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Atelier Gestion de projets européens

Pour les ADL

Comment suivre et évaluer le bon déroulement d’un projet européen ?

Natacha Kossiakin pour

Progress Consulting

UVCW

–ADL-9/12/13

Méthodologie et principes de formation



Objectif : faire progresser, pas évaluer

 Lieu d’échanges entre participants



Basé sur votre expérience



Travail sur les comportements, pas sur les personnalités

UVCW

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Détails pratiques



Horaires et pauses



GSM



Syllabus

UVCW

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Présentations



Mon nom, mon prénom



Ma fonction



Mes attentes

UVCW

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Objectif Partie: Comment suivre et évaluer le bon déroulement d’un projet européen ?



Trouver des clés, outils et techniques pour:



suivre efficacement un projet



évaluer efficacement un projet

UVCW

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Plan



Introduction: définition, clés du succès

 Faire le suivi d’un projet



Communiquer

–faire le bilan sur un projet en réunion



Communiquer en situations difficiles



Communiquer des messages positifs



Ecouter efficacement les difficultés



Evaluer un projet



Différentes mises en situation

 Travail sur la base d’un de vos projets

UVCW

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Définition d’un projet

Le projet est une entreprise ponctuelle et limitée dans le temps destinée à produire un résultat, un produit, un service qui répondra aux besoins d’un client.

UVCW

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Projet & opérationnel

Projet

- Nouveau

- Changement

- Temporaire

- Unique

UVCW

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Opérationnel

- Day to day

- Planifié

- Répétitif

Clés de succès d’un projet



Définition claire des objectifs (SMART)



Définition claire des besoins



Prioritisation des objectifs



Identification claire des intervenants et de leurs rôles



Susciter la participation des intervenants



Bonne coordination et bonne communication au sein de l’équipe



Planification réaliste et suivie

 Qualité de l’analyse, de la prévision et de la gestion des risques



Cohérence avec la stratégie globale de l’entité



Suivi et évaluation, assistance si nécessaire après la livraison



Enthousiasme et optimisme



Forte motivation du PM

UVCW

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Suivre et évaluer un projet: difficultés et points positifs

UVCW

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Un suivi efficace …

Un suivi efficace:



Est un « contrôle » défini à l’avance dans sa forme et dans ses normes => réunion de suivi dans laquelle se met en place une communication efficace

 S’applique à un objectif défini à l’avance



Est assorti de moyens de mesure



S’intéresse aux actions en rapport avec l’objectif

 Montre de l’intérêt pour la mise en œuvre des actions correctives

 Prend la forme d’un bilan participatif

UVCW

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Mise en situation 1: Faire le suivi d’un projet en communiquant efficacement

–faire le suivi d’un projet en réunion



Objectif:



Communiquer efficacement

–faire un suivi de projet dans une réunion



En réunion, préparer un mode d’emploi pour faire un point sur l’avancée d’un projet/ un suivi efficace de projet en réunion



Regroupement par 4 => 4 réunions: un volontaire/réunion anime la réunion.



15 min

UVCW

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Les comportements verbaux efficaces en réunion

Initiateur

Propose

Construit

Clarifier

Teste la Compréhension

Résume

Recherche l’info

Donne l’info

Réactif

Support

Désaccord

Défense / Attaque

Processus

Propose

Interrompt

Fait Intervenir

UVCW

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COMPORTEMENTS INITIATEURS

Propose

Comportement qui amène de nouvelles idées, propositions, actions

…

Je propose le plan d’action suivant…

Nous pourrions offrir une garantie supplémentaire

UVCW

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COMPORTEMENTS INITIATEURS

Construit

Comportement par lequel on développe les propositions d

’une autre personne

Et ton projet serait encore plus développé en y ajoutant une phase…

Je propose de compléter l’idée de Paul par…

UVCW

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COMPORTEMENTS REACTIFS

Support

Un comportement qui indique consciemment et directement son accord et son soutien à une autre personne ou à ses idées et opinions

Je suis de ton avis

J’abonde dans le sens de Michel

UVCW

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COMPORTEMENTS REACTIFS

Désaccord

Un comportement qui affirme directement un désaccord ou soulève des objections et des obstacles face aux idées ou opinions d’une autre personne

Cela ne marchera pas!

Je suis contre le moindre changement

UVCW

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COMPORTEMENTS REACTIFS

Défense / Attaque

Attaque directe ou comportement défensif face à une autre

personne.

C’est une belle c…rie

C’est une réflexion digne d’un incompétent…

UVCW

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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS

Test de compréhension / clarifier / reformuler

Vérifie si une contribution antérieure a été correctement comprise.

Est-ce que ce point est clair?

Que veux-tu dire par là?

