Traitements
Manuel de référence
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EBP Bâtiment Aide
Les documents de vente
Liste des documents de vente
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes), et présente, en plus, des fonctionnalités supplémentaires :
Une recherche avancée
Des boutons supplémentaires pour le transfert des documents
La recherche avancée
La recherche avancée contient des champs supplémentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.
Période
Sélectionnez la période désirée. Plusieurs périodes sont disponibles par défaut : mois précédent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...
Du ...A..
Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant à une période précise, indiquez l'intervalle de date souhaité.
Client
Sélectionnez à l'aide de l'icône , le client correspondant aux documents que vous recherchez.
Astuce
L'historique client, accessible depuis la liste des clients, permet d'obtenir directement tous les documents réalisés pour le client sélectionné.
Représentant
Sélectionnez à l'aide de l'icône , le représentant recherché. Tous les documents sur lesquels il est intervenu seront affichés.
Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancée.
Remarque
Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher.
Les boutons supplémentaires
Vous disposez de boutons supplémentaires pour effectuer les transferts de document
le bouton Dupliquer
Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du client si nécessaire.
Astuce
Vous pouvez ainsi créer des "devis-type" ou modèles de devis.
Remarque
Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis à jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs éventuels sur les éléments ?" apparaît.
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- Si vous répondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vérifiés, calculés et appliqués s'il y a lieu.
- Si vous répondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vérifiés et le document sera dupliqué tel qu'il est. Si une remise ou un prix différent de la fiche élément sont sur le document d'origine, ce sont ces données qui seront reprises sur le document final.
le bouton Transférer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Permet de transférer un document. Les possibilités de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : un devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. Un Bon de livraison peut être transféré en Bon de retour, facture ou avoir..
Remarque
Si vous avez effectué une livraison partielle d'une commande et utilisez le bouton Transférer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transférer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantités non livrées) et facturer les quantités supplémentaires.
le bouton Livrer, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Le bouton Livrer est actif pour les documents de type commande. Cela permet de saisir les quantités reçues à la livraison de la commande, et d'effectuer des livraisons partielles. Dans ce dernier cas, le bouton Livrer est accessible jusqu'à ce que la commande soit soldée ou totalement livrée.
le bouton Regroupement BL , disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Il sert aux documents de type bon de livraison (BL). Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut être réalisé sur une seule et même facture pour un client uniquement si les conditions ci-après sont respectées : le taux de TVA, le dépôt, les frais de port et le numéro d'affaires doivent être identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de livraisons.
le bouton Avancement, disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation
Il est actif pour les factures directes, les factures issues d'un devis ou d'une commande. Vous devez l'utiliser pour générer une nouvelle facture d'avancement (faisant suite à une première facture d'avancement).
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L'onglet Entête des documents de vente
L'onglet Entête permet d'insérer les informations relatives au client et à la numérotation du document.
Le numéro de document se génère automatiquement à la validation de votre document, selon le type de numérotation fixée dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numéro pour un document donné. Saisissez ce numéro dans la zone Numéro de document de l'entête.
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4] . Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.
Astuce
Vous avez la possibilité de sélectionnez un prospect en entête d'une facture. Suite à cette sélection, un message vous demandera de confirmer le passage du prospect en client afin de continuer la facturation de celui-ci.
Astuce
Suite à la saisie d'un contact client, et à la demande de "MAJ Contact" c'est l'adresse de celui-ci qui sera récupérée et non pas celle du client.
Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenêtre du document. Vous pourrez également saisir la date et mettre à jour l'état du document si nécessaire
Vous pouvez saisir les conditions de règlement du règlement dans cette entête.
La zone Document associé vous permet d'associer un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou un plan
(*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre devis, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Astuce
Le modèle d'impression avec doc associé permet d'imprimer le devis avec l'image associée.
Indiquez également le taux de TVA par défaut. Ce taux de TVA pourra être modifié sur chacune des lignes de votre document si besoin.
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L'onglet Complément
L'onglet complément contient des paramètres d'initialisation de vos documents de vente à remplir avec soin.
Vous avez accès à deux zones de saisie libre :
Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.
Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimé en entête de votre document.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre document, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
La zone référence permet de saisir l'origine du document.
Astuce
Le modèle d'impression avec doc associé permet d'imprimer le document avec l'image associée sur une page à part.
Vous pouvez sélectionner ensuite, à l'aide des icônes , le représentant (sauf pour le suivi de chantier), le dépôt de stock, la TVA par défaut, le modèle d'impression (sauf pour le suivi de chantier), la date de validité dans les devis (calculée en fonction de la durée de validité indiquée dans les options du dossier), ainsi que les conditions de règlement..
L'information "Remise sur tranche même si prix fixe" vous permet de vérifier l'option que vous avez sélectionnée dans les Options du dossier. Si vous souhaitez modifier celle-ci, vous devez aller dans les Options du dossier/Documents/Ventes...
La zone Mouvemente le stock est cochée ou décochée par défaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options générales. Si vous êtes dans un document de type devis, vous pouvez néanmoins modifier ce paramètre, qui s'appliquera aux documents qui seront générés à partir du devis.
Dans les factures, la zone Retenue de garantie calculée sur la dernière facture d'avancement, vous permet de changer le mode de calcul sélectionné par défaut (voir les options du dossiers).
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L'onglet Corps
L'onglet Corps se compose :
D'une barre d'outils avec des icônes, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions,
D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,
D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,
De boutons récapitulatifs.
La grille de saisie
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être modifiées. Plus de 40 colonnes sont à votre disposition.
La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des éléments là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.
Pour insérer un élément, placez-vous dans la colonne Code élément et cliquez sur l'icône ou utilisez la touches de raccourci [F4] . Vous accédez alors à la liste des éléments et pouvez sélectionner un élément de votre bibliothèque interne ou d'une de vos bibliothèques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant à cette bibliothèque.
Pour insérer un élément non référencé, utilisez le menu contextuel + Insérer - Nouvel ouvrage (ou bien Nouvelle fourniture, Mo, etc...), ou l'icône Nouvel ouvrage (ou bien les icônes correspondants
à chaque type d'élément à insérer), ou bien saisissez directement sur la ligne, le code, libellé, prix, etc.. de votre élément (dans ce cas, il sera par défaut de type divers).
Remarque
Si vous insérez une "Nouvelle Fourniture", "Nouvelle Main d'oeuvre"...., le terme "Fourniture", "Main d'oeuvre"... sera noté par défaut dans la colonne "Description".
Pour insérer un texte, saisissez-le directement dans la colonne Désignation, et utilisez la barre d'outils pour mettre en gras, italique, souligné, couleur, tout ou une partie de votre texte.
Les différents types d'éléments insérés dans votre document se distinguent facilement grâce aux icônes qui apparaissent devant chaque ligne :
pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliés, et lorsqu'ils sont dépliés. Dans la colonne Désignation , un crochet s'ouvre sur le libellé de l'ouvrage et se termine à la fin de l'ouvrage.
pour Les fournitures
pour les matériels pour les divers pour les textes types
Lorsque vous insérez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez à chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en début et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer.
Les prix affichés dans votre document sont modifiables.
Remarque
Suite à la sélection d'un élément, il se peut que le prix ou la remise soit différent de ceux de l'onglet Tarif de l'élément. Dans ce cas, vous devez vérifier si cela n'est pas du à une grille de remise active. Pour cela, il vous suffit de vous positionner sur la ligne de l'élément et de cliquer sur le bouton Détail et l'onglet
Tarifs/Promotions.
Le menu contextuel
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Par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mêmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icônes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramétrages de colonnes et activer le paramétrage souhaité.
Un colonnage spécifique existe dans les bons de livraisons, livraisons partielles et factures. Ce colonnage affiche par défaut les colonnes liées à la maintenance et au S.A.V : Numéro de Série, Type de garantie, date de début et fin de garantie.
Pour activer ce colonnage, il suffit de le cocher dans le menu contextuel. Vous pouvez cocher ensuite, dans le menu contextuel, l'option Vue par défaut si vous souhaitez que ce colonnage s'affiche par défaut dans tous vos bons de livraisons et factures.
Vous pouvez également modifier la taille de l'entête de vos colonnes dans la grille de saisie grâce à l'option
Menu contextuel + Nb lignes en-tête + 1,2 etc..
Les boutons récapitulatifs
Au bas de la fenêtre,vous disposez de trois boutons : TVA, TVA Avanc, Vérif stock, Récapitulatif et Détail.
TVA affiche le récapitulatif des montants HT par taux de TVA
TVA Avanc accessible uniquement dans les factures. Affiche le récapitulatif des montants HT net Avancement soumis à TVA.
Vérif Stock accessible uniquement dans les commandes, bl et factures. Permet de connaître les éléments pour lesquels les quantités indiquées sont supérieures à celles en stock.
Récapitulatif présente les temps totaux de main-d'oeuvre et de pose en heures et l'équivalence en jours, les déboursés, prix de revient et prix de vente HT par type d'éléments. Pour les éléments de type fourniture, matériel ou divers non référencés qui ont été saisi dans le document, vous pouvez ajouter automatiquement de la main-d'oeuvre (pour la "pose comprise" en la sélectionnant dans la zone Code
MO . Un message de confirmation sera affiché au moment de la fermeture du récapitulatif.
Détail
Pour la ligne sélectionnée dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectués sur cette ligne sont affichés.
Dans ce bouton, un onglet Tarifs et Promotions permet de voir, lors de la réalisation du document, les tarifs/promotions possibles par ordre de priorités en fonction des critères
Tarifs/Promotions définis dans le menu "Outils puis Options" partie "Tarifs/Promotions".
Attention
L'onglet Tarifs/Promotions du bouton Détail n'est pas historisé sur la ligne de document. L'affichage de l'onglet peut changer entre la création et la consultation du document quelques temps plus tard, en fonction de la fin ou non d'une promotion, d'un changement de tarif ...
Au dessus, vous pouvez consulter le total HT et total TTC de votre document.
La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complémentaires ont été saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est préférable de la cocher.
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La barre d'outils du corps des documents
Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou désactiver de nombreuses fonctions :
Permet de supprimer la ligne sélectionnée dans le corps.
Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Permet de rechercher une ligne dans le corps du document en fonction de multiples critères (code, description, prix etc..)
Cliquez sur cette icône pour que l'élément sélectionné soit intégré à votre bibliothèque interne. Cela concerne donc les éléments non référencés saisis directement dans votre document, ou bien les
éléments issus d'une bibliothèque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.
Cliquez sur cette icône pour appliquer des modifications sur l'ensemble d'un devis, comme remplacer le code d'un élément par un autre, actualiser des % de Frais généraux et/ou bénéfices sur un élément etc.. Cette icône n'est disponible qu'en version .
Cliquez sur cette icône pour que la ligne sélectionnée ne soit pas inclue dans le montant du document (pour les variantes)
Cliquez sur cette icône pour figer le prix d'un élément. La ligne apparaîtra alors en italique et souligné. Si vous effectuez des remises/majorations sur une partie ou l'ensemble de votre document, ces remises/majorations ne seront pas imputées sur le prix de votre élément.
Cliquez sur cette icône afin que la ligne sélectionnée ne soit pas imprimée.
Cliquez sur cette icône avant d'insérer un élément de type ouvrage, si vous souhaitez que le prix marché de l'ouvrage (onglet Tarif) soit récupéré.
Cliquez sur cette icône pour masquer automatiquement le sous-détail des ouvrages.
Cliquez sur cette icône pour plier la ligne sélectionnée (de type Tranche, sous-tranche ou ouvrage).
Cliquez sur cette icône pour déplier la ligne sélectionnée (Tranche, sous-tranche ou ouvrages).
Calculatrice.
active le mode de saisie en plein écran.
Permet d'insérer une ligne au dessus de celle sélectionnée.
Permet d'insérer une ligne dans un élément de type ouvrage, au dessus de celle sélectionnée.
Permet de créer un nouvel ouvrage (non référencé).
Permet d'insérer une nouvelle fourniture (non référencée).
Permet d'insérer une ligne de type Main-d'oeuvre.
Permet d'insérer une ligne de type matériel.
Permet d'insérer une ligne d'éléments de type divers.
Permet d'insérer une tranche de niveau 1.
Permet d'insérer une tranche de niveau 2.
Permet d'insérer une tranche de niveau 3.
Permet d'insérer une tranche de niveau 4.
Permet d'insérer une tranche de niveau 5.
Permet d'insérer une tranche de niveau 6.
Permet d'insérer un sous-total.
Permet d'insérer un saut de page pour l'impression du document.
Chaque icône peut être appelée par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquées dans les info-bulles des icônes (activées dans les options).
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Remarque
Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description , vous avez accès à la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
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Les colonnes des documents de vente
Liste des colonnes disponibles
Numérotation
Code élément
Description
Description Technique
Numéro de série
Type de Garantie
Date début de garantie
Date fin de garantie
Durée de garantie
Déboursé fourniture
% FG fourniture
Prix de revient fourniture
% bénéfice fourniture (% Bn)
PV fourniture
Code MO
Déboursé MO
% FG MO
Prix de revient MO
% bénéfice MO
PV MO
Cadence durée
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Explication
Numérotation des lignes dans les documents.
Remarque
Elle s'affiche automatiquement, mais peut être modifiée pour les lignes de type tranche ou soustranche en double-cliquant dans la zone.
Zone de saisie ou de recherche des éléments, à l'aide de l'icône , ou la touche [F4]. L'icône permet d'ouvrir la fiche élément.
Libellé de l'élément. Zone de saisie aussi pour les textes libres et éléments non référencés.
Libellé technique de l'élément.
Zone de saisie libre.
Zone accessible dans les bons de livraisons, bons de retour, factures et avoirs et pour les éléments de type Fourniture ou Divers. Saisissez le numéro de série de l'élément.
Si le type de garantie a été précisé dans la fiche
élément, il apparaît automatiquement. Vous pouvez le modifier à l'aide de la dé-roulante.
La date de début de garantie est initialisée par défaut en fonction de la date du document. Vous pouvez la modifier
La date de fin de garantie est calculée en fonction de la date de début de garantie et la durée de garantie renseignée dans la fiche Type de garantie
(ou la fiche élément). Vous pouvez la modifier.
Remarque
Dans le cadre d"un élément vendu avec une extension de garantie, saisissez l'extension de garantie sur une ligne au dessous de l'élément, et n'oubliez pas de re-préciser le numéro de série de celui-ci ainsi que les dates de garantie.
La durée de garantie s'affiche si le type de garantie est saisi. Il est possible de la modifier, ce qui entraînera le re-calcul de la date de fin de garantie.
Déboursé indiqué dans l'onglet tarif de la fiche fourniture.
% FG indiqué dans l'onglet fourniture de la fiche tarif.
déboursé sec + % FG fourniture
% bénéfice fourniture indiqué dans la fiche fourniture
Prix de revient + % Bénéfice
Code main d'oeuvre pouvant être inséré sur les lignes de type fourniture, matériel ou divers, ou articles non référencés (pour la notion "pose comprise")
Déboursé main-d'oeuvre de l'onglet Tarif de la fiche
MO
% de FG de la fiche main-d'oeuvre.
