Pitney Bowes DM220i Système d'affranchissement Mode d'emploi

Courrier et Expédition
Machines à affranchir
Guide d’auto-installation
Machine à affranchir
Série DM220i
A lire attentivement AVANT de commencer
l’installation de votre machine
Sens de la lecture
Bénéficiez des avantages de votre
machine à affranchir sans plus
tarder…
Avant de débuter l’installation, assurez-vous de disposer :
•
Du carton contenant votre nouvelle machine à affranchir.
•
De l’email de notification d’expédition de votre machine à
affranchir, que vous avez reçu récemment sur votre boîte email ou
votre bon de livraison (collé sur le carton de votre équipement).
Si vous n’avez pas reçu l’email de Notification d’expédition ou que
vous n’êtes plus en possession de votre bon de livraison, vous ne
pouvez pas installer votre matériel. Nous vous invitons à contacter
nos services au 0.825.850.825 (0,15 € TTC/min). Lors de votre
entretien avec nos équipes, vous devrez communiquer le numéro
de série de la machine . Il se trouve sur le carton de la machine
affranchir.
Pour installer votre machine à affranchir, vous avez à votre disposition
deux outils différents :
• Ce guide
7
Ouvrez le guide et suivez les 8
9
étapes 1 à 11.
5
6
• Un guide en ligne Un guide d’installation en ligne est également disponible sur www.pitneybowes.fr/support/DM220i/Installation
Cliquez sur :
1
le carton et vérifiez le
1 Ouvrez
contenu
Avant de commencer l’installation de votre machine, vérifiez que vous disposez
des éléments suivants. Si ce n’est pas le cas, merci de nous contacter au 0 825 850 825 (0,15 € TTC / min).
 Machine à affranchir
 Bac de réception
des enveloppes
 Plateau balance
 Notice d’utilisation
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 Tête d’impression
(dans son emballage)
 Cartouche
d’encre
 Étiquettes d’affranchissement
autocollantes
 Cordon d’alimentation
électrique
 Kit de connexion
réseau LAN
 Câble réseau de
type RJ45
 Bac de rangement
(en option)
 Dispositif de collage
d’enveloppes (en option)
 Solution de collage
d’enveloppes (en option)
3. Commencez l’installation
2
Retirez votre machine à affranchir de son emballage.
Si votre machine est livrée avec un bac de rangement
(en option), déposez la machine sur ce bac maintenant.
ATTENTION : Ne mettez pas votre machine sous
tension avant l’étape 3.
3. Connexion
3
Installez votre machine à un emplacement où elle pourra être branchée sur le
réseau électrique et rester sous tension en permanence. La machine doit être
connectée en permanence au réseau local. Cette condition est indispensable
pour recharger la machine en crédit d’affranchissement. (voir le paragraphe
“Fonctionnement du crédit d’affranchissement” pour plus d’informations.)
Exigences
Une connexion réseau standard (RJ45) sur votre routeur ou une prise réseau murale.
La connexion doit être de type DHCP (configuration préconisée), ouverte à tout
trafic HTTP/HTTPS.
En cas d’installation avcec adresse IP fixe ou proxy, veuillez télécharger le guide
LAN: allez sur europe.pitneybowes-support.com et entrez le code 8026.
Connexion via votre réseau local
Connectez votre machine au réseau local en utilisant les câbles et le kit de
connexion réseau LAN fournis, comme illustré ci-dessous.
Interrupteur de
marche/arrêt
Cordon d’alimentation
électrique
Connexion réseau sur
le routeur ou sur la
prise réseau murale
Connexion
USB
Face arrière de la
machine
Câble
réseau
Kit LAN
Branchez le cordon d’alimentation électrique à une prise murale. Basculez
l’interrupteur marche/arrêt de la machine sur 1 (marche).
ATTENTION : Ce matériel doit impérativement être mis à la terre. Le
cordon d’alimentation doit toujours être raccordé à une prise de courant munie
d’un contact terre. Utilisez une prise d’alimentation proche de l’appareil et facile
d’accès. Utilisez le cordon d’alimentation électrique fourni.
