Alcatel OmniPCX Enterprise Alcatel 4038/4039/4068 First Manuel utilisateur How Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4038/4039/4068, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numérique Alcatel 4038/4039/4068 vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. • Actions • Clavier Décrocher. 2ab 5 Un grand écran graphique permet, à l'aide des touches et du navigateur, de téléphoner, configurer et programmer votre c jkl ef 3d mno 6 Raccrocher. téléphone, un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, Clavier numérique. Clavier alphabétique. 2 Touche spécifique du clavier numérique. des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, • Navigateur un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom. Déplacer la touche de navigation vers le haut, le bas, la gauche ou la droite. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages (Menu, Perso, ...) et de revenir aux écrans de téléphonie. • Afficheur et touches afficheur Dupond Guy … • Touches audios Vue partielle de l’afficheur. Écoute amplifiée, mains libres. Touche afficheur. Réglage “moins”. Réglage “plus”. • Touches programmables et icones • Autres touches fixes Touche d’appel. Touche fixe. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche d'accès à la messagerie. • Autres symboles utilisés Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Menu. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Perso. Signifie que la fonctionnalité est accessible depuis la page Info. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Signifie que la fonction est accessible par appui sur une touche programmée - voir Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 How Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 2. p. 9 p. 9 p. 9 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 11 6. 7. Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 15 p. 15 p. 15 p. 16 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 20 p. 21 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 p. 12 p. 12 p. 12 p. 13 p. 13 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler un renvoi particulier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 6.1 6.2 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 4. Ecrans d’accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Ecran de gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 Ecran d’application . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 8 Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Main libre" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par touches d’appels programmées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler le dernier appelant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 19 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 9 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 3. 5. Description d’ écrans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sélectionner la page d'accueil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension. . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer la prise audio de votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier le numéro associé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) . . . . . . . Installation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology (appairage) . . . . . . . . . . . . . . Utilisation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suppression d'un casque Bluetooth® Wireless Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 23 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 p. 25 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 26 p. 27 p. 27 p. 27 p. 27 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 28 5 Découvrir votre téléphone Afficheur et touches afficheur Comporte plusieurs lignes et pages donnant des informations sur les communications et les fonctions accessibles par les 10 touches associées aux lignes de l'écran. Telephone Voyant lumineux Réglage de l'inclinaison de l'écran Combiné téléphonique • • Icone renvoi : l'appui sur la touche associée à cet icone permet de programmer ou de modifier la fonction renvoi. Vert clignotant : arrivée d’un appel. Rouge clignotant : alarme. Casque branché. Rendez-vous programmé. Mode silence activé. Poste verrouillé. Touches afficheur : l'appui sur une touche afficheur active la fonction qui lui est associée sur l'écran. Navigation Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages d'accueil (Menu, Info,…) et de revenir aux écrans de téléphonie. Pages d’accueil Alcatel 4068 Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Prise pour la connexion d'un casque, d'un équipement mains libres ou d’un haut-parleur Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Présentation des appels Clavier alphabétique Appel entrant. Communication en cours. Touches audios Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. • Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Appel en attente. Touche Interphonie/Secret : • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Dans le cas de deux appels simultanés, il est possible de passer d'un appel à un autre en appuyant sur les touches afficheur associées à chacun des appels. