Ciel Compta Évolution 2014 Windows Manuel utilisateur

Manuel de découverte
Ciel Compta
Ciel Compta Evolution
Ciel Compta - Ciel Up To Experts
Sage activité Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel
performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous
retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement.
Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une
chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le
lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc.
Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel.
Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de
référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sommaire
Prise en main.............................................................................................................. 4
Configuration minimale .............................................................................................. 5
Documentation ......................................................................................................... 6
Si vous débutez ........................................................................................................ 7
Entraînez-vous ....................................................................................................... 10
Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17
Créez votre dossier ................................................................................................. 18
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ..................................... 22
Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23
Vérifiez les journaux................................................................................................ 29
Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31
Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33
La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35
Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36
Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48
Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50
Pointez des écritures ............................................................................................... 51
Annulez une écriture validée..................................................................................... 52
Le brouillard ........................................................................................................... 54
Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56
Les états................................................................................................................... 58
Principes généraux .................................................................................................. 59
Les états comptables ............................................................................................... 61
Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64
Les états fiscaux ..................................................................................................... 65
Traitements .............................................................................................................. 66
La TVA .................................................................................................................. 67
Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68
Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69
Echangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................... 70
Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 72
Gestion des dossiers................................................................................................. 78
La sauvegarde / restauration .................................................................................... 79
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 81
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 82
Les prévisions......................................................................................................... 83
Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 84
Les immobilisations ................................................................................................. 86
Infos perso. ........................................................................................................... 99
Index...................................................................................................................... 100
3
Prise en main
Prise en main
Configuration minimale
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de
traitement
•
Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer
8.0 (ou supérieur)
•
Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé).
•
512 Mo de Ram.
•
300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation.
•
Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom.
•
Imprimante : laser, jet d'encre.
•
Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768.
•
Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI
(Outlook conseillé).
•
Fonction PDF : Adobe Reader à jour.
Pour utiliser directDéclaration
•
Processeur 1,5 GHz.
•
2Go de Ram.
•
1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système
déjà installés sur votre poste.
•
Adobe Reader 7.05 (ou supérieur).
•
Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent).
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but
d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
5
Prise en main
Documentation
Conventions utilisées dans la documentation
Utilisation de la souris
•
cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
•
double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
•
faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Symbole
Fonction

indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.

attire votre attention sur un point particulier.

renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence
électronique ou l’aide.
Les manuels
La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne :
•
le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du
logiciel.
•
le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en
annexes la présentation générale et le générateur d’états.
•
le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier
d’une ancienne version.

L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre
ordinateur.
Pour imprimer les manuels
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail
Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton
.
L’aide en ligne
Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes.
L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par
exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi,
vous n’avez pas à rechercher l’information.
Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de
votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE.
Le site Internet Ciel
Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations
utiles.
6
Prise en main
Si vous débutez
Quelques notions de comptabilité
Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en
comptabilité.
Exercice
Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte).
Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois.
Compte et Plan de comptes
Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce
compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8
classes.
Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On
distingue ainsi :
•
les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers.
•
les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits).
•
les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation.
Mouvement et écritures
Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en
comptabilité, on dit qu’on passe des écritures.
Solde
Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des
montants enregistrés au crédit.
Grand livre
Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul
pour chacun d'eux.
Balance
La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées
au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être
débiteur ou créditeur suivant les comptes.
Bilan
Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend :
•
à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise,
•
au passif : les ressources dont dispose l’entreprise.
Compte de résultat
Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de
l’exercice.
Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise
(bénéfice ou perte).
7
Prise en main
Lettrage
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent.
Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers
clients ne faisant état que des factures restants dues.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du
compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre
banque.
Contrepassation
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire.
8
Prise en main
Principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir
gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta.
Attention !
N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier !
Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En
effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Créez votre dossier
Contrôlez et modifiez le plan comptable
et les journaux
Créez vos chéquiers et vos RIB
Saisissez vos écritures et comparez-les :
lettrage, rapprochement bancaire, ...
Editez et validez le brouillard
Imprimez les éditions comptables :
grand-livre, balance, journaux, ...
Imprimez les éditions de fin d’année :
bilan et compte de résultat, SIG
Clôturez l’exercice
9
Prise en main
Entraînez-vous
Lancez votre logiciel
Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme
choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel :
1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows.
2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA.
La page d’accueil s’affiche.
Passage à Ciel Données Mobiles
Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles.
1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé,
au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans
quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance.
•
Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le
serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter.
•
Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail
et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet].
Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez
l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.

Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
Ouvrez le dossier Société Exemple
Indisponible en option Ciel Données Mobiles.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir
le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel.
1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple
exemple s’ouvre alors.
. Le fichier Société
Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe.
Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton
J’ouvre mon dossier
Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard
Vous disposez de deux modes d'affichage :
•
le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales
fonctions de Ciel Compta,
•
le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe
l'ensemble des commandes du logiciel.
10
Prise en main
Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS
du menu DIVERS.
STANDARD

Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous
quittez l’application.
Quittez le logiciel
Pour fermer le logiciel, vous pouvez :
•
activer la commande QUITTER du menu DOSSIER,
•
cliquer dans la case de fermeture
, située en haut à droite dans la barre de titre.
Attention !
Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente
différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un
dossier.
Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut
(Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible
dans le menu Aide.
La fenêtre principale de l’application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche :
Barre de titre
Barre de menus
Intuiciel
Barre d’actions
Zone de recherche Trouvtoo
Barre d’état
11
Prise en main
La barre de menus
Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est
accessible à l'aide des menus.

Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale,
dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez
ou masquez à partir du menu FENÊTRES.
La barre d'actions
La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les
fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et
importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.

Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence.
L’Intuiciel
Attention !
Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment.
L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est
donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions
ou

encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et
personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines
opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice.
Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions :
•
Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet
, est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les
bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus
souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel.
Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation
Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13.
•
Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet
.
. Vous pouvez visualiser dans cet onglet
les principales informations de votre société.
Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à
relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc.
Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous
pouvez modifier cette date en cliquant dessus.
•
Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet
. Vous y retrouvez une liste d’états et
de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour
plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au
paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14.
12
Prise en main
Consulter mon Compte Ciel
Le bouton
vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel.
Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter
votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel,
nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de
l'assistance technique.
Personnaliser Mon bureau
Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement
aux fonctions que vous utilisez le plus couramment.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation
.
2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous
cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent.
3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la
commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES.
Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer
Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer
directement sur votre bureau.
1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau.
3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer
votre tâche.
Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre
tâche sont indiqués par des pavés gris.
4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau.
Créer un groupe de tâches
Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau.
1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches.
2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une
flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé.
13
Prise en main
Renommer une tâche ou un groupe de tâches

Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe
de tâches.
1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches.
2. Appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier.
3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches.
Personnaliser les tâches du bureau
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre
d’icônes s’affiche.
Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné
Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée.
Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche.
Vous pouvez utiliser les icônes
et
pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez
mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Mes bureaux
Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et
un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un
pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...
Restaurer le bureau / Annuler les modifications

Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton
puis choisissez l'une des options proposées :
•
Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations.
•
Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
Personnaliser Mes états et statistiques
Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer
Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le
bouton de personnalisation
.
Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états
paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste
des états paramétrables.
14
Prise en main

Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE
RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE.
Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un
état à votre Intuiciel.
1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé.
2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent
les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour
vous indiquer un emplacement libre.
3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel.
Ajouter un état à un groupe d’états
Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états.
1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états.
2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc
s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche.
3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe.
Renommer un état ou un groupe d'états

Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre
de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe
d'états.
1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états.
2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK].
3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche <Effacer> de votre clavier puis saisissez le nouveau
nom enfin appuyez sur la touche <Entrée>.
Personnaliser les états
En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite
barre d’icônes s’affiche.
Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné.
Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné.
La barre de personnalisation sous Windows™ 8
1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser.
Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter.
Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications

Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8.
1. Cliquez sur le bouton
•
puis choisissez l'une des options proposées :
Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnali-
sations.
•
Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut.
2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK].
15
Prise en main
Effectuez des recherches Trouvtoo©
Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel :
•
sur votre dossier courant.
•
ou sur le Web via le moteur de recherche Google.
Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant
rapidement.
1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à
rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée.
2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si
vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).

Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à
chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié.
3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton
4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton

.
.
Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à
l’application - Rubrique Trouvtoo.
Besoin d’aide
Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône
présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement.
1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur).
2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint).
3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la
connexion.
16
Création et mise en place d’un dossier
Création et mise en place d’un dossier
Créez votre dossier

Menu DOSSIER - commande NOUVEAU.
Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous
définissez les paramètres généraux de celui-ci.
1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.

Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
L'assistant de création d'un dossier s'affiche.
Choix du modèle de plan comptable
Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010,
Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins.
1. Sélectionnez le modèle de votre choix .
Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur <Partir d’une base vide>.
Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez <Partir d’un dossier existant>. Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés.
2. Cliquez sur le bouton [Créer].
Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous
directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20.
Choix du mode comptable
Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard.
Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre
dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer
un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier.
A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur,
encaissement, paiement, etc).
3. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
18
Création et mise en place d’un dossier
Paramètres du dossier
1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton
.
2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales.
Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier :
•
dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu
CONTEXTUEL,
•
sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES,
•
dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur
le bouton [OK].
3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à
utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste
.
4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations
saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant].
Choix du mode de création
1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier :
•
Mode de création rapide en 3 étapes
Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner.
•
Mode de création détaillé en 8 étapes
Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux
(comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
Création rapide d’un dossier

Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton
.
Première étape : raison sociale
La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale.
1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville.
2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie.
3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise.
4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de
l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces
informations sont fournies sur votre extrait K-Bis.
5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA).
6. Indiquez votre Code société.
Deuxième étape : paramètres
Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres.
1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez
un.
19
Création et mise en place d’un dossier
2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier
.
3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante.
4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel
Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement
activé dans votre logiciel :
•
Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts.
•
Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.

Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité
menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Dernière étape : options de démarrage
1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la
case correspondante.
2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe]
puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe.
3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez :
•
Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42.
•
Importer une balance.
•
Ne rien faire.
4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier.
Création détaillée d’un dossier

La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu
AIDE.
Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes.
Création à partir d’un dossier existant
Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les
coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de
les re-saisir dans la nouvelle société.
1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable,
vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta.
Cliquez sur le dossier qui servira de modèle.
L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la
nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les
éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant].
20
Création et mise en place d’un dossier
3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant.
Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments.
Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur
d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui
pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.

Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche
effacées.
4. Cliquez sur le bouton [Suivant].
5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société.
6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier.
7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier.
21
Création et mise en place d’un dossier
Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production
Experts
Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.

Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.

Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir
d'un modèle Sage Production Experts].
Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production
Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et
écritures.
Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.
1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.
2. Cliquez sur le bouton
pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable.
3. Cliquez sur le bouton [OK].
4. Renseignez le Nom de votre société.

Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci.
Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement.
22
Création et mise en place d’un dossier
Contrôlez et modifiez le plan de comptes
Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors
de la création de votre dossier.
Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18.
Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous
manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société.
La liste des comptes
Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES.
La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est
sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente.
Modifiez un compte
Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela,
vous pouvez indifféremment :
•
déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les
touches <Flèche Basse> ou <Flèche haute> de votre clavier,
•
cliquer sur le numéro de compte,
•
saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte.
Exemple
Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000.
1. Saisissez les chiffres 512.
2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre.
3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé.
4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK].
Créez un compte
Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs
Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les
créer.
A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant.
1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients.
2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre.
La fenêtre Nouveau compte s’affiche.
1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR.
2. Appuyez sur la touche <Tabulation> puis, saisissez l'Intitulé du compte.
Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés.
Le bouton
vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte.
Le bouton
vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte.
23
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Options
Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte.
3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après.
Option cochée
Signification
Utilisable
Vous pouvez utiliser le compte en saisie.
Lettrable
Demander
Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage.
Pointable
Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage.
Ventilation
En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible
d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case
Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des
saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques
de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône
.
L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du
numéro de pointage.
Saisie
Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance.
En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes
6 et 7 en général).
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution
Saisie des Infos
Perso
Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les
grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures.
Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs.
Exonéré de TVA
En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le
compte en question.
Compte
Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client,
fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit
systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies.
24
Création et mise en place d’un dossier
Compte de
produits
Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client.
Compte de
charges
Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur.
Onglet Client ou Fournisseur
Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou
fournisseur en question.
1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur.
2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur.
3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante.
4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque.
Elles correspondent au lieu de compensation :
•
Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de
la domiciliation bancaire.
•
Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domicilia-
tion bancaire.
5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez
déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits.
Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la
grille de saisie s'adaptera automatiquement.
6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte.
Calcul de la date d'échéance
Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque
vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des
factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les
paramètres définis. Pour cela :
25
Création et mise en place d’un dossier
1. Cliquez sur l’icône
présenté à la fin de la zone Echéance.
2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
Localiser le client/fournisseur sur une carte
•
Le bouton
permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet.
•
Le bouton
permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre
adresse à celle de votre client ou fournisseur).
Vérifier l’adresse du client ou fournisseur
Le bouton
permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de
vérifier l'exactitude de l'adresse.
Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP,
Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom).
Informations légales
Le bouton
site InfoGreffe.

permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le
Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné.
Onglet Complément
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Contact
Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts.
Divers
Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et
juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.).
Onglet Relance
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client.
Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de
relance concernant les clients en retard de paiement.
26
Création et mise en place d’un dossier
Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné.
Sélectionnez les modèles de lettres qui
seront utilisés pour la première, deuxième
et troisième relance.
Onglet Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations.
Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte.
Onglet Budget
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures.
La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
Onglet Soldes validés
Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite
présentés mois par mois.
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton
.
Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement].
Onglet Graphiques
La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N
et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées.
Onglet Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande
INFOS PERSO. du menu LISTES.
Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées.
Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou
visualiser une information, cocher un statut.
Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings.
27
Création et mise en place d’un dossier
Création d’un compte de TVA
Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire,
Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte.
•
Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.

Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant,
mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux
de TVA utilisé.
Création d’un compte de Banque
Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent.
1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte.
2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB.
3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte.
Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées.
4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce
découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel
5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire
du fichier de connexion Relevé CFONB.
Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import :
6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque.
7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui
contient les écritures qu’elle a enregistrées).
Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises.
8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque.
Validez la création d’un compte
Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK],
présenté en haut de la fenêtre.
28
Création et mise en place d’un dossier
Vérifiez les journaux
Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal.
La liste des journaux
Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier.
Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES.
Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous
n'utilisez pas ou en créer de nouveaux.
Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.

Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires
que de comptes bancaires.
Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ?
Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le
journal correspondant.
Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir :
•
le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux,
•
le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.

En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade.
Exemple
Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie.
1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton
[Modifier].
La fenêtre de modification du journal s’affiche.
1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré
2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie.
3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche <Tabulation>
ou >Entrée>.
29
Création et mise en place d’un dossier
4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation.
Gestion des numéros de pièce
Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être
attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal.
Exemple
Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous
indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple.
5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le
numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par
une autre écriture du même journal.
6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes.
30
Création et mise en place d’un dossier
Créez vos chéquiers et vos RIB
Les chéquiers

Menu LISTES - commande CHÉQUIERS.
Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements
par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers.
Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de
banque.
•
Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.

Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1>.
Les relevés d’identité bancaire

Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES.
Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures
enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les
données s'y rapportant.
L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque.
Si vous disposez de Ciel Communication
Bancaire pour Windows, indiquez le nom
et le répertoire du fichier de connexion
CEFONB.
Si votre banque vous fournit des
relevés bancaires via internet :
choisissez le format d’import de
votre banque et sélectionnez le
fichier du relevé bancaire de
votre banque (qui contient les
écritures qu’elle a enregistrées).
Voir Création d’un compte de Banque, page 28.
Les formats des relevés bancaires

Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ
Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il
puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange
Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors
de la saisie de vos relevés bancaires.
31
Création et mise en place d’un dossier
Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche :
Format Texte
Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.

Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec
Excel® puis les enregistrer au format Texte.
Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant,
date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes.
1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne.
2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection
.
3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant
au relevé.
4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez
donc au moins renseigner celle-ci.
5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de
document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre
de lignes à laisser lors de la lecture du relevé.
6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK].
Format QIF ou format OFX
Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition
des colonnes du relevé.
1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou
QIF (US), soit OFX.
La différence entre les deux formats QIF est le format de la date :
•
Français : format de date de type Jour/Mois/Année
•
US : format de date de type Mois/Jour/Année.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format.
4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé.
32
Création et mise en place d’un dossier
Préparez une comptabilité analytique
Les codes analytiques

Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le
plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que
vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique.
Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer,
modifier ou supprimer un code analytique.
Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou
uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante.
1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez
l'intitulé.
3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est
alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible.
Onglet Répartition
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par
fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de
créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition.
Exemple
Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service
après-vente, administration. La répartition peut être la suivante :
•
20% à l'administration
•
35% au service après-vente
•
45% au service commercial
Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque
département.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que
vous souhaitez effectuer.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK].
Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer.
3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition.
4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie.
5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition.
•
Le bouton
permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire.
•
Le bouton
permet de vérifier l'exactitude des répartitions.
•
Le bouton
permet d'équilibrer les répartitions.
33
Création et mise en place d’un dossier
Onglet Budget
Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.

•
Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche <Entrée> ou <Tabulation>.
Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux
effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété.
•
Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez
la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du
dossier.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au
code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois.
•
Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de
l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier.
Onglet Soldes validés
Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera
validé. Il est impossible de les modifier manuellement.
Graphique
La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à
l’exercice N et N + 1.
Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées.
Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre.
34
La tenue de votre comptabilité
La tenue de votre comptabilité
Saisissez les écritures comptables
Les différents modes de saisie
Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser
un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta.
Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui
vous propose plusieurs modèles de saisie.
Voir L’assistant Top Saisie, page 44.
Le mode Saisie standard
Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie.
Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.)
puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant,
etc.).
Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de
telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.

Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités.
Le mode Saisie rapide
Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition
les grilles de saisie suivantes :
•
Facture/Avoir client rapide.
•
Factures/Avoir fournisseur rapide.
•
Encaisser un montant.
•
Régler un montant.
Le mode Saisie au kilomètre
Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre
pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de
remises en banque).
Le mode Saisie guidée
Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les
lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les
paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les
opérations de saisie.
Quatre guides de saisie sont disponibles :
•
Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients.
•
Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc.
•
Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients.
•
Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs.
Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui
suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au
client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €.
36
La tenue de votre comptabilité
Saisie standard d’une écriture

Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.

Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche <Tabulation> ou sur la touche
<Entrée>. Cette disposition est valable pour toutes les zones.
Les données de l'en-tête
1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options.
2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez
Calcul automatique.
Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture
client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT.
3. Cliquez sur le bouton Liste
situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes.
4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date
d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période
de saisie définie dans les paramètres de comptabilité.
5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à
la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30.
6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des
journaux.
Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé
comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation> de votre clavier.
La grille de saisie d’écritures
Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit :
•
ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros),
•
ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros),
•
ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros).
Saisie de la première ligne
1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois
premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste
liste des comptes.
présenté en fin de zone pour afficher la
2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple.
3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture.
Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par
défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé
du compte.
4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans
la colonne Montant débit puis saisissez le montant.

Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un
prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit.
37
La tenue de votre comptabilité
5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé.
Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste
en sélectionner un.
présenté en fin de zone pour
6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans
une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’.
La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture.
Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier.
Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme
Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de
cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé.
Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence
pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone.
Attention !
Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au
niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas
possible sur ces zones.
Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé.
Saisie de la deuxième ligne
1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste
présenté en fin de
zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple.
2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la
ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de
la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte.
Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini
pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située
en haut de la fenêtre, est activée par défaut.
Saisie de la troisième ligne
Renseignez la zone Compte par le numéro 706000.
Comme pour la ligne 2 :
•
le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture,
•
le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit.
Ventilation budgétaire
Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code
analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte.
Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône
Liste. L’icône

permet d’affecter plusieurs codes analytiques.
La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgétaire obligatoire est cochée dans les préférences comptables.
38
La tenue de votre comptabilité
L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous.
Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents
traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures.
Opérations sur les lignes d’écritures
Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes.
Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture,
cliquez sur le bouton [Solde].
Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie,
il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture
au compte de contrepartie.
Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie.
Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie.
Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne
saisie.
Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille.
Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie.
39
La tenue de votre comptabilité
Calculez les frais kilométriques

Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type
Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES.
Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau
détaillé des frais kilométriques.
Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où
l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème
kilométrique de l'administration fiscale.
1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule.
2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule.
3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres.
4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non.
5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée.
6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre.
7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous
propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte
471000.
8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente.
Imprimez une lettre chèque
Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque.
Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs.
1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande
LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. L'impression se lance directement.
Saisie d'une écriture en mode saisie guidée

Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou
PAIEMENT.
Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée.
Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES.
Saisie de la première ligne
1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture.
Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client,
c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé.
2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste
nal de ventes dans la liste proposée.
présenté en fin de zone puis sélectionnez le jour-
40
La tenue de votre comptabilité
3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres
du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche.
Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro.
4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce
numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture.
Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incrémente automatiquement.
5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le
curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche <Tabulation>.
6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier.
Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est
automatiquement calculée selon la date de la pièce.
La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez
ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.

Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que
vous puissiez les renseigner lors de la saisie.
7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du
compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous
ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône
d’affecter plusieurs codes analytiques.
8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte.
9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste
.
La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous :
41
La tenue de votre comptabilité
Enregistrez l'écriture en comptabilité
Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de
nouvelles saisies.

L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un
avoir.
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Saisie des A-nouveaux

Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX
Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ
des comptes.
Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice
soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de
comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement
enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN).
1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir.
2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ.
3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés.
4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.
5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton
[OK].
L’enregistrement des écritures en comptabilité
Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en
comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive.
La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture.
•
Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton
[Enregistrer].
Brouillard
Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.

Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut.
Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS.
Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du
brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
Validation
Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.

Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut.
Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas :
42
La tenue de votre comptabilité
•
annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation,
•
modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte.
Simulation
Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin
d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les
éléments d'un marché éventuel ; etc.

Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation
dans la colonne Statut.
Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles
peuvent être ou non incluses dans les différents états.

Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée),
vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et,
n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre
sens.
Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la
commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS.
43
La tenue de votre comptabilité
L’assistant Top Saisie

Menu SAISIES - commande TOP SAISIE
L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et
d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.

Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas
automatiquement à chaque ouverture de dossier.
1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées,
puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie
s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK].
4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.

Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche <F1> de votre clavier.
Exemples de saisies
Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi
vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie.
Les factures
Une facture d'achat
Je reçois une facture d'achat
Je paye cette facture d'achat
• TTC au crédit du compte Fournisseur.
• HT au débit du compte Achats.
• TVA au débit du compte TVA déductible.
• TTC au crédit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au débit du compte Fournisseur.
Une facture de vente
J’envoie une facture de vente
Mon client me paye
• TTC au débit du compte Client.
• HT au crédit du compte Ventes.
• TVA au crédit du compte TVA collectée.
• TTC au débit du compte Banque/CCP/
Caisse.
• TTC au crédit du compte Client.

Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou
l'émission d’une pièce commerciale.
En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous
devez et ce que l'on vous doit .
44
La tenue de votre comptabilité
Achats au comptant
5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans
votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur.
J’enregistre une note d’essence
• Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Carburant.
• Montant TVA au débit de TVA déductible.
J’enregistre une dépense de papeterie
• Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau.
• Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Les salaires
Sans enregistrer les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette
opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même.
Je calcule les charges sociales
• Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
URSSAF (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx).
• Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx).
• Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte
Assedic (645xxx).
• Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx).
• Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx).
• Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx).
• etc… pour chaque caisse.
Je paye les charges sociales
•
•
•
•
•
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
45
La tenue de votre comptabilité
En enregistrant les charges patronales chaque mois
Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye
• Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx).
• Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx).
• Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx).
• Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx).
Je paye les salaires
• Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP.
• Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx).
A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé.
Je paye les charges sociales
•
•
•
•
•
Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx).
Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx).
Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx).
etc… pour chaque caisse.
A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés.
Un prêt bancaire
J’obtiens un prêt
• Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP .
• Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx).
Je paye une mensualité de ce prêt
• Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP.
• Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts
(661xxx).
• Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx).
Factures payées par effet
Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut
pour cela créer deux comptes :
•
403xxx Effets à payer.
•
413xxx Effets à recevoir.
Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite
•
•
•
•
•
Montant TTC au crédit du compte Fournisseur.
Montant HT au débit du compte Achats.
Montant TVA au débit du compte TVA déductible.
Montant TTC au débit du compte Fournisseur.
Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et
la date d'échéance.
Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite.
46
La tenue de votre comptabilité
Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs
différentes échéances.
La traite est retirée de mon compte à l’échéance
• Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP.
• Même somme au débit du compte Effets à payer.
Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même
manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures.
La TVA
Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet
de passer l'opération comptable correspondante.
Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal.
Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre)
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
Je paye cette TVA au Trésor Public
• Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse.
• Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser.
Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure.
Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un
CREDIT de TVA.
J’ai un crédit de TVA
• TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur
immobilisations.
• TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible.
• Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA.
Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre.
Je paye ma TVA en tenant compte du crédit
• TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée.
• TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations.
• TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible.
• Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA.
• Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser.
47
La tenue de votre comptabilité
Rapprochez une facture et son règlement
A quoi sert le lettrage des écritures ?
Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des
échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues.
Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes
d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être
réalisé :
•
au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer],
•
ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
Le lettrage automatique
1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage.
Le bouton Liste
•
vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.

Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
Le lettrage manuel
Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées.
Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture.
Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des
écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez :
•
effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage,
48
La tenue de votre comptabilité
•
lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde],
•
délettrer les écritures,
•
ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées,
•
équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro,
•
annuler le lettrage.

Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE.
49
La tenue de votre comptabilité
Rapprochez des écritures avec votre banque
Saisie du relevé bancaire

Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE
Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont
proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le
fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.
Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous
pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies
dans votre comptabilité.
Voir Rapprochez les écritures, page 50.

Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de
Banque.
Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable :
•
vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque,
•
connaître le format d’import de votre banque.
A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.

Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le
menu AIDE.
Rapprochez les écritures

Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de
comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires.
Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la
banque et le solde de votre comptabilité.
Les différences seront composées :
•
d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque.
•
à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.

Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire.
50
La tenue de votre comptabilité
Pointez des écritures

Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL
Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles
enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre
pointage.
1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK].
2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton
liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche.
. La
3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou
[Dépointer].
Pointage automatique
Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir :
•
d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste,
•
d’un fichier généré au format CFONB.
Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez
Relevé de compte CFONB ou Autres formats.
51
La tenue de votre comptabilité
Annulez une écriture validée

Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION
Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en
revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité.
Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de
contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle
écriture.
Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.

Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée.
La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la
période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées.
Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les
écritures par :
•
Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton
visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre.
•
Lignes comptables.
et permet de
Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez :
•
modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.
•
préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut.
•
préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.

Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton
.
1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton
.
52
La tenue de votre comptabilité
La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche.
Par défaut, le logiciel propose :
•
la Date du jour comme date de l'écriture,
•
d'imputer le mouvement au Journal d'O.D,
•
le libellé du mouvement.
2. Modifiez ces éléments si nécessaire.
3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture :
•
Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé.
•
Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est
apposé aux montants.
4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture.
5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante :
•
Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard.
•
Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité.
•
Simulation : le mouvement est enregistré en simulation.
6. Validez le traitement en cliquant sur [OK].
7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la
réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK].
Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°....
53
La tenue de votre comptabilité
Le brouillard
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice.
La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin
d'exercice.
Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie :
•
l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes,
•
la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances,
•
la validité des codes budgétaires,
•
l'équilibre des écritures, etc.
Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le
brouillard.
Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement.
Enregistrez des écritures dans le brouillard
Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie,
sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42.
Validez le brouillard

Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer
ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du
brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice.
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.

Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou
encore effectuer une contrepassation.
Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection.
1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements
dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si
vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnés pour la validation.
2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent.
3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure
les écritures en simulation.
4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton
.
5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK].
6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix.
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK].
54
La tenue de votre comptabilité

Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut.
Consultez la liste des écritures

Menu LISTES - commande ÉCRITURES.
Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en
simulation ou validées.
Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la
grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.

Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures.
Editez le brouillard

Menu ETATS - commande BROUILLARD.
Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en
brouillard ou en simulation.
Voir Brouillard, page 62.
55
La tenue de votre comptabilité
Gérez la trésorerie prévisionnelle

Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE.
Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle.
1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie.
2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.
La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les
calculs.
Plan de trésorerie : saisie des montants
Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est
fonction des options d'affichage préalablement définies.
1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante.
Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles
correspondant à vos dépenses.
•
La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de
période.
•
La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois.
•
La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le
solde initial.
Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour.
2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette
ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions.
3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense.
4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période
sélectionnée.
56
La tenue de votre comptabilité
Calcul de la trésorerie prévisionnelle
Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en
tenant compte des dates d’échéance de paiement.
1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs
ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante.
2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES.
Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des
clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt.
•
Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une
modification.
•
Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie.
Attention !
Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée.
57
Les états
Les états
Principes généraux
Les différents types d’état
Les états comptables
Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux,
Brouillard, TVA détaillée.
Les états budgétaires/analytiques
Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à
partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS.
Les états clients et fournisseurs
Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs
: Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de
remise en banque, etc.
Les états fiscaux
Le menu ETATS vous permet d'éditer :
•
le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales.
•
les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055.
•
les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan.
Les états statistiques
La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes,
Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe.
Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin
est, certains paramétrages nécessaires à l'impression.
L’imprimante
Configurez une imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta
pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu
DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.

Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisissez une imprimante
Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante
déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que
vous voulez utiliser.
59
Les états
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure.
Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre
imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton
pour définir les propriétés de l’imprimante.
60
Les états
Les états comptables
Grand livre

Menu ETATS - commande GRAND LIVRE.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
•
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
•
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
•
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
Le bouton

vous permet de choisir une série de comptes ou racines.
•
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
•
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et
le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Balance

Menu ETATS - commande BALANCE.
Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix
entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant
sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
•
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
•
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
•
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de
dates.
3. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.
•
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation.
Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.
•
Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.
61
Les états

Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Journaux - Centralisateur

Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR.
La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal.
La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des
écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.

Seules les écritures validées sont prises en compte.
1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer.
2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression.
•
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.
•
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™.
•
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie.
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.

Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton
.
5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal).
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Brouillard

Menu ETATS - commande BROUILLARD
Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard.
Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation.
1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre :
•
[Imprimante] : pour lancer directement l'impression
•
[Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier
•
[Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows
•
[Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie
La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche.
2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates.
62
Les états
3. Indiquez si vous voulez obtenir un état :
•
pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante.
Le triangle de sélection
•
ouvre la liste des journaux disponibles.
pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante,
et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte.
4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante.
5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal
par page en cochant la case Saut de page par journal.
6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
TVA détaillée

Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE
Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous
demande de renseigner les critères d'édition.
1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône
du calendrier .
2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.

Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation.
3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
63
Les états
Les états clients et fournisseurs

Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.
Echéancier

Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER.
Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement
de vos fournisseurs et le paiement de vos clients.
Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte.
Balance Agée

Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE.
Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi
effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances
Encours clients

Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS.
La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum
que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces
encours.
Relances clients

Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS.
Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela :
•
lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance,
•
les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu
DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ),
•
la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE
onglet Relance) doit être cochée.
COMPTES,

Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel.
Lettre de pénalités de retard

Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD.
Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard.
Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de
l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les
paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ).
Bordereau de remise en banque

Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE.
Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement
que vous remettez à l'encaissement.
64
Les états
Les états fiscaux

Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche <F1>.
Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique

Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES .
Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales.
Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les
éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres.
Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant
l'année est :
•
un bénéfice : total des produits > total des charges
•
une perte : total des produits < total des charges
Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels.
Etats fiscaux

Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX.
Cette commande regroupe les états préparatoires suivants :
•
2050 (BIC - Régime réel)
•
2033 (BIC - Régime simplifié)
•
2035 (BNC)
•
2054 - 2055
Soldes Intermédiaires de Gestion

Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION.
Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher
le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante.
65
Traitements
Traitements
La TVA
La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA,
souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états
préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les
écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées.
En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.
Gérer la déclaration de TVA

En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA
En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE
La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans
les paramètres TVA du menu DOSSIER :
•
état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel,
•
état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.

L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non
à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas
proposés.
1. Sélectionnez l'option de votre choix :
•
Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la
téléprocédure.
•
Télédéclarer ma TVA
•
Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé-
•
•
•
Enregistrer mon paiement de TVA
Enregistrer mon remboursement de TVA
Afficher ma liste des déclarations
procédure.
2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].

Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1> lorsque vous êtes dans
l’assistant.
Gérer l'acompte de TVA
Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.

Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE
Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise
le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant
de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514.
Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser.
•
Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre.
•
Moduler mon acompte.
•
Enregistrer le paiement de mon acompte.
•
Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.

Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1> lorsque vous êtes dans
l’assistant.
67
Traitements
Clôturez et réouvrez un exercice

Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE.
L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute
sécurité.
1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de
l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ.
2. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de
lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].
Attention !
La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture.

Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top
Clôture, lien Traitements.
L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces
comptables légales et obligatoires.
4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles
par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour
cela, cliquez sur l'icône
afin de définir l'emplacement de la sauvegarde.
5. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK].
7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire
une copie de mon dossier et lancer le traitement].
8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur
le bouton [OK].
9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à
nouveau.
10. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes.
12. Cliquez sur le bouton [Suivant>].
13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets.
14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante.
15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en
détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau.
16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture.
17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK].
68
Traitements
Conformité sauvegarde DGFiP

Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP
Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa
comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de
comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés.
Attention !
Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette
obligation, vous vous exposez à des pénalités financières.
Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à
l'exercice courant.

Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche <F1>.
69
Traitements
Echangez des écritures avec mon expert-comptable
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.

Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.

Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les
commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles.
Envoyez des écritures à mon expert
A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et
qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts.
A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche.
1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou
égale à la date du dernier envoi.
2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer].
4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables.
5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer].
Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix
(email, sur un support envoyé par courrier...).
Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les
supprimer ou de les enregistrer en brouillard.
Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi.
Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du
moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures
envoyé par votre expert-comptable.
Intégrez des écritures de mon expert
Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il
vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité.
1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES.
2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé.
3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées
dans votre dossier.
70
Traitements
Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle
comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un
compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.

Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.
71
Traitements
Importez ou exportez des écritures

Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES.
Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de
votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes
amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
•
Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard
ou validées.
•
Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Paramétrage
Coordonnées

Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES.
Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet
Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre
expert-comptable.
Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable.
Options pour l’import des écritures

Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à
effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à
importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils
n’existent pas, etc.

Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche <F1>).
Réglages de l’export au format Ciel

Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable.
La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel,
notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures
avant leur transfert, etc.

Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche <F1>).
Le format Ximport
Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des
éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT.
Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin
d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours.
Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le
fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées.
Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit
pas dépasser 137 caractères.
72
Traitements
Il doit avoir la structure suivante :
N° de Mouvement
5 caractères
Numérique
Journal
2 caractères
Alphanumérique
Date d'écriture
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
Date d'échéance
8 caractères
Date (AAAAMMJJ)
N° de pièce
12 caractères
Alphanumérique
Compte
11 caractères
Alphanumérique
Libellé
25 caractères
Alphanumérique
Montant
13 caractères
(2 déc.) Numérique
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
N° de pointage
12 caractères
Alphanumérique
Code analyt./budgétaire
6 caractères
Alphanumérique
Libellé du compte
34 caractères
Alphanumérique
Euro
1 caractère
Alphanumérique
Avec en plus pour le format Ciel 2003 :
Version
4 caractères
Alphanumérique
Le séparateur décimal doit être une virgule.
Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.
Exportez des écritures

Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES.
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les
écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres
logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.

Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet
Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises,
Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime.
Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez
exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport.
Si vous répondez par :
•
Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois
ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74.
•
Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis,
correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos
écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche
pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74.
73
Traitements
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export :
•
Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel.
•
Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage
Petites Entreprises.
•
Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid.
1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous
avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez
sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche.
•
Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez
les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en
fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton
générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton
fichier à un nouvel email.

pour
pour joindre le
Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur
Universel.
Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter.
Sélectionnez les écritures à exporter
Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection
des écritures s’affiche.
Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100.
3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte.
Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit :
•
Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous
indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
•
Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois
que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés.
74
Traitements
•
Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés.
•
Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le
code seront sélectionnées.
4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes :
•
Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront
•
Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères
exportées.
définis précédemment seront exportées.
•
Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères défi-
nis précédemment seront exportées.
5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la
longueur des comptes.
6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les
envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert.
7. Cliquez sur le bouton [OK].

A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code
analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de
niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré.
8. Si vous avez opté pour une sortie :
•
Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce
jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail.
Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier
•
d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre
choix.

Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné.
Importez des écritures

Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES.
Cette commande peut être utilisée :
•
par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple),
•
par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de
logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites
Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta.
Attention !
Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement
importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne
peut plus être importé.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts
Indisponible dans Ciel Compta Millésime

Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la
personne qui vous l'a envoyé.
Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un
fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport.
75
Traitements
Si vous répondez par :
•
Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
•
Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis cor-
respondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel
dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec
succès ou non.
Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export
A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche.
1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées :
•
Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel.
•
Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites
Entreprises.
•
Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote
Ouest, Gestimum.
2. Cliquez sur le bouton [OK].
•
Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces
écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous
informe que l’importation a été effectuée.

Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier
destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation.
•
Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les
formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].
3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant
l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les
écritures, cliquez sur le bouton [Continuer].
5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des
erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la
création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des
numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.

Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par
ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces
codes sont alors effacés dans le fichier généré.
Importez une balance

Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE
1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer.
2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le
journal des A-nouveaux.
3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire.
4. Cliquez sur le bouton [OK].
Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les
opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas.
76
Traitements
Exportez une balance

Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE
Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel.
1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt).
2. Cliquez sur le bouton
le bouton
pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur
pour joindre le fichier à un nouvel e-mail.
La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche.
3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice
qui sera considérée par défaut.
4. Dans l'onglet Sélection :
•
Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste
•

vous permet de choisir une série de comptes.
Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones,
seules les écritures validées seront prises en compte.
Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton
.
5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de
votre choix.
6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK].
Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un
nouvel e-mail.
Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le
chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données.
77
Gestion des dossiers
Gestion des dossiers
La sauvegarde / restauration
Indisponible en option Ciel données Mobiles.

Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible.
En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de
stockage.
Attention !
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération
est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données
peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule
une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.
Sauvegarde

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE
1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...).
2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde.
•
Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé).
•
Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original.
3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton
sera stockée la copie de votre dossier.
et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel
4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom
de la copie.
5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie.
La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes
possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé.
Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données
annexes (préférences, modèles, etc.).
6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La
sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir.
7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.
Restauration

Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION
Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment
sauvegardées.

Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire
ou support différent de celui utilisé habituellement.
1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER.
79
Gestion des dossiers
Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous.
2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles :
•
Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le pro-
gramme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans
votre sauvegarde.
•
Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde
sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du
fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez.
•
Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer.
Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.
3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant].
La fenêtre suivante s'affiche.
4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin.
5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui].
Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration.
80
Gestion des dossiers
Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste
Uniquement disponible en mode souscription.

Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES.
Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous
changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour
pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie
Dossiers.
Si vous basculez en mode :
•
connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour
cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.
•
local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur
votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.
Attention !
Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le
serveur Internet.
Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer
vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client.

Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1).
81
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les prévisions
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu LISTES - commande PRÉVISIONS.
Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels.
La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous
permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel.
1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche.
2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé.
3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie
supplémentaire : Totaux.
Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour
ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice.
Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné.
Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes
Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur
lesquels vous souhaitez définir un budget.
Ajouter un compte
1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton
comptes.
. Vous obtenez la liste de tous les
2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK].
Ajouter une racine de compte
1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK].
Définir le budget d’un compte

La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets.
1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant
au compte. La fiche du compte s'ouvre.
2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget.
Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK].
83
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Gérez une comptabilité multi-devises
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.
Déclarez la gestion multi-devises

Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises.
Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher
l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier.
Définissez les devises utilisées

Menu LISTES - commande DEVISES.
Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous
pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution
des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros.
1. Cliquez sur le bouton [Créer].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK].
La fenêtre Nouvelle devise s'affiche.
3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier
4. Précisez le nombre de décimales autorisées.
5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une
date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise.
6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise.
7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK].
Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée

Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie.
Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez
préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables du dossier.
Saisissez une écriture en devises

Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES.
Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du
sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures.
Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures
en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans
l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES.
1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton
ouvre la liste des devises.
2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences
comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active.
Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone.
84
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Conséquences sur la saisie et la liste des écritures
Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les
montants sont exprimés dans la devise choisie.
Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et
Montant crédit les montants exprimés en devises.
Les éditions en devises
Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise
de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte.
Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option.
Constatation des écarts de conversion
Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un
écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer.
Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de
l'écriture :
1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées.
2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture.
3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement.
4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer].
5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage.
Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour
l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer.
85
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Les immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS.
A propos des immobilisations
Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà
amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc
tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes.
Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la
fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur
résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité,
page 90.
Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les
fiches Immobilisations.
A propos des crédits-bails
Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la
possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une
opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.

L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de
redevances si vous déclenchez leur enregistrement.
La liste des immobilisations
Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes.
A ce stade, vous pouvez :
•
créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails,
•
réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut,
•
recalculer les dotations à la date de votre choix,
•
effectuer un virement de poste à poste,
•
acquérir un crédit-bail, etc.
Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails
•
Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer
leur amortissement et dotation.
Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case
Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations.
Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les
immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012.
•
Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste.
Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure
à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la
liste.

Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton
).
Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou
etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit).
DE CESSION,
86
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
La fiche d'une immobilisation
Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci
est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail.
L'onglet Fiche
Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la
Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc.
Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le
classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc.
L'onglet Complément
Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation
constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable.
Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note
texte.
L'onglet Plan
Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement.
L'onglet Historique
Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation
divisible.
L’onglet Crédit-bail

Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail.
Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables.
Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail
1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer].
2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type
d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail].
3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 87 ou
“Saisissez un crédit-bail”, page 89.
Saisissez une immobilisation
1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur <Tabulation> ou sur <Entrée>. Le curseur
passe à la zone suivante.
87
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante.
4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste
situé en fin de zone.
Dans l’onglet Fiche
1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple,
indiquez :
•
la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique
•
sa Localisation : Siège social
•
son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro
2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008.
La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le
plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un
matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat.
3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir
du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire.
Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de
la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné
(18300 Euros au 1-1-02).
4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection
situé à la fin de la zone Taux de TVA.
5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement.
Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En
effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement
amorties.
Voir Reprise d’antériorité, page 90.
Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux
amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera
alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 91.
Dans l'onglet Complément
1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises).
2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible
puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité.
3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins
values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière.
4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets
d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.

Le bouton Commentaire
ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel
commentaire pour l'immobilisation affichée.
Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation.
L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de
créer ; l'onglet Historique est vide.
88
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat
1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK].
2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat.
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
•
Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste
des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat).
Saisissez un crédit-bail
Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.

A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à
l'entreprise.
Dans l’onglet Crédit-bail

Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail.
1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois
dans la liste déroulante.
2. Saisissez la durée du bail.
3. Indiquez la date de la première échéance des redevances.
4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être
journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle.
Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous
procéderez à l'acquisition du crédit-bail.
5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances.
6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances.
Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que
vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le
logiciel ne sont pas modifiables.
La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.

La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement.
Cas des redevances variables
Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez
plusieurs possibilités :
•
modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant,
•
utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule
alors les échéances.

Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides.
Dans l’onglet Fiche
1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives
mais utiles pour les recherches et le classement.
Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement
théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces
informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous
l'aviez acquis directement.
2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance.
3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est
89
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
alors reporté dans la zone Valeur fiscale.
4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire.
5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du
bien.
Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux
amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors
immédiatement.
Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail.
Dans l’onglet Complément et Plan
•
L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore
nécessaire de renseigner ces zones.
•
L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique.
Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail.
Dans l’onglet Enregistrement
Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances.
Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des
écritures.
1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement.
2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous
pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en
compte avant la date de la redevance.
3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé.
4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case
Ajouter la date de la redevance au libellé.
Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement.
5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas,
sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône
.
6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte
de redevances est le plus souvent un compte de charge 612.
7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône
permet d'en affecter plusieurs.
8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.

Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la
commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES.
Reprise d’antériorité
Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la
valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous
choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée.
1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée
(dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation).
2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre
de l'exercice précédant celui en cours.
90
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos
immobilisations dans votre logiciel).
Méthode de calcul
La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières :
•
Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices,
•
Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice.
Le plan d'amortissement
Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs
suivantes :
Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente.
Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur
résiduelle en cas de Valeur bloquée
Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement.
Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année.
Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation.
Amortissement linéaire
Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est
constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien.
Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée
dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir
compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.

Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire.
Amortissement exceptionnel
Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel.
En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans
le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à
l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication,
l'état du marché, etc.
Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement :
•
Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche <Entrée> pour valider chaque annuité.
Amortissement dégressif
L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de
biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à
l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels).
Traitements
Calculez les immobilisations
Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour
une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette
fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée.
1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées
dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au].
91
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche.
2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations.
Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant
l'icône d'appel du calendrier .
Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul.
Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle
seront alors recalculés.
Sortez une immobilisation

La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du
bouton [Sortir].
Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation
correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper
le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession.
De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le
sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut.
Mise au rebut
L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une
immobilisation s'effectue de la manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le
bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge
et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession totale d'une immobilisation
La cession totale intervient dans le cas d'une vente.
Exemple
Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la
manière suivante :
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir].
La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît.
2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail).
3. Sélectionnez le Type de sortie Cession.
4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut.
Le Prix TTC s'affiche automatiquement.
5. Indiquez le nom de l'Acheteur.
92
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins
values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou
moins value.
6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation,
cliquez sur le bouton [Oui].
Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa
date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie.
Cession partielle d’une immobilisation
Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de
chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de
cet ensemble.
Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de
l'immobilisation.
Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et
vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement.
Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué
précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation
s’affiche.
1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système).
2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de
l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les
valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche
comme sortie.
3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération.
4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation :
•
indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir.
•
indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel
procédera au calcul de la Valeur à amortir.
•
indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au
calcul de la Valeur à amortir.
93
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
5. cliquez sur le bouton [OK].
Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation.
Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment.
L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie
conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de
sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet
Historique de la fiche immobilisation.
Enregistrez l’écriture de cession
Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture
de cession.
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK].
•
Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit
sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession).
Acquérez un crédit-bail
Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce
crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante.
1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail].
Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées
pour calculer un nouveau plan d'amortissement.
2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront
reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le
bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue.
3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix
d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone.
4. Cliquez sur le bouton [OK].

