DDI GRC Manuel utilisateur

Audit 3000
Audit3000
windows
comptabilité générale
Audit 3000
Audit 3000
Table des matières
Les caractéristiques d' Audit 3000
Le schéma de l’application
Les fonctionnalités du logiciel AUDIT 3000
Le menu général de l’application
Le signalétique des clients - fournisseurs
La saisie des Journaux
Les écritures automatiques
L'édition des journaux
Les balances
Les relevés de compte
La déclaration TVA
L'édition de la déclaration TVA
L'édition du listing TVA belge
L’édition du relevé trimestriel intracommunautaire
Le calcul du compte d'exploitation
L'échéancier client
L'historique des comptes fournisseurs
Le bilan
Les paiements fournisseurs
Les listes paramétrables
Les étiquettes
Les modules annexes
La société DDI
DDI c'est aussi
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Audit 3000
Les caractéristiques d' Audit 3000
AUDIT 3000 est un logiciel de comptabilité multilingue, multi-dossiers (9999 ) et multi-utilisateurs. Il
a été conçu pour s’intégrer souplement et rapidement dans l’organisation des entreprises et des
bureaux comptables. AUDIT 3000 effectue les traitements légaux de la comptabilité analytique,
budgétaire et générale (journaux, centralisateur, balances, historiques, déclarations TVA, grand
livre, IN/OUT bancaire). Il permet de gérer la comptabilité des tiers (relevés de comptes,
échéanciers, balances, statistiques), effectue la répartition des comptes par code analytique (9
niveaux possibles ) et assure de manière automatique les traitements de début et de fin
d’exercice. Tous les menus apparaissent dans la langue de l’utilisateur ; ils sont clairs et guident
l’opérateur dans son processus comptable. Un mode d’emploi très complet est également mis à
disposition.
• SITUATION EN TEMPS
TEMPS REEL
AUDIT 3000 gère toutes les informations en temps réel. Cela signifie qu’à l’acceptation d’une saisie (achat vente - financier - O.D.), les historiques et Débit - Crédit des comptes concernés sont mis à jour. Dés lors, il
vous est possible de tirer tout état édité (balance - échéancier - compte d’exploitation, etc. ) sans devoir
passer par une quelconque mise à jour ou simulation. L’utilisateur dispose ainsi immédiatement de toutes les
informations nécessaires tant en consultation qu’en édition. Il appuie sa gestion sur une situation comptable
réelle et instantanée.
• SOUPLESSE
L’aspect temps réel est également assorti d’une possibilité de correction des écritures tant que la période
n’est pas clôturée. De plus, à n’importe quel endroit de l’application y compris au cours d’une impression, on
peut suspendre la tâche en cours) et consulter les principaux fichiers (clients - fournisseurs - comptes
généraux - articles ), puis reprendre la tâche là où elle s’était interrompue.
• ERGONOMIE - INTEGRATION
AUDIT 3000 est lié à différents modules comme le Télébanking, les Bilans et Ratios, les Amortissements, la
Comptabilité Budgétaire, Analytique, les Donateurs, la Gestion Commerciale et la facturation P.M.E. ainsi que
des modules destinés à des secteurs plus particuliers (Fonds 81 pour les institutions AWIPH, BAMBINO pour
les crèches et les accueillantes, FESC pour l'Accueil Extrascolaire, MRS pour les maisons de repos, CRF
pour les Centres de Rééducation Fonctionnelle). Il est également possible d’obtenir un ensemble complet
couvrant la comptabilité Audit 3000, les salaires SOPRANO, les prix de revient CHANTIERS et les pointages
PRESTO.
• PERSONNALISATION
Il est possible avec AUDIT 3000 de définir des listes paramétrables à partir de tous les fichiers de l’application
(choix des champs, tris, totaux...).
De plus, des sélections peuvent être opérées sur chaque champ. Par exemple, à partir du fichier clients,
vous pouvez créer une liste personnalisée des personnes possédant un fax, et habitant la localité code postal
4000. De même, vous pouvez définir la mise en page de certains documents (factures, relevés de
comptes... ) afin de répondre à vos besoins spécifiques.
Toutes ces listes peuvent être éditées à l’écran ou à l’imprimante.
• EFFICACITE
AUDIT 3000 possède un paramétrage très étendu, tant au niveau de l’environnement (imprimantes, couleurs
à l’écrans, etc.) qu’au niveau de la comptabilité (gestion TVA, colonnes journaux, nombre de décimales, etc.).
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Audit 3000
La rapidité d’encodage est un souci permanent. Grâce aux différents niveaux d’automaticité, on peut, par
exemple, encoder une facture d’achat en moins de dix secondes. Par ailleurs, tous les traitements d’édition
peuvent être enchaînés automatiquement.
