Configurer Phone Manager. Avaya IP Office 4.2
6. Configurer Phone Manager
6.1 Modifier les paramètres de Phone Manager
Les fenêtres Configurer les préférences sont utilisées pour modifier vos paramètres personnels. Les onglets de préférences disponibles dépendent de la version de Phone Manager que vous utilisez.
· Toutes les options ne peuvent pas être configurèes par tous les utilisateurs. Il se peut que certaines ne soient pas disponibles. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Les onglets de préférences disponibles pour tous les utilisateurs de toutes les versions sont :
·
Renvoi. Pour plus d'informations, consultez Définir vos options de renvoi
106 .
·
Ne pas déranger. Pour plus d'informations, consultez
104
.
·
Messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez
Configurer les options de la messagerie vocale
120
.
·
Téléphone. Pour plus d'informations, consultez Sélectionner les commandes du téléphone
119
.
·
Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
113
.
·
ID de parcage. Pour plus d'informations, consultez
Créer des emplacements de parcage personnels
112
.
·
Touches de raccourci. Pour plus d'informations, consultez
Modifier les touches de raccourci
116
.
·
Messagerie instantanée. Pour plus d'informations, consultez
Activer la messagerie instantanée
111
.
Les onglets de préférences supplémentaires pour les utilisateurs de Phone Manager Pro sont :
·
Mode Compact. Pour plus d'informations, consultez Afficher Phone Manager en mode Compact
102
.
·
Réglage date et heure. Pour plus d'informations, consultez
Modifier les paramètres de date
103
.
·
Type d'affichage horaire. Pour plus d'informations, consultez
101
.
·
ID de file d'attente. Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les files d'attente à surveiller
115
.
·
Portier Pour plus d'informations, consultez
Activer les boutons du portier
105
.
·
Mode Agent. Pour plus d'informations, consultez
99
.
·
Fenêtre contextuelle. Pour plus d'informations, consultez
Configurer la fenêtre contextuelle
117
.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.1 Configurer le mode Agent
Les paramètres du mode Agent ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
Les préférences du mode Agent contrôlent le fonctionnement de Phone Manager lorsque le fonctionnement en mode agent est utilisé. Si la case Mode Agent est cochée, vous êtes en mode Agent. Lorsque le mode Agent est activé, plusieurs icônes supplémentaires figurent dans la barre d'outils Phone Manager. Pour de plus amples informations, consultez
129
.
La liste contient les groupes dont vous êtes membre. Les groupes cochés sont ceux pour lesquels vous recevez des appels lorsque les états Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs sur votre poste.
Les groupes non cochés sont ceux dont vous n'êtes pas membre actuellement.
·
Si les options du mode Agent ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Pour configurer les paramètres du mode Agent :
1.
Cliquez sur > Mode Agent.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Mode Agent. La fenêtre Mode Agent s'affiche.
2.
Cochez ou décochez les options requises.
·
Sélectionner tout - Ceci sélectionne tous les groupes de la liste.
·
Effacer tout - Ceci vous efface de tous les groupes de la liste.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Remarques :
·
Si vous utilisez une touche ou une fonction de groupe de votre téléphone pour entrer dans un groupe et en sortir, l'entrée ou la sortie sera appliquée à tous les groupes dont vous êtes membre et non uniquement aux groupes sélectionnés dans l'onglet Mode Agent.
·
En mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 'appeler'.
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6.1.2 Modifier les paramètres Codec audio
Les paramètres USB sont uniquement disponibles pour les utilisateurs de Softphone PC de Phone Manager et de postes
VoIP.
En mode VOIP de Phone Manager, Phone Manager utilise l'un des codec audio standard pour les communications. La sélection du codec vous permet de spécifier une liste d'ordre de préférence qui est utilisée pour établir une connexion
VOIP. C'est-à-dire que si il n'est pas possible de se connecter à l'aide du premier codec de la liste, ni avec un codec fourni par l'extrémité distante, Phone Manager tente de se connecter avec le second codec de la liste.
Pour modifier les paramètres Codec audio :
1.
Cliquez sur > Codec Audio ou sur Afficher > Préférences > Codec Audio. La fenêtre Codec audio s'affiche.
2.
Sélectionnez l'ordre de préférence des codec audio pour les communications VoIP.
·
Utilisez & pour sélectionner le codec audio requis.
3.
(Facultatif) Si vous utilisez une connexion à faible largeur de bande, par exemple un modem d'accès à distance), le fait d'augmenter les trames par paquet à 2 peut améliorer la qualité des communications VoIP. Cela n'est cependant pas garanti. Si vous n'utilisez pas une connexion à faible largeur de bande, il est recommandé d'utiliser la valeur par défaut de 1.
4.
(Facultatif) Si vous possédez plusieurs connexions IP, sélectionnez Confirmer l'adresse IP VoIP. On vous demande de sélectionner l'adresse IP pour les communications VoIP.
5.
(Facultatif) Sélectionnez Activer FastStart pour fournir une sonnerie à l'appelant. Si cette option n'est pas activée, l'appelant n'entend pas de sonnerie, mais l'appel est connecté plus rapidement.
6.
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
7.
Fermez Phone Manager. Lorsque vous redémarrez Phone Manager la fois suivante, les options sélectionnées seront actives.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.3 Modifier le format d'affichage horaire
Les paramètres de l'affichage horaire ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
Vous pouvez personnaliser l'heure indiquée dans le panneau Historique des appels de Phone Manager. Des formats peuvent être spécifiés pour modifier la présentation de tous les appels répertoriés dans le panneau Historique des appels.
Une représentation visuelle de l'heure est visible dans la partie inférieure gauche de l'onglet Type d'affichage horaire.
Pour modifier les paramètres horaires :
1.
Cliquez sur > Type d'affichage horaire.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Type d'affichage horaire. La fenêtre Type d'affichage horaire s'affiche.
2.
Sélectionnez Horloge 12 heures ou Horloge 24 heures.
3.
Sélectionnez le Format horaire. Les options dans cette liste déroulante varient en fonction du format horaire (12/24 heures) et du séparateur horaire sélectionné (: / - .).
4.
Sélectionnez le Séparateur horaire.
5.
Après avoir fait votre choix, vous pouvez consulter un exemple dans la partie inférieure gauche de l'onglet Type
d'affichage horaire.
6.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le panneau Historique des appels de Phone Manager met à jour tous les appels répertoriés.
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6.1.4 Afficher Phone Manager en mode Compact
Les paramètres du mode Compact ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
130
.
·
Si les options du mode Compact ne sont pas disponibles, contactez votre administrateur système.
Pour configurer le mode Compact :
1.
Cliquez sur > Mode Compact.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Mode Compact. La fenêtre Configuration du mode
Compact s'affiche.
2.
(Facultatif) Démarrer en mode Compact - Cochez cette case pour démarrer Phone Manager en mode Compact par défaut.
3.
(Facultatif) Rester en mode Compact lors de la réception d'un appel - Cochez cette case pour permettre à
Phone Manager de rester en mode Compact lors de la réception d'un appel. Si cette option n'est pas cochée lorsqu'un appel est reçu, Phone Manager revient en mode Phone Manager plein écran.
