5.3 Envoi des fichiers par courriel
5.3
Envoi des fichiers par courriel
Voici comment procéder pour envoyer en pièce jointe un fichier numérisé avec ScanSnap par courrier électronique.
Lorsque vous numérisez des documents avec le ScanSnap, des fichiers d'image sont créés et attachés à un e-mail et un logiciel pour courrier électronique s'exécute.
IMPORTANT
Les logiciels de courrier électronique utilisés sont les applications spécifiées ci-après;
•
Pour un système d'exploitation Mac X v10.3 ou version supérieure
L'application spécifiée dans Préférences - Générales - Logiciel de
courrier par défaut dans la barre de menus de Courrier
•
Pour un système d'exploitation Mac X v10.2
L'application spécifiée dans Préférences Système - Internet -
Messagerie - Logiciel de courrier par défaut
Notez que les logiciels de courrier suivants sont acceptés:
- Microsoft® Entourage® 2004 pour Mac
- Microsoft® Entourage® 2008 pour Mac
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ABCDEFG
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ABCDEFG
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ScanSnap S510M - Guide d’utilisation
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■ Opérations en Mode Quick Menu
Opération
1. Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez
3.2 Formats acceptés (page 43) et
Méthode de chargement de documents (page 47) .
2. Appuyez sur la touche SCAN .
⇒
La numérisation commence.
⇒
Une fois la numérisation terminée le ScanSnap Quick Menu s'affiche.
Liste des actions
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IMPORTANT
Description de l
' action sélectionnée
•
Lorsque le ScanSnap Quick Menu s'affiche et jusqu'à ce que la fenêtre de prévisualisation se ferme, le ScanSnap ne peut pas fonctionner, même si vous appuyez sur la touche SCAN. Une fois le processus terminé, vous pouvez numériser un autre document.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d'autres applications lorsque le ScanSnap Quick Menu est exécuté et la fenêtre de prévisualisation est ouverte.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Opération
3. Placez le curseur de la souris sur Scan to E-mail.
⇒
Des illustrations relatives à cette opération Scan to E-mail s'affichent.
4. Lorsque vous souhaitez modifier les paramètres de l'action Scan to E-mail, placez le curseur de la souris sur le symbole ( ) puis cliquez sur le bouton Paramètres
(Si vous souhaitez utiliser la configuration par défaut, passez à
.
⇒
La fenêtre suivante apparaît.
Voici les paramètres que vous pouvez modifier pour l'action Scan to E-mail :
Case à cocher Afficher la prévisualisation
Lorsque la numérisation est terminée, la fenêtre de prévisualisation apparaît.
C'est pratique si vous souhaitez avoir un aperçu de l'image avant de l'envoyer par courrier électronique.
Case à cocher Enregistrer les images générées sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un dossier défini.
Les fichiers PDF attachés sont enregistrés dans le dossier spécifié dans l'onglet
Enregistrer sous de la fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de numérisa-
tion et d'enregistrement ( page 63 ).
Taille du fichier joint
Si la taille du fichier joint est supérieure au seuil défini, un message d'avertissement apparaît.
Vous pouvez spécifier le paramètre du seuil entre 1 et 10 Mo.
ScanSnap S510M - Guide d’utilisation
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5
* Malgré l'affichage du message d'avertissement, vous pouvez envoyer vos fichiers par courriel.
Cependant, nous vous encourageons vivement à joindre des fichiers dont la taille est égale ou inférieure à 2 Mo (selon votre système d'exploitation).
5. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre Scan to E-mail - Options.
CONSEIL
Veuillez contacter votre fournisseur de services Internet afin de connaître la taille maximum des fichiers que vous pouvez envoyer.
6. Cliquez sur Scan to E-mail dans la Liste des actions.
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⇒
La fenêtre de prévisualisation s'ouvre.
(Vous pouvez choisir de ne pas afficher la fenêtre de prévisualisation.)
7. Confirmez les images générées dans la fenêtre de prévisualisation.
Vous pouvez aussi modifier les noms de fichier et spécifier d'enregistrer aussi les fichiers envoyés par courriel.
La taille de la fenêtre peut être agrandie ou réduite en tirant avec le curseur de la souris sur le coin inférieur droit de la fenêtre. L'image de prévisualisation est aussi agrandie ou réduite en fonction de la taille de la fenêtre.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Fenêtre de prévisualisation
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez les boutons de navigation suivants :
:
Pour aller à la première page ou premier fichier, cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
:
:
:
:
Pour aller à la page ou fichier précédent(e), cliquez sur le bouton de la page ou fichier précédent(e).
