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cobas® infinity central lab Guide de l'utilisateur Version 3.2 Version du logiciel 2.4 Module cobas® infinity total quality management 2 Informations relatives à la publication Version de la publication Version du logiciel Date de révision Description des modifications 1.0 2.0 Juin 2016 Première édition 1.1 2.0 Juin 2016 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.0 1.2 2.0 Juin 2016 Mises à jour mineures 1.3 2.0 Septembre 2016 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.0 et ajout de nouveaux chapitres 2.0 2.1 Mai 2017 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.1 2.1 2.1.2 Juillet 2017 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.1.2 2.2 2.1 Novembre 2017 La version du logiciel a été modifiée pour inclure tous les correctifs 2.1 3.0 2.2 Novembre 2017 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.2 3.1 2.3 Mars 2018 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.3 3.2 2.4 Septembre 2018 Nouvelles fonctions de la version du logiciel 2.4 y Historique de révision du guide de l'utilisateur Note sur l'édition Cette publication est destinée aux opérateurs des cobas® infinity central lab. Tous les efforts nécessaires ont été fournis pour veiller à ce que l'ensemble des informations contenues dans le présent document soient correctes au moment de sa publication. Cependant, le fabricant de ce produit pourra être amené à procéder à la mise à jour des informations relatives à la présente publication dans le cadre de ses activités inhérentes à la surveillance du produit donnant lieu à l'élaboration d'une nouvelle version de cette publication. Où trouver les informations L'Assistance utilisateur fournit toutes les informations relatives au produit, y compris ce qui suit : • • • Sécurité Exploitation de routine Informations relatives à la configuration Le guide de l'utilisateur met l'accent sur l'exploitation quotidienne du produit. Les chapitres sont organisés selon le flux de travail de l'exploitation normale du produit. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 3 ! Précaution générale Pour éviter tout résultat incorrect, assurez-vous d'être familiarisé avec les instructions et les informations relatives à la sécurité. r Portez une attention particulière aux notices de sécurité. r Suivez toujours les instructions contenues dans cette publication. r N'utilisez pas le logiciel d'une manière qui n'est pas décrite dans cette publication. r Stockez toutes les publications dans un lieu sécurisé et facilement accessible. Formation N'effectuez pas des tâches d'exploitation ou d'actions de maintenance si vous n'avez pas été formé par Roche Diagnostics. Laissez aux représentants service Roche formés le soin d'effectuer les tâches qui ne sont pas décrites dans la documentation dédiée aux utilisateurs. Images Les captures d'écran contenues dans cette publication ont été ajoutées exclusivement à des fins d'illustration. Les données configurables et variables telles que les tests, les résultats ou les noms de chemin d'accès apparaissant dans ces captures d'écran ne doivent pas être utilisés dans le cadre de l'exploitation du laboratoire. Garantie Toute modification apportée au système par le client entraîne la caducité de la garantie ou du contrat d'entretien. Pour les conditions de garantie, contactez votre représentant commercial local ou adressez-vous à votre partenaire chargé du contrat de garantie. Laisser toujours aux représentants service Roche le soin de procéder aux mises à jour du logiciel, ou effectuez de telles mises à jour avec leur assistance. Copyright Informations sur la licence © 2013-2018, F. Hoffmann-La Roche Ltd. Tous droits réservés. Les logiciels des cobas® infinity central lab sont protégés par les lois régissant les contrats, les lois régissant le droit d'auteur et les traités internationaux. Les cobas® infinity central lab contiennent une licence utilisateur liant F. Hoffmann-La Roche Ltd. et le détenteur de la licence. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder au logiciel et l'utiliser. Toute utilisation et distribution non autorisées expose les contrevenants à des peines civiles et pénales. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 4 Logiciels open source et commerciaux Les cobas® infinity central lab peuvent inclure des composants ou modules issus de logiciels commerciaux ou open source. Pour obtenir plus d'informations sur la propriété intellectuelle et autres avertissements, ainsi que sur les licences relatives aux programmes logiciels inclus dans les cobas® infinity central lab, reportez-vous à la distribution électronique incluse dans le produit. Ce logiciel open source et commercial et les cobas® infinity central lab dans leur ensemble peuvent constituer un dispositif régi par les lois en vigueur. Pour obtenir des informations détaillées, reportez-vous au manuel de l'utilisateur et aux étiquettes. Veuillez noter que l'autorisation respective cesse d'être valide au regard de la législation correspondante dès lors qu'une modification non autorisée a été apportée aux cobas® infinity central lab. Marques commerciales Les marques commerciales suivantes sont reconnues : COBAS, COBAS INFINITY et LIFE NEEDS ANSWERS sont des marques commerciales de Roche. Toutes les autres marques commerciales sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Retour d'information Tous les efforts nécessaires ont été fournis pour veiller à ce que cette publication soit conforme à son usage prévu. Cependant, tout retour d'information relatif à un aspect quelconque de cette publication est le bienvenu et sera pris en compte lors de l'élaboration des mises à jour. Contactez votre représentant de service Roche si vous souhaitez nous transmettre vos remarques éventuelles. Avis de non-responsabilité Cette publication peut contenir des informations et références à des produits susceptibles de ne pas être disponibles dans votre pays ou vendus par Roche Diagnostics. Cette publication ne représente aucun engagement concernant l’utilisation ou les performances de ces produits. Des produits tiers sélectionnés sont disponibles pour être utilisés avec le cobas® infinity central lab. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Adresses des contacts Roche Diagnostics GmbH Sandhofer Strasse 116 D-68305 Mannheim Allemagne Fabriqué en Espagne 07154003001 Distribué aux États-Unis par : Roche Diagnostics 9115 Hague Road Indianapolis Indiana États-Unis Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Table des matières Table des matières Informations relatives à la publication Adresses des contacts Table des matières Usage prévu Environnement d’utilisation et utilisateurs prévus Symboles et abréviations Classifications de sécurité Informations relatives à la sécurité du système Conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 2 5 7 9 10 11 12 13 19 Présentation de l'interface 5 Présentation de l'interface Accès au logiciel À propos du cadre du logiciel Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Filtrage Tri et exportation des informations des tableaux À propos des éléments d'interface courants 27 30 32 43 46 48 Tâches de routine 6 Gestion de la qualité Gestion des documents Gestion des audits Non-conformités Actions préventives Gestion des incidents Gestion des indicateurs Gestion des instruments 55 60 63 67 71 74 77 Annexe Index 81 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 7 8 Table des matières Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 9 Usage prévu L'application cobas® infinity central lab est destinée à être utilisée pour : • • • la configuration et la gestion de la connectivité des instruments et des systèmes logiciels la gestion des données relatives aux éléments suivants : - Échantillons - Validation technique, émission automatique comprise - Contrôle qualité (à la fois qualitatif et quantitatif) - Résultats de tests et leur entrée (postes de travail hors ligne) la gestion et le stockage des informations, telles que : - les informations de stockage d’archive d’échantillons - le moteur de règles destiné à la validation technique - les notifications provenant de toute partie du système - la gestion des réactifs et des calibrateurs - la gestion du temps de rendu des résultats - les statistiques de production En plus de l’usage prévu ci-dessus, l’application cobas® infinity central lab est destinée à : • • la gestion des données relatives aux éléments suivants : - Données de demande - Données de patient - Prise en charge de la validation médicale - Consolidation des résultats et génération de rapports de résultats - Prise en charge de la facturation la gestion et le stockage des informations, telles que : - les statistiques générales (entrepôt de données) - les flux de travail et les données pour : (module Microbiology) - les échantillons humains Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 10 Environnement d’utilisation et utilisateurs prévus Le logiciel cobas® infinity central lab est destiné à des laboratoires cliniques. Différents profils d’utilisateur sont disponibles dans le logiciel cobas® infinity central lab. Représentant service Roche (mondial et local) Les représentants service Roche configurent le système et les données maîtres (test, groupes de tests, expéditeurs, instruments, rapports, interfaces, etc.) en fonction d’exigences spécifiques des clients concernant les hôtes connectés, les instruments et les flux de travail échantillon. Le niveau d’accès dépend des droits d’utilisateur. Technicien de laboratoire Les techniciens de laboratoire utilisent la solution pour procéder à la validation technique sur les résultats de patient et de CQ, modifier manuellement les demandes (ajouter ou supprimer les tests, modifier les données démographiques de patient), entrer les résultats de patient et de CQ envoyés par des postes de travail hors ligne, imprimer les rapports de patient et de CQ, archiver les échantillons, récupérer les échantillons dans les archives, etc. Le niveau d’accès dépend des droits d'utilisateur spécifiques. Médecin/Directeur de laboratoire Les médecins/directeurs de laboratoire utilisent la solution pour vérifier les résultats validés techniquement, rechercher des échantillons ou résultats de tests dans les résultats de patients et ajouter des commentaires aux résultats ou à la demande. Le niveau d’accès dépend des droits d’utilisateur spécifiques. Administrateur informatique du laboratoire Médecin généraliste/médecin hospitalier/infirmier hospitalier/infirmier en santé publique Les administrateurs informatiques du laboratoire prennent en charge la gestion des utilisateurs, des autorisations, des tests et des expéditeurs. Le niveau d’accès dépend des droits d'utilisateur spécifiques. Ces utilisateurs ne sont pas des employés du laboratoire, c’est pourquoi leur accès est limité au module Lab Link. Ils entrent des demandes manuellement dans le module Lab Link, impriment des étiquettes code-barres destinées aux tubes à des fins d’identification des patients/échantillons positifs, impriment des rapports destinés au prélèvement de sang sur le patient, consultent et impriment le rapport de résultats de leurs patients. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 11 Préleveur Ces utilisateurs sont des employés du laboratoire, mais leur accès est limité au module Lab Link. Les préleveurs confirment dans le logiciel que les échantillons ont été prélevés conformément à la demande. Symboles et abréviations Noms de produits En dehors de toute spécification contraire dans des contextes particuliers, les noms de produits et descripteurs suivants sont utilisés. Nom de produit Descripteur cobas® infinity central lab logiciel cobas® infinity general lab module cobas® infinity emergency lab module cobas® infinity lab flow module cobas® infinity lab link module cobas® infinity microbiology module cobas® infinity total quality management module y Noms de produits Symboles utilisés dans la publication Symbole Explication o Élément de liste u Rubriques connexes contenant des informations supplémentaires q Astuce. Informations supplémentaires offrant des conseils utiles pour une meilleure utilisation du produit. r Début d'une tâche I Informations supplémentaires au sein d'une tâche f Résultat d'une action au sein d'une tâche. c Fréquence d'une tâche. n Durée d'une tâche. d Matériel requis pour l'exécution d'une tâche. j Prérequis relatifs à une tâche. u Rubrique. Utilisé dans les références croisées vers des rubriques. p Tâche. Utilisé dans les références croisées vers des tâches. w Figure. Utilisé dans les titres de figure et les références croisées vers des figures. y Tableau. Utilisé dans les titres de tableau et les références croisées vers des tableaux. y Symboles utilisés dans la publication Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 12 Symbole Explication z Équation. Utilisé dans les références croisées vers des équations. k Exemple de code. Utilisé dans les titres de code et les références croisées vers des codes. [] Crochets. Utilisés dans les noms des éléments comme défini par votre administrateur système y Symboles utilisés dans la publication Abréviations Les abréviations suivantes sont utilisées. Abréviation Définition ANSI American National Standards Institute (Institut américain de normalisation) EN Norme européenne n/a non applicable ASC Alimentation sans coupure y Abréviations Classifications de sécurité Les consignes de sécurité et remarques importantes destinées aux utilisateurs sont classées conformément à la norme ANSI Z535.6. Veuillez vous familiariser avec les significations et icônes suivantes. Ces symboles et termes sont utilisés pour signaler des dangers spécifiques : ! AVERTISSEMENT Avertissement... r ... signale une situation dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, risque d’entraîner la mort ou de graves blessures. ! ATTENTION Attention... r ... signale une situation dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, risque d’entraîner des blessures mineures ou modérées. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 13 MISE EN GARDE Mise en garde... r ... signale une situation dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, risque d’endommager le système. Les informations importantes sans rapport avec la sécurité sont signalées à l’aide de l’icône suivante : q Astuce... ... indique que des conseils utiles ou des informations supplémentaires relatives à l’utilisation appropriée du système sont fournis. Informations relatives à la sécurité du système Roche Diagnostics a formulé une série de recommandations visant à permettre à l'utilisateur de travailler avec le logiciel en toute sécurité et à garantir le bon fonctionnement et des performances optimales du réseau de communication dans lequel ce produit a été installé. q Veuillez lire attentivement les recommandations suivantes pour garantir le bon fonctionnement du logiciel. ! Sécurité AVERTISSEMENT Infrastructure de sécurité Risques affectant la confidentialité r Il convient de mettre en place une infrastructure sécurisée pour le réseau du logiciel et de définir des politiques de sécurité afin de pallier à d’éventuels problèmes ou à des pannes du système. r L'accès est contrôlé via la connexion des utilisateurs. Chaque accès au logiciel est enregistré et consigné dans un journal, y compris les tentatives d’accès ayant échoué. r Veuillez être particulièrement vigilant lorsque vous configurez le nombre de tentatives de connexion, la période d’expiration du mot de passe et la gestion des sessions. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 14 ! AVERTISSEMENT Paramètres de sécurité activés r Tous les paramètres de sécurité (profils, restrictions d'accès, etc.) sont activés par défaut. Veuillez noter que la désactivation des paramètres de sécurité est susceptible de comporter des risques potentiellement importants. Du personnel non qualifié pourrait, par exemple, modifier les configurations des instruments ou du système, ou des utilisateurs non autorisés pourraient accéder à des informations confidentielles. ! ASC AVERTISSEMENT Utilisation de l’alimentation sans coupure et arrêt du logiciel Risque de corruption ou de perte de données en cas de coupure de courant r Il est vivement recommandé d'utiliser une alimentation sans coupure et de procéder régulièrement à sa maintenance. r Il est vivement recommandé de maintenir la fonction de journalisation activée. r Une procédure standard d’arrêt du logiciel doit être créée. Vous devez toujours quitter le logiciel avant de mettre l'ordinateur hors tension. L'installation d’une alimentation sans coupure permettant de sécuriser la mise hors tension réduit le risque de perte de données due à une coupure de courant. ! ATTENTION Utilisation d’une alimentation sans coupure Risque de perte de données en cas de coupure de courant r Il est vivement recommandé d'utiliser une alimentation sans coupure. r Il est vivement recommandé de maintenir la fonction de journalisation activée. ! Paramètres utilisateur AVERTISSEMENT Restriction de l’accès aux fonctions critiques Risque d’accès non autorisé à des informations confidentielles r Il est recommandé d’accorder aux utilisateurs les droits les plus restrictifs possibles leur permettant néanmoins d’accomplir leurs tâches, afin de protéger les données confidentielles et les éléments de configuration de la base de données. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 15 ! AVERTISSEMENT Accès au logiciel et comptes d'utilisateur r L’accès au logiciel doit uniquement être accordé aux utilisateurs ayant suivi une formation spéciale et auxquels un nom d'utilisateur et un mot de passe ont été affectés. Le mot de passe doit être confidentiel et doit respecter les règles de sécurité élémentaires. Il doit être régulièrement modifié afin d’empêcher tout accès non autorisé. Un utilisateur ne peut pas posséder plus d’un compte. Ne créez pas de comptes d’utilisateurs génériques pouvant être utilisés par plusieurs personnes. Créez un compte différent pour chaque utilisateur, même s'ils disposent des mêmes droits d'accès. Il est recommandé de créer une procédure opérationnelle normalisée (SOP) afin de garantir que seul le personnel qualifié ait accès au logiciel. r r ! AVERTISSEMENT Mots de passe, accès et arrêt du système r Pour des raisons de sécurité et afin de préserver la confidentialité des patients, tous les utilisateurs doivent quitter le logiciel ou verrouiller leur ordinateur avant de quitter leur poste de travail. Il est recommandé de configurer correctement l’heure de déconnexion automatique. r ! ATTENTION Performances du système Risque de résultats retardés r Afin de garantir le fonctionnement du système à pleine capacité, évitez de connecter un nombre trop élevé d'utilisateurs ou d'instruments risquant de dépasser les capacités de votre infrastructure. q Configurations du système Les paramètres préconfigurés dans le système ne doivent être utilisés qu’à titre de référence. Il est recommandé de ne pas les utiliser en tant que paramètres par défaut, et de les modifier afin de répondre au mieux aux exigences spécifiques de votre système et de votre centre de santé. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 16 ! Généralités AVERTISSEMENT Paramètres régionaux r Assurez-vous que la configuration du logiciel correspond aux paramètres régionaux et aux exigences locales. ! ATTENTION Performances des serveurs et du logiciel Risque de résultats retardés r Utilisez des serveurs dont les dimensions sont adaptées aux besoins de votre installation afin d’optimiser les performances du logiciel. r Il est recommandé de configurer les serveurs à l’aide d'un système à haute disponibilité et à redondance de données. L’existence d'un second serveur permet d’éviter les pertes de données en cas de pannes graves ou critiques du système. ! ATTENTION Alarmes des écrans de validation et des rapports Risque de résultats incomplets risquant d’entraîner un diagnostic erroné r Configurez toujours les alarmes pour les écrans de validation et les rapports afin d’empêcher les utilisateurs de valider des résultats sans tenir compte de certaines informations importantes. ! ATTENTION Codes-barres Risque de résultats retardés r Il est fortement conseillé de suivre des procédures opérationnelles normalisées (SOP) appropriées afin d’éviter une manipulation incorrecte des tubes. r Il est recommandé d'utiliser des codes-barres et des plateaux pour identifier et localiser facilement des échantillons. q Toutes les modifications effectuées dans le logiciel sont enregistrées à l’aide de la trace d’audit. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 17 ! Sauvegardes ATTENTION Protocole de sauvegarde Risque de perte de données r Il est vivement recommandé d’activer la sauvegarde régulière de la mémoire cache et les fonctions de récupération (de préférence quotidiennement). r Il est vivement recommandé de stocker (quotidiennement) les fichiers de sauvegarde de la mémoire cache dans un emplacement sécurisé. r Il est vivement recommandé d'utiliser un système de mise en miroir de matériel ! AVERTISSEMENT Sauvegardes et mises à jour r Avant de procéder à la mise à niveau du logiciel, effectuez des sauvegardes de l’ensemble des bases de données et des configurations du système. ! Instruments et dispositifs de lecture AVERTISSEMENT Le logiciel n’est pas préparé pour recevoir différentes unités pour le même test et le même hôte, ou issues du même test mais de différents hôtes. Lorsqu'il reçoit des informations, le logiciel applique les unités de test ayant été configurées. Risque de résultats incorrects r Veuillez être particulièrement vigilant lorsque vous configurez le test primaire et les unités secondaires. Si les unités du logiciel ne correspondent pas à celles de l’hôte externe ou de l'instrument, assurez-vous que la modification appropriée est appliquée pour chaque résultat reçu. r Lorsque les unités changent d'un message à l’autre pour le même test, vous devez procéder à la modification nécessaire du résultat dans le système afin que les unités du test correspondent. ! AVERTISSEMENT Valeurs répétées Les résultats risquent d’être mal interprétés lorsque les instruments n’affichent pas l’heure d’envoi des résultats, ou si des résultats identiques sont reçus pour le même test en présentant le même horodatage. r Veuillez noter que, dans ce cas, les résultats peuvent être répétés parce que des données ont été envoyées deux fois, et non parce qu'un test a été répété. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 18 q Dispositifs de lecture Risque d’interprétation erronée des résultats o Il est recommandé d’utiliser des dispositifs de lecture (lecteurs optiques, lecteurs de code-barres, lecteurs de cartes, etc.) pour entrer les résultats. Assurez-vous que les dispositifs de lecture fonctionnent correctement avant de les utiliser dans des environnements réels. ! Résultats AVERTISSEMENT Format des résultats Risque d'interprétation erronée des résultats ou de résultats incorrects r Pour éviter toute erreur d'interprétation des résultats par le logiciel, n’utilisez pas les séparateurs de milliers lorsque vous entrez des résultats. Seuls les séparateurs décimaux doivent être utilisés. r Veillez à ce que les instruments et les hôtes soient également configurés pour ne pas utiliser les séparateurs de milliers. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 19 Conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 La Food and Drug Administration (FDA, agence américaine des produits alimentaires et médicamenteux) des États-Unis, conformément à la partie 11 du titre 21 du code de la réglementation fédérale (21 CFR Part 11), formule les exigences permettant de garantir la fiabilité des dossiers électroniques et des signatures électroniques afin de les rendre équivalents à des dossiers papier contenant les signatures manuscrites conventionnelles. cobas® infinity central lab fournit les fonctionnalités permettant de remplir les exigences de conformité de la partie 11 dès lors que le système est configuré et utilisé de manière appropriée et dans le cadre des processus du client. Cette section décrit les étapes et les paramètres permettant de configurer le logiciel de manière à garantir la conformité aux exigences de cette réglementation. La responsabilité finale de la conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 incombe à l’utilisateur chargé d’en assurer la mise en œuvre adéquate au moyen de contrôles de procédures (c’est-à-dire, de procédures opérationnelles normalisées, formation) et de contrôles administratifs. Dans le cas où les clients sont soumis à l'obligation de conformité aux exigences de la réglementation 21 CFR Part 11, le logiciel doit être configuré conformément aux politiques et aux besoins du client. Dans le cas contraire, les configurations suivantes sont recommandées : Paramètres généraux ID Paramètre Administration > Général > Paramètres généraux Description Valeur recommandée 1 Non (valeur par défaut) Accès à l’application via Lorsque vous accédez au logiciel au moyen d'un Direct Access sans avoir à se lien ou de manière externe, ce paramètre vous connecter permet d'accéder uniquement aux écrans marqués comme étant accessibles sans avoir à entrer le mot de passe et le nom d'utilisateur dans l'écran de connexion. 2 Sauvegarde (chemin d'accès du dossier) 3 Time-out de la session (min) Ce paramètre vous permet de spécifier combien de 15 temps la session reste ouverte (en minutes) à compter de la dernière activité détectée. Une fois que ce temps est dépassé, l'écran de connexion du logiciel apparaît et les nom d'utilisateur et mot de passe doivent être entrés à nouveau. Ce paramètre vous permet de configurer le répertoire dans lequel les sauvegardes des bases de données de l'application sont stockées. y Configuration des paramètres à des fins de conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Chemin d'accès du dossier configuré 20 Paramètre Description Valeur recommandée 4 ID Dépassement du délai de la session par accès direct (min) Ce paramètre s'applique uniquement aux sessions ouvertes depuis un environnement extérieur. Ce paramètre vous permet de spécifier combien de temps la session reste ouverte (en minutes) à compter de la dernière activité détectée. Une fois que ce temps est dépassé, la session est fermée. 15 5 Nombre de jours de conservation de la trace des configurations Indique le nombre de jours pendant lesquels la trace des configurations doit être conservée avant d’être supprimée. 9999 6 Période de conservation de l’historique (j) Nombre de jours avant suppression des traces des 9999 demandes. 7 Supprimez les demandes et Lorsqu'elle supprime les demandes et les patients, 24 (valeur par défaut) patients de la corbeille après l'application les envoie dans la corbeille. Ces (heures) demandes / patients restent dans la corbeille jusqu'à ce que le nombre d'heures défini dans ce paramètre soit dépassé. Le système supprime alors définitivement ces éléments de la base de données, lors de l'exécution du processus de fin de journée. 8 Nombre de tentatives de connexion avant que l’utilisateur ne soit bloqué Indique le nombre d’erreurs consécutives que vous 5 pouvez effectuer lors de la connexion. 9 Période de renouvellement du mot de passe (j) Période au terme de laquelle le système exigera la modification du mot de passe d’un utilisateur. 10 Avertissement d'expiration du mot de passe (j) 10 Période au terme de laquelle le système commencera à vous rappeler de modifier votre mot de passe avant la période de renouvellement du mot de passe. 11 Nombre minimum de lettres majuscules dans le mot de passe Nombre minimum de majuscules que doit contenir 1 (valeur par défaut) le mot de passe. 12 Nombre minimum de chiffres Nombre minimum de chiffres ou de symboles que ou de symboles dans le mot doit contenir le mot de passe. de passe 1 (valeur par défaut) 13 Longueur minimale du mot de passe Longueur minimale requise pour le mot de passe. 6 (valeur par défaut) 14 Requérir le mot de passe lorsque vous accédez à l’écran de validation (identification positive de l'utilisateur) et à l’écran d'administration du moteur de règles Indique si le mot de passe de l’utilisateur sera requis lorsqu'il accèdera à l’écran de validation ou à l’écran de validation du moteur de règles. Oui y Configuration des paramètres à des fins de conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 90 (valeur par défaut) 21 Paramètre Description 15 ID Activer la suppression automatique des données dans la base de données Indique si le système supprimera automatiquement Non (valeur par défaut) les données de demande dans la base de données. Valeur recommandée 16 Ajouter un commentaire lors de la modification des tests validés (pour toutes les applications requises : General Lab, Emergency Lab et Microbiology) Lorsque ce paramètre est activé, l’application force Oui l’utilisateur à entrer un commentaire quand il modifie les résultats validés et qu'il souhaite les enregistrer. La boîte de dialogue qui s’affiche afin de permettre à l’utilisateur d’entrer son commentaire ne peut pas rester vide. Il est possible d’entrer un commentaire codé. Par défaut, ces commentaires n'apparaissent pas dans le rapport. Si vous souhaitez les afficher ici, cochez la case de la colonne Imp./Hôte dans l'écran Commentaires. 17 Demander confirmation lors de la modification de résultats (pour toutes les applications requises : General Lab et Emergency Lab) Lorsque ce paramètre est activé, le système vous demande de confirmer si la modification du résultat de test doit réellement être enregistrée dans la base de données. Cette option permet d’éviter toute erreur. Oui y Configuration des paramètres à des fins de conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 Rapports ID 18 Administration > Rapports > Définition Configuration Procédure La configuration des rapports comprend l’utilisateur qui valide le résultat. 1. Sélectionnez le rapport correspondant. 2. Sélectionnez le bouton Conception. 3. Incluez le champ Liste des noms utilisateur de validation dans le rapport. y Configuration des rapports à des fins de conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 Les deux paramètres suivants doivent être correctement configurés afin de garantir la conformité à cette réglementation : ID Configuration 19 Vérifier la liste de sauvegarde (configuration de la base de données) 20 Vérifier la tâche de sauvegarde (configuration de la base de données) 21 Le canal de communication utilise SSL ou HTTPS entre le client et le serveur y Configuration de la sauvegarde et de la communication à des fins de conformité à la réglementation 21 CFR Part 11 Pour garantir que ces paramètres sont correctement configurés, contactez votre représentant service Roche. Il est recommandé de conserver des preuves de cette configuration conformément aux exigences de ladite réglementation. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 22 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Présentation de l'interface 5 Présentation de l'interface................................................................................... 25 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 25 Table des matières Présentation de l'interface 5 Une fois que vous avez accédé au logiciel, vous pouvez effectuer des tâches élémentaires, comme le changement de module ou de profil, ou le filtrage et le tri des informations affichées à l'écran. 5 Accès au logiciel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connexion au logiciel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Déconnexion du logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification du mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . 27 27 28 28 À propos du cadre du logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel . . Changement du module du logiciel. . . . . . . . . . . . Changement de profil d'utilisateur . . . . . . . . . . . . . Changement de l'emplacement du profil . . . . . . . À propos de l’emplacement des environnements multisites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consultation des notifications. . . . . . . . . . . . . . . . . À propos de l'écran Notifications . . . . . . . . . . . . . . Configuration et gestion des raccourcis clavier . . Navigation à travers les onglets, menus et écrans Recherche d'informations générales . . . . . . . . . . . 32 32 33 33 34 36 38 39 40 41 Filtrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage des valeurs des listes déroulantes . . . . . . Filtrage des informations des tableaux . . . . . . . . . Enregistrement d'un filtre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suppression d'un filtre enregistré. . . . . . . . . . . . . . 43 43 44 44 45 Tri et exportation des informations des tableaux . . . . Tri des informations des tableaux. . . . . . . . . . . . . . Exportation des tableaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 46 47 À propos des éléments d'interface courants . . . . . . . Liste des touches de fonction courantes . . . . . . . Liste des icônes courantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 48 48 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface Dans ce chapitre 26 5 Présentation de l'interface Table des matières Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Accès au logiciel 27 Accès au logiciel Dans cette partie Connexion au logiciel (27) Déconnexion du logiciel (28) Modification du mot de passe (28) Connexion au logiciel Vous devez être connecté au logiciel pour pouvoir exécuter les tâches. j m Un navigateur compatible m Un nom d'utilisateur et un mot de passe valides r Pour se connecter au logiciel 1 Ouvrez le logiciel ou entrez l'adresse du serveur telle qu'elle a été fournie par votre administrateur. 3 3 Dans l'écran de connexion, renseignez les champs suivants : • Nom d'utilisateur • Mot de passe 4 Sélectionnez le bouton Confirmer. I Si vous dépassez le nombre de tentatives de connexion autorisé, contactez votre administrateur système. 5 Si une boîte de dialogue Java s’affiche, sélectionnez l’option [Autoriser] pour permettre la détection des imprimantes ultérieurement. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface 2 Si vous travaillez avec LDAP, choisissez une option dans la liste déroulante Domaine. 28 Accès au logiciel Déconnexion du logiciel Pour des raisons de sécurité, vous devez quitter le logiciel après avoir effectué votre tâche. r Pour se déconnecter du logiciel 1 Dans un écran quelconque, sélectionnez le bouton Se déconnecter situé dans la zone d'information. 2 2 Pour confirmer que vous souhaitez quitter le logiciel, sélectionnez le bouton Oui dans la boîte de dialogue. Modification du mot de passe 5 Présentation de l'interface Vous pouvez modifier le mot de passe du logiciel lorsque vous le souhaitez, à chaque fois que le système le requiert, ou lorsque votre mot de passe actuel est sur le point d'expirer ou que sa sécurité n'est plus garantie. q Si vous travaillez avec LDAP, vous ne pouvez pas modifier votre mot de passe. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Accès au logiciel 29 r Pour modifier le mot de passe du logiciel 1 Dans l'écran de connexion, renseignez le champ Nom d'utilisateur, puis appuyez sur la touche Tab. 2 3 2 Sélectionnez le bouton Modifier le mot de passe. 3 Dans la boîte de dialogue, entrez votre mot de passe actuel, entrez deux fois le nouveau mot de passe, puis sélectionnez le bouton Confirmer. 5 Présentation de l'interface 4 Connectez-vous au logiciel à l’aide de votre nouveau mot de passe. I Si vous avez oublié votre mot de passe, contactez votre administrateur système. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 30 À propos du cadre du logiciel À propos du cadre du logiciel Le cadre du logiciel se compose de différentes zones qui vous permettent d'effectuer un certain nombre de tâches. A B C A Zone d'information générale C Espace de travail B Zone de présentation w Cadre du logiciel 5 Présentation de l'interface Zone d'information générale Dans cette zone, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : • • • • • Zone de présentation Dans cette zone, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : • • • • Espace de travail Changer le module du logiciel Changer le profil d'utilisateur Changer l'emplacement du profil Exporter les tableaux Imprimer manuellement des étiquettes code-barres Consulter les notifications Affecter et gérer les raccourcis clavier Afficher la zone de travail et les graphiques de surveillance Consulter les informations relatives au logiciel Dans cette zone, vous pouvez effectuer les tâches suivantes : • • Exécuter une recherche rapide Naviguer à travers les onglets, menus et écrans Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 À propos du cadre du logiciel 31 u Sujets connexes Changement du module du logiciel (32) Changement de profil d'utilisateur (33) Changement de l'emplacement du profil (33) Exportation des tableaux (47) Impression manuelle des étiquettes code-barres (71) Consultation des notifications (36) Configuration et gestion des raccourcis clavier (39) Recherche d'informations générales (41) Navigation à travers les onglets, menus et écrans (40) 5 Présentation de l'interface • • • • • • • • • Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 32 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Depuis la page principale, vous pouvez accéder à différents modules et onglets du logiciel, et effectuer un certain nombre de tâches élémentaires. Dans cette partie Changement du module du logiciel (32) Changement de profil d'utilisateur (33) Changement de l'emplacement du profil (33) À propos de l’emplacement des environnements multisites (34) Consultation des notifications (36) À propos de l'écran Notifications (38) Configuration et gestion des raccourcis clavier (39) Navigation à travers les onglets, menus et écrans (40) Recherche d'informations générales (41) Changement du module du logiciel 5 Présentation de l'interface Lorsque vous devez effectuer des tâches dans un module différent, vous pouvez changer de module sans vous déconnecter du logiciel. Par exemple, pour imprimer les listes de travail General Lab et Microbiology, vous pouvez facilement passer d'un module à un autre lorsque vous disposez des droits d'accès nécessaires. r Pour changer le module du logiciel 1 1 Dans la liste déroulante située dans la zone d'information générale, sélectionnez le module souhaité. f Le menu d’onglets Principal est actualisé avec les options disponibles pour le module sélectionné. 2 Lorsque vous vous déconnectez du logiciel avant de vous connecter à nouveau, le dernier module utilisé s’affiche. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel 33 Changement de profil d'utilisateur Vous pouvez passer d'un profil d'utilisateur à un autre pour effectuer certaines tâches sans vous déconnecter du logiciel. Votre ID utilisateur peut être associé à plusieurs profils disposant de droits d'accès et de travail différents. Vous pouvez facilement passer d'un profil à l'autre pour exécuter des tâches déterminées dans le logiciel. j m Plus d'un profil affecté à votre ID utilisateur r Pour changer le profil d'utilisateur 1 1 Depuis un écran quelconque, localisez la liste déroulante des profils située dans la zone d'information générale. 2 Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez le profil souhaité. I Lorsque vous vous déconnectez du logiciel avant de vous connecter à nouveau, le dernier profil utilisé s’affiche. u Sujets connexes Changement de l'emplacement du profil (33) Changement de l'emplacement du profil Si vous travaillez dans plus d'un centre de santé ou dans différents services, vous pouvez sélectionner un des emplacements associés à votre profil. q Lorsque vous vous connectez au logiciel, le dernier emplacement utilisé s'affiche. j m Plus d'un emplacement affecté à votre ID utilisateur Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface • 34 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel r Pour changer l'emplacement du profil 1 Depuis un écran quelconque, localisez la liste déroulante des emplacements située dans la zone d'information générale. 2 Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez l’emplacement souhaité. f Le menu de l'onglet Principal s'affiche. u Sujets connexes • À propos de l’emplacement des environnements multisites (34). À propos de l’emplacement des environnements multisites Un environnement multisite vous permet d’accéder aux informations patient depuis l’emplacement dans lequel vous travaillez. 5 Présentation de l'interface À propos de l’emplacement Un environnement multisite permet d’accéder aux informations patient depuis différents emplacements. Un emplacement peut être une zone de laboratoire ou un service hospitalier et chaque profil d’utilisateur peut se connecter à un ou plusieurs emplacements. Dans le logiciel, un emplacement est une donnée démographique configurable qui peut présenter une ou plusieurs valeurs. Veuillez prendre en compte les points suivants : • • • Tous les profils d’utilisateur doivent être associés à au moins un emplacement. Un emplacement doit être affecté à tous les tests et demandes de la base de données. Un emplacement doit être associé à tous les instruments et hôtes. q Dans Principal > Requêtes > Traces de demandes, vous pouvez vérifier l’emplacement des demandes et des tests à tout moment. Sélection de l'emplacement des profils Si votre profil est associé à plus d'un centre ou service, vous pouvez sélectionner l’emplacement dans lequel vous travaillez actuellement. Cette action se répercute sur l’affectation de l’emplacement aux demandes et aux tests. u Changement de l'emplacement du profil (33). Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Affectation manuelle ou automatique d'un emplacement aux demandes et tests 35 Lorsque vous effectuez des tâches manuelles telles que l’entrée de demandes, de tests ou de résultats de tests, un emplacement est affecté aux demandes et aux tests. Dans certains cas, vous pouvez modifier l’emplacement de la demande. Certaines actions automatiques effectuées par les hôtes, les instruments ou par le moteur de règles entraînent également l’affectation d'un emplacement aux demandes, aux tests et aux résultats de tests. q Si l’environnement dans lequel vous travaillez n’est pas un environnement multisite, aucun emplacement n’est associé à votre profil. Dans ce cas, l’emplacement par défaut Laboratoire1 est automatiquement affecté à l’ensemble des tests et demandes de la base de données. Création de demandes Tâche ou action Affectation de l’emplacement Vous pouvez créer une demande depuis Principal > Saisie de demande. o o Vous pouvez créer une prédemande depuis Principal > Saisie de demande > [Entrée de prédemande]. o o Référence La demande est associée à l’emplacement du profil. Cependant, vous pouvez modifier l’emplacement de la demande en le sélectionnant dans la liste déroulante Emplacement de la zone de groupe Données démographiques (si celle-ci apparaît à l’écran). L’ensemble des tests entrés à ce momentlà sont associés à l’emplacement de la demande. La demande est associée à l’emplacement du profil. Cependant, vous pouvez modifier l’emplacement en le sélectionnant dans la liste déroulante Emplacement de la zone de groupe Détails de la demande (si celle-ci apparaît à l’écran). L’ensemble des tests entrés à ce momentlà sont associés à l’emplacement de la demande. Vous pouvez récupérer une prédemande depuis Principal > Saisie de demande > Prélèvement. La demande est associée à l’emplacement de la prédemande et ne peut pas être modifiée. Un instrument envoie une demande. La demande et tous ses tests sont associés à l’emplacement de l’instrument. Contactez votre représentant service Roche. Un hôte crée une demande. Les emplacements des demandes et des tests dépendent de la configuration de l’hôte. Contactez votre représentant service Roche. Le moteur de règles crée une demande en fonction d'une demande existante. La nouvelle demande et tous ses tests sont associés à l’emplacement de la demande existante. Contactez votre administrateur système. y Affectation manuelle ou automatique d'un emplacement aux demandes et tests Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface Type de tâche ou d’action 36 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Type de tâche ou d’action Ajout de tests Tâche ou action Affectation de l’emplacement Référence Vous pouvez ajouter une demande existante depuis Principal > Saisie de demande. Le test ajouté est associé à l’emplacement du profil, indépendamment de l’emplacement de la demande. Vous pouvez ajouter un test à une demande existante depuis un écran de validation. Le test ajouté est associé à l’emplacement du profil, indépendamment de l’emplacement de la demande. Vous pouvez récupérer un test atteint par une règle de rejet. Le test récupéré est associé à l’emplacement de la demande. Le moteur de règles ajoute un test à une demande existante. Le test ajouté est associé à l’emplacement de la Contactez votre demande. administrateur système. q Cette action s’applique également en cas de règles de rejet. Entrée ou Vous pouvez entrer ou modifier Le test est associé à l’emplacement du profil. modification des les résultats d'un test depuis un résultats de tests écran de validation. Le moteur de règles réanalyse un test ou affecte un résultat automatique à un test. L’emplacement du test ne change pas. Contactez votre administrateur système. Le moteur de règles entre ou modifie les résultats d'un test. L’emplacement du test ne change pas. Contactez votre administrateur système. Un instrument envoie les résultats de tests ou effectue une requête. Le test est associé à l’emplacement de l’instrument. Contactez votre représentant service Roche. Un hôte envoie les résultats d'un L’emplacement du test dépend de la test. configuration de l’hôte. Contactez votre représentant service Roche. 