Manuel du propriétaire | Ciel COMPTABILITE SIMPLIFIE POUR ASBL Manuel utilisateur
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Compagnie Internationale d’Edition de Logiciels Ciel Comptabilité Simplifiée pour ASBL pour Windows Ciel – Acordata Avenue Van Volxem 79 Tel. 00.32.2.346.55.07- Fax : 00.32.2.346.18.77 Site internet : http://www.ciel.be Edito Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel CIEL dernière génération, alliant les qualités de puissance et de facilité d’utilisation. Ce logiciel de la gamme CIEL vous permettra de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant considérablement dans votre travail. Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser avec les principales commandes du logiciel. Important ! Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services. Vous bénéficiez ainsi d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation. Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos besoins : formations, contrat d'Assistance, contrat Privilèges... N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières. Très sincèrement, L’équipe CIEL. Ciel Compta pour Windows Bénéficiez d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous bénéficiez d'une assistance téléphonique gatuite à l’installation de votre logiciel. Si vous avez acquis Ciel Compta pour Windows chez Ciel, vous êtes automatiquement enregistré comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client sur votre facture. En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez impérativement suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour obtenir votre code client par retour de courrier. Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous invitons à le mentionner ci-après. Code client : . . . . . . . . . . . . . . . . . . Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel : Ayez votre code client à disposition Notez vos questions Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel Vous accédez au Département Services CIEL : de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00 du lundi au vendredi Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales. par fax au 00.32.2.346.18.77 Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser : Votre code client Un descriptif précis de votre problème Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 95, 98, 2000 ou NT4) Éventuellement le nom du technicien contacté Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous remercions de votre confiance. Le Département Services Ciel Compta pour Windows Sources d’informations sur le produit Le Lisez-moi Il contient des informations de dernière minute. Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Compta pour Windows. Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en cliquant sur l’icone correspondante, placée dans le groupe de logiciels d'installation de l'application, soit CIEL par défaut. L’aide intégrée Vous trouverez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les traitements et commandes. Vous l’ouvrez en activant la commande Index ou la commande Aide Contextuelle par le menu ? (Aide) ou encore en appuyant sur les touches <Ctrl> et <F1> de votre clavier. Dans certaines fenêtres, vous pouvez également ouvrir l’aide sur la commande en cours en cliquant sur le bouton [Aide] présenté en haut de la fenêtre. Le conseiller Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours. Il peut être ouvert automatiquement au démarrage de l’application. Vous pouvez également l’ouvrir en activant la commande Conseiller du jour du menu ? (Aide). Le manuel Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour installer l'application Ciel Compta pour Windows, pour créer votre dossier et les données de base nécessaires à la saisie de vos écritures. Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application. Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique. VI • Sommaire Conventions utilisées dans la documentation Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation. Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Compta pour Windows, vous devez maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes les applications supportées par cette interface graphique. Les touches du clavier LA TOUCHE QUE NOUS NOMMONS EGALEMENT APPELEE PERMET DE... E <Entrée> Enter Retour chariot Retour valider une fenêtre confirmer la sélection d’une option, d’un bouton passer à la zone suivante en saisie X <Echap> Escape - Esc Echappement quitter une fenêtre annuler l’action en cours T <Tabulation> Tab passer à la zone suivante A <Alt> C <Ctrl> Contrôle B <Majuscule> Shift ouvrir un menu, activer une commande, en combinaison avec la touche de raccourci étendre la sélection à plusieurs éléments adjacents Utilisation de la souris CLIQUER appuyez sur le bouton gauche de la souris DOUBLE-CLIQUER appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris CLIC DROIT appuyez sur le bouton droit de la souris Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur Nous convenons de nommer : le lecteur de disquettes A: le lecteur de CD-Rom D: le disque dur C: Les symboles du manuel SYMBOLES UTILISES POUR indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer attirer votre attention sur un point particulier renvoyer à une partie dans le manuel d’utilisation § indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure Ciel Compta pour Windows Edito................................................................................................................................................................III BENEFICIEZ D’UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION ................................................................................................................................... V SOURCES D’INFORMATIONS SUR LE PRODUIT ................................................. VI CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION.....................................7 Partie 1 ......................................................................................................................................................... 13 NOUVELLE INSTALLATION OU MISE A JOUR.....................................................14 Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta pour ASBL............................................................. 14 INSTALLATION DES APPLICATIONS CIEL POUR WINDOWS ............................15 Configuration matériel conseillée ...................................................................................................... 15 Procédure d’installation ...................................................................................................................... 15 PREMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION / REFERENCEMENT....................19 DEMARRAGES SUIVANTS / ENREGISTREZ VOTRE CLE DE DEBRIDAGE.......22 Partie 2 .......................................................................................................................................................... 23 LES PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE VOTRE DOSSIER24 ENVIRONNEMENT ...................................................................................................25 La fenêtre principale de l'application................................................................................................. 25 Personnaliser l'application.................................................................................................................. 26 Paramétrage divers ............................................................................................................................ 29 SUIVI COMPTABLE D'UN DOSSIER.......................................................................30 Créer et paramétrer un dossier ......................................................................................................... 30 Contrôler les fichiers de bases........................................................................................................... 30 Saisir les écritures .............................................................................................................................. 30 Imprimer les états .............................................................................................................................. 30 La centralisation des écritures....................................................................................................... 31 Partie 3 ......................................................................................................................................................... 33 INTRODUCTION .......................................................................................................34 CREER UN DOSSIER...............................................................................................35 Créer un dossier en mode rapide ...................................................................................................... 36 Créer un dossier en mode Assistant avec paramétrages détaillés .................................................. 37 8• Sommaire Les fichiers de base ......................................................................................................................... 42 Gérer les éléments de bases.............................................................................................................. 43 Le Plan Comptable.............................................................................................................................. 45 Les journaux ....................................................................................................................................... 46 Partie 4 ......................................................................................................................................................... 49 LA SAISIE DES OPERATIONS DIVERSES.............................................................50 LA SAISIE DES FINANCIERS..................................................................................52 AUTOMATISER LA SAISIE DES ECRITURES .......................................................54 Accélérer la saisie ...............................................................................................................................54 Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte............................................................... 55 Manipulation de la liste des écritures ................................................................................................ 55 Recherche guidée sur les écritures.................................................................................................... 56 Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, n° de pièce.............................................. 57 Recherche réalisée sur les montants................................................................................................. 57 Recherche personnalisée sur les écritures ........................................................................................ 58 Partie 5 ......................................................................................................................................................... 59 PRINCIPES GENERAUX..........................................................................................60 Les différents types d'impression ...................................................................................................... 60 Configurer votre imprimante.............................................................................................................. 60 Choisir une imprimante ...................................................................................................................... 60 Le mode Aperçu avant impression .................................................................................................... 61 La fenêtre Impression ........................................................................................................................ 63 IMPRIMER UN ETAT ................................................................................................64 Choisir les écritures à imprimer ......................................................................................................... 64 Consulter l’état à l’écran .................................................................................................................... 64 Ouvrir un état sauvegardé ................................................................................................................. 64 Choisir le mode d'impression ............................................................................................................. 65 IMPRIMER UNE LISTE.............................................................................................66 Imprimer la liste par défaut ............................................................................................................... 66 Imprimer une liste avec critères avancés ......................................................................................... 67 LE GENERATEUR D’ETATS ...................................................................................69 Les modèles d'états prédéfinis........................................................................................................... 69 Visualiser un état à l'écran................................................................................................................. 69 Lancer l’édition ................................................................................................................................... 69 •9 Ciel Compta pour Windows Facturiers ........................................................................................................................................... 70 Etat des dépenses .............................................................................................................................. 70 Etat des recettes................................................................................................................................. 70 Totaux ................................................................................................................................................. 70 Partie 6 ......................................................................................................................................................... 71 LA CENTRALISATION (VALIDATION DU BROUILLARD).....................................72 RAPPELS..................................................................................................................73 Le menu contextuel ........................................................................................................................ 74 Création d’une nouvelle tâche .................................................................................................... 74 Validation d’une échéance.......................................................................................................... 75 Modification d’une tâche.............................................................................................................. 75 LES EDITIONS..........................................................................................................77 Le Grand-livre ..................................................................................................................................... 77 La Balance........................................................................................................................................... 77 Les Journaux....................................................................................................................................... 78 Partie 7 ......................................................................................................................................................... 79 LES OPERATIONS DE FIN D'ANNEE .....................................................................80 Recommandations à observer avant la clôture................................................................................. 80 Les principes de la clôture ................................................................................................................. 81 La saisie sur deux exercices............................................................................................................... 81 LA CLOTURE - REOUVERTURE DE L'EXERCICE ................................................82 Partie 8 ......................................................................................................................................................... 85 LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DES DONNEES ...............................86 La sauvegarde .................................................................................................................................... 86 E-SAUVEGARDE......................................................................................................88 Menu Utilitaires – e-Sauvegarde........................................................................................................ 88 Utilitaires – e-Sauvegarde – Restaurer.............................................................................................. 