Ciel Compta Mémento technique Manuel utilisateur

Mémento technique
Guide de clôture Ciel Compta
Sommaire
Sommaire
Opérations de fin d'année pour Ciel Compta pour Windows ........................................ 5
Phase I : Préparation de la clôture ..................................................................................................... 5
Sauvegarde ............................................................................................................................................ 5
Vérification éventuelle des comptes ................................................................................................. 6
Saisies des OD de fin d’exercice......................................................................................................... 6
Contrôle de la comptabilité ................................................................................................................ 6
Déclarez vos comptes non lettrables................................................................................................. 7
Principe .................................................................................................................................................... 7
Procédure................................................................................................................................................ 7
Phase II : Lancement de la clôture..................................................................................................... 9
Validation des écritures de votre exercice ....................................................................................... 9
Mise à jour des cumuls du plan comptable...................................................................................... 9
Edition des documents définitifs de l’exercice............................................................................... 10
Clôture ................................................................................................................................................... 10
Réouverture........................................................................................................................................... 11
Bascule en euros de votre comptabilité ......................................................................................... 12
Edition et contrôle du journal des A nouveaux .............................................................................. 12
Basculez en euros dans Ciel Compta pour Windows.................................................... 13
Phase I : Recommandations à observer avant bascule .............................................................. 13
Sauvegardez les données de votre dossier .................................................................................... 13
Contrôlez l'existence d'écritures en grille de saisie ........................................................................ 13
Validez les écritures.............................................................................................................................. 13
Vérifiez l'équilibre des lettrages ......................................................................................................... 13
Editez les déclarations de TVA........................................................................................................... 13
Editez Bilan, Compte de Résultat ...................................................................................................... 13
Réindexez vos fichiers.......................................................................................................................... 14
Phase II : Lancement de la bascule ................................................................................................. 14
S'informer ............................................................................................................................................... 14
Se préparer............................................................................................................................................ 14
Saisie du mot de passe ....................................................................................................................... 14
Phase de vérification pré-bascule.................................................................................................... 14
Date de bascule .................................................................................................................................. 15
Sauvegarde .......................................................................................................................................... 15
Impressions ............................................................................................................................................ 15
Options................................................................................................................................................... 15
La validation définitive de la bascule .............................................................................................. 16
Questions - Réponses : La bascule et Ciel Compta........................................................ 17
Avant la bascule Euro ......................................................................................................................... 17
La bascule Euro .................................................................................................................................... 19
Après la bascule Euro.......................................................................................................................... 21
3
Ciel Compta pour Windows
Opérations de fin d'année pour Ciel Compta pour Windows
Suivez méthodiquement ces conseils et réalisez simplement votre
clôture annuelle.
Important !
Ciel Compta pour Windows vous permet de saisir sur deux exercices sans avoir réalisé la clôture.
Pour cela, il vous suffit de vérifier que votre période de saisie englobe l'exercice suivant dans le menu
DOSSIER - commande MODIFIER - Icône Dates d'exercice.
Phase I : Préparation de la clôture
Attention !
Cette première étape est la plus importante car de sa bonne réalisation dépend la fiabilité de votre
clôture.
Sauvegarde
2 UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE
En effet, la clôture supprimera définitivement les écritures de l’exercice clôturé, seule la
sauvegarde vous permettra de retrouver ces écritures. Conservez cette sauvegarde sans limitation
de durée.
Astuce
Vous pouvez à présent tester votre sauvegarde en créant une nouvelle société (menu DOSSIER –
commande NOUVEAU). Vous pouvez l’appeler 2001, par exemple, si vous clôturez l'exercice 2001.
Restaurez ensuite votre sauvegarde dans ce nouveau dossier (menu UTILITAIRES - commande
RESTAURATION - onglet Compressée).
Vous avez également la possibilité de consulter ou d'éditer les éditions de votre exercice clôturé
à l'aide de la commande HISTORIQUE DES CLOTURES du menu ?.
