Xerox SmartSend Mode d'emploi

Guide de l'utilisateur
Version 2.0
4 octobre 2005
Préparé par :
Xerox Corporation
Global Knowledge and Language Services
800 Phillips Road, Bldg. 0845-17S
Webster, New York 14580
États-Unis
Traduit par :
Xerox
GKLS European Operations
Bessemer Road
Welwyn Garden City
Hertfordshire AL7 1BU
Royaume-Uni
Copyright © 2001–2006 Xerox Corporation. Tous droits réservés.
XEROX®, le logo X® stylisé, CentreWare®, Document Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®,
FlowPort®, PaperWare, SMARTsend et FreeFlow sont des marques de Xerox Corporation ou des marques
dont la licence est accordée à Xerox Corporation aux États-Unis et dans d'autres pays.
DataGlyph® est une marque du Palo Alto Research Center, Inc.
Adobe et Acrobat sont des marques déposées de Adobe Systems, Incorporated.
IBM, Lotus, Domino et Domino.Doc sont des marques déposées de IBM Corporation.
NetWare est une marque déposée de Novell, Inc.
Flash est une marque de Macromedia, Inc.
Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet
Explorer, Microsoft Office, Exchange 2000, SharePoint et Internet Information Services (IIS) sont des
marques déposées de Microsoft Corporation.
Netscape Navigator est une marque déposée de Netscape Communications Corporation.
WordPerfect est une marque déposée de Corel Corporation.
WorkSite est une marque de Interwoven, Inc.
Hummingbird DM est une marque de Hummingbird, Ltd.
Documentum est une marque déposée de EMC Corporation.
LiveLink est une marque déposée de Open Text Corporation.
Xerox PDF Reader est développé par Foxit Software Company http://www.foxitsoftware.com
ii
Table des matières
Chapitre 1
Présentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-1
Fonctions incluses dans cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2
Nouveautés de cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
Présentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5
Documentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6
Guide d'installation et d'administration de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Guide de l'utilisateur SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Aide-mémoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lisezmoi.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1-6
1-6
1-6
1-6
1-6
Assistance clientèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
Assistance téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
Assistance Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
Chapitre 2
Présentation du site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-1
Accès à la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
À propos de la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-3
Procédures initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse électronique . . . . . . . 2-4
Flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
Mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
Ajouter de nouvelles informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
Gérer mes informations d'identification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
Options de personnalisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
Confirmation des travaux - Adresse électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Préférences pour le site . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gérer Mes profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare . . . . . . . . . . .
Chapitre 3
2-7
2-7
2-7
2-8
Flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-1
Présentation des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
Explorateur de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Tâches des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
Affichage des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Détails du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-4
Ajout d'un flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Création d'un flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
Création d'un flux de production à partir d'un flux existant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-6
Modification d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
Suppression d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
Guide de l'utilisateur SMARTsend
iii
Destinations du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
Ajout/suppression de destinations répertoriées à/d'un flux de production . . . . . . . . . . . . .
Ajout de nouvelles destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Suppression de destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des informations d'identification des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Propriétés des destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3-10
3-11
3-12
3-12
3-13
3-15
Nom et type du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24
Nom du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24
Type de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-27
Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-35
Profils d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Champs d'attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Propriété des attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mappage d'attributs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3-35
3-36
3-37
3-39
Enregistrer le flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41
Confirmation des travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41
Accès aux flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41
Récapitulatif du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42
Nom et description du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42
Options de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42
Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau . . . . . . . . 3-43
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique . . . . . 3-45
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production
SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-47
Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production
SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-48
Chapitre 4
Flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
Présentation des flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
Ajout d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
Création d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
Emplacements de recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4
Ajout/suppression d'emplacements de recherche répertoriés à/d'un flux de production . . . .
Ajout de nouveaux emplacements de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification d'emplacements de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Suppression d'emplacements de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4-4
4-4
4-5
4-5
Résultats de la recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Format des résultats de la recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
Confirmation des travaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-7
Récapitulatif de la recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8
Nom et description du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8
Options de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8
Publication d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
Critères de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
Utilisation d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10
iv
Guide de l'utilisateur
Chapitre 5
Publication des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-1
Présentation de la publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Modèles de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Pages de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Profil de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personnalisation desprofils de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5-4
5-5
5-5
5-6
Publication sur une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9
Utilisation d'une page de garde PaperWare avec Fax Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Paramètres de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Destinations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Attributs de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Paramètres de numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5-11
5-12
5-12
5-13
5-13
Affichage des publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15
Détails de publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15
Ajout et suppression de périphériques d'une publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16
Suppression de publications de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-17
Suppression de publications spécifiques d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-17
Suppression de toutes les publications d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-17
Chapitre 6
Comment numériser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-1
Avant d'effectuer la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
Comment la publication affecte la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3
Numérisation avec un modèle de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4
Numérisation avec une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5
Flux de production avec attributs de document modifiables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5
Paramètres de numérisation PaperWare personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-6
Récupération de la page de garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-7
Incidents courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . INDEX-1
Guide de l'utilisateur SMARTsend
v
vi
Guide de l'utilisateur
1
Présentation de SMARTsend
Ce chapitre présente les différentes fonctions du logiciel Xerox FreeFlowTM SMARTsendTM, ainsi que
l'aide disponible dans la documentation et auprès des services d'assistance Xerox.
Contenu de ce chapitre :
„
Fonctions incluses dans cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-2
„
Nouveautés de cette version . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-3
„
Présentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-5
„
Documentation de SMARTsend . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6
„
Assistance clientèle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-7
1-1
Fonctions incluses dans cette version
SMARTsend est disponible en Éditions standard et professionnelle.
Fonctions communes aux deux versions
„
Fonctions de création de flux de production permettant de définir la conversion et la transmission de
documents sur support papier depuis des périphériques multifonctions Xerox vers les destinations
suivantes :
„
Serveur DocuShare
„
Serveur Domino
„
Serveur Domino.Doc
„
Emplacement FTP
„
Dossier Web Microsoft Exchange 2000
„
Microsoft SharePoint Portal Server 2001
„
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
„
Dossier NetWare
„
Dossier réseau
„
Imprimante éloignée
„
Emplacement URL
„
Connexion à l'application externe
„
Fonctions de publication et de gestion de flux de production
„
Outils de sauvegarde et de restauration : pour sauvegarder les flux de production, les informations
d'identification, les préférences de l'utilisateur, les configurations de périphérique et les paramètres
généraux de SMARTsend.
„
Importateur de modèles : pour importer les modèles des Services de numérisation réseau CentreWare
dans SMARTsend.
„
Exportateur d'historique des travaux : pour créer le fichier texte de l'historique des travaux à des fins
d'analyse et de rapport.
Fonctions de l'Édition professionnelle
L'Édition professionnelle offre les fonctions supplémentaires suivantes :
„
Reconnaissance optique des caractères (ROC)
„
Numérisation avec des pages de garde PaperWare
Composants en option pour les Éditions standard ou professionnelle
Les composants suivants peuvent être acquis auprès de Xerox et ajoutés à l'une ou l'autre édition de
SMARTsend :
„
Prise en charge de la destination Documentum version 5.2
„
Prise en charge de la destination Hummingbird version 5.1.0.5
„
Prise en charge de la destination Interwoven WorkSite version 8
„
Prise en charge de LiveLink version 9.5.0
Composants en option de l'Édition professionnelle
Les composants suivants peuvent être ajoutés à l'Édition professionnelle de SMARTsend :
„
1-2
TrueMatch : technologie Xerox brevetée qui permet de rechercher des documents électroniques en
numérisant des parties du document papier original.
Présentation de SMARTsend
Nouveautés de cette version
La version actuelle de SMARTsend présente de nombreuses nouveautés et fonctions améliorées.
Les principales évolutions sont les suivantes :
„
Le programme d'installation de SMARTsend a été mis à jour ; il permet désormais de mettre à niveau
des versions antérieures de façon transparente.
„
SMARTsend peut désormais être installé sur un système d'exploitation pris en charge conjointement
avec VMware (GSX Server version 3.2.0, Workstation 4.5) ou Microsoft Virtual PC 2004/Virtual
Server 2005.
„
SMARTsend prend désormais en charge l'installation sur les ordinateurs Windows XP.
„
De nombreux formats de fichier et options de compression de fichier étendues ont été ajoutées.
L'utilisateur peut à présent créer un seul flux de production à partir duquel sont générés des formats
de fichier unique pour chaque destination.
„
Les informations d'identification DocuShare peuvent à présent être définies au niveau du serveur.
En effet, jusqu'ici, SMARTsend nécessitait des informations d'identification pour chaque collection
DocuShare.
„
Les destinations SharePoint Portal Server 2003 ne requièrent plus l'installation de bibliothèques de
documents compatibles en amont avec SharePoint.
„
SMARTsend offre une intégration améliorée avec les périphériques Xerox plus récents.
Cette intégration améliorée limite les modifications qu'il est possible d'effectuer au moment de la
numérisation à certains paramètres seulement pour éviter d'obtenir des résultats inattendus ou des
incidents de numérisation.
„
Il est désormais possible de masquer et/ou de désigner des champs d'attributs de document (métadonnées)
comme obligatoires. Cette caractéristique améliore la sécurité et permet d'assurer le bon déroulement du
traitement des documents numérisés.
„
La prise en charge du protocole SNMP v3 a été ajoutée ; elle étend les options de sécurité et de
recherche de périphériques.
„
La prise en charge des protocoles de transfert de données HTTP et HTTPS a été ajoutée ; elle améliore
la sécurité et augmente les options de configuration de périphériques.
„
SMARTsend offre à présent des fonctionnalités de transfert des formulaires PaperWare. Ces dernières
permettent de configurer les ordinateurs SMARTsend pour le traitement des pages de garde PaperWare
créées sur des ordinateurs SMARTsend ou Xerox FlowPort. Cette option accroît la convivialité et
étend la puissance de SMARTsend au sein de l'entreprise : elle augmente réellement le nombre de
périphériques qu'il est possible d'utiliser pour lancer des travaux de numérisation à partir d'une même
page de garde PaperWare.
„
Le modèle de numérisation par défaut peut maintenant être configuré pour une utilisation avec les pages
de garde PaperWare.
„
L'ordinateur SMARTsend peut à présent être configuré comme site Web sécurisé. L'option de configuration impose la transmission de données chiffrées par HTTPS et SSL pour toutes les communications
entre SMARTsend et les périphériques et les clients qu'il sert.
„
Une nouvelle destination, Connexion à l'application externe, a été ajoutée ; elle permet aux utilisateurs
de numériser des documents et de traiter les fichiers résultants dans des applications externes.
Cette fonction s'adresse aux utilisateurs expérimentés et aux intégrateurs système.
„
Les flux de production intègrent désormais un mécanisme qui permet la personnalisation et
l'exportation des journaux des travaux vers les destinations FTP et Dossier réseau.
Nouveautés de cette version
1-3
„
1-4
Les nouvelles fonctions suivantes sont des composants en option qu'il est possible d'ajouter à la
configuration SMARTsend de base :
„
Prise en charge de Documentum version 5.2
„
Prise en charge de Hummingbird version 5.1.0.5
„
Prise en charge de Interwoven WorkSite version 8
„
Prise en charge de LiveLink version 9.5.0
„
TrueMatch… une technologie Xerox brevetée qui permet de rechercher des documents
électroniques en numérisant des parties du document papier original. (Ce composant requiert
l'installation de l'Édition professionnelle de SMARTsend.)
Présentation de SMARTsend
Présentation de SMARTsend
SMARTsend combine plusieurs des puissantes fonctions de deux produits Xerox, FlowPort™ et les Services
de numérisation réseau CentreWare™, tout en les améliorant. Fondé sur la plate-forme Microsoft .NET,
SMARTsend fonctionne avec les systèmes multifonctions avancés Xerox, qu'il soit anciens ou récents, ainsi
qu'avec un grand nombre de périphériques Fax Internet de Xerox et d'autres fabricants.
SMARTsend permet la numérisation de documents papier en quadrichromie puis leur conversion en
différents formats numériques standard de l'industrie, notamment PDF, JFIF/JPEG, TIFF et TIFF multipage.
Le logiciel peut également convertir les documents numérisés en fichiers modifiables comme Excel, Word,
PowerPoint ou PDF permettant la recherche de texte. Les fichiers résultants peuvent ensuite être modifiés,
manipulés, enregistrés et partagés. SMARTsend permet également aux utilisateurs d'ajouter des informations descriptives (métadonnées) qui accompagneront les documents numérisés. Ces fonctions polyvalentes
facilitent la catégorisation, la recherche et la récupération de documents numérisés.
Application Web
SMARTsend est une application Web qui ne nécessite aucun logiciel client supplémentaire. Les utilisateurs
peuvent facilement créer des flux de production qui définissent le type de document numérisé, les emplacements et processus de distribution, ainsi que les méthodes et périphériques utilisés pour soumettre des
travaux de numérisation SMARTsend. Le flux de production est ensuite publié ; il fait alors partie des
modèles de numérisation de périphérique ou pages de garde PaperWare mis à disposition de l'utilisateur.
Ces publications permettent à quiconque et aisément de numériser un document et distribuer les fichiers
électroniques résultants à un large éventail de destinations : adresses électroniques, dossiers réseau, dossiers
FTP, imprimantes éloignées, applications externes, URL Web, espaces d'archivage Domino et Domino.doc,
espaces d'archivage Microsoft SharePoint Portal Server et Xerox DocuShare. D'autres destinations, telles
que les espaces d'archivage utilisés pour la gestion de documents avancée, peuvent être ajoutés en tant que
composants en option.
Simplicité d'emploi
SMARTsend est simple d'emploi, polyvalent et sécurisé. Des assistants guident les utilisateurs dans
l'accomplissement des tâches complexes, et des instructions détaillées, des messages d'état et des informations de système d'aide accompagnent tous les écrans SMARTsend. Les utilisateurs peuvent configurer des
rapports de confirmation à imprimer ou envoyer par courrier électronique, tandis que les administrateurs
peuvent créer des journaux des travaux afin de suivre l'utilisation et d'obtenir des fichiers de vérification
pour répondre à leurs obligations juridiques et de contrôle. Lorsque la sécurité prime avant tout,
SMARTsend domine la concurrence grâce à la prise en charge des derniers protocoles sécurisés et des
options de configuration de site Web sécurisé. En outre, l'architecture souple et ouverte .NET permet une
intégration aisée aux autres programmes et offre la souplesse permettant d'étendre les fonctionnalités, au gré
des améliorations proposées par Xerox.
