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couverture-nouvelle-charte.fm Page 1 Jeudi, 27. mai 2004 3:49 15 First Manuel d'utilisation Postes 4010 et 4020 1 Manuel utilisateur AEPMU010-010 how En choisissant un téléphone de la gamme e-diatonis, vous faites confiance à France Télécom : nous vous en remercions. Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : n un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple(1), n des touches audio (écoute amplifiée, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie, n un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondants par leur nom(3), n des touches transparentes à effet loupe(4) pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : 2 n un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, n des icônes de communication(5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...), n un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...). 1) 2) 3) 4) 5) pour le poste diatonis 4020 uniquement: Zones de matière souple Mains libres Clavier alphabétique Touches transparentes Icônes de communication *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 2 Comment utiliser ce guide ? AEPMU000-005 how • Actions Écoute amplifiée. Raccrocher. Mains libres. Description d’une action ou d’un contexte. Réglage “moins”. Réglage “plus”. • Afficheur Dupond Guy • Touches audios Décrocher. Vue partielle de l’afficheur. • Touches programmables et • Autres touches fixes icones 3 • Clavier Touche d’appel. Touche fixe. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icone). Clavier numérique. • Autres symboles utilisés Autre alternative à la séquence d’action. Clavier alphabétique. Touche spécifique du clavier numérique. Informations importantes. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles. Pour plus de détails, contacter votre installateur France Télécom. 3 Sommaire generated Toc Découvrir votre téléphone 4020 . . . . . . . . . . . . p. 8 Découvrir votre téléphone 4010 . . . . . . . . . . . . p. 10 1. Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 12 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 4 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 4 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’extérieur de l’entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie* . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrète votre identité (appel RNIS) . . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS). . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) * . . . . . . . p. 12 p. 13 p. 13 p. 14 p. 16 p. 16 p. 17 p. 17 p. 18 p. 18 p. 19 p. 20 p. 20 p. 21 p. 22 p. 22 p. 23 p. 23 Sommaire 2. En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p. 24 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication. Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient). . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence). . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) 2.8 S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . 2.10 Mémoriser un numéro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. 5 p. 24 p. 25 p. 25 p. 26 p. 27 p. 28 p. 29 p. 30 p. 31 p. 31 L’Esprit d’Entreprise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice . . Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif. Allouer une ligne extérieure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 32 p. 32 p. 33 p. 34 p. 35 p. 35 p. 36 p. 37 p. 37 p. 38 p. 41 p. 42 p. 43 p. 43 p. 44 5 Sommaire 4. Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 45 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 6 4.12 4.13 4.14 4.15 5. p. 45 p. 46 p. 47 p. 47 p. 48 p. 49 p. 50 p. 50 p. 51 p. 51 p. 52 p. 53 p. 54 p. 55 p. 56 Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 58 5.1 5.2 5.3 6 Choix des appels à renvoyer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes . Consulter les messages écrits laissés en votre absence. Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 58 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p. 58 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société *. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 59 Sommaire 6. Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . p. 60 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et régler son volume . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 60 p. 61 p. 61 p. 62 p. 63 p. 64 p. 64 p. 65 p. 67 p. 68 p. 69 p. 70 Déclaration de conformité . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 71 7 Découvrir votre téléphone 4020 Telephone APRMU000-010 Pour vous informer ou pour modifier votre programmation. Appeler par votre répertoire personnel Voyant lumineux indiquant la présence de messages. eurs pages donnant des informations sur votre c urs. ammables et icones correspondant, activer un service ou gérer vo es touches sont associées des icones : munication: rs (clignotant). unication en cours Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous n’ayez à décrocher. nication en attente. unication en garde commune. ion: tivée écessitant une action. tion du poste ou d’une ligne. Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation. nction pré-programmées d’origine : ’une page de l’afficheur à l’autre. appels vers un autre destinataire. r à des fonctions particulières. n Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter le volume du HP ou du volume du HP ou du combiné combiné mains libres pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. n Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. automatiquement le dernier numéro comp aux différents services de messagerie. érer une conversation vers un autre correspon ; 8 Telephone generated difier votre pro- Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. rsonnel n Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d’une ligne. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Passer d’une page de l’afficheur à l’autre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. FV n Clavier alphabétique : rsation pour augmenter le volume du HP ou du combiné re à un appel sans Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Accéder à des fonctions particulières. Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Accéder aux différents services de messagerie. Transférer une conversation vers un autre correspondant. 9 Découvrir votre téléphone 4010 Telephone AEAMU000-020 Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touches programmables et diodes Ces touches se répartissent en touches d’appel associées à des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours. Réception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction activée. Certaines touches de fonction sont préprogrammées : Accéder à des fonctions particulières. FV Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Passer d’une page de l’afficheur à l’autre. Transférer un appel vers un autre poste. i Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation. Voyant lumineux indiquant la présence de messages ou de demandes de rappel. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le volume du HP ou du combiné 10 pour augmenter le volume du HP ou du combiné Placer les étiquettes des touches AEPMU000-030 How Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 1. 11 2. 3. 4. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache bloc de touches. Glissez votre étiquette imprimée. Remettez le cache en place. 11 1 Téléphoner AEPMU050-010 Other 1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres)* touche d’appel nº de votre correspondant vous êtes en position mains libres terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. 12 vous êtes en communication * Pour les postes 4020 uniquement. 12 AEPMU050-020 1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise • Établir un appel : AEPMU050-030 touche d’appel “Nº externe” nº de votre correspondant Téléphoner 1 015566.... vous informe sur l’état de votre communication 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. 13 1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise nº de poste code par défaut de la fonction “Appel des opératrices” le nom et le nº de la personne appelée s’affiche touche d’appel 13 Tél 1 AEPMU050-040 1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) Dupond Guy premières lettres du nom de votre correspondant propose un nom suivi de son numéro • Si le nom convient : appeler votre correspondant • Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas : Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère ou en consultant les différentes propositions. 14 pour afficher le nom suivant ou précédent pour afficher des informations complémentaires pour effacer le nom affiché 14 Pour les postes 4010 : cette fonction nécessite une touche programmée “Appel par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche : un nom est affiché deux premières lettres du nom de votre correspondant * afficher le nom suivant ou précédent envoyer l’appel si le nom convient Téléphoner 1 effacer un nom affiché * Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche. 15 un seul appui, que ce soit pour “A”, “B” ou “C” 15 Tél 1 AEPMU050-050 1.5 Appeler par votre répertoire personnel AEPMU050-060 le système compose automatiquement le numéro numéro de répertoire souhaité (0 à 9) Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'. Pour les postes diatonis 4010 : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée : 16 1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. nº abrégé 16 AEPMU050-070 1.7 Recevoir un appel AEPMU050-080 votre poste sonne Dupond Guy nom ou numéro du correspondant Téléphoner 1 • Pour répondre 1.8 17 Filtrage d’appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. • Activer le filtrage : touche programmée 'Filtrage MV' entrer votre mot de passe 17 Tél 1 AEPMU050-090 • A la réception d’un appel : vous entendez la personne déposer son message 015566.... AEPMU050-100 nom ou nº de l’appelant décrocher 1.9 mains libres pour prendre l’appel pour arrêter l’écoute seulement même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage Rappeler* 18 sélectionner la fonction 'Bis' 1.10 sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis rappeler le numéro de votre choix Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel le poste de votre correspondant ne répond pas avant de raccrocher touche programmée “Nº Temporaire” le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un autre numéro 18 AEPMU050-110 • Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé : touche programmée “Nº Temporaire” Pour les postes diatonis 4010 : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée : 1.11 Téléphoner 1 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé 19 touche programmée ou code de la fonction “Rappel automatique si poste occupé” l’acceptation du rappel s’affiche • Pour annuler la demande de rappel : touche programmée ou code de la fonction “Annulation d’un rappel automatique” 19 Tél 1 AEPMU050-120 1.12 Recevoir un appel interne en interphonie* Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant. AEPMU050-130 la diode associée s’allume activer l’interphonie désactiver l’interphonie * Pour les postes 4020 uniquement. 