Réception auto. Nortel 7208, CAP, Norstar, 7100, 7316E, SCI compact 7.1, Meridian, 7316, Kim

Réception auto

La réception automatique intégrée assure la réponse automatique aux appels et leur acheminement, ce qui permet de réduire ou d’éliminer la charge de travail d’un réceptionniste. La réception automatique remplit trois fonctions : la réponse système, la sélection de services (SS) et la composition au poste de réception.

Conseil -

La réception automatique peut transférer les appels à un groupe de recherche. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes de

recherche, reportez-vous à la section « Programmation des groupes de recherche » à la page 165.

L’installateur ou le préposé du service à la clientèle active la fonction de réception automatique au système SCI compact et attribue les lignes à la SS.

Vous pouvez peut-être enregistrer vos propres annonces au lieu d’utiliser les annonces préenregistrées pour la réponse système et la SS.

Communiquez avec le préposé du service à la clientèle pour déterminer si votre système permet d’enregistrer vos propres annonces.

Réponse système

La fonction Réponse système simplifie la prise d’appels en assurant que tous les appels obtiennent une réponse après un nombre défini de coups de sonnerie. Lorsqu’un appel ne reçoit pas de réponse à un poste doté de la fonction Réponse système (appelé poste de réception), le système Norstar répond à l’aide d’une annonce. L’appel est ensuite mis en garde en attendant que quelqu’un le prenne.

Si le demandeur connaît le numéro du poste qu’il désire joindre ou s’il utilise les fonctions d’accès à distance du système Norstar, il peut composer ce numéro pendant que le système Norstar diffuse l’annonce.

La fonction Réponse système dessert tous les appels extérieurs. Le symbole indicateur du téléphone de réception se met à clignoter, affichant ainsi les appels, y compris les touches réponse et les appels extérieurs transférés.

Une fois l’annonce diffusée, l’appel est mis en garde au même symbole indicateur auquel il s’était d’abord affiché. Cette fonction ne répond pas aux appels de postes internes.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

82 / Réception auto

Sélection de service (SS)

Les tâches inhérentes à la réponse et au transfert d’appels peuvent être prises en charge par la fonction Sélection de service. Lorsque des appels arrivent sur des lignes desservies par la sélection de service, le système répond à ces appels et les demandeurs entendent l’annonce d’accueil sélectionnée. Les demandeurs qui utilisent un téléphone à composition multifréquence peuvent :

• acheminer leur appel en appuyant sur la touche qui correspond aux directives énoncées dans l’annonce (par exemple, « Pour joindre le personnel des ventes, faites le 4 ») ;

• entrer un numéro de poste intérieur (une façon rapide, pour ceux qui appellent souvent, de joindre quelqu’un directement) ;

• accéder aux fonctions de téléaccès ;

• joindre la réception en appuyant sur une touche (moyen de sortir de la

SS pour parler à quelqu’un).

La fonction SS vous permet d’utiliser deux annonces : l’une est diffusée pendant les heures d’ouverture et l’autre, pendant les heures de fermeture.

L’annonce de fermeture peut indiquer vos heures d’ouverture ou offrir d’appuyer sur une touche pour laisser un message (si vous possédez un système de messagerie vocale ou un répondeur). Les demandeurs peuvent

également composer un numéro intérieur pour joindre quelqu’un qui travaille pendant les heures de fermeture.

Si la SS renvoie un appel, mais s’il reste sans réponse (soit parce que le demandeur a entré un numéro de poste incorrect, soit parce que personne ne peut prendre l’appel), l’appel est réacheminé au poste principal après le délai de rappel sur transfert habituel. Une fois sorti de la SS, le demandeur ne peut plus y accéder pour y faire une nouvelle sélection.

Groupes SS

La fonction SS permet au demandeur de joindre des groupes de postes en ne composant qu’un seul chiffre qu’il choisit du menu parlé. Vous pouvez créer des groupes SS en les programmant.

Si l’appel est envoyé à un groupe SS dont tous les postes ont la même programmation, il est réacheminé au numéro de poste interne le moins élevé.

Si les postes du groupe SS n’ont pas la même programmation, l’appel est réacheminé au poste programmé pour prendre l’appel en premier. Si, par exemple, un téléphone d’un groupe réachemine les appels après deux coups

SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système N0130956 01

Réception auto / 83 de sonnerie, il réachemine l’appel provenant de la SS avant les téléphones programmés pour réacheminer l’appel après trois coups de sonnerie.

