Vertiv Code-of-Ethics-V1.1-2020-Final Manuel utilisateur
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Version 1.1 2020 Code d’Éthique Un Vertiv. Un Code. Chez Vertiv, nous avons le souci de mener nos activités dans le respect des normes les plus strictes et nous y parvenons en mettant en pratique nos valeurs fondamentales : Agir en propriétaire Afficher une intention positive dans toutes les interactions avec les employés Faire votre travail avec passion Vous mettre au défi dans votre développement personnel Chercher sans relâche à dépasser les attentes des clients Aider les autres à réussir en équipe Assumer rapidement nos erreurs Parler AUX gens, et non DES gens Créer une culture où chacun peut donner le meilleur de lui-même « Chez Vertiv, nous tenons à conduire nos activités dans le respect des normes d’éthique les plus strictes, partout dans le monde. Nous conduirons toujours nos activités dans le respect de nos collaborateurs, de nos clients et des communautés au sein desquelles nous exerçons. Au cœur de cette idée, il y a le Code d’éthique de l’entreprise. Le Code d’éthique de Vertiv régit nos relations avec toutes les parties prenantes, aussi bien en interne qu’en externe. Il est conçu pour guider tous les collaborateurs, dirigeants et administrateurs de Vertiv dans l’exercice de leurs fonctions, partout dans le monde. Ce Code décrit les actions et les comportements attendus de tous chez Vertiv, de sorte que toutes les personnes amenées à interagir avec nous puissent toujours compter sur notre honnêteté et notre intégrité. » CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 2 Rob Johnson PDG de Vertiv Sommaire À propos du Code d’éthique .................................................................................................................. 5 Introduction ........................................................................................................................................ 5 Qui doit suivre ce Code d’éthique ? ................................................................................................... 5 Directives d’utilisation du Code d’éthique .......................................................................................... 5 Conformité à la Loi en vigueur .............................................................................................................. 5 Intégrité des Enregistrements financiers ............................................................................................... 6 Déclarations publiques et rapports financiers .................................................................................... 7 Lutte contre la corruption....................................................................................................................... 8 Conflits d’intérêts ................................................................................................................................. 12 Négociation d’actions et d’autres titres................................................................................................ 13 Respect des droits de l’homme ........................................................................................................... 14 Diversité et égalité des chances ...................................................................................................... 14 Santé et sécurité .............................................................................................................................. 15 Harcèlement .................................................................................................................................... 15 Travail des enfants .......................................................................................................................... 15 Travail forcé ..................................................................................................................................... 15 Protection de l’environnement ......................................................................................................... 16 Fournisseurs .................................................................................................................................... 16 Lutte contre la concurrence déloyale .................................................................................................. 17 Activités commerciales internationales ............................................................................................... 18 Conformité commerciale - Commerce international ........................................................................ 19 Boycotts ........................................................................................................................................... 19 Contrôle des exportations ................................................................................................................ 19 Immigration ...................................................................................................................................... 19 Protéger Vertiv et ses biens ................................................................................................................ 20 Ressources de l’entreprise .............................................................................................................. 21 Système de messagerie électronique.............................................................................................. 21 Sécurité informatique ....................................................................................................................... 22 Propriété intellectuelle ..................................................................................................................... 22 Confidentialité des données ............................................................................................................ 22 S’exprimer au nom de Vertiv ........................................................................................................... 22 Normes éthiques dans les contrats publics ......................................................................................... 23 Informations sensibles ..................................................................................................................... 23 CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 3 Consultants et agents ...................................................................................................................... 23 Restrictions sur le don de cadeaux et de services .......................................................................... 23 Exigences contractuelles ................................................................................................................. 23 Facturation des coûts dans les contrats gouvernementaux ............................................................ 24 Négociation de contrats ................................................................................................................... 24 Documents confidentiels.................................................................................................................. 24 Versements à caractère politique .................................................................................................... 24 Embauche d’anciens et actuels employés du gouvernement.......................................................... 25 Autres exigences ............................................................................................................................. 25 Dérogations et amendements ............................................................................................................. 26 Responsabilités de l’entreprise ........................................................................................................... 26 Vos responsabilités ............................................................................................................................. 26 Responsabilités de la direction............................................................................................................ 27 Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème ........................................................................... 27 Interdiction des représailles ............................................................................................................. 28 Ce qui se passe quand vous posez une question ou faites part d’un problème ................................. 28 Coopération dans le cadre d’une enquête .......................................................................................... 29 Attestation ........................................................................................................................................... 