Système de boîte vocale
Système de boîte vocale
Lorsque vous êtes absent du bureau, les appelants peuvent laisser des messages dans votre boîte vocale. Vous pouvez également configurer votre boîte vocale avec votre message d'accueil
personnel (voir section " Modification de votre message d'accueil personnel " à la page 50).
Lors de la première utilisation du système de boîte vocale (possible uniquement à partir de votre propre extension), vous pourrez être invité à modifier votre mot de passe si vous utilisez le mot de passe
par défaut (0000). Voir section " Modification du mot de passe " à la page 53 ou suivre les instructions vocales.
Remarque : Pour utiliser le système de boîte vocale, votre
extension doit être autorisée par l'administrateur système.
Activation de la boîte vocale
Déviez votre extension vers le système de boîte vocale.
u *21*
Décrochez le combiné, puis composez ce code.
z
Composez le numéro du système de boîte vocale.
Demandez-le à votre administrateur système.
#
Appuyez sur cette touche pour activer la déviation.
Vous entendez la tonalité de contrôle.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
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Système de boîte vocale
Remarque : Pour une utilisation quotidienne, nous vous
recommandons de demander à votre administrateur système de définir le système de boîte vocale en tant que numéro de déviation pré-programmé. Une fois celui-ci défini, il vous suffit de composer le code *21# pour activer votre boîte vocale.
L'administrateur système peut également définir si la boîte vocale doit être activée ou non lorsque vous ne répondez pas après un certain délai ou lorsque votre extension est occupée.
Désactivation de la boîte vocale
u
Décrochez le combiné.
#21#
Composez ce code, puis appuyez sur cette touche.
Vous entendez la tonalité de contrôle.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
Les nouveaux appels sont de nouveau signalés sur votre téléphone.
Remarque : La boîte vocale reste active si elle a été définie
comme numéro de déviation pré-programmé pour les fonctions Déviation lorsqu'il n'y a pas de réponse et
Déviation lorsque votre extension est occupée. Pour plus
d'information, voir sections " Déviation lorsqu'il n'y a pas de réponse
" à la page 35 et " Déviation lorsque votre extension est occupée " à la page 36.
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Système de boîte vocale
Accès à la boîte vocale
Les fonctions de boîte vocale suivantes sont accessibles à partir de votre propre extension, de n'importe quelle autre extension interne ou à partir d'une position externe (par exemple un téléphone mobile) :
• Écoute des messages disponibles
• Modification de votre message d'accueil personnel
• Envoi d'un message
• Définition d'une notification externe de message (en fonction de la configuration)
• Modification de votre mot de passe u
Accès à la boîte vocale à partir de votre extension
Décrochez le combiné.
*59#
Composez ce code.
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
Remarque : Selon la configuration, vous pourrez être invité
à entrer votre mot de passe pour accéder à votre boîte vocale.
d
Pour un accès plus rapide, il est recommandé de programmer le code de fonction sur la touche programmable du témoin lumineux de message en attente.
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
z
Accéder à la boîte vocale à partir de n'importe quelle autre extension
Composez le numéro d'annuaire du système de boîte vocale.
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
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Système de boîte vocale z
Accéder à la boîte vocale à partir d'une position externe
(par exemple un téléphone mobile).
Composez le numéro de votre société.
z
Composez le numéro d'annuaire du système de boîte vocale.
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
Écoute de vos messages
La réception d'un message est indiquée par le clignotement du témoin lumineux de message en attente et par une tonalité spéciale. Les messages reçus sont répartis dans les trois catégories suivantes :
• Nouveaux messages (non écoutés)
• Messages écoutés
• Messages sauvegardés
Remarque : Les messages sont supprimés du système
après un certain temps. Veuillez consulter votre administrateur système à ce sujet.
Accédez à la boîte vocale.
(Voir section " Accès à la boîte vocale " à la page 47.)
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
1
Sélectionnez cette touche pour écouter les messages disponibles.
Remarque : S'il n'y a aucun message dans votre boîte
vocale, l'option permettant d'écouter vos messages n'est pas disponible.
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Système de boîte vocale z
Sélectionnez l'une des trois catégories de message
(nouveau, écouté, sauvegardé).
Écoutez vos messages, puis suivez les instructions vocales du menu correspondant.
• Réécouter le message
• Envoyer un message
• Connaître la date et l'heure
• Faire une pause pendant l'écoute
• Écouter le message précédent
• Sauvegarder le message
• Écouter le message suivant
• Effacer le message d
Remarque : Les messages vocaux sont écoutés. Les
messages de rappel rappellent l'expéditeur (ces messages ne peuvent pas être sauvegardés).
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
Envoi d'un message vocal
Vous pouvez envoyer une copie des messages vocaux que vous avez reçus (dans la boîte vocale individuelle) à d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune). Lorsque vous envoyez un message vocal (écouté ou sauvegardé) à une boîte vocale individuelle, le numéro de celle-ci est le même que le numéro de l'extension.
Remarque : Le message envoyé est une copie, cela
signifie qu'il peut être supprimé sans supprimer le message d'origine.
Aucun numéro de liste de distribution n'est disponible.
L'envoi du même message à plusieurs boîtes vocales doit s'effectuer dans des opérations individuelles.
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Système de boîte vocale
Modification de votre message d'accueil personnel
Selon le type de déviation d'appels vers la boîte vocale, vous pouvez laisser trois messages d'accueil personnels différents
à l'appelant. Vous pouvez activer une déviation lorsqu'un appelant reçoit une tonalité occupé, lorsqu'il n'y a pas de réponse ou vous pouvez activer une déviation individuelle ou fixe pour tous vos appels.