Lorsque la machine est sous tension, le témoin 10 ou 100 sur l’adaptateur réseau
LAN doit s’allumer et le témoin ACT pourrait également clignoter. Si aucun témoin
n’est allumé ou ne clignote sur la prise RJ45 du routeur, vérifiez que le câble réseau
est correctement relié avant de passer à l’étape 4.
Si vous rencontrez des difficultés avec la connexion LAN, nous vous invitons
à télécharger notre guide LAN pour vous aider. Allez sur europe.pitneybowessupport.com et entrez le code 8026 pour télécharger le guide.
Si nécessaire, une connexion sans fil peut être fournie en option payante.
Contactez Pitney Bowes pour plus d’informations.
4
Sélectionnez la langue
Une fois votre machine allumée, elle va s’initialiser. Cette opération peut durer quelques
minutes.
Une fois que l’écran suivant
apparaît, sélectionnez la langue
que vous souhaitez utiliser.
SELECT. LANGUE
Français
English
5
Installez la tête d’impression
et la cartouche d’encre
5.1 Une fois que l’écran
suivant s’affiche
<< Tête d’imp non
detectée. Installer la
tête d’impression puis la
cartouche >> Ouvrez le
capot supérieur.
5.2 Ouvrez le couvercle 5.3 Retirez la tête
du logement de la
d’impression de son
cartouche en tirant
emballage. Ne touchez
vers la droite le petit
PAS les contacts sur
loquet vert.
la tête d’impression.
Retirez la bande
protectrice de la tête
d’impression.
5.4Glissez les pions de
guidage de la tête
d’impression dans les
rainures du fond.
5.5Repoussez la tête
d’impression contre
la paroi. Un “clic”
se fera entendre
quand elle sera
bien positionnée.
5.6Déballez la cartouche
d’encre. Retirez la
bande apposée sur le
fond de la cartouche si
elle ne se détache pas
avec l’emballage.
5.7Insérez la cartouche
dans son logement.
Les arêtes de chaque
côté de la cartouche
doivent coulisser dans
les rainures.
5.8Fermez le couvercle
de cartouche.
Un “clic” se fera
entendre si celui-ci
est correctement
positionné.
5.9 Fermez le capot.
Le système exécute
automatiquement
la procédure de
maintenance
d’impression (qui peut
durer quelques minutes).
6
Faîtes un test d’impression
Lorsque vous y êtes invité, insérez une
enveloppe ou une étiquette afin
d’imprimer un test d’impression.
Paroi de
positionnement
Insérez l’enveloppe ou l’étiquette contre
la paroi de positionnement et glissez-la
doucement dans la machine.
La machine détectera la présence
de l’enveloppe ou de l’étiquette
et l’impression s’effectuera
automatiquement.
Bonne qualité d’impression:
pas de lignes manquantes
Mauvaise qualité d’impression:
lignes manquantes
Bonne qualité – appuyez sur Entrée/Oui.
Mauvaise qualité – appuyez sur Non pour exécuter une maintenance supplémentaire
et imprimer un autre test d’impression.
ATTENTION
Il est indispensable d’imprimer une marque d’affranchissement suffisamment
contrastée, parfaitement lisible et sans bavure conformément aux éxigences
postales.
7
Entrez votre numéro de
compte client
Saisissez le numéro de compte client fourni par Pitney Bowes par email séparé (Mail
de notification d’expédition). Ce numéro se trouve également sur le bon de livraison
de votre machine en haut à droite (code à 8 chiffres à côté de Adresse de livraison ne pas taper les 00, uniquement les 8 derniers chiffres).
Appuyez sur la touche Effacer ()
pour faire disparaître un à un les
zéros, puis tapez votre numéro de
compte.
Sélectionnez Continue.
8
Entrer numero de
compte PbP
00000000
Continue
Connexion au serveur de
télérelevé
• Votre système d’affranchissement se connecte automatiquement au serveur
de télécollecte (la Poste) pour vous permettre de disposer d’un crédit
d’affranchissement afin de pouvoir affranchir immédiatement (voir paragraphe
“Fonctionnement du crédit d’affranchissement” au dos de ce poster).
