Traitement des appels. Avaya IP Office 4.2
3. Traitement des appels
Vous pouvez utiliser Phone Manager pour traiter les appels téléphoniques entrants et sortants. Cette section du guide explique comment les appels téléphoniques peuvent être traités.
Les différents traitements d'appels abordés sont :
·
Comment savoir qu'un appel entrant attend d'être pris et ce qui peut se passer dans Phone Manager lorsque vous
répondez à un appel. Pour plus d'informations, consultez Répondre à un appel
41
.
·
Comment utiliser les répertoires téléphoniques disponibles ou rappeler un appel en absence. Pour plus d'informations, consultez
42
.
·
Comment transférer un appelant à une autre personne ou à la messagerie vocale. Pour plus d'informations, consultez
Effectuer un appel de consultation
49
et
Transférer un appelant sur la messagerie vocale
51
.
·
Comment mettre un appel en attente et comment récupérer un appel en attente. Pour plus d'informations, consultez
45
.
·
Comment parquer un appel et annoter l'emplacement de parcage avec des informations sur l'appel. Pour plus d'informations, consultez
46
.
·
Comment enregistrer une conversation téléphonique. Pour plus d'informations, consultez
47
.
·
53
.
·
Comment effectuer des appels à l'aide de codes affaires ou de restrictions de PIN. Pour plus d'informations, consultez
55
et Travailler avec des restrictions PIN
58
.
·
Comment voir le nombre d'appels mis en attente dans une file d'attente et répondre à un appel en attente. Pour plus d'informations, consultez
Travailler avec des files d'attente
48
.
Phone Manager
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Traitement des appels:
3.1 Répondre à un appel
Vous êtes notifié lorsqu'un appel entrant est pris car :
·
Phone Manager Pro s'affiche sur votre écran,
·
Une sonnerie est émise par vos haut-parleurs d'ordinateur,
·
L'icône de la barre des tâches de Phone Manager Pro clignote,
·
Votre téléphone sonne.
Il y a plusieurs façons de répondre à un appel.
Pour répondre à un appel :
1.
Décrochez votre combiné téléphonique.
Les façons suivantes de répondre à un appel sont uniquement disponibles si Phone Manager est configuré pour
119
.
·
Cliquez sur . Le bouton est intitulé "Répondre à l'appel entrant \ en attente".
·
Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
·
Cliquez sur Actions > Répondre.
Lorsqu'un appel est pris, cet appel s'affiche dans le panneau Informations sur les appels. L'état de l'appel est .
35
.
Lorsque vous êtes en ligne, vous êtes notifié lorsqu'un appel est en attente si l'option Appels en attente est activée. Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les commandes du téléphone
119 .
Pour répondre à un appel en attente :
1.
Pour répondre à l'appel en attente, cliquez sur placé en attente.
. Vous êtes connecté au nouvel appelant. L'appelant d'origine est
2.
Lorsque vous avez terminé l'appel, cliquez sur .
3.
Votre appel d'origine est toujours en attente. Pour récupérer l'appel d'origine, cliquez sur l'appel dans la zone
Informations sur les appels.
Phone Manager
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3.2 Effectuer un appel
Vous pouvez effectuer un appel à l'aide du téléphone physique associé. Lorsque vous utilisez Phone Manager pour effectuer un appel, plusieurs méthodes sont disponibles.
Pour effectuer un appel en utilisant Phone Manager :
·
Composez le numéro requis à l'aide de la section numéroteur téléphonique dans l'onglet Numéro abrégé. Pour plus d'informations, consultez l'
30 .
·
Décrochez votre combiné et double-cliquez sur une icône de numéro abrégé. Pour plus d'informations, consultez
92 .
·
Cliquez sur et utilisez la fenêtre Appel. Pour plus d'informations, consultez
43
.
·
Appuyez sur F1 et utilisez la fenêtre Appel. Pour plus d'informations, consultez
43
.
