Connect App for Sage Accounting | Xerox App Gallery Guide de démarrage rapide

Xerox Connect App
for Sage Accounting
®
DEMARRAGE RAPIDE
Guide de démarrage rapide à utiliser avec Xerox® Connect App
for Sage Accounting
DESCRIPTION
Xerox® Connect App for Sage Accounting (Connect for Sage Accounting) est une application
Xerox App Gallery qui permet aux utilisateurs de se connecter à leur compte Sage Business Cloud
Accounting, directement sur l'appareil. Xerox® Workplace Solutions (Xerox® Workplace Suite et
Xerox® Workplace Cloud) fonctionne avec la technologie Single Sign-on qui rend la connexion
rapide et facile. L'utilisateur peut saisir les données des factures des fournisseurs grâce à la
technologie Invoice Capture de Google. L'application extrait automatiquement les détails de la
facture du fournisseur d'un utilisateur, puis utilise ces détails comme données pour créer la
facture dans Sage. L'utilisateur peut également numériser et joindre un paiement, tel qu'un
chèque ou un talon de chèque, à une facture existante et impayée. Connect for Sage Accounting
est disponible pour le client qui achète l'application et la télécharge en utilisant un compte Xerox
App Gallery. Vous pouvez aussi l'essayer pendant une durée limitée.
Xerox® Connect App for Sage Accounting est destiné à être utilisée avec les imprimantes
multifonctions compatibles avec la technologie Xerox® ConnectKey® , les appareils Xerox®
AltaLink® et Xerox® VersaLink®.
Caractéristiques de l'appareil
Dans ce guide, le mot « périphérique » est utilisé comme synonyme et peut être remplacé par
« imprimante multifonction » ou « imprimante ».
Tous les appareils doivent présenter les caractéristiques suivantes :
•
Xerox Extensible Interface Platform® (EIP) doit être activé pour permettre l'installation de
l'application.
–
Les appareils doivent supporter EIP 3.5 ou version supérieure
•
Xerox® ConnectKey® App Installation (Weblet Install Policy) doit être activé pour permettre
l'installation de l'application.
•
L'appareil doit pouvoir communiquer par Internet.
Remarque :
Certains réseaux nécessitent un proxy pour communiquer sur Internet.
Si la vérification de certificat SSL est activée sur le périphérique, assurez-vous que les
certificats de sécurité y sont chargés.
Par défaut, les certificats Xerox® Solutions sont préchargés à partir de 2016 sur tous les
périphériques compatibles avec la technologie
Xerox® ConnectKey® i-Series, AltaLink® et VersaLink®.
Pour plus d'informations concernant les
paramètres ci-dessus, veuillez consulter
l'assistance en ligne de Xerox App Gallery à
l'adresse :
https://www.support.xerox.com/support/xeroxapp-gallery.com
INSTALLATION DE XEROX® CONNECT
APP FOR SAGE ACCOUNTING
La procédure ci-dessous suppose que vous avez
créé un compte Xerox App Gallery. Si vous
n’avez pas accès à un compte Xerox App
Gallery, reportez-vous au Guide de démarrage
rapide de Xerox App Gallery pour savoir
comment en créer un.
Remarque :
Pour obtenir des instructions détaillées sur
l'ajout d'un appareil ou l'installation des
applications sur votre compte Xerox App Gallery,
consultez la documentation en suivant les liens
à la fin de ce guide.
DEMARRAGE RAPIDE
Xerox® Connect App for Sage Accounting
INSTALLER LES APPLICATIONS DE
GALLERY DEPUIS LE PORTAIL WEB
XEROX APP GALLERY (PAYANT)
1.
Ouvrez l'URL de Xerox App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
2. Sélectionnez Connexion.
3. Entrez une adresse courriel et un mot de
passe valides.
4. Dans l’onglet Appareils, ajoutez si besoin
une imprimante simple ou multifonction.
5. Dans l'onglet Toutes les applications,
sélectionnez l'application voulue.
6. Sélectionner le bouton Abonnement.
7. Acceptez le Contrat de licence
d'utilisateur final (CLUF).
8. Sélectionnez Valider.
9. Complétez les informations de facturation
et sélectionnez Commander.
10. Sélectionnez Terminé.
11. Vérifiez votre boîte de réception
électronique pour la confirmation d'achat.
INSTALLER LES APPLICATIONS DE
GALLERY DEPUIS LE PORTAIL WEB
XEROX APP GALLERY (PAYANT)
1.
2.
3.
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5.
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7.
8.
Ouvrez l'URL de Xerox App Gallery :
https://appgallery.services.xerox.com
Sélectionnez Connexion.
Entrez une adresse courriel et un mot de
passe valides.
Dans l’onglet Appareils, ajoutez si besoin
une imprimante simple ou multifonction.
Dans l'onglet Toutes les applications,
sélectionnez l'application voulue.
Sélectionnez le bouton Installer.
Cliquer sur le bouton lance l'écran
d'installation d'évaluation.