5
Guide de clôture
Vérification éventuelle des comptes
Lettrage
2 TRAITEMENTS - commande LETTRAGE AUTOMATIQUE
Si vous n’effectuez pas votre lettrage, reportez-vous au § Déclarez vos comptes non lettrables.
Sinon, pensez à le vérifier et éventuellement à le terminer.
Rapprochement bancaire
2 TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Si vous effectuez un rapprochement bancaire, vérifiez qu’il soit à jour.
Saisies des OD de fin d’exercice
2 SAISIES - commande SAISIE STANDARD
Dans la zone Journal, sélectionnez le journal d'OD puis saisissez la date de fin d'exercice.
Contrôle de la comptabilité
Réindexation
2 UTILITAIRES - commande REINDEXATION
Félicitations! Vous avez fini la préparation de votre clôture annuelle.
6
Ciel Compta pour Windows
Déclarez vos comptes non lettrables
Principe
Le lettrage permet de pointer une facture avec son encaissement en banque.
Cette opération est facultative mais par défaut tous les tiers (clients / fournisseurs) étant déclarés
"lettrables" dans le plan comptable, si vous ne les lettrez pas, ils seront repris en détail dans le
journal des à nouveaux. Il vous faut donc (si vous ne lettrez pas) les déclarer "non lettrables" avant
de procéder à la clôture.
Procédure
-
Pour ce faire, activez dans le menu TRAITEMENTS, la commande MULTICRITERE/EXPORTATIONS.
-
Cliquez ensuite sur l’onglet Comptes en haut de la fenêtre.
-
Déplacez le curseur, à l’aide de l’ascenseur, vers la droite sur la colonne Let. puis cliquez avec
le bouton droit de la souris sur l’en-tête de la colonne.
7
Guide de clôture
-
Dans le menu, sélectionnez la commande REMPLACER.
-
Puis dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les valeurs suivantes et cliquez sur [Ok].
Le logiciel vous posera alors la question suivante :
-
Cliquez sur le bouton [Tout].
Bravo ! Vous pouvez maintenant poursuivre votre préparation à la
clôture en vous reportant à la phase I, § Saisies des OD de fin
d'exercice.
8
Ciel Compta pour Windows
Phase II : Lancement de la clôture
Cette phase est totalement prise en charge par votre logiciel, alors laissez-vous guider.
Validation des écritures de votre exercice
2 TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
S’il vous reste des écritures au brouillard dans l’exercice à clôturer, le logiciel refusera d’effectuer
la clôture ; il vous faut donc, soit valider votre brouillard, soit supprimer les écritures que vous ne
voulez pas conserver.
Mise à jour des cumuls du plan comptable
2 UTILITAIRES - commande RECALCUL DES CUMULS
En effet, si vous n’effectuez pas cette opération, les cumuls du plan comptable ne seront pas mis à
jour et les montants figurant dans la colonne N-1 de votre bilan (après clôture / réouverture)
risquent d’être incomplets.
9
Guide de clôture
Edition des documents définitifs de l’exercice
2 ETATS - commande GRAND-LIVRE ou commande BALANCE, etc.
• Journaux,
• Grand Livre,
• Balance,
• Bilan,
• Compte de Résultat ……
Attention !
Si vous comptez basculer votre comptabilité en euros à l'issue de la clôture, nous vous
recommandons de les éditer également en euros en cochant l'option Editer en Euros.
Clôture
2 TRAITEMENTS - commande FIN D'EXERCICE - CLOTURE
Vous n’avez qu’à indiquer la date de clôture, à savoir la date de fin d’exercice.
10
Ciel Compta pour Windows
Réouverture
2 TRAITEMENTS - commande FIN D'EXERCICE - REOUVERTURE
Vous n'avez qu'à indiquer la date de réouverture du nouvel exercice (le premier jour de l’exercice
suivant).
Vous avez la possibilité de reporter les budgets et les mensualisations enregistrés en N sur
l’exercice N+1, en cochant l'option Reprendre les mêmes budgets pour N+1.
