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Version 1.1 2020 Code d’éthique Une Vertiv. Un code. Chez Vertiv, nous nous engageons à exercer nos activités conformément aux normes les plus élevées en matière d’éthique. Pour y parvenir, nous mettons continuellement en pratique nos valeurs fondamentales : Agir comme un actionnaire Présumer de bonnes intentions dans toutes les interactions avec les employés Se passionner pour son travail Se mettre au défi en termes de développement personnel Travailler sans relâche pour dépasser les attentes des clients Aider les autres personnes pour réussir en tant qu’équipe Admettre rapidement ses erreurs Parler avec les autres personnes plutôt que de parler de celles-ci Créer une culture qui encourage les employés à donner le meilleur d’eux-mêmes « Chez Vertiv, nous cherchons toujours à exercer nos activités conformément aux normes d’éthique les plus élevées, et ce, dans le monde entier. Nous ferons toujours des affaires de manière à respecter nos employés, nos clients et les communautés au sein desquelles nous travaillons. Le Code d’éthique de notre entreprise est axé sur ce principe fondamental. Le Code d’éthique de Vertiv régit les relations que nous entretenons avec chacun de nos intervenants, que ce soit à l’interne ou à l’externe. Il sert de guide à tous les employés, dirigeants et administrateurs de Vertiv du monde entier quant à la manière dont nous exerçons nos activités. Ce Code met en avant les mesures et les comportements auxquels nous nous attendons de l’ensemble du personnel de Vertiv, afin que toutes les personnes qui interagissent avec nous puissent en permanence compter sur notre honnêteté et notre intégrité. » CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 2 Rob Johnson PDG, Vertiv Table des matières À propos du Code d’éthique .................................................................................................................. 5 Introduction ........................................................................................................................................ 5 Qui doit suivre le Code d’éthique? ..................................................................................................... 5 Directives pour appliquer le Code d’éthique ...................................................................................... 5 Se conformer à la loi applicable ............................................................................................................ 5 Intégrité des registres financiers ........................................................................................................... 6 Déclarations publiques et rapports financiers .................................................................................... 7 Lutte anticorruption ............................................................................................................................... 8 Conflits d’intérêts ................................................................................................................................. 12 Négociation d’actions et d’autres titres................................................................................................ 13 Respect des droits de la personne ...................................................................................................... 14 Diversité et égalité des chances ...................................................................................................... 14 Santé et sécurité .............................................................................................................................. 15 Harcèlement .................................................................................................................................... 15 Travail des enfants .......................................................................................................................... 15 Travail forcé ..................................................................................................................................... 16 Protection de l’environnement ......................................................................................................... 16 Fournisseurs .................................................................................................................................... 16 Concurrence loyale ............................................................................................................................. 17 Faire des affaires à l’international ....................................................................................................... 19 Conformité commerciale – Gestion du commerce international ...................................................... 19 Boycotts ........................................................................................................................................... 19 Contrôle des exportations ................................................................................................................ 19 Immigration ...................................................................................................................................... 20 Protéger Vertiv et ses propriétés ......................................................................................................... 21 Actifs de l’entreprise ........................................................................................................................ 21 Courriel ............................................................................................................................................ 22 Sécurité de la technologie de l’information ...................................................................................... 22 Propriété intellectuelle ..................................................................................................................... 22 Confidentialité des données ............................................................................................................ 23 Parler au nom de Vertiv ................................................................................................................... 23 Normes éthiques dans les contrats publics ......................................................................................... 23 Informations sensibles ..................................................................................................................... 23 CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 3 Consultants et agents ...................................................................................................................... 24 Restriction sur le don de cadeaux et de pourboires ........................................................................ 24 Exigences contractuelles en matière de rendement ........................................................................ 24 Facturation des coûts dans les contrats gouvernementaux ............................................................ 24 Négociation de contrats ................................................................................................................... 25 Documents confidentiels.................................................................................................................. 25 Contributions politiques ................................................................................................................... 25 Embauche d’employés, anciens et actuels, du gouvernement........................................................ 25 Autres exigences ............................................................................................................................. 26 Dérogations et modifications ............................................................................................................... 26 Responsabilités de l’entreprise ........................................................................................................... 27 Vos responsabilités ............................................................................................................................. 27 Responsabilités de la direction............................................................................................................ 27 Comment obtenir de l’aide ou signaler une préoccupation ................................................................. 28 Interdiction des représailles ............................................................................................................. 29 Que se passe-t-il quand vous posez une question ou signalez un problème ..................................... 29 Coopération dans le cadre d’une enquête .......................................................................................... 30 Reconnaissance .................................................................................................................................. 