Formalyse
Outil
en
formation
la
décision
de
terrain
Avec l a col l ab orat i o n d e
IFPM Format ion
Bureau d’Ingénierie en Éducat ion et en Formation s.a.
Place de s Peintr es, 5
134 8 Louvain-la-Neuve
BELGIQU E
Formalyse
Outil d'aide à la décisi on en formation pour re sponsables de terrain
Mode d’emploi
Ver sion 1.1 BIEF © 1994
Toute reprod uction int erd ite
Introduction i
Table des matières
Introduction
Les raisons d’être de l’outil “Formalyse”
Modalités d’utilisation de l’outil ii xiv
L’outil “Formalyse”
Questions préliminaires
Fil rouge :
Fil vert :
Demande de formation pour résoudre un dysfonctionnement
Demande de formation dans le cadre d’un projet
1
4
8
Fil jaune :
Fil bleu :
Offre de formation pour résoudre un dysfonctionnement
Offre de formation dans le cadre d’un projet
Outil d’appoint n°1 : Recherche des causes d’un dysfonctionnement
Outil d’appoint n°2 : Analyse des raisons et des produits d’un projet
12
16
20
25
Outil d’appoint n°3 : La formation est-elle une réponse pertinente au dysfonctionnement ?
27
Outil d’appoint n°4 : Recherche du type de formation le plus approprié (dysfonctionnement) 30
Outil d’appoint n°5 : La formation contribue-t-elle au projet de l’entité ?
Outil d’appoint n°6 : Recherche du type de formation le plus approprié (projet)
Outil d’appoint n°7 : Sélection des candidats
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Introduction i i
Les raisons d’être de l’outil
“Formalyse”
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Introduction iii
La formation : l’affaire de qui ?
La formation en entreprise — publique ou privée — n’est pas seulement l’affaire des spécialistes de la formation : les membres du service de formation de l’entreprise, le chef du personnel, les organismes de formation, les bureaux de conseil.
Elle est aussi l’affaire des responsables opérationnels du terrain.
Les grands courants d’idées actuels mettent en évidence le rôle essentiel que doivent jouer les professionnels de terrain dans la décision de formation. Pour qu’une formation porte des fruits, il ne faut pas seulement tenir compte des besoins identifiés par la direction de l’entreprise, mais aussi des besoins des unités opérationnelles, et de chacun de ses membres.
Les besoins de ces unités opérationnelles doivent pouvoir s’exprimer, être décodés, être organisés, avant de conduire à une décision.
C’est la visée principale de l’outil “Formalyse”.
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Introduction iv
La fonction de l’outil
Cet outil s’inscrit dans une optique selon laquelle les décisions en matière de formation sont soit prises par les responsables
opérationnels de l’entreprise, soit préparées par eux avant de remonter vers les niveaux décisionnels de l’entreprise.
Il aide à rassembler les informations utiles à la décision en formation : des informations issues du terrain, et traitées selon des critères spécifiques. En ce sens, il se veut surtout un outil de communication
dans l’entreprise.
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Introduction v
À qui est destiné cet outil ?
Cet outil est destiné à toute personne susceptible de prendre des
décisions en matière de formation.
Il vise à l’aider à se poser les questions pertinentes en vue de
prendre ou de préparer les décisions appropriées à l’organisation, en fonction de ses besoins et de ceux de ses membres.
Une formation appropriée est nécessaire à l’utilisateur, afin de lui permettre d’exploiter l’outil de façon optimale.
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Introduction vi
La notion d’entité
Il importe de décider à quelle échelle sera utilisé l’outil.
Elle dépend de la taille de l’entreprise, et de son organisation interne.
Dans cet outil, le terme “entité” désignera l’unité opérationnelle au
niveau de laquelle est menée la réflexion : une division, une unité, un département, un service, un atelier, ...
Idéalement, une entité devrait comprendre entre 15 et 50 personnes. Ceci n’est toutefois qu’un ordre de grandeur susceptible de varier tant vers le bas que vers le haut en fonction du contexte particulier de l’entreprise.
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Des questions à se poser
Introduction vii
Lorsqu'il est question de formation dans une entité, les questions que l'on est généralement amené à se poser sont les suivantes.
NIVEAU
1
La formation est-elle une réponse appropriée
?
NIVEAU
2
Qui former ?
À quoi former ?
NIVEAU
3
Quand former ? Par qui former ? Comment former ?
Le niveau 1 est un niveau de décision de recourir à la formation. Pour y répondre, il faut que l’on ait répondu à une autre question fondamentale
“Pourquoi faut-il former ?”.
Le niveau 2 précise les objectifs de la formation.
Le niveau 3 précise les modalités de la formation.
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Introduction viii
Limites de l’outil
L’ordre dans lequel on pose ces différentes questions n'est pas sans importance. Il arrive souvent par exemple que l'on se demande “À quoi faut-il former ?” avant ou sans même que la question “Faut-il former ?” ait été posée.
L'outil apporte une réponse aux questions
Faut-il former ?
Qui former ?
À quoi faut-il former ?
