EBP 3 Manuel utilisateur

EBP Agence
Immobilière 3
Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 1999-2006 EBP Informatique, édition mai 2006
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à
des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau
x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP.
Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes
détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Agence Immobilière 3 et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour un accès direct à l’aide.

Pour une aide générale, lancez la commande Aide sur Agence
Immobilière ou Sommaire et index du menu ?.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
AVANT DE COMMENCER
11
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
11
1.1. Accès.....................................................................................................11
1.2. Horaires .................................................................................................11
2. PRESENTATION DU LOGICIEL
12
2.1. Caractéristiques générales ....................................................................12
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3........................................12
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE
14
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE
15
5. LE FICHIER LISEZ-MOI
15
6. L’AIDE
15
INSTALLATION ET LANCEMENT
17
1. INSTALLATION MONOPOSTE
17
2. INSTALLATION EN RESEAU
18
2.1. Liste des réseaux validés ......................................................................18
2.2. Protocoles réseaux validés....................................................................18
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste.............................19
2.4. Installation et configuration en réseau dédié .........................................20
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21
2.7. Mises à jour et nouvelles versions .........................................................21
2.8. Problème d’utilisation.............................................................................21
3. LANCEMENT DU LOGICIEL
22
4. CODE DE DEBRIDAGE
22
5. VERSIONS DISPONIBLES
23
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER
23
EBP Agence Immobilière 3
7
PRINCIPES D’UTILISATION
24
1. PRESENTATION
24
2. LES BARRE D'OUTILS
24
3. LA BARRE OUTLOOK
28
4. LA BARRE D’ETAT
29
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS
30
6. LA GESTION DES FENETRES
31
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES
32
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34
PRISE EN MAIN
35
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION
35
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR
36
2.1. Les options du dossier...........................................................................36
2.2. Les informations société ........................................................................37
2.3. Initialiser les différentes commissions....................................................38
2.4. Les autres options .................................................................................39
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR
41
3.1. Les données obligatoires.......................................................................41
3.2. Les autres paramètres...........................................................................44
CREER SES PREMIERS VENDEURS
45
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS
45
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR
46
2.1. Les étapes à suivre pas à pas ...............................................................46
2.2. Les différents textes pour les éditions....................................................50
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR
51
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR
52
4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53
4.2. Compléter la fiche du vendeur...............................................................54
4.3. Imprimer la fiche / la liste .......................................................................54
8
EBP Agence Immobilière 3
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR
55
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
57
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS
57
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR
58
2.1. Créer une fiche acquéreur .....................................................................58
2.2. Connaître les critères de son futur achat ...............................................59
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR
60
3.1. Rechercher un acquéreur ......................................................................61
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur ..........................................................61
3.3. Imprimer la fiche / la liste .......................................................................62
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS
63
1. PRESENTATION
63
2. FICHE VENDEUR
64
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement.......................................64
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65
2.3. La relance à l'acquéreur ........................................................................67
3. FICHE ACQUEREUR
68
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement / ........................................68
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur potentiel ..............69
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE
70
4.1. Promesse d’achat ..................................................................................70
4.2. La transaction ........................................................................................71
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES
72
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS
73
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda .............................73
6.2. Présenter des nouvelles affaires............................................................73
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé...................................74
TRAITEMENTS PARTICULIERS
76
1. FAIRE DES DIAPORAMA
76
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire..........................................76
1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES
EBP Agence Immobilière 3
79
9
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES
80
4. PREPARER LES MAILINGS
83
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT
84
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT
85
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES
86
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS
88
AUTRES TRAITEMENTS
90
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER
90
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES
91
INDEX
93
10
EBP Agence Immobilière 3
Assistance technique
AVANT DE COMMENCER
1. ASSISTANCE TECHNIQUE
1.1. Accès
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique .
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix:

utilisez notre ligne téléphonique directe : un serveur vocal vous permet de
demander le service que vous désirez contacter. Si en fonction du trafic, une
attente est nécessaire, vous en êtes informés et vous pouvez alors décider de
surseoir à votre demande en connaissance de cause.
01 34 94 20 00
 exposez votre problème par e-mail
[email protected]
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Horaires
Du lundi au jeudi 
Le vendredi

EBP Agence Immobilière 3
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
11
AVANT DE COMMENCER
2. PRESENTATION DU LOGICIEL
2.1. Caractéristiques générales
EBP Agence Immobilière 3 est un logiciel destiné aux PME. Son principal atout est
de fournir tous les éléments nécessaires pour gérer au mieux toutes les affaires
confiées et de leur trouver des acquéreurs grâce à des critères multiples.
Grâce à son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et
les acquéreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrées au fur et à
mesure.
Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de données.
A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles
exigences des clients.
Au jour le jour, vous avez à votre disposition un agenda qui vous permet de planifier
et de suivre toutes les étapes importantes de vos transactions.
L’éditeur de texte fourni avec le logiciel offre l’avantage de créer ses propres
documents (mandat, promesse, courriers divers…) en récupérant par simple
copier-coller ses textes déjà créés par un traitement de texte ou de modifier les
documents proposés par défaut dans le logiciel.
Enfin, dans une agence ayant plusieurs négociateurs, le logiciel permet de
travailler simultanément sur un même dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou
mettre à jour les différents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des
tâches au sein d’une même société.
2.2. Les points forts d’EBP Agence Immobilière 3
Agence Immobilière 3 est un logiciel conçu pour des systèmes fonctionnant sous
Windows 95 ou supérieurs.
Son environnement s’inspire de Microsoft Office 2000. Des menus déroulants, des
menus contextuels, la barre Outlook. L’environnement de travail est paramétrable
(Barres d’outils, barre de raccourcis,…).
La possibilité de faire appel à des outils Microsoft Office, à l’explorateur,
directement à partir du logiciel.
12
EBP Agence Immobilière 3
Présentation du logiciel
LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL :
Fonctions générales
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





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



Récupération des données de la version antérieure EBP Agence 1 (excepté les
photos),
Travailler en MDI (Interface à Documents Multiples),
Nombre illimité de bases de données,
Travailler en monoposte ou en réseau jusqu’à 11-13 postes,
Créer des utilisateurs avec blocages de sécurité après 3 essais de connexion
et affichage des utilisateurs connectés,
Travailler simultanément en Euro ou en devise locale,
Connexion directe au site des interlocuteurs, à partir des adresses internet
saisies dans la base,
Envoyer des messages électroniques à un contact,
Paramétrer les sauvegardes automatiques au format ZIP,
Préparer la répartition des commissions effectuées sur les affaires réalisées,
Installation personnalisée : choix des disques, chemins pour les différents
fichiers installés,
Aide en ligne contextuelle,
Assistant de démarrage,
Astuces du jour,
Saisie des données










A la création du dossier, possibilité de récupération des données de bases
(vues, type d’affaires, état général…),
Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins,
Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquéreurs : pas
d’oubli possible des données importantes (comme le nom du vendeur, le type
d’affaire…),
En temps réel, les données de base sont mises à jour par simple ajout
(exposition, évacuation, agents,…) sans annuler la saisie en cours,
Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir
rapidement),
Possibilité de cacher les informations confidentielles d’un vendeur pour
permettre à un client de consulter la fiche de l’affaire à l’écran.
Des visites, des rendez-vous avec les différents intervenants peuvent être
déclenchés au moment de la saisie,
Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation d’une
archive,
Consultation rapide de l’historique des affaires et des acquéreurs avec
modification possible ou réédition,
Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou
PNG,
EBP Agence Immobilière 3
13
AVANT DE COMMENCER




Retouche des images,
Import d’image depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout périphérique
compatible TWAIN,
Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale,
Mise en forme des mémos, des textes, des annonces.
Traitements







Recherche rapide selon différents critères (statut, nature, secteur…),
Recherche contextuelle sur n’importe quel champ d’une fiche,
Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquéreurs selon critères,
Modification des données de rapprochement,
Suivi des différentes étapes : mandat, promesse …,
Paramétrage des documents type : modification et création de nouveaux
modèles,
Calcul des commissions dès la vente.
Autres Traitements