La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié.
Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement.
94
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Révisez une immobilisation
Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes
Immobilisation CRC 2002-10.
Attention !
A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des
amortissements des immobilisations.
Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent
essentiellement sur les 3 points suivants :
•
révision de la durée d'amortissement
•
révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat
•
nouvelle approche par composant des immobilisations.

Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.
On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués
jusqu'en 2004 notamment).

Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE.
Familles
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES.
Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci
facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par famille selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît.
2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille.
3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux
diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir
la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone.
4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK].
Localisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS.
Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve
chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de
faciliter ensuite l'inventaire physique du parc.
Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos
immobilisations par localisations selon un critère de votre choix.
1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et
Libellé.
2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la
fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et
d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active.
95
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Virements
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS.
Effectuez un virement
Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte
comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre.
En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen
de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de
compte à compte.
1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement].
2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le
nouveau compte.
Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes.
3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.

Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre
immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active.
4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation.
•
Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture
s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
•
Sinon, cliquez sur le bouton [Non].
Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit
sur le virement, puis commande Ecriture de virement.
Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes :
•
Dotations mensuelles
•
Etat préparatoire 2054-2055
La liste des virements
Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués.
Supprimez un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui].
Générez l’écriture comptable correspondant à un virement
1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit).
2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT.
3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK].
96
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Ecritures de dotations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS.
Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de
régularisation des immobilisations cédées.

Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de
lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 91.
1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées.
2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par
compte.
Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation
des cessions.
3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en
cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez
générer les écritures.
4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez.
Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation
dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case
correspondante.
5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez
sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement.
Inventaire
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE.
L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans
l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant,
d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les
immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique.
La gestion des codes-barres
Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations
affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour
établir ces codes.
Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont
disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états.
La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les
immobilisations recensées.
Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique
des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique.
Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée :
•
en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation,
•
en rouge : l'immobilisation est mal localisée.
Saisie manuelle
1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche :
2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser.
97
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la
quantité est égale à 1.
4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.

Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette
immobilisation augmente d'une unité.
5. Cliquez sur le bouton [OK].
Saisie automatique
La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire
automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable.
1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto].
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.

Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le
menu AIDE.
Récupération Ciel Immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS.
Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer.
Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0
1. Cliquez sur le bouton
.
2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer.
Les états immobilisations
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS.
Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations :
•
Dotations.
•
Plus et Moins values.
•
Réintégrations fiscales.
•
TVA à reverser.
•
Tableau des immobilisations.
•
Export des immobilisations.
•
Stats immobilisations.
•
Crédit-bails.
•
Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.

Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche <F1>).
98
Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution
Infos perso.
Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.

Menu LISTES - commande INFOS PERSO.
Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux
comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les
grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso.
du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES).
1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton
[Modifier].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur
s'affiche.
3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton
S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
.
4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le
total de cette rubrique dans la liste des écritures.
5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela,
cliquez sur l’icône

afin d’ouvrir l’éditeur de script.
Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].
99
Index
A
D
Afficher menus découverte/standard 10
Amortissement
Devises 84
DGFiP 69
Documentation 6
Dossier
dégressif 91
exceptionnel 91
linéaire 91
plan 91
Analytique 33
Annuler une écriture validée 52
A-nouveau 42
Assistant
création de dossier 18
de saisie 44
Top clôture 68
copier sur Internet/sur votre poste 81
créer 18
créer à partir d’un modèle Sage Expert 22
restaurer 79
sauvegarder 79
E
Echéancier 64
Ecritures
écritures types 44
en brouillard 42
en simulation 43
enregistrer 42
envoyer à mon expert 70
importer/exporter 72
recevoir de mon expert 70
saisir 36
validées 42
B
Balance 61
agée 64
exporter 77
Barre
d’actions 12
de navigation 12
Besoin d’aide 16
Bilan 65
Bordereau de remise en banque 64
Brouillard 54
Encours clients 64
Environnement de travail 11
Etats
clients et fournisseurs 64
comptables 61
fiscaux 65
imprimer 62
valider 54
Budget 27
Exercice
clôturer 68
rouvrir 68
C
Chéquiers 31
Ciel Données Mobiles 10
Clôture 68
Compte
Expert-comptable
échanges 70
Exports
balance 77
écritures comptables 73
banque 28
contrepartie 29
modifier 23
tiers 23
TVA 28
F
Compte de résultat 65
Contrepassation 52
Crédit-bail
G
acquérir 94
saisir 89
Format d’import 31
Frais kilométriques 40
Grand livre 61
I
Immobilisations
cession partielle 93
100
cession totale 92
fiche 87
inventaire 97
liste 86
mise au rebut 92
reprise d’antériorité 90
réviser 95
saisir 87
sortir 92
Importer des écritures 75
Impressions
imprimante 59
types 59
Rapprocher écriture /règlement 48
Relancer un client 64
Relation Expert 72
Relevés d’identité bancaire 31
Restauration 79
S
Sage Production Experts
envoi / réception des écritures 70
modèle 22
Saisie
assistant Top Saisie 44
guidée 40
modes de saisie 36
standard 37
Imprimer
balance 61
balance agée 64
bilan 65
bordereau de remise en banque 64
brouillard 62
compte de résultat 65
échéancier 64
encours clients 64
états préparatoires fiscaux 65
grand livre 61
journaux 62
lettre de pénalités de retard 65
relances clients 64
soldes intermédiaires de gestion 65
Infos perso 99
Intuiciel 12
Sauvegarde 79
DGFiP 69
Soldes Intermédiaires de Gestion 65
T
Trésorerie prévisionnelle 56
Trouvtoo© 16
TVA 67
acompte 67
déclaration 67
édition du détail 63
J
Journaux 29
L
Lettrage
automatique 48
manuel 48
Lettre de pénalités de retard 65
N
Normes CRC 2002-10 95
P
Plan d’amortissement 91, 95
Pointage manuel 51
R
Rapprochement bancaire 50
® Copyright 2013 Sage activité Ciel
Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WK - V 20.1/13.1 - 10.13
La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel.
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