DDI GRC Manuel utilisateur
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Audit 3000 Audit3000 windows comptabilité générale Audit 3000 Audit 3000 Table des matières Les caractéristiques d' Audit 3000 Le schéma de l’application Les fonctionnalités du logiciel AUDIT 3000 Le menu général de l’application Le signalétique des clients - fournisseurs La saisie des Journaux Les écritures automatiques L'édition des journaux Les balances Les relevés de compte La déclaration TVA L'édition de la déclaration TVA L'édition du listing TVA belge L’édition du relevé trimestriel intracommunautaire Le calcul du compte d'exploitation L'échéancier client L'historique des comptes fournisseurs Le bilan Les paiements fournisseurs Les listes paramétrables Les étiquettes Les modules annexes La société DDI DDI c'est aussi 2 4 5 7 8 12 13 15 16 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Audit 3000 Les caractéristiques d' Audit 3000 AUDIT 3000 est un logiciel de comptabilité multilingue, multi-dossiers (9999 ) et multi-utilisateurs. Il a été conçu pour s’intégrer souplement et rapidement dans l’organisation des entreprises et des bureaux comptables. AUDIT 3000 effectue les traitements légaux de la comptabilité analytique, budgétaire et générale (journaux, centralisateur, balances, historiques, déclarations TVA, grand livre, IN/OUT bancaire). Il permet de gérer la comptabilité des tiers (relevés de comptes, échéanciers, balances, statistiques), effectue la répartition des comptes par code analytique (9 niveaux possibles ) et assure de manière automatique les traitements de début et de fin d’exercice. Tous les menus apparaissent dans la langue de l’utilisateur ; ils sont clairs et guident l’opérateur dans son processus comptable. Un mode d’emploi très complet est également mis à disposition. • SITUATION EN TEMPS TEMPS REEL AUDIT 3000 gère toutes les informations en temps réel. Cela signifie qu’à l’acceptation d’une saisie (achat vente - financier - O.D.), les historiques et Débit - Crédit des comptes concernés sont mis à jour. Dés lors, il vous est possible de tirer tout état édité (balance - échéancier - compte d’exploitation, etc. ) sans devoir passer par une quelconque mise à jour ou simulation. L’utilisateur dispose ainsi immédiatement de toutes les informations nécessaires tant en consultation qu’en édition. Il appuie sa gestion sur une situation comptable réelle et instantanée. • SOUPLESSE L’aspect temps réel est également assorti d’une possibilité de correction des écritures tant que la période n’est pas clôturée. De plus, à n’importe quel endroit de l’application y compris au cours d’une impression, on peut suspendre la tâche en cours) et consulter les principaux fichiers (clients - fournisseurs - comptes généraux - articles ), puis reprendre la tâche là où elle s’était interrompue. • ERGONOMIE - INTEGRATION AUDIT 3000 est lié à différents modules comme le Télébanking, les Bilans et Ratios, les Amortissements, la Comptabilité Budgétaire, Analytique, les Donateurs, la Gestion Commerciale et la facturation P.M.E. ainsi que des modules destinés à des secteurs plus particuliers (Fonds 81 pour les institutions AWIPH, BAMBINO pour les crèches et les accueillantes, FESC pour l'Accueil Extrascolaire, MRS pour les maisons de repos, CRF pour les Centres de Rééducation Fonctionnelle). Il est également possible d’obtenir un ensemble complet couvrant la comptabilité Audit 3000, les salaires SOPRANO, les prix de revient CHANTIERS et les pointages PRESTO. • PERSONNALISATION Il est possible avec AUDIT 3000 de définir des listes paramétrables à partir de tous les fichiers de l’application (choix des champs, tris, totaux...). De plus, des sélections peuvent être opérées sur chaque champ. Par exemple, à partir du fichier clients, vous pouvez créer une liste personnalisée des personnes possédant un fax, et habitant la localité code postal 4000. De même, vous pouvez définir la mise en page de certains documents (factures, relevés de comptes... ) afin de répondre à vos besoins spécifiques. Toutes ces listes peuvent être éditées à l’écran ou à l’imprimante. • EFFICACITE AUDIT 3000 possède un paramétrage très étendu, tant au niveau de l’environnement (imprimantes, couleurs à l’écrans, etc.) qu’au niveau de la comptabilité (gestion TVA, colonnes journaux, nombre de décimales, etc.). 