Novell 5.2 Mode d'emploi
Ci-dessous, vous trouverez de brèves informations sur GroupWise 5.2. GroupWise offre une solution complète de messagerie, de gestion d'agenda et de documents. Inclut des fonctionnalités telles que l'envoi et la réception d'éléments, la planification de rendez-vous, la gestion de la boîte aux lettres et des documents, ainsi que l'intégration avec des applications. Il vous permet de gérer votre temps et de rester en contact.
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V E R S I O N TM G U I D E D E L’ U T I L I S A T E U R POUR WINDOWS 32 BITS Novell, Inc. ne donne aucune garantie ni ne fait aucune déclaration au regard du contenu ou de l’utilisation de ce manuel et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de réviser le présent document et d’en modifier à tout moment le contenu, sans notification préalable de ces révisions ou modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit. En outre, Novell, Inc. ne donne aucune garantie ni ne fait aucune déclaration au regard de ses différents logiciels et n’accorde plus particulièrement aucune garantie, tacite ou expresse, concernant la qualité marchande de ce logiciel ou son adéquation à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de modifier à tout moment tout ou partie du logiciel de Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque ou à quelque organisation que ce soit. Novell et GroupWise sont des marques déposées de Novell, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays. C3P0, Client 32, Envoy et GroupWise 5 sont des marques de Novell, Inc. WordPerfect et WordPerfect Office sont des marques déposées de Corel Corporation aux Etats-Unis et dans d’autres pays. QuickMenu est une marque de Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner est une marque déposée de Franklin Quest Co. Word Pro est une marque de Lotus Development Corporation. Windows est une marque déposée de Microsoft Corporation. Excel et Windows 95 sont des marques de Microsoft Corporation. Xerox est une marque déposée de Xerox Corporation. Version 5.2 ©1993-1997 Novell, Inc. Tous droits réservés. Imprimé aux Etats-Unis. 100-004118-001 Aucune partie de ce document ne peut être reproduite, photocopiée, stockée dans un système d'archivage, transmise ou traduite dans une autre langue sans l'accord écrit de l’éditeur : Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 U.S.A. Sommaire Introduction Bienvenue dans GroupWise.....................................................................................2 Présentation succincte de GroupWise ......................................................................6 Utilisation des éléments de votre boîte aux lettres Envoi et réception d'éléments.................................................................................16 Fichiers joints.........................................................................................................23 Gestion des éléments envoyés................................................................................27 Gestion des éléments reçus ....................................................................................30 Planification des rendez-vous de groupe et des rendez-vous personnels Planification des rendez-vous.................................................................................39 Planification de rendez-vous récurrents .................................................................47 Utilisation de votre agenda Utilisation de votre agenda quotidien ....................................................................56 Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda.........................................59 Gestion de votre boîte aux lettres Utilisation de la liste des dossiers ..........................................................................62 Utilisation des dossiers partagés ............................................................................64 Exécution de Notify ...............................................................................................66 Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres ..............................................70 Impression des éléments de votre boîte aux lettres ................................................72 Création de règles ..................................................................................................74 Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs.................82 Ouverture et vidage de la corbeille ........................................................................87 Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres..................................................89 Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres ...............................................90 Possession de ressources........................................................................................92 Utilisation du téléphone dans GroupWise Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur ...............................................96 Utilisation de Conversations ..................................................................................96 Utilisation de GroupWise lors de déplacements Utilisation de GroupWise Remote : présentation.................................................101 Préparation de l'utilisation de Remote..................................................................103 Envoi et récupération d'éléments dans Remote ....................................................108 Configuration des connexions à distance .............................................................118 Création et utilisation de documents Gestion de vos documents dans GroupWise ........................................................126 Création de documents.........................................................................................128 Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise.............................132 Intégration de GroupWise aux applications .........................................................136 Stockage de plusieurs versions d'un document.....................................................137 Partage de documents...........................................................................................140 Visualisation de l'historique d'un document......................................................... 145 Emprunt de documents ........................................................................................ 146 Réintégration de documents ................................................................................ 150 Suppression de documents................................................................................... 153 Copie de documents ............................................................................................ 155 Sauvegarde de documents.................................................................................... 156 Ouverture de documents ...................................................................................... 157 Personnalisation de GroupWise Définition des options de GroupWise.................................................................. 161 Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres ......................................... 166 Personnalisation de votre barre d’outils .............................................................. 168 Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques ........................................ 169 Utilisation des options de démarrage................................................................... 170 Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres Recherche d’éléments.......................................................................................... 176 Recherche d’un texte dans les éléments............................................................... 181 Filtrage ................................................................................................................ 182 Envoi et réception d’éléments du processus de travail Utilisation d’un processus de travail : présentation ............................................. 196 Utilisation du Carnet d'adresses Utilisation du Carnet d'adresses : présentation .................................................... 203 Recherche d'utilisateurs et de ressources ............................................................. 203 Utilisation de groupes pour adresser des éléments .............................................. 205 Création de carnets d'adresses personnels ........................................................... 209 Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre .................................................... 213 Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses ................................... 214 Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages .................................. 217 Utilisation de Contacts fréquents......................................................................... 220 Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses ................................................................................................. 222 Utilisation de GroupWise Imaging Utilisation de Imaging : Présentation................................................................... 225 Utilisation des annotations................................................................................... 225 Numérisation ....................................................................................................... 228 Ouverture d’une image existante ......................................................................... 229 Envoi électronique d’une image .......................................................................... 229 Connexion à GroupWise Connexion à GroupWise ..................................................................................... 232 Index Index.................................................................................................................... 237 Introduction Sommaire 1 Bienvenue dans GroupWise GroupWise® est un logiciel répondant à tous vos besoins en matière de messagerie, de gestion de votre emploi du temps et de vos documents. - Démarrage de GroupWise Avant de pouvoir commencer à utiliser GroupWise, vous devez exécuter le programme de configuration de GroupWise. Ce programme vous aidera pas à pas au cours du processus de configuration. Exécution du programme de configuration 1 Contactez l'administrateur de votre système pour connaître l'emplacement du programme de configuration de GroupWise, SETUP.EXE. Il vous faut connaître l'emplacement de ce programme avant de pouvoir continuer. 2 Assurez-vous de vous être bien logué sous votre propre nom à l'ordinateur. 3 Cliquez sur Démarrer Exécuter. 4 Entrez le chemin d'accès au programme GroupWise SETUP.EXE, puis cliquez sur OK. 5 Suivez les instructions du programme de configuration. Démarrage de GroupWise 1 Cliquez deux fois sur sur le bureau. La fenêtre principale de GroupWise apparaît. Reportez-vous à Présentation succincte de GroupWise dans cette section pour de plus amples informations sur cette fenêtre principale. - Accès à l’Aide Si vous avez des difficultés à utiliser GroupWise, vous pouvez obtenir de l'aide à partir de plusieurs sources. L'aide en ligne est disponible en tout point de GroupWise. En plus de l'aide en ligne, vous trouverez des réponses à vos questions dans le magazine Cool Solutions disponible sur le Web. Utilisation de l'aide en ligne La documentation du client GroupWise peut être consultée en ligne. Diverses méthodes d'accès à l'aide en ligne sont possibles afin que vous puissiez choisir la méthode correspondant à vos besoins. Comment faire 1 2 Bienvenue dans GroupWise ◆ Répertorie les rubriques d'aide par type de tâches connexes. Cliquez sur Aide Rubriques d'aide Contenu, puis cliquez deux fois sur Comment faire. Index ◆ Affiche des mots-clés vous aidant à trouver des informations comme dans l'index d'un livre. 1 Cliquez sur Aide Rubriques d'aide, puis sur l'onglet Index. Guides ◆ Les guides décrivent pas à pas une ou plusieurs tâches pour vous faire découvrir les fonctions de GroupWise. Si vous ne voulez pas effectuer ces opérations, vous pouvez tout aussi bien lire les instructions indiquées dans les guides. 1 Cliquez sur Aide Guides. Bienvenue dans GroupWise 3 Aide contextuelle ◆ Affiche une brève explication de n'importe quelle option d'une boîte de dialogue. 1 Dans une boîte de dialogue, cliquez sur , puis cliquez sur une option. Rechercher ◆ Vous permet de taper des mots ou des phrases en particulier et affiche les rubriques d'aide contenant ces mots ou ces phrases. 1 Cliquez sur Aide Rubriques d'aide, puis sur l'onglet Rechercher. Utilisation du magazine Cool Solutions Cool Solutions est un magazine en ligne sur le Web destiné à vous aider à découvrir GroupWise. Vous trouverez dans ce magazine des conseils utiles et des articles de fond réguliers vous donnant des informations détaillées sur l'utilisation de GroupWise. De plus, vous trouverez des ressources, telles que des cartes 4 Bienvenue dans GroupWise d’informations et des démonstrations téléchargeables qui vous aideront à vous initier à GroupWise. Voici un échantillon de ce que vous trouverez. Ouverture de Cool Solutions 1 ◆ Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com. Cliquez sur Notify Me pour être informé lorsqu’un nouvel article consacré à une fonctionnalité est disponible. Cliquez sur Basics pour découvrir les notions fondamentales de GroupWise. Cliquez sur The Vault pour lire les précédents numéros du magazine. Cliquez sur Talk to Us et donnez-nous votre avis sur GroupWise. Envoi de vos questions aux experts de GroupWise ◆ Ask the Experts est le forum sur lequel vous pouvez poser vos questions concernant GroupWise. Si vous vous demandez comment effectuer une tâche dans GroupWise, telle que partager des dossiers, imprimer un agenda, etc. et que vous ne trouvez pas la solution dans la documentation, envoyez votre question aux experts. 1 Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com. 2 Cliquez sur Ask the Experts Ask Us. 3 Cliquez sur Ask the Cool Solutions Experts. En fonction de la taille de votre écran, il vous faudra peut-être faire défiler la fenêtre pour trouver la liaison Consultation des experts Cool Solutions. Bienvenue dans GroupWise 5 4 Entrez vos données et votre question. 5 Cliquez sur Send. Téléchargement de ressources depuis Cool Solutions ◆ A la page Downloadables, vous trouverez de nombreuses ressources que vous pouvez télécharger et utiliser dans votre entreprise. Vous trouverez par exemple des démonstrations illustrant l’utilisation de GroupWise, des articles thématiques tirés du magazine, une carte d'informations, etc. 1 Dans votre navigateur Web, tapez www.gwmag.com. 2 Cliquez sur Downloadables. 3 Cliquez sur l'élément que vous souhaitez télécharger, puis suivez les instructions. Présentation succincte de GroupWise GroupWise répond à vos besoins en matière de messagerie, de gestion de votre emploi du temps et de vos documents à partir d'un même endroit. - 6 Fenêtre principale La fenêtre principale est le point de départ de GroupWise. Dans cette fenêtre principale, vous pouvez lire vos messages, prévoir vos rendez-vous, consulter votre agenda, ouvrir vos documents, etc. Présentation succincte de GroupWise Des énoncés longs apparaissent dans la barre de titre et décrivent l’élément sélectionné. Barre d’outils Liste des dossiers Liste des éléments L’Aperçu vous permet de lire des messages dans votre boîte aux lettres sans que vous ayez à les ouvrir dans une fenêtre distincte. Dans GroupWise, vous pouvez ouvrir plus d'une fenêtre principale. Cette possibilité est utile si vous êtes mandataire d'un autre utilisateur. Vous pouvez consulter votre propre fenêtre principale ainsi que celle de la personne dont vous êtes le mandataire. Vous pouvez aussi, si vous le souhaitez, ouvrir un dossier donné dans une fenêtre et consulter votre agenda dans une autre. Vous pouvez ouvrir autant de fenêtres principales que le permet la mémoire de votre ordinateur. Les éléments de base composant la fenêtre principale sont expliqués ci-dessous. Barre d'outils La barre d'outils vous permet d'accomplir rapidement des tâches courantes de GroupWise, telles que l'ouverture du Carnet d'adresses, l'envoi de messages et l'affichage de votre agenda. Pointez avec votre souris sur n'importe quel bouton de la barre d'outils ; une info-bulle affiche le nom de la fonction correspondante. Liste des dossiers La liste des dossiers, à gauche de la fenêtre principale, vous permet d'organiser les éléments que vous envoyez et que vous recevez. Vous pouvez aussi créer de nouveaux dossiers afin d'y stocker ces éléments. Voici le contenu de chacun des dossiers par défaut : Votre dossier utilisateur (portant votre nom) est votre base de données GroupWise. Il contient d'autres dossiers et des éléments. Votre boîte aux lettres regroupe tous les éléments envoyés et reçus. Utilisez la barre d'outils pour n'afficher que les éléments envoyés ou ceux que vous avez reçus. Présentation succincte de GroupWise 7 L'armoire contient tous vos dossiers personnels et partagés. Le dossier Travail en cours contient les messages non terminés que vous enverrez plus tard. Il regroupe aussi des références aux documents ayant été ouverts ou empruntés. La corbeille contient tous les éléments et documents supprimés. Liste des éléments La liste des éléments, située dans la partie droite de la fenêtre principale, affiche vos messages électroniques et téléphoniques, vos rendez-vous, vos notes, vos tâches et les références de documents. Utilisez les boutons de la barre d'outils pour afficher les éléments entrants et sortants et les éléments personnels. Aperçu L'Aperçu s'ouvre sous la zone Liste des dossiers. Vous pouvez y analyser rapidement les éléments au lieu d'ouvrir chacun d'eux dans une fenêtre distincte. - Présentation de votre boîte aux lettres Tous vos éléments, reçus ou envoyés, sont conservés dans votre boîte aux lettres GroupWise, sur le réseau. Vous pouvez afficher rapidement uniquement les éléments entrants, les éléments sortants, les éléments personnels ou les éléments à l'état de brouillon en cliquant sur les boutons de la barre d'outils. Vous pouvez limiter encore plus les éléments affichés dans votre boîte aux lettres en utilisant un filtre. Reportez-vous à Filtrage dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres pour de plus amples informations. Vous pouvez organiser vos messages en les plaçant dans des dossiers dans votre armoire. Icônes apparaissant à côté des éléments dans votre boîte aux lettres Près de chaque élément reçu se trouve une icône qui vous renseigne un peu sur l'élément avant même que vous ne le lisiez. Vous pouvez par exemple déterminer le type de l'élément (message, rendez-vous, etc.) ainsi que sa priorité. Vous pouvez aussi savoir si cet élément possède un fichier joint, si un élément envoyé n'a pu être distribué à certains destinataires, etc. 8 Présentation succincte de GroupWise Icône Description Apparaît à côté d’un élément que vous avez envoyé. Elle indique que GroupWise n'a pu distribuer le message à certains de ses destinataires. Apparaît près d'une tâche ou d'un rendez-vous que vous avez envoyé. A côté d'une tâche, elle indique qu'au moins un destinataire a supprimé la tâche sans l'avoir marquée comme étant effectuée. A côté d'un rendez-vous, elle indique qu'un destinataire au moins a supprimé le rendez-vous sans l'accepter ou qu'il l'a décliné. Apparaît à côté d’un élément que vous avez envoyé. A côté d'un rendez-vous, elle indique que tous les destinataires n'ont pas accepté le rendez-vous. A côté d'une tâche, elle indique que tous les destinataires n'ont pas effectué la tâche. Près d'autres types d'éléments, elle indique que tous les destinataires n'ont pas ouvert l'élément ou que tous les destinataires ne l'ont pas supprimé. Message non ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Message ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Rendez-vous non ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Rendez-vous ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Tâche non ouverte affectée d'une priorité faible, standard ou élevée. Présentation succincte de GroupWise 9 Icône Description Tâche ouverte affectée d'une priorité faible, standard ou élevée. Note non ouverte affectée d'une priorité faible, standard ou élevée. Note ouverte affectée d'une priorité faible, standard ou élevée. Message téléphonique non ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Message téléphonique ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Document non ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. Document ouvert affecté d'une priorité faible, standard ou élevée. L'expéditeur demande que vous répondiez à cet élément. Il peut s'agir d'un élément à priorité faible, standard ou élevée. Options de visualisation dans votre boîte aux lettres Vous pouvez visualiser les éléments de votre boîte aux lettres de trois manières, en fonction de la façon dont vous souhaitez organiser vos informations. Les options Détails, Suivi de discussion et Sous forme d'agenda apparaissent dans le menu Visualisation. Détails ◆ Cette option permet d'afficher, sous forme de colonnes, la liste de vos éléments et les informations les concernant : l'objet, la date, les destinataires de copie carbone, la priorité, le type de document, la date d'échéance, la taille, le numéro de version et bien d'autres choses. Si vous n'avez pas modifié les propriétés de votre boîte aux lettres, Détails est la vue par défaut. 1 10 Cliquez sur Présentation succincte de GroupWise dans la barre d'outils pour obtenir une vue par Détails. Suivi de discussion ◆ Cette option permet d'afficher la discussion électronique de l'élément original et toutes les réponses à cet élément groupées par ordre hiérarchique. 1 Cliquez sur discussion. dans la barre d'outils pour obtenir une vue par Suivi de Sous forme d'agenda ◆ Cette option permet d'afficher tous les éléments planifiés qui ont été sauvegardés dans un dossier particulier. Elle s'avère utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments concernant un projet précis dans un dossier, que ce soit manuellement ou à l'aide de règles. 1 Cliquez sur d'agenda. dans la barre d'outils pour obtenir une vue Sous forme Présentation succincte de GroupWise 11 - Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres La liste des éléments apparaissant dans la fenêtre principale se divise en colonnes. Chaque colonne contient des informations concernant les éléments de la liste. Par exemple, des colonnes différentes affichent l'objet des éléments, la date, etc. Vous pouvez personnaliser l'affichage des colonnes pour chaque dossier dans votre fenêtre principale en changeant leur largeur, en ajoutant ou en effaçant des colonnes et en changeant l'ordre. Vous pouvez même définir un affichage propre à chaque dossier personnel de votre liste des dossiers. Ajout de colonnes à votre boîte aux lettres 1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier auquel vous voulez ajouter des colonnes. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis sur un titre de colonne. ou Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis cliquez sur Colonnes supplémentaires. Cliquez ensuite sur une colonne de la zone de liste Colonnes disponibles, puis sur Ajouter. Astuces Vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes en appuyant sur Ctrl tout en cliquant sur les colonnes. Modification de l'ordre des colonnes 1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier dont vous voulez modifier les paramètres de colonnes. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un en-tête de colonne, puis cliquez sur Colonnes supplémentaires. 3 Cliquez sur un nom de colonne dans la zone Colonnes disponibles. 4 Cliquez sur Bas ou Haut. 5 Cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez aussi déplacer les colonnes dans la fenêtre principale en les faisant glisser. 12 Vous pouvez définir des paramètres différents pour les colonnes de chaque dossier de votre boîte aux lettres dans Caractéristiques. Présentation succincte de GroupWise Redimensionnement des colonnes de votre boîte aux lettres 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur le dossier dont vous voulez redimensionner les colonnes. 2 Placez le pointeur de la souris sur le bord de l'en-tête d'une colonne jusqu'à l'apparition d'une double flèche. Faites ensuite glisser la souris pour redimensionner la colonne. Tri des éléments des colonnes dans votre boîte aux lettres 1 Cliquez sur le dossier contenant les éléments que vous voulez trier. 2 Cliquez sur Visualiser Tri. 3 Cliquez sur la catégorie de tri dans la zone de liste. 4 Cliquez sur Ascendant pour trier de A à Z. ou Cliquez sur Descendant pour trier de Z à A. 5 Cliquez sur OK. Suppression de colonnes de votre boîte aux lettres 1 Dans la fenêtre principale, ouvrez le dossier dont vous voulez supprimer des colonnes. 2 Utilisation de la barre d'outils Faites glisser l'en-tête de la colonne à l'extérieur de la barre des colonnes. - Utilisez la barre d’outils pour accéder à de nombreuses fonctions et options de GroupWise. Lors de l'utilisation de certaines fonctions (par exemple, lorsque vous êtes dans votre agenda), la barre d'outils de ces fonctions apparaît. Pour de plus amples informations sur un bouton de la barre d'outils, déplacez le pointeur de la souris dessus et lisez le conseil d’utilisation qui apparaît. Vous pouvez personnaliser chaque barre d’outils en ajoutant et en supprimant des boutons, en choisissant l'ordre des boutons et en plaçant des séparateurs entre chacun d'eux. Reportez-vous à Personnalisation de votre barre d’outils dans Personnalisation de GroupWise. Présentation succincte de GroupWise 13 Modification de l'affichage de la barre d'outils 1 Si la barre d'outils n'apparaît pas, cliquez sur Visualiser Barre d'outils. 14 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, puis cliquez sur Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Afficher. 4 Choisissez l'affichage de la barre d'outils, puis cliquez sur OK. Présentation succincte de GroupWise Utilisation des éléments de votre boîte aux lettres Présentation succincte de GroupWise 15 Envoi et réception d'éléments Chaque jour, vous communiquez de diverses manières. Pour répondre à ces besoins, GroupWise® distribue vos éléments en utilisant différents types, dont vous trouverez une présentation ci-dessous. Messages Un message électronique sert à la correspondance de base. Vous pouvez l'utiliser pour tout ce qui ressemble à un mémo ou à une lettre. Messages téléphoniques Un message téléphonique vous permet d'informer quelqu'un d'un appel téléphonique ou d'une visite. Vous pouvez y inclure des informations, telles que le nom de l'appelant, son numéro de téléphone, sa société, l'urgence de l'appel etc. Rendez-vous Un rendez-vous vous permet de planifier des ressources en vue d'une réunion ou d'une activité et d'inviter des personnes. Vous pouvez ainsi planifier la date, l'heure et le lieu de la réunion. Vous pouvez utiliser des rendez-vous personnels afin de programmer des activités personnelles, telles qu'un rendez-vous chez le médecin, un rappel pour signaler que vous devez appeler quelqu'un, etc. Reportez-vous à Planification des rendez-vous dans Planification des rendez-vous de groupe et des rendez-vous personnels. Tâche Une tâche vous permet de placer un élément à faire dans votre propre liste des tâches ou dans celle d'une autre personne. Vous pouvez planifier la date d'échéance de cette tâche et inclure une priorité (telle que A1). Les tâches non effectuées sont reportées au jour suivant. Note Une note est un rappel que vous inscrivez à une date spécifique dans votre propre agenda ou dans celui d’une autre personne. Vous pouvez utiliser des notes pour vous rappeler ou pour rappeler à d'autres personnes des dates d’échéance, des vacances, des jours de congés etc. Les notes personnelles sont utiles comme rappels des anniversaires, des vacances, des jours de paye, etc. - Envoi de messages électroniques Les messages sont comme une note interne ; ils possèdent un destinataire principal, un objet, une date et une copie carbone ou une copie masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez aussi y joindre des fichiers, des sons ou des films. CC (Copie carbone) Envoie des copies d'un élément aux utilisateurs susceptibles d'être intéressés par ces informations mais qui n'en dépendent pas directement, ni des directives qu'elle contient. Tous les destinataires peuvent voir qu'une copie carbone a été envoyée. 16 Envoi et réception d'éléments CM (Copie masquée) Envoie une copie de votre élément à un destinataire sans que les autres destinataires le sachent. Seul l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'une telle copie a été envoyée. 1 Cliquez sur 2 Dans la zone Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez cette étape pour indiquer d'autres utilisateurs. dans la barre d'outils. Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur Adresse, puis cliquez deux fois sur chaque utilisateur. Cliquez sur OK. 3 Entrez un objet. 4 Entrez un message. 5 Cliquez sur Envoyer. Astuces Vous pouvez spécifier une autre vue de messagerie par défaut dans Options par défaut des vues. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. Envoi de messages téléphoniques Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles que le fait d'affecter une priorité élevée à un message, de demander une réponse aux destinataires, etc. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. - Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour prévenir d'autres utilisateurs GroupWise d'appels reçus en leur absence ou lorsqu'ils Envoi et réception d'éléments 17 n'étaient pas disponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la boîte aux lettres du destinataire. Un message téléphonique est une simple vue, tout comme une vue de tâche ou de message. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d’un message téléphonique. Utilisez Conversations pour gérer vos appels téléphoniques directement à partir du bureau GroupWise. Reportez-vous à Utilisation de Conversations dans Utilisation du téléphone dans GroupWise. Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous avez reçus en tâches, en notes ou en d'autres éléments personnels. Ainsi, vous pouvez garder une trace d'une conversation téléphonique le jour où elle a eu lieu (Note) ou créer un élément à faire à une date ultérieure (Tâche). Reportez-vous à Modification du type d’élément dans Gestion des éléments reçus. 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Message téléphonique. 2 Dans la zone de texte Dest., entrez le nom de l'utilisateur. Lors de votre saisie, la commande d'achèvement de noms parcourt le Carnet d'adresses système pour y trouver ce nom. Lorsqu'un nom correspondant est trouvé, il est placé dans la zone Dest. 18 3 Saisissez le nom de l'appelant et celui de sa société, ainsi que son numéro de téléphone. 4 Cliquez sur les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique. 5 Saisissez le message dans la zone Message. 6 Cliquez sur Envoyer. Envoi et réception d'éléments Astuces Vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique dans la barre d'outils. Reportez-vous à Personnalisation de votre barre d’outils dans Personnalisation de GroupWise. Envoi de tâches - Une tâche est un élément devant être effectué à une date et à une heure d'échéance précises ; vous pouvez l'affecter à vous-même, à un autre utilisateur ou à un groupe d'utilisateurs GroupWise. Par exemple, si vous avez affecté quelqu'un à la rédaction d'un rapport devant être remis la semaine suivante, vous pouvez assigner ce rapport à cet utilisateur sous forme de tâche. L'utilisateur peut accepter ou refuser la tâche, mais tant que rien n'est précisé, elle apparaît chaque jour dans la liste des tâches de cet utilisateur. Une fois acceptée, une tâche apparaît dans l'agenda à la date de son début. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'agenda. Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda. Une fois une tâche terminée, vous pouvez la marquer comme étant « effectuée ». En tant qu'initiateur d'une tâche assignée, vous pouvez faire en sorte que GroupWise vous envoie une notification lorsqu'une tâche est marquée comme telle (vous devez avoir installé Notify pour pouvoir recevoir cet notification). L'état « effectué », indiquant la date et l’heure auxquelles la tâche a été marquée comme effectuée, est placé dans la fenêtre Caractéristiques. Assignation d'une tâche à un autre utilisateur Lorsque vous assignez une tâche à un autre utilisateur, une copie de cette tâche apparaît dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez éventuellement attribuer un niveau de priorité à une tâche parmi les deux existant : alphabétique et numérique. Par exemple, les tâches peuvent avoir des priorités, telles que A, A1, A2, B, B1, 1, 2, etc. En plus du niveau de priorité, vous pouvez attribuer une priorité d'envoi (élevée, standard ou faible) dans l'onglet Tâches, dans Options d'envoi. La priorité d'envoi détermine le mode d'affichage dans la boîte aux lettres du destinataire. Ainsi, si vous attribuez une priorité d'envoi élevée à une tâche, l'icône de la tâche apparaît en rouge dans la boîte aux lettres du destinataire. 1 Cliquez sur dans la barre d'outils. Envoi et réception d'éléments 19 2 Saisissez le nom de la personne à laquelle vous voulez assigner cette tâche. 3 Entrez la date à laquelle vous souhaitez que cette tâche commence. 4 Entrez la date d'échéance de cette tâche. 5 Saisissez l'objet. 6 Indiquez la priorité de la tâche. 7 Entrez la description de la tâche. 8 Cliquez sur Envoyer. Assignation d'une tâche à soi soi-même 20 1 Cliquez sur la flèche à droite de Tâche personnelle. 2 Entrez un objet. 3 Entrez la priorité de la tâche. 4 Saisissez une date de début. 5 Saisissez une date d'échéance. 6 Entrez un message. 7 Cliquez sur OK. Envoi et réception d'éléments dans la barre d'outils, puis cliquez sur Astuces Vous pouvez aussi spécifier les dates de début et d'échéance à l'aide des boutons Définir la date à droite des zones de texte Date de début et Echéance. Les tâches personnelles sont placées dans votre agenda, et non pas dans votre boîte aux lettres, ni dans celle d'un autre utilisateur. Marquage des tâches comme étant effectuées Une fois une tâche terminée, vous pouvez la marquer comme étant « effectuée ». Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Les tâches effectuées sont repérées par une coche dans votre agenda. Les tâches dont l'échéance est dépassée apparaissent en rouge. Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous vous rendez compte que vous ne l'avez pas entièrement terminée, vous pouvez lui retirer cet attribut. Les tâches qui ne sont plus marquées comme étant effectuées apparaissent à la date du jour dans votre agenda. Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », GroupWise envoie une notification à l'initiateur de la tâche s'il a sélectionné accusé de réception dans les options d'envoi. L'état « Effectué », indiquant la date et l’heure auxquelles la tâche a été marquée comme effectuée, est placé dans la fenêtre Caractéristiques de l'initiateur. Vérification de l'état « Effectué » d'une tâche 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur la tâche dont vous voulez vérifier l'état. 3 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. dans la barre d'outils. Retrait de l'attribut « Effectué » d'une tâche Envoi de notes ◆ ◆ 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda. 2 Cliquez sur la case à cocher de marquage située à côté de la tâche. - Une note est un rappel que vous inscrivez à une date spécifique dans votre propre agenda ou dans celui d’une autre personne. Vous pouvez utiliser des notes pour vous rappeler ou pour rappeler à d'autres personnes des dates d’échéance, des vacances, des jours de congés, etc. Les notes personnelles sont utiles comme rappels des anniversaires, des vacances, des jours de paye, etc. Rédaction d'une note personnelle 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Note. Envoi et réception d'éléments 21 2 Pour passer à une vue personnelle, cliquez sur Editer Passer à Suite. Cliquez sur la case d'option Personnel, puis sur OK. 3 Dans la zone Date de début, saisissez la date à laquelle vous souhaitez voir cette note apparaître dans votre agenda. 4 Entrez un objet (facultatif) et la note. 5 Cliquez sur OK. Astuces Par la suite, pour accéder à ces informations, ouvrez votre agenda et choisissez la date à laquelle elles apparaissent. Cliquez deux fois sur la note dans la liste des notes. Vous pouvez choisir la vue Note personnelle comme vue de note par défaut, au lieu de la vue Note de groupe. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. Envoi d'une note à d'autres utilisateurs 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Note. 22 2 Remplissez les zones d'adresse. Si vous ne connaissez pas le nom d'un utilisateur, cliquez sur Adresse. 3 Dans la zone Date de début, saisissez la date à laquelle vous voulez voir cette note apparaître dans l'agenda des destinataires. 4 Entrez un objet (facultatif) et le texte de la note. Envoi et réception d'éléments 5 Correction orthographique des éléments que vous envoyez Cliquez sur Envoyer. - Utilisez le correcteur d'orthographe pour rechercher dans le texte les mots mal orthographiés, les doublons et certaines erreurs d'utilisation des majuscules. Vous pouvez vérifier l'orthographe des mots sélectionnés ou de l'ensemble du message. Dans le cadre de la correction orthographique, vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Remplacer Remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, cliquez deux fois sur le mot ou cliquez sur le mot, puis sur Remplacer. Pour faire la correction vous-même, corrigez le mot dans la zone de texte Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer. Ignorer une fois Ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera. Toujours ignorer Ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la vérification orthographique suivante. Ajouter Ajoute le mot au dictionnaire utilisateur en cours, dans lequel sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes. 1 Cliquez sur la zone Objet ou Message. ou Sélectionnez le texte dont vous souhaitez vérifier l'orthographe. 2 Cliquez sur Outils Correcteur d'orthographe. 3 Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée. Fichiers joints Vous pouvez joindre des fichiers et des références de document aux messages électroniques, aux rendez-vous, aux notes, aux tâches et aux messages Fichiers joints 23 téléphoniques. Vous pouvez utiliser Joindre pour envoyer un ou plusieurs fichiers ou des références de document à d'autres utilisateurs. Pour envoyer par exemple une note de frais à un autre utilisateur, vous pouvez joindre un fichier existant sur votre disque dur, sur votre disquette ou sur votre unité réseau. Les destinataires pourront ouvrir le fichier joint, le sauvegarder, le visualiser ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne verront pas ces modifications. Si le fichier que vous voulez joindre est un document stocké dans une bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence de document. Le destinataire pourra utiliser cette référence pour ouvrir le document, le visualiser, le modifier ou l'imprimer, en fonction de ses droits. Pour de plus amples informations sur les droits de partage, reportez-vous à Partage de documents dans Création et utilisation de documents. Si vous tentez d'ouvrir ou de visualiser un fichier joint protégé par un mot de passe, vous devez entrer ce mot de passe. Si vous ne le connaissez pas, vous ne pourrez ni ouvrir, ni visualiser le fichier joint. - Fichier joint à un élément 1 Cliquez sur 2 Remplissez les zones Dest., Objet et Message. 3 Cliquez sur 4 Cliquez sur Sélectionner un fichier. 5 Cliquez sur le fichier que vous voulez envoyer, puis sur Ouvrir Fermer. dans la barre d'outils. pour ouvrir la boîte de dialogue Pièces jointes. Pour joindre plusieurs fichiers, cliquez sur les autres fichiers tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. 6 24 Fichiers joints Cliquez sur Envoyer. Astuces Les destinataires verront une icône représentant un petit trombone à côté de l'élément dans leur boîte aux lettres, indiquant que cet élément possède une pièce jointe. Référence de document jointe à un élément Le fait de déplacer ou de supprimer un fichier sur un disque ou une unité réseau n'a aucune incidence sur le fichier joint à un élément envoyé. - Suppression d'un fichier joint dans un élément 1 Cliquez sur 2 Remplissez les zones Dest., Objet et Message. 3 Cliquez sur 4 Indiquez la bibliothèque dans laquelle est conservé le document. 5 Dans la zone de texte Document, saisissez le numéro du document. 6 Précisez la version du document (actuelle, officielle ou spécifique) vers laquelle la référence doit pointer, puis cliquez sur OK. 7 Cliquez sur Envoyer. 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer. dans la barre d'outils. Référence de document. - Fichiers joints 25 Astuces Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue, cliquez sur , puis sur la pièce jointe que vous voulez supprimer. Cliquez ensuite sur Supprimer Fermer. - Visualisation des fichiers joints Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas effacé du disque ou de l'unité réseau ; il est simplement supprimé de la liste des pièces jointes. Vous pouvez supprimer un fichier joint si vous en êtes l'expéditeur et non si vous en êtes le destinataire. Si vous voulez juste analyser rapidement une pièce jointe, vous pouvez la visualiser plutôt que de l'ouvrir. Lorsque vous visualisez une pièce jointe, elle n'est pas ouverte dans une application distincte. Elle apparaît en revanche dans une visionneuse, ce qui s'avère généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe. La mise en forme de cette pièce risque cependant d'être incorrecte. 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe. Astuces Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue, cliquez sur Fichier Pièces jointes Afficher la pièce jointe. - Ouverture de fichiers joints Lorsque l'élément que vous lisez comporte plusieurs pièces jointes, elles sont représentées par des icônes en haut de la fenêtre Afficher la pièce jointe. Vous pouvez visualiser les autres pièces jointes en cliquant dessus. Lorsque vous ouvrez un fichier joint, GroupWise détermine l'application nécessaire à son ouverture. Vous pouvez accepter l'application proposée ou saisir le chemin d'accès et le nom d'une autre application. Si vous voulez juste analyser le contenu de la pièce jointe, vous pouvez la visualiser plutôt que de l'ouvrir. Reportez-vous à Visualisation des fichiers joints ci-dessus. 1 Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir. 3 Si vous voulez ouvrir la pièce jointe dans une autre application, saisissez son chemin d'accès et le nom du fichier exécutable. Cette étape peut ne pas être nécessaire si l'application voulue est déjà répertoriée. 4 26 Fichiers joints Cliquez sur OK. Astuces Si aucune icône représentant la pièce jointe n'apparaît dans votre vue, cliquez sur Fichier Pièces jointes Ouvrir. Fichiers son joints à un élément - Vous pouvez ajouter des fichiers son vocaux ou numérisés à un élément. Par exemple, vous pouvez dicter une lettre et demander au destinataire de l'écouter et de la taper. Cependant, pour annoter un élément avec un fichier son, vous devez disposer des pilotes matériel et logiciel appropriés. 1 Dans la vue d'un élément, faites glisser dehors des zones de texte. 2 Cliquez sur le cercle pour commencer à enregistrer le son. 3 Cliquez sur le carré pour arrêter l'enregistrement. 4 Cliquez sur Fichier Quitter & Retourner dans GroupWise pour fermer la boîte de dialogue d'enregistrement des sons. de la barre d'état sur la vue, en Gestion des éléments envoyés Vous pouvez afficher dans votre boîte aux lettres les éléments que vous avez envoyés. Voici quelques raisons pour lesquelles vous souhaiterez peut-être afficher ces éléments : Lecture Vous pouvez lire un message que vous avez envoyé pour vérifier que vous y avez inclus les informations appropriées ou pour vous rappeler ce que vous avez écrit. Réenvoyer Vous pouvez envoyer un élément une nouvelle fois, par exemple après correction, ou pour l'envoyer à d'autres utilisateurs qui ne l'avaient pas reçu la première fois. Suivi de l'état (Caractéristiques) Vous pouvez voir qui a reçu, ouvert, effacé l'élément. Retirer Si vous vous rendez compte que vous vous êtes trompé alors que vous avez déjà envoyé l'élément, vous pouvez peut-être encore le retirer avant que les destinataires le lisent. Affichage des éléments envoyés - 1 Si votre barre d'outils n'est pas déjà affichée, cliquez sur Visualiser Barre d'outils. 2 Cliquez sur . Gestion des éléments envoyés 27 Astuces - Confirmation de la distribution des éléments envoyés Pour afficher les éléments reçus et envoyés, cliquez sur ou , en fonction du bouton qui n'est pas sélectionné tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. GroupWise offre plusieurs manières pour confirmer la distribution de votre élément. Suivi d'un élément envoyé Vous pouvez vérifier l'état de n'importe quel élément envoyé dans la fenêtre Caractéristiques de cet élément. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cet élément, puis sur Caractéristiques. La fenêtre Caractéristiques indique quand l'élément a été distribué et ouvert, en plus d'autres informations. Réception d'une notification lorsqu'un élément est ouvert ou supprimé Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche. Lorsque vous rédigez un message, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis cliquez sur la liste locale A l'ouverture ou Notification en cas de suppression. Choisissez ensuite la manière dont vous souhaitez être informé de ces opérations. Demande de réponse Vous pouvez informer le destinataire d'un élément que vous avez besoin d'une réponse. GroupWise ajoute une phrase à l'élément indiquant qu'une réponse est demandée et remplace l'icône apparaissant dans la boîte aux lettres du destinataire par une double flèche. Lorsque vous rédigez un élément, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis choisissez le délai dans lequel vous souhaitez obtenir la réponse dans la zone Réponse requise. - Nouvel envoi des éléments Utilisez Réenvoyer pour envoyer un élément une deuxième fois, par exemple avec des corrections. L'option Réenvoyer vous permet d'envoyer un élément sans saisir de nouveau toutes les informations. Lorsque vous envoyez une nouvelle fois un élément, vous pouvez retirer l'élément d'origine. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent être retirés s'ils ont déjà été ouverts. Les rendez-vous, les notes et les tâches peuvent être retirés à tout moment. 28 1 Cliquez sur 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez envoyer une nouvelle fois, puis cliquez sur Réenvoyer. Gestion des éléments envoyés dans la barre d'outils pour afficher les éléments envoyés. 3 Si nécessaire, apportez toutes les modifications voulues à l'élément, puis cliquez sur Envoyer. 4 Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine. ou Cliquez sur Non pour laisser l'élément original. Astuces Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour voir si GroupWise a pu le retirer. Si Retiré n'apparaît pas, c'est que l'élément a déjà été ouvert. Retrait d'éléments que vous avez envoyés - Vous pouvez utiliser Supprimer pour retirer un élément envoyé. Si, par exemple, vous vous apercevez une fois l'élément envoyé que vous avez fait une erreur, vous pouvez le supprimer avant que les destinataires le lisent. 1 Cliquez dans votre boîte aux lettres sur l'élément que vous voulez retirer. Pour afficher les éléments envoyés dans votre boîte aux lettres, cliquez sur dans la barre d'outils. 2 Cliquez sur Editer Supprimer. 3 Sélectionnez l'option appropriée. 4 Cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique distribué aux destinataires que ne l'ont pas encore ouvert. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment. Vérification de l'état de vos éléments Pour connaître les destinataires qui ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément dans la boîte aux lettres, puis sur Caractéristiques. - L'option Caractéristiques vous permet de vérifier l'état de tout élément que vous avez envoyé. Par exemple, vous pouvez savoir quand un élément a été distribué et quand le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et a joint un commentaire, vous verrez ce commentaire dans la fenêtre Caractéristiques. Vous verrez également si un destinataire a marqué une tâche comme étant effectuée. L'option Caractéristiques donne aussi des informations sur les éléments reçus. Vous pouvez voir qui d'autre a reçu l'élément (en dehors des destinataires de Gestion des éléments envoyés 29 copies masquées), la taille et la date de création des fichiers joints ainsi que d'autres informations. Pour de plus amples informations sur un document, utilisez Journal d'activité dans Caractéristiques. Reportez-vous à Visualisation de l’historique d’un document dans Création et utilisation de documents. 1 Cliquez sur l'élément dont vous voulez vérifier l'état, ou ouvrez-le. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. Astuces Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur un élément de votre boîte aux lettres, puis cliquer sur Caractéristiques pour visualiser les informations sur son état. Les icônes à côté d'un élément donnent également de précieuses informations sur son état. Reportez-vous à Présentation succincte de GroupWise dans Introduction. Gestion des éléments reçus GroupWise stocke tous les éléments, les messages électroniques, les rendez-vous, etc. que vous recevez dans votre boîte aux lettres. Cliquez ici pour afficher les éléments que vous avez reçus. Dans votre boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et faire suivre des éléments reçus. De plus, vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous. - Lecture des éléments reçus 30 Vous pouvez lire les éléments entrants dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments provenant d'autres utilisateurs. Les rendez-vous personnels, les notes et les tâches apparaissent dans votre agenda et non dans votre boîte aux lettres. Gestion des éléments reçus Vous pouvez ouvrir et lire tous types de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Cependant, vous souhaiterez peut-être lire les rendez-vous, les tâches et les notes dans votre agenda afin de voir les nouveaux messages tout en consultant votre emploi du temps. Les messages téléphoniques et électroniques sont conservés dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches sont conservés à cet endroit jusqu'à ce que vous les acceptiez, que vous les refusiez ou que vous les supprimiez. Une fois que vous avez accepté un rendez-vous, une note ou une tâche, cet élément est inséré dans votre agenda. Tous les éléments de la boîte aux lettres sont repérés par une icône. Le tableau suivant indique chacune des icônes apparaissant dans votre boîte aux lettres. Ces icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Type d'élément Non ouvert Ouvert Message électronique Message téléphonique Tâche Rendez-vous Note Lecture des éléments de votre boîte aux lettres 1 Cliquez deux fois sur l'élément à lire. Astuces Si votre boîte aux lettres n'est pas affichée, cliquez sur des dossiers. dans votre liste Lecture d'éléments dans l'Aperçu Utilisez l'Aperçu pour analyser le contenu de vos éléments. Vous gagnez ainsi du temps parce que vous n'avez pas besoin d'ouvrir chaque élément ; il vous suffit de cliquer sur un élément ou d'appuyer sur la flèche Bas pour lire vos éléments. Si vous cliquez sur une référence de document, ce document apparaît dans l'Aperçu. Cependant, les pièces jointes ne sont pas affichées dans l'Aperçu. Gestion des éléments reçus 31 Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état ouvert. Ainsi, l'enveloppe fermée représentant un message électronique devient une enveloppe ouverte. 1 Cliquez sur 2 Redimensionnez l'Aperçu en faisant glisser un angle de sa fenêtre ou en faisant glisser vers le haut ou le bas la ligne de division horizontale. 3 Dans la boîte aux lettres, cliquez sur chaque élément que vous voulez lire. dans la barre d'outils. Astuces Pour fermer l'Aperçu, répétez l'étape 1 ci-dessus. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre de l'Aperçu pour choisir des options telles que Imprimer. Marquage d'un élément comme étant Non lu Si vous ouvrez un élément pour le lire, puis reportez sa lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant non lu. Si vous opérez de la sorte, l'icône de cet élément prend l'état non lu, afin que vous sachiez que vous ne l'avez pas encore lu. 32 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'élément dans la liste des éléments. 2 Cliquez sur Opérations Lire plus tard. Gestion des éléments reçus Astuces Le marquage d'un élément ouvert comme étant non lu ne modifie pas l'état de cet élément dans Caractéristiques. Par exemple, si vous avez ouvert un élément, puis que vous l'avez marqué comme étant non lu, l'expéditeur de cet élément verra toujours l'état ouvert dans la fenêtre Caractéristiques. Réponse à des éléments reçus - Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toute personne ayant reçu l'élément d'origine, ou uniquement à son expéditeur, sans avoir à créer ni à adresser un nouveau message. Vous pouvez également insérer une copie du message d'origine dans votre réponse. Celle-ci comprendra Objet : avant le texte d'origine de l'objet. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez. Réponse à un élément 1 Ouvrez l'élément auquel vous voulez répondre ou cliquez dessus. 2 Cliquez sur Opérations Répondre. 3 Cliquez sur Répondre à l'expéditeur. ou Cliquez sur Répondre à tous (expéditeur et destinataires). 4 Cliquez sur OK. 5 Entrez votre message, puis cliquez sur Envoyer. Astuces Si vous répondez à tous les destinataires d'un élément et que le message d'origine comprend des destinataires de copies carbone ou de copies masquées, votre réponse comprendra les destinataires de CC mais pas les destinataires de CM. Insertion du texte du message dans une réponse 1 Ouvrez l'élément auquel vous voulez répondre. 2 Cliquez sur Répondre. 3 Cliquez sur Inclure le message reçu de l'expéditeur OK. 4 Entrez votre message, puis cliquez sur Envoyer. Gestion des éléments reçus 33 Astuces Parfois, vous souhaiterez ajouter vos commentaires au texte inclus afin d'en préserver la cohérence. Dans ce cas, vous pouvez mettre votre texte en gras, en italique ou le souligner, pour le distinguer du texte d'origine. Réponse à un élément d'un dossier partagé Lorsque vous répondez à un élément d'un dossier partagé, vous disposez de deux options de réponse supplémentaires. Si vous lisez la réponse d'une autre personne, vous pouvez choisir de répondre au sujet d'origine du message plutôt qu'à l'élément que vous êtes en train de lire. Sinon, vous pouvez répondre à n'importe quel élément lors de sa lecture, qu'il s'agisse du sujet d'origine ou de la réponse d'une autre personne. Dans les deux cas, ces réponses sont placées dans le dossier partagé et non envoyées aux différentes personnes. 1 Ouvrez ou sélectionnez un élément du dossier partagé. 2 Cliquez sur Opérations Répondre. 3 Cliquez sur une option de réponse OK. Pour obtenir la description de chaque option de réponse, cliquez sur sur l'option. 4 , puis Saisissez votre réponse, puis cliquez sur OK. Astuces A moins que vous ne choisissiez l'option Répondre en privé, votre réponse est placée dans le dossier partagé et non envoyée aux différentes personnes. - Retransmission d'éléments à d'autres utilisateurs 34 Lorsque vous recevez un message, un rendez-vous ou une tâche, vous pouvez faire suivre cet élément à un ou à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez aussi faire suivre une référence de document. Par exemple, si vous ne présidez plus une association, mais que vous recevez toujours des messages électroniques liés aux activités de cette association, vous pouvez faire suivre ces éléments au nouveau président. Gestion des éléments reçus Lorsque vous retransmettez un élément, il est envoyé sous la forme d'une pièce jointe à un message. Ce message comporte votre nom et, éventuellement, tout commentaire supplémentaire. Si vous recevez un rendez-vous, une note ou une tâche que vous voulez assigner à un autre utilisateur, utilisez Déléguer. Lorsque vous déléguez un élément, son expéditeur reçoit la notification que la responsabilité de cet élément a été déléguée à un autre utilisateur. 1 Cliquez sur l'élément de votre boîte aux lettres que vous voulez faire suivre. 2 Cliquez sur Opérations Faire suivre. 3 Cliquez sur Adresse, puis sur l'onglet du carnet d'adresses que vous voulez utiliser. 4 Cliquez deux fois sur l'utilisateur ou sur le groupe auquel vous voulez faire suivre l'élément, puis cliquez sur OK. 5 Entrez un message dans la zone correspondante (facultatif). 6 Cliquez sur Envoyer. Astuces Si vous ne pouvez accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément plutôt que de le faire suivre. Le fait de le déléguer fait apparaître l'état délégué dans la fenêtre Caractéristiques de l'expéditeur, qui sait ainsi que vous avez délégué la responsabilité de cet élément à une autre personne. Modification du type d'élément - Vous pouvez utiliser Passer à pour convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous pouvez ainsi convertir un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message pertinentes pour ce rendez-vous (telles que la liste des destinataires principaux, de CC et de CM, l'objet et le texte du message). Par défaut, tous les nouveaux éléments créés à l'aide de Passer à sont des éléments personnels ; cependant, vous pouvez convertir un élément personnel en un groupe d'éléments dans la boîte de dialogue Passer à. Lorsque vous convertissez un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément original est retiré de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement approprié, dans l'agenda par exemple. Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue par défaut de l'élément sélectionnée dans Options d'environnement. Conversion d'un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément que vous voulez convertir. Gestion des éléments reçus 35 2 Cliquez sur Editer Passer à. 3 Cliquez sur un type d'élément. 4 Saisissez les informations nécessaires. 5 Cliquez sur Envoyer. Astuces Vous pouvez cliquer sur Editer Passer à Suite pour convertir l'élément personnel sélectionné en un élément de groupe, ou vice versa. Conversion d'un élément de votre agenda en un autre type d'élément 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir votre agenda. 2 Cliquez sur l'élément que vous voulez convertir dans la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes. 3 Faites glisser l'élément vers la liste correspondant au nouveau type d'élément voulu. Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la convertir en rendez-vous. 4 Spécifiez toute information complémentaire dans la vue de l'élément, puis cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez aussi appuyer sur Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le copier. Conversion d'un élément personnel en élément de groupe 1 Dans votre agenda, cliquez sur un élément personnel. 36 Gestion des éléments reçus Délégation d'éléments 2 Cliquez sur Editer Passer à Suite. 3 Cliquez sur Groupe OK. 4 Saisissez toute information complémentaire, puis cliquez sur Envoyer. - Utilisez Déléguer lorsque vous recevez des rendez-vous, des tâches, etc. que vous ne pouvez accepter. Par exemple, si vous recevez un rendez-vous à une réunion concernant une activité dont vous n'êtes plus responsable, plutôt que de refuser le rendez-vous, vous pouvez le déléguer. Vous pouvez déléguer des rendez-vous, des tâches ou des notes. L'expéditeur verra à qui vous avez délégué l'élément dans la fenêtre Caractéristiques de cet élément. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur une tâche, sur une note ou sur un rendez-vous. 2 Cliquez sur Opérations Déléguer. 3 Saisissez les noms d'utilisateur dans la zone d'adresse. Si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe, cliquez sur Adresse. 4 Saisissez tout autre commentaire à l'intention du destinataire. 5 Cliquez sur Envoyer. 6 Cliquez sur Oui si vous voulez que cet élément reste dans votre agenda. ou Cliquez sur Non si vous voulez que cet élément soit supprimé de votre agenda. Gestion des éléments reçus 37 Planification des rendez-vous de groupe et des rendez-vous personnels 38 Gestion des éléments reçus Planification des rendez-vous La planification des rendez-vous, des tâches et des notes avec GroupWise® est pratique. Vous pouvez effectuer une recherche de plages disponibles pour trouver le moment auquel toutes les personnes et les ressources que vous souhaitez réunir seront disponibles. Vous pouvez utiliser Rappel automatique pour planifier les notes, les tâches ou les rendez-vous récurrents de manière rapide et facile. Reportez-vous à Planification des rendez-vous récurrents dans Planification des rendez-vous de groupe et des rendez-vous personnels pour plus d'informations sur la fonction Rappel automatique. Vous pouvez aussi réserver un laps de temps pour prévoir un rendez-vous personnel. Si vous souhaitez voir si quelqu'un a accepté une tâche ou prévoit de se rendre à votre réunion, vous pouvez vérifier la présence d'un état accepté ou décliné. Planification d'un rendez-vous - 1 Cliquez sur 2 Dans les zones Dest., CC et CM, entrez le nom des personnes à inviter. Insérez également tous les ID de ressource dans la zone Dest. Si vous ne connaissez pas un des ID de ressource, cliquez sur Adresse. 3 Saisissez la description du lieu dans la zone Lieu. 4 Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée. 5 Entrez un objet et un message. 6 Cliquez sur Envoyer. dans la barre d'outils. Planification des rendez-vous 39 Astuces Si la ressource que vous choisissez dans le carnet d'adresse est un lieu, sa description apparaît dans la zone Lieu et son ID dans la zone Dest. Si vous voulez vous assurer de la disponibilité des personnes et des ressources prévues pour la réunion, effectuez une recherche de plages disponibles. Reportez-vous à Vérification de la disponibilité de tous plus bas dans cette section. Si vous êtes en retard dans votre travail par rapport aux délais, si vous êtes en congés ou si vous n'êtes pas disponible pour participer à une réunion pour quelque raison que ce soit, planifiez un rendez-vous personnel au moment concerné. Lorsqu’un autre utilisateur vous invite à un rendez-vous, puis qu’il effectue une recherche de plages disponibles, il peut savoir que vous n’êtes pas disponible à ces heures. Pour afficher une autre vue de rendez-vous, (par exemple la vue Rendez-vous personnel) chaque fois que vous cliquez sur Options par défaut des vues. - Nouvelle planification d’un rendez-vous 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur éléments sortants. 2 Cliquez sur les rendez-vous à planifier à nouveau. 3 Cliquez sur Opérations Réenvoyer. 4 Effectuez vos modifications, puis cliquez sur Envoyer. 5 Cliquez sur Oui pour retirer l'élément d'origine. , utilisez si votre boîte aux lettres n’affiche pas les Astuces Vous pouvez planifier à nouveau un rendez-vous si c'est vous qui l’avez planifié à l’origine ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres de l’utilisateur l’ayant planifié. - Annulation d’un rendez-vous 40 Pour déplacer un rendez-vous à une heure différente le même jour, ouvrez votre agenda et faites glisser le rendez-vous vers la nouvelle heure. 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur éléments sortants. 2 Cliquez sur le rendez-vous que vous voulez annuler. 3 Cliquez sur Editer Supprimer. Planification des rendez-vous si votre boîte aux lettres n’affiche pas les 4 Cliquez sur toutes les boîtes aux lettres OK. Astuces Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la boîte aux lettres de l’utilisateur l’ayant planifié. Planification d'un rendez-vous personnel Pour obtenir de l'aide sur une option de boîte de dialogue, cliquez sur puis sur l'option. , - 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche à droite de Rendez-vous personnel. 2 Entrez un objet, un lieu (facultatif) et un message (facultatif). 3 Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée. 4 Cliquez sur OK. , puis cliquez sur Planification des rendez-vous 41 Astuces Si vous êtes en retard dans votre travail par rapport aux délais, si vous êtes en congés ou si vous n'êtes pas disponible pour participer à une réunion pour quelque raison que ce soit, planifiez un rendez-vous personnel au moment concerné. Lorsqu’un autre utilisateur vous invite à un rendez-vous puis qu’il effectue une recherche de plages disponibles, il peut savoir que vous n’êtes pas disponible à ces heures. - Planification d'un rendez-vous personnel depuis l'agenda 42 Une vue de rendez-vous personnel ne contient pas de zones Dest., CC ni de zone CM. Le rendez-vous personnel est placé automatiquement dans votre agenda. La durée peut être indiquée en minutes, heures ou jours. Si vous partez en vacances pour deux semaines, vous pouvez planifier un rendez-vous personnel d'une durée de 14 jours pour couvrir toute cette période. En ce qui concerne les rendez-vous de groupe et les rendez-vous personnels, le fait d'avoir un rendez-vous prévu à une date donnée n'empêche pas qu’un utilisateur planifie un autre rendez-vous au même moment. Cela crée un conflit de planification. Les utilisateurs qui effectuent une recherche de plages disponibles évitent ainsi de vous attribuer des rendez-vous qui se chevauchent, bien qu'ils puissent le faire s'ils le souhaitent. 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda. 2 Cliquez sur la date de votre choix, puis cliquez deux fois sur l'heure dans la zone Rendez-vous. 3 Entrez un objet, un lieu (facultatif) et un message (facultatif). 4 Précisez la durée, puis cliquez sur OK. Planification des rendez-vous Astuces Une vue de rendez-vous personnel ne possède pas de zones Dest., CC ni de zone CM. Le rendez-vous personnel est placé automatiquement dans votre agenda. Si vous avez modifié les options de date et d'heure de manière à ce que votre zone de liste des rendez-vous ne soit pas affichée en mode plan, vous devrez ajouter l'heure au rendez-vous lorsque la vue du rendez-vous sera ouverte. Vérification de la disponibilité de tous les participants Pour afficher la vue des rendez-vous personnels lorsque vous planifiez des rendez-vous depuis le menu Fichier, utilisez Options d'environnement. - Effectuez une recherche des plages disponibles pour trouver un moment où toutes les personnes et les ressources que vous souhaitez planifier pour une réunion sont disponibles. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité dans GroupWise Remote. 1 Lorsque vous créez un rendez-vous, spécifiez les noms d'utilisateur et les ID de ressource dans la zone Dest. Si vous ne connaissez pas les ID de ressource, cliquez sur Adresse. 2 Précisez le premier jour possible pour la réunion dans la zone Date de début. 3 Indiquez la durée de la réunion. 4 Cliquez sur Occupé. Un emplacement vierge à côté du nom d'utilisateur ou de la ressource, dans l'onglet Agendas individuels, indique que cet utilisateur ou cette ressource sont disponibles à l’heure indiquée. Un emplacement vierge à côté d'une heure, dans l'onglet Plages horaires disponibles, indique qu'aucun utilisateur n'est occupé à cette heure. Planification des rendez-vous 43 5 Cliquez sur Sélection automatique pour choisir la première heure de réunion disponible ou cliquez sur Sélection automatique jusqu'à ce que l'heure de votre choix apparaisse. Cliquez ensuite sur OK pour transférer à nouveau les utilisateurs, les ressources, l'heure et la durée choisis vers le rendez-vous que vous étiez en train de programmer. ou Cliquez sur l'onglet Plages horaires disponibles pour obtenir les heures de réunion possibles. Cliquez sur une heure pour la sélectionner, puis sur OK pour transférer à nouveau les utilisateurs, les ressources, l'heure et la durée choisis vers le rendez-vous que vous étiez en train de programmer. 6 Mettez le rendez-vous au point, puis envoyez-le. Astuces Vous pouvez cliquer sur une heure programmée figurant à côté d'un nom d'utilisateur ou d'une ressource dans l'onglet Agendas individuels pour faire apparaître plus d'informations sur ce rendez-vous dans la zone située au-dessous. Cependant, pour que vous puissiez le faire, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous avoir accordé des droits de lecture des rendez-vous (dans la liste d’accès). 44 Planification des rendez-vous Pour retirer un utilisateur ou une ressource de la liste Invitation à la réunion après la recherche, cliquez sur l'onglet Plages horaires disponibles, puis sur le nom de l'utilisateur ou sur la ressource à retirer. Appuyez enfin sur Supprimer. Ceci est utile si vous avez entré plusieurs salles de conférence lors de la recherche afin de trouver celle qui allait être disponible : vous pouvez alors éliminer les autres. Pour exclure un nom d'utilisateur ou une ressource de la recherche sans les retirer de la zone Dest., cliquez sur l'onglet Plages horaires disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné. Il peut être utile d'exclure une personne ou une ressource de la recherche si cet utilisateur (tel le destinataire d'une CC) doit être invité à la réunion, mais n'est pourtant pas obligé d'y assister. Pour inclure à nouveau un nom d'utilisateur ou de ressource qui avait été exclu, cochez la case correspondante. Si vous cliquez sur une heure programmée dans l'onglet Plages horaires disponibles, une zone hachurée apparaît près de l'utilisateur ou des utilisateurs de la liste Invitation à la réunion qui ne sont pas disponibles à ce moment-là. Astuces (suite) Si vous voulez effectuer une recherche de plages disponibles avant de programmer un rendez-vous, cliquez sur Outils Plages disponibles. Indiquez les informations nécessaires dans une boîte de dialogue plutôt que dans la vue du rendez-vous ; cliquez ensuite sur OK pour lancer la recherche de plages disponibles. Lorsque vous avez trouvé une heure convenant pour la réunion, cliquez sur le bouton Invitation à la réunion pour transférer les informations dans une nouvelle vue de rendez-vous, puis finalisez le rendez-vous comme à l’ordinaire. Acceptation ou refus des éléments programmés Pour obtenir de l'aide sur une option de boîte de dialogue, cliquez sur puis sur l’option. , - Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous ne puissiez l'accepter. Avec GroupWise, vous pouvez faire savoir à l'expéditeur que vous acceptez ou que vous déclinez l'élément, et vous pouvez y ajouter des commentaires supplémentaires. Vous pouvez aussi déléguer l'élément à un autre utilisateur. L'expéditeur trouvera votre réponse en contrôlant le statut de l'élément. 1 Cliquez deux fois sur l'élément dans la boîte aux lettres pour l'ouvrir. 2 Cliquez sur Accepter ou sur Refuser. 3 Saisissez un commentaire (facultatif), puis cliquez sur OK. 4 Si un rappel automatique a été affecté à l’élément, vous recevez un message après avoir accepté ou décliné l'élément. Cliquez sur Cette instance pour accepter ou décliner cet élément avec rappel automatique. Cliquez sur Toutes les instances pour en accepter ou en décliner toutes les occurrences. Planification des rendez-vous 45 Astuces En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez accepter ou décliner les demandes d'utilisation de cette ressource. Le propriétaire d'une ressource peut aussi utiliser la commande Règles pour répondre automatiquement aux demandes d'utilisation de ressources. Reportez-vous à Création de règles dans Gestion de votre boîte aux lettres. - Spécification d'un fuseau horaire pour un rendez-vous La fonction Fuseau horaire vous permet de programmer un rendez-vous destiné à des personnes situées dans différents fuseaux horaires, mais qui doivent se réunir au même endroit. Normalement, GroupWise ajuste automatiquement l'heure des réunions en fonction des fuseaux horaires des destinataires. Par exemple, si un utilisateur dans l'Utah programme une réunion pour 10h00, l'heure indiquée à un destinataire en Californie sera 9h00 et celle indiquée à un destinataire à New York sera 12h00, car ces utilisateurs se trouvent dans des fuseaux horaires différents. Puisque GroupWise ajuste l'heure, tous les utilisateurs concernés par la conférence appelleront au même moment, bien que les heures locales soient différentes. Utilisez la fonction Fuseau horaire lorsque vous ne voulez pas que GroupWise ajuste l'heure d'une réunion au fuseau horaire des destinataires. Par exemple, si vous vous trouvez dans le fuseau horaire Saskatchewan et que vous prévoyez d’inclure des utilisateurs du fuseau horaire Montagnes (USA et Canada) à votre rendez-vous, utilisez la fonction Fuseau horaire si ces utilisateurs se rendent physiquement au rendez-vous au Saskatchewan. Cette fonction permet d'indiquer l'heure réelle du Saskatchewan comme heure du rendez-vous dans l'agenda et les boîtes aux lettres des destinataires. 46 1 Cliquez sur 2 Dans les zones Dest., CC et CM, saisissez le nom des utilisateurs ou des ressources concernés par le rendez-vous. 3 Précisez le lieu, l'objet et le message dans les zones de texte appropriées. 4 Cliquez sur Opérations Sélectionner un fuseau horaire, puis cliquez sur la liste déroulante Fuseau horaire. Sélectionnez le fuseau horaire du lieu du rendez-vous, puis cliquez sur OK. 5 Indiquez la date et l’heure de début, ainsi que la durée du rendez-vous. Planification des rendez-vous dans la barre d'outils. 6 Cliquez sur Envoyer. Astuces Lorsque les utilisateurs que vous avez programmés avec la fonction Fuseau horaire reçoivent le rendez-vous, un commentaire sur l'horaire apparaît après l'objet lorsqu'ils consultent le rendez-vous dans leur boîte aux lettres. Ainsi, si l'objet du rendez-vous est « Conférence marketing » et que le fuseau horaire est celui du Saskatchewan, les utilisateurs obtiennent l’objet et le commentaire suivant : Conférence marketing (Saskatchewan). Dans l'agenda des utilisateurs, le lieu est suivi du fuseau horaire, plutôt que de l'objet. Planification de rendez-vous récurrents Utilisez Rappel automatique pour planifier des tâches, des notes et des rendez-vous récurrents. Par exemple, si vous êtes responsable de la programmation d'une réunion de service bimensuelle, vous pouvez créer un rendez-vous avec rappel automatique qui planifiera la réunion tout au long de l'année. Vous pouvez aussi réserver une salle et un projecteur avec chaque rendez-vous. Les rappels automatiques peuvent avoir lieu le même jour de la semaine (par exemple, tous les lundis), les mêmes jours du mois (par exemple, les quinzième et dernier jours), ou à toutes autres dates définies. Vous pouvez aussi utiliser le rappel automatique pour planifier des activités irrégulières ou peu fréquentes, telles que les congés. Lorsque vous envoyez un élément avec rappel automatique, GroupWise fait une copie de l’élément et place l’une des dates définies dans chaque copie. Ainsi, si vous définissez cinq dates pour une activité, GroupWise en fait cinq copies et programme une copie pour chaque date. Si vous envoyiez cet élément à d'autres utilisateurs, vous auriez cinq éléments sortants et un rappel automatique à cinq occurrences. En recevant cet élément, vous trouveriez cinq copies de l'élément entrant dans votre boîte aux lettres, chacune correspondant à une date différente. Il existe trois manières de créer un rappel automatique. Exemple vous permet de planifier des activités le même jour de chaque semaine, de chaque mois ou périodiquement. Dates vous permet de choisir certains jours dans un agenda annuel. Formule vous permet d'entrer les informations de planification au format texte. Planification des rappels automatiques avec Exemple - 1 Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur Opérations Rappel automatique. 2 Cliquez sur l'onglet Exemple. Planification de rendez-vous récurrents 47 3 Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin. ou Pour préciser un certain nombre d’occurrences plutôt qu’une plage, indiquez la date de début, cliquez sur le menu local Fin. Sélectionnez ensuite Occurrences, puis précisez le nombre d'occurrences. 4 Cliquez sur la liste déroulante Jours de la semaine, puis sur une option. 5 Cliquez sur les mois à programmer. Pour programmer tous les mois, cliquez deux fois sur l’un d’entre eux. 6 Si vous avez cliqué sur Jours du mois, cliquez sur la liste déroulante Le, choisissez une option, puis cliquez sur le numéro des jours à programmer (par exemple, 1 et 15). ou Si vous avez cliqué sur Jours de la semaine, cliquez sur le chiffre ordinal situé à côté du jour de la semaine concerné (par exemple, le 2ème mardi). ou Si vous avez cliqué sur Périodique, précisez une durée (par exemple, tous les 15 jours). 7 Cliquez sur OK. Astuces Utilisez Exemple ou Formule pour programmer des activités ayant lieu le même jour de la semaine (par exemple tous les lundis), le ou les mêmes jours du mois (par exemple, les quinzième et dernier jours) ou selon une périodicité définie (par exemple tous les 14 jours). - Planification des rappels automatiques avec Dates 48 Si vous avez utilisé Formule ou Dates et que vous décidez de passer à Exemple, cliquez sur l'onglet Exemple. Pour supprimer les valeurs contenues dans la boîte de dialogue Rappel automatique, cliquez sur Réinitialiser. 1 Dans un élément que vous êtes en train de programmer, cliquez sur Opérations Rappel automatique. 2 Cliquez sur l'onglet Dates. 3 Cliquez sur les jours à programmer, puis sur OK. Planification de rendez-vous récurrents Astuces Utilisez l'onglet Dates pour programmer un élément à des dates précises de votre agenda annuel. Dates est utile lorsque vous planifiez des activités irrégulières, telles que les congés. Planification des rappels automatiques avec Formule Pour passer rapidement à une autre année, cliquez sur le bouton de l'année, entrez la nouvelle année, puis cliquez sur OK. - 1 Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur Opérations Rappel automatique. 2 Cliquez sur l'onglet Formule. 3 Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin. ou Pour préciser un certain nombre d’occurrences plutôt qu’une plage, indiquez la date de début, cliquez sur le menu local Fin Occurrences, puis précisez le nombre d'occurrences. 4 Entrez le texte de la formule, puis cliquez sur OK. Astuces Pour plus d'informations sur la procédure d’entrée du texte d'une formule, reportez-vous à Utilisation des fonctions et des opérateurs des formules de rappel automatique plus loin dans cette section. Planification des jours de décalage de la semaine Pour obtenir d'autres exemples ultérieurement, créez un rappel automatique à l'aide de Exemple, puis cliquez sur l'onglet Formule. Formule utilise la même syntaxe que WordPerfect® Office® 3.1. - Utilisez Jours de décalage pour planifier un rendez-vous, une note ou une tâche un nombre de jours donné avant ou après un jour précis de la semaine. 1 Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur Opérations Rappel automatique. 2 Cliquez sur l'onglet Exemple. 3 Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin. 4 Cliquez sur les mois à insérer. Pour inclure tous les mois, cliquez deux fois sur l’un d’entre eux dans la zone de groupe Mois . 5 Cliquez sur un jour de la semaine (par exemple, mercredi). 6 Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez à deux reprises sur OK. Planification de rendez-vous récurrents 49 Astuces Vous pouvez par exemple vouloir programmer une réunion pour le lundi suivant le premier dimanche de chaque mois (qui n’est pas forcément le premier lundi du mois). Pour ce faire, ouvrez la boîte de dialogue Rappel automatique, cliquez sur Jours de la semaine, puis sur 1er sur la ligne Dimanche. Cliquez sur le bouton Dimanche, entrez 1, puis cliquez à deux reprises sur OK. - Planification du décalage des jours du mois Utilisez Jours de décalage pour planifier un rendez-vous, une note ou une tâche un nombre de jours donné avant ou après un jour précis du mois. 1 Dans un rendez-vous, une tâche ou une note que vous planifiez, cliquez sur Opérations Rappel automatique. 2 Cliquez sur l'onglet Exemple. 3 Dans la zone de groupe Plage, indiquez les dates de début et de fin. 4 Cliquez sur les mois à insérer. Pour inclure tous les mois, cliquez deux fois sur l’un d’entre eux dans la zone de groupe Mois . 5 Cliquez sur la liste locale Jours de la semaine, puis sélectionnez Jours du mois. 6 Cliquez sur le bouton Dernier. 7 Indiquez le nombre de jours de décalage, puis cliquez à deux reprises sur OK. Astuces Voici un exemple d'utilisation des jours de décalage du mois. Si vous souhaitez voir un rappel apparaître dans votre liste Notes l'avant dernier jour de chaque mois, ouvrez la boîte de dialogue Rappel automatique, puis cliquez sur Jours du mois. Cliquez deux fois sur n'importe quel jour pour les sélectionner tous (Dim., Lun., Mar., etc.). Cliquez sur Dernier, puis sur le bouton Dernier. Entrez -1, puis cliquez sur OK. - Utilisation des fonctions et des opérateurs de formule de rappel automatique 50 Vous pouvez utiliser des fonctions et des opérateurs pour créer une formule de rappel automatique. Souvenez-vous que vous pouvez créer le même type de rappel automatique de manière simple et rapide à l'aide de l'onglet Exemple. L'onglet Formule est fourni par souci de continuité et pour les personnes qui préfèrent créer des rappels automatiques à l'aide de formules. Planification de rendez-vous récurrents Opérateurs de formule de rappel automatique Un opérateur est un caractère ou un mot inséré dans une formule pour effectuer une opération spécifique. Une priorité est attribuée à chaque opérateur, ce qui signifie que lorsque la formule est évaluée, certaines opérations sont effectuées avant d'autres. Vous pouvez utiliser des opérateurs de regroupement pour regrouper les opérateurs en fonction de leur priorité. Le tableau ci-dessous répertorie les opérateurs et leur priorité. Des informations supplémentaires sur les opérateurs sont indiquées à la suite du tableau. Fonction Un espace vide (Et de priorité élevée) Plus ou signe + Moins ou signe Dest. ou : Toutes les. . .Lancement Toutes les. . .Fin Avant le Le/Avant Après le Le/Après le Près du Près du/Après Ou ou, Priorité 1 2 2 3 4 4 5 5 5 5 5 5 6 Non ou ! Et ou & (priorité faible) 6 7 Opérateurs de regroupement ◆ Utilisez des parenthèses comme opérateurs de regroupement pour modifier la priorité des opérateurs ou pour regrouper des fonctions pour plus de clarté. Par exemple, puisque l'opérateur Et de priorité élevée (un espace) a une priorité supérieure à celle de l'opérateur Ou (une virgule), la formule ci-dessous signifie que tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi et doivent se trouver au mois de juillet ou au mois d'août. Mar,Jeu jul,aoû En d'autres termes, la formule a la même signification que si des parenthèses étaient insérées comme suit : (Mar,Jeu) (jul,aoû) Examinons maintenant la formule suivante : (Mar),(Jeu jul),(aoû) Planification de rendez-vous récurrents 51 Cette formule permet de programmer tous les mardis, tous les jeudis du mois de juillet et tous les jours du mois d'août. Remarquez le changement de signification lorsque l'on insère des parenthèses, comme dans la formule ci-dessous. (Mar,Jeu) (jul,aoû) Dans la formule précédente, tous les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, au mois de juillet ou au mois d'août. Le résultat final est que seuls les mardis et jeudis du mois de juillet et du mois d’août sont programmés. Et de priorité élevée ◆ Un espace entre deux fonctions joue le rôle d'opérateur Et, ce qui signifie que les deux fonctions doivent être vraies. Par exemple, 25 signifie le 25ème jour de tous les mois de toutes les années. Mais 25 oct signifie que tous les jours programmés doivent tomber le 25ème jour du mois et doivent être en octobre. Quant à 25 oct 1997, cela signifie que tous les jours programmés doivent tomber le 25ème jour du mois en octobre et en 1997. Opérateurs de décalage ◆ Vous pouvez utiliser un opérateur de décalage positif (+ ou le mot Plus) ou un opérateur de décalage négatif (- ou le mot Moins) pour ajouter un décalage relatif à une fonction ou à une instruction. Par exemple, pour programmer une activité trois jours avant le premier jeudi de février, tous les ans, vous pouvez entrer la formule suivante : Jeu(1) fév-3 Plage ◆ L'opérateur de plage (: ou à.) fonctionne comme une série d'opérateurs Ou (reportez-vous à Ou dans cette section) placés entre chaque élément (jour, mois, etc.) de la plage. Ainsi, si vous voulez programmer le 15ème jour de chaque mois, mais uniquement si ce jour est en semaine, vous pouvez entrer l'une ou l'autre des formules suivantes : 15&lun:ven 15(lun:ven) Cette formule signifie que tous les jours programmés doivent tomber le 15ème jour du mois et doit être compris entre le lundi et le vendredi. Une autre manière de décrire cette formule est que tous les jours programmés doivent tomber le 15ème jour du mois et doivent être un lundi, un mardi, un mercredi, un jeudi ou un vendredi. Opérateurs de périodicité ◆ Les trois opérateurs de périodicité sont Toutes les, Lancement et Fin. Combinez l'utilisation de Toutes les, Lancement et / ou Fin pour programmer des jours à intervalles réguliers, commençant à une date précise et/ou finissant à une date précise. Supposons par exemple que vous vouliez programmer une réunion une fois par semaine en commençant le 3 mars 1997, jusqu'au 11 juin 1997. Vous pouvez utiliser la formule suivante : 52 Planification de rendez-vous récurrents chaque 7 lancement 3 mar 1997 fin 11 jun 1997 Cette formule programmera une réunion tous les sept jours, entre le 3 mars1997 et le 11 juin 1997. La date de commencement est toujours le premier jour programmé et la date de fin n'est programmée que si elle tombe à l'intervalle indiqué par Toutes les. Si vous n'utilisez ni l'opérateur Lancement, ni l'opérateur Fin, les dates de commencement et de fin sont la première ou la dernière date du fichier agenda. Examinons par exemple la formule suivante : chaque 7 lancement 3 mar 1997 Cette formule programme une réunion tous les sept jours entre le 3 mars 1997 et le dernier jour du fichier agenda. La commande Toutes les fonctionne avec un nombre allant jusqu'à 30. Ainsi, chaque 45 lancement 3 mar 1997 n'est pas une formule valide. Opérateurs relatifs ◆ Les six opérateurs relatifs sont Avant le, Le/Avant le, Après le, Le/Après le, Près du et Le/Près du. Utilisez ces opérateurs pour programmer des jours par rapport à une date donnée. Par exemple, pour programmer le lundi le plus proche du 6 novembre de toutes les années, vous pouvez entrer la formule suivante : lun le/vers 6 nov Si vous devez programmer le premier mardi après le 6 novembre 1997, vous pouvez entrer la formule suivante : mar après 6 nov 1997 Ou ◆ Vous pouvez utiliser l'opérateur Ou (ou le mot Ou) pour indiquer que l'une ou l'autre des fonctions ou des instructions doivent être vraies afin de programmer des jours. Par exemple, pour programmer un rendez-vous le 15ème jour de chaque mois de l'année 1997, uniquement s’il s’agit d’un mardi ou d’un jeudi , entrez la formule suivante : 15 1990 (mar,jeu) Non ◆ Lorsqu'il est placé avant une fonction, l'opérateur Non (! ou le mot non) nie cette fonction. Ainsi, si vous voulez programmer tous les jours de janvier 1997, sauf les mardis et les jeudis, vous pouvez utiliser la formule suivante : jan 1997 !mar !jeu Et de faible priorité ◆ Comme un espace, l'opérateur Et de faible priorité (& ou le mot Et) placé entre deux fonctions indique qu’elles doivent être vraies. Cependant, le Et de faible priorité a la priorité la plus faible de tous les opérateurs. Examinons, par exemple, la formule suivante : Planification de rendez-vous récurrents 53 mar,jeu jul,aoû Cette formule signifie que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Cependant, supposons que vous vouliez remplacer le Et de priorité élevé (un espace) par un Et de faible priorité, comme dans la formule suivante : Mar,Jeu et jul,aoû Cette formule-ci indique que les jours programmés doivent être un mardi ou un jeudi, en juillet ou en août. Dans la première formule, l'opérateur Et est évalué avant les opérateurs Ou. Dans la seconde formule, l'opérateur Et est évalué après les opérateurs Ou. Fonctions des formules de rappel automatique Utilisez les fonctions de rappel automatique énumérées ci-dessous pour programmer des jours spécifiques de la semaine, du mois ou de l'année. Vous devez utiliser l'orthographe exacte des fonctions. Par exemple, GroupWise sait lire « mar », mais non « Mard.» GroupWise ne distingue pas les majuscules des minuscules. Jour de la semaine ◆ Par exemple, mar programme tous les mardis. Jour du mois ◆ Par exemple, le numéro 3 programme le 3ème jour du mois. De même, le mot dernier programme le dernier jour du mois. Jour de l'année ◆ Par exemple, 35 programme le trente-cinquième jour de l'année. Mois de l'année ◆ Par exemple, jan programme tous les jours de janvier. Année ◆ Par exemple, 1997 programme tous les jours de 1997. Jours ouvrables du mois ◆ Par exemple, mar (1) programme le premier mardi du mois. De même, dim(dernier) programme le dernier dimanche du mois et ven(dernier-1) programme l'avant dernier vendredi du mois. 54 Planification de rendez-vous récurrents Utilisation de votre agenda Planification de rendez-vous récurrents 55 Utilisation de votre agenda quotidien Utilisez l'agenda pour organiser votre emploi du temps. Vous pouvez visualiser vos rendez-vous, vos tâches et vos notes, les lire à partir de votre agenda, les sauvegarder et les imprimer dans une grande variété de formats. Vous pouvez même imprimer votre emploi du temps aux formats de l'agenda Franklin Day Planner®, et gagner ainsi du temps et vous éviter bien des efforts lors de la coordination de votre agenda GroupWise® avec votre agenda Franklin Day Planner. Pour obtenir plus d’informations sur l'impression de votre programme, reportez-vous à Impression des éléments de votre boîte aux lettres dans Gestion de votre boîte aux lettres. - Affichage de votre agenda GroupWise met à votre disposition trois méthodes d’organisation de vos agendas permettant de visualiser vos rendez-vous, vos tâches et vos notes selon divers modes d'affichage. Vous pouvez ainsi consulter vos éléments planifiés, et organiser et mettre en évidence les informations les plus importantes. Vue d'agenda Vous pouvez visualiser tous les éléments GroupWise que vous avez planifiés sous forme de vues quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles ou dans d'autres formats spécialisés que vous pouvez indiquer. Reportez-vous à Changement de vue de l’agenda plus loin dans cette section. Vous pouvez également spécifier une autre vue d'agenda par défaut dans Options. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. 1 56 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir une fenêtre distincte contenant une vue d'agenda. Utilisation de votre agenda quotidien Dossier Agenda Vous pouvez trouver tous vos éléments GroupWise planifiés à cet endroit sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir d'autre fenêtre. 1 Cliquez sur Agenda dans la zone Liste des dossiers. 2 Cliquez sur Visualiser Détails si vous souhaitez visualiser vos éléments planifiés dans une liste. Sous forme d'agenda Cette méthode d'affichage de votre agenda est utile si vous stockez tous vos rendez-vous ou d'autres éléments concernant un projet ou un client spécifique dans un dossier et que vous souhaitez voir l’agenda relatif à ce projet uniquement. Lecture d'un élément dans votre agenda 1 Cliquez sur le dossier d’un projet dans la liste des dossiers. 2 Cliquez sur Visualiser Sous forme d'agenda pour afficher tous les éléments planifiés et acceptés qui ont été sauvegardés dans ce dossier. 