Documentation du système de management de la qualité
ISO/IEC 17025:2005
ISO/TR 10013:2001
Formation Assurance Qualité
LNCM, Rabat
27-29 Novembre 2007
Marta Miquel, EDQM-CoE
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ISO/TR 10013:2001
Lignes directrices pour la documentation des systèmes de management de la qualité (QMS)
• Rapport Technique (TR) élaboré par le comité technique ISO
« Management et assurance de la qualité » (ISO/TC 176 )
• Rapports Techniques sont PUREMENT INFORMATIFS
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ISO/TR 10013:2001
donne des lignes directrices (pas des exigences) destinées à aider un organisme à documenter ses systèmes de management:
– Système de management Qualité
– Système de management Environnement
– Système de management Sécurité
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Pourquoi documenter le Système de Management?
-
Requis par ISO/IEC 17025, ISO 9001, ISO 14001...
-
Etablissement des exigences de travail (procédures/instructions).
-
Preuve de la conformité avec les exigences (records).
-
Assurer l’harmonisation entre processus.
-
Former le nouveau personnel.
-
Communiquer l’engagement de la direction sur la qualité.
-
Clarifier le rôle et responsabilités du personnel dans l’organisation.
-
Informer des tierces parties sur la structure, activités, compétences, objectifs, politiques de l’organisation
-
Base pour auditer le système => évaluation de l’efficacité du système de management pour une amélioration continue.
Donner confiance aux clients.
Etc…
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Documentation du QMS
En général comprend:
1. Politique Qualité
2. Manuel Qualité
3. Procédures
4. Instructions
5. Documentation externe
6. Formulaires
7. Plans
8. Enregistrements
Tout support, tel que papier ou électronique, peut être utilisé.
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Structure de la documentation QMS
POLITIQUE QUALITE
MANUEL QUALITE
PROCEDURES
INSTRUCTIONS
DOCUMENTATION
EXTERNE
FORMULAIRES, PLANS
(échantillonnage, essai, validation, formation, calibration, actions correctives, etc)
ENREGISTREMENTS
(données brutes, rapports de résultats, cahiers de labo, certificats de formation, réclamations, rapports d’audit, rapports annuels, rapport de revue de direction, etc…)
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Maîtrise de la documentation
(ISO/IEC 17025:2005, 4.3)
4.3.1
Généralités
Le laboratoire doit établir et tenir à jour des procédures visant à maîtriser tous les documents faisant partie de son système de management (produits en interne ou provenant de sources externes), tels que règlements, normes, autres documents normatifs, méthodes d’essai et/ou étalonnage, ainsi que dessins, logiciels, spécifications, instructions et manuels.
⇒ s’applique aux documents électroniques et papier
= exigences de l’ISO/IEC 17025:2005
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Maîtrise de la documentation
(ISO/IEC 17025:2005, 4.3)
4.3.2 Approbation et diffusion de documents
Documents doivent être revus et approuvés par personnel autorisé.
Liste de contrôle identifiant le statut de révision en cours et la diffusion des documents.
-
Les documents doivent être:
-
Disponibles aux endroits où des opérations sont exécutées
-
Périodiquement revus
-
Documents non valides ou périmés sont rapidement retirés
-
Documents périmés convenablement marqués
-
Identifiés de façon unique (date d’émission et/ou révision, numérotation des pages, n° total pages, autorités responsables de son émission).
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Maîtrise de la documentation
(ISO/IEC 17025:2005, 4.3)
4.3.3 Modifications des documents
- Les modifications des documents doivent être revues et approuvées par la même fonction qui les a revues à l’origine.
- Lorsque cela est réalisable, le texte nouveau ou modifié est identifié.
- Si les changements à la main sont permis (dans l’attente d’une rediffusion du document), il faut définir la procédure et les autorités responsables de telles modifications.
- Procédure pour décrire les modifications dans les docs électroniques.
