Alcatel Premium Reflexes™ Alcatel Easy Reflexes™ Alcatel OmniPCX Office ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD Manuel utilisateur how En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus conviviale. Ergonomique, votre poste vous offre : un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière souple(1), des touches audio (écoute amplifiée, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie, un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondantspar leur nom(3), des touches transparentes à effet loupe(4) pour une lecture immédiate de vos programmations (appels directs, fonctions,...). Convivial, votre poste vous propose : 2 un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos programmations, des icônes de communication(5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...), un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données, utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS, fax G4...). pour le poste Premium REFLEXES uniquement : 1) 2) 3) 4) 5) Zones de matière souple Mains libres Clavier alphabétique Touches transparentes Icônes de communication *CTI : Couplage Téléphonique/Informatique 2 Comment utiliser ce guide ? how • Actions Écoute amplifiée. Raccrocher. Mains libres. Description d’une action ou d’un contexte. Réglage “moins”. Réglage “plus”. • Afficheur Dupond Guy • Touches audios Décrocher. Vue partielle de l’afficheur. • Touches programmables et • Autres touches fixes icones 3 • Clavier Touche d’appel. Touche fixe. Icone associée à une touche. Touche MENU. Touche préprogrammée (fonction symbolisée par son icone). Clavier numérique. • Autres symboles utilisés Autre alternative à la séquence d’action. Clavier alphabétique. Touche spécifique du clavier numérique. Informations importantes. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans le feuillet annexe. Les fonctionnalités décrites dans ce guide et marquées d’un astérisque (*) ne sont accessibles que pour certaines versions logicielles. 3 Sommaire Toc Découvrir votre téléphone Premium . . . . . . . p.8 Découvrir votre téléphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10 1. Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 4 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16 1.17 1.18 4 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . Rappeler* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . . Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . . p.12 p.13 p.13 p.14 p.15 p.16 p.16 p.16 p.17 p.17 p.18 p.19 p.19 p.20 p.21 p.21 p.22 p.22 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.23 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) 2.8 S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . . 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . . 2.10 Mémoriser un numéro* . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 3. Sommaire 2. p.23 p.24 p.24 p.25 p.26 p.27 p.28 p.29 p.30 p.30 L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice . . Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . . Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31 p.31 p.32 p.32 p.33 p.34 p.35 p.36 p.36 p.37 p.40 p.41 p.42 p.42 p.43 5 4. Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 6 4.12 4.13 4.14 4.15 5. p.44 p.44 p.45 p.46 p.46 p.47 p.48 p.48 p.49 p.49 p.50 p.51 p.52 p.53 p.54 Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 5.1 5.2 5.3 6 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . . A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. Consulter les messages écrits laissés en votre absence. Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.58 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 7 Sommaire 6. Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.58 p.59 p.60 p.60 p.61 p.61 p.62 p.62 p.64 p.65 p.66 p.67 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68 7 So Découvrir votre téléphone Premium Telephone Pour vous informer ou pour modifier votre programmation. Appeler par votre répertoire personnel. Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur vot communication en cours. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Touche secret pour que votre correspondant ne vous entende plus. Interphonie pour que votre poste réponde automatiquement à un appel sans que vous n’ayez à décrocher. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d’une ligne. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Passer d’une page de l’afficheur à l’autre. Touche raccrocher pour terminer un appel ou une programmation. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanément à trois (conférence). Réémettre automatiquement le dernier numéro com Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le pour augmenter volume du HP le volume du HP ou du combiné ou du combiné Mains libres : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher. 8 Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Accéder aux différents services de messagerie. Transférer une conversation vers un autre corresp modifier votre Telephone Voyant lumineux indiquant la présence de messages. Afficheur Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. e personnel. rsation pour augmenter le volume du HP ou du combiné épondre her. Touches programmables et icones Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels. A chacune de ces touches sont associées des icones : Icones de communication : Appel en cours (clignotant). Communication en cours. Communication en attente. Communication en garde commune. Icones de fonction : Fonction activée. Fonction nécessitant une action. Occupation du poste ou d’une ligne. Touches de fonction pré-programmées d’origine : Passer d’une page de l’afficheur à l’autre. Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Converser simultanément à trois (conférence). Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Clavier alphabétique Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la programmation. Vous disposez d’une étiquette autocollante “Mémo” à placer à l’intérieur du rabat. Accéder aux différents services de messagerie. Transférer une conversation vers un autre correspondant. 9 Découvrir votre téléphone Easy Telephone AfficheurComporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours. Touches programmables et diodes Ces touches se répartissent en touches d’appel associées à des diodes de communication et en touches de fonction. Diodes de communication Communication en cours Réception d'un appel (clignotement). Rappel (clignotement). Communication en attente (clignotement). Diodes de fonction Fonction activée. Certaines touches de fonction sont préprogrammées : Renvoyer les appels vers un autre destinataire. Accéder aux différents services de messagerie. Accéder à votre répertoire personnel. Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis). Passer d’une page de l’afficheur à l’autre. Transférer un appel vers un autre poste. i Touche raccrocher Pour terminer un appel ou une programmation. Voyant lumineux indiquant la présence de messages ou de demandes de rappel. Touches audio Haut-parleur (HP) : pour partager une conversation pour diminuer le volume du HP ou du combiné 10 pour augmenter le volume du HP ou du combiné Placer les étiquettes des touches programmables How Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les touches programmables. 1. 11 2. 3. 4. Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de touches). Soulevez le cache bloc de touches. Glissez votre étiquette imprimée. Remettez le cache en place. 11 1 Téléphoner Other 1.1 Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné (mains libres) * touche d’appel n° de votre correspondant vous êtes en position mains libres terminer votre appel En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. 12 vous êtes en communication * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. 12 1.2 Appeler à l’extérieur de l’entreprise • Établir un appel : touche d’appel “N° externe” n° de votre correspondant Téléphoner 1 0155667000 vous informe sur l’état de votre communication 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. 13 1.3 Appeler à l’intérieur de l’entreprise n° de poste code par défaut de la fonction “Appel des opératrices” le nom et le n° de la personne appelée s’affiche touche d’appel n° de poste 13 1 1.4 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) Dupond Guy premières lettres du nom de votre correspondant propose un nom suivi de son numéro • Si le nom convient : appeler votre correspondant • Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas : 14 Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau caractère ou en consultant les différentes propositions. pour afficher le nom suivant ou précédent pour afficher des informations complémentaires pour effacer le nom affiché Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche programmée “Appel par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche : 14 * un nom est affiché deux premières lettres du nom de votre correspondant afficher le nom suivant ou précédent envoyer l’appel si le nom convient Téléphoner 1 effacer un nom affiché * Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appui sur la touche. 15 un seul appui, que ce soit pour “A”, “B” ou “C” 1.5 Appeler par votre répertoire personnel le système compose automatiquement le numéro numéro de répertoire souhaité (0 à 9) Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre répertoire personnel'. Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée : 15 Tél 1 1.6 Appeler un numéro du répertoire collectif Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés. n° abrégé 1.7 Recevoir un appel votre poste sonne Dupond Guy nom ou numéro du correspondant • Pour répondre : 16 1.8 Filtrage d’appel via la messagerie vocale Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. • Activer le filtrage : touche programmée 'Filtrage MV' 16 entrer votre mot de passe • A la réception d’un appel : vous entendez la personne déposer son message 0155667000 nom ou n° de l’appelant décrocher mains libres pour prendre l’appel pour arrêter l’écoute seulement Other 1.9 même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage Rappeler* sélectionner la fonction "Bis" 1.10 Téléphoner 1 sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis rappeler le numéro de votre choix Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel le poste de votre correspondant ne répond pas avant de raccrocher touche programmée “N° Temporaire” le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement d’un autre numéro 17 Tél 1 • Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé : touche programmée “N° Temporaire” Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée : 1.11 Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé correspondant interne occupé touche programmée ou code de la fonction “Rappel automatique si poste occupé” 18 l’acceptation du rappel s’affiche • Pour annuler la demande de rappel : touche programmée ou code de la fonction “Annulation d’un rappel automatique” 18 1.12 Recevoir un appel interne en interphonie * Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant. la diode associée s’allume activer l’interphonie Téléphoner 1 désactiver l’interphonie * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. 