2 Audit 3000 La rapidité d’encodage est un souci permanent. Grâce aux différents niveaux d’automaticité, on peut, par exemple, encoder une facture d’achat en moins de dix secondes. Par ailleurs, tous les traitements d’édition peuvent être enchaînés automatiquement. • PROFESSIONNALISME AUDIT 3000 produit des résultats imprimés sur papier ordinaire ou au format xls. Les ordres de paiement peuvent être générés au format bancaire. Le listing annuel et la déclaration TVA sont générés au format XML. La déclaration TVA éditée par AUDIT 3000 est officiellement agréée. • CONFIDENTIALITE CONFIDENTIALITE Le nombre d’utilisateurs du programme est illimité. Le niveau des priorités de l'utilisateur standard est multiple et paramétrable de 1 à 10 pour chaque point des menus et des sous-menus. Un super-utilisateur avec accès à tous les points et habilité à effectuer tous les traitements peut également être créé. Chaque utilisateur peut protéger son accès au logiciel grâce à un mot de passe personnel. • MAINTENANCE Passée la période de garantie, nous assurons le service après-vente dans le cadre de nos contrats de maintenance. Ceux-ci garantissent à notre clientèle : • une intervention rapide soit grâce au téléphone, soit via mail, fax, échange de zip/CDROM ou prise de contrôle à distance; • une adaptation constante à la législation. • une ouverture vers l’avenir l’avenir : car nous nous engageons à fournir régulièrement, une nouvelle version comprenant de nouvelles possibilités et fonctionnalités, la compatibilité ascendante entre les différentes versions étant assurée ; • une protection de votre investissement : en vous garantissant une portabilité des logiciels et des données sur le prochain matériel informatique que vous acquerrez. 3 Audit 3000 Le schéma de l’application liaisons avec d'autres logiciels DDI Impression de rapports personnalisables par l'utilisateur (sous forme de mailing ou d'étiquettes encodage des clients, fournisseurs et comptes généraux achats journaux centralisation des journaux déclaration TVA grand livre balance historique échéancier relevé de compte ventes financiers ventes provenant de la gestion commerciale opérations diverses interface telebanking paiements des fournisseurs extraits de comptes 4 Impression de rapports personnalisables par l'utilisateur (sous forme de liste ou de fichier) Audit 3000 Les fonctionnalités du logiciel AUDIT 3000 DEVISES DEVISES • • • Possibilité de balances comparées et de consolidations de bilans avec des dossiers de devises différentes Possibilité d’encoder les factures d’achat et de vente dans n’importe quelle devise, avec conversion automatique dans la devise du dossier Edition des listes dans la devise de son choix SAISIES • • • • • • • • • Création, modification et mise à jour directe des comptes Multi-journaux (sans limitation), multi-années Encodage des quantités avec liaison à la gestion commerciale Pont vers le module d’amortissements en saisie achats Création, consultation et modification d’un compte en saisie Ecritures automatiques (achats, ventes, financier, analytiques et o.d.) Lettrage via les financiers Apurements (manuels ou automatiques) Liaison avec le module analytique CONSULTATIONS • • • • • • A partir de la fiche client - fourn., consultation en temps réel de l’historique, de l’échéancier de l’apurement et de l’historique des exercices précédents Recherche sur montants, numéros de pièces et libellés Double index de recherche (référence/ clé libre) Recherche sur chaîne de caractères Relevés de comptes clients paramétrables Historique sélectif 5 Audit 3000 EDITIONS • • • • • • • • • • • • Impression des journaux (par période, journal, pièce...) Edition du bilan de fin d’exercice Relevés de compte Echéanciers Historiques Compte exploitation (cumulé, répartition mensuelle, répartition paramétrable) Statistiques C.A. Listing et déclaration T.V.A. aux normes ad hoc Liste de paiements fournisseurs Gestion des honoraires: formulaires 281.50 et 325.50 Enchaînement automatique Edition de toutes les listes, aussi bien à l’imprimante qu’à l’écran ou au format pdf DIVERS • • • • • • • Fenêtrage Facilité d’import - export Gestion de l’échéance au jour près Nombre de périodes ouvertes : jusqu’à 676 Gestion des postes ouverts - lettrage ou solde Pas de destruction des journaux après clôture Clé d’accès comptes clients / fournisseurs alphanumérique 6 Audit 3000 Le menu général de l’application Barre d'outils paramétrable avec raccourcis vers les points des menus les plus utilisés Consultation des dernières modifications de votre application Exemple de menu Fond d'écran personnalisable Le nombre d'utilisateurs du programme est illimité. Le niveau des priorités de l'utilisateur standard est multiple et paramétrable pour chaque point des menus et des sous-menus. Un super-utilisateur avec accès à tous les points est habilité à effectuer tous les traitements. Chaque utilisateur peut protéger son accès au logiciel grâce à un mot de passe personnel et paramétrer ses propres préférences. 