4.
(Facultatif) Rester en mode Compact après un appel sortant - Cochez cette case pour permettre à Phone
Manager de rester en mode Compact lorsque vous effectuez un appel.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.5 Modifier les paramètres de date
Les paramètres de date et heure ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
La date indiquée dans le panneau Historique des appels de Phone Manager peut être personnalisée. Vous pouvez spécifier le format par défaut de Windows pour votre système d'exploitation et la région ou choisir un format de date personnalisé.
·
Format par défaut de Windows
Phone Manager obtient le format de la date du système d'exploitation de votre ordinateur, si cette case est cochée.
Pour modifier les paramètres de date :
1.
Cliquez sur > Paramètre Date & Heure ou cliquez sur Afficher > Préférences > Paramètre Date & Heure. La fenêtre Paramètres de date et heure s'affiche.
2.
Cochez la case Personnaliser les formats de date pour configurer votre format de date.
3.
Dans le champ Formats de date, cliquez sur le type de format dans lequel vous voulez que la date s'affiche.
4.
Dans le champ Séparateur de date, cliquez sur le type de séparateur à utiliser entre les dénominations de date.
Une fois votre sélection effectuée, vous pouvez voir un exemple en bas à gauche de la fenêtre.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. Le panneau Historique des appels de Phone Manager met à jour tous les appels répertoriés.
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6.1.6 Définir Ne pas déranger
Si la fonction Ne pas déranger (NPD) est activée, le système téléphonique pense que votre poste est occupé. Vous pouvez parfois vouloir recevoir des appels d'utilisateurs spécifiques. Pour recevoir des appels, le numéro de téléphone de l'utilisateur doit être ajouté à la liste d'exception à Ne pas déranger.
Le numéro d'exception NPD peut être un poste interne ou un poste externe. Si vous souhaitez que plusieurs numéros puissent contourner votre écran NPD, vous pouvez saisir chaque numéro séparément ou utiliser les variables "N" ou "X" dans le numéro. Par exemple, pour autoriser tous les numéros compris entre 01923699000 et 01923699099, le numéro d'exception NPD peut être saisi comme suit : 019236990XX ou 019236990N.
·
Si les options NPD ne sont pas disponibles, contactez votre administrateur système.
Pour définir NPD :
1.
Cliquez sur > Ne pas déranger.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Ne pas déranger. La fenêtre Ne pas déranger s'affiche.
2.
Pour activer NPD, cochez Ne pas déranger.
3.
(Facultatif). Pour recevoir des appels d'un poste spécifique :
·
Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro d'exception à NPD.
·
Cliquez sur Ajouter. Le numéro de poste est ajouté à la liste d'exception à NPD.
4.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Remarque
·
Tout numéro de poste de la liste d'exception à NPD peut être supprimé. Sélectionnez le numéro de poste à supprimer et cliquez sur Supprimer. Le numéro de poste sélectionné est supprimé de la liste.
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.7 Activer les boutons de portier
Les paramètres du portier ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
Les noms des portes doivent être saisis avant de pouvoir utiliser Phone Manager Pro pour contrôler une porte. Lorsque les noms ont été saisis, vous pouvez contrôler la porte à l'aide de Phone Manager. Vous pouvez libérer une porte à l'aide
37
.
Pour saisir les noms des portes :
1.
Cliquez sur > Portier.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Portier. La fenêtre Portier s'affiche. Le champ Code de la porte contient le numéro du relais de la porte à activer, soit 1 ou 2. Les codes de portes ne peuvent pas être modifiés.
2.
Dans le champ Nom de la porte, saisissez le nom qui apparaîtra sur le bouton de la porte. Par exemple, la porte pour la Baie de chargement peut être saisie comme "Baie de chargement".
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications. L'onglet Porte est disponible dans le panneau Historique des appels avec des boutons de porte libellés avec les noms de portes que vous avez saisis.
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6.1.8 Définir vos options de renvoi
Les appels de votre poste peuvent être redirigés vers un autre numéro de téléphone, qu'il soit interne ou externe. Vous pouvez saisir le numéro de téléphone de destination et sélectionner si tous les appels sont redirigés ou seulement les appels externes.
Vous pouvez définir un
110
qui renverra tous les appels internes ou externes vers un numéro de téléphone externe. L'appel sonnera sur votre poste et sur le numéro externe spécifié. Si vous ne répondez pas à l'appel sur un des deux téléphones, l'appelant peut laisser un message lorsqu'il est transféré vers la messagerie vocale.
Les types de renvoi pouvant être sélectionnés sont :
·
106
.
·
107
.
·
108
.
·
108
.
Renvoi temporaire
Lorsque cette option est sélectionnée, TOUS vos appels sont renvoyés au numéro de poste "Renvoi temporaire" saisi.
Ceci est utilisé pour renvoyer les appels temporairement lorsque vous n'êtes pas à votre poste, mais que vous êtes disponible sur un autre poste. Vous pouvez saisir un numéro de poste interne comme destination de Renvoi temporaire.
·
Des appels peuvent être effectués de votre poste d'origine. Les seuls appels pouvant être reçus sur votre poste d'origine sont les appels effectués à partir du poste de destination du Renvoi temporaire.
·
Tout numéro abrégé associé à votre numéro de poste d'origine n'indique pas que les appels sont renvoyés vers un autre numéro.
· Si le poste de destination du Renvoi temporaire est occupé ou ne répond pas, l'appel est transféré sur votre messagerie vocale.
·
Si vous avez défini un message d'absence, le texte est affiché pour les appelants. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre message d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence.
Si vous avez sélectionné des options de renvoi, le comportement du Renvoi temporaire peut changer.
Options de renvoi sélectionnées
Renvoi inconditionnel
Comportement du Renvoi temporaire
Ce paramètre est ignoré lorsque le Renvoi temporaire est sélectionné.
Renvoi sur occupation Si le poste de destination du Renvoi temporaire est occupé, l'appel est renvoyé sur votre destination Renvoi sur occupation. S'il n'y a pas de réponse sur le poste Renvoi sur occupation, l'appel est alors transféré sur votre messagerie vocale, si elle est disponible.
Renvoi sur non réponse Si le poste de destination du Renvoi temporaire ne répond pas, le paramètre
Renvoi sur non réponse est ignoré et l'appel est transféré sur votre messagerie vocale, si elle est disponible.
·
Remarque Si une option est sélectionnée, mais qu'aucune destination n'est saisie, cette option est ignorée.
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
Par exemple, Anne Webb (poste 206) redirige tous ses appels sur le poste 207 à l'aide du Renvoi temporaire. Anne reçoit un appel entrant.
Scénario
Le poste 207 est occupé.
Options Renvoi sur occupation/non réponse sélectionnées
Aucun option de renvoi sélectionnée
L'appelant est transféré vers le numéro de Renvoi sur occupation spécifié par
Anne.
L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'Anne.
Le poste 207 ne répond pas.
L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'Anne.
L'appelant est transféré à la messagerie vocale d'Anne.