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie Boîtier d'extension Navigateur Gauche-Droit : permet de consulter les appels. Touches de fonction et touches programmables Touche Information : pour obtenir des informations sur les fonctions de la page 'Menu' et pour programmer les touches de la page 'Perso'. Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie : le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal, d'un nouveau message texte ou d'une demande de rappel. Un boîtier d'extension peut équiper votre poste. Il dispose ainsi de touches supplémentaires configurables en touches de fonction, touches de ligne, touches d'appel … Pour mettre en place les étiquettes : ramener la languette de maintien du cache de touches vers soi et soulever le cache. Installer l'étiquette sous le bloc de touches, dans le logement prévu à cet effet, et mettre à nouveau le cache en place. Touche 'Bis' : pour rappeler le dernier numéro émis. 6 Touche programmable (Touches f1 et f2) : le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. 1 Description d’ écrans Other Page perso : contient des touches de ligne ainsi que des touches d’appel direct à programmer. Le navigateur haut-bas 1.1 permet d'accéder à l'ensemble des touches d'appel direct (autres que celles affichées par défaut). La programmation ou la modification d'une touche d'appel direct se fait par l'intermédiaire de la touche Information. Ecrans d’accueil Page menu Page perso Page info Heure et icone d'états Date Icone renvoi d'appel Fixe : pas de renvoi activé. En rotation : renvoi activé. Barre de défilement : indique la position dans une page Page info : contient des informations sur le téléphone et l'état de fonctions : nom, numéro de téléphone, nombre de messages, état du renvoi, rappel de rendez-vous, … Affichage du contenu de la page sélectionnée Page menu : contient l'ensemble des fonctions et applications accessibles à l'aide des touches associées aux libellés. Depuis cette page, il est entre autre possible de régler la sonnerie et le contraste de l'écran, de programmer une heure de rendez-vous, de verrouiller le poste, de définir la page affichée par défaut, de configurer la messagerie, et d'accèder à des fonctions téléphoniques telles que le rappel de l'un des 10 derniers numéros ou l'interception d'appels. Navigateur Gauche-Droit : permet de passer d'une page à une autre. Navigateur Haut-Bas : permet de défiler le contenu d'une page. 7 Description d’ écrans 1 1.2 Ecran de gestion des appels Date Icone arrivée d'un appel 1.3 Ecran d’application Date Heure et icone d'états Nom de l’application Lun 16 août 2004 Heure et icone d'états Icone appel en cours Icone appel en garde Ecran d’application Affichage contextuel des fonctions accessibles en cours de communication Ecran de présentation d'un appel entrant. Cet écran s'affiche temporairement à l'arrivée d'un appel et présente le nom et/ou le numéro de l'appelant. Ecran d’évènements Ecran d’application : affichage d'informations utiles à la programmation ou la configuration du poste. Ecran d’évènements : affichage d'évènements liés à la programmation ou la configuration en cours, confirmation, refus, erreur,... A chaque onglet correspond un appel dont l'état est symbolisé par son icone ((en cours, en garde, arrivée nouvel appel). En cours de communication, utiliser le navigateur gauche-droit pour consulter les appels en garde ou entrant. Utiliser le navigateur haut-bas pour afficher les fonctions accessibles. Ces fonctions (transfert, conférence,…) sont directement liées à l'état de l'appel consulté. Par exemple la fonction transfert ne sera pas disponible entre un appel en cours ou en garde et un appel entrant. Touche Retour/Sortie : pour passer d'un écran téléphonique à un écran applicatif. Permet, par exemple, en cours de communication de chercher un numéro, de programmer un rappel de rendez-vous, ... Il est également possible de gérer ses appels à partir de la page Perso. En cours de communication, appuyer sur la touche Retour/Sortie et afficher la page Perso. Les communications en cours ou en attente s'affichent sur les différentes touches de ligne. Il est alors possible de converser avec le correspondant de son choix en appuyant sur la touche qui lui est associée. 8 Téléphoner 2 Other Etablir un appel 2.1 5 ef bc 3d jkl 6 2a 2.2 5 numéroter directement décrocher 3d 6 5 mains libres o mn Paul appelle nº de votre correspondant décrocher mains libres appuyer sur la touche associée à l'icone 'appel entrant' ef bc 3d jkl 6 2a ef bc jkl 2a o mn Recevoir un appel 2.3 o mn nº de votre correspondant touche d’appel programmée nom du destinataire Téléphoner en mode 'Main libre' Poste au repos : vous êtes en position mains libres Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication appui cour terminer votre appel En cours de communication : Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication Pour le standard, composer le '9' (par défaut). • Si le correspondant interne ou externe ne répond pas : Annonce HP Rappeler passer un message sur le haut-parleur du poste libre demander le rappel du poste occupé En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. Message texte transmettre un message écrit Message texte envoyer un message vocal appui court accéder à l’écran suivant 9 Téléphoner 2 2.4 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée Hélène la touche Haut-Parleur clignote Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication Appeler par touches d’appels programmées 2.6 accéder à la page 'perso' activer le haut-parleur (appui long) rechercher votre correspondant parmi les touches d’appels programmées appeler le correspondant de votre choix La touche s'éteint régler le volume (7 niveaux) désactiver le haut-parleur (appui long) Appeler un numéro du répertoire collectif 2.7 Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº abrégé 2.