Guide d'utilisation
Les achats
Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique, ou bien en créant une commande manuelle. Pour cela, vous pouvez passer par :
L'option Documents d'achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation
Le menu Traitements- Document d'achat.
La liste des documents d'achats apparaît, et vous pouvez créer une commande en utilisant les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton Ajouter , en choisissant le type de document
Commande.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..
Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez d'une barre d'outils avec des icônes. Par ailleurs, le masque de saisie proposé est entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes)
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.
Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets échéances et lettres -types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une pages à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande.
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EBP Bâtiment Aide
Comment réceptionner mes achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez vous placer sur la liste des documents d'achats, en passant par exemple par le menu
Traitements - Documents d'achats , sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
Sélectionner l'option Transférer dans la barre de navigation
Permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type
Main-d'oeuvre)
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation
Permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs.
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Guide d'utilisation
Comment facturer mes achats ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements -
Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture.
Les factures fournisseurs se composent en trois parties essentielles: l'entête, le corps et le pied de la facture.
Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quel que soit l'onglet de la facture affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
L'entête de facture fournisseur
Cette partie, composée des onglets Entête et Complément, vous permet de renseigner les coordonnées de votre fournisseur, le délai de réception prévu, le dépôt de stock, etc...
Le corps de la facture fournisseur
Saisissez dans l'onglet Corps tous les éléments réceptionnés, à facturer.
Pour vous y aider, vous disposez :
d'un masque de saisie modulable (les colonnes peuvent être déplacées, modifiées au choix...)
D'une barre d'outils spécifique, permettant de faire des COPIER-COLLER, d'insérer des sauts de pages etc...
Vous pouvez faire appel à des éléments issus de la bibliothèque interne ou issus de bibliothèques externes. Les prix d'achat affichés correspondent au prix indiqué dans la fiche élément pour le fournisseur correspondant
(dans l'onglet Fourn.)
Les prix et les quantités indiquées sont modifiables. De même, les frais liés aux achats.
Le pied de la facture fournisseur
L'onglet pied récapitule le coût total de vos frais et affiche le déboursé, les remises et total HT de votre facture.
A cela, vous pouvez ajouter des frais de port HT si nécessaire, et saisir un acompte, qui entrera automatiquement dans la saisie des paiements, au moment de la validation du document.
Les stocks et le PUMP de chaque élément seront aussi mis à jour.
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EBP Bâtiment Aide
Impression des documents d'achat
EBP Bâtiment vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de commandes, bons de réceptions, factures, etc...
Les modèles sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression des documents d'achat peut être activée :
Depuis le bouton déjà enregistré le document)
au bas de la fenêtre de chaque document (à condition que vous ayez
Depuis le menu Impressions - Documents d'achat
Depuis la liste des documents d'achat ( Traitements - documents d'achat) , en sélectionnant votre document dans la liste et en cliquant sur le bouton au bas de la liste.
Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
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Guide d'utilisation
Transférer un document d'achat
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable (sauf quelques champs, comme le modèle d'impression, le numéro d'affaire).
Pour transférer un document d'achat dans un autre type de document, vous devez afficher la liste des documents d'achat, sélectionner le document à transférer, et cliquer sur le bouton Transférer dans la partie
Navigation de la barre de navigation.
Seuls vous sont proposés, les différents types de transfert possibles selon le document sélectionné :
Exemple
Une commande peut être transférée en bon de réception partiel ou global ou en facture; Un bon de réception peut être transféré en bon de retour, facture, ou avoir; Une facture peut être transférée en avoir.
Remarque
Lorsque vous transférez un document dans un autre type de document, le document initial est conservé, mais ne peut plus être modifié.
Dans le corps du nouveau document généré, vous retrouvez un commentaire indiquant de quel document il est issu.
Astuce
Le bouton Regroupement BR à droite de la liste des document d'achat sert :
- soit à regrouper sur une période donnée pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réceptions qui ont été effectués, en une seule facture.
- soit à regrouper les documents, sélectionnés dans la liste des document, en une facture.
Voir avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de réception, reportez vous au chapitre :
Regroupement de bons.
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