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1. Politique Qualité
-
En accord avec les exigences de l’ISO/IEC 17025
-
Document indépendant ou contenu dans le Manuel Qualité
Contient un engagement de la direction à se conformer à l’ISO/IEC 17025 et à améliorer continuellement l’efficacité du système de management
Communiquée et comprise par tout le personnel
Revue continuellement pour vérifier sa validité
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2. Manuel Qualité
(ISO/IEC 17025:2005, 4.2)
-
Les politiques qualité du système de management du laboratoire, y compris la déclaration de politique qualité, doivent être définies dans un manuel qualité.
-
Le manuel qualité doit comprendre les procédures associées, ou y faire référence. Il doit présenter les grandes lignes de la structure de la documentation du système de management.
Les rôles et responsabilités de la direction technique et du responsable qualité, doivent être définis dans la manuel qualité.
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2. Manuel Qualité
-
Ecrit en accord avec le niveau d’implémentation du QMS, complexité des processus, taille de l’organisation, etc
-
Ecrit de préférence en suivant les processus de l’organisation.
-
Pas trop détaillé (pas trop affecté par des changements mineurs) plus de détails dans des procédures/instructions
-
Descriptions sont préférables aux logigrammes ou dessins.
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2.
Contenu du
Manuel Qualité
-
Titre
-
Table de matières
-
Preuve qu’il a été revu et approuvé (signatures)
-
Index de révision, date d’émission
-
Historique des changements
-
Information sur l’organisation (nom, adresse, type d’activités, structure, information historique, taille, etc)
-
Mention du standard sur lequel se base le QMS
-
Domaine d’application du QMS
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2.
Contenu du
Manuel Qualité
(cont.)
-
Politique Qualité (ou y faire référence)
-
Responsabilités et autorités du personnel (ex. organigramme, description des postes de travail…) ou y faire référence
-
Description du QMS (description des processus et leurs interactions)
-
Structure de la documentation du QMS
-
Procédures/instructions (ou y faire référence)
-
Références
-
Annexes
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3. Procédures
Format harmonisé
Identifiées de façon unique, n° révision, date émission, page x de y.
Preuve de sa revue et approbation (signatures)
Historique des changements
-
Structure définie:
Nom/logo de l’organisation
Titre
Domaine d’application
Responsabilités/Autorités
Description de l’activité en général (+ détails dans les Instructions)
Documentation et formulaires liés à cette activité
Archivage
Annexes
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Exemple EDQM
Procédure
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Organisation
Titre
Exemple
En-tête première page
Auteur
Code unique
Index révision
Date implément.
Page x de y
Historique des changements
Identifie changements dans le texte du document
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Exemple
Pied de page - première page
Functions concerned :
EDQM DBO (OMCL), EDQM QEU, OMCL Network
Reviewed by:
Name:
Function :
Signature :
Approved by :
Name:
Function :
Signature :
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Exemple
En-tête pages suivantes - minimum d’information
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4. Instructions de travail
Format harmonisé
Identifiées de façon unique, n° révision, date émission, page x de y.
Preuve de sa revue et approbation (signatures)
Historique des changements
-
Structure définie:
Nom/logo de l’organisation
Titre
Domaine d’application
Responsabilités / Autorités
Description de l’activité en détail - exécution pratique de la tâche spécifique (chronologiquement)
Ressources nécessaires (réactifs, équipement, conditions, etc) et activités connexes
Documentation et formulaires liés à cette activité
Archivage
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Exemple
EDQM
Instruction
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Processus de création de Procédures et Instructions
Exemple EDQM
Nom du demandeur :
! Modification !
! Création !
! Suppression !
Visa :
N° d’identification : ..............................................................
Titre provisoire : .....................................................................
N° de classeur(s)!:……………………………………………
N° d’identification : ................................................................
Demande de:
- Création
- Modification
- Suppression
! Feuille de relevé à créer/modifier!:
" non
" oui, pour Annexe ou FR n° : ...............