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



Gestion de l’agenda avec niveau de priorité,
Elaboration d’un diaporama paramétrable grâce à un assistant,
Génération automatique des petites annonces à publier sur un site internet ou
un journal,
Gestion évoluée de la pige,
Gestion de l’historique selon critères,
Impression des fiches de données, personnalisation des modèles d’édition,
Génération de mailings,
Simulation de calculs d’emprunts,
Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel
QuattroPro)…, ou dans un fichier d’archive pour une consultation ultérieure,
Différents graphiques représentatifs de l’activité de l’agence et export en WMF
ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html.
Outils de sauvegarde et de maintenance intégrés.
3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE
EBP Agence Immobilière 3 fonctionne avec des systèmes Windows 95, 98, 2000,
XP ou NT.
32 Mo de RAM minimum sont nécessaires pour une bonne utilisation du
programme.
Une résolution graphique minimum de 800 *600 est conseillée.
Les systèmes d’exploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition au préalable.
14
EBP Agence Immobilière 3
La place disque nécessaire
4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE
L’installation complète du logiciel nécessite environ 12 Mo de place disque
disponible sur votre disque dur. Le dossier de démonstration prend environ 2 Mo.
Vous pouvez n’installer que certains composants si vous choisissez une installation
personnalisée.
Cependant, votre propre dossier d’agence nécessitera de la place disque et il
grossira en fonction des données saisies. Aussi, il est conseillé d’avoir une place
disque qui soit au minimum le double de ce que nécessite l’installation.
5. LE FICHIER LISEZ-MOI
Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront
consignées.
6. L’AIDE
Un fichier d’aide est accessible directement à partir du logiciel en cliquant sur F1
sur une commande particulière ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence
Immobilière.
Au démarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaître les principales
étapes à suivre.
? Sommaire et Index…vous offre un guide de référence complet sur chaque
commande, ainsi qu’un guide d’utilisateur et quelques astuces de « comment
faire … ».
EBP Agence Immobilière 3
15
Installation monoposte
INSTALLATION ET LANCEMENT
1. INSTALLATION MONOPOSTE
L’installation d’EBP Agence Immobilière 3 s’effectue à partir du CD Rom.
Si vous avez un lecteur de CD Rom :
1 – Placez le CD Rom dans le lecteur de l’ordinateur.
Si l’autorun de votre système est activé alors passez à l’étape 4.
2 – Cliquez sur le menu Démarrer/Exécuter
3 – Tapez X:\Install.exe en remplaçant X par la lettre de votre CD Rom.
Un assistant vous accueille.
4 – Cliquez sur Produit pour passer à l’étape suivante.
5 – Pointez Installation du logiciel pour Agence Immobilière.
1.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Acceptez les termes du contrat de
licence en cliquant sur Oui.
2.
L’étape suivante est le choix de votre installation. Par défaut, il est conseillé de
faire une installation Complète qui installe alors tous les composants.
Si vous êtes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation
personnalisée afin de déterminer les composants à installer ou Réseau pour
des besoins spécifiques à votre agence ; les chemins réseau seront alors
signalés.
EBP Agence Immobilière 3
17
INSTALLATION ET LANCEMENT
3.
L’étape suivante est importante puisqu’elle indique le dossier d’installation du
produit. Par défaut, le logiciel est installé dans le dossier
\ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton
Parcourir.
Les dernières étapes vous permettent de sélectionner le dossier Programme, par
défaut EBP. Puis des icônes de lancement peuvent être créées sur le bureau. Enfin
un récapitulatif des paramètres à installer vous permet de revenir en arrière par le
bouton Précédent. Pour démarrer l’installation cliquez sur Suivant.
2. INSTALLATION EN RESEAU
Veuillez trouver ci-dessous les informations nécessaires à une installation correcte
du logiciel sur votre réseau.
2.1. Liste des réseaux validés
Veuillez trouver ci-dessous, la liste des réseaux validés par EBP.
Réseaux Poste à poste
Windows 95, Windows 98
Windows NT4 Workstation
Serveur dédié
Windows NT Server 3.51 / 4.0
Novell Netware 3.12 et supérieur
2.2. Protocoles réseaux validés
Vous pouvez utiliser au choix les protocoles :
TCP/IP , IPX/SPX
NETBEUI (excepté pour Novell).
Il suffit que le protocole choisi soit installé sur toutes les stations et le serveur.
18
EBP Agence Immobilière 3
Installation en réseau
2.3. Installation et configuration en réseau poste à poste
IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusqu’à 3 ou 4 postes, vous
pouvez utiliser un réseau poste à poste Windows® 95/98/NT. Au delà et/ou pour un
usage intensif, il est très vivement conseillé d’utiliser un serveur dédié.
2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de données
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation dans le
répertoire de votre choix (par défaut C:\Program Files\EBP).
Répertoire du logiciel
Répertoire de données
Modèles d’impression
Modèles de documents
Modèles de données
Aide en ligne
Sauvegardes
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup
2.3.2. Mise en place de l’accès aux données
Le répertoire de la station serveur doit être partagé en accès complet via
l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et
choisissez "Partager…").
Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et grâce au
voisinage réseau, créez un lecteur réseau pour le répertoire C:\PROGRAM
FILES\EBP\AGENCE3 partagé, en lui affectant une lettre, X par exemple.
2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC
Faites une installation (voir § Installation et lancement - 1.) sur tous les PC
concernés. Vous sélectionnez alors Installation Réseau à l’étape 4, qui vous
permettra alors de sélectionner les différents chemins du réseau pour les fichiers
installés.
Aussi, vous devez avoir les chemins suivants :
Répertoire du logiciel
Répertoire de données
Modèles d’impression
Modèles de documents
Modèles de données
Aide en ligne
Sauvegardes
EBP Agence Immobilière 3
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\
X:\Data
X\Report
X :\Document
X :\Template
C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help
X :\Backup
19
INSTALLATION ET LANCEMENT
2.4. Installation et configuration en réseau dédié
L'installation avec un serveur dédié est identique à l’installation poste à poste, à une
exception près : le logiciel n'est pas installé sur le serveur.
ATTENTION :
Il est conseillé de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume
de données.
2.4.1. Mise en place des répertoires sur le serveur dédié
Vous devez créer sur le serveur dédié un répertoire (par exemple EBP) puis le
partager en accès complet pour tous les utilisateurs susceptibles d’utiliser le logiciel
(seul l’administrateur peut donner ces droits).
2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC
L'installation sur les stations est identique à celle du réseau poste à poste (voir §
Installation et lancement - 2.3).
Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur réseau", vous
pouvez créer des scripts de login Netware ou NT pour créer automatiquement votre
lecteur réseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur).
2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
3.1x et 4.10
-
-
-
20
Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau
du système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à
apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande
LOAD OS2.NAM.
Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO
‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les données seront
installées).
Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la
commande suivante : LOAD OS2.NAM.
Redémarrer le serveur.
EBP Agence Immobilière 3
Installation en réseau
2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware
4.11
Pour les réseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du
système pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations à apporter
sont les suivantes :
-
-
Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG
Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE
LONG TO ‘Nom du volume’ (nom du volume netware sur lequel les
données seront installées)
Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en
ajoutant la commande suivante : LOAD LONG
Redémarrez le serveur
2.7. Mises à jour et nouvelles versions
Attention ! !
A chaque mise à jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une
mise à jour.
2.8. Problème d’utilisation
IMPORTANT ! !
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez
des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez
votre réseau dans sa globalité :
- les câbles réseaux,
- les cartes réseaux,
- procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour se faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
EBP Agence Immobilière 3
21
INSTALLATION ET LANCEMENT
3. LANCEMENT DU LOGICIEL
Pour lancer le logiciel, utilisez le menu :
Démarrer/Programme/EBP/Agence Immobilière 3/
Lance le fichier d’aide
Lance l’application
Vous pouvez également repérer l’icône créée sur votre bureau et lancer le logiciel
par un double-clic.
4. CODE DE DEBRIDAGE
Lors de l’achat du logiciel, une licence vous a été accordée. Une carte
d’enregistrement retournée à EBP vous a permis d’obtenir un code de débridage
sur votre Raison Sociale qui dépend de la version achetée (monoposte ou réseau).
Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence Immobilière 3, vous devez enregistrer
votre licence exactement comme indiquée sur le courrier. Ceci vous permettra alors
de travailler en mode complet.
Tapez la raison sociale inscrite sur le
courrier.
Tapez le code de débridage inscrit
sur le courrier.
Saisissez votre numéro de licence
Puis validez par Ok.
Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous l’indique et vous travaillez
en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu
/Outils/Options/ et l’onglet Licence, ou encore par ?/Code de débridage, vous
devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractères
que vous lisez sur le courrier EBP.
22
EBP Agence Immobilière 3
Versions disponibles
5. VERSIONS DISPONIBLES
Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version réseau.
La version que vous possédez dépend de votre achat. Vous pouvez la vérifier en
allant dans le menu /Outils/Options/ et l’onglet Licence ou par ?/Code de
débridage.
6. OUVERTURE D’UN DOSSIER
Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base « Agence de
démonstration ». Son nom s’affiche en bas à droite dans la barre d’état. Puis vous
allez créer votre base de données pour votre propre agence. Dans le menu
/Outils/Options et l’onglet des options Générales, il est conseillé d’activer « Ouvrir
la dernière base » afin que ce soit votre base qui soit ouverte à chaque lancement.
Toutefois, si votre base n’est pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre
base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou l’icône
. Choisissez
alors dans la liste des bases celle qui vous intéresse (par exemple Demo.aid).
EBP Agence Immobilière 3
23
PRINCIPES D’UTILISATION
PRINCIPES D’UTILISATION
1. PRESENTATION
Agence Immobilière 3 évolue dans un environnement Windows 95 ou supérieur.
Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que
votre environnement de travail quotidien : des menus déroulants avec une liste de
commandes à exécuter.
Des barres d’outils permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par
simple clic sur les icônes.
Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état rappelle le nom de la base ouverte.
2. LES BARRE D'OUTILS
Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes d’Agence Immobilière de
la manière qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accéder rapidement.
Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant
ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez également créer des
barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou déplacer les barres
d'outils.
Par le menu /Affichage/Barre d’outils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel à
vos besoins.
A chaque bouton est associée une commande. Pour cela , il est conseillé d’activer
dans les /Options du logiciel « Afficher les infos bulles » de manière à connaître
lors du passage de la souris sur le bouton la commande associée.
Icônes Fichiers
Nouvelle base de données (Ctrl+N).
Ouvrir une base de données (Ctrl +O).
Imprime les données en cours.
Aperçu à l’écran.
24
EBP Agence Immobilière 3
Les Barre d'outils
Icônes Edition
Annuler (Ctrl + Z).
Rétablir (Ctrl + Y).
Couper une sélection pour la placer dans
le presse-papiers en attente d’un Coller.
Copier les données du presse papier.
Coller les données du presse papier
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Propriétés.
Icônes Affichage
Boîte de regroupement
Dimensionnent.
Euro activé/désactivé.
Icône Navigation
Premier.
Page précédente.
Précédent.
Suivant.
Page suivante.
Dernier.
EBP Agence Immobilière 3
25
PRINCIPES D’UTILISATION
Rafraîchir.
Rechercher .
Rechercher suivant (F3).
Nouveau.
Supprimer.
Enregistrer.
Annuler.
Marque page.
Retrouver marque page.
Aller à la page.
Enregistrer sous.
Icônes Données
Acquéreurs.
Vendeurs.
Négociateurs.
Supports publicitaires.
26
EBP Agence Immobilière 3
Les Barre d'outils
Icône Traitements
Agenda.
Diaporama.
Graphique.
Icône Format
Remplacer (Ctrl + H).
Mettre texte en gras.
Mettre texte en italique.
Mettre texte en souligné.
Aligner le texte à gauche.
Centrer le texte.
Aligner le texte à droite.
Ajouter une puce au paragraphe.
Police et Taille du texte.
Icônes Outils
Options.
Paramétrage du modèle.
Sauvegarde.
EBP Agence Immobilière 3
27
PRINCIPES D’UTILISATION
3. LA BARRE OUTLOOK
La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accès
direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une
opération sans ouvrir le menu adéquat.
Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs
de la barre plutôt que de passer par le menu /Données/Vendeurs.
Pour afficher ou désactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok.
Commandes
menu Données.
du
Commandes du menu
Traitement.
Commandes
Impression.
du
menu
Commandes du menu Outils.
Accès
aux
Microsoft.
outils
Pour accéder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La
liste des boutons change ; s’affichent l’agenda, les graphiques, le diaporama.
Sélectionnez celui qui vous intéresse parmi les trois.
28
EBP Agence Immobilière 3
La Barre d’état
4. LA BARRE D’ETAT
La barre d’état visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base
de données ouverte.
Si vous êtes en réseau, alors vous aurez également le mode d’ouverture de cette
base (exclusif ou partagé).
Mode d’ouverture exclusif
ou partagé.
EBP Agence Immobilière 3
Nom de la Base de
données.
29
PRINCIPES D’UTILISATION
5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS
Les touches de raccourcis permettent d'exécuter rapidement les tâches les plus
courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le
contenu du presse-papiers, tout comme la sélection du bouton
d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier.
F1
de la barre
Affiche l’aide correspondant à l’élément sélectionné.
F2 ou Enter
Ctrl + Enter
Enregistrer fiche si activée dans les options du logiciel
F4
F5
F6-F7
ALT + F4
Ctrl + Esc
CTRL + X
CTRL + C
CTRL + V
CTRL + Supp
CTRL + Z
TAB ou Enter
MAJ + TAB
Ou
MAJ + Enter
Esc
Appelle la liste dans un champ liste.
Rafraîchir.
Passer d’un onglet à l’autre dans une fenêtre.
Fermer le programme Agence.
Afficher le menu Démarrer.
Couper.
Copier.
Coller.
supprimer.
Annuler.
Champ suivant.
Enter
30
Champ précédent.
Annuler les modifications de la fiche en cours de modification
ou ferme la fiche.
Enregistre les modifications de la fiche ou récupère une fiche
dans un champ liste.
EBP Agence Immobilière 3
La gestion des fenêtres
6. LA GESTION DES FENETRES
 Chaque fois que vous sélectionnez une commande, soit par la barre des
menus, soit par les boutons de raccourci, une fenêtre, encore appelée grille,
apparaît. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilité de travailler en
MDI. Ceci permet d’avoir pour un même fichier de données, deux fenêtres à l’écran.
Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander à avoir l’onglet
Détail et l’onglet Texte en même temps.
 L’appel à des fiches en standard, comme les types d’affaires, est basé sur la
même présentation : une liste et le détail de la fiche sélectionnée. Il est conseillé de
choisir un modèle de base de données Standard pour avoir, dans un premier
temps, les données nécessaires à une bonne publication d’annonces, puis de le
compléter avec les données souhaitées.
La liste présente l’ensemble des données créées avec un certain nombre de
colonnes affichées. Par le clic droit et propriétés vous pouvez personnaliser les
colonnes affichées.
Le détail est la description complète de la fiche.
Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard qu’il est possible
de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure située à droite de la colonne jusqu'à
ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitée.
EBP Agence Immobilière 3
31
PRINCIPES D’UTILISATION
Si plusieurs fenêtres sont ouvertes simultanément, alors vous pouvez organiser en
cascade ou en mosaïque votre plan de travail par le menu /Fenêtres.
Manuellement vous déplacez une fenêtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si
dans les options du logiciel, vous cochez « Enregistrer l’environnement » alors
chaque fenêtre sera ouverte comme lors de sa dernière ouverture.
Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la
souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles.
7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES
 La recherche est possible sur n’importe quel champ d’une grille. Il suffit de se
positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou
CTRL + F. Une boîte de dialogue apparaît dans laquelle vous saisissez votre
requête. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre
recherche.
 Il existe deux niveaux de tri dans une grille :
-
32
Le tri en fonction d’une colonne par simple clic. Par exemple, le tri des
affaires par Secteur.
Le regroupement des données en fonction d’une colonne. Par exemple,
faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boîte de
regroupement est activée par le menu /Affichage/Boîte de regroupement.
Puis par un « Drag and Drop », la colonne sélectionnée est amenée sur la
zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectué, il est
également possible de faire un tri par colonne.
EBP Agence Immobilière 3
Recherche / Tri de la liste / Propriétés
Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triés par
numéro :
Regroupement par Drag and Drop de la colonne
Tri par colonne par simple clic.
 Les propriétés accessibles par le clic droit, dans une liste donnée permettent
de rendre visibles ou pas les colonnes.
EBP Agence Immobilière 3
33
PRINCIPES D’UTILISATION
8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION,
SUPPRESSION
 Pour créer une nouvelle fiche, clic sur le bouton
ou CTRL + Ins. Vous
avez alors accès aux différents champs de la fiche. Pour l’enregistrer clic sur le
bouton
/ Entrée).
ou la touche paramétrée dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + Entrée
 Dans certains fichiers de données, comme les affaires ou les acquéreurs, la
validation de la fiche dépend de zones obligatoires qui devront être renseignées
(les champs sont en gras).
 Pour modifier une fiche, il suffit de la repérer dans la liste puis de modifier les
champs concernés. Le bouton
est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si
vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton
.
 Pour supprimer une fiche, une fois repérée, cliquez sur le bouton
L’élément ne pourra pas être supprimé s’il est utilisé dans une autre fiche.
.

Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquéreurs, un
historique des fiches est conservé. Un motif de suppression peut-être renseigné
(par exemple «affaire perdue »), cette liste ayant été créée par le menu
/Données/Motifs de suppression.
34
EBP Agence Immobilière 3
Accès au dossier de démonstration
PRISE EN MAIN
Un dossier de démonstration est fourni avec le logiciel. Pour découvrir les
principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au
long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez à tout moment effectuer vos
propres essais avant de travailler en réel sur votre société d’agence.
1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION
Pour accéder au dossier de démonstration, lancez le logiciel par l’icône de votre
bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre d’état « Agence de démonstration »,
alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou
créés par Agence Immobilière apparaît.
. Une liste des dossiers
Demo.aid est le fichier
de démonstration.
Ouvre la base en
mode consultation.
En réseau, ouvre le
dossier en exclusif
Dans notre exemple, vous devez voir la société exemple (Demo.aid) que vous
sélectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accéder à la base.
Vous accédez alors à la base de données. Le nom de la société apparaît en bas
dans la barre d’état.
EBP Agence Immobilière 3
35
PRISE EN MAIN
2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR
La base de données est ouverte, et vous allez découvrir toutes les possibilités du
logiciel à travers cette société de démonstration.
2.1. Les options du dossier
Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre méthode de travail. Toutes
les options par défaut sont modifiables.
L’onglet des options Générales
Pour personnaliser votre travail, différents choix sont proposés. Ci dessous les
options les plus importantes.
-
36
Option « Ouvrir la dernière base » : permet d’ouvrir la dernière base ouverte
par l’utilisateur.
Option Raccourcis clavier : lors de la validation d’une fiche, vous avez le choix
entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sélectionner votre choix.
EBP Agence Immobilière 3
Les premières informations à saisir
-
De même pour se déplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous
convient le mieux entre TAB et Enter.
Option « Enregistrer l’environnement » : garde en mémoire la dernière position
de chacune de vos fenêtres.
Option « Plusieurs documents MDI » : pour un même fichier avoir plusieurs
fenêtres ouvertes.
Option « Fenêtres maximisées » : chaque fenêtre est en plein écran.
2.2. Les informations société
L’onglet Société
Lors de la création de votre dossier, vous avez peut-être omis de renseigner toutes
les informations de vos coordonnées. Vous pouvez les compléter maintenant par
cet onglet.
Accédez au champ Ville et complétez-le avec CEDEX.
CEDEX
Clic ici pour envoyer un
message électronique.
EBP Agence Immobilière 3
37
PRISE EN MAIN
2.3. Initialiser les différentes commissions
L’onglet commissions
Lors de la vente d’une affaire, le calcul des commissions et la répartition entre les
différents intervenants se fera par défaut à partir des éléments que vous indiquez
ici.
Indiquez les commissions
par type d’affaires. Puis
donnez la répartition.
38
EBP Agence Immobilière 3
Les premières informations à saisir
2.4. Les autres options
L’onglet Rapprochement
Lors du rapprochement d’un vendeur avec les acquéreurs, les critères par défaut
sont déterminés en fonction de vos options.
La fourchette de prix à prendre en compte par défaut est –5% et +20%. Vous
pouvez modifier ces valeurs si besoin. De même que les critères de rapprochement
par défaut sont modifiables si vous cochez ou décochez les options.
L’onglet Euro
Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de
conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous
travaillerez aussi bien en Euro qu’en devise locale, par simple activation du bouton
.
EBP Agence Immobilière 3
39
PRISE EN MAIN
L’onglet Format
Par défaut, le format E a été utilisé pour symboliser l’Euro pour faciliter le
fonctionnement des systèmes d’exploitation ne reconnaissant pas le sigle €. Vous
pouvez remplacer ce format par le sigle € si vous le désirez.
L’onglet Répertoires
L’emplacement des différents fichiers peut être personnalisé. Par exemple, vous
pouvez placer les sauvegardes sur un disque réseau.
L’onglet Sauvegarde
Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel qu’il vous
propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine.
L’onglet Documents
Lors des impressions et afin de faciliter les tâches quotidiennes, vous définissez ici
les modèles de documents à prendre par défaut.
De même que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les
documents.
40
EBP Agence Immobilière 3
Les premières données à saisir
3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR
3.1. Les données obligatoires
L’enregistrement d’un vendeur ou d’un nouvel acquéreur est d’autant plus simple et
rapide qu’un certain nombre d’éléments est déjà créé dans la base. Cependant si
ce n’est pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette
dernière en sera simplifiée et plus agréable si vous prenez le temps de mettre en
place tous ces fichiers de base.
Il s’agit ainsi de toutes les informations communes à plusieurs affaires ou
acquéreurs. Par exemple, les types d’affaires vendues, les secteurs, les vues, les
agents, etc….Toutes ces données sont accessibles par le menu Données.
Lorsque vous sélectionnez une ligne du menu /Données, vous obtenez alors la
grille.
EBP Agence Immobilière 3
41
PRISE EN MAIN
Dans notre exemple, les types d’affaires représentent les affaires classées selon
leur nature. Déjà, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires /
acquéreurs s’effectueront selon ces critères. Aussi il est très important de savoir ce
que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2,
Ancien…).
Pour créer un nouveau type, clic sur le bouton
ou Ctrl + Ins.
Saisissez la description.
« Chalet ».
Chalet
Chalet
Modifiez la description
annonce si elle est
différente. Par défaut, est
reprise la description
« Chalet ».
Définissez la catégorie à
laquelle elle appartient.
Définissez la correspondance
avec les sites pour l’envoi des
annonces
Les tables Types d’affaires, Etat général et Chauffages ont une correspondance à
définir avec les sites d’envoi des annonces.
42
EBP Agence Immobilière 3
Les premières données à saisir
Le code est géré par le logiciel. Validez la fiche par
paramétrée dans les options du logiciel.
ou la touche que vous avez
La liste contient alors un élément de plus. Créez ainsi tous les types d’affaires par
ce même procédé.
Utilisez le menu /Données pour créer les autres fiches. Par exemple, nous allons
créer un nouveau secteur « Tignes ». Pour cela, nous sélectionnons le menu
/Données/Secteurs. La liste des secteurs déjà créés apparaît. Nous ajoutons la
fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par
.
Tignes
Tignes