30 CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 4 À propos du Code d’éthique Introduction Ce Code d‘éthique guide tous les collaborateurs, dirigeants et administrateurs de Vertiv dans l’exercice de leurs fonctions, partout dans le monde. Ce Code décrit les actions et les comportements attendus de tous, de sorte que toutes les personnes amenées à interagir avec Vertiv puissent toujours compter sur notre honnêteté et notre intégrité. Il n’a pas pour objectif de répondre à toutes les questions d’éthique, mais plutôt de vous guider dans la prise de décisions commerciales éthiques au quotidien. Qui doit suivre ce Code d’éthique ? Chaque collaborateur, dirigeant et administrateur a la responsabilité personnelle de lire, de comprendre et de respecter ce Code d’éthique. Toutes les filiales, sociétés affiliées et autres entités dans lesquelles Vertiv détient une participation doivent s’y conformer. En outre, ce Code s’applique également aux tiers engagés pour assister ou fournir des services pour Vertiv ou en son nom. Nous ne permettons pas à des tiers de faire en notre nom quelque chose qu’il nous est interdit de faire nous-mêmes. Directives d’utilisation du Code d’éthique Ce Code d’éthique ne décrit pas toutes les pratiques commerciales et ne répond pas à toutes les questions commerciales. Chaque personne devra se fier à son propre jugement pour appliquer les principes de ce Code à une situation spécifique. Dans le cas où vous n’êtes pas certain de la bonne décision à prendre, assurez-vous de pouvoir répondre « oui » aux questions suivantes : La décision est-elle conforme aux valeurs d’honnêteté et d’intégrité de Vertiv ? Est-ce que ma décision protégera et renforcera la réputation de Vertiv en tant qu’entreprise éthique ? Serais-je à l’aise avec ma décision si celle-ci était rendue publique ? Conformité à la Loi en vigueur Vertiv respecte les lois, règles et règlements qui s’appliquent à ses activités dans le monde entier. En tant que représentant de Vertiv, vous êtes tenu de respecter l’ensemble des lois, règles et règlements en vigueur partout où nous exerçons nos activités. Ni la pression potentiellement exercée par votre responsable, ni les exigences liées aux conditions commerciales ne vous dispensent de vous conformer à toutes les lois, règles et réglementations en vigueur. En tant que société américaine, Vertiv est soumise aux lois américaines et doit s’y conformer. Vertiv est également assujettie aux lois des autres pays où nous exerçons nos activités. Lorsque vous menez des affaires au nom de Vertiv, il est important que vous connaissiez et compreniez les lois locales qui CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 5 s’appliquent à vos activités, ainsi que la façon dont vous pourriez être affecté par les lois d’autres juridictions. Veuillez toujours demander l’aide de votre responsable ou du service juridique de Vertiv si vous avez des questions sur les lois en vigueur ou si vous avez rencontré un conflit entre ces lois. ? Questions fréquentes En faisant des affaires au nom de Vertiv, vous découvrez qu’une loi locale ou une exigence légale est en conflit avec une loi américaine ou une politique d’entreprise de Vertiv. Que devezvous faire ? Vous devez demander l’aide de votre responsable ou du service juridique de Vertiv. Vous découvrez qu’un fournisseur de Vertiv a fait de fausses déclarations sur le pourcentage de contenu d’origine locale pour répondre aux exigences gouvernementales. Que devez-vous faire ? Vous devez porter la question à l’attention du responsable des achats de Vertiv concerné. Si la question n’est pas résolue ou si la conduite se répète, vous devez signaler votre problème tel que décrit dans ce Code d’éthique. En tant que responsable de la distribution, vous remarquez qu’une expédition Vertiv doit être livrée dans un pays soumis à des sanctions en violation des lois américaines sur le contrôle des exportations. Que devez-vous faire ? Vous devez stopper l’expédition et enquêter sur l’erreur. Si vous découvrez une fraude ou une violation éthique, vous devez signaler votre problème comme décrit dans ce Code d’éthique. Intégrité des Enregistrements financiers Vertiv s’engage à tenir à jour de manière exacte et complète ses enregistrements financiers et autres documents commerciaux et à communiquer des résultats financiers et d’autres renseignements matériels complets, justes, exacts et opportuns. Nos clients et partenaires commerciaux s’attendent à ce que nous enregistrions et déclarions avec exactitude nos informations financières. Lorsque vous représentez Vertiv, vous ne devez jamais faire de représentation mensongère de nos finances et de nos performances d’exploitation. De même, ne saisissez jamais, dans les livres et registres de l’entreprise, des informations ayant pour objet de dissimuler, modifier ou déguiser la véritable nature d’une transaction, d’un résultat ou d’un solde. Vous devez toujours respecter strictement la loi et les principes généraux de comptabilité. La responsabilité de la tenue de livres et de registres exacts n’incombe pas uniquement au service financier et à la comptabilité. Nous avons tous un devoir d’honnêteté concernant le traitement des enregistrements, notamment les notes de frais et les transactions commerciales. La falsification d’une note de frais, même pour une petite somme d’argent, constitue une fraude et un vol et peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement et des poursuites pénales. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 6 L’intégrité de nos enregistrements financiers est particulièrement importante lorsque nous occupons un poste commercial ou autre, dans le cadre duquel nous devons respecter des quotas réguliers. Nous ne devons jamais laisser la pression de la satisfaction des objectifs de ventes, ni la possibilité de gagner une commission de vente supplémentaire, nous faire prendre des mesures visant à améliorer, accélérer ou dépasser artificiellement nos succès commerciaux dans une période donnée. La saisie de chiffres de vente erronés, trompeurs ou exagérés et/ou la réalisation d’une expédition, d’une livraison, d’une tarification, d’un titre de propriété ou d’autres arrangements fictifs avec des clients, distributeurs ou autres tiers, sont des exemples de ces comportements inappropriés. L’intégrité des enregistrements financiers de Vertiv est cruciale. Aucun collaborateur ne peut agir de manière à influencer, contraindre, manipuler ou tromper les comptables ou consultants de l’entreprise qui réalisent un audit des enregistrements financiers de l’entreprise, dans le but de rendre les déclarations ainsi produites significativement trompeuses. Déclarations publiques et rapports financiers Vertiv a le devoir de communiquer avec efficacité et transparence avec ses actionnaires, agences gouvernementales et autres parties prenantes afin de leur donner une image réaliste de la situation financière de l’entreprise et du résultat de ses opérations. Vertiv s’engage à procéder à des rapports et déclarations exhaustifs, exacts et ponctuels. Tous les employés responsables de la préparation de rapports ou de déclarations, y compris la rédaction, l’examen, la signature ou la certification des informations, doivent s’assurer que ces rapports et déclarations sont complets, justes, exacts, opportuns et compréhensibles. Parallèlement à ce qui précède, le Président-directeur général (« PDG ») de Vertiv et de chaque filiale de la société (ou les personnes exerçant des fonctions similaires), ainsi que toute autre personne généralement impliquée dans les déclarations financières de la société, doivent avoir connaissance des exigences de divulgation ainsi que des opérations commerciales et financières de la société. Si vous êtes en possession de toute information concernant (a) des défaillances importantes dans la conception ou le fonctionnement des contrôles internes et/ou de divulgation, susceptibles d’avoir un impact négatif sur la capacité de la société à enregistrer, traiter, résumer et déclarer les données financières, ou (b) toute fraude impliquant la direction ou d’autres employés jouant un rôle important dans les rapports financiers, les divulgations ou les contrôles internes de la société, vous devez rapidement communiquer ces préoccupations à votre responsable ou à l’un des points de contact identifiés dans la section « Comment obtenir une assistance ou signaler un problème » du présent Code d’éthique (page 27). ? Questions fréquentes Pouvez-vous donner quelques exemples de documents commerciaux Vertiv ? Parmi les exemples de documents commerciaux, mentionnons les documents suivants, qui peuvent être sur papier ou sous forme électronique : enregistrements financiers CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 7 feuilles d’heures de travail notes de frais informations sur les produits et fiches techniques rapports de test de produits rapport sur l’environnement, la santé et la sécurité Quelles sont les conséquences de la création de faux documents commerciaux ? La création de faux dossiers commerciaux peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement. De plus, un tel comportement peut nuire à la réputation commerciale de Vertiv et entraîner une responsabilité civile ou pénale pour l’entreprise et l’employé responsable. Que dois-je faire si j’identifie un employé qui déclare de faux résultats commerciaux ou qui crée de faux documents commerciaux ? Vous devez signaler votre problème tel que décrit dans ce Code d’éthique. Si vous ne vous sentez pas suffisamment à l’aise pour aborder ce problème avec votre responsable, vous pouvez signaler vos préoccupations de façon anonyme par le biais de la ligne téléphonique d’assistance éthique mondiale de Vertiv. Selon les circonstances, les départements des ressources humaines et juridiques de Vertiv peuvent enquêter sur l’affaire sans révéler votre implication. Lutte contre la corruption La corruption ébranle la confiance du public, entrave le commerce équitable et menace le développement économique et social dans le monde entier. De nombreux pays ont promulgué des lois anti-corruption, telles que la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (Foreign Corrupt Practices Act), le United Kingdom Bribery Act et la Brazil Clean Company Act 2014 (loi no 12.846). Ces lois interdisent aux entreprises et aux particuliers d’utiliser des pots-de-vin, des dessous-de-table ou d’autres paiements relevant de la corruption pour obtenir des contrats ou un avantage concurrentiel indu. Vertiv s’engage à mener ses activités en conformité avec toutes les lois anti-corruption en vigueur. Les pots-de-vin, dessous-de-table et autres paiements relevant de la corruption sont interdits dans le monde entier. Les collaborateurs, dirigeants et administrateurs de Vertiv ont l’interdiction d’offrir, de donner, de solliciter ou de