1.13 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. 20 vous êtes en cours de communication touche programmée ou code de la fonction “Surnumérotation FV” pour désactiver ou activer (cette touche est repérée par une étiquette) La fonction est activée par défaut. 20 AEPMU050-140 1.14 Appeler un correspondant RNIS l’écran affiche le nº composé touche programmée “ISDN” nº du correspondant Téléphoner 1 • Pour corriger le numéro : déplacer le curseur • Pour envoyer l’appel : 21 la led associée à la touche “ISDN” reste allumée pendant la communication • Envoyer une sous-adresse : Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...). touche programmée “ISDN” composer la sous-adresse sur le clavier nº du correspondant touche programmée “Adresse” valider et envoyer l’appel 21 Tél 1 AEPMU050-150 1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS) Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel. AEPMU050-160 laisse le secret actif tant que l’icone de la touche est allumé touche programmée “Secret” même touche pour annuler 22 1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...). vous êtes en communication FV désactiver code de la fonction 'FV' 'Identification d’appel malveillant' l’acceptation du service s’affiche L’utilisation de ce service nécessite un abonnement préalable auprès de l’opérateur du réseau. 22 AEPMU050-170 1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) AEPMU050-180 En cours d’appel activer le hautparleur régler le volume (7 niveaux) Téléphoner 1 désactiver le haut-parleur 1.18 Vous isoler de votre correspondant (secret) * • Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : 23 la diode associée à la touche s’allume en communication désactiver le micro reprendre la conversation * Pour les postes 4020 uniquement. 23 Tél 2 En cours de communication AEPMU060-010 Other 2.1 Appeler un second correspondant vous êtes en communication FV désactiver 'FV' nº du second correspondant touche d’appel nom du second correspondant* nº du répertoire choisi (0 à 9) Le premier correspondant est mis en attente 24 • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : touche d’appel dont l’icone clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. * Pour les postes 4020 uniquement. 24 AEPMU060-020 Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : 2.2 AEPMU060-030 vous êtes en communication Dupond Guy nom ou n° de l’appelant clignotant pendant 3 secondes touche d’appel dont l’icone clignote Le premier correspondant est mis en attente • Pour retrouver votre premier correspondant : 25 En cours de communication 2 touche d’appel associée à l’icone Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé. 2.3 Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : vous êtes en communication Le premier correspondant est mis en attente FV désactiver 'FV' nº du poste 25 En 2 AEPMU060-040 • Si le destinataire du transfert répond : si la configuration du système le permet Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée : 26 2.4 Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente. Pour le reprendre : Le premier correspondant est mis en attente touche d’appel associée à l’icone 26 AEPMU060-050 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente. vous êtes de nouveau en conversation avec votre premier correspondant désactiver 'FV' code de la fonction “Conférence” même code pour annuler raccrocher avec tous les correspondants Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : 27 En cours de communication 2 27 En 2 AEPMU060-060 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. votre correspondant est mis en attente touche d’appel • Reprendre le correspondant en garde : touche d’appel associée à l’icône • Mise en garde commune : 28 Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d’attente touche programmée “Garde” • Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : touche d’appel associée à l’icone 28 AEPMU060-070 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : En cours de communication FV désactiver 'FV' touche programmée ou code de la fonction “Parcage” votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d’attente 29 • Pour retrouver votre correspondant parqué : touche programmée ou code de la fonction “Reprise de parcage” En cours de communication 2 nº du poste à l’origine du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 29 En 2 AEPMU060-080 2.8 S’informer sur les appels en attente • Un correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication, vous percevez un bip bip sonore le correspondant est mis en attente automatiquement Dupond Guy affichage momentané de son identité • Vous souhaitez lui répondre tout de suite : votre premier correspondant est mis automatiquement en attente 30 touche d’appel associée à l’icône Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier appel est affiché. 