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda. 2 Cliquez deux fois sur l'élément que vous désirez lire. - Astuces Vous pouvez changer le format de la vue d'agenda et accéder à une vue quotidienne, hebdomadaire ou annuelle. Reportez-vous à Changement de vue de l’agenda plus loin dans cette section. Vous pouvez lire un élément dans toutes les vues de l'agenda, excepté la vue annuelle. Sauvegarde d'un élément dans votre agenda - 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir l'agenda. 2 Cliquez sur l'élément que vous souhaitez sauvegarder, puis sélectionnez Fichier Sauvegarder sous. Utilisation de votre agenda quotidien 57 3 Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, entrez un nom de fichier pour cet élément. 4 Pour sauvegarder l'élément dans un répertoire différent de celui apparaissant dans la zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez une unité et un dossier. Cliquez ensuite sur OK. 5 Si vous voulez que GroupWise vous invite à remplacer un fichier existant par le même nom, cliquez sur la case à cocher Indiquer les conflits de noms de fichier. 6 Cliquez sur Sauvegarder, puis sur Fermer. Astuces Lorsque vous sauvegardez un élément d'agenda, GroupWise propose un nom de fichier d’après son objet et ajoute l’extension .MLM. Vous pouvez utiliser ce nom ou en entrer un autre dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous. - Changement de vue de l'agenda 1 Pour sauvegarder des éléments, vous pouvez également cliquer dessus avec le bouton droit de la souris. Cliquez ensuite sur Sauvegarder sous pour ouvrir la boîte de dialogue de sauvegarde. Cliquez sur la flèche à droite de sur une vue. dans la barre d'outils. Cliquez ensuite Astuces Vous pouvez changer la vue de l'agenda et afficher une vue annuelle, un agenda hebdomadaire, une vue du programme d’un projet, etc. - - Vous pouvez spécifier une autre vue d'agenda dans Options. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. Changement du premier jour de la semaine dans votre agenda 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Date & Heure, puis une fois sur l'onglet Agenda. 3 Sélectionnez un jour, puis cliquez sur OK. Affichage d'une autre date dans l'agenda 1 Cliquez sur Fenêtre Vue Agenda pour ouvrir une vue d'agenda. 58 Utilisation de votre agenda quotidien 2 Pour afficher une date différente de celle(s) affichée(s) dans la vue d'agenda, cliquez sur la date voulue. ou Cliquez sur Visualiser Aller à la date, spécifiez une date, puis cliquez sur OK. 3 Si vous voulez revenir à la date du jour, cliquez sur Visualiser Aller à Aujourd'hui. Astuces Utilisez Aller à la date pour visualiser le programme d'une journée non visible dans votre agenda. Certaines vues ne permettent pas de se reporter à une autre date. Par exemple, une vue n'affichant qu'une liste de tâches n'est pas liée à une date spécifique. Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda GroupWise peut déclencher une alarme pour vous signaler l’imminence d’un rendez-vous. Vous pouvez également choisir d'ouvrir un fichier ou d'exécuter un programme lors du déclenchement de l’alarme. Par exemple, vous pouvez définir un rendez-vous pour sauvegarder vos fichiers lorsque vous ne vous trouvez pas sur votre lieu de travail et que votre ordinateur est sous tension. Dans Options, vous pouvez spécifier un paramètre par défaut déclenchant automatiquement une alarme chaque fois que vous acceptez un rendez-vous. IMPORTANT : Notify doit être ouvert ou réduit en icône pour que l'alarme puisse être déclenchée. Paramétrage d'une alarme - 1 Dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda, cliquez sur un rendez-vous. 2 Cliquez sur Opérations Définir Alarme. 3 Indiquez combien de temps (en heures ou en minutes) avant le rendez-vous vous souhaitez déclencher l'alarme. Cliquez ensuite sur OK. Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda 59 Astuces Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le rendez-vous, puis cliquer sur Définir une alarme pour paramétrer une alarme. - Paramétrage de la durée séparant le déclenchement de l’alarme de l’activité Si l'option Définir une alarme est grisée, vérifiez que l'heure du rendez-vous n’a pas été dépassée. Dans Options, vous pouvez activer automatiquement une alarme chaque fois que vous acceptez un rendez-vous. Reportez-vous à Définition des options de GroupWise dans Personnalisation de GroupWise. Vous pouvez spécifier le chemin d'accès d’une application à ouvrir lorsque l'alarme est déclenchée. 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Date & Heure, sélectionnez l'onglet Agenda, puis cliquez sur Activer l'alarme sur acceptation. 3 Spécifiez combien de temps (en heures et en minutes) avant une activité vous souhaitez déclencher l’alarme. 4 Cliquez sur OK. Astuces 60 Pour obtenir de l'aide sur une boîte de dialogue, cliquez sur l'option. Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda , puis sur Gestion de votre boîte aux lettres Paramétrage des alarmes pour les éléments de l'agenda 61 Utilisation de la liste des dossiers Servez-vous des dossiers pour stocker et organiser des éléments entrants et sortants comme les rendez-vous, les notes, les tâches, les références de documents et les messages électroniques ou téléphoniques dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez ainsi regrouper tous les éléments associés à une tâche précise. La liste des dossiers d’un utilisateur a généralement l’apparence suivante : Tous les dossiers de votre fenêtre principale sont des sous-dossiers du dossier utilisateur. Le dossier utilisateur représente votre base de données utilisateur et contient toutes vos informations GroupWise®. Le dossier utilisateur contient la boîte aux lettres, un dossier Eléments envoyés, l’agenda, un dossier Liste des tâches, le dossier Travail en cours, votre armoire (contenant tous vos dossiers personnels), et la corbeille. Vous pouvez organiser des éléments de vos dossiers en les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous déplacez un élément à l’intérieur d’un dossier, il est placé à un autre endroit. Lorsque vous liez un élément à un dossier, cet élément existe toujours dans le dossier d’origine et apparaît également dans le nouveau dossier. Si vous apportez des modifications à un élément lié, ces modifications sont répercutées dans les autres dossiers. Vous avez la possibilité de définir un ensemble de caractéristiques différent pour chacun des dossiers de votre liste. Ces caractéristiques permettent notamment de spécifier les colonnes affichées dans la liste d’éléments, le classement et la taille de ces colonnes, leur ordre de tri et la présentation des éléments par détails ou par suivi de discussion. Vous pouvez créer un nombre illimité de paramètres d’affichage et les appliquer aux dossiers souhaités dans votre liste. Par exemple, vous pouvez utiliser un paramètre d’affichage pour la plupart de vos dossiers et n’appliquer des paramètres d’affichage spéciaux qu’à certains dossiers personnels. Vous pouvez stocker des éléments en cours dans un dossier prédéfini, intitulé Travail en cours. Reportez-vous à Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres dans Gestion de votre boîte aux lettres. Vous avez également la possibilité de rendre des dossiers publics en les partageant. Reportez-vous à Utilisation des dossiers partagés dans Gestion de votre boîte aux lettres. 62 Utilisation de la liste des dossiers Attribution de nouveaux noms aux dossiers - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à renommer, puis cliquez sur Renommer. 2 Saisissez le nouveau nom à attribuer au dossier. Astuces Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Boîte aux lettres, Travail en cours et Corbeille. Suppression de dossiers - 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à supprimer, puis cliquez sur Supprimer. 2 Sélectionnez Eléments uniquement ou Dossier(s) et éléments OK. Astuces Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Boîte aux lettres, Travail en cours et Corbeille. Création de dossiers Pour supprimer un dossier partagé, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer Oui. - 1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier Nouveau Dossier. 2 Saisissez un nom à attribuer au nouveau dossier. 3 Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l’endroit souhaité dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant. 4 Saisissez la description du dossier, puis cliquez sur Terminer. Astuces Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le faire glisser vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers. Déplacement d’un élément vers un autre dossier - 1 Faites glisser un élément figurant dans la liste d’éléments vers le dossier souhaité. Utilisation de la liste des dossiers 63 Astuces Pour supprimer toutes les liaisons d’un élément lorsque vous le déplacez, maintenez la touche Alt enfoncée tout en le faisant glisser vers un dossier. L’élément est supprimé de tous les dossiers auxquels il était lié, et n’est placé que dans un seul dossier. - Stockage des éléments dans plusieurs dossiers Pour lier un élément à un autre dossier et conserver une copie dans le dossier d’origine, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser l’élément sur un autre dossier. 1 Cliquez sur un élément de la boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Editer Déplacer/Lier à des dossiers. 3 Cochez chacune des cases correspondant aux dossiers dans lesquels vous souhaitez placer l’élément. 4 Cliquez sur Liaison. Astuces La suppression de l’élément d’origine n’entraîne pas la suppression de ses copies stockées dans les autres dossiers. Cliquez sur Supprimer les anciennes liaisons pour supprimer un élément de tous les dossiers auxquels il était lié et pour le placer dans un nouveau dossier. Dans la fenêtre principale, maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser un élément vers un dossier, de façon à placer cet élément dedans. L’élément est supprimé de tous les dossiers auxquels il était lié et n’est placé que dans un seul dossier. Dans la fenêtre principale, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser un élément sur un dossier, de façon à lier l’élément à ce dernier. Utilisation des dossiers partagés Vous pouvez rendre publics des dossiers personnels de votre armoire en les partageant. Par exemple, vous pouvez partager un dossier pour permettre à tous les membres de votre service d’y placer et d’y visualiser des éléments GroupWise tels que des messages électroniques, des documents, etc. Vous avez la possibilité de choisir les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et de spécifier les droits octroyés à chacun de ces utilisateurs. Les utilisateurs peuvent 64 Utilisation des dossiers partagés ainsi envoyer des messages au dossier partagé, faire glisser des éléments existants dans le dossier et créer des suivis de discussion. Le contenu d’un dossier partagé a généralement l’apparence suivante : Si vous utilisez GroupWise Remote, les modifications apportées aux dossiers partagés sont mises à jour lorsque vous vous connectez au système GroupWise principal. Par exemple, si vous ajoutez un élément à un dossier partagé à partir de votre boîte aux lettres Remote, les membres de votre bureau ne pourront le voir dans le dossier partagé qu’une fois que vous vous êtes connecté au système GroupWise principal. Partage d’un dossier avec d’autres utilisateurs GroupWise - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à partager, puis cliquez sur Partage. 2 Sélectionnez Partagé avec. 3 Dans la zone Nom, saisissez les premières lettres du nom d’un utilisateur. 4 Lorsque le nom de l’utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour placer l’utilisateur dans la liste Partager. 5 Sélectionnez les options d’accès que vous souhaitez attribuer à cet utilisateur. Utilisation des dossiers partagés 65 6 Répétez les étapes 3 à 5 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager ce dossier. 7 Cliquez sur OK. Astuces Pour affecter au dossier une fonction précise, vous pouvez définir de nouveaux paramètres d’affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux discussions partagées, présentez les éléments par suivi de réponse et les éléments envoyés et reçus. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier puis cliquez sur Caractéristiques Afficher. - Envoi d’un élément vers un dossier partagé 1 Dans la liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l’ouvrir. 2 Cliquez sur Fichier Nouveau Discussion. 3 Saisissez l’objet du nouvel élément. 4 Tapez votre message. 5 Cliquez sur OK. Astuces Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l’élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Seul l’auteur d’un document est en mesure d’envoyer la référence du document à un dossier partagé ; si tel n’est pas votre cas, l’auteur doit vous octroyer des droits de partage pour ce document. Vous avez la possibilité de joindre des fichiers à des rubriques partagées pour permettre à d’autres d’accéder aisément à ces fichiers. Reportez-vous à Fichiers joints dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres. Exécution de Notify Notify vous informe de la présence d’éléments entrants, de l’ouverture de vos éléments sortants, ou de l’imminence d’un rendez-vous. Quatre méthodes permettent à Notify de vous communiquer ces informations : un signal sonore, une boîte de dialogue, une petite icône ou le lancement d’une application. Vous pouvez recevoir des alarmes et des notifications pour un autre utilisateur si celui-ci vous a octroyé ces droits dans la liste d’accès. Reportez-vous à Octroi de 66 Exécution de Notify droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs dans Gestion de votre boîte aux lettres. Notify est installé dans le même dossier que GroupWise lorsque vous exécutez le programme d’installation de GroupWise. L’exécution de Notify s’effectue en arrière-plan lorsque vous utilisez d’autres programmes. Lorsque Notify est exécuté, une icône en forme de globe Démarrage de Notify apparaît dans la barre des tâches de Windows®. - 1 Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer Programmes GroupWise 5 GroupWise Notify. Astuces Pour faciliter l’accès à Notify, créez un raccourci sur le bureau de Windows. Lecture d’un élément à partir de Notify - 1 Lorsque la boîte de dialogue Notification apparaît, cliquez sur Lire. Astuces Si la boîte de dialogue Notification n’apparaît pas lorsque vous recevez une notification, cliquez avec le bouton droit de la souris sur dans la barre des tâches de Windows, puis cliquez sur Lire les messages. Si vous souhaitez qu’une boîte de dialogue Notification apparaisse à l’écran lorsque vous recevez une notification, cliquez avec le bouton droit de la souris sur dans la barre des tâches de Windows (Notify doit être en cours d’exécution). Cliquez ensuite sur Options, puis sur l'onglet Notification. Vérifiez que l’option Afficher la boîte de dialogue est bien sélectionnée pour les types d’éléments et les priorités souhaités. Désactivation de la notification - 1 Assurez-vous que Notify est exécuté. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Windows, puis cliquez sur Quitter. dans la barre des tâches de Exécution de Notify 67 - - Choix de la fréquence de récupération des nouveaux éléments Choix du mode de notification du changement d’état des messages sortants 1 Assurez-vous que Notify est exécuté. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Windows, puis cliquez sur Options. 3 Entrez une valeur en minutes dans la zone Récupérer les messages toutes les. 1 Assurez-vous que Notify est exécuté. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Windows, puis cliquez sur Options. 3 Cliquez sur l’onglet Etat renvoyé. 4 Cliquez sur l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types pour la désactiver. 5 Cliquez sur la liste déroulante Paramètres pour, puis cliquez sur le type d’élément pour lequel vous souhaitez effectuer des sélections. 6 Cliquez sur le mode de notification choisi pour les différents changements d’état de ce type d’élément. dans la barre des tâches de dans la barre des tâches de Astuces Laissez l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types sélectionnée si vous souhaitez être averti de la même façon pour tous les types d’éléments. - Choix du mode de notification de la présence d’éléments dans votre boîte aux lettres 68 Exécution de Notify 1 Assurez-vous que Notify est exécuté. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Windows, puis cliquez sur Options. 3 Cliquez sur l’onglet Notification. 4 Cliquez sur l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types pour la désactiver. 5 Cliquez sur la liste déroulante Paramètres pour, puis sur le type d’élément pour lequel vous souhaitez effectuer des sélections. 6 Cliquez sur le mode de notification choisi pour les différents niveaux de priorité de ce type d’élément. dans la barre des tâches de Astuces Laissez l’option Utiliser les mêmes paramètres pour tous les types sélectionnée si vous souhaitez être averti de la même façon pour tous les types d’éléments. Notification de réception des messages d’un autre utilisateur - Lorsque vous démarrez GroupWise, vous êtes automatiquement abonné à Notify. Pour vous abonner aux notifications d’un autre utilisateur, procédez de la façon suivante : 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis cliquez sur l'onglet Notification. 3 Saisissez le nom d’un utilisateur dont vous allez devenir le mandataire. 4 Cliquez sur Ajouter un utilisateur. 5 Assurez-vous que les options S'abonner aux notifications et S'abonner aux alarmes sont bien sélectionnées. 6 Cliquez sur OK. Exécution de Notify 69 Astuces Notify doit être exécuté pour que vous puissiez recevoir les notifications des alarmes, des éléments entrants ou du changement de l’état renvoyé des éléments sortants. Vous ne pouvez recevoir les notifications d’un autre utilisateur que s'il vous a octroyé des droits de mandataire ainsi que les droits appropriés dans sa liste d’accès. Reportez-vous à Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs dans Gestion de votre boîte aux lettres. Vous ne pouvez pas recevoir les notifications d’un autre utilisateur s'il appartient à un bureau de poste différent du vôtre. Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres Utilisez la commande Archiver pour sauvegarder les messages électroniques ou téléphoniques, les rendez-vous, les notes ou les tâches dans une base de données spécifiée sur une unité locale. L’archivage des éléments permet d’économiser l’espace disponible sur le réseau et d’éviter tout risque d’encombrement de votre boîte aux lettres. Par exemple, si votre boîte aux lettres contient des éléments importants mais inutiles dans le cadre de votre travail en cours, vous pouvez les archiver. Vous avez la possibilité de visualiser à tout moment les éléments archivés. Vous pouvez aussi récupérer un élément quelconque archivé. L’archivage d’un élément envoyé empêche le suivi de son état. La fonction Archiver n’est pas disponible dans Remote. - Archivage d’un élément dans votre boîte aux lettres 70 1 Si vous ne l’avez pas déjà fait, spécifiez le chemin d’archivage dans la zone Emplacement de fichier de la boîte de dialogue Environnement. 2 Dans votre boîte aux lettres, sélectionnez les éléments à archiver. 3 Cliquez sur Opérations Archiver. Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres Astuces Lorsque vous archivez un élément envoyé, vous n’avez plus la possibilité de suivre son état. La fonction Archiver n’est pas disponible dans Remote. Visualisation d'éléments archivés 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Fichier Ouvrir les archives. Récupération d’éléments archivés 1 Cliquez sur Fichier Ouvrir les archives. 2 Cliquez sur l’élément que vous souhaitez désarchiver, puis sur Opérations Archiver. 3 Cliquez sur Fichier Ouvrir les archives pour revenir à la fenêtre principale. - - Astuces Les messages désarchivés sont automatiquement placés dans le dossier à partir duquel ils ont été archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise en crée un nouveau. Archivage automatique des éléments - 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vider la corbeille. 3 Sélectionnez Archivage automatique après pour le type d’élément choisi. 4 Spécifiez le nombre de jours après lesquels l’élément doit être automatiquement archivé, une fois distribué ou effectué. Archivage des éléments dans votre boîte aux lettres 71 5 Cliquez sur OK. Impression des éléments de votre boîte aux lettres Utilisez la commande Imprimer pour imprimer un ou plusieurs éléments à partir de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, ainsi que les éventuelles pièces jointes. Vous avez également la possibilité d’imprimer un élément en cours de lecture ou de création. Configurez votre imprimante via la rubrique Imprimantes du Panneau de configuration de Windows. Utilisez Imprimer l’agenda pour imprimer des rendez-vous, des tâches et des notes avec une mise en forme et des formats de page différents. Par exemple, vous pouvez imprimer un agenda quotidien comportant tous vos rendez-vous, ou un agenda hebdomadaire indiquant tous vos rendez-vous et toutes vos tâches. Deux méthodes permettent de coordonner votre agenda Franklin Day Planner et votre agenda GroupWise. Vous avez la possibilité d’imprimer votre emploi du temps sur du papier vierge en différents formats, que vous pouvez ajuster en fonction de votre agenda ; vous pouvez également imprimer votre agenda GroupWise sur les pages préimprimées fournies avec celui-ci. Vous pouvez aussi imprimer votre emploi du temps en texte seul, sous la forme d’une simple liste répertoriant vos rendez-vous, vos tâches et vos notes. La fonction multi-utilisateur permet d’imprimer les agendas de plusieurs utilisateurs. Reportez-vous à Impression de votre agenda ci-après. Vous avez la possibilité d’imprimer un fichier joint à partir de l’application ayant servi à le créer, si vous disposez de cette application. Dans le cas contraire, vous pouvez imprimer un fichier joint à partir de GroupWise. L’impression à partir de GroupWise est plus rapide puisqu’elle permet d’éviter l’ouverture d’une autre application ; la copie imprimée à partir de GroupWise peut cependant présenter une mise en forme légèrement différente. - Impression d’éléments GroupWise 72 1 Dans la liste des éléments de votre boîte aux lettres, cliquez sur l’élément à imprimer ou ouvrez-le. Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chacun des éléments souhaités. 2 Cliquez sur Fichier Imprimer. 3 Cliquez sur les éléments à imprimer. 4 Cliquez sur Imprimer. Impression des éléments de votre boîte aux lettres Astuces Vous avez la possibilité d’imprimer des pièces jointes à partir de GroupWise. Vous pouvez aussi imprimer les pièces jointes à partir de l’application qui leur est associée. Impression de votre agenda - 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur une option dans la liste déroulante Type d'agenda. dans la barre d'outils. Dans la zone de visualisation, vous obtenez un aperçu de l’agenda imprimé. 3 Choisissez une option dans la liste déroulante Format du papier. Les options disponibles varient en fonction du type d’agenda sélectionné. 4 Cliquez sur une option dans la liste déroulante Style de papier. 5 Choisissez un type de mise en page dans la liste déroulante Mise en page. 6 Dans la zone Date de début, indiquez la première date à imprimer. 7 Spécifiez le nombre de jours à imprimer dans la zone Nombre de jours. 8 Pour exclure les rendez-vous, les tâches et les notes personnels, cliquez sur Masquer les éléments d'agenda privés. 9 Cliquez sur l’onglet Options de l'agenda, puis spécifiez les options souhaitées. Ces options peuvent varier en fonction du type d’agenda sélectionné. 10 Cliquez sur Configuration de l'imprimante, puis sélectionnez une imprimante dans la liste déroulante Nom. 11 Si vous vous servez de feuilles préimprimées en utilisant la méthode d’alimentation manuelle et non pas le bac d’alimentation automatique de l’imprimante, cliquez sur Caractéristiques, choisissez une option dans la liste déroulante Source du papier, puis cliquez deux fois sur OK. 12 Cliquez sur Imprimer. Impression des éléments de votre boîte aux lettres 73 Astuces Servez-vous de l’option Imprimer l’agenda pour imprimer votre agenda selon l’une des nombreuses mises en forme proposées, ou pour imprimer des pages de votre agenda Franklin Day Planner avec les rendez-vous, les tâches et les notes de votre agenda GroupWise. - Impression d’un fichier joint à partir de GroupWise Cliquez sur le bouton Prévisualiser pour avoir un aperçu du résultat des options sélectionnées. 1 Cliquez sur l’élément contenant le fichier joint ou ouvrez-le. 2 Cliquez sur Fichier Imprimer. 3 Cliquez sur le fichier joint que vous souhaitez imprimer. Maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les autres fichiers joints que vous souhaitez imprimer. - Impression d’un fichier joint à partir d’une autre application 4 Cliquez sur Imprimer. 1 Cliquez sur l’élément contenant le fichier joint ou ouvrez-le. 2 Cliquez sur Fichier Imprimer. 3 Cliquez sur le fichier joint que vous souhaitez imprimer. Maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur les autres fichiers joints que vous souhaitez imprimer. - Impression des informations relatives à l’état d’un élément 4 Cliquez sur Imprimer Pièce jointe avec application associée Imprimer. 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre Caractéristiques, puis cliquez sur Imprimer. Les informations sont instantanément transmises à l’imprimante. Création de règles Utilisez la commande Règles pour établir un ensemble de conditions et d’actions devant être exécutées lorsqu’un élément y correspond. Vous pouvez spécifier des actions telles que le déplacement d’éléments dans des dossiers, la transmission d’éléments et l’envoi de réponses, etc. Les règles vous permettent d'organiser votre boîte aux lettres, d’automatiser son fonctionnement en votre absence ou de supprimer les éléments superflus. 74 Création de règles Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder de la façon suivante : ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ Nommez la règle. Sélectionnez une activité. Celle-ci constitue le déclencheur de la règle. Sélectionnez les types d’éléments concernés par la règle. Ajoutez une opération. Celle-ci correspond à l’action exécutée par la règle lorsqu'elle est déclenchée. Sauvegardez la règle. Vous pouvez spécifier de nombreuses options supplémentaires pour limiter les effets d’une règle à certains éléments seulement. Par exemple, vous pouvez décider de n’appliquer une règle qu’aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont la zone Objet contient un mot précis ou aux éléments associés à un niveau de priorité élevée. Servez-vous de l’option Définir les conditions de façon à affiner les conditions requises pour que certains éléments soient affectés par une règle. Par exemple, vous pouvez spécifier que seuls les rendez-vous acceptés sont concernés par la règle, ou que l’objet des messages électroniques doit comporter un mot précis pour que la règle soit applicable ; outre ces exemples, cette fonction offre de nombreuses autres possibilités. Lorsque vous créez une règle, vous pouvez décider de ne pas l’appliquer en permanence aux éléments ; vous avez la possibilité de l’activer manuellement. Par exemple, si vous souhaitez que certains éléments ne soient pas placés systématiquement dans un dossier, vous pouvez les laisser s’accumuler dans votre boîte aux lettres et déclencher manuellement la règle pour déplacer tous ces éléments à la fois, au moment souhaité. Pour qu’une règle puisse être déclenchée, vous devez d’abord l’activer. Une règle activée est repérée d’une coche. Lorsque vous désactivez une règle, elle ne peut pas être déclenchée. Cependant, elle figure toujours dans la boîte de dialogue Règles ; vous pouvez donc l’activer si nécessaire. Affectation d’opérations à des règles - Une opération doit être affectée à chaque règle. L’opération correspond à l’action exécutée par une règle lorsque les conditions spécifiées pour cette règle sont remplies. Par exemple, si vous devez travailler sur un nouveau projet, vous pouvez créer une règle pour faire suivre tous les nouveaux éléments relatifs à votre ancien projet à la personne chargée de travailler sur celui-ci à votre place. La liste ci-après détaille l’opération exécutée par chaque règle. Création de règles 75 76 Création de règles Opération Résultat Envoyer le message Envoie un message électronique préparé aux destinataires désignés lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, supposons que vous soyez chargé d’informer votre supérieur lorsque vous recevez un rapport mensuel émis par un autre groupe de personnes. Votre supérieur ne désire peut-être pas consulter ce rapport ; il souhaite simplement être informé de sa réception. Faire suivre Fait suivre des éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, supposons qu’un de vos collaborateurs accepte de traiter votre courrier en votre absence. Vous pouvez spécifier le type d’éléments entrants que votre collaborateur devra traiter, puis créer une règle pour faire suivre ces éléments. Déléguer Délègue un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, supposons qu’un collègue accepte de vous remplacer pendant votre absence. Votre règle peut déléguer vos rendez-vous, vos tâches ou vos notes à cette personne. L’expéditeur initial peut connaître l’identité de la personne à qui vous avez délégué l’élément en consultant la fenêtre Caractéristiques. Opération Résultat Répondre Envoie une réponse préparée à l’expéditeur lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, si vous devez vous absenter pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une règle permettant d’envoyer une réponse aux éléments entrants, et indiquer ainsi le lieu où vous vous trouvez, la date de votre retour et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence. Lorsque vous créez une règle pour l’envoi automatique de réponses, celle-ci ne doit s’appliquer qu’aux éléments de priorité élevée et à ceux pour lesquels l’expéditeur exige une réponse. Ces précautions permettent d’éviter l’envoi de réponses à tous les destinataires des groupes de discussion USERNET et aux courriers d’informations générales de votre société. Accepter Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, votre règle peut accepter tous les rendez-vous proposés par une personne précise. Supprimer/Refuser Supprime ou refuse un élément quelconque lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, vous pouvez créer une règle afin de refuser systématiquement tous les rendez-vous programmés un certain jour précis de la semaine parce que vous n’êtes jamais disponible ce jour-là. Supprimer l'élément Vide la corbeille lorsque les conditions de la règle sont remplies. Lorsque vous videz la corbeille, les éléments supprimés ne sont plus récupérables. Placer dans un dossier Place les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, vous pouvez décider de placer dans un dossier commun tous les éléments dont la zone Objet contient certains mots. Création de règles 77 78 Création de règles Opération Résultat Lier à un dossier Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont remplies. La liaison d’un élément à un dossier vous permet de visualiser cet élément depuis plusieurs dossiers. Par exemple, si un élément concerne les services Marketing ou Personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ainsi ouvrir l’élément à partir de ces deux dossiers. Marquer Privé Marque tous les éléments répondant aux conditions fixées comme étant privées par la règle. Lorsqu’un élément est marqué comme étant privé, vous pouvez en interdire l’accès à vos mandataires. Marquer comme étant Lu Marque tous les éléments répondant aux conditions fixées comme étant lus par la règle. Par exemple, supposons que vous parcouriez rapidement un suivi de réponse dans un dossier partagé. Si vous ne souhaitez plus effectuer le suivi, vous pouvez créer une règle pour marquer tous les éléments du suivi comme étant lus, de façon à ce qu’ils ne soient pas classés au début de la liste d’éléments. Archiver Archive les éléments lorsque les conditions de la règle sont remplies. Par exemple, vous pouvez créer une règle pour archiver tous les éléments relatifs à un sujet donné. Marquer comme étant Non lu Marque comme n’ayant pas été lus tous les éléments répondant aux conditions de la règle. Généralement, vous devez cliquer sur Opérations Lire plus tard pour marquer un élément comme étant non lu. Vous avez également la possibilité d’utiliser une opération de règle pour automatiser ce processus ou attribuer simultanément l’état non lu à plusieurs éléments. Sélection d’activités déclenchant une règle Opération Résultat Arrêter le traitement de la règle Empêche les autres règles d’agir sur les éléments répondant aux conditions de la règle. Gardez en mémoire que les règles sont exécutées dans l’ordre de leur apparition dans la boîte de dialogue Règles. Si ces éléments sont normalement concernés par d’autres règles, cette opération empêche l’exécution de ces dernières. - Création d’une règle Une activité constitue le déclencheur d’une règle. La liste ci-après détaille les différents types d’activités. Activité Résultat Nouvel élément La règle est déclenchée lorsqu’un nouvel élément est placé dans votre boîte aux lettres GroupWise. Si vous cliquez sur Reçu, seuls les éléments entrants peuvent déclencher la règle. Si vous choisissez l’option Envoyé, la règle n’est déclenchée que par les éléments envoyés. Si vous cliquez sur Personnel, la règle est déclenchée lorsque vous créez un rendez-vous, une note ou une tâche personnels. Si vous choisissez l’option Brouillon, la règle n’est déclenchée que par les éléments marqués comme n’étant pas effectués, ou comme étant des brouillons. Elément classé La règle est déclenchée lorsqu’un élément est placé dans un dossier précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, la règle est déclenchée lorsqu’un élément est placé dans un dossier quelconque. Ouvrir un dossier La règle est déclenchée lorsque vous ouvrez un dossier précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, elle est déclenchée lorsque vous ouvrez un dossier quelconque. Fermer un dossier La règle est déclenchée lorsque vous fermez un dossier précis. Si vous ne spécifiez aucun dossier, la règle est déclenchée lorsque vous fermez un dossier quelconque. Lancer La règle est déclenchée lorsque vous lancez GroupWise. Quitter La règle est déclenchée lorsque vous quittez GroupWise. Activée par l'utilisateur La règle ne peut être déclenchée que manuellement en la sélectionnant dans la boîte de dialogue Règles, puis en cliquant sur Exécuter. - 1 Cliquez sur Outils Règles Nouveau. Création de règles 79 2 Saisissez un nom dans la zone Nom de la règle. 3 Cliquez sur la liste déroulante Lorsque l'activité est de type, puis choisissez une activité permettant de déclencher la règle. 4 Si vous avez cliqué sur Nouvel élément, Lancer, Quitter ou sur Activée par l'utilisateur, choisissez une ou plusieurs sources correspondant à l’élément. Par exemple, cliquez sur Reçu et sur Personnel. ou Si vous avez cliqué sur Elément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un dossier, cliquez sur l’icône de dossier, sur un dossier, puis sur OK pour afficher le nom du dossier. 5 Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d’éléments sur lesquels votre règle doit agir. 6 Pour affiner le type d’éléments affectés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, choisissez les options appropriées, puis cliquez sur OK. 7 Cliquez sur Ajouter une opération, puis choisissez l’opération que la règle doit exécuter. Certaines opérations, telles que Envoyer le message et Répondre, exigent que vous indiquiez des informations complémentaires. 8 Cliquez sur Sauvegarder. Astuces Si Sauvegarder apparaît en grisé, assurez-vous que vous avez bien attribué un nom à la règle et ajouté une opération. - Copie d’une règle pour en créer une nouvelle 80 Création de règles 1 Cliquez sur Outils Règles. 2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier. Modification d’une règle 3 Saisissez le nom à attribuer à la nouvelle règle. 4 Apportez les modifications appropriées à la règle. 5 Cliquez sur Sauvegarder. 1 Cliquez sur Outils Règles. 2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez modifier, puis sur Editer. 3 Apportez les modifications appropriées à la règle. 4 Cliquez sur Sauvegarder. 1 Cliquez sur Outils Règles. 2 Cliquez sur la règle que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer. 3 Cliquez sur Oui. 1 Dans la boîte de dialogue Nouveau ou Modifier les règles, cliquez sur Définir les conditions. 2 Cliquez sur la flèche bas de la première zone, puis sur un champ. 3 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis choisissez un opérateur. 4 Saisissez les critères souhaités pour la règle, ou cliquez sur la flèche bas si elle est présente, puis choisissez un critère existant. - Suppression d’une règle - Limitation du nombre d’éléments affectés par une règle - Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des minuscules. Exécution manuelle d’une règle 5 Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin. ou Cliquez sur Et ou sur Ou pour préciser les conditions requises pour que la règle soit déclenchée. 1 Cliquez sur les éléments ou les dossiers pour lesquels vous souhaitez créer la règle. 2 Cliquez sur Outils Règles. 3 Cliquez sur la règle à exécuter manuellement. 4 Cliquez sur Exécuter Fermer. - Création de règles 81 Astuces Les opérations associées aux règles sont exécutées après la fermeture de la boîte de dialogue Règles. - Activation ou désactivation d’une règle 1 Cliquez sur Outils Règles. 2 Cliquez sur la règle à activer ou désactiver. 3 Cliquez sur Activer ou Désactiver. Ce bouton permet de passer de l’option Activer à l’option Désactiver et inversement. Astuces Lorsqu’une règle est activée, la case correspondante est cochée. Vous pouvez également cocher la case située à côté du nom d’une règle pour l’activer ou la désactiver. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs La fonction Mandataire permet à un utilisateur de gérer, en tant que mandataire, la boîte aux lettres et l’agenda d’un autre utilisateur. Un mandataire est en mesure d’effectuer différentes opérations au nom d’un autre utilisateur, comme la lecture, l’acceptation et le refus d’éléments, dans les limites fixées par cet utilisateur. - Obtention des droits de mandataire 82 Avant de pouvoir servir de mandataire à un autre utilisateur, vous devez exécuter deux étapes préparatoires. En premier lieu, l’utilisateur pour lequel vous devez jouer le rôle de mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d’accès de la boîte de dialogue Options. Ensuite, vous devez faire figurer le nom de cet utilisateur dans votre liste de mandataires de façon à pouvoir accéder aisément à sa boîte aux lettres ou à son agenda. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs Une fois cette préparation effectuée, vous pouvez cliquer sur le nom de l’utilisateur dans votre liste locale Mandataire et gérer, en tant que mandataire, la boîte aux lettres ou l’agenda de cet utilisateur. Octroi des droits de mandataire - Servez-vous de la liste d’accès dans Options d'accès pour octroyer à d’autres utilisateurs des droits d’accès et leur permettre ainsi d’agir en tant que mandataire. Vous avez la possibilité d’attribuer des droits différents à chaque utilisateur en ce qui concerne leur accès aux informations de votre agenda ou de votre messagerie. Si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de consulter des informations précises au sujet de vos rendez-vous lorsqu’ils effectuent une recherche de plages disponibles dans votre agenda, vous devez leur octroyer un droit d’accès en lecture pour les rendez-vous. Le tableau ci-après donne une description des droits que vous pouvez octroyer aux utilisateurs : Modification de votre liste d’accès Ce droit Permet à votre mandataire de Lire Lire les éléments que vous recevez. Ecriture Créer et envoyer des éléments en votre nom. S'abonner à ses alarmes Recevoir les mêmes alarmes que vous. S'abonner à ses notifications Recevoir une notification lorsque vous recevez des éléments. Modifier les options/règles/groupes Modifier les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier tous les paramètres que vous avez définis, y compris les droits d’accès octroyés à d’autres utilisateurs. Si votre mandataire dispose également de droits d’accès à votre messagerie, il peut créer ou modifier des règles et des groupes personnels. Archiver les éléments Stocker vos éléments dans son dossier d’archivage et les lire. Si vous lui octroyez des droits d'archivage, votre mandataire peut stocker vos éléments sur son propre disque dur et vous empêcher ainsi d’y accéder. - 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Confidentialité, cliquez sur l’onglet Droits d'accès des mandataires. 3 Pour ajouter des utilisateurs à la liste, cliquez sur , puis sur le nom de l’utilisateur auquel vous souhaitez octroyer des droits de mandataire. Cliquez sur OK. Pour sélectionner plusieurs utilisateurs, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chacun des utilisateurs souhaités. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs 83 4 Cliquez sur le nom d’un utilisateur dans la liste Liste d'accès. 5 Choisissez les droits que vous souhaitez octroyer à cet utilisateur. 6 Répétez les étapes 4 et 5 pour octroyer des droits à chacun des utilisateurs figurant dans la liste d’accès. 7 Pour supprimer un utilisateur de la liste d’accès, cliquez sur le nom de cet utilisateur, puis sur Supprimer un utilisateur. 8 Cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez sélectionner Accès utilisateur minimum dans la liste d’accès pour attribuer un ensemble de droits par défaut à tous les utilisateurs de votre carnet d’adresses. Par exemple, si vous souhaitez octroyer à tous les utilisateurs le droit de lire vos messages, vous pouvez associer des droits de lecture à l’option Accès utilisateur minimum. Normalement, aucun droit ne doit être attribué à l’option Accès utilisateur minimum, sauf si vous souhaitez que tous les utilisateurs disposent de droits d’accès à votre boîte aux lettres. - Gestion de la boîte aux lettres ou de l’agenda d’un autre utilisateur 84 1 Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur liste locale Mandataire. 2 Cliquez sur le nom de l’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous souhaitez accéder. 3 Cliquez sur , puis sur votre propre nom pour revenir dans votre boîte aux lettres après avoir terminé votre travail dans celle de l’autre utilisateur. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs pour accéder à la Astuces N’oubliez pas que pour pouvoir agir en tant que mandataire d’un autre utilisateur, ce dernier doit vous octroyer des droits de mandataire dans la liste d’accès de la boîte de dialogue Options. Pour pouvoir cliquer sur le nom de cet utilisateur dans votre liste locale Mandataire, vous devez d’abord l’ajouter à cette liste. Ajout d’un utilisateur dans votre liste locale Mandataire Votre accès à la boîte aux lettres de l’autre utilisateur peut être limité en fonction des droits que celui-ci vous a octroyés dans la liste d’accès de la boîte de dialogue Options. Vous pouvez servir de mandataire à n’importe quel utilisateur de votre bureau de poste, à condition qu’il vous en donne le droit. Si vous souhaitez agir en tant que mandataire d'un utilisateur appartenant à un bureau de poste différent du vôtre, l’option client/serveur doit être activée dans le bureau de poste de destination. Vous avez la possibilité de travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes à la fois. Pour distinguer les différentes boîtes aux lettres ouvertes, consultez le nom du propriétaire indiqué sous forme de libellé utilisateur de chaque boîte aux lettres. - 1 Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur 2 Cliquez sur Mandataire. 3 Spécifiez le nom de l’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous souhaitez accéder, puis cliquez sur OK. 4 Cliquez de nouveau sur pour faire apparaître le nom de cet utilisateur dans votre liste locale Mandataire. . Astuces Après avoir ajouté l’utilisateur dans votre liste locale Mandataire, vous pouvez cliquer dessus à tout moment pour accéder à sa boîte aux lettres. Pour revenir à votre boîte aux lettres, cliquez sur votre propre nom dans la liste locale Mandataire. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs 85 Astuces (suite) N’oubliez pas que pour pouvoir agir en tant que mandataire d’un autre utilisateur, celui-ci doit vous octroyer des droits dans la liste d’accès de la boîte de dialogue Options. - Suppression d’un utilisateur de votre liste locale Mandataire 1 Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur 2 Cliquez sur Mandataire. 3 Cliquez sur le nom à supprimer, puis sur Supprimer. 4 Cliquez sur OK. . Astuces La suppression d’un utilisateur de votre liste locale Mandataire ne vous enlève pas les droits dont vous disposez en tant que mandataire de cet utilisateur. L’utilisateur possédant la boîte aux lettres à laquelle vous avez accès doit modifier vos droits dans la liste d’accès de la boîte de dialogue Options. - Marquage d’un élément comme étant privé Vous pouvez limiter l’accès des utilisateurs à des éléments précis de votre boîte aux lettres ou de votre agenda en marquant ces éléments comme étant privés. Lorsque vous marquez un élément comme étant privé, vous en empêchez l’ouverture par des mandataires non autorisés. Les mandataires non autorisés sont ceux à qui vous n’avez pas octroyé le droit d’ouvrir les éléments marqués comme étant privés. Les mandataires ne peuvent accéder aux éléments marqués comme étant privés que si vous leur octroyez ce droit dans votre liste d’accès. Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous l’envoyez, ni vos mandataires, ni ceux du destinataire ne peuvent l’ouvrir sans avoir droit d’accès. Si vous marquez un élément comme étant privé lorsque vous le recevez, il ne peut pas être lu par vos mandataires non autorisés, mais il peut être ouvert par les mandataires de l’expéditeur. 