Les fonctions Renvoi automatique sur occupation, Renvoi automatique et

Rappel réacheminent également les appels SS. Assurez-vous de programmer les téléphones des groupes SS convenablement.

Les données d’appels s’affichent automatiquement au poste si celui-ci fait partie d’un groupe SS. Vous devez être abonné au service de gestion des appels et posséder l’équipement nécessaire sur votre système. Si la SS a été programmée de manière à prendre les appels avant le troisième coup de sonnerie, il est possible que les données d’appels ne soient ni captées, ni transmises aux postes du groupe SS.

Composition au poste de réception

Les fonctions Réponse système et Sélection de service permettent au demandeur de composer un numéro intérieur ou d’utiliser les fonctions de téléaccès, comme l’accès direct au système (ADAS). Cela signifie qu’il n’y a pas de délai avant de joindre un interlocuteur et que seul celui-ci traite l’appel.

Personnalisation de la réponse système et de la sélection de service

L’installateur ou le préposé du service à la clientèle active les fonctions

Réponse système et Sélection de service pour votre système. Il attribue les lignes qui répondront à l’aide de la SS. Tant que cette commande principale n’est pas activée, il est impossible d’utiliser les fonctions de réception automatique.

La SS ne devrait pas être programmée pour répondre aux lignes lorsque celles-ci sont prises en charge par la réponse système au poste de réception.

Avant de commencer la programmation, planifiez la personnalisation de la fonction Réponse du système et la fonction Sélection de service.

• Décidez quel sera le poste du standardiste. Il s’agit du poste sur lequel il est possible de répondre automatiquement aux appels et les mettre en garde.

• Déterminez quelle langue doit être utilisée dans les annonces préenregistrées pour accueillir les demandeurs. Si vous choisissez deux langues, déterminez laquelle doit être utilisée en premier lieu.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

84 / Réception auto

• Composez les messages ou les textes que vous voulez enregistrer comme annonce d’accueil de l’entreprise et annonce diffusée aux heures de fermeture. Reportez-vous aux exemples de la section intitulée

« Enregistrement des messages personnalisés pour la réponse système et la sélection de service » à la page 92.

• Formez des groupes de postes et attribuez à chaque groupe un numéro qui sera utilisé par le demandeur pour joindre le groupe qu’il désire. À partir de ces données, composez le message ou le texte qui doit être diffusé pour la sélection de service.

• Déterminez le nombre de coups de sonnerie avant la prise de l’appel par la réponse système et la sélection de service. Assurez-vous qu’il n’y a pas de conflit avec la messagerie vocale ou les autres applications de réception automatique dont votre système dispose. Si des appels destinés à être pris en charge par la fonction SS sonnent au poste de réception, les fonctions

Réponse système et SS peuvent entrer en conflit.

• Utilisez le mode programmation et des codes de fonction pour créer une réponse système et une sélection de service personnalisées.

• Faites l’essai de la réponse système et de la sélection de service pour vérifier si tout fonctionne bien.

• Assurez-vous que votre installateur ou préposé du service à la clientèle a programmé votre système pour qu’il utilise la tonalité de rappel de garde.

Cette tonalité indique que la réponse système a mis un demandeur en garde.

Activation ou désactivation de la réponse système

≤•°‹⁄

La fonction Réponse système peut être activée ou désactivée depuis n’importe quel poste du système. Elle ne s’applique qu’aux appels qui font sonner le poste de réception.

1.

Appuyez sur ≤•°‹⁄. L’afficheur indique si la fonction

Réponse système est activée ou désactivée.

2.

Appuyez sur MODIF ou sur £ et entrez le mot de passe du coordinateur de système ou le mot de passe de base pour activer ou désactiver la fonction. (Les mots de passe par défaut sont les suivants :

¤‹fl›fl et ¤¤‡›¤.)

3.

Appuyez sur OK ou sur • pour confirmer la modification.

Étant donné que la fonction Réponse système répond aux appels et les met en garde, il faut la désactiver lorsqu’il n’y a personne au poste de réception pour reprendre les appels.

SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système N0130956 01

Réception auto / 85

Conseil -

Vous pouvez programmer le code de fonction permettant d’activer ou de désactiver la réponse système et la sélection de service à une touche mémoire avec symbole indicateur du poste de réception.

La fonction est activée lorsque le symbole indicateur est allumé au poste de réception.

Activation ou désactivation de la sélection de service

≤•°‹¤

1.

Appuyez sur ≤•°‹¤. L’afficheur indique si la fonction

Sélection de service est activée ou désactivée.

2.

Appuyez sur MODIF ou sur £ et entrez le mot de passe du coordinateur de système ou le mot de passe de base (mots de passe par défaut : ¤‹fl›fl et ¤¤‡›¤) pour sélectionner l’une des valeurs suivantes :

3.

Appuyez sur OK ou sur • pour confirmer la modification.

Appuyez sur OK ou sur • pour confirmer la modification.Reportez-vous

à la section traitant de l’enregistrement des annonces pour obtenir une description des annonces diffusées aux heures d’ouverture et aux heures de fermeture avec la sélection de service.

Choix du poste de réception

La programmation permet de choisir le poste de réception. Les appels extérieurs laissés sans réponse à ce poste sont pris en charge par la réponse système.

1.

Placez la grille de programmation sur les touches appropriées de votre poste avec afficheur deux lignes.

2.

Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3.

Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système). L’afficheur indique Termin postesˆ.

4.

Appuyez sur “ deux fois. L’afficheur indique

Progr systèmeˆ.

5.

Appuyez sur ≠, ‘ et ≠. L’afficheur indique le numéro intérieur du poste de réception actuel.

6.

Appuyez sur MODIF et entrez le numéro intérieur du poste que vous désirez désigner comme poste de réception.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

86 / Réception auto

Programmation de la langue utilisée pour la réponse système et la sélection de service

Les annonces préenregistrées utilisées avec les fonctions de réception automatique sont offertes en trois langues. Vous pouvez changer la langue sélectionnée ou programmer le système pour qu’il diffuse les annonces dans une deuxième langue.

Si vous enregistrez votre propre annonce, celle-ci est diffusée quelle que soit la langue sélectionnée.

1.

Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2.

Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3.

Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système). L’afficheur indique Termin postesˆ.

4.

Appuyez sur “ deux fois. L’afficheur indique Progr systèmeˆ.

5.

Appuyez sur ≠, ‘ et ≠. L’afficheur indique les paramètres du poste de réception.

6.

Appuyez sur ‘. L’afficheur indique Langueˆ.

7.

Appuyez sur ≠. L’afficheur indique la première langue utilisée pour la diffusion des messages.

8.

Appuyez sur MODIF pour sélectionner une langue : English,

Français ou Español.

9.

Appuyez sur ‘. L’afficheur indique la deuxième langue utilisée pour la diffusion des messages. Appuyez sur MODIF pour sélectionner une autre langue ou Aucun.

SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système N0130956 01

Réception auto / 87

Réglage du délai de sonnerie avant que la

Réponse système prenne l’appel

1.

Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2.

Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3.

Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système).

4.

Appuyez sur “ deux fois.

5.

Appuyez sur ≠, ‘ et ≠.

6.

Appuyez deux fois sur ‘. L’afficheur indique Réponse syst....

7.

Appuyez sur ≠.

8.

Appuyez sur MODIF pour choisir le nombre de coups de sonnerie désiré

(de 1 à 12).

Si le système est occupé à répondre à des appels, la sonnerie se poursuit jusqu’à ce que la réponse système prenne l’appel en charge.

Réglage du délai de sonnerie avant que l’annonce SS réponde

1.

Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2.

Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3.

Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système).

4.

Appuyez sur “ deux fois.

5.

Appuyez sur ≠, ‘ et ≠.

6.

Appuyez trois fois sur ‘. L’afficheur indique SSˆ.

7.

Appuyez sur ≠.

8.

Appuyez sur MODIF pour choisir le nombre de coups de sonnerie désiré

(de 1 à 12).

Si le système est occupé à répondre à des appels, la sonnerie se poursuit jusqu’à ce que la SS prenne l’appel en charge.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

88 / Réception auto

Si la SS a été programmée de manière à prendre les appels après moins de deux coups de sonnerie, il est possible que les données d’appels ne soient ni captées ni transmises aux postes du groupe SS.