Renvoi inconditionnel
Si le Renvoi inconditionnel est sélectionné et si un numéro de destination est saisi, TOUS vos appels peuvent être redirigés. La destination peut être un numéro de poste ou, si activé, un numéro externe. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
· L'option Renvoi inconditionnel est ignorée lorsque l'option Renvoi temporaire est sélectionnée.
·
Si l'option Renvoi des appels de groupe de recherche de ligne est sélectionnée, elle s'applique uniquement aux groupes de recherche de ligne qui sont configurés pour le mode de sonnerie séquentiel ou de rotation. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
·
Les options "Renvoi sur occupation" et "Renvoi sur non réponse" ne sont pas disponibles.
·
Vous pouvez toujours effectuer des appels sortants à partir de votre poste. Les seuls appels que vous pouvez recevoir lorsque tous vos appels sont redirigés sont les appels provenant du numéro de destination du Renvoi inconditionnel.
·
Si vous avez défini un message d'absence, le texte est affiché pour les appelants. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre message d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence.
Renvoi inconditionnel
Renvoi des appels groupe
Renvoyer les appels internes
Comportement de l'appel
Tous les appels sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel.
Les appels externes et les appels de groupe de recherche de ligne reçus sur votre poste sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Les appels internes sont présentés à votre poste.
Les appels externes sont redirigés vers le numéro de destination du Renvoi inconditionnel. Les appels internes, y compris tout appel de groupe de recherche de ligne, sont présentés à votre poste.
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Renvoi sur occupation/non réponse
Lorsque cette option est sélectionnée, vos appels sont redirigés vers le numéro saisi dans le champ Renvoi sur occupation/non réponse. Le même numéro est utilisé pour les appels renvoyés lorsque votre poste est occupé ou ne répond pas.
·
Si l'une des options Renvoi sur occupation ou Renvoi sur non réponse est sélectionnée et qu'aucun numéro de renvoi n'est saisi, les appels sont renvoyés au numéro défini dans la section Renvoi inconditionnel.
·
La première fois que Renvoi sur non réponse est sélectionné, l'option Renvoi des appels internes est automatiquement sélectionnée. Si les options Renvoi des appels internes et Renvoi sur non réponse sont désélectionnées, la prochaine fois que Renvoi sur non réponse est sélectionnée, l'option Renvoi des appels internes ne sera pas automatiquement sélectionnée.
·
Si vous avez défini un message d'absence, le texte s'affiche pour les appelants lorsque l'option Renvoi sur non réponse est sélectionnée. Si le Texte d'absence est activé au poste de destination, il ne sera pas affiché car votre texte d'absence est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence.
·
Si vous avez défini un message d'absence, le texte s'affiche pour les appelants lorsque l'option Renvoi sur occupation est sélectionnée. Si le texte d'absence est activé au poste de destination, votre texte d'abscence ne sera pas affiché.
Le texte d'absence du poste de destination est prioritaire. Pour plus d'informations, consultez Définir un message d'absence.
Renvoi sur occupation
Renvoi sur non réponse
Renvoyer les appels internes
Comportement de l'appel
Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste est occupé. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible.
Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste est occupé.
Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible.
Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas.
Les appels externes sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas ou qu'il est occupé. Les appels internes sont transférés sur votre messagerie vocale, si elle est disponible.
Tous les appels (internes et externes) sont renvoyés vers le numéro spécifié lorsque votre poste ne répond pas ou qu'il est occupé.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
Pour configurer les options de renvoi :
1.
Cliquez sur > Renvoi ou sur Afficher > Préférences > Renvoi. La fenêtre Renvoi s'affiche.
2.
Saisissez les numéros de téléphone de destination dans les champs appropriés. Les numéros disponibles peuvent
être sélectionnés dans votre liste de répertoires.
· Cliquez avec le bouton droit sur un champ de numéro. La fenêtre Numéro de renvoi / renvoi temporaire s'affiche.
·
Sélectionnez le numéro de téléphone requis dans la liste.
·
Cliquez sur Ajouter.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Remarques :
·
Si un numéro de Renvoi temporaire vers est saisi et qu'il ne figure pas dans la liste de répertoire, un point d'exclamation rouge s'affiche en fin de champ. La fonction Renvoi temporaire ne prend en charge que les numéros internes. Sélectionnez un numéro interne en cliquant avec le bouton droit dans le champ Numéro de renvoi temporaire vers afin d'ouvrir la fenêtre Numéro de renvoi / renvoi temporaire. Sélectionnez le numéro de téléphone requis dans la liste.
·
Pour les utilisateurs d'affichage d'appels le "Renvoi sur occupation" est uniquement utilisé lorsque vos boutons d'affichage d'appels sont occupés.
·
Certaines options de renvoi nécessite une configuration au sein d'IP Office Manager, comme par exemple, pour qu'un utilisateur puisse définir un numéro externe. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Pairage mobile
Si le pairage est activé dans Manager d'IP Office, l'utilisateur de Phone Manager peut envoyer des appels internes et externes vers un numéro externe, par exemple, leur téléphone portable. Les téléphones internes et externes sonnent lorsqu'un appel est reçu. L'appel peut être pris à partir des deux téléphones. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Remarques :
· La fonction Pairage mobile nécessite une licence.
·
Si vous utilisez des codes affaires, vous ne pouvez pas saisir un code affaire lorsque vous répondez à un appel sur le téléphone externe.
·
Si la fonction Ne pas déranger (NPD) est sélectionnée, tous les appelants de votre poste interne entendent une tonalité d'occupation. Votre téléphone externe ne sonnera pas. Si un appelant est saisi dans la liste d'exception à
NPD, seul votre téléphone interne sonne.
·
Si vous avez sélectionné l'une des options de renvoi, le téléphone externe et le téléphone sur lequel les appels sont redirigés sonnent.
·
Si vous avez sélectionné l'option Renvoi temporaire, seul le téléphone sur lequel vos appels sont redirigés sonne. Le numéro de téléphone externe ne sonnera pas.
Pour définir un pairage mobile :
1.
Cliquez sur > Renvoi ou sur Afficher > Préférences > Renvoi. La fenêtre de renvoi s'affiche.
2.
Sélectionnez Pairage mobile.
3.
Dans le champ Pairage mobile, saisissez le numéro de téléphone que vous voulez "pairer" avec votre poste. Les numéros de téléphone doivent être saisis sans espaces.
4.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.9 Activer la Messagerie instantanée
Phone Manager offre la prise en charge de la messagerie instantanée avec le serveur LCS (Microsoft Live Communication
Server). La messagerie instantanée peut être utilisée entre des contacts internes via le serveur LCS de Microsoft. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Lorsque la messagerie instantanée est activée, vous pouvez envoyer un message instantané à l'aide de l'icône de numérotation abrégée.
Pour activer la messagerie instantanée :
1.
Cliquez sur > Messagerie instantanée.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie instantanée. La fenêtre Messagerie instantanée s'affiche.
2.
Pour activer la messagerie instantanée, cochez la case Activer la prise en charge de la messagerie instantanée.
