer ces paramètres lorsque vous créez un message électronique ou
téléphonique en utilisant Options d'envoi. Dès lors, les paramètres par défaut que
vous avez spécifiés dans Préférences de messagerie électronique/téléphone sont
modifiés dans tous les nouveaux messages électroniques et téléphoniques que vous
envoyez.
Paramétrage des
options d'envoi de vos
messages
électroniques et
téléphoniques
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Msg/Msg tél. pour ouvrir la boîte de dialogue Options
d'envoi par messagerie électronique et par téléphone.
Vous pouvez sélectionner les options de messages électroniques et téléphoniques
suivantes :
Option
Explication
Informations
sur l'état
Vous pouvez paramétrer l'état sur Aucune, Distribution,
Distribution et ouverture ou sur Informations complètes. Les
Paramétrage des messages électroniques et téléphoniques
113
Option
Explication
informations d'état que vous spécifiez apparaissent lorsque vous
ouvrez la fenêtre d'informations pour suivre les messages
électroniques ou téléphoniques envoyés à d'autres utilisateurs.
Priorité
Vous pouvez paramétrer la priorité sur Elevée, Normale ou sur
Faible. L’icône de l’élément figurant dans la zone de liste Elément
apparaît en rouge si la priorité est élevée, dans la couleur par
défaut si elle est normale et en gris si elle est faible.
Expiration
Vous pouvez configurer la date d’expiration sur Aucune ou faire en
sorte que cet élément soit supprimé de votre boîte Départ et de la
boîte Arrivée du destinataire après un certain nombre de jours, si le
destinataire n’a pas encore ouvert l’élément.
Suppression
automatique
Vous pouvez sélectionner Suppression automatique si vous voulez
qu'un élément envoyé soit automatiquement placé dans la corbeille
une fois que l'ensemble des destinataires ont supprimé cet élément
et qu'ils ont vidé leur corbeille.
Avertir les
destinataires
Vous pouvez activer cette option afin d’avertir les destinataires
lorsque vous envoyez un élément. Les destinataires doivent
exécuter Notify pour activer cette option. Reportez-vous à Notify.
Notification
Vous pouvez recevoir une notification lorsque l’élément que vous
envoyez est ouvert, supprimé ou effectué. Utilisez les listes locales
pour préciser si vous souhaitez recevoir une notification, un accusé
de réception ou les deux.
Réponse
requise
Vous pouvez sélectionner une de ces options pour afficher une
demande de réponse dans la zone Message d'un élément que vous
envoyez. Vous pouvez préciser le nombre de jours au cours
desquels vous souhaitez obtenir une réponse. Si vous sélectionnez
Aucune, aucune demande de réponse n’apparaît dans la zone
Message.
3
Après avoir paramétré ces options, cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Options d'envoi par messagerie électronique et par téléphone.
4
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Paramétrage des notes
Utilisez Options d'envoi de notes dans Préférences pour définir les modalités
d'envoi de toutes vos notes. Lorsque vous créez une note, vous pouvez sélectionner
Options d'envoi pour modifier les modalités d'envoi de cette note uniquement.
-
Paramétrage des
options de notes
114 Paramétrage des notes
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Note pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d'envoi
de notes.
Les informations que vous
spécifiez, relatives à l'état
des notes que vous envoyez,
apparaissent dans la
fenêtre d'informations.
L'icône de l'élément dans la zone de
liste Eléments apparaît en rouge si la
priorité est élevée, dans la couleur par
défaut si la priorité est normale, et en
gris si la priorité est faible.
Utilisez les listes locales
pour spécifier si vous
voulez recevoir une
notification, un accusé de
réception, les deux, ou
bien aucune notification.
Vous pouvez sélectionner cette option
pour notifier les destinataires de l'envoi
d'un élément. Ils doivent exécuter Notify
pour que cette option soit disponible.
3
Sélectionnez les options souhaitées.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue d'options d'envoi de notes.
5
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Pièces jointes
Utilisez Pièces jointes pour insérer un fichier dans un élément, encapsuler des
messages et incorporer ou lier des éléments OLE. Reportez-vous à OLE.
Concepts
-
Options
Les pièces jointes peuvent être visualisées, imprimées, ouvertes ou enregistrées.
Elles peuvent également être ajoutées, supprimées ou modifiées. Vous avez la
possibilité d’inclure dans un élément tout type de fichier, par exemple des fichiers
texte, des graphiques, des programmes, des feuilles de calcul, des fichiers son, etc.
Dans la boîte Arrivée, vous pouvez voir si un élément contient une pièce jointe
grâce à l’icône représentant un trombone située à côté de l'icône de l'élément, dans
la zone de liste Elément. Un haut-parleur apparaît à côté de l’icône des éléments
comportant des commentaires vocaux ou des éléments envoyés via GroupWise
PhoneAccess.
Comparaison des fonctions Pièces jointes et Récupération
Pièces jointes et Récupération correspondent à des fonctions différentes de
GroupWise. Pièces jointes vous permet d’insérer un fichier avec un élément, mais
la pièce jointe n’apparaît pas dans la zone de message de cet élément. Un fichier
joint conserve tous ses codes de formatage. Vous pouvez ouvrir la pièce jointe ;
l’application associée au format du fichier est lancée. Reportez-vous à Préférences
en matière d’associations.
Récupération vous permet d’ouvrir un fichier texte dans la zone de message d’un
élément. Ainsi, vous pouvez créer un message dans un autre traitement de texte.
Cependant, certains codes de formatage peuvent être perdus lors de la récupération
du fichier.
Jointure d’un fichier
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste locale des vues d’éléments, puis
sélectionnez-en une qui possède une pièce jointe.
Pièces jointes
115
2
Choisissez Joindre
3
Cliquez sur Joindre un fichier pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
4
Dans la zone de texte Nom de fichier, saisissez le nom du fichier si vous le
connaissez déjà, ou sélectionnez-le dans la zone de liste.
5
Si vous désirez afficher le fichier joint, cliquez dessus, puis sur Visualiser.
6
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la fenêtre de
visualisation.
7
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Joindre un fichier.
pour ouvrir la boîte de dialogue Pièces jointes.
L’option de visualisation
vous permet de visualiser
un fichier avant de le
joindre à un élément.
Le fichier joint apparaît dans la zone de liste Pièces jointes.
8
-
Ouverture d’une pièce
jointe
Cliquez sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue Pièces jointes et
retourner dans l’élément.
Si vous désirez visualiser une pièce jointe sans l’ouvrir, reportez-vous à
Visualisation d’une pièce jointe, plus loin dans cette section.
1
Ouvrez une vue contenant une pièce jointe.
2
Choisissez Fichier, puis Pièces jointes.
3
Sélectionnez la pièce jointe, puis Ouvrir.
Le fichier est ouvert via le programme qui lui est associé. S’il ne s'ouvre pas, vous
pouvez être amené à définir une association pour ce fichier. Reportez-vous à
Préférences en matière d’associations.
116 Pièces jointes
Visualisation d’une
pièce jointe
-
1
Ouvrez une vue contenant une pièce jointe.
2
Cliquez deux fois sur la pièce jointe à visualiser pour lancer la visionneuse.
Pour de plus amples informations sur la visionneuse, reportez-vous à Visionneuse.
Pour enregistrer la pièce jointe, reportez-vous à Enregistrer.
Impression des pièces
jointes reçues
-
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée.
2
Dans la zone de liste Elément, cliquez deux fois sur l’élément contenant la
pièce jointe.
3
Activez le menu Fichier, puis choisissez Imprimer pour ouvrir la boîte de
dialogue Imprimer.
4
Dans la zone Eléments, sélectionnez l’élément à imprimer, puis Imprimer.
L’élément et toutes ses pièces
jointes apparaissent dans la
zone de liste Eléments.
Vous pouvez cocher cette
case pour imprimer la pièce
jointe dans l’application via
laquelle vous l’avez créée.
IMPORTANT : si la boîte de dialogue Association de pièces jointes apparaît, vous
devez définir l’association dans la zone de texte Application à exécuter. Cliquez
sur OK lorsque vous avez terminé.
Informations
complémentaires
-
Déplacement d'une pièce jointe à l'aide de la souris
Vous pouvez faire glisser l’icône d’un fichier à partir du Gestionnaire de fichiers
de Windows, puis la déposer dans une vue pour la joindre à l’élément.
Routage d’une pièce jointe
Vous pouvez utiliser Distribution ordonnée pour envoyer séquentiellement une
pièce jointe à plusieurs utilisateurs. Les utilisateurs peuvent lancer la pièce jointe,
la modifier, l’enregistrer, puis cliquer sur Effectué pour l’envoyer à l’utilisateur
suivant dans la distribution ordonnée. Reportez-vous à Distribution ordonnée.
Police
Utilisez le menu Police pour modifier les attributs de police.
Concepts
-
Modification de l'affichage du texte
L'option Police vous permet de changer la police, le style et la taille des éléments
entrants ou sortants, des fenêtres GroupWise (boîtes Arrivée et Départ, Corbeille,
etc.) et des zones de liste de la vue d'agenda.
Police
117
Bien que vous puissiez choisir la police des éléments que vous envoyez, celle-ci
sera différente lorsque le destinataire recevra l'élément. La police qui apparaît sur
son écran dépend de ses propres choix en matière de police. Bien que la police soit
vraisemblablement différente, les attributs (gras, souligné, etc.) sont conservés lors
de l'affichage de l'élément sur l'écran du destinataire.
-
Choix de la police d'un
élément
1
Dans la fenêtre principale, ouvrez un nouvel élément depuis une liste locale.
2
Sélectionnez la zone Message, cliquez sur le menu Edition, sélectionnez
Police, puis à nouveau Police.
3
Sélectionnez la police, le style et la taille de votre choix dans les zones de liste
Police, Style et Taille de la boîte de dialogue Police.
La zone Prévisualisation affiche la police, le style et la taille de votre choix.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Police.
Le texte que vous avez saisi dans la zone Message apparaît avec la police, le style
et la taille de votre choix.
-
-
Choix d'une police
d'affichage
Choix de caractères
WP
1
Ouvrez la fenêtre ou la vue à laquelle vous souhaitez attribuer une police, une
taille ou un style différent.
2
Cliquez sur le menu Edition, puis choisissez Police pour ouvrir la boîte de
dialogue correspondante.
3
Sélectionnez la police, le style et la taille de votre choix dans les zones de liste
Police, Style et Taille de la boîte de dialogue Police.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Police.
GroupWise vous propose plus de 1 500 caractères et symboles regroupés dans
quinze jeux de caractères. Chaque jeu de caractères numéroté contient un certain
type de caractères. Par exemple, le jeu de caractères 0 contient les caractères
ASCII et le jeu 8 contient les caractères grecs. La plupart de ces caractères figurent
dans la boîte de dialogue Caractères WordPerfect®.
Chaque caractère d'un jeu est également numéroté. La combinaison du numéro du
jeu et du numéro du caractère permet d'identifier chaque caractère. Par exemple, Fr
(symbole monétaire français) figure dans le jeu de caractères 4, et porte le numéro
58. Ainsi, la référence du caractère Fr est 4,58.
118 Police
Le caractère situé à
l'intersection du Rang
50 et de la Colonne 8
est Fr (numéro 58),
ainsi la référence du
caractère Fr = 4,58.
Si vous connaissez déjà le numéro du caractère que vous souhaitez utiliser,
entrez-le dans la zone de texte Numéro de la boîte de dialogue Caractères
WordPerfect.
Pour insérer des caractères dans une zone Objet ou Message, procédez comme
suit :
1
Choisissez un jeu
de caractères dans
cette liste locale.
Placez le point d'insertion à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer le
caractère, cliquez sur le menu Edition, choisissez Police, puis Caractères
WP.
Indiquez ici un numéro de caractère.
Choisissez un caractère.
2
Sélectionnez la liste locale Jeu de caractères, puis choisissez le jeu de
caractères WordPerfect de votre choix.
3
Sélectionnez le caractère de votre choix, puis choisissez Insérer et fermer.
4
Sélectionnez le caractère de votre choix, choisissez Insérer, puis sélectionnez
un autre caractère.
CONSEIL : vous pouvez également cliquer deux fois sur un caractère pour
l'insérer.
Toutes les polices ne comprennent pas tous les caractères. Selon la police que vous
utilisez, certains caractères d'un jeu peuvent ne pas apparaître dans la fenêtre du
document. Sur votre écran, ces caractères sont représentés par une case vide .
Toutefois, ces caractères apparaîtront lors de l'impression si votre imprimante
prend en charge les graphiques.
Préférences
Utilisez l'option Préférences pour modifier les paramètres par défaut en matière de
langue, d'associations, d'emplacement des fichiers, d'éléments sonores,
d’archivage, d'environnement, de mot de passe, etc.
Préférences
119
-
Définition des
Préférences
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences pour ouvrir la
boîte de dialogue correspondante.
Chaque icône de la boîte de dialogue Préférences ouvre une boîte de dialogue spécifique vous
permettant d'indiquer vos préférences en matière de personnalisation de GroupWise.
2
Cliquez deux fois sur l'icône de votre choix : une boîte de dialogue apparaît,
dans laquelle vous pouvez sélectionner vos préférences. Cliquez ensuite sur
OK.
Chaque préférence est expliquée dans la section correspondante du manuel de
référence.
3
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Préférences de format pour la date et l'heure
Utilisez Préférences de format de date et d'heure pour définir le mode d'affichage
de la date et de l'heure dans GroupWise.
-
Définition des formats
de date et d'heure
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Format date/heure pour ouvrir la boîte de dialogue
Format date/heure.
Le tableau suivant décrit les options et les éléments sur lesquels elles ont un effet.
120 Préférences de format pour la date et l'heure
Option
Eléments modifiés
Date
Zones Date de début et Date de fin d'une vue de rendez-vous,
de tâche et de note ; boîtes de dialogue, par exemple Nombre
de jours entre les dates ; date de création indiquée dans la
fenêtre Informations.
Heure
Liste des rendez-vous de l'agenda ; zones Date de début et Date
de fin des rendez-vous ; date de création indiquée dans la
fenêtre Informations.
Boîtes aux lettres Date de chaque élément indiqué dans la boîte Arrivée ou
Départ, et dans la corbeille.
Fenêtre
Informations
Heures d'état (par exemple, lorsqu'un utilisateur a ouvert un
message) spécifiées dans la fenêtre Informations.
Détails des infos
sur le fichier
Date et heure de création du fichier indiquées dans la fenêtre
Informations.
3
Sélectionnez Date pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences de date, puis
choisissez un format de date dans la liste locale Prédéfini.
4
Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
5
Sélectionnez Heure pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences d'heure, puis
choisissez un format d'heure dans les listes locales Prédéfini et Codes d'heure.
La liste locale Prédéfini
vous permet de choisir
un format d'heure.
Le champ de prévisualisation
indique le mode d'affichage
du format d'heure choisi.
La liste locale Paramètres
prédéfinis vous permet de
choisir parmi plusieurs
formats d’heure.
La liste locale
Prévisualisation vous
montre comment sera
affiché le format
d’heure que vous avez
sélectionné.
La liste locale des codes relatifs
aux heures vous permet de
sélectionner des combinaisons
de codes d'heure et de minute.
6
Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
La zone de groupe Formats de date spécifiques vous permet de définir les
préférences de date et d'heure pour vos boîtes aux lettres, la fenêtre Informations et
l'option Détails des infos sur le fichier.
Préférences de format pour la date et l'heure
121
7
Une fois les préférences spécifiées, cliquez sur OK pour fermer la boîte de
dialogue Date et heure.
8
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Préférences de la recherche de plages disponibles
Utilisez Préférences de la recherche de plages disponibles pour définir les options
par défaut, y compris Durée du rendez-vous, Plage de recherche et Jours.
-
Paramétrage des
options de recherche
de plages disponibles
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Plages disponibles pour ouvrir la boîte de dialogue
Options pour les plages disponibles.
La zone Durée du
rendez-vous vous
permet d'indiquer la
durée de rendez-vous
minimale à afficher.
Cochez cette case pour
visualiser davantage
d'informations sur les
rendez-vous d'un
utilisateur si des droits
d'accès vous ont été
octroyés.
Chaque jour marqué d'une
coche signifie qu'il sera
utilisé pour la recherche.
Vous pouvez sélectionner
Recherche sur pour indiquer le
nombre de jours à rechercher.
Les zones De et A vous permettent
de spécifier la plage d'heures à
rechercher chaque jour.
3
Sélectionnez vos paramètres, puis cliquez sur OK. Choisissez ensuite Fermer
pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Préférences de Notification
Utilisez Notification pour être informé à la place d'un autre utilisateur de l'arrivée
d'éléments et de l'existence d'alarmes. Ceci n'est possible que si cet utilisateur vous
a octroyé des droits d’accès. Reportez-vous à Liste d'accès.
-
Concepts
Notify
Notify doit être exécuté sur votre ordinateur pour que vous puissiez recevoir la
notification. Reportez-vous à Notify.
Notification à laquelle vous pouvez vous abonner
Vous ne pouvez vous abonner aux alarmes et à la notification d’un utilisateur que
s'il vous en a octroyé le droit. Lorsque l’utilisateur vous a octroyé le droit de
recevoir sa notification, vous n’avez pas besoin d’ajouter cet utilisateur à votre
liste de mandataires pour recevoir les notifications.
122 Préférences de la recherche de plages disponibles
Abonnement à la
notification
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis cliquez sur Préférences pour ouvrir la
boîte de dialogue Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Notification pour ouvrir la boîte de dialogue
Abonnement à la notification.
Vous pouvez sélectionner
Abonner à la notification
pour être informé de
l'arrivée de nouveaux
éléments destinés à
l'utilisateur sélectionné.
Vous pouvez sélectionner
Abonner aux alarmes pour
recevoir des alarmes avant
que l’utilisateur sélectionné
planifie les éléments.
Vous pouvez choisir Supprimer util. afin
de supprimer un nom d’utilisateur de la
zone Liste des abonnés.
3
Sélectionnez Ajouter des utilisateurs pour ouvrir le Carnet d’adresses.
4
Cliquez deux fois sur le nom des utilisateurs vous ayant octroyé le droit de
recevoir leur notification, puis cliquez sur OK.
Les noms des utilisateurs sont ajoutés à la zone Liste des abonnés.
5
Sélectionnez un nom d’utilisateur dans la zone Liste des abonnés.
6
Sélectionnez Abonner à la notification pour être informé lorsque l’utilisateur
sélectionné reçoit un élément.
7
Sélectionnez Abonner aux alarmes pour être averti de l'approche d’un
rendez-vous.
8
Répétez les étapes 5 à 7 pour chacun des noms des utilisateurs dans la zone
Liste des abonnés.
9
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Abonnement à la notification.
10 Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
IMPORTANT : vous ne pouvez vous abonner qu’à la notification d’un utilisateur
ayant le même bureau de poste que vous.
Préférences de suppression
Utilisez Options de suppression dans Préférences pour indiquer la durée pendant
laquelle les éléments ouverts demeurent dans la boîte Arrivée ou Départ, dans
l'Agenda et dans la corbeille.
Sélection des options
de suppression
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Options de suppression pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
Préférences de suppression
123
Les options de suppression sont décrites dans le tableau suivant.
Option de suppression
Description
Suppression et archivage
manuels
Conserve les éléments dans la boîte Arrivée ou
Départ, et dans l'Agenda jusqu'à ce que vous les
supprimiez ou archiviez manuellement.
Suppression automatique
après _ jours
Supprime les éléments ayant été placés dans la boîte
Arrivée ou Départ, et dans l'Agenda lorsque le
nombre de jours précisé dans la zone de texte est
écoulé.
Archivage automatique après Archive les éléments ouverts ayant été placés dans la
_ jours
boîte Arrivée ou Départ, et dans l'Agenda pour le
nombre de jours précisé dans la zone de texte.
Manuellement
Conserve les éléments dans la corbeille jusqu'à ce
que vous les supprimiez manuellement via Vider la
corbeille ou Supprimer les éléments sélectionnés.
Automatiquement après _
jours
Supprime les éléments ayant été placés dans la
corbeille pour le nombre de jours précisé dans la
zone de texte.
3
Sélectionnez une option de suppression dans chaque zone de groupe.
4
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de suppression.
5
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Préférences des vues par défaut
Utilisez Vues par défaut pour indiquer une vue par défaut pour chaque type
d'élément de groupe et d'élément personnel.
-
Sélection d'une vue de
groupe
La vue de groupe que vous choisissez par défaut pour un élément est ouverte
lorsque vous sélectionnez le menu Envoi, puis un type d'élément, par exemple
Nouveau message. Cette vue sert également à afficher les éléments que vous
ouvrez et envoyez dans une vue standard.
1
124 Préférences des vues par défaut
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Vues par défaut pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
3
Dans la zone de groupe Type de vue, sélectionnez Message, Rendez-vous,
Tâche, Note, Msg tél. ou Agenda.
4
Choisissez une vue dans la zone de liste Type de vue.
5
Cliquez sur Définir les valeurs par défaut pour utiliser par défaut la vue
sélectionnée.
GroupWise place un astérisque (*) à côté du nom de vue sélectionné.
Sélection d'une vue
personnelle
6
Répétez les étapes 3 à 5 jusqu’à ce que vous ayez sélectionné une vue par
défaut pour chaque type de vue.
7
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
-
La vue personnelle par défaut est ouverte lorsque vous cliquez deux fois sur une
zone vide de la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Vues par défaut pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
Préférences des vues par défaut
125
3
Dans la zone de groupe Type de vue, choisissez Tâche, Rendez-vous ou
Note, puis cliquez sur la case d'option Personnel(le).
4
Sélectionnez une vue dans la zone de liste Noms de vue.
5
Choisissez Par défaut pour utiliser par défaut la vue sélectionnée.
GroupWise place un astérisque (*) à côté du nom de vue sélectionné.
-
Informations
complémentaires
6
Répétez les étapes 3 à 5 jusqu’à ce que vous ayez sélectionné une vue par
défaut pour chaque type de vue.
7
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
Modification de la vue par défaut de la fenêtre principale
Pour modifier la vue ouverte lorsque vous cliquez deux fois sur l'icône d'un
élément de la fenêtre principale, vous pouvez appuyer sur la touche Alt tout en
choisissant une vue d'élément dans la liste locale correspondante.
Vues par défaut
Lorsque vous sélectionnez le menu Envoi, puis que vous cliquez sur Nouveau
rendez-vous, sur Nouvelle tâche ou sur Nouvelle note, GroupWise ouvre la vue
de groupe choisie par défaut, et non une vue personnelle. GroupWise ouvre la vue
personnelle sélectionnée par défaut lorsque vous appuyez sur Inser et sur Entrée,
ou lorsque vous cliquez deux fois sur une zone vierge de la liste des rendez-vous,
des tâches ou des notes d'une vue d'agenda.
Préférences en matière d’associations
Utilisez Associations pour indiquer à GroupWise l’application à exécuter lors de
l’ouverture d’un fichier joint.
-
Concepts
Associations
Associations vous permet de définir une association entre une extension de fichier
ou un type de fichier et une application. Lors de l’ouverture d’un fichier joint,
GroupWise essaie d’abord de trouver une association entre l'extension de ce
fichier et une application. S’il n’en trouve aucune, GroupWise recherche ensuite
une association entre le type du fichier et une application.
S’il en trouve une, GroupWise ouvre le fichier joint dans l’application associée.
Dans le cas contraire, ou si vous avez indiqué dans Préférences que vous désirez
recevoir systématiquement un message d'invite, le système vous demande d’entrer
le chemin d’accès d’une application dans laquelle GroupWise peut ouvrir le fichier
joint.
126 Préférences en matière d’associations
Ajout ou modification
d’associations
d’extensions de
fichiers
-
Associations d’extensions de fichier permet d’utiliser l’extension d’un fichier joint
pour définir l’application que GroupWise doit ouvrir afin que vous puissiez
accéder à ce fichier.
1
Activez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte de
dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Associations pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
Pour supprimer une extension
et l’application associée,
cliquez sur l'extension, puis
sur Supprimer.
Vous pouvez cocher cette
case si vous voulez
recevoir un message
d'invite avant le lancement
de l’application associée.
Ajout d’associations
de types de fichiers
Si vous devez rechercher un fichier,
vous pouvez cliquer sur le bouton
du dossier pour ouvrir la boîte de
dialogue Sélectionner un fichier.
3
Dans la zone de texte Extension, saisissez une extension.
4
Dans la zone de texte Application, entrez le chemin d’accès de l’application à
associer à cette extension.
5
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
-
Informations
complémentaires
Associations de types de fichiers indique à GroupWise l’application à utiliser pour
ouvrir un fichier joint selon son type.
1
Activez le menu Fichier, puis choisissez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Associations pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
3
Dans la liste déroulante Fichier, sélectionnez un type de fichier.
4
Dans la zone de texte Application, saisissez le chemin d’accès de l’application
à associer à ce type de fichier.
5
Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
-
Confirmation avant le lancement de l'application associée
Si vous désirez ouvrir un fichier dans une autre application que celle lui étant
associée dans les préférences des associations, choisissez l’option Confirmation
avant le lancement de l'application associée de la boîte de dialogue
Associations. Si vous cochez cette case, vous recevez une invite à chaque tentative
d’ouverture d’un fichier joint. La boîte de dialogue d’invite indique l’association
d’origine, que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.
Préférences en matière d’associations
127
Préférences en matière d'environnement
Utilisez Préférences en matière d'environnement pour personnaliser GroupWise.
-
Sélection de la langue
Si vous utilisez un autre module de langue, Langue vous permet de choisir la
langue indiquée dans GroupWise. La langue que vous sélectionnez n'a d'effet que
sur l'interface, et non sur les ID utilisateur ou sur les éléments que vous avez reçus
ou envoyés.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
3
Dans le menu déroulant Langue, sélectionnez la langue souhaitée.
4
Cliquez sur OK, puis choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
La langue sélectionnée est utilisée lors du redémarrage de GroupWise.
-
Sélection des options
de visualisation
Les options de visualisation vous permettent de choisir le mode d'affichage des
vues dans GroupWise.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
Affiche les vues en utilisant les couleurs que
vous avez définies dans le Panneau de
configuration des couleurs du Gestionnaire
de programmes de Windows.
Ouvre une nouvelle vue
d'élément lors de l'envoi
d'un élément de façon à
ce que vous puissiez en
expédier un autre.
Indique l'élément suivant dans la zone de
liste Eléments lorsque vous acceptez,
refusez ou supprimez un élément.
3
Sélectionnez les options de visualisation souhaitées, puis cliquez sur OK.
Choisissez ensuite Fermer.
128 Préférences en matière d'environnement
Définition du niveau
de confidentialité
d'une macro
-
Définition du premier
jour de la semaine
Visualisation du niveau de confidentialité des macros vous permet de décider
d'exécuter automatiquement les macros jointes lors de l'ouverture d'un élément, de
ne pas les exécuter du tout ou de recevoir d'abord un message d'invite.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
3
Sélectionnez l'option de niveau de confidentialité de macro souhaitée, puis
cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
4
Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
-
Modification de
l'intervalle de
rafraîchissement
L'option Agenda vous permet de changer le premier jour indiqué par GroupWise
dans les vues d'agenda.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
3
Dans la liste locale Premier jour affiché, choisissez le premier jour de la
semaine, puis cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.
4
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
-
Intervalle de rafraîchissement vous permet de spécifier la fréquence de la
recherche d'éléments entrants effectuée par GroupWise dans votre boîte aux lettres
et de leur affichage dans la boîte Arrivée ou dans l'Agenda. Plus l'intervalle est
court, plus GroupWise doit rechercher de nouveaux éléments. Cette opération a un
effet sur les autres utilisateurs de votre ordinateur hôte, étant donné que davantage
de trafic est généré sur le réseau.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Environnement pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
Préférences en matière d'environnement
129
Vous pouvez utiliser les
flèches d'incrémentation
pour sélectionner des
minutes ou des secondes.
3
Sélectionnez les champs Toutes les minutes et secondes, entrez le nouvel
intervalle dans chaque zone de texte, puis cliquez sur OK pour fermer cette
boîte de dialogue.
4
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences et retourner
dans la fenêtre principale.
Préférences en matière de tâches
Utilisez l’option Options d'envoi des tâches dans Préférences pour préciser le
mode d’envoi de toutes vos tâches. Vous pouvez sélectionner Options d'envoi
lorsque vous créez une tâche, pour changer les options de cette tâche uniquement.
-
Paramétrage des
options de tâches
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Tâche pour ouvrir la boîte de dialogue d'options d'envoi
des tâches.
L’icône de l’élément apparaît en rouge si
la priorité est élevée, dans votre couleur
par défaut si la priorité est normale et en
gris si elle est faible.
Les informations relatives à
l’état apparaissent dans la
zone Informations sur l’état.
Vos vues de tâche apparaîtront dans une
zone Délai pour indiquer le temps imparti
pour l’exécution d’une tâche ou dans une
zone Echéance pour une date d’échéance.
Vous pouvez choisir de
recevoir une notification
lorsque l’élément que vous
avez envoyé est ouvert,
refusé, accepté ou terminé.
Vous pouvez définir cette option pour
informer les destinataires de l’envoi
d’une tâche. Les destinataires doivent
exécuter Notify pour activer cette option.
3
Cliquez sur OK lorsque vous avez paramétré les options pour fermer la boîte
de dialogue d'options d'envoi des tâches.
4
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
130 Préférences en matière de tâches
Préférences étendues
Utilisez Préférences d’envoi étendues pour spécifier les paramètres par défaut des
éléments que vous envoyez. Par exemple, vous pouvez masquer l’objet, retarder la
livraison, appliquer des niveaux de confidentialité et choisir de ne pas insérer les
éléments que vous envoyez dans votre boîte Départ.