Groupes de SS - Ajout et suppression de postes

Le message que vous avez créé pour la sélection de service indique au demandeur d’appuyer sur le chiffre correspondant au groupe de postes qu’il désire joindre. Vous pouvez ajouter des postes à un groupe (groupe

SS) ou en retirer au cours de la programmation.

1.

Placez la grille de programmation sur les touches appropriées du téléphone.

2.

Appuyez sur ≤••¤flfl‹››.

3.

Appuyez sur ¤‹fl›fl (mot de passe par défaut du coordinateur de système).

4.

Appuyez sur “ deux fois.

5.

Appuyez sur ≠, ‘ et ≠.

6.

Appuyez trois fois sur ‘. L’afficheur indique SSˆ.

7.

Appuyez sur ≠.

8.

Appuyez sur ‘. L’afficheur indique Groupes SSˆ.

9.

Appuyez sur ≠ et entrez le numéro du groupe auquel vous désirez apporter des modifications.

10. Appuyez sur ≠ et entrez le numéro intérieur du poste que vous voulez ajouter ou retirer.

11. Appuyez sur MODIF pour choisir l’état du poste dans le groupe :

Attrib ou Non attrib.

Vous pouvez créer neuf groupes SS au maximum. Chaque groupe peut compter au maximum 20 postes.

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Réception auto / 89

Annonces préenregistrées

Les annonces préenregistrées sont toujours diffusées si les fonctions

Réponse système ou Sélection de service sont activées. Elles peuvent être utilisées même si vous décidez de ne pas créer d’enregistrements personnalisés. Les annonces préenregistrées peuvent être désactivées (pas effacées) ou remplacées par des annonces enregistrées par l’utilisateur.

La désactivation d’une annonce préenregistrée touche toutes les fonctions de réponse système et de sélection de service qui utilisent cette annonce.

Les annonces de la réponse système sont diffusées en réponse aux appels d’arrivée présentés au poste de réception. Les lignes programmées pour la sélection de service diffusent des annonces différentes. Voici les fonctions offertes :

• Tous nos téléphonistes sont occupés.

• Si vous connaissez le numéro du poste que vous désirez joindre, et si vous utilisez un téléphone à tonalités, composez-le maintenant.

• Sinon, veuillez patienter. Un préposé vous répondra dans un instant.

• Merci et au revoir.

La section suivante présente des exemples de messages, comprenant les messages préenregistrés (en italique), que peuvent entendre les demandeurs. Le message « Merci et au revoir » est diffusé si le demandeur ne répond pas à l’annonce de fermeture des bureaux lorsqu’elle a été répétée. Le système libère ensuite le demandeur.

Annonces personnalisées pour la réponse système et la sélection de service

Le système Norstar utilise à la fois les annonces que vous enregistrez et les annonces préenregistrées pour indiquer au demandeur comment son appel sera traité. Vous pouvez créer vos propres annonces au lieu d’utiliser les annonces préenregistrées pour la réponse système et la sélection de service.

Vous pouvez créer vos propres messages d’accueil destinés aux clients ou désactiver complètement ce type d’annonce. Dans le cas des annonces système, vous pouvez sélectionner la version du système, créer votre propre version ou désactiver complètement l’annonce.

Dans les exemples suivants, les annonces ont été créées pour une société appelée Info Service. Vous pouvez les utiliser comme modèles pour faire vos propres enregistrements.

Les annonces préenregistrées sont présentées en caractères italiques.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

90 / Réception auto

Réponse système activée :

Merci d’avoir appelé Info Service. Tous nos téléphonistes sont occupés.

Si vous connaissez le numéro du poste que vous désirez joindre, et si vous utilisez un poste à tonalités, composez-le maintenant. Sinon, veuillez

patienter. Un préposé vous répondra dans un instant.

Vous pouvez choisir de créer votre propre message (en caractères italiques ci-dessous) au lieu d’utiliser les annonces préenregistrées.

Merci d’avoir appelé Info Service. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour l’instant. Si vous connaissez le numéro de la personne à laquelle

vous voulez parler, composez-le maintenant. Sinon, veuillez patienter.

Un préposé vous répondra dans un instant.

