COMPRENDRE VOTRE POSTE
Changer l’annonce
confirmer une
entrée ou sauter
un enregistrement
vocal
Consulter les messages
options
personnelles
écouter
d’autres
options
annonce
enregistrer
personnalisée l’annonce
changer
le nom
Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages.
Supprimer votre renvoi sur messagerie et écouter vos messages :
valider
PERSONNALISER VOTRE MESSAGERIE
réécouter
effacer et
réenregistrer
Vous pouvez enregistrer jusqu’à 3 annonces différentes (activer le mode
3 annonces avant l’enregistrement).
*
suivez les
indications
du guide vocal
■
Si vous ne répondez pas à l’appel, il sera répété (sauf pour le
système de recherche de personne). L’intervalle entre deux
appels est programmé.
* Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes.
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
■
Activation de la fonction “signalisation”
écouter vos
messages
3 annonces
oui/non
options
appel de
activer
personnelles signalisation* la fonction
Lors de votre premier accès, le guide vocal vous indiquera comment
entrer votre code secret (4 chiffres) et enregistrer votre nom.
Le choix 6 est disponible mais non énoncé.
■
Lorsque vous écoutez votre message, vous pouvez :
■
Programmation de la période d’appel
Enregistrer et sélectionner votre annonce
enregistrer
annonce
options
personnelles personnalisée l’annonce
réécouter
archiver et
écouter le
suivant
effacer
connaître
la date et
l’heure
répondre
revenir en
arrière
arrêter
avancer
sélectionner
votre annonce
faire suivre
un message
planning
d’appel
La langue implicite est le français.
le guide vocal
vous informe
de vos choix
appuyer sur la touche
correspondant à la
langue choisie (1, 2, 3...)
Chaque demandeur écoute votre message d’accueil personnel. Pour cette
raison, veuillez personnaliser votre message d’accueil à chaque fois que
c’est possible. Les exemples qui suivent peuvent être personnalisés.
Changer son code secret
options
changer le
personnelles code secret
composer
le nouveau
code secret
appuyer sur la touche correspondant
à l’annonce choisie (1, 2 ou 3)
CONSEILS PRATIQUES
Le choix 5 est disponible mais non énoncé.
valider
désactiver
la fonction
* La fonction “Signalisation” doit être autorisée par le gestionnaire
de l’installation.
messages
archivés
Choisir la langue (en option)
à votre domicile, à l’hôtel,
sur votre téléphone mobile,
sur votre système de recherche de personne.
Consulter les messages archivés
options
annonce
personnelles personnelle
* Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes.
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
■
La messagerie fera sonner un poste pour prévenir de l’arrivée d’un message,
immédiatement ou à heure déterminée. Programmez les numéros de téléphone
à joindre et les périodes où le message doit passer.
entrer votre nouveaux
code secret messages
écouter vos
messages
Choisir le mode 3 annonces
entrer votre
code secret
Cette manipulation simple et répétitive
d’accès à votre boîte vocale est remplacée
dans les pages suivantes par ce symbole :
■
■
enregister votre
annonce en utilisant
votre combiné
Accéder à votre boîte vocale
Vous pouvez être prévenu de l’arrivée de messages (fonction signalisation) :
“Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je ne serai pas à mon bureau avant . . h.
Veuillez me laisser un message, votre nom, votre numéro de téléphone et je vous appellerai
dès mon retour.”
“(Nom) . . . . . . . . . . , je ne suis pas à mon bureau pour le moment, veuillez me laisser
un message, votre numéro de téléphone, je vous rappellerai dès que possible, ou taper 0
pour joindre le standard.”
“Ici la boîte vocale de Mme/Mr (Nom) . . . . . . . . . . Je suis absent jusqu’au (date) . . . .
Veuillez me laisser un message, votre nom et votre numéro de téléphone. Je vous appellerai
dès mon retour. Si vous voulez parler à une autre personne tapez 0 et vous serez mis
en contact avec le standard. Merci.”
■
composer
l’heure de
début de
période
(4 chiffres)
composer
l’heure de fin
de période
(4 chiffres)
valider
Programmation du numéro destinataire de la signalisation :
Répondre à un message
Si vous voulez répondre à un message, vous pouvez le faire
immédiatement. Le destinataire reçoit le message dans sa boîte vocale.
écoute du
message
enregistrer
le message
répondre
valider
réécouter
effacer
et enregistrer
* Voix : touche afficheur proposée par un poste Advanced Reflexes.
3 : Code à composer pour tous les autres types de postes.
numéro
destinataire
composer
valider
un n° de poste
ou un n° externe
Si vous désirez appeler un récepteur de recherche de personne,
vous composerez le 1# (ou 2#) suivis du numéro du récepteur
de recherche de personne.
Si vous ne connaissez pas le code d’accès ou si vous avez besoin
de détails complémentaires concernant le système de recherche
de personne, le gestionnaire de votre système peut vous aider.