1.13 19 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. vous êtes en cours de communication touche programmée ou code de la fonction “Surnumérotation FV” tous les chiffres composés sont alors émis en fréquence vocale même touche pour annuler La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 19 Tél 1 1.14 Appeler un correspondant RNIS l’écran affiche le n° composé touche programmée “ISDN” n° du correspondant • Pour corriger le numéro : déplacer le curseur • Pour envoyer l’appel : 20 la led associée à la touche “ISDN” reste allumée pendant la communication • Envoyer une sous-adresse : Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...). touche programmée “ISDN” composer la sous-adresse sur le clavier 20 n° du correspondant touche programmée “Adresse” valider et envoyer l’appel 1.15 Garder secrète votre identité (appel RNIS) Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre numéro lui est automatiquement transmis. Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel. laisse le secret actif tant que l’icone de la touche est allumé Téléphoner 1 touche programmée “Secret” même touche pour annuler 21 1.16 Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...). vous êtes en communication code de la fonction 'Identification d’appel malveillant' l’acceptation du service s’affiche L’utilisation de ce service nécessite un abonnement préalable auprès de l’opérateur du réseau. 21 Tél 1 1.17 Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) vous êtes en communication activer le hautparleur régler le volume (7 niveaux) désactiver le haut-parleur 1.18 22 Vous isoler de votre correspondant (secret) * • Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : la diode associée à la touche s’allume en communication désactiver le micro reprendre la conversation * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. 22 2 En cours de communication Other 2.1 Appeler un second correspondant * vous êtes en communication n° du second correspondant touche d’appel 23 nom du second correspondant n° du répertoire choisi (0 à 9) le premier correspondant est mis en attente • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : touche d’appel dont l’icone clignote En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. * Pour les postes Premium REFLEXES uniquement. 23 2 Recevoir un second appel en cours de communication • Un second correspondant cherche à vous joindre : 2.2 vous êtes en communication Dupond Guy nom ou n° de l’appelant clignotant pendant 3 secondes touche d’appel dont l’icone clignote le premier correspondant est mis en attente • Pour retrouver votre premier correspondant : 24 touche d’appel associée à l’icone Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé. 2.3 Transférer un appel • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : vous êtes en communication le premier correspondant est mis en attente n° du poste 24 • Si le destinataire du transfert répond : si la configuration du système le permet Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus. Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée : 25 2.4 En cours de communication 2 Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : le premier correspondant est mis en attente touche d’appel associée à l’icone 25 En 2 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : converser à trois annuler la conférence et reprendre votre premier correspondant raccrocher avec tous vos correspondants 26 Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : 26 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. votre correspondant est mis en attente touche d’appel • Reprendre le correspondant en garde : touche d’appel associée à l’icône 27 • Mise en garde commune : En cours de communication 2 Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre installation qui supervise la ligne. votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d’attente touche programmée “Garde” • Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe quel poste : touche d’appel associée à l’icone 27 En 2 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : vous êtes en communication touche programmée ou code de la fonction “Parcage” votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité d’attente • Pour retrouver votre correspondant parqué : 28 touche programmée ou code de la fonction “Reprise de parcage” n° du poste à l’origine du parcage Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. 28 2.8 S’informer sur les appels en attente • Un correspondant cherche à vous joindre : vous êtes en communication, vous percevez un bip bip sonore le correspondant est mis en attente automatiquement Dupond Guy affichage momentané de son identité • Vous souhaitez lui répondre tout de suite : votre premier correspondant est mis automatiquement en attente 29 En cours de communication 2 touche d’appel associée à l’icone Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier appel est affiché. 29 En 2 2.9 Entrer en tiers dans une communication interne Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : touche programmée 'Entrée en tiers' code de la fonction 'Entrée en tiers' même touche pour annuler • Se protéger contre l’entrée en tiers : touche programmée ou code de la fonction “Protection d’une communication” 30 n° de votre correspondant La protection disparaît lorsque vous raccrochez. 