Sélectionnez les appareils sur lesquels vous
souhaitez essayer l'application, puis
sélectionnez Installer
CONFIGURER LES APPLICATIONS
GALLERY APP ACHETEES POUR SINGLE
SIGN-ON : APPLICATION PRESENTE
DANS LA LISTE DE XEROX®
WORKPLACE SUITE
Important : Les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent exécuter les
procédures ci-dessous. Si vous n'avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox
Workplace Suite, contactez l'administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration administrateur qui suivent :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Lancez Xerox® Workplace Suite.
Cliquez sur Paramètres.
Sélectionnez Single Sign-On.
Si l'application que vous venez d'acheter
apparaît dans la liste, cliquez dessus et
sélectionnez Échanger les clés.
Une demande par courriel sera envoyée à
Xerox SSO Apps.
L'administrateur de l'application SSO
enverra alors par courriel la clé requise à
l'administrateur de Xerox® Workplace
Suite.
L'Administrateur de Xerox® Workplace
Suite pourra alors entrer la clé publique de
l'application.
SSO sera ainsi activé pour l'application. Les
utilisateurs pourront dorénavant choisir
d'utiliser Single Sign-On lors de leur première
tentative de connexion.
CONFIGURER LES APPLICATIONS
GALLERY APP ACHETEES POUR SINGLE
SIGN-ON : APPLICATION ABSENTE DE
LA LISTE DE XEROX WORKPLACE
SUITE
Important : Les administrateurs de Xerox®
Workplace Suite doivent exécuter les
procédures ci-dessous. Si vous n'avez pas
d'autorisation administrateur pour Xerox®
Workplace Suite, contactez l'administrateur
approprié pour exécuter les étapes de
configuration administrateur qui suivent.
1.
2.
3.
4.
5.
Lancez Xerox® Workplace Suite.
Cliquez sur Paramètres.
Sélectionnez Single Sign-On.
Si l'application que vous venez d'acheter
n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur
Action -> Nouveau.
Complétez la description, l'éditeur et
l'adresse courriel de l'éditeur, l'identifiant
de l'application et l'URL de redirection.
Ces informations devraient faire partie de la
description figurant sur l'écran Détails de
l'application dans App Gallery. Si ces
informations ne sont pas disponibles,
contactez le créateur de l'application.
6.
7.
8.
9.
Sélectionnez Envoyer.
Cliquez sur l'application et sélectionnez
Échanger les clés.
Une demande par courriel sera envoyée à
Xerox SSO Apps.
L'administrateur de l'application SSO
enverra alors par courriel la clé requise à
l'administrateur de Xerox® Workplace
Suite.
10. L'Administrateur de Xerox® Workplace
Suite pourra alors entrer la clé publique de
l'application.
SSO sera ainsi activé pour l'application. Les
utilisateurs pourront dorénavant choisir
d'utiliser Single Sign-On lors de leur première
tentative de connexion.
CONFIGURATION INITIALE :
S'IDENTIFIER ET AUTORISER
Avant de pouvoir utiliser Connect for Sage
Accounting, vous devez autoriser l'application
et votre compte dans un navigateur web sur un
PC ou un appareil mobile. Ce processus doit
être effectué une fois pour chaque compte
que vous souhaitez utiliser avec l'application
Xerox® Connect for Sage Accounting.
Lorsque vous ouvrez Connect for Sage
Accounting, un écran apparaît et vous
demande si vous avez déjà effectué cette
opération. Si c'est le cas, vous pouvez
sélectionner Continuer et accéder à la page
d'ouverture de session de l'application. Mais si
ce n'est pas le cas :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Sélectionnez Autoriser l'accès.
Vous allez être dirigé vers la page suivante
qui affiche l'URL à laquelle vous devez
vous rendre sur votre PC, ainsi qu'un code
QR que vous pouvez éventuellement
scanner avec votre appareil mobile.
Sur votre PC (ou appareil mobile), ouvrez
un navigateur web et ouvrez l'URL.
Lorsque vous atteignez l'écran
d'ouverture de session de Sage dans votre
navigateur web, entrez votre adresse
électronique et votre mot de passe, puis
sélectionnez Connexion.
À la page suivante, cliquez sur le bouton
Autoriser. Votre compte est maintenant
autorisé, et vous n'aurez pas besoin de
répéter cette opération, sauf si vous
souhaitez vous connecter avec une
adresse électronique et un mot de passe
Sage différents.
Une fois que vous avez cliqué sur
Autoriser, vous pouvez revenir sur
l'appareil Xerox®, ouvrir Xerox® Connect
app for Sage Accounting et sélectionner
Continuer lorsqu'on vous demande si
vous avez terminé la procédure
d'autorisation. L'écran de connexion de
Sage apparaîtra dans l'application et vous
DEMARRAGE RAPIDE
Xerox® Connect App for Sage Accounting
pourrez vous connecter avec l'adresse
électronique et le mot de passe que vous
avez saisis à l'étape 4.
COMMENT NUMERISER UNE FACTURE
DE FOURNISSEUR
1. À l'écran d'accueil du périphérique, touchez
Connect for Sage Accounting.