Présentation de SMARTsend
1-5
Documentation de SMARTsend
Plusieurs types de documentation sont disponibles avec SMARTsend, dont des manuels imprimables fournis
sous la forme de documents au format PDF Adobe Acrobat. Pour accéder aux éléments de la documentation,
utilisez les liens fournis sur les pages d'accueil de SMARTsend ou dans le programme Autorun du CD-ROM.
Les administrateurs de SMARTsend peuvent également accéder au fichier Lisezmoi et au Guide d'installation
et d'administration à partir du menu Démarrer de l'ordinateur SMARTsend.
L'application Adobe Acrobat Reader est nécessaire pour visualiser et imprimer les manuels.
Cette application est disponible sur le site Web d'Adobe, à l'adresse : www.adobe.com
Guide d'installation et d'administration de SMARTsend
Le Guide d'installation et d'administration de SMARTsend inclut des instructions sur la procédure
d'installation et de configuration de l'ordinateur SMARTsend, des clients et des périphériques de
numérisation pris en charge.
Guide de l'utilisateur SMARTsend
Le Guide de l'utilisateur SMARTsend présente SMARTsend aux nouveaux utilisateurs. Il inclut des
descriptions de toutes les pages et fonctions de SMARTsend, ainsi que des instructions pas à pas pour
les tâches principales effectuées par les utilisateurs de SMARTsend.
Aide
SMARTsend dispose d'une Aide en ligne complète, qui couvre l'utilisation de l'application au-delà de son
installation et de sa configuration initiale. Des liens d'aide sont fournis dans la partie supérieure droite de
la page SMARTsend.
Aide-mémoire
La documentation de SMARTsend comprend les fiches d'aide-mémoire suivantes :
„
Aide-mémoire Administrateur : contient des informations sur la configuration requise, les procédures
d'installation de base et la configuration du site destinées aux administrateurs de SMARTsend.
Aide-mémoire utilisateur : contient des informations de présentation et d'initiation destinées aux
utilisateurs de SMARTsend en général.
„
REMARQUE : l'Aide-mémoire Administrateur n'est pas recommandé pour les premières installations du
produit. Pour des instructions détaillées sur la planification et l'installation, reportez-vous au Guide
d'installation et d'administration.
Lisezmoi.txt
Le fichier Lisezmoi.txt fournit des informations de support produit non disponibles au moment où les autres
éléments de la documentation ont été publiés. Ces informations sont destinées principalement aux
administrateurs de SMARTsend, qui peuvent y accéder en utilisant les méthodes suivantes :
„
Une fois que SMARTsend a été installé :
Sur un serveur Windows 2000, cliquez sur Démarrer > Programmes > Xerox > SMARTsend >
Afficher le fichier Lisezmoi.txt.
- OU Sur un ordinateur ou serveur Windows XP Professionnel exécutant Windows Server 2003, cliquez sur
Démarrer> Tous les programmes > Xerox > SMARTsend > Afficher le fichier Lisezmoi.txt.
„
Insérez le CD-ROM SMARTsend dans votre lecteur de CD-ROM. Cliquez sur le lien Fichier
LISEZMOI depuis le programme d'installation du CD-ROM.
„
Au cours de l'installation, cliquez sur le bouton Visualiser le fichier Lisezmoi.
1-6
Présentation de SMARTsend
Assistance clientèle
Vous pouvez obtenir une assistance auprès de Xerox par téléphone ou Internet.
Assistance téléphonique
Pour toute assistance complémentaire, contactez le Centre d'Assistance Clientèle par téléphone. Avant
d'appeler, vérifiez le numéro de série de SMARTsend en cliquant sur le lien À propos de, situé en haut à
droite de la page SMARTsend. Notez ce numéro dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y référer
ultérieurement. Vous devrez l'indiquer à chaque demande d'assistance technique auprès de Xerox.
Numéro de série de Xerox SMARTsend :
REMARQUE : Tel qu'il est installé, SMARTsend permet la gestion d'un nombre restreint de
périphériques. Pour identifier le nombre de périphériques pris en charge, cliquez sur le lien À propos de
sur n'importe quelle page SMARTsend et repérez le numéro de série du produit. La dernière série de
chiffres ajoutée au numéro de série indique le nombre de périphériques pris en charge. Vous pouvez faire
l'acquisition de kits de licences permettant de gérer des périphériques supplémentaires.
Les numéros de téléphone des services d'assistance Xerox sont répertoriés ci-dessous. Si le numéro de
téléphone pour votre pays n'est pas répertorié, contactez votre représentant Xerox local pour l'obtenir.
Si nécessaire, notez-le dans l’espace prévu à cet effet ; vous pourrez vous y référer ultérieurement.
Numéros d'assistance téléphonique Xerox :
ÉTATS-UNIS
800-821-2797
ÉTATS-UNIS (TTY)
800-855-2880
CANADA
800-939-3769 (800-93-XEROX)
Assistance Internet
Des conseils et des informations techniques complémentaires sont disponibles sur le site Web de Xerox, via
le lien Support & Drivers (assistance et pilotes), à l’adresse www.xerox.com. Repérez ou recherchez votre
produit et accédez aux ressources d'assistance correspondantes. Les documents se trouvant dans cette
section traitent de problèmes spécifiques qui peuvent nécessiter des procédures ou des notes d’application
spéciales relatives au fonctionnement et à la configuration de votre produit Xerox.
Assistance clientèle
1-7
1-8
Présentation de SMARTsend
2
Présentation du site
Ce chapitre décrit les principaux éléments de la page d'accueil utilisateur. Il explique les points d'entrée vers
l'application SMARTsend et fournit les bases nécessaires pour les chapitres suivants.
Contenu de ce chapitre :
„
Accès à la page d'accueil utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-2
„
Procédures initiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-4
„
Flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-5
„
Mes informations d'identification. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-6
„
Options de personnalisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-7
2-1
Accès à la page d'accueil utilisateur
SMARTsend est une application Web. La page d'accueil utilisateur est le point d'accès central pour
la création et l'utilisation de flux de production et publications de flux de production, la gestion des
informations d'identification et la configuration des paramètres personnels.
Les navigateurs actuellement pris en charge sont les suivants :
‰
Microsoft Internet Explorer version 5.5 ou supérieure. (Pour de meilleures performances,
Internet Explorer est recommandé.)
‰
Netscape version 7.0 ou supérieure.
‰
Mozilla version 1.7 ou ultérieure.
‰
Mozilla FireFox version 1.0.6 ou ultérieure.
Pour accéder à la page d'accueil utilisateur :
1
Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3
Appuyez sur Entrée.
4
Vous serez peut-être invité à entrer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le cas échéant, entrez vos
nom d'utilisateur et mot de passe SMARTsend et cliquez sur OK.
5
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
6
La page d'accueil utilisateur s'ouvre. Gardez à l'esprit que certains boutons et options SMARTsend
situés au bas des pages peuvent ne pas être visibles sur tous les écrans. Servez-vous de la barre de
défilement située à droite de la fenêtre pour atteindre le bas des pages, si besoin est. Si vous modifiez
les paramètres sur la page, cliquez sur le bouton Enregistrer ou Enregistrer sous situé au bas de la
page pour enregistrer les modifications sur certaines pages.
REMARQUE : si un serveur proxy est utilisé pour la connexion à Internet, vous devrez peut-être
contourner le serveur proxy pour pouvoir vous connecter à SMARTsend. Pour cela, contournez le serveur
proxy pour toutes les adresses locales ou ajoutez l'adresse IP et le nom d'hôte complet de l'ordinateur
SMARTsend à la liste d'exceptions du serveur proxy. Pour des instructions détaillées, contactez votre
administrateur.
REMARQUE : des bloqueurs de fenêtres publicitaires ou popups peuvent interférer avec les fenêtres
SMARTsend. Ils doivent être désactivés pour l'URL SMARTsend. Pour savoir comment les désactiver,
contactez votre administrateur.
2-2
Présentation du site
À propos de la page d'accueil utilisateur
La page d'accueil utilisateur contient des indicateurs visuels indiquant l'utilisateur connecté, sur quel
ordinateur celui-ci est connecté et où se trouve l'utilisateur au sein de l'application.
Ordinateur / nom d'utilisateur
Chemin de navigation
Figure 2-1 : Page d'accueil utilisateur (section supérieure)
„
Chemin de navigation : cette zone donne la liste de la page courante et des pages ayant été utilisées
pour accéder à la page courante. Par exemple, Accueil >> Explorateur de flux de production >>
Ajouter nouveau Flux de production de distribution s'affiche lorsque vous ajoutez un flux de
production. Rappelez-vous que le texte contient un lien vers chaque page. Cliquez sur ces liens pour
accéder aux pages SMARTsend dans le chemin.
„
Ordinateur / nom d'utilisateur : cette zone affiche le nom de l'ordinateur SMARTsend et celui de
l'utilisateur connecté.
REMARQUE : sur la plupart des pages SMARTsend, il peut être nécessaire de faire défiler le contenu
pour afficher d'autres boutons ou visualiser les messages d'erreur.
Accès à la page d'accueil utilisateur
2-3
Procédures initiales
La partie gauche de la section Procédures initiales de la page d'accueil utilisateur indique l'état de
l'application.
Les icônes suivantes apparaissent pour indiquer l'état d'une étape ou de l'application :
Indique qu'une étape est incomplète ou que l'application n'est pas prête à l'utilisation.
Indique qu'une étape n'est peut-être pas terminée.
Indique qu'une étape est terminée ou que l'application est prête à l'utilisation.
Adresse électronique
Pour pouvoir gérer des flux de production et les informations d'identification, vous devez d'abord entrer une
adresse électronique. Votre adresse électronique est utilisée pour la confirmation des messages électroniques
et comme destination pour le flux de production Mon adresse électronique fourni avec l'installation de
SMARTsend. Saisissez votre adresse électronique et cliquez sur Enregistrer.
Créer une page de garde PaperWare Numérisation vers mon adresse
électronique
Édition professionnelle uniquement
Bien que le flux de production fasse partie de l'installation SMARTsend, il doit être publié avant de pouvoir
être utilisé. La création d'une page de garde PaperWare est une méthode de publication du flux de production. Utilisez ce lien pour créer une page de garde pour le flux de production Mon adresse électronique.
Reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production, pour plus d'informations à ce sujet.
Le flux de production Mon adresse électronique permet d'envoyer automatiquement par courrier électronique un document numérisé vers le compte de messagerie de l'utilisateur qui a soumis la numérisation.
Il s'agit du propriétaire de la page de garde PaperWare ou de la personne qui s'est connectée sur un périphérique multifonctions Xerox. Si le périphérique requiert une authentification, le document numérisé sera
cependant toujours envoyé à la personne qui s'est connectée sur ce périphérique.
2-4
Présentation du site
Flux de production
Ajouter un nouveau flux de production
N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Le lien Ajouter nouveau appelle un assistant qui
vous dirige vers les étapes nécessaires pour définir le flux de production, notamment la spécification des
destinations du document et des attributs du document, ainsi que la définition des paramètres du flux de
production. Voir Ajout d'un flux de production de distribution, à la page 3-5, pour plus d'informations.
Gérer mes flux de production
Ce lien appelle l'éditeur de flux de production, qui vous permet de gérer les flux de production et les
publications que vous avez créés. Depuis l'éditeur de flux de production, vous pouvez ajouter, modifier,
supprimer et publier des flux de production, ainsi que visualiser et supprimer des publications. Pour plus
d'informations sur cet outil, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.
Afficher tous les flux de production
Ce lien appelle l'Explorateur de flux de production, qui vous permet de visualiser tous les flux de production
publics, ainsi que les flux de production privés dont vous êtes le propriétaire. Les tâches de gestion de flux
de production disponibles dans le volet gauche dépendent du flux de production sélectionné dans la liste des
flux de production, située dans le panneau droit. Pour plus d'informations sur l'Explorateur de flux de
production, reportez-vous au Chapitre 3, Flux de production de distribution.
Procédures initiales
2-5
Mes informations d'identification
Des informations d'identification sont requises pour toutes les destinations de numérisation qui utilisent ces
informations pour stocker et archiver les documents (DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,
dossier réseau ou Microsoft SharePoint, par exemple). La zone Mes informations d'identification vous
permet d'ajouter et de modifier ces informations (nom d'utilisateur et mot de passe de connexion) pour les
destinations de numérisation.
Ajouter de nouvelles informations d'identification
Lorsque vous ajoutez un nouveau flux de production, vous êtes invité à ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations. Voir Ajout d'un flux de production de distribution, à la page 3-5.
Vous pouvez également ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations à l'aide du
lien Ajouter de nouvelles informations d'identification sur la page d'accueil utilisateur. Pour plus d'informations sur l'ajout d'informations d'identification, reportez-vous à la section Gestion des informations d'identification des destinations à la page 3-13.
Gérer mes informations d'identification
Lorsque les informations d'identification pour une destination existante ont changé, ce changement doit être
répercuté sur l'ordinateur SMARTsend pour que le travail de numérisation de flux de production puisse être
effectué. Vous pouvez gérer les informations d'identification des destinations à l'aide du lien Gérer mes
informations d'identification. Pour plus d'informations sur la modification ou la suppression d'informations
d'identification, reportez-vous à la section Gestion des informations d'identification des destinations à la
page 3-13.
2-6
Présentation du site
Options de personnalisation
Confirmation des travaux - Adresse électronique
Cette option permet d'indiquer une adresse électronique pour les travaux configurés avec une confirmation
par courrier électronique.
„
Sélectionnez Utiliser mon adresse électronique pour la confirmation des travaux pour utiliser votre
adresse électronique SMARTsend. Voir Adresse électronique, à la page 2-4.
„
Pour utiliser une autre adresse, sélectionnez Utiliser l'adresse électronique suivante pour la
confirmation des travaux, indiquez une adresse électronique, puis cliquez sur Sauvegarder.
Préférences pour le site
Les préférences de l'utilisateur pour l'utilisation de SMARTsend sont configurées ici.
Sélectionnez Afficher des pages d'état dans tous les cas (succès et échecs) pour que des pages d'état
s'affichent après l'exécution de tâches telles que la publication de flux de production. Si cette option n'est
pas sélectionnée, les pages d'état seront affichées une fois les flux de production publiés avec succès.