2.10 Mémoriser un numéro* En cours de communication, pour enregistrer dans le répertoire personnel le numéro affiché : 5 sélectionner une entrée du répertoire 30 saisir le nom de votre correspondant valider (2 fois) 3 L’Esprit d’Entreprise Other 3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” même touche pour annuler L’utilisation de ce service nécessite une programmation préalable de votre installateur. 3.2 31 Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent à une sonnerie générale. Pour répondre : touche programmée ou code de la fonction “Réponse à la sonnerie générale” 31 3 3.3 Filtrage patron/secrétaire La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/ secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : les appels du poste patron sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,...) touche programmée “Filtrage” 32 même touche pour annuler Le filtrage est indiqué sur l’écran-afficheur du poste patron et sur les touches programmées des postes patrons et secrétaires. 3.4 Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de groupe” 32 • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : touche programmée ou code de la fonction “Interception d’appel de poste” n° du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. 3.5 L’Esprit d’Entreprise 3 Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : 33 votre poste sonnera en même temps que le standard touche programmée “Aide opératrice” même touche pour annuler • A chaque appel pour le standard : un appel pour le standard sonne sur votre poste touche programmée “Aide opératrice” 33 L’Es 3 3.6 Devenir destinataire des appels d’autres postes Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros maximum par touche programmée) : votre poste sonnera en même temps que les autres touche programmée “Pilotage d’appels” même touche pour annuler 34 34 3.7 Groupement de postes • Appel de postes d’un groupement : Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. • Sortir temporairement de votre groupement de poste : touche programmée ou code de la fonction “Sortie de groupement” n° de votre groupement • Réintégrer votre groupement : 35 touche programmée ou code de la fonction “Retour dans le groupement' L’Esprit d’Entreprise 3 n° de votre groupement L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. 35 L’Es 3 3.8 Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : n° du correspondant touche programmée ou code de la fonction “Recherche de personne” affichage de la recherche en cours Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 36 3.9 Appeler un correspondant sur son haut-parleur Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : touche programmée “Phonie” vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) 36 3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne n° du poste destinataire message saisir les premières lettres du nom Rappeler premier message de la liste (27 au total) 37 lire la totalité des messages envoyer le message sélectionné faire défiler les messages L’Esprit d’Entreprise 3 changer la langue du message sortir de la messagerie • Si le message choisi est à compléter : saisie des données nécessaires effacer la saisie envoyer le message sélectionné 37 L’Es 3 Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” ou “Transfert” utiliser les touches pré-programmées : effacer la saisie 38 38 • Les 27 messages sont les suivants : 1 RAPPELEZ 15 REUNION LE xx xx xx (*) 2 RAPPELEZ DEMAIN 16 REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) 3 RAPPELEZ A xx : xx (*) 17 ABSENT UN INSTANT 4 RAPPELEZ LE xx xx xx (*) 18 ABSENT POUR LA JOURNEE 5 RAPPELEZ LE STANDARD 19 ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) 6 APPELEZ SECRETAIRE 20 ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) 7 JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) 21 EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) 8 JOIGNEZ PAR BIP 22 RENDEZ-VOUS EXTERIEUR 9 PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES 23 A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) 10 PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER 24 JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*) 11 VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI 25 EN REUNION - NE PAS DERANGER 12 VISITEURS EN ATTENTE 26 EN PAUSE DEJEUNER 13 VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL 27 MALADE 14 REUNION A xx : xx (*) (*)Messages à compléter via le clavier numérique L’Esprit d’Entreprise 3 39 39 L’Es 3 3.11 Envoyer une copie d’un message vocal affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages mot de passe copier le message n° du poste destinataire choisir le message à copier nom du destinataire valider 40 ajouter un destinataire enregistrer un commentaire envoyer le message Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 40 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 3.12 mot de passe n° du destinataire ou de la liste nom du destinataire ou de la liste valider L’Esprit d’Entreprise 3 Prêt à enreg. 41 ajouter un destinataire enregistrer le message Confirmez svp : Enregistrement.. enregistrement en cours valider fin de l’enregistrement réécouter le message réenregistrer un message Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 41 L’Es 3 3.13 Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : parlez, vous disposez de 20 secondes n° du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 3.14 42 Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. votre récepteur portatif sonne code de la fonction “Réponse à la recherche de personne” 42 n° de votre poste 3.15 Allouer une ligne extérieure Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe. en communication avec le correspondant interne touche programmée “Allocation externe” votre correspondant interne est sur le réseau public et peut numéroter 43 L’Esprit d’Entreprise 3 Si vous voulez connaître le coût de la communication, appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation” à la place de la touche “Allocation externe” pendant l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”). 