IP Office Phone Manager. Avaya IP Office 4.2

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IP Office Phone Manager:

1. IP Office Phone Manager

Ce guide décrit comment recevoir et effectuer des appels à l'aide de l'application Phone Manager d'IP Office.

Phone Manager d'IP Office est une application unique qui peut être exécutée dans trois versions différentes. Les versions disponibles dépendent des licences saisies dans la configuration d'IP Office. La version pour chaque utilisateur est définie dans la configuration d'IP Office. Pour plus d'informations sur les fonctions disponibles dans chaque version, consultez la

Comparaison des fonctions de Phone Manager

9 .

La version de Phone Manager est affichée dans la barre de titres du programme. La version est Phone Manager Lite, à moins que les licences appropriées soient saisies dans le système téléphonique.

Phone Manager Lite

Aucune licence requise.

Phone Manager Pro

Un numéro de licence 'Phone Manager Pro' est requis pour chaque utilisateur de Phone Manager Pro. Si les licences appropriées ne sont pas disponibles, Phone Manager fonctionne en mode Lite.

Mode Agent

Ce mode est une option qui peut être sélectionnée par un utilisateur de Phone Manager Pro. Dans ce mode, l'utilisateur de Phone Manager a accès à plusieurs fonctions associées à l'agent comme icônes de la barre d'outils.

Mode connexion (Multi utilisateurs)

Ce mode est une option qui peut être sélectionnée par un utilisateur de Phone Manager Pro. Le fait de démarrer ou d'arrêter Phone Manager connecte et déconnecte l'utilisateur d'un poste. Ce dernier est spécifié lors du démarrage de Phone Manager. Lorsqu'il est connecté, le numéro de poste Phone Manager remplace le numéro du poste physique.

Mode Télétravailleur (Phone Manager 4.1 et versions ultérieures)

Dans ce mode, un utilisateur exécutant Phone Manager Pro sur un ordinateur disposant d'une connexion de données au site IP Office (par exemple via VPN) peut voir ses appels routés vers un numéro de téléphone spécifié au démarrage de Phone Manager. Lorsque l'utilisateur passe un appel avec Phone Manager, le site IP

Office appelle le numéro de téléphone spécifié et, lorsque quelqu'un répond, il passe l'appel sortant vers l'utilisateur. De même, les appels entrants à destination du poste de l'utilisateur sur le site IP Office sont redirigés vers le numéro distant. Étant donné que la partie voix de tous les appels est initiée par IP Office , le coût de ces communications est attribué au site IP Office.

Phone Manager Pro PC Softphone

Les conversations ont lieu par l'intermédiaire d'une carte son ou d'un casque / combiné USB. Les clés de licence

'Phone Manager Pro' et 'Phone Manager Pro IP Audio Enabled' sont requises pour chaque utilisateur. Si les licences appropriées ne sont pas disponibles, Phone Manager fonctionne en mode Lite.

Dans le manuel, les fonctions qui s'appliquent uniquement à Phone Manager Pro sont aussi disponibles pour Phone

Manager PC Softphone.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur Avaya IP Office sur le site www.avaya.com/support et sur www.

avaya.com/ipoffice/knowledgebase .

Phone Manager

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1.1 Nouvelles fonctions

Phone Manager 4.1

Modifier le mot de passe

Votre mot de passe utilisateur IP Office (non défini par défaut) fait partie de la configuration d’IP Office. Une fois défini, il permet de vous connecter à IP Office pour pouvoir accéder aux applications Phone Manager, SoftConsole et IP Office

TAPI. Auparavant, vous ne pouviez définir et modifier ce mot de passe qu’avec l’application IP Office Manager. Phone

Manager 4.2 (tous modes) vous permet de modifier votre propre mot de passe. L’option se trouve dans Fichier |

Modifier le mot de passe. Si IP Office TAPI est également installé sur l’ordinateur, le nouveau mot de passe s’applique

également à cette application.