30 AEPMU060-090 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : touche programmée 'Entrée en tiers' code de la fonction 'Entrée en tiers' même touche pour annuler • Se protéger contre l’entrée en tiers : 31 touche programmée ou code de la fonction “Protection d’une communication” nº de la messagerie En cours de communication 2 La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 2.10 Mémoriser un numéro* En cours de communication, pour enregistrer dans le répertoire personnel le numéro affiché : sélectionner une entrée du répertoire saisir le nom de votre correspondant valider (2 fois) 31 En 3 L’Esprit d’Entreprise AEPMU060-100 Other 3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” même touche pour annuler L’utilisation de ce service nécessite une programmation préalable de votre installateur. 3.2 Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre : 32 touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la sonnerie générale” 32 AEPMU070-010 3.3 Filtrage patron/secrétaire La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/ secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. AEPMU070-020 • A partir du poste patron ou secrétaire : les appels du poste patron sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,...) touche programmée “Filtrage” 33 L’Esprit d’Entreprise 3 même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’écran-afficheur du poste patron et sur les touches programmées des postes patrons et secrétaires. 33 L’Es 3 AEPMU070-030 3.4 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de groupe” • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : 34 touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de poste” composer le numéro du poste sonné Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. 34 AEPMU070-040 3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard touche programmée “Aide opératrice” L’Esprit d’Entreprise 3 même touche pour annuler • A chaque appel pour le standard : 35 un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée “Aide opératrice” 3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros maximum par touche programmée) : votre poste sonnera en même temps que les autres touche programmée “Pilotage d’appels” même touche pour annuler 35 L’Es 3 AEPMU070-050 3.7 Groupement de postes • Appel de postes d’un groupement : AEPMU070-060 Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. • Sortir temporairement de votre groupement de poste : touche programmée ou code de la fonction “Sortie de groupement” Nº de votre groupement • Réintégrer votre groupement : 36 touche programmée ou code de la fonction “Retour dans le groupement' Nº de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 36 AEPMU070-070 3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : nº du correspondant touche programmée ou code de la fonction “Recherche de personne” affichage de la recherche en cours L’Esprit d’Entreprise 3 Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 37 3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : touche programmée “Phonie” vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) 37 L’Es 3 AEPMU070-080 3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne AEPMU070-090 message nº du poste destinataire saisir les premières lettres du nom Rappelez premier message de la liste (27 au total) 38 lire la totalité des messages envoyer le message sélectionné 38 faire défiler les messages changer la langue du message sortir de la messagerie AEPMU070-100 • Si le message choisi est à compléter : saisie des données nécessaires effacer la saisie Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” ou “Transfert” utiliser les touches préprogrammées : envoyer le message sélectionné L’Esprit d’Entreprise 3 effacer la saisie 39 39 L’Es 3 • Les 27 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*) 2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) 3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER 13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*)Messages à compléter via le clavier numérique 40 40 3.11 Envoyer une copie d’un message vocal affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages mot de passe copier le message nº du poste destinataire choisir le message à copier nom du destinataire L’Esprit d’Entreprise 3 valider 41 ajouter un destinataire enregistrer un commentaire envoyer le message Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 41 L’Es 3 AEPMU070-110 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 3.12 mot de passe nº du destinataire ou de la liste nom du destinataire ou de la liste valider Prêt à enreg. ajouter un destinataire 42 enregistrer le message Confirmez s.v.p. Enregistrement.. enregistrement en cours valider fin de l’enregistrement réécouter le message réenregistrer un message Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 42 AEPMU070-120 3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 20 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 3.14 43 L’Esprit d’Entreprise 3 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. votre récepteur portatif sonne code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” nº de votre poste 43 L’Es 3 AEPMU070-130 3.15 Allouer une ligne extérieure Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe. AEPMU070-140 en communication avec le correspondant interne touche programmée “Allocation externe” votre correspondant interne est sur le réseau public et peut numéroter Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation” à la place de la touche “Allocation externe” pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”). 