• PROFESSIONNALISME
AUDIT 3000 produit des résultats imprimés sur papier ordinaire ou au format xls. Les ordres de paiement
peuvent être générés au format bancaire. Le listing annuel et la déclaration TVA sont générés au format XML.
La déclaration TVA éditée par AUDIT 3000 est officiellement agréée.
• CONFIDENTIALITE
CONFIDENTIALITE
Le nombre d’utilisateurs du programme est illimité. Le niveau des priorités de l'utilisateur standard est
multiple et paramétrable de 1 à 10 pour chaque point des menus et des sous-menus. Un super-utilisateur
avec accès à tous les points et habilité à effectuer tous les traitements peut également être créé. Chaque
utilisateur peut protéger son accès au logiciel grâce à un mot de passe personnel.
• MAINTENANCE
Passée la période de garantie, nous assurons le service après-vente dans le cadre de nos contrats de
maintenance.
Ceux-ci garantissent à notre clientèle :
• une intervention rapide soit grâce au téléphone, soit via mail, fax, échange de zip/CDROM ou prise de contrôle à distance;
• une adaptation constante à la législation.
• une ouverture vers l’avenir
l’avenir : car nous nous engageons à fournir régulièrement, une
nouvelle version comprenant de nouvelles possibilités et fonctionnalités, la compatibilité
ascendante entre les différentes versions étant assurée ;
• une protection de votre investissement : en vous garantissant une portabilité des logiciels
et des données sur le prochain matériel informatique que vous acquerrez.
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Audit 3000
Le schéma de l’application
liaisons avec d'autres
logiciels DDI
Impression de rapports
personnalisables par
l'utilisateur (sous forme
de mailing ou d'étiquettes
encodage des clients,
fournisseurs et
comptes généraux
achats
journaux
centralisation des journaux
déclaration TVA
grand livre
balance
historique
échéancier
relevé de compte
ventes
financiers
ventes
provenant de la gestion
commerciale
opérations diverses
interface telebanking
paiements
des fournisseurs
extraits
de comptes
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Impression de rapports
personnalisables par
l'utilisateur (sous forme
de liste ou de fichier)
Audit 3000
Les fonctionnalités du logiciel AUDIT 3000
DEVISES
DEVISES
•
•
•
Possibilité de balances comparées et de consolidations de bilans avec des dossiers de
devises différentes
Possibilité d’encoder les factures d’achat et de vente dans n’importe quelle devise, avec
conversion automatique dans la devise du dossier
Edition des listes dans la devise de son choix
SAISIES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Création, modification et mise à jour directe des comptes
Multi-journaux (sans limitation), multi-années
Encodage des quantités avec liaison à la gestion commerciale
Pont vers le module d’amortissements en saisie achats
Création, consultation et modification d’un compte en saisie
Ecritures automatiques (achats, ventes, financier, analytiques et o.d.)
Lettrage via les financiers
Apurements (manuels ou automatiques)
Liaison avec le module analytique
CONSULTATIONS
•
•
•
•
•
•
A partir de la fiche client - fourn., consultation en temps réel de l’historique, de l’échéancier
de l’apurement et de l’historique des exercices précédents
Recherche sur montants, numéros de pièces et libellés
Double index de recherche (référence/ clé libre)
Recherche sur chaîne de caractères
Relevés de comptes clients paramétrables
Historique sélectif
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Audit 3000
EDITIONS
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Impression des journaux (par période, journal, pièce...)
Edition du bilan de fin d’exercice
Relevés de compte
Echéanciers
Historiques
Compte exploitation (cumulé, répartition mensuelle, répartition paramétrable)
Statistiques C.A.
Listing et déclaration T.V.A. aux normes ad hoc
Liste de paiements fournisseurs
Gestion des honoraires: formulaires 281.50 et 325.50
Enchaînement automatique
Edition de toutes les listes, aussi bien à l’imprimante qu’à l’écran ou au format pdf
DIVERS
•
•
•
•
•
•
•
Fenêtrage
Facilité d’import - export
Gestion de l’échéance au jour près
Nombre de périodes ouvertes : jusqu’à 676
Gestion des postes ouverts - lettrage ou solde
Pas de destruction des journaux après clôture
Clé d’accès comptes clients / fournisseurs alphanumérique
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Audit 3000
Le menu général de l’application
Barre d'outils
paramétrable avec
raccourcis vers les
points des menus les
plus utilisés
Consultation des
dernières
modifications de
votre application
Exemple
de menu
Fond d'écran
personnalisable
Le nombre d'utilisateurs du programme est illimité. Le niveau des
priorités de l'utilisateur standard est multiple et paramétrable pour
chaque point des menus et des sous-menus. Un super-utilisateur
avec accès à tous les points est habilité à effectuer tous les
traitements. Chaque utilisateur peut protéger son accès au logiciel
grâce à un mot de passe personnel et paramétrer ses propres
préférences.