recevoir, directement ou indirectement, toute forme de pot-de-vin, dessous-de-table ou autre paiement relevant de la corruption, ou encore tout objet de valeur, pour le bénéfice ou de la part de toute personne ou organisation, incluant des administrations publiques, des fonctionnaires et des entreprises privées ou leurs employés, quelles que soient les circonstances. Cette interdiction s’applique dans le monde entier, sans aucune exception liée aux coutumes perçues, aux pratiques locales ou aux conditions de concurrence. En outre, cette interdiction s’applique également à toute personne ou entreprise agissant pour le compte de Vertiv, comme des agents commerciaux, des CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 8 distributeurs, des représentants, des prestataires de services, des sous-traitants, des fournisseurs et des partenaires de coentreprise. Le non-respect des lois anti-corruption en vigueur peut entraîner des sanctions pénales, civiles et réglementaires tant pour Vertiv que pour les personnes impliquées. De plus, les collaborateurs de Vertiv, les dirigeants, les administrateurs, les sous-traitants et les tiers qui ont enfreint ces lois s’exposent à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la résiliation du contrat de travail. ? Questions fréquentes Qu’est-ce qu’un pot-de-vin ? Un pot-de-vin est de l’argent ou tout autre objet de valeur offert ou donné illégalement ou de façon contraire à l’éthique pour influencer le jugement ou la conduite d’une personne ou pour provoquer un résultat ou une action désiré. Le pot-de-vin ou « tout autre objet de valeur » n’a pas besoin d’être d’une grande valeur. Quelque chose d’aussi simple qu’un déjeuner ou une invitation à un événement sportif peut être interprété comme « tout autre objet de valeur ». Les éléments suivants peuvent constituer un pot-de-vin : • espèces • cadeaux • divertissements, repas ou voyages • formation • opportunité commerciale • emploi • rabais ou crédits personnels • aide ou soutien à un membre de la famille d’un fonctionnaire du gouvernement • contribution politique ou caritative Qu’est-ce qu’un dessous-de-table ? Un dessous-de-table est une catégorie de pot-de-vin. C’est de l’argent ou tout autre objet de valeur qui est offert ou donné pour obtenir ou offrir indûment un traitement favorable dans le cadre d’une transaction. Par exemple, un fournisseur de pièces qui soumissionne pour un contrat de vente de pièces à Vertiv accepte de payer au responsable des achats de Vertiv une partie de l’argent qu’il recevra de Vertiv en vertu du contrat en échange de l’attribution du contrat par le directeur des achats de Vertiv au fournisseur de pièces. Vertiv peut-elle être tenue responsable des actes d’un distributeur ou d’un agent commercial ? Oui. Le don de cadeaux et d’autres objets de valeur dans le but d’influencer les décisions commerciales constitue une forme de corruption, et est à ce titre proscrit par la loi. Le recours à un tiers tel qu’un distributeur ou un agent commercial ne diminue pas le caractère délictueux de la corruption, et ne la rend pas plus acceptable. Vertiv peut être en violation des lois anti-corruption dans une situation où Vertiv aurait dû avoir connaissance de la corruption d’un tiers, tel qu’un distributeur ou un agent commercial. Les employés d’une entreprise qui appartient en totalité ou en partie au gouvernement sont-ils considérés comme des employés du gouvernement ? CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 9 Oui. La définition de « fonctionnaire » est large et inclut les employés d’entreprises détenues ou contrôlées par le gouvernement. Cela est particulièrement important dans les pays où le gouvernement conserve la propriété ou le contrôle des entreprises dans certaines industries, comme la propriété du gouvernement chinois dans certaines entreprises de télécommunications. Vous aimeriez engager un agent commercial dans un territoire où la corruption est connue pour être répandue. Que devez-vous faire ? Vertiv fait preuve d’une diligence raisonnable avant d’engager des tiers pour agir au nom de Vertiv. Le tiers doit posséder les compétences, le talent et les ressources nécessaires pour s’acquitter de ses obligations et agir avec intégrité et conformément à ce Code d’éthique. Contactez le service juridique de Vertiv pour obtenir de l’aide avant d’engager un tiers pour mener des affaires au nom de Vertiv. Vous entendez une rumeur selon laquelle l’un des distributeurs de Vertiv pourrait se livrer à des pratiques commerciales corrompues. Que devez-vous faire ? Vous devez signaler votre problème tel que décrit dans ce Code d’éthique. Portez attention aux allégations ou rumeurs de comportement corrompu. Vertiv peut être tenue responsable du comportement de ses distributeurs ou d’autres tiers, même si Vertiv n’a pas approuvé le comportement ou n’en a pas eu connaissance. Un fournisseur vous offre de l’argent liquide pour que vous accélériez sa procédure d’approbation. Que devez-vous faire ? Vous devez poliment refuser l’offre et signaler la tentative de dessous-de-table à votre responsable. Cadeaux, hospitalité et divertissement Donner et recevoir des cadeaux et des divertissements à une échelle modeste est normal dans le cadre d’un climat de bonne entente et pour renforcer les relations de travail avec les fournisseurs, les clients et d’autres tiers. Cependant, avant de donner ou de recevoir quoi que ce soit de valeur, vérifiez d’abord ce qui est permis par la loi locale et les pratiques de l’autre partie. Dans de nombreux cas, il existe des lois ou des politiques strictes interdisant de donner ou de recevoir toute forme de cadeau ou marque d’hospitalité, en particulier lorsque des représentants du gouvernement sont impliqués. Ce qui peut être un cadeau approprié varie considérablement selon les circonstances, mais il est indispensable d’éviter le moindre semblant de comportement inadapté. Vertiv interdit de donner ou de recevoir de l’argent, des cartes cadeaux, des bons d’achat ainsi que tout autre cadeau d’apparence luxueuse ou inappropriée pour les circonstances. En règle générale, les collaborateurs de Vertiv peuvent offrir ou accepter des cadeaux tant que le cadeau est légal et qu’il : ne donne pas l’impression ou l’obligation que la personne ou la partie qui offre le cadeau a droit à un avantage ou à un traitement préférentiel en échange du cadeau ; ne mettrait pas Vertiv ou l’autre partie dans l’embarras s’il était divulgué publiquement ; se conforme aux exigences imposées par l’équipe dirigeante locale, le cas échéant ; et CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 10 est approuvé et divulgué comme l’exige la politique de Vertiv en matière de cadeaux et d’hospitalité. Les personnes en position d’offrir ou d’accepter un divertissement doivent se familiariser avec les lois en vigueur. Les divertissements impliquant des collaborateurs, des dirigeants ou des administrateurs de Vertiv doivent : être peu fréquents ; être conformes à la loi en vigueur ; être de bon goût et se dérouler dans un lieu approprié aux affaires ; être raisonnables et appropriés dans le contexte de l’activité commerciale ; ne pas être un pot-de-vin, un dessous-de-table ou tout autre comportement illégal, inapproprié ou contraire à l’éthique ; ne pas donner l’impression que Vertiv ou l’autre partie a droit à un traitement préférentiel ; et être approuvés et divulgués comme l’exige la politique de Vertiv en matière de cadeaux et d’hospitalité. Si vous ne savez pas si vous devez accepter un cadeau ou un divertissement, veuillez vous adresser à votre supérieur, au responsable de l’éthique de votre division ou au service juridique de Vertiv. Si un refus s’avérait impoli, et que la valeur du cadeau ou du divertissement est importante, ces contacts vous aideront à déterminer la meilleure manière de vous protéger et de protéger l’entreprise contre tout semblant de conduite inappropriée. ? Questions fréquentes Existe-t-il des lois ou des règles uniques qui s’appliquent si le tiers est une entité gouvernementale ou un fonctionnaire ? Oui. Offrir un cadeau ou un divertissement à un fonctionnaire ou à un employé d’une entité appartenant au gouvernement est assujetti à des lois et règlements complexes. Avant d’offrir ou de recevoir un cadeau ou un divertissement dans un tel scénario, demandez d’abord conseil au service juridique de Vertiv. Consultez la page 23 (« Normes d’éthique dans les contrats publics ») pour de plus amples renseignements sur les interactions avec les représentants du gouvernement. Est-il approprié de demander à un fournisseur de m’emmener à un événement sportif ? Non. Il n’est jamais approprié de demander des cadeaux ou des divertissements qui vous profitent personnellement, quelle qu’en soit la valeur. Est-il approprié d’assister à un événement sportif sur invitation d’un fournisseur ? Oui, si la participation à l’événement respecte les règles décrites dans ce Code d’éthique, est d’une valeur raisonnable, est conforme aux pratiques normales de l’industrie et aux lois locales, et si vous et le fournisseur prévoyez tous deux d’assister à l’événement à des fins commerciales. Une partie de mon travail consiste à planifier des événements et je planifie souvent des événements avec des hôtels et d’autres lieux. Un hôtel m’a offert une chambre gratuite pour une nuit juste pour moi afin que je puisse évaluer l’installation pour un événement commercial Vertiv à venir. Puis-je accepter ? Oui. L’hôtel offre la chambre gratuitement juste pour vous-même pour une période de temps limitée dans le cadre d’un objectif commercial légitime. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 11 Et si l’hôtel mentionné ci-dessus m’offrait une chambre gratuite pour moi et ma famille pour un week-end à titre de courtoisie dans le cadre des activités de Vertiv. Puis-je accepter ? Non. Accepter la chambre gratuite pour vous et votre famille peut ressembler à une tentative de l’hôtel d’influencer vos décisions commerciales. La chambre gratuite n’est pas offerte dans le cadre d’un but commercial légitime. Vous devez poliment refuser l’offre de l’hôtel. Conflits d’intérêts Il est de votre responsabilité d’éviter les relations et les comportements qui pourraient créer des conflits réels ou apparents entre vos intérêts personnels et votre loyauté envers Vertiv. Vous ne pouvez pas utiliser votre poste chez Vertiv pour obtenir des avantages inappropriés pour vous-même ou pour d’autres personnes. Vous ne pouvez pas non plus concurrencer Vertiv de quelque manière que ce soit. Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque vous, ou quelqu’un de votre entourage, pourriez en tirer profit aux dépens de Vertiv. Par exemple, il y aurait conflit d’intérêt pour vous si vous faisiez en sorte que Vertiv paie plus qu’elle ne le devrait pour les fournitures d’un distributeur que vous possédez ou qui appartient à un de vos amis ou proches parents. Vous devez informer Vertiv si vous ou un membre de votre famille immédiate acquérez un intérêt financier ou un avantage dans des biens immobiliers, des droits de brevet, des valeurs mobilières, des possibilités de profit ou d’autres droits ou biens qui résultent de votre poste chez Vertiv ou qui sont directement liés à votre poste chez Vertiv. Il n’est pas nécessaire que des conflits d’intérêts réels soient présents pour qu’un problème surgisse. Tout semblant de conflit doit être évité. Si vous n’êtes pas certain de ce que vous pouvez faire ou ne pas faire, veuillez demander l’aide de votre responsable ou du service juridique de Vertiv. Notre approche des conflits protège aussi bien Vertiv que vous. Vous devez divulguer tout conflit d’intérêt réel ou potentiel à votre responsable ou au service juridique de Vertiv. Tous les conflits d’intérêt réels ou potentiels signalés seront évalués par le service juridique de Vertiv, qui déterminera s’il existe effectivement un conflit susceptible de nuire à l’entreprise ou d’enfreindre la loi. Vertiv peut être en mesure de procéder à des ajustements ou contrôles nécessaires pour éviter tout conflit réel ou perçu. Par exemple, si vous identifiez un conflit potentiel dans la sélection d’un fournisseur, Vertiv peut demander à un autre employé de Vertiv d’évaluer le fournisseur afin d’éliminer tout conflit d’intérêts réel ou perçu. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 12 ? Questions fréquentes Puis-je embaucher un parent ou un ami proche pour travailler pour Vertiv dans ma division ? Non, pas indépendamment. Cela constituerait un conflit d’intérêts réel ou apparent. Avant d’embaucher la personne, vous devez porter la question à l’attention de votre responsable ou du service des ressources humaines ou du service juridique de Vertiv. Il peut exister une solution pour éviter tout conflit potentiel, comme la nomination d’un comité d’embauche indépendant ou l’embauche de la personne dans une autre division de Vertiv. Vous assistez à une réunion confidentielle et apprenez que Vertiv envisage d’acquérir une entreprise. Pouvez-vous utiliser cette information pour acheter des actions de cette société ? Une telle action pourrait représenter un conflit d’intérêts et pourrait constituer une violation de la loi. Puis-je siéger au conseil d’administration d’une entreprise qui n’est pas un concurrent ou un fournisseur de Vertiv ? En tant qu’employé de Vertiv, vous ne pouvez pas siéger au conseil d’administration ou à un organe directeur similaire d’une entreprise sans avoir obtenu au préalable l’autorisation du président de votre division. Les collaborateurs du siège social de Vertiv doivent recevoir l’autorisation du présidentdirecteur général ou du service juridique de Vertiv. Vous êtes responsable des achats et votre conjoint(e) est embauché(e) par l’un de vos fournisseurs. Que devez-vous faire ? Vous devez divulguer l’éventuel conflit d’intérêts à votre responsable afin que des mesures appropriées soient prises. Il peut exister des mesures que Vertiv peut prendre avec votre coopération pour éviter les conflits d’intérêts réels ou apparents. Négociation d’actions et d’autres titres Lorsque vous travaillez pour Vertiv ou en son nom, il se peut que vous appreniez des informations sur notre société ou une autre société avant que ces informations ne soient rendues publiques. Ces informations sont souvent appelées « informations privilégiées » ou « informations matérielles, non publiques » et sont considérées comme « importantes » si elles peuvent influencer un investisseur à acheter, vendre ou détenir les actions ou autres titres de la société. Vous ne pouvez jamais utiliser ou divulguer de manière inappropriée des informations importantes et non publiques au sujet de Vertiv ou d’une autre société dans le but d’acheter, de vendre ou de détenir des actions ou d’autres titres. De plus, vous ne devez jamais tenter de manipuler le cours des actions ou d’autres titres cotés en bourse. Cette interdiction s’applique également au partage d’informations avec un membre de votre famille ou un ami. Pour prévenir les délits d’initiés et les abus de marché, suivez les règles suivantes : N’achetez, ne vendez ou n’échangez jamais d’actions de toute autre société cotée en bourse lorsque vous êtes en possession d’informations importantes et non publiques. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 13 ? N’achetez, ne vendez ou n’échangez jamais d’actions de toute société cotée en bourse avant que des informations privilégiées ne soient rendues publiques et que les investisseurs aient suffisamment de temps pour évaluer ces informations. Ne divulguez jamais d’informations privilégiées à quiconque en dehors de Vertiv, y compris les membres de votre famille ou vos amis. Partagez uniquement les informations privilégiées avec des collègues ou des représentants de Vertiv qui ont besoin de connaître ces informations pour le bénéfice de Vertiv. Protégez toutes les informations privilégiées contre toute divulgation accidentelle. Ne diffusez jamais de fausses informations sur Vertiv ou sur toute autre société. Questions fréquentes Quels sont des exemples d’« informations privilégiées » ou d’« informations importantes, non publiques » ? En voici quelques exemples : • Résultats financiers avant que ces résultats ne soient rendus publics. • Changements significatifs dans la gestion ou la stratégie de l’entreprise. • Nouvelles relations commerciales. • Produits ou services ou plans marketing futurs. • Renseignements concernant les poursuites judiciaires ou les enquêtes gouvernementales. • Fusions, acquisitions ou désengagements anticipés. Qui puis-je contacter pour m’assurer que je n’enfreins pas les lois sur les valeurs mobilières ou la politique de Vertiv ? Les lois sur les valeurs mobilières sont complexes. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour déterminer si les informations que vous possédez peuvent être considérées comme des « informations privilégiées » ou des « informations importantes, non publiques », veuillez contacter le service juridique de Vertiv. Respect des droits de l’homme La responsabilité sociale de l’entreprise est une valeur centrale de Vertiv et fait partie intégrante de la façon dont nous menons nos activités à l’échelle mondiale. Nous respectons la dignité et les droits fondamentaux des personnes et attendons de la part de nos fournisseurs et partenaires qu’ils fassent de même. Diversité et égalité des chances Vertiv valorise les idées et les points de vue différents et cherche à favoriser une culture d’inclusion et de diversité. Vertiv s’engage à promouvoir l’égalité des chances pour tous en matière d’embauche, de conditions d’emploi, de mobilité, de formation, d’indemnisation et de santé au travail, sans discrimination fondée sur l’âge, la race, la couleur, la religion, la croyance, le sexe, l’état civil, l’orientation sexuelle, l’identité sexuelle, les informations génétiques, le statut de citoyenneté, l’origine CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 14 nationale, le statut d’ancien combattant protégé, l’affiliation politique ou le handicap. Les décisions relatives à l’emploi doivent être exclusivement fondées sur les besoins de Vertiv, les exigences du poste et les qualifications de l’individu. Vertiv a des effectifs divers internationaux, mais nous recherchons constamment des opportunités d’accroître cette diversité. Dans le cadre de cette démarche, vous pouvez nous aider en élargissant la diversité du vivier de candidats, en faisant preuve d’ouverture, en accueillant la variété des points de vue et des parcours, et en prévoyant des aménagements pour ces différences en cas de besoin. Santé et sécurité La protection de la sécurité et de la santé des employés est une valeur fondamentale chez Vertiv et nos programmes vont au-delà de la simple conformité aux lois et règlements. Nos divisions doivent être dotées de solides programmes de santé et sécurité englobant la sécurité physique des machines, la sécurité des procédures, des formations, des audits, des mesures de corrections, des outils de signalement et un système de récompenses. Nos politiques interdisent que quiconque travaille dans des conditions ou selon des méthodes qui ne soient pas parfaitement sûres. Veuillez informer votre responsable de toute préoccupation en matière de sécurité, de santé ou d’environnement de travail, ou contactez la ligne téléphonique d’assistance éthique mondiale de Vertiv, selon l’approche que vous jugez la plus probante. Harcèlement Vertiv interdit strictement toute forme de harcèlement, d’intimidation et de violence. Le harcèlement sexuel est spécifiquement proscrit. Bien que les définitions juridiques du « harcèlement » puissent différer, Vertiv considère que celui-ci comprend toute forme de comportement