Ciel Compta Évolution 2013 Windows Manuel utilisateur

Manuel de découverte
Ciel Compta et Ciel Compta Evolution
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le
suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des
écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la
déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce
manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du
Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Contenu de votre boîtier
Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez :
•
•
le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel,
votre numéro de licence au dos de la pochette, demandé lors du référencement.
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps
de traitement
•
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Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet
Explorer 7.0 (ou supérieur).
Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
512 Mo de Ram.
300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
Imprimante : laser, jet d'encre.
Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie
compatible MAPI (Outlook conseillé).
Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur).
Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou
supérieur).
Pour utiliser directDéclaration
•
•
•
•
•
Processeur 1,5 GHz
2Go de Ram
1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste.
Adobe Reader 7.05 (ou supérieur)
Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que
dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Sommaire
Prise en main ..................................................................................... 7
Documentation ..................................................................................8
Si vous débutez ...............................................................................10
Entraînez-vous ................................................................................ 13
Création et mise en place d’un dossier ............................................. 20
Créez votre dossier .......................................................................... 21
Créez un dossier via la Synchro compta .............................................. 26
Contrôlez et modifiez le plan de comptes ............................................ 27
Vérifiez les journaux......................................................................... 35
Créez vos chéquiers et vos RIB .......................................................... 37
Préparez une comptabilité analytique..................................................40
La tenue de votre comptabilité ......................................................... 42
Saisissez les écritures comptables ...................................................... 43
Rapprochez une facture et son règlement............................................ 57
Rapprochez des écritures avec votre banque .......................................59
Pointez des écritures ........................................................................60
Annulez une écriture validée.............................................................. 61
Le brouillard.................................................................................... 63
Gérez la trésorerie prévisionnelle ....................................................... 65
Les états........................................................................................... 67
Principes généraux...........................................................................68
Les états comptables........................................................................70
Les états clients et fournisseurs ......................................................... 74
Les états fiscaux .............................................................................. 75
Traitements ...................................................................................... 76
Clôturez et réouvrez un exercice ........................................................ 77
Exécutez une Synchro compta ........................................................... 79
Importez ou exportez des écritures .................................................... 88
Gestion des dossiers......................................................................... 95
La sauvegarde / restauration .............................................................96
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution.................................... 99
Les prévisions ............................................................................... 100
Gérez une comptabilité multi-devises ............................................... 101
Les immobilisations ........................................................................ 103
Infos perso. .................................................................................. 119
Index.............................................................................................. 120
Prise en main
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
•
•
•
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.


attire votre attention sur un point particulier.
renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
La formation Flash
Les séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les
consulter, vous avez deux possibilités :
1. A partir de la page d'accueil du logiciel, cliquez sur l’icône Je découvre mon logiciel.
2. A partir de votre logiciel, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH.
Dans les deux cas, la formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques:
•
•
le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales
fonctions du logiciel.
le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et
qui contient les annexes, et le générateur d’états.
Installation d'Adobe Reader©
Si l'application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels électroniques
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader© et suivez la procédure.
Pour imprimer les manuels électroniques
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
8
Prise en main
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la
fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à
la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en :
•
•
appuyant sur la touche <F1> de votre clavier,
activant la commande AIDE du menu ? (AIDE).
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel,
des informations utiles.
9
Prise en main
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes
utilisés en comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou
perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement
dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par
la loi et répartis en 8 classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle
il appartient. On distingue ainsi :
•
•
•
les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours,
tiers, financiers.
les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des
montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit
et la somme des montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable,
avec un cumul pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des
écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est
représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice.
Il comprend :
•
•
à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
10
Prise en main
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués
à la clôture de l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de
l’entreprise (bénéfice ou perte).
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la
concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire,
adressé périodiquement par votre banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous
saisirez ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
11
Prise en main
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser
pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Créez votre dossier
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
grand-livre, balance, journaux, ...
Imprimez les éditions de fin d’année :
bilan et compte de résultat, SIG
Clôturez l’exercice
12
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le
dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Ouvrez le dossier Société Exemple
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous
conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple
.
2. Le fichier Société exemple s’ouvre alors.
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par
le bouton J’ouvre mon dossier
 Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois.
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
•
•
le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec
les principales fonctions de Ciel Compta,
le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus
détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel.
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS
DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.
 Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé
lorsque vous quittez l’application.
13
Prise en main
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
•
activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
•
cliquer dans la case de fermeture
, située en haut à droite dans la barre de titre.
Attention !
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se
présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à
la création d’un dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par
défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de
référence, accessible dans le menu Aide.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
Barre de titre
Barre de menus
Barre d’actions
Zone de recherche Trouvtoo
Intuiciel
Barre d’état
14
Prise en main
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des
commandes est accessible à l'aide des menus.
 Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre
d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans
différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci
est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous
pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.
 Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel Annexes.
L’Intuiciel
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont
ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la
barre d’actions
ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON
INTUICIEL.
L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos
principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations
comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
•
Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet
, est l’onglet actif par défaut. Vous
retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions
que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation
que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.
Vous
pouvez
personnaliser
votre
bureau
en
cliquant
sur
le
bouton
de
personnalisation
. Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe
“Personnaliser Mon bureau”, page 16.
•
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet
. Vous pouvez visualiser
dans cet onglet les principales informations de votre société.
15
Prise en main
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients,
celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques,
etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de
la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
•
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet
. Vous y retrouvez
une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement
aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la
personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 18.
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton
vous permet d'accéder directement à certaines rubriques
du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher
certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations
pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi
que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance
technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant
d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation
.
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et
sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisserdéposer directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous
pouvez déposer votre tâche.
16
Prise en main
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur
votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer
un groupe. Une flèche blanche s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau,
une petite barre d’icônes d’affiche.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de renommer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Vous pouvez utiliser les icônes
et
pour effectuer une rotation des tâches, si
vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un
bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer
uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore
uniquement vos immobilisations...
Restaurer le paramétrage par défaut
1. Pour restaurer l’affichage du bureau par défaut, cliquez sur le bouton
.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
17
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états
en cliquant sur le bouton de personnalisation
.
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants.
Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé
l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.
 Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le
MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir
d’ajouter un état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches
s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter
l’état. Un «+» blanc s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe
d’états, une petite barre d’icônes d’affiche.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de renommer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans
quitter votre application :
•
•
sur votre dossier courant.
ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les
retrouvant rapidement.
Prise en main
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez
le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et
la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant,
Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).
 Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations
spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton
.
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton
.
 Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à
l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel
l’icône
vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre
Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et
lancer la connexion.
19
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier
 Menu DOSSIER - commande NOUVEAU
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création
d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.
 Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous
pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première
option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable
Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos
besoins.
1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>.
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez
<Partir d’un dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs
sociétés.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant,
reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”,
page 24.
21
Création et mise en place d’un dossier
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite
convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous
convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère
utiliser le mode Cahier.
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client
ou fournisseur, encaissement, paiement, etc).
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Paramètres du dossier
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à
l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
•
•
•
dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL,
sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte
puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste
.
4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que
les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez
pas à les re-saisir.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du mode de création
1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :
•
Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont
à renseigner.
•
Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les
fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi
opérationnel plus rapidement.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
22
Création et mise en place d’un dossier
Création rapide d’un dossier
 Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton
.
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant
votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code
postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans
la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre
du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : coordonnées et paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si
vous en possédez un.
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier
.
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton
[Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
•
•
•
Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 50
Importer une balance.
Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
23
Création et mise en place d’un dossier
Création détaillée d’un dossier
 La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible
depuis le menu AIDE.
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages
comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de
passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de
plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas
récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les
déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu
d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du
dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le
même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous
pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures
associés.
24
Création et mise en place d’un dossier
 Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...)
sont en revanche effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
25
Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier via la Synchro compta
 Cette commande est uniquement accessible si tout dossier est fermé.
 Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA
Vous pouvez créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les
données du fichier de synchronisation que vous avez reçu.
Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans
le nouveau dossier.
1. Si un dossier est ouvert, fermez-le.
2. Activez le menu DOSSIER puis la commande SYNCHRO COMPTA.
Le fichier que vous avez reçu doit être situé dans le répertoire Communication.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel
Compta\INFO CONSULT.2186918231\Communication\Reçus
3. Pour cela, il suffit de copier le fichier de synchronisation que vous avez reçu dans ce
répertoire.
Dans le cas contraire, précisez le chemin du fichier en cliquant sur l’icône
.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, nommez votre dossier et cliquez sur le bouton [Créer].
Une fenêtre affiche l'évolution du traitement. Une fois la création du dossier terminé,
celui-ci s'ouvre ainsi qu'un rapport qui affiche les résultats du traitement.
6. Saisissez la Référence d’obligation fiscale.
26
Création et mise en place d’un dossier
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous
avez choisi lors de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 21
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux
qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement
propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du
menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de
compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la
liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment :
•
•
•
déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier,
cliquer sur le numéro de compte,
saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients,
vous devez les créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'Intitulé du compte.
27
Création et mise en place d’un dossier
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton
vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton
votre compte.
vous permet de saisir des informations complémentaires concernant
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée
Signification
Utilisable
Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Pointable
Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors
des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes
analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône
.
28
Création et mise en place d’un dossier
Saisie
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction
du numéro de pointage.
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes
(classes 6 et 7 en général).
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Saisie des Infos
Perso
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans
les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement
repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
Compte de
produits
Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges
Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le
client ou fournisseur en question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option
correspondante.
29
Création et mise en place d’un dossier
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de
remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation :
•
Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même départe-
•
Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département
ment que celui de la domiciliation bancaire.
de la domiciliation bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si
vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur
est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le
compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs,
particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez
demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées)
soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela :
1. Cliquez sur l’icône
présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
•
Le bouton
Internet.
permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via
•
Le bouton
permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur).
30
Création et mise en place d’un dossier
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton
permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du
fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale,
l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du
Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton
permet d'accéder aux informations légales de la société de
votre client via le site InfoGreffe.
 Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Onglet Complément
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos
contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs,
économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code
APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos
éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement.
31
Création et mise en place d’un dossier
Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Sélectionnez les modèles de
lettres qui seront utilisés pour
la première, deuxième et troisième relance.
Onglet Immobilisations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes
des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes
sont ensuite présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez
sur le bouton
.
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton
[Regroupement].
32
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou
validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la
commande INFOS PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous
pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie
supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à
appliquer au compte.
•
Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.
 Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte
correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un
compte pour chaque type et taux de TVA utilisé.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure
des saisies effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si
vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre
banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement
33
Création et mise en place d’un dossier
reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur
le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre.
34
Création et mise en place d’un dossier
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous
créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu
LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux
que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la
fenêtre.
 Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de
journaux bancaires que de comptes bancaires.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces
enregistrées sur le journal correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
•
•
le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.
 En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en
mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton
[Contrepartie], présenté à ce stade.
35
Création et mise en place d’un dossier
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte
de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture
change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la
touche <Tabulation> ou >Entrée>.
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le
numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la
facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre
exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si
ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des
ventes.
36
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers
 Menu LISTES - commande CHÉQUIERS
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la
saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez
déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque
journal de banque.
•
Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste
des chéquiers.
 Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la
touche <F1>.
Les relevés d’identité bancaire
 Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec
les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer
l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Si vous disposez de Ciel
Communication Bancaire
pour Windows, indiquez le
nom et le répertoire du fichier
de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit
des relevés bancaires via internet :
choisissez le format d’import
de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a
enregistrées).
Voir Création d’un compte de Banque, page 33
Création et mise en place d’un dossier
Les formats des relevés bancaires
 Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre
logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au
format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange).
Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires.
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre
suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques
de Ciel Compta.
 Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les
ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de
données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque
colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection
.
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée
correspondant au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’entête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de
fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
38
Création et mise en place d’un dossier
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé
sur la définition des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit
QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
•
•
Français : format de date de type Jour/Mois/Année
US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats
d’import relevé.
39
Création et mise en place d’un dossier
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques
 Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes
analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un
code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez
également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette
fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes
budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option
correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé.
Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet
Répartition est alors visible.
Uniquement dans Ciel Compta Evolution Répartition à plusieurs niveaux
3. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget
est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut
être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une
répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de
répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois
départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être
la suivante :
•
•
•
20% à l'administration
35% au service après-vente
45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour
chaque département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la
répartition que vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
40
Création et mise en place d’un dossier
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous souhaitez procéder à des modifications
en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
•
Le bouton
permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
•
Le bouton
permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
•
Le bouton
permet d'équilibrer les répartitions.