44 44 4 Rester en contact AEPMU070-150 Other 4.1 Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous... le message “4-Renvoi” s’affiche afficher “7-ExtLoc” (appuis successifs) 45 renvoyer les appels internes renvoyer les appels internes et externes renvoyer les appels externes valider votre choix 45 4 AEPMU080-010 4.2 Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). touche renvoie ou code de la fonction “Renvoi immédiat” nº du poste destinataire l’acceptation du renvoi s’affiche votre poste revient au repos 46 le renvoi et le numéro ou le nom du destinataire s’affichent Remarque générale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez choisir le destinataire du renvoi. Toutefois, en l’absence de ce dernier, le choix se fera lors de l’activation de la fonction. Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 46 AEPMU080-020 4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale touche programmée ou code du type de renvoi que vous souhaitez effectuer Rester en contact 4 nº d’appel de la messagerie vocale 4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel 47 affichage de l’état de l’assistant personnel assistant personnel pour activer l’assistant personnel pour désactiver l’assistant personnel valider 47 Res 4 AEPMU080-030 4.5 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre assistant personnel saisir le nº d’un collègue ou de votre assistante ou autre saisir un numéro externe choisir le type de renvoi saisir le n± de votre téléphone Mobile 4076 ou de votre DECT 48 activer / désactiver le transfert vers le standard Ce fonctionnement est soumis à programmation : veuillez consulter votre installateur France Télécom en cas de problèmes. 48 AEPMU080-040 4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur la recherche de personne” Rester en contact 4 l’acceptation du renvoi s’affiche le message “4-Renvoi” s’affiche 49 l’acceptation du renvoi s’affiche 49 Res 4 AEPMU080-050 4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste • Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. touche programmée ou code de la fonction “Faire suivre ses appels” nº de votre poste le message “4-Renvoi” s’affiche 50 nº de votre poste 4.8 Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sélectif” même touche pour annuler L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation préalable des listes de renvois sélectifs. 50 AEPMU080-060 4.9 Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi des appels de groupement” nº du destinataire du renvoi Rester en contact 4 l’acceptation du renvoi s’affiche 4.10 A votre retour, annuler tous les renvois 51 touche programmée ou code de la fonction “Annulation de tout renvoi” l’acceptation de l’annulation du renvoi s’affiche, votre poste redevient disponible pour tous les appels le message “4-Renvoi” s’affiche Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de renvoi. 51 Res 4 AEPMU080-070 4.11 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) AEPMU080-080 touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur occupation” nº destinataire du renvoi l’acceptation du renvoi s’affiche le message “4-Renvoi” s’affiche 52 nº destinataire du renvoi 52 AEPMU080-090 4.12 Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. AEPMU080-100 touche programmée ou code de la fonction “Ne pas déranger” le message “Ne pas déranger” s’affiche Rester en contact 4 le message “4-Renvoi” s’affiche 53 53 Res 4 AEPMU080-110 4.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux indique la présence de messages. mot de passe affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages diffusion des messages réécouter le message 54 rappeler l’auteur du message effacer le message sélectionner le message de votre choix copier le message Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 54 AEPMU080-120 4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle. Rappelez touche programmée “Renvoi texte” premier des 27 messages Rester en contact 4 choix du message en suivant les indications données Le choix du message se fait de la même façon que dans : 'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'. 55 55 Res 4 AEPMU080-130 4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux indique la présence de messages. le nombre de messages reçus s’affiche le nom de la première personne à rappeler s’affiche le numéro de l’émetteur du message s’affiche 56 afficher la date et l’heure du message afficher le contenu du message lire la totalité du message passer au message suivant rappeler la personne * revenir au message précédent effacer le message mettre fin à la consultation * Le fait de rappeler la personne efface également le message. 56 AEPMU080-140 Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : effacer un message affiché Rester en contact 4 57 57 Res 5 Gérer vos coûts AEPMU080-150 Other 5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. touche programmée ou code de la fonction “Code affaire” nº du compte client concerné • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : touche programmée “Code affaire en cours de communication” 5.2 58 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec l’usager interne touche programmée ou code de la fonction “Rappel de taxation” votre correspondant est mis en attente nº externe demandé 58 transfert de l’appel à votre correspondant en attente • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1.lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). 