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Audit 3000
Le signalétique des clients - fournisseurs
Le signalétique se compose de différents onglets détaillés ci-dessous :
ONGLET GENERAL
Lors de la création d'une
nouvelle fiche, permet de
vérifier sur base du numéro
de TVA, qu'il n'existe aucun
doublon
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Audit 3000
ONGLET FACTURATION
ONGLET PERSO-MEMO
5 zones libres
de 40 caractères
5 zones libres de
10caractères
dont le libellé est
paramétrable
Fichier de commentaires libres fonctionnant comme un
traitement de texte simple destiné à recevoir un nombre
illimité de remarques liées à chaque fiche
client/fournisseur
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Audit 3000
La consultation de l'historique est directement visible au départ de la fiche signalétique.
On peut également obtenir une sélection de l'historique et souhaiter ne voir
apparaître que les mouvements d’achats par exemple, ou les mouvements non
soldés.
Le signe devant un
numéro de pièce
indique que celle-ci
provient d'une
réouverture.
En pointant
une écriture, on
obtient le détail
complet de
l'écriture d'origine.
La consultation de l'historique des exercices précédents est également visible au départ de la
fiche signalétique, et ce, sans changement de dossier.
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Audit 3000
Cette option propose l’apurement manuel et automatique du compte. Couleurs et
codes viennent préciser quelles sont les écritures soldées entre elles
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Audit 3000
La saisie des Journaux
L'encodage des différents journaux permet de créer, visualiser et modifier les écritures.
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Audit 3000
Les écritures automatiques
Une écriture automatique consiste en une série d’instructions définies préalablement que le
programme exécutera automatiquement à l’appel d’une seule touche (A à Z).
Les écritures automatiques peuvent être mises en œuvre lors de la saisie achats, ventes,
financiers et O.D., ainsi que dans la saisie analytique.
Exemple :
Sachant que dans une saisie achat, la ventilation consiste généralement à indiquer la base dans
telle colonne et la TVA dans telle autre colonne, on pourrait définir son écriture automatique
comme suit :
TTC = variable égale au montant toutes taxes comprises
Ligne 1 de la ventilation :
type
: B (Base)
montant : TTC / 1,21
colonne : 1
Ligne 2 de la ventilation :
type
: T (Taxe)
montant : TTC - base
colonne : 4
Avec un script comme défini ci-dessus et identifié par la lettre A, on obtient du programme que,
par un seul appui sur la lettre A, soient créées automatiquement les deux lignes de ventilation
d’une facture d’achat avec TVA à 21 %.
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Audit 3000
Mieux encore, en associant une écriture automatique à un client ou à un fournisseur, dès que le
montant TTC est encodé, la ventilation se génère sans aucune intervention de l’utilisateur.
Dans le même esprit, on peut également associer une écriture automatique de répartition
analytique aux comptes généraux.
On peut, grâce aux écritures automatiques, encoder une facture en quelques secondes
seulement.
Les écritures automatiques sont paramétrées par l’utilisateur lui-même et par conséquent
adaptées aux besoins de chacun.
Il est possible de créer 26 scripts par type de saisie, chacune d’entre elle étant identifiée par une
lettre de l’alphabet.
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Audit 3000
L'édition des journaux
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Les balances
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Audit 3000
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Les relevés de compte
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La déclaration TVA
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Audit 3000
L'édition de la déclaration TVA
La déclaration TVA est générée au format XML.
Possibilité d’impression d’un récapitulatif.
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Audit 3000
L'édition du listing TVA belge
Le listing TVA belge est généré au format XML.
Possibilité d’impression d’un récapitulatif.
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Audit 3000
L'édition du relevé trimestriel intracommunautaire
Le relevé trimestriel intracommunautaire est généré au format XML.
Possibilité d’impression d’un récapitulatif.
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Audit 3000
Le calcul du compte d'exploitation
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Audit 3000
L'échéancier client
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Audit 3000
L'historique des comptes fournisseurs
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Audit 3000
Le bilan
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Audit 3000
Les paiements fournisseurs
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Audit 3000
Les listes paramétrables
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Audit 3000
Les étiquettes
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Audit 3000
Les modules annexes
Autour du logiciel de comptabilité proprement dit, nous avons développé une série de produits annexes,
également orientés vers la gestion des P.M.E. Vous trouverez, ci- dessous, la description de tous ces
produits.
Ces modules confirment, si besoin était, que notre logiciel Audit 3000 n'est pas un programme isolé, mais
qu'il est, bien au contraire, le cœur d'un réel environnement destiné aux gestionnaires.