Déboursé sec MO + % FG
% bénéfice indiqué dans l"onglet tarif de la fiche MO
Prix de revient MO + % bénéfice )
Zone réservée pour les éléments de main- d'oeuvre inclus dans un ouvrage, ou pour les main-d'oeuvre
Cadence quantité
Temps pose
Déboursé
% FG
Prix revient
% Bénéfice
PV HT
PV HT (Francs)
PV Actualisé
% Remise
% Remise cumulée
PV net
PV net (Francs)
PV net remisé
Marge nette %
Marge nette HT
Quantité brute
% de perte
Quantité
Quantité réelle
Unité vente
Temps Mo Total
Temps Pose Total
Temps Matériel Total
Temps Pose / Mo Total
Poids unitaire
Poids total
Poids total Kg
Volume unitaire
Unité volume
Volume total
Volume total m3
Montant net HT
Manuel de référence inclues dans un élément de type fourniture, matériel ou divers.
Saisir la base horaire pour le calcul du prix de la main-d'oeuvre.
Pour les mêmes articles ci-dessus, saisir la quantité de travaux réalisés pour la Cadence durée.
Temps de pose pour les articles de type fourniture, matériel, et divers.
Remarque
Pour la main-d'oeuvre, temps de pose = quantité.
Prix total des déboursés MO + fourniture.
% de FG total (MO + fourniture)
Total déboursé + % FG
% bénéfice total (Mo + fourniture)
Prix de revient total + % Bn total)
Remarque
Pour les lignes de type tranches, sous-tranches ou ouvrages, le PV HT correspond au total des montants net HT du sous-détail
Prix de vente HT exprimé en Francs
Prix de vente HT - montant actualisation
% de remise appliqué sur la ligne courante
% de toutes les remises confondues sur la ligne (si remise sur niveau supérieur, sous-tranche, tranche, etc..) + les postes complémentaires calculés en pied de document.
PVHT - % Remise
Prix de vente net exprimé en Francs.
Prix de vente net - % Remise cumulée
(Marge nette HT * 100) / Prix net remisé
PV net remisé - Prix de revient
Quantité à réaliser
Attention
Si vous avez rattaché un métré à un élément, la colonne Quantité brute n'est plus modifiable.
Coefficient de perte (ex : pour du carrelage, en fonction de la pose..)
Quantité brute + (quantité brute * % de perte)
Quantité multipliée par les quantités prévues sur les ouvrages, sous-tranches ou tranches de niveau supérieur.
Unité de vente à sélectionner à l'aide de l'icône
Temps de Mo multiplié par la quantité. Peut être modifié (les temps de Mo seront répartis
équitablement sur les lignes concernées)
Temps de pose multiplié par la quantité. Peut être modifié (les temps de pose seront répartis
équitablement sur les lignes concernées)
Temps de matériel multiplié par la quantité. Peut
être modifié (les temps de Matériel seront répartis
équitablement sur les lignes concernées)
Temps MO total + temps de pose Total.
Poids indiqué dans la fiche élément.
Poids multiplié par la quantité.
Poids total évalué en kilos.
Volume indiqué dans la fiche élément.
Unité de volume (de la fiche élément).
Volume * Quantité.
Volume total évalué en m3
PV net * Quantité
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Montant net HT (Francs)
Montant net HT remisé
Code éco-contribution
Montant U eco-contrib. TTC
Montant total éco-contrib. TTC
Code TVA
Montant net TTC
Montant net TTC remisé
Dépôt
Liste des colonnes des factures pour la saisie de l'avancement
% Avancement cumulé
% Avancement cumulé quantité
Quantité Avancement
Quantité précédente cumulée
Quantité cumulée
Quantité réelle
Quantité BL Réelle
Quantité réelle cumulée
Quantité réelle précédent cumulée
Quantité réelle d'avancement
Montant net HT précédent cumulé
Montant net HT Avancement
Montant net HT Avancement (Francs)
Montant net HT remisé cumulé réel
Montant net HT remisé avancement réel
Montant net HT remisé Avancement
Montant net HT remisé précédent cumulé réel
Montant net HT remisé précédent cumulé
Montant net HT exprimé en Francs
Montant net HT - % remise sur les ouvrages, soustranches ou tranches supérieures.
Code éco-contibution à sélectionner à l'aide de l'icône.
Il correspond au montant unitaire saisi dans le barème.
Il correspond au montant U TTC multiplié par la quantité à facturer.
Taux de TVA de la ligne. Peut être modifié sur les ouvrages, tranches et sous-tranches.
Montant net HT + montant de TVA
Montant net TTC - remises cumulées des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supérieur.
Dépôt de stock de l'élément. le dépôt peut être modifié.
Explication
Zone saisissable dans le cas d'un avancement qualitatif (voir Divers document). Saisir le pourcentage cumulé d'avancement pour facturer le client.
Zone de saisie du pourcentage d'avancement des quantités en cumulé.
Quantité consommée pour cette facture d'avancement
Quantité déjà consommée (regroupe les quantités consommées sur les factures précédentes)
Quantité Avancement + quantité précédente cumulée
Quantité réelle prévue, multipliée par la quantité des ouvrages, tranches ou sous-tranches de niveau supérieur.
Quantité prévue dans le bon de livraison
Quantité cumulée multipliée par les quantités des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supérieur
Quantité réelle cumulée des factures précédentes
Quantité Avancement multipliée par les quantités des ouvrages, tranches et sous -tranches de niveau supérieur.
Somme des montants net HT d'avancement des situations précédentes
Quantité Avancement * Montant net HT
Montant net HT Avancement exprimé en Francs
Montant net HT précédent cumulé + Montant net HT avancement, - les remises et multiplié par les quantités des ouvrages,tranches ou sous-tranches de niveau supérieur.
Montant net Ht Avancement - les remises, multiplié par les quantités prévues sur les ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supérieur.
Montant net HT précédent cumulé - les remises et multiplié par les quantités des ouvrages, tranches et sous-tranches de niveau supérieur.
Montant net HT précédent cumulé moins les remises.
Montant net Ht Avancement - les remises
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Manuel de référence
L'onglet Métré
L’onglet Métré permet de rattacher un métré à un élément courant ou à chacune des composantes d’un ouvrage.
Les icônes servent à :
insérer une nouvelle ligne ajouter une ligne en fin de grille supprimer une ligne recalculer les métrés appeler l’assistant de formule de calcul appeler un métré-type.
Tous les éléments du document sont automatiquement repris dans la colonne code élément et Description.
Pour rattacher un métré à l'élément, cliquez dans la colonne Métré , en face de l'élément souhaité. Vous pouvez insérer autant de lignes que vous souhaitez, et au choix :
Saisir un commentaire en utilisant ' en début et fin de commentaire.
Ex : ' Calcul de la surface'
Faire appel à l'assistant de calcul du métré
Faire appel à des métrés type
Saisir directement la ligne de calcul souhaitée.
La colonne quantité récupère automatiquement le total de la colonne TOTAL de chaque ligne du métré. Et la quantité calculée pour l'élément ou l'ouvrage, est automatiquement reportée dans la colonne quantité du corps du document.
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EBP Bâtiment Aide
L'onglet pied
L'onglet pied représente la partie de totalisation de votre document.
La partie gauche vous récapitule le total global déboursé, les % FG, prix de revient et % Bénéfice, ainsi que les informations de poids et de volume total. Vous pouvez également consulter les contre-valeurs francs.
Dans la partie de droite, Vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes :
Actualisation permet de saisir une remise (avec le signe - devant le montant ou le %) ou une majoration en montant ou pourcentage, qui sera automatiquement ventilée sur toutes les lignes du document, sauf sur les lignes non-inclues et les lignes en prix de vente fixe.
Postes complémentaires
Cliquez sur l'icône pour saisir de 1 à 5 postes complémentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichée en gras). Si vous avez plusieurs postes complémentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant se calcule d'après le résultat du Total HT - le montant au dessus)
Port HT
Cliquez sur l'icône pour sélectionner le type de frais de port à appliquer (créés dans le menu
Données - Divers - Frais de port ). Le montant calculé (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez.
Taux de TVA sur Port
Lorsque vous sélectionnez le type de frais de port à appliquer sur votre document, le taux de TVA associé s'affiche.
Acompte précèdent
Saisissez le montant d'un acompte perçu lors d'une autre transaction : il ne génèrera pas de règlement, mais sera déduit du net à payer.
Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versé par votre client, à déduire du net à payer.
Dont éco-contribution
Somme de la colonne "Montant total éco-contribution TTC" du corps du document.
Remarque
L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de livraison ou facture génère automatiquement la saisie du règlement, à confirmer, au moment de la validation du document.
Le raccourci Nouveau Contrat , disponible dans la barre de navigation pour les factures, permet de créer un contrat de maintenance pour le client. Les éléments notés avec un n° de série et des dates de début et fin de garantie seront automatiquement copiés dans le contrat.
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Manuel de référence
L'onglet Avancement des factures
L'onglet Avancement représente le pied de la facture d'avancement ou de situation. Le total HT est la somme des montant net HT Avancement du corps de la facture.
Le cadre Avancement vous permet d'obtenir le récapitulatif des situations précédentes, et de cocher la zone
Dernière facture d'avancement (si tel est le cas) pour calculer la retenue de garantie sur la dernière facture
(voir onglet Complément).
Vous retrouverez également le % d'avancement global et le n° de situation (Il correspond au nombre d'avancements réalisés).
Remarque
Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global à toutes les lignes du document.
- Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulé" et " % avancement cumulé quantité" sont mises à jour
- Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise à jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement.
Vous retrouvez les informations relatives au poids et volume pour la facture d'avancement, ainsi que les contrevaleurs francs.
Dans la partie Totalisation, vous pouvez saisir les zones suivantes :
Postes complémentaires
Cliquez sur l'icône pour saisir de 1 à 4 postes complémentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichée en gras). Si vous avez plusieurs postes complémentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'après le résultat du Total HT - le montant du poste au dessus)
Acompte précèdent
Saisissez le montant d'un acompte perçu lors d'une autre transaction : il ne génèrera pas de règlement, mais sera déduit du net à payer.
Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versé par votre client, à déduire du net à payer.
Remarque
Dans l'avancement, il n'est pas possible de saisir d'actualisation. Si vous devez en appliquer une, il faut l'enregistrer sur votre première facture d'avancement, dans l'onglet PIED.
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EBP Bâtiment Aide
L'onglet Echéances
L'onglet échéances est disponible pour tous les documents de vente de type facture ou avoir.
Remarque
Dans les documents de type commande ou bon de livraison, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet.
Le montant à répartir et le reste à répartir (montant à répartir moins les lignes d'échéances) s'affichent sur la partie droite.
Sélectionnez le mode de règlement de votre client, à l'aide de l'icône .
Si vous l'aviez paramétré par défaut dans la fiche client, il apparaît automatiquement. Vous pouvez néanmoins le modifier si nécessaire.
Saisissez le % de retenue de garantie si nécessaire. La ligne d'échéance pour la retenue de garantie se calculera alors automatiquement. L'échéance sera datée à la date du document + 1 an et le montant,
égal au montant total du document * % de retenue de garantie.
Les échéances correspondant au mode de règlement sélectionné sont automatiquement calculées et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de règlement, ou montant) si nécessaire et éventuellement à l'aide des 3 icônes à votre disposition :
pour insérer une nouvelle ligne d'échéance, pour supprimer une ligne d'échéance
l'icône Solder pour répartir automatiquement et équitablement le montant Reste à répartir sur les lignes d'échéances présentes.
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Manuel de référence
L'onglet Lettre-type
Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les différents boutons au dessus de la zone , pour insérer, au choix :
les conditions générales
Saisissez dans ce cadre les conditions générales de vente, livraison ou paiement qui apparaîtront après le corps du document à l'impression.
une lettre d'en-tête
Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tête qui sera imprimée sur une page à part, en même temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre déjà créée.
une lettre de pied
Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page à part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimée en même temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre déjà créée.
Remarque
Pour effectuer un retour à la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + Entrée
223
EBP Bâtiment Aide
L'onglet Acomptes*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP Bâtiment, avec un nouveau code de débridage
(Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements)
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
L'onglet Acompte permet de créer ou de rattacher des factures (ou avoirs) d'acomptes liés à votre client.
Pour cela, vous disposez des icônes suivantes :
Créer une nouvelle facture d'acompte
Cliquez sur cette icône pour créer une nouvelle facture d'acompte. Saisissez vos données, et validez votre règlement. A la validation de la facture d'acompte, celle-ci est automatiquement affichée dans la grille avec son numéro, sa date et son montant. Le montant est ajouté dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture également.
Créer un nouvel avoir d'acompte
Cliquez sur cette icône pour créer un nouvel avoir d'acompte. Saisissez vos données. A la validation de l'avoir d'acompte, celui-ci est automatiquement affiché dans la grille avec son numéro, sa date et son montant. Le montant est déduit dans la zone Acompte du pied de facture, et le solde de TVA est calculé dans le récapitulatif de TVA, accessible par le bouton TVA disponible en pied de facture
également.
Affecter
Cliquez sur cette icône pour accéder à la liste de vos factures d'acompte et sélectionner celle que vous souhaitez rattacher, en double-cliquant dessus dans la liste, ou bien en la sélectionnant et en cliquant sur le bouton Sélectionner au bas de la liste. La facture d'acompte apparaît alors dans la liste et son montant est ajouté au montant d'acompte en pied de facture.
Désaffecter
Cliquez sur cette icône pour détacher le document d'acompte sélectionné de votre facture. Le montant d'acompte indiqué dans le pied de la facture est mis à jour.
Visualiser
Sélectionnez un document d'acompte dans la liste et cliquez sur cette icône pour visualiser son contenu.
Remarque
Le document d'acompte sera grisé car il devient non modifiable dès qu'il est rattaché à une facture.
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Manuel de référence
Documents d'acompte
Facture d'acompte*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP Bâtiment, avec un nouveau code de débridage
(Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 pour de plus amples renseignements)
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La facture d'acompte se compose des éléments suivants :
Numéro
Le numéro du document s'incrémente automatiquement à la validation de la facture (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options du dossier, dans la partie Numérotation ). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet Entête .
Date de la facture
La date de la facture d'acompte est initialisée à la date du document d'origine. Vous avez la possibilité de modifier cette date tant que celle-ci est inférieure ou égale à la date de la facture.
Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez créé ou affecté une facture d'acompte avec une date supérieure à la date du document d'origine.
N° Affaire
Vous avez la possibilité d'associer votre facture d'acompte à une affaire. Sélectionnez l'affaire à l'aide de l'icône .
Les coordonnées clients
Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors dans l'onglet Entête . Vous pouvez les modifier sur la facture si nécessaire.
Commentaires
La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, souligné, police, couleur etc...)