Si vous disposez de la connexion à Microsoft Live Communication Server, vous devrez cocher cette case pour que d'autres utilisateurs vous ajoutent comme utilisateur de la messagerie instantanée.
3.
Dans le champ Serveur, saisissez le nom du serveur LCS de Microsoft.
4.
Dans le champ nom d'utilisateur, saisissez votre compte de courrier électronique comme il est configuré dans le serveur LCS de Microsoft. Par exemple, [email protected].
5.
Dans le champ Protocole, cliquez sur le type de protocole utilisé pour vous connecter au serveur LCS de Microsoft.
Vous pouvez choisir entre TCP, UDP et TLS.
6.
Dans le champ Mot de passe, saisissez le mot de passe associé avec votre profil de messagerie instantanée.
7.
(Facultatif) Pour que Phone Manager se souvienne de votre mot de passe, cochez l'option Mot de passe. Vous n'avez pas à saisir à nouveau votre mot de passe si cette case est cochée.
8.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
6.1.10 Créer des emplacements de parcage personnels
Par défaut, chaque bouton de parcage de la zone de parcage des appels est configuré pour les quatre zones de parcage du système, pour qu'un appel parqué puisse être pris depuis n'importe quel poste. Pour plus d'informations, consultez
46
.
Vous pouvez créer une zone de parcage personnelle ou de groupe dans laquelle un appel peut uniquement être pris par un utilisateur qui connaît l'ID de parcage. Par exemple, un bouton de parcage peut avoir l'ID 55. Les autres utilisateurs de Phone Manager qui veulent intercepter un appel parqué dans cette zone de parcage peuvent configurer l'une de leurs propres ID sur 55 ou utiliser un code de fonction. Par exemple, le code de fonction *38*55# peut être utilisé. Pour plus d'informations sur les codes de fonction, consultez votre administrateur système.
Vous pouvez également créer un emplacement de parcage privé à l'aide d'un texte dans une ID de parcage. Les autres utilisateurs de Phone Manager ne peuvent pas intercepter l'appel à l'aide d'un code de fonction.
Pour créer un emplacement de parcage personnel :
1.
Cliquez sur > ID de parcage.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > ID de parcage. La fenêtre ID de parcage s'affiche.
2.
Dans un champ d'emplacement de parcage, saisissez une ID de parcage. Une ID de parcage peut contenir 9 caractères numériques ou de texte maximum. Si l'ID contient du texte, les autres utilisateurs de Phone Manager ne peuvent pas intercepter l'appel à l'aide d'un code de fonction.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.11 Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
Vous pouvez contrôler les fonctions de Phone Manager en définissant vos préférences. Toutes les options ne peuvent pas
être configurées par tous les utilisateurs. Il se peut que certaines ne soient pas disponibles. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Certains champs ne sont pas disponibles avec Phone Manager Lite. Le tableau décrit les fonctions et indique dans quelle version de Phone Manager ils sont disponibles.
Option Lite Pro
Afficher Phone
Manager
Masquer à la fermeture
Messages sonores
Masquer en absence d'appels
Afficher lors de la réponse
Afficher appel de recherche
Activer Voix sur IP
PC
Softphone
Description
Lorsqu'un appel entrant est reçu ou pris, l'application Phone
Manager s'affiche automatiquement et devient l'application de premier plan.
Phone Manager est réduit dans la barre des tâches Windows lorsque vous fermez l'application. Pour en savoir plus, reportez-vous à
Installation du logiciel Phone Manager
137
.
Les appels entrants sont indiqués par un signal sonore.
Phone Manager Pro est automatiquement réduit lorsque vous n'êtes pas en ligne.
Phone Manager Pro ne s'affiche que lorsqu'un appel entrant est pris.
Phone Manager s'affiche lorsque vous recevez un appel de recherche.
Si le Nom d'utilisateur que vous avez associé à Phone Manager est un poste VoIP, vous devez sélectionner cette option.
Afficher l'onglet Tous dans le panneau Historique des appels.
Afficher l'onglet Entrant dans le panneau Historique des appels.
Afficher tout
Afficher les appels entrants
Afficher les appels sortants
Afficher les appels en absence
Afficher les messages
Afficher l'état
Afficher l'onglet Sortant dans le panneau Historique des appels.
Afficher l'onglet En absence dans le panneau Historique des appels.
Afficher l'onglet Messages dans le panneau Historique des appels.
Détermine si le panneau État s'affiche lorsque vous répondez à un appel.
Affiche le code affaire disponible.
Afficher les codes affaires
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Pour modifier les options de Phone Manager :
1.
Cliquez sur > Phone Manager.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Phone Manager. La fenêtre Phone Manager s'affiche.
2.
Sélectionnez les options requises et effacez les options non requises.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.12 Sélectionner les files d'attentes à surveiller
Les paramètres d'ID de file d'attente ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
Vous pouvez sélectionner deux groupes de recherche de ligne maximum. Vous pouvez ensuite surveiller le nombre d'appels placés dans chaque file d'attente. Le groupe de recherche de ligne doit déjà exister sur le système et doit avoir
Files d'attente activé. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système. Chaque liste déroulante vous donne une liste de groupes de recherche de ligne valides.
Lorsque les groupes de recherche de ligne sont sélectionnés, l'onglet File d'attente est disponible dans la zone Historique des appels. Dans l'onglet File d'attente, les contrôleurs indiquent le nombre d'appels actuellement en file d'attente pour les groupes de recherche de ligne spécifiés. Chaque appel placé dans une file d'attente est indiqué par une case bleue. Si le pointeur de la souris est déplacé sur un contrôleur de file d'attente, le nombre d'appels dans la file est indiqué. Pour plus d'informations, consultez
Travailler avec des files d'attente
48
.
Pour sélectionner les files d'attente à contrôler :
1.
Cliquez sur > ID de la file d'attente.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > ID de la file d'attente. La fenêtre ID de la file d'attente s'affiche.
2.
Dans le champ File d'attente 1, cliquez sur le nom du groupe de recherche de ligne à surveiller.
3.
(Facultatif) Dans le champ File d'attente 2, cliquez sur le nom du groupe de recherche de ligne à surveiller.
4.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Phone Manager
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6.1.13 Modifier les touches de raccourci
136 .
Pour ouvrir les Préférences des touches de raccourci :
1.
Cliquez sur > Touches de raccourci.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Touches de raccourci. La fenêtre Touches de raccourci s'affiche.
2.
Cliquez sur la commande que vous souhaitez modifier.
3.
Sélectionnez la touche de raccourci dans la liste déroulante Choisir nouveau raccourci.
4.
Cliquez sur Affecter.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.14 Configurer la fenêtre contextuelle
Les paramètres de la fenêtre contextuelle ne sont disponibles que dans Phone Manager Pro.
La fenêtre contextuelle est utilisée pour activer l'intégration aux packs de gestion des contacts afin que Phone Manager puisse afficher les détails des contacts dans des fenêtres contextuelles. Les options de fenêtre contextuelle sont seulement disponibles lorsque les packs de gestion du contenu sont installés et détectés par Phone Manager.