31 CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 4 À propos du Code d’éthique Introduction Le présent Code d’éthique vise à servir de guide à tous les employés, dirigeants et administrateurs de Vertiv du monde entier quant à la manière dont nous exerçons nos activités. Le présent Code met en avant les mesures et les comportements que nous attendons de l’ensemble de notre personnel, afin que toutes les personnes qui interagissent avec Vertiv puissent en permanence compter sur notre honnêteté et notre intégrité. Il n’est pas destiné à répondre à toutes les questions en matière d’éthique, mais plutôt à vous guider dans la prise de décisions d’affaires conformes à l’éthique sur une base quotidienne. Qui doit suivre le Code d’éthique? Chaque employé, dirigeant et administrateur est personnellement tenu de lire, de comprendre et de respecter le présent Code d’éthique. Toutes les filiales, sociétés affiliées et autres entités sur lesquelles Vertiv possède un droit de propriété doivent également s’y conformer. De plus, le présent Code s’applique de la même façon aux tiers qui se sont engagés à assister l’entreprise ou à fournir des services pour ou au nom de Vertiv. Nous n’autorisons pas les tiers à faire en notre nom quelque chose qu’il nous est interdit de faire nous-mêmes. Directives pour appliquer le Code d’éthique Le présent Code d’éthique ne décrit pas toutes les pratiques commerciales ni ne répond à chaque question de nature commerciale. On s’attend à ce que chaque personne se fie à son jugement pour appliquer les principes du présent Code à une situation particulière. Dans un cas où vous n’êtes pas certain de la bonne mesure à prendre, assurez-vous de répondre « oui » aux questions suivantes : La mesure est-elle conforme aux valeurs d’honnêteté et d’intégrité de Vertiv? La mesure que je prends protégera-t-elle la réputation de Vertiv en tant qu’entreprise éthique? Serais-je à l’aise avec ma décision si elle était publique pour tout le monde? Se conformer à la loi applicable Vertiv se conforme aux lois, aux règles et aux réglementations qui s’appliquent à ses activités dans le monde entier. En tant que représentant de Vertiv, vous devez respecter toutes les lois, règles et réglementations applicables où que nous soyons. Ni la pression perçue de votre gestionnaire ni les demandes en raison des conditions commerciales ne vous dispensent de respecter toutes les lois, règles et réglementations applicables. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 5 En tant que société américaine, Vertiv est assujettie aux lois des États-Unis et doit respecter celles-ci. Vertiv est également assujettie aux lois d’autres pays dans lesquels nous exerçons nos activités. Lorsque vous menez des affaires au nom de Vertiv, il est important que vous connaissiez et compreniez les lois locales qui s’appliquent à vos activités, ainsi que la manière dont vous pourriez être affecté par les lois d’autres territoires. Veuillez toujours demander l’aide de votre gestionnaire ou du service juridique de Vertiv si vous avez des questions sur les lois applicables ou si vous avez rencontré un conflit entre ces lois. Alors que vous exercez des activités au nom de Vertiv, vous découvrez qu’une loi ou une exigence légale locale est en conflit avec une loi des États-Unis ou avec la politique d’entreprise de Vertiv. Que devez-vous faire? Vous devriez demander l’aide de votre gestionnaire ou du service juridique de Vertiv. Vous découvrez qu’un fournisseur de Vertiv a mal représenté le pourcentage de contenu d’origine locale pour répondre aux exigences gouvernementales. Que devez-vous faire? Vous devez porter la question à l’attention du directeur responsable de l’approvisionnement de Vertiv. Si la question n’est pas résolue ou si la conduite est répétée, vous devez signaler votre préoccupation de la manière décrite dans le présent Code d’éthique. À titre de directeur de la distribution, vous remarquez qu’un envoi de Vertiv doit être livré à un pays sanctionné, en violation des lois sur le contrôle des exportations des États-Unis. Que devez-vous faire? Vous devez arrêter l’envoi et enquêter sur l’erreur. Si vous découvrez un acte répréhensible ou une violation d’éthique, vous devez faire part de vos préoccupations de la manière décrite dans le présent Code d’éthique. Intégrité des registres financiers Vertiv s’engage à maintenir des registres financiers et autres dossiers commerciaux exacts et complets, et à communiquer des résultats financiers complets, justes, exacts et opportuns ainsi que d’autres renseignements importants. Nos clients et partenaires commerciaux s’attendent à ce que nous enregistrions et déclarions avec exactitude nos informations financières. Lorsque vous représentez Vertiv, vous ne devez faire aucune représentation mensongère de nos finances et de notre rendement d’exploitation. De même, ne saisissez jamais, dans les livres et registres de l’entreprise, des informations ayant pour objet de dissimuler, modifier ou déguiser intentionnellement la véritable nature d’une transaction, d’un résultat ou d’un solde. Vous devez toujours respecter strictement la loi et les principes comptables généralement reconnus. La responsabilité de maintenir des livres et des registres précis n’est pas uniquement un rôle du service des finances et de la comptabilité. Nous avons tous un devoir d’honnêteté lorsque nous traitons CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 6 des registres financiers, y compris des notes de frais et des transactions de vente. Falsifier une note de frais, même pour une petite somme d’argent, est une fraude et un vol, et peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement et des poursuites pénales. L’intégrité de nos rapports financiers est particulièrement importante lorsque nous occupons un poste de vente ou un autre poste où nous avons des quotas réguliers à respecter. Nous ne devons jamais laisser la pression émanant des objectifs de vente, ni la possibilité de gagner des commissions de vente supplémentaires, nous faire prendre des mesures pour améliorer, accélérer ou surpasser artificiellement nos réalisations en matière de ventes dans une période donnée. Parmi les exemples de conduite inappropriée, on compte la saisie de chiffres de vente faux, trompeurs ou exagérés ou la conclusion d’accords artificiels en matière d’expédition, de livraison, de tarification, de titre ou d’autres arrangements artificiels avec les clients, les distributeurs ou d’autres tiers. L’intégrité des registres financiers de Vertiv est essentielle. Aucun employé ne peut agir de manière à influencer, à contraindre, à manipuler ou à induire en erreur de manière frauduleuse les comptables ou consultants de l’entreprise qui sont impliqués dans la réalisation d’un audit comptable des registres financiers de l’entreprise, dans le but de rendre les déclarations ainsi produites significativement trompeuses. Déclarations publiques et rapports financiers Vertiv a le devoir de communiquer avec efficacité et transparence avec ses actionnaires, les agences gouvernementales et autres parties prenantes afin qu’ils aient une compréhension précise de la situation financière de l’entreprise et du résultat de son exploitation. Vertiv s’engage à procéder à des rapports et déclarations exhaustives, exactes et ponctuelles. Tous les employés ayant la responsabilité de préparer des rapports ou des déclarations, y compris la rédaction, l’examen, la signature ou la certification de renseignements, doivent s’assurer que ces rapports et déclarations sont complets, justes, exacts, opportuns et compréhensibles. En plus de ce qui précède, le président directeur général (« PDG ») de Vertiv et chaque filiale de l’entreprise (ou les personnes qui exécutent des fonctions similaires) et les autres personnes qui participent habituellement aux rapports financiers de l’entreprise doivent se familiariser avec les exigences de divulgation applicables à l’entreprise ainsi qu’avec les activités commerciales et financières de l’entreprise. Si vous avez des renseignements concernant (a) des lacunes importantes dans la conception ou l’exploitation de contrôles internes ou de divulgation qui pourraient nuire à la capacité de l’entreprise à enregistrer, à traiter, à résumer et à déclarer des données financières ou (b) toute fraude impliquant la direction ou d’autres employés qui ont un rôle important dans le rapport financier, les divulgations ou les contrôles internes de la société, vous devez communiquer rapidement ces préoccupations à votre gestionnaire ou à l’un des points de contact identifiés dans la section « Comment obtenir de l’aide ou signaler une préoccupation » du présent Code d’éthique (page 28). CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 7 ? FAQ Quels sont certains exemples de dossiers commerciaux de Vertiv? Voici des exemples de dossiers commerciaux, qui peuvent être sous format papier ou électronique : registres financiers feuilles de temps de travail notes de frais renseignements sur les produits et fiches techniques rapports d’essai de produit rapport sur l’environnement, la santé et la sécurité Quelles sont les conséquences de la création de faux dossiers commerciaux? La création de faux dossiers commerciaux peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le licenciement. De plus, un tel comportement peut porter atteinte à la réputation de Vertiv et entraîner une responsabilité civile ou criminelle pour l’entreprise et l’employé responsable. Que dois-je faire si j’identifie un employé qui déclare faussement des résultats commerciaux ou qui crée de faux dossiers commerciaux? Vous devez signaler votre préoccupation de la manière décrite dans le présent Code d’éthique. Si vous n’êtes pas à l’aise de soulever le problème avec votre gestionnaire, vous pouvez signaler vos préoccupations de façon anonyme au numéro de Vertiv dédié à l’éthique globale. Selon les circonstances, les ressources humaines et le service juridique de Vertiv peuvent enquêter sur la question sans divulguer votre participation. Lutte anticorruption La corruption mine la confiance du public, entrave le commerce équitable et menace le développement économique et social dans le monde entier. De nombreux pays ont adopté des lois anticorruption, comme la Foreign Corrupt Practices Act des États-Unis, la Bribery Act du Royaume-Uni et la Brazil Clean Company Act de 2014 (loi n° 12,846). Ces lois interdisent aux entreprises et aux personnes d’avoir recours à des pots-de-vin, des ristournes ou d’autres actes de corruption pour obtenir des occasions d’affaires ou un avantage concurrentiel indu. Vertiv s’engage à mener ses activités en conformité avec toutes les lois anticorruption applicables. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 8 Les pots-de-vin, les ristournes et autres paiements frauduleux sont interdits dans le monde entier. Quelles que soient les circonstances, il est strictement interdit aux employés, dirigeants et administrateurs de Vertiv, directement ou indirectement, d’offrir ou de donner à, ou de solliciter ou de recevoir de toute personne ou organisation, notamment les organismes gouvernementaux, les fonctionnaires d’État individuels, les sociétés privées ou les employés de ces sociétés privées, toute forme de pot-de-vin, ristourne ou autre paiement aux fins de corruption ou objet de valeur que ce soit. Cette interdiction s’applique dans le monde entier et ne fait aucune exception en matière de coutumes apparentes, de pratiques locales ou de situations de concurrence. En outre, cette interdiction s’applique de la même façon à toute personne ou entreprise agissant au nom de Vertiv, comme les agents de vente, les distributeurs, les représentants, les prestataires de services, les sous-traitants, les fournisseurs et les associés de coentreprises. Le non-respect des lois anticorruption applicables peut entraîner des sanctions pénales, civiles et réglementaires pour Vertiv et les personnes impliquées. De plus, les employés, dirigeants, administrateurs, sous-traitants et tiers de Vertiv qui ont enfreint ces lois feront face à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement ou à la rupture du contrat. ? FAQ Qu’est-ce qu’un pot-de-vin? Un pot-de-vin est de l’argent ou tout autre objet de valeur offert ou donné illégalement ou de manière contraire à l’éthique pour influencer le jugement ou la conduite d’une personne, ou pour provoquer un résultat ou une action désirée. Le pot-de-vin ou « tout autre objet de valeur » n’a pas besoin d’être d’une grande valeur. Quelque chose d’aussi simple qu’un dîner ou une invitation à un événement sportif peut être interprété comme « objet de valeur ». Ce qui suit peut constituer un pot-de-vin : • argent comptant • cadeaux • divertissements, repas ou voyages • formation • occasion d’affaires • emploi • rabais ou crédits personnels • aide ou soutien apporté à un membre de la famille d’un fonctionnaire d’État • contribution politique ou caritative Qu’est-ce qu’une ristourne? Une ristourne est une catégorie de pot-de-vin. Il s’agit d’argent ou de tout autre objet de valeur qui est offert ou donné pour obtenir ou récompenser indûment un traitement favorable en lien avec une transaction. Un exemple de pot-de-vin est lorsqu’un fournisseur de pièces soumissionnant pour un contrat de vente de pièces à Vertiv accepte de payer au responsable de l’approvisionnement de Vertiv une partie de l’argent qu’il recevra de Vertiv dans le cadre du contrat en échange de l’attribution du contrat par le responsable de l’approvisionnement de Vertiv au fournisseur de pièces. Vertiv peut-elle être tenue responsable des actes d’un distributeur ou d’un agent de vente? Oui. Le don de cadeaux et autres objets de valeur dans le but d’influencer les décisions commerciales constitue une forme de corruption, et il est à ce titre proscrit par la loi. Le recours à un tiers tel qu’un distributeur ou un agent de vente ne diminue pas le caractère délictueux de la corruption, et ne la rend CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 9 pas plus acceptable. Vertiv peut être en violation des lois anticorruption dans une situation où Vertiv aurait dû avoir connaissance de la corruption par un tiers, tel qu’un distributeur ou un agent de vente. Les employés d’une société qui est entièrement ou partiellement détenue par le gouvernement sont-ils considérés comme des employés du gouvernement? Oui. La définition du « fonctionnaire d’État » est vaste et comprend les employés des sociétés détenues ou contrôlées par le gouvernement. Cela est particulièrement important dans les pays où le gouvernement conserve la propriété ou le contrôle des entreprises dans certaines industries, comme la propriété du gouvernement chinois dans certaines entreprises de télécommunications. Vous souhaitez faire appel à un agent de vente dans un territoire où la corruption est connue pour être répandue. Que devez-vous faire? Vertiv fait preuve d’une diligence raisonnable avant d’engager des tiers pour agir en son nom. Le tiers doit avoir les compétences, le talent et les ressources nécessaires pour remplir ses obligations et pour agir avec intégrité et conformément au présent Code d’éthique. Communiquez avec le service juridique de Vertiv pour obtenir de l’aide avant d’engager un tiers à exercer ses activités au nom de Vertiv. Vous entendez une rumeur selon laquelle l’un des distributeurs de Vertiv pourrait se livrer à des pratiques commerciales corrompues. Que devez-vous faire? Vous devez signaler votre préoccupation de la manière décrite dans le présent Code d’éthique. Soyez attentif aux allégations ou aux rumeurs de corruption. Vertiv peut être tenue responsable de la conduite de ses distributeurs ou d’autres tiers, même si Vertiv n’a pas approuvé cette conduite ou ne savait pas qu’elle avait lieu. Un fournisseur vous offre de l’argent si vous accélérez le processus d’approbation du fournisseur. Que devez-vous faire? Vous devez poliment décliner l’offre et signaler la tentative de ristourne à votre directeur. Cadeaux, marques d’hospitalité et divertissement Donner et recevoir des cadeaux d’affaires et des divertissements à une échelle modeste est un élément normal de l’établissement de la bonne volonté et du renforcement des relations de travail avec les fournisseurs, les clients et d’autres tiers. Cependant, avant de donner ou de recevoir quoi que ce soit de valeur, confirmez d’abord ce qui est autorisé par la loi locale et les pratiques de l’autre partie. Dans de nombreux cas, il existe des lois ou des politiques strictes contre l’octroi ou la réception de toute forme de cadeau ou d’accueil, surtout lorsque des fonctionnaires d’État sont impliqués. Ce que l’on considère comme un cadeau approprié varie considérablement selon les circonstances, mais il est indispensable d’éviter le moindre semblant de comportement inapproprié. Vertiv interdit de donner ou de recevoir de l’argent, des cartes cadeau, des bons d’échange ou d’autres cadeaux, qui semblent être extravagants ou inappropriés dans les circonstances. En règle générale, les employés de Vertiv peuvent offrir ou accepter des cadeaux pourvu que le cadeau soit légal et : CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 10 ne crée pas l’apparence ou l’obligation que la personne ou la partie donnant le cadeau a droit à tout avantage ou traitement préférentiel en échange du cadeau; n’embarrasse pas Vertiv ou l’autre partie s’il est divulgué publiquement; respecte les exigences imposées par la direction locale, le cas échéant; est approuvé et divulgué comme l’exige la politique sur les cadeaux et les marques d’hospitalité de Vertiv. Les personnes en position d’offrir ou d’accepter des divertissements doivent se familiariser avec les lois applicables. Les divertissements impliquant des employés, des dirigeants ou des administrateurs de Vertiv doivent : être peu fréquents; se conformer aux lois applicables; être de bon goût et se dérouler dans un lieu approprié pour les affaires; être raisonnables et appropriés dans le contexte de l’occasion; ne pas constituer un pot-de-vin, une ristourne ou tout autre comportement illégal, inapproprié ou contraire à l’éthique; ne pas créer l’apparence que Vertiv ou l’autre partie a droit à un traitement préférentiel; être approuvés et divulgués comme l’exige la politique sur les cadeaux et les marques d’hospitalité de Vertiv. Si vous ne savez pas si vous devez accepter un cadeau ou un divertissement, veuillez vous adresser à votre directeur, au responsable de l’éthique de votre unité commerciale ou au service juridique de Vertiv. S’il est offensant de refuser et que la valeur du cadeau ou de l’invitation est importante, ces personnes-ressources aideront à déterminer la meilleure façon de vous protéger, vous et Vertiv, contre l’apparence de toute conduite inappropriée. ? FAQ Y a-t-il des lois ou des règles uniques qui s’appliquent si le tiers est une entité gouvernementale ou un fonctionnaire d’État? Oui. Offrir un cadeau ou un divertissement à un fonctionnaire d’État ou à un employé d’une entité appartenant au gouvernement est soumis à des lois et à des réglementations complexes. Avant d’offrir ou de recevoir un cadeau ou un divertissement dans un tel scénario, demandez d’abord conseil au service juridique de Vertiv. Reportez-vous à la page 23 (« Normes éthiques dans les contrats publics ») pour des informations supplémentaires sur les interactions avec les fonctionnaires d’État. Est-il approprié de demander à un fournisseur de m’amener à un événement sportif? Non. Il n’est jamais approprié de demander des cadeaux ou des divertissements dont vous profitez personnellement, quelle qu’en soit la valeur. Est-il approprié d’assister à un événement sportif si un fournisseur vous y invite? Oui, si l’événement est conforme aux règles décrites dans le présent Code d’éthique, est de valeur raisonnable, conforme aux pratiques normales de l’industrie et aux lois locales, et si vous et le fournisseur prévoyez d’assister à l’événement à des fins commerciales. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 11 Une partie de mon travail implique la planification d’événements et je les organise souvent en collaboration avec des hôtels et d’autres emplacements. Un hôtel m’a offert une chambre gratuite uniquement pour moi, pour que je puisse évaluer l’installation en vue d’un prochain événement d’affaires Vertiv. Puis-je accepter? Oui. L’hôtel vous offre la chambre gratuite pour une durée limitée, uniquement pour vous, dans le cadre d’une activité professionnelle légitime. Et si l’hôtel mentionné ci-dessus m’offrait une chambre gratuite pour moi et ma famille pour une fin de semaine en guise de courtoisie afin de faire des affaires avec Vertiv. Puis-je accepter? Non. Accepter la chambre gratuite pour vous et votre famille pourrait apparaître comme une tentative de l’hôtel d’influencer vos décisions d’affaires. La chambre gratuite n’est pas offerte dans le cadre d’un objectif commercial légitime. Vous devez refuser poliment l’offre de l’hôtel. Conflits d’intérêts Il vous incombe d’éviter toute relation et conduite qui pourraient créer des conflits réels ou apparents entre vos intérêts personnels et votre fidélité à Vertiv. Vous ne pouvez pas utiliser votre position avec Vertiv pour obtenir des avantages inappropriés pour vous-même ou pour d’autres personnes. De même, vous ne devez pas non plus entrer en concurrence avec Vertiv de quelque manière que ce soit. Un conflit d’intérêts peut survenir quand vous, ou l’un de vos proches, pouvez tirer avantage aux dépens de Vertiv. Par exemple, il y aurait conflit d’intérêts si vous ameniez Vertiv à payer plus qu’elle ne le devrait pour des fournitures provenant d’un distributeur que vous possédez ou qui appartient à l’un de vos amis ou parents proches. Vous devez informer Vertiv si vous ou un membre de votre famille immédiate faites l’acquisition d’un avantage ou intérêt financier dans un bien immobilier, des droits de brevet, des titres, des opportunités de profit ou d’autres droits ou bien, du fait de ou en lien direct avec votre position chez Vertiv. Il n’est pas nécessaire qu’un conflit d’intérêts réel soit présent pour qu’un problème survienne. Il faut éviter la simple apparence d’un conflit. Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire, veuillez demander l’aide de votre gestionnaire ou du service juridique de Vertiv. Notre approche des conflits protège aussi bien Vertiv que vous. Vous devez divulguer les conflits d’intérêts réels ou potentiels à votre gestionnaire ou au service juridique de Vertiv. Tous les conflits réels ou potentiels signalés seront évalués par le service juridique de Vertiv qui déterminera s’il existe un conflit potentiellement préjudiciable à l’entreprise ou une violation de la loi. Vertiv peut être en mesure de faire des ajustements ou de mettre en place des contrôles pour éviter tout conflit réel ou perçu. Par exemple, si vous identifiez un conflit potentiel dans la sélection d’un fournisseur, Vertiv peut CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 12 demander à un autre employé de Vertiv d’évaluer le fournisseur afin d’éliminer tout conflit d’intérêt réel ou perçu. ? FAQ Puis-je embaucher un parent ou un ami proche pour travailler pour Vertiv dans mon unité commerciale? Non, pas de façon indépendante. Cela constituerait un conflit d’intérêts réel ou apparent. Avant d’embaucher la personne, vous devez porter la question à l’attention de votre gestionnaire, du service juridique ou des ressources humaines de Vertiv. Il existe peut-être une solution pour éviter tout conflit potentiel, comme la nomination d’un comité de recrutement indépendant ou l’emploi de la personne dans une autre unité commerciale de Vertiv. Vous assistez à une réunion confidentielle et apprenez que Vertiv envisage d’acquérir une entreprise. Pouvez-vous utiliser ces renseignements pour acheter des actions dans cette entreprise? Non. Une telle action pourrait constituer un conflit d’intérêts et une violation de la loi. Puis-je siéger au conseil d’administration d’une entreprise qui n’est pas un concurrent ou un fournisseur de Vertiv? En tant qu’employé de Vertiv, vous ne pouvez pas siéger au conseil d’administration ou à un organe de direction similaire de toute entreprise sans avoir au préalable obtenu l’autorisation du président de votre unité commerciale. Les employés du siège social de Vertiv doivent recevoir l’autorisation du président-directeur général ou du service juridique de Vertiv. Vous êtes un directeur de l’approvisionnement et votre conjoint(e) est embauché(e) par l’un de vos fournisseurs. Que devez-vous faire? Vous devez divulguer le conflit d’intérêts possible à votre supérieur afin que les mesures appropriées soient prises. Il peut y avoir des mesures que Vertiv peut prendre avec votre coopération pour éviter des conflits d’intérêts réels ou apparents. Négociation d’actions et d’autres titres Dans le cadre de votre travail pour Vertiv ou en son nom, vous pouvez obtenir des informations sur notre société ou sur une autre société avant que ces informations ne soient rendues publiques. Ces informations sont souvent appelées « informations internes » ou « informations non publiques importantes » et sont considérées comme « importantes » si elles peuvent influencer un investisseur à acheter, vendre ou détenir les actions ou autres titres de la société. Vous ne pouvez jamais utiliser ou divulguer de façon inappropriée des informations non publiques importantes sur Vertiv ou une autre entreprise dans le but d’acheter, de vendre ou de détenir des actions ou d’autres titres. De plus, vous ne pouvez jamais tenter de manipuler le prix des actions en bourse ou d’autres titres. Cette interdiction s’applique également aux informations communiquées à un membre de la famille ou à un ami. Pour éviter les transactions d’initiés et les abus de marché, suivez les règles suivantes : CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 13 ? Ne jamais acheter, vendre ou autrement négocier des actions de toute société cotée en bourse pendant que vous êtes en possession d’informations non publiques importantes. Ne jamais acheter, vendre ou autrement négocier des actions d’une société cotée en bourse jusqu’à ce que les informations internes deviennent généralement accessibles au public et que les investisseurs aient suffisamment de temps pour évaluer ces informations. Ne divulguez jamais d’informations internes à quiconque en dehors de Vertiv, y compris à des membres de la famille ou à des amis. Ne partagez l’information privilégiée qu’avec d’autres employés ou représentants de Vertiv qui doivent connaître ces renseignements au profit de Vertiv. Protéger toutes les informations internes contre toute divulgation accidentelle. Ne jamais diffuser de fausses informations sur Vertiv ou toute autre entreprise. FAQ Quels sont les exemples d’« informations internes » ou d’« informations non publiques importantes »? Voici quelques exemples : • Résultats financiers avant que ces résultats ne soient rendus publics. • Changements importants dans la gestion ou la stratégie de l’entreprise. • Nouvelles relations d’affaires. • Futurs produits ou services ou plans de marketing. • Informations concernant des poursuites ou des enquêtes gouvernementales. • Fusions, acquisitions ou dessaisissements anticipés. Avec qui puis-je communiquer pour m’assurer de ne pas violer les lois sur les valeurs mobilières ou la politique de Vertiv? Les lois sur les valeurs mobilières sont complexes. Si vous avez des questions ou besoin d’aide pour déterminer si les informations que vous possédez peuvent être considérées comme des « informations internes » ou des « informations non publiques importantes », veuillez communiquer avec le service juridique de Vertiv. Respect des droits de la personne La responsabilité sociale de l’entreprise est une valeur principale de Vertiv et fait partie intégrante de la façon dont nous exerçons nos activités à l’échelle mondiale. Nous respectons la dignité et les droits de la personne de tous les individus, et exigeons que nos fournisseurs et partenaires commerciaux fassent de même. Diversité et égalité des chances Vertiv valorise différentes idées et points de vue et cherche à maintenir une culture d’inclusion et de diversité. Vertiv s’engage à promouvoir l’égalité des chances pour tous en ce qui concerne l’embauche, CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 14 les conditions d’emploi, la mobilité, la formation, la rémunération et la santé au travail, sans discrimination d’âge, de race, de couleur, de religion, de croyance, de sexe, d’état civil, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’information génétique, de statut de citoyen, d’origine nationale, de statut d’ancien combattant protégé, d’affiliation politique ou de handicap. Les décisions relatives à l’emploi doivent être exclusivement fondées sur les besoins de Vertiv, les exigences du poste et les qualifications de l’individu. Vertiv a un effectif mondial diversifié et recherche constamment des occasions d’accroître cette diversité. Vous êtes en mesure de nous aider en élargissant la diversité du bassin de candidats, en faisant preuve d’ouverture et d’acceptation envers la variété des points de vue et des antécédents, et en prévoyant des aménagements pour ces différences en cas de besoin. Santé et sécurité La protection de la santé et de la sécurité des employés est une valeur fondamentale chez Vertiv et nos programmes s’étendent au-delà de la simple conformité aux lois et aux réglementations. Nos unités opérationnelles doivent être dotées de solides programmes de santé et sécurité englobant une sécurité physique des machines, des procédures sécuritaires, des formations, des audits, des mesures correctives, des outils de signalement et un système de récompenses. Les politiques de Vertiv interdisent que quiconque travaille dans des conditions ou selon des méthodes qui ne sont pas parfaitement sécuritaires. Veuillez informer votre gestionnaire de toute préoccupation concernant la sécurité, la santé ou tout autre aspect de l’environnement de travail, ou communiquez avec le service d’assistance téléphonique de Vertiv dédié à l’éthique mondiale, selon l’approche qui vous convient le mieux. Harcèlement Vertiv interdit strictement le harcèlement, l’intimidation et les comportements abusifs de toute sorte. Le harcèlement sexuel est spécifiquement proscrit. Bien que les définitions juridiques du « harcèlement » puissent différer, Vertiv y inclut toute forme de comportement indésirable envers une autre personne qui a pour but ou pour effet de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant pour cette personne. Vertiv ne tolérera aucun comportement de ce type, qu’une plainte pour harcèlement soit ou non recevable en vertu de la législation locale. Si vous ou quelqu’un que vous connaissez avez dû faire face à un comportement de harcèlement, signalez-le immédiatement à votre gestionnaire, au service local des ressources humaines ou à tout point de contact identifié dans la section Comment obtenir de l’aide ou Signaler une préoccupation du présent Code d’éthique (page 28). Travail des enfants Vertiv ne fera pas appel au travail des enfants et cherche à se conformer à la législation locale concernant toutes les restrictions d’âge et d’horaires, et nous exigeons de nos fournisseurs qu’ils fassent de même. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 15 Travail forcé Vertiv interdit, tant pour elle-même que pour ses fournisseurs, le recours au travail forcé ou asservi, à l’esclavage ou à la servitude, et s’engage à respecter toutes les lois et réglementations applicables en matière de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains. Protection de l’environnement Vertiv s’engage à prendre soin de l’environnement et à respecter les communautés où nous exerçons nos activités. Cela implique que nous agissions de manière respectueuse de notre environnement, en respectant ou en dépassant les exigences fixées par les lois et réglementations environnementales applicables. Dans toute la mesure du possible, Vertiv cherche à éviter les répercussions négatives sur le sol, l’air et les ressources en eau, ainsi que sur les communautés dans lesquelles nous travaillons. Fournisseurs Grâce à son Code de conduite des fournisseurs, Vertiv exige que ses fournisseurs respectent les principes de droits de la personne décrits ci-dessus. En outre, Vertiv sélectionne des fournisseurs qui s’engagent à promouvoir la sécurité et à protéger l’environnement en travaillant avec nous pour développer des produits et des solutions durables pour nos clients. ? FAQ Mon gestionnaire semble privilégier certains membres de mon équipe parce qu’ils partagent la même religion. Que puis-je faire? Nous vous recommandons d’abord d’essayer d’aborder vos préoccupations directement avec votre gestionnaire. Toutefois, si vous n’êtes pas à l’aise de le faire, nous vous encourageons à demander de l’aide au service des ressources humaines de Vertiv. En quoi la diversité profite-t-elle à Vertiv? Les perspectives individuelles conduisent à des idées innovantes et à un processus décisionnel plus complet. Vertiv réussit en recrutant les meilleurs employés dans le bassin de talents mondiaux et interculturels, et notre culture inclusive encourage le meilleur de chaque membre de notre équipe. Que dois-je faire si je soupçonne qu’un fournisseur a recours au travail d’enfants ou d’esclaves? Vertiv interdit à ses fournisseurs d’employer des enfants ou des esclaves. Vous devez immédiatement en informer le directeur des achats ou communiquer avec le service d’assistance téléphonique de Vertiv dédié à l’éthique mondiale. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 16 Concurrence loyale La réussite de Vertiv dépend de ses employés, dirigeants et administrateurs, qui doivent mettre en pratique les valeurs fondamentales de Vertiv. Nous n’engagerons pas de pratiques commerciales contraires à l’éthique ou illégales. Le succès de Vertiv repose sur l’équité, l’égalité et l’ouverture avec les fournisseurs et les clients, ainsi que sur une concurrence agressive et indépendante. En ce qui concerne les concurrents de Vertiv, vous ne pouvez pas : donner directement à un concurrent de Vertiv des renseignements relatifs aux prix ou aux produits, comme les coûts de fabrication, la capacité de production, les calendriers de développement et de lancement de produit, les pratiques d’appels d’offres ou tout autre renseignement confidentiel concernant les activités de Vertiv; avoir recours à des moyens illicites pour obtenir les renseignements confidentiels ou les secrets industriels et commerciaux d’un concurrent; utiliser délibérément les renseignements confidentiels ou les secrets industriels et commerciaux d’un concurrent sans autorisation écrite expresse dudit concurrent; appliquer des techniques de vente négatives, comme discréditer des concurrents par l’intermédiaire de fausses déclarations; adopter des tactiques pour éliminer toute concurrence sur les marchés dominés par Vertiv, telles que la vente à un prix inférieur aux coûts. Vous ne pouvez pas entreprendre certaines autres activités sans l’autorisation expresse du service juridique de Vertiv, notamment : négocier avec les concurrents au sujet de fusions, d’acquisitions, de coentreprises, de partenariats ou d’accords de collaboration potentiels; entreprendre des activités d’étalonnage ou d’établissement des normes avec des concurrents; échanger des informations confidentielles avec les concurrents. Les employés en contact direct avec les fournisseurs ou les clients, ainsi que les employés travaillant pour des associations professionnelles, des organismes d’évaluation ou de normalisation, doivent être particulièrement conscients des lois et réglementations antitrust, et autres lois régissant les activités commerciales. Ces lois et réglementations sont complexes et vous devez soulever toute question ou préoccupation auprès du service juridique de Vertiv. Le non-respect des lois applicables et des politiques de l’entreprise peut entraîner des sanctions pénales (peines de prison, amendes) et le licenciement. Si vous êtes confronté à une situation qui, selon vous, peut constituer une pratique commerciale illégale ou contraire à l’éthique, communiquez avec le service juridique de Vertiv. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 17 ? FAQ Mon ami travaille pour un de nos concurrents. Dans le cadre d’une conversation informelle, puis-je lui poser des questions sur les produits futurs de son entreprise ou ses points de vue concernant le marché? Non. Évitez les conversations ou les activités avec des concurrents, y compris la famille et les amis, qui sont ou pourraient être perçues comme inappropriées ou qui pourraient mener à des allégations d’activité anticoncurrentielle. Même les conversations informelles entre amis pourraient constituer des preuves d’une collusion entre concurrents pour nuire illégalement à la concurrence. J’ai trouvé des renseignements concernant un de nos concurrents dans un article disponible sur un site Web public. Puis-je utiliser ces renseignements au profit de Vertiv? Oui. La collecte de renseignements publiquement accessibles est appropriée lorsqu’elle est effectuée de façon professionnelle et légale. Un de nos concurrents dispose d’un site Web protégé, accessible uniquement à ses clients, qui leur fournit des informations sur ses produits et services. Puis-je essayer d’accéder au site pour recueillir des renseignements sur le concurrent? Non. L’obtention de renseignements sur le produit ou le service au moyen d’une représentation mensongère de votre identité ou de vos intentions est une violation du présent Code d’éthique et potentiellement illégale. Un nouvel employé de Vertiv travaillait auparavant pour un concurrent. Puis-je lui poser des questions sur la stratégie de marketing du concurrent pour ses produits à venir? Non. À moins que la stratégie de marketing du concurrent ne soit une information publique accessible sur le site Web du concurrent ou ailleurs, il s’agit probablement d’une information confidentielle du concurrent. Obtenir les informations confidentielles du concurrent, même d’une personne qui est actuellement un employé de Vertiv, est contraire à l’éthique et potentiellement illégal. Je participe à un salon professionnel auquel les concurrents de Vertiv participent également. Au cours d’une réunion en petits groupes, la conversation porte sur les prix et la manière de stabiliser les prix sur le marché. Que devrais-je faire? Une telle conversation pourrait constituer la preuve d’une collusion entre concurrents. Vous devez annoncer que la discussion est inappropriée entre concurrents et quitter immédiatement la salle. Vous devriez également communiquer avec le service juridique de Vertiv et signaler l’incident. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 18 Faire des affaires à l’international Les employés de Vertiv dans le monde entier, quelle que soit leur situation géographique, doivent se conformer aux lois des États-Unis, ainsi qu’aux lois, aux règles et aux réglementations locales. Ces lois comprennent, entre autres, le contrôle des changes, les droits de douane et les taxes sur la valeur ajoutée. Si vous avez des questions sur la loi applicable ou sur les conflits potentiels entre la loi locale et la loi américaine, veuillez communiquer avec le service juridique de Vertiv. Aucune action ne doit être prise sans une telle consultation juridique. Conformité commerciale – Gestion du commerce international La fonction de Gestion du commerce international (International Trade Management, ITM) de Vertiv est assurée par l’équipe désignée chargée de la surveillance de la conformité des activités d’importation et d’exportation et a l’autorité finale sur ces questions. Chaque unité commerciale de Vertiv est dotée d’un directeur de la conformité commerciale et chaque site a un coordinateur de conformité commercial formé dans ce domaine du droit. Veillez à connaître les règles qui s’appliquent aux produits et aux technologies avec lesquels vous travaillez, et suivez strictement ces règles dans tous les cas. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’équipe ITM. Boycotts Les lois et réglementations américaines contre le boycott interdisent aux entités de Vertiv, qu’elles soient basées aux États-Unis ou en dehors des États-Unis, de se conformer à une demande de soutien, de mise en œuvre ou de respect d’un boycott de tout pays qui serait contraire aux lois ou aux politiques des États-Unis, y compris le boycott d’Israël par la Ligue arabe. Vertiv doit rejeter toute demande de ce type et, dans certains cas, est tenue de signaler la réception de la demande à l’agence gouvernementale compétente. Le personnel de Vertiv qui prend connaissance d’une demande de boycott d’un client ou d’un tiers doit immédiatement aviser la ITM et ne pas répondre à la demande sans l’assistance de la ITM. Contrôle des exportations Selon notre politique, toutes les entreprises Vertiv, y compris celles organisées et opérant en dehors des États-Unis, se conformeront aux lois et aux réglementations américaines en matière de contrôle et de sanctions à l’exportation comme si elles étaient situées aux États-Unis et opéraient en tant que ressortissants américains. En outre, nous avons pour politique de nous conformer aux lois et aux réglementations sur les contrôles et les sanctions à l’exportation d’autres pays, lorsqu’elles s’appliquent à Vertiv et lorsqu’elles ne sont pas en conflit avec les lois et réglementations des États-Unis. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 19 Les contrôles des exportations doivent être considérés comme un élément essentiel à toutes les activités commerciales de Vertiv, y compris le développement commercial, les ventes, la saisie des commandes, les achats, la recherche et le développement, la production, la logistique, les ressources humaines et la sécurité du réseau. Pour garantir la conformité de Vertiv avec la loi applicable et nos politiques, vous devez également déterminer si le matériel, les logiciels ou les données techniques reçus de tiers, y compris des gouvernements, peuvent déclencher des exigences de contrôle des exportations. Si vous ne comprenez pas comment les contrôles à l’exportation s’appliquent à votre fonction, veuillez demander à votre supérieur ou communiquer avec la ITM. Immigration Sans exception, Vertiv exige le strict respect des lois sur l’immigration. Il est inacceptable que des employés voyagent et travaillent sans les visas et permis de travail nécessaires. De plus, remplir des documents avec de fausses informations peut constituer un délit pénal pouvant entraîner des poursuites et le refus de futurs visas et permis de travail. Les lois sur l’immigration sont complexes. Pour vous protéger et protéger Vertiv, veuillez demander l’aide du service juridique de Vertiv ou d’un expert en immigration sur la manière de respecter pleinement les lois d’immigration applicables. ? FAQ Quels sont certains exemples de demandes de boycott? Voici quelques exemples de formulations de boycott inadmissibles qui pourraient figurer dans des contrats, des commandes ou d’autres documents : « Dans le cas de fournisseurs étrangers, cette commande est passée sous réserve que les fournisseurs ne figurent pas sur la liste de boycott d’Israël publiée par la Ligue arabe. » « Les marchandises d’origine israélienne ne sont pas acceptables. » « Une déclaration signée de la compagnie maritime indiquant le nom, le pavillon et la nationalité du navire transporteur et confirmant qu’il est autorisé à entrer dans les ports arabes. » « Avez-vous ou avez-vous déjà eu une succursale ou une société principale, une usine ou une usine d’assemblage en Israël, ou avez-vous vendu à un Israélien? » « L’entrepreneur devra, pendant toute la durée du contrat, respecter et se conformer à tous égards aux règles et aux instructions émises de temps à autre par le Bureau de Boycott d’Israël en Irak. » « Le connaissement doit porter une note indiquant que le navire qui livre la cargaison n’est pas sur la « Liste noire » et ne fait pas escale dans les ports israéliens. » « Nous certifions par la présente que les bénéficiaires, fabricants, exportateurs et cessionnaires de ce crédit ne sont pas inscrits sur une liste noire et n’ont aucun lien avec Israël, et que les termes et conditions de ce crédit ne contreviennent en aucune façon à la loi relative au boycott d’Israël et aux décisions émises par le Bureau du Boycott d’Israël. » CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 20 Je dois envoyer des données techniques contrôlées par le gouvernement américain aux employés de Vertiv qui ne sont pas citoyens américains, mais qui sont actuellement présents aux États-Unis. Puis-je leur envoyer ces données par courriel? Non. Vous devez d’abord confirmer que les employés de Vertiv sont autorisés à recevoir les données techniques. Vous devez communiquer avec votre directeur de la conformité commerciale ou le service juridique de Vertiv pour obtenir de l’aide. Protéger Vertiv et ses propriétés Vous avez l’obligation de protéger et d’utiliser les actifs de Vertiv de manière appropriée et à des fins d’entreprise. De même, Vertiv a l’obligation de maintenir correctement la confidentialité des informations non publiques et des données personnelles de ses employés et des autres personnes confiées à l’entreprise. Actifs de l’entreprise Tous les ordinateurs, appareils mobiles et autres équipements informatiques, ainsi que les données traitées ou stockées dans ces actifs, sont la propriété de Vertiv. Ces actifs sont soumis à un accès, une inspection et à un contrôle conformes à la législation en vigueur, aux accords des conseils d’entreprise et aux politiques de l’entreprise. Les employés et les partenaires commerciaux ne doivent pas s’attendre à ce que leur vie privée soit respectée en ce qui a trait à tout ce à quoi ils peuvent accéder, créer, télécharger, stocker, envoyer, recevoir ou utiliser de toute autre manière par le biais de la propriété de Vertiv, quel que soit le sujet, à moins que la législation locale ne prévoie de tels droits en matière de confidentialité. Vous êtes responsable de la sauvegarde et de la préservation de la propriété et des ressources de Vertiv en procédant comme suit : en utilisant les ordinateurs et autres biens de Vertiv à des fins d’entreprise et conformément aux politiques de l’entreprise; en protégeant les ressources de Vertiv pendant leur utilisation et leur stockage; en évitant de stocker des données confidentielles ou sensibles sur des appareils personnels non autorisés; en évitant d’installer de logiciels non autorisés ou sans licence sur les ordinateurs ou autres appareils informatiques de Vertiv; en avisant votre gestionnaire, le service des technologies de l’information de Vertiv (le groupe des Solutions numériques de Vertiv) ou le service de sécurité, le cas échéant, lorsque les biens de la société sont perdus, volés ou autrement compromis; en avisant votre gestionnaire, le groupe des Solutions numériques de Vertiv ou le service de sécurité, le cas échéant, de toute activité criminelle ou menace connue ou soupçonnée contre le personnel ou la propriété de l’entreprise. Vertiv reconnaît ses obligations envers les conseils d’entreprise en Europe, les syndicats et les organisations similaires de représentation des employés dans le monde entier. Dans ce contexte, CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 21 Vertiv accèdera, inspectera et surveillera les actifs conformément aux exigences de ces organisations, de la loi applicable et des politiques de l’entreprise. Courriel Vertiv fournit un système de courrier électronique pour un usage professionnel et non personnel. Une adresse courriel est mise à la disposition des employés pour les communications professionnelles et il est déconseillé de l’utiliser à des fins personnelles, même limitées. Gardez toujours en tête que le courriel est un document commercial. N’envoyez jamais un courriel qui pourrait vous mettre ou mettre l’entreprise dans l’embarras s’il était rendu public. Vous ne devez jamais vous disputer ou exprimer votre colère par courriel; résolvez les problèmes en personne ou au téléphone. De plus, si vous êtes impliqué dans un litige juridique ou si vous avez connaissance d’un litige juridique potentiel, communiquez avec le service juridique de Vertiv pour obtenir des conseils avant d’envoyer un courriel concernant la question, que ce soit au sein de l’entreprise ou à l’extérieur. Sécurité de la technologie de l’information Comme dans de nombreuses grandes entreprises, diverses organisations criminelles et même certaines agences de renseignement gouvernementales tentent d’infiltrer les systèmes informatiques de Vertiv plusieurs milliers de fois par jour. Ces attaques se manifestent parfois sous la forme de courriel d’« hameçonnage ». En tant qu’employé de Vertiv, il vous appartient de prendre des précautions particulières quand vous ouvrez un courriel, cliquez sur des liens ou des documents dans un courriel, et que vous fournissez des informations en répondant à un courriel. Analysez toujours l’adresse courriel complète de l’expéditeur et évaluez la formulation et l’aspect général du message. Ne cliquez pas sur des liens dans des courriels suspects et envoyez tout courriel suspect, sous forme de pièce jointe, au groupe des Solutions numériques de Vertiv à l’adresse suivante : [email protected]. Les employés de Vertiv sont tenus d’examiner et d’accepter officiellement leurs responsabilités en matière de sécurité chaque année en participant au cours de formation et de sensibilisation à la sécurité de l’information en ligne intitulé « Sécurité de l’information mondiale : protéger les renseignements de l’entreprise ». Propriété intellectuelle Vertiv protège sa propriété intellectuelle au moyen de brevets, de droit d’auteur, de secret commercial et d’accords de confidentialité. Vous ne pouvez ni prendre, ni donner, ni divulguer la propriété intellectuelle de Vertiv sans autorisation. De même, vous ne devez jamais prendre ni utiliser la propriété intellectuelle d’une autre personne ou entreprise en violation de la loi ou des protections contractuelles. Vertiv ne permet pas le vol de sa propriété intellectuelle et n’utilisera pas délibérément la propriété intellectuelle d’un tiers en violation de la loi. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 22 Confidentialité des données De nombreux pays dans lesquels Vertiv exerce ses activités ont des lois spécifiques en matière de protection des données concernant le traitement des données personnelles des personnes concernées. Vertiv s’engage fermement à respecter ces lois. En conséquence, la politique générale de Vertiv est de protéger les renseignements personnels et les données relatives aux personnes concernées qui sont collectées, stockées, transmises ou traitées contre toute destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés, accidentels ou illégaux. Les données personnelles sont utilisées uniquement à des fins légitimes et traitées conformément à la loi. Parler au nom de Vertiv Dans le cadre de notre effort permanent de renforcer et protéger la réputation de Vertiv, il est essentiel que notre entreprise communique de façon claire et cohérente avec le public. C’est pourquoi seules certaines personnes sont autorisées à parler au nom de Vertiv. Si, dans le cadre de votre travail, vous utilisez des réseaux sociaux pour vous exprimer au nom de Vertiv, vous devez recevoir une formation sur les médias sociaux et communiquer avec le service marketing de Vertiv pour enregistrer de nouveaux sites de médias sociaux. Pour plus d’informations sur nos politiques et l’utilisation des réseaux sociaux, communiquez avec le service de marketing de Vertiv. Normes éthiques dans les contrats publics Vertiv est un fournisseur responsable de produits et de services aux États-Unis et à d’autres gouvernements. Par conséquent, aucun employé en lien avec une transaction impliquant les États-Unis ou d’autres gouvernements ne doit avoir un comportement contraire à la loi, aux réglementations et aux normes d’honnêteté et d’intégrité nécessaires à la poursuite de cet objectif. Cela implique, entre autres, d’accorder une attention toute particulière aux domaines décrits ci-dessous. Informations sensibles Aucune donnée ni information gouvernementale ne doit être sollicitée ni acceptée d’aucune source, directe ou indirecte, s’il existe des raisons de penser que sa divulgation n’est pas autorisée, ou que sa transmission ou sa réception serait illégale. De plus, aucune donnée ni information sensible et non publique des concurrents (telles que des appels d’offres, secrets commerciaux, etc.) ne doit être sollicitée ni acceptée d’aucune source s’il existe des raisons de penser que sa divulgation n’est pas autorisée ou légale. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 23 Consultants et agents Le recours approprié à des consultants et des agents peut aider Vertiv à atteindre ses objectifs commerciaux légitimes. Toutefois, nous devons prendre des mesures particulières pour veiller à ce que les consultants et agents respectent les lois et réglementations en vigueur, les politiques et procédures de Vertiv, et les termes de leurs accords avec Vertiv, y compris les exigences concernant les informations sur les marchés publics et les conflits d’intérêts. Les contrats conclus avec les consultants et les agents doivent exiger ce niveau de conformité de leur part. Restriction sur le don de cadeaux et de pourboires Vous ne pouvez, directement ou indirectement, donner, offrir ni promettre un quelconque objet de valeur (par exemple un divertissement ou un cadeau) à un représentant ou à un employé du gouvernement en position d’influencer une décision du gouvernement concernant Vertiv ou ses activités, excepté dans le cadre de la loi en vigueur, si le don a une valeur nominale expressément autorisée par la politique de l’entreprise et le service juridique de Vertiv. Exigences contractuelles en matière de rendement Les contrats gouvernementaux doivent être conclus et exécutés de bonne foi. Les produits et services de Vertiv doivent satisfaire ou dépasser les spécifications contractuelles. Vous ne pouvez fournir au gouvernement un produit différent de celui qui a été spécifié ou qui ne respecte pas les exigences de test, sauf approbation préalable du gouvernement, obtenue par écrit. Facturation des coûts dans les contrats gouvernementaux Les contrats avec les gouvernements sont souvent tarifés ou rémunérés, d’une manière ou d’une autre, sur la base des coûts. Dans ce cas, seuls les coûts qui sont autorisés et attribuables à un contrat conforme aux lois et aux réglementations peuvent être facturés au gouvernement. Le calcul et l’affectation de ces coûts doivent faire l’objet d’une exactitude et d’une régularité exemplaires. Il incombe à chaque employé de facturer le temps et les autres coûts, dans la mesure de ses connaissances et convictions. Une facturation incorrecte constitue une infraction grave strictement interdite par la loi, qui donnera lieu à une enquête et, possiblement, à des mesures disciplinaires conformes aux règles et aux lois locales, y compris le licenciement. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 24 Négociation de contrats Dans la négociation de la plupart des contrats, sous-contrats et amendements gouvernementaux américains et étrangers, les informations de coût et de tarif doivent être remises au gouvernement avant qu’un accord ne soit conclu sur le prix, et le contrat doit certifier que les données sont à jour, exactes et complètes. Vertiv a pour politique de divulguer toutes les informations de coût et de tarif qu’un acquéreur ou un vendeur responsable considérerait comme susceptibles d’affecter le prix d’un contrat ou sous-contrat gouvernemental. Il incombe à l’employé de Vertiv de traiter équitablement avec le gouvernement et de respecter les exigences de divulgation, dans le cadre des propositions et négociations de contrats et sous-contrats gouvernementaux. Documents confidentiels Conformément aux lois et aux réglementations en vigueur, des restrictions rigoureuses s’appliquent à la réception, à la protection et au contrôle des documents classifiés (confidentiels, secrets ou top secret) du gouvernement. Il est nécessaire de respecter de façon stricte la loi et la politique de gestion des actifs de Vertiv. Vous êtes tenu de signaler immédiatement une violation de sécurité à votre gestionnaire ou au niveau de gestion approprié selon les circonstances. Contributions politiques Aucun fonds ni actif de Vertiv ne doit être utilisé pour aider un candidat à un poste politique national, d’état ou local, ni pour aider un parti ou un comité politique, sauf si la loi le permet et sous réserve d’approbation préalable du service juridique de Vertiv. Cette restriction s’applique aux versements de nature similaire effectués dans d’autres pays que les États-Unis, excepté si les lois en vigueur autorisent ces versements et qu’ils ont été préalablement approuvés par le service juridique de Vertiv. Cette interdiction concerne les contributions directes et les soutiens indirects tels que la fourniture de biens, de services ou d’équipement à des candidats, des partis ou des comités politiques, ainsi que le remboursement de frais engagés par des employés pour des activités politiques. Il est permis de participer au processus politique et de faire des cotisations personnelles en votre propre nom (et non remboursés par Vertiv) conformément aux lois applicables. Embauche d’employés, anciens et actuels, du gouvernement Aux États-Unis, les lois et les réglementations fédérales, d’État et locales établissent des exigences et des restrictions sur les employés, anciens et actuels, du gouvernement. Un employé ayant précédemment travaillé pour le gouvernement, ou qui est actuellement un employé spécial du gouvernement ou un réserviste en service, doit respecter strictement ces règles. Vertiv a pour politique de ne pas discuter d’un possible recrutement avec un employé du gouvernement américain si cela est contraire à la loi. Vertiv se conformera strictement aux lois et aux restrictions similaires dans d’autres juridictions. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 25 Autres exigences Les lois et les réglementations en vigueur ainsi que les termes des contrats gouvernementaux peuvent imposer des exigences de conformité à des programmes administratifs et socio-économiques, ainsi qu’à des règles d’archivage et de conservation des données. Dans de nombreux cas, des certificats de conformité à un programme particulier peuvent être exigés. Vous devez respecter ces exigences contractuelles gouvernementales et produire les certificats de bonne foi, après un examen rigoureux des faits sous-jacents. De plus, vous devez vous assurer que toutes les déclarations, communications et représentations faites à des représentants du gouvernement sont à jour, exactes et complètes dans la mesure de vos connaissances et convictions. ? FAQ Mon amie quitte son emploi auprès du gouvernement. Puis-je discuter avec elle d’une possibilité d’emploi chez Vertiv? Pour éviter tout risque juridique, communiquez avec le service des ressources humaines ou le service juridique de Vertiv avant d’engager toute discussion liée à l’emploi avec un employé ou un ancien employé du gouvernement. Puis-je offrir tout type de cadeau, de marque d’hospitalité ou de divertissement à un employé du gouvernement? N’offrez aucun cadeau, marque d’hospitalité ou divertissement à un employé du gouvernement sans d’abord confirmer auprès du service juridique de Vertiv que cette activité est légale. Dérogations et modifications Toute dérogation à une disposition du présent Code pour un dirigeant ou un administrateur, ou toute modification (telle que définie ci-dessous) du présent Code doit être approuvée par le conseil d’administration (ou le comité désigné) et sera rendue publique sur le site Web de Vertiv, lorsque la loi ou la réglementation applicable l’exige. Une « modification » désigne toute modification au présent Code autre que les modifications mineures techniques, administratives ou autres modifications non substantielles de celui-ci. Toute personne doit noter que Vertiv n’a pas l’intention d’accorder ou de permettre des dérogations aux exigences du présent Code. L’entreprise s’attend à ce que le présent code soit pleinement respecté. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 26 Responsabilités de l’entreprise Il incombe à Vertiv de : fournir à tous les employés des directives claires sur les questions de conduite professionnelle au quotidien; mettre en œuvre le présent Code d’éthique à l’échelle de l’entreprise; distribuer le présent Code d’éthique à tous les employés, dirigeants et administrateurs; veiller, par des opérations de communication et des programmes de formation, à ce que tous les employés connaissent et comprennent le Code d’éthique; fournir régulièrement des conseils sur les politiques et procédures de l’entreprise à tous les employés; faire respecter le présent Code d’éthique; veiller à ce qu’il n’y ait pas de représailles en cas de signalement de bonne foi d’une violation présumée du présent Code d’éthique ou des politiques ou procédures de l’entreprise; exiger de tous les superviseurs et dirigeants qu’ils mettent en œuvre et respectent le Code d’éthique. Vos responsabilités Vertiv exerce ses activités par le biais de ses employés. Nous avons besoin de votre aide pour vous conformer aux lois applicables et aux règles et principes énoncés dans le présent Code d’éthique dans toutes les situations. Dans une entreprise de notre taille, des problèmes et des questions se poseront de temps à autre. Si vous constatez un problème ou que vous avez une question ou une préoccupation, veuillez demander de l’aide. Le plus important est que les problèmes soient identifiés et communiqués afin que des mesures appropriées puissent être prises en temps utile. Vertiv ne peut le faire qu’avec votre aide. Sous réserve des lois locales et des contrats de travail en vigueur, Vertiv demande à ses employés, en particulier à ceux qui occupent des postes de gestion, de contribuer à éviter ou arrêter les infractions commises par d’autres. Vous êtes tenu d’alerter le niveau de direction approprié de toute infraction à la loi ou au présent Code d’éthique – à titre anonyme si vous le souhaitez. Autrement, vous vous exposez à des mesures disciplinaires. De plus, ne pas aider à mettre fin à une conduite inappropriée expose Vertiv à des risques importants et peut avoir un impact sur le succès de l’entreprise et, potentiellement, sur celui de l’unité commerciale dont dépendent vos revenus. Nous ne pouvons protéger Vertiv que par les actions de nos employés. Aidez-nous. Responsabilités de la direction La direction à tous les niveaux de Vertiv doit communiquer efficacement nos attentes vis-à-vis des employés, donner le bon exemple en suivant le présent Code d’éthique et informer immédiatement la CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 27 personne appropriée lorsqu’un problème ou un problème potentiel est identifié. Les lois et contrats de travail locaux peuvent affecter cette obligation dans certains sites, mais tout membre de la direction ayant connaissance d’une infraction à ce Code d’éthique, sans participer à la correction du problème, enfreint les exigences du programme d’éthique et de conformité de Vertiv. Comment obtenir de l’aide ou signaler une préoccupation Si vous avez des questions ou des préoccupations, vous pouvez choisir l’un des canaux de communication suivants : votre supérieur ou votre superviseur la personne-ressource ou le responsable de l’éthique de Vertiv pour votre unité commerciale un professionnel des ressources humaines de Vertiv un avocat de Vertiv Andrew Cole, le directeur de l’éthique de Vertiv la ligne téléphonique de Vertiv dédiée à l’éthique mondiale Votre supérieur immédiat ou votre superviseur doit être la première ressource dans la plupart des cas. L’étape suivante devrait consister à demander conseil à un dirigeant au sein de la hiérarchie de votre service, à la personne-ressource responsable de l’éthique de Vertiv ou au directeur de votre unité commerciale. Vous devez vous sentir à l’aise de communiquer avec les ressources de l’entreprise, y compris les professionnels des ressources humaines, les avocats de Vertiv ou le directeur de l’éthique de Vertiv, si vous avez besoin d’aide supplémentaire. Enfin, la ligne téléphonique de Vertiv dédiée à l’éthique mondiale est accessible pour signaler les problèmes et les infractions éthiques, ainsi que toute préoccupation concernant d’éventuelles irrégularités comptables ou financières. Vous pouvez faire un signalement à la ligne téléphonique de Vertiv dédiée à l’éthique mondiale : http://www.VertivCo.EthicsPoint.com Vous pouvez également appeler la ligne téléphonique de Vertiv dédiée à l’éthique mondiale : +1 855 874-1654 (gratuit si vous appelez des États-Unis) Des lignes téléphoniques locales peuvent être obtenues auprès du service des ressources humaines de Vertiv. Quel que soit le problème, vous trouverez une ressource appropriée à votre disposition. Vertiv s’engage à proposer des voies permettant de signaler, examiner et, dans tous les cas possibles, CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 28 résoudre les problèmes. Interdiction des représailles Les collaborateurs qui signalent des possibles infractions ou autres préoccupations ne subiront ni représailles ni harcèlement. Tout employé qui exerce des représailles ou un harcèlement fera l’objet de lourdes mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement. Que se passe-t-il quand vous posez une question ou signalez un problème La plupart des problèmes signalés via le programme d’éthique et conformité concernent les relations entre employés, et sont adressés à la personne la plus pertinente aux fins d’investigation. Il s’agit souvent du service des ressources humaines local. Vous pouvez obtenir une réponse plus rapide à toutes les questions de relations entre employés en communicant directement avec votre équipe de direction locale ou celle de votre unité commerciale. Lorsque la direction de Vertiv est informée d’un possible problème d’éthique ou de conformité, le problème est attribué à la personne ou à la fonction la plus pertinente aux fins d’investigation. Selon la situation, il peut s’agir des ressources humaines, du service juridique, du service des finances, du service environnemental ou d’un autre service de Vertiv. Dans certains cas, nous pouvons faire appel à un enquêteur externe. Les enquêtes se passent beaucoup mieux lorsque la personne qui a signalé le problème potentiel communique des informations détaillées et établit une communication bidirectionnelle avec l’enquêteur. Il est possible de rester anonyme bien que, du point de vue de l’enquêteur, il soit préférable de savoir qui a signalé le problème afin d’améliorer la communication et de donner plus de crédibilité à l’allégation. Il arrive parfois que des allégations anonymes s’avèrent infondées. Vertiv comprend que certaines allégations ne puissent être prouvées, ou qu’elles soient tout simplement fausses. L’entreprise a pour politique de n’exercer aucunes représailles à l’encontre d’un employé ayant fait part de ses préoccupations ou d’allégations par le biais du programme d’éthique. Tout employé qui exerce des représailles à l’encontre d’un collègue ayant signalé un problème enfreint lui-même notre Code d’éthique et, conformément aux lois, aux politiques et aux règles locales, s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement. Nous avons mis cette politique en place afin que personne n’hésite à faire part de ses inquiétudes par crainte de représailles. Vertiv ne prendra aucune mesure contre un employé ayant signalé un problème d’éthique, y compris s’il s’avère faux, mais, selon la loi locale, l’individu pourrait être assujetti à une responsabilité juridique en cas d’accusations fausses ou malveillantes. Le signalement d’un problème via le programme d’éthique ne protège pas un employé des mesures disciplinaires auxquelles il s’exposerait dans le cadre des politiques et règles en vigueur. Dans la mesure du possible, au terme d’une enquête, Vertiv fera un rapport à l’employé ayant signalé un problème. Cela n’est pas possible avec des allégations anonymes. De plus, les détails que nous pouvons partager quant au résultat d’une enquête peuvent être limités en raison des préoccupations légales ou liées à la confidentialité. Néanmoins, toute personne qui signale un problème doit avoir la CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 29 certitude que Vertiv enquêtera sur toutes les préoccupations crédibles et prendra les mesures appropriées pour résoudre les problèmes identifiés. Coopération dans le cadre d’une enquête La coopération avec les enquêtes portant sur des soupçons d’infraction aux lois et aux règles de conduite applicables – celles incluses dans le présent Code d’éthique et celles prévues par les règles locales relatives au travail et les politiques de l’entreprise – est obligatoire. Le refus de coopérer dans une enquête, l’intimidation et la coercition des contrôleurs et enquêteurs internes et externes, et toute tentative de tromper un enquêteur, constituent une infraction disciplinaire grave. Conformément aux lois locales, aux contrats de travail et aux accords en vigueur, ou aux obligations de consultation, ils peuvent entraîner un licenciement et des poursuites civiles ou pénales. CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 30 Reconnaissance J’ai lu attentivement ce Code d’éthique. Je comprends son objectif et ses dispositions, et j’accepte de les respecter. Veuillez remplir et renvoyer ce formulaire de reconnaissance au service des ressources humaines de Vertiv pour qu’il soit joint à votre dossier personnel. Signature Nom de l’employé en caractères d’imprimerie Nom et adresse de l’unité commerciale : CODE D’ÉTHIQUE DE VERTIV | 31 Numéro d’employé (le cas échéant) Date