·
43
.
Remarques :
· Si un appel destiné à un Utilisateur interne ne reçoit aucune réponse dans le délai de non réponse et que la messagerie vocale de l'utilisateur est activée, vous êtes invité à laisser un message. Une fois l'appel terminé, les informations sur l'appel apparaissent dans l'Historique des appels sous l'onglet Sortant. Double-cliquez sur les informations de l'appel pour recomposer le numéro.
·
Si vous appelez un poste occupé à partir de votre téléphone et que votre appel ne va pas sur la messagerie vocale, l'icône Rappel est disponible. Cliquez sur pour définir le Rappel dès que possible. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé.
·
N'utilisez pas d'espaces lorsque vous composez le numéro de téléphone. Par exemple, tapez 123456 et non 123 456.
3.3 Rappeler un appel en absence
Si vous ne répondez pas à un appel dans le délai de non réponse, l'appel entrant s'affiche dans le panneau Historique des
appels sous l'onglet Appel en absence. Pour plus d'informations, consultez l' Onglet En absence
28
.
Pour rappeler un appel en absence :
1.
Cliquez sur l'onglet En absence.
2.
Double-cliquez sur l'appel pour rappeler l'appelant.
Si le préfixe de l'appel sortant n'est pas affiché, contactez votre administrateur système.
Si l'appelant a laissé un message sur votre messagerie vocale, l'onglet Messages du panneau Historique des appels indique que vous avez un nouveau message. Pour plus d'informations, consultez
63
.
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Traitement des appels: Rappeler un appel en absence
3.4 Utiliser la fenêtre Appel
Lorsque vous cliquez sur , appuyez sur F1 ou cliquez sur Actions > Appeler, la fenêtre Appel s'affiche.
Pour utiliser l'écran Appel :
1.
Sélectionnez le répertoire dans lequel effectuer une recherche.
Vous pouvez sélectionner plusieurs répertoires. Les répertoires sont une liste de noms et de numéros configurés dans IP Office. Si vous utilisez Phone Manager Pro, les répertoires contiennent les noms et numéros configurés dans votre répertoire personnel.
2.
Commencez par saisir le nom dans le champ Nom.
Les entrées correspondant au texte saisi s'affichent. Lorsque le numéro requis apparaît dans la liste, cliquez une fois sur ce numéro. Le numéro est transféré dans le champ Numéro.
3.
(Facultatif) Saisissez un message d'annotation.
Le texte saisi dans le champ Annotation est ajouté à l'appel sortant. La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP.
4.
(Facultatif) Vérifiez que le numéro interne est disponible. L'icône Occupé n'est pas disponible. Si un numéro interne n'est pas disponible, sélectionnez :
·
Annuler
L'écran Appel est fermé et vous retournez à la fenêtre principale.
indique si un numéro interne
·
Rappel
Le bouton Rappel définit le Rappel dès que possible sur le poste de destination. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé.
·
Messagerie vocale
Le bouton Messagerie vocale appelle la messagerie vocale de l'utilisateur, plutôt que l'utilisateur directement.
5.
Si le numéro est disponible, cliquez sur Appeler. Le numéro de téléphone saisi est appelé.
Remarque
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· La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes
VoIP.
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Traitement des appels: Utiliser la fenêtre Appel
3.5 Mettre fin à un appel
Lorsque vous avez terminé votre conversation ou laissé un message sur la messagerie vocale, il vous faut mettre fin à l'appel. Il y a plusieurs façons de mettre fin à un appel.
Pour mettre fin à un appel :
·
Cliquez sur Raccrocher - Appel en cours.
·
Raccrochez le combiné.
· Appuyez sur la touche Fin de votre clavier.
Remarque
·
Lorsqu'un numéro incorrect est composé, ou que vous entendez la tonalité de numéro non accessible, vous ne pouvez pas utiliser le bouton Raccrocher pour mettre fin à un appel car vous n'êtes pas connecté à l'appel. Utilisez votre combiné téléphonique pour libérer votre poste et utilisez le téléphone ou Phone Manager pour recomposer le numéro.
