Remarque
L'ordre des champs dans la zone Champs sélectionnés est l'ordre selon lequel les données seront triées.
3. Spécifiez le sens du tri.
4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
8.2.5 Sélection des groupes
Lorsque vous créez des groupes ou des résumés de données, le programme les inclut tous dans le rapport par défaut. Vous pouvez toutefois ne souhaiter inclure que certains groupes. Par exemple :
●
●
Vous ne souhaitez inclure que les groupes portant un nom spécifique ou ceux dont les valeurs résumées correspondent à une certaine condition.
Vous voudriez voir uniquement les groupes dont la valeur est la plus élevée ou la plus basse.
Vous pouvez sélectionner les groupes apparaissant dans le rapport de deux manières :
●
●
A l'aide de l'Expert Sélection
A l'aide de formules de sélection
Remarque
Pour améliorer les temps de réponse, limitez le nombre d'enregistrements en effectuant une sélection d'enregistrements avant de créer des groupes. Voir
Sélection d'enregistrements
[page 129].
8.2.5.1 Utilisation de l'Expert Sélection
Vous pouvez, à l'aide de l'Expert Sélection, sélectionner des groupes d'enregistrements comme s'il s'agissait d'enregistrements individuels.
Lorsque vous définissez des critères de sélection de groupes, au lieu de baser les critères de sélection sur des champs standard, comme pour la sélection d'enregistrements, vous faites appel à des champs de nom de groupe ou de résumé.
●
Si vous avez simplement regroupé les données sans les avoir résumées, vous ne pourrez définir la sélection de groupes que sur le champ de nom de groupe. Par exemple, vous voudriez sélectionner seuls les groupes dont la région est Provence-Alpes-Côte d'Azur :
●
GroupName ({Customer.REGION}) = "MA"
Si vous avez résumé vos données, vous pouvez mettre en place une sélection de groupes basée soit sur le champ de nom de groupe, soit sur le champ de résumé. Par exemple :
Sum({Customer.LAST YEAR'S SALES}, {Customer.REGION}) > 10000
Remarque
L'Expert Sélection permet de définir des requêtes de sélection d'enregistrements et de sélection de groupes.
Lorsqu'un champ de nom de groupe ou de résumé est sélectionné, le programme suppose que les critères de
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sélection que vous définissez sont destinés à la sélection de groupes. Dans tous les autres cas, le programme reconnaît la mise en place d'une sélection d'enregistrements.
8.2.5.1.1 Pour définir une sélection de groupes à l'aide de l'Expert Sélection
1.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ de résumé sur lequel vous voulez baser la sélection de groupe, puis sélectionnez Expert Sélection depuis le menu contextuel.
La boîte de dialogue Expert Sélection s'affiche.
Remarque
Si vous cliquez sur le bouton Expert Sélection sans avoir d'abord sélectionné un champ de résumé dans votre rapport, la boîte de dialogue Choisir un champ apparaît.
2. Utilisez la zone de liste déroulante pour saisir les critères de sélection pour le champ indiqué.
3. Si vous voulez baser votre sélection de groupes sur plusieurs champs, cliquez sur l'onglet Nouveau et choisissez le champ suivant à partir de la boîte de dialogue Choisir un champ lorsqu'elle apparaît.
Remarque
Si vous n'avez pas déjà affiché un aperçu du rapport ou mis à jour les données, ces dernières ne seront pas enregistrées avec le rapport. Le programme ne pouvant calculer les valeurs de groupes sans les données, aucune valeur n'apparaîtra dans la liste déroulante de droite. Dans ce cas, vous devrez les saisir.
Vous devez afficher en premier un aperçu du rapport pour obtenir les véritables valeurs. L'affichage calcule les valeurs de résumé réelles avec lesquelles vous pouvez ensuite travailler.
4. Cliquez sur OK dans l'Expert Sélection lorsque vous avez terminé pour revenir au rapport.
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8.2.5.2 Utilisation de formules de sélection
L'Editeur de formule de sélection de groupes permet de définir la requête de sélection de groupes à l'aide de champs de groupe, de champs de nom de groupe et d'autres formules. Comme pour les formules de sélection d'enregistrements, la seule restriction est l'obligation de créer une formule booléenne (c'est-à-dire une formule qui renvoie une valeur True ou False).