Paramétrage des
options étendues
-
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Opt. étendues pour ouvrir la boîte de dialogue Options
d'envoi étendues.
Retarde la distribution de l'élément du
nombre de jours que vous indiquez.
Insère les éléments que vous
envoyez dans la boîte Départ.
Permet de demander aux destinataires d'entrer le
mot de passe de leur boîte aux lettres afin de
terminer les éléments distribués que vous envoyez.
Masque l’objet de façon à ce
que Notify ne l'affiche pas.
Insère un titre lié au niveau de
confidentialité dans la zone
Message. La confidentialité ne
code pas le message.
Permet de convertir les pièces jointes
que vous envoyez via une passerelle.
3
Sélectionnez vos options, puis cliquez sur OK.
4
Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Préférences liées aux options d’heure de rendez-vous
Utilisez Options d’envoi de rendez-vous pour spécifier les paramètres d'heure par
défaut des vues de rendez-vous, les paramètres d'alarme par défaut et les
paramètres de la liste de rendez-vous par défaut des vues d'agenda.
Sélection des options
d'heure des
rendez-vous
-
1
Choisissez le menu Fichier, puis Préférences pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Heure de rendez-vous pour ouvrir la boîte de dialogue
correspondante.
Permet d'afficher la durée
du rendez-vous ou l'heure
de fin dans les vues
correspondantes.
Vous pouvez indiquer la durée par défaut des
rendez-vous que vous planifiez.
Vous pouvez spécifier que
l'alarme soit paramétrée
automatiquement pour
chaque rendez-vous que vous
acceptez et combien de temps
avant l'échéance prévue,
celle-ci doit retentir.
Vous pouvez définir une heure dans la zone de texte
Début pour indiquer une heure de début pour la liste
de rendez-vous dans vos vues d'agenda.
Vous pouvez définir la longueur
de l'intervalle en minutes.
3
Sélectionnez les options souhaitées.
Les options sont expliquées dans le tableau suivant :
Préférences étendues
131
Options d'heure des
rendez-vous
Description
Durée
Sélectionnez Durée si vous souhaitez faire apparaître
dans vos vues de rendez-vous la durée séparant la date
de début du rendez-vous et l'heure que vous avez
définies.
Date et heure de fin
Sélectionnez Date et heure de fin si vous souhaitez
afficher dans vos vues de rendez-vous une heure de fin
spécifique pour le rendez-vous et non pas sa durée.
Durée par défaut du
rendez-vous
Permet de spécifier la durée moyenne des rendez-vous.
Ainsi, vous n'aurez pas à spécifier la durée dans la vue à
moins que celle-ci ne soit inhabituelle.
Activer l’alarme sur
acceptation
Définit une alarme pour tous les rendez-vous que vous
acceptez.
heures
Même lorsque l'option Activer l’alarme sur acceptation
est désélectionnée, vous pouvez continuer à définir des
alarmes pour des rendez-vous spécifiques une fois
ceux-ci acceptés. L'heure que vous définissez dans
heures ou minutes est celle définie par défaut avant un
rendez-vous planifié et à laquelle Notify déclenchera une
alarme.
minutes
Intervalles d'affichage de Si vous désélectionnez Intervalles d'affichage de l'heure,
l'heure
vous ne visualisez les heures que des rendez-vous
planifiés.
1ère heure affichée
Permet de définir la première entrée dans vos vues
d'agenda. La liste de rendez-vous commence à l'heure
que vous avez indiquée dans la zone de texte.
Intervalle de _minutes
Permet de définir le nombre de minutes entre chaque
heure répertoriée dans la liste de rendez-vous.
4
Choisissez OK, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
Préférences liées aux rendez-vous
Utilisez Options d’envoi de rendez-vous dans Préférences pour spécifier le mode
d'envoi utilisé pour la totalité de vos rendez-vous. Vous pouvez, si vous le
souhaitez, appliquer d'autres paramètres à un rendez-vous. Reportez-vous à
Options d'envoi.
132 Préférences liées aux rendez-vous
Paramétrage des
options d'envoi des
rendez-vous
-
1
Choisissez le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Rendez-vous pour ouvrir la boîte de dialogue d'options
d’envoi de rendez-vous.
L'icône de l'élément dans la zone de liste
Eléments est en rouge lorsque sa priorité est
élevée, de la couleur par défaut lorsque sa
priorité est normale et en gris lorsque sa
priorité est faible.
Les informations d’état que
vous spécifiez ici sont
affichées à l’ouverture de
la fenêtre Informations afin
d’assurer le suivi des
rendez-vous que vous avez
planifiés.
Indiquez ici si vous
souhaitez recevoir une
notification, un accusé de
réception, ou les deux.
Vous pouvez paramétrer cette option afin que
les destinataires soient avertis quand vous
envoyez un élément. Notify doit s’exécuter sur
leur machine pour que cette option soit active.
3
Sélectionnez les options souhaitées, cliquez sur OK, puis sélectionnez Fermer
pour fermer la boîte de dialogue Préférences.
Presse-papiers
Utilisez le Presse-papiers pour y stocker le texte issu d'une zone de texte et le
coller dans une autre. GroupWise utilise le Presse-papiers de Windows, qui vous
permet de copier et de coller des éléments d'une application à l'autre.
Concepts
-
Stockage d'éléments
Le Presse-papiers est une zone de la mémoire dans laquelle vous pouvez placer
temporairement des informations.
Une fois que vous avez utilisé Coller, le texte reste dans le Presse-papiers ; vous
pouvez le coller autant de fois que vous le voulez, jusqu'à ce que vous coupiez ou
copiez un autre texte. Lors de la coupe ou de la copie d'un autre texte, il remplace
les informations contenues précédemment dans le Presse-papiers.
Au cours de la création d'un élément à envoyer, vous pouvez couper ou copier le
texte dans le Presse-papiers pour l'utiliser ultérieurement. Vous pouvez
sélectionner Coller pour récupérer le texte dans le Presse-papiers et l'insérer dans
la zone, à l'emplacement du point d'insertion. Vous pouvez coller du texte dans
n'importe quel champ d'un élément.
Collage du texte
-
L'option Couper permet de déplacer le texte vers le Presse-papiers de façon à ce
que vous puissiez le coller dans une zone quelconque. L'option Copier permet de
copier le texte dans le Presse-papiers sans modifier le texte d'origine.
1
Sélectionnez le texte que vous désirez couper ou copier.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Couper ou sur Copier.
3
Choisissez la zone de texte dans laquelle vous souhaitez coller le texte.
Sélectionnez le menu Edition, puis cliquez sur Coller.
Presse-papiers
133
Rafraîchir
Utilisez la commande Rafraîchir pour mettre à jour une fenêtre ouverte de façon à
afficher les nouveaux éléments.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Corbeille ou sélectionnez Agenda,
puis choisissez une vue d'agenda.
2
Sélectionnez le menu Visual., puis cliquez sur Rafraîchir pour mettre à jour
toutes les fenêtres ouvertes.
Vous pouvez définir un intervalle de rafraîchissement régulier dans Préférences en
matière d'environnement. Pour ce faire, reportez-vous à Préférences en matière
d'environnement.
Rappel automatique
Utilisez Rappel automatique pour planifier des rendez-vous, des notes ou des
tâches récurrentes.
-
Concepts
Rappel automatique des éléments
Rappel automatique vous permet de planifier un rendez-vous, une tâche ou une
note à différentes dates.
Lors de l’envoi de l’élément, GroupWise le copie et insère l’une des dates définies
dans chaque copie. Si vous définissez cinq dates pour l’activité, GroupWise
effectue donc cinq copies de cet élément et affecte une copie à chacune de ces
dates. Si vous envoyez l’élément à d’autres utilisateurs, cinq éléments sont placés
dans votre boîte Départ avec cinq occurrences du rappel automatique. Si vous
recevez l’activité, cinq copies de l’élément sont distribuées dans votre boîte
Arrivée, chacune correspondant à une date différente.
Méthode de création
GroupWise offre trois modes pour créer des définitions de rappel automatique :
Exemple, Formule et Dates. Vous pouvez les utiliser individuellement ou
simultanément pour élaborer la définition.
Exemple ◆ Exemple vous permet de définir le rappel automatique des éléments
dont la récurrence est régulière. Vous pouvez utiliser le mode Jours de la
semaine, Jours du mois ou Périodique pour créer la définition.
134 Rafraîchir
Le mode Jours de la
semaine vous permet de
planifier des jours, par
exemple le premier mardi
de chaque mois.
Le mode Jours du mois vous
permet de planifier des jours,
par exemple les quinzième et
dernier jours de chaque mois.
Le mode Périodique vous
permet de définir des
intervalles réguliers, par
exemple tous les 12 jours.
Formule ◆ Formule vous permet d’utiliser les fonctions de rappel automatique
pour écrire et modifier des définitions de rappel automatique.
Dates ◆ Dates vous permet de créer une définition de rappel automatique pour
les éléments dont la récurrence est irrégulière. Si vous sélectionnez Dates, un
agenda annuel apparaît. Pour définir le rappel automatique, cliquez sur les
dates à insérer.
Création d’un rappel
automatique pour les
jours du mois
-
Exemple planifie les occurrences de rappel automatique lorsque les éléments
coïncident :
◆
semaine ;
◆
mois ;
◆
dates du mois.
Rappel automatique
135
Par exemple, pour planifier une note pour chaque jour de paye, vous pouvez la
paramétrer sur De lundi à vendredi avant ou après les quinzième et dernier jours de
chaque mois.
1
Dans une liste locale de la fenêtre principale, choisissez un rendez-vous, une
tâche ou une note.
2
Activez le menu Envoi, puis choisissez Rappel automatique.
Fin vous permet d’indiquer
la date de fin des activités.
Début vous permet
d’indiquer la date de
début des activités.
La liste locale Jours de la
semaine vous permet de choisir
le mode Jours du mois, Jours de
la semaine ou Périodique.
Mois vous permet de
sélectionner les mois au
cours desquels l’élément
peut être planifié.
3
Dans le champ Début, sélectionnez Date
l’activité. Cliquez ensuite sur OK.
4
Dans le champ Fin, sélectionnez Date
, puis la date de fin de l’activité.
Cliquez ensuite sur OK.
ou
Cliquez sur la liste locale Fin, puis sur Occurrences. Dans la zone
Occurrences, saisissez la fréquence de cette activité.
, puis la date de début de
CONSEIL : le nombre maximal d’occurrences est 365. Si vous sélectionnez une
plage d’occurrences et que vous définissez un rappel automatique générant plus de
365 rappels automatiques, seuls 365 sont créés.
Les jours vous permettent
de sélectionner les jours de
la semaine pour lesquels
l’activité peut se produire.
136 Rappel automatique
5
Choisissez les mois au cours desquels l’élément doit être planifié.
ou
Cliquez deux fois sur la zone Mois pour que tous les mois comportent des
occurrences.
6
Cliquez sur la liste locale Jours de la semaine, puis sur Jours du mois.
La liste locale Le vous permet
de planifier l’occurrence à
une date proche ou à la date
indiquée, ou avant ou après.
7
Sélectionnez les jours de la semaine où l’élément peut être planifié.
8
Dans l’agenda, cliquez sur les dates auxquelles l’élément peut être planifié.
9
Cliquez sur la liste locale Le, puis sur la relation à utiliser entre les jours et les
dates.
Les jours sélectionnés
apparaissent à gauche
de la liste locale Le.
Les dates sélectionnées
apparaissent à droite
de la liste locale.
Le tableau suivant décrit les options de la liste locale Le.
Option
Fréquence de l’activité
Exemple
Le
Jours de la semaine où le
jour et la date coïncident.
Lundi 15 : GroupWise planifie
l’élément pour chaque occurrence du
lundi 15.
Avant
Jour sélectionné précédant
la date choisie.
Lundi précédant le 15 : GroupWise
planifie l’élément le dernier lundi avant
le 15. Si ce jour correspond au 15,
l’élément est planifié le lundi 8.
Le/Avant Jours où le jour et la date
sélectionnés coïncident, ou
première occurrence du jour
choisi précédant la date
sélectionnée.
Après
Lundi le/précédant le 15 : GroupWise
planifie l’élément pour chaque
occurrence du lundi 15 ou le dernier
lundi avant le 15.
Première occurrence du jour Lundi suivant le 15 : GroupWise
sélectionné après la date
planifie l’élément le premier lundi après
choisie.
le 15. Si ce jour correspond au 15,
l’élément est planifié le lundi 22.
Le/Après Jours où le jour et la date
sélectionnés coïncident, ou
première occurrence du jour
choisi après la date
sélectionnée.
Lundi le/suivant le 15 : GroupWise
planifie l’élément pour chaque
occurrence du lundi 15, ou le premier
lundi après le 15.
Vers
Lundi proche du 15 : GroupWise
planifie l’élément le lundi le plus
proche du 15. Si cette date correspond à
un mercredi, l’élément est planifié le
lundi 13.
Jour sélectionné le plus
proche de la date choisie. Ce
jour peut précéder ou suivre
cette date.
Rappel automatique
137
Option
Fréquence de l’activité
Exemple
Le/vers
Jours où le jour et la date
sélectionnés coïncident, ou
jour le plus proche de la
date choisie. Ce jour peut
précéder ou suivre cette
date.
Lundi le/proche du 15 : GroupWise
planifie l’élément pour chaque
occurrence du lundi 15, ou le lundi le
plus proche du 15.
10 Cliquez sur OK pour insérer la définition de rappel automatique dans votre
rendez-vous, dans votre note ou dans votre tâche et fermer la boîte de dialogue
Rappel automatique.
11 Une fois les informations saisies dans l’élément, cliquez sur OK dans les
éléments personnels, ou sur Envoyer dans les éléments de groupe, pour
planifier les occurrences de rappel automatique.
-
Création d’un rappel
automatique pour les
jours de la semaine
Le mode Jours de la semaine vous permet de planifier une activité se produisant un
jour donné de la semaine au cours des mois sélectionnés. Par exemple, vous
pouvez planifier une réunion le second mardi et le dernier vendredi de chaque
mois.
1
Ouvrez une note, une tâche ou un rendez-vous personnels ou non.
2
Activez le menu Envoi, puis choisissez Rappel automatique.
3
Spécifiez la plage ou le nombre d’occurrences du rappel automatique.
4
Sélectionnez les mois au cours desquels l’élément doit être planifié.
5
Veillez à sélectionner Jours de la semaine.
6
Dans la zone des jours, choisissez les occurrences souhaitées.
Par exemple, si vous sélectionnez 2e sur la ligne correspondant au mardi, vous
indiquez le second mardi du mois. Si vous choisissez Dernier sur la ligne
correspondant au vendredi, vous indiquez le dernier vendredi du mois.
7
Utilisez les flèches avant et après le jour pour avancer ou décaler la date.
Vous pouvez également cliquer sur le bouton situé entre les flèches correspondant
au jour voulu si vous désirez ouvrir la boîte de dialogue Jours de décalage, de
façon à indiquer le décalage souhaité. Par exemple, si votre réunion a lieu la veille
du second mardi, choisissez ce dernier, puis avancez votre sélection d'un jour.
138 Rappel automatique
Vous pouvez cliquer sur le
bouton correspondant au
jour voulu pour ouvrir la
boîte de dialogue Jours de
décalage.
La flèche gauche
permet d’avancer la
date sélectionnée.
Création d’une
définition de rappel
automatique
périodique
La flèche droite permet de
décaler la date sélectionnée.
8
Lorsque vous avez terminé de créer la définition de rappel automatique,
cliquez sur OK pour l’insérer dans votre rendez-vous, dans votre note ou dans
votre tâche et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique.
9
Une fois les informations saisies dans l’élément, cliquez sur OK dans les
éléments personnels, ou sur Envoyer dans les éléments de groupe, pour
planifier les occurrences de rappel automatique.
Le mode périodique vous permet de définir le nombre de jours entre chaque
activité. Si vous avez, par exemple, une réunion chaque vendredi, vous pouvez
paramétrer la zone Date de début dans Plage précédant la date de la prochaine
réunion, puis fixer la période sur 7 jours.
1
Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique.
3
Précisez l’éventail ou le nombre d’occurrences du rappel automatique.
4
Choisissez les mois au cours desquels vous souhaitez que l’élément soit
programmé.
5
Sélectionnez la liste locale Jours de la semaine, puis Périodique.
6
Entrez le nombre de jours entre les activités dans la zone de texte Tous les.
Les occurrences du rappel automatique sont programmées pour apparaître à
intervalle d’un certain nombre de jours débutant à la Date de début dans la zone
Plage. L’occurrence s’étend jusqu’à la date de fin, ou jusqu’à ce que l’élément
apparaisse autant de fois qu’indiqué.
Rappel automatique
139
-
Ecriture d’une formule
de rappel automatique
7
Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la
placer dans votre rendez-vous, dans votre note ou votre tâche, et fermer la
boîte de dialogue Rappel automatique.
8
Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans
des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour
programmer les occurrences du rappel automatique.
1
Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis sélectionnez Rappel automatique.
3
Sélectionnez Formule.
Fin vous permet
de préciser la fin
de l’activité.
Début vous permet de
préciser le début de
l’activité.
Occurrences vous permet de
définir le nombre
d’occurrences de l’activité.
4
Précisez l’éventail ou le nombre d’occurrences du rappel automatique. Cliquez
sur la liste locale Fin, sélectionnez Occurrences, puis entrez dans la zone de
texte Occurrences le nombre d’occurrences de l’activité.
5
Entrez la formule dans la zone de texte Formule.
Reportez-vous à Fonctions de rappel automatique dans Informations
supplémentaires dans cette section.
-
Création d’un rappel
automatique pour des
occurrences
irrégulières
140 Rappel automatique
6
Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour
l’enregistrer et fermer la boîte de dialogue Rappel automatique.
7
Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans
des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour
programmer les occurrences du rappel automatique.
Il n’est parfois pas possible de créer une définition pour des occurrences du rappel
automatique si les occurrences sont irrégulières. Vous pouvez les sélectionner à
partir de l’agenda annuel dans la zone Dates. Vous pouvez, par exemple, indiquer
tous les jours fériés pendant lesquels vous ne travaillez pas, comme Noël ou le jour
de l’an.
1
Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique.
3
Sélectionnez Dates.
Les flèches à gauche et à
droite de l’année vous
permettent de modifier
l’année affichée par
l’agenda annuel.
Vous pouvez sélectionner
Réinitialiser pour supprimer
toutes les dates sélectionnées
de l’agenda.
4
Sélectionnez les dates auxquelles vous souhaitez programmer les occurrences.
5
Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la
placer dans votre rendez-vous, dans votre note, ou dans votre tâche et fermer la
boîte de dialogue Rappel automatique.
6 Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans
des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour
programmer les occurrences du rappel automatique.
Combinaison de
définitions de rappel
automatique
-
Vous aurez parfois besoin de créer une définition de rappel automatique mêlant
des dates d'occurrences régulières et irrégulières. Vous pouvez utiliser la zone
Exemple pour définir les dates régulières, puis passer à Dates pour les marquer ou
à Formule pour modifier le texte de la formule.
Vous pouvez, par exemple, utiliser Exemple pour préciser les jours de paiement
des salaires et Dates pour noter toutes les exceptions, lorsque le jour de la paie est
un jour férié par exemple.
1
Ouvrez un rendez-vous personnel ou une réunion, une tâche ou une note.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique.
3
Précisez les occurrences dans la zone Exemple.
Reportez-vous à Création d’un rappel automatique pour des jours du mois,
Création d’un rappel automatique pour des jours de la semaine ou Création d’une
définition de rappel automatique périodique plus haut dans cette section.
4
Une fois la définition du rappel automatique créée, sélectionnez Dates pour
afficher les occurrences à partir de la zone Exemple dans l’agenda annuel.
ou
Sélectionnez Formule pour afficher la formule à partir de la zone Exemple
dans la zone Texte de la formule.
Rappel automatique
141
Dates indique les jours
définis dans Exemple.
Si vous avez sélectionné Formule, la boîte de dialogue ressemblera probablement à
celle-ci.
Formule affiche la
formule comme définie
dans Exemple.
-
Acceptation
d’éléments du rappel
automatique
5
Si vous sélectionnez Dates, modifiez les dates affichées dans l’agenda annuel.
ou
si vous sélectionnez Formule, modifiez la formule dans la zone Texte de la
formule.
6
Une fois la définition du rappel automatique créée, cliquez sur OK pour la
placer dans votre rendez-vous, dans votre note ou dans votre tâche, et fermer la
boîte de dialogue Rappel automatique.
7
Une fois la saisie d’informations dans l’élément terminée, cliquez sur OK dans
des éléments personnels ou sur Envoyer dans des éléments de groupe pour
programmer les occurrences du rappel automatique.
Lorsque vous recevez un élément de rappel automatique d’un autre utilisateur,
vous ne recevez une notification que pour le premier élément programmé dans la
définition du rappel automatique. Cependant, tous les éléments seront affichés
dans votre boîte Arrivée. Lorsque vous acceptez l’élément, vous pouvez accepter
l’élément en cours ou tous les éléments du rappel automatique.
CONSEIL : les étapes ci-dessous concernent l’acceptation d’un élément.
Cependant, vous pouvez utiliser les mêmes étapes pour refuser un élément en
remplaçant Accepter par Refuser.
142 Rappel automatique
1
Ouvrez un élément du rappel automatique dans la zone Arrivée ou dans la
boîte de dialogue Notifier.
2
Sélectionnez Accepter.
Une boîte de dialogue apparaît ; vous êtes invité à accepter l’élément du rappel
automatique en cours ou tous les éléments du rappel automatique.
3
Suppression
d’éléments de rappel
automatique
Sélectionnez Cette occurrence pour n’accepter que l’élément en cours.
ou
Sélectionnez Toutes les occurrences pour accepter tous les éléments du
rappel automatique.
-
Lorsque vous supprimez un élément faisant partie d’une définition de rappel
automatique, vous pouvez supprimer la ou les occurrences du rappel automatique.
1
Cliquez deux fois sur l’icône Arrivée, Départ ou Agenda dans la fenêtre
principale.
2
Sélectionnez un élément du rappel automatique, cliquez sur le menu Actions,
puis sur Supprimer.
Une boîte de dialogue apparaît ; vous êtes invité à supprimer l’élément en cours ou
tous les éléments du rappel automatique.
3
Sélectionnez Cette occurrence pour ne supprimer que l’élément en cours.
ou
Sélectionnez Toutes les occurrences pour supprimer tous les éléments du
rappel automatique.
4
Si vous supprimez un élément du rappel automatique dans la boîte Départ,
sélectionnez Cette boîte départ, Toutes les boîtes Arrivée ou Toutes les
boîtes aux lettres. Reportez-vous à Suppression ou Boîte Départ.
Le ou les éléments sont supprimés et placés dans la Corbeille.
Informations
supplémentaires
-
Modification d’une définition de rappel automatique
Vous pouvez retourner à la boîte de dialogue Rappel automatique et modifier la
définition à condition que vous n’ayez pas envoyé l’élément du rappel
automatique. Pour ouvrir à nouveau la boîte de dialogue Rappel automatique,
sélectionnez le menu Envoi, puis Rappel automatique.
Une fois l’élément envoyé, vous ne pouvez plus modifier la définition, mais vous
pouvez déplacer un élément du rappel automatique dans votre agenda de la même
manière que pour tout autre élément programmé. Reportez-vous à Agenda.
Fonctions de rappel automatique
Chaque fonction de rappel automatique possède un niveau de priorité. Lorsque
GroupWise lit une formule de rappel automatique, il exécute les fonctions dans
l’ordre de leur priorité. (Reportez-vous à Opérateurs de regroupement dans cette
section pour savoir comment regrouper les fonctions selon leur priorité.) Le
tableau ci-dessous répertorie toutes les fonctions et leur niveau de priorité.
Rappel automatique
143
Fonction
Priorité
Un espace vide (Et de priorité élevée)
1
Plus ou signe +
2
Moins ou signe -
2
Dest. ou :
3
Toutes les . . A partir de . .
4
Toutes les . . Jusqu'à . .
4
Avant
5
Le/Avant
5
Après
5
Le/Après
5
Vers
5
Proche du ou après le
5
Ou ou ,
6
Pas le ou !
6
Et ou & (Et de priorité faible)
7
Les fonctions répertoriées ci-dessus ainsi que les opérateurs de regroupement
(parenthèses), sont décrits ci-dessous par ordre de priorité, en commençant par la
plus élevée.
IMPORTANT : si vous entrez une partie d’un rappel automatique, vous devez
utiliser l’orthographe exacte des fonctions. GroupWise lit « mar », mais
pas« mard ». (Cependant, GroupWise ne distingue pas les majuscules des
minuscules ; vous n’avez donc pas besoin d’écrire les formules en lettres
capitales.)
Opérateurs de regroupement---( ) ◆ Pour certaines formules, vous avez
besoin d’utiliser des parenthèses comme opérateurs de regroupement, afin de
modifier la priorité des fonctions ou de regrouper les fonctions dans un souci
de clarification. Si vous souhaitez, par exemple, programmer tous les mardis et
jeudis en juillet et en août, essayez la formule suivante : mar,jeu,juil,aoû.
Cependant, puisque la fonction Et de priorité élevée (un espace) a une priorité
supérieure à la fonction Ou (une virgule), cette formule est exécutée comme si
les parenthèses étaient insérées comme suit : (mar),(jeu juil),(aoû),
programmant tous les mardis de la plage choisie, tous les jeudis de juillet et
tous les jours du mois d’août.
Remarquez que la signification change lorsqu’il y a des parenthèses, comme
dans la formule suivante :
144 Rappel automatique
(mar,jeu) (juil,aoû)
Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent être un mardi ou
un jeudi, au mois de juillet ou au mois d’août. Le résultat final est que seuls les
mardis et jeudis du mois de juillet et du mois d’août sont programmés.
Si vous avez des doutes sur la priorité de l’opérateur et sur la méthode de
calcul de la formule, utilisez les parenthèses afin de vous assurer que la
formule fonctionne comme vous le souhaitez.
Fonctions de décalage---Plus (+), Moins (-) ◆ Vous pouvez utiliser Plus ou
Moins pour ajouter un décalage à une autre fonction ou à un autre groupe de
fonctions. Si vous souhaitez, par exemple, programmer une activité trois jours
avant le premier mardi de février tous les ans, entrez la formule suivante :
jeu(1) fév -3
Si vous souhaitez programmer une activité deux jours après chaque 25 janvier,
entrez la formule suivante :
25 jan plus 2
Plage---jusqu'à (:) ◆ La fonction Plage indique une plage de jours. Par
exemple, pour programmer les mardi, mercredi, et jeudi de chaque semaine de
chaque année, entrez la formule suivante :
mar:jeu
Fonctions de périodicité---Toutes les, A partir de et Jusqu'à ◆ Vous pouvez
utiliser Toutes les avec les options de la zone Plage pour programmer des jours
à intervalle régulier commençant et se terminant à une date spécifique ou après
un certain nombre d’occurrences. Par exemple, si vous souhaitez programmer
une réunion ayant lieu chaque semaine, du 3 avril 1997 au 17 août 1997, vous
pouvez préciser la plage comme débutant le 3 avril 1997 et se terminant le 17
août 1997 et utiliser la formule suivante :
tous les 7
Fonctions relatives---Avant le, Le/Avant le, Après le, Le/Après le, Près du
et Le/Près du ◆ Vous pouvez utiliser ces fonctions pour programmer des
jours relatifs à une date spécifique. Par exemple, pour programmer le jeudi le
plus près du 20 novembre dans un nombre d’années, vous pouvez entrer la
formule suivante et augmenter la plage de plusieurs années :
jeu le/près du 20 nov
Ou (,) ◆ Vous pouvez utiliser la fonction Ou pour indiquer que l’une ou
l’autre des fonctions, ou l'un ou l'autre des groupes de fonctions, doit être
vérifié pour programmer des jours. Si vous souhaitez, par exemple,
programmer un rendez-vous au 15e jour de chaque mois, mais uniquement si le
15 est un mardi ou un jeudi, vous devez saisir la formule suivante :
15 (mar,jeu)
Rappel automatique
145
Pas le (!) ◆ La fonction Pas le annule la fonction suivante. Si vous souhaitez
programmer tous les jours de décembre sauf les mardis et jeudis, vous pouvez
utiliser la formule suivante :
déc !mar !jeu
Faible priorité et---(Et ou &) ◆ La fonction Et de priorité faible possède la
priorité la plus faible de toutes les fonctions. Cependant, comme l’espace, si
elle est placée entre deux autres fonctions, elle indique que deux des autres
fonctions doivent être vérifiées. Par exemple, la formule mar,jeu,juil,aoû
signifie que les jours programmés doivent être au mois de juillet et au mois
d’août. Cependant, si vous changez la fonction Et de priorité élevée (un
espace) par une fonction Et de priorité faible, la formule mar,jeu,juil,aoû
signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi du mois
de juillet et du mois d’août. Dans la première formule, la fonction Et est
calculée avant la fonction Ou. Dans la seconde formule, elle est calculée après.
Dernier ◆ La fonction Dernier ne possède aucun niveau de priorité. Son seul
rôle est de préciser le dernier jour de chaque mois, lorsqu’elle est utilisée seule
ou de préciser le dernier jour de la semaine (dimanche à samedi) de chaque
mois lorsqu’elle est utilisée après un libellé de code du jour. Pour programmer,
par exemple, le dernier dimanche de chaque mois, utilisez la formule suivante :
dernier dim
Recherche
Utilisez Rechercher pour rechercher dans la boîte Arrivée ou Départ, dans la
corbeille ou dans l'agenda, des éléments ou un texte correspondant à certains
paramètres.
-
Concepts
Recherche de texte
Le texte recherché représente une autre forme du texte que vous souhaitez
localiser. Cette zone peut contenir des combinaisons de lettres, des chiffres, des
espaces ou des symboles de touches du clavier (par exemple, &, % ou +).
