Manuel utilisateur En choisissant un téléphone de la gamme REFLEXESTM, vous faites confiance à ALCATEL : nous vous en remercions. Votre poste numérique Advanced REFLEXES vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Ergonomique, votre poste Advanced REFLEXES vous offre : un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple, des touches audio (écoute amplifiée, mains libres...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom, des touches transparentes à effet loupe pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions...). Performant, votre poste Advanced REFLEXES vous propose : un écran associé à des touches et à un navigateur, pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et passer facilement d’une fonction à l’autre (transfert d’appel, conférence à 3...), des icones de communication (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre...), un ensemble complet de boîtiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4...). *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 1 F Symboles utilisés dans la documentation Actions, événements Claviers Appuyer sur. Clavier numérique. Décrocher. Clavier alphabétique. Raccrocher. Touche spécifique du clavier numérique. texte sur fond bleu Description d’une action ou d’un contexte. Touches audios Écoute amplifiée. Indique le résultat de l’action. Mains libres. Navigateur Indique le déplacement à suivre. Réglage “moins”. Réglage “plus”. Afficheur et touches afficheur Autres touches fixes Vue partielle de l’afficheur. Touche fixe. Touche afficheur. Raccrocher ou attendre 2 secondes Touches programmables et icones Touche d’appel. Autres symboles utilisés Signale une information importante. Icone associée à une touche. Signale une remarque. Touche accédant à un service s’il a été programmé par l’installateur. Autre alternative à la séquence d’action. touche programmée “Services” Choix entre différents modes opératoires dans une séquence d’actions. Touche pré-programmée (fonction symbolisée par son icone). Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 2 Sommaire général Présentation du poste ............................................................. p. 4 Téléphoner..................................................................................... p. 7 Appeler un correspondant, recevoir un appel, mémoriser temporairement un numéro... Traiter plusieurs appels.......................................................... p. 13 Appeler ou recevoir un second appel en cours de communication, transférer un appel, passer d’un correspondant à l’autre, converser à trois, mettre un correspondant interne ou externe en attente... Travailler en équipe .................................................................. p. 19 Filtrer vos appels, intercepter un appel, répondre à la place de l’opératrice, envoyer un message écrit... En votre absence - A votre retour ..................................... p. 25 Effectuer un renvoi vers un autre numéro, vers la messagerie vocale, annuler un renvoi, consulter les messages vocaux, les messages de rappel... Gérer vos coûts .......................................................................... p. 31 Imputer le coût de vos communications sur un compte client, à votre Société... Personnaliser et régler votre poste .................................. p. 33 Programmer votre code personnel, votre répertoire personnel, modifier la valeur associée à une touche, régler votre sonnerie, choisir la langue d’affichage... Lexique............................................................................................ p. 37 Index / touches afficheurs .................................................... p. 39 3 F Présentation du poste Ligne du haut Navigateur Permet de parcourir plusieurs pages de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne (la ligne du bas est active implicitement). Page précédente Page suivante Ligne du bas Touche guide : informer ou modifier votre programmation. Identité du poste. + Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Modification de la valeur associée à une touche. + Définition de la fonction des touches afficheur au repos et des touches pré-programmées. + • • • • • • • Terminer ç ” ’ un appel ou une programmation. • é è à § ù • Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation. pour diminuer le volume du HP ou du combiné. pour augmenter le volume du HP ou du combiné. Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. 4 Présentation du poste Afficheur et touches afficheur Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran. Rappeler le numéro de votre choix. Rappeler le dernier numéro émis. Interdire l’envoi d’appels externes. Fixer un rendez-vous. Intercepter un appel destiné à un tiers. Renvoyer vos appels vers un autre numéro. Afficher plus d’informations si besoin. Personnaliser votre poste. Programmer les données de l’entreprise. Programmer et gérer l’installation. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication Icones de fonction Appel en cours (clignotant). Fonction activée. Communication en cours. Fonction nécessitant une action. Communication en attente. Occupation du poste ou d’une ligne. Communication en garde commune. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Appeler un correspondant Numéris. Accéder aux différents services de messagerie. Transférer un appel vers un autre poste. Accéder à votre répertoire personnel. Certaines autres touches ont été programmées par votre installateur en fonction de vos besoins : Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur. Précautions d’emploi Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager les surfaces plastique de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. Placer les étiquettes des touches programmables Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 1 Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches). 2 Soulevez le cache bloc de touches. 3 Glissez votre étiquette imprimée. 4 Remettez le cache en place. 