En revanche, si vous décochez cette option, les codes seront conservés et les valeurs des budgets et
mensualisations de N+1 resteront à zéro, si vous n'avez pas enregistré de budgets et de
mensualisations sur N+1.
L’option suivante vous permet de reprendre en détail les écritures non rapprochées et non lettrées
des comptes déclarés lettrables ou pointables pour l’exercice que vous clôturez.
Si vous n’avez effectué ni lettrage, ni rapprochement bancaire, décochez cette option.
11
Guide de clôture
Bascule en euros de votre comptabilité
Si vous n’avez pas effectué la bascule en euros de votre comptabilité, le logiciel vous posera alors
la question suivante :
Nous vous conseillons de répondre [Oui] à cette question.
En effet, la tenue de la comptabilité en euros est obligatoire à partir du 01 janvier 2002. Pour plus
d'informations, nous vous conseillons de vous reporter à la partie "Basculez en euros dans Ciel
Compta pour Windows" de ce guide. Vous pouvez également consulter le Guide de bascule qui
vous a été adressé avec votre mise à jour et qui est également disponible en téléchargement sur
notre site : www.ciel.com.
Edition et contrôle du journal des A nouveaux
2 ETATS - commande JOURNAUX
Si vous souhaitez obtenir une édition de votre journal des A Nouveaux triée par numéro de
compte, nous vous conseillons d’utiliser le Journal trié par numéro de compte du générateur
d’états (JNAL.FPC), par le menu ETATS, commande GENERATEUR D'ETATS.
Bravo ! Vous avez réalisé avec succès votre clôture annuelle.
.
12
Ciel Compta pour Windows
Basculez en euros dans Ciel Compta pour Windows
Suivez méthodiquement ces conseils et réalisez simplement votre
bascule.
Phase I : Recommandations à observer avant bascule
Attention !
Cette première étape est la plus importante car de sa bonne réalisation dépend la fiabilité de votre
bascule.
Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer
l'opération de conversion en euros de votre comptabilité :
Sauvegardez les données de votre dossier
2 UTILITAIRES –commande SAUVEGARDE)
Avant de basculer votre comptabilité, il est impératif de sauvegarder le dossier sur disquette.
Contrôlez l'existence d'écritures en grille de saisie
En effet, si des écritures subsistent dans les grilles de saisie, vous ne pourrez pas effectuer la
bascule. Pour rappel, ces écritures dites "lockées", sont identifiables dans la liste des écritures, à la
colonne Val., par la lettre L. Pour contrôler leur existence, vous disposez de l’état préparamétré
Etat des écritures lockées (menu ETATS, commande GENERATEUR D'ETATS).
Validez les écritures
2 TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD
Les écritures qui subsistent encore au brouillard et en simulation doivent être validées.
Vérifiez également qu'il n'existe plus d'écritures antérieures au 01.01.1999. Si tel est le cas,
procédez à une clôture.
Vérifiez l'équilibre des lettrages
2 TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL
En effet, si des écritures lettrées non équilibrées sont détectées par le programme, il est impossible
de réaliser la bascule. Pour contrôler leur existence, vous disposez de l'état préparamétré Etat du
lettrage forcé dans le générateur d'états (menu ETATS, commande GENERATEUR D'ETATS).
Editez les déclarations de TVA
2 ETATS - commande DECLARATION DE TVA
Après basculement, vous n'aurez plus aucun moyen d'obtenir les déclarations de TVA en francs. Il
est donc préférable de les imprimer au menu ETATS, commande DECLARATION DE TVA, STANDARD
ou ASSISTANT.
Editez Bilan, Compte de Résultat
2 ETATS - commande BILAN - COMPTE DE RESULTAT
13
Guide de clôture
Réindexez vos fichiers
2 UTILITAIRES - commande REINDEXATION
La réindexation regénère les index des fichiers et permet ainsi d'optimiser le temps de traitement
de la bascule.
Phase II : Lancement de la bascule
Cette phase est totalement prise en charge par votre logiciel, alors laissez-vous guider.
