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Auditor Manuel de l’utilisateur © NewField IT Ltd. 2015 Auditor - Manuel de l'utilisateur Table des matières 1 POUR DEMARRER ............................................................................................................ 1 1.1 Création d'un projet ............................................................................................ 1 1.2 Importation d'un projet existant .......................................................................... 1 1.3 Ouverture d'un projet existant ............................................................................ 2 2 PRESENTATION DE L'ESPACE DE TRAVAIL ................................................................ 3 3 STRUCTURE D'UN PROJET ............................................................................................. 3 3.1 Création d'une structure de projet ...................................................................... 3 3.2 Recherche dans la structure de projet ............................................................... 4 3.3 Format requis pour les plans d'étage ................................................................. 6 3.4 Modification des plans d'étage dans Asset DB .................................................. 7 4 REDIMENSIONNEMENT DES PLANS D'ETAGE ............................................................. 7 5 DEFINITION DES SERVICES ............................................................................................ 9 5.1 Traçage des zones de service .........................................................................10 6 AFFICHAGE TABLEAU DES MATERIELS ....................................................................11 6.1 Filtrage des colonnes .......................................................................................12 6.2 Outils de tableau ..............................................................................................12 7 REPRESENTATION DES MATERIELS ..........................................................................13 7.1 Icônes de positionnement de l'onglet Icônes ...................................................13 7.2 Annulation de la représentation des matériels .................................................14 7.3 Icônes de représentation de l'affichage Tableau des matériels ......................15 7.4 Icônes adaptatives ...........................................................................................16 7.5 Types de matériels ...........................................................................................16 7.6 Saisie de la marque et du modèle ...................................................................16 7.7 Relevés de compteur .......................................................................................18 7.8 Scanneurs de codes-barres .............................................................................19 7.9 Appareils photo numériques ............................................................................19 7.10 Galerie de miniatures .......................................................................................19 7.11 Fonction « copier-coller » .................................................................................20 7.12 Navigation générale pour vérification ..............................................................21 8 AFFICHAGE DES INFORMATIONS RELATIVES AUX MATERIELS ............................21 8.1 Affichage de la page Web d'un périphérique ...................................................22 8.2 Recherche ........................................................................................................22 8.3 Statistiques .......................................................................................................23 8.4 Filtre .................................................................................................................23 9 FONCTIONS DE MATERIELS SUPPLEMENTAIRES ....................................................24 9.1 Modification du type de périphérique ...............................................................24 9.2 Transfert de matériels ......................................................................................24 9.3 Sélection multiple .............................................................................................25 -i- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 10 REMARQUES SUR L'ETAGE .........................................................................................26 11 OUTIL DE MESURE .........................................................................................................27 12 PREPARATION D'UN PROJET POUR L'EXPORTATION ET LE PARTAGE ...............28 12.1 Ajout de bordure à un plan d'étage ..................................................................28 12.2 Ajustement de la taille d'une image de plan d'étage avant l'exportation .........29 12.3 Ajustement des paramètres généraux dans Asset DB ....................................29 13 ÉTIQUETTES DES ICONES ............................................................................................30 13.1 Affichage et configuration des étiquettes .........................................................30 13.2 Personnalisation des étiquettes .......................................................................31 13.3 Organisation automatique des étiquettes ........................................................32 14 LEGENDE DE PLAN D'ETAGE .......................................................................................33 15 IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNEES .....................................................33 15.1 Exportation de données ...................................................................................33 15.2 Importation de données ...................................................................................34 15.2.1 Importation de données externes ....................................................................35 15.2.2 Utilisation des données externes avant le mappage .......................................41 15.2.3 Format de date lors de l'importation de données externes ..............................42 15.2.4 Importation de données Asset DB ...................................................................44 15.3 Format de données CSV .................................................................................45 15.4 Recherche de données externes .....................................................................46 16 EXPORTATION DES PLANS D'ETAGE .........................................................................48 17 PERSONNALISATION DES ICONES .............................................................................49 17.1 Personnalisation d'icônes ................................................................................50 17.1.1 Icônes ...............................................................................................................50 17.1.2 Propriétés des icônes ......................................................................................51 17.1.3 Règles couleur .................................................................................................51 17.1.4 Champs ............................................................................................................54 17.1.5 Validations ........................................................................................................55 17.1.6 Visibilité ............................................................................................................56 17.2 Personnalisations de champs ..........................................................................57 18 IMPORTATION ET EXPORTATION DES SAUVEGARDES...........................................60 19 ORGANISATION DES PROJETS ....................................................................................60 20 ASSET DB CLOUD ..........................................................................................................61 20.1 Comment se connecter à Asset DB Cloud ......................................................62 20.2 Synchronisation des projets .............................................................................63 21 DESACTIVATION DE VOTRE LICENCE ASSET DB .....................................................64 - ii - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 1 Pour démarrer Lorsque vous ouvrez Asset DB, vous disposez de trois méthodes pour commencer à travailler : 1.1 Création d'un projet Pour créer un nouveau projet, sélectionnez Fichier > Nouveau > Projet1. 1.2 Importation d'un projet existant Si un fichier de projet Asset DB ou xml a été fourni et qu'il est enregistré ailleurs sur votre PC, allez à Fichier > Importer > Projet 2 et sélectionnez le fichier fourni. Les fichiers de projet Asset DB sont dotés de l'extension « .atd » et les fichiers de projet xml ont l'extension « .zip ». Figure 1. Importer un projet Remarque : l'option permettant d'importer un projet doit être utilisée uniquement pour charger de nouveaux fichiers ou des fichiers de projet de sauvegarde. Pour utiliser au quotidien un projet existant, servez-vous plutôt de l'option Ouvrir le projet. 1 2 La fonction de création de projet n'est pas disponible avec certains types de licences La fonction d'importation de fichiers .atd n'est pas disponible avec certains types de licences -1- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 1.3 Ouverture d'un projet existant Sélectionnez Fichier > Ouvrir ou cliquez sur le bouton Ouvrir le projet situé en haut à gauche afin d'ouvrir une boîte de dialogue contenant la liste des projets disponibles. Sélectionnez le projet souhaité dans la liste, puis cliquez sur OK pour l'ouvrir. Figure 2. Ouvrir un projet Vous pouvez trier les colonnes Nom et Dernière utilisation en cliquant sur leur en-tête. Il est également possible de rechercher un projet à l'aide de la barre de recherche située en haut à droite. Si une analyse de coût total de propriété (TCO), un calcul d'empreinte carbone ou une solution sont liés à un projet, vous pouvez les sélectionner en même temps que le projet et ouvrir les deux simultanément, si votre niveau de licence le permet. Pour plus d'informations, reportezvous au Manuel de l'utilisateur Analyst ou Architect. -2- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 2 Présentation de l'espace de travail Commande de zoom Console de détails Console de la société Console d'outils avec Console de Tableau des matériels onglets Figure 3. statistiques Présentation de l'espace de travail 3 Structure d'un projet 3.1 Création d'une structure de projet La console située en haut à droite de l'espace de travail de l'étage est utilisée pour construire la structure logique de votre société, comme le montre la Figure 3. La société est représentée sous la forme d'une arborescence présentée par ordre hiérarchique : projet, site, bâtiment et étage. Pour ajouter un nouvel objet, sélectionnez l'objet parent dans l'arborescence et cliquez sur le bouton approprié dans la barre d'outils située au-dessus de l'arborescence. Par exemple, pour ajouter un nouveau bâtiment à un site, cliquez sur le site de votre choix, puis sur le bouton « Ajouter un bâtiment » de la barre d'outils. Voir Figure 4. La barre d'outils située dans la partie supérieure de la Console de la société possède plusieurs fonctions. Outre l'ajout de Sites, Bâtiments et Étages, vous pouvez également joindre des Plans d'étage, déplacer des objets vers le haut ou le bas et les trier dans l'ordre croissant ou décroissant. Nouveau site Supprimer un objet Nouveau bâtiment Figure 4. Nouvel étage Joindre un plan d'étage Déplacer un objet vers le haut/bas Trier en ordre croissant/décroissant Actions de l'arborescence du projet -3- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur L'arborescence du projet vous permet d'afficher l'organisation hiérarchique des étages au sein d'un bâtiment, des bâtiments au sein d'un site et des sites au sein d'un projet. Si vous choisissez d'insérer un objet secondaire dans un objet parent, cet objet apparaîtra directement sous l'objet sélectionné, et non au bas de la liste. Il en sera ainsi pour l'insertion d'un site, d'un bâtiment ou d'un étage (voir Figure 5). Ajouter un étage Rez-de-chaussée sélectionné Figure 5. Le 2e étage apparaît sous l'étage sélectionné Insertion d'objets secondaires Pour trier les objets dans la liste, utilisez les flèches vertes pour déplacer les objets vers le haut ou le bas. Pour trier au sein d'un objet parent, vous pouvez utiliser les icônes en forme de triangle bleu pour trier les objets enfants dans l'ordre alphabétique (par exemple, pour trier les étages au sein de bâtiments ou les bâtiments au sein de sites, etc.). 