90 La restauration ................................................................................................................................... 91 GESTION DES DOSSIERS ......................................................................................92 Modifier les paramètres du dossier en cours .................................................................................... 92 Dupliquer un dossier .......................................................................................................................... 92 La réindexation ................................................................................................................................... 92 Recalcul............................................................................................................................................... 93 10 • Sommaire INFORMATIONS TECHNIQUES SUR VOTRE DOSSIER .......................................94 Journal des transactions .................................................................................................................... 94 Ressources/Informations ................................................................................................................... 94 HISTORIQUE DES CLOTURES ...............................................................................96 GERER LES UTILISATEURS...................................................................................97 Créer et affecter des profils d'accès .................................................................................................. 97 Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur ................................................................ 99 Attribuer un mot de passe ................................................................................................................. 99 Partie 9 .......................................................................................................................................................101 SAUVEGARDE DES MODELES DE PLAN COMPTABLE ...................................102 EXPORTER LA BALANCE ....................................................................................103 REPRESENTATION GRAPHIQUE.........................................................................104 RELATION EXPERT...............................................................................................105 Saisir les coordonnées de votre expert comptable.........................................................................105 Exporter les écritures du dossier .....................................................................................................105 Nom et structure du fichier d'export / import.................................................................................107 Importation de données...................................................................................................................108 Historique des transferts de fichiers................................................................................................109 LES COMMANDES DU MENU INTERNET............................................................111 Actualiser ..........................................................................................................................................111 Mais aussi..........................................................................................................................................111 DESINSTALLER L'APPLICATION.........................................................................112 • 11 Partie 1 Installation de l'application Nouvelle installation ou Mise à jour Installation des applications Ciels pour Windows Mise à jour des applications Ciel pour windows Premier démarrage de l’application / Référencement Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage Partie 1 Nouvelle installation ou Mise à jour Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta pour ASBL Référencez-vous Installez Ciel Compta auprèsinstallation du en première Département Services Démarrez l'application Créez votre dossier Adaptez les fichiers de base Récupérez les données d'un autre logiciel Sélectionnez Installation par défaut lors du choix du type d'installation. Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel. Sélectionnez Ciel Compta. Saisissez les différents paramètres via le mode de création rapide ou le mode assistant avec paramétrages détaillés Ajoutez ou modifiez les fichiers : - Plan comptable - Journaux - Ciel Compta pour Dos -… Vous pouvez saisir vos écritures à partir du menu SAISIES. 14 • Installation de l’application Installation des applications Ciel pour Windows Configuration matériel conseillée Pour une utilisation optimale Pentium 233 Mhz minimum (500 Mhz conseillé) 64 Mo de Ram 80 Mo d’espace disque disponible pour l’installation Résolution écran 800*600 minimum (SVGA) WindowsTM 98 (seconde édition), Me, NT, 2000 ou XP Pour imprimer • Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles Procédure d’installation 1. A partir du CD-Rom Munissez-vous du CD-Rom d'installation. Démarrez votre micro-ordinateur. Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement. • 15 Partie 1 2. Choisissez le répertoire d’installation Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier. Pour ce faire : - Cliquez sur le bouton [Parcourir]. Répertoire par défaut - Dans la fenêtre Choix du répertoire, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la zone Chemin d’accès. - Validez votre choix en cliquant sur [OK]. - Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. 16 • Installation de l’application 3. Indiquez le groupe de programme (par défaut « Ciel ») Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes. • • • 4. Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers présentés ne vous convient, vous pouvez saisir un nouveau nom de groupe directement dans la zone d’édition. Il sera alors créé lors de l’installation. Cliquez sur le bouton [Suivant] de cet écran et de celui qui suit pour achever l’installation de votre logiciel. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l’installation de votre logiciel. Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi A la fin de l’installation, le document Lisez-moi s’affiche (readmefrvX.doc). Vous pouvez l’imprimer en activant la commande IMPRIMER du menu Fichier. Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande QUITTER du menu Fichier. Le Lisez-Moi est disponible dans le groupe de programmes de l’application, CIEL par défaut, ou celui que vous avez créé. 5. Installation des modules supplémentaires Après l’installation du programme Ciel Comptabilité, l’installation se poursuit par : • Installation de Ciel Immobilisations (uniquement Ciel Evolution) • Installation de Ciel Edivat (uniquement Ciel Evolution) • Installation du Toolbox • 17 Partie 1 Après l’installation du programme Ciel Gestion Commerciale Evolution, l’installation se poursuit par: • Installation de Ciel e-Commerce 6. Lancer le programme Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante: Menu démarrer Programmes Ciel « mon logiciel Ciel » ou « mon logiciel Ciel Evolution » 7. Visualiser le manuel électronique du programme Ciel Vous pouvez visualiser les manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu démarrer Programmes Ciel Manuel 18 • Installation de l’application Premier démarrage de l’application / Référencement 1. Ouvrez l’application - Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows. - Activez la commande Programmes puis ouvrez le groupe dans lequel est installé l’application, Ciel par défaut. soit - Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir. 2. Référencez-vous auprès de notre Service Référencement Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation, accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application. Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage. En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un nombre de lancements qui vous est indiqué. Au delà de ce nombre de lancements, vous ne pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement. - Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK]. • 19 Partie 1 3. Saisissez les informations nécessaires au référencement - Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre Références de votre produit/Coordonnées et cliquez sur le bouton [Suivant]. - Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre Référencement et cliquez sur [Suivant]. Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe. 4. Renvoyer les informations par disquette ou par E-mail. Une fois les deux fenêtres Référencement correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre Enregistrement dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les renvoyer par Email ou par disquette de référencement (voir prochain paragraphe). + Si vous cliquez sur le bouton [Référencement par e-mail], vos informations vont être envoyées automatiquement à notre service référencement en utilisant votre messagerie. + Si vous cliquez sur le bouton [référencement par disquette], vos informations vont être copiées automatiquement sur la disquette que vous aurez au préalable introduite dans le lecteur approprié (vous pouvez utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone). 20 • Installation de l’application - Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette. Envoyez la disquette à notre Service Référencement : Acordata – Service Référencement - Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles. Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à effectuer. Attention ! Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce délai, il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application. - Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé. • 21 Partie 1 Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq jours ouvrables une clé de débridage de l’application. Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application. Ouvrez l’application - Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le groupe Programmes puis Ciel. - Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir. Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée : Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage - Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Continuer sans la clé]. Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications. Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK]. Passé ce délai, vous ne plus ouvrir votre programme Ciel. Vous avez reçu votre clé de débridage - Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet effet. - Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant débridé. Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application. 22 • Partie 2 Prise en main rapide Les principales étapes de création Environnement Suivi comptable d'un dossier Partie 2 Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier CREATION ET PARAMETRAGE DE VOTRE SOCIETE Coordonnées Dates d'exercices Paramétrage de la monnaie Plan Comptable et longueur des N° de comptes Devises Racines de comptes Valeurs par défaut Déclaration de TVA : paramétrage Euro / Ecart de conversion PLAN COMPTABLE EDITION DU BROUILLARD (Vérification) RAPPROCHEMENT BANCAIRE FICHIERS DE BASE JOURNAUX GRAND-LIVRES EDITIONS DIVERSES PARAMETRAGE DES PREFERENCES COMPTABLES SAISIE DES ECRITURES MISE EN BROUILLARD D'UN MOUVEMENT 24 • Commande PRÉFÉRENCES , PRÉFÉRENCES COMPTABLES du menu DOSSIER JOURNAUX BALANCES SAUVEGARDE JOURNALIERE DES DONNEES REINDEXATION Prise en main rapide Environnement La fenêtre principale de l'application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. Bouton de fermeture de l'application Barre d'outils personnalisable Barre de titre Barre de menus Boutons de réduction et d'agrandissement Bouton de fermeture de la fenêtre Barre d’état Barre de navigation Fenêtre Liste • 25 Partie 2 La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet d'organiser votre travail. Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentants : Saisies, Euro, Traitements mensuels, Traitements annuels, Relation expert, Internet, Mes préférés. A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant : • d’ouvrir les modes de saisie (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.), • selon la monnaie de tenue du dossier (franc ou euro), d'accéder aux modes de saisie spécialement dédiés à l'euro ou au franc (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.), • d’imprimer des états : grand-livres, balances, brouillard, etc., • d’effectuer des traitements comme le lettrage, la bascule euro, les opérations de clôture. La barre d'outils Un simple clic sur une des icônes de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant. Personnaliser l'application 2 DOSSIER - commande PREFERENCES, PREFERENCES D'AFFICHAGE Ad - p - p MENU CONTEXTUEL (CLIC DROIT) - commande PERSONNALISER LE BUREAU Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils ou encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un bureau entièrement personnalisé. Paramétrage des accès aux commandes de l'application Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre d'outils, la barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné. 26 • Prise en main rapide Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre de navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque groupe. − Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. − Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe sur la zone Nom. − Dans la colonne de gauche, vous devez ensuite choisir les icônes correspondant aux commandes qui composeront le groupe. Placez le pointeur sur la première icône que vous souhaitez insérer au groupe puis cliquez sur le bouton [Ajouter]. − Procédez ainsi pour toutes les icônes. − Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer]. − Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok]. Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation Vous disposez des options d'affichage Barre d'outils visible et Barre de navigation visible permettant, quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale. Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icônes en décochant la zone Texte dans les barres d'outils. La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez l'obtenir à droite de l'écran, décochez la zone Barre de navigation à gauche. Définir les menus et les commandes présents dans l'application Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de l'application en modifiant le paramétrage défini par défaut. • 27 Partie 2 La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes. − Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application. − Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types d'éléments : • Ajouter une commande au menu xxx. Cette option insère une nouvelle commande au menu sélectionné (par exemple, la commande OUVRIR du menu DOSSIER). • Ajouter un sous-menu au menu xxx Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la barre de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu secondaire au menu sélectionné (par exemple, le menu TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN D'EXERCICE contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE). A tous moments, il vous est possible de retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel Compta en sélectionnant l'option Revenir à xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit effectué dans la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail. Créer un groupe dans la barre d'outils − Le bouton [Nouvelle] ouvre une fenêtre vous permettant de créer un nouveau groupe d'icônes dans la barre d'outils. − Vous saisissez tout d'abord le Nom de la boîte d'outils que vous voulez créer. − Dans la liste de gauche Boutons disponibles, cliquez sur le bouton représentant la commande que vous voulez insérer dans votre nouvelle boîte d'outils. − Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter]. − L'icône est alors placé dans la liste de droite Boutons de la barre d'outils. − Procédez ainsi pour insérer toutes les icônes dans votre nouvelle barre d'outils. − Pour enlever un des icônes de la barre d'outils, cliquez sur l'icône concerné dans la liste Boutons de la barre d'outils puis, cliquez sur le bouton [Enlever]. − Pour supprimer tous les icônes d'un seul coup, cliquez sur [Réinitialiser]. − Lorsque vous avez terminé le paramétrage de la barre d'outils, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le nom de votre nouvelle boîte à outils est alors présenté dans la liste des groupes. Modifier un groupe existant 28 • − Cliquez sur le titre du groupe à modifier, − Cliquez sur le bouton [Modifier]. − La fenêtre qui s'affiche est en tout point identique à celle présentée lorsque vous créez une nouvelle boîte d'outils. − Apportez les modifications nécessaires selon les principes vus précédemment. − Cliquez sur le bouton [Fermer] pour revenir à la fenêtre Préférences d'affichage. Prise en main rapide Supprimer un groupe existant − Placez le pointeur sur le groupe concerné, − Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Récupérer le paramétrage par défaut − A tout moment, vous pouvez récupérer le paramétrage par défaut de la barre d'outils en cliquant sur le bouton [Défaut]. − Toutes vos modifications, ajouts ou suppressions seront alors perdues. Paramétrage divers - Cliquez sur l'onglet Bureau. La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes : Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez la souris sur une zone ou une commande. Lecture automatique des aides sonores : cette case cochée lance automatiquement les séquences d'aide vidéo. Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour rappel, la barre d'état est située au bas de la fenêtre principale de l'application. Le fond d'écran Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un fond est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type Aucun. Le type Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut. Modifier les couleurs de l'application − Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives et inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur]. Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée. modifier la • 29 Partie 2 Suivi comptable d'un dossier Créer et paramétrer un dossier 2 DOSSIER - commande NOUVEAU Ad - n C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous ouvrez l’application. Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode rapide et un mode assistant avec paramétrages détaillés. Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier. Contrôler les fichiers de bases Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu BASES, notamment : • le Plan comptable, • les journaux, Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases. Saisir les écritures Vous disposez de plusieurs types de saisie : • la saisie des Opérations Diverses • la saisie des Financiers. Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies. Imprimer les états Au menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires : • le grand-livre, • la balance, • les journaux, Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta. Partie 6. Traitements et éditions. 30 • Prise en main rapide La centralisation des écritures Ce traitement consiste à enregistrer définitivement les écritures en comptabilité. Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande CENTRALISATION DU MENU TRAITEMENTS. Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées. Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures. Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La validation du brouillard. • 31 Partie 3 Création et mise en place d'un dossier Introduction Créer un dossier Les fichiers de bases Partie 3 Introduction Créez votre dossier Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode rapide et un mode assistant avec paramétrages détaillés. Le mode de création rapide est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la création de votre dossier (raison sociale, monnaie de tenue et dates d'exercices). Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement. Le mode assistant avec paramétrages détaillés permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité des paramètres (racines de comptes et d'édition, valeurs par défaut, etc.). Vérifiez les données de base Adaptez les éléments du menu BASES, à savoir : − contrôler les comptes du Plan Comptable, − vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut, − renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget, − saisir les devises concernées si vous tenez une comptabilité multidevise, . Récupérez les données d'un autre logiciel Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel par la commande IMPORTATIONS du menu UTILITAIRES. 34 • Création et mise en place d’un dossier Créer un dossier 2 DOSSIER - commande NOUVEAU Ad - n Lorsque vous demandez la création d'un dossier, par la commande NOUVEAU ou au démarrage de l'application, choisissez tout d'abord la méthode de création du dossier. Deux options sont à votre disposition : Mode de création rapide Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (monnaie de tenue de votre comptabilité, dates d’exercices, raison sociale) sont à renseigner. Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les éléments tels que le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire, vous sélectionnerez la commande Modifier du menu DOSSIER et cliquerez sur les icônes concernés. Mode assistant avec paramétrages détaillés Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que les coordonnées, l'établissement, le numéro de TVA, le code APE, etc. Utilisation des informations de référencement Cochée par défaut, cette option permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à saisir lors de votre référencement. − Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différents de ceux saisis lors du référencement, décochez l'option. Manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre Service Référencement. - Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [OK]. • 35 Partie 3 Créer un dossier en mode rapide 2 DOSSIER - commande NOUVEAU, option Mode de création rapide Ad - n Vous avez opté pour ce mode de création en cochant la zone Mode de création rapide. Dans ce cas, s'affiche une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les différentes zones. − Saisissez, tout d'abord, la Raison sociale de votre entreprise. Elle est récupérée comme nom de Répertoire. Le nom du Répertoire dans lequel les fichiers, correspondant à votre dossier, seront créés, est proposé par défaut mais vous pouvez le modifier. Ce répertoire sera automatiquement créé, sur votre disque dur, lorsque vous validerez la création du dossier. − Si les dates du premier exercice comptable, proposées par défaut, ne correspondent pas à celles de votre société, modifiez-les aux zones Du et au. Vous disposez du Calendrier que vous ouvrez en cliquant sur le triangle de sélection présenté en fin de zone. Un exercice correspond généralement à l’année civile (du 01/01 au 31/12) mais il peut démarrer à n’importe quel moment dans l’année et être compris entre 12 et 24 mois. Par défaut, la Monnaie de tenue de votre comptabilité est le Euros, soit la monnaie dans laquelle vous effectuez vos écritures. La zone Je souhaite tenir ma comptabilité en Euros est donc activée. − Une fois toutes les zones renseignées, validez la création de votre dossier en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous compléterez les informations définies à la création du dossier par la commande MODIFIER du menu DOSSIER. 36 • Création et mise en place d’un dossier Créer un dossier en mode Assistant avec paramétrages détaillés 2 DOSSIER - commande NOUVEAU, option Mode assistant avec paramétrages détaillés Ad - n La création d'un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés passe par des étapes successives permettant de définir ou de vérifier tous les paramètres, notamment, ceux définis par défaut, comme les racines de compte et d'édition, les valeurs par défaut, le paramétrage de la déclaration de TVA. Coordonnées de la société − Saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse, téléphone, etc.). La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire sur lequel sera créé le dossier. Si vous ne saisissez rien sur cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que vous définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire. Attention ! Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire. • 37 Partie 3 Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous un format ASCII (extension TXT). Exemple : Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère récupère les écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne d'écriture en facilitera l'identification et la provenance. Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code. Il vous suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet. Paramétrage des décimales Gestion du nombre de décimales Vous pouvez définir le nombre de décimales pour la saisie des écritures, mais également pour la devise et le taux. Attention ! Le paramétrage des décimales (devise et taux de devise compris) ne pourra plus être modifié une fois le dossier créé. La zone nombre de décimales permet d'entrer le nombre de décimales autorisé dans la saisie des écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule. 38 • Création et mise en place d’un dossier Dates d'exercice − Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer les saisies. Les dates correspondant à l'exercice N+1, exercice ultérieur à l'exercice N, sont alors renseignées par Ciel Compta. De la même manière, selon l'intervalle de dates défini pour les exercices N et N+1, Ciel Compta renseigne l'intervalle de dates de la période de saisie ; la date de début devant être égale ou supérieure à celle de début d'exercice N. Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées par le logiciel. Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.). En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de sélection des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.). Paramétrage des comptes Modèle Lorsque aucun dossier n'a encore été créé, le plan comptable sélectionné par défaut est le modèle PLAN COMPTABLE MINIMUM NORMALISE pour ASBL et comporte l'ensemble des comptes standard prévu par l’Arrêté Royal de décembre 2003. • 39 Partie 3 Choisir le modèles d base − − Longueur des n°de compte Cocher la zone Libre signifie que vous pouvez créer des numéros de compte pouvant comporter indifféremment de 3 à 11 caractères alphanumériques. Si, au contraire, vous devez préciser le nombre de caractères que devra comporter systématiquement chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone Fixe. Exemple Si vous stipulez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte créés dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 400 : le logiciel complétera en 400000 sur la colonne Compte sauf pour les comptes alphanumériques. Attention ! Une fois la création du dossier validée, il vous sera impossible de sélectionner un autre plan comptable et de revenir à une longueur de compte inférieure. Racines de compte et d'édition Les racines de compte Elles sont pré-paramétrées, mais vous pouvez les modifier. Elles permettent au logiciel de vérifier, notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes. Les racines de comptes sont importantes si vous tenez une comptabilité par partie double (Ciel Comptabilité Premium ou Evolution). 40 • Création et mise en place d’un dossier Les racines d'édition Le fait de spécifier des racines d’édition permet d'obtenir des états ne reprenant pas le détail des comptes mais uniquement le cumul. L’avantage de cette centralisation d’édition est que l’impression prend beaucoup moins de papier si vous avez de nombreuses écritures et comptes à traiter. Exemple Racine d’édition 600 (Charges) : dans l’édition du grand-livre global uniquement, vous n’aurez pas le détail de chaque compte de charges ; c’est uniquement le total débit et le total crédit de tous les comptes charge qui seront édités par journal et par mois. Le détail peut, bien sûr, être obtenu soit par une édition partielle, soit en revenant ponctuellement sur ce paramétrage. Valeurs par défaut Cela concerne, notamment, les comptes et le taux de TVA mais également les journaux d'opérations. − Si vous voulez modifier une des valeurs proposées par défaut, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de zone. − Sélectionnez le nouvel élément dans la liste dynamique. • 41 Partie 3 Les fichiers de base Les informations et paramètres définis au menu BASES et plus particulièrement sur le plan comptable, les journaux et la table TVA ont des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à effectuer. Par exemple, le paramétrage des comptes de contrepartie dans les journaux permettra, en saisie d’écritures, de solder automatiquement le mouvement sur le compte défini. Ou encore, le paramétrage de l’échéance sur les comptes de tiers permettra, en saisie d’écritures, d’effectuer le calcul de la date d’échéance des factures et ensuite d’imprimer l’état récapitulatif. Le Plan Comptable Récupéré lors de la création du dossier, il contient les numéros et libellés de comptes conformes au PLAN COMPTABLE MINIMUM NORMALISE ASBL. Les journaux Les différentes opérations comptables doivent être saisies, selon leur type, dans des journaux bien distincts. Les journaux les plus couramment utilisés sont proposés par défaut par le logiciel : achats, ventes, banque, etc. 42 • Création et mise en place d’un dossier Gérer les éléments de bases Les procédures pour gérer les éléments de bases : consulter, modifier, supprimer, créer ou encore rechercher des éléments, sont similaires d’une base à l’autre. Lorsque vous activez une des commandes du menu BASES, deux fenêtres sont automatiquement ouvertes : − • La première fenêtre, celle qui est active, présente la liste des éléments de la base correspondante. Le premier élément de la liste est sélectionné. Son Code est affiché avec une couleur différente. • La deuxième fenêtre correspond à la fiche descriptive de l‘élément sélectionné dans la liste. Elle présente toutes les zones le caractérisant. C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez effectuer des traitements sur l’élément en cours, le modifier, le supprimer ou en créer de nouveaux. Pour passer d’une fenêtre à l’autre, cliquez dans la barre de titre de celle à activer. Lorsque la liste des éléments est active, vous pouvez aussi effectuer un double-clic sur la ligne de l’élément à modifier pour activer automatiquement sa fiche descriptive, en vue par exemple de lui apporter des modifications. Les icônes présentées au bas de la fenêtre descriptive permettent d’effectuer les traitements suivants : Cette commande ouvre une nouvelle fiche vierge. − Renseignez les différentes zones nécessaires. − Validez la création du nouvel élément en cliquant sur le bouton [Valider]. Vous constatez que la liste des éléments est automatiquement mise à jour. • 43 Partie 3 − Cliquez sur ce bouton pour accéder aux zones de l'élément sélectionné. Quel que soit l'élément concerné, il est impossible d'en modifier le code. En revanche, vous pouvez modifier toutes les autres informations présentées dans la fiche. − Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Valider] afin qu'elles soient prises en compte. Vous pouvez supprimer définitivement un compte, un journal ou un élément d'une base à condition qu'il ne soit pas utilisé dans les écritures. − Sélectionnez l'élément à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. − Vous devez confirmer la suppression de l'élément en cliquant sur [Oui]. Si l'élément est utilisé en saisie d'écritures, un message vous informe que la suppression est impossible. Plus qu'une simple édition de la liste des éléments de la base concernée, le bouton [Imprimer] vous permet de personnaliser l'impression en déterminant, au préalable, les données à prendre en compte. Vous pouvez ensuite paramétrer ces données et enregistrer les critères ainsi établis en vue de les utiliser pour de prochaines impressions. Dans le cas de l'impression du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de sélection permettant d'obtenir une édition partielle du plan comptable. Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta, § Imprimer une liste avec critères avancés. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Rechercher], une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous saisissez le code ou l'intitulé sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche. − Cliquez sur [Valider] pour lancer la recherche. Si la recherche n'aboutit pas, le logiciel affiche l 'élément s'en rapprochant le plus. Dans le cas de la liste des comptes, le bouton [Rechercher] est suivi d’un triangle de sélection qui permet d’ouvrir les classes de comptes suivantes : Clients, Fournisseurs, T.V.A., Banque, Charges et Produits, vous permettant ainsi d’effectuer un premier niveau de recherche. Ces boutons permettent de faire défiler les différents éléments contenus dans la base. Vous visualisez ainsi très rapidement les renseignements qui les composent. La flèche située à l'extrême gauche ouvre la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend directement sur le dernier élément créé. Les flèches du milieu permettent de consulter respectivement la fiche précédente ou la suivante. 44 • Création et mise en place d’un dossier Le Plan Comptable 2 BASES - commande PLAN COMPTABLE Ab - p Ciel Comptabilité Simplifiée pour Windows est livré avec un plan comptable conforme au PCMN pour ASBL. Vous pouvez le modifier ou le supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur les comptes. Vous pouvez aussi en créer de nouveaux. Paramétrage des comptes. Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé dans d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable. Partie 9. Traitements annexes, § Sauvegarde des modèles de Plan Comptable. Un compte peut comprendre jusqu'à 11 caractères alphanumériques. Le premier caractère indique la classe. Les deux suivants indiquent la sous-classe. Suivant le PCMN, la classification se définie ainsi : - Classe 1 : Comptes de capitaux - Classe 2 : Comptes de valeurs immobilisées - Classe 3 : Comptes de stocks - Classe 4 : Comptes de tiers - Classe 5 : Comptes financiers - Classe 6 : Comptes de charges - Classe 7 : Comptes de produits. − Saisissez le compte puis l'intitulé en français et en néerlandais (ou autre) sur un maximum de 30 caractères. Onglet Options Classe : cette zone à cocher détermine s'il s'agit d'un compte général ou d'un titre (Classe ou sousclasse). Les titres créés seront décalés lors de l'affichage à l'écran de la liste des comptes. Type de dépenses : L’état des dépenses est conçu sur le paramétrage suivant des comptes : • Tous les comptes paramétré dans le plan comptable avec le type M sont repris dans le colonne Marchandises et Services. • Tous les comptes commençant par 62 sont repris dans la colonne Rémunération. • Tous les comptes paramétré dans le plan comptable avec le type S sont repris dans la colonne Services et Biens divers. • Tous les comptes de la classe 6, n’étant pas paramétrés comme de type M ou S et ne commençant pas par 62, sont repris dans la colonne Autres. • 45 Partie 3 Onglet Annexes Onglet Graphiques La visualisation graphique permet de distinguer l’évolution des écritures en brouillard, en simulation ou validées. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement d’écritures Partie 5. La tenue de votre comptabilité, § Les différents types de saisie. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures, à la fois en simulation, en brouillard et validées. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement d’écritures Les journaux 2 BASES - commande JOURNAUX Ab - j Le logiciel vous propose, par défaut, 12 journaux : AN Journal des A Nouveaux BQ1 Journal de banque 1 BQ2 Journal de banque 2 CS1 Journal de caisse 1 CS2 Journal de caisse 2 OD Journal des Opérations Diverses Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé. Le type de journal est ensuite précisé : • Opérations Diverses • Financiers Attention ! Dans la mesure où les identifiants bancaires Banque1, Banque2, Caisse1 et Caisse2 sont figés dans les Etats de dépenses et de recettes, sous les codes BQ1, BQ2, CS1 et CS2, il est important de ne pas modifier ces codes (le libellé correspondant peut bien entendu être modifié à loisirs). Au cas où d’autres codes seraient utilisés (p.e. ING, CBC, KB, …) ces comptes seront automatiquement centralisés dans la colonne « Autres Comptes ». 46 • Création et mise en place d’un dossier Gestion des comptes de contrepartie Le compte sera utilisé en saisie des financiers pour solder automatiquement par extrait les mouvements débiteurs et créditeurs. Cette contrepartie automatique s'effectuera automatiquement lorsque vous verserez votre saisie dans le brouillard. Exemple : Lors de la saisie des écritures de votre journal financier, vous pourrez saisir les dépenses et les recettes; pour équilibrer l'écriture, il suffira de cliquer sur la fonction "Brouillard" pour que le solde soit affecté au compte 551000 par exemple. Gestion des dates de clôture L'encodage d'une date de clôture par journal augmente la sécurité lors de l'encodage. En effet, il sera impossible d'enregistrer une pièce comptable dont la date est inférieure à la date de clôture. Cette date de clôture est indépendante par journal (ou générale). Cette date peut en outre être définie de manière précise (25/08/01 au lieu de 31/08/01 si on estime devoir ne clôturer le journal que jusqu'à cette date là). Pour activer cette zone, il faut activer la fonction Gestion des clôtures journaux dans le menu Dossier – Préférences comptables Contrôle de sécurité en modification de dates Menu Dossier - commande Modifier – sous-commande Dates d’exercice Lors d’un changement de dates d’exercice, Ciel propose la clôture des journaux et la validation de toutes les écritures antérieures à la date précédent la modification. Gestion des n° d’extraits Cette zone indique le numéro du dernier extrait. Ce numéro est remis à jour automatiquement lors de l'enregistrement des extraits bancaires Gestion des soldes Solde initial (pivot) : cette zone reprend le solde du journal après le dernier extrait ou le solde initial lors de l'enregistrement des prochains extraits • 47 Partie 4 La tenue de votre comptabilité La saisie des opérations diverses La saisie des financiers Automatiser la saisie des écritures Les modèles d’ecritures Partie 4 La saisie des opérations diverses 2 SAISIES - commande SAISIE OD (OPERATIONS DIVERSES) As - o Ce mode de saisie permet comme son nom l'indique d'enregistrer des opérations diverses (corrections, amortissements, salaires,...) Analysons les quelques différences par rapport aux autres modes de saisie : Journal : vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de l'icone ou de la touche F4 du clavier. La liste qui apparaît à l'écran présente les mêmes caractéristiques d'utilisation que celle du Plan Comptable et ne fait apparaître que les journaux du type financier ou OD Date d’écriture : date de l'opération sur laquelle vont être imputées les différentes lignes de l'écriture. Contrairement aux saisies des achats et ventes, la date d’écriture sera automatiquement imputée dans période correspondant à cette date (exemple : date d’écriture27/05/2002 correspondra à la période 05/2002) Pièce N° : sur 12 caractères alphanumériques. Il s'agit du numéro pièce que vous allez enregistrer. Ce n° de pièce sera incrémenté d'une unité à chaque nouvelle saisie d'un enregistrement. 50 • La tenue de votre comptabilité Numéro de compte: enregistrez directement le compte qui convient. Exemple : vous enregistrez le transfert de votre caisse à votre banque.: compte 580000. Libellé: mettez ici un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez. Débit : Montant du débit. Crédit : Montant crédit. Echéance : entrez la date d’échéance ou date de valeur de l'extrait. Cette zone concerne les comptes de Tiers (client/fournisseur). Si vous avez, dans le fichier clients / fournisseurs, entré le mode de règlement pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le programme calculera la date d'échéance et vous la proposera. Intitulé du compte : correspond au libellé du compte dans le plan comptable. Il ne peut être modifié et est renseigné à titre d’information. • 51 Partie 4 La saisie des financiers 2 SAISIES - commande SAISIE FINANCIERS As - f La première partie comporte les différents champs à saisir. La partie du bas regroupe les différentes fonctions d'utilisation (Brouillard, Valider, Simuler, Insérer, Effacer tout, Lettrer) communes à toutes les saisies. Vous avez la possibilité, d'appeler les listes Journaux, Plan Comptable et codes analytiques en cliquant sur les icônes situées en face des champs concernés ou encore d'utiliser la touche de raccourci : $. Le logiciel imputera automatiquement le compte banque associé à votre journal de banque : c'est le compte de contrepartie automatique (fichiers Journaux). Journal : vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de l'icône ou de la touche F4 du clavier. La liste qui apparaît à l'écran présente les mêmes caractéristiques d'utilisation que celle du Plan Comptable et ne fait apparaître que les journaux du type financier Date d’écriture : le logiciel vous propose la date "système" (date du jour que vous avez validée en rentrant dans le programme), date que vous modifierez en fonction de la date de l'extrait que vous allez enregistrez. Le programme contrôle la date que vous validez avec les périodes d’exercice comptable. 52 • La tenue de votre comptabilité Pièce N° : sur 12 caractères alphanumériques. Il s'agit du numéro d'extrait de banque que vous allez enregistrer. Ce n° de pièce sera incrémenté d'une unité à chaque nouvelle saisie d'un enregistrement financier. Solde de départ : il s'agit du solde du journal financier. Ce solde n'a aucune valeur comptable; il permet de contrôler l'encodage des différentes lignes d'écritures de l'extrait en comparant la valeur du solde final de l'extrait par rapport au solde initial. Vous pouvez à tout moment modifier le solde initial sans aucun impact sur votre comptabilité. La valeur du solde se trouve également dans le signalétique du journal. Lors d'une correction d'une écriture d'un journal financier, il sera toujours nécessaire de réintroduire le solde initial du journal avant correction de l'écriture ou d’exécuter la fonction « Recalcul du solde » (voir ci-après). le solde de départ peut être recalculer automatiquement en appuyant sur la touche "Solde". Cette fonction permet de reprendre le solde réel du compte financier associé au journal tel qu'il apparaît également dans le grand-livre . Date et N° de pièce : les éléments repris ici sont identiquement les mêmes que ceux apparaissant dans l'entête de l'écran de saisie. Ils peuvent être modifiés ligne par ligne permettant ainsi à l'utilisateur de gérer plusieurs extraits de banque en une seule saisie. La centralisation sera toutefois effectuée sur la date et le N° de pièce situé dans l'entête de l'écran de saisie. Numéro de compte: il existe deux cas : - enregistrez directement la charge (dépense) lors du paiement et ne saisissez pas les factures. Entrez ici le compte de charge (dépense) qui convient. Libellé : mettez ici un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez. Dépenses : Montant des dépenses engagées. Ce montant apparaît en négatif sur votre extrait bancaire. Recettes : Montant des recettes engagées. Ce montant apparaît en positif sur votre extrait bancaire. Numéro de pointage : voir Lettrage automatique sur numéro de pointage. Cette zone est un second "numéro de pièce" (repris ici du champ "numéro de pièce"). Lorsque vous choisissez une pièce à régler, le programme reprendra automatiquement le numéro de pointage de la facture à régler et il permettra de procéder au lettrage automatique sur numéro de pointage. En effet, si vous actionnez un tel traitement, le programme lettrera toutes les écritures d’un compte qui ont un même numéro de pointage. Echéance : entrez la date d’échéance ou date de valeur de l'extrait. Cette zone concerne les comptes de Tiers (client/fournisseur). Si vous avez, dans le fichier clients / fournisseurs, entré le mode de règlement pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le programme calculera la date d'échéance et vous la proposera. • 53 Partie 4 Automatiser la saisie des écritures Accélérer la saisie Ce tableau résume l'essentiel des manipulations qu'il vous est possible de réaliser afin d'accroître la rapidité de saisie de vos écritures. TYPES DE ZONES ACTION ou SIGNALISATION UTILISE POUR… <F4> ou < > ouvrir le calendrier * j Zones Date afficher la date du jour j+1, j+2, … calculer la date, suivant la codification indiquée, en fonction de la date du jour lun, mar,… saisir uniquement le jour de la date 01, 02, … <F4> ou < > * Zones numériques signes <+ - * /> <F4> ou < > Autres zones Grille de saisie * ouvrir Ciel Euro Calculette calculer directement en posant l'opération dans la zone (exemple : 325*20) ouvrir la liste des éléments contextuelle signaler une zone de saisie obligatoire <Tabulation> <Entrée> valider l'information saisie et passer à la zone suivante Double clic rendre active une colonne de la grille Les top 10 Listes représentant les dix premiers comptes et/ou libellés les plus utilisés dans votre comptabilité. Paramétrées au préalable, elles s'ouvrent automatiquement lorsque le curseur se place sur la zone concernée. Les opérations automatisées Les opérations accessibles par les boutons présents dans les grilles de saisie peuvent être activées en combinant la touche <Alt> et la lettre soulignée dans le titre du bouton. Lorsque le bouton [Intitulé du compte] est activé, le libellé du compte est repris automatiquement à la zone Libellé. Utilisé pour imputer automatiquement, au débit ou au crédit, une ligne de contrepartie par écriture (et non pas par extrait, voir bouton « Solder ») . Cette fonction est intéressante pour un journal de caisse où 54 • La tenue de votre comptabilité par exemple l’utilisateur souhaiterait voir apparaître dans le grand-livre le détail de toutes les écritures et non pas uniquement le solde des extraits ou des mouvements (fonction appréciée par la profession comptable et l’Administration !) Un montant total pour le débit et un montant total pour le crédit regroupant l’ensemble des écritures relatives au mouvement seront automatiquement imputés dans le compte de contrepartie affecté au journal (« Bases – Journaux »). Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte − Afin que le logiciel renseigne la zone Libellé de chaque ligne d’écriture par le libellé du compte qui lui est affecté, cliquez sur le bouton [Intitulé libre], présenté en haut de la fenêtre de saisie. Le libellé du bouton se transforme alors en [Intitulé du compte]. Dès que vous imputez un numéro de compte à une ligne d’écriture, son libellé est automatiquement proposé à la zone Libellé. Vous pouvez toutefois le modifier ou le compléter. Pour conserver cette disposition d’une session à l’autre et pour tous les modes de saisie : − cochez l’option Libellé de l’écriture=intitulé du compte dans les PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER. Manipulation de la liste des écritures Cette liste récapitule tous les mouvements établis lors de la saisie. Il est possible d'accéder au détail d'un mouvement en cliquant sur l'onglet Lignes ou encore en doublecliquant sur ce mouvement dans la fenêtre des mouvements. Le mouvement ainsi sélectionné va se colorer de gris pour permettre son repérage dans la liste des écritures. La fenêtre de saisie s'affiche alors. • 55 Partie 4 Les écritures peuvent se trouver dans l’un des quatre états suivants : • Le mouvement est enregistré dans un brouillard de saisie. La couleur des informations est grise. La lettre B est affichée à la zone Val. • Le mouvement est enregistré dans un brouillard de simulation. Les informations sont également affichées en gris mais à la zone Val. est présentée la lettre S. • Les informations se colorent en vert lorsque les écritures se trouvent "basculées" dans la grille de saisie. Cette situation est rappelée dans la colonne Val. par la lettre L. • Lorsque la couleur des informations d’un mouvement est rouge, cela signifie que le mouvement en question est validé. Il est donc impossible de le transférer en saisie d’écritures pour y subir une modification. C’est la lettre V qui est affichée dans la colonne Val. Recherche guidée sur les écritures Cette fenêtre de sélection de critères préétablis vous permet d'obtenir un grand nombre de combinaisons de recherches. − Placez le pointeur de la souris sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements ou lignes). − Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche rapide. Attention ! 56 • La tenue de votre comptabilité Si vous laissez "vide" l'une des zones de la fenêtre Recherche rapide, c'est l'intégralité du fichier qui est pris en compte pour le critère concerné. Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, n° de pièce − Vous pouvez obtenir les écritures correspondant à un journal en cliquant sur la zone Pour le journal et en indiquant le code de journal concerné. − Si vous souhaitez obtenir les écritures de compte à compte, cochez les zones concernées puis renseignez l'intervalle de comptes. − Procédez de même pour les dates sur les zones De la date et à la date. Recherche réalisée sur les montants La recherche peut être effectuée sur le montant, le crédit ou le débit. − cochez l'un des choix proposés. − Déterminez le critère souhaité (inférieur, égal ou supérieur) puis indiquez la somme. − Une fois les critères établis, cliquez sur [Ok] pour lancer la recherche. Le résultat de la recherche est instantané. • 57 Partie 4 − Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les montants pour votre recherche, cochez la zone Pas de test sur les montants. La recherche ne prend alors en considération que les éléments indiqués précédemment. Recherche personnalisée sur les écritures − Placez le pointeur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements ou lignes). − Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. Exemple Recherche des écritures validées pour le compte FOURNITURES. − Indiquez le nom de votre recherche sur la zone Nom de la requête. − Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Compte, case sur laquelle vous voulez poser un critère. − Dans la fenêtre de paramétrage des conditions, placez le curseur sur la ligne Critère 1 de la colonne Condition. − Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des conditions proposées et choisissez Egal à. − Notez sur la colonne Valeur 1, FOURNITURES pour limiter votre recherche à ce compte. − Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la condition ainsi définie. − Placez le curseur, à présent, sur la colonne Val et procédez de la même façon que pour la colonne Compte en indiquant V (pour validé) sur la colonne Valeur 1. La colonne Valeur 2 n'est utilisée qu'avec la condition Compris entre. Les conditions Contient et Ne contient pas ne peuvent être utilisées que sur des champs alphanumériques, c'est-à-dire toutes les zones sauf Montant, date, taux devise, débit, crédit. Sauvegarder les critères de recherche 58 • − Une fois les conditions définies, vous pouvez enregistrer votre paramétrage de recherche en cliquant sur [Enregistrer]. − Vous retrouvez la liste des recherches en sélectionnant l'onglet Recherches enregistrées. − Pour activer une recherche, double-cliquez sur celle concernée dans la liste hiérarchique. − Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou encore renommer une requête à l'aide des boutons situés à droite de la fenêtre Recherches enregistrées. Partie 5 Les impressions avec Ciel Compta Principes généraux Imprimer un état Imprimer une liste Le générateur d’états Partie 5 Principes généraux Les différents types d'impression Les états standards Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondantes présentées dans la barre de navigation. On distingue deux types d'états : • les éditions comptables (Grand-livre, Balance, Journaux, etc.), • les documents plus spécifiques au suivi de gestion des clients (relance, mailing, encours clients, échéancier). Cette partie présente les principes généraux d'impression des états. Pour les critères de sélection de chaque état, reportez-vous à la Partie 6. Les éditions. Le générateur d’états Ciel Compta propose une liste importantes d'états comptables prédéfinis. Les listes Les listes correspondent aux éléments des fichiers de bases : plan comptable, journaux, budgets, devises et écritures. Pour imprimer une liste, vous devez : − dans un premier temps, activer la commande correspondante puis cliquer sur le bouton [Imprimer]. − dans un second temps, sélectionner les éléments que vous souhaitez prendre en compte à l'impression. Les grilles de saisie Le contenu des grilles de saisie (commandes du menu SAISIES) peut être édité. Pour lancer l'impression d'une grille de saisie, vous devez donc, tout d’abord, activer une commande permettant la saisie d'écritures. − Saisissez votre écriture puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. Configurer votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta, doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DEMARRER, PARAMETRES et IMPRIMANTES. Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisir une imprimante Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta pour Windows celle que vous voulez utiliser. 60 • Les impressions avec Ciel Compta Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre suivante s'affiche en fin de procédure. − Cliquez sur le triangle de sélection présenté à la fin de la zone Imprimante. Dans notre exemple, plusieurs imprimantes étant paramétrées, la liste est affichée. Il suffit alors de sélectionner celle qui convient. Lorsque vous imprimez en mode Brouillon, une fois l'imprimante sélectionnée, vous pouvez accéder à la zone Driver rapide pour sélectionner celui qui convient. Le mode Aperçu avant impression Afin que vous puissiez contrôler les résultats avant de lancer l’impression sur papier, vous pouvez obtenir un aperçu avant impression pour les éléments suivants. Les listes − Sélectionnez une des commandes du menu BASES, − cliquez sur le bouton [Imprimer], − procédez à la sélection des critères à imprimer puis cliquez sur [Ok]. § Imprimer une liste. Les grilles de saisie − Sélectionnez un des modes de saisie proposés au menu SAISIES, − cliquez sur le bouton [imprimer] de la grille de saisie. A ce niveau, vous est proposé d’obtenir une impression en euros ou une impression en francs indépendamment de la monnaie utilisée pour le dossier. − Sélectionnez l’option de votre choix. − Sélectionnez une des commandes du menu ETATS, hormis GENERATEUR D’ETATS, EDITIONS ETATS SAUVEGARDES, − cliquez sur le bouton [Aperçu] de la fenêtre de sélection des critères de l'état. Les états CHAINEES et La première page de l’édition est automatiquement présentée. La page est proportionnelle à la largeur de la fenêtre Aperçu. D’ailleurs, si vous réduisez ou augmentez cette fenêtre, à l’aide de la souris, vous constatez que la taille de l’édition présentée se modifie également. • 61 Partie 5 Consulter d’autres parties de l’édition de la fenêtre Aperçu Faire défiler l’édition à l’intérieur de la fenêtre − Cliquez sur un des boutons présentés dans l’ascenseur vertical à droite dans la fenêtre. Réduire et agrandir la page Dans la barre de titre, vous pouvez modifier le format de l'édition en cliquant sur les icones concernées : Pour augmenter l'affichage de l'édition. Pour réduire l'affichage de l'édition. Vous pouvez aussi choisir directement un pourcentage par la zone Zoom. Consulter les autres pages de l'édition Votre édition comporte plusieurs pages et vous souhaitez consulter une page en particulier : − cliquez sur le bouton [Aller à] ou activez la commande Aller à la page par le menu CONTEXTUEL, − indiquez le numéro de la page que vous voulez afficher puis cliquez sur [Ok]. − Cliquez sur cette icône pour éditer votre état. L'édition obtenue correspond à une impression graphique. L'état comporte divers éléments typographiques comme les encadrés, le gras sur les titres, etc. Imprimer l’édition − Par défaut, l'intégralité des pages de l'état est imprimée ; indiquez l'intervalle de pages que vous souhaitez éditer. − Si vous voulez plutôt obtenir une édition de type brouillon, imprimez l'état en cliquant sur le bouton [Brouillon] dans les fenêtres de sélection des critères des états. Archiver une édition Lorsque vous consultez un état en mode Aperçu, vous avez la possibilité de le sauvegarder par l'option Sauver sous du menu CONTEXTUEL. Cette option est accessible également en cliquant sur l'icône concernée. − Saisissez le nom du fichier sur 8 caractères maximum. L'extension .CRF est automatiquement attribuée au nom du fichier. − Validez la sauvegarde de l'état en cliquant sur le bouton [Enregistrer]. Le logiciel procède, par défaut, à l'enregistrement du fichier dans le répertoire du dossier sur lequel vous travaillez. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier dans un autre dossier. − Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de la zone Dans et sélectionnez le répertoire de votre choix. Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de sélection des critères des états ou à partir de la commande ETATS SAUVEGARDES du menu EDITIONS. 62 • Les impressions avec Ciel Compta La fenêtre Impression Que vous imprimiez une liste, une grille de saisie ou un état, la fenêtre Impression est toujours présentée en fin de procédure ; elle vous permet de : − • choisir une autre imprimante que celle déclarée par défaut, à la zone Imprimante, • définir les paramètres d’impression tels que le format de page, l’orientation, la résolution, etc., en cliquant sur le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Imprimante, • choisir un driver d’imprimante pour une impression "brouillon" à la zone Driver rapide, • définir les paramétrages imprimantes (séquence d’échappement sous Dos) pour obtenir les impressions en mode brouillon, par le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Driver rapide, • choisir les pages que vous voulez imprimer en indiquant le numéro de la première page et celui de la dernière. Vous validez les options et l’impression sur papier en cliquant sur le bouton [Ok]. • 63 Partie 5 Imprimer un état Choisir les écritures à imprimer Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS sauf GENERATEUR D’ETATS, ETATS SAUVEGARDES et IMPRESSIONS CHAINEES, une fenêtre est tout d’abord présentée dans laquelle vous définissez les critères de sélection des écritures à imprimer. Dans la plupart des éditions, les critères suivants sont généralement proposés. Dates La sélection des écritures sur la date est proposée dans la plupart des éditions. Par défaut, l'intervalle de dates correspond à l’exercice défini dans les paramètres du dossier. Vous pouvez modifier ces valeurs en saisissant directement la nouvelle période à prendre en compte. Editer en euros (uniquement pour les dossiers gérés en francs) Ce critère permet d'obtenir les états avec des montants en euros dans un dossier géré en francs. La mention Converti en euros s'affiche alors en haut à droite de l'état. Ecritures en brouillard Lorsque l'option est cochée, les écritures enregistrées dans le brouillard sont également sélectionnées. Ecritures en simulation De la même manière, vous pouvez intégrer à l'état, les écritures de simulation enregistrées dans le brouillard. Outre ces critères, selon l’édition que vous demandez, d’autres viennent s’y ajouter. Nous les décrivons en détail pour chacun des états. Consulter l’état à l’écran Une fois les critères de sélection de l’édition validés, cliquer sur ce bouton présente automatiquement l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier, dans une fenêtre nommée Aperçu. Vous pouvez ainsi contrôler les écritures et les informations qu’elle contient. Ouvrir un état sauvegardé Vous pouvez consulter, à tout moment, à partir des fenêtres de sélection des critères, les états sauvegardés en cliquant sur l'icône concernée ou plus globalement par la commande ETATS SAUVEGARDES du menu EDITIONS. L'archivage des états s'effectue dans la fenêtre Aperçu. 64 • Les impressions avec Ciel Compta Choisir le mode d'impression Deux modes d'impression vous sont proposés lorsque vous voulez imprimer un état sur papier. L'impression soignée Valable dans le cas où vous souhaitez obtenir une impression graphique de vos états, c'est-à-dire présentée essentiellement avec des encadrés grisés. En fonction des éléments graphiques qu'elle contient, l'impression est un peu plus longue qu'une impression rapide. Destinez-la à des sorties finales de documents. L'impression rapide Ce mode d'impression vous permet d'imprimer plus rapidement les états. Les impressions papier obtenues sont dépourvues des éléments graphiques que l'on retrouve en lançant une impression soignée. Il est possible que vous rencontriez quelques problèmes lors du lancement des impressions de type "rapide". Ces problèmes peuvent être solutionnés en appliquant les instructions décrites ci-dessous. Sous les environnements Windows 95, 98 − Activez les menus DEMARRER, PARAMETRES puis IMPRIMANTES à partir de Windows. − Cliquez sur l'icône représentant l'imprimante par défaut. − Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés. − Sélectionnez l'onglet [Détails] puis le bouton [Paramètres du « spouleur »], situé au bas de la fenêtre. − Dans la zone Format de données, remplacez EMF par RAW. − Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé au bas de la fenêtre. Sous un environnement NT4 − Activez le menu DEMARRER puis les commandes PARAMETRES puis IMPRIMANTES. − Cliquez sur l'icône de l'imprimante que vous utilisez. − Choisissez la commande PROPRIETES du menu FICHIER ou CONTEXTUEL. − Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression]. − Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW. − Cliquez sur [Ok]. • 65 Partie 5 Imprimer une liste Pour imprimer une liste d'éléments (du menu BASES), vous devez : − activer la commande correspondante (exemple : menu BASES, commande JOURNAUX), − cliquer sur le bouton [Imprimer]. Dans le cas de la liste du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de sélection permettant d'obtenir l'édition partielle du plan comptable en choisissant l'option Partiel. Imprimer la liste par défaut Avant d'imprimer la liste, vous devez déterminer quelles informations seront éditées et comment. Cette disposition vous permet d'imprimer des listes personnalisées répondant à vos besoins. Sélectionner les zones − Activez l'onglet Données. − La colonne de gauche regroupe la liste des zones contenues dans la fiche de la base concernée. Pour concevoir votre édition, il suffit d'intégrer les zones, dans l'ordre d'affichage, en sélectionnant un des éléments de la colonne de gauche et en appuyant sur le bouton [Ajouter] ou en double-cliquant sur l'élément concerné. 66 • Les impressions avec Ciel Compta Définir les propriétés Après avoir sélectionné les zones à prendre en compte dans l'édition, vous avez la possibilité de définir leurs caractéristiques. − − Dans la colonne de droite, placez le curseur sur le titre de la zone. Cliquez sur le bouton [Propriétés]. − Les données Nom et Type vous renseignent sur le nom de la zone définie dans le logiciel et le type : N pour numérique, C pour caractère. Vous ne pouvez pas modifier ces zones. Dans la zone Longueur est indiqué, par défaut, le nombre maximum de caractères défini pour la zone concernée. Vous pouvez modifier cette valeur si vous souhaitez obtenir une largeur plus ou moins importante de la colonne. La zone Nombre de décimales est exclusivement réservée aux zones de type numérique. Elle permet de déterminer le nombre maximum de chiffres autorisés après la virgule. Dans la zone Description, la dénomination utilisée dans le logiciel pour la zone concernée est indiquée par défaut. Pour les besoins de votre édition, vous pouvez indiquer un autre nom que celui repris par défaut. Celui-ci apparaît en titre de colonne. Sauvegardez le paramétrage des propriétés en cliquant sur [Ok]. Imprimer une liste avec critères avancés − − − − − En plus d'une simple sélection des données, il est possible de redéfinir les pages de l'édition en posant des ruptures, notamment au niveau des comptes. Après sélection des zones, cliquez sur l'onglet Avancée. Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez définir les critères. Pour les données de type numérique, vous pouvez définir une totalisation. Par exemple, s'il s'agit du plan comptable, les sommes sont globalisées compte par compte. Les ruptures permettent de regrouper les éléments. Par exemple, par racine, pour les comptes. Ainsi, si vous cochez Rupture sur, indiquez le nombre maximum de caractères sur lequel s’effectue la rupture. Cochez éventuellement les zones Affichage en début de rupture et Affichage en fin de rupture. Ces zones situent la rupture. Les éléments présents dans la liste sont, par défaut, triés. Si vous avez défini des ruptures sur un ou plusieurs éléments pouvant être triés, il est préférable de cocher la zone Construction d'un index temporaire avec les ruptures. Le fait de cocher cette zone annulera, pour les besoins de l’édition, le trié établi par défaut afin de ne prendre en compte que les éléments ayant été définis avec des ruptures. Onglet Paramètres − Sur la zone Titre de l'état est affiché, par défaut, le nom du fichier tel qu'il est nommé dans le logiciel. Si vous ne voulez pas conserver le titre proposé par défaut, supprimez-le puis saisissez-en un autre. Si vous saisissez un nom sur la zone Edité par, celui-ci figurera au bas de la dernière page de l'impression. Sauvegarder la sélection − − Avant de visualiser votre édition, vous pouvez sauvegarder le paramétrage des critères avancés que vous venez d'effectuer. Cliquez sur le bouton [Sauver]. Saisissez le nom de la sauvegarde du paramétrage effectué et cliquez sur [Ok]. • 67 Partie 5 Par la suite, pour obtenir de nouveau un des paramétrages ainsi sauvegardés, il vous suffit de cliquer sur le triangle de sélection situé au bas de la fenêtre Données, onglet Données. 68 • Les impressions avec Ciel Compta Le générateur d’états 2 ETATS - commande GENERATEUR D'ETATS Ae - t Les modèles d'états prédéfinis Le générateur d'états comporte de nombreux états prédéfinis. Les états secondaires sont des états complémentaires aux états de base. Les nouveaux états repris dans cette rubrique sont généralement complets et détaillés. Chaque état est repris dans une catégorie distincte qui peut être appelée via "l'ascenceur" en regard du "Groupe d'états". Tous ces états font appels à des fichiers distincts (seuls ou associés à d'autres) en fonction de leur besoin (fichier des écritures, des comptes, des codes analytiques,...). Visualiser un état à l'écran − Dans la liste prédéfinie, sélectionnez l'état à visualiser. − Cliquez sur le bouton [Ecran]. − Suivant l'état sélectionné, renseignez les critères demandés (exemple : intervalle de dates). Imprimer un état à partir du générateur Lancer l’édition − A partir de la fenêtre Liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état à éditer puis appuyez sur le bouton [Imprimer]. − Vous devez renseigner certaines valeurs selon l'état que vous souhaitez obtenir ; ces valeurs peuvent concerner l'intervalle de dates dans le cas, par exemple, de l'état prédéfini "grand-livre échéances" ou encore les N° de comptes clients ou fournisseurs s'il s'agit du modèle "Liste des tiers". • 69 Partie 5 Facturiers Financiers / OD : permet l'édition des journaux dont les écritures ont été saisie via les journaux financiers ou opérations diverses. Ces écritures sont triées par numéro de pièce et par date. Etat des dépenses Présente les dépenses faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté Royal du 30 décembre 2003. Etat des recettes Présente les recettes faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté Royal du 30 décembre 2003. Totaux Présente le total des dépenses et des recettes faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté Royal du 30 décembre 2003. 