Transfert d'appels. Nortel SCI modulaire 7.1
Transfert d'appels
Utilisation de la fonction Transfert
La fonction Transfert permet de transférer un appel à un poste à l'intérieur du système Norstar, à l'intérieur du réseau Norstar ou à l'extérieur du système.
Transfert d'un appel
1. Appuyez sur
≤‡‚
.
2. Appelez la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel.
3. Si vous voulez parler à la personne à qui vous transférez l'appel, attendez qu'elle réponde et que vous lui ayez parlé avant de passer à l'étape suivante.
4. Lorsque vous êtes prêt à transférer l'appel, appuyez sur
® ou sur COMM.
Remarques relatives aux transferts :
• Vous ne pouvez pas utiliser un code de composition abrégée ni la fonction Recomposition automatique du dernier numéro,
Recomposition automatique du numéro en mémoire, Appel prioritaire ou Rappel automatique lorsque vous appelez la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel.
• Il se peut que le système ne soit pas toujours en mesure de vous renvoyer un appel qui est transféré vers un réseau privé et qui n'obtient pas de réponse ; cela dépend du mode d'acheminement de l'appel au réseau privé. Dans le cas d'un transfert d'appels vers un réseau privé, il vaut mieux rester en ligne jusqu'à ce que la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel réponde.
• Dans le cas d'un transfert, vous ne pouvez pas utiliser un code de fonction de groupe de lignes afin d'accéder à un groupe de lignes.
Pour sélectionner un groupe de lignes, vous devez appuyer sur la touche programmée d'un groupe de lignes ou appuyer sur la touche intercommunication et entrer le code d'accès au groupe de lignes ou un code de destination.
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102 / Transfert d'appels
• Si vous transférez un appel, sans l'annoncer, sur une ligne extérieure pour laquelle une sonnerie auxiliaire a été programmée, vous entendez cette sonnerie.
Transfert d'un appel extérieur
Si un appel extérieur est transféré à un poste occupé ou que personne n'a répondu à l'appel après quelques coups de sonnerie, le système renvoie automatiquement l'appel au poste à partir duquel l'appel a été transféré et l'afficheur indique que la ligne
était occupée ou que personne n'a répondu à l'appel.
Le transfert d'un appel extérieur à une personne à l'extérieur du système n'est possible que si l'appel a été acheminé sur une ligne avec supervision de raccrochage.
Au cours d'une conférence téléphonique, vous pouvez vous en retirer et mettre vos deux interlocuteurs en communication à l'aide de la fonction Transfert. Cependant, si les deux interlocuteurs sont
à l'extérieur du système Norstar, il faut qu'au moins l'un d'eux vous ait appelé et que les deux appels provenant de l'extérieur soient établis sur une ligne avec supervision de raccrochage.
Nota : Le transfert d'un appel à l'aide de la fonction Garde n'est pas pris en charge dans le cas des lignes SDA. Dès qu'un appel obtient une réponse, les lignes qui sont représentées sur tous les autres postes peuvent immédiatement prendre de nouveaux appels. Cela permet de recevoir un plus grand nombre d'appels. Pour transférer un appel, utilisez la fonction Garde par indicatif ou les touches/codes SWCA attribués. Reportez-vous aux sections intitulées
d'appels à l'échelle du système (SWCA)
Dans certains cas, il est possible que le volume soit plus bas lorsque vous utilisez la fonction Transfert pour transférer un appel extérieur
à une personne à l'extérieur du système, ou pour vous retirer d'une conférence en laissant vos deux interlocuteurs en communication.
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Transfert d'appels / 103
Annulation d'un transfert
Vous pouvez en tout temps rétablir la communication avec la personne dont vous essayez de transférer l'appel, tant que le transfert n'est pas effectué.
1. Appuyez sur ≤£‡‚ ou sur ANNUL.
2. Si la communication n'est pas rétablie avec le demandeur, appuyez sur ® , puis sur la touche de ligne correspondant à l'appel d'origine qui est maintenant en garde.
Messages à l'afficheur
221>222
ANNUL REPR COMM
221 NeRépPas
RAPPEL
Ne pas déranger
ANNUL REPR COMM
Nº invalide
ANNUL REPR
001 raccroché
Ligne001 >221
ANNUL REPR COMM
Hors service
ANNUL REPR
Vous êtes en communication avec la personne à laquelle vous voulez transférer l'appel. Appuyez sur
REPR
si vous décidez de transférer l'appel à quelqu'un d'autre. Appuyez sur ® ou sur
COMM pour transférer l'appel.