3.2 Recherche dans la structure de projet La recherche d'objets au sein de la Console de la société peut être effectuée à l'aide de la barre de recherche située dans la partie inférieure de la console (voir Figure 6). Par défaut, la recherche portera sur le nom d'objet. Vous pouvez aussi choisir d'y inclure d'autres champs de données en cliquant sur le bouton situé sur la gauche du champ de recherche, en sélectionnant le niveau pour lequel vous aimeriez inclure d'autres champs de données, puis en cochant les cases des champs que vous aimeriez inclure dans la fenêtre contextuelle suivante (voir Figure 7). Remarque : la recherche agit comme un filtre et masquera certains objets. Pour afficher à nouveau tous les sites, bâtiments et étages, vous devez effacer le contenu de la barre de recherche en utilisant la croix grise située à droite du champ de recherche (Figure 6). -4- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Recherche Effacer la recherche Figure 6. Recherche Figure 7. Sélectionnez les champs de site à inclure dans la recherche Une fois qu'un nouvel objet a été ajouté à l'arborescence, les détails le concernant peuvent être modifiés dans la console située en haut à gauche de l'écran. Figure 8. Détails de l'étage -5- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Au niveau des étages, des images numériques peuvent être jointes en sélectionnant l'icône « trombone » (voir Figure 4). Si un étage, ou un autre niveau, a été ajouté au mauvais emplacement dans l'arborescence de la société, il peut être repositionné dans ce niveau à l'aide des flèches, ou supprimé complètement à l'aide du bouton Supprimer (également dans la Figure 4). 3.3 Format requis pour les plans d'étage Asset DB nécessite que les plans d'étage numérisés soient au format A3 avec une résolution de 300 ppp et une profondeur de couleur d'au moins 8 bits. La résolution du plan d'étage ne doit pas être supérieure à 2400 x 1700 pixels. Ces paramètres autorisent une vitesse de navigation optimale et sont essentiels pour ajouter correctement d'autres plans d'étage. Il est impossible d'ajouter des images de plan d'étage dont la taille dépasse la limite maximale. Les formats de fichiers pris en charge sont les suivants : PNG (format à privilégier pour les images générées par ordinateur) JPEG (format à privilégier pour la numérisation d'images) TIFF Le format optimal est un fichier PNG généré par ordinateur de 2 Mo maximum par étage. Si votre plan d'étage dépasse la taille recommandée, Asset DB redéfinit automatiquement la dimension du plan d'étage à la taille maximale recommandée. Il est primordial que le plan d'étage respecte les critères de dimension définis afin de pouvoir l'ajouter correctement à votre projet. L'ajout d'un plan d'étage à un étage ayant déjà des matériels représentés (voir section 7) peut entraîner un mauvais alignement des matériels sur le nouveau plan d'étage ou une nonreprésentation de ceux-ci, s'ils sont en dehors des limites du nouveau plan d'étage. Si cela se produit, vous verrez le message d'avertissement affiché dans la Figure 9. Figure 9. Avertissement Joindre le plan d'étage -6- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 3.4 Modification des plans d'étage dans Asset DB Après avoir sélectionné un plan d'étage à importer, il vous suffit de choisir l'option voulue parmi les options de modification proposées dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Figure 10. Écran Joindre le plan d'étage Ici, vous avez la possibilité de réduire la taille de l'image, de convertir le plan d'étage en niveaux de gris ou de le faire pivoter. Si vous devez effectuer ce type de modification, faites-le avant de tracer les icônes, car celles-ci ne peuvent pas être pivotées ou redimensionnées avec le plan d'étage. 4 Redimensionnement des plans d'étage Pour que les distances puissent être mesurées, le plan d'étage doit être tracé à l'échelle et vous devez définir cette échelle à l'aide de l'outil Redimensionner l'étage. Pour définir la dimension du plan d'étage, vous devez connaître la longueur en mètres d'une section particulière. Il suffit de connaître la longueur d'un mur ou d'une cloison, ou bien la largeur d'une porte. Pour définir la dimension du plan d'étage, vous pouvez cliquer sur Projet > Redimensionner l'étage > Redimensionner le plan d'étage (Ctrl+Maj+S) ou sur le bouton Redimensionner le plan d'étage situé au bas de l'onglet Statistiques. -7- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 11. Sélection des outils de redimensionnement Une fois cette commande sélectionnée, votre curseur prendra la forme d'un pointeur en croix. Cliquez pour placer le point de départ sur l'objet que vous utilisez afin de définir la dimension du plan d'étage. Le curseur se transforme en double flèche. Cliquez simplement ailleurs pour définir le point à l'autre extrémité de la flèche. Ensuite, utilisez la boîte de dialogue qui s'affiche à l'écran pour définir la longueur de la ligne ainsi tracée en mètres (voir Figure 12). Figure 12. Saisie de la longueur de la ligne tracée Astuce : les portes standard mesurent généralement 0,9 m de large. Pour vérifier que vous avez correctement défini votre dimension, utilisez l'outil de mesure, tel que décrit à la section 11. La mesure reste sur le plan. Vous pouvez activer ou désactiver la flèche verte de mesure en sélectionnant Projet > Redimensionner le plan d'étage > Afficher la mesure (Ctrl+Maj+M). La flèche et la mesure saisie s'afficheront ou seront masquées, comme le montre la Figure 12. Figure 13. Affichage de la mesure de l'étage redimensionné -8- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 5 Définition des services La première chose à faire avant de placer vos matériels sur le plan d'étage est de définir les noms de vos services et leurs limites. En définissant d'abord vos services, le menu déroulant des services de la fenêtre Détails du matériel (expliqué à la section 7.1) se remplira automatiquement, accélérant ainsi le processus de saisie. L'onglet Services (voir Figure 14) vous permet de définir vos services. Cliquez sur le bouton Ajouter, donnez un nom à votre service et attribuez-lui une couleur. Pour changer la couleur d'un service, cliquez sur le bouton Modifier. Répétez ce processus jusqu'à ce que tous les services soient définis. Vous pourrez rajouter des services plus tard si nécessaire. Astuce : utilisez des couleurs vives pour chaque service afin de pouvoir optimiser leur apparence sur le plan d'étage. Figure 14. Onglet Services Vous pouvez ajouter plusieurs services en même temps en cochant la case Ajouter plusieurs services de la boîte de dialogue Ajouter un service. Cela vous permet d'ajouter une liste de services, chacun étant inséré sur une nouvelle ligne (voir Figure 15). Asset DB attribuera ensuite aléatoirement une couleur à chaque entrée. Si la couleur n'est pas adaptée, vous pourrez la modifier par la suite en sélectionnant le service dans la liste et en cliquant sur Modifier. Figure 15. Ajout de plusieurs services -9- Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 5.1 Traçage des zones de service Dans l'onglet Services, sélectionnez un service dans la liste que vous avez créée et cliquez sur le bouton Tracer. Votre curseur prendra la forme d'un pointeur en croix. Vous pouvez alors tracer le service sur le plan d'étage en cliquant sur l'un des coins du rectangle et en le faisant glisser vers le coin opposé. Les quatre coins du rectangle apparaîtront sous forme de points noirs, chacun pouvant être déplacé pour s'adapter à la forme du service que vous tracez. Au besoin, vous pouvez également créer des points supplémentaires en cliquant sur l'un des côtés du service et en le faisant glisser comme le montre la Figure 16. Point supplémentaire Figure 16. Traçage des services Vous pouvez aussi cliquer sur le plan d'étage afin d'y placer des points représentant les coins de la zone du service. Pour terminer, passez votre curseur sur le premier point jusqu'à ce qu'une bordure jaune apparaisse, puis cliquez à nouveau dessus. Une fois votre zone de service tracée, vous pouvez la sélectionner en cliquant dedans. Tout comme un service de forme rectangulaire, ce type de plan peut également être modifié : il suffit de déplacer des points existants ou d'en ajouter de nouveaux. Le coût par m² pour cette zone de service peut être saisi dans la console de détails à gauche de l'espace de travail. Remarque : un coût peut être saisi à tout niveau de l'arborescence de la société, mais les coûts définis plus bas dans cette arborescence remplaceront les coûts définis à des niveaux supérieurs. - 10 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 17. Saisie des caractéristiques de coût pour la zone de service Une fois un service tracé, son nom apparaît dans un cadre à l'intérieur de la zone du service. Vous pouvez déplacer ce cadre à votre convenance, mais il restera à l'intérieur de la zone que vous avez tracée. Pour modifier la couleur et la taille de cette désignation, allez à Options > Afficher les options (Alt-Entrée) et sélectionnez l'onglet Services. Pour supprimer une zone de service, sélectionnez-la sur le plan d'étage et utilisez l'icône Supprimer de la barre d'outils ou appuyez sur la touche Suppr. La suppression d'une zone de service du plan d'étage ne supprimera aucun matériel de cette zone. Si vous décidez de placer un nouveau service sur les matériels, ces derniers seront automatiquement affectés à la zone de service nouvellement créée. 6 Affichage Tableau des matériels Figure 18. Affichage Tableau L'affichage Tableau vous permet d'afficher et de filtrer vos matériels en fonction de différents critères. Vous pouvez développer ou réduire le tableau en faisant glisser son bord supérieur vers le haut ou vers le bas. - 11 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Pour modifier les colonnes visibles dans le tableau, cliquez avec le bouton droit de la souris dans une barre d'en-tête de colonne quelconque et choisissez les options voulues dans le menu. Lorsque vous cliquez sur Suite, la liste des colonnes pouvant être ajoutées au tableau apparaît et vous pouvez sélectionner celles que vous souhaitez afficher dans le tableau. 6.1 Filtrage des colonnes Les colonnes du tableau peuvent être filtrées en cliquant sur le côté droit de l'en-tête de colonne approprié, comme le montre la Figure 19. Pour afficher uniquement une marque de périphérique, il suffit de supprimer la coche en regard des autres marques. Pour désactiver le filtre, cliquez sur Tout ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d'en-tête et sélectionnez Supprimer tous les filtres. Figure 19. 