La commande BASCULE EURO du menu TRAITEMENTS met en pratique les principes de la
rétropolation. Elle est également accessible dans l'ASSISTANT EURO du menu SAISIES. L'assistant
EURO'PASS vous guide dans la réalisation de la conversion. Avant de parvenir aux étapes de la
bascule, vous disposez des étapes d'information et de préparation à l'Euro.
S'informer
Cette étape résume, en quatre points, les dates clés du passage à l'Euro. Pour en connaître
davantage sur un des points abordés, vous disposez des boutons [En savoir plus] affichant des
explications détaillées sous la forme de pages texte.
Se préparer
Ciel Compta vous invite à faire le bilan de vos préparatifs. Cette étape constitue votre aidemémoire Euro.
En cochant les tâches déjà réalisées, vous mesurez rapidement votre position face à l'Euro et vous
planifiez plus facilement les dernières formalités à entreprendre avant de basculer. Celles-ci vous
seront rappelées dans le rapport de bascule généré en fin de traitement. Un assistant vous guide
dans la réalisation de la conversion. Des indications vous sont données à chaque étape.
Saisie du mot de passe
Attention !
La commande BASCULE EURO est accessible uniquement en mode MAITRE. Il s’agit de l’utilisateur
livré avec l’application pour lequel aucune restriction n’est possible.
Indiquez le mot de passe de l'utilisateur MAITRE (le même que celui que vous inscrivez lorsque
vous rentrez dans le logiciel). Le mot de passe attribué par défaut est VALID.
Phase de vérification pré-bascule
Le programme procède aux contrôles suivants :
- toutes les écritures doivent être validées,
- les dates d’écritures ne doivent pas être antérieures au 01.01.1999,
- les lettrages doivent être équilibrés.
Si, lors de la vérification, un de ces trois points n’est pas respecté, le programme vous le signale.
Vous ne pourrez pas lancer la bascule tant que les modifications nécessaires n’auront pas été
effectuées.
14
Ciel Compta pour Windows
Date de bascule
Vous devez renseigner la date de réalisation de la bascule dans la zone Date de la bascule. Par
défaut, c’est la date du jour qui vous est proposée.
A titre indicatif, les zones Date de début et Date de fin indiquent la première et la dernière date
d’écriture comprise dans le dossier.
Si vous souhaitez obtenir plus de précisions quant au basculement de la comptabilité, la partie
Sites Internet vous invite à vous rendre sur une sélection de sites dédiés à l'Euro.
Sauvegarde
Si vous n’avez pas encore effectué la sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton
[Sauvegarder], insérez la première disquette dans le lecteur puis confirmez à l'aide du bouton [OK]
de la fenêtre Sauvegarde.
Impressions
Dans un souci de contrôle, il est préférable de procéder à l’impression des états et éditions diverses
souhaitées (bilan, compte de résultat, balance, grand-livre, journaux, etc.) ceci avant et après la
réalisation de la bascule. Si tel n'est pas le cas, procédez à la sélection des éditions en cliquant sur le
bouton [Paramétrage des éditions].
La case à cocher Impression des éditions de contrôle active avant la bascule permet d’obtenir les
états reprenant la situation comptable en francs antérieure à la bascule. Si vous souhaitez éditer les
états résultant de la conversion en euros, c’est-à-dire suite à la bascule, cochez la case Impression
des éditions de contrôle active après la bascule.
Après avoir basculé votre comptabilité en euros, vous ne pourrez plus obtenir l’édition des
déclarations de TVA en francs. Il est donc vivement recommandé de cocher la case Impression des
déclarations de TVA sur l’exercice.
Options
A ce stade, le programme procède à la conversion en euros de votre comptabilité. Cette phase du
traitement n’a pas encore pour conséquence de valider définitivement la bascule. Elle permet, en
outre, d’obtenir une simulation de la situation comptable que vous aurez après bascule.
Les options sont cochées par défaut :
•
Visualisation des mouvements et écritures
Cette option est conseillée car elle permet de prévisualiser l’ensemble des écritures du dossier
après conversion. Vous obtenez ainsi l’affichage de la liste des mouvements et écritures en
euros. Vous pouvez imprimer cette édition en cliquant sur le bouton [Imprimer] sinon cliquez
sur le bouton [Quitter].