5 F 6 2 Téléphoner F Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) ............................................................................................................................... p. 8 Appeler à l’extérieur de l’entreprise................................................................................. p. 8 Appeler à l’intérieur de l’entreprise.................................................................................. p. 8 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) ...................................................................................................... p. 9 Appeler par votre répertoire personnel ......................................................................... p. 9 Appeler un numéro du répertoire collectif................................................................... p. 9 Recevoir un appel...................................................................................................................... p. 10 Rappeler le dernier numéro composé (bis)............................................................... p. 10 Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel ..................................................................................................................................... p. 10 Être rappelé automatiquement si un correspondant interne est occupé...................................................................................................................................... p. 10 Recevoir un appel interne en interphonie ................................................................... p. 11 Émettre en fréquences vocales ......................................................................................... p. 11 Appeler un correspondant Numéris................................................................................ p. 11 Garder secrète votre identité ............................................................................................... p. 12 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) ................................................................................................................. p. 12 Vous isoler de votre correspondant (secret).............................................................. p. 12 7 Téléphoner Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) vous êtes en position mains libres touche d’appel n° de votre correspondant nom de votre correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. Prendre la position mains libres : Répondre en mains libres : Vous êtes en communication Appeler à l’extérieur de l’entreprise Établir un appel : touche d’appel “N° externe” code d’accès n° de votre correspondant au réseau public vous informe sur l’état de votre communication Appeler à l’intérieur de l’entreprise n° de poste code par défaut de la fonction “Appel des opératrices” touche d’appel n° de poste nom et n° de la personne appelée Si le correspondant interne ou externe ne répond pas : passer un message sur le haut-parleur d’un poste libre demander le rappel du poste occupé transmettre un message écrit 8 mémoriser le numéro pour rappeler ultérieurement terminer votre appel F Téléphoner Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) propose un nom suivi de son numéro de téléphone et de son numéro d’ordre dans une liste premières lettres du nom de votre correspondant Si le nom convient : appeler votre correspondant Si le nom du correspondant ne vous convient pas : étendre la recherche accéder à l’écran suivant effacer le nom affiché effacer la dernière lettre saisie afficher le nom suivant afficher le nom précédent revenir au menu principal Appeler par votre répertoire personnel présente les 10 premiers noms du répertoire déjà programmés* appeler un correspondant choisi accéder aux autres correspondants * Pour programmer vos numéros, voir page 35 Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. n° abrégé 9 Téléphoner Recevoir un appel votre poste sonne nom ou numéro du correspondant Pour répondre : Rappeler le dernier numéro composé (bis) bis n° appelé Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel le poste de votre correspondant ne répond pas. le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un autre numéro avant de raccrocher enregistrer le n° composé Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé : appel n° mémorisé Être rappelé automatiquement si un correspondant interne est occupé correspondant interne occupé l’acceptation du rappel s’affiche Annuler la demande de rappel : 10 F Téléphoner Recevoir un appel interne en interphonie Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant. la diode associée s’allume activer l’interphonie désactiver l’interphonie Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. Émettre en fréquences vocales (serveur vocal, standard automatique ou consultation de répondeur) Tous les chiffres composés sont alors émis en fréquences vocales. vous êtes en cours de communication désactiver La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. Appeler un correspondant Numéris l’écran affiche le n° composé n° du correspondant * envoyer votre appel accéder aux services Numéris effacer le dernier caractère revenir à l’écran initial *Envoyer une sous-adresse (après avoir appuyé sur “Serv”) : Il peut être nécessaire de rajouter au numéro de son correspondant une “sous-adresse” de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone...). composer la sous-adresse sur le clavier 11 Téléphoner Garder secrète votre identité (appel Numéris) Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné Numéris, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel. affichage de l’état du secret d’identité n° de votre correspondant votre identité n’est pas communiquée à votre correspondant fonction inhibée à la fin de la communication Si vous voulez masquer votre identité pour tous les appels : laisse le secret actif tant que l’icone de la touche est allumé touche programmée “Secret” Pour annuler le secret d’identité : fonction programmée “Secret” Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) vous êtes en communication activer le haut-parleur régler le volume (7 niveaux) désactiver le haut-parleur Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : vous êtes en communication la diode associée à la touche s’allume désactiver le micro reprendre la conversation 12 3 Traiter plusieurs appels Appeler un second correspondant en cours de communication .................. p. 14 Recevoir un second appel en cours de communication.................................... p. 14 Transférer un