Alcatel OmniPCX Enterprise Alcatel 4028/4029 First Manuel utilisateur How Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone Alcatel 4028/4029, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste Alcatel 4028 (poste IP) ou Alcatel 4029 (poste numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. • Actions • Clavier Décrocher. 2ab 5 Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre c jkl ef 3d mno 6 Raccrocher. téléphone , un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Clavier numérique. Clavier alphabétique. 2 Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, • Navigateur un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux écrans de téléphonie. • Afficheur et touches afficheur Dupond Guy … • Touches audios Vue partielle de l’afficheur. Écoute amplifiée, mains libres. Touche afficheur. Réglage “moins”. Réglage “plus”. • Touches programmables et icones • Autres touches fixes Touche d’appel. Touche fixe. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. • Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Signifie que la fonction est accessible par appui sur une touche programmée - voir Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 How Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 2. p. 9 p. 9 p. 9 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 6. 7. Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec plus de 2 correspondants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15 p. 15 p. 15 p. 16 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 21 p. 21 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste p. 22 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 p. 12 p. 12 p. 12 p. 12 p. 13 p. 13 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 6.1 6.2 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4. Ecrans d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Ecran de gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 Ecran d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par touches d’appels programmées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler le dernier appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 3. 5. Description d’ écrans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélectionner la page d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer la prise audio de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le numéro associé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) . . . . . . . p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 p. 25 p. 25 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 27 5 Découvrir votre téléphone Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 6 touches associées aux lignes de l'écran. Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi (en rotation quand un renvoi est activé). Telephone Voyant lumineux Réglage de l'inclinaison de l'écran Combiné téléphonique • • Vert clignotant : arrivée d’un appel. Orange clignotant : alarme. Casque branché. Rendez-vous programmé. Mode silence activé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK :permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info,…) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d’accueil Alcatel 4028 Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d’un haut-parleur Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Présentation des appels Clavier alphabétique Appel entrant. Communication en cours. Touches audios Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. • allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • clignotement en mode haut-parleur (appui long). Appel en attente. Touche Interphonie/Secret : • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Boîtier d'extension Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page 'Menu' et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie Le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal, d'un nouveau message texte ou d'une demande de rappel. Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel … Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis. 6 Touche programmable (Touches f1 et f2): le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. 1 Description d’écrans Other Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas 1.1 permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information. Ecrans d’accueil Page menu Page perso Page info Heure et icone d'états Date Icone renvoi d'appel Fixe: pas de renvoi activé. En rotation: renvoi activé Barre de défilement: indique la position dans une page Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Affichage du contenu de la page sélectionnée Page menu: contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7 Description d’écrans 1 1.2 Ecran de gestion des appels Date Icone arrivée d'un appel 1.3 Ecran d’application Date Heure et icone d'états Nom de l’application (si application installée) Lun 16 août 2004 Heure et icone d'états Icone appel en cours Icone appel en garde Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran d’application Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d’évènements Ecran d’application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d’évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. confirmation, refus, erreur,.... Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence,…) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous, ... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8 Téléphoner 2 Other Etablir un appel 2.1 bc 2a 5 jkl ef 2.2 bc 3d 2a o mn 6 5 numéroter directement décrocher 5 mains libres ef 3d o mn 6 Paul appelle nº de votre correspondant décrocher ef bc 3d jkl 6 2a jkl 2.3 o mn nº de votre correspondant Recevoir un appel touche d’appel programmée mains libres appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant' Téléphoner en mode 'Mains libres' Poste au repos : nom du destinataire vous êtes en position mains libres Paul Conversation 00:23' appui court vous êtes en communication terminer votre appel En cours de communication : Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication Pour le standard, composer le '9' (par défaut). • Si le correspondant interne ou externe ne répond pas ou est occupé : Annonce HP Rappeler passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. Message texte transmettre un message écrit Message texte envoyer un message vocal appui court accéder à l’écran suivant 9 Téléphoner 2 2.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée Hélène la touche Haut-Parleur clignote Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication Appeler par touches d’appels programmées 2.6 accéder à la page 'Perso' activer le haut-parleur (appui long) rechercher votre correspondant parmi les touches d’appels programmées appeler le correspondant de votre choix La touche s'éteint Appeler un numéro du répertoire collectif 2.7 régler le volume (7 niveaux) désactiver le hautparleur (appui long) Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº abrégé 2.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) 2.8 Rappeler Bis entrer le nom ou les intiales* ou les nom et prénom* de votre correspondant sélectionner le type de recherche souhaitée (nom, nom et prénom* ou initiales*) touche 'Bis' Affichage de tous les correspondants répondant aux critères de recherche afficher les noms précédents et suivants appuyer sur la touche associée au correspondant à appeler accéder à la page 'Menu' rappel du dernier numéro modifier la recherche *Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom. 10 Téléphoner 2 2.9 Rappeler le dernier appelant (dont l'appel est resté sans réponse) 2.12 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. dernier appelantRappel du Non réponse Dernier app : Paul Conversation 00:23' accéder à la page 'Menu' 2.10 rappeler le dernier appelant vous êtes en communication Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé Rappeler Envoyer FV * activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. l’acceptation du rappel s’affiche 2.13 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : 2.11 Recevoir un appel interne en interphonie La touche s'allume Paul Conversation 00:23' Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. vous êtes en communication • Pour activer - poste au repos : désactiver le micro La touche s'éteint la diode associée s’allume reprendre la conversation Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. • Pour désactiver - poste au repos : La diode associée s'éteint 11 En cours de communication 3 Répondre à l’appel affiché : Other Appeler un second correspondant en cours de communication 3.1 Prendre l'appel John Conversation 00:23 Second appel Paul Conversation 00:23' bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn le premier correspondant touche d’appel est mis en attente dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : John Conversation 00:23 vous êtes en nº du second le premier correspondant communication correspondant est mis en attente • Autres méthodes pour appeler un second correspondant 5 ef bc 3d jkl 6 2a Numéroter directement. o mn John Conversation 00:23 Paul En conversation touche associée à l'icone 'appel en attente' Nom du second correspondant. - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui long). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui court). 3.3 Touche d’appel programmée. • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : Fin d'appel John Conversation 00:23 Paul Conversation 00:23' John Conversation 00:23 votre premier correspondant est mis en attente touche associée à l'icone 'appel en attente' En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 3.4 3.2 Paul Conversation 00:52 Recevoir un second appel en cours de communication Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : • Un second correspondant cherche à vous joindre : Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication vous êtes en communication Paul Appelle nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes 12 5 ef bc 3d jkl 6 2a Paul Conversation 00:23' o mn appeler un second correspondant John Conversation 00:23 le premier correspondant est mis en attente En cours de communication 3 • Si le destinataire du transfert répond : Converser simultanément avec plus de 2 correspondants 3.6 Rappeler Vous êtes en conférence avec 2 correspondants. Pour rajouter un correspondant supplémentaire à la conférence : Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. Ajouter Paul John 00:23 5 Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). 