1 Pour marquer un élément comme étant privé dans votre liste d’éléments, cliquez dessus, puis cliquez sur Opérations Marquer comme privé. ou 2 86 Pour marquer un élément de votre agenda comme étant privé, cliquez dessus dans la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches, puis cliquez sur Opérations Marquer comme privé. Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres à d’autres utilisateurs Ouverture et vidage de la corbeille Lorsque vous les supprimez, tous les messages électroniques et téléphoniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les notes sont stockés dans la corbeille. Vous avez la possibilité de visualiser, d’ouvrir ou de récupérer ces éléments jusqu’à ce que vous vidiez la corbeille (le fait de vider la corbeille entraîne la suppression définitive des éléments qu’elle contient). Vous pouvez vider complètement la corbeille, ou ne supprimer que des éléments sélectionnés. Les éléments stockés dans la corbeille sont automatiquement supprimés conformément aux dates saisies dans l’onglet Vider la corbeille de la boîte de dialogue Options d'environnement ; vous pouvez aussi vider la corbeille manuellement. Ouverture de la corbeille - 1 Dans votre liste de dossiers, cliquez sur . Astuces Vous avez la possibilité d’ouvrir et de sauvegarder les éléments stockés dans la corbeille, ou de visualiser les informations relatives à ces éléments. Vous pouvez aussi supprimer définitivement les éléments contenus dans la corbeille, ou les retourner dans votre boîte aux lettres. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de la corbeille pour afficher le QuickMenuTM proposant ces options. Récupération d’un élément de la corbeille et restitution dans la boîte aux lettres - 1 Dans votre liste de dossiers, cliquez sur 2 Sélectionnez le ou les élément(s) à récupérer. 3 Cliquez sur Editer Restituer. . Astuces L’élément récupéré est placé dans le dossier à partir duquel il a été supprimé. Si ce dossier n’existe plus, l’élément est placé dans votre boîte aux lettres. Sauvegarde d’un élément de la corbeille Vous avez également la possibilité de récupérer un élément en le faisant glisser depuis la corbeille vers un autre dossier. - 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur l'élément à sauvegarder. dans la liste des dossiers. Ouverture et vidage de la corbeille 87 3 Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous. 4 Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément. 5 Cliquez sur Parcourir pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent de celui indiqué dans la zone de texte Répertoire actuel, puis cliquez sur OK. 6 Cliquez sur Sauvegarder Fermer. Astuces Lorsque vous sauvegardez un élément dans votre corbeille, GroupWise propose un nom de fichier en associant une extension .MLM à l’objet de l’élément. Vous pouvez utiliser ce nom ou en saisir un autre dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous. - Vidage de la corbeille 1 Pour sauvegarder des éléments, vous pouvez également cliquer dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquer sur Sauvegarder sous pour ouvrir la boîte de dialogue Sauvegarder. Si vous souhaitez que GroupWise signale les éventuels conflits entre les noms de fichiers, cochez la case Indiquer les conflits de noms de fichier. Cliquez sur Editer Vider la corbeille Oui. Astuces Il n’est pas nécessaire d’ouvrir le dossier Corbeille pour vider la corbeille. - Suppression d’éléments sélectionnés dans la corbeille 1 Dans votre liste de dossiers, cliquez sur 2 Sélectionnez un ou plusieurs éléments. Pour sélectionner plusieurs éléments, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chacun des éléments de votre choix. 3 88 Cliquez sur Editer Supprimer Oui. Ouverture et vidage de la corbeille Astuces Pour sélectionner une série d’éléments, cliquez sur le premier élément et appuyez sur la touche Maj tout en cliquant sur le dernier élément concerné. Vidage automatique de la corbeille - 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Vider la corbeille. 3 Cliquez sur le bouton Automatiquement après de la zone Vider la corbeille. Spécifiez ensuite le nombre de jours devant s’écouler entre les suppressions automatiques des éléments de la corbeille. 4 Cliquez sur OK. Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres Utilisez la commande Supprimer pour supprimer de votre boîte aux lettres un ou plusieurs éléments sélectionnés. Vous pouvez aussi utiliser cette commande pour supprimer du texte sélectionné dans un élément. La fonction Supprimer permet également de supprimer des dossiers, des documents, des connexions, etc. Vous pouvez aussi l’utiliser pour retirer un élément envoyé. Vous avez la possibilité de retirer des messages électroniques et téléphoniques tant que le destinataire ne les a pas lus. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches à tout moment. Suppression d’un élément de votre boîte aux lettres - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur l’élément à supprimer. Pour sélectionner plusieurs éléments à la fois, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en cliquant sur chacun des éléments souhaités. 2 Cliquez sur Editer Supprimer. Suppression d’éléments de votre boîte aux lettres 89 Astuces Lorsque vous supprimez des éléments sortants, la boîte de dialogue Supprimer l'élément apparaît. Sélectionnez l’option Supprimer de appropriée. Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur des éléments de la fenêtre principale, puis cliquer sur Supprimer. Si vous supprimez une référence de document dans votre boîte aux lettres, seule la référence est supprimée. Le document reste dans la bibliothèque. Les éléments supprimés sont placés dans la corbeille ; ils y sont stockés jusqu’à ce que vous vidiez la corbeille. Vous pouvez visualiser ou récupérer les éléments stockés dans la corbeille. Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres Vous pouvez sauvegarder des éléments et des pièces jointes en tant que fichiers sur votre disque dur, dans un dossier de réseau personnel, ou sur une disquette. Lorsque vous sauvegardez un élément de votre boîte aux lettres, GroupWise laisse l’élément original dans votre boîte aux lettres et en sauvegarde une copie sous forme de fichier texte stocké à l’emplacement spécifié. pour sauvegarder les messages Servez-vous du dossier Travail en cours commencés que vous avez l’intention de terminer ultérieurement. Lorsqu’un élément est sauvegardé, vous avez la possibilité de le récupérer dans une autre application, telle que WordPerfect®. - Sauvegarde d’un élément de votre boîte aux lettres 1 Cliquez sur l'élément à sauvegarder, puis sur Fichier Sauvegarder sous. 2 Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez un nom de fichier à attribuer à l’élément. Lorsque vous sauvegardez un élément, GroupWise crée un nom de fichier en associant une extension .MLM à l’objet de l’élément. Vous pouvez conserver le nom proposé par le système, ou saisir un autre nom dans la zone de texte Nom de fichier. 90 3 Pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent de celui affiché dans la zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir. 4 Si vous souhaitez que GroupWise vous signale la présence d’un fichier existant possédant le même nom, cliquez sur Indiquer les conflits de noms de fichier. 5 Cliquez sur Sauvegarder Fermer. Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres Astuces Vous pouvez sauvegarder les pièces jointes en sélectionnant la pièce jointe souhaitée dans la zone de liste Eléments à sauvegarder. Sauvegarde d’une pièce jointe Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquer sur Sauvegarder sous pour ouvrir la boîte de dialogue Sauvegarder. - Sauvegarde des informations relatives à l’état d’un élément 1 Cliquez sur l’élément contenant la pièce jointe que vous souhaitez sauvegarder. 2 Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous, puis sur la pièce jointe à sauvegarder. 3 Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, saisissez un nom de fichier à attribuer à la pièce jointe. 4 Pour sauvegarder l’élément dans un répertoire différent de celui affiché dans la zone de texte Répertoire actuel, cliquez sur Parcourir, sélectionnez une unité, un dossier, puis cliquez sur OK. 5 Si vous souhaitez que GroupWise vous signale la présence d’un fichier existant portant le même nom, cochez la case Indiquer les conflits de noms de fichier. 6 Cliquez sur Sauvegarder Fermer. 1 Cliquez sur un élément, puis sur Fichier Caractéristiques pour afficher les informations relatives à son état. 2 Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous. 3 Saisissez un nom de fichier. 4 Le cas échéant, saisissez l’extension souhaitée ; GroupWise n’ajoute aucune extension aux noms de fichiers automatiquement. 5 Cliquez sur Sauvegarder. - Sauvegarde des éléments de votre boîte aux lettres 91 Astuces Le texte est sauvegardé au format WordPerfect 6.1. - Sauvegarde d’un élément non terminé 1 A partir de la vue de l’élément, cliquez sur Fichier Sauvegarder le brouillon. 2 Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez sauvegarder l’élément, puis cliquez sur OK. Astuces Le brouillon du message est placé dans le dossier choisi à l’étape 2. Le dossier Travail en cours est le dossier de stockage par défaut des éléments non terminés. Vous avez également la possibilité de sauvegarder un élément en cliquant sur Annuler dans la vue de l’élément. Cliquez sur Oui pour confirmer votre intention de sauvegarder le message. Celui-ci est ensuite placé dans le dossier spécifié. Possession de ressources Les ressources sont des éléments planifiés pour les réunions ou à d’autres fins. Il peut s’agir de salles, de rétroprojecteurs, de véhicules, etc. L’administrateur du système définit une ressource en lui attribuant un nom d’identification et en l’affectant à un utilisateur. Lorsqu’une ressource est affectée à un utilisateur, celui-ci en est le propriétaire et dispose des droits de mandataire nécessaires pour recevoir les notifications de rendez-vous et pour accepter ou refuser ces rendez-vous. Les ressources peuvent être incluses dans une recherche de plages disponibles, tout comme les utilisateurs. Les ID de ressources sont saisis dans la zone Dest. Le propriétaire d’une ressource est chargé d’accepter et de refuser les rendez-vous relatifs à cette ressource. Pour ce faire, le propriétaire doit disposer de tous les droits d’accès à la ressource en tant que mandataire. Le propriétaire d’une ressource doit appartenir au même bureau de poste que la ressource. En tant que propriétaire d'une ressource, vous pouvez accepter ou refuser les requêtes relatives à cette ressource. Vous pouvez vous abonner aux notifications de façon à être averti de toutes les demandes relatives à votre ressource. 92 Possession de ressources Acceptation et refus de requêtes de ressources - 1 Dans la fenêtre principale ou dans l'agenda, cliquez sur 2 Cliquez sur votre ressource. 3 Si la ressource que vous possédez ne figure pas dans la liste locale Mandataire, cliquez sur Mandataire, entrez son nom dans la zone de texte Nom, puis cliquez sur OK. 4 Cliquez deux fois sur l’élément à refuser ou accepter. 5 Cliquez sur Opérations Accepter ou refuser. Astuces Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources à condition d’être le propriétaire de la ressource concernée et de disposer des droits d’accès en lecture et en écriture relatifs à cette ressource. Vous devez également faire partie du même bureau de poste. Réception d’une notification lorsqu’un utilisateur émet une requête de ressource - 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Confidentialité, puis cliquez sur l'onglet Notification. 2 Dans la zone de liste Notification, cliquez sur la ressource. 3 Assurez-vous que l’option S'abonner aux notifications est bien sélectionnée, puis cliquez sur OK. Astuces Si la ressource n’apparaît pas dans la zone de liste mentionnée à l’étape 2, cliquez sur Ajouter un utilisateur, cliquez deux fois sur la ressource dont vous êtes propriétaire, puis cliquez sur OK. Création d’une règle pour une ressource - En tant que propriétaire d'une ressource, vous avez tous les droits de mandataire sur celle-ci, y compris celui de créer des règles. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d’une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l’utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer bien d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Ainsi vous pouvez créer une règle qui refuse les requêtes relatives à une ressource dont l’utilisation est déjà planifiée. Reportez-vous à Création de règles dans Gestion de votre boîte aux lettres. 1 Dans le coin inférieur gauche de la fenêtre principale, ou dans le coin supérieur gauche de l’agenda, cliquez sur Possession de ressources 93 2 Cliquez sur votre ressource. 3 Si la ressource que vous possédez n’est pas répertoriée dans la liste locale Mandataire, cliquez sur Mandataire, entrez son nom dans la zone de texte Nom, puis cliquez sur OK. 4 Cliquez sur Outils Règles Nouveau. 5 Saisissez un nom à attribuer à la règle. 6 Cliquez sur Rendez-vous. Assurez-vous que tous les autres types d’éléments sont désélectionnés. 7 Cliquez sur la liste déroulante Conflits de rendez-vous, puis sur Non. 8 Cliquez sur Ajouter une opération Accepter, saisissez un commentaire si vous le souhaitez puis cliquez sur OK. La règle n’accepte les rendez-vous relatifs à la ressource que si cette dernière est disponible. 9 94 Possession de ressources Cliquez sur Sauvegarder Fermer. Utilisation du téléphone dans GroupWise Possession de ressources 95 Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur Utilisez Composer le numéro de l'expéditeur pour appeler l’expéditeur d’un élément. Lorsque vous sélectionnez cette option, Conversations est ouvert et compose le numéro de téléphone de l’expéditeur. - Appel adressé à l’expéditeur d’un élément 1 Sélectionnez Outils Composer le numéro de l'expéditeur. Conversations est ouvert, puis compose le numéro de téléphone. Astuces L’expéditeur doit disposer d’un numéro de téléphone pour que Conversations puisse l’appeler. Utilisation de Conversations Conversations vous permet de gérer vos communications téléphoniques directement à partir de votre bureau. Vous pouvez répondre aux appels, faire patienter vos interlocuteurs, utiliser le haut-parleur, organiser des conférences téléphoniques avec d’autres correspondants et effectuer bien d’autres tâches. Vous pouvez même rechercher et composer des numéros de téléphone directement dans Conversations. Conversations fait partie de l’environnement GroupWise. Il simplifie et valorise un grand nombre de fonctions du téléphone généralement disponibles, mais qui sont peu utilisées. Le Carnet d’adresses est très étroitement intégré dans Conversations pour permettre d’accéder facilement et rapidement aux informations concernant les utilisateurs stockées dans les carnets d’adresses personnels et professionnels. Conversations peut gérer vos communications téléphoniques via TAPI ou TSAPI. TAPI requiert un modem ou un fournisseur d’accès TAPI, ainsi que TAPI32.DLL sur les ordinateurs clients. Par défaut, TAPI32.DLL est installé en même temps que Windows®. TSAPI requiert l’installation de TSAPI TServer, CSTA32.DLL et de Novell® Client 32TM sur les ordinateurs clients. - Lancement de Conversations 96 1 Dans la fenêtre principale de GroupWise, cliquez sur Outils Conversations. Utilisation de Composer le numéro de l'expéditeur Appel adressé à une personne donnée - 1 Dans la zone Entrer le nom, saisissez les premiers caractères du nom de votre interlocuteur jusqu’à ce que ce nom apparaisse. 2 Choisissez Composer. Astuces Si le nom de votre interlocuteur n’est pas indiqué dans le Carnet d’adresses GroupWise, entrez son numéro de téléphone dans la zone Entrer le nº de téléphone. Pour composer l’un des dix derniers numéros de téléphone entrants ou sortants, sélectionnez Derniers appels, puis le numéro voulu. Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet d’adresses GroupWise, cliquez ici Mise en attente d’un appel - 1 Sélectionnez Mettre en attente. Astuces Pour reprendre une conversation, choisissez de nouveau cette option. Vous pouvez également cliquer sur le bouton représentant la conversation à réactiver, dans la barre des appels située dans la partie inférieure de la fenêtre de Conversations. Interruption de l’appel 1 Sélectionnez Raccrocher. Transfert d'un appel 1 Sélectionnez Transférer. 2 Dans la zone Entrer le nom, entrez les premiers caractères du nom de votre interlocuteur jusqu’à ce que le nom correct apparaisse. - - Utilisation de Conversations 97 3 Pour notifier le nouvel appel à la personne auquel vous le transférez, cliquez sur Composer, puis informez-la de cet appel. Choisissez ensuite Transférer. ou Pour transférer l’appel immédiatement, sélectionnez cette option. Astuces Si le nom de votre interlocuteur n’est pas indiqué dans le Carnet d’adresses GroupWise, entrez son numéro de téléphone dans la zone Entrer le nº de téléphone. Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet d’adresses GroupWise, cliquez ici - Composition d’un numéro récemment utilisé 1 Sélectionnez Derniers appels, puis le nom ou le numéro de téléphone. Astuces Les dix derniers appels entrants et sortants apparaissent dans la liste Derniers appels. - Participation à une conférence téléphonique 1 Si une conversation active ou un correspondant est en attente, cliquez sur Conférence. 2 Dans la zone Entrer le nom, entrez les premiers caractères du nom de la personne avec laquelle vous désirez établir une conférence téléphonique jusqu’à ce que le nom correct apparaisse. 3 Choisissez Composer. Astuces Pour rechercher un nom et un numéro de téléphone dans le Carnet d’adresses GroupWise, cliquez ici - Fusion de conversations 98 Utilisez Fusionner pour connecter deux conversations. Par exemple, si vous parlez à un correspondant tout en en mettant un autre en attente et que vous réalisez que vous devez tous trois participer à la même conversation, il suffit de fusionner les appels au lieu d’en interrompre un et de rappeler le correspondant dans le cadre d’une conférence téléphonique. Si plusieurs conversations sont en cours, Conversations vous permet de choisir celles que vous souhaitez fusionner. Pour ajouter un nouveau correspondant à une conversation, sélectionnez Conférence. Utilisation de Conversations 1 Indication de votre lieu d’appel Si vous avez mis un correspondant en attente et que vous entretenez une conversation, cliquez sur Fusionner. - Utilisez Informations sur la destination pour indiquer à Conversations le mode de fonctionnement de votre système téléphonique, de façon à ce qu’il compose correctement les numéros de téléphone. Vous pouvez définir des systèmes téléphoniques, des plages de numéros de postes, des méthodes d’accès et des codes postaux par défaut. Vous pouvez créer plusieurs paramètres d’adresse et choisir celui qui correspond à votre lieu de travail. Sélection d’un paramètre d’adresse 1 Cliquez sur Editer Destinations. 2 Dans la liste déroulante Destination, choisissez un lieu. Création d’un paramètre d’adresse 1 Cliquez sur Editer Destinations. 2 Spécifiez les options à appliquer à ce lieu. 3 Sélectionnez Nouveau. 4 Entrez le nom du nouveau paramètre, puis cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez créer autant de paramètres d’adresse que vous voulez et les utiliser où que vous alliez. Utilisation de Conversations 99 Utilisation de GroupWise lors de déplacements 100 Utilisation de Conversations Utilisation de GroupWise Remote : présentation GroupWise® Remote vous permet, entre autres, d'ouvrir votre boîte aux lettres, ainsi que d'envoyer et de recevoir des messages pendant votre absence du bureau. Pour exécuter GroupWise Remote, vous devez disposer d'une boîte aux lettres principale dans un système GroupWise connecté en réseau. Boîte aux lettres principale et boîte aux lettres Remote Pour utiliser GroupWise lors de vos déplacements, vous devez utiliser, dans le système GroupWise principal, une boîte aux lettres GroupWise existante, appelée « boîte aux lettres principale ». Vous récupérez une copie de cette boîte aux lettres principale sur votre ordinateur portatif ou personnel. Cette copie est appelée « boîte aux lettres Remote ». Remote échange des éléments et des informations entre votre boîte aux lettres principale et la boîte aux lettres installée sur votre ordinateur à distance. Lorsque vous utilisez GroupWise au bureau, la boîte aux lettres que vous ouvrez est la boîte aux lettres principale. Lorsque vous utilisez GroupWise au cours de vos déplacements, la boîte aux lettres que vous ouvrez est la boîte aux lettres Remote. Lorsque vous envoyez un élément de la boîte aux lettres Remote, Remote l'expédie au système GroupWise principal à votre prochaine connexion. Ensuite, GroupWise distribue l'élément aux destinataires. Lorsqu'un utilisateur du système GroupWise principal vous envoie un élément, ce dernier est distribué dans votre boîte aux lettres principale. Utilisez ensuite Remote pour récupérer cet élément dans votre boîte aux lettres Remote. Envoi et récupération d'éléments Chaque fois que vous exécutez une action, par exemple expédier un message électronique, nécessitant l’envoi d’informations vers votre boîte aux lettres principale, Remote crée une requête. Par exemple, des requêtes sont définies chaque fois que vous effectuez l'une des opérations suivantes : envoi ou retransmission d'un élément, ou réponse à cet élément ; création d'un élément, d'un dossier, d'un groupe ou d'une règle personnels ; ◆ ouverture, suppression, retrait ou restitution d'un élément, ou vidage de la Corbeille ; ◆ demande de téléchargement d'éléments, de dossiers, etc. depuis votre boîte aux lettres principale ; ◆ déplacement d'un élément dans ou à partir d'un dossier ; ◆ modification, activation ou désactivation d'une règle ; ◆ suppression d'un dossier ou d'une règle. Toutes les requêtes sont répertoriées dans la boîte de dialogue Requêtes vers la boîte aux lettres principale en attente. Lorsque vous vous connectez au système GroupWise, ces requêtes sont envoyées vers votre boîte aux lettres principale. Par exemple, si vous demandez tous les messages non ouverts, cette requête de récupération est expédiée vers votre boîte aux lettres principale. Cette dernière Utilisation de GroupWise Remote : présentation 101 ◆ ◆ regroupe les éléments que vous avez demandés, puis GroupWise les récupère dans votre boîte aux lettres Remote. Types de connexions Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale, vous devez vous connecter au système GroupWise via une connexion modem, réseau ou TCP/IP. Au cours de vos déplacements, vous utiliserez très probablement Remote sur un ordinateur n'ayant pas accès au réseau. Dans ce cas, vous pouvez avoir recours à une connexion TCP/IP ou modem pour vous connecter au système GroupWise principal. Les connexions modem sont établies via une passerelle avec le système GroupWise. Les connexions TCP/IP au système GroupWise principal utilisent une adresse et un port IP uniques. Vous pouvez aussi exécuter Remote au bureau et vous connecter au système GroupWise principal via une connexion TCP/IP ou l'assignation d'unités réseau. Ces connexions sont utiles pour télécharger des quantités importantes d'informations, par exemple le Carnet d'adresses de votre système. - Utilisation des fonctions de GroupWise dans Remote Vous pouvez utiliser GroupWise au cours de vos déplacements après avoir installé votre boîte aux lettres Remote sur votre ordinateur portatif ou de bureau. Lors de l'utilisation des fonctions classiques de GroupWise, énoncées ci-après, dans votre boîte aux lettres Remote, les actions sont sauvegardées en tant que requêtes. La prochaine fois que vous vous connecterez au système GroupWise principal, ces requêtes seront traitées dans votre boîte aux lettres principale. ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ Lecture, modification ou suppression d'un élément ; Réponse à un élément ; Retransmission, délégation ou nouvel envoi d'un élément ; Déplacement ou liaison d'un élément ; Acceptation, refus ou exécution d'un élément ; Vidage de la Corbeille; Création de dossiers ou déplacement d'éléments dans des dossiers ; Création ou modification de règles ; Création ou modification de carnets d'adresses personnels. D'autres fonctions classiques de GroupWise demeurent spécifiques à la configuration de votre boîte aux lettres Remote ; elles ne sont jamais envoyées vers votre boîte aux lettres principale ni récupérées dans cette dernière. ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ 102 Définition d'options ; Création, suppression ou sauvegarde de vues ; Définition d'alarmes ; Impression ; Filtrage ou tri d'éléments ; Correction orthographique. Utilisation de GroupWise Remote : présentation Les fonctions de GroupWise suivantes ne sont pas disponibles dans votre boîte aux lettres Remote, car elles ne peuvent pas être utilisées dans un emplacement à distance. ◆ ◆ ◆ Liste d'accès ; Archivage ; Mandataire. Utilisation de l'arrimage intelligent GroupWise traite automatiquement les requêtes Remote en attente lorsque vous l'exécutez sur votre station d'accueil, une fois de retour au bureau. Par exemple, vous pouvez avoir envoyé un élément pendant votre absence sans être connecté au système GroupWise principal pour traiter cette requête. Lorsque vous exécutez GroupWise à votre retour, vous êtes invité à traiter les requêtes en attente. Cliquez sur Requêtes pour visualiser les requêtes à traiter. Vérification de l'utilisation de la boîte aux lettres Remote La boîte aux lettres Remote et la boîte aux lettres principale sont quasiment identiques. Cependant, vous pouvez consulter la barre de menus pour savoir laquelle vous utilisez. Si cette barre comprend le menu A distance, vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote. - - Le menu Remote n’apparaît que lorsque vous utilisez votre boîte aux lettres à distance. Préparation de l'utilisation de Remote Avant votre départ du bureau, vous devez utiliser En Route pour installer et mettre à jour votre boîte aux lettres Remote. Si vous exécutez GroupWise sur une station d'accueil, faites appel à En route pour créer votre boîte aux lettres Remote sur la même machine. En outre, vous pouvez utiliser En route pour créer sur une disquette les fichiers qui permettront d'installer votre boîte aux lettres Remote sur un ordinateur portatif ou non connecté au réseau, par exemple votre ordinateur personnel. Lorsque vous utilisez En route pour la première fois, il exécute les actions suivantes : ◆ Il vous invite à assigner un mot de passe à votre boîte aux lettres principale, si vous ne l'avez pas encore fait. Préparation de l'utilisation de Remote 103 ◆ Il installe et configure la boîte aux lettres Remote sur votre station d'accueil connectée au réseau avec le système GroupWise principal, ou copie les fichiers d'installation sur une disquette de façon à ce que vous puissiez configurer un ordinateur n'accédant pas directement au réseau. ◆ Il établit une connexion réseau (directe) si vous êtes connecté au bureau de poste via l'assignation d'unités, ou bien une connexion TCP/IP si vous exécutez GroupWise en mode client/serveur. ◆ Il établit des connexions modem pour toutes les passerelles asynchrones détectées dans le système GroupWise principal. Utilisez En route pour mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avec des messages, des règles, des carnets d'adresses et des documents de votre boîte aux lettres principale. Mettre à jour votre boîte aux lettres Remote avant de quitter le bureau est un gain de temps et d'argent ; c'est aussi pour vous la garantie de disposer des informations nécessaires. Au cours de vos déplacements, utilisez Envoyer/Récupérer pour récupérer les éléments de la boîte aux lettres principale. - Installation de la boîte aux lettres Remote 104 1 Exécutez GroupWise au bureau, puis sélectionnez Outils En route. 2 Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres, puis cliquez sur OK. 3 Si une boîte aux lettres Remote a été installée précédemment et que vous souhaitez créer d'autres disquettes d'installation, choisissez Arrière Arrière. Préparation de l'utilisation de Remote 4 Pour créer votre boîte aux lettres Remote sur la station d'accueil actuellement connectée au réseau avec le système GroupWise principal, sélectionnez Ce poste Suivant. ou Pour copier des fichiers d'installation sur une disquette de manière à pouvoir installer votre boîte aux lettres Remote sur un ordinateur non connecté au réseau (tel que votre ordinateur personnel), cliquez sur Un autre poste Suivant. Une disquette doit être prête. Une fois votre disquette d'installation créée, passez à l'étape 6. Si vous cliquez sur Ce poste et que vous n'avez pas installé GroupWise sur votre station d'accueil, vous êtes invité à l'installer. Pour utiliser GroupWise lors de vos déplacements, cliquez sur Oui pour l'installer sur l'ordinateur que vous utilisez à ces occasions. Mise à jour de la boîte aux lettres Remote 5 Saisissez le chemin d'accès de votre boîte aux lettres Remote et sélectionnez Suivant. 6 Cliquez sur les éléments à copier dans votre boîte aux lettres Remote, puis choisissez Terminer. 7 Si vous installez cette boîte aux lettres Remote sur un autre ordinateur, En route crée une disquette d'installation. Insérez-la dans l'unité de l'ordinateur, puis exécutez le fichier SETUP.EXE. Assurez-vous que GroupWise est installé sur cet ordinateur. Après l'installation de votre boîte aux lettres Remote, vous pouvez envoyer des éléments et les informations contenues dans le Carnet d'adresses vers votre boîte aux lettres principale, ou les récupérer dans cette dernière. 1 Si vous exécutez GroupWise au bureau sur un ordinateur connecté au réseau ou utilisant une connexion TCP/IP, sélectionnez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. ou Si vous exécutez GroupWise lors de vos déplacements, choisissez A distance Envoyer/Récupérer pour récupérer les éléments de votre boîte aux lettres principale via une connexion modem ou TCP/IP. - Préparation de l'utilisation de Remote 105 2 Pour récupérer des messages, veillez à sélectionner Eléments. Choisissez ensuite Avancé, puis des options disponibles dans les onglets Eléments, Plage de dates, Limites de taille et Dossiers. Cliquez enfin sur OK. 3 Pour récupérer des règles, sélectionnez Règles. 4 Pour récupérer des adresses du Carnet d'adresses système, cliquez sur Carnet d'adresses système Filtre. Indiquez ensuite les adresses à récupérer, puis cliquez sur OK. 5 Pour récupérer vos carnets d'adresses personnels, choisissez Carnet d'adresses personnel. 6 Pour récupérer des copies de documents de votre boîte aux lettres principale, cochez la case Documents, puis cliquez sur l'option du même nom. Sélectionnez ensuite vos documents et marquez ceux qui sont applicables comme étant « En cours d'utilisation ». Cliquez enfin sur OK. Si vous marquez un document comme étant « En cours d'utilisation », les autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier. Si vous n'envisagez pas de modifier un document, ne le marquez pas comme étant « En cours d'utilisation ». Lorsque vous fermez un document marqué comme tel, vous êtes invité à l'envoyer vers la bibliothèque principale et à le marquer comme étant « Disponible ». Si vous n'en avez plus besoin, choisissez Oui. En outre, pour supprimer l'état « En cours d'utilisation » attribué à un document, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de la souris dans votre boîte aux lettres, puis sélectionner Redéfinir l'état du document. 7 - Spécification des options à distance Choisissez Terminer. Lorsque vous utilisez En route pour installer votre boîte aux lettres Remote, les informations relatives à la connexion, au modem, à l'utilisateur et au système sont définies dans Options Remote. Si elles sont modifiées ou si vous souhaitez définir d'autres connexions, entrez les nouvelles informations dans Options Remote. Le Carnet d'adresses système contient les informations concernant votre ID utilisateur, le domaine et le bureau de poste. Pour obtenir de l'aide sur l'affichage de ces informations, contactez l'administrateur de votre système. Si vous restez longtemps dans un pays dont le fuseau horaire est différent de celui dans lequel vous vous trouvez habituellement, vous pouvez modifier ce fuseau horaire dans Windows® et le paramétrer sur l'heure locale. Options Remote vous permet d'accéder à la boîte de dialogue Propriétés pour Date/Heure de Windows pour modifier les paramètres de votre fuseau horaire. Spécification des paramètres du fuseau horaire Les éléments de votre agenda sont planifiés en fonction des paramètres du fuseau horaire définis dans la boîte de dialogue Propriétés, à laquelle vous pouvez accéder dans Options Remote. Si vous utilisez GroupWise dans un fuseau horaire différent, 106 Préparation de l'utilisation de Remote vous pouvez utiliser ce nouveau paramètre de façon à ce que le décalage horaire soit répercuté dans les éléments planifiés. En général, si vous vous absentez du bureau pendant plusieurs jours, vous utilisez les informations contenues dans votre agenda pour planifier des rendez-vous et y assister. Vous devez donc utiliser le fuseau horaire local. Cependant, si vous vous absentez du bureau pour une courte période (par exemple, un jour), vous utiliserez probablement le même fuseau horaire que le système GroupWise principal. IMPORTANT : si vous modifiez les paramètres du fuseau horaire, veillez à paramétrer l'horloge de votre ordinateur sur le nouveau fuseau horaire. Pour de plus amples informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Propriétés pour Date/Heure, reportez-vous à la documentation Windows. 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Heure, puis le fuseau horaire en cours. Cliquez ensuite sur OK. Vous pouvez sélectionner le fuseau horaire en cours sur la carte ou dans la liste déroulante. 3 Paramétrez l'horloge de votre ordinateur sur le nouveau fuseau horaire. Astuces Pour de plus amples informations sur l'utilisation de la boîte de dialogue Propriétés pour Date/Heure, reportez-vous à la documentation Windows. Spécification des informations relatives à l'utilisateur et au système pour la boîte aux lettres Remote 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Dans la zone Nom complet, entrez votre prénom et votre nom. Ces informations apparaissent dans la zone Exp. de l'élément que vous envoyez à une personne. Elles servent également de nom à votre dossier utilisateur. 3 Indiquez votre ID utilisateur GroupWise. 4 Sélectionnez Mot de passe, puis entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale. Saisissez-le de nouveau et cliquez sur OK. Vous devez assigner un mot de passe à votre boîte aux lettres principale avant d'utiliser Remote. 5 Entrez le nom du domaine de votre boîte aux lettres principale. 6 Entrez le nom du bureau de poste de votre boîte aux lettres principale. Préparation de l'utilisation de Remote 107 Astuces Si vous n'avez pas assigné de mot de passe à votre boîte aux lettres principale, faites-le dans Options d'accès lorsque vous exécutez GroupWise au bureau. Vous ne pouvez pas utiliser A distance pour affecter un mot de passe à cette boîte aux lettres principale ou le modifier. Pour définir un mot de passe uniquement pour votre boîte aux lettres Remote, exécutez GroupWise depuis cette boîte aux lettres. Sélectionnez Outils Options. Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis entrez le mot de passe. Saisissez-le de nouveau et cliquez sur OK. Envoi et récupération d'éléments dans Remote Utilisez Envoyer/Récupérer pour échanger des éléments et des informations entre votre boîte aux lettres principale et votre boîte aux lettres Remote. Lorsque vous vous connectez au système GroupWise principal, les éléments que vous avez envoyés à partir de votre boîte aux lettres Remote sont distribués aux destinataires. Remote expédie également une requête à votre boîte aux lettres principale pour récupérer vos éléments, par exemple vos messages. Le système GroupWise principal traite cette requête, puis envoie les éléments à votre boîte aux lettres Remote, en définissant une taille en tenant compte des critères entrés dans la boîte de dialogue Options de récupération. Outre des messages, vous pouvez récupérer des rendez-vous, des tâches, des notes, des règles, des documents et des carnets d'adresses. - Envoi de messages depuis votre boîte aux lettres Remote 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Dans la zone de texte Dest., indiquez le nom des destinataires. . Vous pouvez également utiliser le carnet d'adresses pour sélectionner leur nom. 108 Envoi et récupération d'éléments dans Remote 3 Entrez l'objet et le message, puis cliquez sur Envoyer. Remote ajoute le message à la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez à votre système GroupWise principal, tous les éléments de cette liste sont envoyés. Pour de plus amples informations, reportez-vous à Visualisation des requêtes en attente, plus loin dans cette section. 4 Pour envoyer ce message et les autres requêtes en attente, cliquez sur A distance Envoyer/Récupérer. 5 Pour indiquer l'origine de l'envoi, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à distance. 6 Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale, cliquez sur la liste déroulante Connexion vers, puis choisissez la connexion modem, réseau ou TCP/IP à votre boîte aux lettres principale. Cliquez ensuite sur OK. 7 Sélectionnez Connecter. Astuces Outre des messages, vous pouvez envoyer d'autres éléments, à savoir des rendez-vous, des notes, etc. Visualisation des requêtes en attente - Chaque fois que vous exécutez une action nécessitant l’envoi d’informations de votre boîte aux lettres à distance à votre boîte aux lettres principale, Remote crée une requête qui est ajoutée à la liste Requêtes en attente. Lorsque vous vous connectez au système GroupWise principal, toutes les requêtes sont envoyées à votre boîte aux lettres principale. Utilisez Requêtes en attente pour rechercher les requêtes en attente. 1 Sélectionnez A distance Requêtes en attente. Envoi et récupération d'éléments dans Remote 109 Astuces Pour qu'une requête ne soit pas traitée, cliquez dessus, puis choisissez Supprimer. Vous ne pouvez supprimer que les requêtes n'ayant pas été envoyées au système GroupWise principal et auxquelles l'état « En attente pour l'envoi » a été attribué. Si vous avez déjà envoyé une requête au système GroupWise principal, vous ne pouvez pas l'annuler. - Récupération d'éléments dans la boîte aux lettres principale 110 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer Avancé. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite Avancé. 2 Pour indiquer les éléments à récupérer, choisissez les options appropriées dans les onglets Eléments, Plage de dates, Limites de taille et Dossiers. Cliquez ensuite sur OK. 3 Pour récupérer des éléments donnés, sélectionnez Filtre, puis spécifiez vos critères de récupération. Cliquez ensuite sur OK. 4 Pour indiquer le lieu de l'appel, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à distance. 5 Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale, cliquez sur la liste déroulante Connexion vers, puis choisissez la connexion modem, TCP/IP ou réseau à votre boîte aux lettres principale. Cliquez ensuite sur OK. 6 Sélectionnez Connecter. Envoi et récupération d'éléments dans Remote Astuces Par défaut, GroupWise transfère toutes les références de documents de votre boîte aux lettres principale vers votre boîte aux lettres Remote. Si vous n'avez pas besoin de ces références, cliquez sur la liste déroulante Documents, puis sélectionnez Aucun(e). Récupération de documents dans la boîte aux lettres Remote 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer. Cochez ensuite la case Documents, puis choisissez l'option du même nom. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Cochez ensuite la case Documents, puis sélectionnez l'option du même nom. 2 Cliquez sur les documents souhaités dans la zone de liste supérieure. 3 Au fur et à mesure que les documents sélectionnés apparaissent dans la zone de liste inférieure, cliquez sur ceux que vous désirez modifier et marquer comme étant « En cours d'utilisation ». Cliquez ensuite sur OK. Envoi et récupération d'éléments dans Remote 111 Astuces Marquez un document comme étant « En cours d'utilisation » si vous ne souhaitez pas que les autres utilisateurs le modifient. Pour retirer l'état, cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à envoyer le document à la bibliothèque principale et à le marquer comme étant « Disponible ». - Limitation des éléments à récupérer Si un document est supprimé de la bibliothèque principale lorsque vous utilisez Remote, il sera également supprimé de votre boîte aux lettres Remote lorsque vous vous connecterez au système GroupWise principal. Vous pouvez définir une taille maximale pour les éléments récupérés dans votre boîte aux lettres principale pour gagner du temps et libérer de l'espace disque. Vous avez la possibilité de récupérer des éléments d'une taille ou d'un dossier donnés. En outre, vous pouvez ne récupérer que leur en-tête de façon à pouvoir avoir des informations sur un élément avant de le récupérer dans son intégralité. Récupération d'éléments d'une taille donnée uniquement 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer Avancé. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite Avancé. 112 2 Choisissez l'onglet Limites de taille. 3 Cliquez sur Contenu conformément à ces limites. 4 Indiquez la taille maximale (exprimée en kilo-octets), du texte, des pièces jointes et des champs d'adressage des messages. Envoi et récupération d'éléments dans Remote Astuces Si vous récupérez un élément plus grand, la partie excédant la taille maximale n'est pas récupérée. Par exemple, si une pièce jointe dépasse la taille maximale, seuls le texte et les informations contenues dans les champs d'adressage du message sont récupérés. Récupération de l'en l'en-tête -tête des éléments uniquement 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer Avancé. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite Avancé. 2 Choisissez l'onglet Limites de taille, puis sélectionnez En-têtes uniquement. Cliquez ensuite sur OK. Récupération d'éléments dans des dossiers donnés 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer Avancé. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. Sélectionnez ensuite Avancé. 2 Choisissez l'onglet Dossiers, puis les dossiers. Cliquez ensuite sur OK. Un dossier sélectionné est marqué d'une coche. Pour choisir des éléments dans tous les dossiers, ne sélectionnez pas ces derniers. Récupération des éléments sélectionnés - Si vous utilisez les options En-têtes uniquement et Contenu conformément à ces limites pour récupérer des éléments de votre boîte aux lettres principale, vous pouvez analyser les éléments récupérés et choisir ceux à récupérer intégralement. Utilisez Récupérer les éléments sélectionnés pour récupérer la partie restante d'un élément sélectionné, à savoir la totalité du message et les pièces jointes, quels que soient la taille et les critères de filtrage précédents. 1 Sélectionnez les éléments dans votre boîte aux lettres Remote. 2 Cliquez sur A distance Récupérer les éléments sélectionnés. Envoi et récupération d'éléments dans Remote 113 3 Pour vous connecter immédiatement à votre boîte aux lettres principale, cliquez sur Connexion immédiate. ou Pour créer la requête sans l'envoyer, choisissez Connexion ultérieure. Ainsi, vous pouvez attendre de disposer de plusieurs requêtes et ne vous connecter qu'ultérieurement. Astuces Pour récupérer un élément, vous pouvez également cliquer dessus avec le bouton droit de la souris, puis sélectionner Récupérer les éléments sélectionnés. - Récupération d'un carnet d'adresses personnel 1 Si vous êtes absent de votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote, sélectionnez A distance Envoyer/Récupérer. ou Si vous êtes à votre bureau et que vous exécutez GroupWise depuis votre boîte aux lettres principale, choisissez Outils En route. Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres principale, puis cliquez sur OK. 2 Sélectionnez Carnet d'adresses personnel Connecter. Astuces Lorsque vous êtes au bureau, il est recommandé de récupérer un carnet d'adresses via une connexion réseau ou TCP/IP, car la récupération peut prendre du temps. - Recherche de plages disponibles dans Remote 114 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur Envoi et récupération d'éléments dans Remote . 2 Pour sélectionner les participants à une réunion et les ressources nécessaires, cliquez sur Adresse. Si vous saisissez plusieurs ID utilisateur et de ressource dans la zone Dest., appuyez sur Entrée entre les différentes entrées. 3 Pour choisir le premier jour éventuel de la réunion, cliquez sur Sélectionnez ensuite une date. 4 Cliquez sur Occupé ? 5 Pour vous connecter immédiatement au système GroupWise principal et rechercher les heures disponibles, sélectionnez Connexion immédiate. ou Pour rechercher ultérieurement les heures disponibles, choisissez Connexion ultérieure. Si vous cliquez sur Connexion ultérieure, une requête de recherche de plages disponibles est créée sans être envoyée au système GroupWise principal. Vous pouvez sauvegarder votre rendez-vous en tant qu'élément brouillon dans le dossier Travail en cours, jusqu'à ce que vous soyez prêt à l'ouvrir. Lorsque vous êtes enfin prêt à vérifier les heures de rendez-vous, cliquez sur Occupé ? Mise à jour immédiate. 