70 • Partie 6 Traitements et éditions La centralisation Les rappels Les éditions Partie 6 La centralisation (validation du brouillard) 2 TRAITEMENTS - commande CENTRALISATION At - c Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier. Si des erreurs d’imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une contrepassation. § Contrepasser un mouvement. Vous allez choisir tout d’abord les mouvements devant être validés en définissant les critères de sélection suivants : − Définissez le type de validation en sélectionnant une des deux options : Globale : tous les mouvements enregistrés dans le brouillard de saisie dont la date est comprise dans la période définie seront validés. Journal : seuls les mouvements imputés au journal, dont vous indiquez ensuite le code, seront sélectionnés pour la validation. − Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez l’option Inclure les écritures en simulation. Par défaut, la période de saisie, définie dans les paramètres du dossier, est proposée comme intervalle de Dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez les modifier. Vous pouvez aussi demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l’intervalle que vous définissez aux zones Mouvements Début et Fin. Exemple Vous voulez effectuer la validation des mouvements imputés au journal de banque à la date de votre dernier extrait bancaire. − Définissez tout d’abord le code du Journal. − A la zone Dates Fin, saisissez la date de votre dernier extrait bancaire. − Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Ok]. Compte tenu de l’irréversibilité du traitement, il vous est demandé de confirmer une deuxième fois la validation. Cliquez sur [Oui]. − Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok]. Les écritures validées sont affichées en rouge dans la liste des écritures et sont codifiées par la lettre V. − 72 • Traitements et éditions Rappels Traitements - commande Rappels At–r Cette commande ouvre la fenêtre Rappels proposée par défaut lorsque vous ouvrez une société. • Pour refuser l’ouverture de cette fenêtre automatiquement, décochez l’option Exécuter la boîte de dialogue des rappels dans les préférences comptables. menu Dossier § Préférences - Préférences comptables onglet Au démarrage. • A partir de cette commande, vous définissez l'ensemble des tâches que vous devez effectuer à une date et une heure de votre choix. La fenêtre principale des rappels présentée ci dessous, établit la liste les tâches à effectuer. Cliquez sur le triangle de sélection pour faire apparaître la liste des filtres possibles. Dans cette zone vous obtenez le détail lié au rappel. Les • • • • rappels sont caractérisés par : un libellé : nom du rappel, un type : tâche, abonnement, facture clients, factures fournisseurs, une date d’échéance, une heure d’échéance. La liste des rappels s’affiche en fonction de la date déterminée. Par défaut, c’est la date du jour qui s’inscrit. • Pour changer la date, cliquez sur le triangle de sélection, le calendrier s’affiche. • Pour revenir aux tâches du jour, cliquez sur le bouton [Aujourd’hui]. • Pour rafraîchir la liste, cliquez sur le bouton [Réactualiser]. • 73 Partie 6 La zone Filtres permet d’indiquer des paramètres d’affichage. • Cliquez sur le triangle de sélection pour faire apparaître la liste des filtres possibles. Exemple Il est possible de n’afficher que les tâches, les abonnements, ou encore les factures clients. Le menu contextuel Pour accéder au menu des opérations que propose la fenêtre Rappels, faites apparaître le menu Contextuel en cliquant sur le bouton droit de votre souris. Création d’une nouvelle tâche Pour définir une tâche, vous pouvez cliquer directement sur le bouton [Nouvelle tâche] ou faire apparaître le menu Contextuel en appuyant sur le bouton droit de votre souris. La fenêtre Définition d’une tâche apparaît. Dans cette zone, définissez les caractéristiques de la tâche à réaliser. Ces éléments seront repris dans la zone du bas de la fenêtre Rappels. • • • • • • 74 • Renseignez les zones suivantes : Objet : il s’agit du titre de la tâche qui sera rappelé dans les rappels. La zone de texte au-dessous vous permet d’en préciser la nature et les caractéristiques. Echéance : Dans cette zone, indiquez la Date et l’heure. Vous disposez du Calendrier en cliquant sur le triangle de sélection. Validez la création de la tâche en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous souhaitez quitter cette fenêtre sans enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton [Annuler]. Traitements et éditions Validation d’une échéance Lorsque la date d'échéance de l'écriture en attente correspond à la date du jour, elle est alors présentée dans la fenêtre rappels. A ce stade, vous pouvez valider l'écriture en comptabilité. Pour ce faire : • Cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu CONTEXTUEL. ---- Choisissez la commande Encaisser cette facture. • S'ouvre une fenêtre vous avertissant que cette fonction a pour but de valider et de lettrer définitivement l’écriture. • Cliquez sur [Oui] pour poursuivre l’opération. • Le menu CONTEXTUEL vous permet aussi d’accéder au détail concernant votre facture. • Pour cela, cliquez sur Détail de cette facture. S’ouvre alors, le masque de saisie de votre facture. Cette fenêtre vous permet de visualiser uniquement votre facture. • Vous ne pouvez pas modifier les éléments. Cependant vous pouvez les imprimer. Pour ce faire, cliquez sur le commande Imprimer cette facture. • Le menu contextuel vous permet aussi de relancer le client en retard de paiement. • Sélectionnez pour cela la commande relancer le client par courrier. • Vous obtenez la fenêtre aperçu avant impression de la lettre de relance. A ce stade, Ciel Compta Evolution vous propose d’incrémenter ou non le niveau de relance de la facture. • Depuis cette fenêtre vous pouvez imprimer votre lettre de relance ou l’envoyer par e-mail à votre client. menu Etats § Relances clients. Modification d’une tâche Il est possible de modifier ou d’effacer les tâches existantes. Le principe de la modification est le même qu’en création de tâche. • Sélectionnez la tâche à modifier • Cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez dans le menu CONTEXTUEL la commande Modifier cette tâche et apportez les modifications nécessaires. Faites apparaître le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit de votre souris. • 75 Partie 6 La commande tâche terminée permet d’indiquer que l’action est achevée. En cliquant sur cette option, la tâche disparaît de la liste. • Pour fermer la fenêtre de Rappels, cliquez sur le bouton [Quitter]. 76 • Traitements et éditions Les éditions Le Grand-livre 2 ETATS - commande GRAND-LIVRE Ae - g Choisissez tout d'abord le type de Grand-livre à imprimer. Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types proposés. Global Dans l’édition globale,le logiciel affichera une ligne globale de débit et une ligne globale de crédit, par journal et par mois pour les comptes si vous avez demandé la centralisation d’édition des racines de comptes. Bien entendu, toutes ces centralisations n’affectent que la présentation de l’édition. Vous avez accès aux racines préparamétrées au menu DOSSIER, commande Modifier, icône Racines de comptes. Partiel D'un compte à un autre (plages de comptes) ou d'une classe (ou sous-classe, avec radical de deux caractères contre un pour une classe) à une autre classe (ou sous-classe). Pour un journal Cette édition filtre les écritures figurant au Grand-livre, en n’affichant que celles passées sur le journal déterminé. Vous pouvez ne sélectionner qu'en partie les comptes. Série de comptes Sélectionnez l'option Série de comptes et cliquez sur le bouton [Série] pour obtenir la fenêtre de paramétrage des comptes. Ainsi, vous obtiendrez exclusivement le Grand-livre des comptes que vous avez indiqués. Pour chaque édition du Grand-Livre, le logiciel vous propose d’inclure ou non les comptes soldés, les écritures lettrées, les écritures en brouillard, en simulation. Vous pouvez également obtenir l'affichage des cumuls antérieurs, des sous-classes et des soldes par période. Pour déterminer qu'un compte est soldé, le logiciel prend en compte toutes les écritures et pas seulement celles comprises dans la période indiquée pour l'édition. La Balance 2 ETATS - commande BALANCE Ae - b Cette commande permet d'obtenir l'édition des balances générales, clients, fournisseurs ou encore des racines de TVA. Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés : • 77 Partie 6 • pour une classe • globale • partielle : de compte à compte ou de sous-classe à sous-classe ou d'une classe à une classe. • simplifiée (uniquement avec des totaux de sous-classes (radicaux de trois chiffres). Dans cette édition, les reports à nouveau, inclus dans les chiffres comptables, sont extraits et présentés dans une colonne séparée, de façon à ce que les colonnes "cumul débit" et "cumul crédit" ne totalisent que les mouvements de l’exercice. Il faut pour cela que les écritures de report à nouveau aient été saisies dans le journal de report à nouveau, indiqué au menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Valeurs par défaut. Les Journaux 2 ETATS - commande JOURNAUX Ae - j Cette commande permet d'imprimer les écritures du ou des journaux de votre choix avec ou sans les écritures en brouillard. Le logiciel vous demande le code journal. Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés. Journal centralisateur C’est une édition de contrôle qui paraphé. vous permet de sortir des cumuls à reporter au journal côté et Journal centralisateur par mois/journal Dans cette édition, les critères sont classés d’abord mois par mois, puis, à l’intérieur de chaque mois, sont affichés les totaux mensuels des journaux. Journal centralisateur par journal/mois Ce journal centralisateur va éditer, pour chaque journal, et pour chaque mois de la période demandée, le total des écritures débit et le total des écritures crédit en excluant les écritures au brouillard. 78 • Partie 7 Opérations de fin d’année Les opérations de fin d’année La clôture – réouverture de l’exercice Partie 7 Les opérations de fin d'année Recommandations à observer avant la clôture Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer l'opération de clôture : Sauvegardez les données de votre dossier Avant de clôturer l’exercice, il est IMPERATIF de sauvegarder votre dossier sur disquettes ou autre support. En l’absence de sauvegarde, aucune opération ne permettra de récupérer les écritures antérieures à la clôture définitive. Réindexez vos fichiers La réindexation réorganise vos fichiers et optimise ainsi le temps de traitement de la clôture. Vérifiez l'intégrité des données Le lancement de la commande INFORMATIONS-RESSOURCES au menu ? permet de vérifier la cohérence de vos fichiers. Si vous constatez des anomalies après avoir édité vos états, vous pouvez lancer la commande REPARATION de ce menu. Validez les écritures La clôture ne s'effectue que si toutes les écritures dont la date est antérieure à la date de clôture sont validées. Toutes les écritures en « Simulation » seront également effacées. Si des écritures antérieures à la date de fin d'exercice sont dans le brouillard, vous ne pourrez pas lancer la clôture. Vous devez donc procéder à la validation du brouillard. 80 • Opérations de fin d’année Les principes de la clôture La fin d'exercice, opération traitée automatiquement par le logiciel, génère pour la date de clôture que vous choisissez (par exemple : 31/12/2001), un mouvement d’écritures soldant les comptes de charges et de produits et mouvemente également (si l’affectation du résultat n’a pas été faite) le compte de Résultat (compte paramétré par défaut au menu Dossier, commande Modifier, icône Valeurs par défaut). La clôture et la réouverture sont deux opérations s'effectuant l’une à la suite de l’autre. La clôture - réouverture de l'exercice Suite à la réouverture, les écritures sont reprises dans le mouvement de réouverture du journal paramétré en tant que journal des A Nouveaux dans le menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Valeurs par défaut. L’opération de fin d'exercice a pour conséquences : • de supprimer toutes les écritures de l’exercice précédent, • de générer dans le journal des A Nouveaux un mouvement d’écritures de report à nouveau, pour tous les comptes d’actif et de passif (comptes de la classe 1 à 5, suivant les classes indiquées en paramétrage du dossier, • de changer automatiquement les dates d'exercice. La saisie sur deux exercices Si vous n'avez pas clôturé un exercice (année N) et que vous avez entamé l'exercice suivant (année N+1), il vous est possible de tenir à la fois la comptabilité de l'exercice en cours et du nouvel exercice. En ce qui concerne le paramétrage des dates d'exercice, au menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Dates d'exercice, vérifiez les dates du nouvel exercice (N+1) et entrez une période de saisie couvrant la nouvelle année. Pour les éditions concernant le nouvel exercice (si la clôture n'a pas été faite), il faut distinguer les comptes de bilan (classes 1 à 5 du PCMN) des comptes de charges et produits (classes 6 et 7). En effet, pour ces derniers, vous devez spécifier, en date d'édition, le premier jour du nouvel exercice (01/01/N+1 par exemple) jusqu'à une date de votre choix ; ceci afin de ne pas inclure, dans les comptes, les montants afférents à l'exercice non clôturé (année N). • 81 Partie 7 La clôture - réouverture de l'exercice 2 TRAITEMENTS - CLOTURE D'EXERCICE At - fc Une fois les recommandations de pré-clôture observées, vous pouvez lancer l'opération. La clôture décompose les différents paramètres qu'il faut nécessairement contrôler, étape par étape. Etape 1 : Vérification de la date de clôture − Commencez par valider la date de clôture de l’exercice. La date proposée par défaut est le jour qui suit la fin d’exercice de l’année N renseignée dans les paramètres généraux. Etape intermédiaire : Contrôle de l'existence des écritures non validées Vous passerez par cette étape si le logiciel détecte que des écritures subsistent encore au brouillard ou en simulation. Le logiciel vous signale alors que la clôture ne peut être effectuée et vous invite à suivre ses instructions. Si Ciel Compta pour Windows ne détecte aucune écriture en brouillard, vous passerez directement de l’étape 1 à l’étape 2. Etape 2 : Sauvegarde des données En l’absence de sauvegarde des données, aucune opération ne permet de récupérer les écritures antérieures à la clôture. − 82 • Si vous n’avez pas encore effectué de sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton [Sauvegarder] de la fenêtre. Opérations de fin d’année − Vérifiez ensuite la qualité de votre sauvegarde en créant un nouveau dossier temporaire et en effectuant une restauration − Procédez à la vérification des journaux, des comptes et des racines paramétrés par défaut. Si vous constatez une anomalie, suivez les instructions affichées à l’écran. Etape 3 : Vérification des comptes Etape 4 : Lancement de la clôture Il existe deux types de clôture : la clôture provisoire et la clôture définitive. La clôture provisoire peut être répétée autant de fois que souhaitée. Les écritures de réouverture seront imputées en écriture de simulation (tenez en compte éventuellement lors de vos éditions) et les historiques entièrement conservés jusqu’à la clôture définitive. Cette opération ne comporte aucun risque. A l’inverse la clôture définitive, supprime les historiques et génère un mouvement de réouverture en « brouillard ». Cette opération est irréversible et ne devrait être réalisée qu’après avoir effectué un backup. • 83 Partie 8 Gestion des dossiers La sauvegarde et la restauration des données e-Sauvegarde Gestion des dossiers Informations techniques sur votre dossier Historique des clôtures Gérer les utilisateurs Partie 8 La sauvegarde et la restauration des données La sauvegarde 2 UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE Au - s Cette procédure a pour but d’effectuer la sauvegarde des données vers une autre unité (disquette, disque dur...). Cette opération est essentielle : une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du logiciel en cours d’exécution, une suppression malencontreuse de données... peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours ou des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet de récupérer les données. Il est impératif de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données : chaque société doit avoir son propre jeu de disquettes et il est également préférable d’utiliser deux jeux de disquettes par société : • un jeu pour la sauvegarde des jours pairs, • un jeu pour la sauvegarde des jours impairs. La sauvegarde a pour effet de faire une copie, et non un transfert, des données du disque dur sur une ou plusieurs disquettes, ce qui signifie qu’après sauvegarde, vos données figurent à la fois sur le disque dur et sur les disquettes. Le fait d’effectuer une sauvegarde n’oblige absolument pas à effectuer une restauration dès lors que vous souhaitez réutiliser Ciel Compta pour Windows. Procédure − Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, munissez-vous au préalable du jeu de disquettes nécessaire. − Ouvrez le dossier dont vous voulez sauvegarder les données. − Activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES. S’ouvre la fenêtre Sauvegarde compressée. − Par défaut, il vous est proposé de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A :. Si le nom du lecteur de disquettes est différent ou encore si vous voulez sauvegarder les données sur un autre disque ou support, modifiez les informations à la zone Nom. Vous pouvez aussi cliquer sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le support. Vous pouvez modifier le nom donné automatiquement par le programme tout en ayant soin toutefois de conserver l’extension AHC. − La zone Desc. (pour description) est renseignée par la date à laquelle est effectuée la sauvegarde, soit par défaut la date du jour. Ces informations seront rappelées lors de la restauration du dossier. Vous pouvez les modifier. − Validez les informations par [Ok] pour lancer la procédure. 86 • Gestion des dossiers Sauvegarde sur disquettes − Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, Ciel Compta pour Windows présente alors un message vous demandant d’insérer la première disquette dans le lecteur. − Insérez-la et confirmez par [Ok]. Si la disquette contient déjà des fichiers (de sauvegarde ou non), Ciel Compta le détecte et vous propose les options suivantes : [Répéter] Si vous voulez conserver les données se trouvant sur la disquette, cette option vous permet de changer la disquette insérée dans votre lecteur avant de relancer la procédure. [Effacer] Toutes les données se trouvant sur la disquette seront effacées avant de sauvegarder les données du dossier. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, le logiciel vous en informe. En fin de procédure, la fenêtre principale de l’application est de nouveau présentée. [Annuler] Dans ce cas, la procédure de sauvegarde est tout simplement annulée. • 87 Partie 8 e-Sauvegarde Cette fonction permet de faire un backup sur un serveur Internet protégé. Menu Utilitaires – e-Sauvegarde Si vous ne disposez pas encore d’un site e-Sauvegarde, vous pouvez en créer un en cliquant sur la commande [Créer le site]. L’écran suivant apparaît, dans lequel vous devez inscrire un code client et accepter les conditions générales. Puis vous cliquez sur [Suivant]. Dans l’écran suivant vous indiquez un login et un mot de passe. Comme login l’on utilise l’adresse email. 88 • Gestion des dossiers Puis vous recevez un message vous indiquant si la création du site est réussit et l’explorateur Internet s’ouvre sur votre site e-Sauvegarde. Via le menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Sauvegarder, vous pouvez faire une sauvegarde de vos données sur le site. On vous demande de fermer la société. Un écran apparaît avec qui montre un défilement de plusieurs dossiers, afin de les préparer pour les sauvegarder. Dans l’écran suivant qui apparaît vous pouvez indiquer un commentaire, voir même créer une archive supplémentaire en indiquant le nom. Maintenant un écran apparaît vous indiquant si la sauvegarde est réussit ou pas. Maintenant vous pouvez grâce via le menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Accéder au site, vérifier si votre back-up s’y trouve, ou si vous gérer plusieurs dossier, vérifier si un back-up existe pour ce dossier et quand il a été fait. • 89 Partie 8 Comme code vous indiquez l’adresse e-mail utilisé pour créer le site. Utilitaires – e-Sauvegarde – Restaurer Si par accident vous avez perdu certaines données, vous pouvez à partir de ce menu récupérer un back-up du site. Dans l’écran qui apparaît, vous pouvez choisir la sauvegarde que vous désirez récupérer en la sélectionnant dans la liste. Puis vous cliquez sur l’icône avec la page et la flèche verte en haut à gauche. 90 • Gestion des dossiers La restauration 2 UTILITAIRES - commande RESTAURATION Au - t Cette procédure effectue la restauration des données de la société que vous préciserez (si vous avez auparavant procédé à une sauvegarde). Deux types de restauration vous sont proposés : Standard Les versions de l'application antérieures à Ciel Compta version 5 pour Windows disposant de ce mode de sauvegarde, il est également proposé en restauration pour les utilisateurs l'ayant utilisé. Compressée Si votre sauvegarde provient d’une sauvegarde compressée. Si vous avez sauvegardé vos données sur disquettes (lecteur A:\), insérez votre première disquette, cliquez sur [Ok] et suivez les instructions indiquées par le logiciel. • 91 Partie 8 Gestion des dossiers Modifier les paramètres du dossier en cours 2 DOSSIER - commande MODIFIER Ad - m La plupart des renseignements généraux, saisis lors de la création d'un dossier, peuvent être modifiés à l'exception des paramètres suivants : • Le répertoire du dossier, • le nombre de décimales, • le nombre de décimales pour les devises, • le Plan Comptable, • le code et l'intitulé de l'Euro. Vous accédez aux autres paramètres en cliquant sur les icônes situées dans la colonne de gauche. Dupliquer un dossier 2 DOSSIER - commande DUPLIQUER Ad - d Une autre manière de créer un dossier consiste à récupérer le paramétrage d'un dossier existant. Les bases (Plan Comptable, journaux, codes budgétaires, devises, codes TVA) ainsi que les états du générateur sont dupliqués. Vous ne pouvez activer cette fonction qu'après avoir fermé toutes les fenêtres de l'application. − Saisissez les coordonnées de votre nouveau dossier, comme vous le faites lors d'une création. − Pour récupérer également les écritures, cochez la zone Dupliquer avec écritures ; à cette condition, les soldes seront également recopiés. − Cliquez sur [OK]. − Confirmez la duplication à l'aide du bouton [Oui]. La réindexation 2 UTILITAIRES - commande REINDEXATION Au - r Il est recommandé de procéder périodiquement à une réindexation. En effet, celle-ci réorganise vos fichiers et permet de gagner du temps au niveau du traitement des opérations courantes. Après une mise à zéro, il est impératif de lancer une réindexation (menu UTILITAIRES, commande REINDEXATION). Si vos fichiers de données semblent désorganisés (désorganisation due à des arrêts intempestifs du logiciel en cas de micro-coupure), lancez une réindexation. 92 • Gestion des dossiers Recalcul Utilitaires - commande - Recalculs - recalcul des cumuls Au – a Cette commande vous permet de recalculer automatiquement vos cumuls comptables. • Cliquez sur le bouton [Ok] pour démarrer le traitement. L’opération s’effectue dans tous les comptes concernés. Une fenêtre vous indique la fin de la mise à jour des cumuls. • 93 Partie 8 Informations techniques sur votre dossier Journal des transactions 2 ? (Menu AIDE) - commande JOURNAL DES TRANSACTIONS Cette option vous renseigne sur les opérations réalisées par les différents utilisateurs travaillant dans un dossier de Ciel Compta. Vous êtes informé sur l'utilisateur, la date, l'heure et l'opération effectuée. Ressources/Informations Détection et réparation des fichiers endommagés 2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, REPARATION Plusieurs vérifications peuvent être effectuées sur les fichiers de votre comptabilité. Attention ! Pour générer et visualiser le fichier Infos +, vous devez avoir installé Internet Explorer sur votre poste. Vous disposez de deux niveaux de test répartis sur deux colonnes. Ces niveaux de test peuvent être effectués indépendamment. • Les tests de niveau 1 contrôlent la structure des fichiers de l'application. Par exemple, le logiciel peut détecter l'existence de doublons dans le Plan Comptable. • Les tests de niveau 2 correspondent au contenu de votre comptabilité. Les tests sont effectués essentiellement sur les totaux débit et crédit des écritures. − Cochez la ou les options Test niveau 1 et Test niveau 2 − Pour chaque niveau, vous pouvez choisir d'effectuer différents tests. Cochez les types de test proposés. Si vous voulez prendre en compte l'ensemble des tests, cochez la zone Effectuer tous les tests énumérés cidessus. − Si vous souhaitez que le logiciel corrige les anomalies éventuellement détectées, cochez la zone Tentative de correction. Dans le cas contraire, aucune correction ne sera reportée. Néanmoins, le logiciel vous propose une simulation de correction. − Dans le cas où des corrections sont apportées aux fichiers, vous pouvez cocher la zone Détail des enregistrements modifiés ou effacés afin de conserver une trace des fichiers initiaux. − Lancez l'opération en cliquant sur [Ok]. Le logiciel procède alors à la vérification des informations et génère un fichier nommé Infos +. Ce fichier contient la liste des anomalies détectées par le logiciel. − Indiquez éventuellement un commentaire sur le fichier Info + généré puis cliquez sur [Ok]. 94 • Gestion des dossiers Vérification des coordonnées Si vous devez faire appel au Département Services dans le cadre d'un traitement de fichiers, vous pouvez envoyer directement le fichier Infos + à Ciel, via Internet. Pour cela, vous devez renseigner vos coordonnées et contrôler celles indiquées pour Ciel. − Saisissez les coordonnées de votre société en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Mes Coordonnées. − Vérifiez également les coordonnées de Ciel en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Coordonnées CIEL, tout particulièrement l'adresse e-mail sur laquelle seront réceptionnés les traitements de fichiers. Par défaut, [email protected]. Historique des réparations − Cliquez sur le bouton [Historique] pour consulter la liste des fichiers Infos + que vous avez générés. − Vous pouvez les visualiser en cliquant sur le bouton [Voir]. − Ces fichiers peuvent être envoyés via Internet en cliquant sur le bouton [Envoyer]. − Si vous voulez mettre à zéro intégralement l'historique, cliquez sur le bouton [Vider]. Visualisation globale des soldes 2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, ANALYSE La liste présente, sous forme hiérarchique, les écritures effectuées, par mois et par journal, au cours des différents exercices réalisés. − Pour visualiser le solde des écritures pour une année, pour un mois et un journal, double-cliquez sur la ligne concernée. Vous obtenez les mois composant l'année. − Double-cliquez à nouveau sur le mois concerné pour obtenir les journaux s'y rapportant. Les colonnes de la liste renseignent sur : • la Période/journal, • le Nombre de lignes d'écritures contenu par mois et par journal, • le Débit et le Crédit correspondant aux soldes cumulés. Liste des fichiers ouverts 2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, FICHIERS OUVERTS Lorsque vous effectuez une opération dans Ciel Compta, cette commande permet de consulter la liste des fichiers DBF utilisés. Vous êtes informé sur le nom du fichier ainsi que le nombre de fois où il est utilisé. • 95 Partie 8 Historique des clôtures 2 ? (MENU AIDE) - commande HISTORIQUE DES CLOTURES Cette commande, du menu ? (MENU AIDE), vous permet de consulter, à partir de la société courante, tout dossier ayant été clôturé ou basculé en euros dans le but, par exemple, d'imprimer des états, de vérifier des écritures ou encore d'exporter le contenu du dossier vers l'extérieur. Toutes les éditions sont possibles (des fichiers de base aux états). Vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer un élément comptable (comptes, journaux, écritures). Les traitements sont également inaccessibles à ce niveau. Vous avez la possibilité cependant de visualiser le lettrage manuel et le travail sur un compte. Toutes les fonctions d'exportations sont autorisées. Vous pouvez ainsi faire parvenir : • La liste des écritures par la commande MULTICRITERES/EXPORTATIONS du menu TRAITEMENTS, • La balance par la commande EXPORTATION DE LA BALANCE du menu UTILITAIRES, • L'intégralité du dossier archivé vers : votre expert comptable via la commande Relation expert, Export du menu Utilitaires Ciel Tableaux de bord via le menu Utilitaires, Un destinataire externe via votre messagerie en cliquant sur le bouton [Envoyer] de la fenêtre Historique des clôtures. Ouvrir un dossier clôturé L'ouverture d'un dossier archivé s'effectue uniquement à partir de la société en cours en activant la commande HISTORIQUE DES CLOTURES du menu ? (MENU AIDE). − Sélectionnez l'exercice concerné puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Vous pouvez alors procéder aux consultations, éditions et exportations de votre choix. Si vous souhaitez travailler de nouveau sur les écritures du dossier archivé, une des solutions consiste à dupliquer celui-ci dans un nouveau dossier. − 96 • Pour fermer un dossier clôturé, sélectionnez la commande FERMER L'ARCHIVE du menu DOSSIER. Gestion des dossiers Gérer les utilisateurs 2 DOSSIER - commande UTILISATEURS Ad - u Cette commande regroupe tous les utilisateurs déjà créés ainsi que l'utilisateur MAITRE. Elle vous permet d'effectuer les opérations suivantes. Créer et affecter des profils d'accès aux commandes du logiciel Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d'accès sur certaines commandes d'un dossier. Créer des profils vous évitera de redéfinir les droits d'accès pour chaque utilisateur. L'affectation des profils aux utilisateurs vous apporte un niveau de sécurité d'utilisation, en terme de confidentialité et de protection des données. Cette commande n'est accessible qu'en mode MANAGER. Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur Un utilisateur peut se voir interdire l’accès à un ou plusieurs dossiers. Attribuer un mot de passe à chaque utilisateur Chaque utilisateur peut ainsi posséder son propre mot de passe. Notez néanmoins que cette affectation n'est pas obligatoire. Créer et affecter des profils d'accès Vous pouvez définir des profils d'accès aux commandes de l'application et les affecter ensuite aux utilisateurs concernés. Attention ! Dans le cadre d'une mise à jour sur une version antérieure à la version 4, les accès aux commandes des différents utilisateurs devront être reparamétrés en utilisant la fonction profils (suite à une mise à jour, les utilisateurs ont par défaut, tous les droits d'accès aux fonctions). Si vous aviez plusieurs utilisateurs ayant les mêmes accès fonctionnels, il suffit de ne créer qu'un seul profil puis de l'attribuer aux utilisateurs concernés. Création d'un profil − Pour créer un profil, appuyez sur le bouton [Gestion des profils]. − Cliquez sur le bouton [Nouveau]. − Saisissez le nom du profil sur la ligne qui s'insère puis sa description. • 97 Partie 8 La fenêtre vous permettant d'autoriser ou d'interdire l'accès aux commandes est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes. Vous pouvez ainsi poser des interdictions : • Sur une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu, • Sur l'accès complet du menu principal. Pour interdire l'ensemble des commandes d'un menu − Décochez, tout simplement, la case située à gauche du menu concerné. − Pour visualiser les options concernées du menu principal, cliquez sur le symbole situé juste devant le menu. − Décochez la case qui correspond à la commande dont vous souhaitez interdire l'accès. − Enregistrez le nouveau profil en appuyant sur [Ok]. Pour interdire une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu. Affecter un profil à un utilisateur Créer l'utilisateur − Créez l'utilisateur en cliquant sur le bouton [Créer]. − Saisissez le nom de l'utilisateur. Le logiciel est livré avec un utilisateur déjà créé, intitulé MANAGER. Vous ne pouvez pas le supprimer. − Complétez les zones Nom, Prénom, Poste et éventuellement Téléphone. − Cliquez sur [Valider] pour confirmer l'enregistrement du nouvel utilisateur. 98 • Gestion des dossiers Affecter un profil L'ensemble des profils créés apparaît sous forme de liste déroulante dans la partie Profil de la fenêtre Fichier des utilisateurs. − Sélectionnez le profil concerné puis cliquez sur le bouton [Valider]. Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur Cette commande du fichier des utilisateurs permet d'interdire l'accès d'un dossier à un utilisateur. − Dans la fenêtre Fichiers des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné. − En appuyant sur le bouton [Accès aux Sociétés], vous accédez à la liste des dossiers créés afin de définir ceux auxquels a droit l'utilisateur. Par défaut, l'utilisateur accède au dossier dans lequel il a été créé ainsi qu'au dossier Exemple. Le signe est présent sur la colonne Accès, en face de chaque dossier. Pour interdire l'accès à un dossier, placez le curseur sur la ligne concernée. Un double-clic dans la colonne Accès efface le signe, par conséquent l'autorisation. Un utilisateur peut accéder à plusieurs dossiers. − Une fois les accès définis, cliquez sur [Quitter]. Attribuer un mot de passe Vous indiquez votre mot de passe sur la zone Nouveau mot de passe. Pour que ce mot de passe soit enregistré, il vous est demandé de le taper une seconde fois sur la zone Confirmation du nouveau mot de passe. • Cliquer sur [Annuler] abandonnera toute modification du mot de passe et conservera l'ancien. • Cliquer sur [Ok] vérifiera que vous avez bien saisi deux fois le nouveau mot de passe ; si ce n'est pas le cas, l'ancien mot de passe sera restauré. Lors du paramétrage du mot de passe, les lettres que vous tapez n'apparaissent pas à l'écran par mesure de sécurité. Elles sont remplacées par des dièses. • 99 Partie 9 Traitements annexes Sauvegarde des modèles de plan comptable Exporter de la balance Exporter vers Ciel Tableaux de bord Représentation graphique Relation expert Les commandes du menu Internet Désinstaller l’application Partie 9 Sauvegarde des modèles de Plan Comptable 2 UTILITAIRES - commande EXPORTER LE PLAN COMPTABLE COMME MODELE La saisie des ventes et crédits sur ventes Au - u Cette commande permet de sauvegarder le plan comptable, utilisé dans la société en cours, dans le but de le réutiliser pour d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes. − Nommez le plan comptable sur la zone Nom du modèle. Simultanément, il est possible de récupérer tout ou partie des fichiers suivants : • Les journaux., − Sélectionnez celui (ou ceux) que vous souhaitez ajouter à la copie du plan comptable. − Pour procéder à l'enregistrement, cliquez sur [OK]. Le plan comptable sauvegardé apparaît dans la partie Liste des modèles utilisateurs. Les enregistrements du plan comptable, en tant que modèles, sont illimités. Vous pouvez les supprimer par le bouton [Effacer]. 