Configuration de Messagerie externe

Messagerie externe a été intégrée à Voicemail Pro 4.0. Elle permet aux utilisateurs des messageries en mode d’

émulation Intuity de configurer une série de numéros de téléphone que Voicemail Pro tente d’alerter en cas de nouveaux messages. Pour l’utilisateur individuel, le menu Annonces de la messagerie servait à configurer et à gérer cette activité. Dans IP Office 4.2, la configuration de la messagerie externe peut se faire à partir de Phone Manager

Pro. Vous pouvez ainsi afficher vos paramètres de messagerie externe actifs et les modifier si besoin est.

Renvoi de messages

Lorsque vous accédez à votre messagerie vocale via Phone Manager Pro, vous pouvez désormais cliquer avec le bouton droit de la souris sur un message pour le renvoyer vers une autre messagerie vocale.

Affichage de la version

Le menu A propos de Phone Manager affiche désormais les informations de version du système téléphonique IP Office et du serveur Voicemail Pro. Ces informations peuvent aider à résoudre des problèmes de support.

Phone Manager 4.1

Mode Télétravailleur

Dans la configuration d'IP Office, il est possible de configurer un utilisateur de Phone Manager Pro en tant que télétravailleur. Dans ce mode, un utilisateur exécutant Phone Manager Pro sur un ordinateur disposant d'une connexion de données au site IP Office (par exemple via VPN) peut voir ses appels routés vers un numéro de téléphone spécifié au démarrage de Phone Manager. Lorsque l'utilisateur passe un appel avec Phone Manager, le site IP Office appelle le numéro de téléphone spécifié et, lorsque quelqu'un répond, il passe l'appel sortant vers l'utilisateur. De même, les appels entrants à destination du poste de l'utilisateur sur le site IP Office sont redirigés vers le numéro distant. Étant donné que la partie voix de tous les appels est initiée par IP Office , le coût de ces communications est attribué au site

IP Office.

Phone Manager 4.0

Indication du coût

L'indication du coût sera affichée dans la zone Détails des appels de Phone Manager lors d'un appel. Pour plus d'informations, consultez la

Zone d'informations sur les appels

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IP Office Phone Manager: Nouvelles fonctions

1.2 Comparaison des fonctions

Ce tableau souligne les différences entre chaque version de Phone Manager exécutée.

Fonction Lite Pro Softphone

Appels effectués et reçus via l'application

Configurer les préférences du téléphone

Configuration des raccourcis clavier

Afficher l'ID / Nom de l'appelant

Créer des numéros abrégés

Créer des tableaux des voyants d'occupation via un numéro abrégé

Créer plusieurs onglets de numéros abrégés pour regrouper les icônes des tableaux de voyants d'occupation

Affichage de l'application en mode Compact

Créer un répertoire de téléphone local

Afficher le journal de l'historique des appels pour tous les messages et les messages en absence

Afficher un journal distinct des appels entrants et sortants

Relever les nouveaux messages vocaux

Avoir un contrôle de la boîte de messagerie vocale à partir de l'application. (Modes Intuity et IP Office)

Créer une liste de diffusion personnelle

(mode Intuity uniquement)

Attribuer des scripts aux appels entrants

Afficher la durée de l'appel

Contrôler l'ouverture de la porte

Surveiller les files d'attente

Afficher le contrôle des conférences

Boutons d'action du centre de conférences

Fenêtre contextuelle des contacts

Créer un simple enregistrement des contacts Outlook

Mode Agent

Sonnerie caractéristique (fichier .WAV)

Indication du coût

(uniquement pris en charge en Grèce et en

Allemagne)

Signal de post-connexion

(envoi de DTMF pendant la connexion avec un autre correspondant)

Numéro de licence requis sur PBX pour fonctionner

Identifier un appel par une annotation descriptive

Modifier le codec audio

Définir les numéros de transfert vers la messagerie vocale

Créer des messages d'accueil de la messagerie vocale

Appliquer les restrictions PIN

Utiliser les codes affaires

Transférer les appels à l'aide de la fonction Glisser-

Déplacer.