appel................................................................................................................... p. 14 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient)................................................... p. 15 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence)............................................................................. p. 15 Mettre votre correspondant en attente (garde)......................................................... p. 16 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) ...................................... p. 16 S’informer sur les appels en attente .............................................................................. p. 17 Entrer en tiers dans une communication interne ................................................... p. 17 13 F Traiter plusieurs appels Appeler un second correspondant en cours de communication vous êtes en communication n° du second correspondant nom du second touche d’appel correspondant le premier correspondant est mis en attente Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : touche d’appel dont l’icone clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. Recevoir un second appel en cours de communication Un second correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication le premier correspondant est mis en attente nom de l’appelant pendant 3 secondes touche d’appel dont l’icone clignote Pour retrouver votre premier correspondant : touche d’appel associée à l’icone Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé. Transférer un appel Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : vous êtes en communication le premier correspondant est mis en attente n° du poste 14 F Traiter plusieurs appels Transférer un appel (suite) Si le destinataire du transfert répond : si la configuration du système le permet Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement sans attendre la réponse de votre correspondant par une des deux possibilités indiquées ci-dessus. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : votre premier correspondant est mis en attente touche d’appel associée à l’icone Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : converser à trois annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant raccrocher avec tous vos correspondants Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). 15 Traiter plusieurs appels Mettre votre correspondant en attente (garde) Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Reprendre le correspondant en garde : votre correspondant est mis en attente touche d’appel touche d’appel associée à l’icone Mise en garde commune : Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. votre correspondant est mis en attente Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : touche d’appel associée à l’icone Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : vous êtes en communication. code de la fonction “Parcage” Pour retrouver votre correspondant parqué : n° du poste à l’origine du parcage code de la n° du poste fonction à l’origine “Reprise de parcage” du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1 mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 16 F Traiter plusieurs appels S’informer sur les appels en attente Un correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication, vous percevez un bip il est mis en attente automatiquement bip sonore affichage momentané de son identité Consulter à nouveau l’identité des correspondants qui cherchent à vous joindre : dernier appel arrivé consulter les autres appels répondre à l’appel affiché touche d’appel associée à l’icone terminer la consultation Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : même touche pour désactiver Se protéger contre l’entrée en tiers : touche programmée n° de votre ou code de la fonction correspondant “Protection d’une communication” La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 17 18 4 Travailler en équipe Recevoir la sonnerie des appels supervisés............................................................. p. 20 Répondre à la sonnerie générale..................................................................................... p. 20 Filtrer vos appels........................................................................................................................ p. 20 Intercepter un appel ................................................................................................................. p. 21 Répondre momentanément à la place de l’opératrice......................................... p. 21 Devenir destinataire des appels d’autres postes .................................................... p. 22 Groupement de postes ........................................................................................................... p. 22 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) ............. p. 22 Appeler un correspondant sur son haut-parleur..................................................... p. 23 Envoyer un message écrit à un correspondant interne...................................... p. 23 Envoyer un message écrit à un correspondant Numéris.................................. p. 24 Envoyer un message à votre groupe de diffusion ................................................. p. 24 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif ......................................... p. 24 Allouer une ligne extérieure ................................................................................................. p. 24 19 F Travailler en équipe Recevoir la sonnerie des appels supervisés Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” même touche pour annuler Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre : touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la sonnerie générale” Filtrer vos appels La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. À partir du poste patron ou secrétaire : les appels du poste patron sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,...) touche programmée “Filtrage” même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associé à la touche programmée “filtrage” 20 Travailler en équipe Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de groupe” Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : n° du poste qui sonne touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de