La personne à laquelle vous tentiez de transférer un appel n'a pas répondu. Appuyez sur
RAPPEL ou sur la touche de ligne à côté de laquelle clignote un symbole indicateur pour reprendre l'appel. Sur les postes numériques 7000 et 7100, soulevez le combiné.
Le poste de la personne à qui vous tentez de transférer un appel est en mode Ne pas déranger. Appuyez sur
COMM
pour transférer l'appel quand même. Appuyez sur
REPR
pour transférer l'appel à une autre personne. Appuyez sur
ANNUL
ou sur la touche de ligne à côté de laquelle clignote un symbole indicateur pour reprendre l'appel. Sur les postes numériques
7000 et 7100, appuyez sur ≤£‡‚ pour reprendre l'appel.
Vous avez entré un numéro interne erroné.
Appuyez sur
REPR
et entrez le bon numéro.
Le correspondant externe dont vous tentiez de transférer l'appel a raccroché avant que le transfert ait eu lieu.
Appuyez sur
COMM
pour transférer l'appel acheminé sur la ligne 001 au poste 221.
Appuyez sur
REPR
si, après avoir parlé avec la personne au poste 221, vous décidez de transférer l'appel à quelqu'un d'autre.
Le poste auquel vous essayez de transférer un appel est hors service.
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104 / Transfert d'appels
Restriction
ANNUL
Transf en cours
ANNUL
ANNUL
REPR
REPR
Transfert imposs
REPR
Transfert au : 2___
ANNUL REPR
Vous ne pouvez pas transférer l'appel en raison des restrictions qui s'appliquent à la ligne ou au poste.
Avant de pouvoir utiliser une fonction, prendre un autre appel ou sélectionner une ligne de départ, vous devez attendre que le transfert soit terminé.
Le transfert ne peut avoir lieu pour l'une des raisons suivantes :
• toutes les ressources du système nécessaires à un transfert sont en cours d'utilisation. Try again later (réessayez ultérieurement).
• Vous avez tenté de transférer un appel externe à un correspondant externe, mais des restrictions interdisent le transfert.
• La conférence téléphonique ne peut pas faire l'objet d'un transfert.
Appuyez sur
REPR
si vous n'avez pas entré le bon numéro de poste ou si la personne à laquelle vous transférez l'appel n'est pas libre.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages, reportez-vous à la section
Mise en attente
Vous pouvez transférer un appel extérieur à un autre poste à l'intérieur du système, même si toutes les lignes sont occupées.
1. Appuyez sur ≤°¤.
2. Composez le numéro du poste auquel vous voulez mettre l'appel en attente.
Les appels mis en attente sont représentés à l'aide d'une touche de ligne au poste récepteur, s'il y en a une disponible ; si ce n'est pas le cas, un message apparaît à l'afficheur et vous entendez une tonalité de mise en attente.
Chaque poste ne peut garder qu'un appel en attente en tout temps.
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Transfert d'appels / 105
Messages à l'afficheur
221 AttImposs
RAPPEL
Vous avez tenté de mettre un appel en attente à un poste auquel un appel est déjà en attente. L'appel vous revient. Appuyez sur
RAPPEL
ou sur la touche de ligne pour reprendre l'appel.
221 NPD
RAPPEL
Attente imposs
Sur les postes numériques 7000 et 7100, soulevez simplement le combiné.
Le poste du destinataire de l'appel est en mode Ne pas déranger. L'appel vous revient.
Appuyez sur
RAPPEL
ou sur la touche de ligne pour reprendre l'appel. Sur les téléphones numériques 7000 et 7100, prenez simplement le récepteur.
Vous avez essayé de mettre en attente un appel intérieur. Cette fonction ne s'applique qu'aux appels extérieurs.
Il n'y a pas de réponse au poste auquel vous avez mis l'appel en attente.
En att : 21
ANNUL
En att : 221
RAPPEL
Il n'y a pas de réponse au poste auquel vous avez mis l'appel en attente. L'appel vous revient. Appuyez sur
RAPPEL
ou sur la touche de ligne pour reprendre l'appel.
Sur les téléphones numériques 7000 et
7100, prenez simplement le récepteur.
Ligne001 raccrochée
Un appel mis en attente vous revient, mais le demandeur a raccroché avant que vous puissiez reprendre l'appel.
Hors service
RAPPEL
Le poste auquel vous avez mis un appel en attente est hors service ou en session de programmation. L'appel vous revient.
