Appels d’arrivée
Relevé des données d’appels
Les postes peuvent être programmés de sorte qu’ilsconsignent automatiquement les données présentées à l’afficheur pour les appels extérieurs. La ligne empruntée par l’appel doit figurer sur le poste, mais il n’est pas nécessaire qu’elle soit une ligne avec sonnerie.
On peut aussi programmer les postes de telle sorte qu’ils consignent tous les appels entrant sur un téléphone. Ceci comprend les appels entrant sur un NA de réponse ou à l’aide d’un renvoi automatique. Cette option consomme rapidement l’espace disponible. Il est donc conseillé d’activer le remplacement automatique
sur le téléphone. Reportez-vous à la section intitulée « Suppression des anciennes entrées du relevé (remplacement automatique) » à la page 139.
L’administrateur du système détermine le type de consignation qui sera utilisée par le système. Il détermine aussi les postes ou les lignes de postes pour lesquels les appels seront automatiquement consignés.
AVERTISSEMENT : Si on modifie la méthode de consignation des appels sur un système configuré, tous les relevés existants seront supprimés.
Si votre système est doté de l’équipement nécessaire et si vous êtes abonné aux services d’affichage des données d’appels offerts par votre compagnie de téléphone locale, les données d’appels des demandeurs s’enregistreront automatiquement dans votre relevé d’appels. Cette fonction est également offerte par un service
RNIS qui comprend l’identification de la ligne du demandeur (CLID).
Le relevé peut contenir les éléments suivants :
• numéro séquentiel de l’entrée dans le relevé ;
• nom et numéro du demandeur ;
• symbole indiquant un appel interurbain ;
• symbole indiquant un appel ayant obtenu une réponse (et identification du poste ayant répondu à l’appel) ;
• heure et date de l’appel ;
• nombre d’appels répétés provenant de la même personne ;
• désignation de la ligne empruntée par l’appel.
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138 / Appels d’arrivée
Le relevé des données d’appels vous sera utile pour :
• repérer les appels abandonnés ou laissés sans réponse ;
• établir les profils des demandeurs (par exemple, le volume des appels et leur région d’origine) ;
• enregistrer rapidement et précisément les données d’appels ;
• créer un répertoire téléphonique personnel à partir des entrées du relevé.
Il se peut que le symbole de l’interurbain ainsi que le nom et le numéro du demandeur ne soient pas inclus dans le relevé. Cela dépend des services de gestion des appels offerts par votre compagnie de téléphone locale et celle du demandeur.
Si vous voulez utiliser les fonctions décrites aux pages suivantes, votre poste doit être pourvu d’un certain nombre d’espaces mémoire pour le relevé des données d’appels. L’installateur ou le préposé du service à la clientèle attribue à chaque poste le nombre approprié d’espaces.
Options de relevé des données d’appels
≤•°›
Vous pouvez choisir, parmi les options suivantes, le type d’appel dont les données seront consignées dans le relevé : Sélectionnez parmi les quatre options suivantes : Sans réponse, Sans rép poste, Tous app consign ou Consign désact.
1.
Appuyez sur ≤•°›. L’afficheur présente l’option actuellement sélectionnée.
2.
Appuyez sur £ ou sur SUIV pour passer à l’option suivante.
3.
Appuyez sur ≤ ou sur OK pour sélectionner l’option.
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Appels d’arrivée / 139
Consignation manuelle
≤°⁄‹
Même si les données de vos appels ne sont pas consignées de façon automatique, vous pouvez enregistrer les données d’un appel extérieur lorsque vous êtes en communication. La consignation manuelle peut être utile dans bien des situations. Par exemple, vous pouvez :
• enregistrer les données d’un appel en cours sans utiliser de papier ni de crayon ;
• n’enregistrer que les données de certains appels, au lieu d’utiliser la consignation automatique de tous les appels ;
• enregistrer rapidement les données d’un appel avant que le demandeur ne raccroche.
Appuyez sur
≤°⁄‹
pour consigner un appel extérieur de façon manuelle.