102 • Traitements annexes Exporter la balance 2 UTILITAIRES - commande EXPORTATION DE LA BALANCE Au - e Cette option vous permet d’exporter une Balance contenant des écritures vers un autre logiciel tel que par exemple, Accon ou mieux, le logiciel FIRST. Indiquez le nom du répertoire (ou chemin d’accès) du fichier qui va contenir les données. − Vous pouvez préciser les options suivantes : de compte à compte (consultation du plan comptable par les icônes), inclure les écritures du brouillard, en simulation, les comptes soldés ou le détail Client/Fournisseurs. − Indiquez enfin la période qui doit être comprise dans la période de saisie indiquée au menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Dates d'exercice. Si vous ne précisez aucune date, c’est la période d’exercice qui sera considérée par défaut. L'extension du fichier export peut être de type .DBF (DBase) ou .TXT (ASCII). Cochez la zone correspondante. Pour toute exportation vers Excel, nous vous conseillons d’utiliser le format .DBF, format reconnu automatiquement par Excel. Si vous gérez un dossier en euros, vous avez le choix entre deux formats d'exportation, soit les données sont exportées en euros, cochez dans ce cas la zone Nouveau format (export dans la monnaie de tenue), soit elles sont exportées en francs, cochez alors Ancien format (export en francs). FIRST est un logiciel qui permet d’éditer les comptes annuels. FIRST propose une version spécifique pour les ASBL. Quelles sont les fonctionnalités de First ? • Vous pouvez rapidement et d’une manière efficace créer et déposer sur papier ou sur disquette les comptes annuels d’une ou plusieurs société. • Vous pouvez introduire autant de comptes annuels que vous le désirez. • Vous pouvez élaborer votre compte annuel aussi bien d’une manière simplifiée que complète. • Lors des contrôles, vous recevez un aperçu précis des erreurs. • Vous pouvez divisé les montants par milliers ou arrondir en unités en un seul clic. • 103 Partie 9 Représentation graphique 2 UTILITAIRES - commande GRAPHIQUES Au - g A partir de cette commande, vous pouvez obtenir la représentation graphique de toutes vos écritures. Critères de sélection Définir le type de graphique Trois types de graphiques sont disponibles : • Le type Evolution d'un compte concerne un compte ou un ensemble de comptes ayant la même racine. Pour cette seconde possibilité, entrez la racine (c'est-à-dire les x premiers chiffres du numéro de compte communs à l'ensemble des comptes à visualiser, par exemple 40). • Le graphique Répartition Charges/Produit tient compte du paramétrage de la classe charges (classe 6) et de la classe produits (classe 7) indiqué lors de la création de votre dossier (menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône Racines de compte). • La répartition d'une classe : par classe, nous entendons, ici, racine. Ainsi, pour obtenir la répartition des comptes clients, entrez la racine 400. Période de visualisation Vous pouvez obtenir la visualisation graphique pour : • l'exercice (sur 12 mois). • L'exercice N+1 (exercice suivant sur 12 mois). • La période de saisie déclarée lors de la création (ou modification) du paramétrage de votre dossier. • Une période personnalisée pour laquelle vous définissez un intervalle de dates. Options à intégrer Vous pouvez obtenir le graphique pour les écritures en simulation, en brouillard et/ou validées. L'option Forcer le calcul permet de recalculer les cumuls et les soldes de chaque compte. Si vous avez effectué des modifications depuis la dernière visualisation graphique, cochez cette zone avant de lancer une autre visualisation graphique. Visualisation et impression des graphiques − Après avoir procédé au paramétrage des données du graphique, cliquez sur [Ok]. − Pour en modifier l'orientation, appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier ; tout en la conservant enfoncée, cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites-la glisser jusqu'à l'orientation voulue. 104 • Traitements annexes Relation expert Les icônes présentées dans le groupe Relation expert de la barre de navigation ou les commandes disponibles dans le sous-menu RELATION EXPERT du menu UTILITAIRES sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert mais aussi d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier que ces écritures soient enregistrées en brouillard ou validées, • récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées avec des montants en francs. Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 6 et supérieures pour Windows, les écritures saisies en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des montants en francs et des montants convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C et Eur. D. Saisir les coordonnées de votre expert comptable 2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – COORDONNEES Au - r − Renseignez les coordonnées de l'expert comptable. − Afin d'échanger les écritures comptables, via votre e-mail ou Internet, vous devez déclarer dans Ciel Compta quelle est l'application utilisée. Elle doit être préalablement installée sur votre ordinateur. − Cliquez sur le triangle de sélection, présenté à la fin des zones e-mail ou Internet, et sélectionnez l'application que vous voulez utiliser. − Vous pouvez également saisir un en-tête qui sera inséré dans votre message chaque fois que vous effectuez un nouvel envoi par e-mail. Exporter les écritures du dossier 2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – EXPORT Au - r A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande Import. • 105 Partie 9 Procédure − Choisissez tout d'abord les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter en cochant une des options présentées : Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés. Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez aux zones du et à seront sélectionnés. Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés. Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. Choisissez ensuite quel type d'écritures vous voulez exporter en cochant au moins une des deux options présentées : Inclure le brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. Inclure les validées : les écritures validées en comptabilité et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. − Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Selon le mode de transfert que vous choisissez, en cochant une des options proposées, vous renseignez ensuite les informations nécessaires. • Par fichier : unité et chemin. Dans ce cas, le fichier d'export de vos données est copié sur une disquette dont vous indiquez le chemin. Vous pouvez aussi tout d'abord générer le fichier d'export sur votre disque dur pour le copier ultérieurement sur une disquette. Vous choisissez alors le nom du disque et du répertoire sur lequel il devra être copié. Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le nom du disque et du répertoire dans lesquels le fichier sera copié. • Par e-mail à l'adresse. Si vous préférez faire parvenir le fichier d'export des écritures via votre messagerie électronique et Internet, saisissez alors l'adresse e-mail de votre expert. Si vous avez saisi une adresse dans les Coordonnées de votre expert, elle est automatiquement proposée. Pour la modifier ou la saisir, cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, afin d'ouvrir la fenêtre Coordonnées. Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées en francs. Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 6 ou supérieure pour Windows, les écritures saisies en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des montants en francs et des montants convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C et Eur. D. − − Pour utiliser cette possibilité, l'importation doit être effectuée dans Ciel Compta version 6.xx pour Windows et la case Ciel V6 ou ultérieure doit être cochée au moment de l'exportation. Pour consulter préalablement les écritures sélectionnées pour l'exportation, cochez la zone Visualisation des données. − Validez par [Ok]. 106 • Traitements annexes Vous avez demandé la consultation des écritures à exporter Une nouvelle fenêtre s'affiche présentant tous les mouvements sélectionnés pour l'exportation. Vous pouvez aussi consulter la liste des écritures en cliquant sur l'onglet Ecritures. Le bouton [Imprimer] permet d'éditer la liste des mouvements exportés. L'édition est tout d'abord présentée dans la fenêtre Aperçu avant impression. A ce stade, vous obtenez une édition papier en cliquant sur le bouton [Imprimer], présenté dans l'en-tête de la fenêtre Aperçu ou en sélectionnant la commande IMPRIMER par le menu CONTEXTUEL que vous ouvrez en cliquant sur le bouton droit de la souris. Lorsque vous fermez la fenêtre Aperçu, la liste des mouvements à exporter est toujours présentée. − Validez l'exportation des écritures en cliquant sur [Ok]. Vous n'avez pas demandé la consultation des écritures à exporter Un message est présenté vous demandant de confirmer l'exportation du nombre de mouvements sélectionnés. − Validez l'exportation des données en cliquant sur le bouton [Oui]. A la fin du traitement, un message vous informe que le traitement s'est correctement déroulé en affichant le nombre de mouvements générés et le nom du fichier d'export. Nom et structure du fichier d'export / import Nom des fichiers Le nom du fichier d'export est automatiquement défini par Ciel Compta. Le premier fichier d'export est nommé CIEL_EXP0000.TXT. Le nom des fichiers suivants est incrémenté de un. Ainsi, le nom du deuxième fichier d'export généré sera CIEL_EXP0001.TXT. Structure des fichiers Cette disposition permet de conserver tous les fichiers d'export. Mvts N° de Mouvement 5 caractères . Numérique Jour Journal 2 caractères. Alphanumérique Decr Date d’écriture 8 caractères. Format date (AAAAMMJJ) Dech Date d’échéance 8 caractères. Format date (AAAAMMJJ) Nump N° de pièce 12 caractères. Alphanumérique Numc Compte 11 caractères. Alphanumérique Libe Libellé 25 caractères. Alphanumérique Mont Montant 13 caractères. Numérique (2 déc.) Sens Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) Nmp2 N° de pointage 12 caractères. Alphanumérique Cidb Code analyt./budgét 6 caractères. Alphanumérique lcom Libellé du compte 34 caractères. Alphanumérique (facultatif) euro euro 1 caractère Alphanumérique • 107 Partie 9 Attention : les utilisateurs « avertis » pourront, s’il souhaite intégrer plus de détails relatifs à leurs données, utiliser un autre format d’importation qui sera alors identique à la structure du fichier « LIGN .DBF ». Pour ce faire, il suffira d’ouvrir ce fichier via un outil permettant la lecture de fichiers DBF, d’afficher en suite la structure complète (« Display struct ») et de recopier intégralement cette structure en respectant leur ordre et leur nature. Il suffira lors de l’importation de cliquer dès lors sur les boutons Ciel ASCII V7 ou CIEL ASCII V6, le premier des trois boutons Format Ciel ASCII étant destiné au format d’import – export simplifié tel que détaillé ci-dessus. Importation de données 2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - IMPORT Au - r Tout comme pour l'exportation des données cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert comptable, • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Votre expert comptable peut également vous faire parvenir des écritures à intégrer en comptabilité. Cela peut être le cas, par exemple, pour les écritures de bilan. Attention ! Une fois que les écritures contenues dans le fichier d'export sont correctement importées en comptabilité, le fichier d'export est renommé et ne peut plus être importé. 108 • Traitements annexes Dans la fenêtre d'importation est tout d'abord rappelée la structure que doit avoir le fichier à importer. − Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. Le triangle de sélection, présenté en fin de zone, vous permet de sélectionner le fichier d'export. Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les options suivantes : • Détail avant importation : si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation, les écritures à importer sont présentées dans une fenêtre telles qu'elles sont enregistrées dans le fichier. Si elles sont correctes et doivent bien être importées, confirmez le traitement par [Ok]. • Détail après importation : si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation et si le traitement s'est correctement effectué, les écritures importées en comptabilité sont présentées sous la forme d'une liste d'écritures que vous pouvez imprimer. − Validez le traitement d'importation en cliquant sur [Ok]. − A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en cliquant sur [Ok]. Historique des transferts de fichiers 2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – HISTORIQUE Au - r Dans cette fenêtre sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier et importés dans le dossier. Les boutons, présentés au bas de la fenêtre, permettent d'effectuer les traitements suivants : [Effacer tout] supprime tous les fichiers de l'historique. [Renvoyer] permet de renvoyer le fichier d'export sélectionné dans la liste. Vous ne pouvez plus sélectionner d'écritures à ce stade, mais uniquement changer le • 109 Partie 9 nom du disque et du répertoire pour un envoi par disquettes ou l'adresse e-mail / Internet pour un envoi par messagerie électronique. [Voir] 110 • permet de consulter la structure du fichier d'export. Traitements annexes Les commandes du menu Internet La présence de l’Internet dans notre environnement quotidien de travail est incontournable. Ciel Compta Evolution s’adapte en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel à Internet. Pour accéder à ces dernières, vous devez disposer : d’un modem, d’un navigateur Internet. Actualiser Internet - commande Actualiser Ai – a Cette fonction met à jour automatiquement toutes les commandes du menu Internet accessible en fonctions des informations diffusées sur l’espace dédié aux utilisateurs du site Internet Ciel. Elle permet de consulter, directement à partir de Ciel Compta Evolution, toute l’actualité de votre produit (conseils, trucs, astuces, informations spécifiques etc.). Mais aussi Des liens directs sur le site Internet Ciel, vous donne accès à tous les renseignements commerciaux dont vous pouvez avoir besoin, comme par exemple le catalogue interactif Ciel dans lequel vous pouvez découvrir l’ensemble de la gamme des produit. • 111 Partie 9 Désinstaller l'application Si pour une raison quelconque, vous souhaitez supprimer Ciel Compta, respectez la manipulation décrite ci-après. Phase de désinstallation Cette simple procédure permet de nettoyer intégralement les composants du logiciel dans différents répertoires de votre disque dur : − Cliquez sur [Démarrer] puis sur [Programmes]. − Sélectionnez ensuite [Ciel] si l'application a été installée automatiquement dans ce groupe de programmes. − Choisissez ensuite [Désinstaller Ciel Compta]. − Confirmez alors votre choix en cliquant sur [Oui]. Suppression du répertoire Vous pouvez, à présent, procéder à la suppression définitive du répertoire de l'application à partir de l'explorateur de Windows. 112 • Votre avis nous intéresse... Afin d’améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d’informations produit (Lisez-moi, Aide, Conseiller, Formation multimédia), nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l’adresse suivante : Ciel - Acordata- Département Développement / Produits Avenue Van Volxem 79 - 1190 Bruxelles Fax : 00.32.2.346.18.77 Vos coordonnées Nom de la société :................................................ Code client :............................................................. Utilisateur : ........................................................... Fonction : ................................................................ Adresse :.................................................................................................................................................. Code postal : ......................................................... Ville :....................................................................... Tél. :..................................................................... Fax :........................................................................ e.mail : ................................................................. Les sources d’informations produit Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre réponse. Oui Lisez-moi Aide intégrée Conseiller Manuel Non Pour quelle(s) raison(s) ? Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ? .................................................................................................................................................................. Pourquoi ? .................................................................................................................................................................. Y'a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucune des sources ? Si oui, laquelle ? .................................................................................................................................................................. Le manuel Quel(s) type(s) d'information(s), aimeriez-vous trouver en plus dans le manuel ? .................................................................................................................................................................. A votre avis, y a-t-il des informations dans le manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ? .................................................................................................................................................................. Suggestions et commentaires ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... 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