Guide d'utilisation
Le devis
Comment rédiger le devis ?
Pour créer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :
L'option Nouveau Devis dans la partie Favoris de la barre de navigation.
Le menu Traitements- Nouveau Devis .
ou encore, sélectionner le menu Traitements - Documents de vente, et utiliser les touches [CTRL]
+ [Inser] de votre clavier ou bien cliquer sur le bouton AJOUTER , en choisissant le type de document Devis .
Présentation du document
Le devis se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied du devis. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute du devis et sont visibles quelle que soit l'onglet du devis affiché à l'écran. (sauf en mode saisie plein écran)
Vous pouvez indiquer l'état, la date et, la date de livraison, et saisir un numéro d'affaire
L'entête du devis
pour le document.
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, le représentant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc..
Attention
Les champs code postal, ville, code pays et pays de l'adresse de facturation sont obligatoires pour l’enregistrement d’un client ou d'un prospect.
Le corps du devis
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Corps. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 40 colonnes sont disponibles.
En vous aidant des icônes de la barre d'outils du document : Vous pourrez éventuellement faire appel
à des tranches (jusqu'à 6 niveaux de tranches possibles) (seul 2 niveaux de tranches possibles) automatiquement numérotées (au choix)..
En insérant des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types..Vous pouvez insérer également des options ou variantes... et modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran.
Au bas de la fenêtre du corps du devis, vous avez accès à des données récapitulatives : Un récapitulatif par taux de TVA, un récapitulatif de calcul pour chaque ligne du devis, et un récapitulatif général par type d'élément, faisant apparaître les pourcentages de frais généraux cumulés.
Le pied du devis
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant
éventuellement une actualisation (majoration ou remise), et/ou en ajoutant des postes complémentaires (frais de chantier, ou frais annexes..). Vous pourrez également retrouver des informations sur le poids et le volume total, et le récapitulatif global de votre déboursé et prix de vente. Le montant total de l'éco-contribution de vos
élements est également présent.
29
EBP Bâtiment Aide
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Métré, et lettres -types qui vous permettent respectivement d'effectuer des calculs pour évaluer les quantités nécessaires d'éléments dans votre devis, et d'ajouter une lettre de présentation et de fin de devis qui sera imprimée en même temps que votre devis,
éventuellement sur des pages à part, pour votre client.
30
Guide d'utilisation
Impression du devis
EBP Bâtiment vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions du devis : le devis avec ou sans sous-détail, le devis avec ou sans lettre d'entête et de pied, le déboursé, etc..
Les modèles de devis sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression du devis peut être activée :
Depuis le bouton enregistré votre devis)
au bas de la fenêtre du devis (à condition que vous ayez déjà
Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis
Dans la fenêtre des documents de vente (Traitements - documents de vente) , en sélectionnant votre devis dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton des documents.
au bas de la liste
Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression.
31
EBP Bâtiment Aide
Dupliquer un document de vente
Tous les documents de ventes (sauf les factures et avoirs d'acompte) peuvent être dupliqués. C'est comme si vous recopiez l'intégralité d'un de vos documents dans un autre, en changeant éventuellement la date et le nom du client.
Vous pourrez bien-entendu, ajouter, modifier ou supprimer des éléments dans chaque partie du nouveau
document généré.
Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Documents de vente , sélectionner le
document source, et cliquer sur le bouton au bas de la liste des documents.
Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le code du client , le type de document et la date du document à créer. Cochez la zone Mise à jour des coordonnées client dans le cas où vous gardez le même client que le document source, et vous avez actualisé ses coordonnées dans sa fiche.
Astuce
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, ou le même type de travaux, vous pouvez créer des
"document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client. Le corps de votre nouveau document sera alors automatiquement saisi.
Pour chaque type de document, vous pouvez choisir le document que vous souhaitez réaliser :
un Devis peut être copié en Devis, Commande, Facture,
une Commande peut être copiée en Devis, Commande, Facture,
un Bon de livraison peut être copié en Bon de livraison,
un Bon de retour peut être copié en Bon de retour,
une Facture peut être copiée en Devis, Commande, Facture,
un Avoir peut être copié en Devis, Commande, Facture, Avoir.
Remarque
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être copiés.
32
Guide d'utilisation
Transférer un devis...en commande, bon de livraison ou facture
Vous pouvez transférer votre devis en commande, en bon de livraison ou en facture.
Remarque
Le devis transféré ne sera plus modifiable et son état sera marqué comme "accepté".
Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document.
Le transfert de devis en bon de livraison
Le bon de livraison est un document qui ne reprend que les éléments de type fourniture, matériel et divers.
Par conséquent, si vous avez de la main d'oeuvre dans votre devis, vous devez d'abord transférer votre devis en commande. (La commande permettra à la fois d'effectuer des bl et d'être transférée pour facturer la maind'oeuvre).
Un commentaire en début de corps vous indique de quel document est issu le bon de livraison.
Le bon de livraison pourra être transféré en bon de retour, ou en facture.
Astuce
Le bouton Regroupement à droite de la liste des document de vente sert :
- soit à regrouper sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les bons de livraisons qui ont été effectués, en une seule facture.
- soit à regrouper les documents, sélectionnés dans la liste des documents, en une facture.
Pour avoir plus d'informations sur le regroupement des bons de livraison, reportez vous au chapitre :
Regroupement de bons.
La gestion du stock peut être effectuée à partir du bon de livraison.
Le transfert de devis en commande et en facture
La commande client et la facture se présentent exactement comme le devis, avec un commentaire supplémentaire en début du corps, vous indiquant de quel devis est issu le document.
Remarque
Depuis la commande client, vous allez pouvoir effectuer des livraisons partielles (bouton Livrer), et générer un ou plusieurs bons de livraisons. La commande pourra ensuite être transférée en facture : Vous facturerez alors votre main d'oeuvre et choisirez si vous souhaitez facturer ou non les quantités non livrées.
La facture, quant à elle, pourra être transférée en avoir.
33
EBP Bâtiment Aide
Comment relancer les devis..
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier.
EBP Bâtiment vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à
échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez les critères et le modèle que vous souhaitez.
34
Guide d'utilisation
Comment envoyer un devis par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
35