• Si votre système affiche << Ne peut pas atteindre le serveur de télérelevé >> ou
un message semblable, reportez-vous au paragraphe “Dépannage” au verso de
ce poster.
• Appuyez sur Entrée/Oui pour imprimer un rapport (reçu) de votre crédit
d’affranchissement (fonds). Pour plus d’infos, voir au dos de ce poster le
paragraphe “Fonctionnement du crédit d’affranchissement”.
ATTENTION Vérifiez que le numéro de compte client imprimé sur le reçu
est identique à celui figurant sur l’email de Notification d’expédition de votre
machine à affranchir que vous avez reçu récemment. Ce numéro se trouve
également sur votre bon de livraison en haut à droite (code à 8 chiffres sous
Adresse de livraison). Les numéros doivent correspondre. Dans le cas contraire,
nous vous invitons à contacter Pitney Bowes avant d’utiliser le système
d’affranchissement. Téléphone 0 825 850 825 (0,15€ TTC / MN).
9
Mise à jour de logiciel
Votre système d’affranchissement vous informera dès qu’une mise à jour de
logiciel sera disponible.
• Sélectionnez Mise à jour maintenant. Les caractéristiques et options souscrites
dans le cadre de votre commande (tables de tarifs, mentions postales et
flammes publicitaires), prendront quelques minutes pour se télécharger et
s’installer.
N’éteignez pas votre système pendant cette opération.
• Lorsque le téléchargement est terminé, l’écran affiche « Installation réussie ».
Sélectionnez Continuer, puis sélectionnez OK.
• Une fois que l’écran << Compteur verrouillé Entrer mot de passe>> apparaît.
Tapez 1111 et appuyez sur Entrée/Oui pour confirmer.
• Une fois que l’écran << COLLAGE SEUL PAS D’IMPRESSION>> apparaît,
sélectionnez Quitter.
• Si ce message << L’heure est réglée sur: Heure d’été>> apparaît, sélectionnez
OK.
• L’écran d’accueil suivant apparaît.
10 08 12
0,00€
◄ Sélect. classe
Pd man: 0 g
Continuez avec les étapes 10 et 11 au verso...
10
Installez le plateau balance
Votre système est maintenant opérationnel, mais
il vous reste à installer et configurer le plateau de
pesée.
Installez le plateau de pesée comme illustré;
Une fois installé assurez-vous que celui-ci est
parfaitement positionné sur la machine. Il sera alors
reconnu par le système d’affranchissement.
En fonction de votre localité,
vous devez taper le code GEO
correspondant à l’aide de la carte
géograhique ci-dessous pour
permettre au plateau de pesée
de délivrer les poids des objets
en fonction de l’altitude et de la
latitude.
Code 20
Code 19
PARIS
Metz
Nevers
Code 18
Sélectionnez Valider.
Félicitations ! - Votre
machine à affranchir est
maintenant
opérationnelle.
Caen
Châteauroux
Arcachon
Code 17
Cahors
Gap
Les localités situées sur les lignes frontières peuvent utiliser
l’un ou l’autre code. Pour des altitudes supérieures à 610m,
soustraire 1 du code.
9.
11 Prise en main rapide
Comment affranchir ?
• • • Placez votre pli sur la balance. Son poids s’affiche sur l’écran de la machine.
Sélectionnez la classe postale souhaitée (Sélectionnez Sélect. classe et utilisez
les touches Page haut ou Page bas pour voir les classes supplémentaires).
Sélectionnez Continuer lorsque vous avez fini de saisir toutes les options de
classe et montants.
Placez votre lettre dans l’alimentation de la machine et la marque
d’affranchissement s’imprimera.
Vous avez également la possibilité :
• • • De paramétrer un traitement programmé par défaut qui vous permettra de
gagner du temps sur l’affranchissement : voir le paragraphe “Le traitement par
défaut”.
D’affecter vos dépenses sur des comptes : voir page 11.1 de la notice
d’utilisation.