6.2 Affichage Filtre Outils de tableau Sur le côté droit du tableau figurent 4 boutons pouvant être utilisés en conjonction avec le tableau. Ils permettent de réaliser les opérations suivantes : Représenter le matériel - Décrit à la section 7.3, ce bouton vous permet de représenter un matériel du tableau qui n'a pas encore été placé sur un plan d'étage Modifier le type du matériel : Asset DB affecte un type de périphérique à un modèle lors de son importation dans le tableau (voir section 15.2.2). Pour le modifier ou le définir initialement si le périphérique n'est pas reconnu, sélectionnez l'icône appropriée. - 12 - et choisissez Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Transférer - Vous permet de transférer un périphérique vers un nouvel étage. Pour plus d'informations sur le transfert, reportez-vous à la section 9.2. Bouton Outil - Vous permet de modifier les paramètres dans le tableau. Ce bouton inclut l'option d'affichage des matériels sans les informations sur l'étage. 7 Représentation des matériels 7.1 Icônes de positionnement de l'onglet Icônes Figure 20. Onglet Icônes L'onglet Icônes situé en bas à gauche de l'espace de travail peut être utilisé pour sélectionner les matériels à placer sur le plan d'étage. Pour savoir ce que représente chaque icône, passez le curseur dessus pour afficher une description. Lorsque vous cliquez sur l'icône appropriée, celle-ci reste « collée » au curseur jusqu'à ce que vous la placiez sur le plan d'étage en cliquant à l'endroit souhaité. Vous pouvez modifier la taille des icônes en faisant glisser le curseur situé en bas de l’onglet, comme illustré sur la Figure 21. Figure 21. Curseur de redimensionnement des icônes - 13 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Vous pouvez ajouter des icônes à votre jeu d'outils si nécessaire. Pour savoir comment ajouter des icônes, reportez-vous à la section 17. Si vous sélectionnez une icône par inadvertance, vous pouvez cliquer sur le bouton Désélectionner en haut de l'écran pour annuler la sélection. Une fois qu'un matériel a été placé sur le plan d'étage, des détails peuvent être saisis dans la console Détails du matériel située en haut à gauche de l'espace de travail. Lorsque vous avez saisi toutes les données, cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer les détails. Si vous n'êtes pas satisfait de l'emplacement d'un matériel, vous pouvez le déplacer en le faisant glisser avec le stylet ou avec le bouton gauche de la souris. Remarque : toutes les actions, comme le placement et le déplacement de matériels sur le plan d'étage sont immédiatement enregistrées. L'application peut être fermée à tout moment et aucune donnée ne sera perdue. 7.2 Annulation de la représentation des matériels Une fois représentée sur un plan d'étage, un matériel peut être supprimé en cliquant sur le bouton droit de la souris et en sélectionnant Annuler la représentation du matériel (voir Figure 22). Le matériel sera supprimé du plan d'étage, mais sa représentation ne sera pas annulée dans l'étage. Le matériel demeurera dans le tableau des matériels se trouvant sous la fenêtre du plan d'étage, mais son icône sera supprimée du plan d'étage. Figure 22. Annulation de la représentation d'un matériel - 14 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 7.3 Icônes de représentation de l'affichage Tableau des matériels Après avoir importé des données externes (Section 15.2.1), vous pouvez avoir des périphériques non représentés. Pour afficher tous les périphériques non représentés, cliquez d'abord sur et assurez-vous que la case en regard de Inclure les matériels sans étage est cochée. Cliquez ensuite sur le côté droit de l'en-tête de colonne Représenté et cochez la case en regard de Faux. Puis, décochez la case de l'option Vrai pour afficher uniquement les matériels non représentés. Si l'option Faux n'apparaît pas, c'est que tous vos périphériques ont été représentés. Une fois que vous avez la liste des périphériques non représentés, vous pouvez remédier au problème. Dans la liste, cliquez sur le périphérique que vous souhaitez tracer et sélectionnez le bouton Représenter le matériel sur le côté droit du tableau ou effectuez un clic droit sur le périphérique et sélectionnez l'option de menu appropriée. Cette action « collera » l'icône au curseur. Cliquez sur l'étage pour positionner l'icône. Vous pouvez également cliquer sur un périphérique dans la liste et le faire glisser sur le plan d'étage. Utilisez la fonction de recherche décrite à la section 8.2 pour rechercher le périphérique à représenter. Si le périphérique ne possède pas encore de type, vous serez invité à sélectionner l'icône correcte comme le montre la Figure 23. Figure 23. Sélection d'une icône Une fois que le périphérique a été placé sur le plan d'étage, la colonne Représenté passe de Non à Oui et les colonnes Site, Bâtiment et Étages se remplissent. - 15 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 7.4 Icônes adaptatives Certaines des icônes d'Asset DB sont adaptatives : elles changent de façon dynamique pour afficher visuellement certains attributs définis. Cette puissante fonctionnalité vous permet d'afficher un plan d'étage et de déterminer en un coup d'œil quels périphériques ont des attributs nommés (ex. : couleur, jet d'encre, mono, A3, en réseau). La Figure 24 montre comment les formats des icônes changent selon ces attributs nommés. Figure 24. Indicateurs d'imprimante Notez que les couleurs répertoriées ici peuvent ne pas correspondre à celles affichées si vous avez personnalisé vos icônes de manière à modifier les couleurs en fonction de critères spécifiques. Reportez-vous à la section 17.1.3 pour plus d'informations. 7.5 Types de matériels Il existe deux types de matériels : des matériels constitués uniquement de données, comme les équipements électroniques, et des matériels associés à des miniatures, comme les unités de stockage. Tous les matériels possèdent un ID qui est utilisé par Asset DB pour identifier le matériel et le situer sur le plan. L'ID d'un matériel est unique. 7.6 Saisie de la marque et du modèle Les équipements électroniques possèdent des menus déroulants permettant de saisir la marque et le modèle rapidement, sans erreur (voir Figure 25). Ces marques et modèles proviennent d'une base de données propre à Asset DB. Les neuf premières marques affichées dans le menu déroulant représentent les modèles les plus répandus. Les données saisies d'une autre façon risquent d'être introuvables dans la base de données TCO. Vous pouvez également commencer à taper le nom d'une marque ou d'un modèle dans le champ et les options correspondantes s'affichent juste en dessous du champ. Il vous suffit alors de sélectionner l'option appropriée. Pour obtenir les meilleurs résultats possible, tapez la partie la plus distinctive du nom du modèle (le numéro de modèle sans nom ni abréviations, par exemple). - 16 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 25. Saisie de la marque et du modèle Remarque : la fonctionnalité de personnalisation des icônes (décrite dans la section 17.2) vous permet de marquer n'importe quel champ de données comme « obligatoire ». Le pourtour de ces champs s'affiche en rouge, comme illustré dans la Figure 25. Une fois que vous avez saisi les données d'un périphérique, une boîte de dialogue vous avertit si vous avez oublié de saisir certaines informations obligatoires (voir Figure 26). Il s'agit simplement d'un avertissement. Vous ne serez pas obligé de revenir en arrière pour procéder à une mise à jour. Figure 26. Avertissement de validation La notification des champs obligatoires peut être désactivée dans Asset DB. Cette fonction est très utile lorsque vous travaillez sur un projet après l'audit ou pendant la création d'une solution. Pour activer ou désactiver cette fonction, sélectionnez Options > Validation de champ. Vous pouvez également définir vos propres messages de validation en personnalisant des icônes. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section 17.1.5. - 17 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Selon les options sélectionnées pour un périphérique, d'autres options peuvent être accessibles. Par exemple, si vous cochez la case Capacité grand format pour indiquer que l'imprimante prend en charge les supports de grand format, une option vous permettra d'indiquer si cette fonction est utilisée ou pas sur le périphérique concerné. 7.7 Relevés de compteur La saisie des relevés de compteur de périphériques est une partie essentielle de votre processus d'audit. Asset DB simplifie cette étape en vous permettant de saisir les relevés de compteur en cours. Ajouter une nouvelle colonne de date Figure 27. Cliquer pour modifier ou supprimer Relevés de compteur Les champs de relevés de compteur affichés dépendent des informations entrées sur les autres onglets. Par exemple, la Figure 27 montre les relevés de compteur d'un périphérique multifonctions couleur compatible avec le papier grand format et sur lequel la fonction scanner est activée. Si la case à cocher de cette fonction n'était pas cochée sur I'écran Capacités, le champ de relevé de compteur Scanner ne serait pas visible. Pour une imprimante A4 mono, seuls les champs Standard N&B et Compteur totalisateur seraient affichés. Dans l'onglet Spécification, vous pouvez spécifier le nombre de niveaux de compteur couleur gérés par le périphérique. Pour les périphériques mono, il est généralement égal à 0, tandis que pour les périphériques couleur standard, il est en général de 1. Vous pouvez indiquer le nombre 3 pour les périphériques capables de gérer trois niveaux de couleur, afin de pouvoir effectuer le relevé de ces trois niveaux. Remarque : si vous avez un champ de relevé Cycle de vie dans vos personnalisations d'icônes, cette saisie ne sera pas incluse dans le calcul des statistiques d'imprimantes sous l'onglet Statistiques ou Exportation de statistiques. Seuls les relevés répartis par imprimantes mono ou couleur seront calculés. Les données de relevé de compteur peuvent également être remplies depuis une source externe. Reportez-vous à la section 15.2.1 pour plus d'informations. - 18 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 7.8 Scanneurs de codes-barres Vous pouvez utiliser les scanneurs de codes-barres de la même façon qu’un clavier ou qu'un système de reconnaissance d'écriture. Placez le curseur dans le champ approprié, puis actionnez le scanneur de codes-barres pour le remplir. Si vous programmez le scanneur afin qu'il émule la touche de tabulation à la fin d'une lecture, le curseur se positionnera automatiquement sur le champ suivant. De cette manière, si vous devez enregistrer plusieurs codes-barres, vous pouvez les scanner sans interruption. 7.9 Appareils photo numériques Vous pouvez associer une photo numérique à un type de matériel sous forme de miniature. Vous devez lancer le logiciel photo pour ajouter une nouvelle miniature dans la galerie de miniatures. Vous pouvez accéder à la galerie de miniatures à l'aide du bouton situé sous la miniature. Une fois qu'une image est chargée depuis l'appareil photo, elle s'affiche dans la galerie de miniatures. Figure 28. Image numérique associée à un matériel 7.10 Galerie de miniatures Chaque élément de la galerie de miniatures possède un ensemble de champs spécifique. Il est important que ces champs soient remplis correctement afin de pouvoir effectuer des analyses statistiques automatiques précises. - 19 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Une fois qu'un type de matériel a été ajouté à la galerie, il est plus facile de sélectionner le type de matériel à partir de la galerie que de le saisir. La miniature sélectionnée est surlignée en rouge (voir Figure 29). Le symbole « % » et la mesure « cm » ne doivent pas être ajoutés aux données numériques saisies. Remarque importante relative aux matériels de stockage : lorsque vous entrez le nombre de tiroirs des éléments de stockage, ignorez les séparateurs verticaux. Ce point est important pour les calculs de statistiques. Le nombre de tiroirs (ou d'étagères) doit correspondre au nombre de tiroirs horizontaux qui peuvent contenir un dossier au format A4. Le nombre de tiroirs est alors multiplié par la longueur ou la profondeur (selon la valeur la plus élevée) de l'unité puis par le pourcentage d'utilisation, afin de calculer les mètres linéaires de stockage. Figure 29. Galerie de miniatures 7.11 Fonction « copier-coller » Lorsque vous ajoutez un certain nombre de matériels identiques, il y a trois façons d'utiliser l'outil copier-coller pour vous éviter de saisir plusieurs fois la même information : Après avoir saisi le premier matériel, appuyez sur le bouton Copier. Cliquez ensuite sur le bouton Coller : une icône identique « collera » au curseur, ce qui vous permettra de la placer sur le plan d'étage. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le périphérique et sélectionner Copier dans le menu déroulant, puis cliquer à nouveau avec le bouton droit et sélectionner Coller. La troisième méthode consiste à sélectionner le matériel, puis à utiliser la fonction Copier (Ctrl-C) et la fonction Coller (Ctrl-V) pour « coller » le matériel au curseur afin de le placer à l'endroit souhaité. - 20 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 30. Copier-coller des matériels 7.12 Navigation générale pour vérification Vous pouvez visualiser le plan d’un étage en cliquant sur son icône dans l’arborescence. Vous pouvez déplacer le plan en cliquant sur une zone vide afin de le faire glisser à l'endroit choisi. Le plan d'étage peut également être manipulé à l'aide de la barre de zoom située en haut de l'espace de travail, du bouton Réinitialiser le zoom et des barres de défilement situées sur le bord de la fenêtre du plan d'étage. Après avoir choisi l’étage, vous pouvez agrandir l’espace disponible permettant de visualiser l’étage à l’aide du bouton Agrandir. Il suffit de cliquer à nouveau sur le bouton Agrandir pour masquer les panneaux latéraux l'un après l'autre, puis revenir à la disposition standard. Figure 31. Développer/verrouiller le plan d'étage Tous les paramètres de zoom et de défilement sont mémorisés pour chaque étage pour la session en cours. 8 Affichage des informations relatives aux matériels Pour afficher ou modifier des données concernant un matériel dans la console Détails du matériel, il vous suffit de sélectionner le matériel en appuyant dessus avec votre stylet ou en cliquant dessus avec le bouton gauche de votre souris. Astuce : lorsque vous travaillez sur les matériels, verrouillez le plan d'étage afin d'éviter de les déplacer accidentellement. Pour ce faire, il vous suffit d'appuyer sur le bouton Cadenas, situé en haut à droite de l'écran (voir Figure 31). - 21 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 8.1 Affichage de la page Web d'un périphérique La plupart des périphériques en réseau exécutent un serveur Web intégré. Si l'adresse IP du périphérique est indiquée, effectuez un clic droit sur le périphérique du plan d'étage et sélectionnez Ouvrir dans le navigateur Web pour afficher les pages Web du périphérique (voir Figure 32). Figure 32. Affichage de la page Web du périphérique Remarque : pour utiliser cette fonction, vous devez disposer d'une connexion réseau active au réseau utilisé par l'imprimante. 8.2 Recherche La barre de recherche est située en bas de la fenêtre (voir Figure 33). Pour saisir du texte dans le champ Texte de recherche, vous pouvez utiliser votre clavier/tablette tactile ou le scanneur de codes-barres. Vous pouvez rechercher un matériel en utilisant différents critères de recherche. Pour définir les champs à rechercher, cliquez sur la flèche en regard de la loupe et choisissez Sélectionner les champs dans lesquels effectuer la recherche. Cela vous permet de choisir le ou les champs de données sur lesquels doit porter la recherche. Au fur et à mesure que vous tapez les critères de recherche, la liste des matériels correspondants est réduite dans le tableau affiché au-dessus. La recherche repose sur le niveau que vous avez sélectionné dans la hiérarchie des projets. Par exemple, si vous vous trouvez au niveau du projet, le matériel est recherché dans l'ensemble du projet. Barre de recherche Figure 33. Barre de recherche - 22 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Pour effacer les résultats de la recherche et revenir à la liste complète des matériels, cliquez sur la croix 8.3 à droite de la barre de recherche. Statistiques Le récapitulatif des matériels par étage et du coût par zone de service apparaît dans l'onglet Statistiques en bas à droite de l'espace de travail. Les statistiques affichées dépendent du niveau de projet qui a été mis en surbrillance, à savoir projet, bâtiment, étage ou service. Dans le champ d'application Figure 34. 8.4 Hors du champ d'application Statistiques des matériels Filtre L'onglet Filtre peut être utilisé pour masquer ou afficher des éléments du plan d'étage : Les zones de service peuvent être activées ou désactivées. Toutes les instances d'un type de périphérique particulier peuvent être affichées ou masquées sur le plan d'étage. Si vous utilisez des icônes variables, les couleurs de périphériques variables et les indicateurs d'impression figurant sur l'icône du périphérique peuvent être désactivés. Remarque : ces filtres restent activés lorsque vous exportez des plans d'étage vers un document PDF (voir section 16). - 23 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 35. Onglet Filtre 9 Fonctions de matériels supplémentaires 9.1 Modification du type de périphérique Dans certains cas, il peut s'avérer nécessaire de modifier le type de périphérique attribué à une icône sur le plan d'étage. Par exemple, vous pouvez avoir placé une imprimante sur un étage et saisi tous les détails la concernant avant de vous rendre compte qu'il aurait dû s'agir d'une imprimante multifonctions. Pour modifier le type d'équipement, mettez le périphérique en surbrillance et utilisez le menu Modifier > Modifier l'icône, ou effectuez un clic droit sur l'équipement en question, choisissez Modifier l'icône, puis sélectionnez l'icône voulue dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Dans la plupart des cas, les données sont enregistrées dans le champ correspondant, par exemple les données du champ Modèle resteront dans le champ Modèle. Dans le cas où le champ correspondant n'existe pas pour le nouveau type de périphérique, les données du champ inexistant seront placées dans le champ Commentaire. 9.2 Transfert de matériels Il peut vous arriver d'avoir à transférer des matériels d'un étage à un autre. Pour accéder à la fonction de transfert, effectuez un clic droit sur le matériel ou utilisez l'icône de la barre d'outils. Une boîte de dialogue apparaîtra et vous permettra de sélectionner l'étage de destination. Vous serez redirigé vers le nouvel étage. Le matériel n'apparaîtra pas dans le plan d'étage mais apparaîtra dans le tableau pour que vous puissiez le représenter à l'emplacement approprié. - 24 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Vous pouvez transférer un matériel directement à partir du tableau en choisissant le bouton Transférer sur le côté droit du tableau ou dans la barre d'outils supérieure (voir Figure 36). Figure 36. 9.3 Bouton Transférer Sélection multiple Vous pouvez sélectionner plusieurs icônes à la fois de deux façons. La première méthode consiste à maintenir la touche Ctrl du clavier enfoncée et à cliquer sur un périphérique à la fois. Vous pouvez sélectionner les périphériques dans le plan ou dans le tableau. Les périphériques sélectionnés seront encadrés pour indiquer qu'ils ont bien été sélectionnés. La seconde méthode fait appel à l'icône Sélection multiple de la barre d'outils principale. Il vous suffit de cliquer sur le plan et de faire glisser votre souris pour y tracer une zone. Tous les périphériques contenus dans cette zone seront sélectionnés. Une fois sélectionnés, les périphériques peuvent être déplacés en groupe, supprimés ou transférés à un autre étage. Figure 37. Sélection multiple - 25 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 10 Remarques sur l'étage Les remarques sur l'étage peuvent être ajoutées au plan d'étage pour partager remarques et idées avec d'autres vérificateurs ou avec les architectes de solutions. Celles-ci peuvent être apparentées à des notes repositionnables de type post-it comme le montre la Figure 38. Figure 38. Remarque sur l'étage Vous pouvez aussi épingler une remarque sur des périphériques ou des zones d'étage en cliquant sur l'épingle située dans le coin en haut à droite et en la faisant glisser à l'endroit choisi. Pour modifier l'apparence des remarques sur l'étage, allez à Options > Afficher les options (Alt+Entrée) et choisissez l'onglet Remarques sur l'étage. - 26 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 11 Outil de mesure L'outil de mesure vous permet de mesurer des distances d'un point à un autre sur un plan d'étage ainsi qu'un rayon circulaire autour de la mesure. Il faut pour cela définir une échelle pour l'étage (décrite à la section 4). Figure 39. Outil de mesure Sélectionnez Mesurer dans le menu Outils, puis cliquez et faites glisser votre souris à partir d'un point du plan d'étage pour afficher la mesure de la distance. Cliquez avec la souris ou appuyez rapidement avec le stylet pour le faire disparaître. Pour désélectionner l'outil de mesure, cliquez sur l'icône Curseur. - 27 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 12 Préparation d'un projet pour l'exportation et le partage 12.1 Ajout de bordure à un plan d'étage Figure 40. Ajout d'une bordure à une image de plan d'étage Asset DB peut ajouter des bordures au plan d'étage par le biais du menu Options > Afficher les options (Alt+Entrée) > Plans d'étage. Ces options s'appliquent spécifiquement au projet. La bordure peut être appliquée à tous les étages du projet ou uniquement à celui affiché actuellement. Chaque bordure (supérieure, inférieure, gauche et droite) peut être définie individuellement, ou vous pouvez cocher la case Verrouiller les curseurs de taille de la bordure pour toutes les définir à l'identique. Les bordures sont comprises dans les exportations d'image d'étage et peuvent être utilisées pour placer des étiquettes en dehors du plan d'étage lui-même. - 28 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 12.2 Ajustement de la taille d'une image de plan d'étage avant l'exportation Dans la boîte de dialogue, vous pouvez également réduire la qualité de l'image et par conséquent la taille du fichier du plan d'étage. Cette option est importante pour les images ou les analyses générées par ordinateur dont la résolution est supérieure à 300 ppp, et dont la taille est par conséquent très importante. La réduction de la qualité de l'image lors de l'exportation permet d'obtenir un PDF ou un document Word plus petit. 