importun envers une autre personne qui a pour but ou pour effet de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant pour cette personne. Vertiv ne tolérera aucune conduite de ce genre, qu’une plainte pour harcèlement soit ou non exécutoire en vertu de la loi locale. Si vous ou une personne que vous connaissez a fait face ou fait face à un comportement de harcèlement, signalez-le immédiatement à votre responsable, au service des ressources humaines local ou à l’un des points de contact identifiés dans la section Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème de ce Code d’éthique (page 27). Travail des enfants Vertiv n’emploie pas d’enfants et cherche à se conformer à la législation locale concernant toutes les restrictions d’âge et d’heures de travail, et nous attendons et exigeons de nos fournisseurs qu’ils fassent de même. Travail forcé Vertiv interdit, tant pour elle-même que pour ses fournisseurs, le recours au travail sous contrat de type « indenture » ou forcé, à l’esclavage ou à la servitude, et s’engage à respecter toutes les lois et CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 15 réglementations applicables en matière de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains. Protection de l’environnement Vertiv s’engage à prendre soin de l’environnement et à respecter les communautés où nous exerçons nos activités. Cela exige que nous agissions d’une manière respectueuse envers notre environnement, en respectant ou en dépassant les exigences établies par les lois et règlements environnementaux en vigueur. Dans toute la mesure du possible, Vertiv cherche à éviter les impacts négatifs sur le sol, l’air et les ressources en eau ainsi que sur les communautés dans lesquelles nous opérons. Fournisseurs Par le biais de son Code de conduite des fournisseurs, Vertiv exige de ses fournisseurs qu’ils respectent les principes des droits de l’homme décrits ci-dessus. De plus, Vertiv sélectionne des fournisseurs qui vont promouvoir la sécurité et protéger l’environnement en collaborant avec nous pour développer des produits et des solutions durables pour nos clients. ? Questions fréquentes Mon responsable semble favoriser certains membres de mon équipe parce qu’ils partagent la même religion. Que puis-je faire ? Nous vous recommandons d’abord d’essayer d’aborder ces préoccupations directement avec votre responsable. Cependant, si vous ne vous sentez pas à l’aise pour le faire, nous vous encourageons à demander l’aide du service des ressources humaines de Vertiv. Quels sont les avantages de la diversité pour Vertiv ? Les perspectives individuelles mènent à des idées novatrices et à un processus décisionnel plus complet. La réussite de Vertiv tient au fait qu’elle emploie les meilleurs employés parmi les nombreux talents internationaux et interculturels, et notre culture d’inclusion permet de tirer le meilleur de chaque membre de notre équipe. Que dois-je faire si je soupçonne qu’un fournisseur emploie des enfants ou des esclaves ? Vertiv interdit à ses fournisseurs d’employer des enfants ou des esclaves. Vous devez immédiatement en informer le responsable des achats ou contacter la ligne téléphonique d’assistance éthique mondiale Vertiv. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 16 Lutte contre la concurrence déloyale Vertiv pourra réussir en tant qu’entreprise si ses collaborateurs, dirigeants et administrateurs appliquent les valeurs fondamentales de Vertiv. Nous ne nous engagerons pas dans des pratiques commerciales contraires à l’éthique ou illégales. Faire preuve d’équité, d’égalité et d’ouverture avec nos clients et nos fournisseurs, tout en étant un compétiteur agressif et indépendant, fait partie des principes sur lesquels Vertiv bâtit son succès. En ce qui concerne les concurrents de Vertiv, vous ne pouvez pas : Discuter directement avec un concurrent de Vertiv de la tarification ou des informations sur les produits, comme le coût de fabrication, la capacité de production, les feuilles de route des produits, les pratiques en matière d’appels d’offres ou toute autre information commerciale non publique de Vertiv ; User de moyens malhonnêtes pour obtenir des renseignements confidentiels ou des secrets commerciaux sur un concurrent ; Utiliser sciemment des renseignements confidentiels ou des secrets commerciaux d’un concurrent sans la permission écrite expresse de ce concurrent ; User de techniques de vente négatives, comme le dénigrement des concurrents au moyen de déclarations erronées ; ou Utiliser des tactiques visant à éliminer la concurrence sur les marchés où Vertiv est leader, par exemple en vendant à des prix inférieurs au coût. Vous ne pouvez pas entreprendre certaines autres activités sans l’autorisation expresse du service juridique de Vertiv, y compris : négocier avec des concurrents au sujet de fusions, d’acquisitions, de coentreprises, de partenariats ou d’ententes de collaboration potentiels ; les activités d’analyse comparative ou de définition de normes avec des concurrents ; et l’échange d’informations confidentielles avec les concurrents. Les collaborateurs en contact direct avec les fournisseurs ou les clients, ainsi que les collaborateurs impliqués dans des associations commerciales ou des organismes d’analyse comparative ou de définition des normes, doivent être particulièrement conscients des lois et règlements contre l’entente illicite et autres lois et règlements commerciaux. Ces lois et règlements sont complexes et vous devez soulever toute question ou problème au service juridique de Vertiv. Le non-respect des lois et des politiques d’entreprise en vigueur peut entraîner des sanctions pénales (peines de prison, amendes) et le licenciement. Si vous rencontrez une situation qui, selon vous, peut constituer une pratique commerciale contraire à l’éthique ou illégale, contactez le service juridique de Vertiv. ? Questions fréquentes Mon ami travaille pour l’un de nos concurrents. Au cours d’une conversation informelle, puis-je lui poser des questions sur les produits à venir ou sur les points de vue de son entreprise sur le marché ? CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 17 Non. Évitez les conversations ou les activités avec les concurrents, y compris la famille et les amis, qui sont ou pourraient être perçues comme inappropriées ou qui pourraient mener à des allégations d’activités contraires à la concurrence. Même des conversations occasionnelles entre amis pourraient constituer une preuve de collusion entre concurrents pouvant nuire illégalement à la concurrence. J’ai trouvé des informations concernant l’un de nos les concurrents dans un article disponible sur un site Web public. Puis-je utiliser ces informations au profit de Vertiv ? Oui. La collecte de renseignements accessibles au public est appropriée lorsqu’elle est effectuée avec professionnalisme et dans le respect de la loi. L’un de nos concurrents a un site Web protégé accessible uniquement à ses clients qui leur fournit des renseignements sur les produits et services. Puis-je essayer d’accéder au site pour collecter des informations sur le concurrent ? L’obtention d’informations sur un produit ou un service en falsifiant votre identité ou vos intentions constitue une violation de ce Code d’éthique et est potentiellement illégale. Un nouvel employé de Vertiv travaillait pour un concurrent. Puis-je lui poser des questions sur la stratégie de marketing du concurrent pour ses produits à venir ? Non. À moins que la stratégie de marketing du concurrent soit des informations publiques disponibles sur le site Web du concurrent ou ailleurs, il s’agit probablement d’informations confidentielles du concurrent. Obtenir les informations confidentielles du concurrent, même d’une personne qui est actuellement un employé de Vertiv, est contraire à l’éthique et potentiellement illégal. Je participe à un salon commercial auquel participent également les concurrents de Vertiv. Au cours d’une séance en petits groupes, la conversation porte sur les prix et sur la façon de stabiliser les prix sur le marché. Que dois-je faire ? Une telle conversation pourrait constituer une preuve de collusion entre concurrents. Vous devez annoncer que la discussion est inappropriée entre concurrents et quitter immédiatement la salle. Vous devez également contacter le service juridique de Vertiv et signaler l’incident. Activités commerciales internationales Les employés de Vertiv dans le monde entier, quelle que soit leur localisation géographique, doivent se conformer aux lois des États-Unis, ainsi qu’aux lois, règles et réglementations locales. Ces lois comprennent, entre autres, le contrôle des échanges de devise, les droits de douane, les taxes sur la valeur ajoutée, etc. Si vous avez des questions sur le droit applicable ou sur des conflits potentiels entre le droit local et le droit américain, veuillez contacter le service juridique de Vertiv. Aucune mesure ne doit être prise sans une telle consultation juridique. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 18 Conformité commerciale - Commerce international La fonction de Gestion du commerce international (International Trade Management, ITM) de Vertiv est l’équipe désignée chargée de la surveillance de la conformité des activités d’importation et d’exportation et détient l’autorité finale sur ces questions. Chaque division de Vertiv comprend un responsable de la conformité commerciale (ITCꞏOfficer) et chaque site a un coordinateur de conformité commerciale formé dans cette spécialité du droit. Assurezvous de connaître les règles qui s’appliquent aux produits et à la technologie avec lesquels vous travaillez et suivez strictement ces règles dans tous les cas. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter l’équipe de l’ITM. Boycotts Les lois et règlements des États-Unis interdisent aux entités Vertiv, qu’elles soient basées aux ÉtatsUnis ou à l’extérieur des États-Unis, de se conformer à une demande de soutien, d’effectuer ou de se conformer à un boycott d’un pays qui est contraire aux lois ou aux politiques des États-Unis, y compris le boycott d’Israël par la Ligue arabe. Vertiv doit rejeter une telle demande et, dans certains cas, est tenue de signaler la réception de la demande à l’organisme gouvernemental compétent. Le personnel de Vertiv qui prend connaissance d’une demande de boycottage émanant d’un client ou d’un tiers doit immédiatement en informer l’ITM et ne pas répondre à la demande sans les conseils de l’ITM. Contrôle des exportations Notre politique veut que toutes les entreprises Vertiv, y compris celles organisées et opérant à l’extérieur des États-Unis, se conforment aux lois et règlements des États-Unis en matière de contrôle et sanctions des exportations comme si elles étaient situées aux États-Unis et opéraient en tant que personne américaine. De plus, nous avons pour politique de nous conformer aux lois et règlements sur les contrôles et sanctions des exportations d’autres pays, lorsque ceux-ci s’appliquent à Vertiv et n’entrent pas en conflit avec les lois et règlements des États-Unis. Les contrôles à l’exportation doivent être considérés comme un élément central de toutes les activités commerciales de Vertiv, y compris le développement commercial, les ventes, la saisie des commandes, l’approvisionnement, la recherche et le développement, la production, la logistique, les ressources humaines et la sécurité des réseaux. Afin d’assurer la conformité de Vertiv aux lois en vigueur et à nos politiques, vous devez également déterminer si le matériel, les logiciels ou les données techniques reçus de tiers, y compris de gouvernements, peuvent déclencher des exigences en matière de contrôle des exportations. Si vous ne comprenez pas comment les contrôles des exportations s’appliquent à votre fonction, demandez à votre superviseur ou contactez l’ITM. Immigration Sans exception, Vertiv exige le strict respect des lois sur l’immigration. Il est inacceptable que des collaborateurs voyagent et travaillent sans les visas et permis de travail nécessaires. De plus, fournir de fausses informations dans des documents administratifs peut constituer un délit pouvant entraîner des poursuites pénales et le refus de tout visa ou permis de travail à l’avenir. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 19 Les lois sur les valeurs mobilières sont complexes. Pour vous protéger et protéger Vertiv, veuillez demander l’aide du service juridique de Vertiv ou d’un expert en immigration sur la façon de se conformer pleinement aux lois applicables en matière d’immigration. ? Questions fréquentes Pouvez-vous donner quelques exemples de demandes de boycott ? Parmi les exemples de formulation de boycott non autorisée qui pourrait figurer dans des contrats, des commandes ou d’autres documents, on peut citer les exemples suivants : « Dans le cas de fournisseurs étrangers, cette commande est placée sous réserve que les fournisseurs ne figurent pas sur la liste de boycott d’Israël publiée par la Ligue arabe centrale. » « Les marchandises d’origine israélienne ne sont pas acceptables. » « Une déclaration signée de la compagnie maritime indiquant le nom, le pavillon et la nationalité du navire de transport et confirmant qu’il est autorisé à entrer dans les ports arabes. » « Avez-vous ou avez-vous déjà eu une succursale ou une société principale, une usine ou une usine d’assemblage en Israël ou avez-vous effectué une vente à un Israélien ? » « L’entrepreneur doit, pendant toute la durée du contrat, respecter et se conformer à tous égards aux règles et instructions publiées de temps à autre par le Bureau de boycott d’Israël en Irak. » « Le connaissement doit porter une note indiquant que le navire qui livre la cargaison ne figure pas sur la « liste noire » et ne fait pas escale dans les ports israéliens. » « Nous certifions par la présente que les bénéficiaires, fabricants, exportateurs et cessionnaires de ce crédit ne sont pas inscrits sur une liste noire définie par Israël et n’ont aucun lien avec Israël, et que les conditions générales de ce crédit ne contreviennent en aucune façon à la loi relative au boycott d’Israël et aux décisions émises par le Bureau du boycott d’Israël. » J’ai besoin d’envoyer des données techniques contrôlées par le gouvernement américain à des employés de Vertiv qui ne sont pas citoyens américains, mais qui sont actuellement présents aux États-Unis. Puis-je leur envoyer les documents par e-mail ? Non. Vous devez d’abord confirmer que les employés de Vertiv sont autorisés à recevoir ces données techniques. Vous devez demander l’aide de votre responsable de la conformité commerciale ou du service juridique de Vertiv. Protéger Vertiv et ses biens Vous avez l’obligation de protéger et d’utiliser les ressources de Vertiv de manière appropriée et pour les besoins de l’entreprise. De même, Vertiv a l’obligation de préserver la confidentialité des informations non publiques et des données personnelles de ses employés et d’autres personnes confiées à l’entreprise. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 20 Ressources de l’entreprise Tous les ordinateurs, appareils mobiles et autres équipements informatiques, ainsi que les données traitées ou stockées dans ces ressources, sont la propriété de Vertiv. Ces ressources font l’objet d’un accès, d’une inspection et d’une surveillance, conformément à la loi en vigueur, aux accords du comité d’entreprise et aux politiques de l’entreprise. Les employés et les collaborateurs commerciaux ne doivent avoir aucune attente de confidentialité concernant tout élément auquel ils peuvent accéder, ou qu’ils peuvent créer, télécharger, stocker, envoyer, recevoir ou autrement utiliser par l’intermédiaire d’un bien de Vertiv, quel qu’en soit l’objet, à moins que la législation locale ne stipule ces droits de confidentialité. Vous êtes responsable de la sauvegarde et de la préservation des biens et des ressources de Vertiv en procédant comme suit : utiliser les ordinateurs et autres biens de Vertiv pour les besoins de l’entreprise et conformément aux politiques de l’entreprise ; protéger les ressources Vertiv pendant leur utilisation et leur stockage ; ne pas stocker de données confidentielles ou sensibles sur des dispositifs personnels non autorisés ; ne pas installer de logiciels non autorisés ou sans licence sur les ordinateurs Vertiv ou d’autres dispositifs informatiques ; aviser votre responsable, le service informatique de Vertiv (le Vertiv Digital Solutions Group) ou le service de sécurité, selon le cas, lorsque les biens de l’entreprise sont perdus, volés ou autrement compromis ; et aviser votre responsable, le Vertiv Digital Solutions Group ou le service de sécurité, selon le cas, de toute activité criminelle ou menace connue ou soupçonnée contre le personnel ou les biens de l’entreprise. Vertiv reconnaît ses obligations envers les Comités d’entreprise en Europe, les syndicats et organisations de représentation similaires des employés partout dans le monde. Dans ce contexte, Vertiv aura accès aux ressources, les inspectera et les surveillera conformément aux exigences de ces organisations, de la loi en vigueur et des politiques de la société. Système de messagerie électronique Vertiv fournit un système de messagerie électronique pour un usage professionnel et non personnel. Ce système est mis à la disposition des employés pour la communication commerciale et son utilisation à des fins personnelles, même limitées, n’est pas recommandée. Gardez toujours en tête que les e-mails constituent des enregistrements professionnels. N’envoyez jamais un e-mail qui pourrait vous mettre ou mettre l’entreprise dans l’embarras s’il était rendu public. Ne vous disputez jamais ou n’exprimez jamais votre colère par e-mail ; résolvez les problèmes en personne ou par téléphone. De plus, si vous êtes impliqué dans un litige ou si vous avez connaissance d’un litige potentiel, contactez le service juridique de Vertiv pour obtenir des conseils avant d’envoyer un message électronique à ce sujet, que ce soit au sein de l’entreprise ou à l’extérieur de l’entreprise. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 21 Sécurité informatique Comme dans de nombreuses grandes entreprises, diverses organisations criminelles et même certaines agences de renseignement d’État tentent d’infiltrer les systèmes informatiques de Vertiv plusieurs milliers de fois par jour. Ces attaques se manifestent parfois sous la forme de « phishing ». En tant qu’employé de Vertiv, il vous appartient de prendre des précautions particulières quand vous ouvrez un e-mail, cliquez sur des liens ou des documents dans un e-mail, et que vous fournissez des informations en répondant à un e-mail. Analysez toujours l’adresse e-mail complète de l’expéditeur et évaluez la formulation et l’aspect général du message. Ne cliquez pas sur les liens dans des e-mails suspects et envoyez tout e-mail suspect, en pièce jointe, au Vertiv Digital Solutions Group à l’adresse suivante : [email protected]. Chaque année, les employés de Vertiv sont tenus d’examiner et d’accepter officiellement leurs responsabilités en matière de sécurité en participant au cours de sensibilisation et de formation en ligne sur la sécurité de l’information « Sécurité générale des informations : Sauvegarde des informations de l’entreprise ». Propriété intellectuelle Vertiv protège sa propriété intellectuelle au moyen de brevets, du droit d’auteur, du secret industriel et d’accords de confidentialité. Vous ne pouvez ni prendre, ni donner, ni divulguer la propriété intellectuelle de Vertiv sans autorisation. De même, vous ne devez jamais prendre ni utiliser la propriété intellectuelle d’une autre personne ou entreprise en infraction avec la loi ou des protections