GroupWise ne distingue pas les majuscules des minuscules. Par exemple, si vous
désirez rechercher tous les mémos, vous pouvez saisir le mot « mémo » dans la
zone Texte recherché plutôt que d'entrer la même occurrence du mot (Mémo), tel
qu'il apparaît à l'écran.
-
Recherche d'un
élément
146 Recherche
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ, Corbeille ou sur Agenda dans la
fenêtre principale.
2
Sélectionnez les dossiers dans lesquels vous voulez effectuer la recherche, puis
choisissez le premier élément dans la zone de liste correspondante.
ou
Si vous êtes dans une vue d'agenda, cliquez sur la liste des rendez-vous, des
notes ou des tâches dans laquelle vous souhaitez effectuer la recherche.
Si vous ne sélectionnez pas de dossier, GroupWise recherche tous les éléments
dans votre dossier racine.
3
Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Rechercher pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
4
Saisissez les informations dans la zone A partir du texte si vous avez ouvert la
boîte Arrivée, ou dans la zone Destinataire si vous avez ouvert la boîte Départ.
Entrez ensuite le texte dans l'une des zones Texte de l'objet ou Texte du
message.
5
Sélectionnez Occurrence suivante ou Occurrence précédente pour
rechercher l'élément sélectionné.
Une boîte de dialogue indiquant que la recherche est en cours d'exécution apparaît.
Vous pouvez l'annuler avant qu'elle soit terminée, si vous le souhaitez.
GroupWise choisit le premier élément répondant aux critères de recherche
spécifiés. Si vous désirez rechercher d'autres éléments, sélectionnez le menu
Edition, puis choisissez Occurrence suivante ou Occurrence précédente.
Recherche du texte
dans un élément
-
1
Ouvrez l'élément dans lequel vous souhaitez effectuer la recherche, puis
cliquez sur la zone Message.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Rechercher.
3
Dans la zone Message, saisissez le texte que vous souhaitez rechercher, puis
sélectionnez Occurrence suivante.
GroupWise met en surbrillance l'occurrence suivante du texte dans le message.
Informations
complémentaires
-
Utilisation de caractères de recherche spéciaux
Pour rechercher un texte, vous pouvez utiliser les caractères génériques spéciaux
suivants au lieu de lettres :
Caractère
Nom
Description
*
Astérisque
Correspond à un nombre quelconque de
caractères, même nul.
?
Point d'interrogation
Correspond à un seul caractère.
Recherche
147
Caractère
Nom
Description
!
Point d'exclamation
Permet d'exclure un ou plusieurs mots
d'une recherche. Si vous recherchez
« !Andréa » dans la zone Exp., vous
recherchez tous les éléments
n'appartenant pas à Andréa.
, ou |
Ou
Permet d'insérer plusieurs éléments dans
la chaîne de recherche ; ce caractère
peut être utilisé de façon
interchangeable. Si vous recherchez
« Paul », dans la zone A partir du texte,
et « Steve|Hilary », dans la zone
Message, vous recherchez les éléments
appartenant à Paul et concernant Steve
et/ou Hilary.
& ou espace
Et
Vous permet de combiner deux chaînes
de texte dans une recherche. Si vous
recherchez « David & Suzanne » dans la
zone Texte de l'objet, vous recherchez
les éléments dont la zone Objet contient
les chaînes « David » et « Suzanne ».
Recherche de plages disponibles
Planifier une réunion est une opération difficile lorsque vous ignorez le nom des
utilisateurs non disponibles. La recherche de plages disponibles vous permet de
rechercher les heures disponibles dans leur agenda respectif. Non seulement cette
fonction marque les heures auxquelles les utilisateurs doivent participer à une
réunion, mais également celles réservées à leurs rendez-vous personnels.
Avec la recherche de plages disponibles, vous pouvez aussi ne rechercher que les
heures que vous souhaitez réserver à la planification du rendez-vous. Par exemple,
s'il ne peut être fixé qu'un mardi, un mercredi ou un vendredi, entre 10 h et 15 h,
pourquoi effectuer une recherche lundi et jeudi entre 8 h et 17 h ? En outre, vous
pouvez étendre votre recherche sur plus de trois mois.
-
Recherche d'une
heure de rendez-vous
1
Cliquez sur la liste locale Rendez-vous de la fenêtre principale, puis
sélectionnez Réunion.
2
Choisissez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses.
3
Cliquez deux fois sur les ID utilisateur de la zone Liste pour les déplacer dans
la zone Envoyer à, puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et
retourner dans le rendez-vous.
148 Recherche de plages disponibles
CONSEIL : vous pouvez également sélectionner le menu Envoi de la fenêtre
principale pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de plages disponibles. Pour
rechercher des plages disponibles, il n'est pas nécessaire d'ouvrir un rendez-vous.
Le nom des utilisateurs apparaît dans la zone Dest. du rendez-vous.
4
Sélectionnez Occupé ? pour ouvrir la boîte de dialogue Recherche de plages
disponibles.
La zone Recherche sur vous permet
de sélectionner le nombre de jours
que vous voulez rechercher.
La zone de texte Début
vous permet d'indiquer
le premier jour où vous
souhaitez rechercher
une plage disponible.
L'option Afficher les informations sur le
RdV permet à un utilisateur possédant des
droits d'accès à votre agenda de connaître
le motif de votre absence à une réunion.
Les zones de texte De et A
vous permettent de définir
les heures de début et de
fin des rendez-vous.
5
Dans la zone de texte Durée, entrez la durée du rendez-vous si elle est
différente de la durée par défaut.
6
Dans la zone de groupe Plage de recherche, indiquez les date, heure et plage
de début.
7
Dans la zone de groupe Jours, sélectionnez les jours dans lesquels vous
souhaitez effectuer votre recherche, puis cliquez sur OK pour ouvrir la boîte
de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous.
Le nom de l'utilisateur est grisé jusqu'à ce que les informations soient trouvées. Si
ce nom est barré, vous ne pouvez pas obtenir les informations relatives aux heures
d'indisponibilité.
Cette légende vous permet de
vous rappeler la signification des
motifs ombrés contenus dans la
zone Agenda combiné.
Le message d'état disparaît
à la fin de la recherche.
L'option Heures
combinées affiche les
heures de disponibilité
et d'indisponibilité des
utilisateurs.
Ce motif apparaît dans la zone
Agenda combiné lorque GroupWise
ne peut pas accéder à l'agenda d'un
utilisateur ou d'une ressource.
8
Cliquez sur les flèches de défilement de la zone pour vous déplacer vers un
intervalle de jours et d'heures disponibles, puis choisissez l'heure désirée dans
la zone Heures combinées.
La barre supérieure de la boîte de dialogue Choisir l'heure de rendez-vous
représente la combinaison des heures d'indisponibilité de tous les utilisateurs.
9
Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue, puis entrez la date et
l'heure dans les zones de texte Date de début.
Recherche de plages disponibles
149
-
Informations
complémentaires
Afficher les informations sur le rendez-vous
Si vous sélectionnez l'option Afficher les informations sur le RdV de la boîte de
dialogue Recherche des plages disponibles, vous pouvez visualiser le détail de vos
rendez-vous planifiés ou de ceux des utilisateurs dont vous êtes le mandataire. Un
cercle contenant un « i » apparaît à côté du nom des utilisateurs dont vous pouvez
visualiser les rendez-vous détaillés. Les zones d'adresse du bloc d'heures
sélectionné sont affichées dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Choisir
l'heure de rendez-vous ; l'objet, la date, l'heure et la durée sont également indiqués.
Si ces utilisateurs ne vous ont pas octroyé de droit en lecture, seuls leur nom, la
date, l'heure et la durée du rendez-vous sont spécifiés dans cette boîte de dialogue.
En cas d'une recherche de plages disponibles prolongée
Vous pouvez mettre sous forme d'icône la boîte de dialogue Choisir l'heure de
rendez-vous de façon à pouvoir exécuter d'autres actions au cours d'une recherche
de plages disponibles prolongée. Le texte de l'icône indique le nombre d'agendas
d'utilisateurs consultés pour rechercher les heures d'indisponibilité (par exemple, 6
sur 10) ; le sablier disparaît à la fin de la recherche.
Recherche rapide
Utilisez l’Indexeur de fichiers de la recherche rapide pour créer des index pour des
documents sélectionnés et pour rechercher rapidement parmi ces index les
documents contenant une expression ou un mot particulier. Vous pouvez
également utiliser la recherche rapide pour rechercher des fichiers et des modèles
de fichiers spécifiques.
-
Concepts
Index de recherche rapide
Un index de recherche rapide est un texte intégral, une liste alphabétique de
chaque mot contenu dans les fichiers et les répertoires que vous indiquez. Ce
fichier d’index comprend également des informations sur les fichiers d’origine de
ces mots. Un index de recherche rapide ne peut pas être imprimé ou visualisé ; il
est produit dans un format hautement compressé pour la recherche rapide
exclusivement.
Indexation de documents de type WordPerfect et autres
La recherche rapide peut indexer des fichiers créés au format WordPerfect 4.2-7.0
et au format ASCII. Elle indexe également la plupart des fichiers texte .WPG. Les
autres formats de fichier sont traités comme du texte ASCII et la recherche rapide
indexe les mots ASCII qu’ils contiennent.
Indexation sélective de fichiers
Si vous ne voulez pas que la recherche rapide indexe certains fichiers, vous pouvez
les exclure lors de l’élaboration de l’index de recherche rapide. Pour en savoir
plus, reportez-vous à Fichiers non indexés dans Informations complémentaires
dans cette section.
150 Recherche rapide
Création d’un index de
recherche rapide
-
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Cliquez sur Indexeur.
Si vous n’avez pas précisé de répertoire pour vos fichiers d’index, choisissez-en
un, puis cliquez sur OK.
3
Sélectionnez Créer.
4
Entrez un nom pour l’index que vous créez, puis cliquez sur OK.
Le nom peut être une description vous permettant d’identifier le groupe de fichiers
que vous indexez (par exemple, « Bulletins d’informations de la société »).
5
Dans la zone de texte Ajouter un répertoire/fichier, précisez le fichier ou le
répertoire que vous souhaitez indexer.
Vous pouvez préciser un modèle de nom de fichier (par exemple,
C:\RAPPORTS\*.DMB) pour n’inclure que certains fichiers dans un répertoire.
Pour afficher tous les fichiers dans le répertoire en cours, cliquez sur Parcourir.
6
Pour indexer également les fichiers dans l’ensemble des sous-répertoires,
cliquez sur Inclure les sous-répertoires.
7
Sélectionnez Ajouter pour inclure le fichier ou le répertoire que vous
souhaitez indexer.
8
Répétez les opérations 5 à 7 jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les fichiers et
répertoires de votre choix.
9
Sélectionnez Générer, puis cliquez sur OK lorsque l’index est terminé.
10 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue du
répertoire.
Mise à jour et
régénération des
index
-
Si vous modifiez des fichiers compris dans un index (les critères d’index), vous
devez mettre à jour ou régénérer ce dernier. Vous pouvez obtenir une mise à jour
automatique de tous vos index à une heure précise de la journée grâce à l’utilitaire
KickOff.
Il est normalement plus rapide de mettre à jour un index de recherche rapide que
de le régénérer, la mise à jour consistant uniquement en un ajout d’informations
nouvelles au dernier fichier d’index généré. Toutefois, lorsque votre mise à jour
dure longtemps, régénérez l’index.
Mise à jour de l’index avec de nouveaux fichiers ou des fichiers modifiés
1 Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Cliquez sur Indexeur, puis, dans la zone de liste Liste des index, sélectionnez
l’index que vous souhaitez mettre à jour.
Recherche rapide
151
3
Sélectionnez Générer, puis Mise à jour d'un index avec des fichiers
nouveaux ou modifiés et cliquez sur OK.
4
Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé.
5
Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de
répertoire.
Régénération d’index
Vous pouvez régénérer des index en y indexant à nouveau tous les fichiers qu’il
contient.
-
Modification d’un
index
152 Recherche rapide
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire, par
exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Cliquez sur Indexeur, puis, dans la zone de liste Liste des index, sélectionnez
l’index que vous souhaitez mettre à jour.
3
Sélectionnez Générer, puis Indexer tous les fichiers et cliquez sur OK.
4
Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé.
5
Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de
répertoire.
Vous pouvez modifier les répertoires, les fichiers ou les options d’indexation.
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Choisissez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez modifier dans la zone de
liste Liste des index.
3
Cliquez sur Modifier.
4
Précisez le fichier ou le répertoire que vous voulez ajouter à l’index dans la
zone de texte Ajouter un répertoire/fichier, puis cliquez sur Ajouter. Pour
en savoir plus, reportez-vous à Création d’un index de recherche rapide dans
cette section.
5
Sélectionnez les fichiers ou le répertoire que vous souhaitez supprimer de
l’index dans la zone de liste Répertoires à indexer, puis cliquez sur
Supprimer.
6
Sélectionnez Options pour définir des options spécifiques à l’index que vous
modifiez. Pour en savoir plus, reportez-vous à Préférences d'index de la
recherche rapide dans Informations complémentaires dans cette section.
7
Lorsque vous avez terminé de modifier l’index, cliquez sur Générer.
8
Sélectionnez Mise à jour d'un index avec des fichiers nouveaux ou
modifiés, puis cliquez sur OK.
ou
Sélectionnez Indexer tous les fichiers, puis cliquez sur OK.
9
Cliquez sur OK lorsque l'index est terminé.
10 Cliquez à deux reprises sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de
répertoire.
Suppression d’un
index
-
Déplacement d’un
index ou attribution
d’un autre nom à un
index
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Sélectionnez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez supprimer.
3
Cliquez sur la liste locale Options, choisissez Supprimer, puis cliquez sur
Oui.
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Sélectionnez Indexeur, puis l’index que vous souhaitez déplacer ou
renommer.
3
Cliquez sur la liste locale Options, puis sur Déplacer ou sur Renommer.
4
Si vous déplacez un index, saisissez les nouveaux nom et chemin d’accès dans
la zone de texte Nouveau nom de fichier, puis cliquez sur OK.
ou
Si vous renommez un index, entrez son nouveau nom, puis cliquez sur OK.
-
Recherche de fichiers
et d’index
-
La recherche rapide peut rapidement localiser des modèles de fichiers, des
combinaisons de mots dans des fichiers et des index de recherche rapide.
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue de répertoire,
comme Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Cliquez sur la liste locale Rechercher sur, puis sur Répertoire ou
Sous-répertoire pour rechercher des fichiers dans le répertoire ou le
sous-répertoire en cours.
ou
Cliquez sur Disque pour sélectionner une unité complète dans laquelle
effectuer la recherche.
ou
Cliquez sur Index de la recherche rapide pour sélectionner l’index dans
lequel effectuer la recherche.
3
Si vous souhaitez mener la recherche à l’aide d’un modèle de nom de fichier,
saisissez-le dans la zone de texte Chemin(s) d'accès/Modèle(s).
Recherche rapide
153
Vous pouvez utiliser des caractères génériques pour rechercher certains types de
fichiers. Vous pouvez également combiner plusieurs modèles de recherche dans la
zone de texte Chemin(s) d'accès/Modèle(s) (par exemple, c:\docs\*.doc,*.txt,
f:\maître\*.let, d:\modèles\*.wpg).
4
Si vous souhaitez rechercher des mots ou des expressions, saisissez-les dans la
zone de texte Rechercher. Cliquez sur Opérateurs ou sur Concepts pour affiner
votre recherche. Pour en savoir plus, reportez-vous à Précision des conditions
de recherche et à Développement des recherches rapides dans Informations
complémentaires dans cette section.
5
Sélectionnez Documents WordPerfect uniquement pour limiter votre
recherche à des documents au format WordPerfect.
6
Saisissez une plage de dates dans les zones de texte De et A si vous souhaitez
indiquer les fichiers dont la date est comprise dans cette plage.
ou
Cliquez sur les icônes d’agenda pour indiquer une plage de dates dans les
zones De et A.
7
Sélectionnez Recherche. La liste des fichiers contenant le modèle, le mot ou
l’expression de recherche apparaît dans la boîte de dialogue Liste des résultats
de la recherche.
Pour enregistrer cette liste pour une autre recherche, sélectionnez Enregistrer la
liste.
Pour visualiser le contenu d’un fichier, sélectionnez-le, puis cliquez sur
Visualiser.
Pour copier, déplacer, renommer ou supprimer les fichiers, changer les attributs ou
imprimer une liste des fichiers recherchés, choisissez une option dans la liste
locale Options.
8
Poursuivez votre recherche de fichiers en sélectionnant la recherche rapide et
en suivant les étapes 1 à 5 ci-dessus. Sélectionnez Ajouter des fichiers
concordants aux résultats de la recherche pour ajouter tout nouveau fichier
recherché à la liste d’origine.
CONSEIL : pour affiner la recherche, cliquez sur Recherche rapide, puis
choisissez Liste des résultats de la recherche dans la liste locale Rechercher
sur. Cette option devient disponible après votre première recherche. Seuls les
fichiers de la précédente liste de résultats de recherche sont recherchés selon les
critères spécifiés lors de cette recherche, y compris les modèles de fichiers.
9
154 Recherche rapide
Cliquez deux fois sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue de
répertoire.
Enregistrement et
réutilisation des
recherches
-
Vous pouvez enregistrer des recherches en vue d’une utilisation ultérieure,
supprimer la recherche en cours et charger les recherches préalablement
enregistrées.
Effacement des champs de recherche
1 Sélectionnez Effacer dans la liste locale Options de la recherche rapide.
Enregistrement d’une requête de recherche
1 Définissez une recherche, à l’aide d’un motif de fichier ou motif de mot ainsi
que les opérateurs que vous souhaitez utiliser.
2
Sélectionnez Enregistrer la requête dans la liste locale Options de la
recherche rapide.
3
Entrez le nom à attribuer à la recherche, puis sélectionnez Enregistrer.
Réutilisation d’une requête de recherche
1 Sélectionnez Sélectionner une requête dans la liste locale Options de la
recherche rapide.
2
Sélectionnez la recherche que vous souhaitez utiliser, puis choisissez Charger.
Suppression d’une requête de recherche
1 Sélectionnez Supprimer une requête dans la liste locale Options de la
recherche rapide.
2
Choisissez la recherche que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez
Supprimer.
Récupération de la liste des résultats de la recherche précédente
1 Sélectionnez Derniers fichiers trouvés dans la liste locale Options de la
recherche rapide, si vous souhaitez récupérer la liste Résultats de la
recherche précédente.
Une fois cette liste récupérée, vous devez également récupérer la requête de
recherche utilisée pour générer cette recherche.
Informations
complémentaires
-
Accélération de l’indexation
La liste suivante contient des suggestions pouvant vous aider à accélérer le
processus de création d’index dans la recherche rapide. Reportez-vous à
Préférences d'index de la recherche rapide dans cette section.
◆
Sélectionnez un niveau d’indexation large dans l’option Niveau d'index,
comme Document ou Paragraphe.
◆
Lancez l’Indexeur de la recherche rapide en mode autonome (c’est-à-dire
qu’aucun autre programme ne doit fonctionner).
◆
Créez un index contenant uniquement les champs sommaire du document.
◆
Excluez autant de types de documents que possible.
◆
Ne mentionnez pas de nombres.
Recherche rapide
155
◆
Si vous indexez un grand nombre de petits fichiers, augmentez la valeur de
l’option relative à la progression de l’indexation.
Informations sur le fichier d’index
Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur les options comprises dans un
index, les fichiers et répertoires indexés, sa date de création et sa taille.
1
Sélectionnez l’index sur lequel vous souhaitez vous informer, puis choisissez
Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la recherche rapide.
Reportez-vous aux étapes 1 et 2 du chapitre Création d'un index de recherche
rapide un peu plus haut dans cette section pour obtenir des informations sur la
procédure d’accès à la boîte de dialogue.
2
Choisissez Informations.
Utilisation des index de recherche rapide générés par d’autres utilisateurs
Vous pouvez utiliser des index de recherche rapide générés par un autre utilisateur.
Utilisez la fonction Importer l'index pour importer un index.
1
Sélectionnez Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la
recherche rapide. Reportez-vous aux étapes 1 et 2 du chapitre Création d'un
index de recherche rapide dans cette section pour obtenir des informations sur
la procédure d’accès à la boîte de dialogue.
2
Choisissez Importer.
3
Sélectionnez un fichier d’index de recherche rapide d’extension .IDX, puis
choisissez Importer. Si vous êtes invité à donner un nom d’index, entrez-en
un, puis cliquez sur OK.
Vous ne disposez que de droits de recherche concernant l’index ; vous ne pouvez
apporter aucune modification à cet index.
Préférences d'index de la recherche rapide
Préférences d'index de la recherche rapide vous permet de modifier la façon dont
Recherche rapide génère un index ainsi que le contenu de celui-ci. Vous pouvez
sélectionner des options applicables à tous les index ou à un seul index. La plupart
des options auront une incidence sur la vitesse d’indexation. Reportez-vous à
Accélération de l'indexation dans cette section.
Pour changer les options applicables à tous les nouveaux index :
1
Choisissez Options dans la boîte de dialogue Indexeur de fichiers de la
recherche rapide, puis sélectionnez Préférences.
2
Pour sélectionner des options supplémentaires, cliquez sur Opt. étendues.
Reportez-vous au tableau ci-dessous pour obtenir des explications.
Pour changer les options applicables à un index particulier :
156 Recherche rapide
3
Choisissez l’index concerné, puis sélectionnez Modifier.
4
Sélectionnez Options.
Les options sont décrites dans le tableau suivant.
Option
Fonction
Afficher la progression
d'indexation de chaque
fichier x
Vous permet de préciser le nombre de fichiers
indexés avant que la ligne d’état d’avancement
n’affiche les modifications. (S'applique à tous les
index.)
Répertoire des fichiers
d'index
Vous permet de définir l’emplacement par défaut
des fichiers d’index. (S'applique à tous les index.)
Répertoire des index
partagés
Vous permet de préciser l’emplacement par défaut
des fichiers d’index partagés. (S'applique à tous les
index.)
Développer la boîte de
dialogue Parcourir
Vous permet de préciser l’affichage des boîtes de
dialogue Modifier l'index et Créer un index. Si vous
sélectionnez Développer la boîte de dialogue
Parcourir, le nom du fichier, les unités et les
répertoires apparaissent à chaque ouverture de la
boîte de dialogue. (S'applique à tous les index.)
Exclure les fichiers
Ignore tous les types de fichiers spécifiés. Tous les
fichiers d’extension .EXE, .COM ou .DLL sont
exclus par défaut.
Indexer uniquement les
documents WordPerfect
N’indexe que les documents WordPerfect des
versions 5.1/5.2 et 7.0 (les documents WordPerfect
4.2 ne sont pas pris en compte).
Contenu de l'index
Vous permet de préciser la proportion d’un
document à indexer.
Niveau d'indexation
Vous permet de préciser la zone de recherche des
motifs de mot (par exemple, dans une même ligne
ou un même paragraphe).
Inclure les nombres
Indexe les nombres et les lettres.
Caractères développés dans Vous permet d’indiquer la méthode de traitement
les documents non-WP
dans l’index des caractères étendus de formats
inconnus. Si vous indexez un document créé sous
Windows, choisissez Interpréter en tant
qu’ANSI ; si vous indexez un document créé sous
DOS, choisissez Interpréter en tant qu'ASCII. Si
vous disposez des deux types ou si vous n’êtes pas
sûr, sélectionnez Exclure.
Fichiers journaux de la recherche rapide
Un fichier journal de recherche rapide est créé lorsque celle-ci tente d’indexer un
fichier ouvert ou protégé par un mot de passe. Le fichier journal a le même nom et
se trouve dans le même emplacement répertoire que le fichier d’index de recherche
rapide mais possède une extension .LOG.
Recherche rapide
157
Précision des conditions de recherche
Les opérateurs et paramètres suivants peuvent être utilisés pour créer un motif de
recherche de mot dans la boîte de dialogue Recherche rapide. Reportez-vous à
Recherche de fichiers et d'index dans cette section.
Les opérateurs doivent être précédés et suivis d’un espace. L’ordre de liaison
indique les opérateurs appliqués en premier lieu. Dans une recherche rapide, cet
ordre est le suivant : NON, Ordre, ET, OU.
Opérateur
Motif de mot
Recherche
Et (&)
montagne & chèvre
Fichiers contenant les mots « montagne »
et « chèvre ».
montagne ET chèvre
chèvre de montagne
Suivi de (..) chèvre de montagne
Fichiers contenant les deux mots, le
premier précédant le second dans le
document.
Groupe ( )
(/Firstpage (/Line objet
réorganisation) « Jean
Durand » de la société
X)
Fichiers dont la première page contient les
mots objet et réorganisation sur la même
ligne, ainsi que Jean Durand et société X
sur la même page.
Opérateur
Motif de mot
Recherche
Pas (!)
montagne !
Fichiers contenant les mots « montagne »
mais pas « chèvre ».
chèvre
montagne NON chèvre
Ou (|)
montagne | chèvre
montagne OU chèvre
158 Recherche rapide
Fichiers contenant les mots « montagne »
ou « chèvre » ou les deux mots.
Aucun
caractère
générique
/Nowildcard
* et ? sont considérés comme des
caractères et non des caractères
génériques. La valeur par défaut est
/Wildcard.
Activer le
mode
Préfixe
/Prefix
Tous les mots ayant les mêmes premières
lettres.
Désactiver
l’analyse
/Noscan
Ne permet pas à la recherche rapide
d’exécuter une analyse.
Type de
Motif de mot
Recherche
Caractères montagne*
multiples (*)
Fichiers contenant toutes les variantes des
mots commençant par « montagne » avec
ou sans autre caractère (par exemple,
montagne, montagnes et montagneux).
Caractère
unique (?)
montagne?
Fichiers contenant le mot « montagne »
plus un seul caractère (par
exemple, montagnes).
Pas de
distinction
/NoCase
Mots correspondant aux termes de la
recherche ignorant les majuscules et les
minuscules. Paramètre par défaut.
Distinction
/Case
Mots correspondant aux motifs de
majuscules et de minuscules des termes de
la recherche.
Désactiver
le mode
Préfixe
/NoPrefix
Désactive le mode préfixe.
Mots
comportant
le même
préfixe
/Prefix
Recherche tous les mots ayant les mêmes
initiales.
Similarité
des mots
Motif de mots
Recherche
Document
/Document
Mots dans le même document (cette
option réinitialise tous les autres
niveaux).
Champ
/Field
Mots dans le même champ. Utilisez cette
option avec des fichiers orientés base de
données comme les fichiers de fusion. Ne
fonctionne que pour les recherches ne
portant pas sur les index.
Saut de page /HardPage
Mots dans la même section limitée par
des sauts de page requis.
Ligne
/Line
Mots sur la même ligne, comme ils sont
actuellement formatés sur le disque.
Page
/Page
Mots sur la même page, comme ils sont
actuellement formatés sur le disque.
Paragraphe
/Paragraph
Mots dans le même paragraphe.
Recherche rapide
159
Similarité
des mots
Motif de mots
Recherche
Expression
("")
"___"
Expressions, telles que vous les entrez,
« expression » étant le texte de la
recherche.
Enregistrer
/Record
Mots dans le même enregistrement.
Utilisez cette option avec des fichiers
orientés base de données comme les
fichiers de fusion. Ne fonctionne que
pour les recherches ne portant pas sur les
index.
Phrase
/Sentence
Mots dans la même phrase.
En # mots
/#
Mots séparés par un certain nombre de
mots (par exemple, /2 recherche les mots
séparés par deux mots).
Paramètre En
désactivé
Désactive le paramètre En # mots.
Composants
Paramètre
Recherche
Entier
/Entire
Tout le texte du document et toutes les
informations de résumé du document. Il
s’agit du paramètre par défaut.
Première page
/FirstPage
Uniquement la première page du texte du
document et du résumé du document.
Sommaire
/Summary
Toutes les informations de résumé du
document.
Texte seul
/Text
Tout le texte du document, sauf les
en-têtes, les notes de bas de page et les
résumés du document.
Composants
Paramètre
Recherche
Champs
sommaire
/Summary=name
Champ de résumé du document que vous
spécifiez. Le nom du champ remplace le
numéro du champ dans le motif
Paramètre. Reportez-vous à Recherche
des champs de résumé du document
ci-dessous.
ou
/name
ou
/Summary=n
160 Recherche rapide
Résumé
Paramètre
Recherche
(nom de champ
de résumé)
/(nom de champ de Critères de recherche dans le champ de
résumé)
résumé du document spécifié.
(opérateur)
Exemple: /author=
Reportez-vous à Recherche des champs de résumé du document dans cette section.
Autre
Paramètre
Recherche
Analyse
désactivée
/Noscan
Ne permet pas à la recherche rapide
d’exécuter une analyse.
Désactiver
caractère
générique
/Nowildcard
* et ? sont considérés comme des
caractères et non des caractères
génériques. La valeur par défaut est
/Wildcard.
Activer caractère /Wildcard
générique
* et ? sont considérés comme des
caractères génériques.
CONSEIL : certains opérateurs de recherche ne fonctionnent pas avec tous les
champs de recherche. Par exemple, /Line et /Summary ne s’appliquent pas à une
recherche Nom de fichier uniquement.
Utilisez les parenthèses afin de regrouper une requête de recherche. Par exemple,
l’instruction (/Firstpage (/Line objet réorganisation) « Jean Durand » société X)
recherche tous les fichiers dont la première page contient les mots objets et
réorganisation sur la même ligne, Jean Durand et société X apparaissant
également sur la page.
CONSEIL : placez les paramètres avant les mots qu’ils concernent.