Sélectionnez Afficher l'écran d'accueil lors de votre prochain accès à SMARTsend pour que la page
d'accueil s'affiche lorsque vous accédez à l'application.
Gérer Mes profils d'attributs de document
Ce lien affiche la page Gestion des profils de documents. Les attributs de document sont des informations
complémentaires pouvant être ajoutées à chaque document numérisé pour le décrire (version, titre ou
description du document). Ces attributs de document peuvent être créés lors de la création d'un flux de
production et seront appliqués lorsque le flux de production sera numérisé.
SMARTsend est fourni avec des ensembles prêts à l'emploi d'attributs de document, appelés également
profils de documents. Ils sont installés en même temps que l'application. Tous les profils d'attributs de
document sont accessibles publiquement par tous les utilisateurs de SMARTsend. Les profils de documents
sont affichés lors de la création du flux de production et filtrés par destinations de documents de flux de
production. Par exemple, FTP uniquement est un profil de document pour une destination FTP et s'affiche
uniquement lorsqu'un flux de production a une destination FTP.
La page Gestion des profils de documents affiche tous les profils de documents présents dans le système.
Ils peuvent être supprimés par le propriétaire du flux de production ou par un administrateur depuis cette
page. Des attributs de document personnalisés peuvent être créés lors de la création du flux de production.
Reportez-vous à la section Profils d'attributs de document à la page 3-35, pour plus d'informations.
Options de personnalisation
2-7
Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires
PaperWare
Édition professionnelle uniquement
Ce lien vous permet de publier des modèles avec des paramètres de numérisation personnalisés pour les
pages de garde PaperWare.
Lors de la configuration des périphériques, un modèle PaperWare (intitulé PaperWare) est publié
automatiquement pour chaque périphérique configuré pour l'application. Ce modèle utilise un ensemble de
paramètres de numérisation par défaut.
Si vous choisissez souvent d'autres paramètres sur le périphérique multifonctions Xerox lorsque vous
utilisez le formulaire PaperWare, vous pouvez publier un nouveau modèle de périphérique avec les
paramètres de numérisation souhaités. Il vous suffit alors de sélectionner le nouveau modèle au lieu du
modèle PaperWare par défaut lorsque vous numérisez sur le périphérique en utilisant une page de garde
PaperWare. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Personnalisation des paramètres de
numérisation PaperWare à la page 5-2.
2-8
Présentation du site
3
Flux de production de distribution
Ce chapitre indique comment créer et éditer des flux de production de distribution. Il comprend des instructions relatives à la définition de destinations, de noms de fichier et de formats de document, d'attributs de
document, ainsi que d'autres paramètres qui ont une incidence sur le fonctionnement des flux de production
de distribution SMARTsend.
REMARQUE : les flux de production de recherche peuvent également être créés si le composant
TrueMatch est installé avec SMARTsend. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 4,
Flux de production de recherche.
Contenu de ce chapitre :
„
Présentation des flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-2
„
Explorateur de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-3
„
Ajout d'un flux de production de distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-5
„
Modification d'un flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-7
„
Suppression d'un flux de production. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-9
„
Destinations du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-10
„
Nom et type du document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-24
„
Attributs de document. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-35
„
Enregistrer le flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-41
„
Récapitulatif du flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3-42
„
Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau . . . . . . . . . . . . . . . 3-43
„
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique . . . . . . . . . . . . 3-45
„
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend. . . . . . 3-47
3-1
Présentation des flux de production
SMARTsend utilise le concept de flux de production pour gérer la manière dont un document numérisé est
converti en document électronique, puis acheminé vers différentes destinations. Par exemple, il est possible
de créer un flux de production qui convertira des documents sur support papier en fichiers PDF puis les
acheminera vers un espace d'archivage de documents tel que DocuShare. Le flux de production peut
également indiquer plusieurs destinations, comme des comptes de messagerie électronique, des dossiers
réseau ou n'importe quelle combinaison d'espaces d'archivage de documents.
Les flux de production offrent :
„
l'automatisation des tâches et paramètres utilisés fréquemment,
„
des options de sécurité polyvalentes,
„
une utilisation et une maintenance simples.
Les flux de production permettent de combiner des paramètres de numérisation, tels que les destinations, le
nom et le type du document, les attributs de document et des paramètres de prise d'image au sein d'une entité
unique pouvant être utilisée et réutilisée selon les besoins. Le nom et le type du document sont les propriétés
qui définissent et décrivent un document numérisé. Définir les attributs de base du document numérisé,
comme le nom de fichier et le type de format numérique (PDF, JFIF, TIFF page unique, TIFF multipage,
etc.) est une opération essentielle pour créer un flux de production utilisable. SMARTsend fournit également
un moyen d'ajouter des attributs de document facultatifs, plus couramment appelés métadonnées, à des
documents numérisés. Ces attributs sont stockés avec le document numérique et peuvent être utilisés pour
automatiser le stockage et le retrait du document, ainsi que les tâches de gestion.
Les flux de production peuvent être désignés comme publics ou privés. Les flux de production publics sont
disponibles pour tous les utilisateurs de SMARTsend, qui peuvent les visualiser, les utiliser et les modifier.
Les flux de production privés peuvent être visualisés, utilisés et modifiés uniquement par leur propriétaire
(le créateur du flux de production). Les administrateurs de SMARTsend peuvent répertorier et supprimer
les flux de production privés, mais ils ne peuvent pas les visualiser ni les modifier.
Pour être disponibles lors de la numérisation de documents, les flux de production doivent avoir été publiés.
Pour plus d'informations, consultez le Chapitre 5, Publication des flux de production.
REMARQUE : les flux de production de recherche peuvent également être créés si le composant en
option TrueMatch est installé avec SMARTsend. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 4,
Flux de production de recherche.
3-2
Flux de production de distribution
Explorateur de flux de production
La page de l'explorateur de flux de production permet d'accéder aux flux de production, de les gérer et
d'exécuter la majorité des opérations de SMARTsend, notamment : l'affichage, l'ajout, la modification et
la publication de flux de production. Pour accéder à l'Explorateur de flux de production depuis la page
d'accueil, cliquez sur Gérer mes flux de production, auquel cas seuls les flux de production créés par
l'utilisateur connecté à SMARTsend seront affichés, ou cliquez sur Afficher tous les flux de production,
pour afficher tous les flux de production auquel l'utilisateur connecté a accès.
La partie gauche de l'explorateur de flux de production contient les menus de gestion et des aperçus de
flux de production. Les détails sur un flux de production spécifique sélectionné dans la partie droite
de l'explorateur de flux de production sont affichés dans la zone Détails de la partie gauche.
La partie droite de l'explorateur de flux de production affiche les flux de production dans un tableau.
La liste des flux de production peut être triée par en-tête en cliquant sur l'en-tête spécifique. Un flux de
production doit être sélectionné pour être modifié ou publié.
Les icônes suivantes sont affichées en regard des noms de flux de
production :
Indique un flux de production créé par l'utilisateur connecté.
Indique un flux de production créé par un autre utilisateur que celui qui est connecté.
Indique un flux de production privé créé par l'utilisateur connecté.
Indique un flux de production avec des paramètres de numérisation PaperWare.
Indique un flux de production de recherche (uniquement disponible lorsque le composant en
option TrueMatch est installé).
Tâches des flux de production
La zone Gestion des flux de production répertorie les tâches que l'utilisateur peut effectuer sur le flux de
production sélectionné. Excepté pour l'ajout d'un nouveau flux de production, la tâche choisie sera exécutée
sur le flux de production sélectionné dans le volet droit.
Les tâches disponibles dépendent du flux de production sélectionné. Par exemple, si un flux de production
n'a pas encore été publié, les tâches de visualisation ou de suppression des publications de flux de production
ne seront pas disponibles pour ce flux de production.
REMARQUE : Le flux de production Mon_adresse, fourni avec SMARTsend, ne peut pas être supprimé.
Explorateur de flux de production
3-3
Affichage des flux de production
Ces options vous permettent d'afficher différentes listes de flux de production et de publications.
Afficher tout
Cliquez sur Afficher tout pour afficher tous les flux de production auxquels vous avez accès. Ceux-ci
incluent tous les flux de production publics et uniquement les flux de production privés que vous avez créés.
Mes flux de production
Cliquez sur Mes flux de production pour afficher tous les flux de production publics et privés que vous
avez créés.
Détails du flux de production
La zone Détails affiche les informations sur le flux de production sélectionné dans le volet droit.
Les informations suivantes sont affichées :
„
Nom du flux de production
„
Description du flux de production, le cas échéant
„
Propriétaire du flux de production
„
Flux de production public ou privé
„
Date de la dernière utilisation du flux de production pour la numérisation
„
Date de la dernière modification du flux de production
„
Nombre de publications de périphérique
„
Nombre de publications PaperWare
„
Type de flux de production : distribution ou recherche.
3-4
Flux de production de distribution
Ajout d'un flux de production de distribution
Il existe deux façons de créer un flux de production : soit à l'aide d'un assistant qui guide l'utilisateur tout au
long du processus de définition du flux de production, soit à partir d'un flux de production existant.
Création d'un flux de production de distribution
N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production. Un assistant guide l'utilisateur tout au long de
la procédure nécessaire pour définir les destinations du document, ainsi que les formats et le nom de fichier,
pour spécifier les attributs du document et pour déterminer les paramètres du flux de production.
Pour créer un flux de production de distribution :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter nouveau Flux de production de
distribution sous l'en-tête Flux de production.
2
Sélectionnez les destinations souhaitées des fichiers de sortie numérisés. Pour les destinations ayant
déjà été configurées, des cases à cocher sont affichées. Sélectionnez les destinations configurées en
cochant les cases correspondantes. Si une destination souhaitée n'est pas configurée, allez sur le type
de destination et cliquez sur ajouter des emplacements. Reportez-vous à la section Destinations du
document à la page 3-10, pour plus de détails sur l'ajout de destinations.
3
Cliquez sur Suivant>>.
4
Indiquez le nom et le type du document. Voir Nom et type du document, à la page 3-24, pour plus
d'informations.
5
Cliquez sur Suivant>>.
6
Précisez les attributs du document. Voir Attributs de document, à la page 3-35, pour plus d'informations.
7
Cliquez sur Suivant>>.
8
Indiquez les paramètres du flux de production. Reportez-vous à la section Enregistrer le flux de
production à la page 3-41, pour plus de détails.
9
Cliquez sur Suivant>>.
10 Sur la page Enregistrer le flux de production, vérifiez les détails du flux de production définis au cours
des étapes précédentes. En cas d'erreur, cliquez sur les boutons Modifier appropriés sur la page pour
revenir aux écrans précédents. Si vous ne souhaitez rien modifier, cliquez sur Terminer pour créer le
flux de production.
Si vous indiquez que le flux de production doit être publié plus tard, vous serez renvoyé à la page d'accueil
utilisateur. Dans le cas contraire, la page Publication du flux de production appropriée sera affichée.
Reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production, pour en savoir plus à ce sujet.
Ajout d'un flux de production de distribution
3-5
Création d'un flux de production à partir d'un flux existant
Un nouveau flux de production identique à un flux de production existant peut parfois être nécessaire, avec
une destination de document différente ou une propriété modifiée. Plutôt que de créer un nouveau flux de
production, vous pouvez apporter les modifications nécessaires à un flux de production existant et
l'enregistrer sous un nom différent.
REMARQUE : Pour créer un nouveau flux de production à partir d'un flux de production existant, vous
devez modifier ce dernier. Reportez-vous à la section Modification d'un flux de production à la page 3-7,
pour en savoir plus.
Pour créer un flux de production à partir d'un flux déjà existant :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui que vous
souhaitez utiliser comme base du nouveau flux de production.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production sur le côté
gauche. La page Enregistrer le flux de production s'affiche.
4
Avant d'y apporter des modifications, vous devez renommer le flux de production. Modifiez son nom et
cliquez sur Enregistrer sous. La fenêtre de l'Explorateur de flux de production s'affiche, le nouveau
flux de production se trouvant dans la liste des flux de production. Il est identique au flux de production
à partir duquel il a été créé, excepté le fait qu'il porte un autre nom.
5
Pour effectuer d'autres modifications, suivez la procédure décrite dans Modification d'un flux de
production à la page 3-7.
REMARQUE : Si vous enregistrez le flux de production d'un autre utilisateur, ajoutez les informations
d'identification nécessaires pour les destinations. Un flux de production utilise toujours les informations
d'identification du propriétaire. Si vous n'ajoutez pas d'informations d'identification au moment de la
création du flux de production, vous serez invité à les ajouter lors de sa publication. Reportez-vous à la
section Ajouter de nouvelles informations d'identification à la page 2-6, pour en savoir plus.
3-6
Flux de production de distribution
Modification d'un flux de production
N'importe quel utilisateur peut modifier un flux de production public. En revanche, dans le cas d'un flux de
production privé, seul son propriétaire (le créateur) est autorisé à le modifier. Les modifications s'effectuent
dans l'éditeur de flux de production.
REMARQUE : Vous pouvez enregistrer les modifications apportées à un flux de production uniquement
s'il n'a pas été publié. Si le flux de production a déjà été publié, enregistrez les modifications en tant que
nouveau flux de production en cliquant sur Enregistrer sous. Si vous souhaitez modifier un flux de
production publié, vous pouvez supprimer toutes les publications en cliquant sur Supprimer les
publications de ce flux de production puis en modifiant et en enregistrant le flux de production modifié.
Pour accéder à l'éditeur de flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
Si vous modifiez un flux de production dont vous êtes le propriétaire, vous pouvez également cliquer
sur Gérer mes flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui que vous
souhaitez modifier.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production sur le côté
gauche. La page Enregistrer le flux de production s'affiche.
REMARQUE : Si vous modifiez le flux de production d'un autre utilisateur, vous devez ajouter les
informations d'identification nécessaires pour les destinations. Un flux de production utilise toujours
les informations d'identification du propriétaire au moment de la numérisation. Si vous n'ajoutez pas
d'informations d'identification au moment de la modification du flux de production, vous serez invité à
les ajouter lors de la publication de celui-ci. Reportez-vous à la section Ajouter de nouvelles
informations d'identification à la page 2-6, pour connaître la procédure à suivre.