Remarques :
·
La base de données ACT!, Goldmine ou Maximizer doit être ouverte sur votre bureau. L'enregistrement de l'appelant s'affiche lors de la réception de l'appel.
·
Si les options de la fenêtre contextuelle ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres.
Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Les packs de gestion du contenu ayant été testés sont :
·
ACT! 6.0
·
Goldmine 6.0 et 6.7
· Maximizer 7.5 Enterprise
·
Microsoft Outlook (2000, 2003 et XP).
Veuillez noter que si l’option d’affichage d’une fenêtre contextuelle en cas d’appel est activée, Phone Manager Pro n’ affichera la fenêtre que pour le premier appel. Si un autre appel survient pendant que le premier sonne encore ou a été pris, Phone Manager n’affiche pas d’autre fenêtre contextuelle pour cet appel ultérieur tant que le premier n’a pas été terminé ou mis en attente/parqué.
Veuillez noter également que lorsque la fenêtre contextuelle s’affiche pour ce second appel, suivant l’application utilisée, les données de cet appel risquent d’écraser celles du premier. Par conséquent, avec certaines applications, vous ne devez pas déconnecter le premier appel avant d’avoir fini de saisir ses données d’appel manuelles éventuelles dans l’application.
Une fois que vous aurez fait cela seulement, vous pouvez mettre fin à l’appel pour laisser l’appel suivant s’afficher avec des données d’appel qui lui sont propres.
Phone Manager
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Pour configurer la fenêtre contextuelle :
1.
Cliquez sur > Fenêtre contextuelle.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Fenêtre contextuelle. La fenêtre Fenêtre contextuelle s'affiche.
2.
Dans le champ Programme à afficher, saisissez le pack de gestion du contenu à utiliser.
3.
Le pack de gestion du contenu doit être configuré. Cliquez sur Configurer.
4.
Saisissez les informations requises en fonction du pack de gestion du contenu sélectionné.
·
· ACT! - Saisissez le nom de fichier de base de donnés (.dbf), le nom de votre Base de donnés et votre mot de passe pour la base de donnés Act!.
Goldmine- Saisissez le chemin d'accès du serveur (gmw6.exe).
·
·
Maximizer - Saisissez le chemin d'accès du serveur (Maxwin.exe).
Externe- Il s'agit d'un spécificateur de Programme externe tiers qui est exécuté lors d'un affichage automatique normal. Plusieurs paramères d'appel sont passé au programme externe lorsqu'il est appelé Pour plus d'informations, consultez le guide d'installation et d'administration des applications.
5.
(Facultatif) Sélectionnez l'option Outlook. Si aucune correspondance n'est trouvé pour l'appel entrant dans le pack de gestion du contenu, une correspondance est recherché dans Outlook dans le dossier Contacts par défaut. Si le numéro entrant correspond au numéro de l'un de vos contacts, ce contact s'affiche. MAPI doit être installé sur votre ordinateur pour que cette fonction soit disponible. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
6.
Sélectionnez l'option Numéro de téléphone.
· Interne - Cochez cette case pour afficher Phone Manager pour les numéros internes.
· Externe - Cochez cette case pour afficher Phone Manager pour les numéros externes.
7.
Sélectionnez l'option Mode du téléphone :
· Sonnerie - Cochez cette case pour afficher Phone Manager lorsque le téléphone sonne.
· Répondre - Cochez cette case pour afficher Phone Manager lorsque vous répondez au téléphone.
8.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.1.15 Sélectionner les commandes du téléphone
Vous pouvez contrôler les fonctions de téléphonie de base de votre poste en définissant vos préférences.
· Remarque Si les options du Téléphone ne sont pas disponibles, vous ne pouvez pas modifier les paramètres. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Pour définir vos préférences téléphoniques :
1.
Cliquez sur > Téléphone.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Téléphone. La fenêtre Téléphone s'affiche.
2.
(Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Appels en attente pour activer cette fonction. Grâce à cette fonction, un appel peut être transmis à votre téléphone même lorsque vous êtes en ligne. Un bip sonore est émis et l'
22 indique qui appelle. Appuyez sur la touche "Rappel" de votre téléphone ou sélectionnez le second appel dans l'État des appels. Vous recevrez l'appel en attente et votre appel en cours sera mis en attente. Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en cliquant sur l'appel voulu.
· Les paramètres Appel en attente sont ignorés si vous êtes configuré comme un utilisateur d'affichage d'appels.
3.
(Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Décroché automatique pour activer cette fonction. Sélectionnez le
Décroché automatique pour le téléphone devant être contrôlé par Phone Manager Pro. Vous n'aurez pas à décrocher physiquement le combiné du téléphone. Si vous utilisez un téléphone mains libres ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence.
4.
(Facultatif) Sélectionnez la case à cocher Occupé si appels en attente pour activer cette fonction. Si cette fonction est activée, lorsque l'utilisateur a un appel en attente, une tonalité d'occupation (sonnerie si analogique) sera renvoyée aux nouveaux appels ; plutôt que de faire sonner le poste de l'utilisateur, ces appels peuvent également
être renvoyés vers la messagerie vocale si cette dernière est activée. Cette fonction est prioritaire lorsque l'utilisateur a un appel en attente.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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6.1.16 Configurer les options de la messagerie vocale
Vous pouvez contrôler le fonctionnement de la messagerie vocale de votre poste en définissant vos préférences, en supposant que la Messagerie vocale est disponible sur votre système. Certaines options sont uniquement disponibles si l'utilisateur a reçu les droits d'accès de Manager d'IP Office.
1. Cliquez sur ou sélectionnez Affichage | Préférences.
2. Sélectionnez l'onglet Messagerie vocale.
3. Les options disponibles dépendent du type de serveur de messagerie vocale installé avec votre système IP Office.
·
Général (Tous les types de serveurs de messagerie vocale)
·
Messagerie vocale
Sélectionnez cette option si vous voulez utiliser votre messagerie vocale pour prendre les messages des appels sans réponse. Notez cependant que lorsque cette option n’est pas activée, les autres utilisateurs de messagerie vocale peuvent encore renvoyer des messages dans votre messagerie vocale.
·
Rappel de la messagerie vocale
Quand vous sélectionnez cette option, le système appelle automatiquement votre poste pour vous informer de l’arrivée d’un nouveau message. Le rappel a lieu après que vous avez raccroché votre combiné lorsque vous avez un message non lu dans votre messagerie vocale.
·
Options de transfert de la messagerie vocale
Vous pouvez définir d’autres numéros que les appelants peuvent sélectionner lorsqu’ils entendent votre message d’accueil afin de transférer leur appel vers un de ces numéros. Vous devez définir les numéros dans les champs Numéro de dérivation ; s’il s’agit d’un numéro externe, n’oubliez pas de rajouter le préfixe de composition utilisé par votre système IP Office. Si vous configurez ces options, n’oubliez pas non plus d’inclure ces numéros dans le message d’accueil de votre messagerie vocale.
·
0 (tous les types de serveurs de messagerie vocale)
Cette option est utilisée lorsque les appelants appuient sur le 1 quand ils écoutent votre message d’ accueil (*0 sur la messagerie vocale intégrée Embedded Voicemail).