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) 2.8 Rappeler Bis entrer le nom ou les intiales* ou les nom et prénom* de votre correspondant sélectionner le type de recherche souhaitée (nom, nom et prénom* ou initiales*) touche 'bis' accéder à la page 'menu' rappel du dernier numéro Affichage de tous les correspondants répondant aux critères de recherche 2.9 afficher les noms précédents et suivants appuyer sur la touche associée au correspondant à appeler Rappeler le dernier appelant (dont l'appel est resté sans réponse) dernier appelantRappel du modifier la recherche Non réponse Dernier app : *Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom. accéder à la page 'menu' 10 rappeler le dernier appelant Téléphoner 2 2.10 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé 2.13 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : Rappeler Correspondant interne occupé l’acceptation du rappel s’affiche La touche s'allume Paul Conversation 00:23' 2.11 vous êtes en communication Recevoir un appel interne en interphonie La touche s'éteint Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. reprendre la conversation • Pour activer - poste au repos : la diode associée s’allume Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. • Pour désactiver - poste au repos : La diode associée s'éteint 2.12 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. Paul Conversation 00:23' vous êtes en communication Envoyer FV * désactiver le micro activer 'fv' La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 11 En cours de communication 3 Other Appeler un second correspondant en cours de communication 3.1 3.2 Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : Second appel Paul Conversation 00:23' ab 2 5 c jkl ef 3d o mn 6 John Conversation 00:23 Paul Conversation 00:23' vous êtes en nº du second le premier correspondant communication correspondant est mis en attente • Autres méthodes pour appeler un second correspondant 5 ef bc 3d jkl 6 2a vous êtes en communication nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes Répondre à l’appel affiché : Numéroter directement. o mn Paul Appelle Nom du second correspondant. Prendre l'appel John Conversation 00:23 - Pour rappeler le dernier numéro émis (appui court). - Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). le premier correspondant touche d’appel est mis en attente dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : Touche d’appel programmée. • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : Fin d'appel John Conversation 00:23 John Conversation 00:23 Paul Conversation 00:23' Paul En conversation touche associée à l'icone 'appel en attente' En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 3.3 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : John Conversation 00:23 Paul Conversation 00:52 touche associée à l'icone 'appel en attente' 12 votre premier correspondant est mis en attente En cours de communication 3 3.4 Transférer un appel 3.6 • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. c ab 2 Paul Conversation 00:23' 5 jkl 3 f de o mn 6 vous êtes en communication appeler un second correspondant • Si le destinataire du transfert répond : John Conversation 00:23 Mise en garde le premier correspondant est mis en attente Paul Conversation 00:23' Paul En garde vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : votre correspondant est mis en attente Rappeler Paul En garde Paul Conversation 00:23' touche associée à l'icone 'appel en attente' • Mise en garde commune : Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). Attente Paul Conversation 00:23' 3.5 vous êtes en communication Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : Conférence John Conversation 00:23 votre correspondant est mis en attente Paul Conversation 00:23' Paul John 00:23 touche associée à l'icone 'appel en attente' sélectionner la fonction 'conférence' Annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant (si la conférence est active) : Fin conférence Raccrocher avec tous vos correspondants (si la conférence est active) : Fin conférence Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Rappeler 13 En cours de communication 3 3.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) de parcage 3.8 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Parcage/reprise Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : Intrusion Intrusion Parquer l'appel Paul Conversation 00:23' même touche pour sortie • Se protéger contre l’entrée en tiers : vous êtes en communication l'intrusion Protégé contre Un message d'annonce de parcage s'affiche sur l'écran du poste destinataire du parcage. 