EBP Bâtiment Aide
La facture
Comment créer une facture ?
Vous pouvez créer une facture depuis le transfert d'un devis, d'une commande, d'un bon de livraison, ou d'un regroupement de bon de livraison en facture.
Vous pouvez également créer une facture directe. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités :
Cliquer l'option Nouvelle facture dans la partie Favoris de la barre de navigation,
Sélectionner le menu Traitement - Nouvelle facture
Ou encore, sélectionner le menu Traitements - Liste des documents, et utiliser les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER , en choisissant le type de document facture.
Présentation de la facture
La facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la facture et sont visibles quelle que soit l'onglet de la facture affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
Vous pouvez indiquer la date, la date de livraison, et saisir un numéro d'affaire pour le document.
Une fois toutes les échéances réglées, vous avez la possibilité de marquer la facture comme réglée. Pour cela, vous devez sélectionner la case à cocher réglée disponible dans la partie de la facture (sauf en mode saisie plein écran).
L'entête de la facture
Comme pour un devis, vous avez accès à deux onglets : Entête et Complément. Ces deux onglets sont les mêmes que ceux du devis, hormis une zone supplémentaire, pour modifier éventuellement le type d'avancement de la facture : La zone Avancement quantitatif est cochée ou décochée par défaut, en fonction de ce que vous avez choisi dans la partie Divers documents des Options.
Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Corps. C'est à cet endroit que vous allez insérer les éléments qui composent votre facture :
En définissant votre propre masque de saisie de facture.
Remarque
Des colonnes supplémentaires sont à votre disposition (par rapport au devis) pour la saisie de l'avancement des travaux.
En faisant éventuellement appel à des tranches (jusqu'à 6 niveaux de tranches possibles) automatiquement numérotées ..
En insérant des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types..Vous pouvez insérer également des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.
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Guide d'utilisation
Au bas de la fenêtre du corps de la facture, vous avez accès à des données récapitulatives: Un récapitulatif global par taux de TVA, un récapitulatif de TVA pour la facture d'avancement, un récapitulatif de calcul pour chaque ligne de la facture, et un récapitulatif général par type d'élément, faisant apparaître les pourcentages de frais généraux cumulés.
Le pied de facture
Dans la facture, vous avez deux onglets de totalisation de la facture. Les onglets pied, pour la facture globale et l'onglet Avancement pour le pied de la facture de situation.
Vous allez également pouvoir saisir un acompte précédent et un nouvel acompte.
Le montant total de l'éco-contribution de vos élements est également présent.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Métré, Lettres-types et échéances qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour évaluer les quantités nécessaires d'éléments dans votre facture, d'ajouter une lettre de présentation et de fin de facture, et de planifier les échéances de votre client pour le règlement de votre facture (y compris la retenue de garantie si nécessaire).
La gestion du stock peut être effectuée à partir de la facture.
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Les factures de situation
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :
A partir de factures directes.
Par transfert de devis.
Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement des travaux s’effectue depuis la première facture d’avancement que vous créez.
Pour saisir l’avancement des travaux, vous disposez de colonnes supplémentaires, dont : le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée.
Remarque
Le % d'avancement cumulé n'est saisissable que si vous effectuez un avancement de type qualitatif.(voir Divers
Pièces dans les options)
Ces trois colonnes permettent de calculer le montant Net HT de l'avancement, le montant Net HT de l'avancement cumulé, et le montant net HT précédent.
Vous indiquez donc dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant à facturer au client.
Astuce
Dans les deux cas, vous pouvez modifier le montant net HT de l'avancement sur chaque ligne de type tranche, sous-tranche ou ouvrage: Vous pouvez donc fixer ou forcer le montant HT que vous souhaitez facturer à votre client sur la facture d'avancement.
Remarque
Si vous souhaitez réaliser un avancement globale de vos travaux, vous avez la possibilité de saisir un % global d'avancement dans l'onglet avancement du document de situation.
L'onglet Pied récapitule le montant global prévu de la facture totale, et l'onglet avancement, qui sera imprimé avec votre facture d'avancement, affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture.
La gestion du stock peut être effectuée à partir de la facture de situation.
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Guide d'utilisation
Création d'une nouvelle facture d'avancement
Pour créer une nouvelle facture d’avancement, à partir de la facture précédente, vous devez vous placer dans la liste des documents de vente (accessible depuis le menu Traitements - Document de vente ), sélectionner votre première facture d'avancement, et cliquer sur le bouton Avancement dans la partie Navigation de la barre de navigation.
Votre facture de situation reprend automatiquement tout ce qui avait été saisi sur la facture d'avancement précédente. Vous pouvez alors saisir les nouvelles quantités consommées dans les colonnes réservées pour la saisie de l'avancement. Les quantités ou pourcentages doivent être saisis en cumulés.
Remarque
Dans la facture précédente, vous pourrez uniquement modifier les pourcentages et quantités d'avancement :
- Si vous saisissez des quantités ou pourcentages inférieurs à ce qui avait été saisi, les pourcentages et quantités de la facture suivante ne seront pas modifiés, mais le montant net HT de l'avancement en tiendra compte.
- Si vous saisissez des quantités ou pourcentages supérieurs à ce qui avait été saisi, ils seront reportés sur la facture suivante.
Exemple
Vous avez réalisé une première facture d'avancement, dans laquelle vous aviez un ouvrage réalisé à 25%. Dans la nouvelle facture de situation, vous avez encore avancé les travaux, et avez effectué 50% supplémentaires.
Dans la saisie de la facture, vous indiquerez alors un % d'avancement cumulé quantité égal à 75% (par rapport
à ce qui avait été prévu initialement).
L'onglet Pied ne variera pas, et reprendra les montant prévus de la facture totale.
L'onglet Avancement affichera les montants à facturer en fonction de ce que vous avez modifié dans les colonnes de saisie de l'avancement. Vous retrouverez également :
Le % d'avancement global,
les montants des situations précédentes,
le n° de situation : Il correspond au nombre d'avancements réalisés.
Remarque
Un message demande la confirmation d'appliquer le % d'avancement global à toutes les lignes du document.
- Si l'avancement est Qualitatif, les 2 colonnes "% avancement cumulé" et " % avancement cumulé quantité" sont mises à jour
- Si l'avancement est Quantitatif, la colonne modifiable est mise à jour et l'autre colonne sera reprise automatiquement.
Pour effectuer une nouvelle facture de situation, suivez exactement les étapes décrites ci-dessus en sélectionnant à chaque fois dans la liste des documents de vente, la dernière facture de situation que vous avez réalisée.
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Transfert de facture
Vous pouvez, si besoin est, transférer votre facture en document de type avoir.
Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document.
L' avoir se présente exactement de la même façon que la facture. Les quantités restent en positif. (Le stock est incrémenté si vous gérez votre stock sur la facture). Les échéances à régler (onglet Echéances) seront par contre en négatif.
Attention
La facture de situation ne peut être transférée en avoir. Vous pouvez par contre, la supprimer, et la recréer.
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Guide d'utilisation
Impression de la facture
EBP Bâtiment vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de facture : avec ou sans sous-détail, avec ou sans lettre d'entête et de pied, etc..
Les modèles de facture sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression de la facture peut être activée :
Depuis le bouton enregistré votre facture) au bas de la fenêtre de la facture (à condition que vous ayez déjà
Par le menu Impressions - Documents de vente - Factures
Dans la fenêtre des documents de vente ( Traitements - documents de vente ), en sélectionnant votre facture dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton liste des documents.
au bas de la
Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
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