·
1/2 (Voicemail Pro 3.2+ mode Intuity, Embedded Voicemail 4.0+)
Ces numéros de dérivation supplémentaires sont pris en charge pour les appelants qui appuient sur le 2 ou le 3 quand ils écoutent votre message d’accueil (*2 ou *3 sur la messagerie vocale intégrée
Embedded Voicemail).
·
Configurer
Ces boutons permettent d’accéder à divers menus de configuration des paramètres de la messagerie vocale.
Si un bouton est grisé, cela signifie que la fonctionnalité n’est pas prise en charge par votre serveur de messagerie vocale.
·
Configurer Liste de diffusion personnelle (Voicemail Pro exécuté en mode d’émulation Intuity)
Vous pouvez utiliser des listes de diffusion personnelle pour créer des listes d’autres messageries vocales vers lesquelles transférer les messages vocaux de votre messagerie vocale. Voir la rubrique Création d’ une liste de distribution personnelle.
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
·
Configurer des messages d'accueil personnels (Voicemail Pro exécuté en mode d’émulation Intuity)
Vous pouvez enregistrer un certain nombre de messages d’accueil, puis configurer le message à utiliser en fonction des types d’appels. Voir la rubrique Utiliser les messages d'accueil personnels.
·
Messagerie (Voicemail Pro 4.2+)
Sert à configurer les numéros de téléphone de destination utilisés avec la messagerie externe (voir ci-dessous).
·
Messagerie externe (Voicemail Pro 4.2+)
Vous pouvez configurer le serveur de messagerie vocale de sorte qu’il vous appelle à différents numéros et différents moments si vous recevez de nouveaux messages. Voir la rubrique Configuration de la messagerie externe
4. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur OK.
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6.1.17 Langue
Phone Manager prend en charge plusieurs langues. Pour modifier la langue d’interface, sélectionnez Affichage | Langue et sélectionnez la langue de votre choix. Si le nom d’une langue est grisé, cela signifie que les fichiers nécessaires à la prise en charge de cette langue n’ont pas été installés lors de l’installation de Phone Manager.
Veuillez noter que si vous changez de langue, vous devez fermer puis redémarrer Phone Manager pour que tous les menus et commandes s’affichent dans la langue sélectionnée.
Les polices obligatoires de la langue doivent être disponibles sur l’ordinateur et, pour certaines langues, il faut paramétrer l’ordinateur sur la langue demandée dans Langue pour les programmes non-unicode dans les options régionales et linguistiques de Windows.
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Configurer Phone Manager: Modifier les paramètres de Phone Manager
6.2 Définir vos préférences
Il s'agit d'une brève section de référence sur la façon de traiter les appels en définissant vos préférences personnelles.
Les options répertoriées représentent certaines des modifications les plus courantes. Toutes les préférences ne sont pas abordées. Pour plus d'informations, consultez
Modifier la présentation des paramètres de Phone Manager
98 .
6.2.1 Activer/Désactiver le rappel de la messagerie
Les appelants peuvent laisser un message si votre poste est occupé ou ne répond pas après la durée de non réponse. La messagerie vocale nécessite d'être configurée dans Manager d'IP Office.
Pour activer la messagerie vocale :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur l'option Messagerie vocale.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Pour plus d'informations, consultez
Configurer les options de la messagerie vocale
120
.
6.2.2 Activer/Désactiver le rappel de la messagerie
Votre téléphone sonne pour indiquer que vous avez un nouveau message. La messagerie vocale nécessite d'être configurée dans Manager d'IP Office.
Pour activer ou désactiver le rappel de la messagerie :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur l'option Rappel de la messagerie vocale.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Pour plus d'informations, consultez
Configurer les options de la messagerie vocale
120 .
Phone Manager
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6.2.3 Prendre vos appels depuis un autre poste
Pour prendre vos appels depuis un autre poste, vous pouvez demander au système de transférer vos appels vers un autre numéro interne ou externe. Cette option se définit à partir de votre poste.
Pour prendre vos appels depuis un autre poste :
1.
Cliquez sur > Renvoi.
2.
Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro de renvoi temporaire.
3.
Cliquez sur OK. La barre de titre de Phone Manager Pro indique que la fonction Renvoi temporaire vers est activée.
Pour désactiver le renvoi :
1.
Cliquez sur > Renvoi.
2.
Supprimez le numéro de poste de la zone Numéro de réacheminement.
3.
Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, consultez
106 .
6.2.4 Retransférer vers un poste paramétré pour un renvoi
Si l'option Renvoi inconditionnel est activée, un appel transféré ne peut pas être retransféré vers sa destination d'origine.
Les options Renvoi sur occupation et Ne pas déranger permettent d'activer cette fonction.
Par exemple, vous avez décider de renvoyer tous vos appels au poste 203 à l'aide de la fonction Renvoi inconditionnel.
Vous attendez un appel important qui sera renvoyé au poste 203. Le poste 203 peut transférer l'appel sur votre poste si vous définissez le poste 203 comme une exception à Ne pas déranger.
Pour activer un appel à retransférer sur un poste paramétré pour un renvoi :
1.
Cliquez sur > Renvoi.
2.
Cliquez sur Renvoi inconditionnel et saisissez le numéro de poste.
3.
Cliquez sur Renvoi sur occupation et saisissez le même numéro de poste.
4.
Cliquez sur l'onglet Ne pas déranger.
5.
Saisissez le numéro du poste de Renvoi sur occupation comme une exception à Ne pas déranger.
6.
Cliquez sur Ajouter.
7.
Cliquez sur OK. Lorsqu'un appel est reçu sur le poste renvoyé, il peut être retransféré vers votre poste.
Pour plus d'informations, consultez
106
.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Définir vos préférences
6.2.5 Définir Ne pas déranger (NPD)
Si l'option NPD est activée, votre téléphone ne sonne pas lorsque des appels entrants sont reçus. L'appelant obtient la tonalité d'occupation ou est transféré sur la messagerie vocale.
Pour activer NPD :
1.
Cliquez sur > Ne pas déranger.
2.
Cliquez sur l'option Ne pas déranger.
3.
Cliquez sur OK. La barre de titre de Phone Manager Pro indique que l'option NPD est activée.
Pour désactiver NPD :
1.
Cliquez sur > Ne pas déranger.
2.
Cliquez sur l'option Ne pas déranger pour supprimer la sélection.
3.
Cliquez sur OK. L'indicateur NPD disparaît de la barre de titre de Phone Manager Pro.
Pour plus d'informations, consultez
104
.
6.2.6 Définir un Numéro d'exception à l'option Ne pas déranger
Si vous attendez un appel important, vous pouvez vous assurer que vous recevrez cet appel alors que l'option Ne pas déranger est activée. Ce numéro entrant peut être saisi comme une Exception à Ne pas déranger.
Pour définir un numéro d'exception à Ne pas déranger :
1.
Cliquez sur > Ne pas déranger.
2.
Saisissez le numéro de poste dans le champ Numéro d'exception à NPD. Les variables "N" ou "X" peuvent également
être sélectionnées, N = tout nombre de chiffres et X = un chiffre.
