Xerox AssetDB Mode d'emploi

Auditor
Manuel de l’utilisateur
© NewField IT Ltd. 2015
Auditor - Manuel de l'utilisateur
Table des matières
1
POUR DEMARRER ............................................................................................................ 1
1.1
Création d'un projet ............................................................................................ 1
1.2
Importation d'un projet existant .......................................................................... 1
1.3
Ouverture d'un projet existant ............................................................................ 2
2
PRESENTATION DE L'ESPACE DE TRAVAIL ................................................................ 3
3
STRUCTURE D'UN PROJET ............................................................................................. 3
3.1
Création d'une structure de projet ...................................................................... 3
3.2
Recherche dans la structure de projet ............................................................... 4
3.3
Format requis pour les plans d'étage ................................................................. 6
3.4
Modification des plans d'étage dans Asset DB .................................................. 7
4
REDIMENSIONNEMENT DES PLANS D'ETAGE ............................................................. 7
5
DEFINITION DES SERVICES ............................................................................................ 9
5.1
Traçage des zones de service .........................................................................10
6
AFFICHAGE TABLEAU DES MATERIELS ....................................................................11
6.1
Filtrage des colonnes .......................................................................................12
6.2
Outils de tableau ..............................................................................................12
7
REPRESENTATION DES MATERIELS ..........................................................................13
7.1
Icônes de positionnement de l'onglet Icônes ...................................................13
7.2
Annulation de la représentation des matériels .................................................14
7.3
Icônes de représentation de l'affichage Tableau des matériels ......................15
7.4
Icônes adaptatives ...........................................................................................16
7.5
Types de matériels ...........................................................................................16
7.6
Saisie de la marque et du modèle ...................................................................16
7.7
Relevés de compteur .......................................................................................18
7.8
Scanneurs de codes-barres .............................................................................19
7.9
Appareils photo numériques ............................................................................19
7.10
Galerie de miniatures .......................................................................................19
7.11
Fonction « copier-coller » .................................................................................20
7.12
Navigation générale pour vérification ..............................................................21
8
AFFICHAGE DES INFORMATIONS RELATIVES AUX MATERIELS ............................21
8.1
Affichage de la page Web d'un périphérique ...................................................22
8.2
Recherche ........................................................................................................22
8.3
Statistiques .......................................................................................................23
8.4
Filtre .................................................................................................................23
9
FONCTIONS DE MATERIELS SUPPLEMENTAIRES ....................................................24
9.1
Modification du type de périphérique ...............................................................24
9.2
Transfert de matériels ......................................................................................24
9.3
Sélection multiple .............................................................................................25
-i-
Asset DB v4.4
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10
REMARQUES SUR L'ETAGE .........................................................................................26
11
OUTIL DE MESURE .........................................................................................................27
12
PREPARATION D'UN PROJET POUR L'EXPORTATION ET LE PARTAGE ...............28
12.1
Ajout de bordure à un plan d'étage ..................................................................28
12.2
Ajustement de la taille d'une image de plan d'étage avant l'exportation .........29
12.3
Ajustement des paramètres généraux dans Asset DB ....................................29
13
ÉTIQUETTES DES ICONES ............................................................................................30
13.1
Affichage et configuration des étiquettes .........................................................30
13.2
Personnalisation des étiquettes .......................................................................31
13.3
Organisation automatique des étiquettes ........................................................32
14
LEGENDE DE PLAN D'ETAGE .......................................................................................33
15
IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES .....................................................33
15.1
Exportation de données ...................................................................................33
15.2
Importation de données ...................................................................................34
15.2.1
Importation de données externes ....................................................................35
15.2.2
Utilisation des données externes avant le mappage .......................................41
15.2.3
Format de date lors de l'importation de données externes ..............................42
15.2.4
Importation de données Asset DB ...................................................................44
15.3
Format de données CSV .................................................................................45
15.4
Recherche de données externes .....................................................................46
16
EXPORTATION DES PLANS D'ETAGE .........................................................................48
17
PERSONNALISATION DES ICONES .............................................................................49
17.1
Personnalisation d'icônes ................................................................................50
17.1.1
Icônes ...............................................................................................................50
17.1.2
Propriétés des icônes ......................................................................................51
17.1.3
Règles couleur .................................................................................................51
17.1.4
Champs ............................................................................................................54
17.1.5
Validations ........................................................................................................55
17.1.6
Visibilité ............................................................................................................56
17.2
Personnalisations de champs ..........................................................................57
18
IMPORTATION ET EXPORTATION DES SAUVEGARDES...........................................60
19
ORGANISATION DES PROJETS ....................................................................................60
20
ASSET DB CLOUD ..........................................................................................................61
20.1
Comment se connecter à Asset DB Cloud ......................................................62
20.2
Synchronisation des projets .............................................................................63
21
DESACTIVATION DE VOTRE LICENCE ASSET DB .....................................................64
- ii -
Asset DB v4.4
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1 Pour démarrer
Lorsque vous ouvrez Asset DB, vous disposez de trois méthodes pour commencer à travailler :
1.1
Création d'un projet
Pour créer un nouveau projet, sélectionnez Fichier > Nouveau > Projet1.
1.2
Importation d'un projet existant
Si un fichier de projet Asset DB ou xml a été fourni et qu'il est enregistré ailleurs sur votre PC,
allez à Fichier > Importer > Projet 2 et sélectionnez le fichier fourni. Les fichiers de projet
Asset DB sont dotés de l'extension « .atd » et les fichiers de projet xml ont l'extension « .zip ».
Figure 1.
Importer un projet
Remarque : l'option permettant d'importer un projet doit être utilisée uniquement pour charger de
nouveaux fichiers ou des fichiers de projet de sauvegarde. Pour utiliser au quotidien un projet
existant, servez-vous plutôt de l'option Ouvrir le projet.
1 La fonction de création de projet n'est pas disponible avec certains types de licences
2 La fonction d'importation de fichiers .atd n'est pas disponible avec certains types de licences
-1-
Asset DB v4.4
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1.3
Ouverture d'un projet existant
Sélectionnez Fichier > Ouvrir ou cliquez sur le bouton Ouvrir le projet situé en haut à gauche
afin d'ouvrir une boîte de dialogue contenant la liste des projets disponibles. Sélectionnez le
projet souhaité dans la liste, puis cliquez sur OK pour l'ouvrir.
Figure 2.
Ouvrir un projet
Vous pouvez trier les colonnes Nom et Dernière utilisation en cliquant sur leur en-tête. Il est
également possible de rechercher un projet à l'aide de la barre de recherche située en haut à droite.
Si une analyse de coût total de propriété (TCO), un calcul d'empreinte carbone ou une solution
sont liés à un projet, vous pouvez les sélectionner en même temps que le projet et ouvrir les
deux simultanément, si votre niveau de licence le permet. Pour plus d'informations, reportezvous au Manuel de l'utilisateur Analyst ou Architect.
-2-
Asset DB v4.4
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2 Présentation de l'espace de travail
Commande de zoom
Console de détails
Console de la société
Console d'outils avec
Console de
Tableau des matériels
onglets
Figure 3.
statistiques
Présentation de l'espace de travail
3 Structure d'un projet
3.1
Création d'une structure de projet
La console située en haut à droite de l'espace de travail de l'étage est utilisée pour construire
la structure logique de votre société, comme le montre la Figure 3. La société est représentée
sous la forme d'une arborescence présentée par ordre hiérarchique : projet, site, bâtiment et
étage. Pour ajouter un nouvel objet, sélectionnez l'objet parent dans l'arborescence et cliquez
sur le bouton approprié dans la barre d'outils située au-dessus de l'arborescence. Par exemple,
pour ajouter un nouveau bâtiment à un site, cliquez sur le site de votre choix, puis sur le bouton
« Ajouter un bâtiment » de la barre d'outils. Voir Figure 4.
La barre d'outils située dans la partie supérieure de la Console de la société possède plusieurs
fonctions. Outre l'ajout de Sites, Bâtiments et Étages, vous pouvez également joindre des Plans
d'étage, déplacer des objets vers le haut ou le bas et les trier dans l'ordre croissant ou
décroissant.
Nouveau
site
Supprimer
un objet
Nouveau
bâtiment
Figure 4.
Nouvel
étage
Joindre
un plan d'étage
Déplacer un objet
vers le haut/bas
Trier en ordre
croissant/décroissant
Actions de l'arborescence du projet
-3-
Asset DB v4.4
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L'arborescence du projet vous permet d'afficher l'organisation hiérarchique des étages au sein
d'un bâtiment, des bâtiments au sein d'un site et des sites au sein d'un projet. Si vous choisissez
d'insérer un objet secondaire dans un objet parent, cet objet apparaîtra directement sous l'objet
sélectionné, et non au bas de la liste. Il en sera ainsi pour l'insertion d'un site, d'un bâtiment ou
d'un étage (voir Figure 5).
Ajouter un étage
Rez-de-chaussée
sélectionné
Figure 5.
Le 2e étage apparaît
sous l'étage sélectionné
Insertion d'objets secondaires
Pour trier les objets dans la liste, utilisez les flèches vertes pour déplacer les objets vers le haut
ou le bas. Pour trier au sein d'un objet parent, vous pouvez utiliser les icônes en forme de
triangle bleu pour trier les objets enfants dans l'ordre alphabétique (par exemple, pour trier les
étages au sein de bâtiments ou les bâtiments au sein de sites, etc.).
3.2
Recherche dans la structure de projet
La recherche d'objets au sein de la Console de la société peut être effectuée à l'aide de la barre
de recherche située dans la partie inférieure de la console (voir Figure 6). Par défaut, la
recherche portera sur le nom d'objet. Vous pouvez aussi choisir d'y inclure d'autres champs de
données en cliquant sur le bouton
situé sur la gauche du champ de recherche, en
sélectionnant le niveau pour lequel vous aimeriez inclure d'autres champs de données, puis en
cochant les cases des champs que vous aimeriez inclure dans la fenêtre contextuelle suivante
(voir Figure 7).
Remarque : la recherche agit comme un filtre et masquera certains objets. Pour afficher à
nouveau tous les sites, bâtiments et étages, vous devez effacer le contenu de la barre de
recherche en utilisant la croix grise située à droite du champ de recherche (Figure 6).
-4-
Asset DB v4.4
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Recherche
Effacer la recherche
Figure 6.
Recherche
Figure 7.
Sélectionnez les champs de site à inclure dans la recherche
Une fois qu'un nouvel objet a été ajouté à l'arborescence, les détails le concernant peuvent être
modifiés dans la console située en haut à gauche de l'écran.
Figure 8.
Détails de l'étage
-5-
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Au niveau des étages, des images numériques peuvent être jointes en sélectionnant l'icône
« trombone » (voir Figure 4). Si un étage, ou un autre niveau, a été ajouté au mauvais emplacement
dans l'arborescence de la société, il peut être repositionné dans ce niveau à l'aide des flèches, ou
supprimé complètement à l'aide du bouton Supprimer (également dans la Figure 4).
3.3
Format requis pour les plans d'étage
Asset DB nécessite que les plans d'étage numérisés soient au format A3 avec une résolution
de 300 ppp et une profondeur de couleur d'au moins 8 bits. La résolution du plan d'étage ne
doit pas être supérieure à 2400 x 1700 pixels. Ces paramètres autorisent une vitesse de
navigation optimale et sont essentiels pour ajouter correctement d'autres plans d'étage. Il est
impossible d'ajouter des images de plan d'étage dont la taille dépasse la limite maximale.
Les formats de fichiers pris en charge sont les suivants :