4
Vous pouvez, à partir de la page Enregistrer les flux de production, modifier le nom et la description
du flux de production, ainsi que ses options de publication. Pour modifier une propriété modifiable du
flux de production, il suffit de cliquer sur le bouton Modifier approprié. En effet, il existe un bouton
Modifier pour chacun des principaux composants du flux de production.
a) Paramètres du flux de production : cliquez sur le bouton Modifier les paramètres pour modifier
les paramètres sur la page Paramètres du flux de production. Voir Enregistrer le flux de production,
à la page 3-41, pour plus d'informations.
b) Attributs de document : cliquez sur le bouton Modifier les attributs pour modifier les paramètres
sur la page Attributs de document. Voir Attributs de document, à la page 3-35, pour plus
d'informations.
c) Nom du document : cliquez sur le bouton Modifier le nom pour modifier les paramètres sur la
page Nom et type du document. Voir Nom et type du document, à la page 3-24, pour plus
d'informations.
d) Destination et formats du document : cliquez sur le bouton Modifier les destinations pour
modifier les paramètres sur la page Destinations du document, ou le bouton Modifier les formats
pour modifier les paramètres de format sur la page Nom et type du document. Voir Destinations du
document, à la page 3-10 et Voir Type de document, à la page 3-27, pour plus d'informations.
Modification d'un flux de production
3-7
5
Cliquez sur Enregistrer pour remplacer le flux de production courant, si vous le souhaitez.
Si vous modifiez le nom du flux de production, le nom existant est également remplacé. Cette option
est disponible uniquement si le flux de production courant n'a pas déjà été publié et si vous en êtes le
propriétaire. Dans le cas contraire, cliquez sur Enregistrer sous pour créer un flux de production à
partir du flux de production courant.
REMARQUE : Si vous cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer sous sur cette page, vous serez
renvoyé à l'Explorateur de flux de production (ou à la page Publication du flux de production si vous
avez sélectionné la publication du flux de production), et vous devrez cliquer sur Modifier ce flux de
production pour apporter des modifications au flux de production renommé.
6
3-8
Si vous avez choisi de publier le flux de production, la page Publication du flux de production s'affiche.
Reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production, pour plus d'informations à ce sujet.
Flux de production de distribution
Suppression d'un flux de production
Seul le propriétaire d'un flux de production ou un administrateur peut supprimer un flux de production
depuis la page Explorateur de flux de production.
REMARQUE : Lorsqu'un flux de production est supprimé, toutes ses publications le sont également.
Pour supprimer un flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes flux de production.
2
Sélectionnez le flux de production à supprimer dans la liste de l'Explorateur de flux de production.
3
Cliquez sur Supprimer ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche. Une fenêtre d'avertissement apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si vous
souhaitez vraiment supprimer le flux de production.
4
Pour supprimer le flux de production, cliquez sur OK. Le flux de production sera supprimé de la liste
dans l'Explorateur de flux de production. Si vous ne souhaitez pas supprimer le flux de production,
cliquez sur Annuler.
REMARQUE : Les publications de flux de production sont également supprimées.
Suppression d'un flux de production
3-9
Destinations du document
La page Destinations du document permet de configurer les destinations des documents numérisés.
Une destination est l'emplacement final vers lequel le document est numérisé. Une ou plusieurs destinations
peuvent être indiquées lors de la création d'un flux de production.
Pour accéder à la page Destinations du document :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont vous
souhaitez modifier les destinations.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située dans
le volet gauche.
4
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Destinations du document dans le volet gauche.
REMARQUE : La page Destinations du document est également accessible à partir du lien Ajouter
nouveau > Flux de production de distribution…
La page Destinations du document répertorie tous les types de destinations activées et pouvant être
configurées. Au sein de chaque type, sous le sous-titre mes emplacements ou mes adresses, les destinations
spécifiques configurées par l'utilisateur connecté sont répertoriées. Sous les sous-titres autres emplacements
et autres adresses, sont répertoriées les destinations configurées par les autres utilisateurs. Celles-ci
apparaissent seulement si elles sont utilisées dans le flux de production en cours de modification.
Ajout/suppression de destinations répertoriées à/d'un flux de
production
Pour ajouter une destination répertoriée au flux de production, sélectionnez la case qui lui correspond.
Pour supprimer une destination du flux de production, désélectionnez la case correspondante afin qu'elle
ne soit plus cochée.
3-10
Flux de production de distribution
Ajout de nouvelles destinations
Les destinations définies et entrées dans un flux de production sont conservées, que les modifications
apportées au flux de production soient enregistrées ou non. Elles ne sont supprimées qu'en cas de
suppression manuelle depuis la page Destinations du document. Les destinations peuvent ainsi être
sélectionnées lors de la définition d'autres flux de production.
Pour ajouter une nouvelle destination :
1
Recherchez le type de la destination (DocuShare, FTP, etc.) sur la page Destinations du document et
cliquez sur ajouter des emplacements. Une fenêtre spécifique du type de la destination s'affiche.
2
Entrez les propriétés de la destination. Reportez-vous à la section Propriétés des destinations à la
page 3-15.
3
Cliquez sur OK.
4
Si des informations d'identification sont nécessaires pour accéder à la destination, la page Paramètres de
compte s'affiche. Ajoutez le nom d'utilisateur et le mot de passe adéquats et cliquez sur OK.
REMARQUE : Lorsque la page Paramètres de compte est affichée, vous pouvez être amené à saisir les
informations d'identification de l'ordinateur SMARTsend. Dans ce cas, vous devez spécifier celles que
vous avez utilisées pour vous connecter à SMARTsend. Si vous entrez des informations différentes, vous
devrez peut-être supprimer tous les fichiers Internet temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre
navigateur, pour pouvoir continuer. Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options
suivantes pour supprimer les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet > Général >
Supprimer les fichiers > OK.
Destinations du document
3-11
Modification des destinations
Toutes les propriétés d'une destination peuvent être modifiées, à l'exception de son nom.
Pour modifier les propriétés d'une destination :
1
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le nom de la destination à modifier.
Ses propriétés s'affichent.
2
Modifiez les propriétés selon vos besoins. Pour des informations spécifiques sur la destination,
reportez-vous à la section Propriétés des destinations à la page 3-15. Une destination modifiée est
automatiquement ajoutée au flux de production. Si vous souhaitez supprimer la destination du flux de
production, désélectionnez la case en regard de celle-ci.
3
Cliquez sur OK.
Suppression de destinations
Seules les destinations ajoutées par l'utilisateur et répertoriées dans mes emplacements ou mes adresses
peuvent être supprimées.
Pour supprimer une seule destination :
1
Sur la page Destinations du document, recherchez la destination à supprimer.
2
La destination, sans autre avertissement, ne sera plus disponible lors de la définition des flux de
production futurs ; soyez sûr de vouloir la supprimer avant de cliquer sur supprimer. Cliquez sur
supprimer pour supprimer la destination.
REMARQUE : Les flux de production utilisant déjà la destination ne seront pas affectés. Pour ces flux de
production, la destination sera affichée sous l'en-tête autres emplacements la prochaine fois que les
destinations seront modifiées.
Pour supprimer toutes les destinations d'un type particulier :
1
Sur la page Destinations du document, recherchez le type de destination.
2
Toutes les destinations, sans autre avertissement, ne seront plus disponibles lors de la définition de
nouveaux flux de production ; soyez sûr de vouloir les supprimer avant de cliquer sur Supprimer tous
les emplacements ou Supprimer toutes les adresses. Cliquez sur Supprimer tous les emplacements
ou Supprimer toutes les adresses pour supprimer toutes les destinations.
REMARQUE : Les flux de production utilisant déjà ces destinations ne seront pas affectés. Pour ces flux
de production, les destinations seront affichées sous l'en-tête autres emplacements la prochaine fois
qu'elles seront modifiées.
3-12
Flux de production de distribution
Gestion des informations d'identification des destinations
Des informations d'identification sont requises pour toutes les destinations de numérisation qui utilisent ces
informations pour stocker et archiver les documents numérisés (DocuShare, Domino, Microsoft Exchange,
FTP, dossier réseau ou Microsoft SharePoint, par exemple). Vous êtes invité à ajouter des informations
d'identification pour les nouvelles destinations lorsque vous ajoutez un nouveau flux de production, mais
vous pouvez également ajouter des informations d'identification pour les nouvelles destinations avant
d'ajouter un flux de production, en utilisant le lien Ajouter de nouvelles informations d'identification sur
la page d'accueil utilisateur.
CONSEIL : Dans le cas de destinations DocuShare et lorsque cela est possible, saisissez les
informations d'identification pour le serveur DocuShare plutôt que pour une collection individuelle.
Cela permet de faciliter la détection de collections et d'éliminer le besoin d'ajouter des informations
d'identification pour des collections individuelles. Lors de la définition d'informations d'identification pour
le serveur DocuShare, vérifiez que vous êtes en mesure de vous connecter au serveur DocuShare à
partir de l'URL saisie dans SMARTsend. Pour ce faire, ajoutez le terme « Login » à l'URL
(par exemple, http://www.docushare.companyx.com/dsweb/Login) en veillant à respecter la casse.
Pour ajouter des informations d'identification :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter de nouvelles informations d'identification.
La page Paramètres de compte s'affiche.
2
Sélectionnez le type de destination dans la liste déroulante Type de compte. Le nombre et les noms des
autres zones modifiables changeront selon le type de destination sélectionné.
3
Renseignez les autres zones modifiables de la destination.
4
Cliquez sur OK.
REMARQUE : Après avoir cliqué sur Ajouter de nouvelles informations d'identification, vous pouvez
être invité à entrer vos informations d'identification pour l'ordinateur SMARTsend. Dans ce cas, vous
devez spécifier celles que vous avez utilisées pour vous connecter à SMARTsend. Si vous entrez des
informations différentes, vous devrez peut-être supprimer tous les fichiers Internet temporaires du poste
de travail, et ce à l'aide de votre navigateur, pour pouvoir continuer. Par exemple, à partir de Internet
Explorer, choisissez les options suivantes pour supprimer les fichiers Internet temporaires :
Outils > Options Internet > Général > Supprimer les fichiers > OK.
Les informations d'identification ajoutées seront le « point de départ » lors de la création d'une destination
pour ce compte.
Lorsque les informations d'identification pour une destination existante ont changé, ce changement doit
être répercuté sur l'ordinateur SMARTsend pour que le travail de numérisation de flux de production puisse
être effectué.
Destinations du document
3-13
Pour modifier les informations d'identification d'une destination existante :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes informations d'identification.
La liste de toutes les destinations avec des informations d'identification s'affiche.
2
Sélectionnez les informations d'identification à modifier.
3
Dans la zone Tâches relatives aux informations d'identification, sur la gauche, cliquez sur
Modifier ces informations. La page Paramètres de compte s'affiche.
4
Modifiez les propriétés des informations d'identification.
5
Cliquez sur OK.
REMARQUE : Après avoir cliqué sur Modifier ces informations, vous pouvez être invité à entrer vos
informations d'identification pour l'ordinateur SMARTsend. Dans ce cas, vous devez spécifier celles que
vous avez utilisées pour vous connecter à SMARTsend. Si vous entrez des informations différentes, vous
devrez peut-être supprimer tous les fichiers Internet temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre
navigateur, pour pouvoir continuer. Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options
suivantes pour supprimer les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet > Général >
Supprimer les fichiers > OK.
Pour supprimer les informations d'identification d'une destination :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes informations d'identification.
La liste de toutes les destinations avec des informations d'identification s'affiche.
2
Sélectionnez les informations d'identification à supprimer.
3
Dans la zone Tâches relatives aux informations d'identification, sur la gauche, cliquez sur Supprimer
ces informations. Une fenêtre de confirmation s'affiche.
4
Cliquez sur OK.
CONSEIL : Dans le cas de destinations DocuShare et lorsque cela est possible, saisissez les informations
d'identification pour le serveur DocuShare plutôt que pour une collection individuelle. Cela permet de faciliter
la détection de collections et d'éliminer le besoin d'ajouter des informations d'identification pour des
collections individuelles.
3-14
Flux de production de distribution
Propriétés des destinations
Cette section identifie les types de destinations de document pris en charge ainsi que les conditions
d'adressage requises pour chacune d'elles. Voir Ajout de nouvelles destinations, à la page 3-11, pour plus
d'informations.
Attribution d'un nom à une destination et fonctionnement
Le nom d'une destination ne doit pas comporter plus de 64 caractères alphanumériques (traits de soulignement
et tirets compris). Ce nom est utilisé pour identifier la destination au moment d'une publication, et il est affiché
sur les pages de garde PaperWare et les pages de confirmation.
Destinataire de courrier électronique
Définissez les propriétés relatives aux destinataires de courrier électronique en entrant les informations
adéquates pour les destinataires simples, les destinataires en copie (Cc:) et les destinataires en copie cachée
(Cci:). Séparez les adresses de messagerie par un point-virgule. Exemple :
[email protected];[email protected]
Vous pouvez entrer des noms partiels et cliquer sur Vérifier le(s) nom(s) pour rechercher les noms des
destinataires. Pour que la fonction de vérification de nom fonctionne, l'administrateur doit configurer les
mappages de propriétés LDAP SMARTsend pour votre carnet d'adresses intégré. 50 noms au maximum
peuvent être affichés lorsque les noms sont vérifiés. Si plus de 50 noms sont renvoyés, affinez la recherche
en ajoutant des caractères supplémentaires.
Le nombre d'adresses de messagerie électronique que vous pouvez ajouter est illimité. Toutefois, les serveurs
de messagerie imposent des restrictions pour la taille des pièces jointes. Les travaux de numérisation vers une
adresse électronique dépassant la taille limite échoueront.
„
Sélectionnez le type de codage utilisé pour envoyer des pièces jointes via lnternet. UUEncode et
Base64 sont les codages standard pour les données binaires comme du texte. Le codage UUEncode
utilise certains caractères non compatibles avec le code EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal
Interchange Code), un jeu de caractères utilisé principalement en Europe. Les messages électroniques
envoyés via Internet utilisent le codage Base64 ou MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions).
Pour une meilleure compatibilité avec les systèmes européens, utilisez le codage Base64.
„
Si vous souhaitez également envoyer le document numérisé automatiquement à la personne qui a
soumis le travail, sélectionnez Envoyer un courrier électronique à l'auteur de ce flux de production.