5 • Pour retrouver votre correspondant parqué : de parcage appuyer sur une touche programmée Parcage/reprise ef bc 3d jkl 6 2a o mn entrer le numéro La communication avec l'appel parqué se fait automatiquement en décrochant le combiné du poste destinataire du parcage. La protection disparaît lorsque vous raccrochez. Réglages Mes services Consultation accéder à la page 'menu' 3.9 Interception Parcage/reprise d'appel de parcage Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: Paul en conversation Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. vous êtes en communication 14 régler le niveau sonore L’Esprit d’Entreprise 4 Other 4.1 Répondre à la sonnerie générale 4.3 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. renvoi de nuit Interception En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : grp traitement Intercept° app Réglages Mes services Réglages accéder à la page 'menu' Consultation Interception Interception d'appel renvoi de nuit accéder à la page 'menu' Consultation 4.2 Mes services Interception Intercept° app d'appel grp traitement • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Filtrage patron/secrétaire appel individuel Interception Liste filtrée : Réglages La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : Mes services Consultation accéder à la page 'menu' vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) Interception d'appel appuyer sur une touche programmée Intercept° app 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”. 15 L’Esprit d’Entreprise 4 4.4 Groupement de postes 4.5 • Appel de postes d’un groupement : Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. 3d jkl 6 5 5 o mn 3d 6 Recherche bc 2a o mn 5 nº du correspondant nº du groupement • Sortir temporairement de votre groupement de poste : groupement ef bc jkl 2a ef bc 2a jkl ef 3d o mn 6 nº du correspondant Sortir du Affichage de la recherche en cours. Réglages Mes services Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. accéder à la page 'menu' Consultation Autres services Sortie groupe 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn 4.6 nº de votre groupement personne • Réintégrer votre groupement : groupement Réglages votre récepteur portatif sonne Mes services Mes services accéder à la page 'menu' accéder à la page 'menu' Consultation Rép recherche de Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. Entrer dans le Réglages Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Autres services Entrée groupe bc 2a 5 jkl Consultation ef 3d Recherche Rép recherche 6 ef bc 3d jkl 6 2a 5 o mn mn o nº de votre poste nº de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 16 L’Esprit d’Entreprise 4 4.7 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Envoyer une copie d’un message vocal 4.9 Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : nouveau messa bc 2a vocal Annonce HP Paul 5 ef 3d o mn jkl 6 mot de passe votre correspondant ne répond pas Consulter affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) Mgsgerie texte Diffuser msg 4.8 Enregistrez votre message Finir Envoyer un message écrit à un correspondant interne nouveau messa Envoyer texte 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 o mn entrer le numéro du destinataire Mgsgerie texte Envoyer un message texte à ef bc 3d jkl 6 2a Epeler le nom nº du poste destinataire saisir les premières lettres du nom Envoyer # o mn nom du destinataire envoyer le message Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 4.10 Msg prédéfini xxx xxx sélectionner un message prédéfini àA compléter nouveau messa 2a vocal 5 Msg àa créer sélectionner un message prédéfini à compléter Mgsgerie texte xxxxxx xxx bc 3d jkl 6 ef Envoyer o mn mot de passe composer un nouveau message Mgsgerie vocale Enregistrez votre message enregistrer le message Valider 5 ef bc 3d jkl 6 2a compléter votre message fin de l’enregistrement Epeler le nom # o mn nº du poste destinataire nom du destinataire Envoyer envoyer le message 17 Finir Finir fin de diffusion L’Esprit d’Entreprise 4 4.11 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn parlez, vous disposez de 20 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 18 Rester en contact 5 Other 5.1 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) 5.4 Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Recherche Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Renvoi immédiat bc 3d jkl 6 2a 5 ef mn o l’acceptation du renvoi s’affiche nº du destinataire appuyer sur une touche programmée l’acceptation du renvoi s’affiche 5.5 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Rv àa distance Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. Vous souhaitez que vos appels vous suivent : vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. Autre renvoi 5.2 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Renvoi immédiat 2a àa distance 5 ef bc 3d jkl 6 o mn nº de votre poste Rv imm vers MV 5 appuyer sur une touche programmée 5.3 bc 3d jkl 6 2a l’acceptation du renvoi s’affiche ef l’acceptation du renvoi s’affiche o mn nº de votre poste A votre retour, consulter votre messagerie vocale 5.6 Effectuer un renvoi sélectif Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. Vous pouvez renvoyer votre numéro principal et votre ou vos numéros secondaires sur des postes différents. nouveau