Sélection de service - ouverture

Merci d’avoir appelé Info Service. Si vous désirez parler à un vendeur, faites le 1. Pour joindre le service de la comptabilité, faites le 2. Pour joindre Johanne Demers, faites le 3. Pour parler au réceptionniste, faites le 0. Pour réécouter ce message, appuyez sur l’étoile. Si vous connaissez le

numéro du poste que vous désirez joindre, et si vous utilisez un poste à

tonalités, composez-le maintenant. Sinon, veuillez patienter. Un préposé vous répondra dans un instant.

Sélection de service - fermeture

Merci d’avoir appelé Info Service. Nos bureaux sont présentement fermés.

Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h, heure normale de l’Est. Si vous connaissez le numéro du poste que vous désirez

joindre, et si vous utilisez un poste à tonalités, composez-le maintenant.

Conseil -

Pour obtenir une meilleure qualité acoustique dans vos annonces, utilisez le combiné et non le microphone de la fonction Mains libres pour enregistrer vos messages.

SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système N0130956 01

Durée des annonces personnalisées

Réception auto / 91

La durée maximale de l’ensemble des annonces est de 96 secondes. Si vous enregistrez une annonce d’entreprise de 15 secondes, vous disposez de

81 secondes (96-15=81) pour le reste de vos annonces. La durée maximale de chaque enregistrement est de 32 secondes. Si vous dépassez la durée maximale d’un enregistrement, vous recevrez un message d’erreur accompagné d’une tonalité.

Une annonce qui est désactivée n’est pas effacée. Sa durée fait toujours partie des 96 secondes disponibles pour l’enregistrement.

Les annonces enregistrées par l’utilisateur sont stockées sur la carte de fonctions. Les enregistrements sont effacés lorsque la carte est remplacée.

Si la même carte est retirée puis réinstallée, les enregistrements sont préservés. Toutes les annonces personnalisées doivent être enregistrées de nouveau lorsqu’une nouvelle carte de fonctions est installée.

Les annonces système sont permanentes et ne peuvent pas être effacées.

La mémoire FLASH subit une légère dégradation chaque fois qu’un message est enregistré. Règle générale, les messages peuvent être effacés et réenregistrés des milliers de fois. Toutefois, il faut planifier l’enregistrement et la modification des messages de façon à réduire le nombre d’enregistrements à long terme. Le système émet un avertissement lorsque le niveau de dégradation de la carte est important. Communiquez avec le préposé du service à la clientèle lorsque le système émet cet avertissement.

La durée totale d’enregistrement de 96 secondes ne comprend pas les messages système préenregistrés. Ceux-ci ne peuvent pas être effacés, mais ils peuvent être désactivés ou remplacés par des messages enregistrés par l’utilisateur.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

92 / Réception auto

Enregistrement des messages personnalisés pour la réponse système et la sélection de service

≤•°‹‹

Les fonctions Réponse système et Sélection de service doivent être désactivées pour utiliser cette fonction.

Les annonces personnalisées de la réponse système et de la sélection de service ne sont pas diffusées lorsque vous faites des enregistrements.

Le demandeur n’entend que les messages préenregistrés.

Vous pouvez choisir parmi un total de sept annonces, soit trois annonces d’utilisateur et quatre annonces système préenregistrées.

Vous pouvez enregistrer vos propres annonces pour les trois premiers choix (A, B et C). Vous pouvez également désactiver ces annonces.

Si votre système ne vous permet pas d’enregistrer votre propre version des annonces système (D, E, F et G), vous pouvez activer ou désactiver les annonces système préenregistrées.

Si votre système vous permet d’enregistrer votre propre version des annonces système (D, E, F et G), vous pouvez enregistrer vos propres annonces système et activer ou désactiver les annonces système préenregistrées.

1.

Appuyez sur ≤•°‹‹ et tapez le mot de passe du coordinateur de système (valeur par défaut : ¤‹fl›fl).

2.

Si vous pouvez enregistrer vos propres annonces système, l’afficheur indique Ann récept auto.

Si vous ne pouvez pas enregistrer vos propres annonces système, l’afficheur indique Mod temps enreg?. Sélectionnez oui pour changer la durée de l’enregistrement ou non pour ne pas la modifier.

L’afficheur indique Ann récept auto. Les choix sont les suivants :

AFFICH, SORT et SUIV. (SUIV vous fait passer au menu de programmation des postes de destination de la sélection de service.)

3.

Appuyez sur ≠. L’afficheur indique Ann A : Utilis.