poste” n° du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. Répondre momentanément à la place de l’opératrice À chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard touche programmée “Aide opératrice” même touche pour annuler À chaque appel pour le standard : un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée “Aide opératrice” 21 F Travailler en équipe Devenir destinataire des appels d’autres postes Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros maximum par touche programmée) : votre poste sonnera en même temps que les autres touche programmée “Pilotage d’appels” même touche pour annuler Groupement de postes Appel de postes d’un groupement : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. Sortir temporairement de votre groupement de poste : touche programmée ou code de la fonction “Sortie du groupement” n° de votre groupement Réintégrer votre groupement : touche programmée ou code de la fonction “Retour dans le groupement” n° de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : affichage de la recherche en cours n° du correspondant touche programmée ou code de la fonction “Recherche de personne” Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 22 F Travailler en équipe Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) Envoyer un message écrit à un correspondant interne n° du poste destinataire message suivant saisir directement le n° du message souhaité premier message de la liste (27) créer un message personnel temporaire (à l’aide du clavier alphabétique) changer la langue du message valider votre choix sortir de la messagerie Les 27 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*) 2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) 3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER 13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*) Messages à compléter via le clavier numérique. 23 Travailler en équipe Envoyer un message écrit à un correspondant Numéris procéder comme pour un correspondant interne n° de votre correspondant Vous pouvez le faire en cours d’appel. Envoyer un message à votre groupe de diffusion Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 20 secondes n° du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. votre récepteur portatif sonne code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” n° de votre poste Allouer une ligne extérieure Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe. en communication avec le correspondant interne votre correspondant interne est sur le réseau public et peut numéroter touche programmée “Allocation externe” Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation” à la place de la touche “Allocation externe” pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”). 24 5 En votre absence À votre retour Choix des appels à renvoyer .............................................................................................. p. 26 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat)...................... p. 26 Renvoyer les appels vers une messagerie vocale................................................. p. 26 Renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne ................................................................................................... p. 26 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste ................................................... p. 27 Effectuer un renvoi sélectif ................................................................................................... p. 27 Renvoyer les appels de votre groupement................................................................. p. 27 Annuler tous les renvois ........................................................................................................ p. 28 Annuler un renvoi particulier ............................................................................................... p. 28 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) .......................................................................................................... p. 28 Ne pas être dérangé ................................................................................................................ p. 28 Consulter les messages vocaux ....................................................................................... p. 29 Laisser un message d’absence à vos appelants internes ................................ p. 29 Consulter les messages écrits laissés en votre absence.................................. p. 29 25 F En votre absence - À votre retour Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appel que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous... le type d’appel renvoyé s’affiche modifier le type d’appel Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). l’acceptation du renvoi s’affiche n° du destinataire Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. Renvoyer les appels vers une messagerie vocale choisir le type de renvoi touche programmée ou n° de la “Messagerie vocale” Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur la recherche de personne” 26 En votre absence - À votre retour Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. n° de votre poste touche programmée ou code de la fonction “Faire suivre ses appels” n° de votre poste Pour annuler le renvoi, consulter page 28. Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sélectif” Pour annuler ce renvoi : Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée ou code de la fonction “Renvoi des appels de groupement” n° du destinataire du renvoi 27 F En votre absence - À votre retour Annuler tous les renvois touche programmée ou code de la fonction “Annulation de tout renvoi” Annuler un renvoi particulier touche programmée correspondant au type de renvoi (groupe ou sélectif) Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) l’acceptation du renvoi s’affiche n° destinataire du renvoi touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur occupation” n° du destinataire du renvoi Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. touche programmée ou code de la fonction “Ne pas déranger” 28 F En votre absence - À votre retour Consulter les messages vocaux L’icone associé à et la diode verte de votre poste indiquent la présence d’un ou plusieurs messages. suivez les instructions du guide parlant Pour plus d’informations sur la messagerie vocale, consulter le livret spécialisé. Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’afficheur du poste qui vous appelle. choix du message en suivant les indications données touche programmée “Texte” premier des 27 messages Le choix du message se fait de la même façon que dans le paragraphe “Envoyer un message écrit à un correspondant interne” (page 23). Consulter les messages écrits laissés en votre absence L’icone associé à et la diode verte de votre poste indiquent la présence d’un ou plusieurs messages. nombre de messages reçus message suivant message précédent le nom de l’émetteur, la date, l’heure de dépôt, le rang du message lire le message quitter la consultation 29 effacer le message rappeler l’auteur du message revenir au menu précédent 30 6 Gérer vos coûts Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes client…...... p. 32 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste ................................................................ p. 32 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société ...................... p. 32 31 F Gérer vos coûts Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients… Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. touche programmée ou code de la fonction “Code affaire” n° du compte client concerné Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : touche programmée “Code affaire en cours de communication” Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec l’usager interne votre correspondant est mis en attente touche programmée ou code de la fonction “Rappel de taxation” n° externe demandé transfert de l’appel à votre correspondant en attente En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). nom de l’usager interne et coût de la communication 2. Imprimer un ticket de taxation. 3. Terminer la consultation. Imputer le coût d’une communication externe à votre Société* Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société. n° de votre société n° du poste n° du réseau et le code public de contrôle *Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système. 32 7 Personnaliser et régler votre poste Programmer votre code personnel.................................................................................. p. 34 Régler votre sonnerie............................................................................................................... p. 34 Régler le contraste des afficheurs ................................................................................... p. 34 Choisir la langue ........................................................................................................................ p. 34 Modifier la valeur associée à une touche de votre poste.................................. p. 35 Programmer votre répertoire personnel ....................................................................... p. 35 Programmer un rappel de rendez-vous....................................................................... p. 35 Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez ...................................................... p. 36 Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur................................. p. 36 Verrouiller votre poste.............................................................................................................. p. 36 33 F Personnaliser et régler votre poste Programmer votre code personnel Ce code vous permet de verrouiller votre poste (voir p.36). Le code par défaut de votre poste est 1515. ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) Chaque chiffre du code est symbolisé par un astérisque. Régler votre sonnerie Vous pouvez choisir la mélodie de votre poste et son niveau sonore. écouter les mélodies proposées (8) régler le niveau sonore (7) valider Régler le contraste des afficheurs appuis successifs pour choisir les niveaux de contraste de l’écran ou des icones valider votre choix Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16. Choisir la langue langue en cours Vous avez le choix entre 4 langues prédéfinies. 34 appuis successifs pour confirmer votre choix F Personnaliser et régler votre poste Modifier la valeur associée à une touche de votre poste Pour modifier le paramètre : le numéro de la touche choisie, la fonction ainsi que la valeur courante sont affichées choisir la touche effacer le dernier caractère entrer la nouvelle valeur Attention : vous ne pouvez pas modifier le rôle de la touche (seul l’installateur peut effectuer cette modification). Programmer votre répertoire personnel touche afficheur taper le nom de votre correspondant n° du correspondant à programmer valider Vous pouvez également utiliser les touches écran suivantes : effacer le dernier caractère tapé effacer le numéro insérer une pause dans le numéro émettre la suite du numéro en fréquence vocale Programmer un rappel de rendez-vous Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent tous les jours à la même heure : pour un rappel temporaire l’afficheur indique “RdV : ... : ...” définir le type de rendez-vous (temporaire par défaut) effacer l’heure courante composer l’heure du rendez-vous Pour définir un rappel permanent (tous les jours à la même heure) : composer l’heure du rendez-vous 35 Personnaliser et régler votre poste Programmer un rappel de rendez-vous (suite) A l’heure programmée votre poste sonne : pour valider la réponse Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi. Pour annuler votre demande de rappel : Identifier le poste sur lequel vous vous trouvez indique le numéro du poste et le nom associé s’affichent 2 fois Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : poste au repos, vous entendez la musique même touche pour annuler La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. Verrouiller votre poste Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste : n° de code verrouiller personnel votre poste (4 chiffres 1515 par défaut) déverrouiller votre poste 36 annuler l’opération en cours 8 Lexique F CODE PERSONNEL : Ce code agit comme un mot de passe contrôlant l’accès à des fonctions de programmation et de verrouillage du poste par l’usager (code par défaut : 1515). CONFÉRENCE : Ce service permet à un usager, en communication avec