PNG (format à privilégier pour les images générées par ordinateur)


JPEG (format à privilégier pour la numérisation d'images)
TIFF
Le format optimal est un fichier PNG généré par ordinateur de 2 Mo maximum par étage. Si
votre plan d'étage dépasse la taille recommandée, Asset DB redéfinit automatiquement la
dimension du plan d'étage à la taille maximale recommandée. Il est primordial que le plan
d'étage respecte les critères de dimension définis afin de pouvoir l'ajouter correctement à votre
projet.
L'ajout d'un plan d'étage à un étage ayant déjà des matériels représentés (voir section 7) peut
entraîner un mauvais alignement des matériels sur le nouveau plan d'étage ou une nonreprésentation de ceux-ci, s'ils sont en dehors des limites du nouveau plan d'étage. Si cela se
produit, vous verrez le message d'avertissement affiché dans la Figure 9.
Figure 9.
Avertissement Joindre le plan d'étage
-6-
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3.4
Modification des plans d'étage dans Asset DB
Après avoir sélectionné un plan d'étage à importer, il vous suffit de choisir l'option voulue parmi
les options de modification proposées dans la boîte de dialogue qui s'affiche.
Figure 10.
Écran Joindre le plan d'étage
Ici, vous avez la possibilité de réduire la taille de l'image, de convertir le plan d'étage en niveaux
de gris ou de le faire pivoter. Si vous devez effectuer ce type de modification, faites-le avant de
tracer les icônes, car celles-ci ne peuvent pas être pivotées ou redimensionnées avec le plan
d'étage.
4 Redimensionnement des plans d'étage
Pour que les distances puissent être mesurées, le plan d'étage doit être tracé à l'échelle et
vous devez définir cette échelle à l'aide de l'outil Redimensionner l'étage. Pour définir la
dimension du plan d'étage, vous devez connaître la longueur en mètres d'une section
particulière. Il suffit de connaître la longueur d'un mur ou d'une cloison, ou bien la largeur d'une
porte.
Pour définir la dimension du plan d'étage, vous pouvez cliquer sur Projet > Redimensionner
l'étage > Redimensionner le plan d'étage (Ctrl+Maj+S) ou sur le bouton Redimensionner le plan
d'étage situé au bas de l'onglet Statistiques.
-7-
Asset DB v4.4
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Figure 11.
Sélection des outils de redimensionnement
Une fois cette commande sélectionnée, votre curseur prendra la forme d'un pointeur en croix.
Cliquez pour placer le point de départ sur l'objet que vous utilisez afin de définir la dimension
du plan d'étage. Le curseur se transforme en double flèche. Cliquez simplement ailleurs pour
définir le point à l'autre extrémité de la flèche. Ensuite, utilisez la boîte de dialogue qui s'affiche
à l'écran pour définir la longueur de la ligne ainsi tracée en mètres (voir Figure 12).
Figure 12.
Saisie de la longueur de la ligne tracée
Astuce : les portes standard mesurent généralement 0,9 m de large.
Pour vérifier que vous avez correctement défini votre dimension, utilisez l'outil de mesure, tel
que décrit à la section 11.
La mesure reste sur le plan. Vous pouvez activer ou désactiver la flèche verte de mesure en
sélectionnant Projet > Redimensionner le plan d'étage > Afficher la mesure (Ctrl+Maj+M). La
flèche et la mesure saisie s'afficheront ou seront masquées, comme le montre la Figure 12.
Figure 13.
Affichage de la mesure de l'étage redimensionné
-8-
Asset DB v4.4
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5 Définition des services
La première chose à faire avant de placer vos matériels sur le plan d'étage est de définir les
noms de vos services et leurs limites. En définissant d'abord vos services, le menu déroulant
des services de la fenêtre Détails du matériel (expliqué à la section 7.1) se remplira
automatiquement, accélérant ainsi le processus de saisie.
L'onglet Services (voir Figure 14) vous permet de définir vos services. Cliquez sur le bouton
Ajouter, donnez un nom à votre service et attribuez-lui une couleur. Pour changer la couleur
d'un service, cliquez sur le bouton Modifier. Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les
services soient définis. Vous pourrez rajouter des services plus tard si nécessaire.
Astuce : utilisez des couleurs vives pour chaque service afin de pouvoir optimiser leur
apparence sur le plan d'étage.
Figure 14.
Onglet Services
Vous pouvez ajouter plusieurs services en même temps en cochant la case Ajouter plusieurs
services de la boîte de dialogue Ajouter un service. Cela vous permet d'ajouter une liste de services,
chacun étant inséré sur une nouvelle ligne (voir Figure 15). Asset DB attribuera ensuite
aléatoirement une couleur à chaque entrée. Si la couleur n'est pas adaptée, vous pourrez la modifier
par la suite en sélectionnant le service dans la liste et en cliquant sur Modifier.
Figure 15.
Ajout de plusieurs services
-9-
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5.1
Traçage des zones de service
Dans l'onglet Services, sélectionnez un service dans la liste que vous avez créée et cliquez sur
le bouton Tracer. Votre curseur prendra la forme d'un pointeur en croix. Vous pouvez alors
tracer le service sur le plan d'étage en cliquant sur l'un des coins du rectangle et en le faisant
glisser vers le coin opposé.
Les quatre coins du rectangle apparaîtront sous forme de points noirs, chacun pouvant être
déplacé pour s'adapter à la forme du service que vous tracez.
Au besoin, vous pouvez également créer des points supplémentaires en cliquant sur l'un des
côtés du service et en le faisant glisser comme le montre la Figure 16.
Point
supplémentaire
Figure 16.
Traçage des services
Vous pouvez aussi cliquer sur le plan d'étage afin d'y placer des points représentant les coins
de la zone du service. Pour terminer, passez votre curseur sur le premier point jusqu'à ce
qu'une bordure jaune apparaisse, puis cliquez à nouveau dessus. Une fois votre zone de
service tracée, vous pouvez la sélectionner en cliquant dedans. Tout comme un service de
forme rectangulaire, ce type de plan peut également être modifié : il suffit de déplacer des
points existants ou d'en ajouter de nouveaux.
Le coût par m² pour cette zone de service peut être saisi dans la console de détails à gauche
de l'espace de travail. Remarque : un coût peut être saisi à tout niveau de l'arborescence de la
société, mais les coûts définis plus bas dans cette arborescence remplaceront les coûts définis
à des niveaux supérieurs.
- 10 -
Asset DB v4.4
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Figure 17.
Saisie des caractéristiques de coût pour la zone de service
Une fois un service tracé, son nom apparaît dans un cadre à l'intérieur de la zone du service.
Vous pouvez déplacer ce cadre à votre convenance, mais il restera à l'intérieur de la zone que
vous avez tracée. Pour modifier la couleur et la taille de cette désignation, allez à Options >
Afficher les options (Alt-Entrée) et sélectionnez l'onglet Services.
Pour supprimer une zone de service, sélectionnez-la sur le plan d'étage et utilisez l'icône
Supprimer de la barre d'outils ou appuyez sur la touche Suppr. La suppression d'une zone de
service du plan d'étage ne supprimera aucun matériel de cette zone. Si vous décidez de placer
un nouveau service sur les matériels, ces derniers seront automatiquement affectés à la zone
de service nouvellement créée.
6 Affichage Tableau des matériels
Figure 18.
Affichage Tableau
L'affichage Tableau vous permet d'afficher et de filtrer vos matériels en fonction de différents
critères. Vous pouvez développer ou réduire le tableau en faisant glisser son bord supérieur
vers le haut ou vers le bas.
- 11 -
Asset DB v4.4
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Pour modifier les colonnes visibles dans le tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris
dans une barre d'en-tête de colonne quelconque et choisissez les options voulues dans le
menu. Lorsque vous cliquez sur Suite, la liste des colonnes pouvant être ajoutées au tableau
apparaît et vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez afficher dans le tableau.
6.1
Filtrage des colonnes
Les colonnes du tableau peuvent être filtrées en cliquant sur le côté droit de l'en-tête de colonne
approprié, comme le montre la Figure 19. Pour afficher uniquement une marque de
périphérique, il suffit de supprimer la coche en regard des autres marques. Pour désactiver le
filtre, cliquez sur Tout ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'en-tête et
sélectionnez Supprimer tous les filtres.
Figure 19.
6.2
Affichage Filtre
Outils de tableau
Sur le côté droit du tableau figurent 4 boutons pouvant être utilisés en conjonction avec le
tableau. Ils permettent de réaliser les opérations suivantes :


Représenter le matériel
- Décrit à la section 7.3, ce bouton vous permet de
représenter un matériel du tableau qui n'a pas encore été placé sur un plan d'étage
Modifier le type du matériel : Asset DB affecte un type de périphérique à un modèle
lors de son importation dans le tableau (voir section 15.2.2). Pour le modifier ou le
définir initialement si le périphérique n'est pas reconnu, sélectionnez
l'icône appropriée.
- 12 -
et choisissez
Asset DB v4.4
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
Transférer
- Vous permet de transférer un périphérique vers un nouvel étage. Pour
plus d'informations sur le transfert, reportez-vous à la section 9.2.