ANALYTIQUE
Une répartition des produits et des coûts peut être effectuée sur 9 niveaux
différents. L'encodage est simultané à celui de la comptabilité régulière, les états
édités sont identiques ainsi que la visualisation par compte analytique.
BUDGETAIRE
Ce module permet d'attribuer, tant au niveau comptabilité régulière qu'analytique,
un budget par compte. En cours d'exercice, l'utilisateur disposera d'un outil de
contrôle et d'analyse des écarts entre le budget et le réalisé.
AMORTISSEMENTS
Cet outil gère les postes d'amortissement, produit les tableaux d'amortissement et
génère automatiquement les écritures comptables de prise en charge. Il supporte
les ventes d’investissement, leur transfert, le changement de durée
d’amortissement, ...
BILANS RATIOS
Outre l’édition du bilan, permet à l’utilisateur d’exploiter les données de son plan
comptable, autorisant ainsi, par exemple, la comparaison entre plusieurs dossiers,
plusieurs périodes, plusieurs exercices, ...
TELEBANKING
Fonctionne avec les standards bancaires (coda, Isabel, …) et permet à la fois de
générer les ordres de paiement, de récupérer et d'intégrer automatiquement les
extraits bancaires électroniques.
FACTURATION
Permet d’éditer des factures, des bordereaux, de gérer le stock, les back-order, ...
Utilise les fichiers de l'application comptable et génère automatiquement les
écritures comptables.
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Audit 3000
La société DDI
♦ Proximité
Développement & Distribution Informatique SA est une société wallonne qui a su préserver sa
dimension humaine, en développant des liens personnalisés avec sa clientèle. La qualité du
service n'est pas un vain mot !
♦ Dialogue
Chez nous, aucun revendeur intermédiaire : vous êtes en contact direct avec les concepteurs
des logiciels.
logiciels Vous êtes donc certain de recevoir des réponses rapides et fiables. Et vos
suggestions sont toujours les bienvenues …
♦ Expérience
Nos solutions logicielles sont le fruit de nombreuses années d'expérience, en contact étroit avec
nos clients afin de coller au plus près à leur réalité administrative.
♦ Service
Nous assurons le service après-vente dans le cadre de nos contrats de maintenance; Ceux-ci
garantissent une intervention rapide (par téléphone, e-mail, fax ou échange de zip ou cd-rom), une
adaptation constante à la législation, une ouverture vers l'avenir (mises à jour) et une protection de
votre investissement en vous assurant la portabilité des logiciels et des données sur le prochain
matériel informatique que vous acquerrez.
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Audit 3000
DDI c'est aussi
Un package pour le nonnon-marchand
Nos solutions prennent en charge la gestion administrative complète de ces institutions
(signalétique complet des bénéficiaires, encodage des présences et suppléments, édition
automatique des factures, des relevés légaux, des attestations fiscales …) :
•
•
•
•
•
•
Bambino : gestion de crèche, MCAE, accueillantes conventionnées
Accueils extrascolaires
Institutions AWIPH
(ETA, SRJ,,SAJJ,SAJJNS,SRA,SRNA,SAJA,français)
Maisons d'accueil et maisons maternelles
Centres de réadaptation fonctionnelle
Centres d'aide à la jeunesse …
Outre la gestion administrative, nous proposons différents outils et fonctions d'assistance, tels que
les listes paramétrables, la gestion des trajets pour les véhicules de ramassage, la gestion des
dossiers médicaux, la gestion des dons …
Un package comptable
•
Audit 3000,
3000 logiciel multidossiers et multi-utilisateurs, s'intègre souplement et rapidement
dans l'organisation des entreprises et des bureaux comptables. Il effectue tous les
traitements légaux d'une gestion comptable, permet la répartition des comptes par code
analytique sur plusieurs niveaux et assure de manière automatique les traitements de
début et de fin d'exercice, ainsi que l'établissement du bilan.
Audit 3000 englobe les comptabilités régulière, analytique et budgétaire,
budgétaire ainsi que la
gestion des amortissements,
amortissements des honoraires et les liaisons bancaires.
bancaires
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GRC,
GRC le compagnon incontournable d'Audit 3000 pour la gestion efficace de vos clients et
prospects : liste de tâches par utilisateur, actions de suivi, courriers automatisés …
Une gestion du personnel
•
Soprano,
Soprano logiciel multisociétés, effectue tous les traitements légaux de la gestion des
salaires (privé et public), permet la répartition de la charge salariale (par code analytique et
par département), l'établissement de la déclaration ONSS, du bilan social et des relevés
325 et 281(Belcotax), de documents sociaux (C4,C3.2 …)
•
Presto aborde les pointages horaires et analytiques, et toutes les données qui servent à
l'établissement de la paie
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