Mode Télétravailleur

*Afficher l'état d'un utilisateur interne, par exemple, hors ligne.

*Envoi de messages instantanés (IM) à un utilisateur interne

15 maxi

1000 maxi

10 onglets maxi.

100 numéros abrégés par onglet

1000 maxi

10 onglets maxi.

100 numéros abrégés par onglet

1000 maxi

* Ces fonctions sont uniquement disponibles si vous possédez Microsoft Live Communications Server (LCS).

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1.3 Démarrer Phone Manager

1.3.1 Se connecter à Phone Manager

Vous devez vous connecter à Phone Manager avant de pouvoir utiliser l'application. La fenêtre Connexion contient des informations qui permettent à Phone Manager de communiquer avec le système téléphonique. Si la connexion échoue, contactez votre administrateur système.

Astuce : Si vous utilisez l'option Mémoriser le mot de passe ci-dessous, Phone Manager ne réclamera plus la saisie d'un mot de passe lorsqu'il sera lancé si la connexion au site IP Office se fait sans problème.

Pour démarrer Phone Manager :

Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager. La fenêtre Connexion à Phone Manager d'IP

Office s'ouvre.

Dans le champ Nom\Poste de l'utilisateur, saisissez le numéro de votre poste ou votre nom d'utilisateur. Le nom d'utilisateur est sensible à la casse. Vous pouvez également cliquer sur Liste d'utilisateurs pour ouvrir la fenêtre

Liste d'utilisateurs afin de sélectionner les informations. Pour plus d'informations, consultez Fenêtre Liste des utilisateurs

(Facultatif) dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe. Ce mot de passe vous est fourni par votre administrateur système et il est sensible à la casse.

(Facultatif) Si vous voulez que Phone Manager vous connecte automatiquement lors du démarrage, cochez la case

Mémoriser le mot de passe. La dernière configuration de l'utilisateur enregistrée sera utilisée pour la connexion à

Phone Manager.

(Facultatif) Le champ Nom\Adresse IP de l'unité contient l'adresse IP du système IP Office. Cliquez sur Parcourir pour sélectionner une adresse IP différente. Pour plus d'informations, consultez

Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office

Cliquez sur OK. Si le bouton OK n'est pas disponible, il peut y avoir plusieurs raisons possibles :

L'adresse IP d'IP Office est incorrecte. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez l'unité de contrôle IP Office dans la liste. Pour plus d'informations, consultez

Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office

Un nom ou un mot de passe d'utilisateur non valide a été saisi. Saisissez-les une nouvelle fois. Souvenez-vous que le nom et le mot de passe utilisateur sont sensibles à la casse. Vous pouvez sélectionner le nom d'utilisateur dans la fenêtre Liste des utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez

Fenêtre Liste des utilisateurs

· Il peut y avoir des problèmes de réseau. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.

Votre téléphone peut ne pas être connecté au système téléphonique.

Pour les utilisateurs de Phone Manager Pro utilisant le mode Télétravailleur, un menu supplémentaire est disponible,

posant la question "Où souhaitez-vous travailler ?" (voir

Mode Télétravailleur

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1.3.2 Se connecter comme un agent

Si vous travaillez en mode Agent, vous pouvez devoir vous connecter avec un numéro de poste différent de celui de votre poste physique. Lorsque vous fermez Phone Manager, vous êtes déconnecté et le téléphone reprend son numéro de poste de base.

Pour démarrer Phone Manager en mode Agent :

Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager. La fenêtre Connexion à Phone Manager d'IP

Office s'ouvre.

Dans le champ Nom\Poste de l'utilisateur, saisissez le numéro de votre poste ou votre nom d'utilisateur. Le nom d'utilisateur est sensible à la casse. Vous pouvez égalemetn cliquer sur Liste d'utilisateurs pour ouvrir la fenêtre

Liste d'utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez

Fenêtre Liste des utilisateurs

15 .