7 Audit 3000 Le signalétique des clients - fournisseurs Le signalétique se compose de différents onglets détaillés ci-dessous : ONGLET GENERAL Lors de la création d'une nouvelle fiche, permet de vérifier sur base du numéro de TVA, qu'il n'existe aucun doublon 8 Audit 3000 ONGLET FACTURATION ONGLET PERSO-MEMO 5 zones libres de 40 caractères 5 zones libres de 10caractères dont le libellé est paramétrable Fichier de commentaires libres fonctionnant comme un traitement de texte simple destiné à recevoir un nombre illimité de remarques liées à chaque fiche client/fournisseur 9 Audit 3000 La consultation de l'historique est directement visible au départ de la fiche signalétique. On peut également obtenir une sélection de l'historique et souhaiter ne voir apparaître que les mouvements d’achats par exemple, ou les mouvements non soldés. Le signe devant un numéro de pièce indique que celle-ci provient d'une réouverture. En pointant une écriture, on obtient le détail complet de l'écriture d'origine. La consultation de l'historique des exercices précédents est également visible au départ de la fiche signalétique, et ce, sans changement de dossier. 10 Audit 3000 Cette option propose l’apurement manuel et automatique du compte. Couleurs et codes viennent préciser quelles sont les écritures soldées entre elles 11 Audit 3000 La saisie des Journaux L'encodage des différents journaux permet de créer, visualiser et modifier les écritures. 12 Audit 3000 Les écritures automatiques Une écriture automatique consiste en une série d’instructions définies préalablement que le programme exécutera automatiquement à l’appel d’une seule touche (A à Z). Les écritures automatiques peuvent être mises en œuvre lors de la saisie achats, ventes, financiers et O.D., ainsi que dans la saisie analytique. Exemple : Sachant que dans une saisie achat, la ventilation consiste généralement à indiquer la base dans telle colonne et la TVA dans telle autre colonne, on pourrait définir son écriture automatique comme suit : TTC = variable égale au montant toutes taxes comprises Ligne 1 de la ventilation : type : B (Base) montant : TTC / 1,21 colonne : 1 Ligne 2 de la ventilation : type : T (Taxe) montant : TTC - base colonne : 4 Avec un script comme défini ci-dessus et identifié par la lettre A, on obtient du programme que, par un seul appui sur la lettre A, soient créées automatiquement les deux lignes de ventilation d’une facture d’achat avec TVA à 21 %. 13 Audit 3000 Mieux encore, en associant une écriture automatique à un client ou à un fournisseur, dès que le montant TTC est encodé, la ventilation se génère sans aucune intervention de l’utilisateur. Dans le même esprit, on peut également associer une écriture automatique de répartition analytique aux comptes généraux. On peut, grâce aux écritures automatiques, encoder une facture en quelques secondes seulement. Les écritures automatiques sont paramétrées par l’utilisateur lui-même et par conséquent adaptées aux besoins de chacun. Il est possible de créer 26 scripts par type de saisie, chacune d’entre elle étant identifiée par une lettre de l’alphabet. 14 Audit 3000 L'édition des journaux 15 Audit 3000 Les balances 16 Audit 3000 17 Audit 3000 Les relevés de compte 18 Audit 3000 La déclaration TVA 19 Audit 3000 L'édition de la déclaration TVA La déclaration TVA est générée au format XML. Possibilité d’impression d’un récapitulatif. 20 Audit 3000 L'édition du listing TVA belge Le listing TVA belge est généré au format XML. Possibilité d’impression d’un récapitulatif. 21 Audit 3000 L'édition du relevé trimestriel intracommunautaire Le relevé trimestriel intracommunautaire est généré au format XML. Possibilité d’impression d’un récapitulatif. 22 Audit 3000 Le calcul du compte d'exploitation 23 Audit 3000 L'échéancier client 24 Audit 3000 L'historique des comptes fournisseurs 25 Audit 3000 Le bilan 26 Audit 3000 Les paiements fournisseurs 27 Audit 3000 Les listes paramétrables 28 Audit 3000 Les étiquettes 29 Audit 3000 Les modules annexes Autour du logiciel de comptabilité proprement dit, nous avons développé une série de produits annexes, également orientés vers la gestion des P.M.E. Vous trouverez, ci- dessous, la description de tous ces produits. Ces modules confirment, si besoin était, que notre logiciel Audit 3000 n'est pas un programme isolé, mais qu'il est, bien au contraire, le cœur d'un réel environnement destiné aux gestionnaires. ANALYTIQUE Une répartition des produits et des coûts peut être effectuée sur 9 