3.6 Mise en attente d’un appel
Un appel peut être mis en attente pour que vous puissiez effectuer une autre tâche.
Lorsqu'un appel est en attente, l'icône d'état de l'appel en regard du numéro est . La durée pendant laquelle un appel reste en attente si vous êtes disponible est contrôlée par le système téléphonique. La durée par défaut est 15 secondes.
Pour plus d'informations sur la façon de configurer cette option, consultez votre administrateur système.
Pour mettre l'appel connecté en cours en attente :
1.
Cliquez sur . Vous pouvez également appuyer sur F4.
Pour reprendre un appel en attente :
1.
Cliquez sur l'appel dans la zone Informations sur les appels.
Vous avez un appel en attente, vous commencez à passer un autre appel puis vous changez d'avis ; vous pouvez utiliser le bouton Effacer pour annuler l'appel sortant.
Pour effacer un appel :
1.
Cliquez sur Actions > Effacer. ou appuyez sur ECHAP sur votre clavier.
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3.7 Parquer un appel
Il se peut que vous ayez à "parquer" temporairement un appel pour effectuer une autre tâche. Supposons qu'un appelant ait besoin de parler en urgence à son correspondant et que ce correspondant soit introuvable. L'appel peut être parqué, la personne localisée et l'appel peut alors être transféré. Pour aider à contrôler ce scénario de manière efficace, il existe quatre emplacements de parcage qui peuvent être utilisés par tout utilisateur du système. Lorsqu'un appelant est
"parqué", l'appel est mis en attente. Les appels restent parqués pendant une certaine durée avant d'être retournés à l'opérateur. Pour en savoir plus sur la durée de parcage, contactez votre administrateur système.
Vous pouvez parquer un appel ou annoter un emplacement de parcage, puis parquer un appel. Lorsqu'un appel est parqué, vous ne pouvez pas ajouter d'annotation à l'emplacement de parcage.
Pour parquer un appel :
1.
Cliquez sur un bouton d'emplacement d'appel disponible pour parquer l'appel. L'appel parqué est mis en surbrillance et contient des informations sur l'appel, telles que le numéro source de l'appel.
Vous pouvez identifier un appel parqué à l'aide d'un texte descriptif. La description est affichée au lieu du numéro source de l'appelant. Cela s'appelle une annotation.
Pour annoter et parquer un appel :
1.
Cliquez avec le bouton droit sur un bouton d'emplacement de parcage disponible. La fenêtre Annotation d'appel s'affiche.
2.
Saisissez la description. Dans cet exemple, "Paul Smith" est le nom de l'appelant, s'il a été saisi.
3.
Cliquez sur OK. L'appel est parqué et la description s'affiche sur le bouton Parquer.
Pour reprendre un appel parqué :
1.
Cliquez sur le bouton Parquer affichant l'appel parqué dans la zone Parquer un appel. Vous êtes connecté à l'appelant d'origine. Vous pouvez également cliquez sur Actions> Parquer / Reprendre.
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Traitement des appels: Parquer un appel
3.8 Enregistrer un appel
Les enregistrements sont uniquement pris en charge lorsque Voicemail Pro est installé et que vous fonctionnez en mode
Agent. Pour de plus amples informations, consultez Fonctionnement en Mode Agent
11
.
Vous pouvez enregistrer vos appels, dans leur intégralité ou juste une partie de l'appel. Lorsque vous commencez à enregistrer votre conversation, un avertissement indiquant que l'appel est enregistré peut être diffusé avant le début de l'enregistrement. Si l'Annonce d'enregistrement de l'appel est requise, consultez votre administrateur système.
