ZatYoo ZatYoo Touchscreen Manuel utilisateur
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Documentation du logiciel ZatYoo Touchscreen Mise à jour du 2 novembre 2011 2/74 Sommaire 1. Bienvenue .................................................................................................................... 4 2. Installation.................................................................................................................... 4 3. Présentation générale ................................................................................................. 5 3.1. A quoi sert ZatYoo ............................................................................................... 5 3.2. Le concept ............................................................................................................ 6 3.3. Les principales caractéristiques fonctionnelles ................................................ 6 3.3.1. Monoposte et réseau, multi-établissements.................................................... 7 3.3.2. Multi Points de Vente / Lieux de Vente ........................................................... 7 3.3.3. Multi-temporel ................................................................................................ 8 3.3.4. Multi-cartes..................................................................................................... 8 3.3.5. Multi niveaux de vente .................................................................................... 8 3.3.6. Multi-utilisateurs ............................................................................................. 8 3.3.7. Multi-imprimantes ........................................................................................... 9 3.3.8. Sécurisant et sécurisé .................................................................................... 9 4. Ecran principal de ZatYoo ..........................................................................................10 5. La Vente ......................................................................................................................12 5.1. Introduction : .......................................................................................................12 5.2. La vente - Principes généraux ...........................................................................12 5.3. La vente directe ou mode bar ............................................................................14 5.4. La Vente en mode restaurant .............................................................................17 5.4.1. Liste des tables .............................................................................................17 5.4.2. La vente en mode restaurant .........................................................................20 5.4.3 Règlements multiples ....................................................................................23 5.4.4 Mise en compte clients ..................................................................................24 5.5.5 Utilisation des comptes clients pour la gestion des livraisons ........................25 Cliquez sur la calculatrice en haut du damier des touches de vente .............................26 6. Gestion des cartes et menus .....................................................................................29 6.1. Introduction : .......................................................................................................29 6.2. Ecran principal ....................................................................................................30 6.3. Saisie d’un produit ..............................................................................................32 6.4. Affectation d’un touche ......................................................................................34 6.5. Mise en service des cartes .................................................................................36 6.6. Gestion des plages horaires ..............................................................................37 7. Edition des résultats ..................................................................................................38 8. Gestion des comptes clients .....................................................................................44 9. Paramétrage général ..................................................................................................45 9.1. Ecran principal ....................................................................................................45 9.2. Paramétrage du répertoire de données .............................................................46 9.3. Paramétrage des lieux de vente .........................................................................47 9.4. Paramétrage des taxes .......................................................................................48 Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 3/74 9.5. Paramétrage des options ...................................................................................49 9.6. Paramétrage des éléments financiers ...............................................................51 Paramétrage des Imprimantes.......................................................................................52 9.6.1. Introduction importante à lire .........................................................................52 9.6.2. Ecran principal de gestion des imprimantes ..................................................53 9.6.3. Paramétrage des tickets ................................................................................54 9.6.4. Paramétrage des tickets cuisine ....................................................................57 9.6.5. Paramétrage des imprimantes utilisant un driver Windows ............................58 9.6.6. Paramétrage des imprimantes en mode direct ..............................................60 9.6.7. Paramétrage d’un tiroir caisse pilotée en direct .............................................62 9.6.8. Paramétrage d’un tiroir caisse ouvert à travers un driver Windows ...............63 9.6.9. Sélection des Imprimantes à utiliser ..............................................................64 10. Gestion des utilisateurs .........................................................................................64 10.1. Qu'est-ce que la gestion des utilisateurs ? .......................................................64 10.2. Ecran principal ....................................................................................................65 10.3. Gestion des droits d’accès des utilisateurs ......................................................66 11. Recherche de tickets ..............................................................................................67 11.1. Choix des critères de recherche ........................................................................68 11.2. Résultat d’une recherche ...................................................................................69 12. Gestion des stocks .................................................................................................70 12.1. Introduction .........................................................................................................70 12.2. Ecran principal ....................................................................................................70 12.3. Choix Carte..........................................................................................................71 12.4. Choix produits à suivre ......................................................................................72 13. Annexe.....................................................................................................................72 13.1. Comment sont organisés les fichiers ?.............................................................72 13.2. Comment réinitialiser mes données ? ...............................................................73 13.3. Comment sauvegarder mes données ?.............................................................73 13.4. Que faire en cas de mauvais fonctionnement ? ...............................................74 Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 4/74 1. Bienvenue ZatYoo1 est le logiciel pour les professionnels du C.H.R. Conçu en étroite association avec les professionnels du C.H.R (Cafés-Hôtels-Restaurants), ce logiciel professionnel ZatYoo est entièrement dédié à cet environnement. Son ambition est de vous assister dans la gestion quotidienne de votre établissement, que vous soyez : restaurateur, brasseur, gérant de bar, etc. N'étant pas tous des informaticiens, il fallait un logiciel simple, convivial et intuitif, compatible avec vos habitudes et vos techniques de travail. C'est donc dans cet esprit que ce ZatYoo a vu le jour et continue d'évoluer en collaboration avec les utilisateurs dont vous faites maintenant partie. Nous vous en remercions... Le monde de la restauration et celui dit des débits de boissons est un environnement délicat mettant en œuvre des techniques de gestion précises et ayant des attentes particulières. Nous avons essayé au travers de ce manuel d'aide de répondre à la majorité des questions que vous pouvez être amené à vous poser dans la pratique quotidienne de votre métier et au niveau de l'utilisation courante de ZatYoo. Bonne découverte ... 2. Installation Vérifiez tout d'abord que votre disque dur dispose d'au moins 30 Mo de disponible. Si tel n'est pas le cas, sautez sur l'occasion pour faire un peu de nettoyage sur votre disque dur en supprimant les fichiers devenus inutiles en utilisant l'explorateur Windows. Fermez ensuite tous les programmes ouverts (sauf Windows) et si vous utilisez un programme anti-virus, nous vous conseillons de le désactiver temporairement. Ceci effectué, l'installation du logiciel ZatYoo est automatique. A l'aide de la souris, "double-cliquez" sur l'icône : ZatYoo.exe, puis au fur et à mesure de l'installation, cliquez sur les choix proposés par l'installateur. L'installation crée un groupe de programmes spécifique ZatYoo regroupant les différentes applications. Désinstaller ZatYoo Utilisez l'utilitaire de désinstallation de programmes que vous trouverez dans le panneau de configuration ("Menu paramètres") : Ajout / suppression de programmes. Vous devez également supprimer le répertoire ZatYoo sur votre disque dur ayant recours à l'explorateur Windows. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 5/74 3. Présentation générale 3.1. A quoi sert ZatYoo ZatYoo, logiciel développé par ZATYOO Sarl en étroite collaboration avec les professionnels du C.H.R (pour les non initiés : Cafés-Hôtels-Restaurants), marque un tournant dans l'évolution de ce type de produit, et se place résolument dans la lignée des logiciels graphiques modernes, simples d'utilisation et fiables. Le logiciel ZatYoo est un logiciel de caisse professionnel conçu pour les restaurants, bars, brasseries, hôtels- restaurants, etc. Il fonctionne sur tout système PC avec écran tactile et/ou à la souris et utilise tout type d'imprimante Bureautique ou spécialisée TPV. ZatYoo est "Euro compatible". Il gère les différents systèmes de taxes du monde : France, Belgique, Suisse, Québec, Canada, Etats-Unis… Son principal objectif est de traiter le plus rapidement possible l'ensemble des opérations de vente: gestion de la caisse, saisie des ventes, facturation, encaissement et ventilation des règlements. ZatYoo permet d'enregistrer les commandes au fur et à mesure (entrées, plats, puis desserts, puis cafés...) et peut envoyer la commande en cuisine (jusqu'à 6 points de préparation différents !). Pour les encaissements, toutes les combinaisons sont possibles : règlements express, éclatement de la note entre plusieurs convives, règlements multiples, règlements en Euros. ZatYoo propose en standard un traitement complet des résultats (journaux, chiffres d'affaires,...) et intègre en standard une gestion des stocks consommés. ZatYoo est également doté de fortes capacités d'export des résultats pour traitement de ceux-ci par des outils externes (modules Excel, bases de données, …). ZatYoo s'adresse principalement aux établissements des secteurs du : C.H.R (Cafés - Hôtels- Restaurants), à savoir : - Hôtels -restaurants, - Restaurants traditionnels, - Brasseries, grills, - Restaurants à thèmes, - Cafétérias,... - Restauration rapide et/ou livraisons à domicile, - Cafés, Bars, tabac avec restaurant, - Cafés-Bars-Vidéo, Bars-Pubs, - Bars de nuit, Discothèques,... - Restaurants d'entreprise, - Cyber -cafés, Collectivités, à savoir : - Santé, - Enseignement, - Travail, - Hébergement, loisirs, Liste non exhaustive ... Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 6/74 3.2. Le concept La facturation est un point essentiel dans tout établissement: elle doit être précise, rapide, irréprochable. Les serveurs, responsables,... doivent avant tout accomplir leur propre métier : servir la clientèle et non perdre du temps. L'utilisateur n'est pas un informaticien. A chacun son métier. Par contre, tout logiciel doit mettre à sa disposition tous les outils nécessaires à l'exercice de son activité quotidienne et ces outils doivent être compréhensibles et accessibles par tous. Pour toutes ces raisons, ZatYoo c'est : - Une logique de rapidité, reposant sur un choix technologique : l'écran tactile, L'interface la plus rapide entre l'œil de l'utilisateur (son cerveau- sa réflexion) et sa main (l’action). C'est la fin des claviers dits "relégendables" encombrants et long à paramétrer. Cependant, ZatYoo ne ferme pas la porte à un moyen de saisie plus traditionnel : la souris. - Une logique de simplicité : une tendance très actuelle consiste à développer des logiciels pourvus de fonctions sophistiquées et d'options dont personne ne se sert jamais! ZatYoo met simplement à la disposition de l'utilisateur les outils dont il a besoin. Ceci repose sur une interface intuitive à base d'icônes représentant les actions à accomplir ; Tout simplement ! - Une logique d'ouverture : ZatYoo est une base de départ, un véritable "Front office " pouvant se raccorder à une multitude de logiciels plus spécialisés. Par exemple: comptabilité, gestion élaborée des stocks, export comptable, sas informatique, etc. Certains modules additionnels sont proposés par notre société ou développés par des partenaires extérieurs. 3.3. Les principales caractéristiques fonctionnelles En termes de caisse, les principales difficultés généralement rencontrées par les utilisateurs dans l'exercice quotidien de leur profession sont les suivantes : - des prix variables, - des menus et des plats du jour qui changent chaque jour, - une facturation client qui peut toujours évoluer... même après l'établissement de l'addition finale (exemple classique : le client souhaite reprendre des cafés). - des notes multiples à effectuer pour une même table (séparation de notes ou "split"). - des encaissements en de multiples modes de règlement (exemple : une partie en carte bleue, une partie en espèces, une partie en chèque, ...). - des clients qui ne payent pas tout de suite. Les cas visés sont multiples. De part ses points forts, ZatYoo sait répondre à la quasi totalité des problèmes rencontrés dans l'exercice quotidien de leur métier par les professionnels du CHR (Cafés-HôtelsRestaurants). Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 7/74 ZatYoo est un logiciel : Monoposte ou réseau Multi-lieux de ventes Multi-temporel Multi-cartes Multi niveaux de vente Multi-utilisateurs Multi imprimantes Sécurisant et sécurisé 3.3.1. Monoposte et réseau, multi-établissements ZatYoo peut fonctionner soit sur un micro-ordinateur isolé (fonctionnement Monoposte autonome), soit sur plusieurs machines capables de dialoguer entre elles par le biais d'un réseau local informatique traditionnel ou s'ouvrir vers des bases de données externes. Cette architecture répond aux besoins de fonctionnement de nombreux établissements, par exemple: Prise de commande par les maîtres d'Hôtels dans la salle et centralisation de la facturation en un point unique sous la tutelle d'un responsable. La gestion des résultats, statistiques, préparations des cartes, etc... , est possible à distance, via le réseau Internet. Possibilité de gérer sur un même poste plusieurs établissements répartis sur toute la France. Le Fonctionnement réseau permet, entre autre, la saisie d'une commande sur un poste et la facturation sur un autre. 3.3.2. Multi Points de Vente / Lieux de Vente ZatYoo utilise la notion de " Lieux de vente " et de " Point de ventes ". Pour comprendre celle-ci, il faut admettre une organisation hiérarchique, "pyramidale" de l'environnement de travail. L'Etablissement: Un établissement correspond à l'ensemble de(s) point(s) de vente: Par exemple: un hôtel, un restaurant, une Brasserie, ... Le(s) Point(s) de vente : Un point de vente regroupe un ou plusieurs lieux de vente. Un lieu de vente n'a d'existence que d'un point de vue de gestion. Un fichier de paramètres (cf. l'application : Paramétrages) décrit les associations lieux de vente, point de vente. Un lieu de vente ne peut appartenir qu'à un lieu de vente et un seul. Le(s) Lieux de vente : Un lieux de vente est l'endroit ou s'effectue la vente. Un lieu de vente correspond à une entité physique. Par exemple: la salle, le comptoir, la terrasse, la piscine, ... Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 8/74 La Caisse : Une caisse correspond à un terminal de saisie. Les notions d'établissement, point de vente et lieu de vente sont indépendantes de la notion de caisse. ZatYoo peut gérer 5 lieux de vente et 5 points de ventes, soit 25 caisses différentes ! (5 fois 5). 3.3.3. Multi-temporel La vente peut s'effectuer 24H / 24 sans arrêt en raison du changement automatique de journée à une heure paramétrable par le responsable de l'établissement. ZatYoo vous permet également d'adopter une véritable gestion horaire de vos cartes. Ainsi, vous pouvez substituer automatiquement une carte en cours par une autre carte en fonction de critères horaires que vous aurez préalablement définis (cf. Gestion des Cartes et Menus) Exemple : à 18 heures, votre carte habituelle se transforme en une nouvelle carte avec de nouveaux tarifs et de nouveaux produits à proposer à votre clientèle (gestion des Happy hours, des "promotions», " offres spéciales ") Exemple : à 15 heures 30, la carte brasserie est remplacée par la carte salon de thé, ... Voir également / mise en service d'une carte. 3.3.4. Multi-cartes ZatYoo sait gérer un nombre illimité de cartes et de produits. Il sait également gérer un nombre illimité de menus, à savoir: Vous pouvez préparer vos différentes de produits ou de consommations et les " mettre en service " le moment venu. Exemple : les cartes de saison. Vous pouvez également vous appuyer sur la structure d'une carte existante ... pour en préparer une autre. 3.3.5. Multi niveaux de vente Pour chaque carte de produits ou de consommations, ZatYoo permet la visualisation directe sur l'écran de vente de 50 produits ou groupes de produits qui peuvent eux-mêmes appeler 50 nouveaux produits ou groupes de produits sur plusieurs niveaux. Les produits ou consommations peuvent être affichés : - en direct dans une cellule (exemple : un Perrier). - dans un sous - écran (exemple : les sodas). - dans un menu (exemple : le menu à 2,5€). - dans un sous écran de « garnitures » (exemple: les accompagnements d'un viande). - dans un sous écran de « commentaires » (exemple : les cuissons des viandes) 3.3.6. Multi-utilisateurs A une personne seule ou " manager " de plusieurs dizaines d'employés, ZatYoo permet d'adapter l'environnement de travail de chacun en fonction de la place, du rang occupé dans l'établissement. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 9/74 Cette détermination des profils utilisateurs s'effectue dans la gestion des utilisateurs. Celle-ci permet de déterminer une gestion fine des profils basée sur des "autorisations" et des "interdictions". 3.3.7. Multi-imprimantes L’édition des additions ou des tickets de vente peut s'effectuer au choix sur 2 imprimantes différentes (ticket ou facturette) ou sur une imprimante cumulant les deux fonctions. Il est possible d’utiliser 2 imprimantes dédiées à la facturation : - imprimante notes - imprimante facture Il est possible d’utiliser 6 imprimantes Cuisine (possibilité d'envoyer sur une imprimante déportée des commandes aux points de préparation). Exemple : cuisine, Bar, Ecailler, point de préparation chaud, point de préparation froid, etc... 3.3.8. Sécurisant et sécurisé Sécurisant pour l'utilisateur: ZatYoo n'utilise pas de base de données. Toutes les données sont gérées sous forme de fichiers structurés, indépendants. Cette logique garantie une grande sécurité de l'intégrité des données (pas de perte de liens). Le logiciel n'est en rien altéré par les coupures de courant du fait de sa structure de fichiers indépendants. Il n'y a donc pas de pertes d'informations (exception faite de la vente en cours). Nous conseillons cependant aux établissements confrontés à de fréquentes coupures de courant, de disposer d'un "onduleur" ne serait ce que pour pouvoir terminer tranquillement les additions ou factures en cours et protéger leur équipement informatique des pics de surtension électrique (conseillé mais non obligatoire). L'accès au logiciel est protégé par code d'accès : un bon moyen de se prémunir contre la curiosité d'autrui. Ce contrôle d'accès est optionnel. Il est également possible de raccorder différents systèmes de gestion de "badges d'accès". Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 10/74 4. Ecran principal de ZatYoo Quitter ZatYoo : retour sur le bureau Windows Moteur de recherche : cette application permet de rappeler pour impression ou modification n’importe quel ticket de n’importe quel jour à partir de plusieurs critères croisés de recherche Résultats flash : Ce journal est destiné à imprimer généralement sur l’imprimante ticket les informations concernant l’utilisateur qui s’est identifié ET SEULEMENT LUI : Impression des encaissements par mode de règlement Impression des ventes par famille Impressions des TVA ou taxes Cela permet par exemple à un serveur de faire sa relève quand il a fini son service. Edition des résultats : cette application permet d’imprimer ou d’afficher à l’écran les résultats de la journée en cours ou de n’importe quelle autre journée à partir de plusieurs critères de choix ou d’exporter les résultats en ASCII. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 11/74 Gestion des Cartes et Menus : cette application permet de créer des cartes ou des menus et de les affecter aux différents points de vente Gestion des stocks : cette application permet de suivre en stock les produits désignés et d’accéder à la fonction permettant de gérer la quantité de plats du jour. Gestion des comptes clients : cette application permet de gérer les comptes clients, la mise en compte se fait directement dans la vente. Permet également de constituer un véritable fichier client. Paramétrage général : cette application permet d’adapter le paramétrage de ZatYoo à l’usage qui en est fait (taxes, imprimantes, remises, Euro, Point de vente, tickets, tiroir caisse …) Gestion des utilisateurs : cette application permet de gérer les droits des utilisateurs et de restreindre les droits en fonction des autorisations données (exemple : administrateur, manager, serveur …) Vente directe : ce mode de vente permet d’accéder directement aux écrans de vente sans ouvrir de table, il est particulièrement bien adapté à la vente de type Bar et à la vente à émporter. Cet icône charge automatiquement le lieu de vente et sa carte associée telle que paramétrée dans la gestion des cartes et menus Vente restaurant : ce mode de vente permet d’ouvrir des tables (ou des chambres ou n’importe quel type de compte) pour effectuer des prises de commandes en plusieurs temps Cet icône charge automatiquement le lieu de vente et sa carte associée telle que paramétrée dans la gestion des cartes et menus Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 12/74 Plan de salle graphique : ce mode de vente permet d’avoir un aperçu en temps réel de votre salle. Vous pouvez effectuer les mêmes actions qu’avec la vente en mode restaurant et de gérer en plus les réservations de vos clients. 