niveaux différents. L'encodage est simultané à celui de la comptabilité régulière, les états édités sont identiques ainsi que la visualisation par compte analytique. BUDGETAIRE Ce module permet d'attribuer, tant au niveau comptabilité régulière qu'analytique, un budget par compte. En cours d'exercice, l'utilisateur disposera d'un outil de contrôle et d'analyse des écarts entre le budget et le réalisé. AMORTISSEMENTS Cet outil gère les postes d'amortissement, produit les tableaux d'amortissement et génère automatiquement les écritures comptables de prise en charge. Il supporte les ventes d’investissement, leur transfert, le changement de durée d’amortissement, ... BILANS RATIOS Outre l’édition du bilan, permet à l’utilisateur d’exploiter les données de son plan comptable, autorisant ainsi, par exemple, la comparaison entre plusieurs dossiers, plusieurs périodes, plusieurs exercices, ... TELEBANKING Fonctionne avec les standards bancaires (coda, Isabel, …) et permet à la fois de générer les ordres de paiement, de récupérer et d'intégrer automatiquement les extraits bancaires électroniques. FACTURATION Permet d’éditer des factures, des bordereaux, de gérer le stock, les back-order, ... Utilise les fichiers de l'application comptable et génère automatiquement les écritures comptables. 30 Audit 3000 La société DDI ♦ Proximité Développement & Distribution Informatique SA est une société wallonne qui a su préserver sa dimension humaine, en développant des liens personnalisés avec sa clientèle. La qualité du service n'est pas un vain mot ! ♦ Dialogue Chez nous, aucun revendeur intermédiaire : vous êtes en contact direct avec les concepteurs des logiciels. logiciels Vous êtes donc certain de recevoir des réponses rapides et fiables. Et vos suggestions sont toujours les bienvenues … ♦ Expérience Nos solutions logicielles sont le fruit de nombreuses années d'expérience, en contact étroit avec nos clients afin de coller au plus près à leur réalité administrative. ♦ Service Nous assurons le service après-vente dans le cadre de nos contrats de maintenance; Ceux-ci garantissent une intervention rapide (par téléphone, e-mail, fax ou échange de zip ou cd-rom), une adaptation constante à la législation, une ouverture vers l'avenir (mises à jour) et une protection de votre investissement en vous assurant la portabilité des logiciels et des données sur le prochain matériel informatique que vous acquerrez. 31 Audit 3000 DDI c'est aussi Un package pour le nonnon-marchand Nos solutions prennent en charge la gestion administrative complète de ces institutions (signalétique complet des bénéficiaires, encodage des présences et suppléments, édition automatique des factures, des relevés légaux, des attestations fiscales …) : • • • • • • Bambino : gestion de crèche, MCAE, accueillantes conventionnées Accueils extrascolaires Institutions AWIPH (ETA, SRJ,,SAJJ,SAJJNS,SRA,SRNA,SAJA,français) Maisons d'accueil et maisons maternelles Centres de réadaptation fonctionnelle Centres d'aide à la jeunesse … Outre la gestion administrative, nous proposons différents outils et fonctions d'assistance, tels que les listes paramétrables, la gestion des trajets pour les véhicules de ramassage, la gestion des dossiers médicaux, la gestion des dons … Un package comptable • Audit 3000, 3000 logiciel multidossiers et multi-utilisateurs, s'intègre souplement et rapidement dans l'organisation des entreprises et des bureaux comptables. Il effectue tous les traitements légaux d'une gestion comptable, permet la répartition des comptes par code analytique sur plusieurs niveaux et assure de manière automatique les traitements de début et de fin d'exercice, ainsi que l'établissement du bilan. Audit 3000 englobe les comptabilités régulière, analytique et budgétaire, budgétaire ainsi que la gestion des amortissements, amortissements des honoraires et les liaisons bancaires. bancaires • GRC, GRC le compagnon incontournable d'Audit 3000 pour la gestion efficace de vos clients et prospects : liste de tâches par utilisateur, actions de suivi, courriers automatisés … Une gestion du personnel • Soprano, Soprano logiciel multisociétés, effectue tous les traitements légaux de la gestion des salaires (privé et public), permet la répartition de la charge salariale (par code analytique et par département), l'établissement de la déclaration ONSS, du bilan social et des relevés 325 et 281(Belcotax), de documents sociaux (C4,C3.2 …) • Presto aborde les pointages horaires et analytiques, et toutes les données qui servent à l'établissement de la paie 32 ">
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