Sélection des enregistrements
Lorsque vous sélectionnez des enregistrements, le rapport est basé uniquement sur les enregistrements qui remplissent les conditions que vous avez définies. Ces conditions dépendent du type d'informations que vous souhaitez inclure dans le rapport final.
Supposons que vous ne vous intéressiez qu'aux enregistrements concernant la Californie. Il faut déterminer comment sélectionner seulement les enregistrements voulus.
• Si l'un des champs de la table contient directement l'indication de la région, le plus simple est de ne garder que les enregistrements dont la valeur, pour le champ concerné, est "la région est égale
à Californie".
• Si ce n'est pas le cas, vous n'avez pas de champs Région et si vous voulez quand même faire un rapport seulement pour la Californie, il y a peut-être d'autres moyens de sélectionner les enregistrements.
• Vous pourrez, par exemple, travailler d'après un champ Code postal et baser la sélection sur les codes postaux relatifs à la Californie (Code postal entre n et
N
).
• Si la table contient un champ indicatif téléphonique, vous pourrez baser la sélection sur les indicatifs téléphoniques de la Californie (indicatif x, y, ....z).
Remarque :
• Si l'indicatif téléphonique fait partie du champ contenant le numéro de téléphone, l'expert ne peut pas s'en servir comme critère de sélection. Vous devez créer une formule pour extraire l'indicatif du numéro de téléphone et baser la sélection sur celui-ci.
• Si, comme dans notre exemple, vous pouvez baser la sélection sur plusieurs champs, choisissez un champ indexé de préférence à un champ non indexé, pour de meilleurs résultats.
7.1.3 Utilisation de l'Expert Sélection
L'Expert Sélection vous permet de spécifier, d'une manière simple, les enregistrements que vous voulez faire figurer dans le rapport. Vous n'avez qu'à indiquer le champ sur lequel sera basée la sélection puis
à préciser le critère.
L'Expert Sélection permet également de baser la sélection sur plusieurs champs et critères. Par exemple :
• clients résidant en Arizona ;
• commandes du premier trimestre ;
• ventes de plus de 10.000$.
Avec l'expert, vous pouvez aussi préparer des requêtes plus élaborées :
• clients dont les noms commencent par "A", "M" ou "S" ;
• clients de Californie ou de Floride ayant commandé en juillet.
Ce sont tous des critères portant sur des plages limitées. Une ou plusieurs constantes définissent la plage. Pour chaque enregistrement, L'Expert compare la valeur du champ aux constantes et rejette
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Sélection des enregistrements les enregistrements dont les valeurs ne figureront pas dans la plage. Le rapport est limité aux valeurs comprises dans la plage déterminée. Vous pouvez élaborer ces types de requêtes sans connaissance préalable du langage des formules.
Remarque :
L'Expert Sélection permet de définir des requêtes de sélection d'enregistrements et de sélection de groupes. Il n'est pas nécessaire de connaître le langage de formule de Crystal Reports pour définir ce genre de critères de sélection d'enregistrements. Dans tous les autres cas, le programme reconnaît la mise en place d'une sélection d'enregistrements.
7.1.3.1 Pour définir une sélection d'enregistrements à l'aide de l'Expert Sélection
1.
Dans la barre d'outils Experts, cliquez sur
Expert Sélection
.
La boîte de dialogue Expert Sélection s'affiche.
141
Remarque :
Si vous cliquez sur le bouton Expert Sélection sans avoir au préalable sélectionné un champ dans votre rapport, la boîte de dialogue Choisir un champ s'affiche. Sélectionnez le champ sur lequel vous voulez baser la sélection d'enregistrements et cliquez sur OK. L'Expert Sélection apparaît.
2.
Utilisez les listes déroulantes pour entrer vos critères de sélection pour le champ indiqué.
3.
Cliquez sur
OK
lorsque vous avez terminé.
Conseil :
Pour effectuer la sélection d'enregistrements sur plus d'un champ, cliquez sur l'onglet Nouveau.
Sélectionnez le champ suivant dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ.
Une formule de sélection est créée en fonction de vos spécifications, en limitant le rapport aux enregistrements que vous avez indiqués.
Remarque :
Pour afficher la formule de sélection, cliquez sur le bouton Afficher la formule. L'Expert Sélection se développe pour afficher la formule. Vous pouvez modifier la formule dans la zone qui s'affiche, ou cliquer sur le bouton Editeur de formule afin de la modifier à l'aide de cet outil.
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