Si vous placez l'appel en attente ou si vous le parquez, l'enregistrement est pausé. Lorsque vous reprenez l'appel, l'enregistrement recommence. Si vous enregistrez un appel de conférence, l'enregistrement continue lorsqu'un autre appelant est ajouté à la conférence.
Les enregistrements sont arrêtés lorsque vous mettez fin à l'appel. Les enregistrements d'appel sont sauvegardés dans une boîte vocale de messagerie vocale. Il peut s'agir de votre boîte vocale ou d'une boîte vocale spécifiée dans Manager d'IP Office. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Pour enregistrer la conversation actuelle :
1.
Cliquez sur Démarrer l'enregistrement.
Vous pouvez également cliquer sur Actions > Démarrer l'enregistrement ou appuyer sur F5.
Pour terminer l'enregistrement :
1.
Cliquez sur Arrêter l'enregistrement.
Vous pouvez également cliquer sur Actions > Arrêter l'enregistrement ou appuyer sur F5.
·
Avertissement - Vous devez absolument respecter les réglementations locales concernant l'enregistrement des appels téléphoniques. Si vous avez besoin d'une Annonce d'enregistrement de l'appel (AOCR), contactez votre administrateur système.
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3.9 Travailler avec des files d'attente
S'applique à Phone Manager Pro uniquement.
Les appels destinés à un groupe de recherche de ligne sont placés dans une file d'attente lorsque tous les postes faisant partie du groupe de recherche de ligne sont occupés ou sonnent. Si vous êtes membre d'un groupe de recherche de ligne, les appels du groupe vous sont automatiquement présentés. Le nom du groupe de recherche de ligne est affiché dans le champ À de l'État des appels.
Par exemple, une société fournit un numéro d'assistance à un client. Quatre personnes répondent aux requêtes des clients. Un groupe de recherche de ligne est créé. Il s'intitule 'AssistanceClientèle' et contient les 4 numéros de poste.
Tous les appels du numéro d'assistance à la clientèle sont présentés au groupe de recherche de ligne AssistanceClientèle.
Un appelant utilisant le numéro d'assistance à la clientèle sonne sur tout poste disponible du groupe de recherche de ligne. Si les 4 postes sonnent ou sont déjà en ligne, l'appel entrant est mis dans une file d'attente. Lorsqu'un poste du groupe de recherche de ligne AssistanceClientèle se libère, l'appel qui est en file d'attente depuis le plus longtemps est présenté au poste disponible.
Dans Phone Manager Pro, vous pouvez également contrôler le nombre d'appels placés dans la file d'attente d'un groupe de recherche de ligne particulier. Il n'est pas nécessaire que vous soyez membre du groupe de recherche de ligne pour surveiller le nombre d'appels placés en file d'attente. Vous pouvez sélectionner deux groupes de recherche de ligne à surveiller. Le groupe de recherche de ligne doit déjà exister sur le système et doit avoir Files d'attente activé. Pour plus d'informations, consultez
Sélectionner les files d'attente à surveiller
115
.
Une fois les files d'attente à surveiller sélectionnées, l'onglet File d'attente s'affiche dans le panneau Historique des appels. Les contrôleurs sont utilisés pour indiquer le nombre d'appels actuellement en file d'attente pour les groupes de recherche de ligne configurés. Chaque appel placé dans une file d'attente est indiqué par une case bleue. Lorsque le pointeur de la souris passe sur un contrôleur de file d'attente, le nombre d'appels de la file d'attente s'affiche dans l'infobulle. Dans cet exemple, il y a 3 appels dans la file d'attente du groupe de recherche de ligne intitulé AssistanceClientèle.
Si vous êtes membre d'un groupe de recherche de ligne, un appel en file d'attente vous est automatiquement présenté dans le panneau d'information sur les appels. Le nom du groupe de recherche de ligne est affiché dans le champ À. Vous pouvez répondre à l'appel normalement.
Pour répondre à un appel dans une file d'attente spécifique :
1.
