Atelier Gestion de projets européens
Pour les ADL
Comment suivre et évaluer le bon déroulement d’un projet européen ?
Natacha Kossiakin pour
Progress Consulting
UVCW
–ADL-9/12/13
Méthodologie et principes de formation
Objectif : faire progresser, pas évaluer
Lieu d’échanges entre participants
Basé sur votre expérience
Travail sur les comportements, pas sur les personnalités
UVCW
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Détails pratiques
Horaires et pauses
GSM
Syllabus
UVCW
–ADL-9/12/13
Présentations
Mon nom, mon prénom
Ma fonction
Mes attentes
UVCW
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Objectif Partie: Comment suivre et évaluer le bon déroulement d’un projet européen ?
Trouver des clés, outils et techniques pour:
suivre efficacement un projet
évaluer efficacement un projet
UVCW
–ADL-9/12/13
Plan
Introduction: définition, clés du succès
Faire le suivi d’un projet
Communiquer
–faire le bilan sur un projet en réunion
Communiquer en situations difficiles
Communiquer des messages positifs
Ecouter efficacement les difficultés
Evaluer un projet
Différentes mises en situation
Travail sur la base d’un de vos projets
UVCW
–ADL-9/12/13
Définition d’un projet
Le projet est une entreprise ponctuelle et limitée dans le temps destinée à produire un résultat, un produit, un service qui répondra aux besoins d’un client.
UVCW
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Projet & opérationnel
Projet
- Nouveau
- Changement
- Temporaire
- Unique
UVCW
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Opérationnel
- Day to day
- Planifié
- Répétitif
Clés de succès d’un projet
Définition claire des objectifs (SMART)
Définition claire des besoins
Prioritisation des objectifs
Identification claire des intervenants et de leurs rôles
Susciter la participation des intervenants
Bonne coordination et bonne communication au sein de l’équipe
Planification réaliste et suivie
Qualité de l’analyse, de la prévision et de la gestion des risques
Cohérence avec la stratégie globale de l’entité
Suivi et évaluation, assistance si nécessaire après la livraison
Enthousiasme et optimisme
Forte motivation du PM
UVCW
–ADL-9/12/13
Suivre et évaluer un projet: difficultés et points positifs
UVCW
–ADL-9/12/13
Un suivi efficace …
Un suivi efficace:
Est un « contrôle » défini à l’avance dans sa forme et dans ses normes => réunion de suivi dans laquelle se met en place une communication efficace
S’applique à un objectif défini à l’avance
Est assorti de moyens de mesure
S’intéresse aux actions en rapport avec l’objectif
Montre de l’intérêt pour la mise en œuvre des actions correctives
Prend la forme d’un bilan participatif
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UVCW
–ADL-9/12/13
Mise en situation 1: Faire le suivi d’un projet en communiquant efficacement
–faire le suivi d’un projet en réunion
Objectif:
Communiquer efficacement
–faire un suivi de projet dans une réunion
En réunion, préparer un mode d’emploi pour faire un point sur l’avancée d’un projet/ un suivi efficace de projet en réunion
Regroupement par 4 => 4 réunions: un volontaire/réunion anime la réunion.
15 min
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UVCW
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Les comportements verbaux efficaces en réunion
Initiateur
Propose
Construit
Clarifier
Teste la Compréhension
Résume
Recherche l’info
Donne l’info
Réactif
Support
Désaccord
Défense / Attaque
Processus
Propose
Interrompt
Fait Intervenir
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS INITIATEURS
Propose
Comportement qui amène de nouvelles idées, propositions, actions
…
Je propose le plan d’action suivant…
Nous pourrions offrir une garantie supplémentaire
UVCW
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COMPORTEMENTS INITIATEURS
Construit
Comportement par lequel on développe les propositions d
’une autre personne
Et ton projet serait encore plus développé en y ajoutant une phase…
Je propose de compléter l’idée de Paul par…
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS REACTIFS
Support
Un comportement qui indique consciemment et directement son accord et son soutien à une autre personne ou à ses idées et opinions
Je suis de ton avis
J’abonde dans le sens de Michel
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UVCW
–ADL-9/12/13
COMPORTEMENTS REACTIFS
Désaccord
Un comportement qui affirme directement un désaccord ou soulève des objections et des obstacles face aux idées ou opinions d’une autre personne
Cela ne marchera pas!
Je suis contre le moindre changement
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS REACTIFS
Défense / Attaque
Attaque directe ou comportement défensif face à une autre
personne.
C’est une belle c…rie
C’est une réflexion digne d’un incompétent…
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS
Test de compréhension / clarifier / reformuler
Vérifie si une contribution antérieure a été correctement comprise.
Est-ce que ce point est clair?
Que veux-tu dire par là?
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS
Résume
Résume le contenu de ce qui a été dit auparavant ou des faits antérieurs
Voici ce qui a été convenu : nous commençons le projet en septembre, puis…
UVCW
–ADL-9/12/13
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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS
Rechercher l
’information
Un comportement par lequel on recherche des faits, opinions ou clarifications d
’une autre personne
Qu’en penses-tu
Jacques?