12.3 Ajustement des paramètres généraux dans Asset DB Asset DB peut gérer davantage de paramètres généraux à l'aide du menu Options > Options générales. Cette boîte de dialogue propose quatre paramètres généraux pouvant déterminer : - les paramètres d'importation et d'exportation de données ; les paramètres Asset DB Cloud ; - les paramètres d'importation de photos ; les paramètres de nom d'utilisateur. Voir Figure 41 ci-après. Figure 41. Fenêtre des paramètres globaux d'Asset DB L'onglet Utilisateur contient une option Demander un nom au démarrage. Cela signifie que chaque fois que Asset DB est ouvert, l'utilisateur doit saisir son nom avant de poursuivre. Par la suite, toutes les données exportées à partir du projet porteront le nom de l'utilisateur qui les a saisies. - 29 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 13 Étiquettes des icônes 13.1 Affichage et configuration des étiquettes Asset DB peut afficher une étiquette pour chaque icône sur un plan d'étage lorsque vous cliquez sur Affichage > Étiquettes des icônes. Si vous cochez la case correspondante, les étiquettes des icônes s'afficheront. Figure 42. Affichage des étiquettes des icônes - 30 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 13.2 Personnalisation des étiquettes Les étiquettes peuvent être personnalisées : allez à Options > Afficher les options (Alt-Entrée), puis choisissez Étiquettes de matériels. Vous pouvez définir une couleur d'arrière-plan différente pour les périphériques qui sont à l'intérieur et hors du champ d'application, et modifier la police, la couleur et la taille du texte. Figure 43. Personnalisation des étiquettes d'icônes Il est également possible de modifier les informations affichées sur les étiquettes. Le bouton Configurer vous permet d'ajouter ou de supprimer des lignes de texte, de sélectionner les champs à afficher et de choisir de masquer ou non l'intitulé du champ. Les options Filtre et Substitution vous permettent de filtrer les mots couramment utilisés ou les mots superflus et d'utiliser des abréviations pour les mots plus longs. Le champ Filtre peut être utilisé pour améliorer les options de texte des étiquettes. Par exemple, il est possible de définir un filtre « LaserJet » de sorte que « LaserJet4350 » apparaisse simplement sous la forme « 4350 ». L'option de remplacement vous permet d'abréger ou de raccourcir les étiquettes. Vous pouvez opérer plusieurs remplacements à l'aide d'une liste séparée par des virgules. Par exemple, Hewlett-Packard est communément remplacé par HP. - 31 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 13.3 Organisation automatique des étiquettes Les étiquettes des icônes peuvent être déplacées sur le plan d'étage, tout comme les icônes. Cette fonction vous permet de positionner parfaitement les étiquettes Asset DB propose également une option d'organisation automatique des étiquettes. Cette fonction est accessible sous Options > Options d'étiquette d'icône. La boîte de dialogue d'options illustrée dans la Figure 44 s'affiche alors. Figure 44. Boîte de dialogue des options d'organisation automatique des étiquettes Les différentes options sont les suivantes : Centré : cette option place chaque étiquette aussi près que possible du matériel correspondant, tout en évitant les chevauchements. Côté : cette option place chaque étiquette sur le côté du plan d'étage (ou dans la zone de contour, le cas échéant). L'option Côté offre les options suivantes : o Lignes/colonnes d'étiquettes max. : cette option définit le nombre maximum de lignes/colonnes d'étiquettes à utiliser sur un côté si elles ne peuvent pas être placées sur une seule ligne/colonne. o Écart d'étiquettes horizontal : cette option définit l'écart horizontal entre les étiquettes. La distance séparant les étiquettes sera au moins égale à cette valeur (en pixels). o Écart d'étiquettes vertical : cette option définit l'écart vertical entre les étiquettes. La distance séparant les étiquettes sera au moins égale à cette valeur (en pixels). o Écart entre étiquettes : cette option permet d'ajouter un espace entre les étiquettes au moment de la réorganisation afin que celles-ci demeurent claires et visibles. Écarter les étiquettes de la zone en bordure : cette option affecte le positionnement du côté et répartit les étiquettes sur le côté du plan d'étage. Une fois que vous avez défini les options en fonction de vos besoins, sélectionnez Outils > Réorganiser les étiquettes des icônes. Si vous sélectionnez cette option, les étiquettes des icônes sont réorganisées automatiquement par Asset DB. Il est important de noter que cette opération est irréversible. - 32 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 14 Légende de plan d'étage Asset DB peut générer automatiquement une légende répertoriant toutes les icônes et symboles d'un plan d'étage. Pour l'activer, cliquez sur Options > Afficher les options > Légende, puis cochez la case Afficher la légende. La légende affiche uniquement les détails relatifs aux matériels apparaissant sur le plan d'étage. Par exemple, s'il n'y a aucun périphérique compatible A3 à l'étage donné, la légende n'indiquera pas les informations relatives à la compatibilité A3. Figure 45. Exemple de légende de plan d'étage générée automatiquement Lorsqu'elle est affichée pour la première fois, la légende se trouve en haut à gauche du plan d'étage. Vous pouvez ensuite la déplacer à votre guise sur le plan d'étage. Pour configurer votre légende, cliquez sur Options > Afficher les options > Légende. 15 Importation et exportation des données 15.1 Exportation de données Lorsque des données ont été saisies dans Asset DB, il peut être utile de les exporter pour analyse complémentaire ou modification. Pour ce faire, sélectionnez Projet > Exporter. Vous pouvez exporter les types d'informations suivants à partir de ce menu : 1. Données Asset DB : cette option exporte les données de base d'Asset DB dans un fichier Microsoft Excel. Vous pouvez exporter un fichier CSV ou un classeur Microsoft Excel (au format Excel, chaque type de périphérique et de galerie apparaît dans une feuille séparée). 2. Project XML : Asset DB offre une fonction d'exportation des données de projet au format XML (Extensible Markup Language). Cette fonction peut être utilisée pour intégrer les données d'un projet Asset DB dans des sites Web et des bases de données externes. Pour en savoir plus sur la fonction d'exportation XML, consultez votre administrateur de base de données/Web. NewField IT n'assure pas le support pour les utilisations tierces du XML. - 33 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 3. Société : exporte toutes les informations relatives au projet, au site, au bâtiment et à l'étage, comme les numéros du personnel, les contacts sur le site, les conditions d'accès, etc. 4. Plans d'étage : exporte tous les plans d'étage dans un fichier PDF ou JPEG qui présente la même structure que celle utilisée dans Asset DB. Vous pouvez également choisir d'exporter le plan d'étage sélectionné ou les plans d'étage d'origine sans les icônes, les services. etc. 5. Galerie : exporte tous les types de galeries et les informations relatives à chacun de ces types. 6. Personnalisations d'icônes : si vous décidez de personnaliser vos icônes, vous pouvez exporter ces personnalisations afin de les réutiliser dans le cadre de futurs projets. Figure 46. Exportation de données 15.2 Importation de données Cette méthode peut être utilisée pour créer des matériels, modifier les données relatives aux matériels existants et ajouter de nouvelles données dans les champs vides. Les matériels existants peuvent être mis à jour à l'aide de cette fonction, mais celle-ci ne peut pas être utilisée pour supprimer des matériels. Toutes les données ajoutées au fichier CSV doivent être constituées de texte simple et ne pas contenir de formules sous-jacentes. - 34 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 15.2.1 Importation de données externes Vous pouvez importer des données à partir de plusieurs outils tiers. Un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules) peut être importé à l'aide de l'option Projet > Importer > Données externes. Figure 47. Importation de données externes La boîte de dialogue Importation de données externes s'affiche et vous pouvez sélectionner un fichier CSV en entrant le chemin d'accès au fichier à importer ou en cliquant sur le bouton « … », puis en recherchant le fichier dans l'Explorateur de fichiers : - 35 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 48. Sélection d'un fichier à exporter Figure 49. Recherche d'un fichier à importer Pour garantir la correspondance entre les nouvelles données et les matériels existants, et pour identifier les nouveaux matériels présents dans le fichier de données à importer mais ne figurant pas encore dans le projet Asset DB, il est impératif que les colonnes de données du fichier de données correspondent aux champs Asset DB appropriés. Lors de l'importation des données, Asset DB affiche une boîte de dialogue permettant d'établir la correspondance entre les colonnes et les champs, comme illustré dans la Figure 50. - 36 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 50. Correspondance de champs/colonnes lors de l'importation de données externes La partie supérieure de la boîte de dialogue affiche les colonnes automatiquement mises en correspondance avec les champs Asset DB. Vous pouvez vérifier ces correspondances et les laisser inchangées, le cas échéant. Dans le cas contraire, toute correspondance incorrecte peut être supprimée en cliquant sur le bouton Interrompre la correspondance. La colonne du fichier de données est alors ajoutée au tableau de colonnes sans correspondance dans la partie inférieure de la boîte de dialogue. Le tableau du bas répertorie toutes les colonnes du tableau de données qui n'ont pas pu être automatiquement mises en correspondance avec les champs Asset DB. Pour relier ces colonnes aux champs Asset DB, cliquez sur le bouton Sélectionner un champ Asset DB. La nouvelle boîte de dialogue qui s'affiche répertorie tous les onglets et les champs pour les matériels disponibles dans le projet actuel pour chaque type de matériel. Vous pouvez alors sélectionner les champs dans lesquels les données des colonnes doivent être importées. Une fois l'opération effectuée, les colonnes et les champs mis en correspondance s'affichent dans la partie supérieure de la boîte de dialogue d'importation de données externes. - 37 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 51. Sélection du champ à mettre en correspondance avec une colonne du fichier à importer Selon la source du fichier de données, certains relevés de compteur ne seront peut-être pas automatiquement reliés aux champs correspondants dans Asset DB. Si les en-têtes de colonne de votre fichier contiennent des dates de relevé, vous pouvez choisir d'insérer les relevés de compteur en fonction de ces dates en cliquant sur le bouton Sélectionner un champ de relevé de compteur plutôt que sur le bouton Sélectionner un champ Asset DB (voir Figure 52). Toutes les colonnes dotées du même en-tête sont alors mises en correspondance (par ex., Cycle de vie [date]) et importées en fonction de la date figurant dans chaque en-tête. Veuillez vous reporter à la section 15.2.3 pour obtenir des informations sur les formats de date. Figure 52. Sélection d'un champ de relevé de compteur - 38 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Une fois toutes les correspondances établies entre les colonnes et les champs, cliquez sur le bouton Suivant. Puis sur l'écran suivant, les cases à cocher vous permettront de déterminer si vos données créeront de nouveaux sites/bâtiments/étages/matériels ou si l'importation ajoute simplement les données aux matériels existants. L'affichage des cases à cocher dépend des données contenues dans votre fichier importé et de l'impact du projet. Les cases à cocher et leurs actions sont décrites ci-dessous : Écraser les valeurs existantes : cette case permet d'utiliser les valeurs du fichier importé (si différentes de celles figurant déjà dans le projet) à la place des valeurs existantes. Si cette case n'est pas cochée, les données du fichier seront utilisées dans les emplacements où des données sont manquantes, mais elles ne remplaceront pas les données existantes. Créer les matériels non détectés comme neufs : cette case permet d'ajouter les nouveaux matériels au projet pour chaque périphérique figurant dans le fichier à importer mais pas encore dans le projet. Ces options ne sont disponibles que si votre fichier contient des lignes de données qui ne correspondent pas aux matériels existants de votre projet. Localiser / transférer les matériels : cette case permet d'affecter de nouveaux matériels à un site/bâtiment/étage et de transférer des matériels existants vers un site/bâtiment/étage lors de l'importation. Les trois champs du fichier importé doivent contenir des valeurs correspondantes à la structure d'arborescence du projet afin de pouvoir correctement affecter les matériels à un étage. Créer sites, bâtiments et étages manquants : cette case permet de créer des sites, bâtiments et étages en important des valeurs qui n'existent pas déjà dans la structure de projet. Tout ce qui ne correspond pas exactement à la structure existante sera créé. Faites donc particulièrement attention à l'orthographe et à la mise en forme pour éviter de créer des doublons. Figure 53. Options d'importation de données