Développement des recherches rapides
Vous pouvez utiliser Créateur de concepts pour développer vos recherches rapides
en incluant des formes de mots proposées en tant qu’alternatives comme d’autres
conjugaisons, des synonymes et d’autres orthographes.
Pour utiliser Créateur de concepts :
1
Sélectionnez Recherche rapide dans une boîte de dialogue relative aux
répertoires, par exemple Ajouter une pièce jointe ou Récupérer.
2
Entrez le ou les mots que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez
Concepts.
3
Choisissez le terme de la recherche pour lequel vous souhaitez inclure des
suggestions de mots.
4
Choisissez une des options suivantes :
Recherche rapide
161
Option
Fonction
Formes
Inclut dans la recherche les formes de conjugaisons, de
pluriels, d’adjectifs et d’adverbes du mot sélectionné.
Dictionnaire des Inclut dans la recherche les synonymes du mot sélectionné
synonymes
dans la liste du dictionnaire des synonymes.
Thes-> Formes
Inclut les formes de conjugaisons, de pluriels, d’adjectifs et
d’adverbes des synonymes du mot sélectionné dans la
recherche.
Typo
Inclut dans la recherche les fautes d’orthographe et fautes de
frappe possibles du mot sélectionné et des mots de
remplacement.
Phonétique
Propose des mots dont les propriétés phonétiques sont
similaires à celles du mot recherché.
5
Sélectionnez les mots d’origine ou ceux proposés comme alternatives mais que
vous ne souhaitez pas utiliser, puis cliquez sur Exclure. (Sélectionnez les mots
désactivés et choisissez Inclure pour les activer à nouveau.)
6
Cliquez sur OK pour inclure les mots proposés activés dans la recherche.
7
Sélectionnez Rechercher pour commencer la recherche en incluant les mots
proposés.
Recherche des champs de résumé du document
Des champs de recherche de résumé du document supplémentaires sont
disponibles lorsque les options Champs de résumé du document entier ou Champs
sommaire uniquement sont sélectionnées lors de la génération de l’index.
Reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide dans la partie
Informations complémentaires de cette section.
Vous pouvez rechercher des mots ou expressions spécifiques dans tous les champs
de résumé du document disponibles tout en analysant les fichiers sur le disque.
Pour rechercher des champs de résumé du document :
1
Ouvrez la recherche rapide depuis une des boîtes de dialogue de répertoires.
2
Choisissez Tous les champs de sommaire dans la liste locale Options.
CONSEIL : si vous souhaitez rechercher les champs de résumé que vous avez
sélectionnés dans Récapitulatif du document, sélectionnez Champs sommaire par
défaut.
La zone de liste Champs sommaire du document apparaît. Utilisez la barre de
défilement pour vous déplacer dans la liste alphabétique des champs.
162 Recherche rapide
Utilisez la barre de défilement
pour obtenir d’autres champs
sommaire.
3
Entrez le texte ou le motif de mot que vous souhaitez rechercher dans les zones
de texte situées à côté de chaque champ de résumé.
ou
Sélectionnez Options, Tous les champs sommaire, puis choisissez un champ
de résumé dans la liste de défilement. Entrez le texte que vous recherchez dans
ce champ de résumé.
4
Sélectionnez Rechercher.
Si vous sélectionnez Aucun champ sommaire dans la liste locale Options afin de
masquer les zones de texte Champs sommaire du document, Recherche rapide
n’utilisera pas le texte de recherche que vous entrez dans les zones de texte des
champs de résumé du document.
CONSEIL : si vous utilisez plusieurs champs de résumé pour la recherche, toutes
les conditions de la recherche doivent être vraies.
Fichiers non indexés
Recherche rapide ignore les fichiers temporaires, ouverts et les documents
protégés par un mot de passe. Par défaut, Recherche rapide ignore aussi les
fichiers exécutables (par exemple, ceux dont l’extension est .EXE, .DLL ou
.COM). Vous pouvez utiliser la commande Exclure les fichiers pour spécifier les
fichiers à ignorer. Reportez-vous à Préférences d'index de la recherche rapide
dans cette section.
Enregistrement des fichiers de la recherche rapide
Recherche rapide enregistre les index après chaque génération. Vous nommez le
fichier lorsque vous le créez et Recherche rapide stocke les index comme fichiers
utilisant une extension .IDX (par exemple, BRIEFS92.IDX). L’extension .INC est
attribuée aux fichiers d’index. Les messages d’erreur sont stockés dans un fichier
d’extension .LOG. Vous pouvez préciser le répertoire dans lequel les index sont
stockés à l’aide de l’option Répertoire des fichiers d'index de la boîte de
dialogue Préférences de la recherche rapide.
Exécution de la recherche rapide en tant qu’application autonome
Vous pouvez exécuter l’Indexeur de la recherche rapide indépendamment des
autres applications WordPerfect en cliquant deux fois sur l’icône de la recherche
rapide dans le Gestionnaire de programmes de Windows.
Recherche rapide
163
Récupérer
Utilisez la commande Récupérer pour ouvrir un fichier texte dans la zone Message
d’un élément. Par exemple, vous pouvez récupérer un fichier de traitement de texte
dans votre élément en tant que message.
-
Concepts
Comparaison des commandes Récupérer et Joindre
Récupérer et Joindre sont des fonctions différentes de GroupWise. Récupérer vous
permet d’ouvrir un fichier texte dans la zone Message d’un élément. Cela signifie
que vous pouvez créer un message dans un autre traitement de texte. Cependant,
certains codes de formatage risquent d’avoir été supprimés.
Joindre vous permet d’inclure un fichier avec l’élément que vous envoyez mais la
pièce jointe n’apparaît pas dans la zone Message de l’élément. Cependant, le fait
de joindre un fichier conserve tous vos codes de formatage. Si vous souhaitez lire
une pièce jointe que vous avez reçue, vous pouvez l’ouvrir et elle lancera
l’application qui lui est associée. Reportez-vous à Pièces jointes.
-
Récupération d’un
fichier dans un
élément
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez la vue de votre choix dans la liste
locale de vue d’un élément.
2
Cliquez sur le menu Fichier, puis sur Récupérer pour ouvrir la boîte de
dialogue Récupérer.
Vous pouvez choisir Visualiser afin
de visualiser un fichier avant de le
récupérer de la zone Message.
Vous pouvez entrer le nom
de fichier dans la zone de
texte Nom de fichier.
Vous pouvez sélectionner d’autres
options de la liste locale Options.
3
Sélectionnez le fichier de votre choix en entrant son nom dans la zone de texte
Nom de fichier ou utilisez la zone de liste Nom de fichier pour sélectionner ce
fichier.
4
Sélectionnez Ouvrir pour insérer le fichier dans la zone Message.
Réenvoyer
Utilisez la commande Réenvoyer pour envoyer de nouveau un élément que vous
avez déjà expédié aux autres utilisateurs.
164 Récupérer
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Départ, puis choisissez
l'élément que vous désirez envoyer de nouveau.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Réenvoyer pour ouvrir l'élément
que vous avez déjà expédié.
3
Modifiez l'élément, puis sélectionnez Envoyer.
Une zone d'avertissement vous invitant à retirer l'élément d'origine apparaît.
4
Sélectionnez Oui pour retirer l'élément d'origine que vous avez envoyé et
expédier celui que vous avez modifié.
ou
Choisissez Non pour conserver l'élément d'origine que vous avez envoyé et
expédier celui que vous avez modifié.
S'ils ont déjà été ouverts, les messages électroniques et téléphoniques ne sont pas
retirés. Des rendez-vous, des notes et des tâches peuvent être retirés à tout
moment.
Refuser
Utilisez Refuser pour refuser des tâches, des notes ou des rendez-vous planifiés.
Lors du refus d'un élément, Refuser vous permet d'envoyer des explications à
l'expéditeur.
Concepts
-
Attente de l'acceptation d'un élément
Lorsqu'un utilisateur vous inclut dans un rendez-vous, une tâche ou une note, vous
pouvez accepter ou refuser. L'élément reste affiché dans l'agenda en italique et
marqué d'un point d'interrogation tant que vous ne l'avez pas accepté ou refusé.
Lorsque vous acceptez un élément, il apparaît en texte normal dans l'agenda.
Lorsque vous le refusez, GroupWise le supprime de la boîte Arrivée et de l'agenda,
puis le stocke dans la corbeille.
Refuser
165
Cet élément n'a
pas été accepté.
-
Refus d'un élément
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale, puis
sur l'élément pour l'ouvrir.
2
Sélectionnez Refuser pour ouvrir la boîte de dialogue Refuser et commenter.
3
Entrez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.
Une fois l'élément refusé, il est fermé et supprimé de votre boîte Arrivée et de
votre agenda, puis stocké dans la corbeille.
-
Informations
complémentaires
Corbeille et refus
Lors du refus d'un élément, GroupWise le place dans la corbeille. Si vous désirez
accepter ultérieurement cet élément, vous pouvez annuler sa suppression dans la
corbeille, puis l'accepter. Cependant, vous devez le restituer avant le vidage de la
corbeille.
Refus d'un élément non ouvert
Si vous n'avez pas besoin de lire l'élément, vous pouvez cliquer dessus dans la
boîte Arrivée ou dans l'agenda, sélectionner le menu Actions, puis choisir
Refuser.
Connaissance du refus d'un élément
Dans GroupWise, il existe deux moyens de connaître le nom de l'utilisateur ayant
refusé un élément que vous avez envoyé.
Le premier est un accusé de réception. Les préférences de l'élément vous
permettent d'en recevoir un chaque fois qu'un destinataire refuse un élément que
vous planifiez. Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception pour un seul
rendez-vous ou une seule tâche, vous pouvez le préciser dans Options d'envoi lors
de l’envoi de l’élément. Si, lors de son refus, le destinataire de l'élément planifié
ajoute un commentaire, celui-ci apparaît dans l’accusé de réception et dans la
fenêtre Informations de votre boîte Départ.
En outre, vous pouvez consulter cette fenêtre pour définir le nom de l'utilisateur
ayant refusé des rendez-vous, des tâches et des notes. Ouvrez la boîte Départ, puis
cliquez deux fois sur l’élément à propos duquel vous souhaitez obtenir des
166 Refuser
informations. La fenêtre Informations répertorie le nom des utilisateurs ayant
accepté ou refusé votre rendez-vous, tâche ou note, ou n'ayant pas répondu. Si le
destinataire a inséré un commentaire, il apparaît également. Reportez-vous à Info.
Rendez-vous
Utilisez Rendez-vous pour être informé ou informer les autres utilisateurs des
rendez-vous et ainsi réserver les ressources requises, telles que les salles et les
projecteurs.
La méthode employée pour envoyer un rendez-vous est très semblable à celle
utilisée pour l'envoi de n’importe quel autre élément. Les différences résident dans
les options propres à chaque élément, comme la planification d'une date dans un
rendez-vous. Cette section explique comment utiliser ces options. Pour obtenir de
l’aide sur l'envoi d'un rendez-vous, reportez-vous à Envoi.
Concepts
-
Réunions de groupe
Vous pouvez envoyer une réunion de groupe à vous-même et à d'autres utilisateurs
GroupWise. Une réunion de groupe est placée dans votre boîte Départ lorsque
vous l'envoyez et dans votre boîte Arrivée et dans votre agenda lorsque vous la
recevez. Lorsque vous recevez un rendez-vous, vous pouvez l'accepter ou le
refuser.
Rendez-vous personnels
Un rendez-vous personnel est une activité planifiée placée dans votre agenda. Il
n'est pas inséré dans votre boîte Départ ni dans la boîte Arrivée d'un autre
utilisateur. Vous pouvez distinguer un rendez-vous personnel d'une réunion de
groupe car le premier ne contient pas de zone d'adresse.
Rendez-vous
167
-
Planification des
ressources
1
Choisissez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis
choisissez une vue de groupe.
2
Choisissez Adresse pour ouvrir le carnet d'adresses.
3
Sélectionnez Ressources pour ouvrir la zone de liste Ressources.
4
Cliquez deux fois sur les ressources que vous souhaitez utiliser dans le cadre
de la réunion.
5
Choisissez OK pour fermer le carnet d'adresses et retourner à la vue de
l'élément.
Les ressources que vous sélectionnez sont insérées dans la zone Dest. avec le nom
des utilisateurs. Si vous avez prévu d'utiliser une salle de conférence et que
l'administrateur du système l'a définie en tant que lieu, sa description apparaît
dans la zone Lieu.
-
Vérification des
horaires disponibles
1
Choisissez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis
sélectionnez une vue de groupe.
2
Adressez le rendez-vous aux personnes et aux ressources souhaitées.
3
Choisissez Occupé ?.
Pour plus d'informations sur les options Paramètres de plages disponibles,
reportez-vous à Recherche de plages disponibles.
4
Cliquez sur OK pour faire apparaître les horaires auxquels les participants et
les ressources répertoriés dans les zones d'adresses sont disponibles.
5
Déplacez la zone de la grille Heures combinées vers une heure disponible.
Vous pouvez faire glisser la bordure de la zone pour augmenter sa taille dans
le cas d'un rendez-vous plus long.
6
Cliquez sur OK.
L'heure et la date sont insérées dans les zones Date de début.
-
Paramétrage manuel
de la date, de l'heure
et de la durée
Si vous connaissez l'heure du rendez-vous et que l'exécution d'une plage
disponible n’est pas nécessaire, vous pouvez entrer la date, l'heure et la durée
directement dans les zones Date de début. Vous pouvez également utiliser les
boîtes de dialogue Définition de la date et Saisie de la date pour vous aider à
sélectionner la date et l'heure.
Définir la date
1
168
Récupérer
Cliquez sur le bouton Définir la date
dans la vue.
Vous pouvez cliquer sur
la date à laquelle vous
souhaitez plaifier le
rendez-vous.
Aujourd’hui redéfinit la date sur le jour en cours.
Rappel auto. permet de rappeler le rendez-vous.
Les flèches doubles
permettent d'avancer et de
reculer d'une année à la fois.
Les boutons comportant une seule flèche vous permettent
d’avancer ou de reculer d’un mois à la fois.
Saisie de la date
1
Faites glisser la flèche
gauche pour indiquer
une heure de début.
Cliquez sur le bouton Saisie de la date
dans la vue.
Heure de début, Heure de fin et Durée affichent
les données qui seront entrées dans les zones
Date de début et Durée de la vue.
La zone grise indique la
longueur du rendez-vous.
Faites glisser la flèche droite
pour indiquer l'heure de fin.
Création d'un
rendez-vous personnel
-
1
Choisissez la liste locale Agenda dans la fenêtre principale, puis sélectionnez
Vue du jour.
2
Faites glisser la souris pour sélectionner une plage horaire dans la liste de
rendez-vous.
3
Entrez une description.
Une zone de texte apparaît dès que vous commencez la saisie.
Acceptation d'un
rendez-vous
4
Cliquez à l'extérieur de cette zone pour insérer le rendez-vous dans votre
agenda.
5
Si vous devez modifier la description, cliquez deux fois sur le rendez-vous
pour ouvrir une vue de rendez-vous personnel.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda dans la fenêtre principale.
-
Par défaut, les rendez-vous personnels n'apparaissent pas dans votre boîte
Arrivée.
2
Cliquez deux fois sur le rendez-vous en attente dans les zones de liste
Elément ou Rendez-vous.
3
Choisissez Accepter. Reportez-vous à Acceptation ou Refus.
Récupérer
169
-
Informations
complémentaires
Indicateurs de rendez-vous
Comme l’indique le tableau ci-dessous, les icônes de rendez-vous et le texte
répertoriés dans votre boîte Arrivée ou dans votre agenda peuvent vous donner des
informations sur l'état d'un rendez-vous.
Indicateur
Signification
(Boîte Arrivée uniquement)
Vous n'avez pas encore ouvert le rendez-vous.
(Boîte Arrivée uniquement)
Vous avez ouvert le rendez-vous.
L'élément est répertorié
en italique (Agenda uniquement).
Réunion de groupe dans votre agenda que
vous n'avez pas encore acceptée ni refusée.
Réunion de groupe que vous avez acceptée.
(Liste de rendez-vous
uniquement)
Marqué comme étant personnel.
Lorsque vous refusez un rendez-vous, l'élément est déplacé dans la Corbeille. Si
vous décidez plus tard de l'accepter, vous pouvez le restituer, puis l'accepter.
Reportez-vous à Acceptation, Refus et à Corbeille.
Délégation de rendez-vous
Lorsqu'un utilisateur prévoit un rendez-vous auquel vous êtes invité, vous pouvez
le déléguer à un autre utilisateur. Lorsque vous déléguez un rendez-vous, le
destinataire et l’expéditeur initial reçoivent chacun une notification de cette
délégation. Reportez-vous à Délégation.
Nouvelle planification de rendez-vous
Vous pouvez planifier à nouveau un rendez-vous pour un autre jour ou une autre
heure ou modifier sa durée, si vous en êtes l'initiateur. Reportez-vous à Agenda.
Rendez-vous récurrents
Vous pouvez utiliser une vue de rendez-vous pour planifier des rendez-vous
récurrents. Par exemple, vous pouvez créer une définition à l'aide du rappel
automatique qui planifie un rendez-vous tous les troisièmes vendredis de chaque
mois. Reportez-vous à Rappel automatique.
Répondre
Utilisez la commande Répondre pour répondre directement à la personne vous
ayant envoyé un élément. Lorsque vous répondez, GroupWise ouvre une nouvelle
vue de message et l'adresse au destinataire de la réponse.
-
Réponse
170 Répondre
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou Agenda dans la fenêtre principale, puis
choisissez l'élément auquel vous désirez répondre.
2
Sélectionnez le menu Envoi, puis cliquez sur Répondre pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
Informations
complémentaires
3
Choisissez Répondre à l'expéditeur pour ne répondre qu'à l'expéditeur.
ou
Sélectionnez Répondre à tous (exp. et dest.) pour répondre à l'expéditeur et
aux utilisateurs auxquels l'élément est adressé.
4
Pour inclure le message d'origine, choisissez Inclure le message reçu de
l'expéditeur.
5
Cliquez sur OK, entrez votre message, puis sélectionnez Envoyer.
-
Modification des zones d'adresse et d'objet d'une réponse
Vous pouvez modifier les zones d'adresse et d'objet d'une réponse. Par exemple, si
vous souhaitez répondre à tous les utilisateurs, à l'exception de deux ou trois
auxquels l'élément d'origine a été adressé, vous pouvez supprimer leur nom de la
zone Dest. En outre, vous avez la possibilité de déplacer leur nom de cette zone
dans la zone de texte CC ou CM. Pour ce faire, reportez-vous à Presse-papiers.
Ressources
Utilisez la commande Ressources pour réserver des salles de conférence, des
projecteurs de diapositives, de l'équipement vidéo, etc. pour les réunions. Si vous
possédez une ressource, il vous incombe d'accepter ou de refuser la requête
correspondante.
Concepts
-
Définition d'une ressource
Les ressources sont des éléments pouvant être programmés à des fins différentes. Il
peut s'agir d'un élément quelconque, allant d'une salle à un rétroprojecteur ou à une
voiture. L'administrateur du système définit les ressources en leur donnant un nom
d'identification et en leur affectant un utilisateur. Lorsqu'il crée la définition d'une
ressource, tous les droits de mandataire sont octroyés à son propriétaire, qui les
utilise pour recevoir les notifications de rendez-vous, puis les accepter ou les
refuser.
Planification d'une
ressource
-
1
Sélectionnez la liste locale Rendez-vous dans la fenêtre principale, puis
choisissez Réunion.
2
Cliquez sur Adresse.
3
Sélectionnez les noms d'utilisateur à indiquer dans les zones Envoyer à, Copie
carbone ou Copie masquée.
4
Choisissez Ressources pour afficher la liste correspondante, cliquez deux fois
sur les ressources souhaitées, puis cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
Ressources
171
Zone de liste Ressources
-
Octroi des droits de
mandataire sur une
ressource
5
Une fois l'élément rempli, sélectionnez Envoyer.
1
Cliquez sur le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis sur Mandataire
pour ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
2
Sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir le Carnet d'adresses, puis choisissez
Ressources pour afficher la liste du même nom.
3
Cliquez deux fois sur les ressources pour lesquelles vous possédez des droits
d'accès permettant de les déléguer à d'autres utilisateurs, puis cliquez sur OK
afin de fermer le Carnet d’adresses et de retourner dans la boîte de dialogue
Mandataire.
Vous ne pouvez déléguer que les ressources de votre bureau de poste.
4
172 Ressources
Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue et ajouter la ressource à
votre liste de mandataires.
Réception d'une
notification pour une
ressource
-
Acceptation et refus
de requêtes de
ressources
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Préférences.
2
Cliquez deux fois sur Notification, puis sélectionnez Ajouter des utilisateurs
pour ouvrir le Carnet d'adresses.
3
Choisissez Ressources pour afficher la liste correspondante.
4
Cliquez deux fois sur votre ressource pour la placer dans la zone Envoyer à,
puis cliquez sur OK pour fermer le Carnet d’adresses et ajouter cette ressource
dans la zone Liste des abonnés.
5
Sélectionnez Abonner à la notification pour recevoir une notification
lorsqu'un utilisateur demande la ressource.
6
Choisissez Abonner aux alarmes pour recevoir une notification des
rendez-vous pour lesquels la ressource est planifiée.
7
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue
Notification, puis sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue
Préférences.
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée.
2
Sélectionnez Mandataire
3
Cliquez deux fois sur l’élément dans la zone de liste Elément, choisissez
Accepter ou Refuser, puis sélectionnez de nouveau Accepter ou Refuser
dans la boîte de dialogue qui apparaît.
-
Création d’une règle
d’acceptation ou de
refus automatique
, puis choisissez la ressource concernée.
-
En tant que propriétaire de la ressource, vous avez tous les droits de mandataire
sur cette ressource. Vous pouvez donc créer des règles. Celles-ci sont décrites
ci-dessous, et acceptent ou refusent les requêtes relatives à la ressource. La règle
Accepter accepte si la ressource n’est pas planifiée pour l’heure requise. La règle
Refuser refuse si les horaires demandés correspondent déjà à une réservation.
1
Cliquez sur le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis sélectionnez
Mandataire pour ouvrir la boîte de dialogue Mandataire.
2
Choisissez la ressource pour laquelle vous souhaitez créer une règle, puis
cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Mandataire.
3
Sélectionnez le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la zone Liste
des règles.
4
Cliquez sur Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Créer une règle.
5
Entrez Accepter dans la zone Nom de la règle pour utiliser la règle Accepter.
ou
Entrez Refuser dans la zone Nom de la règle pour utiliser la règle Refuser.
6
Sélectionnez Rendez-vous dans la zone de groupe Type d'élément est, puis
cliquez sur Divers.
Ressources
173
7
Sélectionnez Rendez-vous non conflictuels dans la zone de groupe Etat de
l’élément pour activer la règle Accepter.
ou
Sélectionnez Rendez-vous conflictuels dans la zone de groupe Etat de
l’élément pour activer la règle Refuser.
8
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Divers.
9
Sélectionnez le menu local Ajouter, puis Accepter pour ouvrir la boîte de
dialogue Accepter et commenter.
ou
Sélectionnez le menu local Ajouter, puis Supprimer/Refuser pour ouvrir la
boîte de dialogue Refuser et commenter.
10 Si vous le souhaitez, entrez une réponse dans la zone Commentaires, puis
cliquez sur OK pour ajouter Accepter ou Supprimer/Refuser à la zone de liste
Alors les opérations sont les suivantes.
11 Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la règle, puis sélectionnez Fermer
pour fermer la boîte de dialogue Règles.
Retransmission
Utilisez l'option Faire suivre pour envoyer un élément entrant à d'autres
utilisateurs. Lorsque vous retransmettez un élément, GroupWise ouvre une vue de
messagerie et y inclut l'élément entrant et ses pièces jointes en tant que pièce jointe
à l'élément retransmis.
-
Retransmission d'un
élément
174 Retransmission
1
Dans la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Agenda, puis
sur l'élément pour l'ouvrir.
2
Cliquez sur le menu Envoi, puis choisissez Faire suivre pour ouvrir une vue
de messagerie.
L'objet reste identique, si
ce n'est que –Retransmis
est ajouté à la fin de la
ligne d'objet.
Informations
complémentaires
3
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le Carnet d'adresses.
4
Sélectionnez les ID utilisateur de votre choix, cliquez sur les zones Dest., CC
et CM pour déplacer ces ID vers les zones Envoyer à, Copie carbone et Copie
masquée. Cliquez ensuite sur OK pour fermer le Carnet d’adresses.
5
Entrez votre message dans la zone Message.
6
Sélectionnez Envoyer.
-
Retransmission via les règles
Si vous partez en voyage d'affaires, vous pouvez créer une règle qui va repérer les
éléments entrants qui vous sont destinés et les faire suivre à d'autres utilisateurs qui
y répondront à votre place. Reportez-vous à Règles.
Distribution ordonnée
Lorsque vous recevez un élément à distribuer, il n'est pas nécessaire que vous
utilisiez l'option Faire suivre. Lorsque vous indiquez que l'élément est terminé,
GroupWise le fait suivre à l'utilisateur suivant de la liste de distribution ordonnée.
Reportez-vous à Distribution ordonnée.
Règles
Utilisez la commande Règles pour établir un ensemble de conditions et d’actions
devant être exécutées lorsqu’un élément répond aux conditions requises. Vous
pouvez préciser des actions comme le déplacement d’éléments dans des dossiers,
le transfert d’éléments et la réponse à ces derniers, ainsi que leur suppression. Les
règles vous permettent d'organiser votre boîte aux lettres, de l’automatiser lorsque
vous êtes absent ou de supprimer les éléments superflus.
Concepts
-
Utilisation des règles
Les règles permettent d’automatiser plusieurs tâches, que votre ordinateur soit en
marche ou non. Voici quelques exemples :
Règles
175
◆
Déplacement d’éléments dans un dossier selon l’expéditeur, le destinataire,
l’objet etc.
◆
Suppression d’éléments superflus avant qu’ils n’atteignent votre boîte Arrivée.
◆
Délégation de tâches et de rendez-vous lorsque vous êtes en congés.
◆
Refus de rendez-vous se chevauchant.
◆
Archivage de tous les éléments d’un dossier.
Ordre d’exécution des règles
GroupWise vérifie et exécute les règles dans l’ordre de leur affichage dans la boîte
de dialogue Règles. Lorsque vous créez un nouvelle règle, elle est ajoutée au bas
de la liste. Si vous souhaitez qu’elle soit vérifiée et exécutée plus tôt que ce que sa
position implique, vous pouvez la faire glisser sur un autre emplacement.
-
Création d'une règle
1
Cliquez sur le menu Outils, puis sur Règles pour ouvrir la boîte de dialogue
Règles.
2
Cliquez sur Créer pour ouvrir la boîte de dialogue Créer une règle.
3
Entrez un nom dans la zone de texte Nom de la règle.
4
Cliquez sur la liste locale Activité, puis sélectionnez l'activité choisie pour
démarrer la règle.
Le tableau suivant présente les différentes activités et les options disponibles pour
chacune d'entre elles.
176 Règles
Activité
Description
Options associées
Nouvel
élément
La règle est déclenchée
lorsqu’un nouvel élément
est placé dans votre boîte
aux lettres GroupWise.
Entrants (l'élément a été placé dans
votre boîte Arrivée), Sortants
(l'élément a été placé dans votre
boîte Départ) ou Personnel (vous
avez créé l'élément pour
vous-même et celui-ci a été placé
dans votre agenda).
Sélectionner un dossier.
Classement La règle est déclenchée
(élément)
lorsqu’un élément est placé
dans un dossier spécifique.
Ouverture
La règle est déclenchée
d'un dossier lorsque vous ouvrez un
dossier spécifique.
Sélectionner un dossier.
Fermeture La règle est déclenchée
d'un dossier lorsque vous fermez un
dossier spécifique.
Sélectionner un dossier.
Au
lancement
La règle est déclenchée
lorsque vous lancez
GroupWise.
Pas d'option.
Quitter
La règle est déclenchée
lorsque vous quittez
GroupWise.
Pas d'option.
Pas d'option.
Activée par La règle ne peut être
l'utilisateur déclenchée que si vous
sélectionnez la règle dans
la boîte de dialogue Règles,
puis que vous cliquez sur
Exécuter.
5
Si vous choisissez Nouvel élément, Au lancement, Quitter ou Activée par
l'utilisateur, sélectionnez Entrants, Sortants ou Personnel pour indiquer la
provenance du message.
6
Si vous choisissez Classement (élément), Ouverture d'un dossier ou
Fermeture d'un dossier, vous pouvez cliquer sur l'icône de dossier,
sélectionner un dossier, puis cliquer sur OK pour afficher le nom du dossier
dans la zone Sélectionner un dossier.
Si vous sélectionnez un dossier, la règle ne s'applique qu'aux éléments qui ont été
déplacés vers le dossier lorsque celui-ci a été ouvert ou fermé. Si vous ne
sélectionnez pas de dossier, la règle s'applique chaque fois qu'un élément est
déplacé vers un dossier, ou lorsque n'importe quel dossier est ouvert ou fermé.
7
Dans la zone de groupe Type d'élément, sélectionnez les types d'éléments
pour lesquels vous voulez que la règle s'applique.
Règles 177
Divers vous permet d'ouvrir
une boîte de dialogue qui
répertorie les attributs
d'éléments.
La zone de groupe Type
d'élément vous permet de
sélectionner les éléments
auxquels la règle s'applique.
Vous devez spécifier le
niveau de priorité de
l'élément pour que la règle
s'applique à celui-ci.
La liste locale Date/Heure
vous permet de déterminer
la période pendant laquelle
la règle s'applique aux
éléments planifiés.
