EBP Comptabilité Open Line Pro
EXERCICES/CLOTURES
Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche
Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures.
Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux.
Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle.
EXERCICES
Liste des exercices
Accès : Exercices/Clôture - Exercices
La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes.
L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice.
Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut.
Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier.
En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés.
Date de début
Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice.
Date de fin
Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice.
Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier.
Date de clôture
Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle.
Exercice courant
L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur
ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé).
Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle.
Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant.
132
MANUEL
Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins.
L’exercice courant peut être identifié :
- dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ;
- dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant.
Pour définir un exercice courant, il faut :
- se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
- puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.
.
Fiche exercice
Accès : Exercices/Clôtures - Exercices
La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches.
La fiche Exercice se décompose en :
En-tête
Période de l’exercice *
: Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste.
La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible.
Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive :
1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009.
Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008.
Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure.
2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009.
Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008.
Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009.
3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés.
Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé.
Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables.
Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice.
- Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée.
- Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée.
Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système =
Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant.
Onglet Notes
La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.
Comment générer les A Nouveaux ?
A Nouveaux automatiques
La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice.
Cet enregistrement peut être :
- provisoire, s'il est généré en cours d'exercice,
- ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci.
133
EBP Comptabilité Open Line Pro
Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail...
Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant.
Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles :
- menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices,
- menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices,
De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches.
Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés.
Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression.
Balance d'ouverture
Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture.
Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line.
Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent :
- menu Exercices/Clôtures - Exercices,
- menu Quotidien - Saisie par journal,
Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une
Balance d'ouverture.
GESTIONNAIRE DE JOURNAUX
Principes de simulation
Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S".
Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.
Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux.
L'utilisation de ce statut a un impact :
- sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre,
- sur les rapprochements,
- sur la validation,
- et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle.
Principes de validation
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V".
Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture.
Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux.
L'utilisation de ce statut a un impact :
- sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre,
- sur les modifications des écritures en saisie,
- et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle.
Principes de clôture mensuelle
Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux
Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification.
134
MANUEL
Pour pouvoir être clôturé mensuellement :
- toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé.
- tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents.
Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle.
CLOTURE ANNUELLE
Principes de clôture annuelle
Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant.
L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants :
- L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier.
- Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice.
- Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées.
- Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement.
- Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant.
La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant.
Clôture annuelle
Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle
La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes.
Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler.
Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page :
Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre.
Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement.
Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle
Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché.
Un bouton permet la sauvegarde du dossier.
Page 1/4 : Clôture annuelle
Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier.
Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables.
Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante.
Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le
compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte".
Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable.
Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant
Les dates de l'exercice suivant sont :
- proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà,
- proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore.
135
EBP Comptabilité Open Line Pro
Options :
Le choix de l'option est modifiable.
- Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant.
- Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A
Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement.
Page 3/4 : Impressions
Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur.
Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient.
Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire.
Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier.
Page 4/4 : Contrôles
Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer.
La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut.
Echec :
Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné.
La clôture ne peut donc pas être exécutée.
Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement.
Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur.
Information :
Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné.
La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées.
Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur.
Ok :
Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer.
Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées.
Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués.
Bouton : Lancer
Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement.
Page : Opération terminée
Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté.
Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant.
L'exercice suivant est automatiquement affiché.
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
136