D’ajouter une flamme publicitaire (impression de votre logo / adresse de
votre entreprise sur vos plis) : voir le paragraphe “Valoriser l’image de votre
entreprise grâce à la flamme publicitaire”.
Les tarifs postaux disponibles sur la DM220i
IMPORTANT
Selon la réglementation postale, avec votre machine à affranchir DM220i vous ne
pouvez pas utiliser certains produits postaux.
Pour plus d’informations sur les tarifs postaux disponibles sur votre équipement et
comment les sélectionner, consultez www.pitneybowes.com/fr/support.html
Fonctionnement du crédit
d’affranchissement
Pour affranchir, la DM220i doit disposer d’un crédit d’affranchissement (fonds).
A l’installation, elle se crédite de 150 €. Une fois que ce crédit sera épuisé et que
vous aurez reçu l’autorisation postale définitive d’utilisation de La Poste, vous
pourrez recréditer votre machine de 250 € en appuyant sur la touche TéléRecharge.
Seuls les affranchissements réellement consommés vous seront facturés en fin de
mois par La Poste sur la base des informations de consommation transmises lors
du télérelevé mensuel des affranchissements.
Pour créditer votre machine :
1. Appuyez sur Télé- Recharge.
2. Sélectionnez Télé-Recharge.
3. La machine à affranchir sera recréditée du montant d’affranchissement
maximum et celui-ci sera affiché.
Valoriser l’image de votre entreprise
grâce à la flamme publicitaire
Votre machine à affranchir Pitney Bowes peut être équipée d’une ou plusieurs
flammes publicitaires vous permettant de personnaliser votre courrier et
d’imprimer des messages publicitaires, votre logo, votre adresse en même temps
que la marque d’affranchissement, … pour améliorer votre image professionnelle.
Important : la confection de votre 1ère flamme est offerte (hors frais de
redevance postale)
Pour plus d’informations, consulter notre site internet www.flamme-pitneybowes.fr
Une fois votre commande passée, vous pourrez procéder au téléchargement de
votre flamme sur votre machine à affranchir sous un délai de 5 jours ouvrables
après réception de votre bon pour accord. Quand la flamme sera disponible,
vous recevrez une notification par email. Une procédure sera jointe à cet email
pour télécharger en quelques clics votre flamme publicitaire. La procédure est
également disponible sur www.pitneybowes.com/fr/support.html
Le traitement par défaut
Il est recommandé de programmer un traitement par défaut sur votre machine à
affranchir, qui vous permettra de gagner du temps, privilégier un tarif postal plus
économique ou en cas d’absence, de faciliter l’utilisation pour d’autres personnes
de votre entreprise.
Dès que la machine est allumée, vos paramétrages par défaut s’afficheront
automatiquement.
Nous vous suggérons, par exemple, de programmer un tarif postal et une flamme
publicitaire.
Pour créer un traitement par défaut.
1.
2.
3.
4.
5.
Établissez sur la machine les réglages (par exemple une flamme publicitaire,
une classe postale particulière, etc.) que le Traitement devra appliquer.
Appuyez sur Traitement programmé.
Sélectionnez Traitement Défaut.
Sélectionnez OUI, afin de sauvegarder les nouvelles valeurs et retourner au
menu des Traitements programmés.
Appuyez sur Accueil pour revenir à l’écran d’accueil.
Votre traitement par défaut est maintenant installé.
Dépannage
Problème de connexion
• • Si vous utilisez une connexion directe par Internet via votre réseau local :
vérifiez que le témoin 10 ou 100 est allumé sur votre adaptateur réseau et
que l’indicateur ACT clignote ou pas.
Si aucun témoin n’est allumé ou ne clignote, contrôlez que le câble réseau est
correctement relié à l’adapteur LAN et à la prise du routeur.
Flamme (bloc) publicitaire non disponible
Si vous avez passé votre commande sur le site www.flamme-pitneybowes.fr et
que 5 jours au moins ce sont écoulés depuis, nous vous invitons à envoyer un mail
à [email protected]
Si besoin...