Accédez à la boîte vocale.
(Voir section " Accès à la boîte vocale " à la page 47.)
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
2
Sélectionnez cette touche pour modifier votre message d'accueil personnel.
z
Sélectionnez le type de déviation souhaité.
Écoutez et suivez les instructions vocales correspondantes.
Lorsque vous activez la déviation, le message d'accueil enregistré est lu à l'appelant suivant.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
Remarque : Si vous avez activé une déviation avec un
message d'accueil personnel, c'est ce message que les appelants entendent et non pas le message d'absence activé.
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Système de boîte vocale
Envoi de messages via votre boîte vocale
Avec cette fonction, le système de boîte vocale vous permet d'enregistrer et d'envoyer des messages de votre boîte vocale vers une autre boîte vocale interne sans appeler le propriétaire de la boîte vocale concernée.
Remarque : Aucun numéro de liste de distribution n'est
disponible. L'envoi du même message à plusieurs boîtes vocales doit s'effectuer dans des opérations individuelles.
Accédez à la boîte vocale.
(Voir section " Accès à la boîte vocale " à la page 47.)
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
3
Sélectionnez cette touche pour enregistrer et envoyer les messages.
Écoutez et suivez les instructions vocales correspondantes.
Les messages peuvent être écoutés ou réenregistrés avant d'être envoyés à une boîte vocale.
Remarque : Vous pouvez également envoyer un message
pendant un appel (voir section " Envoi d'un message " à la page 33).
Notification externe de message
Cette fonction permet au système de vous informer de l'arrivée de nouveaux messages vocaux. Vous pouvez indiquer un numéro externe où vous serez appelé à une heure pré-programmée ou dès l'arrivée d'un nouveau message.
Remarque : Cette fonction peut être restreinte ou non
disponible. Pour savoir si elle est disponible et obtenir des informations complémentaires, adressez-vous à votre administrateur système.
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Système de boîte vocale
Vous pouvez être informé de deux manières différentes
(selon la programmation du système) :
• Notification avec accès à la boîte vocale :
Vous accusez réception de la notification à l'aide de votre mot de passe (qui doit être différent du mot de passe par défaut
0000). Voir section " Modification du mot de passe " à la page 53
pour la sélection d'un nouveau mot de passe. Vous disposez d'un accès complet au système de boîte vocale.
• Notification sans accès à la boîte vocale :
Vous recevez un message vocal bref vous informant qu'une personne vous a laissé un message. Accusez réception de la notification en appuyant sur une touche. Vous devez alors rappeler le système de boîte vocale pour écouter le message.
Remarque : Si vous n'accusez pas réception de la
notification dans le temps pré-programmé, la connexion est annulée et rétablie ultérieurement (demandez à votre administrateur système le nombre programmé de tentatives de notification).
Accédez à la boîte vocale.
(Voir section " Accès à la boîte vocale " à la page 47.)
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
4
Sélectionnez cette touche pour définir la notification externe de message.
Écoutez et suivez les instructions vocales correspondantes.
Vous pouvez programmer le numéro de notification externe, l'heure de notification et activer/désactiver la fonction. Le numéro externe
(y compris le préfixe pour les appels externes) peut comprendre jusqu'à 24 chiffres. L'heure doit être entrée au format 24 h
(2030 pour 8 h 30) et les valeurs sont automatiquement ajustées au quart d'heure (par exemple 2013 devient 2015).
d
Remarque : Le numéro de notification et l'heure doivent
être programmés avant l'activation de la fonction.
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
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Système de boîte vocale
Modification du mot de passe
Modifier le mot de passe via votre boîte vocale
Accédez à la boîte vocale.
(Voir section " Accès à la boîte vocale " à la page 47.)
Écoutez et suivez les instructions vocales du menu principal.
5
Sélectionnez cette touche pour modifier le mot de passe.
Écoutez et suivez les instructions vocales correspondantes.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
u
Modifier le mot de passe via le téléphone
Décrochez le combiné.
#*72*
Composez ce code pour sélectionner un nouveau mot de passe.
z
Entrez votre mot de passe actuel.
Le mot de passe par défaut est 0000.
*
Appuyez sur cette touche.
z
Composez votre nouveau mot de passe.
#
Appuyez sur cette touche.
Vous entendez la tonalité de contrôle.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
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Système de boîte vocale
Fonction d'enregistrement
Si vous souhaitez enregistrer et écouter des messages vocaux personnalisés, vous pouvez utiliser la fonction d'enregistrement.
Le message créé avec cette fonction est traité comme un message normal. Pour plus d'informations sur la procédure permettant d'écouter des messages enregistrés avec la fonction
d'enregistrement, voir section " Écoute de vos messages " à la page 48.
Enregistrer un message
u
Pour commencer l'enregistrement :
Décrochez le combiné.
*58#
Composez ce code et enregistrez votre message.
Le temps d'enregistrement maximal est de quatre minutes et
15 secondes.
*
Sélectionnez les options ci-dessous :
Appuyez sur cette touche pour écouter le message.
9
Appuyez sur cette touche, puis parlez pour réenregistrer le message.
#
Appuyez sur cette touche pour arrêter l'enregistrement et mémoriser le message.
d
Raccrochez le combiné pour terminer la procédure.
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