Pour aller à la page ou fichier suivant(e), cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
Pour aller à la dernière page ou dernier fichier, cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
Numéro de la page du fichier affiché sur le nombre total de pages/ fichiers.
:Pour faire un zoom avant/arrière.
5
CONSEIL
Les boutons fléchés fonctionnent différemment selon le format du fichier.
Pour les fichiers PDF : pages à pages dans un fichier
Pour les fichiers JPEG : pages dans les fichiers
ScanSnap S510M - Guide d’utilisation
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Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier et la taille du fichier combiné sont affichés dans le champ
Spécifier le nom du fichier.
Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Liste des fichiers
Les noms de fichier sont affichés.
Pour modifier un nom de fichier, double-cliquez sur le nom de fichier à modifier et saisissez un nouveau nom dans le champ Nom du fichier.
Vous pouvez saisir jusqu'à 100 caractères.
Taille du fichier combiné
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, la taille totale est indiquée.
(La taille des fichiers que vous pouvez joindre à un message peut varier selon le programme de courriel que vous utilisez. En effet, chaque programme utilise une méthode de calcul différente. Mais la taille réelle est la même.)
Bouton Numérotation
Quand plusieurs fichiers sont créés pour une numérisation, « _ » et un numéro d'ordre peuvent être affectés à chaque nom du fichier. Cliquez sur ce bouton pour afficher la fenêtre Numérotation des fichiers. Le bouton
Numérotation est disponible uniquement quand plusieurs fichiers sont créés.
La fenêtre Numérotation des fichiers contient les éléments suivants :
Nom du fichier
Le nom du fichier spécifié dans la fenêtre de prévisualisation.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Menu pop-up Numéro d'ordre
Vous pouvez spécifier le nombre de chiffres entre 1 et 6 dans le menu pop-up Numéro d'ordre. Un maximum de 100 caractères
(alphanumériques), y compris un numéro d'ordre peuvent être utilisés pour un nom du fichier.
Exemple
Un exemple de nom du fichier correspondant à la configuration des paramètres apparaît. Le nom du fichier correspond au nom spécifié dans le champ Nom du fichier suivi par « _ » et un numéro d'ordre.
Bouton OK
Cliquer sur ce bouton valide les préférences sélectionnées dans cette fenêtre.
Bouton Annuler
Cliquer sur ce bouton annule vos préférences et retourne à la fenêtre précédente.
Menu pop-up Nommer l'historique
Les noms de fichier que vous avez spécifiés auparavant sont affichés dans la liste Nommer l'historique. Seuls les noms des fichiers modifiés dans le champ Nom du fichier dans la fenêtre Numérotation des fichiers sont ajoutés à la liste. (Un maximum de dix noms de fichier peuvent être ajoutés
à la liste. À chaque nouveau fichier spécifié au delà du dixième, l'intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste.)
5
Sélectionnez un nom du fichier, et les noms de fichiers sélectionnés dans la
Liste des fichiers sont changés sur le nom du fichier sélectionné.
Pointez sur Supprimer l'historique pour vider la liste.
Case à cocher Enregistrer les images générées sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un dossier défini.
Les fichiers PDF attachés sont enregistrés dans le dossier spécifié dans l'onglet
Enregistrer sous de la fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de
numérisation et d'enregistrement ( page 63 ).
Case à cocher Ne plus afficher cette zone de dialogue
Cochez cette case si vous ne souhaitez plus afficher la fenêtre de visualisation.
.
Bouton Joindre à un courriel
Cliquez sur ce bouton pour joindre vos fichiers à un courrier électronique conformément à la configuration de cette fenêtre.
ScanSnap S510M - Guide d’utilisation
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Bouton Annuler
En Mode Quick Menu, cliquez sur ce bouton pour annuler toutes les modifications effectuées dans la fenêtre et retourner à la fenêtre précédente (la fenêtre ScanSnap
Quick Menu).
Bouton
Appuyez sur ce bouton pour sélectionner ou désélectionner la vue par vignettes.
CONSEIL
La vue par vignettes est différente selon le format du fichier.
Pour les fichiers PDF : une liste des pages dans un fichier
Pour les fichiers JPEG : une liste des fichiers
Bouton
Vous pouvez visualiser les rubriques d'aide sur la fenêtre de prévisualisation.
8. Cliquez sur le bouton Joindre à un courriel.
⇒
Le programme de courrier électronique s'exécute et les fichiers sélectionnés sont automatiquement joints au courriel.
IMPORTANT
•
Lorsque la fenêtre de prévisualisation est affichée, le ScanSnap ne répond à aucune commande, pas même lorsque vous appuyez sur la touche SCAN.