(Facultatif) dans le champ Mot de passe, saisissez votre mot de passe. Ce mot de passe vous est fourni par votre administrateur système et il est sensible à la casse.

Lorsque vous utilisez Phone Manager en mode Agent pour vous connecter à plusieurs postes, nous vous recommandons de ne pas cocher la case Mémoriser le mot de passe. Si cette case est cochée, lorsque vous démarrez Phone Manager, l’application se connecte en utilisant les derniers paramètres utilisés, sans afficher l’

écran de connexion ci-dessus. Il est alors plus difficile d’accéder au poste auquel vous voulez vous connecter lorsque vous démarrez Phone Manager sans d’abord se connecter à un poste de base : vous devez utiliser

Fichier | Connexion pour accéder de nouveau aux paramètres et modifier le poste de base.

Sélectionner une autre unité de contrôle IP Office

Cliquez sur Développer pour afficher les détails du mode Agent.

Cochez la case Connexion/Déconnexion si vous voulez vous connecter à un autre numéro de poste que celui de votre poste physique.

Sélectionnez le numéro de poste de base auquel vous voulez associer Phone Manager.

Cliquez sur OK pour ouvrir Phone Manager.

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1.3.3 Mode Télétravailleur

En temps normal, Phone Manager est utilisé pour le contrôle des appels et la transmission des informations sur une connexion de type données à IP Office, la partie voix des appels étant transmise sur une connexion voix parallèle. IP

Office 4.1 et Phone Manager 4.1+ et versions ultérieures prennent en charge le mode Télétravailleur, qui permet les conversations voix avec un site distant n'étant pas un site IP Office. La possibilité d'utiliser ce mode peut être accordée à des utilisateurs par l'administrateur système depuis la page de configuration d'IP Office 4.1 et versions ultérieures.

Lorsque des utilisateurs de ce mode lancent Phone Manager, leur emplacement leur est demandé (Interne ou Distant).

L'option Interne est utilisée lorsque vous utilisez votre poste IP Office ordinaire. Dans ce mode, le poste et Phone

Manager fonctionnent de la même manière que pour les autres utilisateurs internes de Phone Manager.

L'option Distant est utilisée lorsqu'ils se trouvent sur un site distant sur lequel ils disposent d'une connexion de données entre Phone Manager et le site IP Office, ainsi que d'un téléphone sur lequel ils peuvent passer des appels et en recevoir. Lorsqu'ils se connectent, ils peuvent spécifier le numéro de l'emplacement distant ou utiliser un numéro d'emplacement précédemment enregistré. Le numéro de téléphone distant doit être celui pouvant être appelé directement depuis IP Office, c'est à dire un numéro direct ne passant par aucun standard, manuel ou automatique. Le cas échéant, les restrictions d'appel normalement appliquées à l'utilisateur par IP Office sont appliquées, et tout préfixe de numérotation externe doit être inclus si IP Office est utilisé.

Lorsque vous êtes connecté à Phone Manager en tant que télétravailleur :

Les appels sortants à destination d'un numéro IP Office interne ou ceux destinés à la consultation d'une messagerie vocale sont réalisés depuis Phone Manager. Il transmet la demande à IP Office, qui appelle alors le numéro du site distant, puis le numéro interne requis.

Les appels sortants à destination d'un numéro externe au site IP Office sont également réalisés par Phone Manager.

Il transmet la demande à IP Office, qui appelle alors le numéro du site distant, puis compose le numéro externe requis comme s'il avait été composé depuis votre ports IP Office ordinaire. Ce comportement est également affecté, le cas échéant, par les restrictions de numérotation attribuées à votre profil d'utilisateur.

Les appels entrants à destination d'un poste IP Office ordinaire sont redirigés vers le numéro du site distant, accompagnés par les informations détaillées sur l'appelant affichées dans Phone Manager.

Lorsque vous travaillez en mode Télétravailleur, votre poste IP Office interne est considéré comme déconnecté.