Cliquez sur l'onglet File d'attente dans le panneau Historique des appels. Les files d'attente que vous surveillez sont visibles.
2.
Cliquez sur Nom de la file. Les informations de l'appel en file d'attente vous sont présentées.
3.
Répondez à l'appel en utilisant la procédure normale.
Vous pouvez également répondre à un appel en file d'attente en séectionnant PickupQueue1 (Sélectionner file 1) ou
PickupQueue2 (Sélectionner file 2) dans le menu Actions.
Pour refuser un appel en file d'attente :
1.
Si vous cliquez sur la mauvaise File d'attente ou que vous recevez un appel en file d'attente que vous ne pouvez pas traiter, vous pouvez utiliser la fonction Effacer (Echap) pour refuser l'appel et le remettre en file d'attente.
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Traitement des appels: Travailler avec des files d'attente
3.10 Transfert d'appel
3.10.1 Effectuer un appel de consultation
Vous pouvez transférer un appel vers un numéro de téléphone interne ou externe. Lorsque vous devez parler à un utilisateur pour vérifier s'il est disponible pour accepter un appel transféré, vous devez effectuer un appel de consultation.
Il s'agit d'un transfert supervisé. Cette méthode peut uniquement être utilisée pour transférer des appels ayant obtenu une réponse.
Pour effectuer un appel de consultation :
1.
Cliquez sur ou appuyez sur la touche F2. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez
51
.
2.
Saisissez le numéro de transfert dans la zone Numéro.
3.
Cliquez sur Transférer ou appuyez sur Entrée. L'appel d'origine est placé en attente. Une fois que l'appel a obtenu une réponse, vous pouvez parler à la personne du poste cible.
· Vous pouvez permuter les deux appels.
Dans la zone Informations sur les appels de la fenêtre principale, les deux appels sont visibles, comme illustré par l'exemple. L'icône d'état des appels affiche l'appel auquel vous êtes actuellement connecté. Pour parler à l'autre appelant, double-cliquez sur son numéro de poste. Son état d'appel passe de en attente à votre appel en cours.
4.
Pour transférer l'appel, cliquez sur .
Vous pouvez également appuyer sur Accueil ou raccrocher le combiné.
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3.10.2 Transférer un appel sans surveillance
Vous pouvez transférer un appel vers un autre numéro sans attendre la réponse du numéro de destination. Les appels peuvent être pris puis transférés ou vous pouvez transférer un appel sans y répondre. Vous pouvez uniquement transférer un appel sans y répondre si vous utilisez Phone Manager Pro.
Pour transférer un appel sans surveillance :
1.
Répondez à l'appel entrant.
2.
Cliquez sur .
Vous pouvez également appuyer sur F2 ou cliquer sur Actions > Transférer. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez
51
.
3.
Saisissez le numéro de transfert dans la zone Numéro.
4.
Cliquez sur le bouton Transfert en aveugle avant que l'appel ne soit pris.
Si vous utilisez Phone Manager Pro, vous pouvez utiliser la fonction Glisser-Déplacer pour transférer les appels. Vous pouvez répondre à l'appel, puis le transférer ou vous pouvez transférer l'appel sans y répondre. Un numéro abrégé doit
être associé au numéro de destination avant que vous puissiez utiliser ces méthodes de transfert d'appels. Pour plus d'informations, consultez
93
.
Pour transférer un appel à l'aide de la fonction Glisser-Déplacer :
1.
Répondez à l'appel entrant.
2.
Cliquez sur l'Onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
3.
Faites glisser l'appel de la zone Informations sur les appels et déplacez-le sur le numéro abrégé de destination.
Si vous reconnaissez le nom ou le numéro d'un appelant entrant, vous pouvez transférer l'appel sans y répondre. Un
93
.
Pour transférer un appel sans y répondre :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés.
2.