8
Vous pouvez sélectionner plus d'options en cliquant sur Divers, puis en
spécifiant les attributs que les éléments doivent avoir pour être soumis à la
règle.
Pour que la règle s'applique à
un élément, celui-ci doit
contenir le type de pièce jointe
que vous spécifiez.
Pour que la règle s'applique à
un élément, celui-ci doit avoir
la priorité que vous indiquez.
Vous devez spécifier l'état
de l'élément auquel la règle
doit s'appliquer.
9
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Divers.
10 Définissez le contenu de l'élément en entrant l'ID utilisateur, l'objet, etc. dans
la zone de groupe Contenu de l'élément est.
11 Si vous voulez que la règle ne concerne que les éléments planifiés pendant
une période déterminée, sélectionnez ces éléments dans la section Type
d'élément, puis désélectionnez les options Msg et Msg tél si celles-ci sont
sélectionnées. Sélectionnez le menu local Date/Heure, choisissez une
période, puis entrez la date et l'heure dans les champs appropriés.
12 Sélectionnez Ajouter, puis choisissez l'action devant être effectuée par la
règle.
Le tableau suivant présente les différentes actions et indique les étapes à suivre
pour qu'une action soit effectuée par la règle. Les actions ne peuvent pas être
effectuées si un élément ne répond pas aux critères Quand et Si. Si un élément
répond à ces critères, GroupWise effectue l'action que vous spécifiez.
Par exemple, si la règle est déclenchée lorsque vous recevez un élément d'une
personne déterminée, et que l'action devant être effectuée par la règle est une
suppression, GroupWise supprime l'élément sans vous en avertir.
178
Règles
Action
Résultat
Étapes
Message
Envoie un message
électronique, que vous
préparez à l'avance,
quand un élément
répond aux critères
Quand et Si.
La boîte de dialogue Nouveau message
apparaît. Entrez les informations, y
compris l'adresse et le message. Vous
pouvez également insérer des pièces
jointes. Cliquez sur OK pour enregistrer le
message et pour ajouter l'option Nouvel
élément pour à la zone de liste Alors les
opérations sont les suivantes.
Faire suivre
Fait suivre à un autre
utilisateur tout élément
répondant aux critères
Quand et Si.
La boîte de dialogue Faire suivre apparaît.
Entrez les informations, y compris l'adresse
et le message. Vous pouvez également
insérer des pièces jointes. Cliquez sur OK
pour enregistrer le message et pour ajouter
l'option Faire suivre à à la zone de liste
Alors les opérations sont les suivantes.
Déléguer
Réattribue chaque
rendez-vous, tâche,
note ou élément
distribué répondant aux
critères Quand et Si.
La boîte de dialogue Déléguer apparaît.
Entrez l'ID de l'utilisateur à qui vous
déléguez le rendez-vous, la tâche, la note
ou l'élément distribué, puis saisissez les
messages dans les zones de texte
Commentaires destinés à l'expéditeur et
Commentaires destinés au destinataire.
Cliquez sur OK pour ajouter l'option
Déléguer à à la zone de liste Alors les
opérations sont les suivantes.
Répondre
Envoie une réponse à
l'expéditeur de tout
message répondant aux
critères Quand et Si.
La boîte de dialogue Répondre apparaît.
Sélectionnez Répondre à l'expéditeur ou
Répondre à tous (expéditeur et
destinataires), puis cliquez sur OK.
Saisissez un message dans la zone qui
apparaît. Vous pouvez insérer des adresses
CC ou CM, mais pas l'adresse DEST. Vous
pouvez également insérer des pièces
jointes. Cliquez sur OK pour enregistrer le
message et ajouter l'option Répondre à la
zone de liste Alors les opérations sont les
suivantes.
Accepter
Accepte chaque
rendez-vous, tâche ou
note répondant aux
critères Quand et Si.
Saisissez un message dans la boîte de
dialogue Accepter et commenter, puis
cliquez sur OK pour ajouter l'option
Accepter à la zone de liste Alors les
opérations sont les suivantes.
Règles
179
Action
Résultat
Supprimer/Re Refuse chaque
fuser
rendez-vous, tâche ou
note ne répondant pas
aux critères Quand et
Si.
Supprimer
l'élément
Étapes
Saisissez un message dans la boîte de
dialogue Refuser et commenter, puis
cliquez sur OK pour ajouter l'option
Supprimer/Refuser à la zone de liste Alors
les opérations sont les suivantes.
Vide l'élément de votre Aucune.
corbeille.
Placer dans un Place dans le dossier
dossier
que vous sélectionnez
tout élément répondant
aux critères Quand et
Si.
La boîte de dialogue Placer l'élément dans
un dossier apparaît. Sélectionnez le dossier
vers lequel vous voulez déplacer l'élément,
puis choisissez Déplacer pour ajouter
l'option Placer dans un dossier à la zone de
liste Alors les opérations sont les suivantes.
Lier à un
dossier
Lie au dossier que vous
sélectionnez tout
élément répondant aux
critères Quand et Si.
La boîte de dialogue Lier à l'action du
dossier apparaît. Sélectionnez le dossier
auquel vous voulez que l'élément soit lié,
puis cliquez sur Liaison pour ajouter
l'option Lier à un dossier à la zone de liste
Alors les opérations sont les suivantes.
Archiver
Déplace vers le
Aucune.
répertoire d'archivage
tout élément répondant
aux critères Quand et
Si. Les nouveaux
éléments ne peuvent
pas être archivés.
Ainsi, cette option n'est
pas disponible si
Nouvel élément est
sélectionné dans la liste
locale Activité.
Marquer
« Personnel »
Attribue la marque
Aucune.
« Personnel » à tout
élément répondant aux
critères Quand et Si.
13 Choisissez Enregistrer pour enregistrer les modifications et fermer la boîte de
dialogue Créer une règle.
14 Choisissez Fermer pour fermer la boîte de dialogue du même nom.
180 Règles
Activation d'une règle
-
Une règle doit être activée pour pouvoir être déclenchée par une activité.
Lorsqu'une règle est activée, la case correspondante est cochée dans la boîte de
dialogue.
Règle désactivée
Lorsque vous sélectionnez une règle
désactivée, Activer apparaît. Lorsque
vous sélectionnez une règle activée,
Désactiver apparaît.
Règle activée
Désactivation d'une
règle
1
Cliquez sur le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la boîte de
dialogue du même nom.
2
Sélectionnez la règle que vous voulez activer, puis cliquez sur Activer. Une
coche apparaît à côté de la règle.
-
Exécution manuelle
d'une règle
Lorsque vous désactivez la règle, elle ne peut plus être déclenchée. Cependant, elle
figure toujours dans la boîte de dialogue Règles et vous pouvez toujours l’activer
si besoin est.
1
Cliquez sur le menu Outils, puis sur Règles pour ouvrir la boîte de dialogue
Règles.
2
Sélectionnez la règle que vous voulez désactiver, puis cliquez sur Désactiver.
La coche située à côté de la règle disparaît.
-
Pour déclencher une règle manuellement, vous devez d'abord sélectionner les
éléments ou les dossiers auxquels la règle doit s'appliquer, dans les boîtes Arrivée
ou Départ, dans la corbeille, ou bien dans une vue d'agenda.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou Corbeille.
2
Sélectionnez les éléments ou les dossiers, auxquels la règle doit s'appliquer
dans les zones de liste Elément ou Dossier, respectivement.
3
Cliquez sur le menu Outils, puis choisissez Règles pour ouvrir la boîte de
dialogue Règles.
4
Sélectionnez la règle que vous voulez déclencher.
Une règle peut être déclenchée manuellement, qu'elle soit activée ou non.
5
Cliquez sur Exécuter pour lancer la règle.
Règles
181
-
Modification d'une
règle
1
Cliquez sur le menu Outils, puis cliquez sur Règles pour afficher la boîte de
dialogue Règles.
2
Sélectionnez la règle que vous voulez modifier.
3
Sélectionnez Copier si vous voulez enregistrer la règle d'origine.
4
Sélectionnez Modifier, puis effectuez les modifications désirées dans la boîte
de dialogue Editer la règle.
Reportez-vous à Création d'une règle dans cette section.
5
Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer les modifications et fermer la boîte
de dialogue Editer la règle.
6
Sélectionnez Fermer pour fermer la boîte de dialogue Règles.
Son
Utilisez les commentaires vocaux pour joindre des fichiers sons vocaux ou
numériques. Vous pouvez également utiliser le son afin de lire des clips sonores
compris dans les éléments que vous recevez.
Afin d’utiliser au mieux la fonction Son, vous devez disposer des pilotes matériels
et logiciels appropriés. Si vous souhaitez créer des fichiers d’enregistrement vocal,
vous aurez également besoin d’un micro ou d’un autre périphérique d'entrée.
-
Envoi de messages
vocaux
1
Dans la fenêtre principale, sélectionnez une vue de groupe dans une liste locale
de vue d’éléments.
2
Faites glisser l’icône Son
de la barre d’état et placez-la sur un espace grisé
quelconque dans la vue de l’élément.
Dès que vous y placez l’icône son, la fenêtre de l’enregistreur apparaît.
182 Son
CONSEIL : si vous faites glisser l’icône son vers une zone autre qu'un espace grisé
dans la vue de l’élément, le pointeur est modifié, indiquant que vous ne pouvez pas
placer l’icône à cet endroit.
3
Sélectionnez le bouton Enregistrer et parlez de manière claire dans votre
micro.
4
Lorsque vous avez terminé l’enregistrement, cliquez deux fois sur la case du
menu Système pour fermer la fenêtre de l’enregistreur et retourner à la vue de
l’élément.
Une boîte de message apparaît, vous demandant si vous souhaitez enregistrer le
fichier.
5
Cliquez sur Oui, puis sélectionnez Envoyer.
Le destinataire peut cliquer deux fois sur l’icône son afin de lire le son joint à
l’élément.
Informations
complémentaires
-
Attribution d’un nom à un commentaire vocal
Si vous n'attribuez aucun nom à un commentaire vocal que vous créez, les noms
par défaut Clip sonore 1, Clip sonore 2, etc. seront générés.
Sortie de GroupWise
Utilisez Quitter pour fermer l'application GroupWise.
1
Sélectionnez le menu Fichier de la fenêtre principale.
2
Choisissez Quitter.
Suppression
Utilisez Supprimer pour supprimer le texte ou un élément de votre agenda, de
votre boîte Arrivée ou Départ, de votre étagère ou de vos pièces jointes.
Suppression d'un
élément
-
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, sur Départ ou sur Agenda dans la fenêtre
principale.
2
Choisissez l'élément que vous souhaitez supprimer.
3
Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Supprimer.
Si vous avez supprimé un élément de la boîte Arrivée ou de l'agenda, votre
élément est supprimé et placé dans la corbeille. Si vous avez supprimé un élément
de la boîte Départ, la boîte de dialogue Supprimer l'élément apparaît.
Ne supprime des éléments
que de votre boîte Départ.
Supprime un élément de
la boîte Arrivée de tous
les destinataires s'ils ne
l'ont pas ouvert.
Supprime un élément de votre boîte Départ
et de la boîte Arrivée de tous les
destinataires ne l'ayant pas encore ouvert.
4
Sélectionnez l'option désirée, puis cliquez sur OK pour stocker l'élément dans
la corbeille.
Sortie de GroupWise
183
IMPORTANT : si vous supprimez un rendez-vous, une tâche ou une note de votre
boîte Départ, et que vous choisissez Toutes les boîtes Arrivée ou Toutes les
boîtes aux lettres, l'élément est supprimé de l'agenda de tous les utilisateurs,
même s'ils l'ont déjà ouvert et accepté.
-
-
Suppression du texte
Informations
complémentaires
Vous pouvez supprimer le texte d'un élément lors de sa création.
1
Sélectionnez le texte que vous désirez supprimer.
2
Sélectionnez le menu Edition, puis choisissez Supprimer.
Suppression de plusieurs éléments
Pour supprimer simultanément plusieurs éléments, vous pouvez cliquer dessus tout
en maintenant la touche Maj ou Ctrl enfoncée, afin de les sélectionner. Choisissez
dans la liste le premier élément à supprimer, puis cliquez sur le dernier élément à
supprimer tout en maintenant la touche Maj enfoncée. L'intégralité de la plage
d'éléments est supprimée. Pour sélectionner plusieurs éléments ne faisant pas partie
d'une plage d'éléments, cliquez dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Déplacement d'éléments vers la corbeille
Vous pouvez faire glisser un élément que vous souhaitez supprimer de la boîte
Arrivée ou Départ, ou d'une vue d'agenda, pour le déplacer vers l'icône Corbeille
de la fenêtre principale. Pour ce faire, reportez-vous à Corbeille.
Tâche
Utilisez l’option Tâche pour ajouter des tâches à votre propre liste des tâches ou à
celle d’un autre utilisateur.
Le mode d’envoi d’une tâche est très proche de celui de tout autre élément. Les
différences résident dans les options qui sont propres à chaque élément, comme
l’indication de la priorité d’une tâche. Cette section décrit comment utiliser les
options propres à la fonction Tâche. Pour obtenir de l'aide sur l'envoi d'un élément,
reportez-vous à Envoi.
-
Concepts
Tâches de groupe
Les tâches de groupe peuvent être placées dans votre agenda et envoyées à
d’autres utilisateurs de GroupWise. Les tâches sont placées dans votre boîte
Départ lorsque vous les envoyez, et dans votre agenda et votre boîte Arrivée
lorsque vous les recevez. Lorsque vous recevez une tâche d’un autre utilisateur,
vous pouvez soit l’accepter, soit la refuser.
184 Tâche
Tâches personnelles
Les tâches personnelles sont placées uniquement dans votre agenda. Elles ne sont
placées ni dans votre boîte Arrivée, ni dans votre boîte Départ, ni dans la boîte aux
lettres GroupWise de tout autre utilisateur. Vous pouvez distinguer une tâche
personnelle d’une tâche de groupe par l’absence de zones d'adresse.
Paramétrage manuel
des dates de début et
d’échéance
-
Vous pouvez cliquer
sur la date à laquelle
vous souhaitez que le
rendez-vous ait lieu.
Chaque pression sur les
boutons à simple flèche
vous permet de passer
d'un mois à un autre.
Paramétrage de la
priorité de tâche
La date de début d’une tâche est la date qui apparaît en premier dans l’agenda du
destinataire. Si la tâche n’est pas achevée, elle apparaît en texte normal jusqu’à la
date d’échéance. La date d’échéance révolue, la tâche non achevée est affichée en
rouge. Pour définir la date de début et la date d’échéance, effectuez les opérations
suivantes :
1
Sélectionnez la liste locale Tâche dans la fenêtre principale, puis choisissez
une vue.
2
Cliquez sur le bouton Définir la date
d’échéance.
de la date de début ou de la date
Aujourd’hui paramètre la date sur la date du jour.
Rappel auto. vous permet de planifier des réunions
récurrentes à l'aide d'un seul rendez-vous. Pour plus
d'informations, reportez-vous à Rappel automatique.
Chaque pression sur les flèches doubles vous
permet de passer d'une année à une autre.
-
Les tâches peuvent avoir deux niveaux de priorité. Le premier niveau est
alphabétique, le second est numérique. Par exemple, les priorités de vos tâches
peuvent être A, A1, A2, B, B1, 1, 2, etc.
Tâche
185
-
Création d’une tâche
personnelle
1
Sélectionnez la liste locale Tâche dans la fenêtre principale, puis sélectionnez
une vue.
2
Saisissez la priorité dans la zone Priorité.
1
Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez Vue du jour.
2
Cliquez sur la liste des tâches, puis décrivez la tâche.
Une zone de texte apparaît dès que vous commencez à saisir votre texte.
-
Réalisation d’une
tâche
3
Lorsque vous avez terminé, appuyez sur la touche Tab.
4
Pour modifier la description ou pour ajouter une priorité, cliquez deux fois sur
la tâche pour ouvrir la vue de tâche personnelle.
1
Cliquez sur la liste locale Agenda, puis sélectionnez une vue d'agenda
comportant une liste des tâches.
2
Cliquez sur la case à cocher située à côté de la tâche.
Le marquage des tâches peut être supprimé de la même façon.
Le pointeur se transforme
en une coche lorsque vous
le déplacez sur la case à
cocher.
Si cette tâche vous a été attribuée par un autre utilisateur, GroupWise met à jour la
fenêtre Informations de l’expéditeur de façon à indiquer que vous avez réalisé
l’élément. Pour en savoir plus, reportez-vous à Info.
-
Informations
complémentaires
Tâches récurrentes
Vous pouvez utiliser une vue de tâche pour planifier des tâches récurrentes. Vous
pouvez, par exemple, créer une définition à l’aide de l'option de rappel
automatique qui programme une tâche pour le troisième vendredi du mois. Pour en
savoir plus, reportez-vous à Rappel automatique.
Indicateurs de tâches
Comme vous le lirez ci-après, les icônes de tâche et de texte répertoriées dans
votre boîte Arrivée précisent l’état de chaque tâche.
186 Tâche
Indicateur
Description
Vous n’avez pas encore ouvert la tâche dans la
boîte Arrivée.
Vous avez ouvert la tâche dans la boîte Arrivée.
L’élément est répertorié Vous n’avez pas encore accepté ou refusé cette
en italique (agenda
tâche de groupe.
uniquement).
L’élément est
répertorié en texte normal
(agenda uniquement).
Vous avez accepté cette tâche de groupe.
Marqué comme personnel. Apparaît dans votre liste
de tâches uniquement.
Délégation d’une tâche
Lorsqu’un utilisateur vous attribue une tâche, vous avez la possibilité de la
déléguer à un autre utilisateur. Dans ce cas, GroupWise répertorie la délégation de
la tâche dans la fenêtre Informations de l’expéditeur. Pour en savoir plus,
reportez-vous à Délégation.
Priorité d’envoi
Outre la possibilité d’indiquer une priorité de tâche, vous pouvez définir la priorité
d’envoi de la tâche sur Elevée, Normale ou Faible. L’icône de l’élément figurant
dans la zone de liste Elément apparaît en rouge lorsque la priorité est élevée,
adopte la couleur par défaut lorsque la priorité est normale et apparaît en gris
lorsque la priorité est faible. La priorité d’envoi de la tâche n’est pas en relation
avec la priorité de la tâche elle-même. Pour en savoir plus, reportez-vous à
Préférences en matière de tâches ou à Options d'envoi.
Nouvelle planification d’une tâche
Vous pouvez planifier une tâche de nouveau pour un autre jour ou pour une autre
heure si vous l'avez initialement programmée. L’agenda vous permet de faire
glisser la tâche vers une autre date. Pour en savoir plus, reportez-vous à Agenda.
Routage d’une tâche
Vous pouvez créer une liste de distribution ordonnée lorsque vous adressez une
tâche. Dans la zone Message, vous pouvez décrire une tâche pour chacun. Au fur
et à mesure qu’une personne indique qu’elle a réalisé sa tâche, cette dernière est
transférée à la personne suivante sur la liste de distribution ordonnée. Depuis votre
boîte Départ, vous pouvez suivre l’état de la personne ayant réalisé la tâche et de la
personne travaillant dessus. Pour en savoir plus, reportez-vous à Distribution
ordonnée.
Utilisation de l’option Impression de l'agenda
Utilisez l'option Impression de l'agenda pour imprimer des rendez-vous, des notes
et des tâches dans différents formats et dimensions de page.
Utilisation de l’option Impression de l'agenda
187
-
Impression d'un
agenda
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Imprimer l'agenda pour
ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
Cette option permet
d'imprimer l'agenda dans un
fichier au lieu de le
transmettre à l'imprimante.
Cette option envoie l'agenda
vers l'imprimante sur la
passerelle de votre choix.
Cette option envoie
l'agenda directement
vers l'imprimante.
2
Dans la zone de groupe Type d'agenda, choisissez un type d'agenda.
Vous pouvez visualiser le type d'agenda dans la zone Prévisualisation située à
droite de la zone de groupe Type d'agenda.
3
Dans la zone de groupe Format d'impression, choisissez une taille.
Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines dimensions de pages sont
grisées.
4
Dans la zone de texte Date de début, entrez la première date que vous
souhaitez imprimer.
5
Dans la zone de texte Nombre de jours, entrez le nombre de jours, de semaines
ou de mois que vous souhaitez imprimer.
6
Sélectionnez les options Attributs disponibles.
Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines options sont grisées.
Les options Attributs sont expliquées dans le tableau ci-dessous :
Option Attributs
Description
Exclure les week-ends
N'imprime pas les samedis ni les dimanches.
Plages occupées en grisé
Met en grisé les plages horaires non disponibles.
Imprimer un jour par page
Imprime les éléments de chaque jour sur une page
distincte lorsque le type d'agenda est Liste ASCII.
Imprimer les jours vierges
Imprime les jours entièrement disponibles
(uniquement Liste ASCII).
En-tête avec vues
mensuelles
Imprime, en format réduit, les agendas des mois
précédent et suivant (uniquement Mois).
188 Utilisation de l’option Impression de l'agenda
Option Attributs
Description
Titre
Imprime un titre (que vous entrez dans la zone de
texte) en haut de la première page.
Pied de page
Imprime un bas de page (que vous entrez dans la
zone de texte) en bas de chaque page.
7
Sélectionnez les options Contenu disponibles pour les rendez-vous, les tâches
ou les notes.
Selon le type d'agenda que vous sélectionnez, certaines options ne sont pas
disponibles.
Les options Contenu sont expliquées dans le tableau suivant :
Option Contenu
Description
Lieu
Imprime le lieu du rendez-vous.
Heures de fin
Imprime l'heure de fin du rendez-vous.
Lignes de séparation
Imprime des lignes séparant les plages horaires
dans la liste des rendez-vous.
Explications
Imprime le texte de la zone de message des
rendez-vous, des tâches ou des notes.
Echéances
Imprime la date et l'heure d’échéance des tâches.
Inclure les tâches effectuées Imprime les tâches marquées comme étant
effectuées.
8
Impression dans un
fichier
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection.
-
Lorsque vous créez un fichier WP, l'agenda est imprimé dans un fichier et non
transmis à l'imprimante.
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Impression de l'agenda pour
ouvrir la boîte de dialogue correspondante.
2
Choisissez Créer un fichier WP.
3
Dans la zone de texte Créer un fichier WP, entrez un chemin d'accès et un
nom de fichier.
4
Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection.
Utilisation de l'option Ouvrir une vue
Utilisez l'option Ouvrir une vue pour sélectionner une vue personnalisée que vous
avez créée ou une vue de programme.
Ouverture d'une vue
-
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis choisissez Ouvrir une vue.
Utilisation de l'option Ouvrir une vue
189
2
Dans la zone Nom de fichier, entrez le nom de la vue.
Si vous ne connaissez pas le nom de la vue, vous pouvez sélectionner le fichier
dans la zone de liste Nom de fichier ou dans la Liste rapide.
3
Sélectionnez Ouvrir pour afficher la vue personnalisée.
Utilisation de l'option Préférences de mots de passe
Utilisez l'option Préférences de mots de passe pour définir votre mot de passe de
login. Vous pouvez assigner ou modifier votre mot de passe dans la boîte de
dialogue Définir le mot de passe.
-
Assignation de votre
mot de passe
Vous pouvez sélectionner
l'option Autres utilisateurs
uniquement si vous souhaitez
que le mot de passe
s'applique uniquement lors
du login d'autres utilisateurs.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis choisissez Préférences pour ouvrir la boîte
de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Définir le
mot de passe GroupWise.
3
Dans la boîte de dialogue Nouveau mot de passe, entrez un mot de passe, puis
cliquez sur OK.
Les mots de passe font la distinction entres majuscules et minuscules. Ainsi, lors
de la saisie de votre mot de passe, si vous utilisez une ou plusieurs majuscules,
vous devez les utiliser à nouveau lorsque vous êtes invité à entrer votre mot de
passe.
4
Dans la zone de saisie Retapez le mot de passe, entrez une nouvelle fois le
nouveau mot de passe, puis cliquez sur OK.
Le mot de passe s'applique à vous, mais aussi à tout autre utilisateur se connectant
à votre boîte aux lettres. Si vous souhaitez que le mot de passe ne s'applique que
190 Utilisation de l'option Préférences de mots de passe
lors du login des autres utilisateurs, et non du vôtre, cliquez sur la case à cocher
Autres utilisateurs uniquement.
IMPORTANT : si vous définissez un mot de passe et que vous l’oubliez, vous
n’aurez accès à aucun de vos éléments.
Modification ou
suppression de votre
mot de passe
-
1
Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Préférences pour ouvrir la
boîte de dialogue correspondante.
2
Cliquez deux fois sur Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Définir le
mot de passe GroupWise.
3
Dans la zone de texte Entrer un ancien mot de passe, entrez votre mot de passe
en vigueur, puis cliquez sur OK.
4
Dans la zone de saisie Nouveau mot de passe, entrez votre nouveau mot de
passe, puis cliquez sur OK.
ou
Cliquez sur OK sans effectuer d'autre saisie si vous souhaitez ne plus utiliser
de mot de passe.
5
Entrez une nouvelle fois le nouveau mot de passe dans la zone de texte
Retapez le mot de passe, puis cliquez sur OK.
ou
Cliquez à nouveau sur OK sans effectuer d'autre saisie si vous souhaitez ne
plus utiliser de mot de passe.
IMPORTANT : si vous définissez un mot de passe et que vous l’oubliez, vous
n’aurez accès à aucun de vos éléments.
Informations
complémentaires
-
Mots de passe et mandataires
Lorsque vous définissez un mot de passe pour votre boîte aux lettres, cela n'affecte
pas les capacités de vos mandataires à y accéder. La possibilité d'un mandataire
d’accéder à votre boîte aux lettres est déterminée par les droits que vous lui
assignez dans votre liste d’accès. Pour en savoir plus, reportez-vous à Liste
d'accès.
Visionneuse
Utilisez la visionneuse pour afficher le contenu d’un fichier sans le récupérer dans
une application. Vous pouvez l'utiliser de deux manières : pour visualiser un
fichier depuis une boîte de dialogue de répertoire (comme lorsque vous récupérez
ou joignez un fichier) ou pour visualiser un fichier joint à un élément.
Concepts
-
Utilisation de la visionneuse
La visionneuse a été conçue pour :
◆
Vous aider à rechercher rapidement un fichier en particulier, surtout lorsque
vous savez ce qu’il contient.
Visionneuse
191
◆
Vous aider à créer des éléments en copiant des parties du fichier que vous
visualisez dans l’élément que vous créez.
◆
Vous offrir des possibilités de visualisation des fichiers localisés au cours
d’une recherche rapide. Pour plus d’informations, reportez-vous à Recherche
rapide.
◆
Vous permettre d’affecter des visionneuses à certains types de fichiers.
◆
Vous permettre de lire ou d’entendre un fichier avant de l’utiliser dans un
élément que vous envoyez.
◆
Vous permettre d’imprimer un fichier entièrement ou partiellement sans le
récupérer dans une application.
◆
Vous permettre de visualiser un fichier joint sans ouvrir une autre application.
Si une fenêtre de visionneuse apparaît, vous pouvez sélectionner un nom de fichier
ou une pièce jointe afin de visualiser son contenu.
Fonctionnement de la visionneuse
La visionneuse offre un affichage rapide du contenu d’un fichier. Elle peut faire
apparaître du texte, des graphiques, des codes et des télécopies. La visionneuse
peut également lire des fichiers son et des fichiers audiovisuels.
Pour améliorer sa vitesse, la visionneuse a été conçue pour afficher le contenu des
fichiers, mais pas l’ensemble de la mise en forme. Si le fichier d’un document
contient à la fois du texte et des graphiques, seul le texte apparaît dans la fenêtre
de visionneuse. La visionneuse n’offre donc pas une visualisation WYSIWYG (tel
écran, tel écrit) complète du contenu des fichiers.
-
Visualisation d’un
fichier texte depuis
une boîte de dialogue
de répertoire
192 Visionneuse
1
Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la
recherche rapide.
Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer,
Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez
préciser un fichier ou un répertoire.
2
Dans la liste de fichiers, sélectionnez le fichier texte que vous souhaitez
visualiser.
3
Sélectionnez Visualiser.
Visualisation de
fichiers joints
4
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue
Visionneuse.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée ou sur Départ dans la fenêtre principale.
2
Sélectionnez un élément comprenant une pièce jointe, sélectionnez le menu
Fichier, puis choisissez Ouvrir.
3
Cliquez deux fois sur la pièce jointe dans la zone Joindre pour ouvrir la
visionneuse et visualiser la pièce jointe.
ou
-
Si l’élément ne comprend pas une zone Joindre, sélectionnez Joindre
la pièce jointe et sélectionnez Visualiser pour ouvrir la visionneuse.
, puis
Si l’élément comprend plusieurs pièces jointes, appuyez sur la touche Tab pour
vous déplacer vers la pièce jointe suivante ou sur Maj+Tab pour vous déplacer
vers la précédente.
4
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la visionneuse.
Visionneuse
193
-
Utilisation des
fonctions de la
visionneuse pour les
fichiers texte
Utilisez les options de la visionneuse pour modifier son mode d’affichage des
fichiers texte, d’impression des fichiers, de recherche du texte et de copie du texte
dans le Presse-papiers.
Pour accéder aux options de la visionneuse, effectuez les opérations suivantes :
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez une option. Le tableau ci-après décrit les options de la
visionneuse.
Toutes les options répertoriées ci-dessous n’apparaissent pas simultanément et il
arrive que d'autres options apparaissent. Les options dépendent du type de fichier
affiché et des autres choix faits dans la visionneuse.
Option
Description
Changer la
visionneuse
Cette option vous permet de sélectionner le type de
visionneuse pour le fichier. Les différentes visionneuses
offrent des possibilités diverses ou prennent en charge
différents types de fichiers. Par exemple, la visionneuse
Document/texte contient l’option de retour à la ligne
automatique.