Dès que vous serez à votre bureau, veuillez annuler la fonction
“Signalisation”.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle,
de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 56, avenue Jean-Jaurès - F 92707 Colombes Cedex
R.C. Paris 602 033 185
Réf. : 3 BR 05734 BAAB Ed. 02
Groupe Extrême
revenir au menu
précédent ou
annuler les
données entrées
Prévenir de la présence d’un message à l’extérieur
EN VOTRE ABSENCE - À VOTRE RETOUR
Les touches suivantes de votre poste ont une utilisation particulière :
TRAVAILLER EN ÉQUIPE
répondre
à l’appel
écouter le
message
confirmer
composer
le code
secret
nouveaux
messages
Messages à écouter plus tard
enregistrer
le message
déposer
un message
raccrocher
valider
réécouter
effacer et
réenregistrer
n° de la boîte
du destinataire
vérifier
la bonne
réception
composer le numéro
de la boîte vocale
du destinataire
■
écouter les
nouveaux
messages
écouter les
messages
archivés
envoyer un
options
messages personnelles
accusé
de
réception
service
d'information
Le gestionnaire du système peut enregistrer des messages d’information.
Vous pouvez y accéder grâce à votre boîte vocale.
réécouter
archiver/
suivant
effacer/
suivant
horodatage
envoyer
une copie
répondre
Faire suivre un message
Certains messages peuvent avoir un intérêt pour d’autres. Vous pouvez
faire suivre une copie de votre message à une ou plusieurs personnes.
Enregistrer un commentaire afin qu’un destinataire sache que vous avez
fait suivre un message :
écoute du
message
■
message
suivant
écouter
le message
Écouter ou modifier les listes existantes
options
liste de
personnelles diffusion
code
secret
service d’information
Avec une liste de diffusion, vous pouvez transmettre un message à plusieurs
personnes définies dans une liste. Le système attribue automatiquement
à votre liste de noms un numéro de liste (sur trois chiffres). Il vous permettra
d’envoyer un message dans la boîte vocale de chaque membre.
Avant de définir une nouvelle liste, vous pouvez :
Les options disponibles pour consulter les messages archivés
sont indiquées par guide vocal pendant l’écoute des
messages.
n° de boîte
vocale
Écouter les messages du service d’information
Créer une liste de diffusion
nouveaux
messages
nouveaux
messages
débuter la
consultation
Accusé de réception vocal
composer les 3 premières
lettres du nom recherché
écouter
le
message
ouvrir la boîte vocale
message
d'accueil
écouter
le message
si le système trouve plusieurs noms, choisissez
ou composez des lettres supplémentaires
écouter
le
message
GUIDE RAPIDE
Appel interne
appeler
fin
valider
Si vous ne connaissez pas le n° de boîte vocale, vous pouvez
composer le nom du destinataire, ou les premiers caractères de ce nom.
début de la composer
composer
consultation le n° de
le code
boîte vocale secret
composer
composer
le n° de
le code
boîte vocale secret
effacer et
composer
réenregistrer le n° du
destinataire
composer d’autres n°
de boîtes vocales
Vous pouvez aussi déposer un message de l’intérieur ou de l’extérieur de
l’entreprise en composant le n° de la messagerie.
message d’accueil
du standard
automatique
appeler
réécouter
Vous pouvez vérifier si le destinataire a écouté votre message.
Le système le diffuse à nouveau s’il n’a pas été écouté.
valider
Veuillez utiliser uniquement un poste multifréquence.
appeler
valider
valider
puis
Seul le gestionnaire du système peut autoriser “la consultation
immédiate” de votre boîte vocale.
Consulter ses messages à distance
Arborescence type
Appel à partir de l’extérieur
Vous pouvez déposer un message à l’intention d’une personne ou de
plusieurs en composant :
■ le numéro de la boîte vocale du destinataire,
■ le numéro d’une liste de diffusion : les numéros vont de 001 à 050,
■ le numéro de la liste de diffusion générale : composer 000 pour
diffuser un message à toutes les personnes possédant une boîte vocale.
répondre
à l’appel
confirmer
Créer une liste de diffusion (suite)
Envoyer un message
Messages écoutés aussitôt
dépend de la configuration du système
Consulter ses messages après signalisation
enregistrer un
commentaire
selectionner selectionner
l'annonce 1 l'annonce 2
faire suivre
le message
écouter/modifier
une liste
annonces/ options de
nom
signalisation
changer
le code
secret
selectionner
l'annonce 3
liste de
diffusion
enregistrer
l’annonce
sélection de
la langue
enregistrer
le nom
mode
répondeur
simple
3 annonces
marche/arrêt
Créer une nouvelle liste
enregistrer
le nom de la liste
options
liste de
personnelles diffusion
créer une
nouvelle liste
valider
réécouter
effacer et
enregistrer
composer le n° du
valider
destinataire ou le n°
d’une liste de diffusion
signalisation signalisation numéro de
marche
arrêt
téléphone
planning
Ces options du menus sont annoncées quand vous pressez “0”.
messagerie vocale
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