Il s'agit de la personne qui numérise le document. Si des modèles de numérisation de périphérique sont
utilisés, cette option fonctionne uniquement sur des périphériques multifonctions Xerox sur lesquels
l'authentification est activée.
„
Si vous souhaitez uniquement envoyer un lien, sélectionnez Envoyer le lien URL vers le document
(aucun document joint). Dans ce cas, aucun fichier n'est envoyé aux destinataires. En outre, le lien
est envoyé uniquement si d'autres destinations du flux de production sont accessibles via une URL.
Envoyer un lien au lieu d'une pièce jointe réelle est utile pour les systèmes de messagerie ayant des
restrictions de mémoire pour le traitement des gros documents. Des liens vers plusieurs espaces
d'archivage apparaissent dans le message si la numérisation vers toutes les destinations est configurée.
REMARQUE : Le flux de production doit comporter au moins une autre destination dont le format
correspond à celui sélectionné pour le destinataire du courrier électronique. Dans le cas contraire,
vous obtenez un document joint mais aucune URL.
Destinations du document
3-15
Imprimante éloignée
Seuls les fichiers au format Texte, TIFF multipage, PDF, Microsoft Word, Excel et PowerPoint peuvent être
imprimés à l'aide de cette fonction.
„
Sélectionnez l'imprimante dans la liste déroulante. Il doit s'agir d'une imprimante dont le pilote est
configuré sur l'ordinateur d'applications SMARTsend. Si aucune imprimante n'est affichée, contactez
l'administrateur afin qu'il configure les imprimantes de l'application.
„
Entrez le nombre de copies à imprimer. Le nombre maximal autorisé dépend de l'imprimante distante
sélectionnée.
REMARQUE : Si vous rencontrez des difficultés lorsque vous essayez d'imprimer un document Microsoft
Word, Excel ou PowerPoint sur une imprimante éloignée, contactez votre administrateur afin de vous
assurer que Microsoft Office est installé et correctement configuré sur l'ordinateur SMARTsend.
Documentum
Le service Documentum est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en tant
que destination SMARTsend. Documentum version 5.2 est actuellement pris en charge par SMARTsend.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Documentum. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, les champs Nom de l'armoire et Nom du dossier sont automatiquement renseignés. Cependant,
vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir les noms de l'armoire et du dossier
manuellement.
„
Entrez le nom de la DocBase Documentum à utiliser comme espace d'archivage des documents numérisés.
„
Les noms de l'armoire et du dossier Documentum déterminent l'emplacement d'archivage utilisé par
le flux de production. Une armoire est le composant du plus haut niveau pour l'organisation des objets
dans Documentum. Les dossiers, documents et autres objets sont créés et stockés dans les armoires
Documentum. Si le dossier que vous voulez sélectionner est une branche d'une armoire existante, vous
pouvez cliquer sur Développer pour afficher et choisir d'autres dossiers. Il peut être nécessaire d'ajouter
un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'armoire si les informations d'identification de Documentum
n'ont pas été configurées au sein de SMARTsend. Le nom de l'armoire est requis, tandis que l'ajout d'un
nom de dossier supplémentaire est facultatif.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
DocuShare
DocuShare (versions 3.1 et 4.0) est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification DocuShare. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, l'URL de la collection DocuShare est automatiquement renseignée. Cependant, vous pouvez
également laisser le point de départ vide et définir l'URL de la collection manuellement.
„
Entrez l'URL de la collection DocuShare pour la destination. Si la destination est une branche, dont le
point de départ a été indiqué ci-dessus, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer ce point
de départ puis sélectionner la branche.
3-16
Flux de production de distribution
Exemple
http://<serveur>/view/collection-12345
Il peut être nécessaire d'ajouter un nom d'utilisateur et un mot de passe pour la collection DocuShare si
les informations d'identification de DocuShare n'ont pas été configurées au sein de SMARTsend. Voir
Gestion des informations d'identification des destinations, à la page 3-13, pour plus d'informations.
„
Nom d'objet personnalisé : les objets personnalisés sont facultatifs. Si cela est nécessaire, entrez
le nom d'un objet personnalisé d'une destination DocuShare (version 3.1 et ultérieure). Voir Annexe C :
Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend, à la page 3-47, pour plus
d'informations.
REMARQUE : L'objet personnalisé doit être créé dans DocuShare avant de pouvoir utiliser le flux de
production SMARTsend qui y fait référence. Sinon, l'exécution du flux de production échouera.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Domino
Domino (version 5.x ou 6.0) est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Domino. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires,
la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné,
l'URL de la base de données du serveur Domino est automatiquement renseignée. Cependant, vous
pouvez également laisser le point de départ vide et définir le nom de la base de données manuellement.
„
Entrez l'URL de la base de données du serveur Domino. Un nom d'utilisateur et un mot de passe
sont requis.
Exemple
http://ff/doclib.nsf
„
Entrez le nom du formulaire.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Domino.doc
Domino.doc (version 3.1) est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Domino.doc. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsqu'un point de départ est sélectionné, l'URL de la bibliothèque Domino.doc, ainsi que le titre de l'armoire et le titre du classeur sont
automatiquement renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et
définir les informations manuellement.
„
Entrez l'URL d'une bibliothèque Domino.Doc (DDocLIBRARY) pour la destination.
Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
Exemple
http://ff/domdoc/dominodoclib.nsf
Destinations du document
3-17
„
Entrez un titre d'armoire (DDocCabinet).
„
Entrez un titre de classeur (DDocBinder).
„
Indiquez un identificateur unique (DDocID) dans le champ Titre du document transféré pour le
document de sortie.
„
Entrez le nom de profil du document Domino.doc. Il s'agit du profil IDP (Interchange Document
Profile) qui définit le contenu du document (nom, auteur, etc.). Il fait partie de l'architecture Document
Interchange de Domino.
„
Ajoutez, si besoin est, les commentaires de vérification du document.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Hummingbird
Le service Hummingbird est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en tant
que destination SMARTsend. Hummingbird version 5.1.0.5 est actuellement pris en charge par SMARTsend.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Hummingbird. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, les champs Nom de la bibliothèque et Nom du dossier sont automatiquement renseignés.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir les noms de la bibliothèque
et du dossier manuellement.
„
Entrez le nom de la bibliothèque à utiliser comme espace d'archivage des documents numérisés.
„
Entrez le nom du dossier à utiliser par le flux de production comme emplacement d'archivage des
documents. Si le dossier de destination est une branche d'un dossier existant, vous pouvez cliquer sur
Développer pour développer et sélectionner un nouveau dossier. Un nom d'utilisateur et un mot de
passe sont requis.
„
Publier (Oui/Non) : choisissez Oui si vous voulez publier le document. Cette option désigne le
document numérisé résultant comme une version publiée diffusée auprès du public. Un document
publié est généralement traité comme un document en lecture seule.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Interwoven WorkSite
Le service Interwoven est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en tant que
destination SMARTsend. Interwoven WorkSite version 8 est actuellement pris en charge par SMARTsend.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Interwoven. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, les champs Nom du serveur et Nom du serveur et Base de données sont automatiquement
renseignés. Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir le nom du
serveur et la base de données manuellement.
„
Entrez le nom du serveur qui héberge la base de données WorkSite.
„
Entrez le nom de la base de données à utiliser comme espace d'archivage des documents numérisés.
„
Entrez le chemin du dossier à utiliser par le flux de production comme emplacement d'archivage des
documents. Cliquez sur Développer et sélectionnez un dossier. Un nom d'utilisateur et un mot de passe
sont requis.
3-18
Flux de production de distribution
„
Publier (Privé/Public/Afficher) : les options de publication déterminent l'accessibilité du document
numérisé aux autres utilisateurs lorsqu'il est stocké dans la base de données Interwoven.
„
Public : tous les utilisateurs disposent d'un accès en lecture et écriture au document.
„
Privé : l'accès en lecture et écriture est limité au propriétaire du document/flux de production.
„
Afficher : tous les utilisateurs disposent d'un accès en lecture au document. Le propriétaire du
document/flux de production bénéficie quant à lui d'un accès en lecture et écriture.
„
Commentaires d'archivage : Ajoutez des commentaires d'archivage pour le document.
„
Type de document : cette option définit le type du document qui est stocké dans la base de données.
Cette sélection détermine le schéma de métadonnées qui est appliqué au document ; il varie fréquemment parmi les applications et différents types de document. N'oubliez pas que la liste des types de
document disponibles peut être modifiée par l'administrateur de Interwoven WorkSite. Adressez-vous à
votre administrateur si le type de document recherché n'est pas répertorié.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
REMARQUE : Les destinations Interwoven WorkSite (composant en option) ne prennent pas en
charge les entrées d'attributs de document (métadonnées) en texte libre pour les champs personnalisés.
Les valeurs de métadonnées de champs personnalisés doivent correspondre aux valeurs prédéfinies par
l'administrateur WorkSite.
LiveLink
Le service LiveLink est un composant en option qui peut être acquis auprès de Xerox et ajouté en tant que
destination SMARTsend. LiveLink version 9.5.0 est actuellement pris en charge par SMARTsend.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification LiveLink. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires,
la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, les
champs Serveur et Dossier sont automatiquement renseignés. Cependant, vous pouvez également
laisser le point de départ vide et définir le serveur et le dossier manuellement.
„
Indiquez le serveur qui héberge l'application LiveLink.
„
Cliquez sur Développer pour rechercher le dossier à utiliser par le flux de production comme
emplacement d'archivage des documents. Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
„
Catégorie : l'entrée d'une catégorie est facultative. Une catégorie définit des métadonnées
personnalisées utilisées lors du mappage de métadonnées à l'aide de profils d'attributs de document.
Si besoin est, cliquez sur Développer pour sélectionner une catégorie LiveLink prédéfinie à appliquer
au document. Voir Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un flux de production
SMARTsend, à la page 3-48, pour plus d'informations.
REMARQUE : La catégorie doit être créée dans LiveLink avant de pouvoir utiliser le flux de
production SMARTsend qui y fait référence. Sinon, l'exécution du flux de production échouera.
En outre, si un champ d'attribut de document LiveLink personnalisé défini dans une « catégorie »
présente une incompatibilité de type, l'erreur tout comme la valeur seront ignorées et l'application
poursuivra le téléchargement. Par exemple, si vous définissez un champ de catégorie de type
« Nombre entier », mais que vous fournissez la valeur « PasUnEntier » sur le périphérique, le
document est téléchargé mais le champ de catégorie reste vide. Le rapport de confirmation indiquera
néanmoins que le travail a abouti.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Destinations du document
3-19
Dossier Web Microsoft Exchange 2000
Un dossier Web Microsoft Exchange 2000 est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par
vos informations d'identification Exchange 2000. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ
est sélectionné, le champ URL est automatiquement renseigné. Cependant, vous pouvez également
laisser le point de départ vide et définir l'URL manuellement.
„
Entrez ou sélectionnez l'URL du dossier Web Microsoft Exchange. Si la nouvelle destination est une
branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination. Un nom d'utilisateur et un
mot de passe sont requis.
Exemple
\\organisation\dossierspublics\dossiertest\docs
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez la section Nom et type du document à la page 3-24.
FTP
FTP est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification FTP. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires,
la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné,
les champs Nom d'hôte FTP et Chemin du dossier sont automatiquement renseignés. Cependant, vous
pouvez également laisser le point de départ vide et définir le nom d'hôte et le chemin du dossier
manuellement.
„
Entrez le nom d'hôte FTP de la destination. Vous devez entrer un nom complet (nom du serveur et nom
du domaine) ou une adresse IP (Internet Protocol) pour le serveur de fichiers de destination.
Exemple
ftp:serveurentreprise.com ou 10.14.121.32
Le port par défaut est 21. Si le port 21 n'est pas disponible, indiquez un port à utiliser dans le nom
d'hôte (ftp:serveurentreprise.com:99 par exemple).
„
Entrez le chemin de dossier du répertoire FTP distant dans lequel le document est sauvegardé.
Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis. Une connexion FTP anonyme est cependant
autorisée. Le nom d'utilisateur doit être « anonyme » et le mot de passe ne doit pas être renseigné.
Exemple
/ftp-public/mesdocuments.
„
3-20
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez la section Nom et type du document à la page 3-24.
Flux de production de distribution
„
Propriétés avancées cette fonction permet d'exporter et de personnaliser des journaux de travaux des
périphériques. Elle est accessible lorsque la prise en charge de l'exportation de journaux est activée pour
le service FTP de SMARTsend ; elle s'adresse aux utilisateurs expérimentés et aux intégrateurs système.
Voir Annexe A - Prise en charge de l'exportation de journaux des travaux, à la page 4-45 dans le Guide
d'installation et d'administration de SMARTsend, pour plus d'informations.
REMARQUE : Pour la numérisation vers un site FTP anonyme, les liens « Documentation de sortie »
dans les messages électroniques de confirmation des travaux ne fonctionneront pas si le mot de
passe n'est pas également inclus avec l'URL (ftp://utilisateur:mot de passe@hôte/chemin/fichier ou
ftp://anonyme@hôte/chemin/fichier par exemple).
NetWare
NetWare est une destination de document prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification NetWare. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires,
la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné,
le champ Chemin du dossier est automatiquement renseigné. Cependant, vous pouvez également laisser
le point de départ vide et définir le chemin du dossier manuellement.
„
Entrez le chemin du dossier de la destination. Si la nouvelle destination est une branche d'une
destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi
comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
Exemple
\\serveurr-1\scan\docs
Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont également requis. Le nom commun, le contexte et les
informations d'arborescence sont obligatoires. Un nom d'utilisateur NetWare a la forme suivante :
.cn=[nom commun].ou=[unité d'organisation].o=[organisation].c=[contexte].t=[arborescence]
Exemple
.cn=monnom.ou=dsp.o=masociété.c=us.t=us123sales
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez la section Nom et type du document à la page 3-24.
Dossier réseau
Les dossiers réseau sont des destinations de document prises en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Réseau. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès supplémentaires,
la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ est sélectionné, le
champ Chemin du dossier est automatiquement renseigné. Cependant, vous pouvez également laisser
le point de départ vide et définir le chemin du dossier manuellement.
Destinations du document
3-21
„
Entrez le chemin complet du dossier réseau. Si la nouvelle destination est une branche d'une destination
existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi comme point de
départ et sélectionner la nouvelle destination. Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont requis.
Exemple
\\serveurr-1\scan\docs
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom du fichier. Consultez la section Nom et type du document à la page 3-24.