Affichage
hexadécimal
Cette option affiche un fichier au format hexadécimal ou
redonne au fichier son format d’origine.
Info sur la
visionneuse
Cette option vous permet d’afficher les paramètres par défaut
en cours par visionneuse et par type de fichier.
Rechercher
Cette option met en surbrillance les occurrences des mots ou
des expressions de la recherche dans le fichier. Pour en savoir
plus, reportez-vous à Recherche de texte dans un fichier
ci-après.
Occurrence
suivante ou
Ces options vous permettent de rechercher la page précédant
ou suivant celle où se trouve le texte de recherche de la
visionneuse. Elles apparaissent seulement après l’utilisation
de Rechercher.
Occurrence
précédente
194 Visionneuse
Police
Cette option affiche le texte entier du document avec une
seule taille et un seul type de police. Pour en savoir plus,
reportez-vous à Modification de la police d'affichage dans
cette section.
Imprimer
Cette option vous permet d’imprimer un document
entièrement ou partiellement, de sélectionner l'imprimante, de
changer de police et de préciser les marges.
Option
Description
Document
Le mode Brouillon affiche le document dans une police par
défaut. Le texte est habillé de façon à s’adapter à la fenêtre de
la visionneuse. Le mode Normal tente de s’adapter à la police
d’origine du document. Le texte est habillé de façon à
s’adapter à la fenêtre de la visionneuse. Le mode de
prévisualisation affiche l’ensemble de la mise en forme prise
en charge. Le texte peut se dérouler horizontalement hors de
la fenêtre.
Copier vers le
Presse-papiers
Cette option vous permet de copier du texte sélectionné de la
visionneuse dans le Presse-papiers. Vous pouvez sélectionner
une ligne ou plusieurs lignes consécutives. Si le texte
sélectionné comprend une partie d’un tableau, le tableau
entier est copié.
Retour à la ligne Cette option réorganise le texte du document pour l’adapter à
automatique
la fenêtre d’affichage Visionneuse, quelle que soit la taille de
activé
cette dernière. Les encadrés graphiques et les tableaux sont
maintenus au bord de la fenêtre, si nécessaire, même lorsque
l'option Retour à la ligne automatique est activée.
Retour à la ligne Cette option ne réorganise pas le texte pour l’adapter à la
automatique
fenêtre d’affichage Visionneuse. Utilisez la barre de
désactivé
défilement horizontale en bas de la fenêtre pour déplacer le
texte à gauche et à droite. Les fichiers texte ASCII
apparaissent sans cette mise en forme.
Supprimer la
surbrillance
Recherche de texte
dans un fichier de la
visionneuse
Cette option supprime la mise en surbrillance du fichier
Visionneuse faisant l'objet d'une recherche. Elle apparaît
seulement après l’utilisation de Rechercher.
-
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez Rechercher.
2
Saisissez le texte que vous souhaitez rechercher, puis sélectionnez Occurrence
suivante.
La visionneuse affiche le document au niveau de la première occurrence du texte
de recherche et le met en surbrillance.
3
Pour chercher d’autres pages contenant le texte de recherche, sélectionnez
Occurrence suivante ou Occurrence précédente.
Si vous utilisez la visionneuse depuis une boîte de dialogue de répertoire (comme
Récupération, par exemple), vous pouvez également personnaliser la recherche à
l’aide des options suivantes :
◆
Insérez des caractères génériques (tels que « * » ou « ? »).
◆
Mettez une expression entre guillemets.
Visionneuse
195
-
Modification de la
police d’affichage
◆
Désélectionnez Mots entiers seulement pour rechercher du texte à l’intérieur
d’un mot (comme tenu dans contenu).
◆
Sélectionnez Prendre en compte les majuscules et les minuscules pour
rechercher des mots comprenant des majuscules, au fur et à mesure que vous
les saisissez dans la zone de texte Recherche.
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez Police.
2
Sélectionnez une police et une taille de caractère.
3
Sélectionnez Gras ou Italique si vous souhaitez que tout le fichier de la
visionneuse apparaisse en gras ou en italique.
Si certains mots sont en gras ou en italique dans le document d’origine, la
visionneuse affiche ces attributs, quelle que soit la police de départ.
4
Cliquez sur OK.
IMPORTANT : si vous passez en mode Prévisualisation du document, la police se
rapprochera de celle du document imprimé.
-
Impression depuis un
fichier texte
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez Imprimer.
Si vous visualisez un fichier joint, l'impression de la pièce jointe commence. Si
vous visualisez un fichier depuis une boîte de dialogue de répertoire, effectuez les
opérations 2 à 6.
-
Visualisation d’un
fichier télécopie
2
Sélectionnez une option dans la zone de groupe Etendue de l'impression.
3
Choisissez Configuration pour sélectionner une imprimante.
4
Sélectionnez Police d'affichage pour imprimer le document avec la police
d’affichage en cours.
ou
Sélectionnez Police spécifique, choisissez Modifier, sélectionnez une police
et une taille de caractère pour l’impression, puis sélectionnez OK.
5
Sélectionnez Pouces ou Centimètres, puis précisez la dimension des marges
latérales, inférieure et supérieure pour l’impression.
6
Sélectionnez Imprimer.
1
Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la
recherche rapide.
Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer,
Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez
préciser un fichier ou un répertoire.
196 Visionneuse
2
Sélectionnez le fichier de télécopie que vous souhaitez visualiser dans la liste
des fichiers.
3
Sélectionnez Visualiser.
4
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue
Visionneuse.
Utilisation des fonctions de la visionneuse pour les fichiers télécopie
Utilisez les options de la visionneuse pour modifier son mode d’affichage des
fichiers télécopie.
Pour accéder aux options de la visionneuse pour les fichiers télécopie, effectuez
les opérations suivantes :
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez une option. Le tableau suivant décrit les options de la
visionneuse.
Toutes les options répertoriées ci-après n’apparaissent pas simultanément et il
arrive que d'autres options apparaissent. Les options dépendent du type de fichier
affiché et des autres choix faits dans la visionneuse.
Visualisation d’un
graphique, d’un
curseur ou d’un fichier
icône
Option
Description
Inverser
Cette option vous permet de passer d’un affichage noir sur blanc,
à un affichage blanc sur noir et inversement.
Pivoter
Cette option vous permet de faire pivoter la page de 180 °.
Zoom
Cette option vous permet d’agrandir la télécopie jusqu’à 200 %.
-
Visualisation d’un
fichier audiovisuel ou
lecture d’un fichier
son
1
Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la
recherche rapide.
Les boîtes de dialogue de répertoire apparaissent lorsque vous utilisez Récupérer,
Enregistrer, Joindre un fichier et d’autres fonctions pour lesquelles vous devez
préciser un fichier ou un répertoire.
2
Dans la liste des fichiers, sélectionnez le graphique, le curseur ou le fichier
icône que vous souhaitez visualiser.
3
Sélectionnez Visualiser.
4
Cliquez deux fois sur la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue
Visionneuse.
1
Ouvrez une boîte de dialogue de répertoire ou Liste des résultats de la
recherche rapide.
2
Dans la liste des fichiers, sélectionnez le fichier son ou le fichier audiovisuel
que vous souhaitez visualiser.
-
Visionneuse
197
-
Informations
complémentaires
3
Sélectionnez Visualiser.
4
Utilisez les commandes de position pour lire, pour effectuer une avance ou un
retour rapide, ou pour vous déplacer au début ou à la fin du fichier. Vous
pouvez aussi faire glisser la liste déroulante pour vous déplacer vers un autre
point du fichier ou pour faire défiler le clip audiovisuel image par image. La
visionneuse affiche la longueur du fichier son ainsi que son emplacement
actuel.
5
Sélectionnez la case du menu système pour fermer la boîte de dialogue
Visionneuse.
Types de fichiers affichés par la visionneuse
La visionneuse peut afficher les types de fichiers suivants :
◆
documents WordPerfect (aux formats 4.2, 5.x, 6.x et 7.0) ;
◆
fichiers graphiques .WPG WordPerfect (.WPG) ;
◆
fichiers son (Waveform, MIDI) ;
◆
divers fichiers de feuilles de calcul et divers documents autres que
WordPerfect (dont des documents créés dans Word pour Windows, Ami Pro®
et des feuilles de calcul de Lotus 1-2-3®) ;
◆
divers formats de fichier graphiques ;
◆
divers formats de feuille de calcul et de base de données ;
◆
des fichiers télécopie (DCX et certains formats TIFF) ;
◆
des listes de fichiers contenus dans un fichier ZIP.
Affichage des visionneuses et des types de fichiers
Vous pouvez utiliser Info sur la visionneuse pour afficher les visionneuses
disponibles pour certains types de fichiers.
198 Visionneuse
1
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre de la visionneuse, puis
sélectionnez Info sur la visionneuse.
2
Sélectionnez Visionneuse pour faire apparaître une liste des visionneuses.
ou
Sélectionnez Type de fichier pour faire apparaître une liste des types de
fichiers.
3
Sélectionnez la visionneuse de votre choix pour faire apparaître les types de
fichiers qu’elle peut visualiser.
ou
Sélectionnez le type de fichier de votre choix pour faire apparaître les
visionneuses compatibles.
4
Sélectionnez Fermer.
Utilisation de
GroupWise Remote
Visionneuse
199
GroupWise Remote
GroupWise Remote pour Windows vous permet d’exécuter de nombreuses
fonctions de GroupWise lorsque vous n’êtes pas au bureau. Ces fonctions
comprennent l’envoi et la réception de messages, la planification des réunions,
l’écritures de notes et l’affectation de tâches.
Le chapitre Utilisation de GroupWise Remote est destiné à vous aider à installer, à
configurer et à utiliser Remote. Pour obtenir des instructions sur les fonctions de
GroupWise les plus fréquemment utilisées, reportez-vous au chapitre Utilisation
de GroupWise.
Disquettes GroupWise Remote
Votre progiciel GroupWise pour Windows comprend un CD d’images disquettes.
A partir de ce CD, l’administrateur de votre système peut créer des disquettes que
vous pouvez utiliser pour installer GroupWise Remote. Vous pouvez aussi installer
GroupWise Remote à partir du réseau.
Initiation à GroupWise Remote : liste de vérification
Cette liste de vérification résume les différentes étapes qui vous permettront de
vous initier à GroupWise Remote. Les tâches se suivent et sont décrites à la page
indiquée dans la colonne Page.
Tâche
Page
Assurez-vous que votre ordinateur répond aux exigences système 201
minimales afin de pouvoir exécuter GroupWise Remote.
200 GroupWise Remote
Lisez la section Fonctionnement de GroupWise Remote. Elle
explique la terminologie ainsi que les concepts que vous devez
maîtriser avant de configurer ou d’utiliser GroupWise Remote.
202
Remplissez la feuille de préparation (si l’administrateur de votre
système ne l’a pas encore fait).
204
Installez GroupWise Remote.
206
Lancez et configurez GroupWise Remote.
209
Créez une connexion modem.
212
Tâche
Page
Créez une connexion réseau (si nécessaire).
215
Créez une connexion TCP/IP (si nécessaire).
217
Testez vos connexions.
218
Récupérez des informations (éléments, carnet d’adresses, etc.) à
partir de votre boîte aux lettres principale.
221
Envoyez des éléments (messages, rendez-vous, etc.) à d’autres
utilisateurs GroupWise.
225
Exigences de GroupWise Remote
Exigences matérielles
et logicielles
-
Vous pouvez exécuter Remote sur un ordinateur répondant aux exigences
matérielles et logicielles répertoriées ci-dessous.
Matériel/Logiciel
Exigences
Ordinateur
80486/25 ou plus puissant
Version de Windows
3.1 ou ultérieure
Mémoire
8 Mo
Espace disque
16 à 20 Mo nécessaires aux fichiers Remote
Exigences système
Pour utiliser Remote, vous devez disposer d’une boîte aux lettres (votre boîte aux
lettres principale) sur votre système GroupWise principal. Vous devez également
affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres principale. Contactez
l’administrateur de votre système si vous ne disposez ni de cette boîte aux lettres ni
d’un mot de passe.
Termes employés
boîte aux lettres principale Votre boîte aux lettres GroupWise dans votre
système GroupWise principal.
-
-
boîte aux lettres Remote Boîte aux lettres se trouvant sur votre ordinateur à
distance dans GroupWise Remote.
bureau de poste Ensemble de boîtes aux lettres ; votre boîte aux lettres principale
fait partie d’un bureau de poste spécifique.
connexion modem Liaison modem entre votre ordinateur à distance et votre
système GroupWise principal.
connexion réseau Liaison réseau entre votre ordinateur à distance et votre système
GroupWise principal.
Exigences de GroupWise Remote
201
domaine Ensemble de bureaux de poste ; votre bureau de poste fait partie d’un
domaine spécifique.
éléments Messages, rendez-vous, tâches, notes et messages téléphoniques.
envoi Transfert d’informations de votre boîte aux lettres à distance à votre boîte
aux lettres principale.
récupération Transfert d’informations de votre boîte aux lettres principale à votre
boîte aux lettres à distance.
Remote ou GroupWise Remote Programme GroupWise installé sur votre
ordinateur à distance.
réponses Paquets d’informations comprenant les éléments, les dossiers, les règles
et les groupes mis à jour de votre système GroupWise principal. Ces réponses
mettent à jour votre boîte aux lettres à distance et reflètent donc les éléments se
trouvant sur le système GroupWise principal.
requêtes Lorsque GroupWise Remote a besoin d’informations du système
GroupWise principal, il crée une requête. Les requêtes sont envoyées au système
GroupWise principal. Celui-ci envoie ensuite généralement une réponse qui sera
récupérée plus tard.
site principal ou système GroupWise principal Système GroupWise où se
trouve votre boîte aux lettres principale.
Fonctionnement de GroupWise Remote
Afin d’exécuter GroupWise Remote, vous devez disposer d’une boîte aux lettres
principale sur un système GroupWise en réseau. GroupWise Remote échange des
éléments et des informations entre votre boîte aux lettres principale et la boîte aux
lettres se trouvant sur votre ordinateur à distance. Par exemple, après votre
connexion au système GroupWise sur lequel se trouve votre boîte aux lettres
principale, GroupWise Remote copie, dans la boîte aux lettres à distance, tous les
éléments reçus dans votre boîte aux lettres principale. Des éléments que vous
envoyez de GroupWise Remote sont copiés dans votre boîte aux lettres principale.
-
Création de requêtes
Chaque fois que vous exécutez une action nécessitant l’envoi d’informations de
votre boîte aux lettres à distance vers votre boîte aux lettres principale, Remote
crée une requête. Les requêtes sont créées chaque fois que vous exécutez l’une des
actions suivantes :
◆
◆
◆
◆
envoi, retransmission, délégation ou réponse à un élément ;
création d’un élément personnel, d’un dossier, d’un groupe ou d’une règle ;
ouverture, suppression, retrait, restitution d’un élément ou vidage de la
Corbeille ;
demande de récupération d’éléments, de dossiers ou d’autres informations de
votre boîte aux lettres principale ;
202 Fonctionnement de GroupWise Remote
◆
◆
◆
déplacement d’éléments dans un dossier ;
suppression d’un dossier ;
suppression d’une règle.
Toutes les demandes sont répertoriées dans la boîte de dialogue Requêtes vers la
boîte aux lettres principale en attente.
Envoi de requêtes
Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, toutes les
requêtes possédant l’état « En attente pour l'envoi » dans la liste des requêtes sont
envoyées dans votre boîte aux lettres principale. Le système GroupWise principal
les traite ensuite.
Récupération de réponses
La plupart de vos requêtes génèrent des réponses. Supposez que vous ayez envoyé
une requête afin de récupérer des éléments de votre boîte aux lettres principale.
Votre système GroupWise principal, après avoir traité cette requête, crée une
réponse contenant les éléments demandés dont vous avez besoin. Remote peut
ensuite récupérer et traiter la réponse.
Connexion à votre système GroupWise principal
Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale afin d’envoyer ou de récupérer des
informations, vous devez vous connecter à votre système GroupWise principal via
une connexion modem, réseau (directe) ou TCP/IP.
Connexion modem
Dans la plupart des cas, vous utiliserez votre modem pour vous connecter à votre
système GroupWise principal via une passerelle. Votre modem utilise les
informations de la boîte de dialogue Connexion au modem pour se connecter à
votre boîte aux lettres principale.
Connexion réseau
(directe)
Remote peut également utiliser une connexion réseau pour se connecter à votre
système GroupWise principal. Par exemple, si, sur votre ordinateur, une unité est
assignée au bureau de poste contenant votre boîte aux lettres principale, Remote
peut utiliser cette connexion réseau pour envoyer des requêtes et récupérer les
réponses depuis votre boîte aux lettres principale.
-
-
CONSEIL : vous pouvez vous connecter à n’importe quel bureau de poste de votre
système GroupWise principal afin d’ouvrir votre boîte aux lettres principale. Vous
n’avez pas besoin de vous connecter à celui qui la contient.
Connexion à votre système GroupWise principal
203
Une connexion réseau est utile pour récupérer votre boîte aux lettres principale et
votre carnet d’adresses sur votre ordinateur à distance avant que vous quittiez
votre site principal, puisqu’elle permet de transférer des informations plus
rapidement qu’une connexion modem. Cette méthode vous permet de réduire les
frais de téléphone qui sont occasionnés lors de communications longue distance
liées à la récupération de votre boîte aux lettres principale ou de longues listes
d’utilisateurs via un modem.
-
Connexion TCP/IP
Si vous exécutez GroupWise en mode client/serveur, vous pouvez vous connecter
à votre système GroupWise principal à l’aide d’une connexion TCP/IP. Ce type de
connexion utilise une adresse et un port IP (Internet Protocol). Si vous avez besoin
d’informations IP, contactez l'administrateur de votre système.
Si vous utilisez un fournisseur Internet gratuit lorsque vous n’êtes pas au bureau,
vous pouvez réduire vos frais de téléphone en utilisant une connexion TCP/IP. En
outre, vous n’avez pas besoin d’interrompre une connexion Internet et de
raccrocher pour vous connecter à votre système GroupWise principal via une
connexion modem. Vous pouvez utiliser la même connexion Internet pour vous
connecter à votre système GroupWise principal.
Feuille de préparation de la configuration
La feuille de préparation suivante vous aidera à rassembler les informations
nécessaires à la configuration de GroupWise Remote. Elle est divisée en six parties
correspondant aux types spécifiques d’informations dont vous avez besoin.
L’administrateur de votre système GroupWise principal peut vous aider à remplir
cette feuille de préparation.
Informations sur l’utilisateur
Nom complet
ID utilisateur
Mot de passe de la boîte aux lettres principale
Informations sur le système
Domaine
B. de poste
204 Feuille de préparation de la configuration
Informations sur le modem
Description (Nom)
Port Com
Débit en bauds (peut dépendre du modem de la
passerelle du système GroupWise principal). Si
vous avez des problèmes de synchronisation,
essayez d’utiliser un débit en bauds inférieur.
Informations sur le fuseau horaire
Fuseau horaire de l’utilisateur de Remote
Le fuseau horaire tient-il compte du passage à
l’heure d’été ?
Oui Non
Informations sur la connexion modem
Nom de la connexion
Numéro de téléphone de la passerelle
ID de login de la passerelle
Mot de passe de passerelle
Script du modem (nom et adresse si nécessaire)
Méthode de déconnexion*
Lorsque toutes les mises à
jour ont été reçues
Ne pas attendre les réponses
Manuellement
Tentatives de rappel*
Valeur par défaut = 5
Intervalle entre deux tentatives de rappel*
Valeur par défaut = 1 minute
Informations sur la connexion réseau
Nom de la connexion
Feuille de préparation de la configuration
205
Informations sur la connexion réseau
Chemin d'accès au bureau de poste
Méthode de déconnexion*
Lorsque
toutes les mises à
jour ont été reçues
Ne pas attendre les réponses
Manuellement
Informations sur la connexion TCP/IP
Nom de la connexion
Adresse IP
Port IP
Méthode de déconnexion*
Lorsque
toutes les mises à
jour ont été reçues
Ne pas attendre les réponses
Manuellement
* Les options Méthode de déconnexion, Tentatives de rappel et Intervalle entre
deux tentatives de rappel sont paramétrées par défaut. A moins que
l’administrateur de votre système ne vous fournisse des valeurs différentes pour
ces paramètres, utilisez celles par défaut. Vous aurez la possibilité de les modifier
plus tard.
Installation GroupWise Remote
Vous pouvez installer GroupWise Remote à partir de disquettes ou à partir du
réseau, selon la source à laquelle vous avez accès.
-
Installation à partir
des disquettes
1
Demandez les disquettes d’installation à l’administrateur de votre système.
2
Insérez la disquette 1 dans l’unité A de votre ordinateur.
3
Sélectionnez le menu Fichier dans le Gestionnaire de programmes Windows,
puis sélectionnez Exécuter pour ouvrir la boîte de dialogue d’exécution.
4
Entrez a:rmsetup.exe sur la ligne de commande, puis cliquez sur OK.
5
Sélectionnez la langue à installer, puis cliquez sur OK.
6
Sautez la section Installation à partir du réseau ci-dessous et passez
directement à Installation standard, minimum ou personnalisée.
206 Installation GroupWise Remote
Installation à partir du
réseau
-
Installation standard,
minimum ou
personnalisée
Pour procéder à une installation à partir du réseau, vous devez connaître le chemin
d’accès au programme RMSETUP.EXE. Vous devrez peut-être demander de
l’aide à l’administrateur de votre système afin de localiser le répertoire dans lequel
il se trouve.
1
Sélectionnez le menu Fichier dans le Gestionnaire de programmes Windows,
puis sélectionnez Exécuter pour ouvrir la boîte de dialogue d’exécution.
2
Entrez le chemin d’accès complet au programme RMSETUP.EXE sur la ligne
de commande. Incluez RMSETUP.EXE dans le chemin d’accès. Par exemple,
X:\BURPOST\OFWIN40\RMSETUP.EXE, où POSTOFF est votre répertoire
de bureau de poste.
3
Cliquez sur OK.
4
Sélectionnez la langue à installer, puis cliquez sur OK.
5
Passez à la section Installation standard, minimum ou personnalisée
ci-dessous.
-
Vous pouvez choisir Installation standard, Installation minimale ou Installation
personnalisée. Chaque option est décrite dans la boîte de dialogue.
Installation standard ou minimum
Installation standard installe tous les fichiers GroupWise Remote sur votre disque
dur. Minimum installe seulement les fichiers nécessaires à l’exécution de
GroupWise Remote, à savoir les fichiers programme, les fichiers de programmes
partagés, les visionneuses Outside In et les polices TrueType.
1
Choisissez Programme d'installation standard ou Minimum pour démarrer
l’installation.
La boîte de dialogue Installation standard apparaît, vous informant de l’état
d’avancement de l’installation du programme. Une fois tous les fichiers installés,
la boîte de dialogue Configurer le groupe de gestionnaires de programmes
apparaît.
2
Cliquez sur OK pour accepter GroupWise comme nom du groupe dans lequel
vous souhaitez que A distance apparaisse.
ou
Entrez un autre nom dans la zone Groupe de programmes, puis cliquez sur
OK.
La boîte de dialogue Installation de GroupWise terminée apparaît lorsque
GroupWise a été installé correctement. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de
dialogue, puis passez à la section Configuration de GroupWise Remote.
Installation personnalisée
Cette option vous permet de sélectionner les fichiers GroupWise Remote que vous
voulez sur votre disque dur.
Installation GroupWise Remote
207
1
Choisissez Installation personnalisée pour ouvrir la boîte de dialogue du
même nom.
2
Sélectionnez Source.
3
Cliquez sur OK pour accepter l’unité et le répertoire source indiqués.
ou
Entrez l’unité et le répertoire source de votre choix, puis cliquez sur OK.
4
Choisissez Destinations pour ouvrir la boîte de dialogue Sélections des
répertoires.
5
Cliquez sur OK pour accepter les unités et les répertoires de destination
indiqués.
ou
Entrez les unités et les répertoires de destination de votre choix, puis cliquez
sur OK.
6
Sélectionnez Fichiers pour ouvrir la boîte de dialogue GroupWise : Options
d'installation.
208 Installation GroupWise Remote
La plupart de ces options de la boîte de dialogue sont déjà sélectionnées.
7
Désélectionnez les fichiers que vous ne souhaitez pas installer, puis cliquez sur
OK pour retourner à la boîte de dialogue Installation personnalisée.
8
Choisissez Lancer l'installation.
La boîte de dialogue Installation personnalisée apparaît, vous informant de l’état
d’avancement de l’installation du programme. Une fois tous les fichiers installés,
la boîte de dialogue Configurer le groupe de gestionnaires de programmes
apparaît.
9
Cliquez sur OK pour accepter GroupWise comme nom du groupe dans lequel
vous souhaitez que A distance apparaisse.
ou
Entrez un autre nom dans la zone Groupe de programmes, puis cliquez sur
OK.
La boîte de dialogue Installation de GroupWise terminée apparaît lorsque
GroupWise a été installé correctement. Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de
dialogue, puis passez à la section Configuration de GroupWise Remote ci-dessous.
Configuration de GroupWise Remote
1
Cliquez deux fois sur l’icône GroupWise Remote afin de lancer ce programme.
La première fois que vous démarrez Remote, une boîte de dialogue apparaît, vous
indiquant les informations que vous devez entrer avant de pouvoir utiliser Remote.
C’est à cet endroit que vous devez entrer les informations contenues dans votre
feuille de préparation.
2
Cliquez sur OK pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote.
Configuration de GroupWise Remote
209
Vous pouvez sélectionner Aide pour vous
informer davantage sur la configuration
et sur l’utilisation de GroupWise Remote.
3
Entrez l’intégralité de votre nom et votre ID utilisateur GroupWise tels qu’ils
apparaissent dans votre feuille de préparation.
4
Sélectionnez Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Entrer le mot de
passe.
ou
Si vous ne disposez pas d’un mot de passe pour votre boîte aux lettres
principale, cliquez deux fois sur Annuler, créez-le, puis démarrez à nouveau
Remote.
5
Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur
OK.
6
Entrez de nouveau votre mot de passe et cliquez sur OK pour retourner à la
boîte de dialogue Préférences Remote.
7
Entrez le nom de votre domaine et de votre bureau de poste.
8
Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du modem.
9
Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Modems.
10 Choisissez le modem indiqué dans votre feuille de préparation, puis cliquez sur
Sélectionner pour retourner à la boîte de dialogue Configuration du modem
Si votre modem n’est pas répertorié, vous devez le définir. Sélectionnez Créer,
puis cliquez sur Aide pour obtenir plus d’informations.
11 Sélectionnez Port pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du port.
210 Configuration de GroupWise Remote
12 Entrez les informations adéquates dans les zones Port Com et Débit en
bauds, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue
Configuration du modem
13 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote.
14 Sélectionnez Fuseau horaire pour ouvrir la boîte de dialogue Fuseau horaire.
15 Sélectionnez Définir pour ouvrir la boîte de dialogue Définir un fuseau
horaire.
16 Choisissez le fuseau horaire souhaité, puis cliquez sur Sélectionner pour
retourner à la boîte de dialogue Fuseau horaire.
IMPORTANT : par défaut, l’option Heure d'été est active. Si le pays où vous vous
trouvez n’est pas concerné par le passage à l’heure d’été ou si le décalage horaire
n’est pas d’une heure, vous devez modifier l’option Heure d'été. Reportez-vous à
Modification du passage à l'heure d'été dans Définition ou changement de fuseau
horaire.
CONSEIL : n’oubliez pas de modifier l’horloge de votre ordinateur à distance afin
que l’heure corresponde à celle du fuseau horaire choisi. Reportez-vous à Réglage
de l'horloge de votre ordinateur dans Définition ou changement de fuseau horaire.
17 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote.
18 Cliquez sur Actualiser pour ouvrir la boîte de dialogue Actualiser.
Configuration de GroupWise Remote
211
Vous permet de supprimer
des éléments à distance
manquant dans votre boîte
aux lettres principale ou
de mettre à jour ceux qui
y ont été modifiés.
19 Indiquez vos préférences, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de
dialogue Préférences Remote.
La dernière étape de la configuration de GroupWise Remote concerne la définition
des connexions à votre système GroupWise principal.
20 Laissez ouverte la boîte de dialogue Préférences Remote, et passez à la section
suivante, Création d’une connexion modem.
Création d’une connexion modem
Vous pouvez créer une connexion modem, une connexion réseau (directe) et une
connexion TCP/IP, puis utiliser différentes connexions selon vos besoins. Cette
section indique les différentes étapes de la création d’une connexion modem.
IMPORTANT : vous pouvez passer à une autre connexion à condition qu’il n’y ait
aucune requête en attente dans le cadre de la connexion que vous quittez.
1
Si vous venez de suivre les étapes indiquées à la section Configuration de
GroupWise Remote, la boîte de dialogue Préférences Remote devrait être
ouverte. Dans le cas contraire, choisissez Préférences dans la fenêtre
principale, puis cliquez sur A distance.
2
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Création d'une
connexion.
Si vous n’avez configuré aucune connexion, la boîte de dialogue Création d'une
connexion apparaît.
3
Si vous avez déjà créé des connexions, choisissez Créer dans la boîte de
dialogue Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Créer des connexions.
4
Assurez-vous que l’option Modem est sélectionnée, puis cliquez sur OK pour
ouvrir la boîte de dialogue Connexion par modem.
212 Création d’une connexion modem
5
Entrez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion.
6
Entrez le numéro de téléphone de la passerelle dans la zone Numéro de
téléphone.