Suppression des anciennes entrées du relevé
(remplacement automatique)
≤°⁄fi
Le relevé peut contenir un nombre déterminé d’entrées. Lorsqu’il est plein, la consignation des nouvelles entrées est impossible. C’est à ce moment que la fonction Remplacement automatique peut entrer en jeu pour effacer l’entrée la plus ancienne et la remplacer par une nouvelle entrée.
Appuyez sur
≤°⁄fi
pour activer la fonction Remplacement automatique.
Appuyez sur
≤£°⁄fi
pour désactiver la fonction Remplacement automatique.
Affichage du relevé des données d’appels
≤°⁄¤
Pour consulter le relevé des données d’appels, effectuez les étapes suivantes :
1.
Appuyez sur
≤°⁄¤
. L’afficheur indique le nombre d’entrées déjà consultées (anciennes) et le nombre de nouvelles entrées jamais consultées
(nouvelles) dans le relevé.
2.
Appuyez sur
•
ou sur
ANC
pour afficher les anciennes entrées. Appuyez sur
£
ou sur
NOUV
pour afficher les nouvelles entrées.
3.
Appuyez sur
‚ ou
REPÈRE
pour afficher la dernière entrée visualisée lors du dernier examen du relevé.
Les noms et numéros des demandeurs hors système ne s’affichent que si vous êtes abonné au service de gestion des appels de votre compagnie de téléphone locale.
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140 / Appels d’arrivée
Consultation d’une entrée de relevé des données d’appels
Appuyez sur √ ou sur SUITE pour afficher les données relatives à un appel.
Effacement des entrées du relevé
Les entrées du relevé doivent être effacées régulièrement pour faire place aux nouvelles entrées.
1.
Faites afficher l’entrée à effacer.
2.
Appuyez sur ≥ ou sur EFFAC.
3.
Appuyez sur ® pour sortir.
Si vous effacez une entrée par erreur, vous pouvez la récupérer.
1.
Immédiatement après avoir effacé une entrée par erreur, appuyez sur ≥ ou sur ANNUL.
2.
Appuyez sur ® pour sortir.
Établissement d’un appel à partir du relevé des données d’appels
Vous trouverez utile de faire des appels à partir de votre relevé des données d’appels. Le numéro de téléphone recueilli peut varier selon le type d’appel.
Notamment, si l’appel du demandeur provenait d’un système Centrex ou PBX, il se peut qu’il faille supprimer les premiers chiffres avant de pouvoir l’utiliser pour établir un appel. Par ailleurs, si vous voulez établir un appel interurbain ou un appel qui utilise un groupe de lignes, vous devrez peut-être ajouter des chiffres.
Pour faire un appel à partir du relevé des appels
1.
Faites afficher l’entrée du relevé contenant le numéro que vous désirez composer.
2.
Faites afficher le numéro de téléphone en question.
3.
Appuyez sur √ ou sur COUPER, pour effacer un chiffre à la fois.
4.
Entrez les chiffres à ajouter.
5.
Appuyez sur une touche de ligne extérieure ou de groupe de lignes.
6.
Décrochez le combiné. (Cette étape n’est pas nécessaire si votre poste est pourvu de la fonction Mains libres.) Le numéro affiché est composé.
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Appels d’arrivée / 141
Création d’un mot de passe pour le relevé des données d’appels
≤•°fi
L’accès à votre relevé d’appels peut être protégé par un mot de passe.
1.
Appuyez sur ≤•°fi. L’afficheur indique Nouv MP :.
2.
Entrez votre mot de passe à quatre chiffres. L’afficheur indique Retaper MP :.
3.
Entrez de nouveau votre mot de passe à quatre chiffres. L’afficheur indique
Mot passe changé pour confirmer l’attribution de votre mot de passe.
Pour avoir accès à votre relevé des données d’appels à l’aide de votre mot de passe, effectuez les étapes suivantes :
1.
Appuyez sur ≤°⁄¤ pour accéder au relevé des données d’appels. Si vous avez programmé un mot de passe, l’afficheur indique
Mot de passe :.
2.
Entrez votre mot de passe à quatre chiffres.