„
Propriétés avancées : cette fonction permet d'exporter et de personnaliser des journaux de travaux
SMARTsend. Elle est accessible lorsque la prise en charge de l'exportation de journaux est activée
pour le service Dossier réseau de SMARTsend ; elle s'adresse aux utilisateurs expérimentés et aux
intégrateurs système. Voir Annexe A - Prise en charge de l'exportation de journaux des travaux, à la
page 4-45 dans le Guide d'installation et d'administration de SMARTsend, pour plus d'informations.
Service Numérisation vers une URL
Le service Numérisation vers une URL est une destination prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification Numériser vers URL. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ
est sélectionné, le champ Chemin de l'URL est automatiquement renseigné. Cependant, vous pouvez
également laisser le point de départ vide et définir le chemin de l'URL manuellement.
„
Entrez le chemin de l'URL de la destination. Si la nouvelle destination est une branche d'une destination
existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi comme point de
départ et sélectionner la nouvelle destination.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés. Il est recommandé
d'ajouter un suffixe au nom. Consultez la section Nom et type du document à la page 3-24.
Microsoft SharePoint Portal Server 2001
Microsoft SharePoint Portal Server 2001 est une destination prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par vos
informations d'identification SharePoint Portal Server 2001. Si ces dernières prévoient des niveaux d'accès
supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point de départ
est sélectionné, le champ URL du dossier SharePoint est automatiquement renseigné. Cependant, vous
pouvez également laisser le point de départ vide et définir l'URL du dossier SharePoint manuellement.
„
Entrez l'URL du chemin du dossier de l'espace de travail SharePoint. Si la nouvelle destination est une
branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
Exemple
http://dsp1/workspace/documents/dm
„
3-22
Acceptez les valeurs par défaut ou entrez un nouveau profil de document SharePoint. Le profil de
document SharePoint contient les informations associées à un dossier de portail SharePoint, les champs
Nom de l'auteur ou Version par exemple. L'application demande au portail SharePoint de déterminer
les champs de profil associés au dossier de destination.
Flux de production de distribution
„
L'option de vérification est disponible lorsque la destination est un portail SharePoint. Sélectionnez
Oui si vous souhaitez publier le document vers SharePoint. Il sera ainsi disponible pour les autres
utilisateurs dans SharePoint.
„
Entrez des commentaires de vérification si besoin est.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 est une destination prise en charge.
„
Entrez un nom de destination afin d'identifier le flux de production.
„
Sélectionnez un point de départ dans la liste déroulante. Le point de départ par défaut est défini par
vos informations d'identification SharePoint Portal Server 2003. Si ces dernières prévoient des niveaux
d'accès supplémentaires, la liste déroulante peut inclure plusieurs points de départ. Lorsque le point
de départ est sélectionné, le champ URL du dossier SharePoint est automatiquement renseigné.
Cependant, vous pouvez également laisser le point de départ vide et définir l'URL du dossier SharePoint
manuellement.
„
Entrez l'URL du chemin du dossier de l'espace de travail SharePoint. Si la nouvelle destination est une
branche d'une destination existante, vous pouvez cliquer sur Développer pour développer l'emplacement choisi comme point de départ et sélectionner la nouvelle destination.
„
L'option de vérification est disponible lorsque la destination est un portail SharePoint. Sélectionnez
Oui si vous souhaitez publier le document vers SharePoint. Il sera ainsi disponible pour les autres
utilisateurs dans SharePoint.
„
Entrez des commentaires de vérification si besoin est.
„
Écrasement de fichier : les fichiers portant le même nom ne sont pas écrasés.
Destinations du document
3-23
Nom et type du document
La page Nom et type du document sert à configurer le nom de fichier, le type et le format des documents
numérisés, créés avec SMARTsend.
Pour accéder à la page Nom et type du document :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont vous
souhaitez modifier le nom ou le format de document.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située dans
le volet gauche.
4
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Nom et type du document, dans le volet gauche.
REMARQUE : Vous pouvez également accéder à la page Nom et type du document à partir du lien
Ajouter nouveau Flux de production de distribution, lors de la création d'un flux de production.
Nom du document
Les options relatives au nom du document définissent le nom du fichier de sortie à générer. Ces informations
sont appliquées une fois que le document a été numérisé. Déterminez les contraintes (comme les caractères
autorisés et la règle d'écrasement des fichiers) des destinations d'archivage avant de nommer le document
de sortie.
La possibilité de modifier le nom du fichier de sortie (Nom du document) au moment de la numérisation est
soumise aux conditions suivantes :
„
Lors de l'utilisation de modèles de numérisation de périphérique sur un Xerox WorkCentre Pro 232/238/
245/255/265/275 ou des périphériques plus récents, il n'est pas possible de modifier le nom du
document au moment de la numérisation à moins que l'option Nom défini au niveau de la source de
la numérisation ne soit sélectionnée dans le flux de production. Cette contrainte ne s'applique pas
aux périphériques plus anciens qui permettent de remplacer le nom du document au moment de la
numérisation, ce quelle que soit l'option de dénomination spécifiée dans le flux de production.
„
Lors de l'utilisation de modèles PaperWare qui contiennent des attributs de document modifiables sur
un Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou des périphériques plus récents, il est toujours
possible de modifier le nom du document depuis l'interface utilisateur du périphérique. Néanmoins,
l'option de dénomination de document prise en compte pour distribuer le document est celle définie
dans le flux de production utilisée pour publier le modèle.
„
Le modèle de numérisation Mon courrier utilise systématiquement le nom de document fourni à la
source de numérisation et l'utilisateur a la possibilité de le modifier au moment de la numérisation sur
tous les périphériques pris en charge.
3-24
Flux de production de distribution
Nom
Le Nom indique celui du fichier de sortie. Les options de dénomination sont les suivantes :
„
Nom : Entrez un nom de fichier pour le document de sortie. Ce nom peut contenir des caractères
alphanumériques, des tirets et des traits de soulignement. Les espaces ne sont pas admis. Ce nom sera
le nom de base du fichier de sortie. Si un suffixe de nom est indiqué, le nom du fichier de sortie sera
composé du nom de base entré dans cette zone modifiable, suivi du suffixe (la date et l'heure, un ID
unique ou aucun élément) et d'une extension de fichier. Le nom du fichier de sortie obtenu sera donc
sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + suffixe + extension de fichier
Si aucun suffixe n'est indiqué, le nom du fichier de sortie obtenu sera sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + extension de fichier
Si le nom de base du fichier n'est pas renseigné, le nom du fichier de sortie obtenu sera constitué d'un
ID unique ou de l'identification d'heure et de date, plus de l'extension. Toutefois, si aucun suffixe n'est
sélectionné (Aucun), vous devez entrer un nom de base du fichier pour identifier le document.
„
Générer un nom automatiquement (8 caractères) : SMARTsend générera automatiquement un nom
de 8 caractères. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'indiquer un suffixe.
REMARQUE : Si vous sélectionnez cette option avec le type TIFF page unique ou JFIF (consultez
Type de document à la page 3-27), des noms de fichier de plus de 8 caractères seront générés, car
des identificateurs de page (commençant par -1 et en augmentant) seront ajoutés au nom afin de
différencier les pages.
„
Nom défini au niveau de la source de la numérisation (par défaut) : un nom de fichier doit être entré
au niveau de la source de numérisation. Si la source de numérisation est un périphérique multifonctions
Xerox, le nom sera entré au niveau du périphérique ; si la source de numérisation est un périphérique
Fax Internet, le nom sera le nom de pièce jointe généré par le périphérique. Ce nom servira de nom de
base du fichier de sortie. Si un suffixe de nom est indiqué, le nom du fichier de sortie sera composé du
nom de base, suivi du suffixe (la date et l'heure, un ID unique ou aucun élément) et d'une extension de
fichier. Le nom du fichier de sortie obtenu sera donc sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + suffixe + extension de fichier
Si aucun suffixe n'est indiqué, le nom du fichier de sortie obtenu sera sous la forme suivante :
Nom de base du fichier + extension de fichier
Si aucun nom n'est indiqué au niveau de la source de numérisation, un nom par défaut généré par le
périphérique sera utilisé.
REMARQUE : Lorsque vous sélectionnez un nom, veillez à ce qu'il soit compatible avec les destinations
vers lesquelles vous effectuez l'archivage. Par exemple, si votre destination n'autorise que 8 caractères,
n'utilisez que 8 caractères afin que l'archivage puisse être effectué.
Nom et type du document
3-25
Suffixe
Si un nom de fichier de base est indiqué ou si l'option Nom défini au niveau de la source de la numérisation
est sélectionnée, un suffixe peut être indiqué pour être ajouté à la fin du nom de base. L'utilisation de suffixes
permet de garantir des noms de fichier uniques. Ceci est particulièrement important pour les destinations de
document qui remplacent les fichiers portant le même nom.
Sélectionnez l'un des suffixes suivants :
„
Aucun.
„
Date et heure (par défaut) : la date et l'heure (année, mois, jour, heure, minute, seconde) de traitement du
fichier seront ajoutées au nom de fichier de base. Par exemple, si le nom de fichier de base monFichier et
le type de fichier PDF sont indiqués et qu'un document est numérisé le 25 août 2004 à 12h24:06, le nom
de fichier de sortie obtenu sera :
monFichier20040825122406.pdf
Sélectionnez ce paramètre si des fichiers de numérisation sont créés ou modifiés fréquemment et que
chaque fichier doit être conservé.
ID unique : génère automatiquement et ajoute au nom de fichier de base un numéro d'identification
unique de 32 caractères. Choisissez ce paramètre si un suivi simple des fichiers numérisés doit être
effectué à l'aide de numéros d'identification aléatoires.
„
REMARQUE : Un suffixe ne peut pas être utilisé si l'option Générer un nom automatiquement
(8 caractères) est sélectionnée pour l'attribution d'un nom de fichier.
3-26
Flux de production de distribution
Type de document
Les options de type de document précisent le type et le format des fichiers de sortie de distribution.
Par défaut, SMARTsend attribue un type de document commun et unique à utiliser pour les destinations
définies ans le flux de production. Toutefois, vous avez également la possibilité de préciser des types
de document différents pour chaque destination indiquée dans le flux de production. Sélectionnez une des
options suivantes pour configurer les paramètres de type de document pour le flux de production :
Utiliser le même type de document ou d'impression pour toutes les destinations
Permet de sélectionner et de configurer un type/format de document et un type d'impression (le cas échéant)
uniques pour les destinations indiquées dans le flux de production.
Utiliser un type de document ou d'impression différent pour chaque destination
Permet de sélectionner et de configurer différents types/formats de document et types d'impression
(le cas échéant) pour chaque type de destination indiqué dans le flux de production.
Types de document pris en charge par SMARTsend
„
PDF, Possibilité de recherche texte (*.pdf) : Édition professionnelle ; disponible uniquement si
la reconnaissance optique des caractères (ROC) est activée.
„
PDF, image seulement (*.pdf)
„
JFIF (*.jpg)
„
TIFF page unique (*.tif)
„
TIFF multipage (*.tif)
„
Type de document original (format de fichier déterminé par le périphérique au moment de
la numérisation)
„
Autre (Édition professionnelle ; disponible uniquement si l'option ROC est activée). L'option Autre
inclut les formats de fichier ROC. Voir Table 3-1 on page 3-28, pour obtenir une liste complète de
formats de fichier ROC.
Chaque type de document comporte un format de fichier associé. Lorsqu'un type est sélectionné dans la liste
déroulante, les détails de ce dernier sont affichés sous la sélection. Le format et les détails peuvent être
modifiés pour certains types de document. Dans ce cas, il suffit de cliquer sur le bouton Propriétés et de
sélectionner un format dans la liste.
Type d'impression
Le type d'impression se définit uniquement lorsqu'une destination Imprimante éloignée est sélectionnée dans
un flux de production. Les options associées aux destinations de ce type sont les suivantes :
Image originale
Imprime une image numérisée qui est visuellement fidèle à l'image du document original.
Autre (Édition professionnelle uniquement)
Permet de choisir et de configurer un format ROC pris en charge. Les sélections de format disponibles
peuvent varier selon les possibilités de l'imprimante éloignée. Voir Autre (Édition professionnelle
uniquement), à la page 3-32 et Propriétés de ROC (Édition professionnelle uniquement) à la page 3-34,
pour plus d'informations.
REMARQUE : Les formats JFIF et TIFF page unique sont pris en charge pour la distribution de fichiers
vers des destinations FTP, dossier réseau, dossier NetWare et courrier électronique uniquement.
Ces types de fichier seront filtrés dans la liste des types disponibles si d'autres destinations sont
sélectionnées avec les destinations FTP, dossier réseau, dossier Netware et courrier électronique.
Nom et type du document
3-27
Propriétés et format du document
Les propriétés définissent plus avant le format et certaines caractéristiques du fichier de sortie. Pour accéder
aux options de format, cliquez sur le bouton Propriétés dans la zone Type de document de la page Nom et
type du document. Les sélections de format varient selon le type du fichier de sortie sélectionné. Les types et
formats de document pris en charge par SMARTsend, accompagnés d'une description, sont répertoriés dans
le tableau suivant :
Type de document
PDF, Image seulement
Formats de fichier de sortie
PDF, Image seulement
PDF, Image seulement - Préserver
l'image de la source de numérisation
Considérations
„
„
„
„
„
PDF, possibilité de
PDF
recherche texte (Édition
PDF avec substitution d'images
professionnelle uniquement) PDF avec texte sous l'image
PDF avec texte sous l'image - Préserver
l'orientation de la page
„
„
„
„
„
JFIF
JPEG
„
„
„
„
„
„
„
TIFF page unique
TIFF 6.0 page unique
TIFF 6.0 TTN2 page unique
„
„
„
„
„
TIFF multipage
TIFF 6.0 multipage
TIFF 6.0 TTN2 multipage
TIFF multipage - Préserver l'image de la
source de numérisation
„
„
„
„
„
Prise en charge sur toutes les platesformes principales
Possibilité d'archivage dans tous les
espaces d'archivage SMARTsend
Plusieurs options de compression
Excellent compromis entre portabilité,
compatibilité et options de compression
Format PDF non pris en charge par tous
les outils de prise d'image
Tout ce qui précède plus la prise en
charge de la ROC
Possibilité de recherche du texte dans
un document
Possibilité de copier du texte d'un
document
Traitement supplémentaire requis
Possibilité de perte d'information lors
du traitement
Stockage de chaque page comme un
seul document
Format image largement pris en charge
Excellent pour les images couleur
Un seul format de compression pris en
charge : JPEG
Possibilité de mise en lumière de
défauts d'impression importants dans les
documents texte
Fichiers d'une page non pris en charge
par tous les espaces d'archivage
Aucune prise en charge ROC
Stockage de chaque page comme un
seul document
Format image largement pris en charge
Gamme modérée d'options de
compression
Format non pris en charge par tous les
espaces d'archivage
Aucune prise en charge ROC
Stockage de chaque page comme un
seul document
Format image largement pris en charge
Gamme modérée d'options de
compression
Possibilité d'archivage dans tous les
espaces d'archivage SMARTsend
Aucune prise en charge ROC
Tableau 3-1 : Types et formats de document pris en charge
3-28
Flux de production de distribution
Type de document
Formats de fichier de sortie
Considérations
Type de document original
Le format de fichier est déterminé au
„
moment de la numérisation. Certains
„
périphériques vous permettent de choisir „
un format au niveau de leur interface
utilisateur, tandis que d'autres
périphériques sont limités à un format
précis.