8.2.5.2.1 Pour créer un enregistrement ou une formule de sélection de groupe
1. Dans le menu Rapport, pointez sur Formules de sélection .
2. Cliquez sur Enregistrement pour créer une formule de sélection d'enregistrements.
- ou -
Cliquez sur Groupe pour créer une formule de sélection de groupe.
L'Atelier de formules apparaît.
3. Saisissez votre formule de sélection dans l'Editeur de formule de sélection de groupes.
Remarque
La formule résultante doit être booléenne ; c'est-à-dire qu'elle ne doit renvoyer que la valeur True (vrai) ou
False (faux).
4.
Cliquez sur Vérifier pour identifier les éventuelles erreurs dans la formule.
5. Résolvez les erreurs de syntaxe que le Vérificateur de Formule a trouvées.
6.
Lorsque la syntaxe de la formule est correcte, cliquez sur Enregistrer .
Lorsque le programme exécute le rapport, il ne prend en compte que les enregistrements ou les groupes d'enregistrements que vous avez spécifiés.
8.2.5.3 Dépannage des formules de sélection de groupes
●
●
Dans certains cas, aucune valeur ne s'imprimera lors de l'utilisation d'une formule de sélection de groupes, même si des valeurs correspondent aux critères de sélection. Cela se produit habituellement dans les cas suivants : la formule de sélection de groupes fait référence à une autre formule
La formule référencée est une formule qui calcule la valeur de chaque groupe en tant que pourcentage de la valeur totale de tous les groupes (c'est-à-dire un sous-total en tant que pourcentage d'un total général).
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8.2.5.3.1 Pour corriger une formule de sélection de groupes
1. Utilisez Xtreme.mdb pour créer un rapport comprenant les champs suivants :
{customer.CUSTOMER NAME}
{customer.REGION}
{orders.ORDER ID}
{orders.ORDER AMOUNT}
Remarque
Xtreme.mdb peut être téléchargé à partir du lien suivant :
Direct download link for samples
.
Pour chaque commande, le rapport affiche le client qui l'a passée, la région dans laquelle ce client est situé, le numéro de la commande et le montant de la commande.
2. Regroupez le rapport par le champ {clients.REGION}.
3. Insérez un résumé qui calcule le sous-total du champ {commandes.MONTANT COMMANDE} pour chaque groupe {clients.REGION}.
Le programme calcule un sous-total dans le champ {commandes.MONTANT COMMANDE} à chaque
changement de région. Voir
Calcul des sous-totaux
[page 171].
4. Insérez un total général sur le champ {commandes.MONTANT COMMANDE} pour voir la valeur totale de toutes les commandes passées.
5. Créez une formule nommée Pourcentage qui calcule chaque sous-total en tant que pourcentage du total général pour voir la valeur des commandes pour chaque groupe de région en tant que pourcentage de toutes les commandes passées.
Sum({orders.ORDER AMOUNT}, {customer.REGION})
% Sum({orders.ORDER AMOUNT})
6. Placez la formule dans la section Pied de page de groupe du rapport.
7. Référencez la formule (@Pourcentage) dans une formule de sélection de groupes qui sélectionne uniquement les groupes pour lesquels le pourcentage (d'un sous-total d'un total général) est inférieur à 5 % afin d'identifier les régions dont la contribution représente moins de 5 % des ventes totales :
{@Percent} < 5
Lorsque vous cliquez sur Vérifier, vous obtenez le message d'erreur suivant :
This formula cannot be used because it must be evaluated later.
8. Au lieu d'utiliser le nom de la formule (dans ce cas @Pourcentage) dans la formule de sélection de groupes, saisissez la formule elle-même (la formule nommée @Pourcentage). Ainsi, au lieu d'utiliser la formule de sélection de groupes
{@Percent} < 5 utilisez la formule de sélection de groupes suivante :
Sum({orders.ORDER AMOUNT}, {customer.REGION})
% Sum({orders.ORDER AMOUNT}) < 5
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