IMPORTANT : vous pouvez utiliser une virgule pour signaler une pause d’une
seconde lors de la numérotation [tel que 0, 04-72-98-76-54]. Le 0 permet
d’accéder à une ligne extérieure et la virgule instaure une pause d’une seconde
avant la tonalité qui indique qu’il est possible de composer le numéro. Des
symboles non reconnus tels que les tirets, les espaces et les parenthèses ne sont pas
pris en compte et peuvent être inclus dans le numéro de téléphone (tel que
(04) 72-98-76-54).
7
Entrez l’ID de login de la passerelle.
8
Sélectionnez Mot de passe pour ouvrir la boîte de dialogue Entrer le mot de
passe, puis entrez le mot de passe de la passerelle.
9
Cliquez sur OK, entrez de nouveau le mot de passe, puis cliquez une nouvelle
fois sur OK.
Remote prend en charge
l‘utilisation de scripts.
Contactez l’administrateur de
votre système si un script est
nécessaire et reportez-vous à
Informations complémentaires
dans cette section.
Votre modem apparaît ici.
10 Sélectionnez l’une des méthodes répertoriées dans la zone de groupe Méthode
de déconnexion. Le tableau ci-dessous décrit chacune d’elle.
Méthode
Description
Lorsque toutes
les mises à jour
ont été reçues
Déconnexion une fois les requêtes envoyées et toutes les
réponses à ces requêtes reçues (ou déconnexion automatique
après expiration du temps alloué par l’administrateur du
système).
Création d’une connexion modem
213
Méthode
Description
Ne pas attendre
les réponses
Déconnexion immédiate une fois les requêtes envoyées et les
réponses en attente reçues. Ces réponses vous attendent dans
votre système GroupWise principal.
Manuellement
Possibilité de contrôle manuel afin de décider du moment de
la déconnexion (ou déconnexion automatique après
expiration du temps alloué par l’administrateur du système).
L’administrateur de votre système fixe une limite temporelle aux utilisateurs
Remote, au delà de laquelle ils ne seront plus connectés au système GroupWise
principal. Si vous sélectionnez Lorsque toutes les mises à jour ont été reçues ou
Manuellement comme méthode de déconnexion, cette limite temporelle peut
entraîner votre déconnexion plus tôt que vous ne le pensiez. Si vous êtes
fréquemment déconnecté lorsque vous utilisez ces modes, contactez
l'administrateur de votre système.
Vous pouvez préciser le nombre de tentatives de connexion effectuées par
GroupWise Remote si la ligne est occupée. Vous pouvez également préciser
l’intervalle de temps entre chaque tentative.
11 Modifiez les valeurs par défaut de Recomposer en entrant de nouveaux
paramètres dans les zones Tentatives et Intervalle de réessai.
12 Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Connexions.
13 Choisissez votre connexion, cliquez sur Sélectionner, puis sur Fermer pour
retourner à la boîte de dialogue Préférences Remote.
14 Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre principale.
Votre connexion modem est désormais définie.
-
Informations
complémentaires
Création de connexions modem supplémentaires
Vous pouvez créer plusieurs connexions modem. Par exemple, si la passerelle de
votre système GroupWise principal possède plusieurs numéros de téléphone que
vous pouvez utiliser pour vous connecter, vous pouvez créer une connexion
modem pour chaque numéro. Lorsque vous vous connectez au système GroupWise
principal, sélectionnez la connexion modem que vous souhaitez utiliser.
Modification d’une connexion modem
Une fois une connexion modem créée, vous pouvez la modifier à l’aide de la boîte
de dialogue Connexion au modem.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Cliquez sur Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions.
3
Sélectionnez la connexion modem que vous souhaitez modifier, puis cliquez
sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion au modem.
214 Création d’une connexion modem
4
Effectuez vos modifications, puis cliquez sur OK pour retourner à la boîte de
dialogue Connexions.
5
Cliquez sur Sélectionner, puis sur Fermer pour retourner à la fenêtre
principale.
Utilisation de scripts
Remote prend en charge l’utilisation de scripts. Vous pouvez utiliser un fichier
script lorsque Remote échange des informations avec votre site principal avant de
pouvoir se connecter à votre système GroupWise principal. Vous pouvez par
exemple utiliser un script afin de fournir des informations permettant à Remote
d’avoir accès au système principal via le système de protection de votre site ou un
groupe de modems.
1
Assurez-vous que vous êtes bien dans la boîte de dialogue Connexion au
modem, puis entrez un chemin d’accès et un nom de fichier pour le script dans
la zone Script du modem. Le chemin d’accès par défaut est celui du répertoire
des programmes de Remote.
ou
Si vous sélectionnez un script existant, cliquez sur le dossier situé à côté de la
zone Script du modem pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner un fichier,
puis cliquez deux fois sur le fichier script.
Si vous sélectionnez un script existant, vous avez terminé. Si vous créez un script,
continuez cette procédure.
2
Sélectionnez Editer Script pour ouvrir la boîte de dialogue Modification du
script du modem.
3
Entrez les commandes de script adéquates dans les zones A la réception et
Répondre avec. Sélectionnez Aide dans la boîte de dialogue Modification du
script du modem pour obtenir des informations supplémentaires.
4
Sélectionnez Enregistrer, puis Fermer pour retourner à la boîte de dialogue
Connexion au modem.
Création d’une connexion réseau (directe)
Pour définir une connexion réseau (directe), vous devez avoir accès au répertoire
d’un bureau de poste sur le réseau.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions, puis
choisissez Créer.
3
Sélectionnez Connexion directe, puis choisissez OK pour ouvrir la boîte de
dialogue Connexion directe.
Création d’une connexion réseau (directe)
215
4
Saisissez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion.
5
Saisissez l’intégralité du chemin d’accès à l’un des répertoires de bureau de
poste de votre système GroupWise principal dans la zone Chemin d'accès au
bureau de poste.
6
Sélectionnez la méthode de déconnexion de votre choix.
Déconnexion immédiate après
l’envoi des requêtes et la réception
des réponses d’attente.
Déconnexion après l’envoi
des requêtes et après la
réception de toutes les
réponses à ces dernières.
Permet de déterminer manuellement
le moment de la déconnexion.
7
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Connexion directe.
Notez que le mot Réseau apparaît dans la colonne Type dans votre liste de
connexions.
Si vous prévoyez d’utiliser la connexion réseau en premier lieu (par exemple, pour
récupérer des informations de votre boîte aux lettres principale alors que vous vous
trouvez toujours sur votre site principal), sélectionnez Réseau au cours de la
configuration de la connexion. Si vous projetez d’utiliser d’abord votre connexion
modem, sélectionnez une connexion affichant la mention Modem dans la colonne
Type.
8
-
Informations
complémentaires
Sélectionnez Sélectionner, puis choisissez Fermer pour retourner à la fenêtre
principale.
Modification d’une connexion réseau
Après avoir défini une connexion réseau, vous pouvez la modifier via la boîte de
dialogue Connexion directe.
216 Création d’une connexion réseau (directe)
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions.
3
Sélectionnez la connexion réseau que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur
Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion directe.
4
Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK pour retourner à la
boîte de dialogue Connexions
5
Sélectionnez la connexion réseau, choisissez Sélectionner, puis cliquez sur
Fermer jusqu’à ce que vous retourniez à la fenêtre principale.
Création d’une connexion TCP/IP
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions, puis
choisissez Créer.
3
Sélectionnez TCP/IP, puis OK pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion
TCP/IP.
4
Entrez le nom de la connexion dans la zone Nom de la connexion.
5
Saisissez l’adresse IP dans la zone réservée à cet effet.
6
Saisissez le port IP dans la zone réservée à cet effet.
7
Sélectionnez la méthode de déconnexion souhaitée.
8
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Connexion TCP/IP.
Notez que la mention TCP/IP apparaît dans la colonne Type de votre liste de
connexion.
9
Sélectionnez Fermer pour retourner à la fenêtre principale.
Création d’une connexion TCP/IP
217
-
Informations
complémentaires
Modification d’une connexion TCP/IP
Après avoir créé une connexion TCP/IP, vous pouvez la modifier via la boîte de
dialogue Connexion TCP/IP.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions.
3
Sélectionnez la connexion TCP/IP que vous souhaitez modifier, puis cliquez
sur Modifier pour ouvrir la boîte de dialogue Connexion TCP/IP.
4
Apportez les modifications de votre choix, puis cliquez sur OK pour retourner
à la boîte de dialogue Connexions
5
Sélectionnez votre connexion TCP/IP, choisissez Sélectionner, puis cliquez
sur Fermer jusqu’à ce que vous retourniez à la fenêtre principale.
Test de vos connexions
Avant de tenter de récupérer des informations dans votre boîte aux lettres
principale ou d’envoyer des éléments à d’autres utilisateurs de GroupWise, il est
préférable de vérifier que vous ne rencontrez aucun problème avec les connexions
que vous avez créées.
-
Test de votre
connexion modem
Pour vous assurer du bon fonctionnement de votre connexion modem, vous devez
vous connecter à votre système GroupWise principal.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez votre connexion modem dans la liste déroulante Connexion
actuelle.
Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion modem, vous ne
devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations
dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante,
Récupération d’informations.
218 Test de vos connexions
3
Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée.
4
Sélectionnez Connecter pour établir la connexion.
CONSEIL : le modem de votre ordinateur à distance émet un signal sonore au
moment de la numérotation qui se transforme ensuite en un bruit strident lors de
l’établissement de la connexion avec le modem de votre passerelle. Cette
procédure peut prendre quelques minutes selon le nombre de tentatives effectuées
par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur, et le nombre de requêtes et de
réponses que votre système doit transférer.
Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le
message Etat de la connexion : Connecté.
5
Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, cliquez
deux fois sur la case du menu système pour procéder à la déconnexion et pour
fermer la boîte de dialogue Etat de la connexion.
Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations.
Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître.
6
Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis cliquez sur
Fermer dans celle qui s’intitule Etat de la connexion.
7
Cliquez sur Fichier, puis sur Préférences.
8
Sélectionnez A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences Remote.
9
Cliquez sur Modem pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration du modem.
10 Sélectionnez Port pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres de port.
Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que les paramètres sont
corrects. Vous pouvez sélectionner Aide pour obtenir une description des
options.
11 Fermez l’ensemble des boîtes de dialogue, puis répétez les opérations 1 à 5
ci-dessus pour tester à nouveau la connexion.
Si la connexion ne fonctionne toujours pas, contactez l'administrateur de votre
système.
Test de votre
connexion réseau
-
Pour vérifier que votre connexion réseau fonctionne, vous devez vous connecter à
votre système GroupWise principal.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
Test de vos connexions
219
2
Sélectionnez la connexion réseau dans la liste déroulante Connexion actuelle.
Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion réseau, vous ne
devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations
dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante,
Récupération d’informations.
3
Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée.
4
Sélectionnez Connecter pour établir la connexion.
Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le
message Etat de la connexion : Connecté.
5
Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, fermez la
boîte de dialogue Etat de la connexion.
Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations.
Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître.
6
Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis cliquez sur
Fermer dans celle qui s’intitule Etat de la connexion.
7
Cliquez sur A distance, puis sur Envoyer/Récupérer.
8
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions.
9
Sélectionnez votre connexion réseau, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la
boîte de dialogue Connexion directe.
10 Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que le chemin d’accès
approprié apparaît dans la zone Chemin d'accès au bureau de poste.
11 Si le chemin est correct et que votre test n’aboutit toujours pas, contactez
l'administrateur de votre système.
ou
Entrez le chemin d’accès approprié, tel qu’il est répertorié sur votre feuille de
préparation, puis sélectionnez OK.
12 Cliquez sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer,
puis sélectionnez Connecter pour tester à nouveau la connexion.
220 Test de vos connexions
Test de votre
connexion TCP/IP
-
Pour vérifier que votre connexion TCP/IP fonctionne, vous devez vous connecter à
votre système GroupWise principal.
1
Sélectionnez le menu A distance dans la fenêtre principale, puis choisissez
Envoyer/Récupérer pour ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez votre connexion TCP/IP dans la liste déroulante Connexion
actuelle.
Etant donné qu’il ne s’agit que d’un simple test de la connexion TCP/IP, vous ne
devez récupérer aucune information à ce stade. La récupération d’informations
dans votre système GroupWise principal est décrite dans la section suivante,
Récupération d’informations.
3
Désélectionnez Eléments afin qu’aucune information ne puisse être récupérée.
4
Sélectionnez Connecter pour établir la connexion.
Si la connexion fonctionne, la boîte de dialogue Etat de la connexion affiche le
message Etat de la connexion : Connecté.
5
Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement, fermez la
boîte de dialogue Etat de la connexion.
Si le test a réussi, passez à la rubrique suivante, Récupération d’informations.
Si le test a échoué, la boîte de dialogue Erreur GroupWise peut apparaître.
6
Sélectionnez OK dans la boîte de dialogue Erreur GroupWise, puis Fermer
dans celle qui s’intitule Etat de la connexion.
7
Cliquez sur A distance, puis sur Envoyer/Récupérer.
8
Sélectionnez Connexions pour ouvrir la boîte de dialogue Connexions.
9
Sélectionnez votre connexion TCP/IP, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir la
boîte de dialogue Connexion TCP/IP.
10 Vérifiez votre feuille de préparation pour vous assurer que l’adresse et le port
IP appropriés se trouvent bien dans les zones correspondantes.
11 Si l’adresse et le port IP sont corrects et que votre test n’aboutit toujours pas,
contactez l'administrateur de votre système.
ou
Saisissez l’adresse et le port IP appropriés, tels qu’ils sont répertoriés sur votre
feuille de préparation, puis sélectionnez OK.
12 Cliquez sur Fermer pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer,
puis sur Connecter pour tester à nouveau la connexion.
Récupération d’informations (téléchargement)
Lorsque votre test de connexion a réussi, vous pouvez récupérer des informations
pour les transférer de votre boîte aux lettres principale vers votre boîte aux lettres à
distance.
Récupération d’informations (téléchargement) 221
-
Récupération
d’éléments
1
Sélectionnez le menu A distance, puis sélectionnez Envoyer/Récupérer pour
ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Assurez-vous que la case à cocher Eléments est sélectionnée, puis choisissez
le bouton Eléments pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner les éléments
à récupérer.
3
Définissez les paramètres Eléments à mettre à jour, Taille limite des éléments
et Période décrits ci-après.
Bouton Eléments
Case à cocher Eléments
Désélectionnez une case à
cocher si vous ne voulez
pas la mettre à jour.
Options
Description
Eléments à mettre à jour
Utilisez les listes locales pour préciser les types
d’éléments que vous souhaitez récupérer. Par
exemple, vous pouvez récupérer les messages
électroniques et téléphoniques non ouverts, ainsi
que les tâches qui n’ont pas été effectuées.
En-têtes uniquement
Si vous avez l’habitude de récupérer un grand
nombre d’éléments, cette option peut vous
permettre de gagner du temps et de réduire vos
frais de téléphone en ne récupérant que les en-têtes
de chaque élément. Reportez-vous à Récupération
des éléments sélectionnés dans la partie
Informations complémentaires de cette section.
Contenu indépendamment
de la taille
Cette option récupère tous les éléments de votre
boîte aux lettres principale.
222 Récupération d’informations (téléchargement)
Options
Description
Contenu conformément à
ces limites
Cette option récupère tous les éléments
correspondant aux limites de taille indiquées. Les
valeurs par défaut sont de 30 Ko pour le texte et
les pièces jointes du message, et de 5 Ko pour les
zones Dest., CC et CM. Reportez-vous à
Récupération des éléments sélectionnés dans la
partie Informations complémentaires de cette
section.
Jours avant le
Ces options vous permettent d’indiquer un nombre
de jours précédant ou suivant la date du jour pour
ne récupérer que les éléments compris dans la
plage indiquée.
Jours après le
4
Récupération de votre
carnet d’adresses
Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis
poursuivez à la section suivante, Récupération de votre carnet d’adresses.
-
Votre carnet d’adresses peut être utile lorsque vous n’êtes pas sûr de l’ID des
utilisateurs, du nom des ressources ou des groupes publics, ou lorsque vous devez
envoyer un élément à plusieurs utilisateurs. Si vous souhaitez utiliser le carnet
d’adresses dans Remote, vous devez le récupérer dans votre système GroupWise
principal. Si vous ne souhaitez pas récupérer votre carnet d’adresses, passez
directement à la rubrique Connexion à votre système GroupWise principal
ci-après.
CONSEIL : cette opération pouvant durer assez longtemps, il vous est
recommandé de récupérer votre carnet d’adresses via une connexion réseau
lorsque vous vous trouvez sur votre site principal.
1
Assurez-vous que la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer est ouverte.
2
Cliquez sur la case à cocher Carnet d'adresses, puis sur le bouton Carnet
d'adresses pour ouvrir la boîte de dialogue Filtre du carnet d'adresses.
3
Sélectionnez l’option de votre choix et, si nécessaire, entrez le nom du
domaine et du bureau de poste dans les zones de saisie correspondantes.
4
Cliquez sur OK pour retourner à la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer, puis
poursuivez avec la rubrique Connexion à votre système GroupWise principal
ci-après.
CONSEIL : vous pouvez également récupérer des dossiers, des règles, des
membres de groupes publics et des groupes privés. Pour de plus amples
Récupération d’informations (téléchargement)
223
informations sur chacune de ces options, cliquez sur Aide dans la boîte de
dialogue Envoyer/Récupérer, puis choisissez la rubrique qui vous intéresse.
-
Connexion à votre
système GroupWise
principal
Le fait de vous connecter à votre système GroupWise principal envoie le nombre
d’éléments affichés dans la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer à votre système
GroupWise principal. Cela vous permet également de récupérer des éléments de
votre boîte aux lettres principale pour les transférer vers votre boîte aux lettres à
distance, en fonction des limites définies lors de vos sélections de récupération.
Etablissement de la connexion
1 Assurez-vous que la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer est ouverte et que
vous avez sélectionné l’ensemble des informations que vous souhaitez
récupérer.
2
Sélectionnez la connexion souhaitée dans la liste déroulante Connexion
actuelle, puis sélectionnez Connecter pour établir la connexion et ouvrir la
boîte de dialogue Etat de la connexion.
CONSEIL : si vous utilisez une connexion modem, le modem de votre ordinateur à
distance émet un signal sonore au moment de la numérotation qui se transforme
ensuite en un bruit strident lors de l’établissement de la connexion avec le modem
de votre passerelle. Cette procédure peut prendre quelques minutes selon le
nombre de tentatives effectuées par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur,
et le nombre de requêtes et de réponses que votre système doit transférer.
Le mot Connecté apparaît
lorsque la connexion a abouti.
Réduit la boîte de dialogue Etat
de la connexion sans altérer le
transfert de la connexion.
L’action Envoyer/Récupérer
est terminée lorsque le
message 0 Requête(s) en
attente apparaît.
Affiche un maximum d’informations
concernant la connexion.
Consignation de vos informations de connexion
Remote peut consigner les informations dans la boîte de dialogue Journal de
connexion et dans un fichier de consignation (REMOTE1.LOG, REMOTE2.LOG
ou REMOTE3.LOG) sur votre disque dur. La sélection de Afficher le journal de
connexion fait apparaître un maximum d’informations concernant la connexion.
Celles-ci comprennent les commandes d’initialisation du modem, la durée de
connexion, les messages d’erreur, etc. L’option Afficher le journal de connexion
est utile si vous devez résoudre un problème de connexion.
Déconnexion de votre système GroupWise principal
Vous pouvez vous déconnecter de votre système GroupWise principal à tout
moment en sélectionnant Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion.
Si vous souhaitez maintenir ouverte la boîte de dialogue Etat de la connexion, mais
terminer la connexion, sélectionnez Déconnecter. Cela vous permet d’observer les
informations de la fenêtre après la déconnexion de votre système GroupWise
principal. Lorsque vous vous déconnectez, notez que le bouton devient
224 Récupération d’informations (téléchargement)
Connecter. Le fait de cliquer dessus rétablit la connexion à votre système
GroupWise principal.
Informations
complémentaires
-
Récupération des éléments sélectionnés
Après avoir récupéré des éléments dans votre boîte aux lettres principale, vous
pouvez, à l’aide de l’option Récupérer les éléments sélectionnés, désactiver les
limites de taille que vous avez imposées à ces éléments. Vous avez, par exemple,
sélectionné En-têtes uniquement dans Taille limite des éléments, et, après avoir
lu les en-têtes de ces éléments, vous voulez également lire leur contenu. L’option
Récupérer les éléments sélectionnés vous permet de vous reconnecter à votre boîte
aux lettres principale et de récupérer le contenu des éléments sélectionnés.
1
Cliquez deux fois sur Arrivée, Départ ou sur Agenda dans la fenêtre
principale, en fonction de l’emplacement de l’élément que vous souhaitez
récupérer.
2
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez récupérer.
3
Choisissez A distance, puis Récupérer les éléments sélectionnés.
4
Cliquez sur Connecter.
Remote se connecte à votre système GroupWise principal en utilisant une
connexion identique à celle que vous avez établie en dernier. Si vous le voulez,
vous pouvez modifier la connexion dans la boîte de dialogue Récupérer les
éléments sélectionnés.
5
Si votre méthode de déconnexion est paramétrée sur Manuellement,
sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion après la
récupération de tous les éléments dans votre boîte aux lettres à distance.
6
Lisez les éléments de votre choix, puis cliquez deux fois sur la case du menu
système pour retourner à la fenêtre principale.
Envoi d’éléments (chargement)
Une fois que vous avez récupéré vos éléments et votre carnet d’adresses, vous êtes
prêt à envoyer des éléments à d’autres utilisateurs. Les opérations suivantes
décrivent comment envoyer un message électronique. La procédure est la même
pour envoyer des rendez-vous, des tâches, des notes et des messages
téléphoniques.
1
Choisissez la liste locale Envoyer le message dans la fenêtre principale, puis
sélectionnez une vue de message.
Envoi d’éléments (chargement)
225
2
Sélectionnez Adresse pour ouvrir le carnet d'adresses.
3
Cliquez deux fois sur les ID utilisateur pour les déplacer vers la zone Envoyer
à.
4
Si vous souhaitez qu’un utilisateur reçoive une copie carbone ou une copie
masquée, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton CC ou CM.
5
Cliquez sur OK pour fermer le carnet d’adresses et pour déplacer les noms
vers les zones d’adresse dans la vue de messagerie.
6
Décrivez le message dans la zone Objet.
7
Saisissez le message dans la zone Message.
8
Si vous souhaitez modifier les options d’envoi du message, sélectionnez le
menu Envoi, puis cliquez sur Options d'envoi. Définissez les options
souhaitées, puis cliquez sur OK.
9
Cliquez sur Envoyer.
Le message est placé dans la liste de requêtes. Dès que vous vous connectez à
votre système GroupWise principal, le message est envoyé.
-
Connexion à votre
système GroupWise
principal
1
Sélectionnez le menu A distance, puis choisissez Envoyer/Récupérer pour
ouvrir la boîte de dialogue Envoyer/Récupérer.
2
Sélectionnez la connexion de votre choix dans la liste déroulante Connexion
actuelle, puis sélectionnez Connecter pour établir la connexion et ouvrir la
boîte de dialogue Etat de la connexion.
CONSEIL : si vous utilisez une connexion modem, le modem de votre ordinateur à
distance émet un signal sonore au moment de la numérotation qui se transforme
ensuite en un bruit strident lors de l’établissement de la connexion avec le modem
de votre passerelle. Cette procédure peut prendre quelques minutes selon le
nombre de tentatives effectuées par votre modem avant d’obtenir son interlocuteur,
et le nombre de requêtes et de réponses que votre système doit transférer.
226 Envoi d’éléments (chargement)
Le mot Connecté apparaît
lorsque votre connexion
est établie.
Réduit la boîte de dialogue Etat
de la connexion sans altérer le
transfert de la connexion.
L’action Envoyer/Récupérer
est terminée lorsque le
message 0 Requête(s) en
attente apparaît.
Déconnexion de votre
système GroupWise
principal
Affiche un maximum d’informations
concernant la connexion.
-
Vous pouvez vous déconnecter de votre système GroupWise principal à tout
moment en sélectionnant Fermer dans la boîte de dialogue Etat de la connexion.
Si vous souhaitez maintenir ouverte cette boîte de dialogue, mais terminer la
connexion, sélectionnez Déconnecter. Cela vous permet d’observer les
informations de la fenêtre après la déconnexion de votre système GroupWise
principal. Lorsque vous vous déconnectez, notez que le bouton devient Connecter.
Le fait de cliquer dessus rétablit la connexion à votre système GroupWise
principal.
Changement de vos préférences à distance
Vous pouvez changer toutes les informations utilisateur et système, les définitions
de connexion et les paramètres par défaut que vous avez définis dans Préférences
Remote.
IMPORTANT : le fait de changer l’ID utilisateur, le domaine ou le bureau de
poste entraîne la perte de toutes les informations contenues dans votre boîte aux
lettres à distance.
1
Sélectionnez le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis Préférences.
2
Cliquez deux fois sur A distance pour afficher la boîte de dialogue
Préférences Remote.
3
Apportez les modifications de votre choix, puis cliquez sur OK.
Si vous avez changé l’ID utilisateur, le domaine ou le bureau de poste, une boîte
de message apparaît. Elle répertorie les informations modifiées et vous signale que
l’ensemble des données contenues dans votre boîte aux lettres à distance sera
perdu. Sélectionnez O pour continuer ou N, puis Annuler si vous ne souhaitez pas
enregistrer les modifications.
4
Sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Préférences pour retourner à la
fenêtre principale.
Définition ou changement de fuseau horaire
L’ensemble des éléments de votre agenda est programmé en fonction du fuseau
horaire que vous avez sélectionné lorsque vous avez initialement défini vos
préférences à distance. Si vous utilisez GroupWise Remote dans d’autres fuseaux
Changement de vos préférences à distance
227
horaires, vous pouvez adopter celui dans lequel vous vous trouvez. Dans ce cas,
l’ensemble des éléments programmés est modifié pour refléter la différence entre
les fuseaux horaires.
Supposez que vous ayez choisi le fuseau correspondant à Paris Madrid dans vos
préférences A distance et que vous travailliez désormais dans le fuseau horaire de
l’heure de Greenwich. Si vous paramétrez dans A distance votre fuseau horaire sur
Heure de Greenwich, un rendez-vous fixé à 16h00 apparaîtra comme un
rendez-vous prévu à 18h00 dans A distance.
Si vous modifiez le fuseau horaire de A distance, veillez à régler l’horloge de votre
ordinateur à distance pour qu’elle corresponde au nouveau fuseau horaire.
Reportez-vous à Réglage de l’horloge de votre ordinateur dans cette section.
-
Modification du
passage à l’heure
d’été
1
Sélectionnez le menu Fichier dans la fenêtre principale, puis Préférences.
2
Cliquez deux fois sur A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences
Remote.
3
Sélectionnez Fuseau horaire pour ouvrir la boîte de dialogue Fuseau horaire.
4
Choisissez Définir pour ouvrir la boîte de dialogue Définir un fuseau horaire.
5
Sélectionnez le nouveau fuseau horaire, puis cliquez sur Sélectionner. Cliquez
sur OK pour fermer la boîte de dialogue Fuseau horaire.
6
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Préférences Remote, puis
sélectionnez Fermer dans celle intitulée Préférences pour retourner à la
fenêtre principale.
Utilisez Editer l’heure d'été pour préciser à quel moment ont lieu le passage à
l’heure d’été et le passage à l’heure d’hiver.
1
Sélectionnez le menu Fichier, puis Préférences.
2
Cliquez deux fois sur A distance pour ouvrir la boîte de dialogue Préférences
Remote.
3
Sélectionnez Fuseau horaire, puis Editer l’heure d'été.
4
Si votre fuseau horaire n’est pas concerné par le passage à l’heure d’été,
désélectionnez la case à cocher Utilisation de l'heure d'été.
5
Choisissez Définir par le jour ou Définir par la date.
6
Indiquez à quel moment ont lieu le passage à l’heure d’été et le passage à
l’heure d’hiver à l’aide des listes déroulantes.
7
Précisez de combien d’heures et de minutes vous devez avancer ou reculer
l’horloge de votre ordinateur, puis sélectionnez OK.
8
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Fuseau horaire.
228 Définition ou changement de fuseau horaire
9
Réglage de l’horloge
de votre ordinateur
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Préférences Remote, puis
sélectionnez Fermer dans la boîte de dialogue Préférences pour retourner à la
fenêtre principale.
-
Changez toujours l’heure de votre ordinateur à distance lorsque vous modifiez le
fuseau horaire sur ce poste. Cela permet de synchroniser tous les éléments
programmés avec votre nouveau fuseau horaire et l’horloge de votre ordinateur.
1
Cliquez deux fois sur le Panneau de configuration dans la fenêtre principale
du Gestionnaire de programmes Windows, puis cliquez deux fois sur
Date/Heure.
2
Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur OK.
CONSEIL : lorsque vous voyagez, il se peut que vous préfériez ne pas changer de
fuseau horaire. Si vous vous trouvez à Paris et que vous avez fixé un rendez-vous à
15h00 à Londres, prenez l’avion pour l’Angleterre et ne modifiez pas le fuseau
horaire dans A distance. Le rendez-vous reste affiché pour 15h00 et votre emploi
du temps ne sera pas modifié.
CONSEIL : si vous prévoyez de travailler régulièrement dans un autre fuseau
horaire, vous préférez peut-être modifier votre fuseau horaire dans A distance.
Définition ou changement de fuseau horaire
229
Index
230
Index
.