messa 2 vocal 5 c ab jkl 3 f de o mn 6 affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message Réglages Mes services Consultation mot de passe Consulter Réécouter écouter le message Rappeler rappeler l’auteur du message accéder à la page 'menu' Effacer effacer le message Sauvegarder archiver le message Services de Sélection ligne Sélection lignes renvoi principale secondaires sélectionner le numéro à renvoyer Finir quitter la consultation 19 bc 2a 5 jkl 3d ef mn o 6 nº du destinataire du renvoi Rester en contact 5 5.7 Annuler tous les renvois 5.10 Ne pas être dérangé Ne pas déranger actif/inactif Désactiver Annuler le programmer un autre type de renvoi renvoi 5.8 Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. Mes services Ne pas dérange Ne pas dérange & verrou actif/inactif Consultation Annuler un renvoi particulier touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) 5.9 Réglages Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) l’acceptation du renvoi s’affiche Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Renvoi si occupé Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : Renvoi 5.11 Autre renvoi Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. accéder à la page 'menu' Renvoi si occupé 5 nouveau messa Rv vers excuse texte ef bc 3d jkl 6 2a Laisser un message d’absence à vos appelants internes l’acceptation du renvoi s’affiche o mn Msg prédéfini nº destinataire du renvoi sélectionner un message prédéfini bc 3d jkl 6 2a 5 appuyer sur une touche programmée àA compléter ef o mn sélectionner un message prédéfini à compléter l’acceptation du renvoi s’affiche Msg àa créer nº destinataire du renvoi composer un nouveau message 20 Mgsgerie texte xxxxxx xxx Valider compléter votre message Rester en contact 5 5.12 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nombre de messages reçus Rappeler rappeler l’auteur du message nouveau messa Lire message texte Archiver msg enregistrer le message affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message Msg suivant message suivant Réponse texte répondre par un message texte quitter la consultation 21 Gérer vos coûts 6 Other Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 6.1 Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. Réglages Mes services accéder à la page 'menu' Consultation 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 Code affaire ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du compte client concerné 6.2 Autres services o mn nº de votre correspondant Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste Réglages Mes services Consultation accéder à la page 'menu' Consultation & Informations de rappels taxation 22 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.1 Modifier le mot de passe de votre poste 7.3 Other Initialiser votre messagerie vocale Réglages 5 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 3d 6 5 2a 5 ef bc 3d jkl 6 Options perso Msg d'annonce ef Valider o mn nouveau code (4 chiffres) 3d 6 Valider o mn Annonce perso o mn Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 0000). Mgsgerie vocale Annonce perso Fin Enregistrement de l'annonce enregistrer le message pour revenir à l’annonce par défaut Accepter 6 ef bc mot de passe Guide standard 3d saisir le nouveau code pour vérification Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle message vocal 5 jkl 2a bc jkl 2a o mn ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal Aucun nouveau ef bc jkl 2a 7.2 Mot de passe accéder à la page 'menu' entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal le voyant lumineux clignote Mon poste Réenregistrer 7.4 fin de l’enregistrement Réécouter Modifier le mot de passe de votre messagerie vocale Aucun nouveau 2a message vocal 5 ef bc 3d jkl 6 Options perso Options admin o mn mot de passe valider réenregistrer un message réécouter le message Mot de passe Mon MotPasse bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn # nouveau code (4 chiffres) Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 0000. 23 Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : 7.5 Régler votre sonnerie Paul Appelle Réglages Mon poste votre poste sonne Sonnerie accéder à la page 'menu' 7.6 régler le volume de la sonnerie Régler le contraste de votre écran (Alcatel 4038/4039) T Choisir la mélodie : Réglages Mon poste Contraste Mélodie accéder à la page 'menu' sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) T Régler le volume de la sonnerie : augmenter ou diminuer le contraste Volume 7.7 sélectionner le volume de votre choix (12 niveaux) Cette fonctionnalité permet de choisir la page qui s'affiche par défaut sur le poste. T Activer/désactiver le mode silence : Plus d'options ¤ Mode silence pour désactiver Réglages × Mode silence pour activer T Activer/désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Plus d'options ¤ Sonnerie × Sonnerie progressive progressive pour désactiver sélectionner la page par défaut pour activer T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : ¤ Un bip avant ¤ Trois bips ¤ Un bip avant sonnerie avant sonnerie sonnerie pour désactiver Sélectionner la page d'accueil ¤ Trois bips avant sonnerie pour activer 24 Mon poste Pageaccueil Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 Pour