Appuyez sur
RAPPEL
ou sur la touche de ligne pour reprendre l'appel. Sur les téléphones numériques 7000 et 7100, prenez simplement le récepteur.
Libérer un appel
La ligne sur laquelle l'appel est en attente est occupée ou n'est pas représentée à votre poste. Il faut mettre fin à un appel pour libérer une ligne.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages,
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106 / Transfert d'appels
Mise en garde d'un appel par indicatif
Vous pouvez interrompre un appel en faisant en sorte qu'il puisse être repris à n'importe quel poste du système.
1. Appuyez sur
≤‡›
.
2. Utilisez la fonction Recherche de personnes (
≤fl‚
) ou appuyez sur RECH pour communiquer le code de reprise d'appel, qui figure à l'afficheur de votre poste.
Reportez-vous également à la Codes de présentation d'appels à
l'échelle du système (SWCA) à la page 108.
Reprise d'un appel en garde par indicatif
1. Sélectionnez une ligne intérieure.
Sur les postes numériques 7000 et 7100, soulevez le combiné.
2. Composez le code de reprise de l'appel en garde.
Mise en garde par indicatif
Lorsque vous mettez un appel en garde par indicatif, le système lui attribue l'un des 25 codes de reprise d'appel. Ces codes se composent d'un préfixe de reprise d'appel (un chiffre de 1 à 9) et d'un numéro à deux chiffres, compris entre 01 et 25, pour désigner l'appel. Ainsi, si le préfixe de reprise d'appel est 1, le premier appel mis en garde par indicatif se verra attribuer le code de reprise d'appel 101. Le préfixe de reprise d'appel est attribué pendant la programmation de système. Vérifiez votre
Cahier de programmation du SCI modulaire si vous n'êtes pas certain de la plage qu'utilise votre système.
Le système Norstar attribue les codes de reprise d'appel par indicatif en séquence, de la valeur la moins élevée à la plus
élevée, jusqu'à ce que tous les codes soient utilisés. Cette méthode permet d'utiliser une plus grande variété de codes, ce qui facilite l'acheminement de l'appel à la bonne personne lorsque plus d'un appel entrant est mis en garde par indicatif.
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Transfert d'appels / 107
Seuls les postes numériques 7000 et 7100, les postes analogiques ou les appareils raccordés au système par le biais d'un adaptateur de terminal analogique (ATA) ou d'un module de postes analogiques (MPA) peuvent se servir du numéro d'appel le plus élevé (le préfixe de reprise d'appel, suivi de 25).
L'installateur ou le préposé du service à la clientèle définit le préfixe de reprise d'appel et le délai après lequel les appels mis en garde par indicatif font l'objet d'un rappel au poste initial.
Les appels extérieurs qui demeurent en garde par indicatif plus longtemps que le délai prévu sont renvoyés à votre poste.
Conseil -
Les appels de groupe de recherche ayant obtenu une réponse sont mis en garde par indicatif de la même façon que les autres appels. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les groupes de recherche, reportez-vous
à la section Programmation des groupes de recherche à la page 165.
La fonction Mise en garde par indicatif peut être désactivée par l'installateur ou le préposé du service à la clientèle.
Messages à l'afficheur
Déjà garde ind
Aucun appel
Nº invalide
Aucun appel 101 101
Garde imposs
Votre interlocuteur a déjà placé votre appel en garde par indicatif. Vous ne pouvez pas mettre le même appel en garde par indicatif.
Vous avez tenté d'utiliser la fonction mise en garde par indicatif, mais il n'y a aucun appel en cours à votre poste. Vous ne pouvez pas mettre le même appel en garde par indicatif.
Vous avez entré un code de reprise d'appel qui n'est pas valide.
Il n'y a aucun appel associé au code de reprise d'appel entré.
Vous avez tenté de mettre une conférence téléphonique en garde par indicatif. Divisez la conférence téléphonique et mettez en garde par indicatif chaque appel séparément. La personne qui reprend les appels peut rétablir la conférence.
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108 / Transfert d'appels
Lgn garde ind 402
RECH SORT
Notez le code affiché. Appuyez sur ≤fl‚
(recherche de personnes) ou sur
RECH
pour annoncer l'appel et son code de reprise.
Garde saturée
Tous les codes de reprise d'appel sont utilisés. Si l'appel que vous voulez mettre en garde par indicatif est déjà en garde, il faut rétablir l'appel avant de pouvoir le mettre en garde par indicatif.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les autres messages, reportez-vous à la section
Codes de présentation d'appels à l'échelle du système (SWCA)
Cette fonction permet de maintenir une présentation sur les touches attribuées à un groupe d'utilisateurs à l'aide de codes SWCA.