Modèle d'impression
Vous pouvez sélectionner un modèle d'impression et le rattacher à votre facture d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs factures en choisissant de les imprimer avec le modèle sélectionné dans le document.
La description de l'acompte
Dans l'onglet Corps , vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reçu au titre de ......".Vous avez aussi la possibilité d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils (Italique, gras, souligné, barré, police, couleur etc..).
Les montants
Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou
Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer
Attention
A la validation de la facture, l'écran de saisie d"un nouveau règlement apparaît. Le type de paiement
Chèque est indiqué par défaut. Indiquez le code banque associé à votre acompte et validez par OK
Remarque
La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachée à une facture ou qu'elle n'est pas remise en banque et transférée en comptabilité.
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EBP Bâtiment Aide
Avoir d'acompte*
*Cette option est disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP Bâtiment, avec un nouveau code de débridage
(Contactez notre service commercial au 0134948020 pour de plus amples renseignements)
L'avoir d'acompte est un document qui fait suite à la facture d'acompte (Vous pouvez consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes).
Vous pouvez le créer directement à partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter , ou bien en sélectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sélectionnant le raccourci Transférer disponible dans la barre de navigation.
L'avoir d'acompte se compose des éléments suivants :
Numéro
Le numéro du document s'incrémente automatiquement à la validation de l'avoir (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options du dossier, dans la partie Numérotation ). Vous pouvez toutefois le fixer si vous le souhaitez, en l'indiquant dans l'onglet Entête .
Date d'avoir
La date d'avoir d'acompte est initialisée à la date du document d'origine. Vous avez la possibilité de modifier cette date tant que celle-ci est inférieure ou égale à la date d'avoir.
Dans le cas contraire, un message vous avertira que vous avez créé ou affecté un avoir d'acompte avec une date supérieure à la date du document d'origine.
N° Affaire
Vous avez la possibilité d'associer votre facture d'acompte à une affaire. Sélectionnez l'affaire à l'aide de l'icône .
Les coordonnées clients
Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors dans l'onglet Entête . Vous pouvez les modifier sur l'avoir si nécessaire.
Commentaires
La zone Commentaires vous permet de saisir librement du texte, en enrichissant votre texte avec les attributs disponibles dans la barre d'outils (gras, souligné, police, couleur etc...)
Modèle d'impression
Vous pouvez sélectionner un modèle d'impression et le rattacher à votre avoir d'acompte. A l'impression, vous pourrez imprimer plusieurs avoirs en choisissant de les imprimer avec le modèle sélectionné dans le document.
La description de l'acompte
Dans l'onglet Corps , vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre avoir d'acompte. Ex : "Acompte remboursé au titre de ......".Vous avez aussi la possibilité d'enrichir tout ou une partie de votre texte en appliquant les attributs disponibles dans la barre d'outils
(Italique, gras, souligné, barré, police, couleur etc..).
Les montants
Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou
Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer.
Remarque
A la validation du document, une échéance négative est générée. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des règlements (en enregistrant un règlement à 0).
Remarque
L'avoir d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattaché à une facture et qu'il n'est pas transféré en comptabilité.
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Manuel de référence
Transfert de documents
Transfert des documents de vente
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitement - Document de vente (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils)
Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer à droite de la liste des documents.
Choisissez le type de document que vous voulez générer, la date, et validez par OK.
Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré. Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document généré (Commande, bon de livraison, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer dessus pour l'ouvrir, et le modifier si nécessaire.
227
EBP Bâtiment Aide
Transfert de document
Cette opération vous permet de transférer le document affiché au dessous de la zone "Transfert de document", dans un autre type de document.
Type de document
Sélectionnez le type de document à générer.
Remarque
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents:
-Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture.
-La commande peut être transférée en bon de livraison (bon de réception) ou facture. Si la commande est transférée une première fois en bon de livraison (bon de réception), elle peut être transférée une seconde fois en facture.
-Le bon de livraison (ou bon de réception) peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir
-Plusieurs bons de livraisons peuvent être regroupés sur une facture
-La facture peut être transférée en avoir.
Astuce
Lors du transfert d'une Commande en Bon de livraison, vous avez la possibilité de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les éléments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sélectionné dans les Options/Documents/Ventes... les cases à cocher : "Garder les élements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL"
Attention
Un document transféré ne peut plus être modifié, ni supprimé.
Date
Indiquez la date du document à générer.
Regrouper les lignes
Cette option est disponible lorsque vous choisissez de transférer le document initial en Bon de livraison ou bon de Réception. Elle permet de regrouper les lignes ayant les mêmes critères :
- Pour les documents de vente, il s'agit du code, libellé, unité de vente, unité de poids, unité de volume, remise réelle, TVA, dépôt et temps de pose=0.
- Pour les documents d'achat , il s'agit du code, libellé, TVA, prix de revient, prix d'achat, dépôt, délai de livraison, frais unitaires, frais sur le global et remise réelle.
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Manuel de référence
Transfert de commande en facture
La commande sélectionnée a été livrée partiellement. Vous avez plusieurs choix qui s'offrent à vous pour le transfert en facture de cette commande :
Lignes à transférer
Permet de choisir si vous souhaitez que votre facture reprenne toutes les lignes de votre commande ou bien le restant à livrer. Dans ce dernier cas, la facture tiendra compte des documents intermédiaires
(bons de livraisons, bons de réception) générés et ne reprendra que les quantités qui n'ont pas été livrées.
Solder la commande
Si vous cochez cette zone, la commande initiale sera considérée comme soldée et les quantités qui n'ont pas été livrées ne le seront plus. Elles ne seront donc pas dé-stockées.
Facturer les quantités supplémentaires
Cette option est disponible dans le cas où vous transférez toutes les lignes de votre commande. Si vous avez effectué des livraisons partielles et livré des quantités supérieures à la commande, vous pouvez les ajouter directement sur la facture. Elles apparaîtront dans le bas du corps de la facture dans une tranche à part.
Facturer les quantités non livrées
Cette option est disponible dans le cas où vous avez sélectionné de transférer toutes les lignes et coché l'option Solder la commande.
Dans ce cas, la facture contiendra les mêmes éléments que la commande initiale.
Exemple
Vous avez une commande client qui contient un ouvrage avec une fourniture en quantité 2 et de la maind'oeuvre. Vous trouverez ci-dessous le shéma des transferts possibles et le résultat généré pour chaque type de transfert :
229
EBP Bâtiment Aide
Livraison d'une commande
Vous pouvez saisir les quantités reçues pour une commande, et générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Transférer en
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison de la commande.
Regrouper les lignes cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les éléments ayant les mêmes critères (code, libellé, unité de vente, unité de poids, unité de volume, remise réelle,
TVA, dépôt et temps de pose.), et totalise les quantités livrées sur une même ligne.
Saisie de la livraison
Tous les éléments de type fourniture, matériel ou divers apparaissent dans la liste des éléments à livrer.
Astuce
Vous avez la possibilité de reprendre les elements de type texte et les lignes de texte ainsi que les éléments de type main d'oeuvre. Pour cela vous devez avoir sélectionné dans les Options/Documents/Ventes... les cases à cocher : "Garder les élements de type texte lors du transfert d'une commande en BL" et ."Autoriser les lignes de Main d'oeuvre dans les BL"
Vous disposez des colonnes suivantes:
Quantité livrée
Quantité déjà livrée
Quantité à Livrer
Nouvelle quantité reçue à saisir
Quantité Reliquat
Quantité restant à livrer
Vous pouvez également livrer la totalité des éléments restants, en cliquant sur le bouton Tout Livrer ou solder votre commande, à l'aide du bouton Solder (c'est-à-dire considérer que cette livraison est la dernière, et que les quantités restantes ne seront plus livrées).
Astuce
Afin de pouvoir pré-remplir la quantité à livrée sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantité à livrer pour l'ouvrage grâce au du bouton Ouvrage situé dans la barre de navigation, partie navigation.
Remarque
Suite à la validation de la saisie, la quantité à livrer demandée pour l'élément est vérifiée dans le stock. Si le stock est insuffisant, un message d'avertissement s'affiche.
A la validation, un message de confirmation apparaît pour vous indiquer le numéro du document généré. Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
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Manuel de référence
Regroupement de Bons de livraisons
Le regroupement de Bons de livraisons s'effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton
Regroupement BL disponible dans la barre de navigation (à droite de la liste des documents de vente).
Le regroupement de BL peut s'effectuer suivant 2 possibilités :
regrouper les documents sélectionnés dans l'onglet Bons de livraison, en une facture
regrouper sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les bons de livraisons qui ont été effectués, en une seule facture.
Attention
Le regroupement de plusieurs bons de livraisons peut être réalisé sur une seule et même facture pour un client uniquement si les conditions ci-après sont respectées : le taux de TVA, le dépôt, les frais de port et le numéro d'affaires doivent être identiques.
Regroupement de BL suivant les documents sélectionnés
Pour regrouper uniquement les bons de livraisons que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sélectionner dans la liste des documents de vente/Onglet Bons de livraisons, les bons que vous souhaitez regrouper.
Remarque
Cette sélection peut s'effectuer tous clients confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les
BL en fonction des clients.
Suite à la sélection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BL".
L'option "Regrouper les documents sélectionnés" est automatiquement sélectionnée. Il ne reste qu'à saisir la date de facturation et l'ajout éventuel d'un sous total par BL que vous souhaitez puis Valider le regroupement.
En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de pièce pour chaque facture créée et vous pourrez les visualiser en fin de traitement.
Regroupement de BL sur une période précise pour des clients précis
Pour regrouper un lot de Bons de livraison sur une période précise, vous devez (à partir de la liste des documents de vente) cliquer sur le bouton "Regroupement de BL".
La fenêtre de "regroupement de bons de livraisons en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option
"Regrouper selon les critères". Ensuite, vous devez sélectionner la période à prendre en compte, les clients souhaités, la date de facturation et éventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BL".
Attention
Tous les codes clients présents entre le code début et le code de fin sélectionnés seront pris en compte.
Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider.
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EBP Bâtiment Aide
Dupliquer un document de vente
Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent être dupliqués. C'est comme si vous recopiez l'intégralité d'un de vos documents dans un autre, en changeant éventuellement la date et le nom du client.
Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans chaque partie du nouveau
document généré.
Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente , sélectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le code du client , le type de document et la date du document à créer. Cochez la zone Mise à jour des coordonnées client dans le cas où vous gardez le même client que le document source, et vous avez actualisé ses coordonnées dans sa fiche.
Astuce
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, ou le même type de travaux, vous pouvez créer des
"document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi.
Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez réaliser :
un Devis peut être copié en Devis, Commande, Facture,
une Commande peut être copiée en Devis, Commande, Facture,
un Bon de livraison peut être copié en Bon de livraison,
un Bon de retour peut être copié en Bon de retour,
une Facture peut être copiée en Devis, Commande, Facture,
un Avoir peut être copié en Devis, Commande, Facture, Avoir.
Remarque
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être copiés.
232
Manuel de référence
Affaires
Onglet client
L'onglet Client permet d'insérer les informations relatives au client et à la numérotation de l'affaire.
Le numéro de l'affaire se génère automatiquement à la validation du document, selon le type de numérotation fixée dans les options. Toutefois, vous pouvez saisir un numéro d'affaire spécifique dans la zone de saisie
Numéro de document.
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4].
L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenêtre du document. Vous pourrez également saisir la date et mettre à jour l'état du document si nécessaire.
233
EBP Bâtiment Aide
Onglet informations
Cet onglet permet de saisir les informations principales relative à l'affaire
Vous avez accès à deux zones de saisie libre
Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.
Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimé par défaut en entête de votre document.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document ( *.xls, *.pdf, *.doc, *. htm...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre affaire, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Astuce
Le modèle d'impression Fiche avec image associée permet d'imprimer l'affaire avec l'image associée sur une page à part.
Vous pouvez sélectionner ensuite, à l'aide des icônes , le représentant, le secteur, la distance qui vous sépare du chantier, la date de début des travaux, la date de fin prévue, et l'état de l'affaire.
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Manuel de référence
Onglet Ventes
L'onglet Ventes a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente, hormis la recherche avancée, puisque seuls les documents de ventes qui concernent l'affaire et le client sont affichés.
Vous disposez d'une fonction supplémentaire :
Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accéder à la liste des documents de vente, et d'associer un ou plusieurs documents de vente
à l'affaire, en les sélectionnant ou double-cliquant dessus, à l'aide de la souris.
Remarque
Vous pouvez dé-associer un document à une affaire, en supprimant le numéro de l'affaire dans le document concerné (le numéro d'affaire est toujours accessible, même si le document a été transféré).
Astuce
L'ajout d'un document de vente depuis cet onglet permet de récupérer automatiquement les informations liées
à l'affaire (nom clients, commentaires, numéro d'affaires...).
235
EBP Bâtiment Aide
Onglet Achat
L'onglet Achats a les mêmes propriétés que la liste des documents d'achat, hormis la recherche avancée, puisque seuls les documents d'achat qui concernent l'affaire sont affichés.
Remarque
Dans les document d'achat, il est possible de sélectionner des affaires différents pour chaque ligne du document. Dans l'onglet Achat d'une fiche affaire, les documents possédant au moins une ligne liée à l'affaire sont affichés.
Vous disposez d'une fonction supplémentaire :
Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accéder à la liste des documents d'achat, et d'associer un ou plusieurs documents d'achat à l'affaire, en les sélectionnant ou double-cliquant dessus, à l'aide de la souris.
Remarque
Vous pouvez dé-associer un document à une affaire, en supprimant le numéro de l'affaire dans le document concerné (le numéro d'affaire est toujours accessible, même si le document a été transféré).
Astuce
L'ajout d'un document d'achat depuis cet onglet permet de récupérer automatiquement le numéro d'affaire.
236
Manuel de référence
Onglet Suivi de chantier
L'onglet Suivi de chantiers a les mêmes propriétés que la liste des suivis de chantiers, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liés à l'affaire sont affichés.
Vous disposez d'une fonction supplémentaire :
Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accéder à la liste des suivis de chantier, et d'associer un ou plusieurs suivis à l'affaire, en les sélectionnant ou double-cliquant dessus, à l'aide de la souris.
Remarque
Vous pouvez dé-associer un suivi à une affaire, en supprimant le numéro de l'affaire dans l'entête du suivi de chantier.
Astuce
L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de récupérer automatiquement le numéro d'affaire.
237
EBP Bâtiment Aide
Onglet Suivi de chantier simplifié
L'onglet Suivi de chantiers simplifié a les mêmes propriétés que la gestion des listes, hormis la recherche, puisque seuls les suivis de chantiers liés à l'affaire sont affichés.
Vous disposez d'une fonction supplémentaire :
Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accéder à la liste des suivis de chantiers simplifiés, et d'associer un ou plusieurs suivis à l'affaire, en les sélectionnant ou double-cliquant dessus, à l'aide de la souris.
Remarque
Vous pouvez dé-associer un suivi à une affaire, en supprimant le numéro de l'affaire dans l'entête du suivi de chantier.