programmer une fonction : Choisir la langue 7.8 Services Réglages Mon poste Langue Autres possibilités : accéder à la page 'menu' 5 Modifier ef bc 3d jkl 6 2a Effacer o mn entrer votre mot de passe 7.9 Suivre les instructions affichées à l'écran modifier le contenu de l’entrée affichée sélectionner la langue de votre choix Programmer les touches de la page Perso ou du boîtier d’extension 7.10 effacer Programmer les touches d’appel direct (Touches f1 et f2) Vous pouvez programmer des numéros d'appel ou des fonctions sur les touches de la page 'Perso' et les touches du boîtier d’extension. Appel direct accéder à la page 'menu' appuyer sur la touche à programmer pour programmer un numéro Appel direct Services appuyer sur une touche programmable (f1 ou f2) pour programmer une fonction Pour programmer un numéro : Appel direct 5 ef bc 3d jkl 6 2a Suivre les instructions affichées à l'écran Valider o mn saisir le numéro saisir le nom pour programmer un numéro valider 25 Services pour programmer une fonction Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 Programmer un rappel de rendez-vous 7.11 Verrouiller/Déverrouiller votre poste 7.13 Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). Verrou bc 2a 5 Rendez-vous Entrer l'heure du Rendez-vous Rendez-vous accéder à la page 'menu' 5 votre poste est verrouillé/déverrouillé o mn 6 3d 6 accéder à la page 'menu' o mn suivant les instructions affichées à l’écran, entrer votre mot de passe ou valider composer l’heure du rendezvous ef bc 3d jkl 6 2a 5 ef 3d ef bc jkl 2a jkl Configurer la prise audio de votre poste 7.14 o mn composer le numéro du destinataire du rendez-vous Par défaut, la prise audio de votre poste permet la connexion d’un casque, d’un kit mains-libres ou d’un haut-parleur. Réglages L'icone 'Rendez-vous programmé' s'affiche sur la page d'accueil. Mon poste Prise jack • A l’heure programmée votre poste sonne : accéder à la page 'menu' Casque Mains-libres Haut-parleur externe externe Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. Rendez-vous Modifier le numéro associé 7.15 • Pour annuler votre demande de rappel : Le numéro associé peut être un numéro de poste, le numéro de la messagerie vocale ou le numéro de la recherche de personne. Effacer Réglages accéder à la page 'menu' L'icone 'Rendez-vous programmé' disparaît de la page d'accueil. 7.12 Mes services Associé accéder à la page 'menu' Connaître le numéro de votre téléphone 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Modifier 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn Le numéro de votre poste est affiché sur la page 'Info'. entrer votre mot de passe Accéder à la page Info à l’aide du navigateur. 26 entrer le nouveau numéro associé l'acceptation de la programmation s'affiche Votre poste s’ajuste à vos besoins 7 7.16 Constituer, modifier ou consulter votre liste d'interphonie (10 numéros max) Utilisation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology 7.18 Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. Réglages Mes services Suppression d'un casque Bluetooth® Wireless Technology 7.19 accéder à la page 'menu' Réglages Interphonie Mon poste Bluetooth suivre les indications de l’afficheur accéder à la page 'menu' 7.17 Installation d'un casque Bluetooth® Wireless Technology (appairage) Mes équipements affichage des différents équipements appairés sélectionner l'équipement à supprimer Avant de pouvoir utiliser un casque Bluetooth®, celui-ci doit être appairé au poste. Afin de réaliser cet appairage, le casque doit être en mode découvrable*. Réglages Mon poste Bluetooth Supprimer accéder à la page 'menu' valider votre choix Recherche des équipements Bluetooth®, attendre l'affichage du type d'équipement détecté et de l'adresse AjouAccessoire Ajouter sélectionner l'équipement 5 valider votre choix ef bc 3d jkl 6 2a o mn message d'acceptation de la suppression de l'équipement message d'acceptation et affichage de l'icône casque sur l'écran du poste entrer le code pin du casque * * Se reporter à la documentation utilisateur livrée avec le casque. 27 Garantie et clauses howtoc Déclaration de conformité CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel 4038/4039/4068 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Alcatel 4068 Cet appareil utilise un spectre de fréquences radio dont l'utilisation n'est pas harmonisée dans l'ensemble des pays de la CE . Le spectre de fréquences peut être partagé par d'autres applications et son utilisation est soumise aux deux conditions suivantes : (1) cet appareil ne doit pas provoquer d'interférences nuisibles, (2) cet appareil doit accepter toute interférence reçue, y compris les interférences pouvant entraîner un fonctionnement non souhaité. Cet appareil est conforme à la section 15 des règlements de la FCC (Federal Communications Commission). Cet appareil a été conçu et fabriqué de façon à ne pas excéder les limitations d'émission d'énergie de fréquence radio en SAR (Specific Absorption Rate) établies par les différents pays concernés (FCC pour les Etats-Unis). Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2005. Tous droits réservés. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. MU19001AAAB-E601ed01-0805 28 ">
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