•
Rapport de bascule euro
Il signale les modifications des écritures comme les écarts de conversion.
Les écritures de régularisation, générées automatiquement, sont enregistrées par défaut au
compte 668800 : Ecart de conversion, paramétré au menu DOSSIER - commande MODIFIER icône EURO.
Le rapport étant au format HTML, vous pouvez le visualiser avec tout navigateur Internet
(Internet Explorer, Netscape).
15
Guide de clôture
•
Conservation des comptes soldés
Si vous souhaitez conserver les comptes soldés correspondant aux écritures non lettrées, laissez
cette case cochée. A la fin de cette fenêtre, cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer la bascule
Euro.
Le rapport de bascule euro apparaît à l’écran. Editez le à l’aide de la commande IMPRIMER du
menu FICHIER.
•
Convertir les modèles Francs en Euros
Cette option permet de convertir en euros tous les modèles d'écritures existants en francs.
Si vous décochez l'option, les modèles d'écritures seront supprimés lors de la bascule.
•
Envoyer un e-mail à mon Expert comptable
Cochez cette zone si vous voulez prévenir automatiquement, par e-mail, votre expertcomptable, que vous venez de basculer à l'Euro. Après avoir confirmé la bascule, s'ouvre un
message contenant le rapport de bascule, prêt à être envoyé à votre expert-comptable.
La validation définitive de la bascule
L’étape de confirmation est décisive.
Vous avez encore le choix d’annuler la bascule en cliquant sur le bouton [Non]. A ce moment là, le
logiciel restaure la sauvegarde automatique d’avant bascule.
Après avoir cliqué sur le bouton [Oui], vous ne pourrez plus revenir en arrière.
Les résultats post-bascule - Les écritures
La liste des mouvements/écritures fait apparaître les montants convertis en euros sur les colonnes
Débit et Crédit. Le Franc étant considéré à présent comme une devise, la correspondance des
montants en francs est affichée sur les colonnes Dev. D et Dev. C.
Vous disposez des commandes SAISIES EN FRANC et ASSISTANT FRANC (menu SAISIES) qui vous
permettent d’enregistrer occasionnellement les opérations en francs, au même titre qu’une devise,
pendant la période transitoire.
Pour cela, il faut que votre dossier soit déclaré "Multidevise" (menu DOSSIER – commande MODIFIERicône PARAMETRAGE DES DECIMALES).
16
Ciel Compta pour Windows
Questions - Réponses : La bascule et Ciel Compta
Cette partie présente les questions les plus récurrentes recensées par notre Service de Maintenance
sur la bascule de la comptabilité en euros. A chaque question est apportée une solution pour
permettre d’agir le plus vite possible et en toute autonomie.
Comment obtenir des informations complémentaires concernant l’Euro ?
• Manuel électronique figurant sur le CD-Rom d’installation du logiciel
• Informations contenues dans les boutons [En savoir plus] accessibles dans la fonction de
l’Euro’pass
• Guide de bascule et dossier Théma Euro disponibles sur notre site Internet : www.ciel.com
• Sites d’informations :
www.Euro.gouv.fr
www.Euro-expert.com
www.Euro-institut.org
www.medef.fr/Euro
Avant la bascule Euro
Quand est-il recommandé de basculer la comptabilité en euros ?
A partir du 1er janvier 2002, votre comptabilité devra obligatoirement être tenue en euros et vos
déclarations fiscales devront être déposées en euros. Il est donc fortement recommandé de basculer
votre comptabilité le plus rapidement possible avant le 31/12/2001, par exemple à l'occasion d'un
arrêté comptable intermédiaire.
Puis-je effectuer la bascule à tout moment ?
Oui, vous pouvez basculer votre comptabilité, votre gestion commerciale, votre paye et vos
immobilisations à tout moment, en cours d'exercice ou à la clôture.