Depuis quand cette règle existe-t-elle?
UVCW
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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS
Donner l
’information
Un comportement qui présente des faits, opinions ou clarifications
à une autre personne
Mon avis est le suivant : …
Cette idée n’est pas adéquate car
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UVCW
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GESTION DU PROCESSUS
Faire intervenir
Comportement visant à découvrir l
’avis d’une personne ou de la faire participer si elle est restée silencieuse durant plusieurs minutes
Et toi Pascale, qu’en penses-tu ?
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UVCW
–ADL-9/12/13
GESTION DU PROCESSUS
Interrompre
Un comportement qui exclut les autres ou qui réduit leur possibilité de contribuer
Marc : je pense que
…
Michel : c’est trop tôt pour décider
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UVCW
–ADL-9/12/13
GESTION DU PROCESSUS
Proposer
Proposer un processus.
Je propose de prendre des notes de ces idées…
UVCW
–ADL-9/12/13
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Comportements
Quels sont les comportements à éviter ?
Quels sont les comportements qu’on utilise peu en réunion ?
Quels sont les comportements porteurs ?
Quels sont les comportements importants pour celui qui anime la réunion ?
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UVCW
–ADL-9/12/13
Exemple: Identifier les différentes catégories comportementales
Jean
Rédigeons un texte comme exemple d’analyse
Charles Oui, bref et complet, avec des exemples pour les 11 catégories
Anne
Non, nous devons nous limiter à 9 catégories, parce qu’il est impossible de démontrer les comportements ‘Interrompre’ et
‘Faire intervenir’ dans un texte écrit
Charles
Mais si, c’est possible. Nous représentons ‘Inter rompre’ simplement avec des points de susp…
Jean
Anne
Je suis d’accord. Cela ne doit pas être trop difficile
Bon, cela me va aussi. Et toi Tony qu’en penses-tu?
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UVCW
–ADL-9/12/13
Tony
Oui… Lorsque je travaillais chez BKN, nous utilisions aussi ce type de texte et c’était bien utile, mais… je ne sais pas, je ne l’ai encore jamais utilisé si tôt dans un programme
Charles Je ne comprends pas bien: crains-tu des problèmes parce que c’est la première journée, Tony?
Tony Peut-être bien. Il est possible que si tôt dans le programme les gens cherchent trop loin
Jean
C’est ridicule! Ca, c’est Tony! Tout ce que tu veux c’est…
Charles Attends, Jean. As-tu déjà connu ce problème, Tony?
Tony
Non, c’était seulement une impression
Anne
Essayons, et voyons si ça marche. Quelqu’un a des propositions sur comment s’y mettre?
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UVCW
–ADL-9/12/13
Jean On pourrait faire un transparent et parcourir le texte en groupe
Charles Excellente idée. En même temps on pourrait introduire les règles de décision les plus importantes
Tony
Très bien, et en même temps cela évitera que le groupe n’aille chercher toutes sortes de sous-entendus
Anne Voici donc où nous en sommes: nous rédigeons un texte, contenant les 11 catégories, nous en faisons un transparent que nous projetons et discutons avec l’ensemble du groupe
Intitulé de la formation
UVCW
–ADL-9/12/13
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Rôle du président / animateur d’une réunion
Par rapport au sujet
1. Exposer le sujet, le thème
2. Fixer l'objectif, le style
3. Proposer un plan de travail, un canevas de discussion
4. Faire démarrer la discussion
5. Guider la discussion par rapport au sujet en recentrant périodiquement
6. Périodiquement, faire le point de la discussion
7. Faire le résumé des opinions (quand on s'égare)
8. Demander des synthèses partielles
9. Faire le point par rapport aux objectifs visés, évaluation
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UVCW
–ADL-9/12/13
Rôle du président / animateur d’une réunion(2)
Par rapport aux participants
1. Discipliner la prise de parole (balance)
2. Susciter l'effort de tous
3. Susciter des reformulations plus explicites
4. Demander des généralisations ou des illustrations concrètes
5. Demander des généralisations ou les motivations profondes que recèlent les attitudes des participants
6. Aider chacun à s'impliquer dans les discussions
7. Obtenir que chacun porte de l'attention à ce que les autres disent
8. Favoriser la prise de conscience du point de vue des autres
9. Attirer l'attention de chacun sur la nécessité de faire réfléchir sur soi-même
UVCW
–ADL-9/12/13
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Rôle du président/animateur d’une réunion (3)
Par rapport au groupe
1.