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.
 Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.
•
Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les
cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants
budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte
du montant budgété.
•
Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés,
vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé
dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures
associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois.
•
Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les
cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre
brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période
correspondant à l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la
fenêtre.
41
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer,
vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel
Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant
Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 51
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro
de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de
compte, libellé, montant, etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des
écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont
proposées par défaut.
 Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à
votre disposition les grilles de saisie suivantes :
•
•
•
•
Facture/Avoir client rapide.
Factures/Avoir fournisseur rapide.
Encaisser un montant.
Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie
au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par
exemple, pour les bordereaux de remises en banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations
de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont
automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan
comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
•
•
Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs,
prestataires, etc.
43
La tenue de votre comptabilité
•
•
Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les
pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée
d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
Saisie standard d’une écriture
 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.
 Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation>
ou sur la touche <Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé
libre, en sélectionnant l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre
exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste
nal de ventes.
situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le jour-
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par
défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors
qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de
comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire,
mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 36
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite
sur l'édition des journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au
début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation> de votre
clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture
client, soit :
•
•
•
ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
44
La tenue de votre comptabilité
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client,
soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste
fin de zone pour afficher la liste des comptes.
présenté en
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la
ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la
fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le
libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez
le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.
 Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel
propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste
fin de zone pour en sélectionner un.
présenté en
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un
clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la
date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la
modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par
défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le
lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture
correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne
Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées
accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de
quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714
TVA collectée 19.6% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut,
le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez
l'option Libellé = intitulé du compte.
45
La tenue de votre comptabilité
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le
taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que
l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
•
•
le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur
la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement
dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/
analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône
codes analytiques.
permet d’affecter plusieurs
 La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation
analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer
différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
46
La tenue de votre comptabilité
Opérations sur les lignes d’écritures
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie
solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte
de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture
en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille
de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la
dernière ligne saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
Calculez les frais kilométriques
 Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une
cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez
le tableau détaillé des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements
kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques
de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50
47
La tenue de votre comptabilité
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée
 Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT - FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR ENCAISSEMENT - PAIEMENT
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez
l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir
une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est
proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de zone puis
sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée.
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans
les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal,
celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce
libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et
appuyez sur la touche <Tabulation>.
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR,
celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous
enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous
pouvez le modifier.
 Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du
compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
48
La tenue de votre comptabilité
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur
la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en
paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône
codes analytiques.
d’affecter plusieurs
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un
compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini,
ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste
.
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité
pour effectuer de nouvelles saisies.
 L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi :
une facture ou un avoir.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50
49
Saisie des A-nouveaux
 Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les
soldes de départ des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre
ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre
comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente
votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celleci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les
reports d’A-nouveaux sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du
solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture puis cliquez sur le bouton [OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous
devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
•
Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez
sur le bouton [Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout
moment.
 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans
la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou
partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.
 Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans
la colonne Statut.
La tenue de votre comptabilité
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
•
•
annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne
ou une réimputation de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants
prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement
dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.
 Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la
mention Simulation dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être
modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.
 Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide
ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option :
Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le
logiciel passe l’écriture dans l’autre sens.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en
comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
L’assistant Top Saisie
 Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures
de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires,
etc.) à l'aide de modèles.
 Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne
s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier.
51
La tenue de votre comptabilité
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.
 Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous
pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Je reçois une facture d'achat
Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
Une facture de vente
J’envoie une facture de vente
Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.
 Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la
réception ou l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment
ce que vous devez et ce que l'on vous doit .
Achats au comptant
Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les
passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
52
La tenue de votre comptabilité
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de
retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
53
En enregistrant les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes
URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je paye les charges sociales
• Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
• Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
• Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
• etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont
donc soldés.
Un prêt bancaire
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
La tenue de votre comptabilité
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à
recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes :
•
•
403xxx Effets à payer.
413xxx Effets à recevoir.
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
• Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
• Montant HT au débit du compte Achats.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
• Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
• Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez,
avec leurs différentes échéances.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de
la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la
TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
55
La tenue de votre comptabilité
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire
que j'ai un CREDIT de TVA.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
56
La tenue de votre comptabilité
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin
d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou
plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se
soldent. Ce traitement peut être réalisé :
•
•
au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu
TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un
intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer
le lettrage.
Le bouton Liste
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
57
La tenue de votre comptabilité
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.
 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne
soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas
exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le
détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
•
•
•
•
•
•
effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
délettrer les écritures,
ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
annuler le lettrage.
 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans
le menu AIDE.
58
La tenue de votre comptabilité
Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire
 Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux
méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé
bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre
banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque.
Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé
bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 59
 Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur
un compte de Banque.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
•
•
vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes
étapes.
 Pour plus de détails, consultez le Manuel de Menu Saisies, Relevé bancaire référence,
accessible par le menu AIDE.
Rapprochez les écritures
 Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en
parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes
bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il
ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
•
•
d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.
 Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
59
La tenue de votre comptabilité
Pointez des écritures
 Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre
banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés
bancaires pour commencer votre pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le
pointage puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bou-
ton
. La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
•
•
d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La
Poste,
d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par
import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
60
La tenue de votre comptabilité
Annulez une écriture validée
 Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il
est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en
comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le
principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez
ensuite une nouvelle écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.
 Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures
enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de
présenter les écritures par :
•
Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton
•
permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
Lignes comptables.
et
61
La tenue de votre comptabilité
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
•
•
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.
 Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton
.
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur
le bouton
.
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
•
•
•
la Date du jour comme date de l'écriture,
d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
•
•
Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le
signe - (moins) est apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante :
•
•
•
Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous
informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
62
La tenue de votre comptabilité
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite
modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en
cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable
irréprochable en fin d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
•
•
•
•
l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates
d'échéances,
la validité des codes budgétaires,
l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement
dans le brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de
saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 50
Validez le brouillard
 Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite
modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en
cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier
comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements
comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
 Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D.
(opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les
mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez modifier ces dates.
1. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous
indiquez le code seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le
numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation,
cochez la case Inclure les écritures en simulation.
63
La tenue de votre comptabilité
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant
été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
 Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention
Validation apparaît dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures
 Menu LISTES - commande ÉCRITURES
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en
brouillard, en simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le
mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier
l'écriture.
 Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard
 Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient
enregistrées en brouillard ou en simulation.
Voir Brouillard, page 72
64
La tenue de votre comptabilité
Gérez la trésorerie prévisionnelle
 Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un
compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et
effectuer les calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle.
Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule
correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos
recettes puis celles correspondant à vos dépenses.
•
•
La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés
en début de période.
La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
65
La tenue de votre comptabilité
•
La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et
calculées avec le solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou
votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte
pour la période sélectionnée.
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les
mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES
ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de
paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des
mensualités d’emprunt.
•
•
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période
suite à une modification.
Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Attention !
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
66
Les états
Les états
Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance,
Journaux, Brouillard, Déclarations de TVA.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y
rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients
et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de
pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
•
•
•
le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions
fiscales.
les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC),
2054 et 2055.
les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des
comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation
Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et
IMPRIMANTES.
 Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
68
Les états
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut
l'imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel
Compta celle que vous voulez utiliser.
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en
fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous
choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système
Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
l’imprimante.
pour définir les propriétés de
69
Les états
Les états comptables
Grand livre
 Menu ETATS - commande GRAND LIVRE
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant
un intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
•
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer
l'état.
Le bouton
vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Balance
 Menu ETATS - commande BALANCE
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez
alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une
balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de
sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
70
Les états
•
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un
intervalle de dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
•
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en
compte.
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Journaux - Centralisateur
 Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le
cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.
 Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à
générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la
fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
 Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton
.
71
Les états
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Brouillard
 Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en
mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un
type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
•
•
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
•
•
pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection
ouvre la liste des journaux disponibles.
pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option
correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à
prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
72
Les états
Déclarations de TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT
Attention !
Cet assistant n’est visible dans le menu ETATS que si vous n’avez pas souscrit au dispositif
de télédéclaration auprès de la DGFiP dans les paramètres TVA de votre dossier.
Vous pouvez générer la déclaration de TVA via un assistant. Cette déclaration correspond
au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER :
•
•
état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel
état CA12, si vous avez choisi régime simplifié
 Consultez le chapitre Menu Etats, § Déclaration de TVA du Manuel de référence,
accessible depuis le menu AIDE.
La télédéclaration avec l’assistant Téléprocédures TVA
 Menu ETATS - commandes DÉCLARATIONS DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TV A
Via le module Ciel directDéclaration TVA et le portail Ciel (www.ciel.com), l'assistant
Téléprocédures TVA vous permet de transférer vos déclarations de TVA depuis Ciel
Compta vers la Direction Générale des Finances Publiques.
 Consultez la partie Télédéclaration de TVA du Manuel de référence.
73
Les états
Les états clients et fournisseurs
 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.
Echéancier
 Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de
contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en
compte.
Balance Agée
 Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous
pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients
 Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer
l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients
permet de contrôler la position de ces encours.
Relances clients
 Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de
paiement. Pour cela :
•
•
•
lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres
sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.
 Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance.
Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Lettre de pénalités de retard
 Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des
pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans les
paramètres comptables.
74
Les états
Bordereau de remise en banque
 Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des
moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement.
Les états fiscaux
 Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique
 Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin
d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de
façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges
de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de
votre entreprise durant l'année est :
•
•
un bénéfice : total des produits > total des charges
une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux
 Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
•
•
•
•
2050 (BIC - Régime réel)
2033 (BIC - Régime simplifié)
2035 (BNC)
2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion
 Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan.
Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option
correspondante.
75
Traitements
Traitements
Clôturez et réouvrez un exercice
 Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un
exercice en toute sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les
comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à
effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Attention !
La validation du brouillard, des écritures et des déclarations de TVA est obligatoire pour
pouvoir lancer la clôture.
 Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique
Assistant Top Clôture, lien Traitements.
L'étape suivante vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant
contribués à leur établissement.
Attention !
L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des
données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des
données.
Cette opération permet d'archiver les états et les lignes comptables ayant permis
d'établir les documents légaux.
 Les données seront archivées dans le répertoire indiqué par défaut dans la fenêtre.
4. Cliquez sur les boutons correspondants aux documents légaux à archiver (Grand
livre, Journaux, Balance...).
A la fin de l'opération, les boutons
se transforment en boutons
.
 Par la suite, vous pourrez consulter, l’HISTORIQUE DES ARCHIVES à partir du menu
DIVERS.
5. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Terminer].
6. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le
bouton [Faire une copie et continuer].
7. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur [OK].
8. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le
77
Traitements
compte de report à nouveau.
9. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
10.Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans
l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
11.Cliquez sur le bouton [Suivant>].
12.Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
13.Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez
l'option correspondante.
14.Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou
non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
15.Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
16.A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement
réalisée. Cliquez sur [OK].
78
Traitements
Exécutez une Synchro compta
 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA
Présentation
La Synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable
et son client.
Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les écritures comptables de
votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage 30 et 100 ou Sage Expert.
Cette fonction permet :
au client
• d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait
de l'informatisation croissante des PME.
• de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa
gestion courante.
• de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable.
à l'expert-comptable
• d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers.
• d'effectuer un suivi précis des affaires de son client.
• de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale
pour intervenir sur le dossier de ce dernier.
La Synchro compta+ permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres
éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.).
La Synchro compta (simplifiée) permet d’ajouter des nouvelles écritures transmises par le
client ou l’expert comptable.
Paramétrage
 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES
Cette commande vous permet de paramétrer les informations nécessaires à la
synchronisation.
79
Traitements
Mode de fonctionnement de la Synchro compta
Deux modes sont proposés :
•
•
Synchro compta : est un mode simplifié de synchronisation. Vous pouvez envoyer uniquement les nouvelles écritures à n’importe quelle date. Vous pouvez aussi choisir les
écritures ou envoyer tout le dossier comptable.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le pointage et le lettrage sont
récupérés. La Synchro compta est proche d’un export enrichi des écritures, à la différence qu’elle permet de distinguer les nouvelles écritures de celles qui ont déjà été
envoyées, ce qui évite les doublons.