Lorsque vous fermez Phone Manager, votre poste interne est reconnecté, à moins que votre profil ne soit définit sur connexion forcée ou qu'un autre utilisateur ne soit connecté à votre poste.

Remarque : l'accès aux codes de fonction IP Office en utilisant les touches de numérotation n'est pas pris en charge.

Le téléphone du site distant est considéré comme un téléphone à ligne unique. Si le signal d'appel est activé dans votre configuration IP Office, il peut être utilisé pour être averti d'un unique appel supplémentaire lorsqu'un appel via

IP Office est déjà en cours sur cette ligne.

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Démarrer Phone Manager (mode Télétravailleur)

Vérifiez que l'ordinateur utilisé dispose d'une connexion de données au réseau du site IP Office.

Cliquez sur Démarrer > Programmes > IP Office > Phone Manager.

Si nécessaire, renseignez les informations de connexion détaillées de Phone Manager et indiquez votre nom et mot de passe d'utilisateur. Voir Connexion à Phone Manager.

Une fois qu'un utilisateur est reconnu comme étant en mode Télétravailleur, le menu de connexion supplémentaire suivant lui est automatiquement proposé.

Interne

Sélectionnez l'option Interne si vous utilisez votre poste IP Office pour passer des appels et en recevoir.

Sélectionnez Distant si vous vous trouvez sur un site distant, mais que vous avez accès à un téléphone disposant d'un numéro direct.

A Distance

Sélectionnez l'option Distant si vous vous trouvez sur un site distant sur lequel vous disposez d'un numéro de téléphone direct pouvant être utilisé conjointement à une connexion de données au site IP Office. Utilisez la liste déroulante pour réutiliser les informations détaillées déjà saisies correspondant à des sites distants ou saisissez les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer le profil.

Nom du profil à distance

Le champ Nom permet d'identifier les jeux de paramètres enregistrés.

Numéro

Cela doit correspondre au numéro tel qu'il doit être composé depuis votre poste IP Office, par exemple avec un préfixe de numérotation externe le cas échéant. Il doit s'agit d'un numéro pouvant être appelé directement depuis IP Office et ne passant par aucun réceptionniste, ni aucun standard manuel ou automatique. Il sera sujet aux éventuelles restrictions d'appel et autres contrôles appliqués lorsque vous passez des appels depuis votre poste IP Office.

Mode Continu

Ce mode contrôle la façon dont vous utilisez la connexion entre le site IP Office et le site distant.

Désactivé

Si l'option Mode Continu n'est pas sélectionnée, IP Office appelle uniquement le numéro du site distant lorsque nécessaire, c'est à dire lorsque vous souhaitez passer un appel IP Office ou que vous en recevez un. Par exemple, lorsque vous passez un appel avec Phone Manager, IP Office appelle le site distant, puis, lorsque quelqu'un répond, il passe un autre appel en utilisant le numéro indiqué par Phone

Manager. Vous pouvez raccrocher cet appel soit depuis Phone Manager, soit en raccrochant le combiné.

· Dans ce mode, il est possible pour le téléphone du site distant de passer des appels non-IP Office et d'en recevoir. Les appels d'IP Office sont reconnaissables aux informations d'appel affichées dans Phone Manager.

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· Les appels n'aboutiront pas si IP Office détecte que la ligne de réseau utiliser une prise de ligne analogique par hausse de tension ou une émulation de prise de ligne par hausse de tension.

Les appels SMS ne sont pas redirigés. Les appels de type interphone et les appels directs sont redirigés comme des appels normaux.

Activé

Si l'option Mode Continu est sélectionnée, lorsque vous vous connectez à Phone Manager, IP Office appelle le numéro distant et, lorsque quelqu'un répond, l'utilisateur ne doit pas raccrocher. Cette procédure est parfois utilisée dans le cas d'un appel de test ou après que vous ayez cliqué sur OK. Phone Manager est alors utilisé exclusivement pour passer des appels et y répondre, tandis qu'IP Office redirige la conversation vocale vers le combiné distant lorsque nécessaire.