6 Quand la fenêtre Choix de l'heure de rendez-vous apparaît, sélectionnez Sélection automatique pour choisir la première heure de la réunion disponible. Cliquez sur Sélection automatique jusqu'à ce que l'heure disponible la plus appropriée soit affichée. Cliquez ensuite sur OK. ou Au lieu d'utiliser Sélection automatique, sélectionnez l'onglet Plages horaires disponibles, puis choisissez une heure disponible. Cliquez ensuite sur OK. 7 Complétez le rendez-vous et cliquez sur Envoyer. . Envoi et récupération d'éléments dans Remote 115 Astuces Si vous vous êtes déconnecté avant que les informations de planification soient retournées à la suite d'une recherche de plages disponibles, et que vous cliquez de nouveau sur Occupé ?, vous pouvez mettre à jour les informations issues de la requête de recherche de plages disponibles d'origine. - Filtrage du Carnet d'adresses système pour la boîte aux lettres Remote Pour supprimer, après la recherche, un utilisateur ou une ressource de la liste Convier à la réunion, sélectionnez l'onglet Plages horaires disponibles, puis choisissez l'utilisateur ou la ressource. Appuyez ensuite sur la touche Suppr. Pour indiquer le lieu de l'appel, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la liste déroulante Connexion depuis. Choisissez ensuite l'emplacement à distance. Cliquez enfin sur OK. Pour sélectionner une connexion à votre boîte aux lettres principale, sélectionnez Configurer, puis cliquez sur la liste déroulante Connexion vers. Choisissez ensuite la connexion modem, TCP/IP ou réseau à votre boîte aux lettres principale. Cliquez enfin sur OK. Le Carnet d'adresses système est généralement volumineux, car il contient les informations relatives à l'intégralité de votre organisation. Si, lorsque vous exécutez GroupWise lors de vos déplacements, vous n'avez pas besoin de toutes ces informations, utilisez Filtre du Carnet d'adresses système pour ne récupérer dans le système GroupWise que l'adresse des utilisateurs et des ressources, et les groupes publics nécessaires. Par exemple, l'instruction de filtrage Service [] Marketing indique à GroupWise de récupérer toutes les adresses de la colonne Service du carnet d'adresses qui comportent l'occurrence « Marketing ». Ainsi, vous pouvez contacter l'un des membres du service Marketing au cours de vos déplacements. 116 1 Avant votre départ du bureau, sélectionnez Outils En route. 2 Entrez le mot de passe de votre boîte aux lettres, si le système vous le demande. Cliquez ensuite sur OK. 3 Choisissez Carnet d'adresses système Filtre. Envoi et récupération d'éléments dans Remote 4 Dans la première liste déroulante, cliquez sur une colonne du carnet d'adresses. Par exemple, sélectionnez Service pour rechercher les adresses d'un service donné. 5 Cliquez sur la liste locale des opérateurs, puis choisissez-en un. Entrez vos critères de recherche dans la zone de texte ou cliquez sur une valeur, si certaines sont proposées. Par exemple, sélectionnez [], puis saisissez « Comptabilité » pour rechercher les adresses du service Comptabilité. Vos critères de recherche, tels que le nom d’une personne ou un objet, peuvent comporter des caractères génériques, par exemple un astérisque (*) ou un point d'interrogation (?). Le filtre ne distingue pas les majuscules des minuscules. 6 Pour ajouter d'autres conditions de filtrage, cliquez sur la dernière liste déroulante, puis choisissez Et. 7 Une fois toutes les conditions de filtrage indiquées, cliquez sur OK. 8 Lors de la création du filtre, lisez le texte commençant par « Inclure les entrées où... », qui résume le mode de fonctionnement de ce filtre. Astuces Pour filtrer le Carnet d'adresses système lorsque vous n'êtes pas au bureau, cliquez sur A distance Envoyer/Récupérer, puis suivez les étapes 3 à 7. Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres Remote Pour de plus amples informations sur les opérateurs, reportez-vous à Filtrage dans la section Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres. - Utilisez Supprimer et Vider la corbeille pour supprimer des éléments de votre boîte aux lettres et libérer de l'espace disque. Si vous avez envoyé un élément contenant des informations non mises à jour ou erronées, ou si vous devez replanifier un rendez-vous, utilisez Supprimer pour retirer cet élément obsolète de la boîte aux lettres des destinataires. Vous pouvez retirer des messages électroniques et téléphoniques, si ces derniers ne les ont pas ouverts. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches à tout moment. La prochaine fois que vous vous connecterez au système GroupWise principal, les modifications effectuées dans votre boîte aux lettres principale et dans votre boîte aux lettres Remote seront synchronisées automatiquement. 1 Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres. 2 Sélectionnez Editer Supprimer. 3 Si vous supprimez un élément sortant, choisissez l'une des options disponibles. Envoi et récupération d'éléments dans Remote 117 4 Pour libérer de l'espace disque, cliquez sur Editer Vider la corbeille. Tous les éléments supprimés de votre boîte aux lettres Remote le sont définitivement. 5 Pour synchroniser votre boîte aux lettres principale et votre boîte aux lettres Remote, connectez-vous à votre système GroupWise principal. Astuces Vous pouvez gagner du temps si vous attendez d'avoir plusieurs requêtes d'envoi et de récupération avant de vous connecter à votre boîte aux lettres principale. Configuration des connexions à distance Pour ouvrir votre boîte aux lettres principale afin d’envoyer ou de récupérer des informations, vous devez vous connecter au système GroupWise principal via une connexion modem, réseau ou TCP/IP. Lorsque vous utilisez En route pour installer votre boîte aux lettres Remote, GroupWise établit les connexions appropriées selon le mode d'exécution de GroupWise en cours. Par exemple, si vous assignez une unité pour vous connecter à votre bureau de poste GroupWise, GroupWise établit une connexion réseau et les connexions modem pour toutes les passerelles asynchrones détectées dans le système GroupWise principal. Si vous exécutez GroupWise en mode client/serveur, GroupWise établit une connexion TCP/IP au lieu d'une connexion réseau. Vous pouvez établir de nouvelles connexions, et modifier ou supprimer des connexions existantes. Pour établir une autre connexion, vous pouvez copier une connexion existante, puis modifier les paramètres dupliqués sans redéfinir chacun d'eux. Connexions modem Dans la plupart des cas, lorsque vous êtes en déplacement, vous utiliserez un modem pour vous connecter au système GroupWise principal via une passerelle. 118 Configuration des connexions à distance Le modem utilise les informations indiquées dans la boîte de dialogue Configuration de la connexion pour se connecter à votre boîte aux lettres principale. Une connexion modem est similaire à un appel téléphonique. Vous devez utiliser le numéro de téléphone du système GroupWise principal figurant dans les informations relatives à la connexion. Ces informations comprennent l'ID et le mot de passe de la passerelle à laquelle vous vous connectez. Comme pour les appels téléphoniques, les indicatifs peuvent varier si vous vous connectez depuis un autre endroit. Par exemple, si vous logez à l'hôtel, vous devez en général composer le 0 pour accéder à une ligne externe. Si vous êtes chez vous, vous ne devez pas utiliser cet indicatif. Il est nécessaire que vous définissiez les caractéristiques d'appel de chaque emplacement à distance. Utilisez ensuite l'option Se connecter depuis de la boîte de dialogue Configuration de la connexion pour sélectionner un emplacement à distance, lorsque vous vous connectez à votre boîte aux lettres principale. Pour de plus amples informations sur la définition des caractéristiques d'appel de chaque emplacement à distance, reportez-vous à la documentation Windows. Connexions TCP/IP Les connexions TCP/IP au système GroupWise principal utilisent une adresse et un port IP. Si vous utilisez un fournisseur Internet durant votre absence du bureau, vous pouvez réduire vos frais de téléphone en utilisant une connexion TCP/IP. En outre, vous n’avez pas besoin d’interrompre une connexion Internet et de raccrocher le téléphone pour vous connecter au système GroupWise principal via une connexion Configuration des connexions à distance 119 modem. Vous pouvez utiliser la même connexion Internet pour vous connecter au système GroupWise principal. Si vous êtes connecté à votre boîte aux lettres principale en mode client/serveur et que vous utilisez En route pour installer votre boîte aux lettres Remote, GroupWise localise l'adresse et le port IP, qu'il utilise pour établir une connexion TCP/IP. Si vous devez utiliser ces informations, contactez l'administrateur de votre système. Connexions réseau Au bureau, vous pouvez exécuter GroupWise depuis votre boîte aux lettres Remote et vous connecter au système GroupWise principal via le réseau. Une connexion réseau est utile pour récupérer des quantités importantes d'informations, par exemple le Carnet d'adresses de votre système, car elle permet de transférer ces informations plus rapidement qu'une connexion modem et de réduire vos frais de téléphone. - Création d'une connexion TCP/IP 120 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau. 3 Cliquez sur TCP/IP OK. Configuration des connexions à distance 4 Entrez un nom descriptif pour la connexion TCP/IP. 5 Saisissez l'adresse et le port IP fournis par l'administrateur de votre système. Dans la zone Adresse IP, vous pouvez également indiquer le nom d'hôte DNS. Pour ce faire, contactez l'administrateur de votre système. 6 Cliquez sur une méthode de déconnexion, puis sur OK. Sélectionnez ensuite Fermer. Astuces Vous pouvez également cliquer sur A distance Envoyer/Récupérer Configurer pour établir une connexion TCP/IP. Création d'une connexion réseau - 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau. 3 Cliquez sur Réseau OK. 4 Entrez un nom descriptif pour la connexion réseau. 5 Saisissez le chemin d'accès au répertoire d'un bureau de poste du système GroupWise principal. Contactez l'administrateur de votre système pour obtenir le chemin d'accès de votre bureau de poste. Vous pouvez aussi vous connecter à n'importe quel bureau de poste du système GroupWise principal pour ouvrir votre boîte aux lettres principale. Vous n'avez pas à vous connecter au bureau de poste dans lequel elle réside. 6 Cliquez sur une méthode de déconnexion, puis sur OK. Sélectionnez ensuite Fermer. Configuration des connexions à distance 121 - Création d'une connexion modem 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à Nouveau. 3 Veillez à sélectionner Modem, puis cliquez sur OK. 4 Dans la zone Nom de la connexion, entrez une description. En ce qui concerne les étapes 5, 6 et 7, contactez l'administrateur de votre système pour obtenir le numéro de téléphone, l'ID de login et le mot de passe de votre passerelle. 5 Saisissez le numéro de téléphone de la passerelle que vous utilisez pour vous connecter au système GroupWise principal. 6 Indiquez l'ID de login de la passerelle. 7 Choisissez Mot de passe, puis entrez le mot de passe de la passerelle. Cliquez sur OK, puis entrez de nouveau le mot de passe. Cliquez sur OK une nouvelle fois. 8 Si votre modem requiert un script, sélectionnez Editer le script. 9 Indiquez les commandes A la réception et Répondre avec requises. 10 Pour sauvegarder le script sans modifier son nom, cliquez sur Sauvegarder. ou Pour sauvegarder le script sous un autre nom, choisissez Sauvegarder sous. 122 Configuration des connexions à distance 11 Sélectionnez une méthode de déconnexion. 12 Cliquez sur Tentatives, puis indiquez la fréquence de rappel si la ligne est occupée. 13 Choisissez Intervalle de réessai, puis spécifiez l'intervalle séparant chaque tentative de rappel. 14 Cliquez sur OK Fermer. Astuces Si votre modem requiert un script pour ouvrir votre boîte aux lettres principale, contactez l'administrateur de votre système. Pour récupérer un fichier script, cliquez sur Ouvrir. Copie d'une connexion modem, réseau ou TCP/IP , puis choisissez le fichier. Sélectionnez enfin - 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à. Sélectionnez ensuite une connexion, puis Copier. 3 Modifiez cette connexion et cliquez sur OK. Astuces Au lieu de suivre les étapes 1 et 2, vous pouvez également choisir A distance Envoyer/Récupérer Configurer Se connecter à. Sélectionnez ensuite une connexion, puis Copier. Modification d'une connexion modem, réseau ou TCP/IP - 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à. Sélectionnez ensuite la connexion, puis Editer. 3 Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur OK. Configuration des connexions à distance 123 Astuces Au lieu de suivre les étapes 1 et 2, vous pouvez également choisir A distance Envoyer/Récupérer Configurer Se connecter à. Sélectionnez ensuite la connexion, puis Editer. - - Suppression d'une connexion modem, réseau ou TCP/IP Spécification de l'emplacement à distance 124 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance. 2 Choisissez Connexions Se connecter à. Cliquez ensuite sur la connexion. 3 Sélectionnez Supprimer Oui. 1 Sélectionnez Outils Options. Cliquez ensuite deux fois sur A distance, puis une fois sur Connexions. 2 Pour choisir l'emplacement à distance, cliquez sur la liste déroulante Se connecter depuis, puis sélectionnez-le. 3 Pour modifier les caractéristiques d'appel de votre modem, choisissez Se connecter depuis, puis indiquez dans la boîte de dialogue Caractéristiques de composition les modifications à apporter. Cliquez ensuite sur OK. Configuration des connexions à distance Création et utilisation de documents Configuration des connexions à distance 125 Gestion de vos documents dans GroupWise La bibliothèque GroupWise® vous permet de gérer l'ensemble de vos documents, qu'il s'agisse de rapports ou de fichiers programme, à partir de votre boîte aux lettres. Dans GroupWise, vos documents apparaissent dans votre boîte aux lettres et dans vos dossiers parmi tous les autres éléments, tels que vos messages électroniques, vos tâches, vos rendez-vous, etc. Pour ouvrir un document, cliquez deux fois sur sa référence. L'icône du document indique l'application dans laquelle il a été créé. Vous pouvez sélectionner la référence d'un document pour le créer, le supprimer, l'emprunter, le réintégrer ou le copier. De plus, avec la bibliothèque GroupWise, il est très facile de conserver plusieurs versions d'un document, de déterminer quelles personnes ont accès à un document ou bien de partager un document avec d'autres utilisateurs. - Stockage des documents dans les bibliothèques Dans GroupWise, tous vos documents sont stockés dans une bibliothèque. GroupWise affecte un numéro unique à chaque document. Ce numéro permet d'identifier le document et de le retrouver facilement. Tout comme vous vous munissez de la référence d'un livre pour pouvoir le consulter dans une bibliothèque, il vous suffit d'entrer le numéro correspondant à un document pour y avoir accès dans la bibliothèque GroupWise. Dans chaque bibliothèque, les documents sont compressés et codés. Cela permet d'économiser de l'espace sur le disque et de préserver la confidentialité des documents car il est impossible d'en voir le contenu dans une autre application que GroupWise. Vous devez posséder des droits sur une bibliothèque avant de pouvoir consulter un document qu'elle contient. L'administrateur de votre système détermine les personnes ayant accès à chaque bibliothèque. Une fois que vous avez importé ou créé un document dans la bibliothèque GroupWise, vous ne pourrez accéder à ce document qu'au sein de GroupWise. 126 Gestion de vos documents dans GroupWise Cela vous permet de préserver la confidentialité de votre document. Si vous devez partager votre document avec un autre utilisateur qui n'a pas accès à GroupWise, il vous suffit de cliquer sur Fichier Sauvegarder sous pour sauvegarder le document dans un fichier externe, en dehors de la bibliothèque GroupWise. Toutefois, ce fichier n'est pas mis à jour en fonction des modifications apportées au document dans GroupWise. Il n'est pas non plus soumis aux droits de partage attribués dans GroupWise. Présentation des références de documents - Les références de documents correspondent aux éléments de documents qui apparaissent dans votre boîte aux lettres (ou dans vos autres dossiers). Ces références assurent la liaison avec les vrais documents conservés dans la bibliothèque. Vous attribuez une référence à un document lorsque vous le créez, que vous l'importez, le copiez ou le sélectionnez en effectuant une recherche, ou bien lorsque vous sélectionnez Fichier Nouveau Référence de document. Vous pouvez sélectionner une référence pour emprunter, réintégrer, ouvrir, visualiser, copier ou supprimer le document correspondant. Plusieurs références peuvent pointer vers un même document. Par exemple, chaque employé d'une société peut constituer une référence dans la liste du personnel. Partage des références de documents avec d'autres utilisateurs Si vous êtes l'auteur d'un document ou si vous possédez des droits de partage dessus, vous pouvez inscrire sa référence dans un dossier partagé pour le mettre à la disposition de tous les utilisateurs ayant accès à ce dossier. De plus, vous pouvez faire suivre une référence de document en l'attachant à des messages électroniques. Références de documents et Remote Lorsque vous utilisez A distance et que vous effectuez la mise à jour de votre boîte aux lettres Remote, vous obtenez systématiquement toutes les références des documents, sauf si vous choisissez de n'en obtenir aucune. Vous pouvez utiliser les références des documents pour les copier dans votre boîte aux lettres Remote. Gestion de vos documents dans GroupWise 127 - Définition des caractéristiques des documents Dans GroupWise, chaque document doit être associé à un ensemble d'attributs, tels que le nom de son auteur, la date de sa création et son type. Ces attributs sont appelés « caractéristiques de documents ». Les informations relatives à ces caractéristiques servent à trouver les documents et à les classer par catégories. Vous pouvez utiliser l'onglet Document dans l'option Caractéristiques pour afficher les informations concernant une version particulière d'un document, pour visualiser l'historique du document, ainsi que pour gérer son partage avec d'autres utilisateurs. Vous pouvez déterminer les champs à afficher dans l'onglet Document de l'option Caractéristiques. Vous pouvez également personnaliser la taille de ces champs et leur ordre d'affichage en utilisant les options de la boîte de dialogue Caractéristiques de configuration de la bibliothèque. Pour ouvrir cette boîte de dialogue, cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents. Cliquez enfin sur Caractéristiques. Création de documents Lorsque vous créez un document dans GroupWise, vous ajoutez un document à la bibliothèque. Vous pouvez également en ajouter en important, en copiant ou en réintégrant un document qui existe déjà. Lorsque vous créez un document en utilisant les commandes Fichier Nouveau Document, GroupWise vous invite à sélectionner un modèle de document. Vous pouvez utiliser un modèle d'application, un modèle GroupWise, ou bien un fichier du disque pour constituer la base de votre nouveau document. 128 Création de documents Utilisation d'un modèle GroupWise lors de la création d'un document Modèles d'application Vous pouvez sélectionner une application pour ouvrir un nouveau document reposant sur le fichier modèle de cette application. La zone de liste Applications répertorie toutes les applications disposant de modèles, recensées dans le fichier de la base de registres Windows®. Modèles GroupWise Vous pouvez sélectionner des modèles GroupWise et vous servir d'un document de la bibliothèque comme base de votre nouveau document. Vous pouvez stocker des documents (tels que des mémos ou des notes de frais) dans GroupWise et leur attribuer un modèle de document GroupWise. Tous les documents de la bibliothèque GroupWise, conçus selon un modèle de document GroupWise (et pour lesquels vous disposez d'un droit d'accès), sont répertoriés dans la liste Bibliothèque de modèles. Fichiers utilisés comme modèles Ces fichiers ne correspondent pas aux documents de la bibliothèque GroupWise. Vous pouvez sélectionner n'importe quel fichier de votre système pour vous en servir comme base d'un nouveau document. - 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Document. 2 Choisissez Sélectionner un modèle GroupWise, puis un modèle dans la zone de liste. 3 Pour sélectionner un modèle dans une autre bibliothèque, cliquez sur une bibliothèque dans la liste déroulante. 4 Cliquez sur OK. Création de documents 129 5 Saisissez l'objet du document. Pour indiquer d'autres informations relatives au document, par exemple le nom de son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi l'objet, puis cliquez sur OK. 6 Cliquez sur OK. 7 Cliquez deux fois sur la référence du document dans le dossier en cours pour ouvrir le nouveau document. Astuces Vous pouvez cliquer sur Ouvrir Document maintenant pour ouvrir immédiatement le document. - Utilisation d'un fichier comme modèle lors de la création d'un document 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Document. 2 Choisissez Sélection d'un fichier. 3 Saisissez le nom du fichier que vous voulez utiliser comme modèle du nouveau document. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Parcourir pour trouver ce fichier. 4 Cliquez sur OK. 5 Saisissez un objet. Pour indiquer d'autres informations relatives au document, par exemple le nom de son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi l'objet, puis cliquez sur OK. 130 Création de documents Utilisation d'un modèle d'application lors de la création d'un document 6 Cliquez sur OK. 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Document. 2 Choisissez Sélectionner une application. Dans la zone de liste Applications, cliquez sur l'application que vous voulez utiliser comme modèle, puis cliquez sur OK. 3 Saisissez l'objet du document. - Pour indiquer d'autres informations relatives au document, telles que le nom de son auteur ou son type, cliquez sur Caractéristiques après avoir saisi l'objet, puis cliquez sur OK. 4 Cliquez sur OK. Astuces La zone de liste Applications répertorie toutes les applications disposant de modèles, recensées dans le fichier de la base de registres Windows. Création d'un modèle de document dans GroupWise - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Dans la zone de texte Type de document, saisissez « modèle », puis cliquez sur OK. Astuces Doté du type de document Modèle, le document apparaît dans la boîte de dialogue Nouveaux documents et vous pouvez le sélectionner comme modèle pour de nouveaux documents. Attribution d'une référence à un document - Si un document existe déjà dans la bibliothèque GroupWise, il vous suffit de lui attribuer une référence dans votre boîte aux lettres. 1 Cliquez sur Fichier Nouveau Référence de document. Création de documents 131 2 Spécifiez la bibliothèque qui contient le document auquel vous voulez accéder. 3 Saisissez le numéro du document. 4 Dans la zone de groupe Version, cliquez sur la version à laquelle vous voulez que la référence du document accède. 5 Cliquez sur OK. Astuces Si vous ne connaissez pas le numéro du document, utilisez la fonction Rechercher pour trouver le document. Pour ajouter à votre boîte aux lettres le document qui apparaît dans les résultats de la recherche, cliquez sur le document, puis sur Editer Déplacer/Lier à un dossier. Vous pouvez également utiliser la fonction Rechercher pour trouver un document. Faites-le ensuite glisser vers votre boîte aux lettres ou votre dossier. Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise Vous pouvez importer dans la bibliothèque GroupWise des documents créés dans une autre application que GroupWise. Par défaut, GroupWise procède à une importation rapide et copie dans votre bibliothèque par défaut les documents que vous spécifiez. Si vous voulez avoir une plus grande maîtrise sur l'importation de vos documents, cochez la case Importation rapide pour la désélectionner. Ceci vous permet d'effectuer une importation personnalisée. Lorsque vous procédez à une importation personnalisée, vous pouvez préciser : 132 ◆ si vous voulez copier les documents ou les déplacer vers la bibliothèque ; ◆ le nom et l'emplacement d'un fichier journal pour sauvegarder les erreurs et les messages d'état d'importation ; ◆ la bibliothèque dans laquelle vous voulez stocker les documents ; ◆ si vous voulez créer des références de documents dans un dossier (si vous créez des références de documents, vous pouvez spécifier le dossier dans lequel vous voulez les placer) ; Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise Importation de documents à l'aide de l'importation rapide ◆ si vous voulez déterminer des caractéristiques propres à chaque document ou si vous voulez que GroupWise attribue des caractéristiques aux documents en utilisant les valeurs par défaut ; ◆ si les noms de fichiers en cours doivent être utilisés dans l'objet du document. - 1 Cliquez sur Fichier Importation des documents. 2 Choisissez Ajouter fichiers, puis sélectionnez les fichiers à importer. Cliquez ensuite sur OK. Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les différents autres documents. 3 Cliquez sur Suivant. 4 Si vous souhaitez que GroupWise créé des références pour chaque document, cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans lequel vous souhaitez les stocker. ou Si vous ne souhaitez pas créer de références de documents, cliquez sur Importer sans afficher les documents dans un dossier. Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise 133 5 Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation. GroupWise copie les documents dans la bibliothèque spécifiée et crée une référence pour chaque document dans le dossier Armoire. Astuces Vous pouvez également importer un document en le faisant glisser d'une fenêtre ou de votre bureau vers un dossier GroupWise. - Importation personnalisée de documents Cliquez sur un fichier pour le supprimer de la liste Fichiers à importer, puis sur Supprimer Fichiers. 1 Cliquez sur Fichier Importation des documents. 2 Choisissez Ajouter fichiers, puis sélectionnez les fichiers à importer. Cliquez ensuite sur OK. Pour sélectionner plusieurs fichiers à importer, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les différents autres documents. 134 3 Vérifiez que la case Importation rapide n'est pas cochée. 4 Cliquez sur Suivant. 5 Cliquez sur Copier les fichiers dans GroupWise pour placer une copie des fichiers dans la bibliothèque et laisser les fichiers originaux à leur emplacement de départ. ou Cliquez sur Déplacer les fichiers vers GroupWise pour placer les fichiers dans la bibliothèque et supprimer les fichiers originaux de leur emplacement de départ. 6 Pour sauvegarder toute erreur d'importation dans un fichier journal, cliquez sur Stocker les messages d'état et d'erreur dans un fichier journal, puis spécifiez un nom de fichier. Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise 7 Cliquez sur Suivant. 8 Cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez stocker les documents. 9 Cliquez sur Suivant. 10 Si vous souhaitez que GroupWise créé des références pour chaque document, cliquez sur Afficher les documents dans un dossier, puis sur le dossier dans lequel vous souhaitez les stocker. ou Si vous ne souhaitez pas créer de références de documents, cliquez sur Importer sans afficher les documents dans un dossier. 11 Cliquez sur Suivant. Importation de documents dans une bibliothèque GroupWise 135 12 Pour définir les caractéristiques de chaque document que vous importez, cliquez sur Confirmer les caractéristiques de chaque document individuellement. ou Pour que GroupWise définisse des caractéristiques en fonction des valeurs par défaut spécifiées dans les options de document, cliquez sur Définir les caractéristiques en utilisant les valeurs par défaut. 13 Si vous voulez spécifier d'autres valeurs par défaut, valables pour cette seule session d'importation, cliquez sur Modifier les valeurs par défaut, spécifiez les valeurs, puis cliquez sur OK. 14 Cliquez sur Suivant. 15 Cliquez sur Terminer pour commencer l'importation. Intégration de GroupWise aux applications Si vous utilisez une application intégrée, telle que WordPerfect® 7, Word 7, ExcelTM ou Word ProTM, vous pouvez intégrer les fonctions Ouvrir et Sauvegarder de cette application à GroupWise. Lorsque vous intégrez une application, vous pouvez accéder aux documents situés dans votre boîte aux lettres et dans vos dossiers, en choisissant la fonction Ouvrir de cette application. De plus, vous pouvez sauvegarder toutes les modifications que vous aurez apportées au document. Il vous suffit d'utiliser la fonction Sauvegarder sous de l'application pour sauvegarder la nouvelle version de votre document. Vous pouvez intégrer GroupWise aux applications de deux façons : en utilisant la composante ODMA fournie par l'application ou en utilisant une macro d'intégration point à point fournie par GroupWise. - Intégration des applications pendant la configuration 136 Si le programme de configuration détecte que l'application (WordPerfect 7, Word 7 ou Excel) est correctement installée, vous êtes invité à spécifier si vous voulez intégrer GroupWise à l'application. Par défaut, le programme de configuration l'intégrera à WordPro. Si, après avoir intégré vos applications, vous revenez sur Intégration de GroupWise aux applications votre décision, vous pouvez désactiver l'intégration dans Caractéristiques de configuration du document. Utilisation d'applications non intégrées Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications Windows 3.1, MS DOS, et de nombreuses applications Windows 95TM), vous ne pourrez pas intégrer GroupWise à vos applications. Désactivation de l'intégration de GroupWise 1 Cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents. 2 Cliquez sur Activer l'intégration avec d'autres applications. - - Astuces Pour intégrer vos applications à GroupWise, vous devez sélectionner les applications que vous voulez intégrer au moment de la configuration. Pour de plus amples informations, contactez l'administrateur de votre système. Stockage de plusieurs versions d'un document Vous pouvez stocker plusieurs versions d'un document dans GroupWise. Chaque référence de document dans votre boîte aux lettres pointe vers une seule version d'un document. Vous pouvez visualiser les informations relatives à une version particulière d'un document dans l'onglet Version de l'option Caractéristiques. Vous pouvez gérer les différentes versions d'un document (les ouvrir, les emprunter, les réintégrer, etc.) dans la boîte de dialogue Liste des versions. Il existe trois catégories de versions de documents dans GroupWise : Version actuelle Il s'agit de la version d'un document la plus récente. Version officielle Vous pouvez désigner une version officielle d'un document. Dans ce cas, vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits d'accès à cette version différents de ceux qu'ils possèdent sur les autres versions du document. Par exemple, vous Stockage de plusieurs versions d'un document 137 pouvez accorder à tous les utilisateurs le droit de visualiser la version officielle de la liste du personnel, mais vous réserver le droit d'ouvrir et de modifier toutes les autres versions de la liste. Si vous ne spécifiez pas de version officielle pour un document, sa version actuelle est considérée comme étant la version officielle. Dans la liste Elément, une étoile apparaît à côté de la référence du document constituant la version officielle. Version spécifique Il s'agit de la version d'un document qui est directement référencée par son numéro de version. Dans la liste Elément, le symbole du numéro (#) apparaît à côté de la référence du document. Vous pouvez accorder des droits d'accès différents pour chaque version d'un document. Par exemple, vous pouvez accorder à tous les utilisateurs de votre système le droit de visualiser la version officielle d'un document et n'accorder qu'à quelques utilisateurs le droit de consulter la version actuelle. - Création d'une nouvelle version d'un document 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document pour lequel vous voulez créer une nouvelle version. 2 Cliquez sur Fichier Nouveau Version du document. 3 Saisissez une description de cette nouvelle version du document, puis cliquez sur OK. Astuces La version sélectionnée et ses caractéristiques sont copiées dans la nouvelle version. - Visualisation des informations relatives à la version d'un document 138 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques Version. Stockage de plusieurs versions d'un document Détermination de la version officielle d'un document - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Opérations Version Liste. 3 Cliquez sur la version d'un document que vous voulez spécifier comme version officielle. 4 Cliquez sur Opérations Marquer la version officielle. Astuces Pour définir la version officielle d'un document, vous devez posséder le droit de modifier les paramètres de confidentialité et l'administrateur système doit vous avoir accordé les droits nécessaires pour définir la version officielle d'un document. Stockage de plusieurs versions d'un document 139 Partage de documents Lorsque vous créez ou importez un document dans GroupWise, vous pouvez préciser si voulez le partager avec d'autres utilisateurs. Si tel est le cas, vous pouvez spécifier les utilisateurs ou le groupe avec lesquels vous voulez partager le document et les droits qui seront octroyés à chacun des utilisateurs. Lorsque vous créez un document, GroupWise intègre les options <Utilisateur général> et <Créateur> dans la liste Partage. Par défaut, les utilisateurs généraux (tous les utilisateurs ayant accès à la bibliothèque) ne possèdent aucun droit sur ce document, tandis que l'auteur et le créateur ont tous les droits dessus. Vous pouvez utiliser l'entrée <Utilisateur général> pour accorder les mêmes droits à tous les utilisateurs ayant accès à la librairie, et l'entrée <Créateur> pour limiter les droits du créateur. - Sélection des utilisateurs pouvant partager un document Vous pouvez utiliser les options de l'onglet Partage dans Caractéristiques pour octroyer les droits de partage d'un document. Pour ce faire, utilisez l'une des méthodes suivantes : ◆ Vous pouvez cliquer sur Non partagé pour empêcher les autres utilisateurs de visualiser, de modifier ou de supprimer un document. ◆ Vous pouvez cliquer sur Partagé avec pour sélectionner des utilisateurs ou des groupes spécifiques, ainsi que pour octroyer les droits de partage à chaque utilisateur ou groupe. Lorsqu'un utilisateur tente d'accéder à un document, GroupWise contrôle les droits qui lui ont été attribués. Si l'utilisateur ne possède aucun droit sur le document, GroupWise vérifie les droits dont il dispose, du fait de son appartenance à un groupe. Si, en tant que membre d'un groupe, l'utilisateur ne dispose d'aucun droit sur le document, GroupWise vérifie les droits octroyés à l'utilisateur désigné comme <Utilisateur général>. ◆ - Attribution de droits d'accès aux utilisateurs 140 Partage de documents Vous pouvez cliquer sur Partagé avec, puis sur Confidentialité de la version pour octroyer aux utilisateurs des droits différents pour chaque version d'un document. Vous pouvez octroyer aux utilisateurs le droit de visualiser, de modifier, de supprimer ou de partager un document. Si vous octroyez aux utilisateurs le droit de partager un document, ils peuvent placer le document dans un dossier partagé, faire suivre sa référence ou la joindre à un message. Vous pouvez également octroyer aux utilisateurs le droit de modifier les paramètres de confidentialité d'un document. Pour cela, les utilisateurs doivent également posséder des droits d'édition. Les droits que vous spécifiez sont applicables à toutes les versions d'un document. Si vous voulez définir des droits différents pour chaque version, cliquez sur le bouton Niveau de confidentialité de la version. Lorsque vous octroyez aux utilisateurs des droits d'édition et de suppression, GroupWise leur accorde automatiquement des droits de visualisation. Si les utilisateurs ne possèdent pas ces derniers droits, ils ne verront pas le document lorsqu'ils effectueront une recherche. Attribution de droits sur toutes les versions d'un document - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Partage. 4 Cliquez sur Partagé avec. 5 Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l’utilisateur ou du groupe auquel vous souhaitez octroyer des droits, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. 6 Cochez les cases correspondant aux droits que vous voulez attribuer à l'utilisateur sélectionné. 7 Cliquez sur OK. Partage de documents 141 Astuces Vous devez être le créateur d’un document pour octroyer des droits d’accès, ou le créateur du document doit vous octroyer des droits pour que vous puissiez modifier le niveau de confidentialité du document. - Attribution de droits sur une version particulière d'un document 142 Partage de documents Les utilisateurs doivent disposer de droits de partage pour placer la référence du document dans un dossier partagé, la faire suivre ou la joindre à un message. 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Partage. 4 Cliquez sur Partagé avec. 5 Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l’utilisateur ou du groupe auquel vous souhaitez octroyer des droits, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. 6 Cliquez sur Niveau de confidentialité de la version. 7 Cochez les cases correspondant aux droits que vous voulez octroyer à l'utilisateur pour la version choisie, puis cliquez sur OK. Astuces Vous devez être le créateur d’un document pour octroyer des droits d’accès, ou le créateur du document doit vous octroyer des droits pour que vous puissiez modifier le niveau de confidentialité du document. Attribution des droits de modification des paramètres liés au partage d'un document Les utilisateurs doivent disposer de droits de partage pour placer la référence du document dans un dossier partagé, expédier cette référence ou la joindre à un message électronique. - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Partage. 4 Cliquez sur Partagé avec. 5 Dans la zone de texte Nom, entrez le nom de l'utilisateur ou du groupe auquel vous voulez octroyer des droits de modification, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. 6 Cliquez sur Modifier la confidentialité. Astuces Vous devez être le créateur d'un document pour octroyer le droit de modifier les paramètres de confidentialité. Interdiction de l'accès à votre document par les autres utilisateurs - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Partage. Partage de documents 143 - Visualisation du nom de l'utilisateur ayant ouvert un document 4 Cliquez sur Non partagé. 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques Journal d'activité. Une entrée est ajoutée chaque fois qu'un document est placé dans un dossier partagé ou retransmis à un autre utilisateur. Astuces Pour partager une référence de document, vous devez être le créateur ou l'auteur du document, ou bien le créateur ou l'auteur doit vous octroyer des droits de partage du document. 144 Partage de documents Visualisation de l'historique d'un document Vous pouvez utiliser le journal d'activité pour voir si un document a été ouvert, visualisé, emprunté, etc., et pour connaître les personnes qui l'ont consulté et utilisé. Le journal d'activité affiche la date et l'heure d'une activité dans un document, le nom de l'utilisateur qui l'a effectuée, ainsi que le type de l'activité (ouverture, emprunt, suppression, partage, etc.) et la version du document concernée. Vous pouvez afficher les activités associées à une version particulière d'un document ou à toutes les versions d'un document. Les activités les plus récentes apparaissent au début de la liste. Visualisation des activités effectuées dans un document - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Journal d'activité. Les activités (emprunt, réintégration, etc.), effectuées dans une version d'un document, apparaissent dans la zone de liste. Visualisation du nom des utilisateurs ayant ouvert ou emprunté un document - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Caractéristiques. 3 Cliquez sur l'onglet Journal d'activité pour visualiser le nom de l'utilisateur qui a ouvert ou emprunté le document. Visualisation de l'historique d'un document 145 Astuces Vous pouvez également visualiser le nom des utilisateurs ayant ouvert un document à l'aide de l'onglet Version. Pour ce faire, cliquez sur la référence du document, puis sur Fichier Caractéristiques Version. Pour visualiser les activités effectuées dans un document, vous devez posséder les droits correspondants sur la version sélectionnée. Emprunt de documents Utilisez l'option Emprunter si vous voulez verrouiller pendant une période prolongée les documents sur lesquels vous travaillez. Par exemple, vous pouvez utiliser cette option pour verrouiller les documents sur lesquels vous voulez travailler quand vous êtes chez vous ou en dehors du bureau. Lorsqu'un document est emprunté, il est verrouillé dans la bibliothèque et les autres utilisateurs ne peuvent pas le modifier ; cependant, ils peuvent le visualiser s'ils possèdent des droits de visualisation. GroupWise copie le document et le place à l'endroit que vous avez spécifié au moment de l'emprunt. Le document reste verrouillé dans la bibliothèque jusqu'à ce que vous l'y réintégriez de nouveau. IMPORTANT : il n'est pas nécessaire d'utiliser l'option Emprunter pour verrouiller un fichier chaque fois que vous le modifiez. Lorsque vous ouvrez un document, GroupWise l'identifie comme En cours d'utilisation, et aucun autre utilisateur ne peut le modifier tant qu'il est ouvert. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents à emprunter dans la fenêtre principale et attribuer un nom de fichier différent à chaque document emprunté. - Emprunt d'un document 146 Emprunt de documents 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous voulez emprunter. 2 Cliquez sur Opérations Emprunter. Cliquez sur Indiquer les conflits de noms de fichier pour que GroupWise vous prévienne si, à l'emplacement de stockage des fichiers empruntés, un fichier porte le même nom que celui que vous venez d'emprunter. 3 Dans la zone de texte Nom du fichier emprunté, saisissez le nom de fichier du document. Par défaut, GroupWise utilise le numéro du document comme nom du fichier emprunté. Si vous n'indiquez pas d'autre nom de fichier, notez bien le numéro attribué au fichier pour pouvoir localiser le document que vous avez emprunté. 4 Dans la zone de texte Emplacement du fichier emprunté, entrez le chemin menant à l'emplacement où vous voulez stocker le document emprunté. 5 Cliquez sur Emprunter. Astuces Les utilisateurs peuvent visualiser les documents empruntés dans la bibliothèque s'ils possèdent des droits de visualisation. Emprunt de plusieurs documents Les modifications apportées au document emprunté n'apparaissent pas dans le document stocké dans la bibliothèque tant que vous ne le réintégrez pas ou que vous ne le mettez pas à jour. Les autres utilisateurs possédant des droits d'édition sur un document ne peuvent pas le modifier tant qu'il est emprunté. - 1 Dans votre boîte aux lettres, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les références des documents que vous voulez emprunter. 2 Cliquez sur Opérations Emprunter. 3 Cliquez sur Indiquer les conflits de noms de fichier pour que GroupWise vous prévienne si, dans l'emplacement de destination des fichiers empruntés, un fichier porte le même nom que ceux que vous venez d'emprunter. Emprunt de documents 147 4 Dans la zone de liste Documents sélectionnés, cliquez sur une référence de document. 5 Dans la zone de texte Nom du fichier emprunté, spécifiez un nom de fichier pour le document emprunté. Par défaut, GroupWise utilise le numéro, la version et l'extension du document comme nom du fichier emprunté. Si vous n'indiquez pas d'autre nom de fichier, notez bien le nom de fichier pour pouvoir localiser le document que vous avez emprunté. 6 Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez spécifié un nom de fichier pour tous les documents empruntés. 7 Dans la zone de liste Documents sélectionnés, appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur tous les documents que vous voulez emprunter. 8 Cliquez sur Emprunter. Astuces Pendant que le document est emprunté, les utilisateurs possédant des droits de visualisation peuvent visualiser sa copie dans la bibliothèque. - Visualisation de tous les documents empruntés 148 Emprunt de documents 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur Afficher tous les documents empruntés dans la bibliothèque sélectionnée. Astuces Vous pouvez sélectionner une autre bibliothèque dans la liste déroulante Sélection d'une bibliothèque pour visualiser les documents que vous y avez empruntés. Mise à jour d'un document emprunté sans procéder à sa réintégration - GroupWise peut répercuter toutes les modifications apportées à un document emprunté dans la bibliothèque sans avoir à le réintégrer. Utilisez l'option Mise à jour sans réintégration si vous êtes toujours en train de modifier un document, mais que vous voulez permettre aux autres utilisateurs de visualiser les modifications effectuées. 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous voulez mettre à jour dans la bibliothèque. 2 Sélectionnez Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur Mise à jour sans réintégration. 