Dans tous les cas, vous devrez avoir basculé vos dossiers du Franc à l'Euro avant
le 1er janvier 2002.
D’ailleurs, Ciel Compta vous informe, à chaque lancement, de l’obligation légale de basculer à
l’Euro votre comptabilité avant le 01.01.2002 et vous propose de réaliser l’opération.
Vous avez néanmoins la possibilité de désactiver cette alerte en cochant l’option Ne plus afficher ce
message.
Est il obligatoire de clôturer l’exercice précédent avant de basculer le dossier comptable en euros ?
Non, la bascule du fichier peut être réalisée à tout moment mais avant le 01.01.2002.
Il est à souligner que lors de ce traitement, le fichier comptable sera converti dans son intégralité.
17
Guide de clôture
Ciel Compta permet-elle la bascule à l’Euro ?
La bascule Euro est possible depuis la version 6.00 de Ciel Compta.
Néanmoins, étant donné les outils d’aide à la bascule mis à votre disposition dans la version 8,
nous vous conseillons vivement de l’installer pour lancer le traitement de bascule.
En effet, la version 8 dispose de la fonction Euro’pass, d’assistants, d’aides en ligne "En savoir
plus" qui vous simplifient la bascule et vous guident pas à pas en toute tranquillité.
Comment se déroule la bascule à l'Euro de mon dossier ?
L'assistant de bascule Euro détecte automatiquement si les conditions suivantes sont remplies :
•
toutes les écritures sont validées (Menu TRAITEMENTS – VALIDATION BROUILLARD),
•
les dates d’écritures sont supérieures ou égales au 01.01.1999,
•
les lettrages sont équilibrés (Menu TRAITEMENTS – LETTRAGE MANUEL).
Dans le cas contraire, le programme vous le signale. Pour plus de détails, vous pouvez vous référer
au guide de bascule qui vous a été adressé avec votre mise à jour et qui est également disponible
en téléchargement sur notre site www.ciel.com
Dans le cadre d’une utilisation de Ciel Compta en réseau, quelles sont les préconisations avant de
faire la bascule Euro ?
Il est impératif de déconnecter tous les utilisateurs et de lancer le logiciel en utilisateur "Maître".
Il est préconisé de lancer le traitement de bascule sur le poste serveur afin d’accélérer le processus.
18
Ciel Compta pour Windows
La bascule Euro
Quelles sont les règles de conversion observées par Ciel Compta ?
Ciel Compta est certifiée NF compatible Euro et donc conforme aux règles de conversion et
d’arrondis définis dans les règlements européens.
Comment basculer un dossier comptable en euros ?
La bascule du Franc à l’Euro est réalisée à l’aide de l’Euro’Pass disponible depuis la commande
BASCULE EURO du menu TRAITEMENTS.
Pour plus de détails, vous pouvez vous référer au guide de bascule qui vous a été adressé avec
votre mise à jour et qui est également disponible en téléchargement sur notre site www.ciel.com
Est-il possible de basculer un dossier en euros et de conserver les autres en francs ?
Oui, la bascule du Franc à l’Euro est réalisée à l’aide de l’Euro’Pass disponible depuis la
commande BASCULE EURO du menu TRAITEMENTS. Il est possible de lancer cette fonction uniquement
après avoir ouvert un dossier comptable. Seul, ce dernier sera concerné par la bascule. Les autres
dossiers comptables ne seront pas modifiés.
La bascule comptable est-elle définitive ?
La bascule de la comptabilité est une opération irréversible. C’est pour cela qu’une sauvegarde est
vivement recommandée avant tout traitement.
Quel compte général doit être utilisé pour la gestion des écarts de conversion Euros ?
Ciel Compta génère automatiquement les écritures correspondant aux écarts d’arrondi de
conversion dans le compte 668800 déjà pré-paramétré.
La compensation des gains et des pertes déroge au principe de non-compensation et est autorisée
par la loi.
Quelles sont les conséquences de la bascule Euro sur ma comptabilité ?
Tous les montants sont convertis, que ce soit pour l’exercice N ou pour l’exercice N+1, et pour tous
les types de journaux.