43 L’Es 4 Rester en contact Other 4.1 Choix des appels à renvoyer Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous... le message “4-Renvoi” s’affiche afficher “7-ExtLoc” (appuis successifs) 44 renvoyer les appels internes 4.2 renvoyer les appels internes et externes renvoyer les appels externes valider votre choix Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). touche renvoie ou code de la fonction “Renvoi immédiat” n° du poste destinataire l’acceptation du renvoi s’affiche votre poste revient au repos 44 le renvoi et le numéro ou le nom du destinataire s’affichent Remarque générale concernant les renvois : lors de la programmation, vous pouvez choisir le destinataire du renvoi. Toutefois, en l’absence de ce dernier, le choix se fera lors de l’activation de la fonction. Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. 4.3 Rester en contact 4 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale 45 touche programmée ou code du type de renvoi que vous souhaitez effectuer n° d’appel de la messagerie vocale 45 Res 4 4.4 Activer/désactiver l’assistant personnel affichage de l’état de l’assistant personnel assistant personnel pour activer l’assistant personnel 4.5 pour désactiver l’assistant personnel valider L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre 46 assistant personnel saisir le n° d’un collègue ou de votre assistante ou autre activer / désactiver le transfert vers le standard 46 saisir un numéro externe choisir le type de renvoi saisir le n° de votre téléphone mobile ou de votre DECT 4.6 Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur la recherche de personne” Rester en contact 4 l’acceptation du renvoi s’affiche 47 le message “4-Renvoi” s’affiche l’acceptation du renvoi s’affiche 47 Res 4 4.7 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste • Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. n° de votre poste touche programmée ou code de la fonction “Faire suivre ses appels” le message “4-Renvoi” s’affiche 48 n° de votre poste 4.8 Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sélectif” même touche pour annuler L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation préalable des listes de renvois sélectifs. 48 4.9 Renvoyer les appels de votre groupement Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : n° du destinataire du renvoi touche programmée ou code de la fonction “Renvoi des appels de groupement” Rester en contact 4 l’acceptation du renvoi s’affiche 4.10 A votre retour, annuler tous les renvois 49 touche programmée ou code de la fonction “Annulation de tout renvoi” l’acceptation de l’annulation du renvoi s’affiche, votre poste redevient disponible pour tous les appels le message “4-Renvoi” s’affiche Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de renvoi. 49 Res 4 4.11 Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) n° destinataire du renvoi touche programmée ou code de la fonction “Renvoi sur occupation” l’acceptation du renvoi s’affiche le message “4-Renvoi” s’affiche 50 n° du destinataire du renvoi 50 4.12 Ne pas être dérangé Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. touche programmée ou code de la fonction “Ne pas déranger” le message “Ne pas déranger” s’affiche Rester en contact 4 le message “4-Renvoi” s’affiche 51 51 Res 4 4.13 A votre retour, consulter votre messagerie vocale Le voyant lumineux indique la présence de messages. mot de passe affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages diffusion des messages réécouter le message effacer le message 52 rappeler l’auteur du message sélectionner le message de votre choix copier le message Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 52 4.14 Laisser un message d’absence à vos appelants internes Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle. Rappeler touche programmée “Renvoi texte” premier des 27 messages Rester en contact 4 choix du message en suivant les indications données 53 Le choix du message se fait de la même façon que dans : 'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'. 53 4 4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence Le voyant lumineux indique la présence de messages. le nombre de messages reçus s’affiche le nom de la première personne à rappeler s’affiche le numéro de l’émetteur du message s’affiche 54 afficher la date et l’heure du message afficher le contenu du message lire la totalité du message passer au message suivant rappeler la personne * revenir au message précédent effacer le message mettre fin à la consultation * Le fait de rappeler la personne efface également le message. 54 Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : effacer un message affiché Rester en contact 4 55 55 5 Gérer vos coûts Other 5.1 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. touche programmée ou code de la fonction “Code affaire” n° du compte client concerné • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : touche programmée “Code affaire en cours de communication” 56 5.2 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste en communication avec l’usager interne touche programmée ou code de la fonction “Rappel de taxation” votre correspondant est mis en attente n° externe demandé 56 transfert de l’appel à votre correspondant en attente • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : 1.lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). 