Perte d'information minimale
Aucune prise en charge ROC
Détermination du format de fichier au
moment de la numérisation et variation
possible selon le périphérique
Autre - formats ROC
(Édition professionnelle
uniquement).
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003
(*.doc)
Texte, standard (*.txt)
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003
(.xls)
Microsoft PowerPoint 97 (*.rtf)
Microsoft Publisher 98 (*.rtf)
Texte ASCII, formaté (*.txt)
Texte ASCII, standard (*.txt)
Texte ASCII, standardEx (*.txt)
Rich Text Format (.rtf)
RTF Word 2000 (*.rtf)
RTF Word 6.0/95 (*.rtf)
RTF Word 97 (*.rtf)
Texte, intelligent (*.txt)
Texte, réduit (*.txt)
Texte, normal (*.txt)
Texte, valeurs séparées par une virgule
(.csv)
Texte, valeurs séparées par une
tabulation (.txt)
WordPad (*.rtf)
Création des formats de fichier de sortie
par SMARTsend après que les
documents numérisés ont subi un
traitement ROC.
Traitement supplémentaire requis
Données de l'image originale non
préservées (images incorporées
possibles)
Création de fichiers modifiables dans
plusieurs applications logicielles
largement utilisées.
„
„
„
„
Tableau 3-1 : Types et formats de document pris en charge
Fichiers PDF
Les fichiers PDF préservent les présentations de page, le texte et les images des documents. Ils peuvent
être reproduits facilement et utilisés dans la plupart des environnements, faisant du format PDF un format
universel. Un fichier PDF est facile à gérer grâce à sa petite taille.
Cette section décrit les options de fichier PDF disponibles.
PDF, possibilité de recherche texte (*.pdf) (Édition professionnelle uniquement)
Les formats PDF suivants permettent la recherche dans le texte.
„
PDF avec texte normal contient du texte et des images correspondant au document source original.
N'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie. L'orientation de
page de la sortie est automatiquement réglée de manière à ce que le texte puisse être lu normalement.
REMARQUE : Pour l'impression d'images numérisées, sachez que les formats de compression élevée
ne fonctionnent pas avec la plupart des périphériques anciens.
Nom et type du document
3-29
„
PDF avec substitution d'images contient du texte correspondant au document source original. En cas
de problèmes de ROC, la sortie est affichée dans une taille inférieure, et des images de substitution sont
créées à partir de l'image source. Les images de substitution sont utilisées dans les cas suivants : mots
contenant des caractères équivoques, mots absents du dictionnaire de vérification orthographique, mots
contenant des symboles de rejet et mots contenant des symboles absents. Ce format n'assure aucun
contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie. L'orientation de page de la sortie est
automatiquement réglée de manière à ce que le texte puisse être lu normalement.
„
PDF avec texte sous l'image contient une image pour chaque page du document, ainsi que des caractères
de texte. Ce format n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie.
L'orientation de page de la sortie est automatiquement réglée de manière à ce que le texte puisse être lu
normalement. Consultez le Table 3-2 on page 3-30.
„
PDF avec texte sous l'image - Préserver l'orientation de la page contient une image pour chaque
page du document, ainsi que des caractères de texte. Ce format n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie. L'orientation de page des documents en entrée est conservée.
Consultez le Table 3-2 on page 3-30.
REMARQUE : Si les documents en entrée ne sont pas orientés de façon ordinaire, ou s'ils
présentent une orientation inclinée, il peut être impossible de mettre en évidence du texte dans
le document de sortie PDF. Vous pourrez néanmoins rechercher du texte dans le document.
PDF, Image seulement - Préserver l'image de la source de numérisation : conserve les données
image de l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de précision
de l'image, mais n'assure aucun contrôle sur la compatibilité et la compression de l'image en sortie.
L'orientation de page des documents en entrée est conservée.
„
Type de document
Orientation des documents
en entrée
Orientation des documents
en sortie
PDF avec texte sous
l'image
PDF - Préserver
l'orientation de la page
Tableau 3-2 : Incidence de l'option PDF sélectionnée sur l'orientation de page
PDF, image seulement (*.pdf)
Les formats PDF suivants ne contiennent pas de caractères de texte, ce qui rend impossible la recherche dans
le texte.
„
PDF, Image seulement contient une image pour chaque page du document.
„
PDF, Image seulement - Préserver l'image de la source de numérisation : conserve les données
image de l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de précision
de l'image, mais ne fournit aucune option de compression.
REMARQUE : Pour l'impression d'images numérisées, sachez que les formats de compression élevée
ne fonctionnent pas avec la plupart des périphériques anciens.
3-30
Flux de production de distribution
Paramètres d'optimisation des images PDF
Plusieurs paramètres d'optimisation des images PDF peuvent être configurés au sein de SMARTsend.
Ces paramètres par défaut peuvent être définis par l'administrateur système SMARTsend ; ils peuvent
également être réglés par chaque utilisateur de SMARTsend lors de la publication des flux de production.
Les paramètres d'optimisation des images actuellement pris en charge sont les suivants :
Privilégier la compatibilité : utilisez cette option lorsque la compatibilité avec des versions antérieures
de Acrobat Reader constitue votre principale préoccupation. L'application de ce paramètre peut entraîner
une augmentation de la taille de fichier. Pour plus d'informations, consultez la section Paramètres de
compatibilité PDF.
Privilégier la compression : utilisez cette option lorsque la réduction de la taille de fichier est votre
principale préoccupation. Ce format peut ne pas être pris en charge par les anciennes versions de
Acrobat Reader.
Personnalisé : utilisez cette option pour régler les paramètres d'optimisation des images manuellement.
REMARQUE : Les paramètres de compatibilité et de compression dans la boîte de dialogue Propriétés
du type de document peuvent uniquement être définis manuellement lorsque l'option Personnalisé est
sélectionnée.
Paramètres de compatibilité PDF
Les paramètres de compatibilité sont disponibles lorsque la sélection Optimisation des images a la valeur
Personnalisé. Ces paramètres modifient le format PDF selon les paramètres suivants :
Acrobat Reader™ 4 et inférieur : maintient la compatibilité PDF avec les versions Acrobat Reader
actuelles et antérieures jusqu'à la version 4.0. L'application de ce paramètre optimise la compatibilité mais
peut entraîner une augmentation des tailles de fichier.
Acrobat Reader™ 5 et supérieur : maintient la compatibilité PDF avec les versions récentes de
Acrobat Reader jusqu'à la version 5.0. Ce paramètre offre davantage d'options de compression de fichier.
Paramètres de compression PDF
Les paramètres de compression sont disponibles lorsque l'option Optimisation des images a la valeur
Personnalisé. Ces paramètres modifient le format PDF selon les paramètres suivants :
Utiliser un contenu bitmap mixte : applique des techniques de compression différentes selon les parties
des images numérisées. Ce paramètre offre généralement la meilleure compression qui soit pour les
documents commerciaux, y compris pour les documents qui contiennent des dessins couleur au trait.
Ce paramètre n'est pas recommandé pour les photographies couleur.
Monochrome : permet de choisir entre différentes options de compression d'images monochromes :
CCITT G4, JBIG2/Huffman ou JBIG2/Arithmetic. Vous trouverez des informations complémentaires dans
le tableau suivant :
Type de compression
Considérations
CCITT G4
„
„
„
Compression sans perte
Largement pris en charge
Taux de compression inégal selon les types de document
JBIG2/Huffman
„
„
Meilleure compression que le type CCITT G4
Prise en charge plus limitée
JBIG2/Arithmetic
„
„
Compression optimale pour les images monochromes
Prise en charge plus limitée par rapport aux autres options
Tableau 3-3 : Paramètres de compression PDF
Nom et type du document
3-31
Contone : affiche les paramètres de compression à appliquer aux images couleur. Les paramètres Contone
sont définis par l'application. JPEG est la valeur par défaut et JPEG/Flate est utilisé lorsque l'option Utiliser
un contenu bitmap mixte est sélectionnée.
JFIF/JPEG
Le format JFIF (*.jpg) utilise la compression JPEG, qui est un format de fichier de compression avec perte
(certaines données sont perdues ou éliminées). Il s'agit du meilleur format pour les photographies ou les
graphiques. La sortie sera d'un fichier pour chaque page ou image numérisée.
REMARQUE : JFIF/JPEG fonctionne uniquement pour le traitement des images en couleur ou à échelle
de gris ; les images binaires ou en noir et blanc ne peuvent pas être converties au format JFIF/JPEG.
Fichiers TIFF
Les fichiers TIFF (Tagged Image File Format) sont très souples et indépendants de la plate-forme. Ils sont
utilisés et pris en charge par la plupart des applications de traitement d'image. La taille d'un fichier TIFF peut
être relativement importante, mais ce format produit une bonne qualité d'impression pour les documents sur
support papier.
TIFF page unique (*.tif)
Les fichiers TIFF page unique contiennent une seule image ou page. Seules les destinations FTP, dossier
réseau et courrier électronique prennent en charge le format TIFF page unique. Si le flux de production
comporte d'autres types de destination, ce format ne sera pas disponible.
TIFF multipage (*.tif)
Les fichiers TIFF multipage contiennent plus d'une image ou page. Toutes les images ou pages sont
contenues dans un fichier.
Les formats TIFF suivants sont pris en charge :
„
TIFF 6.0 multipage (par défaut)
„
TIFF 6.0 TTN2 multipage (TTN2)
„
TIFF multipage - Préserver l'image de la source de numérisation conserve les données image de
l'original que le périphérique envoie à SMARTsend. Ce paramètre limite la perte de précision de
l'image, mais ne fournit aucune option de compression.
Si des images en couleur ou à échelle de gris sont reçues par SMARTsend, la compression JPEG est utilisée.
Les images en noir et blanc sont compressées en G4 (jusqu'à 4 Go de données Bitmap).
Type de document original
Lorsque cette option est sélectionnée, le format de fichier est déterminé au moment de la numérisation et
peut varier selon le type de périphérique qui est utilisé pour numériser le document. Certains périphériques
vous permettent de choisir un format depuis leur interface utilisateur, tandis que d'autres périphériques sont
limités à un format précis.
Consultez la documentation fournie avec le périphérique multifonctions Xerox ou le périphérique fax
Internet pour déterminer les formats de fichier pris en charge qui sont compatibles avec SMARTsend.
Autre (Édition professionnelle uniquement)
D'autres formats sont pris en charge et produits par la reconnaissance optique de caractères (ROC).
Ils peuvent être utilisés pour produire un fichier pouvant être lu par un traitement de texte.
3-32
Flux de production de distribution
Application
Ces fichiers de sortie sont compatibles avec des applications spécifiques. Par exemple, les fichiers rtf.
(Rich Text Format) peuvent être lus et modifiés dans Microsoft Word, WordPad et PowerPoint.
Microsoft Word 97, 2000, 2002, 2003 – sortie de documents (.doc) ou rich text format (.rtf).
Microsoft Excel 97, 2000, 2002, 2003 – format de sortie (.xls).
Microsoft PowerPoint 97 – rich text format (.rtf).
Microsoft Publisher 98 – rich text format (.rtf).
WordPad – rich text format (.rtf).
Texte
Les fichiers texte sont généralement des fichiers de petite taille qui peuvent être édités par la plupart des
éditeurs de texte et applications de traitement de texte (bloc-notes Microsoft ou Word par exemple).
Ces fichiers ne contiennent pas de formatage complexe.
Les formats de fichier suivants sont disponibles :
Tableau 3-4 : Options de format de fichier texte
Texte, standard
Texte, intelligent
Texte, réduit
Texte, normal
Texte, valeurs séparées
par une virgule
Texte, valeurs séparées
par une tabulation
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement du contenu des
tableaux se fait au moyen de la touche de tabulation.
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement des marges et du
texte des tableaux se fait au moyen de la touche Espace.
texte comprenant un saut de ligne après chaque paragraphe. Le positionnement du texte des
tableaux se fait au moyen de la touche de tabulation.
texte comprenant un saut de ligne après chaque ligne. Le positionnement de la marge
gauche et de la marge supérieure se fait au moyen de la touche Espace et du saut de ligne.
Le positionnement du texte des tableaux se fait au moyen de la touche de tabulation.
texte dont les données sont séparées par une virgule. Le texte est contenu entre des
guillemets.
texte dont les données sont séparées par un caractère de tabulation. Le texte est contenu
entre des guillemets.
ASCII
Les fichiers ASCII contiennent un code spécial de 94 caractères incluant des lettres, des chiffres et des
symboles de ponctuation ou mathématiques pour les documents en anglais. Ces fichiers peuvent être
convertis en texte mais ne peuvent pas être édités directement.
Les formats de fichier suivants sont disponibles :
Tableau 3-5 : Options de format de fichier ASCII
Texte ASCII, formaté
Texte ASCII, standard
Texte ASCII, standardEx
la mise en page est effectuée au moyen de la touche d'espacement. Le texte est
séparé par des guillemets.
conversion de texte rapide et compatibilité.
conversion de texte rapide et compatibilité. Saut de ligne après chaque ligne et
chaque zone.