Bouton Outil
- Vous permet de modifier les paramètres dans le tableau.
Ce bouton inclut l'option d'affichage des matériels sans les informations sur l'étage.
7 Représentation des matériels
7.1
Icônes de positionnement de l'onglet Icônes
Figure 20.
Onglet Icônes
L'onglet Icônes situé en bas à gauche de l'espace de travail peut être utilisé pour sélectionner
les matériels à placer sur le plan d'étage. Pour savoir ce que représente chaque icône, passez
le curseur dessus pour afficher une description. Lorsque vous cliquez sur l'icône appropriée,
celle-ci reste « collée » au curseur jusqu'à ce que vous la placiez sur le plan d'étage en cliquant
à l'endroit souhaité.
Vous pouvez modifier la taille des icônes en faisant glisser le curseur situé en bas de l’onglet,
comme illustré sur la Figure 21.
Figure 21.
Curseur de redimensionnement des icônes
- 13 -
Asset DB v4.4
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Vous pouvez ajouter des icônes à votre jeu d'outils si nécessaire. Pour savoir comment ajouter
des icônes, reportez-vous à la section 17. Si vous sélectionnez une icône par inadvertance,
vous pouvez cliquer sur le bouton Désélectionner
en haut de l'écran pour annuler la
sélection.
Une fois qu'un matériel a été placé sur le plan d'étage, des détails peuvent être saisis dans la
console Détails du matériel située en haut à gauche de l'espace de travail. Lorsque vous avez
saisi toutes les données, cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer les détails.
Si vous n'êtes pas satisfait de l'emplacement d'un matériel, vous pouvez le déplacer en le
faisant glisser avec le stylet ou avec le bouton gauche de la souris.
Remarque : toutes les actions, comme le placement et le déplacement de matériels sur le plan
d'étage sont immédiatement enregistrées. L'application peut être fermée à tout moment et
aucune donnée ne sera perdue.
7.2
Annulation de la représentation des matériels
Une fois représentée sur un plan d'étage, un matériel peut être supprimé en cliquant sur le bouton
droit de la souris et en sélectionnant Annuler la représentation du matériel (voir Figure 22). Le
matériel sera supprimé du plan d'étage, mais sa représentation ne sera pas annulée dans
l'étage. Le matériel demeurera dans le tableau des matériels se trouvant sous la fenêtre du
plan d'étage, mais son icône sera supprimée du plan d'étage.
Figure 22.
Annulation de la représentation d'un matériel
- 14 -
Asset DB v4.4
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7.3
Icônes de représentation de l'affichage Tableau des
matériels
Après avoir importé des données externes (Section 15.2.1), vous pouvez avoir des
périphériques non représentés. Pour afficher tous les périphériques non représentés, cliquez
d'abord sur
et assurez-vous que la case en regard de Inclure les matériels sans étage est
cochée. Cliquez ensuite sur le côté droit de l'en-tête de colonne Représenté et cochez la case
en regard de Faux. Puis, décochez la case de l'option Vrai pour afficher uniquement les
matériels non représentés. Si l'option Faux n'apparaît pas, c'est que tous vos périphériques ont
été représentés.
Une fois que vous avez la liste des périphériques non représentés, vous pouvez remédier au
problème. Dans la liste, cliquez sur le périphérique que vous souhaitez tracer et sélectionnez
le bouton Représenter le matériel
sur le côté droit du tableau ou effectuez un clic droit
sur le périphérique et sélectionnez l'option de menu appropriée. Cette action « collera » l'icône
au curseur. Cliquez sur l'étage pour positionner l'icône. Vous pouvez également cliquer sur un
périphérique dans la liste et le faire glisser sur le plan d'étage. Utilisez la fonction de recherche
décrite à la section 8.2 pour rechercher le périphérique à représenter.
Si le périphérique ne possède pas encore de type, vous serez invité à sélectionner l'icône
correcte comme le montre la Figure 23.
Figure 23.
Sélection d'une icône
Une fois que le périphérique a été placé sur le plan d'étage, la colonne Représenté passe de
Non à Oui et les colonnes Site, Bâtiment et Étages se remplissent.
- 15 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
7.4
Icônes adaptatives
Certaines des icônes d'Asset DB sont adaptatives : elles changent de façon dynamique pour
afficher visuellement certains attributs définis. Cette puissante fonctionnalité vous permet
d'afficher un plan d'étage et de déterminer en un coup d'œil quels périphériques ont des
attributs nommés (ex. : couleur, jet d'encre, mono, A3, en réseau). La Figure 24 montre
comment les formats des icônes changent selon ces attributs nommés.
Figure 24.
Indicateurs d'imprimante
Notez que les couleurs répertoriées ici peuvent ne pas correspondre à celles affichées si vous
avez personnalisé vos icônes de manière à modifier les couleurs en fonction de critères
spécifiques. Reportez-vous à la section 17.1.3 pour plus d'informations.
7.5
Types de matériels
Il existe deux types de matériels : des matériels constitués uniquement de données, comme
les équipements électroniques, et des matériels associés à des miniatures, comme les unités
de stockage. Tous les matériels possèdent un ID qui est utilisé par Asset DB pour identifier le
matériel et le situer sur le plan. L'ID d'un matériel est unique.
7.6
Saisie de la marque et du modèle
Les équipements électroniques possèdent des menus déroulants permettant de saisir la
marque et le modèle rapidement, sans erreur (voir Figure 25). Ces marques et modèles
proviennent d'une base de données propre à Asset DB. Les neuf premières marques affichées
dans le menu déroulant représentent les modèles les plus répandus. Les données saisies d'une
autre façon risquent d'être introuvables dans la base de données TCO.
Vous pouvez également commencer à taper le nom d'une marque ou d'un modèle dans le champ
et les options correspondantes s'affichent juste en dessous du champ. Il vous suffit alors de
sélectionner l'option appropriée. Pour obtenir les meilleurs résultats possible, tapez la partie la plus
distinctive du nom du modèle (le numéro de modèle sans nom ni abréviations, par exemple).
- 16 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
Figure 25.
Saisie de la marque et du modèle
Remarque : la fonctionnalité de personnalisation des icônes (décrite dans la section 17.2) vous
permet de marquer n'importe quel champ de données comme « obligatoire ». Le pourtour de ces
champs s'affiche en rouge, comme illustré dans la Figure 25. Une fois que vous avez saisi les
données d'un périphérique, une boîte de dialogue vous avertit si vous avez oublié de saisir
certaines informations obligatoires (voir Figure 26). Il s'agit simplement d'un avertissement. Vous
ne serez pas obligé de revenir en arrière pour procéder à une mise à jour.
Figure 26.
Avertissement de validation
La notification des champs obligatoires peut être désactivée dans Asset DB. Cette fonction est très
utile lorsque vous travaillez sur un projet après l'audit ou pendant la création d'une solution. Pour
activer ou désactiver cette fonction, sélectionnez Options > Validation de champ.
Vous pouvez également définir vos propres messages de validation en personnalisant des
icônes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 17.1.5.
- 17 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
Selon les options sélectionnées pour un périphérique, d'autres options peuvent être
accessibles. Par exemple, si vous cochez la case Capacité grand format pour indiquer que
l'imprimante prend en charge les supports de grand format, une option vous permettra
d'indiquer si cette fonction est utilisée ou pas sur le périphérique concerné.
7.7
Relevés de compteur
La saisie des relevés de compteur de périphériques est une partie essentielle de votre
processus d'audit. Asset DB simplifie cette étape en vous permettant de saisir les relevés de
compteur en cours.
Ajouter une
nouvelle colonne
de date
Figure 27.
Cliquer pour modifier ou
supprimer
Relevés de compteur
Les champs de relevés de compteur affichés dépendent des informations entrées sur les autres
onglets. Par exemple, la Figure 27 montre les relevés de compteur d'un périphérique
multifonctions couleur compatible avec le papier grand format et sur lequel la fonction scanner
est activée. Si la case à cocher de cette fonction n'était pas cochée sur I'écran Capacités, le
champ de relevé de compteur Scanner ne serait pas visible. Pour une imprimante A4 mono, seuls
les champs Standard N&B et Compteur totalisateur seraient affichés.
Dans l'onglet Spécification, vous pouvez spécifier le nombre de niveaux de compteur couleur
gérés par le périphérique. Pour les périphériques mono, il est généralement égal à 0, tandis
que pour les périphériques couleur standard, il est en général de 1. Vous pouvez indiquer le
nombre 3 pour les périphériques capables de gérer trois niveaux de couleur, afin de pouvoir
effectuer le relevé de ces trois niveaux.
Remarque : si vous avez un champ de relevé Cycle de vie dans vos personnalisations
d'icônes, cette saisie ne sera pas incluse dans le calcul des statistiques d'imprimantes sous
l'onglet Statistiques ou Exportation de statistiques. Seuls les relevés répartis par imprimantes
mono ou couleur seront calculés.
Les données de relevé de compteur peuvent également être remplies depuis une source
externe. Reportez-vous à la section 15.2.1 pour plus d'informations.
- 18 -
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7.8
Scanneurs de codes-barres
Vous pouvez utiliser les scanneurs de codes-barres de la même façon qu’un clavier ou qu'un
système de reconnaissance d'écriture. Placez le curseur dans le champ approprié, puis
actionnez le scanneur de codes-barres pour le remplir. Si vous programmez le scanneur afin
qu'il émule la touche de tabulation à la fin d'une lecture, le curseur se positionnera
automatiquement sur le champ suivant. De cette manière, si vous devez enregistrer plusieurs
codes-barres, vous pouvez les scanner sans interruption.
7.9
Appareils photo numériques
Vous pouvez associer une photo numérique à un type de matériel sous forme de miniature.
Vous devez lancer le logiciel photo pour ajouter une nouvelle miniature dans la galerie de
miniatures. Vous pouvez accéder à la galerie de miniatures à l'aide du bouton situé sous la
miniature. Une fois qu'une image est chargée depuis l'appareil photo, elle s'affiche dans la
galerie de miniatures.
Figure 28.
Image numérique associée à un matériel
7.10 Galerie de miniatures
Chaque élément de la galerie de miniatures possède un ensemble de champs spécifique.
Il est important que ces champs soient remplis correctement afin de pouvoir effectuer des
analyses statistiques automatiques précises.
- 19 -
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Une fois qu'un type de matériel a été ajouté à la galerie, il est plus facile de sélectionner le type
de matériel à partir de la galerie que de le saisir. La miniature sélectionnée est surlignée en
rouge (voir Figure 29).
Le symbole « % » et la mesure « cm » ne doivent pas être ajoutés aux données numériques
saisies.
Remarque importante relative aux matériels de stockage : lorsque vous entrez le nombre
de tiroirs des éléments de stockage, ignorez les séparateurs verticaux. Ce point est important
pour les calculs de statistiques. Le nombre de tiroirs (ou d'étagères) doit correspondre au
nombre de tiroirs horizontaux qui peuvent contenir un dossier au format A4. Le nombre de
tiroirs est alors multiplié par la longueur ou la profondeur (selon la valeur la plus élevée) de
l'unité puis par le pourcentage d'utilisation, afin de calculer les mètres linéaires de stockage.
Figure 29.
Galerie de miniatures
7.11 Fonction « copier-coller »
Lorsque vous ajoutez un certain nombre de matériels identiques, il y a trois façons d'utiliser
l'outil copier-coller pour vous éviter de saisir plusieurs fois la même information :