externes - 39 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Effectuez les sélections nécessaires afin de déterminer la façon dont vous allez importer les données, puis cliquez sur Suivant. Un résumé des matériels à modifier et/ou créer s'affiche. Il est possible de sélectionner les matériels répertoriés sur le côté gauche de la boîte de dialogue afin d'afficher les détails des modifications requises sur le côté droit. Figure 54. Modifications après récapitulatif d'importation des données Lorsque vous cliquez sur Suivant, toutes les données sont importées dans le projet et un récapitulatif des modifications apportées s'affiche. Figure 55. Modifications après récapitulatif d'importation des données Lorsque vous cliquez sur Fermer, la boîte de dialogue se ferme et vous pouvez continuer à utiliser le projet avec les nouvelles valeurs et données importées. - 40 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Remarque : après avoir mis en correspondance les champs de données et cliqué sur Suivant, une fenêtre d'avertissement s'affiche à la place des informations sur les matériels à modifier, comme illustré dans la Figure 55. Cela signifie que vous devrez prêter une attention particulière aux modifications apportées à vos données (comme, par exemple, les matériels transférés vers un autre étage et par conséquent non liés à leur emplacement précédent comme indiqué dans la Figure 56) ou plus important encore, que certaines erreurs figurant dans les données empêcheront leur importation. Si le message d'avertissement indique que les données ne seront pas importées, vous devez vérifier et modifier votre fichier de données en dehors d'Asset DB afin de résoudre le problème avant de répéter le processus d'importation afin de pouvoir ajouter vos données au projet. Figure 56. Résumé des avertissements relatifs à l'importation de données externes 15.2.2 Utilisation des données externes avant le mappage Vous pouvez importer les données externes même si vous n'avez pas encore mappé les périphériques. Importez les données comme décrit plus haut et cochez la case Créer les matériels non détectés comme neufs. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous indiquer combien de nouveaux périphériques ont été créés, comme illustré dans la Figure 57. - 41 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 57. Matériels créés Cliquez sur Fermer pour afficher ces matériels dans le tableau. Reportez-vous à la section 7.3 pour savoir comment représenter ces périphériques. Vous pouvez exécuter un TCO à partir de ce point sans mapper les périphériques. Tous les périphériques non représentés auxquels est affecté un type de périphérique seront inclus dans votre TCO. Astuce : si vous synchronisez votre projet avec Asset DB Cloud, veillez d'abord à transférer les périphériques non liés vers un étage. Ils n'ont pas besoin d'être représentés physiquement sur cet étage, mais la synchronisation ne pourra pas avoir lieu sans les détails de l'étage. 15.2.3 Format de date lors de l'importation de données externes Il est également possible d'utiliser une colonne de date dans le fichier importé pour indiquer la date à laquelle un relevé de compteur a été effectué. Si votre fichier de données ne consigne pas la date du relevé de compteur dans l'en-tête de colonne mais dans la colonne proprement dite, cliquez sur le bouton Marquer en tant que Colonne de date des relevés de compteur (voir Figure 50) pour indiquer que les dates de vos relevés doivent être extraites de cette colonne. Lorsque vous associez un champ contenant une date de relevé de compteur, Asset DB détecte automatiquement dans la plupart des cas le format de date approprié utilisé dans le fichier importé. Si le format n'est pas automatiquement détecté, la liste déroulante illustrée dans la Figure 58 permet à l'utilisateur de modifier manuellement le format de date. - 42 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 58. Spécification du format de date pour l'importation Le format de date utilisée par Asset DB est un modèle. Il permet d'interpréter les dates fournies dans le fichier que vous importez. Les dates pouvant être écrites dans des formats très différents (par exemple, 1-12-80 ou Dec/1/1980), seul le modèle déterminé sera interprété comme étant la date correcte. Le processus de lecture de la date dans le fichier est appelé analyse syntaxique. Dans le format de date, certaines lettres sont utilisées pour spécifier différents aspects de la date (par exemple, y pour year (année), a pour am ou pm). Ces lettres sont sensibles à la casse, car les majuscules ou minuscules de ces lettres peuvent avoir une tout autre signification dans certaines situations. Lettre Composant de date ou d'heure y Année M Mois de l'année d Jour du mois E Jour de la semaine u Numéro du jour de la semaine Présentation Année Mois Nombre Texte Nombre Exemples 1996; 96 Juillet ; Juil. ; 07 10 Mardi ; mar. 1 (1 = lundi, ..., 7 = dimanche) a Marqueur am/pm Texte PM H Heure du jour (0-23) Nombre 0 h Heure en am/pm (1-12) Nombre 12 m Minute(s) Nombre 30 s Seconde(s) Nombre 55 S Millisecondes Nombre 978 z Zone horaire Zone horaire générale Heure standard du Pacifique ; - 43 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Lettre Composant de date ou d'heure Présentation Exemples PST; GMT-08:00 Z Zone horaire Zone horaire RFC 822 -0800 X Zone horaire Zone horaire ISO 8601 -08; -0800; -08:00 Voici plusieurs exemples de formats pour la date du 21 juillet 2014, soit 21 st July 2014 en anglais : Date dans le fichier Modèle 7/21/14 M/d/yy 21/7/14 d/M/yy 21 Jul 2014 dd MMM yyyy 21.07.14 dd.MM.yy 2014-07-21 16:05:36 yyyy-MM-dd HH:mm:ss July 21, 2014 MMM dd, yyyy 7/21/2014 4:05:36 PM M/d/yyyy h:mm:ss a Monday, 21 July 2014 (BST) EEE, dd MMM yyyy (Z) En principe, Asset DB reconnaît le format de date appropriée et l'utilise automatiquement. Cependant, il peut être nécessaire de spécifier manuellement le modèle de date lorsqu'il peut y avoir confusion entre le modèle britannique d/M/yy et le modèle américain M/d/yy. En conservant l'exemple de date du 21 juillet 2014 soit 21st July 2014 en anglais, le fait que la valeur d soit 21 signifie que le format 21/7/14 serait correctement interprété comme répondant au modèle d/M/yy. Cependant, une valeur de date 2/7/14 figurant dans un fichier peut être interprétée comme étant le 2 juillet 2014 selon le modèle britannique ou comme le 7 février 2014 selon le modèle américain. Il peut donc être important dans certaines situations de vérifier le modèle sélectionné et de le modifier manuellement pour assurer la précision de vos données. 15.2.4 Importation de données Asset DB Les données de matériel entrées manuellement dans Asset DB et/ou précédemment importées à partir d'une source externe peuvent être exportées à partir d'Asset DB et modifiées dans un tableur à tout moment. Pour exporter les données, sélectionnez Projet > Exporter > Données Asset DB, choisissez le format et les options d'exportation voulus, cliquez sur OK, puis sélectionnez un emplacement approprié et un nom de fichier pour le fichier généré. Vous pouvez effectuer les modifications dans un tableur, enregistrer le fichier, puis le réimporter dans Asset DB à l'aide de l'option Projet > Importer > Données Asset DB. Remarques importantes : L'option Projet > Importer > Données Asset DB peut uniquement être utilisée pour réimporter des fichiers précédemment générés lors de l'exportation de données DEPUIS Asset DB. Il n'est pas possible de l'utiliser pour importer des données externes. - 44 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Les données figurant dans les colonnes _ID_ ou _TYPE_ ne peuvent pas être modifiées. Ces colonnes contiennent des données système importantes utilisées par Asset DB et les modifications apportées à celles-ci ne seront pas importées. Lors de l'importation de données Asset DB, il n'est pas possible de modifier via importation les données relatives au bâtiment, au site, à l'étage, au type ou à la catégorie de matériel. Ces attributs doivent être modifiés dans le logiciel. Il y a une exception relative à la fonction d'importation de nouvelles colonnes dans Asset DB via la fonction Projet > Importer > Données Asset DB. De nouveaux relevés de compteur peuvent être importés dans une grille comprenant des dates. Pour ce faire, insérez une nouvelle colonne, copiez et collez l'en-tête de la colonne d'un précédent relevé de compteur, puis modifiez la date. Par exemple : copiez le nom de colonne de format standard N&B A4 (21-Nov-2008) et collezle dans une nouvelle colonne sous Excel, puis modifiez la date pour qu'elle corresponde à celle du nouveau relevé de compteur. La fonction Projet > Importer > Données Asset DB permet de créer un nouveau relevé de compteur avec cette date pour le matériel mis à jour. 15.3 Format de données CSV Lorsque les données sont importées dans Asset DB ou exportées depuis Asset DB à l'aide du format CSV, les valeurs des données sont généralement séparées par des virgules. Cependant, dans certains cas, il peut être utile d'employer un caractère différent pour séparer les valeurs, par exemple dans les pays où la virgule est utilisée pour séparer les valeurs numériques. Asset DB dispose d'une option permettant de configurer le caractère délimiteur CSV par défaut. Pour ce faire, sélectionnez Options > Options générales > Données (voir Figure 59). Figure 59. Boîte de dialogue d'options CSV - 45 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Les options cochées dans la boîte de dialogue seront appliquées à toutes les actions Asset DB effectuées à l'aide du format de données CSV. Si l'option Toujours demander le délimiteur CSV est cochée, Asset DB demande toujours le symbole délimiteur à utiliser lorsqu'une action est effectuée au format CSV. 15.4 Recherche de données externes Asset DB permet de consulter des données depuis un document CSV et de les lier aux données trouvées dans les champs appropriés. Cette fonction est conçue pour être utilisée avec tous les outils de recherche (Web Jetadmin, Centreware Web, PrintFleet, etc.). Vous pouvez consulter plusieurs fichiers CSV à la fois en utilisant l'option Options > Configuration de recherche. Pour ajouter un fichier, cliquez sur le bouton Ajouter dans la fenêtre qui apparaît. La fenêtre de configuration de recherche de données externes s'affiche, comme le montre la Figure 60. Figure 60. Boîte de dialogue d'options CSV La section Aide, située au bas de l'écran, vous guidera à travers chacune des étapes du processus, la première consistant à sélectionner votre fichier. La fenêtre suivante affiche une liste de tous les champs qu'Asset DB a réussi à faire correspondre automatiquement en haut de l'écran, et tous les champs sans correspondance en bas. Vous pouvez choisir les champs d'Asset DB à relier aux champs de vos propres données à l'aide du bouton Sélectionner un champ Asset DB dans la partie inférieure de l'écran. De plus, toute correspondance incorrecte ou non requise peut être annulée dans la partie supérieure en cliquant sur Interrompre la correspondance. - 46 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 61. Correspondance des colonnes du fichier de consultation des données Si votre fichier contient des relevés de compteur et que la date de ces relevés n'est pas prise en compte par Asset DB, l'écran suivant vous permet de sélectionner la date à laquelle les relevés ont été effectués. Pour remplir les champs relatifs à un périphérique dans votre fichier de consultation, vous devez saisir une information unique dans le champ accompagné de l'icône de consultation (loupe). Figure 62. Fonction Consulter Une fois que vous avez saisi un numéro de matériel, un numéro de série, une adresse IP ou une adresse MAC, cliquez sur la loupe. L'outil de consultation parcourt alors les fichiers CSV que vous avez spécifiés à l'étape précédente et recherche une correspondance. Une fois qu'une correspondance est détectée, les champs restants sont remplis