! Fonction(s) concernée(s) : " Autre!:
" Division I " Division II " Division III (Physico-chimie) " Division III (biologie) " Division IV
" LFU " UARD " UAQ " URP " Certification " Huissiers " Ensemble de la
DEQM
! Motif de la modification / création / suppression : .....................................................................
TRANSMETTRE AU RESPONSABLE DE DIVISION/UNITÉ
! Avis du responsable de Division/Unité : ! Favorable
! Non favorable
! Commentaire : .......................................................................................
TRANSMETTRE A L’UAQ
! Avis de l’UAQ : ! Favorable ! Non favorable
! Commentaire : .......................................................................................
! N° d’identification à attribuer au document (en cas de création) : ......………………….
Date :Visa :
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Processus de création de Procédures et Instructions
Exemple EDQM
1) Demande formelle par le personnel + approuvée par le Chef de Dpt.
2) QA vérifie l’impact sur d’autres documents + approuve la demande.
3) Attribution d’un code + index révision + date implémentation.
4) Brouillon envoyé au personnel concerné pour commentaires.
5) Edition finale.
6) Signature (Auteur, QA manager, Chef de département).
7) Distribution copies papier avec accusé de réception (original conservé
à l’unité QA).
8) Copies périmées retirées + original conservé par QA (marqué)
9) Version électronique disponible par tout le personnel en pdf.
10) Lue par le personnel concerné => signature électronique.
11) Revue + re-émise tous les 5 ans (même sans changements).
Photocopies ne sont pas permises!
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5. Documentation externe
Les documents provenant de sources externes, qui font partie du
QMS (s’ils sont mentionnés dans un document QMS interne) ou qui ont une grande influence sur le système, doivent être contrôlés.
Revue:
Doc externe mis à jour => évaluation documenté de l’impact sur les documents QMS internes , aussi mis à jour si nécessaire.
Doc interne mis à jour => vérification que les documents externes référencés sont toujours valides.
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5. Documentation externe (cont.)
Pharmacopeés
Législation EU et Nationale
Standards (ISO, EN, NF, DIN, BS…)
Guidelines internationales (EA, EMEA, ILAC, EURACHEM…)
OMCL Guidelines
Méthodes du fabriquant, certificats des matériaux de référence,...
Equipement (manuel d’utilisation)
Software (e.g. Combistats)
Rapports externes de calibration
Etc…
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5. Documentation externe
- exemple EDQM
Dernière date de révision
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6. Formulaires
Format: adéquat pour enregistrer les données brutes et prouver ainsi la conformité avec les exigences du QMS.
Titre, identification unique, index révision, date d’émission.
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Exemple EDQM
Formulaire
Lien avec l’instruction ou procédure où l’activité est décrite, index de révision, date d’émission
Titre
Code unique
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7. Plans
Plans s’appliquent à des situations spécifiques, processus, projets, produits, etc.
Exemples: échantillonnage, essai, validation, formation, calibration, actions correctives, etc.
Le but du plan doit être défini.
Identification unique, index révision, date d’émission.
Preuve visible de son approbation.
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Exemple EDQM : Plan de formation
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Exemple EDQM : Plan mensuel de travail
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8. Enregistrements
(ISO/IEC 17025:2005, 4.13)
Procédure d’identification, classement, stockage, élimination (…)
Lisibles, conservés et facilement retrouvés.
Permettent traçabilité totale (date, technicien, réactifs, équipement…)
Durée de conservation pré-définie.
Conservés dans des installations adéquates pour éviter détérioration.
Conservés en lieu sûr et en toute confidentialité.
Enregistrements électroniques: back-up et protection contre accès ou modifications non autorisés.
Erreurs barrés et non effacées (valeur originale toujours visible), et signés/datés.