2. À l'ouverture de l'application, il vous sera
demandé si vous avez terminé la procédure
d'autorisation. Si tel est le cas, sélectionnez
Continuer. Sinon, consultez les instructions
sous Configuration initiale : S'identifier et
autoriser. Si vous avez sélectionné
Continuer, entrez votre adresse
électronique et votre mot de passe puis
sélectionnez Connexion.
3. Une fois le panneau de commande de
l'application ouvert, sélectionnez
Numériser Facture du fournisseur.
4. Vous serez dirigé vers la page Numériser la
facture du fournisseur, où vous pourrez
définir vos paramètres de numérisation.
Placez votre facture sur le plateau ou dans
le chargeur et touchez Numériser. La
numérisation commence et la facture est
traitée. Cela peut prendre quelques
minutes, en fonction de la taille de votre
facture.
5. Une fois le traitement de la numérisation
terminé, la page Résumé apparaît. Cette
page est un résumé des données saisies à
partir de la facture que vous avez
numérisée, et des champs requis pour
ajouter une facture dans Sage.
Remarque : L'application utilise la
technologie de saisie des factures pour
saisir et extraire automatiquement les
détails importants de la facture que vous
numérisez. L'application fera de son mieux
pour reconnaître le contact de la facture, le
sous-total, le compte du grand livre et le
taux d'imposition. Si l'application voit ces
détails sur votre facture, elle remplira
chaque champ avec sa valeur
correspondante. Veuillez garder à l'esprit
que les résultats risquent d'être imparfaits,
vous devez donc toujours confirmer
chaque valeur avant de passer à la page
suivante. Tous les champs, sauf le total,
peuvent être modifiés. De plus, cette page
se veut un résumé de tous les postes de
votre facture. Si vous devez décomposer la
facture en postes individuels, vous pouvez
compléter le flux de travail dans
l'application Connect for Sage Accounting,
puis vous connecter à votre compte Sage
sur un PC pour modifier davantage l'entrée.
6. Si vous souhaitez voir un aperçu plus grand
de votre numérisation, vous pouvez toucher
l'image de la numérisation.
7. Une fois que vous avez confirmé les détails
de la facture, vous pouvez sélectionner le
bouton Envoyer qui enverra la facture sur
votre compte Sage et ajoutera la
numérisation en pièce jointe au format
PDF.
COMMENT NUMERISER UN PAIEMENT
1.
2.
3.
4.
5.
À l'écran d'accueil du périphérique,
touchez Connect for Sage Accounting.
À l'ouverture de l'application, il vous sera
demandé si vous avez terminé la
procédure d'autorisation. Si tel est le cas,
sélectionnez Continuer. Sinon, consultez
les instructions sous Configuration
initiale : S'identifier et autoriser. Si vous
avez sélectionné Continuer, entrez votre
adresse électronique et votre mot de
passe puis sélectionnez Connexion.
Une fois le panneau de commande de
l'application ouvert, sélectionnez
Numériser le paiement.
Vous serez amené à l'écran Numériser le
paiement juste avant que la fenêtre
contextuelle Sélectionner la facture
n'apparaisse. Si vous sélectionnez
Compte, vous verrez une liste de tous les
comptes/contacts qui ont une facture
impayée. Lorsque vous sélectionnez un
compte/contact, toutes les factures
impayées pour ce compte sont
répertoriées. Si vous devez appliquer le
paiement à plusieurs factures, vous
pouvez sélectionner 2+, sinon,
sélectionnez une seule facture en utilisant
les cases à cocher sur la gauche et
sélectionnez OK.
Sur la page Numériser le paiement, vous
devez sélectionner un compte bancaire
auquel associer ce paiement, ainsi qu'un
montant de paiement.
Remarque : Le montant que vous saisissez
doit être inférieur ou égal au montant
6.
7.
total de toutes les factures impayées que
vous sélectionnez à l'étape 4. Si le
montant est supérieur, une alerte apparaît
à l'écran.
Réglez les paramètres de numérisation et
touchez Numériser.
Une fois la numérisation terminée, un
aperçu de la numérisation et une liste des
champs en lecture seule vous seront
présentés. Ces champs servent de
confirmation avant de soumettre le
paiement à Sage. Si l'une des valeurs des
champs est incorrecte, vous pouvez la
modifier en touchant Nouvelle
numérisation en bas de la page. Sinon,
sélectionnez Envoyer. Le paiement est
alors envoyé à Sage et appliqué à la ou les
factures sélectionnées à l'étape 4. Une
image de votre paiement sera également
jointe à la facture dans Sage.
SUPPORT
Base de connaissances Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xer
ox-app-gallery/support/enus.html
Documentation de Xerox App Gallery
https://www.support.xerox.com/support/xer
ox-app-gallery/documentation/enus.html
Forum d’assistance client
https://accounting.xeroxinvoices.com
Imprimantes simples et multifonctions
compatibles
https://www.xerox.com/enus/connectkey/apps
Parlez à votre fournisseur Xerox local pour plus d'informations
ou visitez xerox.com/verify pour vous familiariser avec le système.
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