6.4.1 Gestion des contacts
Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par l'icône Contact. Lorsque vous doublecliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.
« Ajout d'un contact » page 138
« Modification d'un contact » page 139
« Retrouver un contact » page 139
« Suppression d'un contact » page 139
« Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts » page 139
« Modification du nom d'affichage d'un contact » page 140
« Utilisation du dossier Contacts pour envoyer des messages électroniques » page 140
Ajout d'un contact
Les contacts que vous ajoutez au dossier Contacts le sont également au carnet d'adresses correspondant.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts dans lequel le contact doit être ajouté.
2 Cliquez sur Nouveau contact dans la barre d'outils.
3 Saisissez les informations souhaitées dans les onglets disponibles :
Contact : cette page permet de spécifier le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.
Cliquez sur la liste déroulante Afficher comme pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner Nom, Prénom ou
Prénom Nom ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (Dest., CC, CM) de l'élément.
Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.
Bureau : cette page permet de saisir la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société, ainsi que l'adresse de son site Web.
Saisissez le nom de l'organisation. La fonction d'achèvement de noms le complète s'il figure déjà dans le dossier Contacts. Si tel n'est pas le cas, le nom que vous saisissez est ajouté au dossier Contacts. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation.
Cliquez sur Site Web pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.
Personnel : cette page permet de saisir l'adresse du domicile du contact et celle de son site Web personnel.
Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.
Commentaires : cette page permet de saisir des informations sur vos échanges avec ce contact. Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée, et l'utiliser comme un journal des interactions avec le contact.
4 Cliquez sur OK.
138 Guide de l'utilisateur du client Linux/Mac GroupWise 8
Modification d'un contact
Vous pouvez modifier les informations d'un contact dans le carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel. Pour modifier un contact du carnet d'adresses de l'entreprise, vous devez d'abord copier le contact dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents ou dans un carnet d'adresses personnel.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à modifier.
2 Dans la liste des contacts, double-cliquez sur le contact à modifier.
3 Effectuez les autres modifications nécessaires concernant le contact.
Pour plus d'informations sur les détails du contact que vous pouvez saisir dans chaque onglet, reportez-vous à
« Ajout d'un contact » page 138
.
4 Cliquez sur OK.
Retrouver un contact
Le champ Rechercher, dans l'en-tête Liste d'éléments du dossier Contacts, permet de rechercher des
contacts (voir Section 7.1.2, « Retrouver des contacts », page 156 ).
Suppression d'un contact
Vous pouvez supprimer un contact du carnet d'adresses Contacts fréquents ou d'un carnet d'adresses personnel. Vous ne pouvez pas supprimer un contact du carnet d'adresses de l'entreprise.
1 Sélectionnez, dans la liste des dossiers, le dossier Contacts contenant le contact à supprimer.
Dans la liste des contacts :
2 Linux : cliquez avec le bouton droit sur le contact.
Mac : Ctrl +clic sur le contact.
3 Cliquez sur Supprimer.
4 Cliquez sur Oui pour valider la suppression.
Changement de carnet d'adresses pour le dossier Contacts
1 Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts.
Mac : Ctrl + clic sur le dossier Contacts.
2 Cliquez sur Propriétés.
Carnets d'adresses et contacts 139
3 Cliquez sur le nouveau carnet d'adresses dans la liste déroulante Carnet d'adresses.
4 Cliquez sur OK.
Modification du nom d'affichage d'un contact
Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs Dest.,
CC ou CM d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana
Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans
Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.
Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».
1 Cliquez sur le dossier Contacts.
2 Double-cliquez sur un contact.
3 Cliquez sur l'onglet Contact.
4 Cliquez sur le champ Affichage.
5 Saisissez un nouveau nom dans le champ Affichage.
6 Cliquez sur OK.
Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.
Utilisation du dossier Contacts pour envoyer des messages électroniques
1 Cliquez sur le dossier Contacts.
2 Linux : cliquez avec le bouton droit sur un contact.
Mac : Ctrl + clic sur un contact.
3 Cliquez sur Nouveau > Message.
4 Rédigez le message électronique et cliquez sur Envoyer.
140 Guide de l'utilisateur du client Linux/Mac GroupWise 8