5 Présentation de l'interface y Affectation manuelle ou automatique d'un emplacement aux demandes et tests Filtrage des zones de travail par emplacement Dans la mesure où l’ensemble des demandes et des tests ont été associés à un emplacement, vous pouvez utiliser ces données démographiques pour filtrer les éléments de votre zone de travail. Un nombre limité d’éléments peut ainsi être affiché à l’écran. Consultation des notifications Dans la zone de présentation, vous pouvez consulter les alarmes et les avertissements émis par le système lorsque des événements configurés comme déclencheurs d’alarme se produisent (les demandes ne sont pas validées, les instruments se déconnectent, etc.). j m Conditions du niveau de priorité des notifications configurées par votre administrateur système Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel 37 r Pour consulter les notifications 1 2 2 Pour filtrer les notifications, effectuez l'une des actions suivantes : • Entrez un terme de recherche dans le champ de recherche. • Cochez la case Non lu. 3 Sélectionnez la notification souhaitée pour voir sa description, puis effectuez l'une des actions suivantes : • Pour accéder à l'écran dans lequel l'erreur a été détectée et résoudre l'incident, sélectionnez le bouton Affichage, si celui-ci est activé. • Pour confirmer que vous avez lu la notification, sélectionnez le bouton Confirmer. • Pour supprimer la notification, sélectionnez le bouton Supprimer. f Si vous sélectionnez le bouton Confirmer, la notification est marquée comme lue et l'icône de notification s'affiche sans aucun nombre ou avec le nombre de notifications en attente restantes. f Si vous sélectionnez le bouton Supprimer, la notification disparaît. 5 Présentation de l'interface 3 1 Dans la zone d’information générale, sélectionnez le bouton Présentation pour afficher les notifications disponibles. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 38 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel À propos de l'écran Notifications Dans l'écran Notifications, vous pouvez consulter le nombre et le type des notifications en attente, ainsi que les commentaires qui y sont associés. A B C A Nombre de notifications non lues pour chaque type : - Rouge : notifications de haute priorité - Orange : notifications de priorité moyenne - Gris : notifications de faible priorité C Nombre d’éléments concernés par la notification correspondante. B Case à cocher indiquant que la notification a été lue. 5 Présentation de l'interface w Écran de notification u Sujets connexes • Gestion des avertissements (775) Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel 39 Configuration et gestion des raccourcis clavier Vous pouvez configurer jusqu'à 25 raccourcis clavier aux écrans que vous utilisez le plus fréquemment afin d'y accéder rapidement depuis l'écran Présentation. r Pour configurer ou supprimer un raccourci clavier 1 Accédez à l'écran que vous souhaitez ajouter à votre liste de favoris, puis sélectionnez l'icône . f Un signet correspondant à l'écran sélectionné s'affiche dans le panneau Favoris de l'écran Présentation. f L'icône représentant une étoile devient noire. 2 Pour supprimer le raccourci clavier, sélectionnez-le dans le panneau Favoris de l'écran Présentation, puis sélectionnez le bouton . r Pour trier les raccourcis clavier 1 1 Dans l'écran Présentation, accédez au panneau Favoris. 3 Sélectionnez les boutons le haut ou le bas dans la liste. u Sujets connexes • Liste des icônes courantes (48) Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 pour le déplacer vers 5 Présentation de l'interface 2 Cochez la case de l'élément que vous souhaitez déplacer. 40 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Navigation à travers les onglets, menus et écrans Vous pouvez naviguer à travers les onglets, menus et écrans de travail afin d'effectuer différentes tâches. Vous pouvez accéder aux onglets, menus et écrans associés à votre profil d'utilisateur. C'est pourquoi il se peut que vous n'ayez pas accès à certains des éléments décrits dans le présent manuel. Onglets L'espace de travail inclut quatre onglets pour effectuer différentes actions : • • • 5 Présentation de l'interface • Principal : il vous permet d'effectuer des tâches quotidiennes, telles que l'entrée, le traitement et l'impression des demandes. Administration : il vous permet d'effectuer des tâches de configuration. Surveillance : il vous permet de contrôler les performances du logiciel. Rechercher : il vous permet de trouver rapidement des demandes et des patients. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel Raccourcis clavier pour la navigation à travers les onglets et les menus 41 Utilisez les raccourcis clavier suivants pour naviguer à travers les onglets et les menus : Éléme nt Touche Action Onglets Ctrl+Touche de Se déplacer vers l'onglet de défilement vers le droite bas Ctrl+Touche de Se déplacer vers l'onglet de défilement vers le gauche haut Menus Flèche vers le haut Se déplacer vers l'élément de menu au-dessus Flèche vers le bas Se déplacer vers l'élément de menu en dessous Flèche vers la droite Ouvrir le sous-menu Flèche vers la gauche Fermer le sous-menu Entrée Accéder à l'écran sélectionné Esc Fermer le menu y Raccourcis clavier pour naviguer à travers les onglets et les menus : Recherche d'informations générales r Pour rechercher des informations générales 1 Dans l'espace de travail, sélectionnez l'onglet Rechercher. 2 2 Dans la liste déroulante Menu, sélectionnez l'une des options suivantes : • Recherche de patient : permet de rechercher un patient donné dans le logiciel. • Recherche de demandes : permet de rechercher une demande donnée dans le logiciel. • Historique de patient : permet de rechercher des demandes et des tests associés à un patient donné. • Traces de demandes : permet de vérifier les actions effectuées sur une demande donnée ou sur toutes les demandes d'un patient donné. • Enregistrement épidémiologique : permet de rechercher des enregistrements épidémiologiques, Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface Vous pouvez effectuer une recherche de patients et de demandes depuis l'écran principal sans avoir à accéder aux sous-menus correspondants. 42 Effectuer des tâches élémentaires dans le logiciel • des micro-organismes déclarés, etc. Envoyé/reçu : permet de rechercher des échantillons déjà envoyés ou devant être envoyés aux centres de santé, ainsi que des résultats d'échantillons reçus par les centres de santé. u Sujets connexes Recherche de demande (86) Affichage des traces de demande (86) 5 Présentation de l'interface • • Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Filtrage 43 Filtrage Plusieurs écrans du logiciel comportent des tableaux affichant notamment les demandes, les patients et les tests. En outre, certaines listes déroulantes contiennent de longues listes d’éléments à sélectionner. Vous pouvez filtrer les éléments dans de tels tableaux ou de telles listes déroulantes afin de trouver plus facilement les informations dont vous avez besoin. Caractères génériques dans les champs de filtres Lorsque vous entrez du texte dans les champs de filtres, vous pouvez utiliser les caractères génériques suivants : • • * correspond à un ou plusieurs caractères. Par exemple, dans le champ de filtre ID de demande, entrez GL201307* pour obtenir les ID de demande disponibles commençant par ce nombre de séquence, tel que GL20130710 et GL20130711. ? correspond à un caractère unique. Par exemple, dans le champ de filtre Prénom, entrez Mic?ael si vous ne savez pas si le nom du patient est Mickael ou Michael. Dans cette partie Filtrage des valeurs des listes déroulantes Vous pouvez réduire les valeurs affichées dans les listes déroulantes afin de trouver facilement la valeur souhaitée. r Pour filtrer les valeurs des listes déroulantes 1 À partir d’une liste déroulante de votre choix, entrez les caractères souhaités afin de limiter l’étendue de votre recherche. • Si vous avez des incertitudes au sujet de certains caractères, entrez des caractères génériques. 2 Appuyez sur Entrée. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 5 Présentation de l'interface Filtrage des valeurs des listes déroulantes (43) Filtrage des informations des tableaux (44) Enregistrement d'un filtre (44) Suppression d'un filtre enregistré (45) 44 Filtrage Filtrage des informations des tableaux Vous pouvez réduire la quantité des informations affichées dans les tableaux afin de ne voir que les éléments dont vous avez besoin. r Pour filtrer les informations des tableaux 1 1 Dans un écran quelconque, sélectionnez le bouton Filtre. f Les champs de filtres et listes déroulantes disponibles s'affichent. 2 Sélectionnez les filtres souhaités, puis sélectionnez le bouton Appliquer. Enregistrement d'un filtre Vous pouvez enregistrer les configurations de recherche fréquemment utilisées pour les appliquer facilement lorsque vous accédez à nouveau à l'écran. 5 Présentation de l'interface r Pour enregistrer un filtre 1 1 Dans un écran quelconque, sélectionnez les filtres souhaités. Puis, sélectionnez le bouton Appliquer. 2 Sélectionnez le bouton Capturer filtre. 3 3 Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, entrez les éléments suivants : • Nom du filtre. • Case à cocher Par défaut : le filtre est automatiquement appliqué chaque fois que vous accédez à l'écran. • Case à cocher Afficher demandes sans tests et liste déroulante Application (seulement pour les zones de travail) : le filtre permet d'afficher les demandes appartenant au module sélectionné et qui ne contiennent pas de tests. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Filtrage 45 4 Sélectionnez le bouton Confirmer. f Le nouveau filtre s'affiche dans la liste déroulante Filtre. u Sujets connexes • Suppression d'un filtre enregistré (45) Suppression d'un filtre enregistré Vous pouvez supprimer un filtre enregistré lorsque vous n'avez plus besoin de l'appliquer ou que vous devez apporter des modifications à la configuration de la recherche. r Pour supprimer un filtre capturé 1 1 Dans la liste déroulante Filtre, sélectionnez le filtre que vous souhaitez supprimer. 5 Présentation de l'interface 2 Sélectionnez le bouton Effacer le filtre, puis confirmez que vous souhaitez supprimer le filtre. I Le bouton Effacer le filtre peut être affiché dans une liste déroulante en fonction du type d'écran. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 46 Tri et exportation des informations des tableaux Tri et exportation des informations des tableaux Plusieurs écrans dans le logiciel, tels que les écrans de zones de travail et de validation, comportent des tableaux affichant notamment les demandes, les patients et les tests. Vous pouvez trier les éléments affichés dans de tels tableaux pour ne voir que les informations dont vous avez besoin et pour les exporter au format qui vous convient. Dans cette partie Tri des informations des tableaux (46) Exportation des tableaux (47) Tri des informations des tableaux Vous pouvez rapidement trier les éléments des tableaux dans l'ordre croissant ou décroissant. q 5 Présentation de l'interface Les éléments de tableau sont triés en suivant l’ordre des codes ASCII. Ainsi : o Les chiffres sont placés avant les lettres. o Les nombres sont triés comme des chaînes de caractères. Par exemple, 02, 2, 10 sont triés de la manière suivante : 02, 10, 2. o Les caractères non ASCII tels que ñ sont placés à la fin. r Pour trier les éléments des tableaux 1 1 Sélectionnez l’en-tête de la colonne afin de trier les éléments souhaités dans l’ordre croissant. 