Les types d’affaires et les secteurs sont des données obligatoires à la
validation d’un vendeur ou d’un acquéreur.
EBP Agence Immobilière 3
43
PRISE EN MAIN
3.2. Les autres paramètres
Tous les autres fichiers de base seront créés selon le même principe. Ces données
seront ensuite utilisées dans les fiches acquéreurs et vendeurs.

N’oubliez pas qu’à la création d’un nouveau dossier, les données standard
peuvent être récupérées. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillé, lors
de la création d’un nouveau dossier, de récupérer les données standard pour avoir
les données correspondant aux sites d’envoi d’annonces, puis de rajouter les
données que vous désirez.
Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton
dans la
liste. Des modèles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent être personnalisés
en utilisant la boîte /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous êtes dans la
boîte d’impression. Vous créez alors votre propre modèle en partant du modèle
sélectionné (Voir § Traitements Particuliers – 9.).
44
EBP Agence Immobilière 3
Présentation des données vendeurs
CREER SES PREMIERS VENDEURS
1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS
 Pour accéder au fichier vendeur de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
Menu /Données/Vendeurs,
Barre Outlook et Vendeurs,
Icône Vendeurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste de vendeurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (mandat effectué ou pas, type d’affaires vendues, secteur…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
 De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour
cela « Drag an Drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement. (voir §
Principes d’utilisation – 5.).
 Pour visualiser les données d’une fiche vendeur, sélectionnez d’abord sa fiche
(dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les différents onglets, vous allez
découvrir les champs de saisie.
EBP Agence Immobilière 3
45
CREER SES PREMIERS VENDEURS
 L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les vendeurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un vendeur en particulier non présent dans la liste.