Cette option doit être utilisée lorsque les lignes de réseau utilisées sont des lignes analogiques à prise de ligne analogique par hausse de tension, des lignes à émulation de prise de ligne par hausse de tension ou qu'elles sont suspectées comme telles. Ces lignes peuvent, par exemple, être des téléphones portables reliés à des relais téléphoniques connectés à des lignes de réseau analogiques.

Réclamer un appel de test

Si cette fonction est sélectionnée, IP Office tente de réaliser un appel de test vers le numéro du site distant.

Cette option est grisée si le mode Continu est sélectionné.

Cliquez sur OK.

Si le mode Continu a été sélectionné, le téléphone devrait sonner et, lorsque vous répondez, vous devriez entendre la musique d'attente d'IP Office. Cliquez sur pour terminer cet appel depuis le site IP Office. NE

RACCROCHEZ PAS LE COMBINÉ.

· Si la fonction Réclamer un appel de test a été sélectionnée, le téléphone devrait sonner. Répondez à l'appel.

Phone Manager affiche maintenant un message demandant si l'appel a été reçu. Cliquez sur Oui pour valider la connexion ou sur Non pour revenir à la fenêtre de saisie des informations de connexion. Si IP Office n'a pas pu passer l'appel, Phone Manager en affichera le motif possible. Par exemple, "Appel sans réponse" ou "Appel sortant interdit".

Une fois connecté, utilisez Phone Manager pour passer des appels via IP Office et en recevoir.

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1.3.4 Fenêtre Liste des utilisateurs

Le champ Nom \ Poste de l'utilisateur de la fenêtre Connexion peut être renseigné en sélectionnant les informations dans une liste.

Pour ouvrir la fenêtre Liste des utilisateurs :

Dans la fenêtre Connexion, cliquez sur Liste d'utilisateurs. La fenêtre Liste d'utilisateurs s'ouvre.

Commencez à saisir le nom ou le numéro dans le champ approprié. Seules les entrées correspondantes s'affichent.

Cliquez sur l'entrée de votre choix. Les champs Nom et Numéro sont renseignés.

Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre Connexion. Les informations sélectionnées sont saisies dans le champ Nom \

Poste de l'utilisateur.

1.3.5 Sélectionner une autre IP Office

Lorsque l'on clique sur le bouton Parcourir dans la fenêtre Connexion, la fenêtre des unités de contrôle IP Office s'affiche.

Si plusieurs systèmes IP Office sont disponibles, vous pouvez sélectionner l'unité de contrôle à utiliser.

Pour sélectionner une autre unité de contrôle IP Office :

Cliquez sur l'unité de contrôle IP Office dans la liste.

Cliquez sur OK. Si le système IP Office recherché ne se trouve pas dans la liste, contactez votre administrateur système.

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1.3.6 Modifier le mot de passe

Phone Manager 4.2 et supérieure uniquement.

L’option Fichier | Modifier le mot de passe vous permet de modifier votre mot de passe utilisateur IP Office. Dans les applications Phone Manager, SoftConsole et IP Office TAPI, ce mot de passe vous sert à vous connecter à IP Office.

Par défaut, vous n’en avez pas et vous ne pouvez donc pas le modifier. Cependant, si l’administrateur vous a attribué un mot de passe, vous pouvez le modifier dans Phone Manager.

Remarque: il ne s’agit pas du mot de passe qui sert à vous connecter à votre messagerie vocale. Il ne s’agit pas non plus d’un code de connexion pour vous connecter à un téléphone ou à un poste multi-utilisateurs.

1. Sélectionnez Fichier, puis Modifier le mot de passe.

2. Saisissez votre mot de passe actuel, puis saisissez et confirmez votre nouveau mot de passe. Les mots de passe peuvent se composer de 31 chiffres au maximum. Vous ne pouvez pas utiliser d’autres caractères.

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