(ISO/IEC 17025:2005, 5.4.7)
Calculs et transferts de données => double check
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… les changements doivent être identifiés…
Par exemple:
– Suivi automatique des changements (fichier Word)
– Marque devant le texte nouveau/modifié ( =>, )
– Texte souligné, italique, gras, etc…
– Tableau avec l’historique des changements par rapport à la version précédente
– etc…
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Distribution des documents QMS
1- Distribution contrôlée
-
Papier:
-
-
Distribués aux endroits ou ils sont nécessaires
-
Accusée de réception (ex. signature)
-
Contrôle plus facile si les copies sont numérotées
-
Document périmé original archivé + copies périmées éliminées
-
-
Electronique:
-
-
QA manager peut faire des modifications (le reste du personnel
-
-
Fichier périmé est conservé
-
-
Le personnel a seulement accès au nouveau fichier
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Distribution des documents QMS
2- Copies non-contrôlées:
-
Traçabilité des copies distribuées à l’extérieur (à qui, quand, etc)
-
Identifiées clairement comme “copie non-contrôlée”
-
Destinataire est informé qu’il ne sera pas informé des mises à jour
-
Ex. SOPs ou Manuel Qualité peuvent être distribués en externe aux auditeurs, clients, autorités, etc
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Conservation des enregistrements
Contrôle des enregistrements
(ISO/IEC 17025:2005, 4.13)
La durée de conservation des enregistrements doit être définie.
________________
Combien de temps???
=> Exigences des OMCL guidelines:
• Activités Marketing Surveillance: minimum 5 ans après l’émission du rapport des résultats (PA/PH/OMCL (2000) 54 2R)
•
Activités OCABR: minimum 10 ans après la date de péremption du produit (PA/PH/OMCL (2006) 126 DEF)
=> La législation nationale doit être aussi prise en compte
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Exemple:
Politique d’archivage de l’EDQM
Description
DUA Action
Général
!
Mémos/Lettres/Notes/Rapports réunions internes de toutes les
Division/Unité/Direction (à l’exception des documents CEP)
Indéfinie S
Direction
!
CV/déclarations de confidentialité -conflits d'intérêts personnels et experts (Direction)
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QEU
!
Documents qualité
S
Indéfinie S
Classification Notes
Confidentiel DUA : 2 ans dans les Services
Puis : Dossiers généraux archives DEQM (Mezzanine)
Secret Archives DEQM (Mezzanine)
EDQM département/unité
Type de document
D R S
!
SCR / PBR : Dossiers de fabrication
Fin de lot
+ 3 ans
!
PTS : Dossiers de fabricatio n 1
D
S
!
MSS : Dossiers de fabrication
!
CAP : Dossiers de fabrication
1
2
D
D
!
BSP : Dossiers de fabrication 30
30
S
S
Action:
D: destruction
C: stockage archive central CoE
S: stockage département EDQM
!
ISA : Dossiers de fabrication
Durée de vie administrative
Confidentiel
Confidentiel
Restreint
Confidentiel
Confidentiel
Restreint
Restreint
DUA et archivage long terme :
Archives QEU (MA2 102)
DUA : Archives DRS (MH0 402)
DUA : Archives DBO (Megalift)
DUA : Archives DRS (MH0 402)
DUA : Archives DRS (MH0 402)
DUA : Archives DRS (MH0 402)
DUA : Archives DRS (MH0 402)
Niveau d’accès (document est rendu publique après X ans)
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Références
ISO/IEC 17025:2005 - Prescriptions générales concernant la compétence des laboratoires d’étalonnage et d’essais
ISO/TR 10013:2001 - Lignes directrices pour la documentation des systèmes de management de la qualité
PA/PH/OMCL (97) 5 - OMCL Guideline for document control
PA/PH/OMCL (2000) 54 2R - OMCL Guideline on Archiving
-
PA/PH/OMCL (2006) 126 DEF - EC Procédure adm. pour OCABR
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