Etre réellement disponible et attentif au groupe
2. Mettre l'accent sur les productivités du groupe
3. Déceler les tensions, repérer les sous-groupes d'influence
4. Aider le groupe à résoudre ses conflits
5. Faire en sorte que tout le monde s'exprime
6. Susciter des critiques constructives
7. Répartir les tâches, distribuer les rôles, diviser le travail
8. Interpréter pour tout le monde les processus latents
9. S'assurer, quand la décision est prise, que c'est avec le consensus du groupe
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UVCW
–ADL-9/12/13
Faire le suivi d’un projet: concrètement
Mettre à l’aise, accueil
Structure de l’entretien
Bilan croisé : points de réussite et d’échec
Recueil d’informations
Donner du feed-back
Mise en évidence des erreurs => traitement
Moyens
Rappel de l’objectif (échéance, conditions)
Prochaine échéance
UVCW
–ADL-9/12/13
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Faire le suivi d’un projet: communiquer en situations difficiles
Le projet dérape…
Certains acteurs sont de moins en moins impliqués…
UVCW
–ADL-9/12/13
Mise en situation 2: Faire le suivi d’un projet en communiquant efficacement sur les situations difficiles
Objectif:
Communiquer efficacement un message difficile dans un moment de suivi de projet
Communiquer à un acteur que le projet va droit dans le mur
Préparation en duo
Tout le monde joue! Plusieurs entretiens en face à face simultanément et un observateur par duo
5 min de préparation
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UVCW
–ADL-9/12/13
Attitudes possibles en communication
Direct
Réponse
Rationnelle
Assertif
Gagnant
– Gagnant
“Gandhi”
Manipuler
Perdant
– Perdant
“Machiavel”
Agressif
Gagnant
– Perdant
“Attila”
Etre soumis
Perdant
– Gagnant
“Caliméro”
Réponse
Emotionnelle
Indirect
UVCW
–ADL-9/12/13
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Etre Assertif (gagnant
– gagnant)
1.
Défendre mes droits et tenir compte des droits de l’autre => de la relation
2.
Exprimer honnêtement les pensées et les émotions pertinentes
3.
Laisser / aider l’autre à s’exprimer
4.
Réagir au départ d’une image positive de soi-même
5.
Etre capable de dire "non" sans blesser l’autre
6.
“ni paillasson, ni hérisson”
7.
Être sincère dans ma démarche, accorder de l’importance aux autres
Être direct, précis, clair
…et respectueux!
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UVCW
–ADL-9/12/13
Exprimer honnêtement son sentiment - Parler en « je »
1.
Phrase en «je»
évite à l’autre de se sentir jugé, évite la contre-attaque
«Je me sens… par rapport à ça»
«
Ca me … quand tu fais / dis ça»
2.
Des faits
3.
Pas de jugement de valeur
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UVCW
–ADL-9/12/13
S’exprimer en DESC
D
Décrire Description des faits
E
Exprimer
Expression des sentiments, du point de vue et des conséquences négatives
S
Solution Solution sollicitée, suggérée, imposée, …
C
Contrat
Conclusion, contrat, plan d’action, …
UVCW
–ADL-9/12/13
Mise en situation 3: Faire le suivi d’un projet en
écoutant efficacement les difficultés des parties prenantes
Objectif:
Ecouter efficacement et activement, reformuler, être empathique vis-àvis d’une difficulté énoncée
Ecouter un acteur qui vous exprime ses difficultés par rapport
à un projet
Préparation en duo
Tout le monde joue! Plusieurs entretiens en face à face simultanément et un observateur par duo
5 min de préparation
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UVCW
–ADL-9/12/13
Technique : empathie
Démarche :
Se mettre à la place de l’autre
Empathie
Condition :
Quitter son cadre de références
Objectif :
Offrir aide et soutien
Comprendre
Technique :
Mettre un mot sur l’émotion
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UVCW
–ADL-9/12/13
Technique : Ecoute active
Questionnement
Techniques d’aide
Ecoute active
Gestes régulateurs
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UVCW
–ADL-9/12/13
Reformulation
Technique : Méta-communiquer
Dire
à l’autre ce que je ressens/constate/projette à propos de notre relation et notre communication (attention à l’intonation!)
Annoncer un comportement:
•
Je vais devoir t’interrompre / Je voudrais te poser une question / Je peux (te) parler? /
Affirmer son écoute
• J’entends ce que tu me dis / Je suis bien d’accord avec ce que tu dis / tu me l’as dit trois fois / Tu me l’as/je te l’ai déjà dit
Aider l’autre à préciser
Je vois/j’entends que tu veux me dire quelque chose / Où voulez-vous en venir? /
Qu’essayez-vous de me dire?
UVCW
–ADL-9/12/13
Faire le suivi d’un projet: communiquer des messages positifs
L’équipe fonctionne bien …
Les différentes tâches sont effectuées dans les temps…
UVCW
–ADL-9/12/13
Faire une remarque positive
O
• Observation
• Objets
• Faits
P
• Positif
• Qualificatifs
E
• Effets
• Emotions +
• Effets positifs
N
• Nouveau
• À nouveau
• Encore
UVCW
–ADL-9/12/13
Evaluer un projet concrètement
Accueil, mettre à l’aise
Structurer l’entretien
Bilan=> points faibles et points forts
Appréciation globale
Moyens pour réduire les points faibles
Parler des actions futures
UVCW
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Merci pour votre participation
A bientôt