Synchro compta + : est identique à l’ancienne Synchro compta. Ce mode vous permet
d’échanger en fin de mois toutes ou les nouvelles écritures, y compris celles des Anouveaux, ainsi que de les valider.
Le plan de comptes, les journaux, les codes analytiques, le lettrage et le pointage sont
récupérés.
Le client et l'expert ne peuvent jamais saisir d'écritures simultanément sur une
période identique de manière à garantir la cohérence des écritures. Les modifications
extra-comptables (lettrage, rapprochement) sont toujours accessibles sur toutes les
périodes.
La Synchro compta + intègre une gestion des conflits. Si un élément de base (compte
de tiers ou un code analytique) est modifié à la fois par l'expert et par le client, un
code de priorité s'applique.
 Pour des informations plus détaillées sur la gestion des conflits en Synchro compta +,
reportez-vous à l’aide intégrée à l’application.
1. Si vous souhaitez gérer l'échange de données par synchronisation, cochez l’option
Synchro compta ou Synchro compta +.
Attention !
Vous devez synchroniser les écritures dans le même mode que votre client ou expert
comptable, sans quoi il sera impossible de récupérer le fichier généré (XML). Il est
toutefois possible de changer le mode de Synchro compta.
Modalité de transfert des données
2. Sélectionnez le sens du transfert des données :
•
Client  Expert : le client envoie des données à son expert-comptable.
•
Expert  Client : l'expert-comptable envoie des données à son client.
3. Choisissez le logiciel de destination : Ciel, Sage 30&100 ou Sage Expert (anciennement Coala), c'est-à-dire le logiciel vers lequel les données seront transférées.
4. Uniquement en mode Synchro compta + Selon l'accord que vous avez passé avec
votre client ou avec votre expert-comptable, indiquez la personne choisie pour générer
le journal des A-nouveaux :
•
•
expert-comptable : votre expert-comptable se chargera alors de la synchronisation
des A-nouveaux.
client : votre client fera la synchronisation des A-nouveaux.
80
Traitements
Informations complémentaires expert-comptable
5. Saisissez le numéro de dossier qui est obligatoire puis le code de l'expert-comptable.
Si le logiciel destinataire est Sage Expert, le code de l'expert-comptable est obligatoire.
 Pour plus d'informations sur les coordonnées de l'expert-comptable, reportez-vous au
paragraphe “Coordonnées”, page 88.
Dates Synchro compta+ (Uniquement en mode Synchro compta +)
La date de la dernière synchro (date de fin de période) et la date de la dernière validation
(date de fin de période inférieure ou égale à la date de Synchro compta) sont
automatiquement renseignées.
Divers (uniquement si le logiciel destinataire est Sage Expert)
Si vous transférez vos données vers un logiciel Sage Expert (anciennement Coala), la
partie Divers s'affiche en bas de la fenêtre.
6. Sélectionnez le compte collectif des clients ainsi que le compte collectif des fournisseurs,
à l'aide de l'icône d'appel de liste.
Vous pouvez créer un compte collectif directement en cliquant sur le bouton [Créer] situé
en bas de la fenêtre Liste des comptes clients ou Liste des comptes fournisseurs.
 Les comptes collectifs ne peuvent pas être utilisés dans les écritures.
L'E-mail du serveur de médiation est proposé par défaut et permet de transférer votre fichier
de Synchro compta par e-mail. Les écritures sont envoyées à Sage Expert qui les
transfère ensuite à votre expert-comptable.
7. Ne modifiez pas cet e-mail sinon vous ne pourrez pas valider votre paramétrage.
8. Une fois que vous avez défini tous les paramètres, cliquez sur le bouton [OK].
Lancez une Synchro compta
 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA
La Synchro compta permet d'échanger des informations (émission et réception) de façon
dynamique et rapide.
Exemple
• Le client exécute une synchronisation pour envoyer ses écritures à son expert-comptable.
• L'expert récupère ces données et les traite.
• L'expert renvoie les données après analyse et traitement.
• Le client reçoit les données. Elles sont intégrées à son application. Il n'a aucune modification à effectuer.
Attention !
Vous pouvez envoyer et récupérer les données comptables de votre expert ou client
équipé d'un logiciel de comptabilité Ciel (Ciel Compta 2007 (version 13.00) ou Ciel Compta
Evolution 2007 (version 6.00), Sage (Start Compta, Ligne 30, Ligne 100) ou Sage Coala
Comptabilité.
81
Traitements
 Pour exécuter une Synchro compta, un assistant vous aide. Pour passer d’une étape à
l’autre, cliquez sur le bouton [Suivant].
Transmettez des écritures en mode Synchro compta +
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.
Etape 2 : choix des écritures
La fenêtre correspondant au sens du transfert défini dans les paramètres de Synchro
compta s’affiche.
Sens du transfert : Client → Expert-comptable
Sens du transfert : Expert-comptable → Client
2. Dans les deux cas, vous devez sélectionner les écritures. Choisissez dans la liste
déroulante le type d'écritures à envoyer :
•
•
Toutes : toutes les écritures (écritures déjà transmises, écritures non transmises)
saisies depuis le début de l’exercice seront synchronisées.
Nouvelles : les écritures créées, modifiées, supprimées depuis la dernière émission
ou la dernière réception seront synchronisées.
3. Si vous émettez des données dans le sens de transfert :
•
Client → Expert comptable, indiquez alors la Date de synchro.
 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un
message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.
•
Expert comptable → Client, les écritures à synchroniser peuvent être validées
automatiquement. Pour cela, cochez l'option Oui et saisissez la Date de validation
des écritures.
Vous pouvez utiliser l'icône du Calendrier
ou l'icône des Dates spéciales
.
 La date de synchronisation ou de validation doit obligatoirement être le dernier jour
d’un mois. Par défaut, le logiciel affiche la date de fin de mois du mois précédent.
82
Traitements
Etape 3 : emplacement du fichier généré
4. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.
5. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
6. Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option
Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
Etape 4 : saisie d’un commentaire
7. Vous pouvez ajouter un commentaire à votre envoi. Saisissez-le dans la zone correspondante.
8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
9. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.
10.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.
83
Traitements
Transmettez des écritures en mode Synchro compta (simple)
Etape 1 : choix du traitement
1. Choisissez l'option Transmettre des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant]. Cette
option vous permet de générer un fichier de données.
Etape 2 : choix des données à transmettre
Dans cette étape, vous choisissez les éléments que vous voulez transmettre.