Les éléments du menu BASES comportant des valeurs monétaires sont également convertis :
• Plan comptable : cumuls et soldes validés (exercice N-1, N, et N+1),
• Budgets : budgété global, budgété exercice, réalisé,
• R.I.B : solde pointé et solde non pointé,
• Modèles d’écriture et abonnements : les zones Débit et Crédit.
19
Guide de clôture
Quelle méthode de bascule est employée par Ciel Compta ?
Ciel Compta effectue la bascule par rétropolation. Cette méthode permet la conversion en euros
des écritures antérieures et postérieures à la date de bascule.
Elle consiste à convertir automatiquement en euros, des écritures enregistrées initialement en
francs puis à poursuivre l'enregistrement des opérations en euros.
A quoi correspondent les dates de début et de fin dans l’assistant de bascule ?
Ces deux zones indiquent la date de la première et de la dernière écriture comptable présentes
dans le dossier.
Pourquoi adresser le rapport de bascule à son expert-comptable ?
Ce rapport permet à votre expert-comptable de contrôler les écarts de conversion générés
automatiquement lors du traitement de bascule. Ce rapport peut être envoyé par e-Mail ou sur
papier.
Existe t’il une possibilité permettant de simuler une bascule ?
20
-
Oui. Dupliquez le dossier comptable à l’aide de la commande DUPLIQUER du menu DOSSIER.
-
Renseignez alors une nouvelle raison sociale (Ex : TEST BASCULE) puis cochez l’option
Dupliquer les écritures.
-
Lancez ensuite la procédure de bascule dans ce nouveau dossier et ce sans aucun risque pour
vos données comptables.
Ciel Compta pour Windows
Après la bascule Euro
Est-il possible d'exporter les écritures de Ciel Paye, Ciel Gestion Commerciale et Ciel Immobilisations
encore en francs vers la comptabilité tenue en euros ?
Oui, vous continuez à exporter vers Ciel Compta les journaux comptables générés
automatiquement par Ciel Gestion Commerciale, Ciel Paye ou Ciel Immobilisations, même si
vous faites basculer vos logiciels à des dates différentes. Ciel Compta identifie automatiquement la
monnaie d'origine des écritures et effectue la conversion si nécessaire.
Pourrai-je saisir des écritures en francs après la bascule ?
Oui, à partir de votre date de bascule et jusqu’au 31 décembre 2001, vous pourrez saisir des
écritures en francs depuis la commande ASSISTANT FRANC du menu SAISIES.
Pourrai-je saisir mes règlements en espèces en francs pendant la période de double circulation
Francs/Euros du 01/01/2002 au 17/02/2002 ?
Oui, Ciel Compta permet de gérer les règlements en espèces en francs pendant cette période grâce
aux saisies guidées (encaissement-paiement).
J’ai créé un certain nombre de modèles d’écritures et d’abonnements en francs, que vont-ils devenir
après la bascule ?
-
Pour que les modèles et les abonnements soient convertis lors de la bascule Euro, cochez
l’option Convertir les modèles francs en euros lors du traitement de bascule.
Si l’option est décochée, les modèles d'écritures seront supprimés lors de la bascule.
Après avoir basculé en euros, comment saisir en francs avec un modèle d’écriture ?
Ciel Compta permet de convertir les modèles Francs en euros lors du traitement de bascule. En
revanche, après bascule, les modèles d'écritures en francs sont supprimés.
Comment imprimer en francs après avoir réalisé la bascule en euros ?
Une fois le traitement de bascule effectué, tous les états sont édités automatiquement et
uniquement en euros. Toutefois, il est possible d’obtenir uniquement l’édition des mouvements
saisis en francs.
-
Cochez l’option Pour la devise située dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états ;
-
Cliquez sur le triangle de sélection et choisir la devise FRANCS (code FR ou FRF).
Pour obtenir uniquement l’édition des mouvements saisis en euros, vous devez :
•
cocher l’option Pour la devise située dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états ;
•
laisser la zone vide.