Après avoir saisi le premier matériel, appuyez sur le bouton Copier. Cliquez ensuite
sur le bouton Coller : une icône identique « collera » au curseur, ce qui vous permettra
de la placer sur le plan d'étage.
Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le périphérique et sélectionner
Copier dans le menu déroulant, puis cliquer à nouveau avec le bouton droit et
sélectionner Coller.
La troisième méthode consiste à sélectionner le matériel, puis à utiliser la fonction
Copier (Ctrl-C) et la fonction Coller (Ctrl-V) pour « coller » le matériel au curseur afin
de le placer à l'endroit souhaité.
- 20 -
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Figure 30.
Copier-coller des matériels
7.12 Navigation générale pour vérification
Vous pouvez visualiser le plan d’un étage en cliquant sur son icône dans l’arborescence. Vous
pouvez déplacer le plan en cliquant sur une zone vide afin de le faire glisser à l'endroit choisi.
Le plan d'étage peut également être manipulé à l'aide de la barre de zoom située en haut de
l'espace de travail, du bouton Réinitialiser le zoom et des barres de défilement situées sur le
bord de la fenêtre du plan d'étage.
Après avoir choisi l’étage, vous pouvez agrandir l’espace disponible permettant de visualiser
l’étage à l’aide du bouton Agrandir. Il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Agrandir pour
masquer les panneaux latéraux l'un après l'autre, puis revenir à la disposition standard.
Figure 31.
Développer/verrouiller le plan d'étage
Tous les paramètres de zoom et de défilement sont mémorisés pour chaque étage pour la
session en cours.
8 Affichage des informations relatives aux
matériels
Pour afficher ou modifier des données concernant un matériel dans la console Détails du
matériel, il vous suffit de sélectionner le matériel en appuyant dessus avec votre stylet ou en
cliquant dessus avec le bouton gauche de votre souris.
Astuce : lorsque vous travaillez sur les matériels, verrouillez le plan d'étage afin d'éviter de les
déplacer accidentellement. Pour ce faire, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Cadenas, situé
en haut à droite de l'écran (voir Figure 31).
- 21 -
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8.1
Affichage de la page Web d'un périphérique
La plupart des périphériques en réseau exécutent un serveur Web intégré. Si l'adresse IP du
périphérique est indiquée, effectuez un clic droit sur le périphérique du plan d'étage et
sélectionnez Ouvrir dans le navigateur Web pour afficher les pages Web du périphérique (voir
Figure 32).
Figure 32.
Affichage de la page Web du périphérique
Remarque : pour utiliser cette fonction, vous devez disposer d'une connexion réseau active au
réseau utilisé par l'imprimante.
8.2
Recherche
La barre de recherche est située en bas de la fenêtre (voir Figure 33). Pour saisir du texte dans
le champ Texte de recherche, vous pouvez utiliser votre clavier/tablette tactile ou le scanneur
de codes-barres. Vous pouvez rechercher un matériel en utilisant différents critères de
recherche. Pour définir les champs à rechercher, cliquez sur la flèche en regard de la loupe
et choisissez Sélectionner les champs dans lesquels effectuer la recherche. Cela vous
permet de choisir le ou les champs de données sur lesquels doit porter la recherche. Au fur et
à mesure que vous tapez les critères de recherche, la liste des matériels correspondants est
réduite dans le tableau affiché au-dessus. La recherche repose sur le niveau que vous avez
sélectionné dans la hiérarchie des projets. Par exemple, si vous vous trouvez au niveau du
projet, le matériel est recherché dans l'ensemble du projet.
Barre de recherche
Figure 33.
Barre de recherche
- 22 -
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Pour effacer les résultats de la recherche et revenir à la liste complète des matériels, cliquez
sur la croix
8.3
à droite de la barre de recherche.
Statistiques
Le récapitulatif des matériels par étage et du coût par zone de service apparaît dans l'onglet
Statistiques en bas à droite de l'espace de travail. Les statistiques affichées dépendent du
niveau de projet qui a été mis en surbrillance, à savoir projet, bâtiment, étage ou service.
Dans le champ
d'application
Figure 34.
8.4
Hors du champ
d'application
Statistiques des matériels
Filtre
L'onglet Filtre peut être utilisé pour masquer ou afficher des éléments du plan d'étage :


Les zones de service peuvent être activées ou désactivées.
Toutes les instances d'un type de périphérique particulier peuvent être affichées ou

masquées sur le plan d'étage.
Si vous utilisez des icônes variables, les couleurs de périphériques variables et les
indicateurs d'impression figurant sur l'icône du périphérique peuvent être désactivés.
Remarque : ces filtres restent activés lorsque vous exportez des plans d'étage vers un
document PDF (voir section 16).
- 23 -
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Figure 35.
Onglet Filtre
9 Fonctions de matériels supplémentaires
9.1
Modification du type de périphérique
Dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire de modifier le type de périphérique attribué à une
icône sur le plan d'étage. Par exemple, vous pouvez avoir placé une imprimante sur un étage
et saisi tous les détails la concernant avant de vous rendre compte qu'il aurait dû s'agir d'une
imprimante multifonctions. Pour modifier le type d'équipement, mettez le périphérique en
surbrillance et utilisez le menu Modifier > Modifier l'icône, ou effectuez un clic droit sur
l'équipement en question, choisissez Modifier l'icône, puis sélectionnez l'icône voulue dans la
boîte de dialogue qui s'affiche. Dans la plupart des cas, les données sont enregistrées dans le
champ correspondant, par exemple les données du champ Modèle resteront dans le champ
Modèle. Dans le cas où le champ correspondant n'existe pas pour le nouveau type de
périphérique, les données du champ inexistant seront placées dans le champ Commentaire.
9.2
Transfert de matériels
Il peut vous arriver d'avoir à transférer des matériels d'un étage à un autre. Pour accéder à la
fonction de transfert, effectuez un clic droit sur le matériel ou utilisez l'icône de la barre d'outils.
Une boîte de dialogue apparaîtra et vous permettra de sélectionner l'étage de destination. Vous
serez redirigé vers le nouvel étage. Le matériel n'apparaîtra pas dans le plan d'étage mais
apparaîtra dans le tableau pour que vous puissiez le représenter à l'emplacement approprié.
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Vous pouvez transférer un matériel directement à partir du tableau en choisissant le bouton
Transférer sur le côté droit du tableau ou dans la barre d'outils supérieure (voir Figure 36).
Figure 36.
9.3
Bouton Transférer
Sélection multiple
Vous pouvez sélectionner plusieurs icônes à la fois de deux façons. La première méthode
consiste à maintenir la touche Ctrl du clavier enfoncée et à cliquer sur un périphérique à la fois.
Vous pouvez sélectionner les périphériques dans le plan ou dans le tableau. Les périphériques
sélectionnés seront encadrés pour indiquer qu'ils ont bien été sélectionnés.
La seconde méthode fait appel à l'icône Sélection multiple de la barre d'outils principale. Il vous
suffit de cliquer sur le plan et de faire glisser votre souris pour y tracer une zone. Tous les
périphériques contenus dans cette zone seront sélectionnés.
Une fois sélectionnés, les périphériques peuvent être déplacés en groupe, supprimés ou
transférés à un autre étage.
Figure 37.
Sélection multiple
- 25 -
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10 Remarques sur l'étage
Les remarques sur l'étage peuvent être ajoutées au plan d'étage pour partager remarques et
idées avec d'autres vérificateurs ou avec les architectes de solutions. Celles-ci peuvent être
apparentées à des notes repositionnables de type post-it comme le montre la Figure 38.
Figure 38.
Remarque sur l'étage
Vous pouvez aussi épingler une remarque sur des périphériques ou des zones d'étage en
cliquant sur l'épingle située dans le coin en haut à droite et en la faisant glisser à l'endroit choisi.
Pour modifier l'apparence des remarques sur l'étage, allez à Options > Afficher les options
(Alt+Entrée) et choisissez l'onglet Remarques sur l'étage.
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11 Outil de mesure
L'outil de mesure vous permet de mesurer des distances d'un point à un autre sur un plan
d'étage ainsi qu'un rayon circulaire autour de la mesure. Il faut pour cela définir une échelle
pour l'étage (décrite à la section 4).
Figure 39.
Outil de mesure
Sélectionnez Mesurer dans le menu Outils, puis cliquez et faites glisser votre souris à partir
d'un point du plan d'étage pour afficher la mesure de la distance. Cliquez avec la souris ou
appuyez rapidement avec le stylet pour le faire disparaître. Pour désélectionner l'outil de
mesure, cliquez sur l'icône Curseur.
- 27 -
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12 Préparation d'un projet pour l'exportation et le
partage
12.1 Ajout de bordure à un plan d'étage
Figure 40.
Ajout d'une bordure à une image de plan d'étage
Asset DB peut ajouter des bordures au plan d'étage par le biais du menu Options > Afficher les
options (Alt+Entrée) > Plans d'étage. Ces options s'appliquent spécifiquement au projet. La
bordure peut être appliquée à tous les étages du projet ou uniquement à celui affiché
actuellement.
Chaque bordure (supérieure, inférieure, gauche et droite) peut être définie individuellement, ou
vous pouvez cocher la case Verrouiller les curseurs de taille de la bordure pour toutes les définir
à l'identique.
Les bordures sont comprises dans les exportations d'image d'étage et peuvent être utilisées
pour placer des étiquettes en dehors du plan d'étage lui-même.
- 28 -
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12.2 Ajustement de la taille d'une image de plan d'étage
avant l'exportation
Dans la boîte de dialogue, vous pouvez également réduire la qualité de l'image et par
conséquent la taille du fichier du plan d'étage. Cette option est importante pour les images ou
les analyses générées par ordinateur dont la résolution est supérieure à 300 ppp, et dont la
taille est par conséquent très importante. La réduction de la qualité de l'image lors de
l'exportation permet d'obtenir un PDF ou un document Word plus petit.
12.3 Ajustement des paramètres généraux dans Asset DB
Asset DB peut gérer davantage de paramètres généraux à l'aide du menu Options > Options
générales. Cette boîte de dialogue propose quatre paramètres généraux pouvant déterminer :
-
les paramètres d'importation et d'exportation de données ;
les paramètres Asset DB Cloud ;
-
les paramètres d'importation de photos ;
les paramètres de nom d'utilisateur.
Voir Figure 41 ci-après.
Figure 41.
Fenêtre des paramètres globaux d'Asset DB
L'onglet Utilisateur contient une option Demander un nom au démarrage. Cela signifie que
chaque fois que Asset DB est ouvert, l'utilisateur doit saisir son nom avant de poursuivre. Par
la suite, toutes les données exportées à partir du projet porteront le nom de l'utilisateur qui les
a saisies.
- 29 -
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13 Étiquettes des icônes
13.1 Affichage et configuration des étiquettes
Asset DB peut afficher une étiquette pour chaque icône sur un plan d'étage lorsque vous
cliquez sur Affichage > Étiquettes des icônes. Si vous cochez la case correspondante, les
étiquettes des icônes s'afficheront.
Figure 42.
Affichage des étiquettes des icônes
- 30 -
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13.2 Personnalisation des étiquettes
Les étiquettes peuvent être personnalisées : allez à Options > Afficher les options (Alt-Entrée),
puis choisissez Étiquettes de matériels. Vous pouvez définir une couleur d'arrière-plan
différente pour les périphériques qui sont à l'intérieur et hors du champ d'application, et modifier
la police, la couleur et la taille du texte.
Figure 43.
Personnalisation des étiquettes d'icônes
Il est également possible de modifier les informations affichées sur les étiquettes. Le bouton
Configurer vous permet d'ajouter ou de supprimer des lignes de texte, de sélectionner les
champs à afficher et de choisir de masquer ou non l'intitulé du champ.
Les options Filtre et Substitution vous permettent de filtrer les mots couramment utilisés ou les
mots superflus et d'utiliser des abréviations pour les mots plus longs.
Le champ Filtre peut être utilisé pour améliorer les options de texte des étiquettes. Par exemple,
il est possible de définir un filtre « LaserJet » de sorte que « LaserJet4350 » apparaisse
simplement sous la forme « 4350 ».
L'option de remplacement vous permet d'abréger ou de raccourcir les étiquettes. Vous pouvez
opérer plusieurs remplacements à l'aide d'une liste séparée par des virgules. Par exemple,
Hewlett-Packard est communément remplacé par HP.
- 31 -
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13.3 Organisation automatique des étiquettes
Les étiquettes des icônes peuvent être déplacées sur le plan d'étage, tout comme les icônes.
Cette fonction vous permet de positionner parfaitement les étiquettes
Asset DB propose également une option d'organisation automatique des étiquettes. Cette
fonction est accessible sous Options > Options d'étiquette d'icône. La boîte de dialogue
d'options illustrée dans la Figure 44 s'affiche alors.
Figure 44.
Boîte de dialogue des options d'organisation automatique des étiquettes
Les différentes options sont les suivantes :