Fermez la fenêtre de prévisualisation avant d'entreprendre une autre numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d'autres applications lorsque la fenêtre de prévisualisation est ouverte.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
■ Opérations en Mode Profils
Opération
1. Sélectionnez Paramètres dans le menu ScanSnap Manager qui s'affiche lorsque vous cliquez et maintenez pressé le bouton de la souris sur l'icône ScanSnap
⇒
La fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et d'enregistrement apparaît.
2. Cliquez sur l'onglet Application, puis dans le menu pop-up Application choisie, pointez sur Scan to E-mail.
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3. Si vous souhaitez modifier la configuration de l'action Scan to E-mail, cliquez sur le bouton Configuration de l'application.
(Si vous souhaitez utiliser la configuration par défaut, passez à
⇒
La fenêtre suivante apparaît.
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Voici les paramètres que vous pouvez modifier pour l'action Scan to E-mail :
Case à cocher Afficher la prévisualisation
Lorsque la numérisation est terminée, la fenêtre de prévisualisation apparaît.
C'est pratique si vous souhaitez avoir un aperçu de l'image avant de l'envoyer par courrier électronique.
Case à cocher Enregistrer les images générées sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un dossier défini.
Les fichiers PDF attachés sont enregistrés dans le dossier spécifié dans l'onglet
Enregistrer sous de la fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de
numérisation et d'enregistrement ( page 63 ).
Taille du fichier joint
Si la taille du fichier joint est supérieure au seuil défini, un message d'avertissement apparaît.
Vous pouvez spécifier le paramètre du seuil entre 1 et 10 Mo.
* Malgré l'affichage du message d'avertissement, vous pouvez envoyer vos fichiers par courriel.
Cependant, nous vous encourageons vivement à joindre des fichiers dont la taille est égale ou inférieure à 2 Mo (selon votre système d'exploitation).
5.3 Envoi des fichiers par courriel
4. Cliquez sur le bouton OK.
⇒
La fenêtre Scan to E-mail - Options west fermée.
5. Cliquez sur le bouton Appliquer.
6. Cliquez sur le bouton Fermer dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre.
⇒
La fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et d'enregistrement wse ferme.
CONSEIL
•
Appuyez sur la touche SCAN du ScanSnap. Fermez la fenêtre
ScanSnap Manager - Paramètres de numérisation et
d'enregistrement.
•
Les changements que vous venez d'effectuer prennent effet la prochaine fois que vous numérisez des documents avec le profil.
Pour en savoir plus sur la configuration, consultez
4.3 Enregistrement des paramètres de numérisation (page 82) .
•
Le profil Scan to E-mail peut être sélectionné en sélectionnant Scan to
E-mail dans la fenêtre Choisissez un profil qui s'affiche en cliquant sur l'icône ScanSnap Manager .
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Opération
7. Chargez un document dans le ScanSnap.
Pour en savoir plus, consultez
3.2 Formats acceptés (page 43) et
Méthode de chargement de documents (page 47) .
8. Appuyez sur la touche SCAN .
⇒
La numérisation commence.
⇒
La numérisation terminée, une fenêtre de prévisualisation s'ouvre.
(Vous pouvez choisir de ne pas afficher la fenêtre de visualisation.)
Opération
9. Confirmez les images générées dans la fenêtre de prévisualisation.
Vous pouvez aussi modifier les noms de fichier et spécifier d'enregistrer aussi les fichiers envoyés par courriel.
La taille de la fenêtre peut être agrandie ou réduite en tirant avec le curseur de la souris sur le coin inférieur droit de la fenêtre. L'image de prévisualisation est aussi agrandie ou réduite en fonction de la taille de la fenêtre.
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Fenêtre de prévisualisation
Fenêtre de prévisualisation
Dans cette fenêtre, seront affichées les images nouvellement créées.
Vous trouverez les boutons de navigation suivants :
:
Pour aller à la première page ou premier fichier, cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
:
:
:
:
Pour aller à la page ou fichier précédent(e), cliquez sur le bouton de la page ou fichier précédent(e).
Pour aller à la page ou fichier suivant(e), cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
Pour aller à la dernière page ou dernier fichier, cliquez sur le bouton de cette page ou fichier.
Numéro de la page du fichier affiché sur le nombre total de pages/ fichiers.
:Pour faire un zoom avant/arrière.
CONSEIL
Les boutons fléchés fonctionnent différemment selon le format du fichier.
Pour les fichiers PDF : pages à pages dans un fichier
Pour les fichiers JPEG : pages dans les fichiers
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Spécifier le nom du fichier
Le nom du fichier et la taille du fichier combiné sont affichés dans le champ
Spécifier le nom du fichier.