2.imprimer un ticket de taxation. 2 fois Gérer vos coûts 5 Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée : 5.3 59 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société * Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société. nº de votre société nº du poste et le code de contrôle nº du réseau public * Pour plus de détails, contacter votre installateur France Télécom. 59 Gér 6 Votre poste s’ajuste à vos besoins AEPMU090-010 Other 6.1 AEPMU090-020 Initialiser votre messagerie vocale le voyant lumineux clignote entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Pour les postes 4010 : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 60 60 AEPMU090-030 6.2 Personnaliser votre accueil vocal Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle. messagerie vocale Confirmez s.v.p. Enregistrement.. enregistrement en cours 61 valider 6.3 fin de l’enregistrement pour revenir à l’annonce par défaut Modifier votre mot de passe Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. options ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 mot de passe valider Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. 61 Vot 6 AEPMU100-010 6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler son niveau sonore (1 à 7). le numéro et le volume de la mélodie s’affichent appuis successifs pour choisir la sonnerie (8) 62 62 appuis successifs pour choisir le volume (7) finir AEPMU100-020 6.5 Régler le contraste de votre écran AEPMU100-030 le niveau du contraste “Écran - Icone” s’affiche appuis successifs finir 63 Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16. Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 63 Vot 6 AEPMU100-040 6.6 Choisir la langue options choix de la langue (touche 1, 2, 3 ou 4) 6.7 Langue valider votre choix Programmer les touches d’appel direct 0_. . . . . . . 64 appuyer sur une touche programmée entrer le numéro 64 valider valeur courante de la touche sélectionnée AEPMU100-050 6.8 Programmer votre répertoire personnel Label : nº du répertoire (0 à 9) effacer la valeur actuelle la valeur courante du label s’affiche saisir un nouveau label 0_. . . . . . . 65 le nº courant s’affiche effacer la valeur actuelle nº interne ou externe à enregistrer Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 valider Pour effacer un caractère appuyer sur la touche '<-' du clavier alphabétique. 65 Vot 6 AEPMU100-060 • Pour les postes 4010 : Label : AEPMU100-070 nº du répertoire (0 à 9) effacer la valeur actuelle la valeur courante du label s’affiche saisir un nouveau label * 0_. . . . . . . le nº courant s’affiche 66 effacer la valeur actuelle nº interne ou externe valider à enregistrer * Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. un appui pour “A” deux appuis pour “B” trois appuis pour “C” déplacer le curseur à gauche ou à droite 66 AEPMU100-080 6.9 Programmer un rappel de rendez-vous • Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire (rappel une fois dans les 24 heures suivantes) : RdV temporaire : heure du rendez-vous temporaire (2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes) valider 67 RdV : pour un rappel temporaire • Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent (rappel tous les jours à la même heure) : rendez-vous permanent Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 heure du rendez-vous valider 67 Vot 6 • A l’heure programmée votre poste sonne : pour valider la réponse Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel sans réponse, une demande de rappel temporaire sera annulée mais un rappel permanent restera en mémoire.Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi. • Pour annuler votre demande de rappel : RdV temporaire : 68 6.10 Connaître le numéro de votre téléphone Appuyer deux fois sur cette touche. 68 AEPMU100-090 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre hautparleur Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) : poste au repos, vous entendez la musique même touche pour annuler La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 69 Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 69 Vot 6 AEPMU100-100 6.12 Verrouiller votre poste Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste : touche programmée ou code de la fonction “Verrouillage/ déverrouillage” nº de mot de passe (4 chiffres) vérouiller ou déverrouiller votre poste 70 nº de mot de passe (4 chiffres) verrouiller ou déverrouiller votre poste 70 Déclaration de conformité AEPMU100-110 howtoc 71 Nous, France Télécom 6, place d’Alleray 75505 Paris Cedex 15 déclarons que les produits présentés dans cette notice sont présumés conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/CE/5 du Parlement Européen et du Conseil. Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité. Puissance consommée en veille = 0,35 W. Au titre de cette directive parue au journal Officiel de la Communauté Européenne du 07 Avril 1999, ces équipements peuvent être utilisés dans l’ensemble des pays de la communauté Européenne, en Suisse et en Norvège. - 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) - 73/23/CEE (basse tension) - 1999/5/CE (R&TTE) 3EH 21034 ZEAB Ed.01 71 4couv Pour contacter votre service après-vente, composez le France Télécom 6, place d’Alleray - 75505 Paris Cedex 15 S.A. au capital de 9 609 267 312 € - 380 129 866 - RCS Paris