Centré : cette option place chaque étiquette aussi près que possible du matériel
correspondant, tout en évitant les chevauchements.
Côté : cette option place chaque étiquette sur le côté du plan d'étage (ou dans la zone
de contour, le cas échéant). L'option Côté offre les options suivantes :
o Lignes/colonnes d'étiquettes max. : cette option définit le nombre maximum de
lignes/colonnes d'étiquettes à utiliser sur un côté si elles ne peuvent pas être
placées sur une seule ligne/colonne.
o Écart d'étiquettes horizontal : cette option définit l'écart horizontal entre les
étiquettes. La distance séparant les étiquettes sera au moins égale à cette
valeur (en pixels).
o Écart d'étiquettes vertical : cette option définit l'écart vertical entre les
étiquettes. La distance séparant les étiquettes sera au moins égale à cette
valeur (en pixels).
o Écart entre étiquettes : cette option permet d'ajouter un espace entre les
étiquettes au moment de la réorganisation afin que celles-ci demeurent claires
et visibles.
Écarter les étiquettes de la zone en bordure : cette option affecte le positionnement du
côté et répartit les étiquettes sur le côté du plan d'étage.
Une fois que vous avez défini les options en fonction de vos besoins, sélectionnez Outils >
Réorganiser les étiquettes des icônes. Si vous sélectionnez cette option, les étiquettes des
icônes sont réorganisées automatiquement par Asset DB. Il est important de noter que cette
opération est irréversible.
- 32 -
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14 Légende de plan d'étage
Asset DB peut générer automatiquement une légende répertoriant toutes les icônes et
symboles d'un plan d'étage. Pour l'activer, cliquez sur Options > Afficher les options > Légende,
puis cochez la case Afficher la légende. La légende affiche uniquement les détails relatifs aux
matériels apparaissant sur le plan d'étage. Par exemple, s'il n'y a aucun périphérique
compatible A3 à l'étage donné, la légende n'indiquera pas les informations relatives à la
compatibilité A3.
Figure 45.
Exemple de légende de plan d'étage générée automatiquement
Lorsqu'elle est affichée pour la première fois, la légende se trouve en haut à gauche du plan
d'étage. Vous pouvez ensuite la déplacer à votre guise sur le plan d'étage. Pour configurer
votre légende, cliquez sur Options > Afficher les options > Légende.
15 Importation et exportation des données
15.1 Exportation de données
Lorsque des données ont été saisies dans Asset DB, il peut être utile de les exporter pour
analyse complémentaire ou modification. Pour ce faire, sélectionnez Projet > Exporter. Vous
pouvez exporter les types d'informations suivants à partir de ce menu :
1. Données Asset DB : cette option exporte les données de base d'Asset DB dans un
fichier Microsoft Excel. Vous pouvez exporter un fichier CSV ou un classeur
Microsoft Excel (au format Excel, chaque type de périphérique et de galerie apparaît
dans une feuille séparée).
2. Project XML : Asset DB offre une fonction d'exportation des données de projet au
format XML (Extensible Markup Language). Cette fonction peut être utilisée pour
intégrer les données d'un projet Asset DB dans des sites Web et des bases de données
externes. Pour en savoir plus sur la fonction d'exportation XML, consultez votre
administrateur de base de données/Web. NewField IT n'assure pas le support pour les
utilisations tierces du XML.
- 33 -
Asset DB v4.4
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3. Société : exporte toutes les informations relatives au projet, au site, au bâtiment et à
l'étage, comme les numéros du personnel, les contacts sur le site, les conditions
d'accès, etc.
4. Plans d'étage : exporte tous les plans d'étage dans un fichier PDF ou JPEG qui
présente la même structure que celle utilisée dans Asset DB. Vous pouvez également
choisir d'exporter le plan d'étage sélectionné ou les plans d'étage d'origine sans les
icônes, les services. etc.
5. Galerie : exporte tous les types de galeries et les informations relatives à chacun de
ces types.
6. Personnalisations d'icônes : si vous décidez de personnaliser vos icônes, vous pouvez
exporter ces personnalisations afin de les réutiliser dans le cadre de futurs projets.
Figure 46.
Exportation de données
15.2 Importation de données
Cette méthode peut être utilisée pour créer des matériels, modifier les données relatives aux
matériels existants et ajouter de nouvelles données dans les champs vides. Les matériels
existants peuvent être mis à jour à l'aide de cette fonction, mais celle-ci ne peut pas être utilisée
pour supprimer des matériels. Toutes les données ajoutées au fichier CSV doivent être
constituées de texte simple et ne pas contenir de formules sous-jacentes.
- 34 -
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15.2.1 Importation de données externes
Vous pouvez importer des données à partir de plusieurs outils tiers. Un fichier CSV (fichier de
valeurs séparées par des virgules) peut être importé à l'aide de l'option Projet > Importer >
Données externes.
Figure 47.
Importation de données externes
La boîte de dialogue Importation de données externes s'affiche et vous pouvez sélectionner un
fichier CSV en entrant le chemin d'accès au fichier à importer ou en cliquant sur le bouton
« … », puis en recherchant le fichier dans l'Explorateur de fichiers :
- 35 -
Asset DB v4.4
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Figure 48.
Sélection d'un fichier à exporter
Figure 49.
Recherche d'un fichier à importer
Pour garantir la correspondance entre les nouvelles données et les matériels existants, et pour
identifier les nouveaux matériels présents dans le fichier de données à importer mais ne figurant
pas encore dans le projet Asset DB, il est impératif que les colonnes de données du fichier de
données correspondent aux champs Asset DB appropriés. Lors de l'importation des données,
Asset DB affiche une boîte de dialogue permettant d'établir la correspondance entre les
colonnes et les champs, comme illustré dans la Figure 50.
- 36 -
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Figure 50.
Correspondance de champs/colonnes lors de l'importation de données externes
La partie supérieure de la boîte de dialogue affiche les colonnes automatiquement mises en
correspondance avec les champs Asset DB. Vous pouvez vérifier ces correspondances et les
laisser inchangées, le cas échéant. Dans le cas contraire, toute correspondance incorrecte
peut être supprimée en cliquant sur le bouton Interrompre la correspondance. La colonne du
fichier de données est alors ajoutée au tableau de colonnes sans correspondance dans la partie
inférieure de la boîte de dialogue.
Le tableau du bas répertorie toutes les colonnes du tableau de données qui n'ont pas pu être
automatiquement mises en correspondance avec les champs Asset DB. Pour relier ces
colonnes aux champs Asset DB, cliquez sur le bouton Sélectionner un champ Asset DB. La
nouvelle boîte de dialogue qui s'affiche répertorie tous les onglets et les champs pour les
matériels disponibles dans le projet actuel pour chaque type de matériel. Vous pouvez alors
sélectionner les champs dans lesquels les données des colonnes doivent être importées. Une
fois l'opération effectuée, les colonnes et les champs mis en correspondance s'affichent dans
la partie supérieure de la boîte de dialogue d'importation de données externes.
- 37 -
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Figure 51.
Sélection du champ à mettre en correspondance avec une colonne du fichier à importer
Selon la source du fichier de données, certains relevés de compteur ne seront peut-être pas
automatiquement reliés aux champs correspondants dans Asset DB. Si les en-têtes de colonne
de votre fichier contiennent des dates de relevé, vous pouvez choisir d'insérer les relevés de
compteur en fonction de ces dates en cliquant sur le bouton Sélectionner un champ de relevé de
compteur plutôt que sur le bouton Sélectionner un champ Asset DB (voir Figure 52). Toutes les
colonnes dotées du même en-tête sont alors mises en correspondance (par ex., Cycle de vie
[date]) et importées en fonction de la date figurant dans chaque en-tête. Veuillez vous reporter à
la section 15.2.3 pour obtenir des informations sur les formats de date.
Figure 52.
Sélection d'un champ de relevé de compteur
- 38 -
Asset DB v4.4
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Une fois toutes les correspondances établies entre les colonnes et les champs, cliquez sur le
bouton Suivant. Puis sur l'écran suivant, les cases à cocher vous permettront de déterminer si
vos données créeront de nouveaux sites/bâtiments/étages/matériels ou si l'importation ajoute
simplement les données aux matériels existants. L'affichage des cases à cocher dépend des
données contenues dans votre fichier importé et de l'impact du projet. Les cases à cocher et
leurs actions sont décrites ci-dessous :

Écraser les valeurs existantes : cette case permet d'utiliser les valeurs du fichier
importé (si différentes de celles figurant déjà dans le projet) à la place des valeurs
existantes. Si cette case n'est pas cochée, les données du fichier seront utilisées dans
les emplacements où des données sont manquantes, mais elles ne remplaceront pas
les données existantes.

Créer les matériels non détectés comme neufs : cette case permet d'ajouter les
nouveaux matériels au projet pour chaque périphérique figurant dans le fichier à
importer mais pas encore dans le projet. Ces options ne sont disponibles que si votre
fichier contient des lignes de données qui ne correspondent pas aux matériels
existants de votre projet.

Localiser / transférer les matériels : cette case permet d'affecter de nouveaux
matériels à un site/bâtiment/étage et de transférer des matériels existants vers un
site/bâtiment/étage lors de l'importation. Les trois champs du fichier importé doivent
contenir des valeurs correspondantes à la structure d'arborescence du projet afin de
pouvoir correctement affecter les matériels à un étage.