deux correspondants, d’établir une communication à trois. ENTRÉE EN TIERS : Ce service permet de parler à un correspondant que vous voulez joindre même s’il est déjà en communication. FILTRAGE : Ce service, offert à des tandems “patron/secrétaire”, permet de diriger les appels destinés au poste patron vers un ou plusieurs postes secrétaires. GARDE EXCLUSIVE : Ce service permet de mettre un correspondant en attente afin d’effectuer une seconde opération, avant reprise ultérieure à partir du même poste. GROUPEMENT DE POSTES : Ensemble de postes groupés sous un même numéro d’annuaire. Un appel vers ce numéro aboutit sur l’une des lignes libres des postes du groupe. GROUPEMENT D’INTERCEPTION : Ce service permet de répondre à un appel destiné à un autre poste. L’interception d’appel se fait à l’intérieur d’un groupe d’interception. INTERPHONIE : Ce service permet de répondre à des appels internes, en les connectant automatiquement sur le haut-parleur sans décrocher le combiné. NUMÉRIS : Réseau public numérique français, également appelé RNIS (Réseau Numérique à Intégration de Services). NUMÉROTATION A FRÉQUENCES VOCALES : En cours de conversation, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales. Ce type de numérotation est utilisé lorsqu’un usager souhaite consulter un serveur vocal, accéder à un standard automatique ou à un répondeur consulté à distance. 37 Lexique PATRON/SECRÉTAIRE : Ensemble de services particuliers (filtrage, renvoi) entre un poste patron et un poste secrétaire. POSTE MULTILIGNE : Poste qui dispose de plusieurs lignes pour gérer plusieurs communications. RÉPERTOIRE COLLECTIF : Ce répertoire contient l’ensemble des numéros abrégés accessibles aux usagers d’une installation. RÉPERTOIRE PERSONNEL : Ce répertoire contient les numéros de téléphone personnels de l’usager d’un poste. RÉPONSE A UN APPEL DE NUIT : Ce service permet de répondre à un appel signalé par la sonnerie générale. SONNERIE GÉNÉRALE : En l’absence d’opératrice, les appels internes et externes qui lui sont destinés aboutissent à un dispositif de signalisation externe, qui permet à tout poste autorisé de répondre à ces appels. SOUS-ADRESSE : Pour joindre par Numéris le fax, l’ordinateur personnel ou le téléphone de votre correspondant, il peut être nécessaire d’ajouter à son numéro une “sous-adresse” de quatre chiffres. TOUCHE DE LIGNE : Touche qui effectue une prise de ligne lorsqu’elle est actionnée. TRANSFERT DE COMMUNICATION : Fonction permettant de “passer” une communication à un autre usager de l’installation. VA-ET-VIENT : Fonction permettant de passer alternativement d’un correspondant à l’autre, si vous avez plusieurs communications simultanées. 38 9 Index / touches afficheurs A Absence : • laisser un message d'absence à vos appelants internes............................................. p. 29 • consulter les messages écrits laissés en votre absence.............................................. p. 29 Afficheur (régler le contraste) ........................................................................................................... p. 34 Appel : • extérieur....................................................................................................................................................... • interne/opératrice.................................................................................................................................. • d'un second correspondant en cours de communication ............................................ • par nom....................................................................................................................................................... p. p. p. p. 8 8 14 9 Appels en attente (s'informer sur)................................................................................................. p. 17 B Bip : • appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif ..................................... p. 22 • renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif................................................................ p. 26 • répondre au “bip" sonore de votre récepteur portatif ...................................................... p. 24 Bis : • rappeler le dernier numéro composé........................................................................................ p. 10 • mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel.................... p. 10 C Code (programmer votre code personnel)................................................................................ p. 34 Compte client (imputer directement vos appels sur des comptes clients)........... p. 32 Conférence................................................................................................................................................... p. 15 Coût : • connaître le coût d’une communication externe................................................................. p. 32 • imputer le coût d'une communication externe à votre Société.................................. p. 32 D Double appel (appeler un second correspondant).............................................................. p. 14 E Entrée en tiers (dans une communication interne) ............................................................ p. 17 39 F Index F Filtrage ............................................................................................................................................................ p. 20 Fréquences vocales ............................................................................................................................... p. 11 G Garde (mettre votre correspondant en attente)...................................................................... p. 16 Groupement : • de postes.................................................................................................................................................... • devenir destinataire des appels d'autres postes ................................................................ • renvoyer les appels de votre groupement.............................................................................. • sortir temporairement de votre groupement de postes .................................................. p. p. p. p. 22 22 27 22 H Haut-parleur : • appeler un correspondant sur son haut-parleur ................................................................ p. 23 • diffuser une musique d'ambiance sur votre haut-parleur............................................. p. 36 • mettre le haut-parleur en cours de communication......................................................... p. 12 I Identité : • identifier le poste sur lequel vous vous trouvez.................................................................. p. 36 • garder secrète votre identité ........................................................................................................... p. 12 Interception (d'un appel sur un autre poste)........................................................................... p. 21 Interphonie (recevoir un appel en interphonie)...................................................................... p. 11 L Langue (choisir la)................................................................................................................................... p. 34 Ligne (allouer une ligne extérieure)............................................................................................... p. 24 M Mains libres (appeler ou répondre sans décrocher).......................................................... p. 8 Mémoire (mémoriser temporairement un numéro) ............................................................. p. 10 Message : • consulter les messages vocaux ................................................................................................... p. 29 • laisser un message d'absence à vos appelants internes............................................. p. 29 • consulter les messages écrits laissés en votre absence.............................................. p. 29 40 F Index M (Suite) Messagerie : • envoyer un message écrit à un correspondant interne ................................................. p. 23 • envoyer un message écrit à un correspondant Numéris.............................................. p. 24 • renvoyer les appels vers une messagerie vocale.............................................................. p. 26 Mise en attente : • mettre un correspondant externe en attente (parcage).................................................. p. 16 • mettre votre correspondant en attente (garde).................................................................... p. 16 Musique (diffuser une musique d'ambiance sur votre HP) ............................................ p. 36 N Ne pas être dérangé.............................................................................................................................. p. 28 Nom (appeler votre correspondant interne par son nom)............................................... p. 9 Numéris (appeler un correspondant Numéris)....................................................................... p. 11 O Opératrice : répondre momentanément à la place de l'opératrice......................................................... p. 21 P Parcage (mettre un correspondant externe en attente) .................................................... p. 16 Passer d'un correspondant à l'autre (va-et-vient) .............................................................. p. 15 Personnaliser et régler votre poste : • choisir la langue..................................................................................................................................... • programmer un rappel de rendez-vous .................................................................................. • modifier la valeur associée à une touche............................................................................... • programmer votre code personnel ............................................................................................. • programmer votre répertoire personnel................................................................................... • régler le contraste des afficheurs ................................................................................................ • régler votre sonnerie............................................................................................................................ p. p. p. p. p. p. p. 34 35 35 34 35 34 34 R Rappel automatique (être rappelé automatiquement si votre correspondant interne est occupé).................................................................................................................................. p. 10 Réception d'appel : • recevoir un appel................................................................................................................................... p. 10 • recevoir un second appel en cours de communication................................................. p. 14 • rendez-vous (programmer un rappel de RdV) .................................................................... p. 35 41 Index R (suite) Renvoi : • annuler tous les renvois.................................................................................................................... • annuler un renvoi particulier........................................................................................................... • choix des appels.................................................................................................................................... • effectuer un renvoi sélectif ............................................................................................................... • faire suivre vos appels à partir d'un autre poste................................................................ • renvoyer les appels de votre groupement.............................................................................. • renvoyer les appels dès que vous êtes en communication ........................................ • renvoyer les appels vers un autre numéro............................................................................ • renvoyer les appels vers une messagerie vocale.............................................................. • renvoyer vos appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne ... p. p. p. p. p. p. p. p. p. p. 28 28 26 27 27 27 28 26 26 26 Répertoire : • appeler par votre répertoire personnel..................................................................................... p. 9 • appeler un numéro du répertoire collectif .............................................................................. p. 9 • programmer votre répertoire personnel................................................................................... p. 35 S Secret : • garder secrète votre identité ........................................................................................................... p. 12 • vous isoler de votre correspondant ............................................................................................ p. 12 Sonnerie : • recevoir la sonnerie des appels supervisés.......................................................................... p. 20 • régler votre sonnerie............................................................................................................................ p. 34 • répondre à la sonnerie générale.................................................................................................. p. 20 T Touches (modifier la valeur associée à une touche).......................................................... p. 35 Transfert ......................................................................................................................................................... p. 14 V Va-et-vient (passer d'un correspondant à l'autre)................................................................ p. 15 Verrouillage/déverrouillage (du poste)....................................................................................... p. 36 42 F Index Index des touches afficheurs Définitions de certaines touches afficheurs de votre poste. Les touches afficheur associées à des icones sont décrites dans le chapitre 1, présentation du poste, page 5. action programmée Hélène appeler un correspondant choisi dans le répertoire personnel Icone contraste des icones Adress sous adresse Numéris IdRnv renvoi sélectif Annul ➡ annuler les renvois Immed renvoi immédiat Appel lancer un appel Impr. impression Attent votre correspondant est mis en attente Langue changer la langue courante Bip ➡ renvoi sur récepteur portatif Lumin réglage de la luminosité des afficheurs Choix choix parmi les valeurs Mélod écouter les mélodies proposées Code code personnel Mémo N° enregistrer un n° composé ❑ Conf converser à tois Msg lire le message ■ Conf annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant Non annuler l’action Créer créer un message personnel temporaire (clavier alphabétique) NPD ne pas déranger NumMsg saisir directement le n° du message souhaité Occup ➡ renvoi sur occupation Ok valider votre choix Ecran contraste de l’écran Efface effacer complètement une valeur ❑ Entre entrer en tiers dans une communication interne Oui confirmer l’action ■ Entre sortir de la communication Param choix entre différents types de RdV Envoi activer l’action Parc mettre en attente un correspondant externe (parcage) Parqué reprendre un correspondant externe parqué ExtLoc renvoi des appels externes et locaux FilAtt consultation de la file des appels en attente ❑ FV Pause insertion d’une pause dans un numéro tous les chiffres composés sont alors émis en fréquence vocale Poste n° de poste ■ FV désactiver la fréquence vocale Préc précédent Gomme effacer la dernière lettre saisie Prénom entrer le prénom 43 Index Prise prise d’un appel Suiv suivant ❑ Rapp être rappelé automatiquement Suivr ➡ faire suivre ses appels TaxeOk consultation du coût d’une communication externe Texte messagerie écrite Texte ➡ renvoi répondeur texte ■ Rappel annuler la demande RdvOk arrêt de l’alarme du rendez-vous Retour revenir au menu précédent Secret garder secrète son identité Numéris Serv accéder aux services Numéris Voix messagerie vocale SonGén sonnerie générale Volume régler le niveau sonore Sortie revenir au menu/écran principal ...... 44 afficheur vierge F 45 La gamme numérique des postes Alcatel Reflexes : 4 postes, boîtiers de connexion, modules de supervision Téléphone numérique le plus performant : 24 touches programmables ; multilignes, information et actions contextuelles (large afficheur) navigateur et touches associées à l’afficheur, écoute amplifiée et mains libres, combiné confort, appel par le nom des correspondants internes (clavier alphabétique), • icones de communication (pour vous guider d’un correspondant à l’autre...). • • • • • • Options : • modules de supervision 20 ou 40 touches, • boîtiers de connexion intégrés. Téléphone numérique le plus convivial : • • • • • • 12 touches programmables ; multilignes, numéro ou nom du correspondant (afficheur) écoute amplifiée et mains libres, combiné confort, appel par le nom (clavier alphabétique), icones de communication (pour vous guider d’un correspondant à l’autre...). Options : • modules de supervision 20 ou 40 touches, • boîtiers de connexion intégrés. Modules de supervision Module de 20 touches : Module de 40 touches : • touches d’appel direct, • icones de communication, • touches de fonction. • touches d’appel direct, • icones de communication, • touches de fonction. 46 F Téléphone numérique le plus efficace : • • • • • 8 touches programmables ; 2 lignes, numéro ou nom du correspondant (afficheur) lampe message, écoute amplifiée, compact & mural. Option : • boîtiers de connexion externes. Téléphone numérique le plus simple : • 8 touches mémoires ; monoligne, • lampe message, • compact & mural. Option : • boîtiers de connexion externes. Boîtiers de connexion : disponibles pour toute la gamme, permettant : • • • • d’utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI), de transmettre des données (V24,...), de connecter des terminaux analogiques (fax, modem,...), de connecter des terminaux Numéris (PC avec carte RNIS, fax G4...). 47 Garantie : indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil, d’une installation non conforme aux règles en vigueur ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur. Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200 et à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950. Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires suivantes : 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) 73/23/CEE (basse tension) © Alcatel Business Systems 1999. Tous droits réservés. 3AK 19031 FDAA Ed. 02. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. 48 Groupe Extrême ">
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