.LEX, fichiers, 44
.LOG, fichiers, 154
.SUP, fichiers, 45
A
Abonnement
à Notify, préférences, 120
Abonnement à mes alarmes, 83
Acceptation, 9
éléments de rappel
automatique, 140
rendez-vous, 166
requêtes de ressource, 169
Accepter
option de Règles, 176
Accomplissement des tâches
voir Distribution
listes de distribution
ordonnée & tâches, 2
Accorder un droit d’accès, 82
Accusé de réception (option
d’envoi), 9
Accusé de réception (option
d'envoi), 163
Actions
suivi des destinataires, 27; 80
Activation des règles, 177
Adressage d’éléments, 31
Adresses
modification, 11
personnelles, 10
Adresses externes, 33
Affichage d'éléments
définition de la fréquence
d'affichage, 127
Agenda, 11
définition du premier jour de la
semaine, 127
dossier, 54
explication, 3
impression de votre, 183
préférences de suppression, 121
refus d'éléments, 162
tâches, réalisation, 182
Aide contextuelle, 16
Aide en ligne, 14
Ajout
associations d’extensions de
fichiers, 124
associations de types de
fichiers, 125
mandataires, 91
Alarmes
configuration, 46
réception de celles d’un autre
utilisateur, 120
Alerte
voir Accusé de réception, 2
voir Notifier les destinataires, 2
Annulation (récupération) des
messages
voir Retrait des éléments
envoyés, 2
Annulation de l’archivage
d’éléments, 17
Annulation d'éléments
voir Retraits des éléments
envoyés, 2
Antonymes
recherche, 50
Application
caractéristiques de
démarrage, 21
Applications
ajout à l’étagère, 65
lancement à partir d’alarmes, 47
Archivage, 16
droits, 18
Archiver
comparaison avec
Enregistrer, 18
option de Règles, 176
Assignation d'éléments
voir Délégation, 2
Associations
préférences, 124
Associations d’extensions de
fichiers
ajout, 124
Associations de types de fichiers
ajout, 125
Aujourd’hui, 48
Aujourd'hui
aller à, 48
Automatisation de tâches
répétitives
voir Macros, 87
Autres utilisateurs uniquement
(option de mot de passe), 186
B
Barre d’outils, 18
affichage/masquage, 20
Barre de fractionnement
agrandissement des zones de
liste, 29
agrandissement des zones de
listes, 26
BC, 30
Boîte Arrivée
explication, 3
préférences de suppression, 121
suppression d'éléments, 180
voir Filtres, 68
Boîte aux lettres principale
(Remote), 197
Boîte Départ
lecture d'éléments, 27
nouvel envoi d'éléments, 27
préférences de suppression, 121
retrait d'éléments, 28
suppression d'éléments, 180
titres de colonnes,
organisation, 28
vérification de l'état des
éléments, 27
voir Filtres, 68
Boîte Départ
explication, 3
Boîtes de dialogue
couleurs, 45
Bouton Adresses externes, 33
Boutons
fenêtre d'Aide, 14
personnalisation, 20
Bureau de poste (Remote), 197
C
Calcul de la différence entre des
dates, 100
Index
231
Caractères génériques, 144
Caractères spéciaux, 116
Caractères WP, 116
Caractéristiques
modification de l’icône
d’étagère, 65
Carnet d’adresses, 30
récupération à distance, 218
Carnet d'adresses
adresses personnelles, 10
Carte d’informations
téléchargement, 6
Cbnnexion} modem (Remote)
création, 210
Changement
fuseaux horaires, 222
horloge de l’ordinateur, 224
mots de passe, 187
préférences Remote, 222
Changement de vue, 34
Chargement d’éléments, 220
Classement des éléments
voir Dossiers, 2
Collage du texte, 131
Colonnes
organisation des titres, 28
Comités
voir Groupes, 2
Commandes de programmation
(macros), 87
Commandes produits (macros), 87
Compilation de macros, 89
Configuration
dates, 46
feuille de préparation
(Remote), 200
impression, 34
Conflits d'emplois du temps,
affichage
voir Plages disponibles, 2
Congés, délégation d'éléments
voir Liste d'accès, 2
Congés, suppression d'éléments
voir Mandataires, 2
Connexion au système GroupWise
principal (Remote),
199; 219; 221
Connexion modem (Remote)
test, 213
Connexions
déconnexion du système
GroupWise principal, 222
232 Index
modem, 199
réseau, 199; 211
Système GroupWise principal
(Remote), 219
TCP/IP, 200; 212
test de Remote, 213
Connexions directes
(Remote), 199
création, 211
modification, 212
Connexions modem (Remote),
197; 199
création, 207
modification, 210
Connexions réseau
(Remote), 197; 199
création, 211
modification, 212
test, 215
Connexions TCP/IP
(Remote), 200
création, 212
modification, 213
test, 216
Contenu des fichiers
visualisation, 187
Contrôle des éléments fournis, 79
Conventions, documentation, 3
Copie d'éléments vers plusieurs
dossiers, 55
Corbeille, 35
déplacement d'éléments, 180
éléments refusés, 163
préférences de suppression, 121
restitution d’éléments, 36
vidage, 36
voir Corbeille, 2
voir Filtres, 68
Correcteur d’orthographe, 37; 120
dictionnaires, spécification, 39
dictionnaires,
supplémentaires, 40
dictionnaires, types de, 44
dictionnaires, utilisation, 37
mots à ignorer, définition, 41
options, 43
suggestions, définition, 42
texte à corriger,
spécification, 39
vérification orthographique, 38
Couleurs
système, 45
Coupe du texte, 131
Cpéation
`onnexiois modem, 210
Création
barres d’outils, 18
connexions modem, 207
connexions réseau
(directes), 211
connexions TCP/IP, 212
dossiers, 54
Listes d’accès, 82
listes de distribution
ordonnée, 51
mots de passe, 186
notes personnelles, 102
rendez-vous personnels, 165
requêtes (Remote), 198
vues, 57
Création de groupes
personnels, 75
D
Date courante
aller à, 48
Date donnée
recherche, 49
Dates
configuration, 46
déplacement vers une date
spécifique, 49
différence, calcul, 100
limites, 100
modification, 49
option Filtre, 70
Dates d’échéance
paramètrage, 181
Dates de début
paramètrage, 181
Dates, mode, 133
Déconnexion du système
GroupWise principal, 222
Défaut
préférences des vues par, 122
Délégation
tâches, 183
voir aussi Liste d'accès, 2
Délégation d'éléments, 47
Déléguer (option de Règles), 175
Demande de réponses, 110; 112
Dépannage
envoi de questions, 6
Notify, 104
Déplacement d'éléments vers les
dossiers, 55
Déplacement vers une date, 49
Désactivation des règles, 177
Désactivation des tâches
voir Distribution
listes de distribution
ordonnée & tâches, 2
Dest. (zone d’adresses), 30
Destinataires de copies carbone
(CC), 30
Destinataires de copies masquées
(BC), 30
Destinataires, regroupement
voir Personnel groupes, 2
Développement de l’étagère, 67
Dictionnaire des synonymes, 49
Dictionnaires, 37
modification des dictionnaires
supplémentaire, 40
Dictionnaires
supplémentaires, 37; 40
modification, 40
Différence entre des dates,
calcul, 100
Disquettes
installation de Remote depuis
des, 196
Distribution
listes de distribution ordonnée
& tâches, 94
Distribution ordonnée, liste
délégation, 47
Documentation conventions,
organisation, 3
Documents
correction orthographique, 38
visualisation du contenu, 187
Domaine (Remote), 197
Dossier armoire, 54
Dossier boîte aux lettres, 54
Dossiers
Agenda, 54
Armoire, 54
boîte aux lettres, 54
création, 54
dans les règles, 56
défaut, 54
déplacement d'éléments vers, 55
explication, 53
fermeture, 55
hiérarchie, 53
liaison d'éléments avec, 55
menus rapides de, 56
ouverture, 55
partagés, 57
préférences pour l'affichage, 84
résultats de la recherche, 57
suppression, 55
Dossiers menu rapide, 56
Dossiers partagés, 57
Dossiers résultats de la
recherche, 57
Doublons
recherche, 37
Droits d’accès, 82
Droits d’écriture, 83
Droits de lecture, 82
Droits, octroi aux mandataires, 82
E
Ecrans
rafraîchissement, 131
Editeur de vue, 57
création d'encadrés
OLE dans, 106
introduction, 3
Editeur de vue GroupWise, 57
création d'un encadré OLE, 106
Edition de vue, 57
Elargissement des colonnes de la
boîte Arrivée, 25
Eléments
annulation de l’archivage, 17
archivage, 17
filtrage, 71
lecture, 12; 24; 80
options d’envoi, 108
planification, 163
planification récurrente, 132
plusieurs, suppression, 180
Remote, 198
replanification, 12
réponse, 167
restitution, 36
retransmission, 171
Eléments archivés, 83
Éléments archivés
dans la base de données
mandataire, 93
Eléments distribués
adressage, 31
pièces jointes, 115
Eléménts distribués
marquage comme étant
effectués, 93
Eléments en attente, 162
Eléments en italique
notes, 102
Eléments fournis
vérification, 79
Eléments liés
suppression, 37
Eléments supprimés
lecture, 36
Éléments
distribution, 51
envoi à distance, 220
lecture, 27
nouvel envoi, 27
pièces jointes, 113
récupération à
distance, 217; 220
En ligne
Aide, 14
guide sur les macros, 90
voir Recherche rapide, 147
Enregistrement, 59
jointure, 179
liste d’éléments filtrés, 66
macros, 87
messages vocaux, 178
vues, 61
Entrées (dictionnaire des
synonymes), 49
Enveloppe, icône, 99
Envoi, 62
éléments à distance, 220
informations à distance, 198
listes de distribution
ordonnée, 51
message, 99
message vocal, 178
objets OLE, 105
réponses, 167
requêtes (Remote), 199
Etagère
configuration et gestion, 63
développement, 67
modification des
caractéristiques des
icônes, 65
placement de vues sur, 63
vue filtrée, installation sur
l'étagère, 72
Etat
contrôle des éléments
effectués, 94
informations, 79
Index
233
vérification des éléments
achevés, 52
voir Options d'envoi
temporaires, 2
voir Suivi, éléments, 2
Exécution
tâches déléguées, 48
Exécution de GroupWise, 5
Exemple, mode, 132
Exigences
OLE, 105
postes de travail, 4
Remote, 197
Exigences logicielles
(Remote), 197
Exigences matérielles
(Remote), 197
Expiration (option d’envoi), 109
Expiration (option d'envoi), 112
F
Faire suivre, 171
option de Règles, 175
Fenêtre
couleurs, 45
masquage de la fenêtre
principale, 95
Fenêtre d’informations, 9
Fenêtre d'informations, 79
Fenêtre Informations, 163
Fenêtre principale, 2; 96
masquage/restauration, 95
Fenêtre principale
Etagère, 63
Fermeture
dossiers, 55
Fermeture de GroupWise, 179
Feuille de préparation
configuration de Remote, 200
Fichier icône
visualisation, 193
Fichier télécopie
visualisation, 192
Fichiers
contenu, visualisation, 187
création de listes rapides à
utiliser régulièrement, 85
enregistrement, 60
impression de l'agenda
dans, 185
jointure, 113
234 Index
recherche de mots, 150
récupération dans les
éléments, 160
Filtres, 68; 71
exemples, 73
options, 69; 71
récupération, 71
Fonction de recherche
voir Visionneuse, 187
Format date/heure
préférences, 118
Format hexadécimal
visualisation des fichiers
dans, 190
Formats
date et heure, 118
Formule, mode, 132
Fuseaux horaires
changement, 222
G
Graphiques
visualisation, 193
Groupe
réunions, 163
tâches, 180
Groupes
adressage d’éléments, 32
adressage d'éléments vers, 77
création, 75
création d'un modèle
personnel, 75
modification de modèles
personnels, 76
publics et personnels, 75
Groupes personnels
modification, 76
partage, 77
GroupWise
exécution, 5
installation sur les postes de
travail, 4
présentation, 2
GroupWise Remote
reportez-vous à Remote, 196
GroupWise, éditeur de vue, 3
Guide
documentation en ligne pour
macros, 90
Guide de styles
utilisation du correcteur
d’orthographe comme, 42
H
Hiérarchie de dossiers, 53
Historique
dictionnaire des synonymes, 50
Horloge de l’ordinateur
changement, 224
I
Icônes
ajout à l’étagère, 63
boîte Arrivée, 24
dans les manuels, 3
enveloppe, 99
fenêtre principale, 67
rendez-vous, 166
suppression de l’étagère, 64
Importance
voir Priorité, 2
Impression, 78
Agenda, 183
configuration, 34
depuis la visionneuse, 192
pièces jointes, 114
pièces jointes depuis des
applications associées, 78
Imprimantes
sélection, 34
Incorporation d'objets avec
OLE, 105
Index
résumé du document, 159
voir aussi Recherche rapide, 2
Indexation de résumé du
document avec la recherche
rapide, 158; 159
Indicateurs
note, 102
rendez-vous, 166
tâche, 182
Informations
état, 79
Informations sur l'état (option
d’envoi), 109
Informations sur l'état (option de
message), 111
Initiation, liste de vérification
(Remote), 196
Installation
GroupWise sur les postes de
travail, 4
programme, exécution, 4
Remote, 196; 202
Installation standard
(Remote), 203
Internationaux
dictionnaires, 45
Internet
adresses, 10
Magazine, Cool Solutions, 5
Intervalles
rafraîchissement, 127
Introduction
GroupWise, 2
J
Jointure
comparaison avec la
récupération, 113
L
Lancement de programmes à partir
de l’alarme, 47
Langage basé sur les commandes
(macros), 87
Langue
sélection, 125
Lecture
éléments archivés, 17
éléments d'agenda, 12
éléments de la boîte Départ, 27
éléments supprimés, 36
messages, 99
Lecture des éléments de la boîte
Arrivée, 24
Lecture des macros, 87
Liaison
éléments et dossiers, 55
Liaison et incorporation d'objets
(OLE), 105
création d'encadrés dans les
vues, 106
insertion d'objets dans les
encadrés, 106
Liaisons
objets avec OLE, 107
Lieux des réunions
voir Ressources, planification, 2
Lire les messages personnels,
droits, 83
Liste d’accès
accès utilisateur minimal, 84
boîte aux lettres, 81
Liste d’éléments filtrés
enregistrement, 66
Liste de vérification
initiation (Remote), 196
Liste des dossiers
préférences, 84
Liste rapide, 85
Listes de distribution ordonnée, 51
Achèvement, 52
création, 51
vérification de l’état, 52
Listes des tâches
voir Personelles, tâches, 2
Listes locales
fenêtre principale, 67
Localisation
voir Recherche rapide, 147
M
Macros, 87; 98
commandes, syntaxe, 90
compilation, 89
enregistrement, 87
guide, en ligne, 90
lecture, 87
messages d'erreurs, 89
modification, 88
point d'insertion, déplacement
du, 87
magazine Cool Solutions, 5
Mandataires
accès utilisateur minimal, 84
agir en tant que
mandataire, 91; 92
ajout, 91
configuration, 82
droits d'archivage, 18
explication, 81
informations relatives à un
rendez-vous, affichage, 147
Manuel
organisation, 3
Marges
configuration de
l’impression, 35
Marquage
Effectué, 93
Personnel, 95
plusieurs éléments
à supprimer, 180
Masquage
fenêtre, 95
menus, 96
Menu
barre,
masquage/restauration, 96
window, 96
Menus
Aide, 14
Message (option de Règles), 175
Messages
retransmission, 171
voir Messages électroniques, 2
voir Messages téléphoniques, 2
voir Notes, 2
Messages électroniques
archivage, 17
distribués, 93
distribution, 51
enregistrement, 60
envoi, 99
impression, 78
lecture, 80; 99
nouvel envoi, 27
options d’envoi, 108
pièces jointes, 113
récupération de fichiers
texte, 160
réponse, 167
restitution, 36
retrait, 28
suppression, 179
vocaux, 178
voir Filtres, 68
Messages non ouverts, icônes, 99
Messages téléphoniques, 97
enregistrement, 59
envoi, 97
impression, 78
lecture, 80; 98
nouvel envoi, 27
options d’envoi, 108
pièces jointes, 113
récupération de
fichiers texte, 160
réponse, 167
restitution, 36
retrait, 28
retransmission, 171
suppression, 179
Messages vocaux
envoi, 178
Index
235
Méthodes de déconnexion
(Remote), 209
Minimal
accès utilisateur
(Liste d’accès), 84
Minimum
installation (Remote), 203
Mise à jour des liaisons, 107
Mise en majuscules
recherche des irrégularités, 37
Modification
adresse personnelle, 11
associations d’extensions de
fichiers, 124
barres d’outils, 18
connexions réseau
(directes), 212
connexions TCP/IP, 213
dates, 49
Définitions du rappel
automatique, 140
groupes personnels, 76
option de démarrage dans
l’icône d’étagère, 65
passage à l’heure d’été, 223
scripts du clavier, 22
Modification
connexions modem, 210
Modifier les
Préférences/Règles/Groupes, 83
Mots
à ignorer pendant la correction
orthographique, 41
recherche (dictionnaire des
synonymes), 50
recherche de fichiers contenant
certains, 150
Mots mal orthographiés
recherche, 37
Mots mis en gras dans la
documentation, 3
Mots/expressions de
remplacement
définition pour le correcteur
d’orthographe, 41
Multiples
voir Groupes, 2
Non prise en compte de mots
pendant la correction
orthographique, 41
Notes
archivage, 17
dates, configuration, 46
délégation, 47
descriptions en italique, 102
enregistrement, 60
envoi, 100
explication, 101
impression, 78; 183
indicateurs, 102
lecture, 12; 80
nouvel envoi, 27
options d’envoi, 108
pièces jointes, 113
planification récurrente, 132
récupération de
fichiers texte, 160
refus, 162
réponse, 167
restitution, 36
retrait, 28
retransmission, 171
suppression, 179
vérification de l'état, 27; 79
Notes de rappel
voir Notes personnelles,
création, 2
Notification
accusé de réception,
spécification, 112
alarmes, 46
réception de celle d’un autre
utilisateur, 120
Notification (option d’envoi), 110
Notifier les destinataires (option
d’envoi), 109
Notifier les destinataires (option
d'envoi), 112
Notify, 103
dépannage, 104
Nouvel envoi, 161
voir Faire suivre, 2
Nouvelle assignation d'éléments
voir Délégation, 2
N
O
Nettoyage de la corbeille
voir Corbeille, vidage, 2
236 Index
Octroi des droits de mandataire sur
des ressources, 168
Opérateurs de recherche
(recherche rapide), 154
Options
Correcteur d’orthographe, 43
environnement, 126
fenêtre d'informations, 79
format date/heure, 118
menu Window, 96
notes, 103; 112
recherche de plages
disponibles, 120
rendez-vous, 130
suppression, 121
tâches, 128
visionneuse, 190
vues par défaut, 122
vues, sélection d'options, 126
Options d’envoi, 108
Options de date, 118
Options de filtrage
Provenance, 70
Statut, 70
type de pièce jointe, 71
Type d'élément, 69
Options de format date/heure, 118
Options de visualisation, 126
Organisation des titres de
colonnes, 25
Organisation manuelle, 57
Ouvert
icônes, 99
vérifier si un élément a été
ouvert voir Suivi des
éléments, 2
Ouverture
dossiers, 55
messages, 99
pièces jointes, 114
vues, 185
P
Palette d'outils
(Editeur de vue), 58
Par défaut
dossiers, 54
paramètres, 117
répertoires, 110
Paramétrage
fuseaux horaires, 222
Paramètres
commandes macro, 90
messages, 111
messages téléphoniques, 111
note, 112
Paramètres d’envoi
(option Filtre), 71
Paramètres des messages, 111
Paramètres des messages
téléphoniques, 111
Paramètres des notes, 112
Partage de groupes personnels, 77
Passage à l’heure d’été
modification, 223
Personnalisation
boutons, 20
Personnalisation de vues, 57
Personnalisée
installation (Remote), 203
Personnalisées
vues, ouverture, 185
Personnel
marquage, 95
utilisation des règles pour
marquer, 176
Personnelles
adresses, 10
notes, 102
Personnels
rendez-vous, 164; 165
Pièces jointes, 113
enregistrement, 60
impression, 114
ouverture, 114
routage, 115
son, 178
visualisation, 114
Plages horaires disponibles
voir Plages disponibles, 2
Plages horaires non disponibles
voir Plages disponibles, 2
Planification
éléments récurrents, 132
recherche de plages
disponibles, 145
voir Personelles, tâches, 2
Police, 115; 171
modification dans la
visionneuse, 192
Polices de texte, sélection, 116
Position
mots dans la visionneuse, 191
Poste
spécifications, 4
Postes de travail
exigences/installation, 4
spécifications, 4
Poubelle
voir Corbeille, 2
Préférences, 117
emplacement des fichiers, 110
environnement, 125
étendues, 128
format date/heure, 118
liste des dossiers, 84
message, 109
mot de passe, 186
recherche de plages
disponibles, 120
Remote, changement, 222
rendez-vous, 130
suppression, 121
tâche, 128
vues par défaut, 122
Préférences de mot de passe, 186
Préférences de notification, 103
Préférences de suppression, 121
Préférences en matière
d’associations, 124
Préférences en matière
de tâche, 128
Préférences en matière
d'environnement, 125
Préférences étendues
heure du rendez-vous, 129
Présentation
GroupWise, 2
Presse-papiers, 131
Priorité
envoi et tâche, 183
options d’envoi, 109
options d'envoi, 111
paramétrage de la tâche, 181
Priorité d’envoi (option Filtre), 71
Programmation
ressources, 32
Programme, exécution du
programme d'installation, 4
Programmes
ajout sur l’étagère, 65
Projets, suivi
voir Suivi, éléments, 2
Puces dans le dictionnaire des
synonymes, 49
Q
Qu'est-ce que... (Aide
contextuelle), 16
Questions
envoi à Novell, 6
R
Rafraîchir, 131
Rafraîchissement
intervalle, modification, 127
Rappel automatique, 132
définitions, combinaison, 138
éléments, suppression, 140
fonctions, 141
Réception d'une notification, 169
Recherche
fichiers en ligne, 147
heures de rendez-vous, 145
mots & expressions dans la
visionneuse, 191
mots dans des documents dans
la visionneuse, 191
Rechercher, 143
voir Recherche rapide, 147
Recherche de dates, 49
Recherche de fichiers en ligne
voir Recherche rapide, 147
Recherche de plages
disponibles, 145
préférences, 120
Recherche de texte intégral
voir Recherche rapide, 147
Recherche rapide, 85; 147
accélération de la création
d’index, 152
index, création, 148
index, mise à
jour/régénération, 148
index, modification, 149
index, recherche, 150
index, suppression/attribution
d’un autre nom, 150
opérateurs de
recherche, 154; 157
options d’index, 153
résumés du document,
recherche, 158; 159
Rechercher, 143
Recouvrement d'éléments
voir Restitution des éléments de
la corbeille, 2
Récupération
Carnet d’adresses
(Remote), 218
éléments à distance, 220
fichiers texte, 161
filtres, 71
Index
237
informations à
distance, 198; 217
réponses à distance, 199
vues personnalisées, 185
Refus
requêtes de ressource, 169
Refus d'éléments, 162
voir Refus, 2
voir Suppression, 2
Refuser (option de Règles), 176
Règles, 172; 178
activation, 177
création, 172
création de ressources, 170
dans les dossiers, 56
désactivation, 177
Regroupement
voir Dossiers, 2
Remarque
voir aussi Notes, 68
Remote, 196; 198
boîte aux lettres
(definition), 197
configuration, 205
connexiobs modem$, 210
connexion au système
GroupWise principal, 199;
219; 221
connexion modem, 199
connexions modem, 207
connexions réseau (directes),
199; 211
connexions TCP/IP, 200; 212
création de requêtes, 198
déconnexion du système
GroupWise principal, 222
disquettes, 196
éléments, 198
envoi d’éléments, 220
Exigences, 197
exigences système, 197
feuille de préparation de la
configuration, 200
fuseaux horaires,
changement, 222
horloge de l’ordinateur,
changement, 224
Initiation, liste de
vérification, 196
installation, 202
méthodes de déconnexion, 209
238 Index
passage à l’heure d’été,
modification, 223
préférences, changement, 222
téléchargement
d’informations, 217
termes, 197
test de connexions, 213
utilisation de scripts, 210
Remplacement
voir Liste d'accès, 2
voir Mandataires, 2
Rendez-vous
alarmes, paramétrage pour, 46
dates, configuration, 46
en italique, 166
indicateurs, 166
options d’heure, 130
préférences, 129
Rendez-vous
acceptation, 166
archivage, 17
délégation, 47
enregistrement, 60
impression, 78; 183
informations, affichage, 147
lecture, 12; 80
modification de la durée, 13
nouvel envoi, 27
pièces jointes, 113
planification, 163
planification récurrente, 132
recherche de plages
disponibles, 145
récupération de fichiers
texte, 160
refus, 162
replanification, 12
réponse, 167
restitution, 36
retrait, 28
suppression, 179
voir Filtres, 68
Rendez-vous hebdomadaires
voir Rappels automatiques, 2
Rendez-vous mensuels
voir Rappels automatiques, 2
Rendez-vous réguliers
voir Rappels automatiques, 2
Renvoi d'une notification (option
d'envoi), 112
Répertoires
création de listes rapides à
utiliser régulièrement, 85
Replanification d'éléments, 12
Répondre, 167
option de Règles, 175
Réponse aux éléments
voir Acceptation, 2
voir Répondre, 2
Réponse requise
(option d’envoi), 110
Réponse requise
(option d'envoi), 112
Réponses, 198
récupération à distance, 199
Requêtes, 198
création, 198
envoi à distance, 199
recherche rapide, 154
Requêtes de ressource
acceptation et refus, 169
Réservation d'une plage horaire
dans votre programme
voir Rendez-vous personnels, 2
Ressources, 167
description, 31
octroi des droits
de mandataire, 168
programmation, 32
réception d'une notification
pour, 169
recherche de plages
disponibles, 145
règles, création, 170
Restauration
barre de menus, 96
Restauration de la barre de menus
(568), 172
Restitution d’éléments de la
corbeille, 36
Retourner à la date courante, 48
Retrait d'éléments
voir Retrait des éléments
envoyés, 2
Retrait d'éléments envoyés, 28
Retransmission de
rendez-vous, 171
Réunions
voir Rendez-vous, 2
S
Salles
voir Ressources, planification, 2
Salles de conférence
voir Ressources, 2
Salles de réunion
voir Ressources, planification, 2
Scripts du clavier
modification, 22
Séparateurs
commandes de macros, 90
Séquences de touches
voir Macros, 87
Site principal (Remote), 198
Son, 178
Sons
écoute dans la visionneuse, 193
Sortie de GroupWise, 179
Sous-dossiers, 54
Spécifications
postes de travail, 4
Structure de dossier, 53
Suivi
éléments, 27; 79
état de liste de distribution
ordonnée, 52
voir aussi Accusé de
réception, 2
voir aussi Accusé de réception
(option d'envoi), 2
Suppression
adresses personnelles, 11
colonnes de la boîte Arrivée, 25
éléments, 179
éléments de corbeille, 35
éléments de la boîte Départ, 28
éléments de rappel
automatique, 140
éléments liés, 37
texte, 180
voir aussi Expiration, 2
voir aussi Préférences de
nettoyage, 2
Suppression de colonnes de la
boîte Arrivée, 25
Suppression de dossiers, 55
Suppression d'éléments
voir Suppression, 2
Suppression d'éléments de la boîte
Arrivée, 24
Supprimer (option de Règles), 176
Synonymes
recherche, 50
Syntaxe
macro, 90
Système
couleurs, 45
exigences (Remote), 197
Système GroupWise principal
(Remote), 198
connexion au, 199; 219; 221
déconnexion du, 222
T
Tâches
archivage, 17
création, 180
dates, configuration, 46
délégation, 47
distribution, 51
enregistrement, 59
exécution, 48
impression, 78; 183
indicateurs, 182
lecture, 12; 80
marquage comme étant
effectuées, 93
nouvel envoi, 27
options d’envoi, 108
personnelles, 182
pièces jointes, 113
planification récurrente, 132
réalisation, 182
récupération de fichiers
texte, 160
refus, 162
réponse, 167
restitution, 36
retrait, 28
retransmission, 171
suppression, 179
vérification de l'état, 27; 79
voir Filtres, 68
voir Macros, 87
Tâches répétitives
voir Macros, 87
Téléchargement
Carte d’informations, 6
informations à distance, 217
Téléphone
voir Messages téléphoniques, 2
Termes hypertexte
(Aide en ligne), 15
Terminé, marquage des tâches
voir Distribution
listes de distribution
ordonnée & tâches, 2
Texte
coupe et collage, 131
recherche, 143
suppression, 180
Tri dans des colonnes, 25
U
Utilisateurs
regroupement, 75
Utilisation de scripts, 210
V
Vérification de la distribution des
éléments, 79
Vidage de la corbeille, 36
Vider la corbeille
voir Corbeille, vidage, 2
Visionneuse, 187; 194
formats pris en charge, 194
impression d’un fichier, 192
options, 190
police d’affichage,
modification, 192
sons, écoute dans la
visionneuse, 193
Visualisation
contenu des fichiers, 187
pièces jointes, 114
Vue de démarrage
configuration, 66
Vues
combinaison sur l’étagère, 64
enregistrement, 61
explication, 2
ouverture, 185
ouverture au démarrage, 66
par défaut, sélection, 122
personnalisation, 57
placement sur l’étagère, 63
sélection dans la fenêtre
principale, 68
Vues d’agenda
sur étagère, 65
Vues d'agenda
explication, 2
voir Filtres, 68
Vues de groupe
Index
239
explication, 2
sélection, 122
Vues personnelles
explication, 3
sélection, 123
240 Index
W
Window
menu, 96
WordPerfect
caractères, 116
WWW.GWMAG.COM
Magazine Cool Solutions, 5
">