Et en plus n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour
rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir § Principes d’utilisation – 5.).
2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR
2.1. Les étapes à suivre pas à pas
permet de créer un nouveau vendeur.
9
Maison
1000000
Rambouillet
Recopier les coordonnées
entre Affaire / vendeur
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente,
Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer
au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du
logiciel.
Dans cet onglet Détail, vous trouvez les informations coordonnées de l’affaire.
Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquéreur potentiel, vous pourrez
masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas
46
/
.
EBP Agence Immobilière 3
Création d'un nouveau vendeur
L’onglet Détail2
Une fois les informations coordonnées saisies, vous passez à l’onglet Détail2 pour
saisir une description détaillée de cette affaire. Pour les rapprochements avec les
acquéreurs, ces informations sont importantes.
Le descriptif détaillé des pièces est accessible après validation de la fiche. L’ajout
de plusieurs lignes de description se fait par la flèche basse.
EBP Agence Immobilière 3
47
CREER SES PREMIERS VENDEURS
L’onglet Textes
Rendre l’annonce active
Recopier le texte de
l’affichette.
Recopier le texte de la
petite annonce.
Lorsque vous allez éditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes
saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent être les mêmes par simple
recopie ou différents pour chaque zone.
Rendez l’annonce active pour pouvoir la sélectionner lors d’une parution ou d’une
publication de petites annonces.
48
EBP Agence Immobilière 3
Création d'un nouveau vendeur
L’onglet Gestion
Il concerne les informations entre le vendeur et l’agence. Cet onglet est masqué si
vous utilisez le cadenas en haut à droite. Renseignez ici le mandat s’il est négocié
avec le vendeur. Vous pourrez ensuite l’éditer par simple clic sur le bouton Mandat
après validation de la fiche.
La promesse d’achat intervient lorsqu’un acheteur intéressé réserve une affaire.
Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochée. Le statut dans
la liste change « Promesse ».
L’onglet Mémo
Il permet la saisie d’informations diverses qui seront mises en relation avec les
mots-clé de la fiche acquéreur.
A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par
.
Puis vous allez compléter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet
Photos voir § Traitements Particuliers - 1.).
EBP Agence Immobilière 3
49
CREER SES PREMIERS VENDEURS
2.2. Les différents textes pour les éditions
Comme nous l’avons abordé plus haut, les textes que vous saisissez dans l’onglet
Textes de la fiche Vendeur seront utilisés pour les éditions commerciales. Tous les
textes proposés contenant des sommes sont éditables au choix en francs ou en
euros.
 « Le texte de l’affichette » sera édité sur les états AfficheV (vertical) / AfficheH
(horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous êtes sur le fichier des
vendeurs. Plusieurs modèles verticaux et horizontaux sont accessibles par le
bouton Affichette.
N’oubliez pas : Vous pouvez créer votre propre modèle à partir du modèle par
défaut. (Menu /Outils/Paramétrage du modèle lorsque vous avez la boîte
d’impression).
 « Le texte de la petite annonce » identique ou pas au précédent apparaît lors
du traitement des parutions et des publications si « Annonce active » est activée.
(menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication).
 « Le texte du descriptif commercial » apparaît dans les fiches complètes que
vous éditez pour un acquéreur intéressé.
50
EBP Agence Immobilière 3
Le mandat avec le vendeur
3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR
A l’enregistrement d’une affaire, un mandat avec le vendeur peut être déclenché
immédiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit d’activer le mandat dans la
fiche du vendeur et l’onglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de l’affaire et la
durée du mandat à partir de la date du jour. (la durée dépend de vos préférences
dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces
dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat.
Une fois l’enregistrement du mandat effectué, vous pouvez éditer l’état à partir
d’Agence Immobilière directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la
fiche du vendeur.
Différents
modèles
en
fonction du type de mandat.
Très simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le
menu /Outils/Paramétrage de document. Toutes les informations sont
modifiables. Validez le mandat par le bouton
une erreur.
EBP Agence Immobilière 3
ou annuler
si vous avez fait
51
CREER SES PREMIERS VENDEURS
Après la validation un simple clic sur
ouvre la boîte de dialogue pour
l’impression.
Le mandat pourra très rapidement être réédité, puisque dès son enregistrement, il
est stocké dans l’historique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous
positionnant sur l’historique de la fiche (voir § Créer ses premiers vendeurs - 4.).
4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR
Une fois les données du vendeur enregistrées, vous pouvez les modifier en fonction
de l’évolution de l’affaire.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même du vendeur (onglet
détail), et celles liées à la description de l’affaire (Détail2, textes).
Puis il y a le suivi de l’affaire vendue. Au fur et à mesure que vous ferez des
actions, vous pouvez faire un certain nombre de tâches. (Voir § Rapprocher les
différents vendeurs avec les acquéreurs – 5.).
Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera
alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un résumé de
l’appel sera saisi et enregistré dans l’historique. Tout courrier sera de la même
manière enregistrée. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter tous
les modèles de votre agence de manière à ce qu’ils soient disponibles dans les
listes (voir § Traitements particuliers – 6.).
A chaque fois cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée
(appel/courrier/rendez-vous…).
52
EBP Agence Immobilière 3
Modifier les données d'un vendeur
4.1. Rechercher un vendeur
CERF
Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et
sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boîte
de dialogue en proposant en priorité le champ.
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des
vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icône
.
Saisissez dans la zone Valeur « CERF » et clic sur Suivant. Le logiciel se
positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accéder aux
autres fiches.
EBP Agence Immobilière 3
53
CREER SES PREMIERS VENDEURS
4.2. Compléter la fiche du vendeur
Sur la fiche du vendeur identifiée par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrer la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
4.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs
enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le bouton Imprimer.
Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez vos critères puis
faites un aperçu ou directement une impression en cliquant à nouveau sur le
bouton Imprimer.
Critères d’édition
 N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
54
EBP Agence Immobilière 3
Historique de la fiche vendeur
5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR
L’onglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses événements.
Ainsi, très rapidement vous pouvez consulter les appels précédents ou les courriers
reçus ou envoyés en double-cliquant sur la ligne correspondante.
Vous pouvez ajouter ici d’autres données, toujours en sélectionnant le bouton
adéquat.
Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les
traitements effectués d’après une sélection que vous définissez par l’onglet
Sélection. Ce peut être ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut être
pour un acquéreur ou tous, etc…
EBP Agence Immobilière 3
55
CREER SES PREMIERS VENDEURS
De la même manière que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut être
consultée et/ou modifiée par l’onglet « Détail ». Vous pouvez éditer chacune des
sélections qui vous intéressent.
56
EBP Agence Immobilière 3
Présentation des données acquéreurs
CRÉER SES PREMIERS
ACQUEREURS
1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS
 Pour accéder au fichier acquéreurs de la société de démonstration, utilisez les
options au choix :
Menu /Données/Acquéreurs,
Barre Outlook et Acquéreurs,
Icône Acquéreurs de la barre d’outils si vous avez personnalisé vos barres.
Une liste d’acquéreurs déjà enregistrés affiche un certain nombre d’informations
intéressantes (le type d’affaires recherchée, le secteur, le prix à mettre…). Elles
peuvent être personnalisées par les propriétés de la grille : clic droit de la souris et
propriétés. D’autres informations peuvent alors être affichées.
 De même que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne
(tri par Numéro, Nom…). Ou encore en affichant la boîte de regroupement (menu
/Affichage), vous pouvez regrouper les acquéreurs en fonction de vos besoins ;
pour cela « drag and drop » le titre de la colonne dans la boîte de regroupement
(voir § Principes d’utilisation – 6.).
EBP Agence Immobilière 3
57
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
 Pour visualiser les données d’une fiche acquéreur, sélectionnez d’abord sa
fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les différents onglets,
vous allez découvrir les champs de saisie.
 L’onglet Sélection permet d’afficher par défaut les acquéreurs ayant un statut
déterminé. Ces critères sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez
rechercher un acquéreur en particulier non présent dans la liste. Et en plus
n’oubliez pas d’utiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur
un champ en particulier.
2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR
2.1. Créer une fiche acquéreur
permet de créer un nouvel acquéreur.
Renseignez toutes les zones intéressantes. Celle qui est en gras (le nom) est
obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous déplacer au champ suivant,
utilisez la touche que vous avez paramétrée dans les options du logiciel.
L’onglet Détail 2
Lorsqu’une promesse d’achat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est
enregistrée par une transaction, alors la fiche de l’acquéreur est mise à jour.
58
EBP Agence Immobilière 3
Création d'un nouvel acquéreur
L’onglet Mémo
Saisissez des informations complémentaires sur l’acquéreur.
2.2. Connaître les critères de son futur achat
L’onglet Critère
Dans cet onglet, vous définissez tous les critères de l’acquéreur. Les champs en
gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type).
Tous ces critères permettront ensuite le rapprochement entre acquéreur et
vendeur.
Les champs Secteurs, Types font appel à des listes que vous avez préparées
auparavant. Cependant il se peut que certaines données soient absentes. Dans ce
cas, au moment de l’appel de la liste vous pouvez créer une nouvelle entrée puis la
récupérer ensuite dans votre fiche acquéreur.
Validez la fiche par le bouton
.
Pour
créer
un
nouveau secteur.
EBP Agence Immobilière 3
59
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR
Une fois les données de l’acquéreur enregistrées, vous pouvez les modifier en
fonction de son suivi.
Les modifications simples sont celles liées à la fiche même de l’acquéreur (onglet
détail, détail2 et critères). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important.
Dans ce cas, dans l’onglet critère, il suffit de modifier le prix maximum.
Puis il y a le suivi de l’acquéreur. Au fur et à mesure que vous ferez des actions,
vous devrez faire un certain nombre de tâches.
Par exemple, vous allez appeler l’acquéreur pour visiter des affaires intéressantes.
Cet appel sera alors enregistré par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un
résumé de l’appel sera saisi et enregistré pour l’historique. Tout courrier sera de la
même manière enregistré. Différents modèles sont déjà créés. Vous pouvez ajouter
dans cette liste les documents de votre agence. (voir § Traitements particuliers 6.).
A chaque fois, cliquez sur le bouton qui répond à la tâche souhaitée (appel /
courrier / rendez-vous…).
Chacune de ces tâches est enregistrée dans l’historique de la fiche ou accessible
par le menu /Traitement/Historique.
Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complémentaires par simple clic
sur le bouton concerné (Appel, Courrier,…)
60
EBP Agence Immobilière 3
Modification de la fiche acquéreur
3.1. Rechercher un acquéreur
Pour rechercher un acquéreur en particulier, placez-vous sur la liste des
acquéreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher
ouvre une boîte de dialogue en proposant en priorité le champ .
Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de « LES ETOILES ». Dans la liste
des acquéreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F.
LES ETOILES
Puis saisissez dans la zone Valeur « LES ETOILES » et cliquez sur Suivant. Le
logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante.
Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accéder
aux autres fiches.
3.2. Compléter la fiche de l’acquéreur
Sur la fiche de l’acquéreur identifié par la recherche ou tout simplement en se
positionnant dessus, vous pouvez modifier ou compléter les différents champs de
sa fiche. Une fois les saisies effectuées, enregistrez la fiche par le bouton de
validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler.
EBP Agence Immobilière 3
61
CRÉER SES PREMIERS ACQUEREURS
3.3. Imprimer la fiche / la liste
Il est intéressant d’imprimer la fiche de l’acquéreur ou la liste de tous les
acquéreurs enregistrés selon des critères que vous définissez. Cliquez sur le
bouton Imprimer. Une boîte de dialogue vous propose différents modèles. Entrez
vos critères puis faîtes un aperçu ou directement une impression en cliquant à
nouveau sur le bouton Imprimer.
 N’oubliez pas que tous ces modèles peuvent être personnalisés par vos soins.
62
EBP Agence Immobilière 3
Présentation
RAPPROCHER LES DIFFERENTS
VENDEURS AVEC LES
ACQUEREURS
1. PRESENTATION
Le rapprochement entre vendeurs et acquéreurs est la prochaine étape après la
saisie de leur fiche.
Le rapprochement consiste à trouver pour un vendeur, les acquéreurs qui
répondent le mieux aux détails de l’affaire vendue. Ou encore, il consiste à trouver
pour un acquéreur, les affaires intéressantes qui répondent à ses critères d’achat.
Le rapprochement peut aussi bien s’effectuer à partir de la fiche vendeur que de la
fiche acquéreur.
Aussi, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important de définir ces
détails ou critères de chacune des fiches acquéreurs et vendeurs.
EBP Agence Immobilière 3
63
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
2. FICHE VENDEUR
2.1. Onglet Acquéreur / Critère de rapprochement
Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous
allez rechercher les acquéreurs potentiels.
Sélectionnez la fiche « Vinou », puis positionnez-vous sur l’onglet Acquéreurs.
De suite, à partir des critères par défaut Prix / Secteur / Type, il apparaît un
acquéreur potentiel.
Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critères,
comme par exemple les particularités. Dans notre exemple l’acquéreur disparaît car
il ne répond plus aux critères de sélection. Bien entendu, il peut être intéressant de
modifier dans la fiche même du vendeur certaines de ses données. Par exemple, le
vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire.
64
EBP Agence Immobilière 3
Fiche vendeur
Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant à son mandat.
Ainsi très rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver
d’autres acquéreurs.
2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu
Lorsque vous avez trouvé des acquéreurs, vous les contactez par courrier, par
téléphone, afin de convenir d’un rendez-vous.
Toujours sur le même principe. Directement à partir de la fiche vendeur vous
pouvez lancer un appel chez l’acquéreur. L’enregistrement de cet appel se fera
alors dans la fiche de l’acquéreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans
l’appel la référence au vendeur.
EBP Agence Immobilière 3
65
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
Met à jour l’historique vendeur
Met à jour l’historique acquéreur
Dans le même temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par
l’agenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous à venir.
Si vous consultez l’historique du vendeur et de l’acquéreur, vous retrouvez les
actions en cours.
66
EBP Agence Immobilière 3
Fiche vendeur
2.3. La relance à l'acquéreur
Après la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du
rendez-vous, vous allez saisir « Le client est très intéressé par cette affaire.
Réfléchit quelques jours avant de se décider ».
Puis une semaine après, le client n’ayant pas donné son avis favorable, vous le lui
envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone « Lettre
Type », sélectionnez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Vous pouvez
modifier le texte récupéré puis vous l’imprimez pour lui envoyer.
EBP Agence Immobilière 3
67
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
3. FICHE ACQUEREUR
3.1. Onglet vendeur / Critère de rapprochement /
Vous avez saisi la fiche de l’acquéreur ainsi que ses critères en matière d'achat.
Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il
suffit, sur la fiche de l’acquéreur, de sélectionner l’onglet Vendeur puis de modifier
les critères de recherche en fonction des résultats.
Puis dès que vous repérez une affaire intéressante, vous pouvez la consulter
directement en cliquant sur « Modifier » et en utilisant le cadenas
masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous.
pour
Appelle la fiche de l’affaire
Cache les infos confidentielles
Vous pouvez ainsi décrire le bien visé, éventuellement en éditant une fiche
descriptive, si vous le souhaitez.
68
EBP Agence Immobilière 3
Fiche acquéreur
3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquéreur
potentiel
Si l’affaire intéresse l’acquéreur, alors vous organisez une visite.
Comme avec la fiche vendeur (voir § Rapprocher les différents vendeurs avec les
acquéreurs – 3.2), vous faites appel au différents boutons Rendez-vous ou Appel si
vous devez d’abord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera
présent dans l’historique.
EBP Agence Immobilière 3
69
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE
Différentes actions ont été menées entre le vendeur et l’acquéreur. Vous
aboutissez à une négociation.
4.1. Promesse d’achat
La première étape peut être une promesse d’achat faite par l’acquéreur.
Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans l’onglet Gestion, il suffit
simplement de cocher Promesse d’achat et d’indiquer l’acquéreur.
Si vous consultez la liste des acquéreurs, le statut de « Les Etoiles » a changé (la
ligne est d’une autre couleur).
70
EBP Agence Immobilière 3
Signer une promesse ou un compromis de vente
4.2. La transaction
La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur
Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette
phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse d’achat préalablement, cette
dernière n’étant pas obligatoire.
Renseignez alors toutes les données de la transaction.
La vente étant faite, les commissions des différents intervenants sont dégagées en
fonction du prix de la vente.
L’onglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces différentes commissions.
Enfin, après validation de la transaction, le statut de la fiche de l’acquéreur (via la
liste) est devenu Acheteur.
EBP Agence Immobilière 3
71
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES
Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, éventuellement triée par
statut, vous pouvez très facilement repérer les vendeurs pour lesquels des actions
sont à entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui n’ont pas de mandat, car ce
sont des fiches que vous avez saisies par un repérage dans la presse écrite.
Vous souhaitez leur envoyer un courrier.
Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repérez les
fiches qui n’ont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des
modèles, prenez le modèle en standard ou celui que vous avez personnalisé.
72
EBP Agence Immobilière 3
Effectuer un suivi des acquéreurs
6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS
6.1. Organiser des nouvelles visites / Gérer son agenda
L’agenda est l’outil au quotidien. Grâce à lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous, les contacts…. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par
négociateur, par type d’actions (appel, rendez-vous, courrier…).
Pour ajouter une action, sélectionnez celle qui vous intéresse dans la barre de
menu et saisissez les données. De la même manière, l’historique du vendeur ou de
l’acquéreur sera mis à jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche l’action
enregistrée ici.
Nouvelle action
Négociateur
6.2. Présenter des nouvelles affaires
Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez présenter des nouvelles
affaires à un acquéreur.
Dans la fiche concernée, et par l’onglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles
affaires, vous pouvez déclencher un courrier qui lui présentera les nouvelles
affaires en cours.
Pour chacune de ces affaires, vous éditez une fiche que vous joindrez au courrier.
Si
l’acquéreur
vous
appelle,
alors
par
simple
clic
sur
Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide.
EBP Agence Immobilière 3
73
RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS
6.3. Supprimer un acquéreur qui n’est plus intéressé
Il arrive qu’un acquéreur ne soit plus intéressé du fait d’un achat dans une autre
agence.
Vous souhaitez alors détruire sa fiche. Dans la liste, sélectionnez la fiche et
combinez CTRL+Supp ou
de suppression.
74
. Une boîte de suppression vous demande le motif
EBP Agence Immobilière 3
Effectuer un suivi des acquéreurs