UVCW

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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS

Résume

Résume le contenu de ce qui a été dit auparavant ou des faits antérieurs

Voici ce qui a été convenu : nous commençons le projet en septembre, puis…

UVCW

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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS

Rechercher l

’information

Un comportement par lequel on recherche des faits, opinions ou clarifications d

’une autre personne

Qu’en penses-tu

Jacques?

Depuis quand cette règle existe-t-elle?

UVCW

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COMPORTEMENTS CLARIFICATEURS

Donner l

’information

Un comportement qui présente des faits, opinions ou clarifications

à une autre personne

Mon avis est le suivant : …

Cette idée n’est pas adéquate car

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GESTION DU PROCESSUS

Faire intervenir

Comportement visant à découvrir l

’avis d’une personne ou de la faire participer si elle est restée silencieuse durant plusieurs minutes

Et toi Pascale, qu’en penses-tu ?

UVCW

–ADL-9/12/13

GESTION DU PROCESSUS

Interrompre

Un comportement qui exclut les autres ou qui réduit leur possibilité de contribuer

Marc : je pense que

…

Michel : c’est trop tôt pour décider

UVCW

–ADL-9/12/13

GESTION DU PROCESSUS

Proposer

Proposer un processus.

Je propose de prendre des notes de ces idées…

UVCW

–ADL-9/12/13

Comportements



Quels sont les comportements à éviter ?

 Quels sont les comportements qu’on utilise peu en réunion ?



Quels sont les comportements porteurs ?



Quels sont les comportements importants pour celui qui anime la réunion ?

UVCW

–ADL-9/12/13

Exemple: Identifier les différentes catégories comportementales

Jean

Rédigeons un texte comme exemple d’analyse

Charles Oui, bref et complet, avec des exemples pour les 11 catégories

Anne

Non, nous devons nous limiter à 9 catégories, parce qu’il est impossible de démontrer les comportements ‘Interrompre’ et

‘Faire intervenir’ dans un texte écrit

Charles

Mais si, c’est possible. Nous représentons ‘Inter rompre’ simplement avec des points de susp…

Jean

Anne

Je suis d’accord. Cela ne doit pas être trop difficile

Bon, cela me va aussi. Et toi Tony qu’en penses-tu?

UVCW

–ADL-9/12/13

Tony

Oui… Lorsque je travaillais chez BKN, nous utilisions aussi ce type de texte et c’était bien utile, mais… je ne sais pas, je ne l’ai encore jamais utilisé si tôt dans un programme

Charles Je ne comprends pas bien: crains-tu des problèmes parce que c’est la première journée, Tony?

Tony Peut-être bien. Il est possible que si tôt dans le programme les gens cherchent trop loin

Jean

C’est ridicule! Ca, c’est Tony! Tout ce que tu veux c’est…

Charles Attends, Jean. As-tu déjà connu ce problème, Tony?

Tony

Non, c’était seulement une impression

Anne

Essayons, et voyons si ça marche. Quelqu’un a des propositions sur comment s’y mettre?

UVCW

–ADL-9/12/13

Jean On pourrait faire un transparent et parcourir le texte en groupe

Charles Excellente idée. En même temps on pourrait introduire les règles de décision les plus importantes

Tony

Très bien, et en même temps cela évitera que le groupe n’aille chercher toutes sortes de sous-entendus

Anne Voici donc où nous en sommes: nous rédigeons un texte, contenant les 11 catégories, nous en faisons un transparent que nous projetons et discutons avec l’ensemble du groupe

Intitulé de la formation

UVCW

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Rôle du président / animateur d’une réunion

Par rapport au sujet

1. Exposer le sujet, le thème

2. Fixer l'objectif, le style

3. Proposer un plan de travail, un canevas de discussion

4. Faire démarrer la discussion

5. Guider la discussion par rapport au sujet en recentrant périodiquement

6. Périodiquement, faire le point de la discussion

7. Faire le résumé des opinions (quand on s'égare)

8. Demander des synthèses partielles

9. Faire le point par rapport aux objectifs visés, évaluation

UVCW

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Rôle du président / animateur d’une réunion(2)

Par rapport aux participants

1. Discipliner la prise de parole (balance)

2. Susciter l'effort de tous

3. Susciter des reformulations plus explicites

4. Demander des généralisations ou des illustrations concrètes

5. Demander des généralisations ou les motivations profondes que recèlent les attitudes des participants

6. Aider chacun à s'impliquer dans les discussions

7. Obtenir que chacun porte de l'attention à ce que les autres disent

8. Favoriser la prise de conscience du point de vue des autres

9. Attirer l'attention de chacun sur la nécessité de faire réfléchir sur soi-même

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Rôle du président/animateur d’une réunion (3)