Glissez-Déplacez le numéro abrégé associé au numéro de destination sur l'appel entrant. Dans cet exemple, l'appel entrant du poste 210 est resté sans réponse. Le numéro abrégé associéau poste 280 est glissé sur l'appel entrant.
Lorsque le numéro abrégé est déplacé, le poste 210 est connecté au poste 280.
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Traitement des appels: Transfert d'appel
3.10.3 Transférer un appelant vers la messagerie vocale
Si un appelant souhaite laisser un message à un utilisateur, vous pouvez directement le transférer vers la messagerie vocale.
Pour transférer un appel vers une messagerie vocale :
1.
Cliquez sur .
Vous pouvez également appuyer sur F2 ou cliquez sur Actions > Transférer. La fenêtre Transférer s'affiche. Pour plus d'informations, consultez
51
.
2.
Saisissez le numéro de transfert ou sélectionnez-le dans le répertoire.
3.
Cliquez sur le bouton Messagerie vocale. L'appelant est transféré à la messagerie vocale.
3.10.4 Fenêtre Transférer
Lorsque vous êtes connecté à un appel et que vous cliquez sur ou appuyez sur F2, la fenêtre Transférer s'affiche.
Pour utiliser l'écran Transférer :
1.
Sélectionnez le répertoire dans lequel effectuer une recherche.
Vous pouvez sélectionner plusieurs répertoires. Les répertoires sont une liste de noms et de numéros configurés dans IP Office. Si vous utilisez Phone Manager Pro, les répertoires contiennent les noms et numéros configurés dans votre répertoire personnel.
2.
Commencez par saisir le nom dans le champ Nom.
Les entrées correspondant au texte saisi s'affichent. Lorsque le numéro requis apparaît dans la liste, cliquez une fois sur ce numéro. Le numéro est transféré dans le champ Numéro.
3.
(Facultatif) Saisissez un message d'annotation.
Le texte saisi dans le champ Annotation est ajouté à l'appel sortant. La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes VoIP.
4.
Cliquez sur Transfert en aveugle.
Le bouton Transfert en aveugle transfert l'appel vers la destination saisie dans le champ Numéro sans attendre une réponse de la destination.
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3.10.5 Récupération d'un appel
Après avoir transféré un appel vers un autre numéro, vous pouvez récupérer cet appel sur votre propre téléphone. Vous pouvez uniquement récupérer un appel s'il n'a pas été pris.
Pour récupérer un appel :
1.
Cliquez sur Actions > Récupérer.
Vous pouvez également appuyer sur la touche Soustraction de votre clavier.
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Traitement des appels: Transfert d'appel
3.11 Utiliser la fonction Conférence
3.11.1 Créer un appel de conférence
En tant qu'utilisateur de Phone Manager, vous pouvez créer des conférences. Si vous avez accès au centre de conférences d'IP Office, vous pouvez démarrer le planificateur de conférences de Phone Manger. Pour plus d'informations, consultez
Phone Manager et le centre de conférences
54
.
Vous pouvez créer un appel de conférence entre plusieurs appelants et vous-même.
Pour créer un appel de conférence :
1.
Passer un appel sortant ou répondre à un appel entrant.
2.
Cliquez sur pour mettre l'appel en attente.
3.
Appelez un troisième intervenant ou répondez à un autre appel entrant.
4.
Mettez l'appelant en cours en Attente.
5.
Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que tous les participants à la conférence soient en attente.
6.
Cliquez sur . L'onglet Conférence s'affiche dans le panneau Historique des appels. Pour plus d'informations,
consultez l' Onglet Conférence
35
.
Vous pouvez également sélectionner Actions > Conférence.
Pour créer un appel de conférence à l'aide de la fonction Glisser-Déplacer :
1.
Passer un appel sortant ou répondre à un appel entrant.
2.
Sélectionnez l'utilisateur de la Numérotation abrégée avec qui vous souhaitez créer une conférence.
3.