Validez la suppression après avoir renseigné le motif.
Sa fiche n’est pas complètement détruite. Si par l’onglet Sélection, vous
demandez le statut Supprimées ou Toutes les fiches, vous retrouvez les
acquéreurs supprimés.
Si après avoir supprimé une affaire, vous voulez la récupérer pour la remettre en
vente ou autre, par l’onglet Sélection, demandez le statut Supprimées ou Toutes les
fiches, puis supprimez par la même commande que précédemment l’affaire
supprimée ; une boîte de dialogue apparaît, vous demandant si vous voulez
remettre l’affaire en vente ; si vous répondez oui, elle aura de nouveau le statut
d’affaire à la vente ; sinon elle gardera le statut d’affaire supprimée.
EBP Agence Immobilière 3
75
TRAITEMENTS PARTICULIERS
TRAITEMENTS PARTICULIERS
1. FAIRE DES DIAPORAMA
Agence Immobilière 3 vous permet très rapidement d’effectuer des diaporama pour
des affaires que vous sélectionnez. Ainsi vous pouvez très bien avoir une
présentation dans votre vitrine qui tourne sur un écran en continu.
1.1. Récupérer les différentes photos de l'affaire
La première étape est d’intégrer les photos dans l’affaire vendue. Le logiciel vous
permet à travers un périphérique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre
appareil photo numérique. Très rapidement vous récupérez les photos qui vous
intéressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la
luminosité).
Si vous possédez déjà des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP
sont reconnus dans le logiciel.
Lorsque vous avez créé une affaire, positionnez-vous sur l’onglet Photo. Puis
cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un éditeur vous permet alors d’ouvrir un
fichier déjà existant, ou de travailler via l’interface TWAIN.
76
EBP Agence Immobilière 3
Faire des diaporama
Par exemple, vous pouvez diminuer la luminosité de l’image.
Interface TWAIN
Plusieurs photos peuvent être intégrées à une affaire. Parmi elles, vous
sélectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo
principale. A chaque fois, vous cochez l’option adéquate.
Chaque photo intégrée dans une affaire est enregistrée dans un répertoire
« Dossier.IMG » où « Dossier » est le nom de votre agence.
EBP Agence Immobilière 3
77
TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.2. Elaborer un diaporama
Pour mettre en place une présentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama.
Un assistant vous permet de sélectionner les affaires à inclure, les photos à
prendre en compte et les effets de la présentation ainsi que la durée entre deux
photos.
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EBP Agence Immobilière 3
Préparer la parution des petites annonces
2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES
Régulièrement, vous allez faire paraître des annonces de vos affaires en cours.
Première étape : Les supports publicitaires ont été créés dans les données. A la
mise en place de ces fiches, vous avez renseigné également le prix de la petite
annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin.
La deuxième étape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseigné les
différents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir « Annonce
active » si vous souhaitez qu’il soit pris dans les parutions. Dans le fichier des
vendeurs, vous pouvez modifier l’ensemble de vos affaires si besoin.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un Négociateur et un
support publicitaire, vous allez déclencher une édition de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support. Vous pouvez également modifier les textes pour
chacune d’entre elles.
EBP Agence Immobilière 3
79
TRAITEMENTS PARTICULIERS
3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES
Vous pourrez également envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des
sites internet immobiliers.
Les deux premières étapes sont identiques à celles de la parution. Il est toutefois
conseillé, lors de la création d’une nouvelle base, de sélectionner une base
Standard, car elle contiendra entre autre par défaut les valeurs des tables
Transports, Vue et Exposition utilisés par les sites internet destinataires des
annonces. Les tables Chauffages, Etat général, Supports et Types d’affaires sont
aussi remplies avec les correspondances adéquates.
Si la création d’une nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de
récupérer une ancienne base, les champs seront créés mais non remplis ; pour la
meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent être
saisies, en respectant la première lettre en Majuscule :