4 Cliquez sur Réintégrer. Emprunt de documents 149 Astuces Pour mettre à jour plusieurs documents, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les références des documents dans votre boîte aux lettres. Réintégration de documents Utilisez l'option Réintégrer pour réintégrer les documents que vous avez empruntés. Lorsque vous réintégrez un document, il est déverrouillé dans la bibliothèque et les autres utilisateurs peuvent le modifier. Vous pouvez réintégrer un seul ou plusieurs documents à la fois. L'emplacement des documents que vous réintégrez importe peu. Si un ou plusieurs documents empruntés sont sélectionnés lorsque vous cliquez sur Réintégrer, GroupWise affiche les documents sélectionnés dans la zone de liste Documents à réintégrer. Si aucun document emprunté n'est sélectionné, GroupWise affiche un avertissement et répertorie dans cette liste tous les documents que vous avez empruntés. Il existe quatre méthodes de réintégration : Réintégration et déplacement Déplace le document dans la bibliothèque et le supprime de l'emplacement de destination de l'emprunt. Réintégration et copie Copie le document dans la bibliothèque tout en en laissant une copie à l'emplacement de destination de l'emprunt. Réintégrer seulement Réintègre le document dans la bibliothèque mais ne répercute aucune des modifications effectuées sur la version empruntée. Mise à jour sans réintégration Met à jour le document dans la bibliothèque en fonction des modifications apportées mais ne déverrouille pas le document. Lorsque vous réintégrez un document, vous pouvez spécifier la version dans laquelle vous voulez le réintégrer. Il existe trois versions possibles : 150 Réintégration de documents Réintégration d'un document et maintien d'une copie à l'endroit où il a été emprunté Version empruntée Met à jour la version du document que vous réintégrez. Nouvelle version Crée une nouvelle version du document. Nouveau document Ouvre un nouveau document et vous permet de lui attribuer de nouvelles caractéristiques. - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Choisissez Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur Réintégration et copie du document. 4 Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur une version. 5 Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le chemin et le nom de fichier du document que vous réintégrez. 6 Cliquez sur Réintégrer. Réintégration de documents 151 Astuces Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les documents affichés dans la zone de liste Documents à réintégrer. - Réintégration d'un document sans sauvegarder les modifications Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le document, puis sur Supprimer. 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Choisissez Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration. 4 Choisissez Réintégrer Uniquement. 5 Cliquez sur Réintégrer. Astuces GroupWise réintègre le document sans sauvegarder les modifications effectuées lorsque le document était emprunté. - Réintégration d'un document et suppression de ce document de l'emplacement de destination de l'emprunt 152 Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en sélectionnant les documents affichés dans la zone de liste Documents à réintégrer. 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous voulez réintégrer. 2 Choisissez Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur Réintégration et déplacement du document. 4 Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur une version. 5 Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le chemin et le nom de fichier du document que vous réintégrez. 6 Cliquez sur Réintégrer. Réintégration de documents Astuces Pour réintégrer plusieurs documents à la fois, appuyez sur la touche Ctrl tout en sélectionnant les références des documents dans votre boîte aux lettres. Réintégration d'un document sous une nouvelle version Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le document, puis sur Supprimer. - 1 Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur la référence du document que vous voulez réintégrer et dont vous voulez créer une nouvelle version. 2 Choisissez Opérations Réintégrer. 3 Cliquez sur la liste déroulante Méthode de réintégration, puis sur une méthode de réintégration. 4 Cliquez sur la liste déroulante Réintégrer sous, puis sur Nouvelle version. 5 Dans la zone de texte Emplacement et nom de fichier emprunté, précisez le chemin et le nom du fichier que vous réintégrez. 6 Cliquez sur Réintégrer. Astuces Pour retirer un document de la liste Documents à réintégrer, cliquez sur le document, puis sur Supprimer. Suppression de documents Lorsque vous supprimez un document dans GroupWise, vous pouvez préciser si vous voulez supprimer sa référence, la version sélectionnée ou toutes les versions du document. Vous pouvez supprimer toute référence de document de votre boîte aux lettres ou de vos dossiers ; cependant, pour supprimer une version sélectionnée ou toutes les versions d'un document, vous devez posséder des droits de suppression. Pour de plus amples informations sur les droits de documents, reportez-vous à Partage de documents dans Création et utilisation de documents. Lorsque vous supprimez la référence d'un document, cette référence disparaît de votre boîte aux lettres ou de vos dossiers, mais le document est conservé dans la bibliothèque. Lorsque vous supprimez une version du document, la version sélectionnée est supprimée de la bibliothèque et sa référence disparaît du dossier. Lorsque vous supprimez toutes les versions d'un document, elles sont supprimées de la bibliothèque et leurs références disparaissent du dossier. Suppression de documents 153 - - Suppression de documents en fonction de leur type Vous pouvez soit supprimer vous-même des documents de vos dossiers, soit laisser GroupWise supprimer automatiquement les documents ayant dépassé la durée de vie qui leur était impartie. GroupWise supprime les documents en fonction de leur type, défini dans l'onglet Document de l'option Caractéristiques. Chaque type de document est soumis à une date de péremption et à une opération qui lui est associée. L'administrateur système définit ces éléments (suppression ou réintégration) lorsqu'il crée la bibliothèque. Suppression d'un document dans votre boîte aux lettres 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Editer Supprimer. 3 Cliquez sur Supprimer le document du dossier OK. Astuces Le document n'est pas supprimé de la bibliothèque. Tous les utilisateurs, selon les droits dont ils disposent, peuvent toujours visualiser, ouvrir, modifier ou supprimer le document, à partir de ses références. - Suppression d'une version particulière d'un document 154 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Opérations Liste des versions. 3 Cliquez sur la version du document que vous voulez supprimer. 4 Cliquez sur Editer Supprimer. Suppression de documents Suppression de toutes les versions d'un document - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Editer Supprimer. 3 Cliquez sur Supprimer toutes les versions du document de la bibliothèque, puis sur OK. Astuces Vous pouvez cliquer sur Supprimer Document du dossier pour supprimer une référence de document sans pour autant supprimer le document correspondant. Copie de documents Vous pouvez copier des documents et leurs caractéristiques pour créer des documents semblables. En copiant un document, vous créez un nouveau document dans la bibliothèque. Lorsque vous copiez un document, vous pouvez préciser la manière dont vous voulez créer les caractéristiques du nouveau document. Vous pouvez les spécifier vous-même ou bien laisser GroupWise les créer à votre place ; pour ce faire, GroupWise utilise les valeurs du document de départ. Copie d'un document - 1 Cliquez sur la référence d'un document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Opérations Copier le document. 3 Sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser pour créer la feuille de caractéristiques du document. 4 Cliquez sur OK. Copie de documents 155 - Copie d'un document dans une autre bibliothèque 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Choisissez Opérations Copier le document. 3 Dans la liste déroulante Sélectionner la bibliothèque dans laquelle vous allez effectuer la copie, sélectionnez la bibliothèque vers laquelle vous voulez copier le document. 4 Sélectionnez la méthode que vous voulez utiliser pour créer les caractéristiques du document, puis cliquez sur OK. Astuces Les informations contenues dans les champs système (type de document, auteur et objet) sont copiées dans la nouvelle bibliothèque. Sauvegarde de documents Vous pouvez utiliser la commande Sauvegarder sous pour sauvegarder des documents en dehors de la bibliothèque GroupWise. Elle vous permet de créer une copie du document hors de la bibliothèque. Cependant, lorsque vous utilisez cette commande, toutes les modifications apportées au document sauvegardé ne sont pas répercutées dans la bibliothèque. - Sauvegarde des modifications apportées au contenu d'un document Pour sauvegarder les modifications apportées au contenu d'un document, utilisez la fonction Sauvegarder dans l'application correspondante. Cette commande fonctionne différemment selon qu'il s'agit d'une application intégrée ou non. Sauvegarde de documents dans des applications non intégrées Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications de Windows 3.1 et de nombreuses applications de Windows 95), vous ne pourrez pas sauvegarder la nouvelle version d'un document à partir de ces applications. Pour créer une nouvelle version d'un document, vous devez la créer avant d'ouvrir le document. Pour être sûr que les modifications sont sauvegardées dans la bibliothèque, ne renommez pas le document quand vous effectuez sa sauvegarde. Sauvegarde de documents dans des applications intégrées Si vous utilisez une application intégrée (telle que WordPerfect 7 ou Word 7), GroupWise peut intégrer les fonctions de gestion de documents à la fonction Sauvegarder sous de l'application. Lorsque vous sélectionnez Sauvegarder sous dans l'application, vous avez la possibilité de sauvegarder la nouvelle version du document dans la bibliothèque GroupWise. De plus, vous pouvez sélectionner le dossier GroupWise dans lequel vous voulez sauvegarder le document. 156 Sauvegarde de documents Sauvegarde de documents en dehors de la bibliothèque GroupWise - 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Fichier Sauvegarder sous. 3 Dans la zone de texte Sauvegarder le fichier sous, spécifiez un nom pour le document. 4 Cliquez sur Parcourir, précisez le chemin d'accès à l'emplacement où vous voulez sauvegarder le document. Cliquez enfin sur OK. 5 Cliquez sur Sauvegarder. Astuces Pour partager des documents avec des utilisateurs qui n'ont pas accès à GroupWise, utilisez Sauvegarder sous pour effectuer une copie des documents en dehors de la bibliothèque. Ouverture de documents Lorsque vous cliquez deux fois sur la référence d'un document dans votre boîte aux lettres ou dans votre dossier, GroupWise ouvre le document dans l'application associée. Vous pouvez alors le modifier. Si vous n'avez pas les droits nécessaires pour modifier le document, vous ne pouvez pas l'ouvrir ; cependant, vous pouvez le visualiser dans l'Aperçu. GroupWise affecte l'état En cours d'utilisation à la version sélectionnée lorsque celle-ci est ouverte. Cet état verrouille cette version du document et empêche les autres utilisateurs de la modifier lorsqu'elle est ouverte. Lorsque vous quittez le document, l'état En cours d'utilisation disparaît et la version est déverrouillée. Si vous voulez verrouiller la version d'un document pendant plusieurs sessions de modification, utilisez Emprunter. Cette fonction vous permet de copier la version sélectionnée d'un document à un autre emplacement. Cette version reste verrouillée jusqu'à ce que vous la réintégriez. Ouverture de documents 157 Ouverture de documents dans GroupWise Remote Lorsque vous utilisez GroupWise Remote, vous devez vous-même identifier la version d'un document comme étant En cours d'utilisation au moment où vous la récupérez dans votre boîte aux lettres principale. Lorsque vous quittez le document, Remote vous invite à effacer l'état En cours d'utilisation. Ouverture de documents dans des applications non intégrées Si vous utilisez des applications non intégrées (toutes les applications Windows 3.1, MS DOS et de nombreuses applications Windows 95), GroupWise établit le suivi de l'application, et non du document, et replace ce dernier dans la bibliothèque au moment de la fermeture de l'application, et non au moment de la fermeture du document. Ouverture de documents dans des applications intégrées Si vous utilisez une application intégrée (telle que WordPerfect 7 ou Word 7), GroupWise peut intégrer les fonctions de gestion de documents aux fonctions Ouvrir et Sauvegarder sous de l'application. Lorsque vous sélectionnez Ouvrir dans l'application, la boîte de dialogue affiche les références de tous les documents disponibles dans votre boîte aux lettres ou dans vos dossiers. Vous pouvez sélectionner la référence d'un document pour l'ouvrir ou cliquer sur le bouton Sélectionner un document à l'aide de la boîte de dialogue de l'application pour utiliser la boîte de dialogue Ouvrir habituelle de l'application. - Ouverture de documents 1 Cliquez deux fois sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. Astuces Lorsque vous ouvrez un document, celui-ci est identifié comme étant En cours d'utilisation, ce qui empêche les autres utilisateurs de le modifier quand il est ouvert. - Ouverture de plusieurs versions d'un document 158 Ouverture de documents Si vous n'avez pas accès à l'application dans laquelle le document a été créé, GroupWise vous invite à spécifier une application. Il se peut que vous puissiez ouvrir le document dans une application associée. 1 Cliquez sur la référence du document dans votre boîte aux lettres. 2 Cliquez sur Opérations Liste des versions. 3 Dans la zone de liste Versions, sélectionnez les versions que vous voulez ouvrir. 4 Cliquez sur Opérations Ouvrir. Ouverture de documents 159 Personnalisation de GroupWise 160 Ouverture de documents Définition des options de GroupWise Servez-vous de la commande Options pour personnaliser GroupWise® en définissant des options qui entrent en vigueur dès que vous démarrez GroupWise. Vous pouvez définir des options afin de travailler plus efficacement, de changer l’apparence de GroupWise et d’accomplir des tâches spécifiques. Par exemple, utilisez les options d’environnement pour changer la langue d’interface utilisée par GroupWise, ou les options d’envoi pour obtenir un accusé de réception pour chaque message envoyé. Vous pouvez également utiliser Options pour vous abonner à Notify, spécifier un dossier d’archivage, modifier le niveau de confidentialité des éléments envoyés, etc. Livraison différée d’un élément - 1 Pour différer la livraison d’un seul élément, ouvrez une vue d’élément cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis sur l'onglet Options d'envoi avancées. ou Pour différer la livraison de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l'onglet Avancé. 2 Cochez la case Distribution après. 3 Dans la zone de texte Distribution après, spécifiez le nombre de jours devant s’écouler avant la livraison de l’élément. La date et l’heure de la livraison de l’élément apparaissent dans la zone Le. 4 Cliquez sur OK. Définition des options de GroupWise 161 - Obtention d’un accusé de réception des éléments envoyés 1 Pour obtenir un accusé de réception pour un seul élément, ouvrez une vue d’élément, puis cliquez sur Fichier Caractéristiques. ou Pour obtenir un accusé de réception pour tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer puis une fois sur l’onglet du type d’élément que vous souhaitez modifier. 2 Dans la zone de groupe Accusé de réception, spécifiez le type d’accusé de réception que vous souhaitez recevoir. 3 Cliquez sur OK. Astuces Pour obtenir un accusé de réception via Notify, vous devez d’abord vous y abonner. Reportez-vous à Exécution de Notify. - Demande de réponse aux messages électroniques et téléphoniques envoyés 162 1 Pour demander une réponse à un seul élément, ouvrez une vue d’élément, puis cliquez sur Fichier Caractéristiques. ou Pour demander une réponse à tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l’onglet Msg/Msg tél. 2 Dans la zone de groupe Réponse requise, spécifiez le délai accordé au destinataire pour vous donner sa réponse. 3 Cliquez sur OK. Définition des options de GroupWise Astuces Spécification de l’emplacement de stockage des éléments archivés La partie supérieure du message envoyé au destinataire affiche . Si vous sélectionnez A votre convenance, « Réponse requise: A votre convenance » apparaît dans la partie supérieure du message. Si vous sélectionnez Sous x jours, « Réponse requise: Par xx/xx/xx » apparaît à cet emplacement. - Modification de la priorité des éléments que vous envoyez 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet Emplacement de fichier. 3 Spécifiez l’emplacement de votre répertoire d’archivage dans la zone de texte Répertoire d'archivage. 4 Cliquez sur OK. 1 Pour modifier la priorité d’un seul élément, ouvrez une vue d’élément, puis cliquez sur Fichier Caractéristiques. ou Pour modifier la priorité de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options. Cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l’onglet du type d’élément que vous souhaitez modifier. 2 Dans la zone de groupe Priorité, sélectionnez Elevée, Standard ou Faible. 3 Cliquez sur OK. - Définition des options de GroupWise 163 Astuces La petite icône située à côté d’un élément de la boîte aux lettres est de couleur rouge lorsque la priorité de l’élément est élevée, blanche pour une priorité normale et grise lorsque la priorité est faible. - - Modification de la langue de l’interface de GroupWise Modification des vues par défaut 164 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet Général. 3 Choisissez une langue dans la liste locale Langue de l'interface. 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Environnement, puis une fois sur l’onglet Vues. 3 Sélectionnez un type d’élément. 4 Si vous sélectionnez le type d’élément Tâche, Rendez-vous ou Note, choisissez Personnel ou Groupe. 5 Dans la zone de liste Vues, cliquez sur la vue que vous souhaitez utiliser par défaut. Définition des options de GroupWise 6 Cliquez sur Définir la vue par défaut. GroupWise repère l’élément à utiliser par défaut en plaçant un astérisque (*) à côté du nom de la vue dans la zone de liste. Modification du niveau de confidentialité d’un élément 7 Répétez les étapes 3 à 6 pour sélectionner une vue par défaut pour chaque type de vue. 8 Cliquez sur OK. 1 Pour modifier le niveau de confidentialité d’un seul élément, ouvrez une vue d’élément, cliquez sur Fichier Caractéristiques, puis sur l'onglet Options d'envoi avancées. ou Pour modifier le niveau de confidentialité de tous les éléments envoyés, cliquez sur Outils Options, cliquez deux fois sur Envoyer, puis une fois sur l'onglet Avancé. 2 Dans la zone de groupe Niveau de confidentialité, sélectionnez le niveau de confidentialité souhaité. 3 Cliquez sur OK. - Astuces Les options de niveau de confidentialité ne font que placer un libellé dans la partie supérieure de la zone Message ; elles n’entraînent en aucun cas le codage du texte de l’élément. Lorsque le niveau de confidentialité Normal est sélectionné, aucun libellé n’apparaît sur les éléments envoyés. Spécification du délai de déclenchement d’une alarme avant une activité - 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Date & Heure, puis une fois sur l'onglet Agenda. 3 Cliquez sur Activer l'alarme sur acceptation. 4 Précisez le temps (en minutes et en heures) devant s’écouler entre le déclenchement de l’alarme et l’activité. Définition des options de GroupWise 165 5 Cliquez sur OK. Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres Vous avez la possibilité d’affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres de façon à empêcher les autres utilisateurs d’accéder à vos éléments GroupWise sans votre autorisation. Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des minuscules (par exemple, Mercredi est différent de MERCREDI). Une fois que vous avez affecté un mot de passe à votre boîte aux lettres, le système vous demande de le saisir chaque fois que vous démarrez GroupWise. Si vous ne souhaitez plus que le système vous le demande, il vous suffit de le supprimer. Pour que Windows® ait gardé votre mot de passe en mémoire lors de votre prochaine connexion au système, cliquez sur l’option Mémoriser le mot de passe. Si vous oubliez votre mot de passe, vous n’aurez accès à aucun de vos éléments. La définition d’un mot de passe pour votre boîte aux lettres n’affecte pas les droits d’accès de vos mandataires à votre boîte aux lettres. La capacité d’un mandataire d’ouvrir votre boîte aux lettres dépend des droits que vous lui octroyez dans votre liste d’accès. Pour utiliser GroupWise Remote, vous devez affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres principale. Si vous créez un mot de passe pendant l’exécution de Remote, celui-ci n’est affecté qu’à votre boîte aux lettres à distance. Par exemple, si vous exécutez GroupWise Remote chez vous et décidez de créer un mot de passe dans Options d'accès, celui-ci ne s’appliquera qu’à votre boîte aux lettres à distance. Ce mot de passe n’affecte pas votre boîte aux lettres principale au bureau. - Création d’un mot de passe pour votre boîte aux lettres 166 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe. 3 Dans la zone de texte Nouveau mot de passe, saisissez le mot de passe. Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres 4 Dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe, entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK Fermer. Astuces Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des minuscules (par exemple, Mercredi est différent de MERCREDI). Suppression de votre mot de passe Si vous utilisez GroupWise Remote, vous devez affecter un mot de passe à votre boîte aux lettres principale. Pour créer un mot de passe destiné à votre boîte aux lettres à distance uniquement, exécutez Remote avant d’appliquer les étapes détaillées ci-dessus. - Modification de votre mot de passe 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe. 3 Saisissez votre ancien mot de passe, puis cliquez sur OK. 4 Cliquez sur Effacer le mot de passe. 5 Cliquez sur OK Fermer. 1 Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez deux fois sur Confidentialité, puis une fois sur l'onglet Mot de passe. 3 Dans la zone de texte Ancien mot de passe, saisissez le mot de passe à modifier. 4 Dans la zone de texte Nouveau mot de passe, entrez le nouveau mot de passe. 5 Dans la zone de texte Confirmer le nouveau mot de passe, saisissez de nouveau le mot de passe, cliquez sur OK, puis sur Fermer. - Affectation de mots de passe à votre boîte aux lettres 167 Astuces Si vous oubliez votre mot de passe, vous ne pourrez plus accéder à GroupWise. Si tel est le cas, contactez l’administrateur de votre système. Les mots de passe tiennent compte des majuscules et des minuscules. Personnalisation de votre barre d’outils Utilisez la barre d’outils pour accéder à de nombreuses fonctions et options proposées par GroupWise. Lors de l'utilisation de certaines fonctions (par exemple, dans votre agenda), la barre d'outils correspondante apparaît. Pour obtenir des informations sur un bouton de la barre d'outils, placez le pointeur de la souris dessus et lisez le conseil d’utilisation qui apparaît. Vous pouvez personnaliser chaque barre d’outils en ajoutant et en supprimant des boutons, en choisissant leur ordre d’affichage et en insérant des séparateurs entre eux. 1 Si la barre d'outils n'apparaît pas, cliquez sur Visualiser Barre d'outils. 2 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'outils, puis cliquez sur Caractéristiques. 3 Cliquez sur l’onglet Personnaliser. 4 Pour ajouter un bouton, cliquez sur une catégorie dans la zone de liste Catégories, cliquez sur un bouton dans la zone Contrôles, puis cliquez sur Ajouter bouton. Les catégories correspondent aux titres des menus de la fenêtre principale. Les boutons de la zone Contrôles correspondent aux fonctions contenues dans ces menus. Par exemple, les boutons de la catégorie Fichier correspondent aux fonctions proposées dans le menu Fichier (ouverture des vues, impression, sauvegarde, etc.). 5 168 Pour supprimer un bouton, faites-le glisser hors de la barre d’outils. Personnalisation de votre barre d’outils 6 Pour modifier l’emplacement d’un bouton de la barre d’outils, faites-le glisser vers l’emplacement souhaité. 7 Pour augmenter ou réduire l’espace entre les boutons, faites glisser un bouton en l’éloignant ou en le rapprochant du bouton suivant. 8 Cliquez sur OK. Astuces Les barres d’outils changent en fonction de la vue dans laquelle vous vous trouvez. Pour personnaliser une barre d’outils, vous devez ouvrir la vue correspondante. Pour modifier la vue par défaut des messages électroniques, des rendez-vous et des tâches dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche vers le bas située à côté du bouton, puis sélectionnez la nouvelle vue par défaut. Vous avez également la possibilité d’ajouter des boutons en les faisant glisser de la zone Contrôles vers la barre d’outils. Pour obtenir la description d’un bouton, sélectionnez-le dans la zone Contrôles, puis lisez sa description dans la zone Description. Vous avez la possibilité de choisir si les barres d’outils affichent uniquement des icônes ou des icônes et du texte. Vous pouvez également décider d’afficher tous les boutons sur une seule rangée ou de les répartir sur plusieurs, en fonction de leur nombre. Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques GroupWise vous permet de personnaliser les paramètres des bibliothèques dans lesquelles vous stockez et créez des documents. Vous pouvez spécifier une bibliothèque par défaut, une présentation des caractéristiques de document par défaut (telle que l’ordre et la taille des champs) et des valeurs par défaut relatives aux caractéristiques des documents. Vous pouvez aussi opter pour le format long ou le format court de la feuille de caractéristiques utilisée. Les paramètres de bibliothèques et de caractéristiques spécifiés n’affectent que la configuration de votre bibliothèque. Vous ne pouvez pas modifier les paramètres des autres utilisateurs. Valeurs par défaut des caractéristiques Vous avez la possibilité de spécifier des valeurs par défaut pour les champs de caractéristiques des documents modifiables. Ces valeurs par défaut sont utilisées lors de la création d’un nouveau document ou lors de l’importation d’un document dans la bibliothèque sélectionnée. Si vous ne spécifiez aucune valeur par défaut pour l’auteur et le type de document, GroupWise utilise le nom du créateur en tant qu’auteur et Document comme type de document. Reportez-vous à Gestion de vos documents dans GroupWise dans Création et utilisation de documents. Personnalisation des paramètres de vos bibliothèques 169 Configuration de l’onglet Document Vous pouvez personnaliser l’apparence de l’onglet Document dans Caractéristiques. L’onglet Document apparaît lors de la création, de l’importation, de la copie d’un document ou lorsque vous sélectionnez Caractéristiques. Vous pouvez décider des champs à afficher dans l’onglet Document. Vous avez en outre la possibilité de spécifier le nombre de lignes composant chaque champ, de choisir l’ordre des champs dans la boîte de dialogue, et d’insérer des lignes vierges et des séparateurs dans la boîte de dialogue. Feuilles de caractéristiques des documents Lorsque vous créez un nouveau document ou une nouvelle version d’un document existant, GroupWise vous invite à en spécifier les caractéristiques. Vous pouvez décider que GroupWise ne vous demande que de saisir le sujet du document, ou de spécifier toutes les caractéristiques du document. - Définition de la bibliothèque par défaut Vous pouvez changer la bibliothèque par défaut. Si vous n’indiquez aucune autre bibliothèque spécifique, lorsque vous créez, importez ou copiez un document dans GroupWise, celui-ci est sauvegardé dans la bibliothèque par défaut. En outre, la fonction Rechercher recherche d’abord les documents dans la bibliothèque par défaut. 1 Cliquez sur Outils Options, puis cliquez deux fois sur Documents. 2 Cliquez sur la bibliothèque que vous souhaitez utiliser par défaut. 3 Cliquez sur Définir les valeurs par défaut OK. Utilisation des options de démarrage GroupWise propose des commandes optionnelles à utiliser lors du démarrage du programme. Certaines de ces options permettent de faciliter votre travail, d’autres sont nécessaires pour exécuter GroupWise dans des conditions matérielles particulières. Options de démarrage de GroupWise 170 Utilisation des options de démarrage Cette option de démarrage Permet d’obtenir le résultat suivant /bl Empêche l’affichage du logo de GroupWise lorsque vous lancez le programme. /c Recherche les éléments non ouverts. S’il en existe, GroupWise démarre normalement. Dans le cas contraire, GroupWise ne démarre pas. /cm Recherche les éléments non ouverts. S’il en existe, GroupWise est exécuté sous forme réduite et le système émet un signal sonore. Dans le cas contraire, GroupWise ne démarre pas. /ipa-<adresse IP> Permet de spécifier l’adresse IP. Saisissez-la à la place de <Adresse IP>. /ipp-x Permet de spécifier le port IP. Saisissez le numéro du port à la place du x. /l-xx Applicable uniquement si vous disposez d’au moins deux versions ou modules de langues. Cette option donne à GroupWise l’instruction d’ignorer la langue d’environnement par défaut (sous Environnement général dans Options) et d’utiliser la langue spécifiée à l’aide du code de langue (xx). Une liste des codes de langues est indiquée. /la-<ID réseau> Permet la connexion à l’ordinateur d’un autre utilisateur à l’aide de votre ID réseau. L’autre utilisateur reste connecté au réseau. Saisissez votre ID réseau à la place de <ID réseau>. /nu Désactive l’option Mise à jour automatique. Si cette option est sélectionnée, cliquez sur Visualiser Rafraîchir lorsque vous souhaitez mettre à jour l’affichage des éléments actuels de votre boîte aux lettres. /ph-chemin d'accès Permet de spécifier le chemin d’accès au bureau de poste. /ps-chemin de la base de données à distance Lance GroupWise en mode A distance. Cette option de démarrage ne peut être utilisée que dans la zone de texte Cible. Utilisation des options de démarrage 171 Cette option de démarrage Permet d’obtenir le résultat suivant /@u-? Affiche une boîte de dialogue de login lors de l’ouverture de GroupWise, de façon à ce que vous puissiez fournir les éventuelles informations de connexion requises. /@u-ID utilisateur Permet d’utiliser votre ID utilisateur GroupWise pour vous connecter à GroupWise en votre propre nom sur l’ordinateur d’un autre utilisateur. Ce dernier reste connecté au réseau. Le tableau ci-dessous dresse la liste des codes de langues utilisés dans tous les produits Novell®. GroupWise n’est peut-être pas encore disponible dans certaines des langues citées. Pour obtenir plus d’informations sur les langues disponibles, consultez votre distributeur local. 172 Langue Code Afrikaans AF Allemand - Allemagne DE Allemand - Suisse SD Anglais - Australie OZ Anglais - Canada CE Anglais - Etats-Unis US Anglais - Royaume-Uni UK Arabe AR Catalan CA Croate HR Danois DK Espagnol ES Finnois SU Français - Canada CF Français - France FR Galicien GA Grec GR Hébreu HE Utilisation des options de démarrage Utilisation d’une option de démarrage de GroupWise Langue Code Hongrois MA Islandais IS Italien IT Japonais NI Néerlandais NL Norvégien NO Polonais PL Portugais - Brésil BR Portugais - Portugal PO Russe RU Slovaque SL Suédois SV Tchécoslovaque CS Turc TR Ukrainien YK - 1 Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône GroupWise affichée sur le bureau, puis cliquez sur Caractéristiques. 2 Cliquez sur l’onglet Raccourci. 3 Dans la zone de texte Cible, après l’exécutable de GroupWise, entrez un espace, tapez la ou les options de démarrage souhaitées, puis cliquez sur OK. Si vous saisissez plusieurs options de démarrage, séparez-les par un espace. 4 Relancez GroupWise. Utilisation des options de démarrage 173 Astuces Dans l’exemple donné ci-dessus, /ph- correspond à l’option de démarrage permettant de spécifier le chemin d’accès au bureau de poste. La partie x:\po correspond au chemin d’accès au bureau de poste. L’option /@u-? permet d’afficher une boîte de dialogue de login qu’un utilisateur peut compléter avec des informations de connexion lors de l’ouverture de GroupWise. Cette option est particulièrement utile lorsque plusieurs utilisateurs partagent un même poste de travail tout en disposant de boîtes aux lettres GroupWise distinctes. 174 Utilisation des options de démarrage Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres Utilisation des options de démarrage 175 Recherche d’éléments Utilisez Rechercher pour rechercher des éléments répondant à vos critères de sélection. Vous pouvez indiquer à Rechercher les éléments à parcourir (par exemple dans quels dossiers ou bibliothèques effectuer la recherche) et plus précisément les documents ou messages à rechercher. Vous pouvez sauvegarder les résultats dans un dossier de recherche. Si vous utilisez GroupWise® Remote, vous pouvez trouver des éléments dans vos boîtes aux lettres à distance et principale. - Recherche d’un élément 1 Cliquez sur 2 Dans la zone Rechercher, entrez le texte que vous recherchez. 3 Cliquez sur OK. dans la barre d'outils. Astuces Les résultats de la recherche sont affichés dans le dossier Résultats de la recherche GroupWise, qui est ouvert après la recherche. 176 Recherche d’éléments Rechercher parcourt tous les dossiers et toutes les bibliothèques sélectionnés dans l’onglet Rechercher dans. Pour limiter la recherche, cliquez sur cet onglet et désélectionnez tous les dossiers et toutes les bibliothèques superflus. Astuces (suite) Utilisez Recherche avancée pour préciser davantage votre recherche. Vous souhaitez peut-être rechercher des messages de deux ou trois utilisateurs à la fois. Définition de la zone de recherche Utilisez Rechercher texte plutôt que Rechercher pour rechercher un texte dans un élément ouvert. Reportez-vous à Recherche d’un texte dans les éléments dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres. Aide Rubriques d'aide, puis sur l’onglet Index. Entrez astuces dans la zone de texte afin d’ouvrir la rubrique d’aide relative aux astuces de Recherche. - 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur l’onglet Rechercher dans. 3 Cliquez sur les bibliothèques et/ou sur les dossiers dans lesquels vous voulez effectuer la recherche. 4 Cliquez sur OK. dans la barre d'outils. Vous devrez peut-être cliquer sur + à côté de votre dossier utilisateur pour étendre la structure du dossier. Recherche d’éléments 177 Astuces Par défaut, vos dossiers et vos bibliothèques sont parcourus lors d’une recherche ; ils sont de ce fait repérés par une coche. Les dossiers non soumis à la recherche contiennent des cases grisées. - Sauvegarde des résultats d’une recherche 178 Recherche d’éléments Pour accélérer votre recherche, supprimez la coche de tous les dossiers que vous ne souhaitez pas parcourir lors de la recherche. 1 Cliquez sur 2 Exécutez une recherche. 3 Dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise, cliquez sur Fichier Sauvegarder sous dossier. 4 Entrez un nom de dossier, puis cliquez sur les touches Haut, Bas, Droite ou Gauche afin de positionner votre dossier. Cliquez enfin sur Suivant. 5 Entrez la description du dossier et cliquez sur Terminer. dans la barre d'outils. Astuces Vous pouvez mettre à jour un fichier Recherche chaque fois que vous l’ouvrez. Recherche de plusieurs mots dans les éléments à l’aide de l’option Recherche avancée Le dossier Recherche est placé dans l’armoire de la liste de dossiers. Pour visualiser à tout moment les résultats de votre recherche, sélectionnez le dossier. Les dossiers de recherche sont facilement repérables dans votre liste grâce à la loupe figurant sur l’icône de dossier. - 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur Recherche avancée. 3 Sélectionnez un champ de la liste déroulante de gauche, puis cliquez sur un opérateur et entrez ou sélectionnez une condition. 4 Cliquez sur OK si votre filtre est terminé. ou Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et, Ou, Insérer Ligne ou Nouveau groupe pour ajouter des critères de filtre. Ajoutez des critères à votre filtre, puis cliquez sur Fin dans la dernière liste locale. Cliquez enfin sur OK. dans la barre d'outils. Recherche d’éléments 179 Astuces Les résultats de la recherche sont affichés dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche GroupWise qui est ouverte après la recherche. - Restriction d’une recherche étendue à l’aide d’opérateurs de filtre 180 Recherche d’éléments La fonction de recherche parcourt tous les dossiers et toutes les bibliothèques sélectionnés dans l’onglet Rechercher dans. Pour limiter la recherche, cliquez sur cet onglet et désélectionnez tous les dossiers et toutes les bibliothèques superflus. Utilisez Rechercher texte plutôt que Rechercher pour rechercher un texte dans un élément ouvert. Cliquez sur Supprimer une ligne dans la liste déroulante des paramètres afin de supprimer une ligne de votre définition de filtre. Vous ne pouvez pas supprimer un filtre d’une ligne. Cliquez sur Insérer une ligne sur la liste déroulante des paramètres afin d’affiner davantage votre filtre. Des lignes supplémentaires précisent davantage vos critères de recherche. Par exemple, pour rechercher les éléments de Pierre Solier dont Marie Jonet a reçu une copie carbone, le filtre se sert de sa première ligne pour rechercher Pierre Solier. La deuxième ligne recherche Marie Jonet. Lorsque vous cliquez sur Recherche avancée, la boîte de dialogue Recherche avancée apparaît. Sélectionnez un opérateur dans la zone de liste déroulante à droite de la première zone. La liste des opérateurs disponibles varie selon la sélection que vous effectuez dans la première zone. Certains opérateurs tels que [], disposent de deux noms différents ou de davantage. Tandis que le nom peut être modifié, la fonction de l’opérateur reste la même. Par exemple, l’opérateur [] dans le tableau ci-dessous recherche tous les éléments contenant Pierre dans la zone Exp. ou comprenant un fichier Son dans la liste des pièces jointes. Opérateurs Opérateur Comprend Exemples [] Contient Tous les éléments comprenant la condition. De[]John, Pièce jointe List[]Sound |-> Commence par Tous les éléments dont le premier Auteur|->Karen texte commence par la condition. -> En moins de Tous les éléments se trouvant dans une plage de jours commençant après un certain jour. Créé(e)->5 Jour (créé dans les 5 jours qui suivent aujourd’hui) Opérateur Comprend Exemples <- Précédent Tous les éléments se trouvant dans une plage de jours commençant avant un certain jour. Créé <-5 Jour (créé dans les 5 jours qui précèdent aujourd’hui) = Correspond à, Egal à, Egal au champ, Le Tous les éléments égaux à la condition. Cc=Julie, Créateur du document=JFergot,Date de récupération=Demain ! Ne comprend pas, Tous les éléments, sauf la Différent de, condition. Différent du champ Statut!Ouvert, Nombre accepté!5 < Avant,Inférieur à, Tous les éléments inférieurs à la Inférieur au champ condition. Date de récupération<Aujourd'hu i, Numéro du document<1000 <= Le ou avant le, Tous les éléments inférieurs ou Inférieur à ou égal égaux à la condition. à, Inférieur ou égal au champ Date de récupération<=Hier, Total des destinataires<=10 > Après, Supérieur Tous les éléments supérieurs à, Supérieur à à la condition. Champ Date de récupération>Cette semaine,Numéro de la version>4.0 >= Le ou Après le, Tous les éléments supérieurs ou Supérieur à ou égal égaux à la condition. à, Supérieur ou égal au champ Date de récupération>=Ce mois-ci, Numéro de réponse>=7 Recherche d’un texte dans les éléments Utilisez Rechercher texte afin de rechercher une chaîne de texte dans un élément que vous lisez ou que vous envoyez. GroupWise ne recherche que le texte de la zone Message ou celui d’une pièce jointe qui est ouverte dans la visionneuse. Vous pouvez aussi rechercher un texte dans l’Aperçu. Pour rechercher plusieurs mots, ou pour effectuer une recherche dans divers éléments, utilisez la commande Rechercher du menu Outils. Recherche d’un texte dans un élément - 1 Ouvrez un élément. 2 Cliquez sur Editer Rechercher texte. Recherche d’un texte dans les éléments 181 3 Entrez le texte que vous souhaitez rechercher dans la zone Rechercher. 4 Cliquez sur Suivant afin de rechercher le texte que vous avez saisi. Astuces Pour rechercher des éléments contenant un texte spécifique, utilisez la commande Rechercher du menu Outils. Reportez-vous à Recherche d’éléments dans Recherche d’éléments dans votre boîte aux lettres. Filtrage Si votre boîte aux lettres contient de nombreux éléments, vous aurez peut-être des problèmes à en trouver certains. Les filtres vous permettent d’afficher des éléments en fonction de critères spécifiques. Un filtre peut, par exemple, n’afficher que les éléments contenant un certain mot dans leur objet. Vous pouvez aussi utiliser un filtre pour masquer les éléments dont vous souhaitez vous débarrasser. Un filtre ne déplace ni ne supprime aucun élément ; cette option affiche certains éléments sur la base de vos critères. Les filtres que vous créez s’appliquent à tous les dossiers. Une fois le filtre effacé, tous les éléments réapparaissent. - Affichage ou masquage d’éléments dans votre boîte aux lettres à l’aide d’un filtre 1 Cliquez sur un dossier (tel que celui de la boîte aux lettres ou de la Corbeille ou sur un dossier que vous avez créé). Les filtres s’appliquent à tous les dossiers. Il vous est conseillé de cliquer sur un dossier pour une visualisation immédiate des résultats du filtre. 2 Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois sur 3 182 Filtrage . Dans la première zone, cliquez sur le champ à filtrer. Par exemple, cliquez sur Exp. si vous souhaitez filtrer les éléments provenant d’une personne déterminée. 4 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un. 5 Entrez les critères du filtre ou cliquez sur la flèche pointant vers le bas s’il en existe une, puis sur un critère existant. Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des minuscules. 6 Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin. ou Cliquez sur Et ou sur Ou pour affiner votre filtre en ajoutant davantage de critères. Astuces Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre filtre. Affichage ou masquage d’éléments dans votre agenda à l’aide d’un filtre L'icône du filtre devient Pour annuler le filtre, cliquez sur , indiquant qu'un filtre est actif. , puis sur Effacer le filtre. - 1 Cliquez sur la liste Rendez-vous, Notes ou Tâches dans une vue d’agenda. 2 Dans l’angle inférieur droit de la vue de l’agenda, cliquez deux fois sur 3 Dans la première zone, cliquez sur le champ à filtrer. Par exemple, cliquez sur Exp. si vous souhaitez filtrer les éléments provenant d’une personne déterminée. 4 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un. Filtrage . 183 5 Entrez les critères du filtre ou cliquez sur la flèche pointant vers le bas, s’il en existe une, puis sur un critère existant. Si vous entrez des critères, comme le nom d’une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères génériques, tels qu’un astérisque (*) ou un point d’interrogation (?). Le texte saisi ne distingue pas les majuscules des minuscules. 6 Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin. ou Cliquez sur Et ou sur Ou pour affiner votre filtre en ajoutant davantage de critères. Astuces Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre filtre. - Utilisation d’un filtre existant 1 Le filtre s’applique à toutes les listes de la vue de l’agenda. Par exemple, si vous cliquez sur la liste Notes à la première étape ci-dessus, les listes de rendez-vous et de tâches sont également concernées par le filtre. L'icône du filtre prend la forme de Pour annuler le filtre, cliquez sur Filtrage Effacer le filtre. Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois sur 184 indiquant qu'un filtre est actif. . 2 Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Ouvrir. 3 Cliquez sur le filtre que vous souhaitez utiliser, puis sur OK. Astuces Si vous avez récemment utilisé un filtre, vous pouvez le sélectionner à partir des commandes Visualiser Filtrer. GroupWise répertorie les quatre derniers filtres ouverts. Effacement d’un filtre Si vous n’avez jamais sauvegardé de filtre, vous ne pouvez pas en ouvrir, mais vous pouvez en créer un et le sauvegarder. - 1 Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez sur le filtre. Effacer Astuces Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’objet d’un élément dans la vue filtrée, puis cliquer sur Effacer le filtre. Une fois le filtre effacé, l’icône apparaissant dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale redevient Suppression d’un filtre . Si le filtre est sauvegardé, vous pouvez l’utiliser une nouvelle fois en cliquant sur Filtrer sur l'option Ouvrir de la boîte de dialogue Filtre. - 1 Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois sur Sauvegarde d’un fichier . 2 Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Ouvrir. 3 Cliquez sur le fichier que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer. 1 Dans l’angle inférieur droit de la fenêtre principale, cliquez deux fois - sur . 2 Précisez les critères du filtre. 