Faites glisser Numérotation abrégée vers le champ Etat des appels de Phone Manager. L'onglet Conférence s'affiche dans le panneau Historique des appels et tous les intervenants sont connectés ensemble. Pour plus d'informations, consultez l'
35
.
Au cours d'un appel de conférence, vous pouvez vouloir inclure une autre personne à la conférence.
Pour ajouter un participant à une conférence :
1.
Dans une conférence, cliquez sur pour mettre la conférence en attente.
2.
Appelez la personne à inclure dans la conférence.
3.
Lorsque l'appel est pris, cliquez sur pour mettre l'appelant en attente.
4.
Cliquez sur pour rejoindre la conférence et ajouter la nouvelle personne à l'appel de conférence.
Pour supprimer un membre d'une conférence :
1.
Cliquez sur l'onglet Conférence dans la zone Historique des appels.
2.
Cliquer avec le bouton droit sur le membre de la conférence.
3.
Sélectionnez Raccrocher.
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3.11.2 Phone Manager et le Centre de conférences
Phone Manager peut être intégré au Centre de conférences d'IP Office. Vous pouvez réserver une conférence et rejoindre une conférence en ligne lorsque les applications sont intégrées.
Pour utiliser le système IP Office Conferencing Center, vous devez disposer d'Internet Explorer 6.0 ou d'une version supérieure. Il est disponible uniquement si la permission est spécifiée par votre administrateur système.
Pour réserver une conférence du centre de conférences :
1.
Cliquez sur . Internet Explorer s'ouvre automatiquement.
2.
Saisissez votre ID utilisateur et votre Mot de passe.
3.
Cliquez sur Connexion.
Pour rejoindre une conférence du centre de conférences :
1.
Pour rejoindre une conférence, cliquez sur . Internet Explorer s'ouvre automatiquement.
2.
Saisissez l'ID de conférence et le N° PIN fournis par l'hôte qui a réservé la conférence.
3.
Cliquez sur Connexion.
Phone Manager
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Traitement des appels: Utiliser la fonction Conférence
3.12 Codes affaires et restrictions PIN
3.12.1 Utiliser les codes affaires
Les codes affaires peuvent être utilisés pour suivre les appels vers des numéros externes spécifiques. Par exemple, le bureau d'un avocat souhaite enregistrer la durée des appels à un client, à des fins de facturation. Chaque client reçoit un
Code affaire et ce code est utilisé pour passer un appel. Pour une liste des codes affaires valides, consultez votre administrateur système.
·
L'une des fonctions clés de Phone Manager vous permet d'utiliser des codes affaires contenant des lettres plutôt que de les restreindre aux chiffres.
Les codes affaires saisis avec les appels sont uniquement enregistrés par le système s'ils correspondent à un code affaire déjà enregistré sur le système. Si l'appel est enregistré, l'enregistrement est conservé dans les paramètres de la boîte vocale automatique de l'utilisateur. Si l'appel est transféré à un autre utilisateur, l'enregistrement de l'appel est stoppé.
Pour effectuer un appel à l'aide d'un code affaire :
1.
Cliquez sur Actions > Code affaire. La fenêtre Appel s'ouvre.
2.
Dans le champ Code affaire, sélectionnez le code dans la liste à attribuer à l'appel. Consultez votre administrateur système pour obtenir une liste des codes affaires valides.
3.
Sélectionnez le numéro externe à appeler.
4.
Cliquez sur Appeler. L'appel est effectué.
Si vous recevez le message "Échec de l'appel - Code affaire requis" lorsque vous effectuez un appel sortant sans code affaire, cela signifie que votre compte utilisateur est configuré pour s'assurer que vous attribuez toujours un code affaire
à un appel sortant. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Si un code affaire incorrect est saisi, un message d'avertissement s'affiche. L'appel continue d'être traité sans code affaire. Vous pouvez attribuer un code affaire pendant un appel.