3.
Cliquez sur Ajouter. Le numéro apparaît dans la Liste d'exceptions NPD.
4.
Cliquez sur OK.
Pour supprimer un numéro d'exception à Ne pas déranger :
1.
Cliquez sur > Ne pas déranger.
2.
Sélectionnez le numéro à supprimer de la Liste d'exceptions NPD.
3.
Cliquez sur Supprimer.
4.
Cliquez sur OK.
Pour plus d'informations, consultez
104
.
Phone Manager
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
6.2.7 Activer/désactiver l’Appel en attente
Vous pouvez recevoir un appel entrant lorsque vous êtes déjà en ligne avec un autre appel. Si Appel en attente est activé, un bip sonore est émis et l'
22 affiche les informations sur l'appel. Cliquez sur le deuxième appel dans Etat des appels pour répondre à cet appel, ce qui met automatiquement en attente l'appel en cours. Vous pouvez passer d'un appel à l'autre en cliquant sur l'appel voulu.
Pour activer ou désactiver l'Appel en attente :
1.
Cliquez sur > Téléphone.
2.
Cliquez sur Appel en attente.
3.
Cliquez sur OK.
Remarque
· Les paramètres Appel en attente sont ignorés si vous êtes configuré comme un utilisateur d'affichage d'appels.
Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les commandes du téléphone
119
.
6.2.8 Activer/Désactiver le décroché automatique
L’option Station décrochée est destinée aux postes analogiques, en particulier ceux qui sont utilisés conjointement aux applications IP Office Phone Manager ou SoftConsole. Lorsque cette option est activée, l’utilisateur du poste analogique peut contrôler les appels avec l’application IP Office des façons suivantes:
·
Avec le poste décroché, vous pouvez initier les appels depuis l’application IP Office. Après avoir saisi le numéro et passé l’appel, le poste analogique décroché reçoit un rappel qui affiche l’ID d’appelant de l’utilisateur lui-même et c
’est une fois que ce dernier prend l’appel que l’appel sortant est lancé.
·
L’application IP Office peut servir à mettre fin à un appel alors que le poste analogique est encore décroché. Au lieu d’entendre la tonalité de déconnexion, l’utilisateur n’entend rien du tout et peut utiliser l’application IP Office pour passer un autre appel. Même si le combiné est décroché, les voyants d’occupation indiquent que l’utilisateur est inactif. Sans la fonctionnalité Fonction décrochée, l’utilisateur serait considéré comme occupé lorsque son combiné est décroché, qu’il soit en cours d’appel ou non.
·
Si le combiné est décroché alors que le téléphone est inactif (vous avez terminé l’appel précédent), vous êtes averti des appels entrants par une sonnerie présentée dans le chemin d’appel. Vous pouvez prendre l’appel en utilisant l’application IP Office ou en raccrochant/décrochant, ou en appuyant sur rappel. Veuillez noter que si le téléphone affiche normalement un ID d’appel, les ID d’appels affichés sur le téléphone ne sont pas mis à jour quand vous êtes dans ce mode. Cependant, l’ID d’appel dans l’application IP Office correspond bien à celui de l’ appel actif.
·
Si vous raccrochez, vous êtes alerté de l’appel entrant comme d’habitude, avec la sonnerie du téléphone, et vous prenez l’appel en décrochant le combiné. Vous ne pouvez pas utiliser l’option de réponse à un appel dans l’ application IP Office pour prendre les appels d’un poste analogique raccroché.
·
Si vous utilisez un téléphone analogique décroché et inactif, vous recevez des appels de recherche.
·
Cette fonction n’est pas destinée aux utilisateurs de postes non-analogiques. Cependant, cette option active le contrôle de réponse aux appels dans IP Office Phone Manager. Donc, nous vous recommandons d’activer cette option même si vous utilisez des téléphones non analogiques.
Pour activer ou désactiver le décroché automatique :
1.
Cliquez sur > Téléphone.
2.
Cliquez sur Décroché automatique.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les commandes du téléphone
119
.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Définir vos préférences
6.2.9 Sélectionner les onglets à afficher dans Historique des appels
Pour sélectionner les onglets à afficher dans le panneau Historique des appels :
1.
Cliquez sur > Phone Manager.
2.
Sélectionnez les options voulues.
·
Afficher tout : Affiche les informations sur tous les appels entrants et sortants.
·
Afficher les appels entrants : Affiche les informations d'appel pour les appels entrants.
·
Afficher les appels sortants : Affiche les informations d'appel pour les appels sortants.
·
Afficher les appels non pris : Affiche les informations d'appel pour les appels entrants non répondus.
· Afficher les messages : Affiche le nombre de messages dans la messagerie vocale.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
Pour de plus amples informations, consultez
Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
113
.
6.2.10 Enregistrer vos préférences
Vous pouvez enregistrer les modifications que vous avez effectuées dans la configuration de Phone Manager, y compris les numéros abrégés, les informations sur le répertoire et les autres paramètres. Les paramètres peuvent être utilisés à partir d'un autre ordinateur s'ils sont enregistrés sur le réseau LAN.
Par défaut, le profil est enregistré dans Mes documents > Avaya > IP 400 > PhoneManager > Profils. Les profils peuvent être enregistrés dans un autre emplacement, si nécessaire. Le profil est enregistré sous un fichier .xml. Ce fichier peut être chargé sur un autre ordinateur exécutant Phone Manager s'il est accessible à partir de cet ordinateur.
·
Le nom du profil doit correspondre à votre numéro de poste. Phone Manager vous empêche de charger un profil enregistré avec un numéro de poste différent.
Pour enregistrer votre profil :
1.
Cliquez sur Fichier > Enregistrer le profil.
2.
Sélectionnez l'emplacement où enregistrer votre profil.
Pour accéder à votre profil à partir d'un autre ordinateur, il est recommandé d'enregistrer le profil dans un emplacement qui peut être accédé à partir d'un autre ordinateur.
3.
Le nom du fichier doit correspondre à votre poste. Le type de fichier doit être XML.
4.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour charger votre profil :
1.
Cliquez sur Fichier > Charger le profil.
2.
Parcourez vos dossiers et sélectionnez le profil correspondant à votre numéro de poste. Vous ne pourrez pas charger des profils qui ne correspondent pas à votre numéro de poste.
3.
Cliquez sur Ouvrir.
Phone Manager
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6.3 Utiliser les versions de Phone Manager Pro
6.3.1 Fonctionnement de Softphone PC
L'Administrateur système peut créer des postes VoIP. Lorsque Phone Manager Pro est associé à un numéro de poste VoIP et que l'option Activer Voix sur IP est sélectionnée dans les préférences de Phone Manager, deux commandes supplémentaires sont activées.
·
Lorsque vous cliquez sur le symbole de la liste déroulante, un curseur de volume s'affiche.
· Cliquez sur l'une des deux icônes pour activer/désactiver le son. Un exemple d'icône sans son est présenté.
Ce type de fonctionnement est également appelé Téléphone IP programmable.