2 Sélectionnez à nouveau l'en-tête de la colonne afin de trier les éléments dans l’ordre décroissant. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Tri et exportation des informations des tableaux 47 Exportation des tableaux Dans la zone d'information générale, vous pouvez exporter les informations affichées dans un tableau dans différents formats de fichier. r Exportation des tableaux 1 2 Dans la zone de groupe Grille, sélectionnez l'une des options suivantes : • Exporter vers TXT : pour créer un fichier texte à l'aide du navigateur actuel. • Exporter vers HTML : pour créer un fichier Web à l'aide du navigateur actuel. • Exporter vers PDF au format Vertical ou Horizontal : pour créer un fichier PDF à l'aide du visualiseur PDF actuel. I Le bouton effectue la dernière action sélectionnée. Pour imprimer à nouveau des tableaux, sélectionnez-le ou appuyez sur F5. f Le tableau est exporté avec les informations triées tel qu’affiché à l’écran. 5 Présentation de l'interface 2 1 Dans la zone d'information générale, sélectionnez la liste déroulante Imprimer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 48 À propos des éléments d'interface courants À propos des éléments d'interface courants Dans cette partie Liste des touches de fonction courantes (48) Liste des icônes courantes (48) Liste des touches de fonction courantes Utilisez votre clavier pour effectuer une série d'actions dans le logiciel. Touches de fonction courantes Vous pouvez utiliser ces touches de fonction pour effectuer des tâches à travers le logiciel. Les touches de fonction spécifiques aux écrans sont décrites dans les tâches correspondantes. 5 Présentation de l'interface Touche Boutons correspondants Action F1 - Ouvre l'assistance utilisateur. F2 Boutons Confirmer ou Enregistrer Enregistre les données. F3 Bouton Supprimer Supprime les données. F4 Bouton Annuler Annule les changements. F5 Bouton Effectue la dernière action sélectionnée dans la liste déroulante : impression des étiquettes ou des tableaux. F6 Bouton Revient à l'écran précédent. F7 Bouton Ajouter Permet à la zone de configuration d'affecter un nouvel élément dans l'onglet Administration. F8 Boutons Filtre et Appliquer Active ou applique les filtres. F9 - Permet à la zone de configuration de modifier un nouvel élément dans l'onglet Administration. F10 Liste déroulante Menu Ouvre et ferme le menu principal. y Touches de fonction courantes Liste des icônes courantes Icônes de module Ces icônes indiquent que l'élément adjacent appartient à un module spécifique du logiciel. Icône Description Module General Lab Module Microbiology Partagé entre les modules General Lab et Microbiology y Icônes de module Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 À propos des éléments d'interface courants Icône 49 Description Module Emergency Lab Module Lab Flow Module Total Quality Management 5 Présentation de l'interface y Icônes de module Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 À propos des éléments d'interface courants 5 Présentation de l'interface 50 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Tâches de routine 6 Gestion de la qualité ............................................................................................. 53 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 53 Table des matières Dans ce chapitre 6 6 Gestion des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Création des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Examiner des documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Approbation et distribution des documents . . . . . Ré-édition et modification des documents . . . . . . 55 55 56 57 58 Gestion des audits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modification des rapports d'audit. . . . . . . . . . . . . . Entrée des non-conformités dans les rapports d'audit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Acceptation et rejet des audits . . . . . . . . . . . . . . . . 60 60 Non-conformités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrée des non-conformités . . . . . . . . . . . . . . . . . . Signalement des non-conformités . . . . . . . . . . . . . Définition des actions correctives . . . . . . . . . . . . . Mesure des actions et fermeture des nonconformités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 63 64 64 Actions préventives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrée des actions d'optimisation. . . . . . . . . . . . . . Création des actions préventives pour les actions d'optimisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Implémentation des actions préventives . . . . . . . . Fermeture des actions préventives. . . . . . . . . . . . . 67 67 Gestion des incidents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrée des incidents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affectation des actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Réaffectation des actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Terminer les actions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 71 72 73 73 Gestion des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrée des valeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affichage des indicateurs de qualité . . . . . . . . . . . Analyse des résultats d'un indicateur . . . . . . . . . . Calcul manuel des indicateurs . . . . . . . . . . . . . . . . 74 74 75 75 76 Gestion des instruments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consultation des procédures en attente . . . . . . . . Consultation des procédures associées à chaque instrument . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 77 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 61 62 65 68 69 69 78 6 Gestion de la qualité Gestion de la qualité 54 6 Gestion de la qualité Table des matières Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des documents 55 Gestion des documents Vous pouvez gérer l'ensemble de la documentation relative aux processus de gestion de la qualité du laboratoire, y compris les instructions, les audits, les modèles, etc. Création des documents Un utilisateur disposant de droits d'édition peut créer un document pour répondre à un besoin spécifique au sein du laboratoire, et le charger dans le système, de telle sorte que des utilisateurs nommés puissent l'examiner. j m Droits, centres, unités, départements et profils d’utilisateur configurés r Pour créer des documents 1 Sélectionnez Principal > Gestion de document > Modification de documents. 2 Sélectionnez le bouton Ajouter. 3 Renseignez les champs suivants : • Doc. ID • Titre doc • Version doc 4 Sélectionnez une option dans les listes déroulantes suivantes : • Type document • Sous-type de document • Département • Date d’entrée en vigueur 5 5 Dans le champ Fichier, joignez le document souhaité. 6 Sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut du document passe à En attente d’examen. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 3 56 Gestion des documents Examiner des documents Une fois que le document a été créé et chargé dans le système, un utilisateur nommé peut en examiner le contenu. Pour arrêter le flux de distribution des documents présentant le statut En attente d’examen, sélectionnez le bouton Rejeter. Le statut du document passe à Rejeté. j m Les droits correspondants configurés r Pour examiner les documents 1 Sélectionnez Principal > Gestion de document > Modification de documents. 2 2 Double-cliquez sur le document souhaité pour activer les onglets de l'écran inférieur. • L'onglet Documents associés affiche les fichiers joints. • L'onglet Historique affiche la trace du flux de l'approbation de l'examen. • L'onglet Propriétés affiche les modifications et la liste de distribution. • L'onglet Documents obsolètes affiche les versions précédentes du document. 6 Gestion de la qualité 3 Vous pouvez également entrer des commentaires relatifs au document en sélectionnant le bouton Commentaires. 4 Pour entrer le commentaire, sélectionnez le bouton Enregistrer. f Le statut du document reste défini sur En attente d’examen. u Sujets connexes • Ré-édition et modification des documents (58) Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des documents 57 Approbation et distribution des documents Une fois que le document a été examiné, un utilisateur nommé ou plusieurs utilisateurs nommés peuvent l’approuver et le distribuer aux utilisateurs figurant sur la liste de distribution. Pour arrêter le flux de distribution des documents présentant le statut En attente d’examen ou En attente d'approbation, sélectionnez le bouton Rejeter. Le statut du document passe à Rejeté. j m Les droits correspondants configurés r Approbation et distribution des documents 1 Sélectionnez Principal > Gestion de document > Modification de documents. 2 2 Pour approuver et distribuer des documents, sélectionnez le document souhaité présentant le statut En attente d’examen. 4 Pour continuer le flux de distribution, sélectionnez le bouton Enregistrer. I Pour continuer le flux de distribution et modifier le statut du document, tous les réviseurs ou approbateurs doivent effectuer cette action. f Le statut du document passe à En attente d'approbation. 5 Pour faire entrer en vigueur le document présentant le statut En attente d'approbation, sélectionnez le bouton Enregistrer. I Pour continuer le flux de distribution et modifier le statut du document, tous les réviseurs ou approbateurs doivent effectuer cette action. f Le statut du document passe à En vigueur. q L'utilisateur inclus dans la liste de distribution peut accéder au document en vigueur depuis Principal > Gestion de document > Mes documents. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 3 Vous pouvez également entrer des commentaires relatifs au document en sélectionnant le bouton Commentaires. 58 Gestion des documents 6 Pour rejeter les documents présentant le statut En vigueur, sélectionnez le bouton Indicateur obsolète. u Sujets connexes • Ré-édition et modification des documents (58) Ré-édition et modification des documents Une fois que le document a été approuvé, un utilisateur nommé peut le rééditer et modifier son contenu. j m Droits, centres, unités, départements et profils d’utilisateur configurés r Pour ré-éditer des documents rejetés 1 Sélectionnez Principal > Gestion de document > Modification de documents et sélectionnez le document présentant le statut Rejeté. 2 Pour modifier le contenu du document : • Sélectionnez le bouton Ouvrir. • Enregistrez le document dans un emplacement situé à l'extérieur du système (disque dur externe, clé USB, etc.) et modifiez le document depuis cet emplacement. • Intégrez le document au système. 6 Gestion de la qualité 3 Pour modifier les propriétés du document, sélectionnez le bouton Modifier. 4 Dans la liste déroulante Date d’entrée en vigueur, modifiez la date. 5 Modifiez les champs souhaités. 