... c’est-à-dire aux questions qui se trouvent le plus en amont dans la démarche de prise de décision et qui sont les plus importantes à examiner.
Il apporte également des éléments de réponses aux questions :
Quand former ?
Comment et à quelles conditions former ?
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À quoi sert la formation ?
Introduction ix
La formation peut poursuivre deux objectifs principaux.
1. La formation peut servir à résoudre des problèmes courants de
performance. Ces problèmes sont liés à une déficience des compétences nécessaires dans un fonctionnement courant. Dans cette situation, la formation s’inscrit plutôt dans une logique de réponse à
des dysfonctionnements de l’entité : des retards, des erreurs, des relations interpersonnelles difficiles, etc.
2. La formation peut viser l’acquisition de compétences nouvelles,
l’élévation du niveau général de formation, ou encore
l’accompagnement de changements en cours, voire même la
préparation, l’anticipation des évolutions à venir (techniques,
économiques, organisationnelles, culturelles et humaines). Dans ce cas, la formation s’inscrit plutôt dans une logique de contribution à
des projets de l’entité.
Il existe deux types de projets :
• des projets “agis”, “construits”, “élaborés” par l’entité : une nouvelle procédure, une nouvelle organisation, etc.
• des projets “subis” par elle : une nouvelle réglementation, une nouvelle norme, une restructuration, etc.
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Qu’est-ce qui provoque une formation ?
Introduction x
Deux types de situations peuvent déclencher une action de formation.
1. Une demande de formation formulée par un membre du personnel, pour lui-même ou pour quelqu’un d’autre (généralement un ou plusieurs de ses collaborateurs). Dans ce cas, pour être prise en considération, la demande devra être analysée quant à sa pertinence et
à son actualité, eu égard aux dysfonctionnements et aux projets de l'entité.
2. Une offre de formation, émanant soit d’un service interne à l’entreprise, soit d’un organisme extérieur. De la même manière que la demande, cette offre demandera à être traitée et analysée quant à sa pertinence et à son actualité, au regard des dysfonctionnements et des projets de l'entité.
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Introduction xi
Des concepts de base
Demande et offre d’une part, dysfonctionnement et projet d’autre part, tels sont les concepts de base de cet outil. Ces quatre termes constituent en fait les voies d’entrées privilégiées dans le processus d’analyse et de prise de décision en formation
1
.
En conclusion, l'outil vise à répondre à 4 questions.
• Une demande de formation formulée par un membre du personnel vaut-elle la peine d’être prise en considération ?
• Une offre de formation proposée par un organisme de formation
(interne ou externe) est-elle intéressante pour l’entité, pour l’entreprise ?
• La formation est-elle une réponse pertinente à un dysfonctionnement dans l’entité, dans l’entreprise ?
• La formation peut-elle apporter quelque chose à un projet à réaliser dans l’entité, dans l’entreprise ?
1
Notons cependant qu’il est possible d’utiliser cet outil, même en l’absence de demande ou d’offre explicite (il suffit dans ce cas de “sauter” les premières pages ou questions posées). L’outil peut alors aider à une réflexion de fond, préalable à toute perspective d’action en termes de formation. Cela étant, les voies d’entrées proposées dans l’outil sont les plus concrètes, celles qui correspondent à l’approche la plus habituelle des responsables opérationnels et fonctionnels en formation.
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Introduction xii
Caractéristiques de la démarche
Une démarche simple et pratique
L’outil propose une démarche simple et pratique, permettant d’apporter une réponse concrète aux questions posées. L’analyse proposée est sommaire et rapide dans un premier temps. Elle s'approfondit si nécessaire dans un deuxième temps.
Une démarche systématique
L’outil propose aussi une démarche systématique, standardisée, pour lui assurer à la fois son efficacité, sa reproductibilité (d’un service ou d’une personne à l’autre) et son accessibilité à l’ensemble des personnes concernées. Il permet également de conserver une trace des
réflexions et des décisions prises à l’égard de la formation dans l’entité.
Un outil ouvert
Enfin, cet outil se veut résolument ouvert afin de pouvoir convenir et
s’adapter à la diversité des contextes de formation présents dans les entreprises concernées. Dans cette perspective, la possibilité est laissée à l’utilisateur de moduler l’outil et les critères proposés à son propre contexte.
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Introduction xiii
En résumé
Ce document est un outil d’analyse des besoins pour aider à la
décision en matière de formation. Il vise à permettre aux personnes en charge de la formation, à quelque niveau que ce soit, de décider s’il y a lieu d’envisager une ou des actions de formation ou si d’autres types d’actions sont à privilégier, éventuellement en complément de la formation.
L’outil peut être utilisé de deux façons :
• soit comme outil d’analyse préparatoire à la décision, qui peut
être utilisé par l’ensemble des responsables opérationnels et fonctionnels ayant en charge une entité de l’entreprise : une équipe, un atelier, un service ou un département dans lequel des décisions se prennent en matière de formation ;
• soit comme outil de décision, qui peut être utilisé par le responsable ou le directeur de la formation, le responsable des ressources humaines ou le responsable de l'entreprise ou de l'institution.