Créer sites, bâtiments et étages manquants : cette case permet de créer des sites,
bâtiments et étages en important des valeurs qui n'existent pas déjà dans la structure
de projet. Tout ce qui ne correspond pas exactement à la structure existante sera créé.
Faites donc particulièrement attention à l'orthographe et à la mise en forme pour éviter
de créer des doublons.
Figure 53.
Options d'importation de données externes
- 39 -
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Effectuez les sélections nécessaires afin de déterminer la façon dont vous allez importer les
données, puis cliquez sur Suivant. Un résumé des matériels à modifier et/ou créer s'affiche. Il
est possible de sélectionner les matériels répertoriés sur le côté gauche de la boîte de dialogue
afin d'afficher les détails des modifications requises sur le côté droit.
Figure 54.
Modifications après récapitulatif d'importation des données
Lorsque vous cliquez sur Suivant, toutes les données sont importées dans le projet et un
récapitulatif des modifications apportées s'affiche.
Figure 55.
Modifications après récapitulatif d'importation des données
Lorsque vous cliquez sur Fermer, la boîte de dialogue se ferme et vous pouvez continuer à
utiliser le projet avec les nouvelles valeurs et données importées.
- 40 -
Asset DB v4.4
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Remarque : après avoir mis en correspondance les champs de données et cliqué sur Suivant,
une fenêtre d'avertissement s'affiche à la place des informations sur les matériels à modifier,
comme illustré dans la Figure 55. Cela signifie que vous devrez prêter une attention particulière
aux modifications apportées à vos données (comme, par exemple, les matériels transférés vers
un autre étage et par conséquent non liés à leur emplacement précédent comme indiqué dans
la Figure 56) ou plus important encore, que certaines erreurs figurant dans les données
empêcheront leur importation. Si le message d'avertissement indique que les données ne
seront pas importées, vous devez vérifier et modifier votre fichier de données en dehors
d'Asset DB afin de résoudre le problème avant de répéter le processus d'importation afin de
pouvoir ajouter vos données au projet.
Figure 56.
Résumé des avertissements relatifs à l'importation de données externes
15.2.2 Utilisation des données externes avant le mappage
Vous pouvez importer les données externes même si vous n'avez pas encore mappé les
périphériques. Importez les données comme décrit plus haut et cochez la case Créer les
matériels non détectés comme neufs. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous indiquer
combien de nouveaux périphériques ont été créés, comme illustré dans la Figure 57.
- 41 -
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Figure 57.
Matériels créés
Cliquez sur Fermer pour afficher ces matériels dans le tableau. Reportez-vous à la section 7.3 pour
savoir comment représenter ces périphériques.
Vous pouvez exécuter un TCO à partir de ce point sans mapper les périphériques. Tous les
périphériques non représentés auxquels est affecté un type de périphérique seront inclus dans
votre TCO.
Astuce : si vous synchronisez votre projet avec Asset DB Cloud, veillez d'abord à transférer
les périphériques non liés vers un étage. Ils n'ont pas besoin d'être représentés physiquement
sur cet étage, mais la synchronisation ne pourra pas avoir lieu sans les détails de l'étage.
15.2.3 Format de date lors de l'importation de données externes
Il est également possible d'utiliser une colonne de date dans le fichier importé pour indiquer la
date à laquelle un relevé de compteur a été effectué. Si votre fichier de données ne consigne
pas la date du relevé de compteur dans l'en-tête de colonne mais dans la colonne proprement
dite, cliquez sur le bouton Marquer en tant que Colonne de date des relevés de compteur (voir
Figure 50) pour indiquer que les dates de vos relevés doivent être extraites de cette colonne.
Lorsque vous associez un champ contenant une date de relevé de compteur, Asset DB détecte
automatiquement dans la plupart des cas le format de date approprié utilisé dans le fichier
importé. Si le format n'est pas automatiquement détecté, la liste déroulante illustrée dans la
Figure 58 permet à l'utilisateur de modifier manuellement le format de date.
- 42 -
Asset DB v4.4
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Figure 58.
Spécification du format de date pour l'importation
Le format de date utilisée par Asset DB est un modèle. Il permet d'interpréter les dates fournies
dans le fichier que vous importez. Les dates pouvant être écrites dans des formats très
différents (par exemple, 1-12-80 ou Dec/1/1980), seul le modèle déterminé sera interprété
comme étant la date correcte. Le processus de lecture de la date dans le fichier est appelé
analyse syntaxique.
Dans le format de date, certaines lettres sont utilisées pour spécifier différents aspects de la
date (par exemple, y pour year (année), a pour am ou pm). Ces lettres sont sensibles à la
casse, car les majuscules ou minuscules de ces lettres peuvent avoir une tout autre signification
dans certaines situations.
Lettre
Composant de date ou
d'heure
Présentation
Exemples
y
Année
Année
1996; 96
M
Mois de l'année
Mois
Juillet ; Juil. ; 07
d
Jour du mois
Nombre
10
E
Jour de la semaine
Texte
Mardi ; mar.
u
Numéro du jour de la
semaine
Nombre
1
(1 = lundi, ..., 7 = dimanche)
a
Marqueur am/pm
Texte
PM
H
Heure du jour (0-23)
Nombre
0
h
Heure en am/pm (1-12)
Nombre
12
m
Minute(s)
Nombre
30
s
Seconde(s)
Nombre
55
S
Millisecondes
Nombre
978
z
Zone horaire
Zone horaire générale
Heure standard du
Pacifique ;
- 43 -
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Lettre
Composant de date ou
d'heure
Présentation
Exemples
PST; GMT-08:00
Z
Zone horaire
Zone horaire RFC 822
-0800
X
Zone horaire
Zone horaire ISO 8601
-08; -0800; -08:00
Voici plusieurs exemples de formats pour la date du 21 juillet 2014, soit 21 st July 2014 en
anglais :
Date dans le fichier
Modèle
7/21/14
M/d/yy
21/7/14
d/M/yy
21 Jul 2014
dd MMM yyyy
21.07.14
dd.MM.yy
2014-07-21 16:05:36
yyyy-MM-dd HH:mm:ss
July 21, 2014
MMM dd, yyyy
7/21/2014 4:05:36 PM
M/d/yyyy h:mm:ss a
Monday, 21 July 2014 (BST)
EEE, dd MMM yyyy (Z)
En principe, Asset DB reconnaît le format de date appropriée et l'utilise automatiquement.
Cependant, il peut être nécessaire de spécifier manuellement le modèle de date lorsqu'il peut y
avoir confusion entre le modèle britannique d/M/yy et le modèle américain M/d/yy. En conservant
l'exemple de date du 21 juillet 2014 soit 21st July 2014 en anglais, le fait que la valeur d soit 21
signifie que le format 21/7/14 serait correctement interprété comme répondant au modèle d/M/yy.
Cependant, une valeur de date 2/7/14 figurant dans un fichier peut être interprétée comme étant le
2 juillet 2014 selon le modèle britannique ou comme le 7 février 2014 selon le modèle américain. Il
peut donc être important dans certaines situations de vérifier le modèle sélectionné et de le modifier
manuellement pour assurer la précision de vos données.
15.2.4 Importation de données Asset DB
Les données de matériel entrées manuellement dans Asset DB et/ou précédemment importées
à partir d'une source externe peuvent être exportées à partir d'Asset DB et modifiées dans un
tableur à tout moment.
Pour exporter les données, sélectionnez Projet > Exporter > Données Asset DB, choisissez le
format et les options d'exportation voulus, cliquez sur OK, puis sélectionnez un emplacement
approprié et un nom de fichier pour le fichier généré.
Vous pouvez effectuer les modifications dans un tableur, enregistrer le fichier, puis le réimporter
dans Asset DB à l'aide de l'option Projet > Importer > Données Asset DB.
Remarques importantes :

L'option Projet > Importer > Données Asset DB peut uniquement être utilisée pour
réimporter des fichiers précédemment générés lors de l'exportation de données DEPUIS
Asset DB. Il n'est pas possible de l'utiliser pour importer des données externes.
- 44 -
Asset DB v4.4
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

Les données figurant dans les colonnes _ID_ ou _TYPE_ ne peuvent pas être
modifiées. Ces colonnes contiennent des données système importantes utilisées par
Asset DB et les modifications apportées à celles-ci ne seront pas importées.
Lors de l'importation de données Asset DB, il n'est pas possible de modifier via
importation les données relatives au bâtiment, au site, à l'étage, au type ou à la
catégorie de matériel. Ces attributs doivent être modifiés dans le logiciel.
Il y a une exception relative à la fonction d'importation de nouvelles colonnes dans Asset DB
via la fonction Projet > Importer > Données Asset DB. De nouveaux relevés de compteur
peuvent être importés dans une grille comprenant des dates. Pour ce faire, insérez une
nouvelle colonne, copiez et collez l'en-tête de la colonne d'un précédent relevé de compteur,
puis modifiez la date.
Par exemple : copiez le nom de colonne de format standard N&B A4 (21-Nov-2008) et collezle dans une nouvelle colonne sous Excel, puis modifiez la date pour qu'elle corresponde à celle
du nouveau relevé de compteur. La fonction Projet > Importer > Données Asset DB permet de
créer un nouveau relevé de compteur avec cette date pour le matériel mis à jour.
15.3 Format de données CSV
Lorsque les données sont importées dans Asset DB ou exportées depuis Asset DB à l'aide du
format CSV, les valeurs des données sont généralement séparées par des virgules. Cependant,
dans certains cas, il peut être utile d'employer un caractère différent pour séparer les valeurs, par
exemple dans les pays où la virgule est utilisée pour séparer les valeurs numériques. Asset DB
dispose d'une option permettant de configurer le caractère délimiteur CSV par défaut. Pour ce faire,
sélectionnez Options > Options générales > Données (voir Figure 59).
Figure 59.
Boîte de dialogue d'options CSV
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Asset DB v4.4
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Les options cochées dans la boîte de dialogue seront appliquées à toutes les actions Asset DB
effectuées à l'aide du format de données CSV. Si l'option Toujours demander le délimiteur CSV
est cochée, Asset DB demande toujours le symbole délimiteur à utiliser lorsqu'une action est
effectuée au format CSV.
15.4 Recherche de données externes
Asset DB permet de consulter des données depuis un document CSV et de les lier aux données
trouvées dans les champs appropriés. Cette fonction est conçue pour être utilisée avec tous
les outils de recherche (Web Jetadmin, Centreware Web, PrintFleet, etc.).
Vous pouvez consulter plusieurs fichiers CSV à la fois en utilisant l'option Options >
Configuration de recherche. Pour ajouter un fichier, cliquez sur le bouton Ajouter dans la fenêtre
qui apparaît. La fenêtre de configuration de recherche de données externes s'affiche, comme
le montre la Figure 60.
Figure 60.
Boîte de dialogue d'options CSV
La section Aide, située au bas de l'écran, vous guidera à travers chacune des étapes du
processus, la première consistant à sélectionner votre fichier.
La fenêtre suivante affiche une liste de tous les champs qu'Asset DB a réussi à faire
correspondre automatiquement en haut de l'écran, et tous les champs sans correspondance
en bas. Vous pouvez choisir les champs d'Asset DB à relier aux champs de vos propres
données à l'aide du bouton Sélectionner un champ Asset DB dans la partie inférieure de l'écran.
De plus, toute correspondance incorrecte ou non requise peut être annulée dans la partie
supérieure en cliquant sur Interrompre la correspondance.
- 46 -
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Figure 61.
Correspondance des colonnes du fichier de consultation des données
Si votre fichier contient des relevés de compteur et que la date de ces relevés n'est pas prise
en compte par Asset DB, l'écran suivant vous permet de sélectionner la date à laquelle les
relevés ont été effectués.
Pour remplir les champs relatifs à un périphérique dans votre fichier de consultation, vous devez
saisir une information unique dans le champ accompagné de l'icône de consultation (loupe).
Figure 62.
Fonction Consulter
Une fois que vous avez saisi un numéro de matériel, un numéro de série, une adresse IP ou
une adresse MAC, cliquez sur la loupe. L'outil de consultation parcourt alors les fichiers CSV
que vous avez spécifiés à l'étape précédente et recherche une correspondance. Une fois
qu'une correspondance est détectée, les champs restants sont remplis automatiquement.
- 47 -
Asset DB v4.4
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16 Exportation des plans d'étage
Les images de plans d'étage peuvent être exportées au format PDF ou JPG exactement telles
qu'elles apparaissent dans Asset DB, c'est-à-dire que l'apparence des plans dans la fenêtre
principale d'Asset DB (le zoom, la taille des icônes, les filtres, etc.) sera exactement la même
dans le fichier PDF ou JPG exporté.
Pour exporter les plans d'étage, allez à Projet > Exporter > Plans d'étage. Une boîte de
dialogue vous permettant de choisir le plan à exporter apparaîtra (voir Figure 63).
Figure 63.
Boîte de dialogue d'exportation du plan d'étage
La section Disposition de la partie supérieure droite de la boîte de dialogue vous permet de
choisir un format de fichier et un format de papier pour votre exportation. Cette fonction est utile
lorsque la taille des fichiers de plans d'étage importés dans un projet diffère.
La qualité des images exportées peut être contrôlée par le biais du curseur Qualité de l'image.
Plus la qualité des images est grande, plus la taille des fichiers est importante.
Remarque : les plans d'étage peuvent également être exportés individuellement au format
JPEG : il suffit d'effectuer un clic droit sur le plan d'étage dans la fenêtre principale et de
sélectionner Exporter le plan d'étage ou de sélectionner Projet > Exporter > Plan d'étage
sélectionné.
- 48 -
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17 Personnalisation des icônes
Asset DB vous permet de personnaliser les champs de données associés à chaque type de
matériel, l'ordre dans lequel ils sont affichés et la couleur de chaque type d'icône sur vos plans
d'étage. La personnalisation peut s'appliquer à un seul projet ou vous pouvez définir un
ensemble d'icônes personnalisées par défaut qui sera utilisé pour tous les projets que vous
créerez ultérieurement. Cette fonction est accessible via l'option Projet > Personnaliser les
icônes. Vous avez ensuite le choix entre la personnalisation pour le Projet en cours (autrement
dit, pour le projet actuellement ouvert dans l'application) ou pour le Projet par défaut. Cette
seconde option vous permet de définir les icônes standard qui seront utilisées dans tous les
projets que vous créez ultérieurement.
Une fois vos sélections effectuées, la boîte de dialogue suivante s'affiche :
Figure 64.
Boîte de dialogue de personnalisation d'icônes
- 49 -
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17.1 Personnalisation d'icônes
Le premier onglet, intitulé Personnalisation d'icônes, vous permet de modifier les icônes
affichées sur les plans d'étage et de définir divers paramètres tels que les couleurs utilisées,
les champs affichés pour chaque type de matériel et l'ordre dans lequel ces champs sont
affichés. Vous pouvez également y spécifier si le contenu des champs doit être validé et si les
champs doivent être affichés de manière systématique ou uniquement en fonction des données
entrées dans les autres champs.
17.1.1 Icônes
Le panneau Icônes situé en haut à gauche de la fenêtre vous permet de personnaliser l'icône
affichée par défaut dans le logiciel. Les icônes disponibles par défaut dans Asset DB sont les
suivantes :
Figure 65.
Icônes disponibles
Pour créer une nouvelle icône, cliquez sur le bouton Ajouter
dans l'angle supérieur droit
du panneau Icônes. Une nouvelle icône est alors créée et ses propriétés restant à définir sont
affichées à droite du panneau Icônes.
Pour sélectionner une icône existante afin de la modifier, il suffit de cliquer sur celle-ci dans le
panneau Icônes.
- 50 -
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Pour créer une nouvelle icône basée sur une icône existante, sélectionnez cette dernière, puis
cliquez sur le bouton Copier qui s'affiche au-dessus de l'icône
.
Pour supprimer une icône, cliquez simplement sur l'icône à supprimer, puis sur le bouton
Supprimer qui s'affiche au-dessus de celle-ci
.
17.1.2 Propriétés des icônes
Dans chaque cas, les propriétés de l'icône sélectionnée, copiée ou créée peuvent être définies
dans la zone de droite du panneau Icônes.
Figure 66.