Astuce
L'ajout d'un document suivi de chantier depuis cet onglet permet de récupérer automatiquement le numéro d'affaire.
238
Manuel de référence
L'onglet Règlement des affaires
Cette liste affiche tous les règlements liés à l'affaire et au client. Vous avez la possibilité d'ajouter, modifier, dupliquer, supprimer des règlements depuis cette liste.
Remarque
Seuls les règlements liés à une échéance, correspondante à une facture liée à l'affaire, apparaîtront dans la liste.
239
EBP Bâtiment Aide
L'onglet Interventions des affaires
L'onglet intervention affiche toutes les interventions clients liées à l'affaire, et permet d'ajouter, modifier, imprimer des Interventions.
Cet onglet a les mêmes propriétés que la liste des interventions, hormis la recherche avancée, puisque seuls les interventions qui concernent l'affaire sont affichés.
Astuce
L'ajout d'une intervention depuis cet onglet permet de récupérer automatiquement le numéro d'affaire.
Vous disposez des fonctions supplémentaires :
Le bouton Associer dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet d'accéder à la liste des interventions, et d'associer une ou plusieurs interventions à l'affaire, en les sélectionnant ou double-cliquant dessus, à l'aide de la souris.
Remarque
Vous pouvez dé-associer une intervention à une affaire, en supprimant le numéro de l'affaire dans le document concerné.
Le bouton Facturer l'intervention dans la partie Navigation de la barre de Navigation
Permet de créer une nouvelle facture pour le client et l'afffaire avec les éléments de l'intervention.
240
Manuel de référence
Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre affaire.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
241
EBP Bâtiment Aide
Les documents d'achat
Liste des documents d'achat
La liste des documents d'achat a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes), et présente, en plus, des fonctionnalités supplémentaires :
Une recherche avancée
Des boutons supplémentaires pour le transfert des documents
La recherche avancée
La recherche avancée contient des champs supplémentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez.
Période
Sélectionnez la période désirée. Plusieurs périodes sont disponibles par défaut : mois précédent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc...
Du ...A..
Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant à une période précise, indiquez l'intervalle de date souhaité.
Fournisseur
Sélectionnez à l'aide de l'icône , le fournisseur correspondant aux documents que vous recherchez.
Astuce
L'historique fournisseur, accessible depuis la liste des fournisseurs, permet d'obtenir directement tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné.
Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche avancée.
Remarque
Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher.
Les boutons supplémentaires
Vous disposez de 5 boutons supplémentaires pour effectuer les transferts de document
le bouton Dupliquer
Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date, le type de document et le nom du fournisseur si nécessaire.
Astuce
Vous pouvez ainsi créer des "commandes-type" ou modèles de commande.
le bouton Transférer
Permet de transférer un document. Les possibilités de transfert changent en fonction du type de document. Exemple : une commande peut être transférée en bon de réception, ou facture. Un Bon de réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir..
Remarque
Si vous avez effectué une réception partielle d'une commande et utilisez le bouton Transférer pour facturer le restant de votre commande, vous pourrez choisir si vous souhaitez transférer le restant de votre commande ou toutes les lignes, et si vous souhaitez Solder la commande (et facturer ou non les quantités non réceptionnées) et facturer les quantités supplémentaires.
242
Manuel de référence
le bouton Réceptionner
Le bouton réceptionner est actif pour les documents de type Commande. Cela permet de saisir les quantités reçues à la réception de la commande, et de saisir des réceptions partielles. Dans ce dernier cas, le bouton Réceptionner est accessible jusqu'à ce que la commande soit soldée ou totalement réceptionnée.
le bouton Regroupement
Il sert aux documents de type bon de réception (BR). Le regroupement de plusieurs bons de réception peut être réalisé sur une seule et même facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ciaprès sont respectées : le taux de TVA, le dépôt, les frais de port et le numéro d'affaire sont identiques. Pour avoir plus d'explications sur le regroupement des bons de réception, reportez vous au chapitre : Regroupement Bons de réceptions.
243
EBP Bâtiment Aide
L'onglet entête des documents d'achat
L'onglet Entête permet d'insérer les informations relatives au fournisseur et à la numérotation du document.
Le numéro de document se génère automatiquement à la validation du document, selon le type de numérotation fixée dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numéro pour un document donné. Saisissez ce numéro dans la zone Numéro de document de l'entête.
Pour sélectionner un fournisseur, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4].
L'adresse de facturation et enlèvement apparaissent. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Astuce
Suite à la saisie d'un contact fournisseur et à la sélection du bouton "MAJ Contact", c'est l'adresse du contact qui sera récupérée et non pas celle du fournisseur.
Remarque
Le code et nom du fournisseur sont repris en haut de la fenêtre du document. Vous pourrez également saisir la date, date de livraison, et mettre à jour l'état du document si nécessaire.
244
Manuel de référence
L'onglet Complément des documents d'achat
L'onglet complément contient des paramètres d'initialisation de vos documents d'achat à remplir avec soin.
Vous avez accès à deux zones de saisie libre
Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur l'affaire.
Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimé en entête de votre document.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document Microsoft Excel, Acrobat,
Microsoft Word ou HTML à votre document d'achat, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Vous pouvez sélectionner ensuite, à l'aide des icônes modèle d'impression.
, le dépôt de stock par défaut, la TVA par défaut, et le
245
EBP Bâtiment Aide
L'onglet corps des documents d'achat
L'onglet Corps se compose :
D'une barre d'outils avec des icônes, permettant d'accéder à des nombreuses fonctions,
D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,
D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,
De boutons récapitulatifs.
La grille de saisie
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être modifiées. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition.
La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des éléments là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches si vous le voulez.
Pour insérer un élément, placez-vous dans la colonne Code élément et cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4].
Vous accédez alors à la liste des éléments et pouvez sélectionner un élément de votre bibliothèque interne ou d'une de vos bibliothèques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant à cette bibliothèque.
Pour insérer un élément non référencé, utilisez le menu contextuel + Insérer - Nouvelle fourniture , ou l'icône de la barre d'outils, ou encore, saisissez directement sur la ligne, le code, libellé, prix, etc.. de votre élément (dans ce cas, il sera par défaut de type divers).
Pour insérer un texte, saisissez- le directement dans la colonne désignation.
Les différents types d'éléments insérés dans votre document se distinguent facilement grâce aux icônes qui apparaissent devant chaque ligne :
pour Les fournitures
pour les matériels pour les divers pour les textes types
Les prix affichés dans votre document sont modifiables.
Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mêmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icônes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramétrages de colonnes et activer le paramétrage souhaité. Vous pouvez
également modifier la taille de l'entête de vos colonnes dans la grille de saisie grâce à l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tête + 1,2 etc..
Les boutons récapitulatifs
Au bas de la fenêtre,vous disposez de deux boutons : TVA, et Détail.
TVA affiche le récapitulatif des montants HT par taux de TVA
Détail
Pour la ligne sélectionnée dans la grille de saisie, toutes les colonnes et calculs effectués sur cette ligne sont affichés.
246
Manuel de référence
La zone Ne pas recalculer les postes compl/Total sert pour les documents avec un nombre de pages important. Si des postes complémentaires ont été saisis en pied, et que vous effectuez des modifications dans le corps du document, il est préférable de la cocher.
247
EBP Bâtiment Aide
La barre d'outils du corps des documents d'achat
Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils, vous permettant d'activer ou désactiver de nombreuses fonctions :
Permet de supprimer la ligne sélectionnée dans le corps.
Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Cliquez sur cet icône pour que l'élément sélectionné soit intégré à votre bibliothèque interne. Cela concerne donc les éléments non référencés saisis directement dans votre document, ou bien les
éléments issus d'une bibliothèque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.
Cliquez sur cet icône afin que la ligne sélectionnée ne soit pas imprimée.
Calculatrice.
active le mode de saisie en plein écran.
Permet d'insérer une ligne au dessus de celle sélectionnée.
Permet d'insérer une nouvelle fourniture (non référencée).
Permet d'insérer une ligne de type Main-d'oeuvre.
Permet d'insérer une ligne de type matériel.
Permet d'insérer une ligne d'éléments de type divers.
Permet d'insérer un sous-total.
Permet d'insérer un saut de page pour l'impression du devis.
Chaque icône peut être appelée par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquées dans les info-bulles des icônes (activées dans les options).
Remarque
Lorsque le curseur se trouve dans le champ Description , vous avez accès à la barre d'outils des textes enrichis, qui vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
248
Manuel de référence
Liste des colonnes dans les documents d'achat
Liste des colonnes disponibles
Référence fournisseur
Code élément
Description
Description technique
Quantité
Unité d'achat
Prix d'achat
Prix d'achat (Contre-valeur)
% Remise
Prix achat Net
Prix achat Net (Contre-valeur)
Quantité mini à commander
Quantité réceptionnée
Quantité reliquat
Quantité BR Réelle
Explication
Référence de l'élément chez le fournisseur, indiquée dans l'onglet Fourn de la fiche élément, ou à saisir directement ici.
Zone de saisie ou de recherche des éléments, à l'aide de l'icône , ou la touche [F4]. L'icône permet d'ouvrir la fiche élément.
Libellé de l'élément. Zone de saisie aussi pour les textes libres et éléments non référencés.
Libellé technique de l'élément.
Zone de saisie libre.
Quantité à commander
Unité d'achat à sélectionner à l'aide de l'icône .
Prix d'achat auprès du fournisseur, précisé dans l'onglet Fourn de la fiche élément (si elle existe)
Prix d'achat auprès du fournisseur, exprimé en contre-valeur
% de remise à appliquer sur le prix d'achat de la ligne sélectionnée
Prix d'achat - % remise
Prix d'achat Net exprimé en contre-valeur
Quantité minimale à commander auprès du fournisseur, saisie dans l'onglet Fourn de la fiche
élément (si elle existe)
Total des quantités réceptionnées, dans un document de type commande, qui sera mise à jour quand la commande sera transférée en bon de réception (total ou partiel), ou facture...
Quantité restant à réceptionner (mise à jour au fûr et à mesure des saisies de bons de réceptions ou factures) dans les documents de type commande.
Total des quantités réceptionnées dans le bons de réception.
Multiple de réapprovisionnement
Délai de livraison
Date de réception prévue
Total
Total (Contre-valeur)
TVA
% Frais unitaires
Frais unitaires
% Frais global
Frais sur le global
Coût de revient
% de remise cumulée
Montant net Ht remisé
Coût de revient total
Dépôt
Remarque colonne disponible uniquement dans les documents de type facture.
Multiple de réapprovisionnement imposé par le fournisseur et saisi dans l'onglet Fourn de la fiche
élément (si elle existe).
Délai de livraison (en nombre de jours), à compter pour la ligne sélectionnée.
Date prévue, en fonction du délai saisi
Total HT de la ligne sélectionnée
Total exprimé en contre-valeur
Taux de TVA appliqué sur la ligne
% de frais à appliquer par unité pour calculer le coût de revient montant des frais unitaires à ajouter pour calculer le coût de revient de l'élément
% de frais calculés sur le prix d'achat total
Montant des frais calculés sur le prix d'achat total
(Prix d'achat + total des frais) / quantité à commander. C'est le coût de revient unitaire.
% remise total (= % de remise en ligne + les postes complémentaires, en pied de document)
Prix d'achat total - % de remise cumulé
Coût de revient unitaire * quantités commandées
Dépôt de stock par défaut du document. Peut être
249
EBP Bâtiment Aide
Code affaire modifié pour la ligne sélectionnée?
L'utilisateur à la possibilité de saisir sur chaque ligne un code affaire différent de l'entête du document
250
Manuel de référence
L'onglet pied des documents d'achat
L'onglet pied représente la partie de totalisation de votre document.
La partie gauche vous récapitule le coût total, incluant le Total HT Net, le Total frais, et le coût total HT
Vous pouvez également consulter les contre-valeurs francs si vous avez coché l'option d'affichage des contrevaleurs dans les options
Dans la partie de droite, vous retrouvez le prix de vente HT, le montant total de TVA, le montant TTC et pouvez saisir les zones suivantes :
Postes complémentaires
Cliquez sur l'icône pour saisir de 1 à 4 postes complémentaires. Vous pouvez les saisir en montant ou en pourcentage (la zone saisie sera affichée en gras). Si vous avez plusieurs postes complémentaires, vous pouvez effectuer un calcul en cascade (Dans ce cas, le montant d'un poste se calcule d'après le résultat du Total HT - le montant du poste au dessus)
Port HT
Cliquez sur l'icône pour sélectionner le type de frais de port à appliquer (créés dans le menu
Données - Divers - Frais de port ). Le montant calculé (ou forfaitaire) s'affiche. Vous pouvez modifier sa valeur si vous le souhaitez.
Taux de TVA sur Port
Lorsque vous sélectionnez le type de frais de port à appliquer sur votre document, le taux de TVA associé s'affiche.
Acompte précèdent
Saisissez le montant d'un acompte perçu lors d'une autre transaction : il ne génèrera pas de règlement, mais sera déduit du net à payer.
Acompte
Saisissez le montant de l'acompte versé par votre client, à déduire du net à payer.
Remarque
L'acompte saisi sur un document de type commande, bon de réception ou facture génère automatiquement la saisie du règlement, à confirmer, au moment de la validation du document.
251
EBP Bâtiment Aide
L'onglet échéances des documents d'achat
L'onglet échéances est disponible pour tous les documents d'achat de type facture ou avoir.
Remarque
Dans les documents de type commande ou bon de réception, il est possible d'enregistrer un acompte, qui s'affichera dans cet onglet. Seul le mode de paiement et la date seront modifiables.
Le montant à répartir et le reste à répartir (montant à répartir moins les lignes d'échéances) s'affichent sur la partie droite.
Sélectionnez le mode de règlement fournisseur, à l'aide de l'icône .
Si vous l'avez paramétré dans la fiche fournisseur, il apparaît automatiquement. Vous pouvez néanmoins le modifier si nécessaire.
Les échéances correspondant au mode de règlement sélectionné sont automatiquement calculées et s'affichent dans la grille. Vous pouvez les modifier (date, mode de règlement, ou montant) à l'aide des
3 icônes à votre disposition :
pour insérer une nouvelle ligne d'échéance, pour supprimer une ligne d'échéance,
l'icône Solder pour répartir automatiquement et équitablement le montant Reste à répartir sur les lignes d'échéances présentes.
Remarque si un acompte a été saisi dans l'onglet Pied, il apparaît également dans la grille des échéances, et la colonne acompte est cochée, afin de pouvoir facilement le distinguer des autres échéances.