21
Guide de clôture
Après avoir basculé en euros, quelles sont les opérations à réaliser dans le rapprochement
bancaire ?
Suite à la bascule, il est possible de constater des écarts entre le solde du relevé de la comptabilité
et le solde de l’extrait bancaire. Afin de conserver la cohérence entre la comptabilité et les extraits
bancaires, il peut être nécessaire de procéder à des ajustements.
Exemple
Le relevé bancaire indiquait au 31.05.01 un solde de 2000 francs soit 304.90 euros.
Au 01.06.01, la banque restitue le premier relevé euro après conversion du solde en francs :
•
Ancien solde au 31.05.01 : 304.90 euros
•
Virement de 76.22 euros le 01.06.01
•
Nouveau solde au 01.06.01 : 381.12 euros
Première étape : Bascule de la société
Après bascule du dossier comptable en euro, une écriture d’écart de conversion de 0.02 euros est
générée afin de conserver l’équilibre du journal.
Deuxième étape : Rapprochement des écritures d’écart de conversion
Avant toute comparaison des soldes, il est nécessaire de procéder au rapprochement manuel des
éventuelles lignes d’écart de conversion générées lors de la bascule.
Troisième étape : Ajustement du solde relevé
Il est à noter un écart de 1 cent entre le solde du relevé comptable et celui du relevé bancaire :
•
Solde du relevé de la comptabilité : 304.91 euros
•
Solde de l’extrait bancaire : 304.90 euros
Afin d’ajuster le solde du relevé figurant sur l’extrait bancaire avec celui de l’état de
rapprochement, de la comptabilité, il est nécessaire de passer une écriture dans le journal de
trésorerie concerné et de procéder à son rapprochement. Celle-ci doit être saisie à la date de
bascule du dossier comptable. Deux possibilités :
•
Le solde du relevé théorique de la comptabilité est inférieur au solde de l’extrait bancaire :
créditez le compte 668800 Ecart de conversion euro.
•
Le solde du relevé théorique de la comptabilité est supérieur au solde de l’extrait bancaire :
débitez le compte 668800 Ecart de conversion euro.
Après saisie et rapprochement de l’écriture d’ajustement, le solde du relevé de la comptabilité
correspond à celui de la banque.
Quels sont les principaux interdits à partir du 01.01.2002 :
• Les paiements scripturaux en francs ne sont plus possibles :
ni chèque en francs
ni paiement par cartes bancaires en francs
ni virement en francs
ni prélèvement en francs
ni titre interbancaire de paiement en francs
22
Ciel Compta pour Windows
•
Les nouveaux contrats et accords ne sont plus établis en francs.
•
Les écritures comptables ne sont plus passées en francs.
•
Les déclarations fiscales et sociales, le versement des impôts et cotisations ne se font plus en
francs.
•
Les seuils légaux et réglementaires ne peuvent plus subsister en francs. Ils doivent être saisis
en euros dans vos systèmes.
•
Les distributeurs automatiques et les guichets automatiques de banque ne distribuent plus
de billets en francs.
•
Les commerçants ne rendent plus la monnaie en francs.
•
Les terminaux de paiement électroniques n'acceptent plus les paiements par cartes bancaires
en francs.
Ma comptabilité est tenue à l'exportation, hors Pays membre de la Communauté européenne. Puis-je
créer un nouveau dossier en francs après le 01.01.2002 ?
A partir du 01.01.2002, la possibilité de créer un dossier en francs est autorisée uniquement dans le
cas où vous utiliseriez Ciel Compta en dehors de la Communauté Européenne.
Dans ce cas, il faut, après création de votre dossier en francs, cocher impérativement l'option de
saisie Possibilité d’utiliser le Franc à partir du 01.01.2002 (hors CEE), via la commande PREFERENCES
COMPTABLES du menu DOSSIER .
Si vous n'entrez pas dans cette catégorie et que vous créez néanmoins votre dossier en francs,
vous sortez du cadre législatif qui interdit catégoriquement la tenue des comptabilités en francs
à partir du 01.01.2002.
23
">