automatiquement. - 47 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 16 Exportation des plans d'étage Les images de plans d'étage peuvent être exportées au format PDF ou JPG exactement telles qu'elles apparaissent dans Asset DB, c'est-à-dire que l'apparence des plans dans la fenêtre principale d'Asset DB (le zoom, la taille des icônes, les filtres, etc.) sera exactement la même dans le fichier PDF ou JPG exporté. Pour exporter les plans d'étage, allez à Projet > Exporter > Plans d'étage. Une boîte de dialogue vous permettant de choisir le plan à exporter apparaîtra (voir Figure 63). Figure 63. Boîte de dialogue d'exportation du plan d'étage La section Disposition de la partie supérieure droite de la boîte de dialogue vous permet de choisir un format de fichier et un format de papier pour votre exportation. Cette fonction est utile lorsque la taille des fichiers de plans d'étage importés dans un projet diffère. La qualité des images exportées peut être contrôlée par le biais du curseur Qualité de l'image. Plus la qualité des images est grande, plus la taille des fichiers est importante. Remarque : les plans d'étage peuvent également être exportés individuellement au format JPEG : il suffit d'effectuer un clic droit sur le plan d'étage dans la fenêtre principale et de sélectionner Exporter le plan d'étage ou de sélectionner Projet > Exporter > Plan d'étage sélectionné. - 48 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 17 Personnalisation des icônes Asset DB vous permet de personnaliser les champs de données associés à chaque type de matériel, l'ordre dans lequel ils sont affichés et la couleur de chaque type d'icône sur vos plans d'étage. La personnalisation peut s'appliquer à un seul projet ou vous pouvez définir un ensemble d'icônes personnalisées par défaut qui sera utilisé pour tous les projets que vous créerez ultérieurement. Cette fonction est accessible via l'option Projet > Personnaliser les icônes. Vous avez ensuite le choix entre la personnalisation pour le Projet en cours (autrement dit, pour le projet actuellement ouvert dans l'application) ou pour le Projet par défaut. Cette seconde option vous permet de définir les icônes standard qui seront utilisées dans tous les projets que vous créez ultérieurement. Une fois vos sélections effectuées, la boîte de dialogue suivante s'affiche : Figure 64. Boîte de dialogue de personnalisation d'icônes - 49 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 17.1 Personnalisation d'icônes Le premier onglet, intitulé Personnalisation d'icônes, vous permet de modifier les icônes affichées sur les plans d'étage et de définir divers paramètres tels que les couleurs utilisées, les champs affichés pour chaque type de matériel et l'ordre dans lequel ces champs sont affichés. Vous pouvez également y spécifier si le contenu des champs doit être validé et si les champs doivent être affichés de manière systématique ou uniquement en fonction des données entrées dans les autres champs. 17.1.1 Icônes Le panneau Icônes situé en haut à gauche de la fenêtre vous permet de personnaliser l'icône affichée par défaut dans le logiciel. Les icônes disponibles par défaut dans Asset DB sont les suivantes : Figure 65. Icônes disponibles Pour créer une nouvelle icône, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'angle supérieur droit du panneau Icônes. Une nouvelle icône est alors créée et ses propriétés restant à définir sont affichées à droite du panneau Icônes. Pour sélectionner une icône existante afin de la modifier, il suffit de cliquer sur celle-ci dans le panneau Icônes. - 50 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Pour créer une nouvelle icône basée sur une icône existante, sélectionnez cette dernière, puis cliquez sur le bouton Copier qui s'affiche au-dessus de l'icône . Pour supprimer une icône, cliquez simplement sur l'icône à supprimer, puis sur le bouton Supprimer qui s'affiche au-dessus de celle-ci . 17.1.2 Propriétés des icônes Dans chaque cas, les propriétés de l'icône sélectionnée, copiée ou créée peuvent être définies dans la zone de droite du panneau Icônes. Figure 66. Propriétés des icônes Nom : nom de l'icône (par ex., Imprimante). Catégorie : type de matériel représenté par cette icône (par ex., Imprimante, Multifonctions, etc.). Couleur : couleur d'affichage par défaut de cette icône dans le logiciel et sur les plans d'étage. Icône : image affichée sur cette icône. Sélection autorisée : cochez cette case pour autoriser l'utilisation de l'icône dans le projet. 17.1.3 Règles couleur Le bouton Règles couleur permet de définir des règles applicables à la modification d'une couleur d'icône sur les plans d'étage, en fonction des données entrées dans un ou plusieurs champs. - 51 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 67. Affichage des règles de couleur Pour créer une nouvelle règle de couleur, cliquez sur le bouton Ajouter situé au-dessus du panneau Règles couleur . Une nouvelle règle s'affiche dans la liste Règles couleur et ses propriétés peuvent être définies à droite de la liste. Couleur : la couleur à appliquer si les critères sont respectés. La couleur par défaut de l'icône sélectionnée est choisie par défaut et vous devez la modifier. Explication : une description succinte de la règle en cours de création peut être ajoutée ici. Règle : description des critères à respecter pour l'application de cette règle de couleur. Cliquez sur le bouton Modifier pour définir les critères. Notez qu'il n'est pas possible d'entrer les règles dans ce champ. - 52 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Vous pouvez définir plusieurs règles de couleur pour une même icône en cliquant sur le bouton Ajouter, puis en définissant d'autres règles. Les règles s'affichent dans l'ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la liste Règles couleur. La Figure 68 ci-dessous montre comment définir les critères. Sélectionnez un champ dans la personnalisation d'icônes Choix de critères Appliquez plusieurs filtres à un champ Zones de texte libre et cases à cocher correspondant aux critères pertinents Insérez un critère supplémentaire Figure 68. Modification des critères de changement de couleur - 53 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Vous pouvez réorganiser les règles en les faisant glisser dans la liste ou les supprimer à l'aide du bouton Supprimer Figure 69. Suppression des règles 17.1.4 Champs Le bouton Champs vous permet de définir les onglets et les champs affichés dans la zone Détails du matériel (panneau de gauche de l'onglet Périphériques actuels). L'affichage des champs varie en fonction des groupes définis (comme décrit à la section 17.2). Figure 70. Affichage des champs Pour créer un nouvel onglet, cliquez sur le bouton Ajouter dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue Personnalisation d'icônes. - 54 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Les onglets sont affichés tels qu'ils apparaîtront lors de la mise en correspondance des matériels sous Périphériques actuels. Vous pouvez modifier l'intitulé d'un onglet existant. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier, tapez le nom voulu pour l'onglet, puis cliquez sur Accepter. Les onglets peuvent être supprimés à l'aide du bouton Supprimer. L'ordre dans lequel les champs s'affichent sur chaque onglet peut être modifié en cliquant sur le champ en question, puis en le faisant glisser jusqu'à la position appropriée. Pour insérer un champ qui ne figure pas sur l'onglet sélectionné actuellement, choisissez le champ à ajouter dans la liste Champs, puis faites-le glisser vers la position voulue ou cliquez une fois sur le champ dans la liste et cliquez sur le bouton Utiliser . Pour ajouter un espace entre les champs, cliquez sur le bouton Ajouter un écart en haut de la boîte de dialogue . Un nouvel espace est alors ajouté au bas des champs de l'onglet sélectionné. Vous pouvez le déplacer à l'emplacement voulu, comme lors de la réorganisation des champs. Les titres de section vous permettent de regrouper vos champs dans le panneau de détails. Pour ajouter un titre de section à un onglet, cliquez sur le bouton Ajouter un en-tête . Un nouveau titre s'affiche en gras au bas des champs de l'onglet sélectionné. Vous pouvez le déplacer à l'emplacement voulu, comme lors de la réorganisation des champs. Pour modifier le titre, cliquez deux fois sur celui-ci, tapez le titre voulu, puis appuyez sur la touche Entrée de votre clavier. Les champs ajoutés par l'utilisateur peuvent être supprimés à tout moment. Pour ce faire, sélectionnez le champ à supprimer, puis cliquez sur le bouton Supprimer . 17.1.5 Validations Vous pouvez définir les critères de validation pour les données entrées dans les champs de matériel. Cette dernière vérification vous permet de vous assurer que les données entrées dans un champ sont valides. Si les critères définis pour les données ne sont pas respectés pour un champ à valider, le champ sera surligné en rouge lors de la capture des données et une boîte de dialogue d'avertissement s'affichera lorsque les modifications sont confirmées. Pour définir les critères de validation d'un champ, cliquez sur le bouton Validations en bas à gauche de la fenêtre (voir Figure 71). Les onglets et les champs disponibles pour l'icône sélectionnée s'affichent. Pour définir les critères de validation, sélectionnez le champ auquel ils doivent s'appliquer, puis cliquez sur le bouton Ajouter dans l'angle supérieur droit. Une nouvelle règle de validation est ajoutée à la liste de règles dans la section Validations. - 55 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Au-dessous, dans la section Critères, le champ Message vous permet de définir le message d'avertissement qui doit s'afficher si les critères de validation ne sont pas respectés. Pour définir ces critères, cliquez sur le bouton Modifier... Figure 71. Affichage des validations 17.1.6 Visibilité En cliquant sur le bouton Visibilité situé en bas à gauche, vous pouvez créer des dépendances entre les champs. De cette manière, il ne sera possible d'y entrer des données que si d'autres données spécifiques ont été entrées dans un autre champ. Par exemple, le champ Scanner en service ne sera visible que si le champ Fonction scanner a été coché. Cette procédure permet de simplifier les choses pour les vérificateurs et aide à réduire les erreurs de données. - 56 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 72. Visibilité Pour définir ces critères, sélectionnez le champ devant être affiché/masqué en fonction de critères spécifiques, puis cliquez sur le bouton Modifier…. Vous pouvez ensuite définir les critères qui, s'ils ne sont pas respectés, empêcheront l'affichage du champ sélectionné. 17.2 Personnalisations de champs Le second onglet de la boîte de dialogue Personnalisation d'icônes, intitulé Personnalisations de champs, vous permet de créer de nouveaux champs de données que vous pouvez ensuite utiliser dans les onglets associés à chaque type d'icône. Sur le côté gauche de cet onglet figure une liste de Groupes. Vous pouvez y placer des champs destinés à une utilisation similaire, afin de faciliter leur transfert par la suite. Par exemple, le groupe Réseau peut contenir des champs tels que « Compatible DHCP », « Adresse IP », « MAC », « Sous-réseau », etc. Pour créer un nouveau groupe, cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du panneau Groupes . - 57 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 73. Onglet Personnalisations de champs À droite de la liste Groupe figure la liste Champs. Cette liste répertorie tous les champs contenus dans le groupe sélectionné. Un champ ne peut pas appartenir à plus d'un groupe à la fois. Si deux champs du même nom existent, mais dans des groupes distincts, notez que ces champs sont différents et qu'ils ne sont pas interchangeables. Pour ajouter un nouveau champ à un groupe, cliquez sur le bouton Ajouter au-dessus du panneau Champs . Le champ nouvellement créé est nommé « Champ utilisateur » par défaut et il s'affiche en noir dans la liste Champs. Les champs prédéfinis sont quant à eux affichés en bleu. Pour modifier un champ existant, cliquez sur celui-ci pour le sélectionner dans la liste Champs. À droite des listes Groupes et Champs, les attributs de chaque champ peuvent être affichés et modifiés. Vous pouvez modifier les champs suivants : Nom : nom unique de champ utilisé par Asset DB pour identifier chaque champ. Le nom utilisé ici sert également d'en-tête de colonne dans le fichier d'exportation de données Asset DB. Nom d'affichage : nom affiché dans le logiciel pour identifier le champ. Texte d'aide : texte affiché lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Aide - 58 - . Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Type de données : type du champ à créer. Cette liste comporte plusieurs options. Pour les types Déroulant et Liste déroulante modifiable, les options disponibles dans la liste peuvent être gérées à partir de la liste Options qui se trouve au-dessous du champ Type de données. Options : vous pouvez ajouter des options ici, si nécessaire, à l'aide du bouton Ajouter . Une fois l'option entrée, cliquez sur le bouton Accepter pouvez modifier les options à l'aide du bouton Modifier . Par la suite, vous ou les supprimer à l'aide du bouton Supprimer . Pour modifier l'ordre d'affichage des options dans une liste déroulante, cliquez sur les champs, puis déplacez-les vers la position souhaitée dans la liste. Sous la liste Options, la case à cocher Vide autorisé vous permet de définir si ce champ peut ou non rester vide . Unique : le contenu du champ doit être unique dans l'ensemble des données. Aucune duplication n'est autorisée entre les matériels du projet. Obligatoire : l'entrée de données dans ce champ est obligatoire. Les modifications de matériel ne seront pas enregistrées tant que des données n'ont pas été entrées dans ce champ. Lecture seule : la modification du champ est interdite dans le logiciel. L'entrée de données dans ce champ doit être effectuée via l'importation de données à partir d'une source externe. Les modifications manuelles ne sont pas autorisées. Pas de copie : cochez cette case pour que le contenu du champ ne soit pas copié lors de la copie de l'ensemble d'un matériel à l'aide de la fonction copier-coller. Les attributs Nom et Type de données des champs préexistants ne sont pas modifiables. En outre, il n'est pas possible de modifier les options des champs de type Déroulant et Liste déroulante modifiable. Les mêmes restrictions s'appliquent aux champs créés par l'utilisateur dès l'utilisation du bouton Appliquer après leur création. Une fois que vous avez enregistré les modifications apportées à un ensemble d'icônes personnalisées, celles-ci ne sont plus modifiables. Cette restriction permet d'éviter la perte de données si les données contenues dans les champs d'ensembles de données préexistants s'avéraient incompatibles avec les nouveaux types de données choisis. Il est fortement recommandé de ne pas modifier le Projet en cours si celui-ci contient déjà des données de matériel. La modification des champs et des personnalisations d'icônes risque d'affecter les données existantes, voire d'entraîner leur masquage dans Asset DB. - 59 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 18 Importation et exportation des sauvegardes Vous pouvez effectuer une sauvegarde des données existantes dans Asset DB en utilisant l’option Fichier > Exporter > Projet. Ce processus peut prendre un certain temps, en fonction de la taille du projet. Le fichier final contiendra l'ensemble des plans d'étage, des miniatures et des données. Il pourra être partagé avec d'autres utilisateurs Asset DB. Les projets exportés peuvent être importés à l'aide de la fonction Importer, tel que décrit à la section 1.2. Veuillez noter que cette fonction ne doit être utilisée que pour ouvrir les fichiers de sauvegarde de projet, plutôt que pour une utilisation quotidienne des projets déjà disponibles dans votre version d'Asset DB, où la fonction Ouvrir est plus appropriée. Astuce : si vous avez accès à Asset DB Cloud, vous pouvez sauvegarder vos données de projet en effectuant une synchronisation du projet avec le serveur à la place (voir section 20.2). 19 Organisation des projets Asset DB vous permet de supprimer et de copier des projets à partir de votre PC local. Pour ce faire, sélectionnez Fichier > Organiser > Projets. Vous pouvez trier, filtrer et rechercher des projets dans la fenêtre Projets (voir Figure 74). Comme dans la figure précédente, la colonne située sur la gauche permet de sélectionner plusieurs projets. Vous pouvez trier n'importe quelle colonne en sélectionnant son en-tête. Pour supprimer un projet, mettez-le en surbrillance et cliquez sur le bouton Supprimer en bas de l'écran pour confirmer votre choix. Procédez avec précaution. Nous vous conseillons d'exporter vos projets et de les enregistrer en-dehors d'Asset DB au préalable, si vous pensez que vous pourriez avoir besoin d'y accéder ultérieurement. Si vous disposez d'une exportation, vous pouvez alors réimporter un projet à une date ultérieure. Utilisez le même processus pour dupliquer un projet : mettez-le en surbrillance et appuyez sur le bouton Dupliquer3. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de renommer le projet. Donnez à la copie un nouveau nom ou une nouvelle version pour la distinguer de l'original. Cette fonction est très utile pour créer des propositions de scénarios sans affecter le projet initial. 3 La fonctionnalité de duplication de projet n'est pas disponible avec certains types de licences - 60 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Rechercher des projets par nom Sélectionner et trier des projets Figure 74. Organisation des projets Le même processus peut être utilisé pour copier des TCO, des calculs d'empreinte carbone et des solutions. 20 Asset DB Cloud De plus, Asset DB permet de synchroniser les projets avec Asset DB Cloud (auparavant appelé Enterprise Server). Cette fonction présente de nombreux avantages : i. Elle permet de sauvegarder vos projets. ii. Elle permet à d'autres utilisateurs d'Asset DB de partager les fichiers de projet grâce aux autorisations accordées par l'administrateur. iii. Elle permet à de nombreux vérificateurs de collaborer sur un même projet et de iv. partager les données. Elle garantit que la toute dernière version du fichier de projet est disponible à plusieurs vérificateurs avant d'aller sur le site. Nous vous recommandons de synchroniser vos données avec celles d'Asset DB Cloud avant de commencer à travailler sur un projet existant afin de vous assurer que vous utilisez les dernières modifications. - 61 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur 20.1 Comment se connecter à Asset DB Cloud Pour accéder à Asset DB Cloud, vous devez d'abord configurer Asset DB pour lui indiquer l'emplacement approprié en sélectionnant Options > Options générales ; cliquez ensuite sur l'onglet Asset DB Cloud. Ces informations ne doivent être définies qu'une fois, lorsque vous accédez au serveur pour la première fois. Figure 75. Spécification des références d'authentification en cas de connexion sécurisée Comme illustré sur les Figure 75 et Figure 76, les champs suivants doivent être remplis : 1. Identifiant/Mot de passe (uniquement si vous utilisez une connexion sécurisée à l'aide de HTTPS). 2. Nom du serveur : il s'agit du nom d'hôte ou de l'adresse IP du serveur sur lequel Asset DB Cloud est installé. Votre administrateur réseau peut vous fournir cette information. 3. Port : il s'agit du port correspondant au serveur. Il n'y a pas de processus d'authentification de l'utilisateur et les données envoyées au serveur ne sont pas cryptées. 4. Port sécurisé : même définition que pour le port, mais permet d'envoyer vos projets de manière sécurisée (HTTPS). 5. Proxy (facultatif) : si vous accédez à Internet via un serveur Proxy, veuillez saisir les informations correspondantes ici. - 62 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Figure 76. Configuration des détails de connexion 20.2 Synchronisation des projets Si un projet est ouvert dans Asset DB, vous pouvez le synchroniser directement avec Asset DB Cloud en sélectionnant l'option Projet > Synchroniser. Aucune autre boîte de dialogue ne s'affiche et le projet ouvert actuellement est synchronisé avec le serveur. Pour synchroniser des projets, sélectionnez Fichier > Synchroniser. Une boîte de dialogue vous invite à confirmer le serveur auquel vous êtes connecté et la liste des projets disponibles (voir Figure 77). Figure 77. Fenêtre de synchronisation avec Asset DB Cloud Cette boîte de dialogue affiche également le numéro de version du projet (tel qu'il est indiqué dans le panneau de détails dans votre projet) et les autorisations octroyées pour chaque projet. En outre, elle indique si vous disposez de la dernière version du projet et si le serveur nécessite une mise à jour : À jour : le client et le serveur sont à jour. Charger sur le serveur : le client a un nouveau projet qui doit être chargé sur le serveur - 63 - Asset DB v4.4 Auditor - Manuel de l'utilisateur Mettre à jour le serveur : le client doit charger de nouvelles modifications pour les ajouter à un projet existant sur le serveur. Mettre à jour les deux : le client et le serveur ont tous deux des mises à jour disponibles pour un projet existant Mettre à jour le client : le serveur doit télécharger de nouvelles modifications sur le client. Télécharger du serveur : le serveur a de nouveaux projets qui doivent être téléchargés vers le client Sous la liste de projets figure une fenêtre de recherche qui vous permet de filtrer les projets répertoriés dans la liste, afin d'identifier ceux contenant le texte entré. Sous la liste des projets disponibles localement dans vos groupes sur Asset DB Cloud, une zone de recherche vous permet d'effectuer une recherche dans tous les champs de la fenêtre Synchroniser le projet, par exemple, Nom du projet, Date/heure de mise à jour ou nom d'utilisateur dans le champ Dernière mise à jour par. Asset DB Cloud prend en charge la synchronisation de niveau de champ. Cela signifie que si deux vérificateurs/consultants ont mis à jour le même matériel, les modifications effectuées depuis les deux ordinateurs seront fusionnées. Si le même champ a été mis à jour, les données de la dernière synchronisation seront envoyées au serveur en tant que valeur finale. Pour chaque projet, l'heure à laquelle il a été modifié pour la dernière fois sur le serveur est affichée, avec l'identifiant de connexion de l'auteur de la modification. N'effectuez PAS la synchronisation avec le serveur si des matériels n'ont pas été attribués à un étage. Ces matériels seront supprimés du projet. 21 Désactivation de votre licence Asset DB Si, pour une quelconque raison, vous devez transférer votre licence Asset DB de votre PC existant (par exemple, si vous achetez un nouvel ordinateur portable), il est possible de la désactiver pour qu'elle puisse être utilisée sur un autre poste. Pour ce faire, sélectionnez Aide > Licence > Désactiver. On vous demandera si vous êtes sûr de vouloir désactiver votre licence, puis une boîte de dialogue apparaîtra avec les codes de désactivation. Copiez le texte de cette fenêtre en cliquant sur le bouton , collez-le dans un courrier électronique et envoyez-le à l'adresse [email protected], en expliquant le type de licence que vous possédez. Vous recevrez alors des instructions sur la façon de réactiver votre licence sur un poste différent. Remarque : il est conseillé d'exporter vos projets (ouvrez chaque projet un à un, puis accédez à Fichier > Exporter > Projet et enregistrez-les en-dehors d'Asset DB) ou de les synchroniser avec Asset DB Cloud AVANT de désactiver votre licence. Ils pourront ainsi être réimportés/ resynchronisés dans Asset DB lors de la réactivation de votre licence sur un autre poste. - 64 - Asset DB v4.4