Les touches SWCA peuvent être attribuées aux touches mémoire en utilisant ≤•‹ pour attribuer les codes de fonction SWCA :
•fi¤⁄
à •fi‹ fl . Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'installation ou la programmation des touches d'un
poste, reportez-vous à la section Programmation d'un code de fonction
à une touche mémoire à la page 147.
Modification de code - Les versions logicielles
antérieures à SCIM 7.0 utilisaient une plage
SWCA qui allait de ≤•fi¤‚ à
≤•fi‹fi
. Si le premier code a déjà été attribué comme code SWCA, reprogrammez cette touche pour les téléphones touchés.
On peut aussi attribuer des codes SWCA lorsque l'enregistrement NA du téléphone est défini. Les attributions visibles sont définies dans la programmation des touches. Aucune attribution invisible n'est définie dans les paramètres des groupes d'appels SWCA sous Fonctionnalités.
Pour ce dernier groupe, les utilisateurs peuvent se servir des codes
SWCA réels pour mettre les appels en garde par indicatif et pour les récupérer. Comme les utilisateurs sans représentation de touche ne peuvent pas voir les attributions, ils doivent se servir de la fonction de communication directe ou de recherche de personne pour indiquer aux autres utilisateurs l'emplacement de l'appel.
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Transfert d'appels / 109
Trois codes de fonction SWCA peuvent aussi être utilisés pour mettre les appels SWCA en garde par indicatif ou pour y accéder. Ces codes sont particulièrement pratiques pour les utilisateurs ayant des attributions SWCA invisibles.
Remarque relative aux fonctions des codes spéciaux - Les codes spéciaux de recherche et de mise en garde par indicatif n'effectuent de recherches que parmi les paramètres SWCA présentement attribués aux postes d'où ils proviennent. Pour mettre les appels en garde par indicatif et pour les récupérer parmi des groupes disposant de différents ensembles d'attribution SWCA, les utilisateurs doivent encore se servir de la fonction Communication directe ou Recherche de personne afin d'aviser les autres utilisateurs que certaines attributions
SWCA ne sont pas définies implicitement.
•
≤•fi¤‚
recherche la prochaine position à attribution SWCA libre, puis met l'appel en garde par indicatif sur cette position.
La première recherche s'effectuera sur les positions SWCA attribuées aux touches mémoire. S'il n'y a plus de touche
SWCA libre, le système recherche n'importe quelle position SWCA attribuée libre sans représentation.
•
≤•fi‹‡
récupère l'appel qui attend depuis le plus longtemps sur une position SWCA attribuée.
Le système n'effectue de recherches que sur des codes attribués au téléphone.
•
≤•fi‹°
récupère le dernier appel mis en garde par indicatif sur une position SWCA attribuée. Le système n'effectue de recherches que sur des codes attribués au téléphone.
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110 / Transfert d'appels
Reportez-vous au Guide d'installation du SCI modulaire 7.1 pour obtenir de plus amples renseignements sur la programmation des fonctions SWCA par le biais de l'interface de programmation.
Conseils -
Étant donné que les touches de présentation d'appels à l'échelle du système utilisent la fonction Garde, communiquez avec votre coordinateur de système pour vous assurer que cette fonction est activée sur votre système avant d'ajouter des attributions SWCA.
Un appel de présentation d'appels à l'échelle du système en garde excédant le délai permis par le compteur du délai de rappel sur garde par indicatif est libéré de la touche de présentation d'appels à l'échelle du système et sonne de nouveau au poste initial.
Chaque poste doit avoir une représentation de ligne de l'appel entrant ou doit être muni d'une touche intercommunication libre afin de pouvoir récupérer un appel de présentation d'appels à l'échelle du système.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'utilisation de cette fonction, reportez-vous à la fiche d'utilisation de présentation d'appels à l'échelle du système (SWCA) Norstar.
Rappel
Lorsque vous transférez un appel à un autre téléphone, le système surveille l'appel pour vérifier si quelqu'un y répond.
Si l'appel demeure sans réponse après le délai prévu, l'appel vous est retourné.
Le rappel entraîne l'affichage de divers messages. La plupart d'entre eux apparaissent après un délai programmable.
D'autres s'affichent immédiatement, comme lorsque le poste auquel vous transférez l'appel est hors service ou non accessible pour une raison quelconque. Vous trouverez ces messages dans la description de certaines fonctions, telles que les fonctions Transfert et Mise en attente.
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