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COMPRENDRE VOTRE POSTE Changer l’annonce confirmer une entrée ou sauter un enregistrement vocal Consulter les messages options personnelles écouter d’autres options annonce enregistrer personnalisée l’annonce changer le nom Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Supprimer votre renvoi sur messagerie et écouter vos messages : valider PERSONNALISER VOTRE MESSAGERIE réécouter effacer et réenregistrer Vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 annonces différentes (activer le mode 3 annonces avant l’enregistrement). * suivez les indications du guide vocal ■ Si vous ne répondez pas à l’appel, il sera répété (sauf pour le système de recherche de personne). L’intervalle entre deux appels est programmé. * Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes. 3 : Code à composer pour tous les autres types de postes. ■ Activation de la fonction “signalisation” écouter vos messages 3 annonces oui/non options appel de activer personnelles signalisation* la fonction Lors de votre premier accès, le guide vocal vous indiquera comment entrer votre code secret (4 chiffres) et enregistrer votre nom. Le choix 6 est disponible mais non énoncé. ■ Lorsque vous écoutez votre message, vous pouvez : ■ Programmation de la période d’appel Enregistrer et sélectionner votre annonce enregistrer annonce options personnelles personnalisée l’annonce réécouter archiver et écouter le suivant effacer connaître la date et l’heure répondre revenir en arrière arrêter avancer sélectionner votre annonce faire suivre un message planning d’appel La langue implicite est le français. le guide vocal vous informe de vos choix appuyer sur la touche correspondant à la langue choisie (1, 2, 3...) Chaque demandeur écoute votre message d’accueil personnel. Pour cette raison, veuillez personnaliser votre message d’accueil à chaque fois que c’est possible. Les exemples qui suivent peuvent être personnalisés. Changer son code secret options changer le personnelles code secret composer le nouveau code secret appuyer sur la touche correspondant à l’annonce choisie (1, 2 ou 3) CONSEILS PRATIQUES Le choix 5 est disponible mais non énoncé. valider désactiver la fonction * La fonction “Signalisation” doit être autorisée par le gestionnaire de l’installation. messages archivés Choisir la langue (en option) à votre domicile, à l’hôtel, sur votre téléphone mobile, sur votre système de recherche de personne. Consulter les messages archivés options annonce personnelles personnelle * Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes. 3 : Code à composer pour tous les autres types de postes. ■ La messagerie fera sonner un poste pour prévenir de l’arrivée d’un message, immédiatement ou à heure déterminée. Programmez les numéros de téléphone à joindre et les périodes où le message doit passer. entrer votre nouveaux code secret messages écouter vos messages Choisir le mode 3 annonces entrer votre code secret Cette manipulation simple et répétitive d’accès à votre boîte vocale est remplacée dans les pages suivantes par ce symbole : ■ ■ enregister votre annonce en utilisant votre combiné Accéder à votre boîte vocale Vous pouvez être prévenu de l’arrivée de messages (fonction signalisation) : “Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je ne serai pas à mon bureau avant . . h. Veuillez me laisser un message, votre nom, votre numéro de téléphone et je vous appellerai dès mon retour.” “(Nom) . . . . . . . . . . , je ne suis pas à mon bureau pour le moment, veuillez me laisser un message, votre numéro de téléphone, je vous rappellerai dès que possible, ou taper 0 pour joindre le standard.” “Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je suis absent jusqu’au (date) . . . . Veuillez me laisser un message, votre nom et votre numéro de téléphone. Je vous appellerai dès mon retour. Si vous voulez parler à une autre personne tapez 0 et vous serez mis en contact avec le standard. Merci.” ■ composer l’heure de début de période (4 chiffres) composer l’heure de fin de période (4 chiffres) valider Programmation du numéro destinataire de la signalisation : Répondre à un message Si vous voulez répondre à un message, vous pouvez le faire immédiatement. Le destinataire reçoit le message dans sa boîte vocale. écoute du message enregistrer le message répondre valider réécouter effacer et enregistrer * Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes. 3 : Code à composer pour tous les autres types de postes. numéro destinataire composer valider un n° de poste ou un n° externe Si vous désirez appeler un récepteur de recherche de personne, vous composerez le 1# (ou 2#) suivis du numéro du récepteur de recherche de personne. Si vous ne connaissez pas le code d’accès ou si vous avez besoin de détails complémentaires concernant le système de recherche de personne, le gestionnaire de votre système peut vous aider. Dès que vous serez à votre bureau, veuillez annuler la fonction “Signalisation”. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Alcatel Business Systems - 56, avenue Jean-Jaurès - F 92707 Colombes Cedex R.C. Paris 602 033 185 Réf. : 3 BR 05734 BAAB Ed. 02 Groupe Extrême revenir au menu précédent ou annuler les données entrées Prévenir de la présence d’un message à l’extérieur EN VOTRE ABSENCE - À VOTRE RETOUR Les touches suivantes de votre poste ont une utilisation particulière : TRAVAILLER EN ÉQUIPE répondre à l’appel écouter le message confirmer composer le code secret nouveaux messages Messages à écouter plus tard enregistrer le message déposer un message raccrocher valider réécouter effacer et réenregistrer n° de la boîte du destinataire vérifier la bonne réception composer le numéro de la boîte vocale du destinataire ■ écouter les nouveaux messages écouter les messages archivés envoyer un options messages personnelles accusé de réception service d'information Le gestionnaire du système peut enregistrer des messages d’information. Vous pouvez y accéder grâce à votre boîte vocale. réécouter archiver/ suivant effacer/ suivant horodatage envoyer une copie répondre Faire suivre un message Certains messages peuvent avoir un intérêt pour d’autres. Vous pouvez faire suivre une copie de votre message à une ou plusieurs personnes. Enregistrer un commentaire afin qu’un destinataire sache que vous avez fait suivre un message : écoute du message ■ message suivant écouter le message Écouter ou modifier les listes existantes options liste de personnelles diffusion code secret service d’information Avec une liste de diffusion, vous pouvez transmettre un message à plusieurs personnes définies dans une liste. Le système attribue automatiquement à votre liste de noms un numéro de liste (sur trois chiffres). Il vous permettra d’envoyer un message dans la boîte vocale de chaque membre. Avant de définir une nouvelle liste, vous pouvez : Les options disponibles pour consulter les messages archivés sont indiquées par guide vocal pendant l’écoute des messages. n° de boîte vocale Écouter les messages du service d’information Créer une liste de diffusion nouveaux messages nouveaux messages débuter la consultation Accusé de réception vocal composer les 3 premières lettres du nom recherché écouter le message ouvrir la boîte vocale message d'accueil écouter le message si le système trouve plusieurs noms, choisissez ou composez des lettres supplémentaires écouter le message GUIDE RAPIDE Appel interne appeler fin valider Si vous ne connaissez pas le n° de boîte vocale, vous pouvez composer le nom du destinataire, ou les premiers caractères de ce nom. début de la composer composer consultation le n° de le code boîte vocale secret composer composer le n° de le code boîte vocale secret effacer et composer réenregistrer le n° du destinataire composer d’autres n° de boîtes vocales Vous pouvez aussi déposer un message de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise en composant le n° de la messagerie. message d’accueil du standard automatique appeler réécouter Vous pouvez vérifier si le destinataire a écouté votre message. Le système le diffuse à nouveau s’il n’a pas été écouté. valider Veuillez utiliser uniquement un poste multifréquence. appeler valider valider puis Seul le gestionnaire du système peut autoriser “la consultation immédiate” de votre boîte vocale. Consulter ses messages à distance Arborescence type Appel à partir de l’extérieur Vous pouvez déposer un message à l’intention d’une personne ou de plusieurs en composant : ■ le numéro de la boîte vocale du destinataire, ■ le numéro d’une liste de diffusion : les numéros vont de 001 à 050, ■ le numéro de la liste de diffusion générale : composer 000 pour diffuser un message à toutes les personnes possédant une boîte vocale. répondre à l’appel confirmer Créer une liste de diffusion (suite) Envoyer un message Messages écoutés aussitôt dépend de la configuration du système Consulter ses messages après signalisation enregistrer un commentaire selectionner selectionner l'annonce 1 l'annonce 2 faire suivre le message écouter/modifier une liste annonces/ options de nom signalisation changer le code secret selectionner l'annonce 3 liste de diffusion enregistrer l’annonce sélection de la langue enregistrer le nom mode répondeur simple 3 annonces marche/arrêt Créer une nouvelle liste enregistrer le nom de la liste options liste de personnelles diffusion créer une nouvelle liste valider réécouter effacer et enregistrer composer le n° du valider destinataire ou le n° d’une liste de diffusion signalisation signalisation numéro de marche arrêt téléphone planning Ces options du menus sont annoncées quand vous pressez “0”. messagerie vocale