Vous avez plusieurs possibilités pour envoyer vos écritures, vous pouvez :
•
Transmettre les nouvelles écritures jusqu’à une date définie : cette option permet
d’envoyer uniquement les nouvelles écritures que vous avez saisies depuis le début de
l’exercice courant jusqu’à la date de votre choix.
Les données de structure de votre comptabilité : plan de comptes, journaux, pointage,
lettrage, etc, sont transmis par défaut.
Le report des A-Nouveaux et la validation des écritures ne sont pas effectués.
 Si la date de synchro est inférieure ou égale à la dernière synchronisation, un
message vous informe d'un risque de distorsions sur les fichiers générés.
•
•
Avoir plus de critères pour transmettre : cette option permet de transmettre soit les nouvelles écritures saisies depuis la dernière Synchro compta soit toutes les écritures du
dossier. Vous pouvez aussi valider les écritures, envoyer les écritures d’A-Nouveaux,
transmettre ou non les données de base de votre comptabilité.
Transmettre l’intégralité du dossier : toutes vos écritures et toutes les données de votre
comptabilité seront envoyées. Cette option est particulièrement utile si votre expertcomptable ne possède encore aucun élément de votre comptabilité.
2. Cochez l’option de votre choix.
•
•
Si vous choisissez l’option Transmettre les nouvelles écritures jusqu’au. Le logiciel
indique par défaut la date de fin de mois du mois précédent. Vous pouvez indiquer
une autre date et pas forcément une date de fin de mois.
Si vous cochez l’option Je souhaite avoir plus de critères pour transmettre, une étape supplémentaire s’affiche
84
Traitements
Etape 3 : paramètres supplémentaires.
3. Choisissez dans la liste déroulante le type d'écritures à envoyer :
•
•
Toutes : toutes les écritures de l’exercice courant (écritures déjà transmises, écritures non transmises) seront synchronisées.
Nouvelles : seules les écritures créées depuis la dernière émission seront synchronisées.
4. Par défaut, le logiciel affiche la date de début de l’exercice courant et la date de fin de
mois du mois précédent. Si nécessaire, modifiez cette intervalle de dates. Vous pouvez
utiliser l'icône du Calendrier ou l'icône des Dates spéciales.
 Les dates ne sont pas obligatoirement des dates de début et de fin de mois.
5. Les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Pour cela,
cochez l'option Oui.
6. Si vous voulez transmettre l’écriture d’A-Nouveaux, cochez l’option Oui.
7. Vous pouvez inclure ou non les données de base de votre comptabilité : plan de
comptes, journaux, etc. Dans ce cas, cochez l’option Oui ou Non.
85
Traitements
Etape 4 : emplacement du fichier généré
8. Le fichier XML à émettre sera toujours enregistré dans le répertoire Communication
défini par défaut.
Exemple
C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\Ciel\Applications\Ciel Compta\Société
Exemple.857779126\Communication\Recus.
9. Si vous souhaitez enregistrer une copie du fichier de données dans un autre répertoire, cochez l'option Oui puis sélectionnez le répertoire de votre choix.
10.Si vous voulez transmettre les écritures via la messagerie électronique, cochez l'option
Oui puis saisissez l'adresse e-mail de l'expert-comptable ou du client.
11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le bouton de votre choix.
12.Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.
Recevez des écritures (en mode Synchro compta et Synchro compta +
Attention !
Votre mode de synchronisation doit être le même que celui de votre client ou
expert-comptable.
Si vous recevez un fichier généré en mode Synchro compta + et que vous êtes en
Synchro compta ou inversement, la récupération du fichier sera impossible.
 Si l'option Messagerie a été sélectionnée lors de l'émission des données, vous recevez
un e-mail .Vous devez enregistrer sur votre disque la pièce jointe reçue (fichier Zip)
qui contient le fichier XML.
Pour cela, utilisez la technique du «Copier/Coller».
86
Traitements
1. Choisissez l'option Recevoir des écritures puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Pour récupérer le fichier XML transmis, cliquez sur l'icône de sélection
.
3. La fenêtre Choisir le fichier s'ouvre. Sélectionnez le fichier dans le répertoire dans
lequel vous l'avez préalablement enregistré.
 Vous pouvez directement sélectionner le fichier au format Zip sans avoir à le
décompresser. En effet, Ciel Compta récupérera automatiquement le fichier XML.
4. Cliquez sur le bouton [Ouvrir] puis validez en cliquant sur le bouton [OK].
5. Un message vous propose de faire une sauvegarde, ce qui est conseillé. Cliquez sur le
bouton de votre choix.
6. Un dernier message vous informe que le traitement s'est bien déroulé. Cliquez sur le
bouton [OK] pour le fermer.
Historique
 Menu ECHANGES - commande SYNCHRO COMPTA - HISTORIQUE
L'historique affiche la liste de toutes les synchronisations effectuées.
Consultez l'historique de la synchronisation sélectionnée
Cliquez sur le bouton [Consulter].
Cette commande vous permet de visualiser le compte-rendu de la synchronisation
sélectionnée.
Le rapport de synchronisation au format Txt affiche le détail de l'opération.
Supprimer l’historique de la Synchro compta sélectionnée
Cette commande vous permet d’effacer le ou les historiques de votre choix.
1. Sélectionnez dans la liste le ou les historiques de Synchro compta à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider.
Purgez l’historique de synchronisation
Cliquez sur le bouton [Purger].
Cette commande vous permet de purger l'historique de synchronisation et ainsi d'effacer
tous les comptes-rendus existants.
87
Traitements
Importez ou exportez des écritures
 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il
peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout
autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
•
•
Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient
en brouillard ou validées.
Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il
contient.
Paramétrage
Coordonnées
 Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée
sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les
informations relatives à votre expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures
 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les
traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la
prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import
effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.
 Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1>).
Réglages de l’export au format Ciel
 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des
écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage
et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.
 Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>).
88
Traitements
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la
majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est
XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou
le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les
créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas
importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un
enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement
5 caractères
Numérique
Journal
2 caractères
Alphanumérique
Date d'écriture
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce
12 caractères
Alphanumérique
Compte
11 caractères
Alphanumérique
Libellé
25 caractères
Alphanumérique
Montant
13 caractères
(2 déc.) Numérique
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
N° de pointage
12 caractères
Alphanumérique
Code analyt./budgétaire
6 caractères
Alphanumérique
Libellé du compte
34 caractères
Alphanumérique
Euro
1 caractère
Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
4 caractères
Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
89
Traitements
Exportez des écritures
 Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de
votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre
dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert (anciennement Coala), Sage 30 et
100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
•
•
Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
•
Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX
Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage
Expert (Coala) ou Sage Petites Entreprises.
ou Cegid.
1. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le
format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
•
Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le
programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité
doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures
s'affiche.
Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import
s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents
logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures
seront intégrées puis cliquez sur le bouton
dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton
nouvel email.
pour générer le fichier d'export
pour joindre le fichier à un
 Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage
Convertisseur Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de définir les écritures à inclure, par
exemple l’export des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
90
Traitements
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre
en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
•
•
•
•
Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la
fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est
compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à
seront sélectionnés.
Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont
vous indiquez le code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
•
•
•
Écritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées.
Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant
aux critères définis précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier
CEGID ainsi que la longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser
avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].
8. Indiquez l’emplacement où sera généré votre fichier d’exportation. Ce fichier contient
vos écritures comptables.
91
Traitements
9. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
 A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent
qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur
plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier
généré.
•
•
Si vous avez opté pour une sortie Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre
messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail adressé à
votre expert-comptable. Il ne vous reste plus qu’à envoyer l’e-mail.
Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures
 Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES
Cette commande peut être utilisée :
•
•
par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre
expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),
par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres
éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage
Expert (Coala), Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX, Cote Ouest,
Gestimum, Quadratus peuvent être intégrées dans Ciel Compta.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont
correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de
l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
•
•
•
Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou
Sage Petites Entreprises.
Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles
n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les
importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.
 Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du
dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
•
Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche
92
Traitements
et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels.
Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton
[Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une
fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si
elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées
par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les
écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.
 Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes
analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance
 Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par
défaut, dans le journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si
nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous
pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte
qui n’existait pas.
Exportez une balance
 Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un
autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton
pour générer le fichier d'export dans le répertoire de
93
Traitements
votre choix ou sur le bouton
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la
période d'exercice qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer
•
l'état. Le bouton Liste
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez
pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
 Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez
les options de votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en
pièce jointe d'un nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez
indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
94
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
La sauvegarde / restauration
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une
autre unité de stockage.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette
opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt
intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une
suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire
perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans
ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde sur support
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
•
•
Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton
et choisissez le répertoire ou le
volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier.
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux
sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou
vos données annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus
demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Sauvegarde en ligne
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
Vous pouvez sauvegarder vos données en ligne avec Ciel e-Sauvegarde. Ce système de
sauvegarde permet de conserver les données de votre logiciel hors des locaux de
l'entreprise. La mise en oeuvre et l'utilisation de Ciel e-Sauvegarde nécessitent une
connexion Internet qui est utilisée lors de :
•
•
•
l’abonnement au service Ciel e-Sauvegarde,
la création/modification du site à l'aide d'un assistant,
l'accès au site pour télécharger une sauvegarde archivée,
96
Gestion des dossiers
•
la réalisation d'une sauvegarde en ligne.
 Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, § Sauvegarde/Restauration.
Restauration
 Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données
précédemment sauvegardées.
 Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde
sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont
disponibles :
•
•
•
Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez
cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre
fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde.
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer
une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous
choisirez.
Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à
restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
97
Gestion des dossiers
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que
vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche
l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
98
Les fonctionnalités de Ciel Compta
Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les prévisions
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu LISTES - commande PRÉVISIONS
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes
prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous
créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en
cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est
renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de
comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton
liste de tous les comptes.
. Vous obtenez la
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin
du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur
[OK].
Définir le budget d’un compte
 La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne
correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
100
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
Déclarez la gestion multidevise
 Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez
impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées
 Menu LISTES - commande DEVISES
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées.
A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation
de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir
rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous
pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra
être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée
 Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous
devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans
les préférences comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises
 Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES
Si vous gérez une comptabilité multidevise, vous devez impérativement utiliser une des
commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour
enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone
supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez
par les commandes SAISIES EN DEVISES.
101
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton
ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les
préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le
modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone.
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez
l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes
Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les
écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise
à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou
inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après
l’enregistrement de l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche
l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
102
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les immobilisations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que
vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux
amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des
immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur
bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers
montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ
de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 109
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et
mettez à jour les fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne
au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à
l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est
considéré comme une immobilisation.
 L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les
écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
•
•
•
•
•
créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
recalculer les dotations à la date de votre choix,
effectuer un virement de poste à poste,
acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
•
Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des
exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il
n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice,
cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste
des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2011, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2011.
103
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
•
Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant
le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.
 Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible
via le bouton
).
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE,
ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour
l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un
crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la
Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les
recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une
immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le
numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore
d'enregistrer une note texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
104
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle
d'une immobilisation divisible.
L’onglet Crédit-bail
 Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de
choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation]
ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 105 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 107.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez
sur le bouton [Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>.
Le curseur passe à la zone suivante.
3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le
bouton liste situé en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à
titre d’exemple, indiquez :
•
•
•
la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
sa Localisation : Siège social
son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle
d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par
exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps
après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la
Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle
de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA.
105
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la
Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date
de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette
immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise
d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 109
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs
aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 110
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des
Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus
ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont
ignorées dans les différentes éditions.
 Le bouton Commentaire
ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer
un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou
par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que
vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide.
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture
d'achat.
•
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton
[OK].
Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat
depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande
Ecriture d'achat).
106
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.
 A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien
n'appartient pas encore à l'entreprise.
Dans l’onglet Crédit-bail
 Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel,
sélectionnez Mois dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de
l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris
lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et
périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des
engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en
comptabilité.
 La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet
Enregistrement.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela,
vous avez plusieurs possibilités :
•
•
modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une
cellule et en saisissant le montant
utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le
logiciel recalcule alors les échéances.
 Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances
vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations
sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan
d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en
crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait
le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première
échéance.
107
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce
montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation
théorique du bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants
relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment,
le calcul se refera alors immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail.
Dans l’onglet Complément et Plan
•
•
L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il
n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones.
L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet
Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le
nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un
autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela,
cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de
l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes
pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en
cliquant sur l’icône
.