252
Manuel de référence
L'onglet Lettre-types des documents d'achat
Cet onglet se compose d'une zone de saisie libre. Vous pouvez cliquer sur les différents boutons au dessus de la zone, pour insérer, au choix :
les conditions générales
Saisissez dans ce cadre les conditions générales de vente, livraison ou paiement qui apparaîtront après le corps du document à l'impression.
une lettre d'en-tête
Saisissez le texte que vous voulez imprimer sur une lettre d'en-tête qui sera imprimée sur une page à part, en même temps que le document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre déjà créée.
une lettre de pied
Saisissez le texte que vous souhaitez imprimer sur une page à part, pour clore votre dossier. Elle sera imprimée en même temps que votre document. Cliquez sur le bouton Lettres-type si vous souhaitez rappeler une lettre déjà créée.
Remarque
Pour effectuer un retour à la ligne dans une zone de saisie libre, utilisez les touches [Ctrl] + Entrée.
253
EBP Bâtiment Aide
Transfert des documents d'achat
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié (sauf quelques champs, comme le modèle d'impression, le numéro d'affaire) ni supprimé
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achat, depuis le menu Traitement - Document d'achat (ou encore depuis le bouton de votre barre d'outils)
Sélectionnez le document initial et cliquez sur le bouton TRANSFERER à droite de la liste des documents.
Choisissez le type de document que vous voulez générer, la date, et validez par OK.
Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré: Vous pouvez donc vous placer sur l'onglet correspondant au document généré (Commande, bon de réception, bon de retour, facture ou avoir), double-cliquer pour l'ouvrir, et le modifier si nécessaire.
254
Manuel de référence
Regroupement de Bons de réception
Le regroupement de Bons de réceptions s'effectue à partir de la liste des documents d'achat et du bouton
Regroupement BR disponible dans la barre de navigation (à droite de la liste des documents d'achat).
Le regroupement de BR peut s'effectuer suivant 2 possibilités :
regrouper les documents sélectionnés dans l'onglet Bons de réception, en une facture
regrouper sur une période donnée pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réceptions qui ont été effectués, en une seule facture.
Attention
Le regroupement de plusieurs bons de réceptions peut être réalisé sur une seule et même facture pour un fournisseur uniquement si les conditions ci-après sont respectées : le taux de TVA, le dépôt, les frais de port et le numéro d'affaires doivent être identiques.
Regroupement de BR suivant les documents sélectionnés
Pour regrouper uniquement les bons de réceptions que vous souhaitez, vous devez dans un premier temps sélectionner dans la liste des documents d'achat/Onglet Bons de réceptions, les bons que vous souhaitez regrouper.
Remarque
Cette sélection peut s'effectuer tous fournisseurs confondus, lors du traitement du regroupement, le logiciel triera les BR en fonction des fournisseurs.
Suite à la sélection des bons, vous devez cliquer sur le bouton "Regroupement de BR".
L'option "Regrouper les documents sélectionnés" est automatiquement sélectionnée. Il ne reste qu'à saisir la date de facturation et l'ajout éventuel d'un sous total par BR que vous souhaitez puis Valider le regroupement.
En cours de traitement, vous aurez l'information du n° de pièce pour chaque facture créée et vous pourrez les visualiser en fin de traitement.
Regroupement de BR sur une période précise pour des fournisseurs précis
Pour regrouper un lot de Bons de réception sur une période précise, vous devez (à partir de la liste des documents d'achat) cliquer sur le bouton "Regroupement de BR".
La fenêtre de "regroupement de bons de réceptions en factures" s'ouvre automatiquement sur l'option
"Regrouper selon les critères". Ensuite, vous devez sélectionner la période à prendre en compte, les fournisseurs souhaités, la date de facturation et éventuellement cocher la case "Ajouter un sous-total par BR".
Attention
Tous les codes fournisseurs présents entre le code début et le code de fin sélectionnés seront pris en compte.
Enfin, vous devez valider le regroupement en cliquant sur le bouton Valider.
255
EBP Bâtiment Aide
Dupliquer un document d'achat
Tous les documents d'achat peuvent être dupliqués. C'est comme si vous recopiez l'intégralité d'un de vos documents dans un autre, en changeant éventuellement la date et le nom du fournisseur.
Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans chaque partie du nouveau
document généré.
Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents d'achat , sélectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le code du fournisseur , le type de document , la date du document à créer, ainsi que le dépôt dans lequel vous souhaitez être livrer. Cochez la zone Mise à jour des coordonnées fournisseur dans le cas où vous gardez le même fournisseur que le document source, et vous avez actualisé ses coordonnées dans sa fiche.
Astuce
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, ou le même type de travaux, vous pouvez créer des
"document -types" et les dupliquer à chaque nouveau fournisseur. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi.
Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez réaliser :
une Demande de prix peut être copiée en Demande de prix, Commande, Facture,
une Commande peut être copiée en Demande de prix, Commande, Facture,
un Bon de réception peut être copié en Bon de réception,
un Bon de retour peut être copié en Bon de retour,
une Facture peut être copiée en Demande de prix, Commande, Facture,
un Avoir peut être copié en Demande de prix, Commande, Facture, Avoir.
256
Manuel de référence
Réapprovisionnement automatique
Assistant de réapprovisionnement automatique des stocks
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de réapprovisionnement automatique des stocks.
Informations sur le réapprovisionnement
Type de réapprovisionnement
Vous avez le choix entre deux type de réapprovisionnement :
du dépôt ... à
Si vous choisissez ce mode, le réapprovisionnement des stocks se basera sur les quantités dans vos dépôts de stocks.
Sélectionnez le dépôt de stock à réapprovisionner. Si vous n'en choisissez aucun, tous les dépôts seront pris en compte. Dans votre commande fournisseur, vous obtiendrez une ligne d'achats par dépôt de stock sur lesquels il faut commander.
Du Code Doc au Code Doc
Si vous choisissez ce mode, le réapprovisionnement des stocks se lancera uniquement sur les quantités saisies dans vos devis ou commandes, en tenant compte ou non -dépend de votre choix dans la zone Se Baser sur - des quantités déjà en stocks.
Choisissez les documents de type Devis ou de type Commande à partir desquels vous souhaitez lancer un réapprovisionnement automatique des stocks
Remarque si un multiple de réapprovisionnement >1 a été saisi dans l'onglet Fourn.
de l'élément à réapprovisionner, alors les quantités commandées seront fonction de ce multiple de réapprovisionnement.
Critères
Se baser sur
Vous avez le choix entre la quantité réelle, la quantité en stock ou les quantités des documents (dans le cas où vous avez sélectionné des documents dans la zone au-dessus).
Fournisseurs
Choisissez de générer vos commandes auprès des fournisseurs qui vous proposent les meilleurs prix, les meilleurs délais ou vos fournisseurs principaux
Dates des commandes
Indiquez la date qui sera affichée sur les commandes générées.
Choisissez les éléments à mettre à jour
Remarque
Les zones ci-dessous ne sont pas à remplir obligatoirement. Elles vous permettent de sélectionner une partie de vos éléments à réapprovisionner en choisissant des critères comme le code, la famille ou les groupes. Si vous n'indiquez rien, tous les éléments suivis en stocks seront réapprovisionnés si nécessaires (en fonction de la quantité en stock).
de l'élément.. à
Sélectionnez l'élément de début et de fin à réapprovisionner
du groupe 1 .. à
Sélectionnez les groupe 1 (correspondants au groupes 1 dans l'onglet Complément de la fiche
élément) d'éléments à mettre à jour
du groupe 2 .. à
Sélectionnez les groupe 2 (indiqués dans l'onglet complément de la fiche élément) à réapprovisionner
257
EBP Bâtiment Aide
de la famille.. à
Sélectionnez les familles d'éléments à mettre à jour
Cliquez sur le bouton Suivant puis Terminer pour lancer l'opération.
Attention
Si le message "des éléments en stocks n'ont pas pu être réapprovisionnés" apparaît, cela signifie que certains
éléments qui devraient être réapprovisionnés par rapport aux quantités en stocks n'ont pas pu l'être car aucun fournisseur n'est défini dans l'onglet Ref fourn de l'élément.
258
Les documents de stock
Manuel de référence
259
EBP Bâtiment Aide
Inventaire
L'onglet corps de l'inventaire
La saisie de l'inventaire s'effectue dans l'onglet corps. Pour cela, vous disposez :
D'une barre d'outils avec des icônes, permettant d'accéder à plusieurs fonctions,
D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,
D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,
D'un bouton pour recharger l'inventaire.
La grille de saisie
La grille de saisie de l'inventaire est pré-remplie. Tous les éléments suivis en stock s'affichent, classés en fonction du regroupement choisi au moment de la création de l'inventaire, avec leur quantité actuelle, l'unité de stock, l'unité de vente, le PUMP actuel et le nouveau PUMP, et la valeur de stock actuelle.
Pour saisir votre inventaire de stock, vous pouvez utiliser les colonnes suivantes :
Nouvelle Quantité (unité stock)
Saisissez la nouvelle quantité d'éléments, exprimée en unité de stock.
Nouvelle Quantité (unité de vente)
Saisissez la nouvelle quantité d'éléments en unité de vente.
Attention
Les deux quantités, saisies en unité de vente et en unité de stock se cumulent dans la colonne Nouvelle quantité totale.
- Si vous gérez votre stock et vos ventes dans la même unité, saisissez votre nouvelle quantité d'inventaire dans l'une ou l'autre des colonnes, au choix.
- Si vous gérez deux unités différentes, vous pourrez saisir dans l'une ou/et dans l'autre des colonnes.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en cartons et que vous vendez en sachet. Vous saisirez alors dans votre inventaire, qu'il vous reste X cartons en stock et Y sachets en vente, soit un total de Z quantités en stock
(dépend du nombre de sachets dans un carton, saisi dans l'onglet Complément de la fiche élément)
Nouveau PUMP
Par défaut, la valeur du PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez la modifier si nécessaire.
Nouvelle Quantité totale
Affiche le total des nouvelles quantités de stock (Nouvelle quantité en unité de stock + Nouvelle quantité en unité de vente), en unité de stock. Vous pouvez saisir directement dans cette zone si vous le souhaitez (cf la mention Attention ci-dessus).
Le total des quantités et PUMP saisis permettent de calculer la Nouvelle valeur du stock , égale au PUMP *
Nouvelle quantité totale.
Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mêmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icônes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramétrages de colonnes et activer le paramétrage souhaité. Vous pouvez
également modifier la taille de l'entête de vos colonnes dans la grille de saisie grâce à l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tête + 1,2 etc..
Le bouton Recharger
Si vous avez déjà commencé à saisir votre inventaire, et entre-temps, ajouté des nouveaux éléments en stock ou bien modifié vos mouvements de stocks (achats, ventes etc...) , vous pouvez cliquer sur le bouton
Recharger pour ajouter les nouvelles lignes et remettre à jour les éléments modifiés.
260
Manuel de référence
La même question qu'en création d'inventaire apparaîtra et vous demandera si vous souhaitez que les nouvelles lignes qui seront ajoutées aient par défaut une nouvelle quantité d'inventaire à zéro ou égale à la quantité actuelle. Répondez à la question afin de lancer le traitement.
Le bouton Ajout d'un élement en sommeil
Ce bouton est actif uniquement si l'option "ne pas afficher les éléments en sommeil" est sélectionnée.
Rappel
Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire.
Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil, vous devez cliquer sur ce bouton et sélectionner l'élément que vous souhaitez.
261
EBP Bâtiment Aide
L'onglet Complément dans l'inventaire
Il se compose de trois zones :
Commentaires
C'est une zone de saisie libre, dans laquelle vous pouvez saisir des commentaires sur l'inventaire.
Dépôt de stock
Affiche le dépôt de stock sélectionné à la création de l'inventaire.
Regroupement
Vous pouvez choisir entre le code famille, la localisation, les groupes 1 ou 2, ou le code élément
Attention
Si vous modifiez le dépôt de stock ou le regroupement, les lignes déjà saisies dans l'onglet Corps du document seront perdues.
262
Manuel de référence
La barre d'outils dans l'inventaire
Permet de supprimer une ligne de saut de page
Cliquez sur cette icône pour plier la ligne de regroupement sélectionnée
Cliquez sur cette icône pour déplier la ligne de regroupement sélectionnée
Calculatrice
active le mode de saisie en plein écran
Permet d'insérer un saut de page pour l'impression de l'inventaire.
Chaque icône peut être appelée par des touches ou fonctions de raccourcis clavier. Les touches correspondantes sont indiquées dans les info-bulles des icônes (activées dans les options).
263
EBP Bâtiment Aide
Documents de stock - Onglet entête
L'onglet entête vous permet de modifier le numéro du document si vous souhaitez (autrement, il sera généré automatiquement en fonction des compteurs initialisés dans les options de numérotations des documents)
Saisissez le nouveau numéro dans la zone Numéro de document.
264
Manuel de référence
Documents de stock - Onglet complément
L'onglet complément contient les paramètres d'initialisation de bons d'entrées et bons de sorties.
Vous avez accès à une zone de saisie libre :
Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur les bons.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document Microsoft Excel, Acrobat,
Microsoft Word ou HTML à votre document de stock, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Vous pouvez sélectionner ensuite, à l'aide de l'icône , le dépôt de stock sur lequel les mouvements seront générés.
265
EBP Bâtiment Aide
Documents de stock - Onglet corps
L'onglet Corps se compose :
D'une barre d'outils avec des icônes, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions,
D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document,
D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris,
La barre d'outils
Sur la barre d'outils, vous disposez des icônes suivantes :
Permet de supprimer la ligne sélectionnée dans le corps.
Permet de couper une ligne
Permet de copier une ligne
Permet de coller une ligne
Cliquez sur cet icône pour que l'élément sélectionné soit intégré à votre bibliothèque interne. Cela concerne donc les éléments non référencés saisis directement dans votre document, ou bien les
éléments issus d'une bibliothèque externe, auxquels vous avez fait appel dans votre document.
Calculatrice.
active le mode de saisie en plein écran.
Permet d'insérer une ligne au dessus de celle sélectionnée.
Permet d'insérer un saut de page pour l'impression du devis.
La grille de saisie
La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des éléments là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez.
Pour insérer un élément, placez-vous dans la colonne Code élément et cliquez sur l'icône ou utilisez la touches de raccourci [F4].
Vous accédez alors à la liste des éléments et pouvez sélectionner les
éléments gérés en stock (de type fourniture, ou divers).
La valeur unitaire correspond au déboursé sec de l'élément dans le bon d'entrée.
Pour les bons d'entrées et bons de transferts :
- Si un fournisseur est indiqué dans la fiche élément, la valeur unitaire de l'élément sera égale au prix d'achat fournisseur divisé par le coefficient d'unité d'achat indiqué dans l'onglet complément de la fiche élément.
- Si aucun fournisseur n'a été précisé, la valeur unitaire sera égale au déboursé de l'élément multiplié par le coefficient de conversion en unité de stock.
Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mêmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icônes, mais aussi de pouvoir supprimer des colonnes, enregistrer vos paramétrages de colonnes et activer le paramétrage souhaité. Vous pouvez
également modifier la taille de l'entête de vos colonnes dans la grille de saisie grâce à l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tête + 1,2 etc..
Remarque
Les bons d'entrées/sorties incrémentent/décrémentent le stock dès validation du bon.