Vous pouvez renommer le fichier et sélectionner le fichier à ouvrir.
Liste des fichiers
Les noms de fichier sont affichés.
Pour modifier un nom de fichier, double-cliquez sur le nom de fichier à modifier et saisissez un nouveau nom dans le champ Nom du fichier.
Vous pouvez saisir jusqu'à 100 caractères.
Taille du fichier combiné
Le volume du fichier est indiqué en mégaoctet. Dans le cas de plusieurs fichiers, la taille totale est indiquée.
(La taille des fichiers que vous pouvez joindre à un message peut varier selon le programme de courriel que vous utilisez. En effet, chaque programme utilise une méthode de calcul différente. Mais la taille réelle est la même.)
Bouton Numérotation
Quand plusieurs fichiers sont créés pour une numérisation, « _ » et un numéro d'ordre peuvent être affectés à chaque nom du fichier. Cliquez sur ce bouton pour afficher la fenêtre Numérotation des fichiers. Le bouton Numérotation est disponible uniquement quand plusieurs fichiers sont créés.
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La fenêtre Numérotation des fichiers contient les éléments suivants :
Nom du fichier
Le nom du fichier spécifié dans la fenêtre de prévisualisation.
Menu pop-up Numéro d'ordre
Vous pouvez spécifier le nombre de chiffres entre 1 et 6 dans le menu pop-up Numéro d'ordre. Un maximum de 100 caractères
(alphanumériques), y compris un numéro d'ordre peuvent être utilisés pour un nom du fichier.
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Exemple
Un exemple de Nom du fichier correspondant à la configuration des paramètres apparaît. Le nom du fichier correspond au nom spécifié dans le champ Nom du fichier suivi par « _ » et un numéro d'ordre.
Bouton OK
Cliquer sur ce bouton valide les préférences sélectionnées dans cette fenêtre.
Bouton Annuler
Cliquer sur ce bouton annule vos préférences et retourne à la fenêtre précédente.
Menu pop-up Nommer l'historique
Le chemin d'accès de chaque fichier spécifié précédemment est indiqué dans la liste Nommer l'historique. Seuls les noms des fichiers modifiés dans le champ
Nom du fichier dans la fenêtre Numérotation des fichiers sont ajoutés à la liste. (Un maximum de dix noms de fichier peuvent être ajoutés à la liste. À chaque nouveau fichier spécifié au delà du dixième, l'intitulé le plus ancien sera supprimé de la liste.)
Sélectionnez un Nom du fichier, et les noms de fichiers sélectionnés dans la
Liste des fichiers sont changés sur le nom du fichier sélectionné.
Pointez sur Supprimer l'historique pour vider la liste.
Case à cocher Enregistrer les images générées sous un fichier
Vous pouvez également enregistrer les fichiers PDF envoyés par courriel dans un dossier défini.
Les fichiers PDF attachés sont enregistrés dans le dossier spécifié dans l'onglet
Enregistrer sous de la fenêtre ScanSnap Manager - Paramètres de
numérisation et d'enregistrement ( page 63 ).
Case à cocher Ne plus afficher cette zone de dialogue
Cochez cette case si vous ne souhaitez plus afficher la fenêtre de visualisation.
.
Bouton Joindre à un courriel
Cliquez sur ce bouton pour joindre vos fichiers à un courrier électronique conformément à la configuration de cette fenêtre.
5.3 Envoi des fichiers par courriel
Bouton Annuler
En Mode Profils, cliquez sur ce bouton pour afficher un message confirmant ou annulant la suppression des données d'images des documents numérisés.
Bouton
Appuyez sur ce bouton pour sélectionner ou désélectionner la vue par vignettes.
CONSEIL
La vue par vignettes est différente selon le format du fichier.
Pour les fichiers PDF : une liste des pages dans un fichier
Pour les fichiers JPEG : une liste des fichiers
Bouton
Vous pouvez visualiser les rubriques d'aide sur la fenêtre de prévisualisation.
10. Cliquez sur le bouton Joindre à un courriel.
⇒
Le programme de courrier électronique s'exécute et les fichiers sélectionnés sont automatiquement joints au courriel.
IMPORTANT
•
Lorsque la fenêtre de prévisualisation est affichée, le ScanSnap ne répond à aucune commande, pas même lorsque vous appuyez sur la touche SCAN.
Fermez la fenêtre de prévisualisation avant d'entreprendre une autre numérisation.
•
Évitez de transférer, supprimer ou renommer un fichier dans d'autres applications lorsque la fenêtre de prévisualisation est ouverte.
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