6 Pour redémarrer le flux de l’approbation de l’examen, sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut du document passe à En attente d’examen. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des documents 59 r Pour modifier les documents entrés en vigueur 1 Sélectionnez Principal > Gestion de document > Modification de documents et sélectionnez le document en vigueur. 2 Pour modifier le contenu du document : • Sélectionnez le bouton Ouvrir. • Enregistrez le document dans un emplacement situé à l'extérieur du système (disque dur externe, clé USB, etc.) et modifiez le document depuis cet emplacement. • Intégrez le document au système. 3 3 Pour modifier les propriétés du document, sélectionnez le bouton Modifier. 4 Dans la liste déroulante Date d’entrée en vigueur, modifiez la date. 5 Modifiez les champs souhaités. 6 Dans le champ Modifications, entrez les modifications. 6 Gestion de la qualité 7 Pour enregistrer les modifications, sélectionnez le bouton Confirmer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 60 Gestion des audits Gestion des audits Vous pouvez charger et modifier les rapports d'audit dans le système et gérer leur suivi. Modification des rapports d'audit Vous pouvez créer des rapports d'audit et les envoyer aux utilisateurs et gestionnaires qualité (GQ) audités. j m Types d'audit, utilisateurs et profils configurés r Pour modifier les rapports d'audit 1 Sélectionnez Principal > Gestion des audits > Entrée d'audit. 2 2 Pour activer la zone de configuration, sélectionnez le bouton Ajouter. 3 Sélectionnez l'onglet Informations générales. 4 4 Renseignez les champs suivants : • ID • Titre 6 Gestion de la qualité 5 Sélectionnez une option dans les listes déroulantes suivantes : • Type • Date 6 Pour joindre des utilisateurs en tant qu’auditeurs, sélectionnez le bouton Ajouter dans le champ Équipe d'auditeur. 7 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. 8 Entrez la non-conformité (u 61). 9 Sélectionnez l'onglet Utilisateurs audités. 10 10 Pour renseigner le champ Unités auditées et le champ Utilisateurs audités, sélectionnez le bouton Ajouter. 11 Sélectionnez l'onglet Documents audités. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des audits 12 61 12 Pour sélectionner les documents associés depuis la liste déroulante Gestion de document, sélectionnez le bouton Ajouter. 13 Effectuez l'une des actions suivantes : • Lorsque les informations sont complètes, sélectionnez le bouton Envoyer pour transférer le rapport d’audit. • Lorsque les informations sont incomplètes, sélectionnez le bouton Confirmer pour enregistrer le rapport dans la base de données. f Lorsque vous sélectionnez le bouton Envoyer, le statut du rapport d'audit passe à En attente. f Lorsque vous sélectionnez le bouton Confirmer, le statut du rapport d'audit passe à Ébauche. Entrée des non-conformités dans les rapports d'audit Vous pouvez entrer des non-conformités associées à un rapport d'audit. j m Sélectionnez Principal > Gestion des audits > Entrée d'audit et créez un rapport d'audit. m Sélectionnez l'onglet Non-conformités. r Pour entrer des non-conformités dans les rapports d'audit 2 Dans le champ Description, entrez les informations relatives à la non-conformité. 3 3 Dans le champ Clause, entrez la clause de la norme affectée par la non-conformité. 4 4 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. 5 Sélectionnez le bouton Confirmer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 1 Sélectionnez le bouton Ajouter. 62 Gestion des audits Acceptation et rejet des audits Lorsque l’utilisateur éditeur a envoyé l’audit, un utilisateur nommé peut accepter ou rejeter l’audit. j m Les unités et profils correspondants configurés r Pour accepter et rejeter les audits 1 Sélectionnez Présentation > Notifications et sélectionnez l'avertissement Audit en attente d’acceptation correspondant. 2 Sélectionnez le bouton Résoudre, le bouton Confirmer ou le bouton Supprimer en fonction de l’action à effectuer. f Le bouton Résoudre redirige l'utilisateur vers l’écran Entrée d'audit. 3 Double-cliquez sur le rapport correspondant. 4 Pour désactiver la zone inférieure de l’écran et activer sa zone supérieure, sélectionnez Annuler. 6 Gestion de la qualité 5 Effectuez l'une des actions suivantes : • Pour accepter le rapport, sélectionnez le bouton Accepter. • Pour rejeter le rapport, sélectionnez le bouton Rejeter. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Non-conformités 63 Non-conformités Vous pouvez entrer et gérer les anomalies détectées lors du fonctionnement du système. Dans cette partie Entrée des non-conformités (63) Signalement des non-conformités (64) Définition des actions correctives (64) Mesure des actions et fermeture des nonconformités (65) Entrée des non-conformités Vous pouvez entrer une non-conformité et démarrer un flux de travail pour entrer des actions correctives et mesurer leur efficacité. j m Les unités et profils correspondants configurés r Pour entrer des non-conformités 1 Sélectionnez Principal > Non-conformités > Entrée des non-conformités. 2 Sélectionnez le bouton Ajouter. 4 Depuis la liste déroulante Date, sélectionnez la date, puis renseignez le champ Description. 5 6 5 Depuis la liste déroulante Unité, sélectionnez les unités impliquées et entrez-les dans le champ Unités sélectionnées. 6 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. 7 Sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut de la non-conformité passe à Signalement en attente. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 3 Sélectionnez l'onglet Entrée. 64 Non-conformités Signalement des non-conformités Une fois qu'une non-conformité a été entrée, l'utilisateur nommé doit la signaler afin de définir des actions correctives et de la résoudre. L'utilisateur nommé est généralement le gestionnaire de qualité. j m Une non-conformité entrée r Pour signaler des non-conformités 1 Sélectionnez Principal > Non-conformités > Entrée des non-conformités. 2 2 Double-cliquez sur la non-conformité correspondante. 3 Sélectionnez l'onglet Augmentation. 4 4 Dans la liste déroulante Personne responsable, sélectionnez la personne responsable. 6 Gestion de la qualité 5 Renseignez le champ Clause. 6 Pour ouvrir la non-conformité, sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut de la non-conformité passe à Signalé. La personne responsable, le gestionnaire qualité (GQ) et les utilisateurs responsables des unités concernées reçoivent l’avertissement Nonconformités ouvertes. Définition des actions correctives Vous pouvez définir des actions correctives destinées à résoudre le problème soulevé par la non-conformité. j m Une non-conformité entrée et signalée Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Non-conformités 65 r Pour définir des actions correctives 1 Sélectionnez Principal > Non-conformités > Entrée des non-conformités. I Vous pouvez également sélectionner le bouton Présentation > Notifications, puis le bouton Résoudre depuis l’avertissement Nonconformités ouvertes sélectionné. 2 Double-cliquez sur la non-conformité correspondante. 3 Sélectionnez l'onglet Actions correctives. 4 Sélectionnez le bouton Ajouter. 5 Renseignez le champ Actions correctives. 6 Sélectionnez une option dans les listes déroulantes suivantes : • Personne responsable • Date limite 7 Vous pouvez également envoyer des avertissements réguliers à l’utilisateur responsable des actions correctives en entrant le nombre de jours ou de semaines souhaité dans le champ Rappeler chaque. 8 Sélectionnez le bouton Confirmer pour enregistrer l’action corrective. f Les utilisateurs responsables reçoivent l’avertissement Actions correctives modifiées parmi les non-conformités suivantes. Vous pouvez mesurer des actions précédemment définies et fermer la non-conformité ultérieurement. j m Une non-conformité signalée et des actions correctives entrées Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité Mesure des actions et fermeture des non-conformités 66 Non-conformités r Pour mesurer des actions et fermer les non-conformités 1 Sélectionnez Principal > Non-conformités > Entrée des non-conformités. I Vous pouvez également sélectionner le bouton Présentation > Notifications, puis le bouton Résoudre depuis l’avertissement Actions correctives modifiées parmi les nonconformités suivantes sélectionné. 2 Double-cliquez sur la non-conformité correspondante. 3 Sélectionnez l'onglet Mesure. 4 Sélectionnez le bouton Ajouter. 5 Renseignez les champs suivants : • Description • Méthode • Valeur acceptée 6 Dans la liste déroulante Date d’examen, sélectionnez la date à laquelle la demande a été examinée. 7 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. 6 Gestion de la qualité 8 Sélectionnez le bouton Confirmer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Actions préventives 67 Actions préventives Vous pouvez entrer des actions préventives dans le système afin d'améliorer les performances et prévenir les dysfonctionnements. Dans cette partie Entrée des actions d'optimisation (67) Création des actions préventives pour les actions d'optimisation (68) Implémentation des actions préventives (69) Fermeture des actions préventives (69) Entrée des actions d'optimisation Vous pouvez entrer des actions à des fins d'optimisation du système, de telle sorte que l'utilisateur responsable puisse définir les actions préventives correspondantes. j m Droits d'édition r Pour entrer des actions d'optimisation 1 Sélectionnez Principal > Actions préventives > Saisie des actions préventives. 3 Sélectionnez l'onglet Entrée. 4 4 Sélectionnez une option dans les listes déroulantes suivantes : • Personne responsable • Date d'entrée 5 Renseignez le champ Description. 6 Sélectionnez le bouton Ajouter situé sous le champ Unités sélectionnées. f La boîte de dialogue des unités s'affiche. 7 Depuis la liste déroulante Unités disponibles, sélectionnez les unités impliquées et entrez-les dans le champ Unités sélectionnées. Pour confirmer, sélectionnez le bouton Ajouter. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 2 Sélectionnez le bouton Ajouter. 68 Actions préventives 8 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. 9 Sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut de l’action préventive passe à Ouvrir. Un avertissement est envoyé aux utilisateurs responsables. Création des actions préventives pour les actions d'optimisation Vous pouvez entrer une action préventive une fois que l'action d'optimisation a été entrée dans le système. j m Une action d'optimisation entrée r Pour créer des actions préventives pour les actions d'optimisation 1 Sélectionnez Principal > Actions préventives > Saisie des actions préventives. I Vous pouvez également sélectionner le bouton Présentation > Notifications, puis le bouton Résoudre depuis l’avertissement Actions en attente d’insertion parmi les actions préventives suivantes sélectionné. 2 Sélectionnez l'onglet Actions préventives. 6 Gestion de la qualité 3 Sélectionnez le bouton Ajouter. 4 Renseignez le champ Action préventive. 5 Sélectionnez une option dans les listes déroulantes suivantes : • Personne responsable • Date d'entrée 6 Vous pouvez également envoyer des avertissements réguliers à l’utilisateur responsable de l’action préventive en entrant le nombre de jours ou de semaines souhaité dans le champ Rappeler chaque. 