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Pour attribuer un code affaire pendant un appel :
1.
Au cours de l'appel, cliquez sur Actions > Code affaire. La fenêtre Code affaire s'affiche.
2.
Sélectionnez le code affaire approprié.
3.
Cliquez sur OK.
Phone Manager
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Traitement des appels: Codes affaires et restrictions PIN
3.12.2 Créer un Numéro abrégé code affaire
Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro.
Les numéros abrégés code affaire sont regroupés dans le panneau Historique des appels dans l'onglet Codes affaires.
Pour plus d'informations, consultez
34
. Si l'onglet Code affaire n'est pas visible, Phone Manager
113
.
Pour créer un numéro abrégé code affaire :
1.
Cliquez sur l'onglet Codes affaires dans la zone Historique des appels.
2.
Cliquez avec le bouton droit dans cette fenêtre.
3.
Sélectionnez Nouveau. La fenêtre Numéro abrégé code affaire s'affiche.
4.
Saisissez le Nom.
5.
(Facultatif) Saisissez le Numéro de téléphone à enregistrer pour le numéro abrégé. Si aucun numéro de téléphone n'est saisi, vous pouvez utiliser l'icône pour appliquer le code affaire au cours de l'appel.
6.
Sélectionnez le Code affaire à associer au numéro de téléphone dans la liste. Cette option n'est pas disponible si les restrictions PIN sont utilisées.
7.
Cliquez sur OK.
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3.12.3 Travailler avec des restrictions PIN
Phone Manager offre une fonction appelée Restrictions PIN (numéro d'identification personnel). Ces restrictions fonctionnent en demandant à l'appelant de saisir un code PIN avant la connexion de l'appel. Les restrictions PIN peuvent
être associées aux types de numéros composés, par exemple, les numéros internationaux. Les restrictions PIN sont définies par l'administrateur système via Manager d'IP Office. Si les restrictions PIN sont appliquées, les fonctions code affaire ne sont pas disponibles.
Les restrictions PIN sont effectuées lorsque vous :
· effectuez un appel,
· utilisez des numéros abrégés,
· utilisez des numéros abrégés de code affaire.
Pour effectuer un appel :
1.
Cliquez sur .
Vous pouvez également cliquez sur Actions> Appeler.
2.
Saisissez le numéro de téléphone ou de poste dans l'écran Appel.
3.
Cliquez sur le bouton Appeler. La fenêtre PIN s'affiche.
4.
Saisissez votre PIN. Lorsqu'un PIN valide est saisi, l'appel est connecté. Si un PIN non valide est saisi, un message d'erreur s'affiche. Saisissez à nouveau le code PIN. Si le problème persiste, contactez votre administrateur système.
Remarque
·
Si vous devez recomposer le numéro, vous devez resaisir le code PIN valide.
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Traitement des appels: Codes affaires et restrictions PIN
Numéro abrégé avec restrictions PIN
Vous pouvez créer un numéro abrégé avec un PIN. Lorsque le numéro abrégé est utilisé, si le PIN est valide, l'appel est connecté. Lorsqu'un PIN non valide est saisi, un message d'erreur s'affiche et vous êtes invité à saisir une nouvelle fois votre PIN.
Pour créer un numéro abrégé :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés auquel ajouter ce numéro abrégé.
3.
Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné.
4.
Sélectionnez Nouveau > Membre du groupe de numéros abrégés. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche.
5.
Saisissez le Nom et les numéros de téléphone requis.
6.
Cliquez sur PIN. La fenêtre PIN s'affiche.
7.
Saisissez le PIN à associer au numéro de téléphone. Confirmez le PIN et cliquez sur OK. Le type de numéro abrégé est défini sur Externe.
8.
Cliquez sur OK.
9.
Testez le numéro abrégé. Si un PIN non valide est saisi, le message "Échec de l'appel - Code affaire requis" s'affiche.
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Chapitre 4.
Messagerie vocale
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