Table Transports : Aéroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus.
Table Vue : Belle, Dégagée, Mer.
Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud.
Table Chauffage : Non précisé, Radiateurs électriques avec les
correspondances de types des sites.
Table Etat général : A rafraîchir, A rénover, Bon, Non précisé avec les
correspondances de types des sites.
Table Type d’affaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les
correspondances de types des sites.
La troisième étape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un Négociateur et
un support publicitaire, vous allez déclencher l’envoi de toutes les annonces
concernées.
Vous pouvez désactiver dans cette étape certaines affaires que vous réservez par
exemple pour un autre support.
Vous pouvez également modifier les textes des annonces ; le nombre de
caractères est limité pour les sites du SNPI et SeLoger à 1024 caractères, et à
2000 caractères pour le site d’ImmoStreet.
Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces.
Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce à paraître, un type de pack ; le
pack Classique correspond à une photo normale, le pack Vision à trois photos
normales et le pack Panoramique correspond à 2 photos normales et deux photos
panoramiques.
Pour le SNPI et SeLoger, il faut préciser le nombre de photos pour chaque annonce
(celui-ci pouvant aller de 1 à 4 photos).
80
EBP Agence Immobilière 3
Préparer la publication des petites annonces
Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit préciser le nombre de photos, de 1
à 6, et le type de chaque annonce (annonce à créer, supprimer, modifier ou affaire
vendue).
Vous pouvez choisir le type d’action sur les annonces à envoyer.
Pour 123Immo, on doit indiquer l’action voulue : annuler et remplacer les annonces
(qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces
présentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des
annonces.
Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal
SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par défaut le site SeLoger seul est
sélectionné). Pour ce dernier et le SNPI, un message s’affiche précisant que
chaque transfert conduit au remplacement intégral de toutes les annonces
présentes précédemment dans la base de données du site et qu’un client SeLoger
doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa référence SNPI, un
client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement.
Pour ImmoStreet, on doit choisir entre l’option Annuler – Remplacer toutes les
annonces ou Ajout – Suppression – Modification ; pour cette dernière option, vous
devrez choisir ensuite un type d’action pour chaque annonce.
Pour un support choisi, il vous sera demandé de saisir, lors du premier envoi, votre
identifiant et les paramètres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de
connexion, et paramètres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement,
en cliquant sur le bouton Terminer, l’envoi se lance et sur la dernière page s’affiche
le compte rendu de l’envoi.
L’assistant de Publication permet de gérer les publications d’annonces d’affaires à
la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version
d’Agence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont
proposés.
Voici comment les contacter pour obtenir vos paramètres de connexion :

123Immo :
adresse du site : http://fr.123immo.com/
adresse mail : [email protected]
téléphone : 0 826 00 31 31.

SNPI :
adresse du site : http://www.snpi.fr/
envoi d’une demande à l’adresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm
téléphone : 01.53.64.91.91.

SeLoger :
adresse du site : http://www.seloger.com/
demande d’informations à l’adresse :
http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm
téléphone : 0800 089 089.
EBP Agence Immobilière 3
81
TRAITEMENTS PARTICULIERS
ImmoStreet :
adresse du site : http://www.immostreet.com/
adresse mail : [email protected]
demande d’informations à l’adresse :
http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con
tacter.

Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par
site choisi pour l’envoi d’annonces.
82
EBP Agence Immobilière 3
Préparer les mailings
4. PREPARER LES MAILINGS
Régulièrement, vous allez faire des mailings à plusieurs clients.
Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste d’un type d’Acquéreurs ou
de Vendeurs, on sélectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on génère
le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire.
Par le rapprochement Acquéreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des
acquéreurs, les destinataires du mailing et générer les mailings.
Par le rapprochement Vendeur sur la fiche Acquéreur : En cliquant sur « Mailings »,
la fenêtre Mailings s’ouvre et vous pouvez sélectionner parmi la liste des vendeurs,
les destinataires du mailing et générer les mailings.
EBP Agence Immobilière 3
83
TRAITEMENTS PARTICULIERS
5. FAIRE UNE SIMULATION D’EMPRUNT
Lors de la présentation d’affaires à la vente à des acquéreurs potentiels, vous
pourrez simuler un calcul d’emprunt et faire une comparaison de deux calculs par le
menu /Traitement/Simulation d’emprunt.
Prenez de préférence la partie gauche de la fenêtre pour mettre en valeur un des
deux calculs si la fenêtre est redimensionnée.
Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuités
constantes ou annuités à amortissement constant), un paramètre à calculer parmi
le capital emprunté, le montant des mensualités ou de l’amortissement et le nombre
d’années d’emprunt, le taux d’intérêts et le nombre de remboursements par an.
En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramètre à calculer choisi apparaîtra,
le coût du crédit et le plan de remboursement seront calculés et le graphique de ce
plan sera construit.
Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton
Différence.
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EBP Agence Immobilière 3
Comment faire une pige très rapidement
6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT
Une pige permet de retrouver très rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur,
Acquéreur…dont le numéro de téléphone ou fax est connu.
Par le menu /Traitement/Pige, sélectionnez le type de fiche entre Vendeurs,
Acquéreurs…, que vous recherchez. Puis sélectionnez les champs sur lesquels
effectuer la recherche (téléphone, tél bureau, tél portable…). Enfin tapez le début
du numéro recherché. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la
liste se trouve celle qui vous intéresse, alors sélectionnez-la et double cliquez pour
l’ouvrir.
EBP Agence Immobilière 3
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TRAITEMENTS PARTICULIERS
7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES
Il est toujours utile de connaître sous forme de graphiques un certain nombre de
statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des
statistiques par vendeur ou par acquéreur.
Le résultat graphique peut être personnalisé par le clic droit de la souris et
propriétés (par exemple modifier les légendes).
Ces graphiques peuvent être sauvegardés au format BMP ou WMF.
La représentation graphique pourra également être fournie en valeurs (Onglet
données). Ainsi il sera très facile d’exporter vers Excel ces données afin de les
exploiter, ou de les publier sur votre site en générant des pages HTML.
86
EBP Agence Immobilière 3
Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modèles
8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES
MODELES
Tous vos fichiers de données peuvent être imprimés. Par le menu /Impression,
vous sélectionnez le fichier qui vous intéresse. Des modèles Liste ou Fiche sont
proposés en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu
/Outils/Paramétrage du modèle. Vous créez alors un nouveau modèle dans
lequel vous placez les variables du fichier.
Menu /Outils/Paramétrage
du modèle
EBP Agence Immobilière 3
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TRAITEMENTS PARTICULIERS
9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS
Tous les documents (lettres, contrats, …) sont personnalisables. Sur le même
principe que les modèles, vous pouvez à partir d’un modèle standard créer un
nouveau document.
L’intérêt est effectivement de mettre en place l’ensemble de vos courriers et
contrats que vous avez l’habitude d’utiliser dans votre agence.
Par le menu /Outils/Paramétrage de documents, vous entrez dans un éditeur de
texte simple.
Soit vous ouvrez un modèle existant, soit vous créez votre propre modèle.
Il se peut très certainement que vous ayez déjà des documents sous Word ou autre
traitement de texte.
Aussi par simple Copier/Coller, vous récupérez dans Agence vos données.
Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou compléter le document.
Enfin vous enregistrez votre document, en le répertoriant dans la catégorie
souhaitée. De cette manière vous le retrouverez lors des éditons.
88
EBP Agence Immobilière 3
Personnaliser / créer ses propres documents
Catégorie
Nom de votre document
EBP Agence Immobilière 3
Format du fichier
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AUTRES TRAITEMENTS
AUTRES TRAITEMENTS
1. SAUVEGARDE DU DOSSIER
A ce stade des découvertes, il est nécessaire d’effectuer une sauvegarde des
données saisies. Il faut sans cesse garder à l’esprit que la sauvegarde est le seul
moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
La sauvegarde dépend des options que vous avez définies :
Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde
automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, à chaque fermeture du
dossier, un message vous proposera une sauvegarde si c’est un jour préférentiel.
Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accédez à un assistant qui vous
permettra de sélectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par
défaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (images, données, archives).
90
EBP Agence Immobilière 3
Maintenance de la base de données
2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES
Il peut arriver que votre base de données soit endommagée ou désorganisée suite
à une défaillance de votre disque dur ou à une coupure de courant. La première
opération à lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la
base de données : un assistant vous permet alors de vérifier la base et/ou les
compteurs.
Si malgré cette opération, votre base est toujours désorganisée, alors contactez le
service technique d’EBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur.
EBP Agence Immobilière 3
91
Index
INDEX
A
Accès à la démonstration ......................................................................................................35
Acquéreur .............................................................................................................................57
Créer un acquéreur............................................................................................................58
Critères .............................................................................................................................59
Imprimer ...........................................................................................................................62
Mémo................................................................................................................................59
Modifier............................................................................................................................60
Rechercher ........................................................................................................................61
Supprimer un acquéreur....................................................................................................74
Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73
Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19
Assistance technique.............................................................................................................11
B
Barre d’état .....................................................................................................................29, 35
Barre Outlook .......................................................................................................................28
C
Code de débridage ................................................................................................................22
Commissions ............................................................................................................13, 14, 71
Création
Secteur ..............................................................................................................................43
Type d'affaires ..................................................................................................................42
Création du dossier ...............................................................................................................13
Création d'une fiche ..............................................................................................................34
D
Diaporama .................................................................................................... 14, 48, 76, 77, 78
E
E-mail ...................................................................................................................................11
G
Gestion des fenêtres..............................................................................................................31
Graphiques......................................................................................................................14, 86
H
Horaires ................................................................................................................................11
EBP Agence Immobilière 3
93
INDEX
I
Impression ............................................................................................................................87
Créer ses modèles .............................................................................................................88
Liste de données ...............................................................................................................44
Installation
Mise à jour........................................................................................................................21
Monoposte ........................................................................................................................17
Réseau ..............................................................................................................................18
Réseau dédié .....................................................................................................................20
Réseau poste à poste .........................................................................................................19
Réseaux validés ................................................................................................................18
L
La configuration matérielle...................................................................................................14
La place disque .....................................................................................................................15
Lancement du logiciel...........................................................................................................22
Les Barre d'outils..................................................................................................................24
Icônes................................................................................................................................24
Les points forts .....................................................................................................................12
Ligne téléphonique ...............................................................................................................11
Lisezmoi ...............................................................................................................................15
M
Maintenance de la base de données ......................................................................................91
Marque page .........................................................................................................................13
MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37
Messages électroniques ........................................................................................................13
Modifier une fiche ................................................................................................................34
Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19
O
Options
Commissions ....................................................................................................................38
Documents......................................................................................................................40
Euro ............................................................................................................................39, 40
Générales ..........................................................................................................................36
Rapprochement.................................................................................................................39
Répertoires........................................................................................................................40
Sauvegardes...................................................................................................................40
Société ..............................................................................................................................37
Ouverture d’un dossier .........................................................................................................23
P
Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84
Photos
Mise en place des photos ..................................................................................................76
Pige.................................................................................................................................14, 85
94
EBP Agence Immobilière 3
Index
Présentation du logiciel.........................................................................................................12
Propriétés d'une liste.............................................................................................................32
Protocoles validés .................................................................................................................18
R
Rapprochement...............................................................................................................14, 63
Dans la fiche Acquéreur ...................................................................................................68
Dans la fiche Transaction .................................................................................................71
Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64
Promesse d’achat ..............................................................................................................70
Relance de l’acquéreur......................................................................................................67
Vente ................................................................................................................................70
Visite-Compte rendu.........................................................................................................69
Visite–Compte rendu ........................................................................................................65
Recherche .......................................................................................................................14, 32
Réseaux validés ....................................................................................................................18
S
Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90
Statistiques............................................................................................................................86
Suivi des acquéreurs .............................................................................................................73
Suivi des affaires ..................................................................................................................72
Supprimer une fiche..............................................................................................................34
T
Touches de raccourcis...........................................................................................................30
Tri de la liste.........................................................................................................................32
TWAIN.................................................................................................................................76
V
Vendeur ................................................................................................................................45
Créer un nouveau vendeur ................................................................................................46
Historique .........................................................................................................................55
Informations confidentielles .............................................................................................46
Mandat........................................................................................................................49, 51
Mémo................................................................................................................................49
Modifier ses données ........................................................................................................52
Onglet Détail.....................................................................................................................46
Onglet Détail2...................................................................................................................47
Onglet Gestion..................................................................................................................49
Onglet textes
Affichette ......................................................................................................................50
Annonce........................................................................................................................50
Commercial ..................................................................................................................50
Onglet Textes....................................................................................................................48
Rechercher ........................................................................................................................53
Sélection des vendeurs......................................................................................................46
Versions disponibles.............................................................................................................23
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