3.5 ef bc 3d jkl 6 2a mn o nom ou numéro du correspondant Conférence Insérer Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) Nombre de participants :4 En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : Conférence John Conversation 00:23 3.7 Paul John 00:23 Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : sélectionner la fonction 'conférence' Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) : Mise en garde Fin conférence Paul Conversation 00:23' Paul En garde vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : votre correspondant est mis en attente Fin conférence Paul En garde Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Paul Conversation 00:23' touche associée à l'icone 'appel en attente' • Mise en garde commune : Rappeler Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. Attente Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication 13 votre correspondant est mis en attente En cours de communication 3 Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : 3.9 Paul Conversation 00:23' Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : touche associée à l'icone 'appel en attente' 3.8 Intrusion Mettre un correspondant externe en attente (parcage) de parcage Entrer en tiers dans une communication interne Intrusion même touche pour sortie • Se protéger contre l’entrée en tiers : l'intrusion Parcage/reprise Protégé contre Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : 5 Paul Conversation 00:23' appuyer sur une touche programmée vous êtes en communication ef bc 3d jkl 6 2a Parquer l'appel o mn entrer le numéro La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Un message d'annonce de parcage s'affiche sur l'écran du poste destinataire du parcage. • Pour retrouver votre correspondant parqué : de parcage 3.10 Parcage/reprise Régler le niveau sonore La communication avec l'appel parqué se fait automatiquement en décrochant le combiné du poste destinataire du parcage. En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: Réglages Services Consultation Paul en conversation accéder à la page 'Menu' vous êtes en communication Interception Parcage/reprise d'appel de parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 14 régler le niveau sonore L’Esprit d’Entreprise 4 Other 4.1 Répondre à la sonnerie générale 4.3 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. renvoi de nuit Interception En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : grp traitement Intercept° app Réglages Services Réglages accéder à la page 'Menu' Consultation accéder à la page 'Menu' Interception Interception d'appel renvoi de nuit Consultation 4.2 Services Interception Intercept° app d'appel grp traitement • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Filtrage patron/secrétaire appel individuel Interception Liste filtrée : La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. Réglages Services Consultation • A partir du poste patron ou secrétaire : accéder à la page 'Menu' vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) Interception appuyer sur une touche programmée d'appel Intercept° app 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”. 15 L’Esprit d’Entreprise 4 4.4 Groupement de postes 4.5 • Appel de postes d’un groupement : Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. 2a 5 bc jkl 5 o mn 3d 6 mn Recherche o 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn 6 nº du correspondant Nº du groupement • Sortir temporairement de votre groupement de poste : groupement ef bc jkl 2a ef 3d nº du correspondant Sortir du affichage de la recherche en cours Réglages Services Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. accéder à la page 'Menu' Consultation Autres services Sortie groupe 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn 4.6 Nº de votre groupement personne • Réintégrer votre groupement : groupement Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Rép recherche de Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. Entrer dans le Réglages votre récepteur portatif sonne Réglages accéder à la page 'Menu' accéder à la page 'Menu' Consultation Consultation Services Services Autres services Entrée groupe bc 2a 5 jkl 3 Recherche Rép recherche ef bc 3d jkl 6 2a 5 f de o mn o mn 6 nº de votre poste Nº de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 16 L’Esprit d’Entreprise 4 4.7 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Envoyer une copie d’un message vocal 4.9 Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : Annonce HP nouveau messa 2a vocal 5 ef bc 3d jkl 6 o mn Paul mot de passe votre correspondant ne répond pas Consulter affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) Mgsgerie texte Diffuser msg 4.8 Enregistrez votre message Finir Envoyer un message