VoIP fonctionne uniquement si :
· l'ordinateur a une configuration audio, par exemple des haut-parleurs et un microphone ou un casque et un microphone,
· des licences sont disponibles.
Pour plus d'informations sur la configuration d'un utilisateur Softphone, consultez le guide d'installation et d'administration des applications.
6.3.2 Fonctionnement mains libres
S'applique à Phone Manager Pro uniquement.
L'application Phone Manager Pro peut être utilisée en association avec un téléphone mains libres ou un casque. Si vous utilisez un téléphone mains libres ou un casque, votre téléphone doit rester décroché en permanence. L'option "Décroché automatique" doit être activée dans l'onglet Téléphone de la boîte de dialogue Configurer les préférences. Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les commandes du téléphone
119
. Tous les appels sont pris, transférés, mis en file d'attente, etc., en cliquant sur les icônes de traitement des appels appropriés. Pour plus d'informations, consultez
135
.
Remarque
·
En cas de fonctionnement normal, vous n'entendez aucune tonalité dans le casque si le "téléphone" est décroché. La sonnerie est audible dans le casque lorsqu'un appel entrant est présenté au poste. Il vous suffit alors de cliquer sur l'icône Répondre pour répondre à l'appel, ce qui revient à décrocher un téléphone normal. Si vous passez un appel sortant, vous entendez la tonalité de numérotation du numéro lorsque vous appuyez sur le bouton Appeler de la fenêtre
43
.
Phone Manager
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Configurer Phone Manager: Utiliser les versions de Phone Manager Pro
6.3.3 Fonctionnement du mode Agent
S'applique à Phone Manager Pro uniquement.
Phone Manager peut être utilisé comme outil de centre d'appels en mode Agent. Vous pouvez effectuer plusieurs fonctions de centre d'appels sans avoir un téléphone spécialement dédié de centre d'appels avec des touches pour les fonctions telles que Occupé pour durée de traitement.
·
*Avaya recommande que seuls les téléphones Avaya soient utilisés dans les centres d'appels. La plupart des téléphones standard ne sont pas conçus pour les conditions de fonctionnement normales d'un centre d'appels, par exemple la possibilité de nombreux décrochages, raccrochages et appuis sur les touches. Ces téléphones conviennent à une utilisation domestique ou professionnelle, mais ils risquent de souvent tomber en panne dans un centre d'appels.
Le mode Agent est activé via l'onglet Mode Agent dans Préférences. La connexion et la déconnexion sont différentes
du mode Agent. Pour plus d'informations, consultez Se connecter comme un agent
11
.
En mode Agent :
·
Phone Manager affiche les icônes Occupé pour durée de traitement pouvez utiliser ces icônes pour activer ces états.
et Occupé non disponible . Vous
·
Utilisez l'état Occupé pour durée de traitement lorsque vous devez momentanément arrêter de recevoir des appels le temps de 'traiter' les détails de l'appel que vous venez de terminer.
·
Utilisez l'état Occupé non disponible lorsque vous vous devez, pour une quelconque raison, arrêter de recevoir des appels.
·
L'icône Sélectionner un groupe indique les groupes pour lesquels vous allez recevoir des appels lorsque les
états Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs. Pour plus d'informations, consultez
99
.
·
Les icônes Démarrer et Arrêter sont disponibles pour l'enregistrement des conversations. L'enregistrement d'appel requiert Voicemail Pro d'IP Office. Pour plus d'informations, consultez
47
.
·
Vous pouvez utiliser l'onglet Codes Affaires pour effectuer des appels à l'aide du code affaire approprié ou appliquer
55
.
·
En mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 ‘ appeler’. Voici les paramètres par défaut.
Phone Manager
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6.4 Modifier l'apparence de Phone Manager
6.4.1 Utiliser Phone Manager en mode Compact
S'applique à Phone Manager Pro uniquement.
Le mode Compact exécute Phone Manager sur votre écran en mode considérablement réduit, comme illustré dans cet exemple. Phone Manager doit être configuré si vous voulez qu'il continue de fonctionner en mode Compact lorsque vous effectuez ou recevez un appel. Pour plus d'informations, consultez
Afficher Phone Manager en mode Compact
102
.
Pour afficher Phone Manager en mode Compact :
1.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Vous pouvez également afficher Phone Manager en mode Compact des manières suivantes :
·
·
Cliquez sur le glyphe du mode compact principale de Phone Manager.
Sélectionnez Afficher > Écran Compact.
Pour fermer l'écran Compact :
1.
Cliquez sur dans la barre d'outils.
Vous pouvez également retourner à l'écran plein en :
· Cliquant à nouveau sur le glyphe du mode compact
. Celui-ci se trouve en bas à droite de la fenêtre
.
Utiliser Phone Manager en mode Compact
Lorsque vous utilisez Phone Manager en mode Compact, il existe plusieurs méthodes pour traiter vos appels. La case de défilement fournit des informations sur l'appelant. En fonction de l'état, les commandes de la case de défilement changent automatiquement.
Lorsque vous recevez un appel en mode compact, une case de défilement s'affiche. La case de défilement contient des informations sur l'appelant entrant et la dernière date et heure à laquelle cet appelant vous a appelé. Si ce n'est pas le cas, vous devez sélectionner la préférence Rester en mode Compact lors de la réception d'un appel. Pour plus d'informations, consultez
Afficher Phone Manager en mode Compact
102
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Phone Manager
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15-600988 Version 17b (09 July 2008)
Configurer Phone Manager: Modifier l'apparence de Phone Manager
Pour répondre à un appel :
1.
Cliquez sur le bouton Répondre à l'appel clignotant de défilement affiche la durée de l'appel.
1.
Cliquez sur
dans la case de défilement. Lorsque l'appel est pris, la case
· Vous pouvez également cliquer sur le bouton Répondre à l'appel passe alors en mode plein écran.
Pour mettre fin à un appel :
dans la barre de menus. Phone Manager
dans la case de défilement ou sur le menu principal du mode Compact.
Pour effectuer un appel :
1.
Cliquez sur . Phone Manager passe alors en mode plein écran.
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6.4.2 Charger un habillage
"L'aspect" de Phone Manager dépend de l'habillage qui a été chargé. De nouveaux habillages peuvent être créés et chargés à l'aide du logiciel de développement d'habillages. Pour plus d'informations, consultez le guide d'installation et d'administration des applications.
Pour charger un nouvel habillage :
1.
Cliquez sur Afficher > Charger un habillage.
2.
Accédez au dossier contenant le nouvel habillage et sélectionnez le fichier .ini. Les fichiers habillage de Phone
Manager se trouvent dans C:\Program Files\Avaya\IP Office\Phone Manager\Skin\
3.
Cliquez sur OK.
6.4.3 Taille par défaut
Cette option est utilisée pour redonner sa taille d'origine à la fenêtre de Phone Manager.
Pour modifier la taille de la fenêtre :
1.
Cliquez sur Afficher > Taille par défaut. On vous demande de confirmer.
2.
Cliquez sur Oui pour rétablir la taille par défaut de la fenêtre de Phone Manager.
Cliquez sur Non pour annuler la demande de redimensionnement.
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Chapitre 7.
Annexe
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