3 Cliquez sur le menu déroulant Filtre, puis sur Sauvegarder. Filtrage 185 4 Entrez un nom dans la zone Sauvegarder sous, puis cliquez sur OK. Astuces Pour accéder à un filtre sauvegardé, cliquez sur Filtre, puis sur l'option Ouvrir de la boîte de dialogue Filtre. - Restrictions de votre filtre La zone Nom répertorie tous les filtres que vous avez sauvegardés. Vous pouvez cliquer sur chacun d’eux pour visualiser leur description dans la partie droite. Vous souhaitez peut-être affiner votre filtre davantage en indiquant un critère supplémentaire. Chaque critère de filtre est affiché sur une ligne différente. Il existe quatre méthodes vous permettant d’ajouter des lignes et d’affiner votre filtre ; elles sont indiquées ci-dessous. Les options suivantes qui leur correspondent sont disponibles dans le dernier menu local de chaque ligne de filtre. Et Crée une ligne. Le filtre affichera les éléments répondant aux conditions de chaque ligne liées par Et. Ou Crée une ligne. Le filtre affichera les éléments répondant aux conditions de l’une ou l’autre des lignes liées par Ou. Les éléments n’ont pas besoin de répondre aux conditions des deux lignes. Insérer une ligne Insère une ligne au niveau du point d’insertion et décale les lignes restantes vers le bas. Cette option est utile dans le cas où vous avez déjà créé un filtre et que vous souhaitez ajouter davantage de critères au milieu. Nouveau groupe Commence un nouveau groupe de lignes. Vous pouvez ensuite lier les groupes par Et ou Ou. Si deux groupes sont liés par Et, les éléments doivent répondre à toutes les conditions des deux groupes. S’ils sont liés par Ou, les éléments doivent répondre à toutes les conditions de l’un des groupes, mais pas nécessairement des deux. 186 Filtrage Astuces Lisez le texte de la boîte de dialogue commençant par « Inclure les entrées où... » lors de la création du filtre. Il résume le fonctionnement de votre filtre. Utilisation de paramètres et de caractères génériques dans les règles et les filtres - Vous pouvez utiliser les caractères génériques et les interrupteurs suivants afin d’affiner votre filtre ou de préciser les conditions des règles. Celles-ci sont disponibles dans la boîte de dialogue Filtre et la boîte de dialogue Définir les conditions, mais uniquement après que vous ayez sélectionné certaines zones dans lesquelles vous devez entrer un texte supplémentaire. Par exemple, si vous sélectionnez le champ Objet, vous devez entrer le texte qui apparaît sur la ligne Objet. Ces caractères génériques et interrupteurs ne s’appliquent que lorsque vous sélectionnez l’opérateur Contient []. Liste des caractères génériques et des paramètres Caractères génériques et paramètres Correspondance définie par la règle ou le filtre ET, & ou un espace Tous les éléments qui répondent à deux conditions ou à plus. Par exemple, montagne & chèvre, montagne ET chèvre, et montagne chèvre permettent tous de trouver les éléments contenant les mots « montagne » et « chèvre ». OU ou | Tous les éléments qui répondent à l'une des deux conditions ou à plus. Par exemple, montagne|chèvre et montagne OU chèvre permettent de trouver les éléments contenant « montagne » ou « chèvre » ou ces deux mots. NON ou ! Tous les éléments contenant uniquement l'une des deux conditions. Par exemple, montagne ! chèvre et montagne NON chèvre permettent de trouver les éléments contenant le mot « montagne » mais pas le mot « chèvre ». Les éléments qui contiennent les deux ne sont pas pris en compte. Filtrage 187 188 Filtrage Caractères génériques et paramètres Correspondance définie par la règle ou le filtre " Tout texte placé entre guillemets. Par exemple, "chèvres dans la montagne" permet de trouver tous les éléments contenant l'expression « chèvres dans la montagne ». Ceci ne fonctionne pas avec des documents ni des références de documents. ? Remplace n'importe quel caractère. Par exemple, p?re permet de trouver tous les éléments contenant le mot « pare », « pire », « pure », etc. * Remplace zéro ou plusieurs caractères. Par exemple, montagne* permet de trouver tous les éléments contenant les mots « montagne », « montagnes », « montagneux », etc. /NOCASE (par défaut) Tous les éléments contenant les termes de la recherche, quelle que soit la casse. Par exemple, /NOCASE ZOO permet de trouver tant « Zoo » que « zoo ». /CASE Tous les éléments utilisant la même casse que les termes de la recherche. Par exemple, /CASE Zoo permet de trouver « Zoo » mais pas « zoo ». /WILDCARD (par défaut) Tous les éléments contenant les termes de la recherche où * et ? sont considérés comme des caractères génériques. Par exemple, /WILDCARD p?re permet de trouver « pare », « pire » et « pure ». /NOWILDCARD Tous les éléments contenant les termes de la recherche où * et ? sont considérés comme des caractères. Par exemple, /NOWILDCARD p?re permet de trouver « p?re ». Utilisation d'opérateurs de règle et de filtre - Le tableau ci-dessous décrit les opérateurs que vous pouvez utiliser lors de la création d'un filtre ou d'une règle. Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous avez sélectionné dans la première zone déroulante. Opérateur Exemple Eléments compris dans le résultat = Egal à Type d'élément = Message Uniquement les messages électroniques Type d'élément ! Rendez-vous Tous les types d'éléments excepté les rendez-vous. < Inférieur à Numéro< 4 Eléments que moins de 4 destinataires ont acceptés. <= Inférieur ou égal à Numéro <= 4 Eléments que moins de 4 ou peu de destinataires ont acceptés. > Supérieur à Nombre lu > 6 Eléments que plus de 6 destinataires ont lus. Différent de >= Supérieur ou égal à Nombre lu >= 6 Eléments que 6 destinataires ou plus ont lus. = Egal à Champ Numéro= Total des destinataires Eléments ayant été acceptés par un nombre de destinataires égal au nombre total des destinataires. Nombre lu ! Nombre accepté Eléments ayant été lus par un nombre de destinataires différent du nombre de destinataires les ayant acceptés. < Inférieur à Champ Numéro ouvert < Total des destinataires Eléments ayant été ouverts par un nombre de destinataires inférieur au nombre total des destinataires. <= Inférieur ou égal à Champ Numéro ouvert <= Total des destinataires Eléments ayant été ouverts par un nombre de destinataires inférieur ou égal au nombre total des destinataires. Différent de Champ Filtrage 189 Opérateur Exemple Eléments compris dans le résultat > Supérieur à Champ Numéro ouvert > Nombre de suppressions Eléments ayant été ouverts par un nombre de destinataires supérieur au nombre de destinataires les ayant supprimés. >= Supérieur ou égal à Numéro >= Nombre Champ de suppressions Eléments ayant été ouverts par un nombre de destinataires supérieur ou égal au nombre de destinataires les ayant supprimés. [] Comprend Statut [] Effectué Eléments ayant été effectués. Statut ! Accepté Eléments n'ayant pas été acceptés. [] Contient Exp. [] franck Eléments dans lesquels le champ Exp. contient « franck », tels que les Franck Jonet, Franck Solier, etc. |-> Commence par Dest. |-> cli Eléments dans lesquels le champ Dest. commence par « cli », tels que « Clients du groupe » ou « Clignotant ». = Correspond à Objet = rapports clients Eléments dans lesquels l'en-tête est « Rapports Clients ». = Le Créé = Aujourd'hui Eléments ayant été envoyés aujourd'hui. >= Le ou après le Créé >= Hier Eléments ayant été envoyés hier ou après. > Après le Créé > Hier Eléments ayant été envoyés après hier, mais pas hier. < Avant le Date d'échéance/fin < Demain Tâches devant être terminées demain. <= Le ou avant le Date d'échéance/fin < Demain Tâches devant être terminées demain ou avant. -> En moins de Date d'échéance/fin -> 3 Jour Tâches devant être terminées dans les trois jours qui viennent, aujourd'hui inclus. 190 Filtrage Ne comprend pas Description des champs de filtre et de règle Opérateur Exemple Eléments compris dans le résultat <- Précédent Date d'échéance/fin <- 3 Tâches devant être terminées dans les trois jours qui précèdent aujourd'hui, aujourd'hui inclus. = Le Créé = 29/5/97 Eléments créés le 29 mai 1997. > Après le Créé > 29/5/97 Eléments créés après le 29 mai 1997. >= Le ou après le Créé >= 29/5/97 Eléments créés le 29 mai 1997 ou après. < Avant le Créé < 29/5/97 Eléments créés avant le 29 mai 1997. <= Le ou avant le Créé <= 29/5/97 Eléments créés le 29 mai 1997 ou après. - Le tableau suivant explique chacun des champs disponibles lorsque vous créez un filtre ou une règle. Nom du champ Eléments auxquels ce champ fait référence à : Annotation Toutes les notes personnelles que vous avez créées. Vous avez peut-être placé des notes personnelles dans des messages électroniques, dans des références de document, etc. Date attribuée Date de début d’une tâche. Il s’agit de la date à laquelle la tâche est apparue dans votre agenda. Cette date n’est pas modifiée lorsque votre tâche est reportée d’un jour. Liste des pièces jointes Types de pièces jointes comme les fichiers, les sons, les films ou les objets OLE. Pièces jointes Pièces jointes contenant le texte ou les expressions que vous précisez. Auteur Nom de la personne ayant créé un document. CM Texte apparaissant dans la zone de texte CM d’un élément. Société du correspondant Texte apparaissant dans la zone de texte Société d’un message téléphonique. Filtrage 191 192 Filtrage Nom du champ Eléments auxquels ce champ fait référence à : Nom du correspondant Texte apparaissant dans la zone de texte Correspondant d’un message téléphonique. Numéro de téléphone du correspondant Numéro de téléphone apparaissant dans la zone de texte Message téléphonique d’un message téléphonique. CC Texte apparaissant dans la zone de texte CC d’un élément. Type de copie Type de copie qu’un utilisateur reçoit (Dest., CC ou CM). Créé Date à laquelle l’élément a été envoyé aux destinataires. En d’autres termes, date à laquelle l’expéditeur a cliqué sur le bouton Envoyer. Fait également référence à la date à laquelle vous avez noté un élément personnel dans votre agenda. Fichier en cours Nom d’un document dans le répertoire de transfert, lorsque le document est ouvert ou emprunté. Emplacement en cours Nom du chemin d’accès au répertoire lorsque le document est ouvert ou emprunté. Date d'ouverture Date à laquelle un document a été ouvert pour la dernière fois. Distribué Date à laquelle un élément a été distribué aux destinataires. Il s’agit de la date et de l’heure auxquelles l’élément est apparu dans la boîte aux lettres des destinataires. Créateur du document Nom de la personne ayant créé le document. Numéro du document Numéro d’un document. Type de document Type d’un document de la bibliothèque, tel qu’un formulaire, une note de frais, un mémo, etc. Date d'échéance/fin Date à laquelle une tâche doit être effectuée ou date et heure de fin d’un rendez-vous. Extension de nom de fichier Extension du nom de fichier d’un document d’une bibliothèque. Exp. Nom d’une personne dans la zone de texte Exp. d’un élément. Nom du champ Eléments auxquels ce champ fait référence à : Provenance Origine d’un élément. En d’autres termes, indique si l’élément a été reçu, envoyé, s’il s’agit d’un élément personnel ou d’un brouillon. Statut Indique si un élément a été accepté, effectué, ouvert, lu, marqué comme étant privé ou masqué. Type d'élément Types d’éléments, tels que les messages électroniques, les rendez-vous, les tâches, etc. Bibliothèque Bibliothèque dans laquelle les documents sont stockés. Message Texte apparaissant dans la zone Message d’un élément. Classe de message Autres éléments, tels que les formulaires, les messages personnalisés et les C3POTM (objets personnalisé de tiers). Nombre accepté Nombre de destinataires ayant accepté un élément que vous avez envoyé. Nombre effectué Nombre de destinataires ayant effectué un élément que vous avez envoyé. Nombre de suppressions Nombre de destinataires ayant supprimé un élément que vous avez envoyé. Numéro ouvert Nombre de destinataires ayant ouvert un élément que vous avez envoyé. Numéro de réponse Nombre de destinataires ayant répondu à un élément que vous avez envoyé. Ouvert par Nom de la personne qui fut la dernière à ouvrir cette version d’un document. Lieu Texte apparaissant dans la zone de texte Lieu d’un rendez-vous. Priorité la priorité d’un élément. Celle-ci peut être élevée, standard ou faible. Options d'envoi Eléments accompagnés d’une option de demande de réponse. Dimension Taille d’un élément avec ses pièces jointes. Commencé Date de début d’un rendez-vous ou d’une tâche. Lorsqu’une tâche est reportée au lendemain, la date de début devient la nouvelle date. Objet Texte apparaissant dans la zone Objet d’un élément. Catégorie de tâche Priorité alphabétique d’une tâche (A, B, C, etc.) Filtrage 193 194 Filtrage Nom du champ Eléments auxquels ce champ fait référence à : Priorité de tâche Priorité numérique d’une tâche (1, 2, 3, etc.) Dest. Nom de personne apparaissant dans la zone de texte Dest. d’un élément. Total des destinataires Nombre total de destinataires d’un élément. Date de création de la version Date à laquelle une version spécifique d’un document a été créée. Créateur de la version Nom de la personne ayant créé cette version du document. Description de la version Description de la version du document. Numéro de version Numéro de la version du document. Statut de la version Indique si un document est réintégré, emprunté, ouvert ou fermé. Nom de la vue Nom de la vue dans laquelle vous créez ou lisez un élément. Les noms des vues correspondent aux noms affichés lorsque vous cliquez sur la flèche pointant vers le bas à côté des boutons de la vue de l’élément dans la barre d'outils. Envoi et réception d’éléments du processus de travail Filtrage 195 Utilisation d’un processus de travail : présentation Un processus de travail est constitué d’une suite d’étapes ou de tâches effectuées par un groupe d’utilisateurs pour atteindre un objectif donné. En général, un processus de travail contient un fichier joint que les destinataires peuvent ouvrir dans l’application source. Par exemple, vous pouvez router électroniquement, dans le cadre d’un processus de travail, un fichier à vérifier ou à valider, au lieu de l’imprimer, de le copier et de le distribuer. Tout utilisateur indiqué dans le Carnet d’adresses peut être destinataire du processus de travail. Vous pouvez diffuser simultanément auprès de tous les destinataires un processus de travail. Vous pouvez également envoyer aux destinataires un processus de travail de façon séquentielle, en adoptant l’ordre dans lequel vous les avez sélectionnés dans le Carnet d’adresses ; cet ordre dépend de la manière dont le travail doit être exécuté. Un processus de travail peut contenir une pièce jointe (fichier ou liaison). Dans les processus de travail séquentiels, les modifications apportées aux fichiers joints par des destinataires précédents peuvent être visualisées par les destinataires suivants. Chaque destinataire reçoit un élément de travail dans sa boîte aux lettres. Lors de l’ouverture de cet élément de travail, un fichier joint peut être ouvert ou modifié. Les quatre types de pièces jointes sont décrits ci-après : 196 Type de pièce jointe Description Fichier (envoyé avec le processus de travail) Copie d’un fichier installé sur votre unité locale ou réseau. Chaque destinataire du processus de travail reçoit une copie distincte du fichier. Fichier (liaison) Liaison à un fichier stocké sur un réseau ou dans un emplacement partagé. Chaque destinataire du processus de travail ouvre le même fichier dans l’emplacement lié. Utilisez le format \\SERVEUR\CHEMIN D’ACCES\NOM DE FICHIER pour spécifier une liaison de fichier, par exemple \\NETWORK\DATA\RESUME.DOC. Document DMS Liaison à un document de votre bibliothèque GroupWise®. Les destinataires du processus de travail peuvent emprunter, réintégrer, visualiser ou ouvrir la référence d’un document joint dans l’application source, selon les privilèges de confidentialité ayant été octroyés à ces destinataires. Utilisation d’un processus de travail : présentation Type de pièce jointe Description Adresse Internet Liaison à un site Internet via une adresse URL, par exemple http://www.novell.com/products.html. Lorsque les destinataires du processus de travail ouvrent une pièce jointe Internet, le navigateur Internet accède à l’adresse Internet jointe. Au fur et à mesure que le processus de travail avance, vous pouvez utiliser votre boîte aux lettres ou le Gestionnaire du processus de travail pour vérifier son état. Cet état est mis à jour chaque fois qu’un destinataire effectue un élément de travail. Une fois tous les éléments de travail exécutés, vous recevez un rapport de processus de travail, qui affiche les résultats du processus de travail. Création d’un processus de travail - En tant qu’initiateur du processus de travail, vous décidez du type de processus de travail à envoyer (diffusé ou séquentiel). Vous devez inclure des instructions de façon à ce que les destinataires aient connaissance des tâches à effectuer. Pour vérifier l’état d’avancement d’un processus de travail envoyé, reportez-vous à Suivi de l’état d’un processus de travail, plus loin dans cette section. 1 Dans GroupWise, sélectionnez Fichier Nouveau Processus de travail. 2 Entrez un objet pour identifier le processus de travail. 3 Pour ajouter des destinataires, cliquez sur d’adresses. 4 Pour envoyer le processus de travail successivement aux destinataires, assurez-vous que vous avez sélectionné Séquentiel. ou Pour l’envoyer simultanément à tous les destinataires, choisissez Diffusion. , puis sur leur nom dans le Carnet Utilisation d’un processus de travail : présentation 197 5 Pour joindre un fichier, sélectionnez Joindre, cliquez sur la liste déroulante Type, puis sur un type de pièce jointe. Choisissez ensuite Parcourir, puis le fichier à joindre. Cliquez enfin sur Ouvrir, puis sur OK. ou Dans la zone Pièce jointe, entrez le nom de fichier, son chemin d’accès ou son adresse Internet. Cliquez ensuite sur OK. 6 Saisissez les instructions à l’attention des destinataires. 7 Choisissez Commencer. Astuces Pour ajouter un destinataire à un processus de travail, vous pouvez entrer, dans la zone Destinataires, son adresse électronique, puis appuyer sur Entrée. - Participation à un processus de travail Pour modifier l’ordre des destinataires dans un processus de travail séquentiel, sélectionnez un nom, puis Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas. Pour supprimer un destinataire de la liste, cliquez sur son nom, puis sur Supprimer. Pour supprimer tous les destinataires, choisissez Tout supprimer. En tant que participant à un processus de travail, vous recevez un élément de travail que vous devez effectuer pour que ce processus ne soit pas interrompu. Vous pouvez ouvrir ces éléments de travail dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail. Un élément de travail doit contenir des instructions fournies par l’initiateur du processus de travail relatives aux tâches à accomplir. En général, un élément de travail comprend également un fichier joint que vous pouvez ouvrir dans l’application source. Les informations concernant l’état du processus de travail en indiquent le type (séquentiel ou diffusé) et portent également sur les destinataires. 198 1 Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail, ouvrez un élément de travail. 2 Lisez les instructions. 3 Entrez vos commentaires. 4 Pour ouvrir la pièce jointe ou accéder à l’adresse Internet jointe, sélectionnez Ouvrir. ou Pour ouvrir un document de votre bibliothèque GroupWise, cliquez sur Emprunter. Lorsque vous n’avez plus besoin de ce document, choisissez Réintégrer. Utilisation d’un processus de travail : présentation 5 Pour afficher les commentaires d’un destinataire, sélectionnez l’onglet Etat, puis un nom dans la liste correspondante. 6 Pour envoyer un message électronique à un autre destinataire, cliquez sur ce même onglet, puis sur un nom. Choisissez ensuite Répondre. 7 Pour effectuer l’élément de travail et l’envoyer au destinataire suivant, cliquez sur Terminé. Astuces Lors de l’ouverture d’une pièce jointe Internet, le navigateur Internet accède à l’adresse Internet jointe. Visualisation des informations relatives à l’état d’un processus de travail à partir d’un de ses éléments Pour fermer l’élément de travail sans l’effectuer, sélectionnez Fermer. Le destinataire suivant ne peut pas continuer le processus de travail tant que vous ne rouvrez pas l’élément de travail et que vous ne cliquez pas sur Terminé. Pour envoyer un message électronique à la personne ayant lancé le processus de travail, choisissez Répondre. Cette option est utile pour obtenir davantage d’informations pour effectuer l’élément de travail. - Suivi de l’état d’un processus de travail 1 Cliquez sur l’onglet Etat. 2 Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur un nom dans la liste correspondante. 3 Pour envoyer un message électronique à un destinataire, choisissez un nom, puis Répondre. - Un message d’état portant sur un processus de travail contient des informations relatives à un processus de travail envoyé. Il est mis à jour chaque fois qu’un destinataire effectue un élément de travail. Vous pouvez ouvrir des messages d’état dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail. Un message d’état répertorie les destinataires, leurs commentaires et la date à laquelle les éléments de travail ont été effectués. Une coche indique que le destinataire a effectué l’élément de travail qui lui était affecté. 1 Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail, cliquez deux fois sur un message d’état. 2 Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur un nom dans la liste correspondante. 3 Pour envoyer un message électronique à un destinataire, sélectionnez un nom, puis Répondre. Utilisation d’un processus de travail : présentation 199 4 - Visualisation d’un rapport de processus de travail Choisissez Fermer. Si vous avez envoyé un processus de travail séquentiel, un rapport est distribué dans votre boîte aux lettres une fois le dernier élément de travail effectué. Si vous avez diffusé un processus de travail, vous recevez un rapport une fois que le premier destinataire a exécuté un élément de travail. Ce rapport est mis à jour chaque fois qu’un autre destinataire effectue un élément de travail. Vous pouvez ouvrir des rapports dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail. Un rapport indique la date à laquelle chaque élément de travail a été exécuté, ainsi que les commentaires des destinataires. Vous pouvez y ouvrir le fichier joint ou répondre à un destinataire. - Visualisation, gestion et suppression de vos processus de travail 200 1 Dans votre boîte aux lettres ou dans le Gestionnaire de processus de travail, cliquez deux fois sur un rapport. 2 Pour ouvrir ou modifier le fichier joint, choisissez Ouvrir. 3 Pour afficher les commentaires d’un destinataire, cliquez sur l’onglet Etat, puis sur un nom dans la liste correspondante. 4 Pour envoyer un message électronique à un autre destinataire, sélectionnez l’onglet Etat, puis un nom. Choisissez ensuite Répondre. 5 Cliquez sur Terminé. Le Gestionnaire de processus de travail effectue le suivi des processus de travail que vous créez et auxquels vous participez. Utilisez-le pour visualiser, ouvrir, sauvegarder ou supprimer des éléments de travail, des messages d’état et des rapports. Utilisation d’un processus de travail : présentation Le Gestionnaire de processus de travail accède directement aux informations du dossier Données, où sont stockés les messages d’un processus de travail (généralement C:\GWWF\DATA). Si vous supprimez un message d’un processus de travail de votre boîte aux lettres, vous pouvez quand même l’ouvrir dans le Gestionnaire de processus de travail. Si vous supprimez un message d’un processus de travail de ce dernier, ce message est supprimé simultanément de ce gestionnaire et de votre boîte aux lettres. Lors de la distribution d’un nouveau message d’un processus de travail dans votre boîte aux lettres, une icône représentant le Gestionnaire de processus de travail apparaît dans la barre des tâches de Windows®, à côté de l’horloge. Cliquez deux fois dessus pour lancer le Gestionnaire de processus de travail ou l’afficher dans la partie supérieure d’autres fenêtres. Une fois le message ouvert, l’icône disparaît. 1 Ouvrez le Gestionnaire de processus de travail à partir de votre bureau. ou Dans GroupWise, cliquez sur Outils Gestionnaire de processus de travail. 2 Dans le Gestionnaire de processus de travail, cliquez deux fois sur un élément de travail, sur un message d’état ou sur un rapport. 3 Pour supprimer un élément, cliquez dessus, puis sur Supprimer. Astuces Lors de la suppression d’éléments, un message de confirmation apparaît si ces messages n’ont pas été effectués. Pour supprimer plusieurs éléments, cliquez sur chacun d’eux tout en appuyant sur la touche Ctrl, puis choisissez Supprimer. Pour supprimer une série d’éléments, cliquez sur le premier, puis cliquez sur le dernier tout en appuyant sur la touche Maj. Sélectionnez ensuite Supprimer. Utilisation d’un processus de travail : présentation 201 Utilisation du Carnet d'adresses 202 Utilisation d’un processus de travail : présentation Utilisation du Carnet d'adresses : présentation Vous pouvez utiliser le Carnet d'adresses comme un annuaire ou un centre de renseignement téléphonique pour améliorer vos capacités d'adressage. Il peut stocker des noms et des adresses, des adresses électroniques, des numéros de téléphone, etc. Vous pouvez également composer un numéro de téléphone depuis le Carnet d'adresses. Vous pouvez créer plusieurs carnets d'adresses pour votre usage personnel. Les carnets d'adresses ouverts apparaissent sous la forme d'onglets dans la fenêtre principale du Carnet d'adresses. Vous ne pouvez en afficher qu'un seul à la fois. Les carnets d'adresses permettent de stocker aussi bien des adresses électroniques que des adresses Internet. Une adresse électronique est le nom utilisé par un système de messagerie pour identifier une personne. Les adresses Internet ont le même aspect que les adresses électroniques ordinaires mais elles concernent l'Internet, c'est-à-dire qu'elles vous permettent d'échanger des messages avec des emplacements externes à votre organisation. Recherche d'utilisateurs et de ressources Vous pouvez trouver rapidement des entrées dans le carnet d’adresses affiché en utilisant la liste de recherche. Vous pouvez aussi déterminer des critères de recherche en définissant un ou plusieurs filtres. Par exemple, vous pouvez définir un filtre affichant seulement les entrées dont le nom commence par « D ». Lorsque vous commencez à saisir un nom dans la zone Dest., CC ou CM d’un élément que vous êtes en train de créer, la commande d'achèvement des noms tente de le compléter automatiquement. Elle parcourt le carnet d'adresses Contacts fréquents, le dernier carnet utilisé et celui de votre système à la recherche des entrées qui correspondent à ce que vous êtes en train de saisir (à condition que ces carnets d'adresses soient ouverts). Si la commande d'achèvement des noms trouve le nom que vous recherchez, vous pouvez interrompre la saisie. Si elle ne le trouve pas, poursuivez : la commande d'achèvement des noms recommence la recherche dès que vous entrez un nouveau caractère. Si elle trouve un nom qui ressemble à celui que vous recherchez sans toutefois qu'il s'agisse exactement de celui-ci, vous pouvez utiliser les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins du Carnet d'adresses. Vous pouvez indiquer à la commande d'achèvement des noms un ordre spécifique de recherche dans vos carnets d’adresses. Utilisation du Carnet d'adresses : présentation 203 - Recherche de l'adresse d'utilisateurs, de ressources, de noms d'organisations et de groupes 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez rechercher les adresses. 3 Dans une zone Liste de recherche, commencez à saisir l'élément que vous recherchez. . Astuces De nombreuses colonnes du Carnet d’adresses possèdent une zone Liste de recherche. Vous pouvez rechercher des adresses à l’aide de n'importe laquelle de ces zones. Pour affiner votre recherche, vous pouvez créer un filtre indiquant au Carnet d'adresses l'objet de votre recherche. - Utilisation de filtres pour affiner une recherche 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur Visualiser Définir le filtre. Spécifiez un paramètre. Spécifiez un opérateur. Sélectionnez des options de filtre supplémentaires. Spécifiez une colonne. 204 . 3 Cliquez sur la flèche pointant vers le bas de la première zone puis indiquez le nom de la colonne que vous souhaitez utiliser comme critère de filtre. 4 Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez-en un. 5 Indiquez le paramètre de tri des entrées, puis cliquez sur OK. Recherche d'utilisateurs et de ressources Astuces Un opérateur est un symbole représentant une opération mathématique. Un paramètre est une variable utilisée avec une commande pour indiquer une valeur ou une option spécifique. Par exemple, pour créer un filtre qui ne répertorie que les utilisateurs dont le nom est Dupont, cliquez sur la colonne Nom, cliquez sur =, puis entrez « Dupont ». Dans cet exemple, =Egal à correspond à l'opérateur et Dupont au paramètre. Une fois qu'un filtre est défini pour un carnet d'adresses, vous pouvez le réactiver ultérieurement en affichant le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez l'activer et en cliquant sur Visualiser Filtrage activé. Vous pouvez ajouter des lignes à votre filtre ou en supprimer en sélectionnant des options de filtrage supplémentaires dans la liste déroulante Paramètre. Vous pouvez également utiliser les opérateurs Et et Ou ou Nouveau groupe pour rétrécir davantage le filtre. Utilisation de groupes pour adresser des éléments Un groupe est une liste d'utilisateurs ou de ressources auxquels vous pouvez envoyer des messages. Utilisez les groupes pour envoyer des messages à plusieurs utilisateurs ou ressources en entrant le nom de groupe dans la zone de saisie Dest., CM ou CC. Il existe deux types de groupes : public et personnel. Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système, accessible à tous les utilisateurs GroupWise®. Par exemple, s'il existe un groupe public concernant le service Comptabilité, chaque employé de ce service est inclus dans le groupe. Les groupes publics sont répertoriés dans le Carnet d'adresses système. Un groupe personnel est un groupe que vous avez vous-même créé. Par exemple, si vous fixez souvent des rendez-vous aux membres de votre groupe de travail, vous pouvez inclure dans un groupe personnel l'adresse ou le nom de chaque collègue, ainsi qu'un lieu de rendez-vous (ressource). Les groupes sont repérés par l'icône . Les carnets d'adresses personnels et les groupes sont des entités distinctes. En effet, les carnets d'adresses personnels sont créés à partir du Carnet d'adresses, tandis que les groupes sont sauvegardés à partir de noms figurant déjà dans la liste d'adresses. Un carnet d'adresses personnel peut être moins volumineux qu'un Utilisation de groupes pour adresser des éléments 205 Carnet d'adresses système. Vous pouvez envoyer des éléments à tous les utilisateurs figurant dans un carnet d'adresses personnel en cliquant sur Editer Tout sélectionner, puis dans la zone Dest. Pour effectuer la même opération avec un groupe, vous devez sélectionner son nom dans un carnet d'adresses et cliquer sur Dest., ou entrer ce nom dans la zone Dest. - Création et sauvegarde d'un groupe personnel 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur . Liste d'adresses Le bouton Sauvegarder le groupe est provisoirement inutilisable dans le Carnet d'adresses système. Si la liste d'adresses n'est pas visible, cliquez sur Liste d'adresses. 206 2 Cliquez sur Dest., CC ou CM, puis cliquez deux fois sur les utilisateurs et sur les ressources de votre groupe, ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant dessus pour les sélectionner, puis faites-les glisser dans la liste d'adresses. 3 Cliquez sur Sauvegarder le groupe. 4 Indiquez un nom et un carnet d'adresses personnel pour le groupe, puis cliquez sur OK. Utilisation de groupes pour adresser des éléments Astuces Vous pouvez inclure dans un même groupe des noms d'utilisateurs provenant de carnets d'adresses différents. Les groupes sont repérés par l'icône Adressage d'éléments à un groupe . Vous pouvez sauvegarder les groupes uniquement dans les carnets d'adresses personnels. Vous pouvez sauvegarder un groupe sous le nom de votre choix. Dans un nom de groupe, vous pouvez utiliser des espaces ou n'importe quel caractère. - 1 Dans une vue d'élément, cliquez sur Adresse. 2 Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur Dest., CC ou CM. 3 Répétez ces opérations autant de fois que nécessaire. 4 Cliquez sur OK pour revenir à la vue de l'élément. Astuces La commande d'achèvement des noms parcourt le carnet d'adresses Contacts fréquents, le carnet en cours et celui du système, à condition qu'ils soient ouverts. Ajout de noms à un groupe personnel ou retrait Les groupes publics sont situés dans le Carnet d'adresses système. - 1 Cliquez sur situé. 2 Sélectionnez le groupe, puis cliquez sur Editer Editer le groupe. 3 Dans la liste d'adresses, modifiez le groupe, puis cliquez sur Sauvegarder le groupe OK. , puis sur l'onglet du carnet d'adresses dans lequel le groupe est Utilisation de groupes pour adresser des éléments 207 Astuces Pour modifier un groupe, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'entrée correspondante dans un carnet d'adresses, puis cliquer sur Editer le groupe. Les groupes sont repérés par l'icône - Visualisation d'informations sur un groupe . Les entrées de groupes apparaissent dans la liste d'adresses. Vous pouvez cliquer deux fois sur les noms d'utilisateurs dans les carnets d'adresses pour les déplacer dans le groupe, ou cliquer deux fois sur ces noms dans la liste d'adresses pour les en supprimer. 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Pour visualiser les membres d'un groupe, cliquez sur un groupe, puis sur Editer Editer le groupe. . Le groupe est affiché dans la liste d'adresses, à l'endroit où apparaissent les noms d'utilisateurs. S'il s'agit d'un groupe personnel, vous pouvez le modifier. Reportez-vous à Création de carnets d'adresses personnels dans Utilisation du Carnet d'adresses. 3 208 Pour visualiser une description du groupe, sélectionnez-le, puis cliquez sur Informations. Utilisation de groupes pour adresser des éléments Création de carnets d'adresses personnels Un carnet d'adresses personnel est un carnet d'adresses que vous créez vous-même pour répondre à vos besoins. Vous pouvez créer, modifier et sauvegarder autant de carnets d'adresses personnels que vous le souhaitez. Dans vos carnets d'adresses personnels, vous pouvez, selon votre convenance, ajouter ou supprimer les nom et adresse de toute personne, organisation ou ressource de votre choix. Lors de la création d'un carnet d'adresses personnel, un onglet est automatiquement ajouté à la fenêtre principale du Carnet d'adresses. Lorsque vous créez plusieurs carnets d'adresses, vous pouvez inclure les mêmes noms et adresses dans différents carnets. Si, dans un carnet d'adresses, vous modifiez les informations d'une entrée partagée par plusieurs carnets, les modifications sont automatiquement répercutées dans les autres carnets qui contiennent cette entrée. Les carnets d'adresses personnels classent les adresses en fonction de vos préférences. Vous pouvez indiquer des adresses Internet ou pas d'adresse du tout pour chaque personne que vous ajoutez à vos carnets d'adresses personnels. Vous pouvez envoyer des éléments à toutes les entrées d'un carnet d'adresses personnel en cliquant sur la zone Dest. située au-dessus de la liste d'adresses, puis sur Editer Tout sélectionner. Vous pouvez également créer un groupe personnel. Si vous sauvegardez une liste de personnes en tant que groupe, il vous suffit d'entrer le nom de ce groupe dans la zone Dest. d'une vue d'envoi ouverte pour envoyer un message à l'ensemble du groupe. Création d'un carnet d'adresses personnel - 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur Fichier Nouveau carnet. 3 Entrez le nom du nouveau carnet, puis cliquez sur OK. 4 Pour ajouter des noms au nouveau carnet d'adresses, cliquez sur Ajouter. . Création de carnets d'adresses personnels 209 5 Cliquez sur Type d'entrée, puis sur OK. 6 Complétez les champs correspondant à cette entrée. 7 Cliquez sur OK. Astuces Dans votre nouveau carnet d'adresses, vous pouvez copier des noms issus de carnets existants. Reportez-vous à Modification d’un carnet d’adresses personnel plus loin dans cette section. - Suppression d'un carnet d'adresses personnel Vous pouvez ajouter et modifier des entrées dans vos carnets d'adresses personnels. Toutefois, seul l'administrateur système peut effectuer ces opérations dans le Carnet d'adresses système. 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur Fichier Supprimer le carnet. 3 Pour supprimer des carnets, cliquez dessus ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur ces carnets pour les sélectionner, puis cliquez sur OK Oui. . Astuces Vous pouvez supprimer seulement les carnets d'adresses personnels. - Modification d'un carnet d'adresses personnel 210 Il n'est pas possible de récupérer un carnet d'adresses que vous avez placé dans la Corbeille. Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses ne peut pas être récupéré. Dans les carnets d'adresses personnels, vous pouvez ajouter ou supprimer des entrées, modifier des informations, copier des noms d'un carnet à l'autre ou renommer un carnet. Vous pouvez également créer vos propres champs d'informations. Création de carnets d'adresses personnels Modification de noms et d'adresses dans un carnet d'adresses personnel 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses, puis sur le nom que vous souhaitez modifier. 3 Cliquez sur Editer Editer. 4 Modifiez les informations, puis cliquez sur OK. . Copie de noms vers un nouveau carnet d'adresses personnel 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Ouvrez le carnet d'adresses que vous souhaitez copier. 3 Cliquez sur Fichier Sauvegarder le carnet d'adresses sous. 4 Entrez le nom de votre carnet d'adresses dans le champ de saisie, puis cliquez sur OK. . Création de carnets d'adresses personnels 211 Le nouveau carnet d'adresses est représenté par un onglet portant le nom que vous avez indiqué. Il apparaît également dans la liste des carnets d'adresses disponibles. Retrait de noms d'un carnet d'adresses personnel 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur l'onglet d'un carnet d'adresses, puis sur les noms à supprimer ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant dessus pour les sélectionner. 3 Cliquez sur Supprimer Oui. . Une fois que vous avez sélectionné des noms, vous pouvez également, pour les supprimer, les faire glisser hors du carnet d'adresses, appuyer sur la touche Suppr ou cliquer sur Editer Supprimer. - Synchronisation des entrées d'un carnet d'adresses Vous pouvez utiliser l'option Synchroniser pour vous assurer que les entrées de votre carnet d'adresses personnel correspondent aux entrées appropriées du Carnet d'adresses système. Vous pouvez synchroniser l'intégralité d'un carnet d'adresses personnel ou seulement une sélection d'entrées. Par exemple, supposez que vous disposiez d'un carnet d'adresses personnel contenant le nom des personnes à contacter au service Marketing ; lorsque ce service change de bâtiment et de numéro de téléphone, l'option Synchroniser vous évite d'avoir à créer un nouveau carnet d'adresses personnel. 212 1 Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses personnel que vous souhaitez synchroniser. 2 Pour synchroniser un carnet d'adresses, cliquez sur Fichier Synchroniser Carnet d'adresses en cours. ou Pour synchroniser une sélection d'entrées, cliquez dessus pour les sélectionner, puis sur Fichier Synchroniser Eléments sélectionnés. Création de carnets d'adresses personnels Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre Si un autre utilisateur a créé un carnet d'adresses personnel susceptible de vous être utile, il peut en exporter une copie et vous l'envoyer. Vous pouvez alors importer la copie du carnet d'adresses personnel de l'autre utilisateur plutôt que d'avoir à le recréer entièrement. Tous les groupes d'un carnet d'adresses personnel ne peuvent pas être exportés. Importation d'adresses dans un carnet d'adresses personnel - 1 Si vous avez reçu un carnet d'adresses personnel Novell® sous forme de pièce jointe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Sauvegarder sous. Sélectionnez le dossier ou la disquette de destination, puis cliquez sur Sauvegarder. 2 Ouvrez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez importer des adresses. Pour ce faire, reportez-vous à Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses dans Utilisation du Carnet d'adresses. ou Créez un nouveau carnet d'adresses personnel dans lequel vous importerez les adresses. Pour ce faire, reportez-vous à Création de carnets d’adresses personnels. 3 Cliquez sur Fichier Importer. 4 Sélectionnez le fichier du carnet d'adresses, puis cliquez sur Ouvrir. Astuces Les fichiers des carnets d'adresses Novell possèdent une extension .nab. Ce sont des fichiers ASCII avec une mise en forme spécifique. Si vous souhaitez importer un fichier de carnet d'adresses non-Novell, consultez un fichier .NAB pour déterminer son format, puis appliquez-le aux informations de votre propre carnet d'adresses. Exportation d'adresses du carnet d'adresses Pour modifier les dossiers, cliquez sur l'un d'entre eux dans la zone Dossiers. Il n'est pas possible d'importer des adresses dans le Carnet d'adresses système. - 1 Ouvrez le carnet d'adresses à partir duquel vous souhaitez exporter des noms. 2 Sélectionnez les adresses à exporter. Si vous souhaitez exporter un carnet d'adresses en intégralité, il n'est pas nécessaire de sélectionner de noms. 3 Cliquez sur Fichier Exporter. Déplacement d'adresses d'un carnet à un autre 213 4 Cliquez sur Tout le carnet d'adresses si vous souhaitez exporter l'intégralité du carnet d'adresses. ou Cliquez sur Eléments sélectionnés pour exporter les adresses sélectionnées. 5 Cliquez sur le dossier dans lequel vous allez sauvegarder le fichier, entrez le nom du fichier exporté, puis cliquez sur Sauvegarder. Astuces Le fichier exporté est sauvegardé avec une extension .nab (Carnet d'adresses Novell). Tous les groupes du carnet d'adresses ne sont pas exportés. Appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les adresses pour en sélectionner plusieurs. Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses Vous pouvez vérifier l'affichage de tel ou tel onglet de carnets d'adresses dans la fenêtre principale du Carnet d'adresses en ouvrant et en fermant ces carnets. Par exemple, si vous disposez d'un carnet d'adresses personnel concernant un compte que vous n'utilisez que six mois par an, vous pouvez le fermer lorsque vous n'en avez pas besoin et l'ouvrir à nouveau six mois plus tard. Vous pouvez également visualiser les informations affichées dans un seul carnet d'adresses. Pour que vous puissiez les modifier, ce carnet d'adresses doit être ouvert. Les carnets d'adresses contiennent plus d'informations qu'il n'est possible d'en afficher en une seule fois. Vous pouvez choisir à tout moment les informations qui sont affichées en sélectionnant différents marqueurs de colonnes. Vous pouvez également changer l'ordre des colonnes, les trier ou modifier leur largeur. - Ouverture et fermeture de carnets d'adresses 214 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur Fichier Ouvrir un carnet. Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses . Lorsque l'option Ouvrir un carnet est grisée, tous les carnets d'adresses sont ouverts. 3 Cliquez sur un carnet d'adresses ou appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur un ou sur plusieurs carnets pour les sélectionner, puis cliquez sur OK. 4 Pour fermer un carnet d'adresses, cliquez sur l'onglet correspondant, puis sur Fichier Fermer le carnet. Astuces Lorsqu'un carnet d'adresses est ouvert, son nom apparaît sur un onglet dans la fenêtre du Carnet d'adresses. Choix des colonnes à afficher dans un carnet d'adresses La fermeture d'un carnet d'adresses n'entraîne pas sa suppression ; vous pouvez l'ouvrir à nouveau à tout moment. Vous pouvez ouvrir autant de carnets d'adresses que vous le souhaitez. S'il y a plus de carnets ouverts que ne peut en afficher une ligne, utilisez les flèches situées à droite des onglets pour les faire défiler. Si les carnets d'adresses système et Contacts fréquents sont fermés, ils ne seront pas parcourus lorsque vous commencerez à entrer un nom dans la zone Dest., CC ou CM d'une vue d'élément. - 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez changer les colonnes à afficher. 3 Cliquez sur Editer Colonnes, puis sur un nom de colonne dans le menu pour l'afficher ou la masquer. . Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses 215 4 Si le nom de la colonne de votre choix n'est pas affiché, cliquez sur Plus de colonnes, puis sur la colonne dans la zone de liste Colonnes sélectionnées. Cliquez enfin sur Ajouter ou sur Supprimer. Astuces Pour afficher une autre colonne d'informations, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un marqueur de colonne, puis cliquer sur un nom de colonne. Pour organiser les colonnes, vous pouvez faire glisser un marqueur de colonne vers un autre emplacement. - Modification de l'ordre des colonnes dans le carnet d'adresses 216 Pour supprimer un marqueur de colonne, vous pouvez le faire glisser hors du carnet d'adresses. Vous pouvez sélectionner différentes présentations de colonne pour chaque carnet d’adresses. 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur l’onglet du carnet d’adresses dans lequel vous souhaitez changer les colonnes à afficher. 3 Cliquez sur Editer Colonnes Plus de colonnes. Affichage d'autres informations dans le carnet d'adresses . 4 Dans la zone de liste Colonnes sélectionnées, cliquez sur un nom de colonne, puis sur les flèches Haut ou Bas. 5 Pour ajouter une colonne, cliquez deux fois sur son nom dans la zone de liste Colonnes disponibles. ou Pour supprimer une colonne, cliquez deux fois sur son nom dans la zone de liste Colonnes sélectionnées. Astuces Pour afficher une autre colonne d'informations, vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un marqueur de colonne, puis cliquer sur un nom de colonne. Pour organiser les colonnes, vous pouvez faire glisser un marqueur de colonne vers un autre emplacement. Pour supprimer un marqueur de colonne, vous pouvez le faire glisser hors du carnet d'adresses. Vous pouvez sélectionner différentes présentations de colonne pour chaque carnet d’adresses. Vous pouvez appuyer sur la touche Ctrl tout en cliquant sur des noms de colonnes dans n'importe quelle zone de liste, puis cliquer sur Ajouter ou sur Supprimer pour déplacer plusieurs colonnes simultanément. Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages Le Carnet d'adresses vous permet d'envoyer des rendez-vous, des messages électroniques, des tâches, des notes et des appels téléphoniques plus facilement et plus rapidement en vous aidant à trouver l'adresse électronique des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer un élément. Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages 217 Vous pouvez ouvrir une vue d'élément, puis le Carnet d'adresses pour trouver des adresses, ou bien ouvrir d'abord le Carnet d'adresses, puis un élément à partir de celui-ci. - Utilisation du Carnet d'adresses pour l'adressage d'éléments 1 Dans une vue d'élément, cliquez sur Adresse. 2 Cliquez sur l'onglet du carnet d'adresses. 3 Si les zones Dest., CC et CM ne sont pas visibles, cliquez sur Liste d'adresses au bas du Carnet d'adresses. 4 Cliquez deux fois sur le nom des destinataires principaux (Dest.) de votre message, puis cliquez sur CC. Cliquez deux fois sur le nom des personnes devant recevoir une copie carbone. Répétez cette opération pour les personnes devant recevoir une copie masquée, puis cliquez sur Fermer. Ce bouton permet de passer du mode Fermer la liste au mode Liste d’adresses et vice-versa. 218 Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages Astuces Si vous connaissez le nom de la personne, commencez à le saisir dans le champ Dest. de la vue de l'élément. La commande d'achèvement des noms parcourt le carnet d'adresses Contacts fréquents, le carnet en cours et celui du système, à condition qu'ils soient ouverts. Lorsque la commande d'achèvement des noms trouve la personne que vous recherchez, vous pouvez interrompre la saisie. Si elle trouve un nom qui ressemble à celui que vous recherchez sans toutefois qu'il s'agisse exactement de celui-ci, vous pouvez utiliser les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins dans le carnet d'adresses. Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses Pour trouver une entrée dans un carnet d'adresses, cliquez sur une zone de texte Liste de recherche et commencez la saisie. Par exemple, commencez à saisir un nom dans la colonne Nom. Vous pouvez également faire glisser des noms dans la liste d'adresses après avoir cliqué sur Dest., CC ou CM. Pour sélectionner une entrée, cliquez dessus. Appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur des entrées pour en sélectionner plusieurs. Pour sélectionner toutes les entrées du carnet d'adresses en cours (jusqu'à 1 000), cliquez sur Editer Tout sélectionner. - Utilisez l'option Message pour envoyer des éléments depuis un carnet d'adresses. Si vous avez ouvert le carnet d'adresses depuis la fenêtre principale, le Carnet d'adresses et GroupWise ne sont pas connectés. L'option Message vous permet d'ouvrir une vue d'éléments dans le Carnet d'adresses. 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur . Ce bouton permet de passer du mode Fermer la liste au mode Liste d’adresses et vice-versa. Cliquez ici pour ouvrir une nouvelle vue de message. 2 Si la liste d'adresses n'est pas visible, cliquez sur Liste d'adresses. Utilisation du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages 219 3 Cliquez deux fois sur le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer un message. 4 Pour ouvrir une vue de message, cliquez sur Message. Astuces La liste des utilisateurs que vous avez spécifiés se trouve dans les zones Dest., CC et CM de la vue de l'élément. Utilisation de Contacts fréquents Utilisez l'onglet Contacts fréquents du Carnet d'adresses pour accéder aux entrées que vous avez utilisées le plus fréquemment ou tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une entrée dans un message, elle est copiée dans le Carnet d'adresses Contacts fréquents si celui-ci est ouvert. Vous pouvez visualiser la date et l'heure de la dernière utilisation d'une entrée, ainsi que le nombre de fois que vous l'avez utilisée. Une fois qu'une entrée est placée dans Contacts fréquents, elle y demeure jusqu'à ce que vous l'en supprimiez. L'entrée reste également dans son carnet d'adresses d'origine. Si le carnet d'adresses Contacts fréquents est fermé, aucune adresse ou information d'accès ne peut y être copiée. - Utilisation de Contacts fréquents pour adresser des éléments 1 Ouvrez une vue d'élément. 2 Cliquez sur Adresse. 3 Si l'onglet Contacts fréquents n'est pas affiché, cliquez sur Fichier Ouvrir le carnet fréquent. Ce bouton permet de passer du mode Fermer la liste au mode Liste d’adresses et vice-versa. 4 220 Si les zones Dest., CC et CM ne sont pas visibles, cliquez sur Liste d'adresses au bas du Carnet d'adresses. Utilisation de Contacts fréquents 5 Cliquez sur Dest., puis cliquez deux fois sur le nom des destinataires principaux de votre message. Cliquez sur CC, puis cliquez deux fois sur le nom des personnes devant recevoir une copie carbone. Répétez cette opération pour les personnes devant recevoir une copie masquée, puis cliquez sur Fermer. Astuces Lorsque vous commencez à entrer un nom dans la zone Dest., CC ou CM, la commande d'achèvement des noms parcourt le carnet d'adresses Contacts fréquents, le carnet en cours et celui du système, à condition qu'ils soient ouverts. Lorsqu'elle trouve la personne que vous recherchez, vous pouvez interrompre la saisie. Utilisation de filtres prédéfinis dans le carnet d'adresses Contacts fréquents Vous pouvez supprimer des colonnes de carnets d'adresses ou en afficher d'autres contenant des informations sur les entrées. Reportez-vous à Affichage d'autres informations dans le Carnet d'adresses dans Utilisation du Carnet d'adresses. Le carnet d'adresses Contacts fréquents peut être fermé mais pas supprimé. - 1 Si vous n'avez pas encore ouvert le Carnet d'adresses, ouvrez une vue d'élément, puis cliquez sur Adresse. 2 Cliquez sur l'onglet Contacts fréquents. 3 Si cet onglet n'est pas affiché, vous devez ouvrir le carnet Contacts fréquents. Pour ce faire, reportez-vous à Affichage d'autres informations dans le Carnet d'adresses dans Utilisation du Carnet d'adresses. 4 Cliquez sur Visualiser Filtres prédéfinis Filtre pour au moins trois références. ou Cliquez sur Configuration du filtre pour références, entrez un nombre, puis cliquez sur OK. Astuces La valeur que vous entrez correspond au nombre minimal de références dont doit disposer une entrée pour pouvoir être comprise dans le filtre. Une référence correspond au nombre de fois que vous avez envoyé ou reçu des éléments à partir d'une entrée. Utilisation de Contacts fréquents 221 Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses Utilisez l'option Filtres prédéfinis pour afficher seulement des groupes, des utilisateurs, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses. Par défaut, les carnets d'adresses affichent toutes les entrées. Dans la mesure où tous les groupes, les organisations et les ressources sont repérés par une icône, il peut s'avérer difficile de trouver des entrées spécifiques dans des carnets d'adresses volumineux. Un filtre prédéfini permet d'afficher seulement les entrées de votre choix. Il existe deux types de filtres prédéfinis que vous pouvez utiliser seulement dans le carnet d'adresses Contacts fréquents. Vous pouvez les utiliser pour filtrer les entrées possédant au moins le nombre de références indiqué. Pour afficher des groupes, des organisations ou des ressources dans un carnet d'adresses, suivez les étapes ci-dessous : 222 1 Dans la barre d'outils, cliquez sur 2 Cliquez sur Visualiser Filtres prédéfinis, puis sur le filtre de votre choix. 3 Pour revenir à la vue du carnet d'adresses non filtré, cliquez sur Visualiser Filtrage activé ou sur Supprimer le filtre. . Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses Astuces Lorsqu'un filtre est activé, une coche apparaît à côté de l'option Filtrage activé du menu Visualiser et un jaune apparaît dans l'angle supérieur gauche de l'onglet d'un carnet d'adresses. Les filtres Filtre pour au moins trois références et Configuration du filtre pour références s'appliquent uniquement au carnet d'adresses Contacts fréquents. Ils permettent de filtrer des entrées possédant moins de trois références ou de déterminer un nombre minimal de références nécessaires pour qu'une entrée soit comprise dans le filtre. Le carnet d'adresses non filtré affiche la liste intégrale des utilisateurs, des ressources, des groupes et des organisations. Le Carnet d'adresses positionne les icônes par ressource, par groupe et par organisation dans tous les carnets d'adresses : Ressources Groupes Organisations Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses 223 Utilisation de GroupWise Imaging 224 Affichage de groupes, d'organisations ou de ressources dans le Carnet d'adresses Utilisation de Imaging : Présentation Convertir des informations sur papier en un format électronique facile à utiliser peut vous faire gagner du temps et vous rendre plus productif. GroupWise® Imaging est une application vous permettant de convertir ce type d’informations (par exemple, des photographies, des graphiques et des documents sous forme de texte) en images numérisées et analysées pouvant être dimensionnées, déplacées, annotées, envoyées par messagerie électronique ou par télécopie, ou encore imprimées. Selon le format du fichier, les fichiers image peuvent contenir une ou plusieurs images et peuvent être en noir et blanc, en nuances de gris ou en couleur. Lors du téléchargement et de la sauvegarde des fichiers image, les performances du système varient selon le matériel utilisé et la taille de l’image. Types de fichiers pris en charge - Les types de fichiers pris en charge peuvent être affichés, exploités et sauvegardés sous le même type de fichier ou sous un type semblable. Les types de fichiers suivants sont actuellement pris en charge : Type de fichier Description EVY BMP JPG AWD DCX PCX XIF TIF Image EnvoyTM Bitmap Joint Photographic Experts Group Fax Paintbrush PC Paintbrush PC Format image Xerox® Format de fichier image référencée Astuces Si vous souhaitez convertir une image en un type de fichier différent, cliquez sur Fichier Sauvegarder sous. Cliquez sur un type de fichier dans le menu déroulant Sauvegarder sous le type. Utilisation des annotations Les annotations sont des versions électroniques d’indications couramment utilisées dans les documents papier, résultant par exemple de l’utilisation du surligneur ou de tampons encreur. Puisque les annotations de GroupWise Imaging sont Utilisation de Imaging : Présentation 225 numérisées, elles permettent d’ajouter, de déplacer et de supprimer des marques d’édition beaucoup plus facilement. En outre, les attributs des annotations numérisées (tels que la couleur, la taille, le texte et la visibilité) peuvent être modifiés plus rapidement que sur papier. Icône d’annotation Nom de l’outil Sélection d'une annotation Droite Ligne à main levée Rectangle vide Texte issu d’un fichier Rectangle plein Stabilo Texte Joindre une note Tampon - Affichage de la barre d’outils des annotations 226 1 Utilisation des annotations Cliquez sur dans la barre d’outils principale. Astuces Vous pouvez également cliquer sur Visualiser Afficher l'annotation Barre d'outils. Sélection d’une annotation existante La barre d’outils des annotations n’apparaît que si le type de fichier prend en charge les annotations. - 1 Cliquez sur dans la barre d’outils principale. 2 Cliquez sur dans la barre d’outils des annotations. 3 Cliquez sur une annotation. Utilisation des annotations 227 Astuces Toute annotation que vous souhaitez déplacer, modifier ou supprimer doit d’abord être sélectionnée à l’aide de cet outil. Une fois l’annotation sélectionnée, elle apparaît à nouveau avec des poignées. Pour redimensionner l’annotation, cliquez sur l’une d’elles et faites glisser le pointeur. La barre d’outils des annotations n’apparaît que si le type de fichiers prend en charge les annotations. Numérisation La numérisation vous permet de capturer des données sur papier sous forme d’images électroniques. Un scanner est connecté à un PC ou à un réseau et est contrôlé par un programme d’application. Ce dernier communique avec le scanner via une interface appelée source de données de scanner (pilote), normalement fournie par le fabricant du scanner. La source de données la plus courante est TWAIN. TWAIN est une norme standard de l’industrie en matière de saisie d’images, elle est prise en charge par la plupart des scanners. - Sélection d’un scanner 1 Cliquez sur Outils Options. 2 Cliquez sur Scanner. 3 Cliquez sur Sélectionner un scanner, puis sur le nom du scanner. Cliquez ensuite sur OK. 4 Cliquez sur OK. Astuces Si vous utilisez la version améliorée de Imaging, cliquez sur ISIS ou TWAIN après avoir sélectionné le scanner. - Début d’une numérisation 228 Numérisation 1 Cliquez sur Analyse Nouveau fichier. 2 Cliquez sur Analyse. 3 Cliquez sur OK. Astuces Aucune fonction de numérisation n’est activée avant la sélection d’un scanner. Si votre scanner utilise un pilote TWAIN, vous devrez peut-être patienter jusqu’à ce que vous soyez invité à insérer la page. Ouverture d’une image existante 1 Cliquez sur 2 Cliquez sur le dossier que vous souhaitez consulter. 3 Cliquez sur le nom du fichier. 4 Cliquez sur Ouvrir. dans la barre d’outils principale. Astuces Vous pouvez également ouvrir un fichier enregistré en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, puis en cliquant sur Ouvrir. Envoi électronique d’une image GroupWise Imaging vous permet d’envoyer à d’autres utilisateurs des images par messagerie électronique pour qu’ils puissent les visualiser, y ajouter des modifications et des annotations, etc. 1 Cliquez sur 2 Entrez votre mot de passe. 3 Cliquez sur OK. 4 Dans la zone de texte Dest., entrez le nom des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer l’image. Si vous devez rechercher des noms dans le Carnet d’adresses, cliquez sur Adresse. 5 Cliquez sur la zone texte Objet, puis entrez un objet. 6 Cliquez sur la zone Message sur votre message. 7 Cliquez sur Envoyer. dans la barre d’outils principale. Ouverture d’une image existante 229 Astuces Si le bouton Envoyer est désactivé, cela signifie que la messagerie Windows® n’a pas été installée sur votre poste de travail. 230 Envoi électronique d’une image Vous pouvez également envoyer par messagerie électronique un fichier enregistré en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris, puis en cliquant sur Envoyer. Connexion à GroupWise Envoi électronique d’une image 231 Connexion à GroupWise Lorsque vous démarrez GroupWise®, une boîte de dialogue vous donne la possibilité de vous y loguer. La boîte de dialogue de démarrage apparaît sous un aspect différent, en fonction des informations requises par GroupWise pour l'ouverture de votre boîte aux lettres. Par exemple, si un mot de passe est nécessaire pour ouvrir votre boîte aux lettres et que vous vous loguez au réseau et démarrez GroupWise à partir de votre propre machine, vous serez probablement invité à entrer votre mot de passe. Si, toutefois, GroupWise ne parvient pas à localiser le bureau de poste (par exemple, si son emplacement a changé ou si le serveur contenant le bureau de poste est actuellement hors tension), une boîte de dialogue peut apparaître ; vous devez alors indiquer le chemin d'accès au bureau de poste ou l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste, votre nom utilisateur et votre mot de passe. Vous pouvez utiliser une option de démarrage pour faire apparaître automatiquement la boîte de dialogue Lancer lorsque vous lancez GroupWise. - Connexion à votre boîte aux lettres 1 Vérifiez que vous vous êtes logué au réseau. 2 Démarrez GroupWise. Si vous n'avez pas spécifié de mot de passe pour votre boîte aux lettres et que GroupWise ne nécessite pas d'informations complémentaires, vous pouvez afficher GroupWise sans passer par la boîte de dialogue de démarrage. 3 232 Connexion à GroupWise Si vous êtes invité à entrer un mot de passe ou d'autres informations, entrez-les dans la zone appropriée, puis cliquez sur OK. Astuces GroupWise peut vous demander d'entrer d'autres informations, telles que l'adresse TCP/IP et le port de l'agent de bureau de poste, le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou le chemin d'accès à la base de données à distance. Si vous ignorez ces informations requises, contactez l’administrateur de votre système. Connexion à votre boîte aux lettres à partir du poste de travail d'un autre utilisateur - 1 Loguez-vous au réseau avec votre propre ID utilisateur. ou Pour faire apparaître automatiquement la boîte de dialogue de démarrage, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GroupWise sur le bureau, cliquez ensuite sur Propriétés et sélectionnez l'onglet Raccourci. Dans la zone de texte Cible, après le nom du fichier exécutable GroupWise, entrez un espace, puis tapez /@u-?. Cliquez ensuite sur OK. 2 Démarrez GroupWise. 3 Entrez votre ID utilisateur s'il n'est pas encore affiché dans la zone de texte ID utilisateur. 4 Cliquez sur la zone de texte Mot de passe, entrez votre mot de passe, puis cliquez sur OK. Astuces Vous devez être dans le même bureau de poste que l'autre utilisateur pour être en mesure de vous loguer à votre propre boîte aux lettres depuis son poste de travail. Utilisation de votre mot de passe sur le poste des autres utilisateurs - 1 Démarrez GroupWise. 2 Cliquez sur la zone de texte Mot de passe, puis entrez votre mot de passe. Connexion à GroupWise 233 3 Cliquez sur la case à cocher Mémoriser mon mot de passe, puis cliquez sur OK. Astuces L'administrateur de votre système peut choisir de désactiver Mémoriser mon mot de passe pour les utilisateurs de votre système. - Spécification du chemin d'accès à la base de données à distance 234 Connexion à GroupWise Cette option est propre à la machine, ce qui signifie que si vous indiquez à GroupWise de mémoriser votre mot de passe sur un poste de travail, puis que vous vous loguez à un autre ordinateur, vous serez invité à entrer à nouveau votre mot de passe. Si vous sélectionnez la case à cocher Mémoriser mon mot de passe sur le nouveau poste de travail, GroupWise mémorisera également le mot de passe utilisé sur ce poste. Vous pouvez également sélectionner l'option Mémoriser mon mot de passe dans Options d'accès. 1 Démarrez GroupWise à distance. 2 Dans la boîte de dialogue de démarrage, entrez votre mot de passe. 3 Cliquez sur la zone de texte Chemin de la base de données à distance, saisissez le chemin d'accès à la base de données à distance. Par exemple, vous pouvez entrer c:\remote. ou Si vous ne disposez pas de base de données à distance, entrez le chemin d'accès à une nouvelle base de données à distance ou recherchez-la dans l'arborescence. Lorsque vous cliquez sur OK, vous êtes invité à créer cette base de données. 4 Cliquez sur OK. Astuces GroupWise démarre à distance si vous ne disposez pas de connexions réseau, si GroupWise échoue après plusieurs tentatives de connexion à la boîte aux lettres principale (par exemple, si le serveur contenant le bureau de poste est actuellement hors service) ou si vous utilisez l'option de démarrage /ps-<chemin>. Spécification de l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste - 1 Démarrez GroupWise. 2 Dans la boîte de dialogue de démarrage, cliquez sur l'onglet Adresse TCP/IP. 3 Entrez l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste. Si vous ignorez cette adresse TCP/IP ou le port de l'agent de bureau de poste, contactez l'administrateur de votre système. 4 Spécifiez le port de l'agent de bureau de poste. 5 Cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez spécifier le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste. Si vous indiquez les deux, GroupWise commence par vérifier l'adresse TCP/IP. Si GroupWise ne peut pas se connecter à l'aide de l'adresse TCP/IP spécifiée, il tente de le faire avec le bureau de poste du réseau via le chemin d'accès indiqué. Modification du chemin d'accès au bureau de poste du réseau - 1 Démarrez GroupWise. 2 Dans la boîte de dialogue de démarrage, cliquez sur l'onglet Bureau de poste du réseau. Connexion à GroupWise 235 3 Entrez le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou recherchez ce dernier dans l'arborescence. Par exemple, vous pouvez entrer X:\BP. Si vous ignorez le chemin d'accès au bureau de poste du réseau, contactez l'administrateur de votre système. 4 Cliquez sur OK. Astuces Vous pouvez spécifier le chemin d'accès au bureau de poste du réseau ou l'adresse TCP/IP de l'agent de bureau de poste. Si vous indiquez les deux, GroupWise commence par vérifier l'adresse TCP/IP. Si GroupWise ne peut pas se connecter à l'aide de l'adresse TCP/IP spécifiée, il tente de le faire avec le bureau de poste du réseau via le chemin d'accès indiqué. 236 Connexion à GroupWise Index Connexion à GroupWise 237 Index / /@u-?, option de démarrage, 172 /@u-user, option de démarrage, 172 /bl, option de démarrage, 171 /c, option de démarrage, 171 /cm, option de démarrage, 171 /ipa-<IP, option de démarrage, 171 /ipp-x, option de démarrage, 171 /la-<réseau, option de démarrage, 171 /l-xx, option de démarrage, 171 /nu, option de démarrage, 171 /ph-chemin d'accès, option de démarrage, 171 /ps-chemin de la base de données à distance, option de démarrage, 171 A A distance base de données, 234 A faire voir Tâches, 19 Acceptation requêtes de ressources, 93 Accepter rendez-vous, notes et tâches, 45 Accusés de réception éléments envoyés, 162 obtention, 162 Achèvement des noms, concepts, 203 Activation des règles, 82 Activités, déclenchement des règles, 79 Adresses déplacement, 213 exportation, 213 importation, 213 recherche, 204 Affichage programmes, 56 Affichage autres informations du carnet d'adresses, 214 238 Index barre d’outils des annotations, 226 carnets d'adresses, 214 colonnes adresses, 215 différentes dates de l’agenda, 58 Affichage de la barre d’outils d’annotations, 226 Affichage des dossiers, création, 62 Affichages, filtrage, 182 Agenda, 58 affichage, 56 affichage d'une autre date, 58 changement de vues, 58 concepts, 56 conversion des éléments, 36 éléments, lecture, 57 filtrage, 183 premier jour de la semaine, 58 sauvegarde des éléments dans, 57 visualisation de la boîte aux lettres sous forme de, 11 Agendas impression, 73 Agendas Franklin Day Planner coordination avec GroupWise, 72 Agent de bureau de poste, 235 Aide accès à, 2 Aide contextuelle, 4 Ajout noms dans un carnet d'adresses personnel, 209 utilisateurs dans la liste de mandataires, 85 Alarmes, 59; 60 Notify, 66 spécification, 165 Aller à la date, 58 Annotations Imaging, 225 sélection d’une annotation existante, 227 Annotations Droite, 226 Annotations Joindre une note, 226 Annotations Ligne à main levée, 226 Annotations Rectangle plein, 226 Annotations Rectangle vide, 226 Annotations Stabilo, 226 Annotations Tampon, 226 Annotations Texte, 226 Annotations Texte issu d’un fichier, 226 Annulation de rendez-vous, 40 Aperçu, lecture des éléments, 31 Appel Conversations, 97 expéditeur des éléments, 96 Applications documents, sauvegarde, 156 intégration à GroupWise, 136 non intégrées, utilisation, 137 Archivage automatique, 71 spécification du dossier par défaut, 163 Archiver récupération d’éléments archivés, 71 utilisation, 70 visualisation, 71 Arrimage intelligent, 103 Attribution de nouveaux noms aux dossiers, 63 Aujourd’hui, aller à, 58 Autre vue de l'agenda, 58 B Barre de boutons voir Barre d’outils, 168 Barres d’outils, 168 affichage des annotations, 226 ajout et suppression de boutons, 168 personnalisation, 168 Barres d'outils, 13 Base de données, à distance, 234 Bibliothèque GroupWise, 126 Bibliothèque par défaut, définition, 170 Bibliothèques définition de la bibliothèque par défaut, 170 documents, copie dans, 156 documents, sauvegarde en dehors des, 157 liaisons de documents aux processus de travail, 196 personnalisation des paramètres, 169 stockage des documents, 126 Boîte aux lettres ajout de colonnes, 12 connexion, 232 connexion à partir d'un autre poste de travail, 233 conversion des éléments, 35 icônes, 8; 31 mise à jour dans Remote, 105 modification de l'ordre des colonnes, 12 mots de passe dans Remote, 107 octroi de droits d’accès à des mandataires, 82 options de visualisation, 10 redimensionnement des colonnes, 12 suppression de colonnes, 13 suppression de documents, 154 tri des colonnes, 13 Boîte aux lettres principale, 101 récupération d'éléments dans Remote, 110 Bureau de poste, 235 Bureau de poste du réseau, 235 C Caractères génériques, 187 Caractéristiques définition pour le document, 128 impression, 74 vérification de l'état des éléments, 29 Caractéristiques, valeurs par défaut, 169 Carnets d'adresses adressage d'éléments, 218 choix des colonnes affichées, 215 concepts, 203 contacts fréquents, 220 copie de noms dans des carnets personnels, 211 copie depuis des carnets d'autres utilisateurs, 213 création d'un carnet personnel, 209 création par l'utilisateur, 209 déplacement, 213 envoi de messages depuis, 219 exportation d'adresses, 213 fermeture, 214 filtres prédéfinis, 221 importation d'adresses, 213 modification de l'affichage, 214 ordre des colonnes, modification, 216 ouverture et fermeture, 214 récupération dans Remote, 114 sélection d'adresses, 218 suppression, 210 suppression de noms dans un carnet personnel, 212 synchronisation des entrées, 212 utilisation dans Remote, 116 utilisation pour l'envoi d'éléments, 217 visualisation d'informations sur un groupe, 208 Carnets d'adresses personnels ajout de noms à, 209 concepts, 209 copie, 213 copie de noms dans, 211 création, 209 modification, 210 suppression, 210 suppression de noms de, 212 synchronisation des entrées, 212 Champs de filtre et de règle, 191 Chargement d'éléments depuis Remote, 108 Chemin d'accès à la base de données à distance, 234 à l'hôte, 235 Choix de colonnes d'un carnet d'adresses, 215 Client/serveur, 235 Codes, langues, 172 Colonnes affichage, 215 ajout à la boîte aux lettres, 12 modification de l'ordre, 12; 216 redimensionnement, 12 retrait, 13 tri, 13 Colonnes d'adresses, affichage, 215 Composer le numéro de l'expéditeur appel, 96 utilisation, 96 Composition d’un numéro récemment utilisé, 98 Conditions, recherche d'adresses, 204 Conférences téléphoniques, 98 Confidentialité modification du niveau de confidentialité des éléments, 165 mots de passe, 166 Configuration exécution, 2 intégration de la gestion des documents, 136 Congés, planification, 48 Connexion, 233 au bureau de poste du réseau, 235 chemin d'accès à la base de données à distance, 234 client/serveur, 235 concepts, 232 mémorisation des mots de passe, 233 Connexions configuration pour Remote, 118 modem, 118; 122 réseau, 120; 121 TCP/IP dans, Remote, 120 types Remote, 102 Contacts fréquents, 220 utilisation de filtres prédéfinis, 221 Contacts, fréquents, 220 adressage d'éléments, 220 Conversations, 96 appel adressé à une personne donnée, 97 Index 239 composition des derniers numéros, 98 conférences téléphoniques, 98 fusion d’appels, 98 indication du lieu d’appel, 99 interruption de l’appel, 97 lancement, 96 mise en attente d’un appel, 97 transfert d’appels, 97 Conversion type d'élément, 35 Cool Solutions magazine, 5 cartes d'informations, téléchargement, 6 envoi de questions, 5 Copie carnets d'adresses d'autres utilisateurs, 213 connexions Remote, 123 documents, 155 règles, 80 Copie carbone (cc), 16 Copie masquée (cm), 17 Corbeille ouverture et vidage, 87 récupération d’éléments, 87 sauvegarde d’éléments supprimés, 87 Correction orthographique des éléments, 23 Création carnets d'adresses personnels, 209 connexions Remote TCP/IP, 120 de règles pour les ressources, 93 documents, 128 dossiers, 63 groupes, 206 mots de passe, 166 processus de travail, 197 rappels automatiques, 47; 49 références de documents, 131 règles, 74; 79 suivis de discussion, 66 versions de documents, 138 D Date, 58 Décliner rendez-vous, tâches et notes, 45 240 Index Définition options de Notify, 68 Délégation d'éléments, 37 Demandes de réponses aux éléments envoyés, 162 Démarrage GroupWise, 2 Notify, 67 options, 170; 173 Déplacement carnets d'adresses, 213 éléments dans les dossiers, 63 Désactivation de Notify, 67 Désactivation des règles, 82 Destinataires, processus de travail, 198 Détails, visualisation des éléments par, 10 Diffusé, processus de travail, 197 Distribution ordonnée, 196 Document historique, visualisation, 145 Document, visualisation de l'historique, 145 Documents activité, visualisation, 145 attribution de droits sur les versions, 142 attribution de références aux, 131 autorisation de modifier les droits, 143 concepts, 126 copie, 155 copier dans une autre bibliothèque, 156 création, 128 définition des caractéristiques, 128 droits, toutes les versions, 141 emprunter, 146 emprunter plusieurs, 147 empruntés, 149 état (emprunté/réintégré), 145 importation, 132 intégration aux applications, 136 intégration, désactivation, 137 limitation de l'accès, 143 modèles, 131 nouvelles versions, 138 ouverture, 158 ouverture de plusieurs versions, 158 partage, 140 qui a emprunté les, visualisation, 145 récupération dans Remote, 111 références, 127 réintégration, 150 Remote, ouverture dans, 158 sauvegarde, 156 stockage dans les bibliothèques, 126 suppression, 153 versions, 137 versions officielles, détermination, 139 versions, suppression de toutes les, 155 visualisation des documents partagés, 144 Documents DMS, pièces jointes du processus de travail, 196 Dossier Travail en cours, sauvegarde d’éléments dans, 92 Dossiers attribution de nouveaux noms, 63 création, 63 création de sous-dossiers, 62 définition des caractéristiques, 62 déplacement des éléments, 63 envoi vers des dossiers partagés, 66 liaison des éléments, 64 partage, 64; 65 suppression, 63 Dossiers partagés envoi d’éléments, 66 réponse aux éléments, 34 utilisation, 64 Droits document, versions particulières, 142 documents, attribution de, 140 droit de modification, documents, 143 obtention en tant que mandataire, 82 octroi des droits de mandataire, 83 versions d'un document, toutes, 141 E Effacement de filtres, 185 Effacer éléments envoyés, 29 Eléments adressage avec Contacts fréquents, 220 affichage des éléments envoyés, 27 confirmation de la distribution, 28 correction orthographique, 23 création de documents, 131 délégation à d'autres, 37 documents, 127 envoi depuis Remote, 108 impression, 72 lecture, 30; 57 lecture dans l'Aperçu, 31 livraison différée, 161 marquage comme non lus, 32 modification du type, 35 nouvel envoi, 28 obtention d’accusés de réception, 162 recherche, 176 réponse aux, 33 retrait, 29 retransmission, 34 routage, 196 sauvegarde, 90 suppression, 89 suppression de Remote, 117 utilisation des carnets d'adresses pour l'envoi, 217 vérifications de l'état, 29 Eléments de groupe, conversion en éléments personnels, 36 Eléments de travail, 198 Eléments en attente acceptation ou refus, 45 Eléments en entrée, lecture dans l'agenda, 57 Eléments envoyés confirmation de la distribution, 28 retrait, 29 vérification de l'état des, 29 visualisation, 27 Eléments personnels conversion en éléments de groupe, 36 planification, 39; 41; 42 Eléments reçus, lecture, 30 Emprunt documents, 146 plusieurs documents, 147 Emprunté documents, mise à jour, 149 documents, visualisation, 148 état du document, 145 En route, 103 Envoi éléments à l'aide des carnets d'adresses, 217 éléments depuis des carnets d'adresses, 219 messages électroniques, 16 messages téléphoniques, 17 notes, 21 nouvel envoi d’éléments, 28 tâches, 19 Envoi vers des dossiers partagés, 66 envoyés avec le processus de travail, 196 Etat, 21 contrôle du document, 145 impression des informations, 74 informations, processus de travail, 199 messages, 199 sauvegarde des informations relatives à, 91 Exécution manuelle des règles, 81 Notify, 66 Existantes annotations, sélection, 227 images, ouverture, 229 Exportation d'adresses, 213 F Fenêtre du parcoureur voir Fenêtre principale, 6 Fenêtre principale, concepts, 6 Fermeture de carnets d'adresses, 214 Feuilles de caractéristiques des documents, 170 Fichiers documents, sauvegarde sous, 157 impression, 74 jointure, 23 liaison, pièce jointe du processus de travail, 196 ouverture de fichiers joints, 26 routage, 196 son, jointure, 27 visualisation des fichiers joints, 26 Filtrage affichage ou masquage d’éléments, 182 carnet d'adresses système dans Remote, 116 champs, 191 Filtres, 182 caractères génériques et paramètres, 187 création, 182 effacement, 185 opérateurs, 189 prédéfinis, 221; 222 recherche d'adresses, 204 restriction, 186 sauvegarde, 185 suppression, 185 utilisation de filtres existants, 184 Filtres d'adresses, recherche d'adresses, 204 Filtres prédéfinis, 222 concepts, 222 Fonctions, rappel automatique, 50; 54 Formules, fonctions et opérateurs de rappel automatique, 50 Fuseau, horaire, 46 Fusion d’appels, 98 G Gestion des boîtes aux lettres d’autres utilisateurs, 84 Gestionnaire de processus de travail, ouverture, 201 Groupes adressage, 205; 207 création, 206 modification, 207 recherche d'adresses, 204 Index 241 récupération, 207 sélection d'adresses, 218 Groupes personnels, 205; 207 modification, 207 Groupes publics, 205; 207 GroupWise connexion, 232; 233 démarrage, 2 intégration aux applications, 136 présentation, 2 GroupWise Imaging, présentation, 225 H Horaire fuseau, 46 fuseau, spécification dans Remote, 106 I Icônes boîte aux lettres, 31 élément, 8 liste des dossiers, 7 Images envoi par messagerie électronique, 229 Images électroniques, 229 Imaging annotations, 225 envoi par messagerie électronique d’images, 229 numérisation, 228 ouverture d’images, 229 présentation, 225 sélection de scanners, 228 types de fichiers pris en charge, 225 Importation adresses, 213 documents, 132 Importation personnalisée, 134 Importation rapide, 133 Impression agendas, 73 fichiers joints, 74 Informations concernant les adresses, modification de l'affichage, 216 Informations sur les groupes 242 Index affichage, 222 visualisation dans les carnets d'adresses, 208 Informations sur les organisations, affichage, 222 Informations, affichage d'un autre carnet d'adresses, 214 Installation GroupWise, 2 Remote, 104 Intégration de GroupWise aux applications, 136 Intégration, désactivation, 137 Internet envoi de messages, 16 pièces jointes du processus de travail, 197 Invitation à des rendez-vous, 59 J Joindre références de document, 25 Jointure fichiers, 23 fichiers son, 27 Jour agenda, 58 changement du premier jour de la semaine, 58 Jours de la semaine, rappel automatique, 47 du mois, rappel automatique, 47 recherche, 43 Jours de décalage, 49; 50 Jours de décalage du mois, 50 L Lancement Conversations, 96 processus de travail, 197 Lancement des applications lors du déclenchement d'alarmes, 59 Lancer boîte de dialogue, concepts, 232 Langue de l’interface, modification, 164 Langues codes, 172 modification de l’interface, 164 Lecture éléments dans l'Aperçu, 31 éléments de l'agenda, 57 éléments reçus, 30 ultérieure des éléments, 32 Liaison éléments liés aux dossiers, 64 lieu d’appel, indication du numéro de téléphone, 99 Liste d’accès modification, 83 octroi de droits d’accès à d’autres utilisateurs, 82 Liste d’éléments filtrage, 182 Liste de mandataires ajout d’utilisateurs, 85 suppression d’utilisateurs, 86 Liste des dossiers icônes, 7 utilisation, 62 Liste des groupes, 205 Livraison différée des éléments, 161 Livraison, différée, 161 M Mandataire abonnement aux notifications en tant que mandataire, 69 gestion des boîtes aux lettres d’autres utilisateurs, 84 marquage des éléments comme étant privés, 86 modification de la liste d’accès, 83 obtention des droits, 82 octroi des droits, 83 Mandataires, 82 Marquage des tâches effectuées, 21 Masquage d’éléments à l’aide d’un filtre, 182 Mémorisation des mots de passe, 233 Message téléphonique adressage, 218 Messages envoi depuis les Carnets d'adresses, 219 impression, 72 lecture dans l'agenda, 57 Messages électroniques adressage, 218 ajout à la réponse, 33 confirmation de la distribution, 28 conversion en un autre type d'élément, 35 correction orthographique, 23 envoi, 16 envoi depuis des carnets d'adresses, 219 envoi depuis Remote, 108 nouvel envoi, 28 réponses aux, 33 retransmission, 34 routage, 196 vérification de l'état, 29 Messages téléphoniques conversion en un autre type d'élément, 35 envoi, 17 Mise à jour des documents, empruntés, 149 Mise en attente, appel, 97 Modèles application, utilisation, 129 création de GroupWise, 131 fichiers, utilisation comme, 129 GroupWise, utilisation, 129 Modem, création de connexions dans Remote, 122 Modification carnets d'adresses personnels, 209; 210 connexions Remote, 123 groupes dans les carnets d'adresses, 207 liste d’accès, 83 mots de passe, 167 règles, 81 Modification, droits, 143 Mots de passe, 166; 232; 233 boîte aux lettres, 166 modification, 167 suppression, 167 N Noms d'utilisateurs, copie dans des carnets d'adresses, 211 Noms, ajout à un carnet d'adresses personnel, 209 Notes acceptation, 45 adressage, 218 affichage, 56 conversion en un autre type d'élément, 35 envoi, 21; 22 personnel, 21 récurrentes, 47; 48; 49; 50 refus, 45 sauvegarde, 57 Notify définition des options, 68 démarrage, 67 désactivation, 67 exécution, 66 lecture des éléments à partir de, 67 réception des notifications en tant que mandataire, 69 Nouveaux carnets d'adresses, création, 209 Nouvel envoi d’éléments, 28 Nouvelle planification, 40 Numérisation début, 228 Imaging, 228 O Obtention des droits de mandataire, 82 Octroi de droits d’accès à votre boîte aux lettres, 82 Octroi des droits de mandataire, 83 ODMA, 136 Onglets Document, configuration, 170 Opérateurs filtres et règles, 189 rappel automatique, 50; 51 Recherche, 180 Opérations affectées aux règles, 75 Options à distance, 106 accusés de réception, 162 alarmes, 165 définition, 161 dossier d’archivage par défaut, 163 langue de l’interface, 164 niveau de confidentialité, 165 réponses aux éléments envoyés, 162 vues par défaut, 164 Ordre, modification pour les colonnes, 216 Organisations, recherche d'adresses, 204 Ouverture carnets d'adresses, 214 corbeille, 87 documents, 158 documents, plusieurs versions, 158 éléments dans l'agenda, 57 Gestionnaire de processus de travail, 201 images existantes, 229 pièces jointes, 26 P Paramétrage alarmes, 59 Paramètres, 187 Paramètres par défaut, alarmes, 60 Partage documents, 140 dossiers, 65 droits sur les documents, 140 Participation aux processus de travail, 198 Pièces jointes impression, 74 ouverture, 26 processus de travail, 196 sauvegarde, 91 suppression, 25 visualisation, 26 Plage, rappels automatiques, 47 Plages disponibles, 43 Planification rendez-vous, 39 rendez-vous personnels, 41; 42 réunions à travers plusieurs fuseaux horaires, 46 Planification périodique, rappels automatiques, 47; 48 Plusieurs documents, emprunter, 147 POA, 235 Possession de ressources, 92 Prédéfinis, filtres Index 243 contacts fréquents, 221 Préférences voir Options, 161 Premier jour de la semaine, indication, 58 Présentation, GroupWise Imaging, 225 Priorité modification, 163 Priorités opérateurs de rappel automatique, 50 Privé, marquage des éléments, 86 Processus de travail, 196 création, 197 diffusés, 197 éléments de travail, 198 envoi d’une réponse à l’initiateur, 199 Gestionnaire de processus de travail, 200 icône de la barre des tâches, 201 informations sur l’état, 199 participation aux, 198 rapport, 200 séquentiels, 197 suivi, 199 types de pièces jointes, 196 Programmes affichage, 56 Programmes, lancement lors du déclenchement d'alarmes, 59 R Rappels automatiques, 47; 48; 49; 50 accepter, 45 décliner, 45 exemples, 47; 49; 50 fonctions et opérateurs des formules, 50 Rappels, déclenchement d'alarmes avant le rendez-vous, 60 Rapports, processus de travail, 200 Recherche adresses, 204; 218 avancée, 179 des heures de réunion disponibles, 43 dossiers de résultat, 178 éléments, 176 244 Index étendue de la précision, 177 filtrage, 182 filtres, 204 restriction apportée par les opérateurs, 180 sauvegarde des résultats, 178 texte dans les éléments, 181 utilisation de filtres, 204 Recherche de plages disponibles affectation de ressources, 92 dans Remote, 114 Récupération carnets d'adresses personnels, Remote, 114 documents, 158 éléments donnés, Remote, 113 éléments d'une taille donnée, 112 éléments, Remote, 110 groupes dans des carnets d'adresses, 207 Récupération d’éléments archivés, 71 Récupération des éléments de la corbeille, 87 Références création, 131 documents, 127 Références de document, jointure, 25 Règles activation ou désactivation, 82 activités, 79 champs, 191 copie, 80 création, 74; 79 exécution manuelle, 81 modification, 81 opérations, 75 ressources, 93 restriction d’application, 81 suppression, 81 Réintégration documents, 150 documents non modifiés, 152 méthodes de, 150 nouvelles versions de documents, 153 Remote arrimage intelligent, 103 boîte aux lettres, 101 concepts, 101 connexions, 118 copie de connexions, 123 création de connexions modem, 122 création de connexions réseau, 121 création de connexions TCP/IP, 120 documents, ouverture, 158 envoi d'éléments, 108 filtrage du carnet d'adresses système, 116 informations relatives à l'utilisateur et au système, 107 installation, 104 mise à jour de la boîte aux lettres, 105 modification de connexions, 123 options, 106 recherche de plages disponibles, 114 récupération de carnets d'adresses personnels, 114 récupération de documents, 111 récupération de l'en-tête uniquement, 113 récupération d'éléments donnés, 112; 113 spécification d'un emplacement, 124 spécification d'un fuseau horaire, 106 suppression de connexions, 124 suppression d'éléments, 117 types de connexions, 102 vérification de l'utilisation de la boîte aux lettres, 103 visualisation des requêtes en attente, 109 Rendez-vous adressage, 218 affichage, 56 annulation, 40 confirmation de la distribution, 28 conversion en un autre type d'élément, 35 correction orthographique, 23 délégation, 37 destinataires sur plusieurs fuseaux horaires, 46 lecture, 57 nouvel envoi, 28 nouvelle planification, 40 paramétrage des alarmes, 59 personnel, 41; 42 planification, 39; 43 rappel personnel, 60 recevoir, 45 récurrents, 47; 48; 49; 50 sauvegarde, 57 vérification de l'état, 29 Rendez-vous de groupe, planification, 39 Rendez-vous récurrents, 48 Rendez-vous réguliers, 48 Réponse ajout du texte du message, 33 éléments de dossiers partagés, 34 éléments reçus, 33 Réponse envoyée à l’initiateur du processus de travail, 199 Réponses, demande, 162 Requêtes en attente, 109 Réservation de plages horaires, 42 Réservation de plages horaires, 41 Réservation de temps, 41; 42 Ressources acceptation et refus des requêtes, 93 affichage des informations, 222 création de règles pour, 93 notifications, 93 possession, 92 recherche d'adresses, 204 Retrait noms dans des carnets d'adresses, 212 Retrait d'éléments, 29 retransmission d'éléments, 34 Réunions décliner, 45 Réunions accepter, 45 annuler, 40 destinataires sur plusieurs fuseaux horaires, 46 nouvelle planification, 40 planification, 39 S Salle de conférence, planification, 92 Sauvegarde documents, 156 éléments de la boîte aux lettres, 90 éléments de l'agenda, 57 éléments non terminés, 92 filtres, 185 groupes, 206 informations relatives à l’état d’un élément, 91 noms d'utilisateurs dans des carnets d'adresses, 211 pièces jointes, 91 Scanners, sélection, 228 Sélection annotations existantes, 227 scanners, 228 Semaine jours de décalage, 49 premier jour, 58 Séquentiel, processus de travail, 197 Sons alarmes, 59 jointure, 27 Suivi processus de travail, 199 Suivis de discussion création, 66 visualisation d'éléments par, 11 Suppression carnets d'adresses personnels, 210 connexions Remote, 124 de votre mot de passe, 167 documents, 153 documents, versions particulières, 154 dossiers, 63 éléments de Remote, 117 éléments de votre boîte aux lettres, 89 filtres, 185 messages d’un processus de travail, 200 pièces jointes, 25 règles, 81 rendez-vous, 40 utilisateurs de votre liste de mandataires, 86 Synchronisation carnets d'adresses, 212 entrées d'un carnet d'adresses, 212 T Tâches acceptation, 45 adressage, 218 affichage, 56 assignation, 19 conversion en un autre type d'élément, 35 délégation, 37 envoi, 19 lecture, 57 marquage comme étant effectuées, 21 personnel, 20 récurrentes, 47; 48; 49; 50 refus, 45 retrait du marquage « Effectué », 21 routage, 196 sauvegarde, 57 vérification de la réalisation de l'état Effectué, 21 TCP/IP, 235 création d'une connexion dans Remote, 120 Téléchargement, éléments de la boîte aux lettres principale, 110 Téléphone, utilisation dans GroupWise, 96 Téléphones, utilisation dans GroupWise, 96 Temps réserve, 41; 42 Texte, recherche dans les éléments, 181 Transfert d’un appel, 97 Trouvé adresses, 204 Type de fichiers, pris en charge par Imaging, 225 Types de documents, suppression, 154 Index 245 Types de fichiers pris en charge, 225 U Utilisateurs, adresses, 204 V Verrouillage des documents, 143 Version actuelle, documents, 137 Version officielle, 137; 139 Versions documents, création, 138 documents, stockage, 137 droits sur les, versions spécifiques, 142 droits sur toutes, 141 officielles, détermination, 139 ouverture de plusieurs, 158 suppression de toutes, 155 suppression du document, 154 visualisation, 138 Versions spécifiques, 138 Vidage de la corbeille, 88 Visualisation activité dans le document, 145 agenda, éléments sous forme de, 11 détails, éléments par, 10 documents, empruntés, 148 documents, partagés avec les autres, 144 éléments archivés, 71 éléments envoyés, 27 historique du document, 145 informations sur un groupe dans les carnets d'adresses, 208 pièces jointes, 26 requêtes en attente, 109 suivis de discussion, éléments par, 11 Visualisation des informations sur les rendez-vous, 43 Vue annuelle de l'agenda, 58 Vue hebdomadaire de l'agenda, 58 Vues changement, 58 modification des vues par défaut, 164 246 Index ">
Lien public mis à jour
Le lien public vers votre chat a été mis à jour.
Caractéristiques clés
- Gestion complète de la messagerie électronique
- Planification de rendez-vous de groupe et personnels
- Gestion des documents et des bibliothèques
- Intégration avec des applications bureautiques
- Fonctionnalités de recherche avancées
- Gestion des processus de travail
Questions fréquemment posées
Cliquez sur le bouton Nouveau message dans la barre d'outils, saisissez l'adresse du destinataire, l'objet et le message, puis cliquez sur Envoyer.
Cliquez sur le bouton Rendez-vous dans la barre d'outils, saisissez la date, l'heure, le lieu et les participants, puis cliquez sur Envoyer.
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