Par rapport au groupe

Etre réellement disponible et attentif au groupe

2. Mettre l'accent sur les productivités du groupe

3. Déceler les tensions, repérer les sous-groupes d'influence

4. Aider le groupe à résoudre ses conflits

5. Faire en sorte que tout le monde s'exprime

6. Susciter des critiques constructives

7. Répartir les tâches, distribuer les rôles, diviser le travail

8. Interpréter pour tout le monde les processus latents

9. S'assurer, quand la décision est prise, que c'est avec le consensus du groupe

UVCW

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Faire le suivi d’un projet: concrètement

 Mettre à l’aise, accueil

 Structure de l’entretien

 Bilan croisé : points de réussite et d’échec

 Recueil d’informations



Donner du feed-back



Mise en évidence des erreurs => traitement



Moyens

 Rappel de l’objectif (échéance, conditions)



Prochaine échéance

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Faire le suivi d’un projet: communiquer en situations difficiles



Le projet dérape…

 Certains acteurs sont de moins en moins impliqués…

UVCW

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Mise en situation 2: Faire le suivi d’un projet en communiquant efficacement sur les situations difficiles



Objectif:



Communiquer efficacement un message difficile dans un moment de suivi de projet



Communiquer à un acteur que le projet va droit dans le mur



Préparation en duo



Tout le monde joue! Plusieurs entretiens en face à face simultanément et un observateur par duo



5 min de préparation

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Attitudes possibles en communication

Direct

Réponse

Rationnelle

Assertif

Gagnant

– Gagnant

“Gandhi”

Manipuler

Perdant

– Perdant

“Machiavel”

Agressif

Gagnant

– Perdant

“Attila”

Etre soumis

Perdant

– Gagnant

“Caliméro”

Réponse

Emotionnelle

Indirect

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Etre Assertif (gagnant

– gagnant)

Défendre mes droits et tenir compte des droits de l’autre => de la relation

Exprimer honnêtement les pensées et les émotions pertinentes

Laisser / aider l’autre à s’exprimer

Réagir au départ d’une image positive de soi-même

Etre capable de dire "non" sans blesser l’autre

“ni paillasson, ni hérisson”

Être sincère dans ma démarche, accorder de l’importance aux autres

 Être direct, précis, clair

…et respectueux!

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Exprimer honnêtement son sentiment - Parler en « je »

Phrase en «je»



évite à l’autre de se sentir jugé, évite la contre-attaque

 «Je me sens… par rapport à ça»



Ca me … quand tu fais / dis ça»

Des faits

Pas de jugement de valeur

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S’exprimer en DESC

Décrire Description des faits

Exprimer

Expression des sentiments, du point de vue et des conséquences négatives

Solution Solution sollicitée, suggérée, imposée, …

Contrat

Conclusion, contrat, plan d’action, …

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Mise en situation 3: Faire le suivi d’un projet en

écoutant efficacement les difficultés des parties prenantes



Objectif:



Ecouter efficacement et activement, reformuler, être empathique vis-àvis d’une difficulté énoncée



Ecouter un acteur qui vous exprime ses difficultés par rapport

à un projet



Préparation en duo



Tout le monde joue! Plusieurs entretiens en face à face simultanément et un observateur par duo



5 min de préparation

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Technique : empathie

Démarche :

Se mettre à la place de l’autre

Empathie

Condition :

Quitter son cadre de références

Objectif :

Offrir aide et soutien

Comprendre

Technique :

Mettre un mot sur l’émotion

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Technique : Ecoute active

Questionnement

Techniques d’aide

Ecoute active

Gestes régulateurs

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UVCW

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Reformulation

Technique : Méta-communiquer



Dire

à l’autre ce que je ressens/constate/projette à propos de notre relation et notre communication (attention à l’intonation!)



Annoncer un comportement:

•

Je vais devoir t’interrompre / Je voudrais te poser une question / Je peux (te) parler? /



Affirmer son écoute

• J’entends ce que tu me dis / Je suis bien d’accord avec ce que tu dis / tu me l’as dit trois fois / Tu me l’as/je te l’ai déjà dit



Aider l’autre à préciser

 Je vois/j’entends que tu veux me dire quelque chose / Où voulez-vous en venir? /

Qu’essayez-vous de me dire?

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Faire le suivi d’un projet: communiquer des messages positifs

 L’équipe fonctionne bien …



Les différentes tâches sont effectuées dans les temps…

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Faire une remarque positive

• Observation

• Objets

• Faits

• Positif

• Qualificatifs

• Effets

• Emotions +

• Effets positifs

• Nouveau

• À nouveau

• Encore

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Evaluer un projet concrètement

 Accueil, mettre à l’aise

 Structurer l’entretien



Bilan=> points faibles et points forts



Appréciation globale



Moyens pour réduire les points faibles



Parler des actions futures

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Merci pour votre participation

A bientôt

[email protected] www.progressconsulting.be

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