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Modalités d’utilisation de l’outil
Introduction xiv
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Introduction xv
Comment utiliser cet outil ?
L’outil se présente sous la forme d’un parcours guidé, d'une
procédure à suivre. Ce type de présentation a pour but de montrer la
succession logique des opérations à effectuer et de faciliter le
cheminement vers la décision à prendre.
À chacune des opérations, l'outil indique le chemin à suivre, en fonction des réponses apportées aux questions.
Les premières questions proposées permettent de déterminer la voie d’entrée, en demandant d’une part si l’on a affaire à une demande ou à une offre de formation,
Y a-t-il
une demande
de formation d'une ou de plusieurs personnes, pour elles-mêmes ou pour d'autres personnes ?
NON
OUI
Y a-t-il
une offre
de formation
émanant soit d'un service interne, soit d'un organisme extérieur ?
OUI
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Introduction xvi et d’autre part si l’on se trouve plutôt dans une approche de type
dysfonctionnement ou de type projet.
La demande exprimée concerne plutôt un
dysfonctionnement.
(1)
OUI
NON
La demande exprimée concerne plutôt
un projet.
(2)
OUI
On a donc quatre possibilités, qui sont chacune identifiées par une couleur :
1. Demande pour résoudre un dysfonctionnement
rouge
2. Demande dans le cadre d’un projet
vert
3. Offre pour résoudre un dysfonctionnement
4. Offre dans le cadre d’un projet
jaune bleu
Lorsque la voie d’entrée est déterminée, il suffit de suivre le fil de
couleur correspondant, et de poursuivre l’analyse proposée en se référant aux indications fournies.
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Introduction xvii
Un examen rapide et un examen approfondi
Pour chacune des entrées, la démarche proposée est identique.
L’outil propose tout d’abord un examen rapide qui permet, sur la base d’un nombre réduit de questions, de diagnostiquer s’il est utile ou non de poursuivre l’analyse.
L’outil propose ensuite un examen approfondi, qui permet de réaliser une analyse plus complète des besoins.
Cet examen approfondi se subdivise en 3 étapes :
• un examen du “souhaitable” :
“La formation est-elle bien ce dont nous avons besoin ?” ;
• un examen du “possible” :
“Une formation est-elle faisable pratiquement ?” ;
• un examen des “conditions de réussite” :
“Les conditions sont-elles réunies pour que la formation produise les effets attendus ?”.
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i
Des obstacles majeurs et des obstacles mineurs
Introduction xvii
En cas de réponse négative à certaines questions qu’il posera, l’utilisateur peut être amené à rencontrer un obstacle à la formation, c’est-à-dire un problème, une contrainte, ...
Cet obstacle peut être plus ou moins important. Nous parlerons alors d’obstacle majeur et mineur.
Des actions d’appui ou de remédiation sont proposées pour les obstacles jugés mineurs.
Les obstacles jugés majeurs conduisent soit à un report de l’analyse, soit
à une nouvelle réflexion de fond, intégrant d’autres réponses que la formation, soit à un rejet de la formation (dans ce dernier cas, l'analyse s’arrête là).
Apprécier un obstacle et son importance est une opération complexe, qui implique de prendre en considération la situation et le contexte spécifiques de l’entité.
C’est pourquoi le choix est laissé à l’utilisateur de déterminer si l’obstacle est mineur ou majeur pour l’entité.
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Introduction xix
Des outils d’appoint
Certaines questions posées dans les arbres de décision sont des questions relativement complexes. C'est pourquoi il est proposé, pour y répondre, de se référer à des outils d’appoint.
Ces outils d’appoint, au nombre de 7, présentent :
• soit une démarche d’aide à la réflexion ;
• soit un ensemble de critères qui permettent d’opter pour une réponse positive ou négative aux questions posées.
Des critères opérationnels, parfois même chiffrés, sont proposés par les experts du BIEF à titre de référence. Ils peuvent être adaptés ou ajustés en fonction du contexte spécifique de l’entreprise.
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Introduction xx
Une feuille de route
Une feuille de route accompagne l'outil, permettant de consigner les résultats intermédiaires ainsi que les conclusions et décisions prises sur la base de l’outil.
Cette feuille de route a un triple but :
• conserver la trace écrite des conclusions et décisions prises, en termes opérationnels (un responsable, une action, un délai) ;
• constituer un support de communication avec les acteurs concernés, et en particulier avec la hiérarchie ;
• préparer les éléments à rassembler ultérieurement dans le cahier des
charges de la formation.
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Dans quel cadre s’inscrit la conception de l’outil ?
Introduction xxi
Au départ, cet outil a été conçu par le BIEF pour les entreprises du secteur de l’industrie des fabrications métalliques, mécaniques,
électriques, électroniques et de la transformation des matières plastiques
(Fabrimétal Région wallonne).
Une première version de l’outil a été conçue à la demande de l’Institut de Formation Postscolaire des Fabrications Métalliques (IFPM) pour aider les entreprises membres de ce secteur à mieux cerner les besoins en formation de leurs travailleurs.
Une seconde version a été développée et expérimentée par les experts du
BIEF.
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L’outil
“Formalyse”
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