Propriétés des icônes
Nom : nom de l'icône (par ex., Imprimante).
Catégorie : type de matériel représenté par cette icône (par ex., Imprimante,
Multifonctions, etc.).
Couleur : couleur d'affichage par défaut de cette icône dans le logiciel et sur les plans
d'étage.
Icône : image affichée sur cette icône.
Sélection autorisée : cochez cette case pour autoriser l'utilisation de l'icône dans le
projet.
17.1.3 Règles couleur
Le bouton Règles couleur permet de définir des règles applicables à la modification d'une
couleur d'icône sur les plans d'étage, en fonction des données entrées dans un ou plusieurs
champs.
- 51 -
Asset DB v4.4
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Figure 67.
Affichage des règles de couleur
Pour créer une nouvelle règle de couleur, cliquez sur le bouton Ajouter situé au-dessus du
panneau Règles couleur
. Une nouvelle règle s'affiche dans la liste Règles couleur
et ses propriétés peuvent être définies à droite de la liste.



Couleur : la couleur à appliquer si les critères sont respectés. La couleur par défaut de
l'icône sélectionnée est choisie par défaut et vous devez la modifier.
Explication : une description succinte de la règle en cours de création peut être ajoutée
ici.
Règle : description des critères à respecter pour l'application de cette règle de couleur.
Cliquez sur le bouton Modifier pour définir les critères. Notez qu'il n'est pas possible
d'entrer les règles dans ce champ.
- 52 -
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Vous pouvez définir plusieurs règles de couleur pour une même icône en cliquant sur le bouton
Ajouter, puis en définissant d'autres règles. Les règles s'affichent dans l'ordre dans lequel elles
sont répertoriées dans la liste Règles couleur. La Figure 68 ci-dessous montre comment définir
les critères.
Sélectionnez un champ
dans la personnalisation
d'icônes
Choix de critères
Appliquez plusieurs
filtres à un champ
Zones de texte libre et
cases à cocher
correspondant aux
critères pertinents
Insérez un critère
supplémentaire
Figure 68.
Modification des critères de changement de couleur
- 53 -
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Vous pouvez réorganiser les règles en les faisant glisser dans la liste ou les supprimer à l'aide
du bouton Supprimer
Figure 69.
Suppression des règles
17.1.4 Champs
Le bouton Champs vous permet de définir les onglets et les champs affichés dans la zone
Détails du matériel (panneau de gauche de l'onglet Périphériques actuels). L'affichage des
champs varie en fonction des groupes définis (comme décrit à la section 17.2).
Figure 70.
Affichage des champs
Pour créer un nouvel onglet, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'angle supérieur droit de la
boîte de dialogue Personnalisation d'icônes.
- 54 -
Asset DB v4.4
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Les onglets sont affichés tels qu'ils apparaîtront lors de la mise en correspondance des
matériels sous Périphériques actuels.
Vous pouvez modifier l'intitulé d'un onglet existant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier,
tapez le nom voulu pour l'onglet, puis cliquez sur Accepter. Les onglets peuvent être supprimés
à l'aide du bouton Supprimer.
L'ordre dans lequel les champs s'affichent sur chaque onglet peut être modifié en cliquant sur
le champ en question, puis en le faisant glisser jusqu'à la position appropriée.
Pour insérer un champ qui ne figure pas sur l'onglet sélectionné actuellement, choisissez le
champ à ajouter dans la liste Champs, puis faites-le glisser vers la position voulue ou cliquez
une fois sur le champ dans la liste et cliquez sur le bouton Utiliser
.
Pour ajouter un espace entre les champs, cliquez sur le bouton Ajouter un écart en haut de la
boîte de dialogue
. Un nouvel espace est alors ajouté au bas des champs de l'onglet
sélectionné. Vous pouvez le déplacer à l'emplacement voulu, comme lors de la réorganisation
des champs.
Les titres de section vous permettent de regrouper vos champs dans le panneau de détails.
Pour ajouter un titre de section à un onglet, cliquez sur le bouton Ajouter un en-tête
. Un
nouveau titre s'affiche en gras au bas des champs de l'onglet sélectionné. Vous pouvez le
déplacer à l'emplacement voulu, comme lors de la réorganisation des champs. Pour modifier
le titre, cliquez deux fois sur celui-ci, tapez le titre voulu, puis appuyez sur la touche Entrée de
votre clavier.
Les champs ajoutés par l'utilisateur peuvent être supprimés à tout moment. Pour ce faire,
sélectionnez le champ à supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer
.
17.1.5 Validations
Vous pouvez définir les critères de validation pour les données entrées dans les champs de
matériel. Cette dernière vérification vous permet de vous assurer que les données entrées dans
un champ sont valides. Si les critères définis pour les données ne sont pas respectés pour un
champ à valider, le champ sera surligné en rouge lors de la capture des données et une boîte
de dialogue d'avertissement s'affichera lorsque les modifications sont confirmées.
Pour définir les critères de validation d'un champ, cliquez sur le bouton Validations en bas à
gauche de la fenêtre (voir Figure 71). Les onglets et les champs disponibles pour l'icône
sélectionnée s'affichent. Pour définir les critères de validation, sélectionnez le champ auquel
ils doivent s'appliquer, puis cliquez sur le bouton Ajouter dans l'angle supérieur droit. Une
nouvelle règle de validation est ajoutée à la liste de règles dans la section Validations.
- 55 -
Asset DB v4.4
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Au-dessous, dans la section Critères, le champ Message vous permet de définir le message
d'avertissement qui doit s'afficher si les critères de validation ne sont pas respectés. Pour définir
ces critères, cliquez sur le bouton Modifier...
Figure 71.
Affichage des validations
17.1.6 Visibilité
En cliquant sur le bouton Visibilité situé en bas à gauche, vous pouvez créer des dépendances
entre les champs. De cette manière, il ne sera possible d'y entrer des données que si d'autres
données spécifiques ont été entrées dans un autre champ. Par exemple, le champ Scanner en
service ne sera visible que si le champ Fonction scanner a été coché. Cette procédure permet
de simplifier les choses pour les vérificateurs et aide à réduire les erreurs de données.
- 56 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
Figure 72.
Visibilité
Pour définir ces critères, sélectionnez le champ devant être affiché/masqué en fonction de
critères spécifiques, puis cliquez sur le bouton Modifier….
Vous pouvez ensuite définir les critères qui, s'ils ne sont pas respectés, empêcheront l'affichage
du champ sélectionné.
17.2 Personnalisations de champs
Le second onglet de la boîte de dialogue Personnalisation d'icônes, intitulé Personnalisations
de champs, vous permet de créer de nouveaux champs de données que vous pouvez ensuite
utiliser dans les onglets associés à chaque type d'icône.
Sur le côté gauche de cet onglet figure une liste de Groupes. Vous pouvez y placer des champs
destinés à une utilisation similaire, afin de faciliter leur transfert par la suite. Par exemple, le
groupe Réseau peut contenir des champs tels que « Compatible DHCP », « Adresse IP »,
« MAC », « Sous-réseau », etc.
Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du panneau Groupes
.
- 57 -
Asset DB v4.4
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Figure 73.
Onglet Personnalisations de champs
À droite de la liste Groupe figure la liste Champs. Cette liste répertorie tous les champs
contenus dans le groupe sélectionné. Un champ ne peut pas appartenir à plus d'un groupe à
la fois. Si deux champs du même nom existent, mais dans des groupes distincts, notez que
ces champs sont différents et qu'ils ne sont pas interchangeables.
Pour ajouter un nouveau champ à un groupe, cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du
panneau Champs
. Le champ nouvellement créé est nommé « Champ utilisateur » par
défaut et il s'affiche en noir dans la liste Champs. Les champs prédéfinis sont quant à eux
affichés en bleu.
Pour modifier un champ existant, cliquez sur celui-ci pour le sélectionner dans la liste Champs.
À droite des listes Groupes et Champs, les attributs de chaque champ peuvent être affichés et
modifiés. Vous pouvez modifier les champs suivants :


Nom : nom unique de champ utilisé par Asset DB pour identifier chaque champ. Le
nom utilisé ici sert également d'en-tête de colonne dans le fichier d'exportation de
données Asset DB.
Nom d'affichage : nom affiché dans le logiciel pour identifier le champ.