écrit à un correspondant interne nouveau messa Envoyer texte bc 2a 5 jkl 5 o mn 6 entrer le numéro du destinataire Mgsgerie texte Envoyer un message texte à ef bc 3d jkl 6 2a ef 3d Épeler le nom nº du poste destinataire saisir les premières lettres du nom 4.10 Msg prédéfini # o mn nom du destinataire sélectionner un message prédéfini nouveau messa 2a vocal 5 bc 3d jkl 6 ef Envoyer o mn Msg àa créer mot de passe sélectionner un message prédéfini à compléter Mgsgerie texte xxxxxx xxx composer un nouveau message Mgsgerie vocale Enregistrez votre message enregistrer le message Valider compléter votre message 17 envoyer le message Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion xxx xxx àA compléter Envoyer Finir fin de l’enregistrement L’Esprit d’Entreprise 4 5 ef bc 3d jkl 6 2a Épeler le nom nº du poste destinataire nom du destinataire Envoyer envoyer le message 4.11 # o mn Finir fin de diffusion Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn parlez, vous disposez de 20 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 18 Rester en contact 5 Other 5.1 Rappeler Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). Renvoi immédiat bc 3d jkl 6 2a 5 rappeler l’auteur du message ef 5.4 o mn nº du destinataire Sauvegarder Finir archiver le message quitter la consultation Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Recherche Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : l’acceptation du renvoi s’affiche l’acceptation du renvoi s’affiche appuyer sur une touche programmée Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 5.5 5.2 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Rv àa distance Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Rv imm vers MV l’acceptation du renvoi s’affiche Autre renvoi Renvoi immédiat àa distance 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº de votre poste 5.3 A votre retour, consulter votre messagerie vocale 5 Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nouveau messa 2 vocal 5 ab c jkl 3 f de o mn 6 appuyer sur une touche programmée affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message mot de passe Consulter écouter le message Réécouter Effacer effacer le message 19 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº de votre poste l’acceptation du renvoi s’affiche Rester en contact 5 5.6 Effectuer un renvoi sélectif 5.9 Vous pouvez renvoyer votre numéro principal et votre ou vos numéros secondaires sur des postes différents. Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) Renvoi si occupé Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Réglages Services Consultation Renvoi Autre renvoi accéder à la page 'Menu' accéder à la page 'Menu' Services de Sélection ligne Sélection lignes 2a renvoi principale secondaires 5 ef bc 3d jkl 6 mn o Renvoi si occupé sélectionner le numéro à renvoyer nº du destinataire du renvoi 5 ef bc 3d jkl 6 2a l’acceptation du renvoi s’affiche o mn nº destinataire du renvoi 5.7 Annuler tous les renvois bc 2a 5 Désactiver Annuler le renvoi programmer un autre type de renvoi appuyer sur une touche programmée 5.10 5.8 jkl 3d ef o mn 6 l’acceptation du renvoi s’affiche nº destinataire du renvoi Ne pas être dérangé Annuler un renvoi particulier actif/inactif Ne pas déranger Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) Réglages Services Ne pas dérange Ne pas dérange & verrou actif/inactif Consultation l’acceptation du renvoi s’affiche Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. 20 Rester en contact 5 5.11 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. nouveau messa Rv vers excuse Rv vers excu texte Msg prédéfini àA compléter sélectionner un message prédéfini sélectionner un message prédéfini à compléter Mgsgerie texte xxxxxx xxx Msg àa créer Valider composer un nouveau message 5.12 compléter votre message Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nombre de messages reçus Rappeler rappeler l’auteur du message nouveau messa Lire message texte Sauvegarder enregistrer le message affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message Msg suivant message suivant Réponse texte répondre par un message texte quitter la consultation 21 Gérer vos coûts 6 Other Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 6.1 Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. Réglages Services accéder à la page 'Menu' Consultation 2a 5 bc jkl ef 3d 6 5 Code affaire ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du compte client concerné 6.2 Autres services o mn nº de votre correspondant Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste Réglages Services Consultation accéder à la page 'Menu' Consultation & Informations de rappels taxation 22 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.1 Modifier le mot de passe de votre poste 7.3 Other Initialiser votre messagerie vocale Réglages entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal le voyant lumineux clignote 5 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 3d 6 Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle. 5 ef bc 3d jkl 6 2a Options perso Msg d'annonce 3d 6 ef