2.imprimer un ticket de taxation. 2 fois Gérer vos coûts 5 Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée : 5.3 57 Imputer le coût d’une communication externe à votre Société * Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la communication à votre Société. n° de votre société n° du poste et le code de contrôle n° du réseau public * Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système. 57 Gér 6 Votre poste s’ajuste à vos besoins Other 6.1 Initialiser votre messagerie vocale le voyant lumineux clignote entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. 58 Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée : 58 6.2 Personnaliser votre accueil vocal Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle. messagerie vocale Confirmez svp : Enregistrement.. enregistrement en cours fin de l’enregistrement 59 valider pour revenir à l’annonce par défaut Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 59 Vot 6 6.3 Modifier votre mot de passe Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. options ancien code (4 chiffres) nouveau code (4 chiffres) mot de passe valider Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. 60 6.4 Choisir votre sonnerie et régler son volume Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler son niveau sonore (1 à 7). le numéro et le volume de la mélodie s’affichent appuis successifs pour choisir la sonnerie (8) 60 appuis successifs pour choisir le volume (7) finir 6.5 Régler le contraste de votre écran le niveau du contraste “Écran - Icone” s’affiche appuis successifs finir Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16. 61 6.6 Choisir la langue options choix de la langue (touche 1 ou 2) Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 langue valider votre choix 61 Vot 6 6.7 Programmer les touches d’appel direct 0_. . . . . . . appuyer sur une touche programmée entrer le numéro 6.8 valeur courante de la touche sélectionnée valider Programmer votre répertoire personnel 62 Label : n° du répertoire (0 à 9) effacer la valeur actuelle la valeur courante du label s’affiche saisir un nouveau label 0_. . . . . . . le n° courant s’affiche valider 62 effacer la valeur actuelle n° interne ou externe à enregistrer Pour effacer un caractère appuyer sur la touche '<-' du clavier alphabétique. • Pour les postes Easy REFLEXES : Label : n° du répertoire (0 à 9) la valeur courante du label s’affiche * 63 effacer la valeur actuelle saisir un nouveau label 0_. . . . . . . le n° courant s’affiche effacer la valeur actuelle Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 valider n° interne ou externe à enregistrer * Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. un appui pour “A” deux appuis pour “B” trois appuis pour “C” déplacer le curseur à gauche ou à droite 63 Vot 6 6.9 Programmer un rappel de rendez-vous • Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire (rappel une fois dans les 24 heures suivantes) : RdV temporaire : heure du rendez-vous temporaire (2 chiffres pour les heures, 2 chiffres pour les minutes) valider 64 RdV : pour un rappel temporaire • Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent (rappel tous les jours à la même heure) : rendez-vous permanent valider 64 heure du rendez-vous • A l’heure programmée votre poste sonne : pour valider la réponse Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel sans réponse, une demande de rappel temporaire sera annulée mais un rappel permanent restera en mémoire.Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit pas le renvoi. • Pour annuler votre demande de rappel : RdV temporaire : 65 6.10 Connaître le numéro de votre téléphone Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 Appuyer deux fois sur cette touche. 65 6 77 6.11 Diffuser une musique d’ambiance sur votre hautparleur Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) : poste au repos, vous entendez la musique même touche pour annuler La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. 66 66 6.12 Verrouiller votre poste Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste : touche programmée ou code de la fonction “Verrouillage/ déverrouillage” verrouiller votre poste n° de mot de passe (4 chiffres) déverrouiller votre poste 67 n° de mot de passe (4 chiffres) verrouiller votre poste Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 déverrouiller votre poste 67 Vot Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie légale est alors seule applicable. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. 68 Déclaration de conformité Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel Premium Reflexes et Alcatel Easy Reflexes sont présumés conformes aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de conformité. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par courrier à : Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care 1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes : - 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique) - 73/23/CEE (basse tension) - 1999/5/CE (R&TTE) Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont accessibles après programmation par votre installateur. Copyright © Alcatel Business Systems. 2001. Tous droits réservés. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex R.C. Paris 602 033 185 3EH 21034 AAAA Ed.01 68 ">
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