7 Sélectionnez le bouton Confirmer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Actions préventives 69 Implémentation des actions préventives Vous pouvez implémenter l'action préventive une fois qu'elle a été entrée et choisir une méthode de mesure. j m Une action préventive pour une action d'optimisation entrée r Pour implémenter des actions préventives 1 Sélectionnez Principal > Actions préventives > Saisie des actions préventives. 2 Double-cliquez sur l’action préventive correspondante. 3 Sélectionnez l'onglet Mesure. 4 Sélectionnez le bouton Ajouter. 5 Renseignez les champs suivants : • Description • Méthode • Valeur acceptée 6 Dans la liste déroulante Date d’examen, sélectionnez la date à laquelle la demande a été examinée. 7 Vous pouvez également joindre le document souhaité dans le champ Fichier. Fermeture des actions préventives Vous pouvez fermer une action préventive une fois qu'elle a été mesurée. r Pour fermer les actions préventives 1 Sélectionnez Principal > Actions préventives > Saisie des actions préventives. 2 Double-cliquez sur l’action préventive correspondante. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 8 Sélectionnez le bouton Confirmer. 70 Actions préventives 3 Sélectionnez l’onglet Évaluation, puis double-cliquez sur le champ Valeur obtenue pour entrer la valeur. 6 Gestion de la qualité 4 Effectuez l'une des actions suivantes : • Pour fermer l’action, si la valeur est acceptée, sélectionnez l’option Oui dans le champ Succès. • Pour définir de nouvelles actions préventives, si la valeur n’est pas acceptée, sélectionnez l’option Non dans le champ Succès. f Lorsque vous sélectionnez l’option Oui, accédez à l’onglet Actions préventives puis, dans l'option Statut, sélectionnez le statut Terminé. f Lorsque vous sélectionnez l’option Non, les utilisateurs correspondants reçoivent l’avertissement Actions préventives non résolues. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des incidents 71 Gestion des incidents Vous pouvez entrer dans le système les incidents détectés au cours de vos opérations et définir les actions requises pour les résoudre. Dans cette partie Entrée des incidents (71) Affectation des actions (72) Réaffectation des actions (73) Terminer les actions (73) Entrée des incidents Vous pouvez entrer des incidents dans le système. j m Droits d'édition m Types d'incident, unités et profils configurés r Pour enter les incidents 2 2 Dans la case à cocher Incidents de types disponibles, cochez le type d'incident. 3 3 Dans la case à cocher Incidents disponibles, double-cliquez sur le sous-type d'incident. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité 1 Sélectionnez Principal > Gestion des incidents > Entrée des incidents 72 Gestion des incidents 4 4 Dans le champ Origine de l'incident, entrez l'ID de demande ou l’[ID de tube] auquel l'incident fait référence. f Les champs Demandes sélectionnées ou Tubes sélectionnés sont renseignés. 5 Dans le champ Tests sélectionnés, sélectionnez les tests associés aux demandes concernées par l’incident. 6 Sélectionnez le bouton Actions pour entrer de nouvelles actions. f Des actions pré-affectées apparaissent automatiquement. 7 7 Dans l'écran Actions, sélectionnez les éléments correspondants pour les zones suivantes et entrez les actions : • Action • Unité • Type d'action 8 Sélectionnez le bouton Confirmer. f L’écran Entrée des incidents apparaît. Le statut de l’action passe à En attente. 9 Sélectionnez le bouton Terminer. f L'incident et les actions qui lui sont associées apparaissent dans les écrans Historique des incidents et Historique des incidents avec actions. 6 Gestion de la qualité 10 Dans la boîte de dialogue, entrez vos nom d'utilisateur et mot de passe. Affectation des actions Une fois qu'un incident a été entré, l'utilisateur nommé peut inclure les actions correctives afin de les résoudre. j m Un incident entré r Pour affecter des actions 1 Sélectionnez Principal > Gestion des incidents > Gestion des actions. 2 Sélectionnez l'action en attente à affecter et sélectionnez le bouton Ajouter. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des incidents 73 3 Dans la boîte de dialogue, entrez vos nom d'utilisateur et mot de passe. 4 Sélectionnez le bouton Confirmer. f Le statut de l’action passe à Affecté. Réaffectation des actions Vous pouvez réaffecter une action si celle-ci n'est pas jugée adaptée à l'incident correspondant. r Pour réaffecter des actions 1 Sélectionnez Principal > Gestion des incidents > Gestion des actions. 2 Sélectionnez l'action à réaffecter et sélectionnez le bouton Réaffecter ou le bouton Désaffecter. f Le statut de l’action passe à En attente. Terminer les actions Une fois que l'action a été mise en œuvre, l'utilisateur nommé est tenu de la terminer pour mettre fin à l'incident. 1 Sélectionnez Principal > Gestion des incidents > Gestion des actions. 2 Sélectionnez l'action à terminer. 3 Sélectionnez le bouton Terminer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité r Pour terminer les actions 74 Gestion des indicateurs Gestion des indicateurs Vous pouvez entrer des valeurs afin de calculer et d’analyser des indicateurs fournissant des informations statistiques utiles sur divers aspects du flux de travail du laboratoire, par exemple, les jours de travail ou le nombre de calibrations programmées. Dans cette partie Entrée des valeurs (74) Affichage des indicateurs de qualité (75) Analyse des résultats d'un indicateur (75) Calcul manuel des indicateurs (76) Entrée des valeurs Vous pouvez entrer manuellement les valeurs requises pour calculer un indicateur. j m Droits d'édition r Pour entrer des valeurs 1 Sélectionnez Principal > Gestion des indicateurs > Entrée de variables manuelles. 6 Gestion de la qualité 2 Pour entrer la valeur de la variable, sélectionnez l’année correspondante dans la liste déroulante Année. 3 3 Pour calculer l'indicateur associé, entrez la valeur correspondant à la variable et au mois correspondants. 4 Sélectionnez le bouton Enregistrer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des indicateurs 75 Affichage des indicateurs de qualité Vous pouvez afficher la représentation graphique d'un indicateur donné. r Pour afficher les indicateurs de qualité 1 Sélectionnez Principal > Gestion des indicateurs > Analyse des indicateurs. 2 2 Pour afficher les indicateurs, sélectionnez les indicateurs dans la liste déroulante Groupe d'indicateurs. 3 Pour vérifier un calcul, double-cliquez sur le type d'indicateur. 4 Dans les listes déroulantes suivantes, sélectionnez les dates de l'intervalle pour lequel vous souhaitez calculer l'indicateur : • De • À f L'indicateur ainsi obtenu s’affiche. Analyse des résultats d'un indicateur j m Indicateurs, droits et profils configurés Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité Pour analyser les résultats d'un indicateur, sélectionnez une certaine période et examinez ledit indicateur. 76 Gestion des indicateurs r Pour analyser les résultats d'un indicateur 1 Sélectionnez Principal > Gestion des indicateurs > Analyse des indicateurs. 2 2 Pour analyser un indicateur, sélectionnez l’indicateur. 3 Pour afficher l’indicateur en attente d’examen, sélectionnez le bouton Analyser. 4 Vous pouvez également filtrer les indicateurs en attente en sélectionnant une année dans la liste déroulante Année. 5 Pour marquer les indicateurs comme examinés, cochez la case adjacente à ces indicateurs. 6 Pour transformer ces indicateurs marqués en indicateurs examinés, sélectionnez le bouton Examiner. 7 Vous pouvez également générer un rapport spécifique aux indicateurs marqués en sélectionnant le bouton Rapport. Calcul manuel des indicateurs Vous pouvez sélectionner un indicateur, le calculer manuellement et observer sa représentation graphique. 6 Gestion de la qualité j m Indicateurs, droits et profils configurés r Pour calculer manuellement des indicateurs 1 Sélectionnez Principal > Gestion des indicateurs > Analyse des indicateurs. 2 Pour calculer un indicateur, sélectionnez l’indicateur. 3 Sélectionnez le bouton Calculer. 4 Dans la liste déroulante Mois, sélectionnez une option. 5 Pour afficher le calcul, sélectionnez le bouton Confirmer. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Gestion des instruments 77 Gestion des instruments Vous pouvez créer et définir un calendrier des procédures pour chaque instrument du laboratoire. Ce calendrier fait office d'aide-mémoire pour les procédures à effectuer régulièrement sur chaque instrument. Dans cette partie Consultation des procédures en attente (77) Consultation des procédures associées à chaque instrument (78) Consultation des procédures en attente Vous pouvez consulter les procédures en attente relatives à chaque instrument et les accepter si elles sont adaptées, ou les rejeter et les modifier dans le cas contraire. q Les procédures planifiées les jours non ouvrés sont automatiquement reprogrammées au prochain jour ouvré. j m Types d'instrument, instruments, utilisateurs affectés et profils configurés. 1 Sélectionnez Principal > Gestion des instruments > Calendrier des procédures. 2 2 Pour consulter la procédure, sélectionnez la date dans la liste déroulante Date. 3 Pour consulter la procédure, entrez une semaine dans le champ Semaine. 4 Vous pouvez également filtrer les informations affichées à l’écran en sélectionnant le bouton Filtre. 5 Pour effectuer les procédures en attente, sélectionnez le bouton Effectuer. 6 Pour rejeter les procédures en attente, sélectionnez le bouton Rejeter. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 6 Gestion de la qualité r Pour consulter les procédures en attente et les exécuter ou les rejeter 78 Gestion des instruments Consultation des procédures associées à chaque instrument Vous pouvez consulter individuellement les procédures relatives à des instruments spécifiques. r Pour consulter les procédures associées à chaque équipement 1 Sélectionnez Principal > Gestion des instruments > Procédure par requête d'instrument 2 Sélectionnez l’équipement associé aux procédures que vous souhaitez consulter. 3 Sélectionnez le bouton Procédure. 6 Gestion de la qualité 4 Une fois que les informations ont été consultées, sélectionnez le bouton pour revenir à l'écran principal. Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Annexe Index............................................................................................................................ 81 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Index 81 Index A Adresses, 5 – modifier, 32 Mot de passe – modifier, 28 C N Contact, 5 Conventions utilisées dans cette publication – abréviations, 12 – Noms de produits, 11 – symboles, 11 Copyright, 3 Note sur l'édition, 2 Notifications – affichage, 36 – présentation, 38 E Profil d'utilisateur – modifier, 33 Emplacement – modifier, 33 F Filtre – capture, 44 – suppression, 45 G Garantie, 3 H Historique des révisions, 2 I P R Raccourcis clavier, 39 Recherche rapide, 41 Retour d'information, 4 T Tableau – Exportation, 47 – filtrage, 44 – tri, 46 Touches de fonction, 48 U Usage prévu, 9 Icônes – Icônes courantes, 48 Limitation de responsabilité relative aux captures d'écran, 3 Logiciel – cadre, 30 – connexion, 27 – navigation, 40 – se déconnecter, 28 M Marques commerciales, 4 Module du logiciel Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2 Index L Index Index 82 Roche Diagnostics cobas infinity central lab · Version du logiciel 2.4 · Guide de l'utilisateur · Version 3.2