Si vous ne vous souvenez plus de votre mot de passe, vous pouvez l’effacer au
cours de la programmation. Reportez-vous à la section intitulée « Mots de passe » à la page 217.
Modification du mot de passe
≤•°fi
1.
Appuyez sur ≤•°fi. L’afficheur indique Anc MP :.
2.
Entrez votre ancien mot de passe. L’afficheur indique Nouv MP :.
3.
Entrez votre nouveau mot de passe à quatre chiffres. L’afficheur indique
Retaper MP :.
4.
Entrez de nouveau votre nouveau mot de passe. L’afficheur indique Mot passe changé pour confirmer que votre mot de passe a été modifié.
Effacement du mot de passe attribué
≤•°fi
1.
Appuyez sur ≤•°fi. L’afficheur indique Anc MP :.
2.
Entrez votre ancien mot de passe. L’afficheur indique Nouv MP :.
3.
Appuyez sur ≥ ou sur OK
. L’afficheur indique Aucun MP attrib pour confirmer que votre mot de passe a été effacé.
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142 / Appels d’arrivée
Messages à l’afficheur
1 : Nom inconnu
Le nom du demandeur ne peut être affiché.
1 : Nº non identif
Le numéro du demandeur ne peut être affiché.
12 : KATE SMITH
SUIV EFF SUITE
12
¯
KATE SMITH
SUIV EFF SUITE
12§KATE SMITH
SUIV EFF SUITE
49/1234567890123
SUIV EFF SUITE
Appel(s) rempl
Garde ou lib
Activée : NOM POSTE
Le trait de soulignement (_) indique une nouvelle entrée.
¯ indique qu’on a répondu à l’appel.
§ indique un appel interurbain.
/ indique que le numéro programmé a été raccourci à ses 11 derniers chiffres. Appuyez sur
√
ou sur SUITE pour afficher les autres données d’appels.
Une ou plusieurs entrées ont été effacées par la fonction Remplacement automatique pendant que vous consultiez le relevé des données d’appels.
L’appel en cours doit être mis en garde ou libéré avant de pouvoir accéder au relevé des données d’appels.
La ligne externe est occupée.
Jan 4 9:00a 3X
SUIV EFF SUITE
Ligne001
¯
27
SUIV EFF SUITE
Ligne001
¯
Consig
SUIV EFF SUITE
Ligne001
SUIV EFF SUITE
Le compteur d’appels répétés, qui donne la date et l’heure, indique le nombre d’appels en provenance du même demandeur.
Cet appel a été pris par quelqu’un à partir d’un autre poste (27).
Les données de cet appel ont été consignées manuellement.
Cet appel n’a obtenu aucune réponse.
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Mess et appels
MESS APPEL
Début nouv app
Appels d’arrivée / 143
Vous trouverez un ou plusieurs messages dans la liste des messages en attente et une ou plusieurs nouvelles entrées dans le relevé des données d’appels. Appuyez sur ≤°‚fl pour afficher la date et l’heure courantes sur la première ligne.
Vous venez de consulter la dernière ancienne entrée et vous pouvez maintenant consulter les nouvelles entrées.
Aucune donnée n’a été recueillie pour l’appel.
Consign imposs
Attribuer relevé
Aucun espace dans le relevé n’a été attribué au poste.
Aucun repère
Le repère n’est plus dans le relevé pour l’une des raisons suivantes : fonction Autobumping
(remplacement automatique), mise à jour des appels répétés ou réattribution de l’espace dans le relevé pendant que vous consultiez le relevé des données d’appels.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages,
reportez-vous à la section « Messages courants » à la page 243.
Messagerie vocale
Si vous êtes abonné à un service de messagerie vocale, vous pouvez y accéder par le biais du système Norstar. L’installateur ou le préposé du service à la clientèle peut programmer votre poste Norstar pour qu’il vous signale la présence d’un message vocal en attente à une ligne donnée.
Pour savoir si le service de messagerie vocale que vous utilisez est compatible avec le système Norstar ou si l’utilisation de ce service vous pose un problème, communiquez avec le fournisseur de ce service.
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144 / Appels d’arrivée
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