Les options suivantes sont offertes : MODIF, AFFICH et SUIV. SUIV vous fait passer à Ann B : Utilis.

4.

Appuyez sur MODIF si vous voulez désactiver l’annonce A, B ou C

(Désact) ou si vous voulez enregistrer votre propre annonce (Utilis).

Dans le cas des annonces D, E, F et G, vous pouvez sélectionner

Système pour activer les annonces préenregistrées, Utilis pour

SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système N0130956 01

Réception auto / 93 enregistrer votre propre version des annonces ou Désact pour les désactiver. Si votre système ne vous permet pas d’enregistrer votre propre version des annonces système (D, E, F et G), vous pouvez sélectionner Système pour activer les annonces préenregistrées ou

Désact pour les désactiver.

Une annonce qui est désactivée n’est pas effacée. Sa durée fait toujours partie des 96 secondes disponibles pour l’enregistrement.

5.

Appuyez sur ≠. L’afficheur indique Annonce A : Utilis.

Les options suivantes sont offertes : ÉCOUTE, ENR et OK. Appuyez sur

ÉCOUTE pour écouter l’annonce.

6.

Appuyez sur ENR pour enregistrer une annonce. Dès que vous appuyez sur ENR, l’enregistrement précédent est effacé. Un enregistrement de moins de deux secondes efface également l’annonce précédente.

7.

Appuyez sur OK lorsque l’enregistrement est terminé.

8.

Pour continuer à enregistrer des annonces, appuyez sur SUIV, puis sur

ENR pour enregistrer la prochaine annonce.

9.

Appuyez sur OK lorsque l’enregistrement est terminé.

Par exemple : « Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi, de 8 h

à 17 h ».

10. Pour continuer à enregistrer des annonces, appuyez sur SUIV, puis sur

ENR pour enregistrer la prochaine annonce, par exemple, le menu sélection.

L’annonce utilisée avec le menu sélection indique les postes qui correspondent à chaque chiffre.

Par exemple : « Si vous désirez parler à un vendeur, faites le 1. Pour joindre le service de la comptabilité, faites le 2. Pour joindre Johanne

Demers, faites le 3. Pour parler au réceptionniste, faites le 0. Pour réécouter ce message, appuyez sur l’étoile. »

11. Enregistrez les autres annonces. N’oubliez pas que certaines annonces sont utilisées à la fois par la réponse système et la sélection de service.

Assurez-vous que l’enregistrement convient aux deux fonctions.

Conseil -

Uns fois vos annonces enregistrées, vous

pouvez appuyer sur SUIV à partir de l’option

Ann récept auto

et passer directement au menu permettant de programmer les postes de destination de la sélection de service.

N0130956 01 SCI compact 7.1 Guide du coordinateur de système

94 / Réception auto

Programmation des postes de destination de la sélection de service

1.

Appuyez sur

≤

•°‹‹ et tapez le mot de passe du coordinateur de système (valeur par défaut : ¤‹fl›fl).

2.

Appuyez sur SUIV jusqu’à ce que l’afficheur indique Arbre SS.

Les options suivantes sont offertes : AFFICH, SORT et PRÉC.

3.

Appuyez sur ≠. L’afficheur indique Comp 0 : et le poste auquel l’appel est acheminé lorsque le demandeur fait le zéro.

Les options suivantes sont offertes : MODIF et SUIV.

4.

Appuyez sur MODIF pour choisir le poste de destination approprié.

Les chiffres de 0 à 9 et la touche • peuvent être utilisés pour acheminer les appels au poste de réception ou à l’un des neuf groupes SS. Vous pouvez également programmer la touche • pour faire repasser l’annonce

(Répéter). Si l’option Aucun est sélectionnée pour une touche, aucun poste de destination n’est programmé.

À l’aide des touches afficheur SUIV et MODIF, choisissez les postes de destination correspondant aux autres chiffres.

Vérification de la réponse système et de la sélection de service

Si vous disposez de plus d’une ligne extérieure, vous pouvez appeler pour

écouter les annonces en composant le numéro utilisé par les demandeurs à l’extérieur du système pour joindre le poste de réception ou une ligne qui diffuse la sélection de service.

Si vous disposez d’une seule ligne extérieure, vous devez utiliser un téléphone à l’extérieur de votre système pour faire la vérification.

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