266
Suivi de chantier
Manuel de référence
267
EBP Bâtiment Aide
Simplifié
Entête du suivi de chantier simplifié
L'onglet Entête permet d'insérer les informations relatives au client et de sélectionner le document à partir duquel vous souhaitez faire le suivi du chantier.
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4] . L'adresse de facturation et livraison apparaissent dans l'onglet Entête. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
En haut de la fenêtre du suivi, vous disposez de la zone Document, pour sélectionner le document source de votre suivi (de type devis, commande ou facture). Le total déboursé de celui-ci s'affiche alors au bas de la fenêtre, et les montants prévus par poste s'affichent dans l'onglet Récapitulatif.
Pour effectuer un suivi de chantier à partir d'un contrat de maintenance, sélectionnez le code contrat à associer,
à l'aide de l'icône , dans la zone Contrat en haut de la fenêtre du suivi de chantier simplifié.
Un message d'avertissement apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer les données (codes salariés, nombre d'heures, codes matériel...) liées aux interventions passées pour ce contrat. Vous pourrez ensuite les ajuster dans le suivi.
Remarque
Les codes salariés, codes matériels et durée d'intervention réalisées seront automatiquement ajoutés dans les onglets Matériel et MO. Vous n'aurez plus qu'à les ajuster. Les heures et le total prévu seront indiqués dans l'onglet Récapitulatif.
Dans le cas où vous n'êtes pas intervenu dans le cadre d'un contrat de maintenance, vous pouvez sélectionner,
à partir du raccourci Interventions disponible dans la barre de navigation, les interventions réalisées. Vous récupérerez dans votre suivi de chantier, les heures salariées et matériels effectuées.
268
Manuel de référence
Onglet complément
Dans cet onglet, vous avez la possibilité de saisir une description de votre chantier et des commentaires sur les travaux réalisés. Vous disposez d'une barre d'outils complète pour choisir la police et la couleur du texte, ou mettre en gras, italique, barré, une partie de votre texte.
Les zones Début de chantier et Fin de chantier vous permettent de saisir la période de réalisation du chantier.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document Microsoft Excel, Acrobat,
Microsoft Word ou HTML à votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Remarque
Utilisez la touche [CTRL] + [Entrée] pour effectuer un retour à la ligne dans les zones de saisie.
269
EBP Bâtiment Aide
Onglet fourniture / divers
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dépenses de type fourniture ou divers. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :
Ajouter
Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
Insérer
Insère une ligne blanche au dessus de celle sélectionnée dans la grille de saisie.
Supprimer
Supprime la ligne sélectionnée.
Indiquez, sur chaque ligne, la date de l'achat, le libellé de celui-ci et le montant total payé. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total déboursé réalisé disponible au bas de la fenêtre. Cliquez sur le bouton
Ajouter pour insérer des nouvelles lignes si nécessaire.
270
Manuel de référence
Onglet Main d'oeuvre
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dépenses de type main-d'oeuvre. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :
Ajouter
Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
Insérer
Insère une ligne blanche au dessus de celle sélectionnée dans la grille de saisie.
Supprimer
Supprime la ligne sélectionnée.
Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et le libellé de la main-d'oeuvre. Vous pouvez sélectionner le code et le nom du salarié à l'aide de l'icône .
Saisissez le nombre d'heures travaillées et le coût horaire (sil n'est pas déjà renseigné dans la fiche salarié).
Le total déboursé est calculé et s'ajoute au déboursé total réalisé au bas de la grille.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour insérer des nouvelles lignes si nécessaire.
271
EBP Bâtiment Aide
Onglet Matériel
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos dépenses liées à l'utilisation du matériel de votre société. Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :
Ajouter
Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
Insérer
Insère une ligne blanche au dessus de celle sélectionnée dans la grille de saisie.
Supprimer
Supprime la ligne sélectionnée.
Indiquez, sur chaque ligne, la date des travaux et leur description. Vous pouvez sélectionner le code du matériel à l'aide de l'icône . Saisissez également le nombre d'heures d'utilisation et le coût horaire (sil n'est pas déjà renseigné dans la fiche matériel).
Le total déboursé est calculé et s'ajoute au déboursé total réalisé au bas de la grille.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour insérer des nouvelles lignes si nécessaire.
272
Manuel de référence
Onglet frais complémentaires
Cet onglet vous permet d'enregistrer vos frais complémentaires liés au suivi du chantier (ex: transports...).
Pour cela, vous disposez d'une barre d'outils avec les trois fonctions suivantes :
Ajouter
Permet d'ajouter une ligne blanche au bas de la grille
Insérer
Insère une ligne blanche au dessus de celle sélectionnée dans la grille de saisie.
Supprimer
Supprime la ligne sélectionnée.
Indiquez, sur chaque ligne, la date de la dépense, le libellé de celle-ci, le montant total déboursé, et des observations si vous le souhaitez.. A chaque validation de ligne, le montant s'ajoute au total déboursé réalisé disponible au bas de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Ajouter pour insérer des nouvelles lignes si nécessaire.
273
EBP Bâtiment Aide
Onglet récapitulatif
L'onglet récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :
Le total des fournitures/ divers, le total des Mo/matériel, le total des heures et le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses.
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé , en comparaison avec le Total déboursé prévu , issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier).
A partir de ce tableau, imprimez votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu
Impressions - Chantier simplifié.
274
Manuel de référence
Détaillé
L'onglet Entête du suivi de chantier
L'onglet Entête permet d'insérer les informations relatives au client et à la numérotation du document.
Le numéro de document se génère automatiquement à la validation de votre document, selon le type de numérotation fixée dans les options. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez toujours imposer un numéro pour un document donné. Saisissez ce numéro dans la zone Numéro de document de l'entête.
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4] . L'adresse de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Remarque
Le code et nom client sont repris en haut de la fenêtre du document. Vous pourrez également saisir la date et mettre à jour l'état du document si nécessaire.
275
EBP Bâtiment Aide
L'onglet complément du suivi de chantier
L'onglet complément contient les paramètres d'initialisation de votre suivi de chantier à remplir avec soin.
Vous avez accès à deux zones de saisie libre
Commentaires vous permet de saisir un commentaire interne sur le suivi.
Descriptif vous permet de saisir le descriptif de vos travaux, qui sera imprimé en entête de votre document.
La zone Document Associé permet de lier, à l'aide de l'icône , un document Microsoft Excel, Acrobat,
Microsoft Word ou HTML à votre suivi, et de l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône .
Vous pouvez sélectionner ensuite, à l'aide de l' icône le dépôt de stock.
La zone " Mouvemente le stock" est cochée ou décochée par défaut, en fonction du suivi de stock que vous avez choisi d'appliquer dans les options générales. Vous pouvez néanmoins modifier ce paramètre si vous le souhaitez : si l'option est cochée, un message apparaîtra à la validation du suivi, pour vous demander si vous souhaitez générer un bon de sortie de stock en fonction des quantités consommées sur chaque fourniture.
276
Manuel de référence
L'onglet corps du suivi de chantier
L'onglet Corps se compose :
d'une barre d'outils avec des icônes, permettant d'accéder à de nombreuses fonctions
D'un menu contextuel, accessible depuis le clic droit de la souris.
D'une grille de saisie, pour le contenu de votre document
Le menu contextuel
Par le clic droit de la souris, vous pouvez accéder au menu contextuel. Celui-ci vous permet d'activer les mêmes fonctions que celles disponibles dans la barre d'outils avec les icônes, mais aussi de pouvoir modifier vos colonnes, enregistrer vos paramétrages de colonnes et activer le paramétrage souhaité. Vous pouvez
également modifier la taille de l'entête de vos colonnes dans la grille de saisie grâce à l'option Menu contextuel
+ Nb lignes en-tête + 1,2 etc..
La grille de saisie
Les colonnes qui apparaissent dans la grille de saisie peuvent être modifiées, supprimées ou déplacées. La grille de saisie se compose de plus de 12 colonnes
La grille de saisie est libre, c'est-à-dire que vous pouvez insérer et saisir des éléments là où vous le souhaitez, en laissant des lignes blanches comme vous le voulez. Vous pouvez également créer un suivi de chantier depuis un devis, une facture ou une commande. Vous récupérez alors tout le contenu du document source, et pourrez le modifier si nécessaire.
Insertion d'éléments
Pour insérer un élément, placez-vous dans la colonne Code élément et cliquez sur l'icône ou utilisez la touches de raccourci [F4] . Vous accédez alors à la liste des éléments et pouvez sélectionner un élément de votre bibliothèque interne ou d'une de vos bibliothèques de prix, en cliquant sur le bouton correspondant à cette bibliothèque.
Pour insérer un élément non référencé, utilisez le menu contextuel + nouvel ouvrage , ou l'icône
Nouvel ouvrage , ou bien saisissez directement dans la colonne désignation, le libellé de votre
élément simple.
Pour insérer un texte, saisissez- le directement dans la colonne désignation.
Les différents types d'éléments insérés dans votre document se distinguent facilement grâce aux icônes qui apparaissent devant chaque ligne :
pour les ouvrages lorsqu'ils sont pliés, et lorsqu'ils sont dépliés. Dans la colonne désignation , un crochet s'ouvre sur le libellé de l'ouvrage et se termine à la fin de l'ouvrage.
Remarque
Lorsque vous insérez un ouvrage dans un autre ouvrage, vous avez à chaque fois de nouveaux crochets qui apparaissent en début et fin d'ouvrage pour mieux les distinguer.
Astuce
Afin de pouvoir pré-remplir la quantité réelle consommée sur les lignes composants l'ouvrage, vous pouvez saisir la quantité réelle consommée de l'ouvrage grâce au du bouton Ouvrage situé dans la barre de navigation, partie navigation.
pour Les fournitures
pour les matériels
pour les divers
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EBP Bâtiment Aide
pour les textes types
Génération d'un suivi depuis un devis, facture ou d'une commande
Pour récupérer le contenu du corps d'un devis, d'une commande ou d'une facture : Pour cela, cliquez sur l'icône
de la zone DOCUMENT en haut de la fenêtre du suivi et sélectionnez dans la liste des documents, le document dont vous voulez récupérer le corps.
Attention
Après validation du suivi, le numéro du document source qui apparaît dans la zone DOCUMENT n'est plus modifiable.
Vous pourrez alors ajuster les quantités et déboursés prévus sur votre chantier, et saisir les quantités consommées sur les fournitures, main-d'oeuvre, matériels ou divers au fur et à mesure de l'avancement des travaux.
Les dernières dates de mises à jour de vos données seront conservées, les quantités réalisées totales et les déboursés réalisés seront automatiquement calculés.
Vous pourrez ainsi à tout moment connaître l'état d'avancement de votre chantier.
Remarque
A la validation du suivi, si vous gérez votre stock depuis le suivi, un message apparaît, vous proposant de générer un bon de sortie d'après les dernières quantités consommées saisies.
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Manuel de référence
Les colonnes dans le suivi de chantier
Si vous faites appel à un document existant pour créer le suivi de chantier, les colonnes Numérotation, code
élément, description, déboursé prévu, quantité prévue, quantité prévue réelle, unité de vente et date sont automatiquement affichées. Elles correspondent aux données saisies dans le document source.
Liste des colonnes disponibles
Numérotation
Explication
Numérotation des lignes dans les documents.
Code élément
Description
Déboursé prévu
Quantité prévue
Quantité prévue réelle
Unité vente
Date
Quantité réelle consommée
Remarque
Elle s'affiche automatiquement, mais peut être modifiée pour les lignes de type tranche ou sous-tranche en double-cliquant dans la zone.
Zone de saisie ou de recherche des éléments, à l'aide de l'icône
, ou la touche [F4]. L'icône permet d'ouvrir la fiche
élément.
Libellé de l'élément. Zone de saisie aussi pour les textes libres et
éléments non référencés.
Déboursé saisi dans le document initial ou issu de la fiche élément.
Il peut être modifié dans le suivi pour les éléments de type fourniture, MO, matériel ou divers.
Quantité à prévoir (saisie dans le document initial).
Quantité prévue totale (multipliée par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supérieur).
Unité de vente prévue dans le document initial, ou à sélectionner à l'aide de l'icône .
Date de dernière mise à jour pour les fournitures, main-d'oeuvres, matériels ou divers dans le suivi de chantier.
Nouvelle quantité consommée à saisir sur les lignes de type fourniture, MO, matériel ou divers.
Quantité réelle réalisée
Déboursé unitaire réalisé
Déboursé réalisé réel
Déboursé total prévu réel
Remarque
Ce champ est "remis à blanc" après validation du suivi de chantier, afin de saisir les nouvelles quantités consommées au fur et à mesure de l'avancement des travaux.
Nouvelle quantité consommée totale (multipliée par les coefficients des ouvrages, sous-tranches et tranches de niveau supérieur).
égal au déboursé prévu (par défaut), le déboursé réalisé peut être modifié sur les lignes de type fourniture, MO, matériel et divers, si les coûts unitaires prévus ont été modifiés.
Déboursé unitaire réalisé multiplié par la quantité réelle réalisée.
Déboursé prévu * quantité prévue réelle.
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EBP Bâtiment Aide
La liste des suivis de chantiers
La liste des suivis de chantiers a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes).
Vous disposez d'un bouton supplémentaire dans la barre de navigation :
Le bouton Bon de sortie
Permet de générer un bon de sortie de stock à partir du suivi de chantier sélectionné dans la liste.
Remarque
Le bon de sortie est généré dans le cas où, dans le suivi de chantier, la zone mouvemente le stock est cochée, et des nouvelles quantités ont été saisies dans le suivi.
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Manuel de référence
Saisie des temps salariés
Cette option permet de saisir les heures réalisées par les salariés sur les différents suivis de chantiers simplifiés.
Saisie des heures
Pour saisir les heures réalisées par un salarié, sélectionnez votre salarié à l'aide de l'icône : les heures déjà saisies pour ce salarié dans la période indiquée s'affichent dans la grille.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir les champs suivants :
Suivi
Indiquez le numéro de suivi de chantier simplifié sur lequel le salarié a travaillé, ou sélectionnez-le dans la liste à l'aide de l'icône .
Date
Indiquez la date à laquelle les heures ont été effectuées
Libellé
Le libellé est un champ de saisie libre, pour préciser par exemple, la nature des heures réalisées.
Heure
Saisissez le nombre d'heures effectuées par le salarié
Taux horaire
Par défaut, le taux horaire indiqué dans la fiche du salarié s'affiche. Vous pouvez le modifier si nécessaire.
Déboursé total
Ce champ est non saisissable. Il correspond au nombre d'heures réalisées multipliées par le taux horaire du salarié.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié.
La recherche avancée
La recherche avancée, disponible dans cette fenêtre, vous permet de rechercher les heures saisies pour un salarié, sur une période précise et sur un (ou plusieurs) suivi de chantier simplifié.
Lien avec les suivis de chantiers simplifiés
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillé seront automatiquement mis à jour.