Valider o mn nouveau code (4 chiffres) ef 3d 6 Valider o mn saisir le nouveau code pour vérification Annonce perso o mn Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 0000). Mgsgerie vocale Annonce perso Fin Enregistrement de l'annonce 7.4 enregistrer le message pour revenir à l’annonce par défaut Accepter 5 bc mot de passe Guide standard bc jkl 2a o mn jkl 2a 5 message vocal ef bc jkl ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal Aucun nouveau Mot de passe accéder à la page 'Menu' 2a 7.2 Mon poste Réenregistrer Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale fin de l’enregistrement Aucun nouveau 2a message vocal 5 bc 3d jkl 6 ef Options perso Options admin o mn Réécouter mot de passe valider réenregistrer un message réécouter le message Mot de passe Mon MotPasse 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn # nouveau code (4 chiffres) Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 0000. 23 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : 7.5 Régler votre sonnerie Réglages Mon poste ¤ Un bip avant ¤ Trois bips ¤ Un bip avant ¤ Trois bips sonnerie avant sonnerie sonnerie avant sonnerie Sonnerie pour désactiver pour activer T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : accéder à la page 'Menu' T Choisir la mélodie : Paul Appelle votre poste sonne Mélodie sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) 7.6 régler le volume de la sonnerie Régler le contraste de votre écran T Régler le volume de la sonnerie : Réglages Volume Mon poste Contraste accéder à la page 'Menu' sélectionner le volume de votre choix: (12 niveaux) T Activer/désactiver le mode silence : Plus d'options ¤ Mode silence pour désactiver augmenter ou diminuer le contraste 7.7 × Mode silence Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. pour activer T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Plus d'options ¤ Sonnerie × Sonnerie progressive progressive pour désactiver Sélectionner la page d'accueil Réglages pour activer sélectionner la page par défaut 24 Mon poste Accueil Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 Autres possibilités : Choisir la langue 7.8 Modifier Réglages Mon poste Langue modifier le contenu de l’entrée affichée accéder à la page 'Menu' 5 3d 6 Programmer les touches d’appel direct (Touches f1 et f2) 7.10 o mn entrer votre mot de passe 7.9 effacer ef bc jkl 2a Effacer Appel direct sélectionner la langue de votre choix appuyer sur une touche programmable (F1 ou F2) Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension Vous pouvez programmer des numéros d'appel ou des fonctions sur les touches de la page 'Perso' et les touches du boîtier d’extension. Services pour programmer un numéro pour programmer une fonction Suivre les instructions affichées à l'écran Appel direct accéder à la page 'Menu' appuyer sur la touche à programmer pour programmer un numéro Services pour programmer une fonction Programmer un rappel de rendez-vous 7.11 Pour programmer un numéro : Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Appel direct 5 ef bc 3d jkl 6 2a Valider o mn saisir le numéro Rendez-vous saisir le nom valider accéder à la page 'Menu' Pour programmer une fonction : bc 3d jkl 6 2a Services Rendez-vous Entrer l'heure du Rendez-vous Suivre les instructions affichées à l'écran 5 3d 6 o mn composer l’heure du rendezvous ef o mn composer le numéro du destinataire du rendez-vous L'icone 'Rendez-vous programmé' s'affiche sur la page d'accueil. 25 5 ef bc jkl 2a Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 • A l’heure programmée votre poste sonne : Configurer la prise audio de votre poste 7.14 Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d’un casque, d’un kit mains-libres ou d’un haut-parleur. Réglages Mon poste Prise jack Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. accéder à la page 'Menu' • Pour annuler votre demande de rappel : Casque Rendez-vous Effacer Mains-libres Haut-parleur externe externe accéder à la page 'Menu' L'icone 'Rendez-vous programmé' disparaît de la page d'accueil. Modifier le numéro associé 7.15 7.12 Connaître le numéro de votre téléphone Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. Réglages Services Associé Accéder à la page Info à l’aide du navigateur. accéder à la page 'Menu' 7.13 Verrouiller / Déverrouiller votre poste 5 Verrou ab 2 5 accéder à la page 'Menu' c jkl 3 f de o mn 6 ef bc 3d jkl 6 2a Modifier o mn 5 entrer votre mot de passe votre poste est verrouillé/déverrouillé 7.16 suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider ef bc 3d jkl 6 2a mn o entrer le nouveau numéro associé Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) Réglages Services accéder à la page 'Menu' Interphonie 26 l'acceptation de la programmation s'affiche suivre les indications de l’afficheur Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. Déclaration de conformité CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel 4028/4029 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2005. Tous droits réservés. MU19003AAAA-E610ed01-1005 27 ">
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