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de créditbail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône
permet d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.
 Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous
devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
108
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en
«bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du
dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière
clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case
Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le
31 décembre de l'exercice précédant celui en cours.
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en
place de vos immobilisations dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux
manières :
•
•
Etalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement,
les valeurs suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit
à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période
d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux
approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en
service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite
prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service
jusqu'à la date de clôture.
 Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si
nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des
éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les
109
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte
l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan
d'amortissement :
•
Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous
affiche le logiciel. Appuyez sur la touche <Entrée> pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre
de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les
chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les
investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos
immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des
prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations
et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou
en utilisant l'icône d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes
pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et
Valeur résiduelle seront alors recalculés.
Sortez une immobilisation
 La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations
à l’aide du bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de
l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values
réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
110
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou
obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut
d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis
cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le
bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut
apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation
s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le
bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de
travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement
les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui
servira à déterminer la plus ou moins value.
111
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de
l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors
en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons
un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder
ou mettre au rebut une partie de cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de
la fiche de l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que
l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou
Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous
l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre
Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date
système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle
immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date
d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
112
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
•
•
•
indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce
cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir.
indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu
précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant
à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de
l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante)
que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose
d'enregistrer l'écriture de cession.
•
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez
basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture
d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le
bouton [Acquisition crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées
seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date
de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition
qui a été conclue.
113
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez
renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
 La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus
être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de
l'amortissement.
Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Attention !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi
des amortissements des immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement
portent essentiellement sur les 3 points suivants :
•
•
•
révision de la durée d'amortissement
révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
nouvelle approche par composant des immobilisations.
 Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements
(amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).
antérieurement
pratiqués
 Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu
AIDE.
Familles
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche
d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous
pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de
votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés
par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les
modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le
triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
114
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Localisations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser
l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors
rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche
d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous
pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère
de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les
zones Code et Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au
bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une
nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle
localisation reste active.
Virements
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements
de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par
exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette
immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par
défaut), ainsi que le nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.
 Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en
effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
•
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton
[OK].
Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des vire115
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
ments : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
•
•
Dotations mensuelles
Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes
zones puis cliquez sur le bouton [OK].
Ecritures de dotations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les
écritures de régularisation des immobilisations cédées.
 Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous
conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les
immobilisations, page 110
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la
case Régularisation des cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de
l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois
pour lequel vous souhaitez générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures
de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.
116
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Inventaire
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes
dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système
d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux
immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans
l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et
immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune
manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos
immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États
immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes
les immobilisations recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du
stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
•
•
en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
1. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
2. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est
pas divisible, la quantité est égale à 1.
3. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.
 Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la
quantité de cette immobilisation augmente d'une unité.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un
inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste
portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation
s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.
117
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
 Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence
disponible dans le menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos
immobilisations :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dotations.
Plus et Moins values.
Réintégrations fiscales.
TVA à reverser.
Tableau des immobilisations.
Export des immobilisations.
Stats immobilisations.
Crédit-bails.
Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.
 Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche <F1>).
118
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Infos perso.
Uniquement dans Ciel Compta Evolution
 Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont
soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos
rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie
kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES
- commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez
sur le bouton [Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique
utilisateur s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de
pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps
réel. Pour cela, cliquez sur l’icône
afin d’ouvrir l’éditeur de script.
 Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous aux Annexes via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
119
Index
A
Afficher menus découverte/standard 13
Amortissement
dégressif 110
exceptionnel 109
linéaire 109
plan 109
Analytique 40
Annuler une écriture validée 61
A-nouveau 50
Archivage DGFiP 77
Assistant
création de dossier 21
de saisie 51
Top clôture 77
B
Balance 70
agée 74
exporter 93
Barre
d’actions 15
de navigation 15
Besoin d’aide 19
Bilan 75
Bordereau de remise en banque 75
Brouillard 63
imprimer 72
valider 63
Budget 32
C
Chéquiers 37
Clôture 77
Compte
banque 33
contrepartie 35
modifier 27
tiers 27
TVA 33
Contrepassation 61
Crédit-bail
acquérir 113
saisir 107
D
Déclaration de TVA 73
Devises 101
Documentation 8
Dossier
créer 21
restaurer 97
sauvegarder 96
E
Echéancier 74
Ecritures
écritures types 52
en brouillard 50
en simulation 51
enregistrer 50
importer/exporter 88
saisir 43
validées 50
Encours clients 74
Environnement de travail 14
Etats
clients et fournisseurs 74
comptables 70
fiscaux 75
Exercice
clôturer 77
rouvrir 77
Exports
balance 93
écritures comptables 90
F
Format d’import 38
Frais kilométriques 47
Compte de résultat 75
120
manuel 58
G
Grand livre 70
Lettre de pénalités de retard 75
N
I
Immobilisations
cession partielle 112
cession totale 111
fiche 104
inventaire 117
liste 103
mise au rebut 111
reprise d’antériorité 109
réviser 114
saisir 105
sortir 110
Normes CRC 2002-10 114
P
Plan d’amortissement 109, 114
Pointage manuel 60
R
Rapprochement bancaire 59
Importer des écritures 92
Rapprocher écriture /règlement 57
Impressions
imprimante 68
types 68
Relancer un client 74
Imprimer
balance 70
balance agée 74
bilan 75
bordereau de remise en banque 75
brouillard 72
compte de résultat 75
déclaration de TVA 73
échéancier 74
encours clients 74
états préparatoires fiscaux 75
grand livre 70
journaux 71
lettre de pénalités de retard 75
relances clients 74
soldes intermédiaires de gestion 75
Infos perso 119
Intuiciel 15
J
Journaux 35
Relation Expert 88
Relevés d’identité bancaire 37
Restauration 97
S
Saisie
assistant Top Saisie 51
guidée 48
modes de saisie 43
standard 44
Sauvegarde 96
Soldes Intermédiaires de Gestion 75
Synchro compta
emission 84
paramètres 79
Synchro Compta +
émission 82
réception 86
T
Trésorerie prévisionnelle 65
Trouvtoo© 18
L
TVA
Lettrage
automatique 57
déclaration 73
télédéclaration 73
Copyright 2012 Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime et Évolution - MAN_WKE - V19.0/12.0 - 07.12
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel
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