5. La Vente 5.1. Introduction : ZatYoo vous permet d'opter pour 2 environnements de travail différents: Mode direct ou "mode Bar ". Mode restaurant ou "compte". Chacun de ces environnements est doté d'outils de prise de commande et de vente spécifiques. Le "mode Bar" correspond à un environnement de type Bar et/ou vente à emporter avec la possibilité d'encaisser immédiatement avec différents moyens de paiement. Dans ce mode, l'utilisateur travaille essentiellement sur le "Damier de vente". Le mode restaurant ou "compte" permet la prise en compte des commandes étalées dans le temps. Ce mode convient particulièrement aux restaurants ou pour la gestion de comptes "clients" ou "chambres". L'option "point de vente par défaut" située dans l'application "gestion des cartes et menus" permet de déterminer l'environnement de travail systématiquement lancé au démarrage de l'application "caisse". 5.2. La vente - Principes généraux Ecran fondamental de la caisse, le " Damier de vente " est l'écran à partir duquel vous allez effectuer vos ventes ainsi que diverses opérations découlant de la commande (imprimer la facture / note, encaissement, ...) Sur ce même écran s'affiche : - un damier avec des touches en relief - des libellés en couleur de produits ou de consommations - les dernières lignes de la commande en cours - des icônes d'appel de fonctions (saisie des quantités, appel de commentaires, ...) ZatYoo présente la vente sous la forme d'un " damier " de 50 cases ou cellules (10 * 5 cases ou cellules). Chacune des cellules de vente peut comprendre : 1 - un article ou une consommation Ou: 2 - un groupe d'articles sous la forme d'un autre écran, d'une carte, d'un menu ou d'un appel de garnitures. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 13/74 Libre à vous d'organiser votre écran de vente comme vous le souhaitez; des cellules de vente peuvent rester vide (pas de produits ou de consommations dans la cellule). Comment vendre un article ou une consommation ? Effectuer une vente est très simple et très rapide. 1 - l'utilisateur visualise à l'écran la cellule contenant le produit ou la consommation que celui-ci souhaite vendre. 2- A l'aide du bouton gauche de la souris " cliquez " dans la cellule choisie ou appuie à l'aide d'un doigt sur la cellule de vente choisie. Instantanément, l'écran de vente se modifie sur la partie gauche mentionnant la sélection du produit (quantité minimale égale à 1). Comment vendre plusieurs articles ou consommations ? Exemple : vendre plusieurs " Brochettes d'escargot " : Méthode n°1 : Si je souhaite vendre plusieurs "Brochettes d'escargots", je " re-clique" à l'aide de la souris ou du doigt autant de fois que nécessaire dans la cellule " Brochettes d'escargots ", ce qui a pour effet d'augmenter l'indicateur de quantité et de prix. Méthode n°2 : Je peux également me servir de l'icône "Quantité" situé au niveau de la barre d'icônes. Q : Que se passe t-il si je souhaite à nouveau revendre 1 brochette d'escargots sur la même commande ? R : La nouvelle quantité saisie vient se rajouter à l'ancienne quantité dans le champ quantité. L'intérêt de ce système est de rappeler à celui qui prend la commande le volume exact de la quantité déjà prise pour un éventuel contrôle, et surtout de supprimer les additions ou tickets "à rallonge" dans la mesure où le logiciel va procéder à un regroupement " intelligent " des commandes déjà prises. Que faire en cas d'erreur ? Question : Je me suis trompé, j'ai sélectionné 5 brochettes d'escargots au lieu de 4 ! L'appui sur une cellule d'un produit en appel direct affiche: - une quantité à 1, si le produit est commandé pour la première fois, - la quantité déjà commandée, si le produit est déjà présent dans la commande en cours. Méthode n°1 : La sélection d'une quantité différente de celle affichée se fait sur un pavé numérique accessible à partir de l'icône " quantité " présent dans la barre d'icônes située sur la partie haute de l'écran. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 14/74 Méthode n°2 : Vous pouvez choisir de supprimer un article ou une consommation. Pour se faire, positionnez vous dans la liste des commandes située à gauche de l'écran (cette liste rappelle le contenu de la commande en cours), puis : - positionnez- vous sur le produit ou la consommation à supprimer en cliquant dessus à l'aide de la souris. Ou - sélectionnez à l'aide du doigt le produit ou la consommation à supprimer (en mode écran tactile). A savoir : si la quantité devient nulle, le produit disparaît de la commande. La barre d'icônes de fonctions Situés en haut du " damier de vente ", les icônes de fonction permettent d'activer des fonctions spécifiques de la vente appliquées à l’ensemble du ticket. (Par exemple une remise sur l’ensemble des articles) Des icônes placés verticalement le long du ticket permettent d’activer des fonctions spécifiques de la vente appliquées à l’article sélectionné. (Par exemple une remise sur un article) Abandonner Q : Vous souhaitez " abandonner " une commande en cours ? R : Cliquez avec la souris ou appuyez avec le doigt sur l'icône " abandonner ". Ceci provoque l'ouverture d'une boite de dialogue vous demandant de confirmer l'abandon de la commande. A savoir: suite à l'utilisation de cette fonction, ZatYoo retourne à l'écran de saisie des tables. 5.3. La vente directe ou mode bar (1) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 15/74 Touches produits : L’écran de vente comporte 50 touches pour affecter des produits. Chacune de ces touches peut appeler : Directement un produit Un autre écran de 50 produits sur 3 niveaux (soit 625.000 produits) Des garnitures à associer à un produit (légumes, extras …) Des commentaires (cuisson : saignant, cuisson : bleue…) Un menu à prix fixe L’appui successif sur une même touche augmente les quantités Icônes sur la barre horizontale : la fonction sélectionnée va s’appliquer à l’intégralité de la note. Abandon de la commande en cours, tous les ajouts sur la note ne sont pas pris en compte. Encaissement direct en espèces : la totalité de la commande est encaissée en espèces (dans le 1er des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté. Impression de la commande en cuisine. Encaissement direct en chèque : la totalité de la commande est encaissée en chèque (dans le 2ème des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine. Encaissement direct en carte bancaire : la totalité de la commande est encaissée en carte bancaire (dans le 3ème des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine Encaissement multiples : cet icône ouvre un écran proposant les 16 modes de règlements. Il permet d’encaisser une même note en plusieurs règlements partiels fait de différente manières (exemple : une partie en chèque, une autre partie en espèces …) ou de faire plusieurs encaissements répartis dans le temps (un premier client paye une partie de la note, un second règle le solde un peu plus tard) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Cet icône permet d’accéder à l’éclatement d’une note en plusieurs suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 16/74 Mise en compte clients : au lieu de faire un encaissement, le montant de la note est mis au débit d’un client. Le journal des ventes est mis à jour, le journal de caisse n’enregistre pas le mouvement : la mise à jour se fera lorsque le client soldera son compte. Seul le journal des mises en crédit est mis à jour. Remise globale : cet icône ouvre un écran qui propose d’effectuer une remise parmi celles paramétrées dans le paramétrage général. Cette remise s’applique à l’ensemble du ticket et est cumulable avec les remises appliquées individuellement sur des produits. Impression de l’addition : l’addition s’imprime sur l’imprimante désignée dans le paramétrage général, à la sélection des imprimantes à utiliser par ZatYoo. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté. Impression de la commande en cuisine. Changement de Point de vente / Lieu de vente : cet icône ouvre la liste des points de vente avec leurs lieux de vente. Après sélection d’un nouveau point de vente charge la carte associée paramétrée dans la gestion des cartes et menus Retour à l’écran précédent Icônes sur la barre verticale : les commandes s’appliquent individuellement au produit sélectionné dans la liste des produits de droite. Changement de quantité : cet icône ouvre une calculette où une quantité peut être entrée. L’augmentation des quantités peut aussi être effectuée en cliquant ou en appuyant sur la touche de produit plusieurs fois. Remise produit : cet icône ouvre un écran qui propose d’effectuer une remise parmi celles paramétrées dans le paramétrage général. Cette remise s’applique au produit sélectionné et est cumulable avec la remise globale appliquée Changement de prix : cet icône ouvre une calculette qui permet de changer le prix du produit sélectionné. Il est possible d’entrer un prix négatif : attention dans ce cas la taxe est nulle Commentaires cuisines : cet icône ouvre une liste de commentaires à lier au produit sélectionné. La saisie de ces commentaires se fait dans la gestion des cartes et menus. La ligne – commentaire libre- permet de taper un commentaire à la volée, non prédéfini. Effacement du produit sélectionné Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 17/74 Monter dans la liste des produits commandés page par page. Descendre dans la liste des produits commandés page par page. 5.4. La Vente en mode restaurant 5.4.1. Liste des tables La vente en environnement de restauration, en brasserie ou dans un débit de boissons est une vente se déroulant de manière séquentielle dans le temps : Exemple : le client commande son entrée, le plat de résistance ... plus tard, son dessert, et encore plus tard il commande le café, le digestif, etc. L'utilisateur ne sait donc pas toujours à l'avance ce que va commander son client pendant la suite du repas, ce qu'il lui facturera à la fin, etc. Il est donc nécessaire de pouvoir stocker les commandes du client et de pouvoir revenir aussi souvent que souhaité dans celles-ci pour les modifier, ajouter de nouveaux plats ou consommations, etc. L'écran de "liste des tables" est un écran fondamental de la vente en mode restaurant. Celui-ci est doté d'une double fonction : Ouvrir une nouvelle table ou appeler une table existante. Cet écran se divise en 3 parties : 1- des champs à renseigner situés à droite 2- une liste de sélection directe des tables existantes située à gauche 3- une barre d'icônes de fonctions située en haut Chaque lieu de vente a une série de numéros de tables qui peut être la même d'un lieu à l'autre. Par exemple: il est possible d'ouvrir plusieurs fois la table 10, une en salle, une en terrasse. Champs à renseigner : L'accès à une commande commence obligatoirement par la sélection d'un numéro de table. Deux champs de saisie vous sont proposés : - numéro de table. - nombre de couverts Limites : vous pouvez ouvrir jusqu'à 9xxxxxxx tables simultanément et 9xxxxx couverts. Pour entrer les valeurs : 1 - Sélection des champs : cliquez à l'aide de la souris ou avec le doigt sur les icônes "doigts" situés contre ces champs ou cliquez à l'aide de la souris ou avec le doigt directement dans le champ sélectionné. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 18/74 2 - Servez vous du pavé numérique présent sur l'écran pour entrer vos valeurs. En cas d'erreur, utilisez l'icône "gomme" situé sur le pavé numérique. Option : pour saisir une table avec une numérotation indicée (voir définition ci-dessous), utilisez l'icône "point" situé sur le pavé numérique. Option : vous pouvez saisir un nom au lieu d’un numéro en activant le clavier se trouvant à droite de « Table n° » 3 - pour valider les valeurs, cliquez à l'aide de la souris ou avec le doigt sur l'icône "OK" situé sur le pavé numérique ou utilisez l'icône "OK" également situé sur la barre d'icônes (en haut et à droite de l'écran). 4 - une nouvelle table est ainsi crée et le logiciel se positionne maintenant sur l’écran "Damier de vente". (3) (1) (2) Verrouillage sur le mot de passe ou retour à l’écran principal si un seul utilisateur est paramétré Changement le numéro de table ou transfert de table : cet icône permet de transférer le contenu de la table sélectionnée. Si la table cible contient déjà des produits, les produits de la table source sont cumulé. Cet icône permet de changer la table de lieu de vente (par exemple transférer une note de restaurant sur une chambre d’hôtel) Effacement de table : la table sélectionnée est effacée, les journaux de vente et de caisse ne sont pas mis à jour, le journal des annulations est mis à jour avec les produits contenus dans la table effacée si l’option a été activée Changement de mode de règlement : cet icône permet de changer le mode de règlement d’un ticket encaissé en cas d’erreur par exemple. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 19/74 Edition d’un justificatif : cet icône permet d’éditer une facture avec les mentions légales pour justifier une note de frais par exemple. La saisie de cette facture est indépendante de la vente. Informations clients : Permet de saisir différentes informations sur le client ( Société – Adresse … ) afin d’éditer une facture personnalisée. Changement de Point de vente / Lieu de vente : cet icône ouvre la liste des points de vente avec leurs lieux de vente. Après sélection d’un nouveau point de vente, la carte associée paramétrée dans la gestion des cartes et menus est chargée. Permet également de dissocier le chiffre d’affaires réalisé sur chacun des points de vente (Exemple : Comptoir / Restaurant / Terrasse) Changement de vendeur : permet de changer le vendeur sans avoir à sortir du mode de vente en saisissant son code utilisateru. Accès au mode de vente directe : permet d’effectuer une vente de type bar et de changer rapidement de point de vente en chargeant la carte associée (1) Numéro de table : zone de saisie du numéro de table (ou d’un nom sur 16 lettres maximum). Cette zone est remplie automatiquement avec le numéro de la table sélectionnée sur la partie gauche dans la liste des tables (2) Nombre de couverts : zone de saisie du nombre de couverts. Si la zone n’est pas saisie et que dans le paramétrage des points de vente la saisie obligatoire a été cochée, ZatYoo se positionne automatiquement sur ce champ si on clique ou appuie sur OK. Il est possible de supprimer ce champ en désélectionnant la saisie obligatoire du nombre de couverts dans le paramétrage des points de vente (3) Filtrage des tables en fonction de leur état : Les tables peuvent prendre 3 états : Prendre commande (PC) : la table a été ouverte mais elle est vide, état à utiliser pour réserver une table par exemple En cours (EC) : des produits sont en cours de commande A Encaisser (AE) : l’adition a été imprimée, l’encaissement reste à faire L’onglet « Tout » affiche toutes les tables, les autres onglets « Prendre commande », « En cours », «A Encaisser » n’affichent que les tables ayant cet état. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 20/74 5.4.2. La vente en mode restaurant Sélection d’un produit : l’appui successif sur cette même touche augmente la quantité commandée ; Appel d’un autre écran de produit : les touches sont remplies de manière dynamique avec de nouveaux produits ; Appel d’une autre carte : l’appui sur cette touche change la carte à utiliser de manière dynamique et rempli l’écran avec les produits de l’écran principal de cette carte Icônes sur la barre horizontale : la fonction sélectionnée va s’appliquer à l’intégralité de la note. Abandon de la commande en cours, tous les ajouts sur la note ne sont pas pris en compte ; Encaissement direct en espèces : la totalité de la commande est encaissée en espèces (dans le 1er des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine Encaissement direct en chèque : la totalité de la commande est encaissée Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 21/74 en chèque (dans le 2ème des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine Encaissement direct en carte bancaire : la totalité de la commande est encaissée en carte bancaire (dans le 3ème des 16 modes de règlement, voir paramétrage) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine ; Encaissement multiples : cet icône ouvre un écran proposant les 16 modes de règlements. Il permet d’encaisser une même note en plusieurs règlements partiels fait de différente manières (exemple : une partie en chèque, une autre partie en espèces …) ou de faire plusieurs encaissements répartis dans le temps (un premier client paye une partie de la note, un second règle le solde un peu plus tard) Les journaux des ventes et de caisse sont mis à jour. Cet icône permet d’accéder à l’éclatement d’une note en plusieurs Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté ; Impression de la commande en cuisine ; Mise en compte clients : au lieu de faire un encaissement, le montant de la note est mis au débit d’un client. Le journal des ventes est mis à jour, le journal de caisse n’enregistre pas le mouvement : la mise à jour se fera lorsque le client soldera son compte. Seul le journal des mises en crédit est mis à jour. Remise globale : cet icône ouvre un écran qui propose d’effectuer une remise parmi celles paramétrées dans le paramétrage général. Cette remise s’applique à l’ensemble du ticket et est cumulable avec les remises appliquées individuellement sur des produits Impression de l’addition : l’addition s’imprime sur l’imprimante désignée dans le paramétrage général, à la sélection des imprimantes à utiliser par ZatYoo. Suivant le choix d’options fait dans le paramétrage général, le compteur de numéros de ticket est incrémenté Impression de la commande en cuisine Retour à l’écran précédent Enregistrement de la commande : mise en attente d’ajout, d’impression ou d’encaissement Impression de la commande en cuisine Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 22/74 Icônes sur la barre verticale : les commandes s’appliquent individuellement au produit sélectionné dans la liste des produits de droite Changement de quantité : cet icône ouvre une calculette où une quantité peut être entrée. L’augmentation des quantités peut aussi être effectuée en cliquant ou en appuyant sur la touche de produit plusieurs fois Remise produit : cet icône ouvre un écran qui propose d’effectuer une remise parmi celles paramétrées dans le paramétrage général. Cette remise s’applique au produit sélectionné et est cumulable avec la remise globale appliquée Changement de prix : cet icône ouvre une calculette qui permet de changer le prix du produit sélectionné. Il est possible d’entrer un prix négatif : attention dans ce cas la taxe est nulle Commentaires cuisines : cet icône ouvre une liste de commentaires à lier au produit sélectionné. La saisie de ces commentaires se fait dans la gestion des cartes et menus Effacement du produit sélectionné Monter dans la liste des produits commandés ligne par ligne Descendre dans la liste des produits commandés ligne par ligne Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 23/74 5.4.3 Règlements multiples Retour à l’écran de vente et abandon des encaissements en cours Eclatement de table : permet de séparer une addition en plusieurs additions différente Division de note : permet de diviser une addition par le nombre de couverts ou le nombre de parts souhaités. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 24/74 Enregistre les encaissements : - si l’encaissement est complet les journaux sont mis à jour et la table est effacée - si l’encaissement est partiel (montant encaissé inférieur au montant dû), la table reste ouverte en attente de règlement complet, seul le journal de caisse est mis à jour - si l’encaissement est supérieur au montant dû, ouverture d’une fenêtre pour le rendu monnaie ; possibilité d’affecter tout ou partie du montant à rendre en pourboire 5.4.4 Mise en compte clients Description de l’écran : Création d’un nouveau compte client : par défaut le compte est créé avec pour nom le numéro de compte. Modification d’un compte client : permet de le mettre à jour rapidement le compte du client (numéro de téléphone, adresse…) Lancez la recherche d’un compte client à partir : - de son numéro de téléphone - de son nom - d’un numéro de carte de carte de fidélité Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 25/74 Mettre en compte client : la vente en cours est mise au débit du client Mode d’emploi : - Sélectionner un client dans la liste ou créer son compte ou - Cliquer sur l’icône - ZatYoo demande de confirmer le nom du compte choisi : - La mise en compte s’effectue - ZatYoo propose d’éditer un reçu à signer par le client au choix sur l’imprimante affectée à la vente directe ou celle affectée à la vente en mode restaurant : - Le ticket de caisse s’imprime s’il ne l’a pas déjà été. 5.5.5 Utilisation des comptes clients pour la gestion des livraisons Description de l’écran : Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 26/74 Cliquez sur la calculatrice en haut du damier des touches de vente - Une fenêtre s’ouvre dans laquelle vous saisissez le numéro de téléphone de votre client : - Si le client est existant dans votre fichier client alors sa fiche s’ouvre ce qui vous permet de valider ses coordonnées de livraison et de les compléter si besoin est : Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 27/74 - Cliquez ensuite en haut à droite sur le bouton sélectionnée. pour confirmer la fiche - Vous arrivez sur l’écran de vente, saisissez alors la commande du client : Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 28/74 - A la fin de la commande, mettez cette commande en attente à l’aide du bouton en haut à droite. - Sur votre imprimante ticket va s’imprimer le ticket de caisse avec le récapitulatif de la commande ; en haut du ticket le livreur trouvera les coordonnées complètes de livraison. - Au retour du livreur, retrouvez votre commande en attente en cliquant à nouveau sur le bouton dans le mode vente : - Sélectionnez votre commande, la commande s’ouvre et il ne vous reste plus qu’à l’encaisser de façon classique ! Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 29/74 6. Gestion des cartes et menus 6.1. Introduction : La gestion des cartes de produits ou de consommations Chaque lieu de vente possède un fichier de paramètres qui définit, par tranche horaire, des cartes de produits (une tranche horaire = un service parmi 8 services maximum). Les cartes sont des fichiers indépendants et une même carte peut apparaître sur plusieurs points de vente à des heures différentes. Après avoir sélectionné le point de vente, la carte correspondant au service en cours se charge dynamiquement si elle n'est pas déjà affichée. Chaque carte est un fichier indépendant, ce qui vous permet d'avoir autant de cartes (et donc de fichiers) différents que nécessaires. Les cartes sont des " objets " autonomes. Elles comprennent leur propre organisation en termes d'affichage sur les différents écrans et sous écrans du Damier de Vente. Le module des ventes, la caisse, ne gère qu'une seule carte à la fois. Cette carte est dite "en service ". Il faut cependant qu'il est possible de changer la carte en service : 1 - A tout instant de la journée d'une simple manipulation, en mettant en service la nouvelle carte. La mise en service d'une carte est à la discrétion de l'utilisateur, ce qui lui permet de préparer ou de modifier ses cartes de produits ou de consommation, ses menus, sans perturber la vente. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 30/74 2 - De manière dynamique en cours de service, en fonction de critères horaires prédéterminés. ZatYoo met également à la disposition de l'utilisateur toutes les fonctionnalités permettant de préparer les cartes de produits ou de consommations : - créer une nouvelle carte. - copie une carte existante. - supprimer une carte existante. - modifier une carte existante, - imprimer une carte. Quelques points forts de la gestion des cartes : 1- La saisie des cartes et des menus s'effectue sous la même forme que les cartes papiers présentées au client 2- La gestion d'un libellé article long destiné à être imprimé sur les tickets ou sur les additions et d'un libellé abrégé destiné a être affiché sur le damier de Vente. Par exemple: Pour le ticket / Facture : "Grenadin de veau au coulis de cèpes".... Pour la cellule de vente : " Grenadin veau "... 3- Individualisation par article: De l'impression au point de préparation de la commande du client en cas de communication avec des imprimantes distantes (Cuisine, bar, écaillé, point de préparation chaud, etc.). 4- de l'appel d'une autre carte, d'un menu ou d'un écran de garnitures. 5- de la gestion de différents taux de T.V.A. 6.2. Ecran principal Description de l’écran : (1) (2) (4) (5) (1) Liste des fonctions « Gestion des Cartes et Menus » : combo box contenant toutes les commandes nécessaires pour manipuler les cartes et menus Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 31/74 (3) (2) Liste des cartes existantes : combo box. Cliquer sur le nom de la carte choisie, elle se chargera automatiquement. Une barre d’icône s’affiche dès qu’une carte est sélectionnée. Pour créer une nouvelle carte choisissez dans la combo box « Gestion des Cartes et Menus » la fonction « Créer une nouvelle carte » (3) Liste des écrans de la carte affichée : combo box qui permet de passer d’un écran à l’autre. Pour créer un nouvel écran choisissez dans la combo box « Gestion des Cartes et Menus » la fonction « Créer une nouveau sous écran » (4) Liste des produits de la carte (5) Ecran de vente Sortir de la gestion des cartes et menus Créer un nouveau produit dans la carte en cours de saisie Modifier un produit existant : sélectionner d’abord le produit dans la liste des produits puis cliquer sur cet icône Copier un produit Coller le produit préalablement couper ou copier à l’emplacement où est positionné la barre de sélection dans la liste des produits Processus de création d’une carte : Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 32/74 - Dans la liste des fonctions, sélectionnez « Créer une nouvelle carte » - Choisissez un nom de carte sur 8 caractères maximum - La liste des produits est vide - Créer le premier produit avec l’icône - Créer d’abord tous les produits de la carte, penser à faire une sauvegarde de temps en temps (Liste des fonctions : « Enregistrer la carte en cours ») - Une fois les produits créés, affectez les sur les écrans de vente ; tout d’abord sur l’écran principal ; puis sur les sous écrans après les avoir créés (Liste des fonctions : « Créer une nouveau sous écran ») - Pour affecter un produit : o o o - (voir saisie d’un produit) le sélectionner dans la liste des produits cliquer sur la touche de destination choisissez ses caractéristiques (voir affectation d’une touche) Pour appeler un sous écran ou une autre carte il faut créer des produits qui ne servent qu’à faire le lien. Par exemple pour appeler un sous écran de boissons, créer un produit « Boissons » sans prix (c’est inutile), puis lors de l’affectation sur une touche sélectionner le lien avec un autre sous écran ou une autre carte (« Cette touche appelle … ») 6.3. Saisie d’un produit Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 33/74 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (10) (9) (11) (12) (13) (1) Liste des Familles : combo box. Pour créer une famille choisir dans la liste des fonctions «Gestion des familles » (2) Liste des Sous-Familles : combo box. Pour créer une sous-famille choisir dans la liste des fonctions «Gestion des familles » ou taper un nouveau nom de sous-famille qui sera créé lors de l’enregistrement du produit. (3) Code produit : créer automatiquement par le logiciel (4) Libellé du produit : c’est le libellé qui sera imprimé sur l’addition (5) Prix TTC du produit (6) Point de fidélité : pour cumuler un nombre de points correspondant à un chiffre d’affaires dépensé. (7) Autorisé dans une formule : indique au logiciel si cet article doit être choisit dans le cadre d’un calcul automatique de formule. (8) Commentaire cuisine : indique si l’article crée doit correspondre à un commentaire en cuisine (Exemple : Cuisson : Saignant …) (9) Choix de l’imprimante cuisine : le produit peut être imprimé sur une des 6 imprimantes produits gérées par ZatYoo. Si une imprimante est sélectionnée, le produit sera imprimé sur l’imprimante choisie avec la quantité commandée lors de la prise de commande (appui dans la vente sur OK, ou Impression ou encaissement) (10) Choix de la taxe appliquée : le paramétrage des taxes se fait dans le Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 34/74 paramétrage général. (11) Quantité cumulée : lors de la prise de commande lorsque le même produit est choisi plusieurs fois sa quantité est cumulée. Pour certaines commandes il est nécessaire de ne pas cumulé la quantité, notamment pour les garnitures, par exemple dans le choix des parfums d’une glace 3 boules, si la vanille est choisie pour la première glace associée a 2 autres parfums, elle ne doit pas se cumuler avec une deuxième glace qui aurait de la vanille et 2 autres parfums différents (12) Ecriture Journaux : certains produits comme des commentaires ou des produits hors chiffre d’affaires peuvent ne pas être écrit dans le journal de vente (13) Impression sur le ticket : certains produits comme des garnitures peuvent ne pas être imprimés sur l’addition. 6.4. Affectation d’un touche Préambule : Attention un produit ne peut être positionné que sur une seule touche. Il est impossible de le positionner dans plusieurs sous écrans. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 35/74 (1) (2) (3) (4) (5) (1) Libellé de la touche : Le libellé de la touche est composé de 2 lignes. La première est composée de 7 caractères, la seconde de 8. Le libellé de la touche est différent de celui du libellé ticket, il peut donc être adapté à la lisibilité de la touche. Par défaut ZatYoo propose un libellé qu’il est possible de changer en écrivant directement le nouveau libellé. (2) Action de la touche : La touche sélectionnée peut appeler : Un produit : c’est la majorité des cas, la touche correspond tout simplement à un produit à commander. Un autre écran de produit : la touche et le nom associé sert uniquement à afficher un sous-écran existant. Dans la vente, cela affichera un nouvel écran de produit. Le nom du sous-écran est à choisir dans la liste (3). Un écran permettant de choisir une seule garniture : le produit en plus d’être commandé ouvre un autre écran (le nom du sous-écran est à choisir dans la liste (3)) dans lequel il faudra choisir obligatoirement une garniture (par exemple l’accompagnement d’un plat). Le produit commandé sera composé du produit de base et de sa garniture (par exemple si le produit est un steack et la garniture choisie des frites, le produit qui s’affichera sur le ticket sera : « Steack frites ») Une autre carte : la touche et le nom associé sert uniquement à afficher une autre carte. Dans la vente, cela affichera un nouvel écran de produit, qui est l’écran principal de cette nouvelle carte. Le nom de la carte est à choisir dans la liste (3). Il est ainsi possible d’enchaîner un nombre illimité de cartes. Un menu : la touche en plus du menu choisi déclenchera l’ouverture d’un menu dans lequel le choix des produits du menu sera fait. Sélectionne l’article puis ouvre un autre écran : le produit en plus Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 36/74 d’être commandé ouvre un sous-écran (le nom du sous-écran est à choisir dans la liste (3)). Cela permet par exemple de choisir une ou plusieurs garnitures ou extras. (3) Liste des éléments associés : le contenu de cette liste change dynamiquement en fonction du choix fait en (2). Si c’est « Un produit » qui est coché, c’est la liste alphabétique des produits qui est affichée. Il est possible de changer dynamiquement de produit. Pour qu’un nom d’écran ou de carte s’affiche dans la liste il faut qu’il existe. Il est donc conseillé de créer d’abord tous les écrans et les cartes nécessaires avant de faire les liens (4) Couleur d’encre : il suffit de cliquer sur la couleur désirée pour la sélectionner (5) Couleur de fond : il suffit de cliquer sur la couleur désirée pour la sélectionner Effacement de touche : l’appui sur cet icône provoque l’effacement de la touche correspondante 6.5. Mise en service des cartes Généralités : ZatYoo gère jusqu’à 25 lieux de ventes différents (5 par point de vente). Il est possible d’affecter une carte à un lieu de vente. Cela permet dans la vente avec l’icône également de carte dynamiquement. Les icônes associée. et en changeant de lieu de vente de changer appellent chacun un point de vente particulier et sa carte Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 37/74 (1) (2) (3) (4) (1) Nom de la carte associée au lieu de vente par défaut du mode restaurant : (2) Nom du lieu de vente associé au mode restaurant (3) Nom de la carte associée au lieu de vente par défaut du mode de vente directe : (4) Nom du lieu de vente associé au mode de vente directe Gestion des plages horaires 6.6. Gestion des plages horaires Généralités : ZatYoo gère 8 plages horaires différentes. Il est possible d’associer une carte différente à chacune des ces plages horaires. Cela permet de changer dynamiquement et automatiquement de carte en cours de journée sans aucune intervention. Chacun des lieux de vente peut être ainsi découpé en tranche horaire. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 38/74 Pour affecter une carte à un lieu de vente sans gestion de tranche horaire il suffit de choisir le nom de la carte et de laisser l’heure de la 1ére tranche à 00:00. (2) (3) (1) (1) Numéro de la tranche horaire (2) Heure à laquelle la nouvelle carte doit être mise en service (3) Nom de la carte à choisir dans la combo box (4) Nom du point de vente et lieu de vente sélectionné 7. Edition des résultats ZatYoo met à votre disposition certains résultats, ceux-ci apparaissent sous la forme de Journaux ou de statistiques. Ceux- ci sont directement visibles à l'écran ou peuvent être imprimés sur une Bureautique classique. De plus ceux-ci peuvent être présentés de manière globale ou détaillés selon certains critères: classement des résultats par date, par point de vente, par utilisateur, ... Vous pouvez conserver la totalité de vos journaux. Il n'y a pas de date de limite " de conservation " de ceux-ci. Ceux-ci sont directement archivés dans des répertoires spécifiques de l'application Vous avez la possibilité de les consulter quand vous le souhaitez. Attention ! N'oubliez pas que les données informatiques sont sensibles (crash de disque dur, autres accidents, ...). Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 39/74 Procédez régulièrement à des sauvegardes de vos données sur un support externe (disquette, CD, Disque amovible, etc..). N'oubliez pas que l'administration fiscale impose également de conserver vos résultats sous la forme de journaux papier... Les journaux Synthèse des résultats: Ce journal est destiné à imprimer généralement sur l’imprimante ticket. Impression des encaissements par mode de règlement Impression des ventes par famille Impressions des TVA ou taxes Il est possible d’imprimer ce journal pour tous les utilisateurs ou pour un seul. Cela permet par exemple de faire une relève quand un serveur a fini son service. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 40/74 Le Journal des ventes : Il donne une vue synthétique des ventes et permet de justifier la constitution de la recette d'une journée, notamment auprès de l'administration fiscale. Quotidien, il est néanmoins conservé en mémoire pour être édité lorsque le responsable de l'établissement le jugera nécessaire et donne alors la liste des produits vendus trier par Familles et Sousfamille, avec pour chaque produit la quantité vendue, ses montants HT, TVA ou taxes et TTC. Si le produit est vendu à plusieurs prix ou avec une remise, il sera répété autant de fois que de prix différents. La consultation de celui-ci peut être effectuée à tout moment par l'utilisateur habilité. Le journal de caisse: Il donne la liste de tous les encaissements triés par points de vente et par modes de règlement Le journal des pourboires : Il donne la liste des sommes qui ont été déposée en pourboire Le journal des rotations : Il donne identifications serveurs sur le logiciel. le récapitulatif des Le journal des déclarations fiscales : Il donne une vue synthétiques des cumuls des différents taux de TVA encaissés. Le journal des offerts : Il donne une liste des produits qui ont été soumis a un pourcentage de remise. Les Statistiques Chiffre d’affaire : Permet de visualiser de façon graphique la répartition du chiffre d’affaires par heures, jours, mois, années. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 41/74 Chiffre d’affaire par lieu de vente : Permet de visualiser de façon graphique la répartition du chiffre d’affaires par heures, jours, mois, années ET par lieux de vente. Nombre de couverts : Permet de visualiser de façon graphique la répartition du nombre de couverts par heures, jours, mois, années. Nombre de couvert par lieu de vente : Permet de visualiser de façon graphique la répartition du nombre de couverts par heures, jours, mois, années ET par lieux de vente. Couvert moyen : Permet de visualiser de façon graphique la répartition le couvert moyen réalisé par heures, jours, mois, années Couvert moyen par lieu de vente : Permet de visualiser de façon graphique la répartition le couvert moyen réalisé par heures, jours, mois, années ET par lieux de vente. Ticket/Panier moyen : Ticket/Panier moyen par lieux de vente : Top produits : Il donne le top 20 des produits les plus vendus en terme de chiffre d’affaires et de quantités. Répartition caisse : Il donne la répartition des différents modes de règlements encaissés. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 42/74 Export des résultats : les journaux de caisse et de vente sont exportés en ASCII avec pour séparateur de champ une tabulation. Chaque enregistrement se termine par la séquence « Retour Chariot » « Line feed ». Les fichiers se trouvent dans le répertoire « Export » dans le répertoire de données (common ou data_net) sous les noms « Ventes.txt » et « Caisse.txt ». Ces fichiers peuvent être importés dans des applications telles que Excel ou Access. Lors de l’exportation, l’utilisateur peut choisir de faire rajouter les titres en haut de chaque colonne pour visualiser plus facilement les données. Cette option est à retirer en cas d’exportation vers un autre logiciel. Pour une utilisation sous Excel, le format est reconnu automatiquement. Attention les chiffres exportés utilisent un point à la place de la virgule. Ceci peut amener l’utilisateur à changer ce paramétrage dans les paramètres régionaux de la configuration de Windows pour qu’Excel reconnaisse les chiffres comme tel et qu’il soit possible de faire des calculs. Les données exportées sont les suivantes : Journal des ventes : N° ticket Date Journal Date Encaissement Heure Encaissement N° de Poste N° Pt de Vte Nom Pt de Vte Nom Lieu de Vte Code Famille Produit Libellé Famille produit Code Sous-Famille Nom Sous-Famille Code Produit Libellé Produit Code Garniture Nom Garniture Nom de la Carte Qté Prix H.T. vendu Prix TTC vendu Prix TTC du tarif Le nombre de couverts Taux de TVA n°1 Montant TVA n°1 Taux de TVA n°2 Montant TVA n°2 Nom de la Remise Produit Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 43/74 Taux de la Remise Produit Montant de la Remise Produit Nom de la Remise Globale Taux de la Remise Globale Taux du Service Code Vendeur Encaissement Nom Vendeur Encaissement Journal de caisse : N° ticket Date Journal Date Encaissement Heure Encaissement N° de Poste N° Pt de Vte Nom Pt de Vte N° Lieu de Vte Nom Lieu de Vte Mode de Rglt Total TTC Code Vendeur Encaissement Nom Vendeur Encaissement Fichier des stocks : Code Famille Nom Famille Code Sous-famille Nom Sous-Famille Code_Produit Libellé Produit Qté en stock Seuil minimum Dépôt en fond de caisse : cette fonction permet de déposer de l’argent dans la caisse. Il n’y a pas de report de fond de caisse d’une journée sur l’autre Retrait en fond de caisse : cette fonction permet de retirer de l’argent de la caisse. Ces mouvements sont tracés dans le journal de caisse sous la rubrique « Fond de caisse ». Recommandation : l’impression des journaux en dehors du journal synthétique se fait sur l’imprimante définie par défaut dans Windows. Il est indispensable d’utiliser une imprimante de bureau capable d’imprimer sur du format A4. Même pour faire un aperçu, il faut installer un driver d’imprimante par défaut car l’aperçu prendra les caractéristiques de cette imprimante pour s’afficher. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 44/74 8. Gestion des comptes clients (1) Nom du client (2) Balance du compte (3) Découvert autorisé Créer un compte client : cet icône ouvre une fiche client vierge, par défaut le nom donné est « Compte n° » suivi du numéro du compte pour éventuellement créer rapidement une compte et le mettre à jour ultérieurement Modifier un compte client : il faut d’abord sélectionner le compte à modifier ou à visualiser, la fiche client s’ouvre et il est possible de la modifier Rechercher un compte : ouverture d’une fiche vierge avec 2 clés possible de recherche, le numéro de téléphone ou le nom. Lorsque la recherche aboutie, la fiche client s’affiche pour contrôle puis en sortie de fiche la sélection est positionnée sur la ligne du compte correspondant dans la liste. Supprimer une fiche client Effectuer une mise en compte manuelle : cette fonction permet de débiter un compte. Si une erreur de débit à été faite, il suffit de rentrer la somme en négatif pour annuler l’écriture. Il n’y aura pas d’écriture dans le journal de caisse. Imprimer tous les comptes clients : cette fonction permet en fin de mois par exemple toutes les factures clients Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 45/74 Visualisation du compte sélectionné 9. Paramétrage général 9.1. Ecran principal Paramétrage du répertoire de données Changer de fond d’écran : possibilité de choisir un fond parmi les 6 proposés. Les fonds se trouvent dans le répertoire de ZatYoo et s’appellent Fond1.gif à Fond6.gif. Pour personnaliser un fond, il suffit de renommer le fichier gif choisi sous un de ces noms Choix des langues : possibilité de changer la langue en cours Paramétrage des points de vente et des lieux de vente Paramétrage des taxes Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 46/74 Paramétrage des options Paramétrage des imprimantes Paramétrage des finances 9.2. Paramétrage du répertoire de données (1) Chemin réseau : c’est le chemin vers le répertoire qui contient les données à partager sur le réseau. Sur le serveur ces données sont dans le répertoire c:\_ZatYoo\data_net ce répertoire doit être partagé (dans les propriétés Windows du répertoire) Sur les autres postes il faut décrire le chemin vers ce répertoire. Cela peut se faire de deux manières : - en entrant le chemin réseau sous la forme \\MAITRE\C\ZatYoo\data_net où MAITRE est le nom donné au serveur sur le réseau, C le disque c : (qui doit avoir été déclaré comme partagé) et ZatYoo\data_net le répertoire de données (pour trouver le nom de l’ordinateur sur le réseau, il faut ouvrir l’icône « voisinage réseau qui se trouve sur le bureau de Windows ») - en créant un lecteur logique réseau par exemple E : où E : est en fait le c:\ du serveur, dans ce cas le chemin sera E:\ZatYoo\data_net (2) Numéro de poste : chaque ordinateur du réseau doit avoir un numéro différent pour éviter un conflit d’accès aux données sur le réseau. Il n’est pas possible Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 47/74 de donner un numéro supérieur à celui du nombre de postes autorisé par la licence achetée 9.3. Paramétrage des lieux de vente ZatYoo gère 5 points de vente différents, eux même subdivisés en 5 lieux de vente différents. Les points de vente peuvent être utilisés pour décrire le restaurant, l’hôtel, la boutique … Ils peuvent également être utilisés pour définir des services différents : service du midi, service du soir … Les points de vente sont un des critères de filtre des journaux : il est possible d’éditer le journal d’un seul point de vente. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (1) Nom du point de vente (2) Noms des lieux de vente constituant le point de vente (3) Permet d’affecter un plan de salle graphique spécifique en fonction du lieu de vente dans lequel on se trouve (4) Nombre de couverts : la boite à cocher permet de choisir si lors d’une vente en mode restaurant la saisie du nombre de couverts sera obligatoire (5) Heure de clôture : heure à laquelle la date des journaux change. C’est à dire que bien que la date civile ait changé à minuit, les ventes et les encaissements continuent de s’enregistrer dans le journal de la veille (6) Nom du compte : par exemple « Table » pour le restaurant, « Client » pour le bar, « Chambre » pour l’hôtel … Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 48/74 9.4. Paramétrage des taxes (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (1) Numéro de l’établissement (2) Choix du modèle de gestion des taxes : ZatYoo gère 5 modèles de taxes : Modèle n° 1 : Appliqué en Europe Le prix des articles est exprimé toutes taxes comprises. A l'impression, le montant est exprimé TTC, la valeur de la TVA est incluse et imprimée pour information. Quand le taux de service n'est pas nul, les calculs en tiennent compte. Modèle n° 2 : Appliqué aux Etats-Unis Le prix des articles est exprimé hors taxes. A l'impression, le prix des articles est HT puis le montant des taxes est ajouté à ce total. Modèle n° 3 : Applique au Canada hors Québec Le prix des articles est exprimé hors taxes. A l'impression, le prix des articles est HT puis le montant des taxes est ajouté à ce total. La première et la deuxième taxe sont calculées sur le montant net des articles. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 49/74 S'il n'y a pas de taxe provinciale, il suffit de mettre son taux à 0. Modèle n° 4 : Appliqué aux Etats Unis ou au Québec Le prix des articles est exprimé hors taxes. Aux Etats-Unis, le prix des articles est en HT, puis le montant du service est appliqué, puis le montant de la taxe. Au Québec, le prix des articles est HT puis le montant des taxes est ajouté à ce total. La première taxe est calculée sur le montant net des articles. La deuxième taxe est calculée sur le montant net des articles augmenté de la première taxe. Modèle n° 5 : Appliqué en France Le prix des articles est exprimé toutes taxes comprises. A l'impression, le montant est exprimé TTC, la valeur de la TVA est incluse et imprimée pour information. Quand le taux de service n'est pas nul, les calculs en tiennent compte. Lorsque qu'un article est déclaré avec 2 niveaux de TVA, le régime des pensions est appliqué : 1/4 de la TVA 1 + 3/4 de la TVA 2 (3) Libellé de la taxe n° 1, par exemple du premier taux de TVA. Ce libellé est modifiable, c’est celui-ci qui s’imprime sur les tickets (4) Libellé de la taxe n° 2, par exemple du deuxième taux de TVA. Ce libellé est modifiable, c’est celui-ci qui s’imprime sur les tickets (5) Taux de la taxe n° 1 (par exemple 19,6 %) (6) Taux de la taxe n° 2 (par exemple 5,5 %) (7) Taux du service 9.5. Paramétrage des options Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 50/74 (1) (5) (2) (6) (3) )(7) (6) (8) ) (4) (6) (6) ) (1) Remise à zéro du n° de ticket : par défaut les numéros de tickets sont incrémentés de 1 à l’infini. Il est possible de recommencer la numérotation à 1 tous les jours ; cela permet notamment de comptabiliser facilement le nombre de tickets / additions émis dans une même journée (2) Incrément du n° de ticket : par défaut, le compteur de ticket est incrémenté dès que le ticket / addition est imprimée. Il est possible de n’incrémenter le compteur qu’au moment de l’encaissement. (3) Impression ticket : par défaut si le ticket / addition n’a pas déjà été imprimé, lors de l’encaissement, l’impression sera déclenchée. Il est possible de désactiver cette facilité, notamment dans le cas où il n’est pas nécessaire d’imprimer systématiquement un ticket. L’impression est alors à la demande en cliquant sur l’icône «Imprimante ». ATTENTION EN MODE BAR, L’IMPRESSION AVEC CET ICÔNE NE PEUT SE FAIRE QU’APRES L’ENCAISSEMENT. (4) Modèle de ticket : deux modèles sont disponibles. Il est possible de réduire la longueur des tickets en utilisant le modèle compressé (par exemple si un très grand nombre de tickets est imprimé dans la journée pour économiser du papier) (5) Journal des annulations : par défaut cette option n’est pas active. Le journal des annulations trace les produits qui ont été effacés en même temps qu’une table. Le journal des corrections trace les produits qui ont soit été effacé, soit dont la quantité a été diminué après que soit l’addition ait été imprimée ou qu’une commande ait été envoyée en cuisine. (6) Impression Cuisine : par défaut les articles sont envoyés sur les imprimantes cuisine dès que l’on sort de la vente (sauf en cas d’abandon). Il est possible de désactiver cet envoi lors de l’utilisation de l’icône «Imprimante» . Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 51/74 (7) Position du symbole de monnaie : Avant : exemple € 100 Après : exemple 100 € (8) Affichage de l’heure sur 12 ou 24 heures. Sur 12 heures les symboles AM et PM sont ajoutés 9.6. Paramétrage des éléments financiers Paramétrage des modes de règlement : cet icône donne accès à un écran permettent de rentrer le libellé des 16 modes de règlement. ATTENTION les 3 premiers modes correspondent aux 3 premiers icônes de règlement direct dans la vente (par défaut : Espèces, Chèques, Carte Bancaire) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 52/74 Paramétrage des remises : cet icône donne accès à un écran permettant de paramétrer le libellé et le taux des remises. 100 % correspond à une gratuité. ATTENTION pour pouvoir avoir accès à un taux de remise au choix dans la vente, il faut utiliser le libellé «Variable» avec un taux de 0 %. Ainsi lorsque cette remise est sélectionnée un clavier s’ouvrira à l’écran pour taper le taux désiré. Paramétrage de l’Euro ou d’une double monnaie : cet écran permet de rentrer la monnaie utilisée avec le symbole qui sera utilisé par ZatYoo et une 2ème monnaie comme l’Euro avec le taux de conversion entre les deux. Pour n’afficher qu’une monnaie, il suffit de mettre la valeur zéro dans le taux de conversion. Paramétrage des Imprimantes 9.6.1. Introduction importante à lire ZatYoo gère 2 types d’imprimantes : des imprimantes dites directes des imprimantes utilisant un driver Windows Une imprimante directe est gérée directement par ZatYoo. Les impressions sont envoyées au port de communication (LPT1, LPT2, COM1, COM2, COM3 ou COM4) sans passer par les couches de logiciel de Windows. Cela présente l’intérêt d’aller beaucoup plus vite sans consommer de ressources Windows. Les polices utilisées sont les polices par défaut gérées par l’imprimante. Il n’est pas possible de changer leurs caractéristiques (taille …). Une imprimante utilisant un driver Windows nécessite au préalable l’installation des drivers Windows correspondants ne sont généralement pas livrés avec les imprimantes tickets qu’il faut télécharger sur le site internet de son constructeur. (pour Epson : http://www.pos.epson.com). L’usage des imprimantes utilisant un driver Windows est indispensable avec l’utilisation d’imprimante de type bureautique (à jets d’encre ou laser) ou pour les partager à travers un réseau (cas d’une impression sur une imprimante connectée à un autre ordinateur sur le réseau). Dans le cas de l’utilisation d’une imprimante ticket avec un driver Windows, il est indispensable d’utiliser une police constructeur et non pas une police Windows (par exemple Courier New), en effet ces dernières sont graphiques et nécessitent trop de ressources mémoire pour être correctement gérées, le temps d’impression est alors considérablement dégradé. (Une police « Epson » proposée par défaut dans le paramétrage des tickets dans ZatYoo est à utiliser avec les imprimantes de cette marque.) Pour connaître les polices constructeurs il faut suivre la procédure suivante : déclarer l’imprimante ticket comme imprimante par défaut de Windows ouvrir une application de traitement de texte comme Wordpad ouvrir la combo box des polices : les polices constructeur apparaissent généralement en tête faire des essais d’impression pour choisir la bonne police cette police sera à taper directement dans le champ police du paramétrage des tickets Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 53/74 remettre une imprimante bureautique par défaut dans Windows (indispensable pour l’édition des résultats) 9.6.2. Ecran principal de gestion des imprimantes Paramétrage des tickets : mise en forme des tickets / addition, saisie des libellés d’en-tête et de pied de page Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 54/74 Paramétrage des imprimantes cuisine : mise en forme des tickets pour les commandes envoyées en cuisine Paramétrage des imprimantes utilisant un driver Windows : création et gestion de ces imprimantes Paramétrage d’un tiroir caisse ouvert à travers un driver Windows (Sous Windows NT ou 2000) Paramétrage des imprimantes en mode direct : création et gestion de ces imprimantes Paramétrage d’un tiroir caisse pilotée en direct (Sous Windows 95, 98, Me) Sélection des Imprimantes à utiliser : affectation de l’utilisation des imprimantes 9.6.3. Paramétrage des tickets Cet écran permet de paramétrer le ticket / addition. Chaque lieu de vente a un paramétrage qui lui est propre. Trois types de paramètres sont accessibles : Tous les libellés en bleu sont modifiables, il suffit de se positionner dessus et taper le nouveau libellé. Attention le libellé des taxes (TVA) se modifie dans le paramétrage général. Les éléments à afficher sur le ticket comme le numéro, la date etc. Les polices et la largeur (ATTENTION : les polices ne sont modifiables qu’avec l’utilisation d’un driver Windows) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 55/74 (3) (4) (1) (2) (5) (6) (9) (10) (11) (7) (8) (1) Numéro du point de vente (de 1 à 5) (2) Numéro du lieu de vente (de 1 à 5) (3) Nom du point de vente (4) Nom du lieu de vente (5) Zone d’en tête (4 lignes) (6) Corps du ticket : pour conserver l’alignement des articles il est indispensable d’utiliser une police à caractères fixes (par exemple Courier New ou Fixedsys) (7) Zone Montant à payer (8) Zone de pied de page (4 lignes) (9) Informations dont l’impression est débrayable : Imprimer l'en-tête Imprimer le numéro Imprimer la date Imprimer l'heure Imprimer nom Imprimer n° Imprimer Montant HT Imprimer TVA Imprimer Info Service Imprimer le pied (10) Largeur : en nombre de caractères. Pour les zones (1), (3) et (4), le texte est centré. Plus la largeur est augmentée, plus le texte va se décaler vers la droite. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 56/74 C’est la méthode à utiliser pour déplacer ces champs vers la droite. (11) Polices : Type de police Taille Couleur Style CES PARAMETRES NE SONT APPLICABLES IMPRIMANTES UTILISANT UN DRIVER WINDOWS. QUE POUR LES POUR UNE IMPRIMANTE EPSON UTILISANT UN DRIVER WINDOWS, CHOISISSEZ DANS LA LISTE DES POLICES LA POLICE EPSON. Il est possible de saisir n’importe quel nom de police dans le champ police. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 57/74 9.6.4. Paramétrage des tickets cuisine (1) Largeur : en nombre de caractères. (2) Polices : Type de police Taille Couleur Style CES PARAMETRES NE SONT APPLICABLES IMPRIMANTES UTILISANT UN DRIVER WINDOWS Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 QUE POUR LES Copyright 1992 - 2012 58/74 9.6.5. Paramétrage des imprimantes utilisant un driver Windows (1) Effacer l’imprimante sélectionnée Modifier l’imprimante sélectionnée Créer une nouvelle imprimante (1) Liste des imprimantes Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 59/74 (1) (2) (4) (6) (8) (9) (10 ) (3) (5) (7) Ouverture du sélecteur d’imprimantes Windows pour connaître le nom des imprimantes installées. Conseil : il est possible de simplifier le nom de l’imprimante à utiliser. Pour ce faire, il faut : Quitter ZatYoo Cliquer sur Démarrage…Paramètres…Imprimante Sélectionner l’imprimante Cliquer sur le bouton droit de la souris puis sur Renommer Changer le nom, par exemple Epson TM-T88II Partial cut en Epson (1) Nom de l’imprimante ATTENTION, une fois une imprimante créée sous un nom, il n’est plus possible de le modifier. Pour le modifier, il faut supprimer cette imprimante et en créer une nouvelle avec le nouveau nom SI DANS LA VENTE AU MOMENT DE L’IMPRESSION LE MESSAGE SUIVANT S’AFFICHE : Nom incorrect Impression sur l’imprimante par défaut CELA SIGNIFIE QUE L’ORTHOGRAPHE DU NOM DE L’IMPRIMANTE EST INCORRECT (2) Imprimante feuille à feuille : à cocher dans le cas d’un impression feuille à feuille, une séquence d’éjection sera envoyée (3) Marge Haute : Nombre de lignes à sauter avant de commencer l’impression (4) Nombre de lignes : Nombre de lignes où une séquence d’éjection sera envoyée (5) Marge Basse : Nombre de lignes à sauter après l’impression (par exemple avant de couper un ticket) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 60/74 (6) Impression double facture : en cochant cet option, un double du ticket sera imprimé au moment de l’encaissement avec la mention du mode de règlement (7) Marge Gauche : nombre de caractères à sauter pour commencer l’impression du corps de ticket. C’est ici que l’on peut paramétrer le centrage du corps de ticket. Le centrage des autres éléments se fait dans le paramétrage des tickets (8) Séquence début édition : séquence propre à l’imprimante utilsée. C’est une séquence de chiffres décimaux envoyant un ordre à l’imprimante. (ESC = 27, RC = 13, LF = 10) (9) Rupture feuille à feuille : séquence d’envoi entre 2 feuilles (10) Séquence bas de ticket : séquence envoyée à la fin de l’impression (par exemple pour couper le ticket avec une imprimante ticket Epson :27 105 ) 9.6.6. Paramétrage des imprimantes en mode direct (1) (1) Nom de l’imprimante : contrairement aux imprimantes avec driver Windows ce nom est libre (2) Imprimante feuille à feuille : à cocher dans le cas d’un impression feuille à feuille, une séquence d’éjection sera envoyée (3) Marge Haute : Nombre de lignes à sauter avant de commencer l’impression (4) Nombre de lignes : Nombre de lignes où une séquence d’éjection sera envoyée (5) Marge Basse : Nombre de lignes à sauter après l’impression (par exemple Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 61/74 avant de couper un ticket) (6) Impression double facture : en cochant cet option, un double du ticket sera imprimé au moment de l’encaissement avec la mention du mode de règlement (7) Marge Gauche : nombre de caractères à sauter pour commencer l’impression du corps de ticket. C’est ici que l’on peut paramétrer le centrage du corps de ticket. Le centrage des autres éléments se fait dans le paramétrage des tickets (8) Port où est connectée l’imprimante (LPT1, LPT2, COM1, COM2, COM3, COM4) Il n’est pas possible de gérer en mode direct les ports USB (9) Séquence début édition : séquence propre à l’imprimante utilisée. C’est une séquence de chiffres décimaux envoyant un ordre à l’imprimante. (ESC = 27, RC = 13, LF = 10) (10) Rupture feuille à feuille : séquence d’envoi entre 2 feuilles (11) Séquence bas de ticket : séquence envoyée à la fin de l’impression (par exemple pour couper le ticket avec une imprimante ticket Epson :27 105 ) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 62/74 9.6.7. Paramétrage d’un tiroir caisse pilotée en direct (1) Port où est connectée l’imprimante à laquelle est connecté le tiroir caisse (LPT1, LPT2, COM1, COM2, COM3, COM4) Il n’est pas possible de gérer en mode direct les ports USB. L’ouverture d’un tiroir caisse en mode direct ne fonctionne pas avec Windows NT et 2000. Il faut utiliser le paramétrage du tiroir avec un driver Windows (2) Séquence d’ouverture du tiroir : séquence de chiffres décimaux. (Par exemple pour un tiroir caisse Epson, la séquence est 27 112 0 50 50) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 63/74 9.6.8. Paramétrage d’un tiroir caisse ouvert à travers un driver Windows (1) Combo box contenant les imprimantes Windows : permet de sélectionner celle à laquelle le tiroir est connecté (2) Séquence d’ouverture du tiroir : séquence de chiffres décimaux. (Par exemple pour un tiroir caisse Epson, la séquence est 129) Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 64/74 9.6.9. Sélection des Imprimantes à utiliser Cet écran permet de sélectionner les imprimantes à utiliser : Pour le mode restaurant Pour le mode vente directe (Bar) Pour les 6 imprimantes cuisines Par défaut, l’imprimante sélectionnée est « DEFAULT », cette imprimante est l’imprimante définie par défaut pour Windows. Pour utiliser ZatYoo sans imprimante, choisir l’imprimante « AUCUNE » (1) Combo box contenant les noms des imprimantes pour le mode restaurant (2) Combo box contenant les noms des imprimantes pour le mode vente directe (Bar) (3) Combo box contenant les noms des imprimantes pour la cuisine 10. Gestion des utilisateurs 10.1. Qu'est-ce que la gestion des utilisateurs ? ZatYoo permet à chaque établissement de gérer au mieux les personnes utilisant le système d'encaissement et défini des profils utilisateurs :" Qui fait quoi dans l'établissement ?". Ainsi, chaque utilisateur travaillant dans l'établissement (Directeur, Maître d'hôtel, Responsable de salle, de comptoir, Serveur, Commis, Extra, etc.) peut être autorisé ou ne pas être autorisé à effectuer certaines fonctions ou traitements sur le système. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 65/74 Le logiciel dispose donc d'une certaine souplesse pour s'adapter parfaitement à la hiérarchisation des tâches dans tout type de structure. ZatYoo est également un système sécurisé (autorise ou interdit l'accès à certaines fonctions fondamentales). Par exemple: Annuler une facture, visualiser les résultats, etc. 10.2. Ecran principal Accéder à la liste des utilisateurs existants Créer un nouvel utilisateur Supprimer un utilisateur Gestion de l’affichage du mot de passe : cet icône permet le mode de refermeture sur le mot passe. Si le verrouillage automatique est choisi, entre chaque vente le mot de passe s’affichera. Dans le cas contraire, le verrouillage se fait par appui sur l’icône de sortie de la liste des tables ou en abandonnant l’écran de vente en mode de vente directe. ATTENTION, SI UN SEUL UTILISATEUR EST DEFINI, LE MOT DE PASSE NE SE DECLENCHE PAS. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 66/74 10.3. Gestion des droits d’accès des utilisateurs (1) Nom de l’utilisateur : ce nom n’est plus modifiable après création, en cas d’erreur il faut supprimer l’utilisateur et le recréer avec le nom correct (2) Mot de passe : maximum 20 caractères. En cas d’utilisation d’une carte magnétique ou d’une clé Dallas, se positionner sur ce champ et passer la carte ou la clé dans le lecteur. (3) Accès à une table ouverte par un autre : Si l’autorisation n’est pas donnée, seules les tables ouvertes par l’utilisateur apparaîtront dans la liste des tables. (4) Encaisser la table d'un autre : Un utilisateur peut être autorisé à accéder à la table d’un autre utilisateur, mais pas à l’encaisser à son nom. (5) Autorisé à encaisser/ouvrir tiroir caisse : Un utilisateur peut se voir interdire l’encaissement, dans ce cas le tiroir caisse ne s’ouvrira pas quand on appuie sur un icône d’encaissement. (6) Autorisé à supprimer une table (7) Autorisé à transférer une table (8) Autorisé à modifier les règlements (9) Autorisé à modifier/effacer les quantités (10) Autorisé à modifier les prix (11) Autorisé à vendre (12) Autorisé à mettre en compte client Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 67/74 (13) Autorisé à changer d'utilisateur (14) Cartes et menus (15) Paramétrages général (16) Gestion des utilisateurs (17) Gestion des stocks (18) Edition des journaux (19) Comptes clients (20) Moteur de recherche (21) Autorisé à ouvrir et fermer ZatYoo (22) Lieux de vente autorisés : ATTENTION PAR DEFAUT SEUL LE PREMIER EST SELECTIONNE 11. Recherche de tickets Cette application permet de rechercher n’importe quel ticket encaissé de n’importe quel jour à partir de critères de recherches. Une fois les tickets correspondants aux critères de recherche touvé, il est possible : d’éditer un duplicata du ticket d’effectuer une correction sur le contenu du ticket pour corriger une erreur de saisie ou d’encaissement ATTENTION TOUTE MODIFICATION D’UN TICKET ENCAISSE DOIT FAIRE L’OBJET D’UN JUSTIFICATIF A GARDER DANS LA COMPTABILITE. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 68/74 11.1. Choix des critères de recherche (1) Date (2) Point de Vente (3) Utilisateur (4) Règlement (5) N° de ticket (6) Montant (7) N° de table (8) Famille (9) Sous-Famille (10) Carte (11) Produit Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 69/74 11.2. (1) Résultat d’une recherche Liste des tickets trouvés Supprimer le ticket Libellé Duplicata Imprimer tous les tickets issus de la recherche Effectuer une nouvelle recherche (2) Numéro du ticket sélectionné (3) Nombre de couverts Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 70/74 Ouvrir le ticket sélectionné 12. Gestion des stocks 12.1. Introduction La gestion des stocks est une gestion de type « cave », c’est à dire que les quantités vendues sont déstockées 1 pour 1, sans transformation de contenant. 12.2. Ecran principal Définir les produits à suivre en stocks : par défaut les produits ne sont pas suivis en stock. Il faut donc choisir ceux qui seront gérés en stock. Mise à jour des stocks : modification des quantités en stock pour mise à jour ou entrées en stock. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 71/74 Impression de l’état du stock : possibilité d’appliquer un filtre sur la famille, sous-famille, quantités minimum et quantités négatives. Exportation de l’état des stocks. 12.3. Choix Carte (1) Liste des cartes ou menus : permet de sélectionner dans quelle carte ou menu choisir les produits. Pour choisir des produits dans plusieurs cartes il suffit d’afficher successivement différentes cartes. (2) Choisir si la liste du dessus est une liste de cartes ou de menus. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 72/74 12.4. Choix produits à suivre (1) Liste des produits de la carte sélectionnée (2) Liste des produits à suivre en stock Sélectionner un produit dans la liste (1), et cliquer sur cet icône pour faire glisser le produit dans la liste (2). ZatYoo demande quelle est la quantité initiale à rentrer ainsi que la quantité minimum. Ce minimum sert dans les éditions de l’état des stocks pour par exemple imprimer tous les produits dont le niveau de stock est inférieur à cette valeur. 13. Annexe 13.1. Comment sont organisés les fichiers ? ZatYoo est installé par défaut dans le répertoire c:\_ZatYoo. Toutes les données se trouvent : sous c:\_ZatYoo\ data_net Les répertoires suivants contiennent : RESULT Les journaux. L’organisation est arborescente, le premier niveau contient des répertoires portant le numéro de l’année (01 pour 2001) ; le deuxième niveau contient des répertoires portant le numéro des mois (10 pour octobre) ; le troisième niveau contient les journaux qui ont comme nom la date du journal (12-10-01 pour 12 octobre 2001) avec les extensions « .lgn » pour le journal des ventes (12-10-01.lgn), « .jdc » pour le journal de caisse (12-10-01.jdc), « .cor » pour le journal des Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 73/74 corrections (12-10-01.cor), « .voi » pour le journal des annulations (12-10-01.voi) TBL Ce répertoire contient la liste des tables et les tables ouvertes. Dans le premier niveau « plan.inf » contient la liste des tables et des répertoires correspondant au numéro de point de vente et lieu de vente (PT0-0 correspond au point de vente n° 1 et lieu de vente n° 1) ; le deuxième niveau contient les fichiers de tables par exemple la table n° 3 se trouve dans TBL\PT0-0\3.TBL EXPORT Ce répertoire contient le résultat des exportations : - Caisse.txt est l’export du journal de caisse - Ventes.txt est l’export du journal des ventes - Stock.txt est l’export du journal des stocks EURO Ce répertoire contient les cartes converties en Euros Tous les autres Les autres répertoires sont des répertoires de travail, inutiles à sauvegarder Les fichiers suivants : Nom.CAR Tous les fichiers avec une extension « .CAR » sont des fichiers contenant les cartes, par exemple la carte DEMO est contenue dans le fichier « DEMO.CAR » Nom.MNU Tous les fichiers avec une extension « .MNU » sont des fichiers contenant les menus, par exemple le menu JOUR est contenu dans le fichier « JOUR.MNU » Nom.TYP Fichiers Familles et Sous-Familles Nom.DAT Tous les fichiers avec l’extension « .DAT » sont des fichiers de données. 13.2. Comment réinitialiser mes données ? Pour réinitialiser toutes les données du logiciel, supprimez les répertoires et fichiers suivants : Effacer les répertoires : RESULT, RESULT1 (2, 3, 4, etc.), TBL Effacer le fichier : CHRONO.DAT Cette opération n'affecte ni le contenu des cartes, ni les paramétrages effectués et provoque un effacement complet de tous les journaux, tickets, et tables en cours. Ces répertoires se recréeront automatiquement. 13.3. Comment sauvegarder mes données ? Lors de la sortie de certains modules (les journaux, les cartes), le logiciel ZatYoo vous proposera systématiquement d'effectuer une sauvegarde de vos données (par exemple, sur support de type disquette). Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 74/74 Néanmoins ci vous avez besoin de transférer la totalité de vos données (journaux, cartes, paramétrages) sur un autre ordinateur, vos données sont dans un des répertoires suivants : Pour sauvegarder toutes les données : Copiez sur une disquette ZIP ou équivalent tout le répertoire « c:\_ZatYoo\data_net » avec tous ses sous-répertoires. Pour sauvegarder uniquement les résultats, sauver le répertoire Result qui se trouve dans ce même répertoire. Pour sauvegarder uniquement les cartes et le paramétrage, sauver seulement les fichiers qui se trouvent dans ce répertoire sans les sous-répertoires. 13.4. Que faire en cas de mauvais fonctionnement ? Si ZatYoo présente un fonctionnement anormal, la procédure à suivre est la suivante : - renommez le répertoire c:\_ZatYoo en c:\_ZatYoo.old par exemple ; - réinstallez complètement ZatYoo avec l’installateur ; - vérifiez que ZatYoo fonctionne correctement avec le jeu de démonstration - recopiez vos cartes depuis c:\_ZatYoo.old\common (ou data_net) dans c:\_ZatYoo\common (ou data_net) ; - remettez en service vos cartes dans la gestion des cartes et menus ; - vérifiez que ZatYoo fonctionne toujours correctement ; - reparamétrez les autres paramètres. Documentation ZatYoo – Mise à jour du 2 novembre 2011 Copyright 1992 - 2012 ">
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