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EBP Bâtiment Aide
Maintenance / S.A.V
Tâches à réaliser
Les tâches à réaliser pour la gestion des contrats de maintenance et du SAV s'affichent dès que vous ouvrez votre dossier.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les contrats arrivant à échéance
Affiche la liste de tous les contrats dont la date de fin arrive à bientôt à échéance. Le nombre de jours pour l'alerte doit être précisée dans les options du dossier.
On distingue les contrats en tacite reconduction pour lesquels vous pouvez imprimer un courrier de tacite reconduction à votre client, et les contrats qui ne sont pas en tacite reconduction, pour lesquels vous pouvez imprimer une lettre de relance à votre client.
Pour imprimer vos relances, vous pouvez cliquer sur le Raccourci Lettre de recond. tacite et Lettre de renouvellement disponible dans la barre de navigation
Les contrats à reconduire
Affiche la liste des contrats dont la date de fin est proche (le nombre de jours dépend de ce que vous avez indiqué pour l'alerte des contrats à reconduire dans les options du dossier) et qui doivent être reconduits. Pour lancer l'opération , vous pouvez cliquer sur le raccourci Reconduction contrats disponible dans la barre de navigation
Les contrats à facturer
Affiche la liste des contrats pour lesquels une nouvelle facture doit être émise. L'alerte est affichée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Vous pouvez générer les nouvelles factures en cliquant sur le raccourci Facturer les contrats , disponible dans la barre de navigation.
Courriers avant intervention
Affiche les interventions issues de contrats, dans lesquels vous avez coché la zone Courrier avant intervention . Dans les options du dossier, vous pouvez indiquez le nombre de jours avant intervention pour l'affichage dans le tableau de bord.
Pour imprimer les courriers, sélectionnez l'option Courrier av. Intervention disponible dans la partie contextuelle de la barre de navigation. Après impression, vous validerez l'envoi du courrier, afin que l'intervention n'apparaisse plus dans le tableau de bord.
Interventions à préparer
Les fiches d'interventions dont l'état est "A réviser" arrivant bientôt à échéance sont affichées ici. Le nombre de jours pour l'alerte des interventions à préparer est indiqué dans les options du dossier.
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Manuel de référence
Contrats
Liste des contrats
La liste des suivis des contrats a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes).
Vous disposez aussi d'une recherche avancée, pour filtrer les contrats suivant les critères ci-dessous :
Période , avec une date de début et de fin
Client
Indiquez vos critères, et cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche.
La liste des contrats vous affiche une grille composée de deux onglets : L'onglet Tous et L'onglet Contrats à reconduire. Dans ce dernier, sont affichés les contrats arrivant bientôt à échéance (le délai de prévenance étant fixé dans les options du dossier).
De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :
Facturer les contrats
Vous indiquerez les clients concernés par la facturation de contrats, la date jusqu'à laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opération se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit être émise dans la période indiquée, seront facturés. Vous avez également la possibilité de définir la date de facturation à la date du jour et de mettre à jour les informations client (mise à jour de l'adresse, contacts...)
Reconduction Contrat
Sélectionnez, à l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats à
Reconduire, les contrats à reconduire. Une fenêtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez.
Remarque
En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majoré. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'élément de référence au lieu des annuités paramétrées, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'élément de référence ou utiliser l'option de Mise à jour des éléments.
Interventions sur Contrat
Sélectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions réalisées sur ce contrat.
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EBP Bâtiment Aide
Contrats
Pour ajouter un nouveau contrat de maintenance, vous devez renseigner les informations suivantes :
Code
Par défaut, le code est non saisissable et auto-incrémenté. Vous pouvez paramétrer le préfixe dans les options du dossier.
Code Famille
Sélectionnez, à l'aide de la liste dé-roulante, la famille du contrat.
N° contrat-type
Sélectionnez le code contrat-type : toutes les données saisies dans celui-ci sont automatiquement récupérées dans le contrat
Code client
Sélectionnez, à l'aide de l'icône
Nom
, le client qui souscrit le contrat.
Suite à la sélection du code client, le nom du client s'affiche ici.
La fiche contrat se compose de 7 onglets : Entête, Complément, Eléments sous contrats, Intervention,
Facturation, Échéancier prévisionnel et Notes.
L'onglet Entête
Adresse facturation et adresse de chantier du client
Les adresses du client s'affiche. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.
L’onglet Complément
Libellé
Indiquez le libellé court du contrat
Description du contrat
Saisissez la description détaillée du contrat , les clauses etc...
Tacite reconduction O / N
Si votre contrat est soumis à tacite reconduction, cochez cette zone. Vous pourrez, en fonction du nombre de jours définis dans les options du dossier, être avertis des contrats arrivant à échéance et imprimer une lettre de reconduction tacite pour le client.
Nouveau contrat en cas de renouvellement ? O/N
Cochez cette zone si vous souhaitez créer un nouveau contrat, plutôt que de prolonger le contrat initial, en cas de renouvellement.
Résilié
Cochez cette zone si vous souhaitez résilier le contrat.
Lettre de relance envoyée
Il est possible d'envoyer des lettres de relance de souscription de contrat uniquement si le contrat n'est pas en tacite reconduction. Cette zone sera cochée automatiquement suite à l'édition des lettres de relance si vous avez répondu "Oui" à la question "Notez les lettres de relance ci-dessous comme envoyées"
Lettre de reconduction tacite envoyée
Cette zone est cochée automatiquement suite à l'édition des lettres de reconduction tacite si vous avez répondu "Oui" à la question "Notez les courriers de reconduction tacite ci-dessous comme envoyés".
Date de souscription
Par défaut la date du jour est indiquée, vous pouvez la modifier.
Durée du contrat
Indiquez, en nombre de mois, la durée du contrat.
284
Manuel de référence
Date de début de contrat
Indiquez la date de début effective du contrat
Date de fin de contrat
Saisissez la date de fin, calculée par défaut, en fonction de la durée du contrat
L'onglet Eléments sous contrat
Cet onglet affiche une grille, vous permettant de saisir les éléments sous contrats. Cliquez sur l'icône
Ajouter de la barre d'outils, pour créer une nouvelle ligne.
Code élément
Sélectionnez, à l'aide de l'icône , l'élément sous contrat.
Remarque
Le raccourci N° série facturés , disponible dans la barre de navigation vous permet de retrouver et récupérer facilement, les numéros de série facturés à ce client
Numéro de série
Saisissez le n° de série de la fourniture sous contrat.
Libellé élément
Saisissez le libellé de l'élément
Précisez également la localisation, le type de garantie, la durée de garantie, les dates de début et de fin de garantie des éléments sous contrats,
L'onglet Interventions
Aucune intervention à prévoir
Sélectionnez cette case si vous souhaitez ne pas définir d'intervention à prévoir pour le contrat type.
Code Intervention-type
Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le code intervention-type. Les périodicités d'intervention saisies dans cette intervention-type seront automatiquement récupérées. La durée d'intervention ainsi que les matériels et salariés seront repris automatiquement dans les interventions qui seront créés à la validation du contrat.
Attention
Si vous ne saisissez pas d'intervention-type, une durée d'une heure sera comptabilisée dans les interventions qui seront générées à la validation du contrat.
: les rendez-vous ne pourront être notés dans le planning car aucun salarié ni matériel n'aura été défini dans le contrat.
Courrier avant intervention O/N
Cochez cette zone si vous souhaitez imprimer une lettre au client pour l'informer de la date d'intervention.
Périodicité d’intervention
Sélectionnez la fréquence et l'heure de début et la (ou les) date(s) d’intervention(s).
Remarque
Les périodicités d'intervention ne tiennent pas compte des "options / Planning / Horaires".
Il est possible de réaliser une intervention de 32 heures.
L'onglet Facturation
L'onglet Facturation se compose de deux cadres : Informations de facturation et Périodicité de facturation.
285
EBP Bâtiment Aide
Informations de facturation
Sélectionnez l'élément qui apparaîtra dans la facture, et le code TVA à appliquer. Au niveau du montant, vous avez deux choix possibles :
Vous choisissez d'utiliser le prix de vente indiqué dans l'élément que vous avez sélectionné. A chaque
échéance, c'est ce montant qui sera facturé à votre client
Vous connaissez le montant total HT de votre contrat. Ce montant sera divisé par le nombre d'annuités que vous allez paramétrer dans le cadre périodicité de facturation.
Périodicité de facturation
Sélectionnez la fréquence et la périodicité de facturation du contrat à l'aide des listes dé-roulantes proposées.
Dans tous les cas, nous vous conseillons de vérifier, dans l'onglet Echéancier prévisionnel , le montant des annuités calculées.
A la validation du contrat, les fiches d’interventions seront automatiquement créées dans l'état A réviser .
Les RDV seront également notés dans le planning et mis à jour lorsque les fiches intervention passeront dans l'état A réaliser (lorsqu'elles auront été préparées).
Remarque
Les données liées à la facturation du contrat ne pourront plus être modifiées dès lors que le contrat aura été facturé.
L'onglet Échéancier prévisionnel
Cet onglet contient les lignes d'annuités du contrat calculées en fonction du montant de la facturation et de la périodicité de facturation définie dans l'onglet Facturation ci-dessus.
L'onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre contrat.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
Fonctions associées
La barre de navigation, à droite de la fiche Contrats, vous propose les raccourcis suivants :
Numéro de série facturés
Cette fonction vous permet d'accèder à la fenêtre de l'historique Maintenance / SAV.
Facturer les contrats
Vous indiquerez les clients concernés par la facturation de contrats, la date jusqu'à laquelle vous souhaitez facturer les contrats et l'opération se lancera. Tous les contrats pour lesquels une facture doit être émise dans la période indiquée, seront facturés. Vous avez également la possibilité de définir la date de facturation à la date du jour et de mettre à jour les informations client (mise à jour de l'adresse, contacts...).
Reconduction Contrat
Sélectionnez, à l'aide la touche [CTRL] + Clic gauche de la souris, dans l'onglet Contrats à
Reconduire, les contrats à reconduire. Une fenêtre de confirmation s'affichera avec une option pour majorer le montant HT du contrat si vous le souhaitez.
Remarque
En cas de majoration des contrats, c'est uniquement le montant HT du contrat qui sera majoré. Si dans la facturation des contrats, vous avez choisi d'utiliser le prix de l'élément de référence au lieu des annuités paramétrées, vous devrez modifier le tarif dans la fiche de l'élément de référence ou utiliser l'option de Mise à jour des éléments.
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Manuel de référence
Interventions sur Contrat
Sélectionnez un contrat dans la liste et cliquez sur ce raccourci pour obtenir l'historique des interventions réalisées sur ce contrat.
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EBP Bâtiment Aide
Interventions
Liste des interventions
La liste des interventions a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes).
Vous disposez aussi d'une recherche avancée, pour filtrer les interventions suivant les critères ci-dessous :
Période , avec une date de début et de fin
Client
Indiquez le code client
N° contrat ou N° facture
Sélectionnez le numéro de contrat ou numéro de facture sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche.
Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critères sélectionnés.
Les interventions sont classées en 4 onglets : Tous, A réviser (= A préparer), A réaliser, Réalisées.
De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :
Facturer l'intervention
Cliquez sur ce raccourci pour réaliser la facture de la fiche intervention sélectionnée. Le n° de l'intervention et le libellé de celle-ci seront reportés sur la première ligne de la facture dans la colonne
"Description".
288
Manuel de référence
Interventions
La fiche Intervention présente les informations suivantes :
Code
Saisissez le code de l'intervention
Libellé
Indiquez un libellé succinct
Intervention-type
Sélectionnez le code Intervention-type. Toutes les informations (description, salariés , matériels etc...) saisies dans la fiche seront recopiées
Etat
L'intervention a 4 états différents :
- A réviser : Lorsque l'intervention a été créée mais n'est pas complète, elle est marquée comme A réviser (= A préparer). C'est notamment l'état dans lequel sont par défaut les interventions crées en automatique par les contrats de maintenance.
- A Réaliser : Une fois préparée, vous devez passer l'intervention dans l'état à Réaliser. Le planning est alors mis à jour
- Réalisée : Une fois l'intervention réalisée, saisissez le rapport d'intervention et passez son état à
Réalisée
- Annulée : lorsque vous annulez une intervention, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez supprimer les RDV notés dans le planning .
Affaire
Vous pouvez saisir un numéro d'affaire pour l'intervention.
A la validation de la fiche intervention, celle-ci sera automatiquement reportée dans l'onglet
Intervention de la fiche Affaire.
Code client
Pour rechercher un client, cliquez sur l'icône ou utilisez la touche de raccourci [F4]. Les adresses de facturation et livraison apparaissent. Vous pouvez les modifier si nécessaire.
Nom client
Suite à la sélection du code client, le nom de celui-ci est automatiquement repris. vous avez la possibilité de compléter ponctuellement le nom du client.
L'onglet Détail
Vous pouvez saisir les informations suivantes :
Description de l’intervention
Saisissez la description en détail de l'intervention
Priorité
Indiquez la priorité de l'intervention : Haute, moyenne ou basse.
N° de contrat ou N° document associé
Indiquez le numéro du document à l'origine de l'intervention : soit un contrat, soit un document de vente (devis, commande ou facture client). Dans l'onglet Élément, vous retrouverez alors les éléments avec un n° de série dans le document de vente ou les éléments sous contrat dans le contrat.
Date de l’intervention (début et fin en jour et heure), Durée prévue de l’intervention, Temps de déplacement à prévoir...
Saisissez toutes les données relatives à la date de l'intervention, la durée, le temps de déplacement....L'heure de début et de fin seront calculées et prendront en compte le temps de déplacement. C'est cet intervalle de temps qui sera pris en compte pour générer le RDV dans le planning
L'onglet Éléments
Cet onglet affiche la liste des éléments sur lesquels l'intervention est à réaliser. Pour ajouter un nouvel
élément, cliquez sur l'icône Ajouter de la barre d'outils, et sélectionnez le code élément à l'aide de l'icône
.
Dans la grille, sont affichés le code, le numéro de série, le libellé, la quantité, la localisation, le code type de garantie, la durée de garantie, les dates de début et fin de garantie, l'option de Non facturation et l'option
Facturer à zéro.
289
EBP Bâtiment Aide
En fonction des sélections réalisées, les éléments seront automatique facturés ou non avec le montant de vente
HT ou à zéro.
L'onglet Salariés
Cet onglet affiche la liste des salariés qui réalisent l'intervention. Pour ajouter un salarié, cliquez sur l'icône
Ajouter de la barre d'outils pour créer une nouvelle ligne, puis sélectionnez le code salarié, à l'aide de l'icône .
L'onglet Matériels
Cet onglet affiche la liste des salariés qui réalisent l'intervention. Pour ajouter un salarié, cliquez sur l'icône
Ajouter de la barre d'outils pour créer une nouvelle ligne, puis sélectionnez le code salarié, à l'aide de l'icône .Le code Matériel (issu du menu Données&endash;Matériels)
L'onglet Rapport d’intervention
Une fois l'intervention réalisée, vous pouvez saisir le rapport d'intervention à cet emplacement. Pour cela, vous disposez d'une zone Commentaires.