L’erreurs DE
L’erreurs “DE” se rapportent généralement à un problème de connectivité. Vous
devrez peut-être demander l’aide de votre administrateur IT / Réseau pour
s’assurer que les paramètres réseaux sont correctement configurés. S’il vous plaît
référencez-vous au guide de connexion LAN. Pour voir ce document, allez sur
europe.pitneybowes-support.com et entrez le code 8026.
Votre portail d’information et d’assistance en ligne PB GUIDE
Pour tout besoin d’assistance ou d’information concernant le fonctionnement
de votre machine à affranchir : installation, connexion, télérelevé, tarifs
d’affranchissement, mentions, etc.., consultez notre site
www.pitneybowes.com/fr/support.html ou au
Conditions du dépôt du courrier
La machine à affranchir DM220i vous permet de déposer vos plis dans la boite
aux lettres du département administratif dans lequel est installée la machine à
affranchir.
IMPORTANT
Le dépôt en boîte aux lettres est strictement interdit pour les courriers
recommandés, valeurs déclarées et Destinéo Esprit Libre seuil 1, qui doivent être
déposés uniquement auprès de votre bureau de Poste d’attache.
Télérelevé mensuel des affranchissements
A quoi il sert ?
Le télérelevé est une connexion mensuelle obligatoire qui permet d’envoyer le
montant des affranchissements consommés au serveur de la Poste pour établir la
facturation.
Comment le faire ?
Vous devez laisser votre machine en permanence connectée au réseau local (LAN)
afin que cette connexion soit automatique. La connexion doit être effectuée le
1er de chaque mois sinon la machine se bloquera quelques jours après et vous
ne pourrez plus affranchir tant que le télérelevé ne sera pas fait. Dans ce cas,
consultez notre outil en ligne sur www.pitneybowes.com/fr/support.html ou
reportez-vous à la notice d’utilisation page 5-5.
A propos de Pitney Bowes et ses services
Vos consommables
Choisir les cartouches d’encre et étiquettes d’affranchissement Pitney Bowes pour
votre machine à affranchir c’est la garantie de :
Qualité
Nos encres et étiquettes :
• respectent l’ensemble des exigences techniques que la Poste a fixées pour
accepter les plis dans le réseau postal
• sont testées et contrôlées par La Poste dans le cadre des procédures
d’agrément de nos machines à affranchir
• sont certifiées ISO 9001 et ISO 14001
Sécurité
Nos encres et étiquettes vous garantissent :
• Un parfait fonctionnement avec votre équipement
• Une prise en charge de tout incident technique dû à leur utilisation, dans le
cadre de notre contrat de location-entretien
• Un seul point de responsabilité pour toutes les questions de maintenance de
votre équipement
Sérénité
• Vous avez la garantie que l’ensemble des coûts de maintenance de votre
machine à affranchir sont couverts par votre contrat de location-entretien
• Vous préservez également votre budget d’affranchissement avec une marque
d’affranchissement de qualité pour l’acceptation de vos plis dans le réseau
postal
Pitney Bowes Direct vous propose également une offre complète de
consommables répondant à vos besoins courriers : enveloppes, papiers, toners,
produits d’entretien, fournitures de bureau…
Pour plus d’informations, consultez notre site internet www.pitneybowesdirect.fr
ou contactez-nous au
My Account – votre portail client
Très intuitif et conçu pour simplifier l’accès à vos informations, My Account vous
offre de nombreux services totalement sécurisés 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.
Grâce à My Account, vous pouvez notamment :
• gérer vos comptes ou modifier vos coordonnées à tout moment
• analyser vos dépenses d’affranchissement si vous avez souscrit à l’outil Inview
(en option)
• suivre vos commandes en temps réel
• imprimer vos factures à la demande
• commander en ligne vos flammes publicitaires
• commander vos consommables et fournitures de bureau
Pour accéder dès maintenant à votre portail client My Account, visitez notre site
www.pitneybowes.fr/myaccount
*SDC957D*
Form no: SDC957D RevB (6-15)
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