Texte d'aide : texte affiché lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Aide
- 58 -
.
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur


Type de données : type du champ à créer. Cette liste comporte plusieurs options. Pour
les types Déroulant et Liste déroulante modifiable, les options disponibles dans la liste
peuvent être gérées à partir de la liste Options qui se trouve au-dessous du champ
Type de données.
Options : vous pouvez ajouter des options ici, si nécessaire, à l'aide du bouton Ajouter
. Une fois l'option entrée, cliquez sur le bouton Accepter
pouvez modifier les options à l'aide du bouton Modifier
. Par la suite, vous
ou les supprimer à l'aide
du bouton Supprimer
. Pour modifier l'ordre d'affichage des options dans une liste
déroulante, cliquez sur les champs, puis déplacez-les vers la position souhaitée dans
la liste. Sous la liste Options, la case à cocher Vide autorisé vous permet de définir si




ce champ peut ou non rester vide
.
Unique : le contenu du champ doit être unique dans l'ensemble des données. Aucune
duplication n'est autorisée entre les matériels du projet.
Obligatoire : l'entrée de données dans ce champ est obligatoire. Les modifications de
matériel ne seront pas enregistrées tant que des données n'ont pas été entrées dans
ce champ.
Lecture seule : la modification du champ est interdite dans le logiciel. L'entrée de
données dans ce champ doit être effectuée via l'importation de données à partir d'une
source externe. Les modifications manuelles ne sont pas autorisées.
Pas de copie : cochez cette case pour que le contenu du champ ne soit pas copié lors
de la copie de l'ensemble d'un matériel à l'aide de la fonction copier-coller.
Les attributs Nom et Type de données des champs préexistants ne sont pas modifiables. En
outre, il n'est pas possible de modifier les options des champs de type Déroulant et Liste
déroulante modifiable.
Les mêmes restrictions s'appliquent aux champs créés par l'utilisateur dès l'utilisation du
bouton Appliquer après leur création. Une fois que vous avez enregistré les modifications
apportées à un ensemble d'icônes personnalisées, celles-ci ne sont plus modifiables. Cette
restriction permet d'éviter la perte de données si les données contenues dans les champs
d'ensembles de données préexistants s'avéraient incompatibles avec les nouveaux types de
données choisis.
Il est fortement recommandé de ne pas modifier le Projet en cours si celui-ci contient déjà des
données de matériel. La modification des champs et des personnalisations d'icônes risque
d'affecter les données existantes, voire d'entraîner leur masquage dans Asset DB.
- 59 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
18 Importation et exportation des sauvegardes
Vous pouvez effectuer une sauvegarde des données existantes dans Asset DB en utilisant
l’option Fichier > Exporter > Projet. Ce processus peut prendre un certain temps, en fonction
de la taille du projet. Le fichier final contiendra l'ensemble des plans d'étage, des miniatures et
des données. Il pourra être partagé avec d'autres utilisateurs Asset DB.
Les projets exportés peuvent être importés à l'aide de la fonction Importer, tel que décrit à la
section 1.2. Veuillez noter que cette fonction ne doit être utilisée que pour ouvrir les fichiers de
sauvegarde de projet, plutôt que pour une utilisation quotidienne des projets déjà disponibles
dans votre version d'Asset DB, où la fonction Ouvrir est plus appropriée.
Astuce : si vous avez accès à Asset DB Cloud, vous pouvez sauvegarder vos données de projet
en effectuant une synchronisation du projet avec le serveur à la place (voir section 20.2).
19 Organisation des projets
Asset DB vous permet de supprimer et de copier des projets à partir de votre PC local. Pour ce
faire, sélectionnez Fichier > Organiser > Projets. Vous pouvez trier, filtrer et rechercher des
projets dans la fenêtre Projets (voir Figure 74). Comme dans la figure précédente, la colonne
située sur la gauche permet de sélectionner plusieurs projets. Vous pouvez trier n'importe
quelle colonne en sélectionnant son en-tête.
Pour supprimer un projet, mettez-le en surbrillance et cliquez sur le bouton Supprimer en bas
de l'écran pour confirmer votre choix. Procédez avec précaution. Nous vous conseillons
d'exporter vos projets et de les enregistrer en-dehors d'Asset DB au préalable, si vous pensez
que vous pourriez avoir besoin d'y accéder ultérieurement. Si vous disposez d'une exportation,
vous pouvez alors réimporter un projet à une date ultérieure.
Utilisez le même processus pour dupliquer un projet : mettez-le en surbrillance et appuyez sur
le bouton Dupliquer3. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de renommer le
projet. Donnez à la copie un nouveau nom ou une nouvelle version pour la distinguer de
l'original. Cette fonction est très utile pour créer des propositions de scénarios sans affecter le
projet initial.
3 La fonctionnalité de duplication de projet n'est pas disponible avec certains types de licences
- 60 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
Rechercher des
projets par nom
Sélectionner et
trier des projets
Figure 74.
Organisation des projets
Le même processus peut être utilisé pour copier des TCO, des calculs d'empreinte carbone et
des solutions.
20 Asset DB Cloud
De plus, Asset DB permet de synchroniser les projets avec Asset DB Cloud (auparavant appelé
Enterprise Server). Cette fonction présente de nombreux avantages :
i.
Elle permet de sauvegarder vos projets.
ii.
Elle permet à d'autres utilisateurs d'Asset DB de partager les fichiers de projet grâce
aux autorisations accordées par l'administrateur.
iii.
Elle permet à de nombreux vérificateurs de collaborer sur un même projet et de
iv.
partager les données.
Elle garantit que la toute dernière version du fichier de projet est disponible à plusieurs
vérificateurs avant d'aller sur le site.
Nous vous recommandons de synchroniser vos données avec celles d'Asset DB Cloud avant
de commencer à travailler sur un projet existant afin de vous assurer que vous utilisez les
dernières modifications.
- 61 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur
20.1 Comment se connecter à Asset DB Cloud
Pour accéder à Asset DB Cloud, vous devez d'abord configurer Asset DB pour lui indiquer
l'emplacement approprié en sélectionnant Options > Options générales ; cliquez ensuite sur
l'onglet Asset DB Cloud. Ces informations ne doivent être définies qu'une fois, lorsque vous
accédez au serveur pour la première fois.
Figure 75.
Spécification des références d'authentification en cas de connexion sécurisée
Comme illustré sur les Figure 75 et Figure 76, les champs suivants doivent être remplis :
1. Identifiant/Mot de passe (uniquement si vous utilisez une connexion sécurisée à l'aide
de HTTPS).
2. Nom du serveur : il s'agit du nom d'hôte ou de l'adresse IP du serveur sur lequel
Asset DB Cloud est installé. Votre administrateur réseau peut vous fournir cette
information.
3. Port : il s'agit du port correspondant au serveur. Il n'y a pas de processus
d'authentification de l'utilisateur et les données envoyées au serveur ne sont pas
cryptées.
4. Port sécurisé : même définition que pour le port, mais permet d'envoyer vos projets de
manière sécurisée (HTTPS).
5. Proxy (facultatif) : si vous accédez à Internet via un serveur Proxy, veuillez saisir les
informations correspondantes ici.
- 62 -
Asset DB v4.4
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Figure 76.
Configuration des détails de connexion
20.2 Synchronisation des projets
Si un projet est ouvert dans Asset DB, vous pouvez le synchroniser directement avec
Asset DB Cloud en sélectionnant l'option Projet > Synchroniser. Aucune autre boîte de
dialogue ne s'affiche et le projet ouvert actuellement est synchronisé avec le serveur.
Pour synchroniser des projets, sélectionnez Fichier > Synchroniser. Une boîte de dialogue
vous invite à confirmer le serveur auquel vous êtes connecté et la liste des projets disponibles
(voir Figure 77).
Figure 77.
Fenêtre de synchronisation avec Asset DB Cloud
Cette boîte de dialogue affiche également le numéro de version du projet (tel qu'il est indiqué
dans le panneau de détails dans votre projet) et les autorisations octroyées pour chaque projet.
En outre, elle indique si vous disposez de la dernière version du projet et si le serveur nécessite
une mise à jour :


À jour : le client et le serveur sont à jour.
Charger sur le serveur : le client a un nouveau projet qui doit être chargé sur le serveur
- 63 -
Asset DB v4.4
Auditor - Manuel de l'utilisateur

Mettre à jour le serveur : le client doit charger de nouvelles modifications pour les
ajouter à un projet existant sur le serveur.

Mettre à jour les deux : le client et le serveur ont tous deux des mises à jour disponibles
pour un projet existant


Mettre à jour le client : le serveur doit télécharger de nouvelles modifications sur le client.
Télécharger du serveur : le serveur a de nouveaux projets qui doivent être téléchargés
vers le client

Sous la liste de projets figure une fenêtre de recherche qui vous permet de filtrer les
projets répertoriés dans la liste, afin d'identifier ceux contenant le texte entré.
Sous la liste des projets disponibles localement dans vos groupes sur Asset DB Cloud, une
zone de recherche vous permet d'effectuer une recherche dans tous les champs de la fenêtre
Synchroniser le projet, par exemple, Nom du projet, Date/heure de mise à jour ou nom
d'utilisateur dans le champ Dernière mise à jour par.
Asset DB Cloud prend en charge la synchronisation de niveau de champ. Cela signifie que si
deux vérificateurs/consultants ont mis à jour le même matériel, les modifications effectuées
depuis les deux ordinateurs seront fusionnées. Si le même champ a été mis à jour, les données
de la dernière synchronisation seront envoyées au serveur en tant que valeur finale.
Pour chaque projet, l'heure à laquelle il a été modifié pour la dernière fois sur le serveur est
affichée, avec l'identifiant de connexion de l'auteur de la modification.
N'effectuez PAS la synchronisation avec le serveur si des matériels n'ont pas été attribués à
un étage. Ces matériels seront supprimés du projet.
21 Désactivation de votre licence Asset DB
Si, pour une quelconque raison, vous devez transférer votre licence Asset DB de votre PC
existant (par exemple, si vous achetez un nouvel ordinateur portable), il est possible de la
désactiver pour qu'elle puisse être utilisée sur un autre poste.
Pour ce faire, sélectionnez Aide > Licence > Désactiver. On vous demandera si vous êtes sûr
de vouloir désactiver votre licence, puis une boîte de dialogue apparaîtra avec les codes de
désactivation. Copiez le texte de cette fenêtre en cliquant sur le bouton
, collez-le dans un
courrier électronique et envoyez-le à l'adresse [email protected], en
expliquant le type de licence que vous possédez. Vous recevrez alors des instructions sur la
façon de réactiver votre licence sur un poste différent.
Remarque : il est conseillé d'exporter vos projets (ouvrez chaque projet un à un, puis accédez à
Fichier > Exporter > Projet et enregistrez-les en-dehors d'Asset DB) ou de les synchroniser avec
Asset DB Cloud AVANT de désactiver votre licence. Ils pourront ainsi être réimportés/
resynchronisés dans Asset DB lors de la réactivation de votre licence sur un autre poste.
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Asset DB v4.4
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