QUOTIDIEN. EBP Open Line PRO 2010

MANUEL

Situation de trésorerie

Cet état se décompose en deux parties :

Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système.

Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses.

Comparatif des résultats cumulés

Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent.

Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges").

Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute

Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant.

Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70.

La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60")

Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale.

Cette divergence peut provenir par exemple :

- de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ;

- de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité.

Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord

Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord.

Ecran de démarrage

Accès : Affichage - Ecran de démarrage

Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application.

Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :

Saisie mois courant : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal.

Echéancier / Règlements : permet d'accéder à Démarrer une tâche du menu Echéancier/Règlement.

Consultation / Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier.

Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.

Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA.

Balance Clients et Fournisseurs : permet d'accéder à la Balance interactive.

Situations de comptes : permet d'accéder à l'impression des situations de comptes de vos clients et de vos fournisseurs.

Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier.

QUOTIDIEN

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EBP Comptabilité Open Line Pro

Quotidien - Démarrer une tâche

Accès : Quotidien - Démarrer une tâche

Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.

Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :

Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des cumuls des journaux pour accéder à la saisie par journal.

Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier.

Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant.

Relevé bancaire : permet d'accéder à la liste des relevés bancaires utilisés lors de la génération des rapprochements automatiques.

Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA créées sur le dossier et d'en créer une nouvelle.

Recherche d'écritures : permet d'accéder à la liste regroupant toutes les écritures comptabilisées et d'y effectuer une recherche.

PLAN COMPTABLE ENTREPRISE

Plan comptable

Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise

OU Paramètres - Plan comptable entreprise

La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes.

Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment.

Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer.

En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents.

Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé.

La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs :

L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte

9zzzzzzzzz.

L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz.

L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz.

L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz.

L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz.

L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz.

32

MANUEL

L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients.

L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz.

L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz.

L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz.

Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes

Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé.

Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte.

Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant.

Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste.

La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail.

Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V).

Les actions possibles dans la liste

Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles :

Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois.

Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie

pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois.

Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche

Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois.

Fiche compte

Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise

OU Paramètres - Plan comptable entreprise

La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches.

Cette fiche se décompose en plusieurs onglets.

- un en-tête

Description de l'en-tête

- un onglet Paramétrage

Lettrage et rapprochement

Autoriser le lettrage

Autoriser le lettrage approché

Prochain code lettrage

Type de rapprochement

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EBP Comptabilité Open Line Pro

Règlement

Gestion des échéanciers

Mode de règlement

Paramétrage de TVA

Paramétrage de TVA

Saisies pratiques

Nature d'achat et Nature de vente

- un onglet Paramétrage avancé

Divers

Comptes bloqués

AN non détaillés

Centralisation sur le Grand Livre

Types de journaux autorisés et sens de saisie

Type de journaux autorisés et sens de saisie

Comptes associés

Comptes associés

- un onglet Coordonnées

Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte.

Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche

Tiers et inversement.

- un onglet Cumuls

Description de l'onglet

- un onglet Notes

La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches.

- Autres actions possibles

Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche :

- Consultation du compte

- Lettrage du compte

- activation des saisies pratiques

- Options diverses

Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet.

Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers.

La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte :

- Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte.

- Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte.

Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité.

Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans.

Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires.

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MANUEL

SAISIE PAR JOURNAL

SAISIE PAR JOURNAL

Saisie par journal : la liste des journaux/mois

Accès : Quotidien - Saisie par journal

Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement.

Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité.

Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables.

Les onglets

Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste.

Mois en cours

Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant.

Définition du mois en cours :

- Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système.

Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008.

- Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant.

Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre

2007.

Tous les mois

Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant :

- Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles.

- Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles.

Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal.

Tous les journaux

Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant :

- Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles.

- Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles.

Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois.

Le contenu de la liste

Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique :

Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit.

Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit.

Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être

égale à la somme de tous les montants créditeurs.

Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois.

Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois.

Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle.

Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge.

Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie.

Accéder à la saisie

Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés.

Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités :

- double cliquer sur la ligne désirée ;

- faire Entrée sur la ligne désirée ;

- sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ;

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EBP Comptabilité Open Line Pro

- sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris..

Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :

- sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ;

- sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.

.

Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités :

- sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ;

- sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.

.

Corps de la fenêtre de saisie par journal

Accès : Quotidien - Saisie par journal

C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux.

La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux).

La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie.

C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...).

Navigation dans la fenêtre de saisie

La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.

Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux

Les colonnes sont listées de gauche à droite :

Statut

Les différents statuts :

Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent.

- Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) :

Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création.

Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge.

Ce statut reste modifiable.

- Ecritures validées :

Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles.

Elles affichent alors un statut "V".

Ce statut n'est plus modifiable.

- Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire.

Elles affichent alors un statut "S".

Ce statut reste modifiable.

Changement de statut :

Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois.

Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée :

- Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé".

- Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé".

- Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé".

Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal

Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.

Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.

Jour *

Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée.

Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.

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MANUEL

Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal.

N° de pièce

Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.

Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.

N° de document

Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine.

Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture.

Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable.

Compte *

La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante.

Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.

Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables.

Les messages d'alerte affichés peuvent être :

- bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ;

- non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal.

Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées.

Libellé

Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal.

Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur.

D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante

l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement.

Débit / Crédit *

Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend :

- du sens par défaut paramétré sur la fiche compte,

- de la nature du compte saisi,

- du type de journal dans lequel la saisie est effectuée.

Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié.

Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.

Il ne peut pas être nul.

Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché.

Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture.

Date d'échéance

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi.

La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons :

- en saisissant directement dans le champ,

- en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,.

- en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ.

Moyen de paiement

Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie.

Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés.

Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre

Fournisseur ou avez été réglé par votre Client.

Totaux du journal

Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux.

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EBP Comptabilité Open Line Pro

L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.

Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.

Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.

Présentation de la fenêtre de saisie comptable

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches.

La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture.

Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée.

Barre de menus

La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché.

Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?.

Barre d'outils

La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie.

Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation :

Sauvegarder :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie.

La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès

l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie.

Sauvegarder et Fermer :

Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie.

Fermer :

Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait.

Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée.

Annuler/Refaire :

Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement.

Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies.

Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier.

Précédent/Suivant :

Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie.

Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte.

- Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours.

- Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent.

- Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent.

- Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré.

Consultation/Lettrage :

Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée.

Voir document :

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MANUEL

Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique.

Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif.

Régler :

Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou

Fournisseurs.

Ajouter :

- Pour la saisie journal :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes.

Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...).

- Pour la saisie par écriture :

Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes.

Insérer :

- Pour la saisie journal :

Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...)

Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture.

- Pour la saisie par écriture :

Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée.

Supprimer l'écriture :

Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose).

En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question.

Supprimer la ligne :

Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même

écriture.

La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture.

Equilibrer :

Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie.

Autres fonctions disponibles :

Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris..

En-tête de la fenêtre de saisie

Journal :

La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante.

Période :

La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant.

Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles.

Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles.

Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire.

Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus,

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EBP Comptabilité Open Line Pro

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre

2008 inclus.

- La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires,

à savoir :

* Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008"

* Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009".

Navigation dans la fenêtre de saisie :

La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux.

Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.

Corps de la fenêtre de saisie

Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture.

Fermeture de la fenêtre de saisie

La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée.

La fenêtre de saisie peut être fermée :

- directement par la croix rouge de la fenêtre,

- par le menu Fichier - Fermer,

- par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer,

- par la combinaison de touches Alt + F4,

- par le bouton Fermer,

- par le bouton Sauvegarder et Fermer.

Menu contextuel

Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils.

Colonnes optionnelles

Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné.

Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie.

Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...).

Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage.

Autres fonctions disponibles en saisie

Accès : Quotidien - Saisie par journal

OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable

A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture.

Traitement sur les écritures

Simuler / Confirmer l'écriture

Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal .

Valider l'écriture courante

Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée.

La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes :

- l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ;

- l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ;

- dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ;

- la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ;

- la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu.

Valider tout

Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois.

Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante.

Contrepasser l'écriture

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MANUEL

La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine.

Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel

Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture déjà existante peut être située :

- dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux,

- sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé.

L'écriture contrepassée doit être affectée :

- dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses,

- sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice.

Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante :

- Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ;

- Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé.

L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination.

Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée.

Transférer

Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine.

Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris

, nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue.

L'écriture à transférer doit être :

- de statut Non validé ou Simulé,

- située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux.

Le journal et le mois de destination doivent être :

- différents du journal et du mois d'origine,

- des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux,

- des mois non clôturés.

L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination.

Ecritures de régularisation

Facture non parvenue ou à émettre

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne.

Charge ou produit constaté d'avance

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne.

Echéanciers

Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée.

Echéancier de la Facture

Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée.

Pointages

Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués.

Fonctions spécifiques au menu contextuel

Modifier la saisie guidée

Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable.

Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel.

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