contractuelles. Vertiv ne permet pas le vol de sa propriété intellectuelle et n’utilisera pas délibérément la propriété intellectuelle d’un tiers en infraction avec la loi. Confidentialité des données De nombreux pays dans lesquels Vertiv opère ont des lois spécifiques de protection des données concernant le traitement des données personnelles des personnes concernées. Vertiv s’engage fortement à respecter ces lois. En conséquence, la politique générale de Vertiv est que les informations personnelles et les données relatives aux personnes concernées qui sont collectées, stockées, transmises ou traitées sont protégées contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisé, que ceux-ci soient accidentels ou illégaux. Les données personnelles ne sont utilisées qu’à des fins légitimes et traitées conformément à la loi. S’exprimer au nom de Vertiv Dans le cadre de notre effort permanent pour renforcer et protéger la réputation de Vertiv, il est essentiel que notre entreprise communique de façon claire et cohérente avec le public. C’est pourquoi seules certaines personnes sont autorisées à parler au nom de Vertiv. Si, dans le cadre de votre travail, vous utilisez les réseaux sociaux pour parler au nom de Vertiv, vous devez recevoir une formation sur les réseaux sociaux et contacter le service marketing de Vertiv pour enregistrer de nouveaux sites de réseaux sociaux. Pour plus de détails sur nos politiques d’utilisation des réseaux sociaux, contactez le service marketing de Vertiv. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 22 Normes éthiques dans les contrats publics Vertiv est un fournisseur responsable de produits et services à destination des États-Unis et d’autres gouvernements. Par conséquent, aucun employé en lien avec une transaction impliquant les États-Unis ou d’autres gouvernements ne doit avoir un comportement contraire à la loi, aux réglementations et aux normes d’honnêteté et d’intégrité nécessaires à la poursuite de cet objectif. Cette règle implique, entre autres, d’accorder une attention toute particulière aux domaines décrits ci-dessous. Informations sensibles Aucune donnée ni information gouvernementale ne doit être sollicitée ni acceptée d’aucune source, directe ou indirecte, s’il existe des raisons de penser que sa divulgation n’est pas autorisée, ou que sa transmission ou sa réception serait illégale. De plus, aucune donnée ni information sensible et non publique sur les concurrents, telles que les appels d’offre ou secrets industriels, ne doit être sollicitée ni acceptée d’aucune source, directe ou indirecte, s’il existe des raisons de penser que sa divulgation n’est pas autorisée ou est illégale. Consultants et agents Le recours approprié à des consultants et des agents peut aider Vertiv à atteindre ses objectifs commerciaux légitimes. Toutefois, nous devons prendre des mesures particulières pour veiller à ce que les consultants et agents respectent les lois et réglementations en vigueur, les politiques de Vertiv et les termes de leur contrat avec Vertiv, notamment les exigences relatives aux informations sur l’approvisionnement et aux conflits d’intérêts. Les contrats passés avec les consultants et les agents doivent exiger ce niveau de conformité. Restrictions sur le don de cadeaux et de services Vous ne pouvez pas, directement ou indirectement, donner, proposer ni promettre un quelconque objet de valeur (par exemple, une invitation ou un cadeau) à un représentant ou un employé du gouvernement en position d’influencer une décision du gouvernement concernant Vertiv ou ses activités, excepté dans le cadre de la loi en vigueur, si le don a une valeur nominale expressément autorisée par la politique de l’entreprise et le service juridique de Vertiv. Exigences contractuelles Les contrats gouvernementaux doivent être conclus et exécutés de bonne foi. Les produits et services Vertiv doivent satisfaire ou dépasser les spécifications contractuelles. Vous ne pouvez fournir au gouvernement un produit différent de celui qui a été spécifié ou qui ne respecte pas les exigences de test, sauf approbation préalable du gouvernement, obtenue par écrit. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 23 Facturation des coûts dans les contrats gouvernementaux Les contrats avec les gouvernements sont souvent tarifés et/ou rémunérés, d’une manière ou d’une autre, sur la base de coûts. Dans ce cas, seuls les coûts qui sont autorisés et attribuables à un contrat conforme aux lois et réglementations peuvent être facturés au gouvernement. Le calcul et l’affectation de ces coûts doivent faire l’objet d’une exactitude et d’une régularité exemplaires. Il incombe à chaque employé de facturer le temps et les autres coûts au meilleur de ses connaissances et de ses croyances. Une facturation incorrecte constitue une infraction grave strictement interdite par la loi, qui donnera lieu à une enquête et, éventuellement, à des mesures disciplinaires en accord avec les règles et lois locales, notamment le licenciement. Négociation de contrats Lors de la négociation de la plupart des contrats, souscontrats et amendements gouvernementaux américains et étrangers, des informations de coût et de tarif doivent être remises au gouvernement avant qu’un accord ne soit conclu sur le prix, et le contrat doit certifier que les données sont à jour, exactes et complètes. Vertiv a pour politique de divulguer toutes les informations de coût et de tarif qu’un acquéreur ou un vendeur responsable considérerait comme susceptibles d’affecter le prix d’un contrat ou sous-contrat gouvernemental. Il incombe au collaborateur de Vertiv de traiter équitablement avec le gouvernement et de respecter les exigences de divulgation, dans le cadre des propositions et négociations de contrats et sous-contrats gouvernementaux. Documents confidentiels Conformément aux lois et réglementations en vigueur, des restrictions strictes s’appliquent à la réception, à la protection et au contrôle des documents classés (confidentiel, secret et top secret) du gouvernement. La stricte conformité à la loi et à la politique de gestion des ressources de Vertiv est exigée. Vous êtes tenu de signaler immédiatement toute infraction à la sécurité à votre responsable ou au niveau de direction approprié dans de telles circonstances. Versements à caractère politique Aucun fond ni autre bien de Vertiv ne doit être utilisé pour aider un candidat à un poste politique national, d'État ou local, ni pour aider un parti ou un comité politique, sauf autorisation spécifique de la loi et approbation préalable du Service juridique de Vertiv. Cette restriction s’applique aux versements de nature similaire effectués dans d’autres pays que les États-Unis, excepté si les lois en vigueur autorisent ces versements et qu’ils ont été préalablement approuvés par le Service juridique de Vertiv. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 24 Cette restriction interdit les contributions directes et l’aide indirecte comme la fourniture de biens, de services ou d’équipement aux candidats, aux partis politiques ou aux comités, ainsi que le remboursement des dépenses des employés pour des activités politiques. Il est permis de participer au processus politique et de faire des contributions personnelles en votre propre nom (et non remboursées par Vertiv) conformément à la loi applicable. Embauche d’anciens et actuels employés du gouvernement Aux États-Unis, les lois et réglementations fédérales, d’État et locales établissent des exigences et des restrictions sur les anciens et actuels employés du gouvernement. Un employé ayant précédemment travaillé pour le gouvernement, actuellement employé spécial du gouvernement, réserviste ou en service, doit strictement respecter ces règles. Vertiv a pour politique de ne pas discuter d’un éventuel recrutement avec un employé du gouvernement américain si celui-ci est contraire à la loi. Vertiv se conformera strictement aux lois et restrictions similaires dans d’autres juridictions. Autres exigences Les lois et réglementations en vigueur, ainsi que les contrats gouvernementaux, peuvent imposer des exigences de conformité à des programmes administratifs et socio-économiques, ainsi qu’à des règles d’archivage et de conservation des données. Dans de nombreux cas, des certificats de conformité à un programme particulier peuvent être exigés. Vous devez respecter ces exigences contractuelles du gouvernement et produire les certificats de bonne foi après un examen rigoureux des faits sousjacents. De plus, vous devez veiller à ce que toutes les déclarations, communications et représentations faites à des représentants du gouvernement soient à jour, exactes et complètes dans la mesure de vos connaissances et de vos convictions. ? Questions fréquentes Mon ami(e) prend sa retraite de son emploi au gouvernement. Puis-je discuter avec lui/elle d’une opportunité d’emploi chez Vertiv ? Pour éviter les risques juridiques, communiquez avec le service des ressources humaines ou le service juridique de Vertiv avant d’entamer toute discussion liée à l’emploi avec un employé ou un ancien employé du gouvernement. Puis-je offrir n’importe quel type de cadeau, marque d’hospitalité ou divertissement à un employé du gouvernement ? N’offrez aucun cadeau, marque d’hospitalité ou divertissement à un employé du gouvernement sans d’abord confirmer auprès du service juridique de Vertiv que cette activité est légale. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 25 Dérogations et amendements Toute dérogation à une disposition du présent Code pour un dirigeant ou administrateur ou tout amendement (tel que défini ci-dessous) au présent Code doit être approuvé(e) par le Conseil d’administration (ou le comité désigné) et sera divulgué(e) publiquement sur le site web de Vertiv, lorsque cela est requis par la loi ou la réglementation en vigueur. Le terme « amendement » désigne tout amendement au présent Code, en dehors des amendements techniques, administratifs ou autres amendements mineurs aux présentes. Toutes les personnes doivent prendre en compte qu’il n’est pas l’intention de Vertiv d’accorder ou d’autoriser des dérogations aux exigences du présent Code. La société attend une totale conformité au présent Code. Responsabilités de l’entreprise Il est de la responsabilité de Vertiv de : fournir à tous les collaborateurs des directives claires sur les questions de déontologie au quotidien ; mettre en œuvre ce Code d’éthique à l’échelle de l’entreprise ; distribuer ce Code d’éthique à tous les collaborateurs, dirigeants et administrateurs ; veiller, par des opérations de communication et des programmes de formation, à ce que tous les collaborateurs connaissent et comprennent ce Code d’éthique ; fournir régulièrement des conseils sur les politiques et procédures de l’entreprise à tous les collaborateurs ; faire respecter le présent Code d’éthique ; veiller à ce qu’il n’y ait pas de représailles en cas de signalement en toute bonne foi d’une possible infraction à ce Code d’éthique ou aux politiques et procédures de l’entreprise ; et exiger de tous les superviseurs et responsables qu’ils mettent en œuvre et respectent ce Code d’éthique. Vos responsabilités Vertiv exerce ses activités par le biais de ses collaborateurs. Nous avons besoin de votre aide pour nous conformer aux lois applicables et aux règles et principes énoncés dans le présent Code d’éthique dans toutes les situations. Dans une entreprise aussi vaste que la nôtre, des problèmes et des questions surgiront de temps en temps. Si vous constatez un problème, ou si vous avez des questions ou des préoccupations, vous devez en informer quelqu’un. Le plus important est que les problèmes soient identifiés et communiqués de façon à ce que les mesures appropriées puissent être prises en temps opportun. Vertiv ne peut le faire qu’avec votre aide. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 26 Dans les limites des lois locales et des contrats de travail en vigueur, Vertiv demande à ses collaborateurs, en particulier ceux qui occupent des postes de direction, de contribuer à éviter ou arrêter les infractions commises par d’autres. Vous êtes tenu d’alerter le niveau de direction approprié de toute infraction à la loi ou à ce Code d’éthique, à titre anonyme si vous le souhaitez. Autrement, vous vous exposez à des mesures disciplinaires. De plus, ne pas nous aider à mettre fin à une conduite inappropriée expose Vertiv à des risques importants et peut avoir un impact sur la réussite de l’entreprise et, potentiellement, sur celui de la division dont dépendent vos revenus. Nous ne pouvons protéger Vertiv que grâce aux actes de nos collaborateurs. Aidez-nous. Responsabilités de la direction La direction à tous les niveaux de Vertiv doit communiquer efficacement nos attentes à l’égard des collaborateurs, donner le bon exemple en suivant ce Code d’éthique et aviser immédiatement la personne appropriée lorsqu’un problème ou un problème potentiel est identifié. Les lois et contrats de travail locaux peuvent affecter cette obligation sur certains sites, mais tout membre de la direction ayant connaissance d’une infraction à ce Code d’éthique et qui ne cherche pas à corriger le problème enfreint les exigences du programme d’éthique et de conformité. Comment obtenir de l’aide ou signaler un problème Si vous avez une question ou une préoccupation, vous pouvez le faire via l’un des canaux de communication suivants : votre responsable ou superviseur la personne responsable de l’éthique de Vertiv de votre division un professionnel des ressources humaines Vertiv un avocat de Vertiv Andrew Cole, le Directeur de l’éthique de Vertiv la ligne téléphonique d’assistance éthique mondiale de Vertiv Votre supérieur ou superviseur immédiat doit être la première ressource dans la plupart des cas. La prochaine étape doit consister à demander l’avis d’un responsable de la hiérarchie de votre service ou de la personne responsable de l’éthique de votre division. Il doit vous être facile de contacter les ressources de l’entreprise, y compris les professionnels des ressources humaines, les avocats de Vertiv ou le responsable de l’éthique de Vertiv si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Enfin, la ligne téléphonique d’assistance éthique mondiale de Vertiv permet de signaler les problèmes et les infractions éthiques, ainsi que toute préoccupation concernant d’éventuelles irrégularités comptables ou financières. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 27 Vous pouvez faire un signalement auprès de la Ligne d’assistance éthique mondiale de Vertiv à l’adresse : http://www.VertivCo.EthicsPoint.com Vous pouvez également appeler la ligne d’assistance éthique mondiale de Vertiv au : +1-855-874-1654 (gratuit pour les appels depuis les États-Unis) Les numéros de lignes téléphoniques locales peuvent être obtenus auprès du service des ressources humaines de Vertiv. Quel que soit le problème, vous trouverez une ressource appropriée. Vertiv s’engage à proposer des voies permettant de signaler, d’examiner et, dans tous les cas possibles, de résoudre les problèmes. Interdiction des représailles Les collaborateurs qui signalent d’éventuelles infractions ou autres préoccupations ne subiront ni représailles ni harcèlement. Tout collaborateur exerçant des représailles ou un harcèlement fera l’objet de lourdes mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. Ce qui se passe quand vous posez une question ou faites part d’un problème La plupart des problèmes signalés via le programme d’éthique et conformité concernent les relations entre collaborateurs, et sont adressés à la personne la plus appropriée pour enquête. Il s’agit souvent du service des ressources humaines local. Vous pouvez obtenir une réponse plus rapide à toutes les questions de relations entre collaborateurs en communiquant directement avec votre équipe dirigeante locale ou la gestion de votre division. Lorsque la direction de Vertiv est informée d’un problème d’éthique ou de conformité potentiel, le problème est affecté à la personne ou la fonction la plus appropriée pour enquête. Selon la situation, il peut s’agir du service des ressources humaines, du service juridique, des finances, de l’environnement ou d’autres services de Vertiv. Dans certains cas, nous pouvons faire appel à un enquêteur externe. Les enquêtes se passent beaucoup mieux lorsque la personne qui a signalé le problème potentiel communique des informations détaillées et établit une communication bidirectionnelle avec l’enquêteur. Il est possible de rester anonyme, mais, du point de vue de l’enquêteur, il est préférable de savoir qui a signalé le problème afin d’améliorer la communication et de donner plus de crédibilité à l’allégation. Il arrive que des allégations anonymes s’avèrent infondées. Vertiv comprend que certaines allégations ne puissent être prouvées, ou qu’elles soient tout simplement fausses. L’entreprise a pour politique de n’exercer aucunes représailles à l’encontre d’un collaborateur ayant fait part de ses préoccupations ou d’allégations par le biais du programme d’éthique. Tout collaborateur exerçant des représailles à l’encontre d’un collègue ayant signalé un problème enfreint lui-même ce Code d’éthique et, conformément aux lois, politiques et règles locales, s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Nous avons mis cette politique en place afin que personne n’hésite à faire part de ses inquiétudes par peur des représailles. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 28 Vertiv ne prendra aucune mesure contre un collaborateur ayant signalé un problème d’éthique, y compris s’il s’avère faux, mais, selon la loi locale, la responsabilité juridique d’un individu peut être engagée en cas d’accusations fausses ou mensongères. Le signalement d’un problème via le programme d’éthique ne protège pas un collaborateur des mesures disciplinaires auxquelles il s’exposerait dans le cadre des politiques et règles en vigueur. Dans la mesure du possible, au terme d’une enquête, Vertiv fera un rapport au collaborateur ayant signalé un problème. Cela n’est pas possible avec des allégations anonymes. De plus, les détails qui peuvent être communiqués au sujet des conclusions d’une enquête peuvent être limités pour des questions légales ou de confidentialité. Néanmoins toute personne faisant part d’un problème doit savoir que Vertiv explore toutes les préoccupations crédibles et prend des mesures appropriées pour résoudre les problèmes. Coopération dans le cadre d’une enquête La coopération avec les enquêtes portant sur des soupçons d’infraction aux lois et règles de conduite applicables (y compris celles inclues dans ce Code d’éthique et celles prévues par les règles locales relatives au Droit du Travail et les politiques d’entreprise) est obligatoire. Le refus de coopérer avec une enquête, le harcèlement et la coercition des contrôleurs et enquêteurs internes et externes, et toute tentative de tromper un enquêteur, constituent une faute grave. Conformément aux lois locales, aux contrats de travail et accords en vigueur et aux obligations de consultation, ils peuvent entraîner un licenciement et des poursuites civiles ou pénales. CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 29 Attestation J’ai lu attentivement ce Code d’éthique. Je comprends ses objectifs et ses dispositions, et j’accepte de les respecter. Veuillez remplir et retourner cette acceptation au service des ressources humaines de Vertiv pour qu’elle soit incluse dans votre dossier personnel. Signature Numéro d’employé (le cas échéant) Nom, dactylographié ou en caractères d’imprimerie Date Nom et adresse de la division : CODE D’ÉTHIQUE VERTIV | 30 ">
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