Vous pouvez également saisir la durée d'intervention réalisée, et dans la zone Document, associer à votre rapport une nouvelle commande ou une facture.
Astuce
Utilisez le raccourci Nouvelle Facture disponible dans la barre de navigation, pour facturer l'intervention à votre client.
Si vous devez à nouveau intervenir chez le client, cochez la zone " Nouvelle intervention à prévoir pour le même problème" . A la validation, une nouvelle fiche sera automatiquement créée.
L'onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur vos interventions.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique.
Fonctions associées
Facturer l'intervention
Cliquez sur ce raccourci pour réaliser la facture de la fiche intervention sélectionnée. Le n° de l'intervention et le libellé de celle-ci seront reportés sur la première ligne de la facture dans la colonne
"Description".
Remarque
En fonction des sélections réalisées dans l'onglet éléments de la fiche Intervention, les éléments à changer seront automatique facturés ou non avec le montant de vente HT ou à zéro.
290
Manuel de référence
Actions
Liste des actions
La liste des actions a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes,
(sur référer à la gestion des listes).
Vous disposez aussi d'une recherche avancée, pour filtrer les actions suivant les critères ci-dessous :
Période , avec une date de début et de fin
Client
Indiquez le code client
Document
Sélectionnez le N° de contrat sur lequel vous souhaitez effectuer une recherche.
Cliquez sur le bouton Rechercher pour lancer la recherche sur les critères sélectionnés.
De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :
Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour accéder à l'Intervention associer à l'action.
Nouvelle Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour créer une Nouvelle intervention à partir de l'action sélectionnée dans la liste.
291
EBP Bâtiment Aide
Actions
Pour ajouter une nouvelle action, vous devez renseigner les champs suivants :
Code
Indiquez le code de l'action
Libellé
Saisissez un libellé court
Type
Indiquez son type : Courrier reçu, courrier envoyé, Appel reçu, Appel émis, ou Intervention.
Vous disposez ensuite d'une zone Description pour détailler votre action (motif de l'appel ou du courrier...).
Vous pouvez également saisir la date et l'heure de votre action, son importance, et indiquer le client concerné.
Si vous devez rappeler le client, cochez la zone A rappeler et précisez si besoin, la date et l'intervalle horaire.
Remarque
Pour les actions de type courrier, vous pouvez indiquer, dans la zone Document, la référence du document et sa date.
Astuce
A chaque intervention, une action de type intervention est générée automatiquement. Celle-ci est non modifiable.
Cela vous permet, depuis la liste des actions, de consulter facilement, pour un client, toutes les actions et interventions qui ont été effectuées.
De plus, la barre de navigation vous propose les raccourcis suivants :
Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour accéder à l'Intervention associer à l'action.
Nouvelle Intervention
Cliquez sur ce raccourci pour créer une Nouvelle intervention à partir de la fiche action.
292
Manuel de référence
Liste des règlements clients / paiements fournisseurs
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients et des paiements fournisseurs propriétés de recherches, de filtre et de tris que celles décrites dans la gestion des listes.
. Elle a les mêmes
Vous disposez en plus d'un filtre sur le client (ou le fournisseur), et d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement affectées, totalement affectés, tous)
A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des règlements.
Remarque
Une fois remis en banque, vous pourrez consulter le règlement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant.
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EBP Bâtiment Aide
Nouveau Règlement / Paiement
Pour enregistrer un règlement client (ou un paiement fournisseur
:
), vous devez remplir les zones suivantes
Tiers
Sélectionnez le tiers à l'aide de l'icône
Date
Indiquez la date du règlement ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible en cliquant sur l'icône .
Paiement Par
Sélectionnez le mode de paiement dans la liste dé-roulante.
Montant
Saisissez le montant du règlement client (ou fournisseur).
Banque
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque pour ce règlement, vous pouvez directement indiquer ici le code banque. Lors du transfert comptable, ce règlement sera transféré sur la banque sélectionnée.
Dans la grille apparaissent les échéances de votre client. Pour affecter le montant du règlement reçu à une (ou plusieurs) échéance(s), vous disposez des icônes suivantes :
Solder
Permet de solder une échéance. Elle n'apparaîtra plus dans vos relances clients.
Annuler Solde échéance
Annule la fonction précédente.
Affecter
Permet d'affecter le montant du règlement à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au
Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).
Désaffecter
Permet de désaffecter le montant du règlement affecté sur la ligne d'échéance sélectionnée.
Astuce
Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner les deux échéances
(positive et négative) afin de les solder, et enregistrer un montant de règlement à 0.00.
Remarque
Vous pouvez aussi :
- utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant
- saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) à affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne
Montant Affecté.
Remarque
Vous pouvez enregistrer un règlement sans l'affecter à une échéance. Vous pourrez aussi le transférer en comptabilité et l'affecter plus tard à une échéance si vous le souhaitez.
Au bas de la fenêtre, vous retrouvez le Total échéances , le Total des échéances dûes et le Reste à affecter.
294
Manuel de référence
Planning
Planning
Le planning permet de saisir et visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V
Remarque
Avant de planifier des rendez-vous, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données - Salariés, et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données - Matériels
Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des filtres suivants :
Vue
Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.
Type de ressource
Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariés ou les réservations matérielles dans le planning.
Ressource
Permet d'afficher les rendez-vous d'un salarié ou les réservations d'un matériel
Date
Indiquez la date de début du planning à afficher
Hauteur d'une ligne
Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.
Nombre de jours
Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.
Intervalles
Indiquez les intervalles à afficher dans le planning.
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponible pour la vue mensuelle du planning.
Ajout, modification et suppression de rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu
Outils .
Ajout d'un rendez-vous
Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :
Cliquer directement sur l'icône Ajouter.
La fiche rendez-vous s'affiche.
vous placer sur le planning et utiliser l'icône Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré-remplies.
vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné.
Ajout d'une intervention
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EBP Bâtiment Aide
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, Sélectionnez, dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle
Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le RDV et cliquez sur le raccourci
Intervention disponible dans la barre de navigation.
Modifier un rendez-vous
Pour modifier un rendez-vous , sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez l'icône Modifier disponible dans la barre d'outils au dessus du planning, ou bien utilisez l'option
Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez.
Remarque
Lorsque le RDV correspond à une intervention, les modifications que vous réaliserez seront automatiquement reportées dans la fiche de l'intervention.
Supprimer un rendez-vous
Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris).
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Manuel de référence
Fiche rendez-vous
Dans la fiche rendez-vous, vous disposez des champs suivants :
Objet
Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning au dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).
Détail
Vous pouvez sélectionner les éléments suivants :
Dates de début et fin de rendez-vous
Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.
Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.
Notes
Vous disposez d'une zone de saisie libre pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.
Affectation
Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés et/ou matériels. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms salariés ou matériels concernés, ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés ou Matériels pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
A la validation, les rendez-vous seront automatiquement ajoutés dans le planning des salariés et/ou matériels correspondants.
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EBP Bâtiment Aide
Mise à jour éléments
Assistant de mise à jour des éléments
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour des élements.
Attention
Avant d'effectuer cette opération, il est fortement conseillé d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des éléments à mettre à jour
De l'élément... à
Choisissez, à l'aide de l'icône effectuer une mise à jour.
Du groupe 1 ... au
Choisissez, à l'aide de l'icône
Du groupe 2 ... au
Choisissez, à l'aide de l'icône
De la famille ...à
Sélectionnez, à l'aide de l'icône
, dans la liste des éléments, ceux-sur lesquels vous souhaitez
, les groupes 1 d'éléments concernés par cette mise à jour.
, les groupes 2 des éléments à mettre à jour.
, les familles d'éléments à mettre à jour.
Puis, cochez les différents types d'articles que vous souhaitez mettre à jour.
Choix du type de mise à jour à effectuer
Remarque
La liste des types de mises à jour possibles varie en fonction des types d'articles sélectionnés.
Sélectionnez le type de mise à jour à effectuer : La description de chacune des mises à jour possibles s'affiche au bas de la fenêtre.
Saisie des informations nécessaires
Rappel de la modification choisie
Affiche le libellé de la mise à jour sélectionnée dans l'écran précédent
Valeur
Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer, en montant ou pourcentage en fonction de ce que vous avez choisi.
Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opération de mise à jour.
298
Manuel de référence
Assistant de mise à jour de la bibliothèque
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour de la bibliothèque.
Attention
Avant d'effectuer cette opération, il est fortement conseillé d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des éléments à mettre à jour
Du code élément... au code ...
Choisissez, à l'aide de l'icône , dans la liste des éléments Artiprix, le code de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise à jour.
De la référence... à la référence ...
Choisissez, à l'aide de l'icône , dans la liste des éléments Artiprix, la référence de ceux-sur lesquels vous souhaitez effectuer une mise à jour.
Base
Choisissez, dans la zone des éléments.
, la base pour laquelle vous souhaitez effectuer la mise à jour
Choix de mise à jour sur l'élément
Cochez les différents types d'éléments que vous souhaitez mettre à jour.
Remarque
Lorsque vous choisissez le type d'élément Ouvrage, vous ne pouvez pas choisir un autre type en même temps car la modification de l'ouvrage entraîne un re-calcul au niveau de sa composition.
Choix du type de mise à jour à effectuer
Sélectionnez le type de mise à jour à effectuer : La description de chacune des mises à jour possibles s'affiche au bas de la fenêtre.
Saisie des informations nécessaires
Rappel de la modification choisie
Affiche le libellé de la mise à jour sélectionnée dans l'écran précédent
Valeur
Saisissez la nouvelle valeur que vous souhaitez appliquer en fonction de ce que vous avez choisi.
Cliquez sur Suivant, puis sur le bouton Terminer pour lancer l'opération de mise à jour.
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EBP Bâtiment Aide
Mise à jour des documents
Assistant de mise à jour des devis
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte.
Attention
Avant d'effectuer cette opération, il est fortement conseillé d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton Sauvegardez mon dossier maintenant !
Choix des devis à mettre à jour
Du devis ...au..
Choisissez, à l'aide de l'icône
Etat
, le premier et dernier devis de la liste que vous souhaitez actualiser
Précisez quels types de devis vous souhaitez mettre à jour (En cours, acceptés, A réviser etc...)
Choix de la mise à jour à effectuer
Sélectionnez le type de mise à jour à effectuer. La description de la mise à jour sélectionnée s'affiche au bas de la fenêtre.
Saisie des informations nécessaires
Le rappel de la modification affiche le type de mise à jour sélectionnée dans l'écran précédent.
Cochez ensuite les différents paramètres à mettre à jour : quels types d'articles, si vous souhaitez ou non conserver les prix de vente en cas de variation des déboursés, etc..
Cliquez sur le bouton Suivant , puis Terminer pour lancer la mise à jour des devis.
300
Manuel de référence
Transfert en comptabilité
La fenêtre de transfert en comptabilité se présente comme une boîte d'impression.
Vous disposez d'un onglet Propriétés pour sélectionner les données à transférer et un onglet Aperçu pour contrôler les données qui vont être transférées en comptabilité.
Vous devez sélectionner les paramètres suivants:
Date
Période
Sélectionnez la période des éléments à transférer
Du ..Au...
Précisez, le cas échéant, les dates exactes de début et de fin des éléments à transférer
Pièces à comptabiliser
Ventes
Cochez cette zone si vous souhaitez transférer les écritures de ventes (factures) en comptabilité
Règlements clients
Cochez cette zone pour transférer en comptabilité les remises en banque clients et les règlements sur lesquels un code banque a été saisi.
Achats
Cochez cette zone si vous souhaitez transférer les factures d'achat en comptabilité
Règlements fournisseurs
Cochez cette zone pour transférer en comptabilité les décaissements fournisseurs et les paiements sur lesquels un code banque a été saisi.
Inclure les documents déjà comptabilisés
Oui
Par défaut, les éléments qui ont été transférés en comptabilité sont marqués comme tels et ne sont pas transférés une deuxième fois.
Néanmoins, si vous modifiez des éléments dans votre facturation ou avez besoin de re-transférer les
écritures, il suffit de cocher cette zone.
Attention
Cette option est à utiliser avec précaution, puisque vous pourrez avoir des doublons dans votre logiciel de comptabilité.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour contrôler, avant transfert, les écritures qui seront générées dans votre comptabilité. Cliquez ensuite sur le bouton LANCER LE TRANSFERT afin de générer le fichier sur votre disque dur.
Le logiciel EBP Communication entreprise expert prendra ensuite le relais afin de déterminer le fichier que vous souhaitez exporter.
301
EBP Bâtiment Aide
Statistiques
Les statistiques proposés portent sur vos clients, fournisseurs, éléments, documents et finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique.
Choisissez la statistique souhaitée en cliquant dessus...
Remarque un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
..puis renseignez les zones suivantes :
Catégorie
Sélectionnez la catégorie souhaitée.
Période du..au
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Les ... premiers uniquement
Cette zone s'affiche si vous sélectionnez la catégorie Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de données à afficher dans le résultat des statistiques demandées.
Code
Sélectionnez les codes éléments sur lesquels effectuer les statistiques.
Remarque pour les éléments en sommeil
Les éléments en sommeil n'apparaissent pas dans les statistiques.
Famille
Vous pouvez sélectionner une famille d'éléments.
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et Donnée pour consulter les résultats obtenus.
L'onglet Graphique
Vous disposez d'icônes pour changer les caractéristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icône vous indiquent à quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, Déplacer, Zoom,
Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver.
L'onglet Donnée
Affiche le tableau des données obtenues sur les critères sélectionnés. Vous disposez des icônes Export Excel,
Export HTML, Export XML et Export texte pour générer un fichier avec les données dans l'un des 4 formats proposés.
302
Manuel de référence
Tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Remarque
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du tableau de bord.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Derniers documents de vente
Affiche les 10 derniers documents de vente que vous avez créés dans votre dossier d' EBP Bâtiment.
Devis à relancer
Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validité arrive bientôt à échéance, ou les devis dont la date de validité est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier.
Echéances échues
Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'échéance arrive bientôt à terme ou dont l'échéance est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier.
Derniers documents d'achat
Affiche les 10 derniers documents d'achat que vous avez créés dans votre dossier d'EBP Bâtiment.
Astuce
Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichés dans la liste des derniers documents, la liste des devis à relancer et la liste des échéances échues, une ligne horizontale apparaît pour souligner la ligne en cours de sélection, et vous pouvez double-cliquer, à l'aide de la souris, pour visualiser le document sélectionné.
Statistiques
Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, avoirs etc...
Statistiques d'achat
Affiche les statistiques sur le nombre de demandes de prix, factures, avoirs etc...
Chiffre d'affaires HT
Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'évolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel.
Dans la barre de navigation, vous avez la possibilité d'appeler les fonctions suivantes :
Échéanciers clients,
Documents de vente,
Relances Devis,
Relances Clients.
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