Nom et type du document
3-33
Propriétés de ROC (Édition professionnelle uniquement)
L'édition professionnelle de SMARTsend permet de numériser des documents en utilisant la reconnaissance
optique des caractères pour produire des fichiers texte plutôt que des fichiers image. Ces propriétés peuvent
être définies avec les types de fichier de sortie PDF, Possibilité de recherche texte et Autre. Pour indiquer les
formats utilisant la reconnaissance optique des caractères, utilisez les fonctions suivantes :
Optimisation ROC
Choisissez comment l'entrée numérisée sera traitée :
Tableau 3-6 : Options d'optimisation ROC
Optimiser pour la vitesse
Compromis entre vitesse et
précision
Optimiser pour la précision
temps de traitement le plus rapide avec une précision ROC standard. Il s'agit de la
valeur par défaut.
temps de traitement et précision ROC égaux.
temps de traitement plus long mais avec la meilleure précision ROC.
Les paramètres suivants permettent d'améliorer la précision de la fonction ROC. Le document source est
celui que vous numérisez.
Tableau 3-7 : Options de précision ROC
Langue du document source
Document source imprimé sur :
Présentation du document
source
3-34
Sélectionnez la langue du document source.
Sélectionnez le type de l'imprimante sur laquelle le document source a été imprimé.
Choisissez si l'application détectera automatiquement les colonnes du document
source ou si le document source comprend une colonne unique.
Flux de production de distribution
Attributs de document
La page Attributs de document permet d'ajouter des informations supplémentaires aux documents numérisés
pour leur archivage et leur gestion dans des destinations spécifiques. Appelés « métadonnées », les attributs
de document sont les propriétés décrivant le document de sortie. Ils sont stockés avec le document et
permettent d'organiser l'archivage vers les destinations associées.
Les champs pour un flux de production spécifique peuvent être définis au moyen de la zone Champs.
Un profil peut également être utilisé comme raccourci pour appliquer les champs à un flux de production.
Pour accéder à la page Attributs de document :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont vous
souhaitez modifier les attributs de document.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située dans
le volet gauche.
4
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Attributs de document, dans le volet gauche.
Vous pouvez également accéder à la page Attributs de document en suivant l'assistant de création de flux de
production lors de la création d'un flux.
Profils d'attributs de document
Les profils de document sont des ensembles de champs d'attributs de document pouvant être réutilisés.
L'utilisation d'un profil vous évite de configurer les propriétés d'attribut pour chaque flux de production.
Chaque champ du profil est associé à ou mappé sur un champ correspondant pour une ou plusieurs
destinations.
Un profil de document peut inclure des propriétés d'attribut personnalisées et des mappages communs à un
flux de production spécifique. Généralement, les profils de document sont répertoriés par destinations de
document de flux de production. Par exemple, le profil FTP uniquement est un profil de document pour une
destination FTP. Le profil de document de base (contenant les champs Titre et Description) est installé avec
SMARTsend. Si des attributs spécifiques sont souvent utilisés, un profil doit être personnalisé et enregistré
spécialement pour ces attributs.
Par exemple, si les attributs Nom et Version sont souvent utilisés, vous pouvez créer un profil regroupant ces
attributs. Vous devrez ensuite les mapper sur des champs pour une ou plusieurs destinations. Pour la destination
DocuShare, l'attribut Nom qui figure dans le profil pourra être associé au champ Titre sur DocuShare, et
l'attribut Version au champ Description sur DocuShare.
Spécification d'un profil
Pour indiquer un profil pour un flux de production :
1
Accédez à la page Attributs du document associée au flux de production.
2
Sélectionnez un profil de document existant dans la liste déroulante Utiliser le profil suivant.
Les listes de profil sont filtrées par destination dans le flux de production. Seuls les profils avec des
mappages sur les destinations du flux de production courant sont affichés.
Attributs de document
3-35
Suppression d'un profil
Les utilisateurs peuvent supprimer uniquement les profils dont ils sont les propriétaires.
Pour supprimer un profil :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur.
2
Dans Options de personnalisation, cliquez sur Gestion des profils de document.
3
Sélectionnez le profil à supprimer dans la liste des profils de document.
4
Cliquez sur Supprimer dans le volet gauche.
Création d'un profil
Si l'ensemble de champs peut être réutilisé dans un autre flux de production, enregistrez-les dans un
nouveau profil.
Pour créer un profil :
1
Accédez à la page Attributs du document associée à un flux de production.
2
Dans la liste déroulante Utiliser le profil suivant, sélectionnez le profil correspondant le plus au profil
à créer.
3
Cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau profil sous la zone des champs.
4
Dans la fenêtre Enregistrer en tant que nouveau profil, entrez le nom et la description du profil.
5
Cliquez sur OK.
6
Ajoutez et supprimez des champs, et modifiez les propriétés des champs, selon vos besoins.
Modification d'un profil
À moins qu'un profil ne soit associé à un flux de production non encore publié, il est impossible de le
modifier sans le renommer à l'aide de l'option Enregistrer en tant que nouveau profil.
Champs d'attributs de document
Les champs d'attributs de document permettent de fournir des mappages des données vers des destinations
de document. Par exemple, un attribut de document Objet du courrier électronique peut être utilisé pour
mapper l'objet d'un courrier électronique lorsqu'un document est numérisé vers une adresse de messagerie.
Ce champ permet à l'utilisateur d'indiquer un objet de courrier électronique.
„
Pour visualiser ou modifier les propriétés d'un champ, cliquez sur Propriétés dans la ligne sur laquelle
le champ est répertorié. Apportez les modifications dans la fenêtre Propriétés des attributs et cliquez
sur OK.
„
Pour ajouter un champ, cliquez sur Ajouter un champ en bas de la liste des champs. Indiquez les
propriétés dans la fenêtre Propriétés des attributs et cliquez sur OK.
„
Pour supprimer un champ, cliquez sur Supprimer dans la ligne sur laquelle le champ est répertorié.
3-36
Flux de production de distribution
Propriété des attributs
Nom du champ
Un nom de champ affecte un nom descriptif ou significatif à un champ d'attribut de document. Ce nom de
champ s'affiche au moment de la publication, sur les pages de garde et au moment de la numérisation si
l'option Modifiable sur le périphérique est sélectionnée lors de la publication.
Choisissez un nom significatif qui invitera les utilisateurs à entrer les informations souhaitées dans ce champ,
particulièrement s'il est prévu que plusieurs personnes se servent de publications contenant ce champ.
Valeurs par défaut
Tableau 3-8 : Options de valeur par défaut
Aucune valeur par
défaut
Valeur par défaut
unique
Valeurs par défaut
multiples
indique qu'aucune valeur par défaut n'est fournie pour ce champ.
indique que la valeur entrée dans la zone modifiable sera utilisée comme valeur par défaut.
Une seule valeur par défaut est envoyée à un périphérique multifonctions Xerox pour les
publications de périphérique. Cette valeur peut être écrasée au moment de la publication du
flux de production si l'option Valeur du champ non modifiable n'est pas sélectionnée pour la
protection des champs.
permet l'utilisation de plusieurs valeurs lorsque le flux de production est publié, ou sur la
page de garde à partir de laquelle l'utilisateur peut sélectionner une valeur. Entrez une
valeur puis cliquez sur Ajouter. Cette valeur s'affichera dans la zone de liste. Organisez les
valeurs à l'aide des boutons Déplacer vers le haut/vers le bas. Supprimez des valeurs de la
liste à l'aide de l'option Supprimer ou Supprimer tout. La valeur par défaut est toujours la
valeur en haut de la liste. L'option Valeurs par défaut multiples pour les publications
PaperWare (Édition professionnelle uniquement) active les cases à cocher correspondantes
pour la sélection sur la page de garde PaperWare.
Champ obligatoire
Les champs sont généralement configurés selon les besoins afin de capturer des informations critiques
relatives au document numérisé. Les informations ou attributs peuvent être précisés à l'avance lors de la
création ou de la publication du flux de production, ou au moment de la numérisation à partir du périphérique multifonctions Xerox ou sur la page de garde PaperWare. L'entrée d'attributs au moment de la numérisation est soumise aux conditions suivantes :
„
Lors de l'utilisation de l'option Valeurs par défaut multiples, vous pouvez spécifier les attributs de
document requis au moment de la numérisation à l'aide des options Modifiable sur le périphérique ou
Sélection sur la page de garde PaperWare.
„
Lorsqu'un flux de production qui contient des champs obligatoires modifiables au niveau du
périphérique est publié sur un Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou tout périphérique
plus récent, une valeur doit être entrée pour que la numérisation puisse démarrer.
„
Lorsque le flux de production est publié sur un périphérique Xerox plus ancien, son exécution échoue.
Protection des champs
La protection des champs détermine comment les champs d'informations apparaissent sur la page de garde et
lors de la saisie sur le périphérique. Choisissez comment la valeur du champ apparaît :
„
L'option Afficher la valeur du champ affiche la valeur en clair sur les pages de publication SMARTsend,
sur la page de garde PaperWare et sur le périphérique multifonctions Xerox. Sélectionnez ce paramètre
si le champ ne contient pas d'informations confidentielles et si cela n'a aucune importance si les autres
utilisateurs voient la valeur.
Exemple : Modèle_Arthur_M
Attributs de document
3-37
Masquer la saisie utilisateur (****) affiche la valeur sous forme d'astérisques (*) sur toutes les pages,
les pages de garde et les confirmations imprimées SMARTsend. Sélectionnez ce paramètre si des
informations confidentielles sont contenues dans ce champ.
„
Exemple : ********* (les astérisques masquent un numéro de sécurité sociale).
REMARQUE : Les périphériques Xerox WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275 ou plus anciens
prennent parfaitement en charge le masquage des fonctions, tandis qu'elles ne sont pas gérées sur les
périphériques Xerox plus anciens. En outre, le masquage n'est pas disponible lorsqu'un flux de production
est publié avec des valeurs par défaut multiples.
Valeur du champ non modifiable empêche la modification du champ en dehors de l'éditeur de flux de
production. Le champ n'est pas affiché sur la page de publication ni lors de la numérisation, mais les
valeurs sont mappées sur les documents numérisés. Une valeur par défaut doit être fournie lorsque cette
option est sélectionnée.
„
Exemple : ID d'un client sur un site.
REMARQUE : Si cette option est sélectionnée, la valeur par défaut du champ sera affichée dans la zone
Champs sur la page des attributs du document. Sélectionnez cette option pour les valeurs de champ qui
ne changeront pas ou pour les champs nécessitant une protection élevée.
Type du champ
Le type du champ indique le type de champ à utiliser pour la saisie de valeurs lors de la publication du flux
de production. Les types de champ disponibles changent si le nombre de valeurs par défaut change.
Sélectionnez un type correspondant au type d'entrée requis par les valeurs.
Tableau 3-9 : Options de type de champ
Zone de texte
accepte la saisie de valeurs de texte alphanumériques de 256 caractères au maximum.
Zone de texte multiligne accepte la saisie de valeurs de texte alphanumériques de n'importe quelle longueur.
Adresse électronique
accepte l'entrée d'un format d'adresse électronique. Le format est validé pour déterminer
qu'une adresse électronique a été saisie.
Liste déroulante
permet la sélection d'une valeur dans une liste déroulante.
Cases d'option
permet la sélection d'une valeur dans une liste de cases d'option.
Zone de liste
permet la sélection d'une valeur dans une liste déroulante.
.
REMARQUE : Les destinations Interwoven WorkSite (composant en option) ne prennent pas en charge
les entrées d'attributs de document (métadonnées) en texte libre pour les champs personnalisés. Seules
les valeurs prédéfinies par l'administrateur WorkSite sont admises comme valeurs de métadonnées de
champs personnalisés.
ID de champ (facultatif)
L'ID de champ précise le nom de l'élément de fichier XML lorsque les champs d'attribut de document sont
ajoutés à un fichier XML. Si aucun nom n'est indiqué, l'élément de fichier XML prend le nom par défaut
Champ_0, Champ_1, etc. Choisissez un ID de champ qui reflète le type d'entrées écrites dans un fichier XML.
3-38
Flux de production de distribution
Mappage d'attributs
Les attributs peuvent être mappés sur les champs disponibles dans les destinations du document. Tous les
champs disponibles pris en charge par les destinations répertoriées dans le flux de production sont affichés.
Sélectionnez les attributs sur lesquels vous souhaitez que les champs soient mappés pour la destination. Par
exemple, pour le courrier électronique, Corps et Répondre à sont des champs disponibles ; pour DocuShare,
Titre, Description, Mots-clés et d'autres champs sont disponibles. Pendant la numérisation, les champs de
données que vous sélectionnez ici seront remplis avec la ou les valeurs de ces attributs. Vous ne pouvez pas
mapper plusieurs attributs sur le même champ de destination, mais plusieurs champs de destination peuvent
être mappés sur le même attribut de document.
Exemple
Le champ d'attribut de document « Titre » peut être mappé sur un champ du dossier MS SharePoint
nommé « Titre ».
Cependant, vous pouvez également définir des champs d'attributs de document arbitraires dans un flux de
production. Des champs d'attributs de document peuvent être définis dans le flux de production sans qu'il
soit nécessaire de les mapper sur un paramètre de service particulier. En outre, vous pouvez toujours entrer
une valeur de champ au moment de la création, de la publication ou de la numérisation du flux de
production.
Si la prise en charge d'attributs de document a été activée pour le service, les champs (mappés et non
mappés) et leurs valeurs sont exportés sous la forme d'un fichier XML. Actuellement, les services FTP,
Dossier NetWare, Dossier réseau et Numérisation vers une URL gèrent l'exportation de champs d'attributs
de document sous la forme de fichier XML.
Définition d'attributs de document personnalisés dans un flux de production
SMARTsend
La procédure ci-après montre comment créer un flux de production SMARTsend qui stocke un document
numérisé, avec des champs d'attributs de document, vers une destination FTP :
Pour définir des attributs de document personnalisés dans un flux de production SMARTsend :
1
À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter nouveau Flux de
production de distribution.
2
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements sous l'élément de
page FTP.
3
Saisissez les propriétés de la destination FTP. Cliquez sur OK.
4
Cliquez sur Suivant. La page Nom et type du document s'affiche.
5
Sélectionnez les options voulues.
6
Cliquez sur Suivant.
7
Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document FTP uniquement.
8
Cliquez sur Ajouter un champ. La boîte de dialogue Propriétés des attributs s'affiche, à partir de
laquelle vous pouvez créer et définir un attribut de document.
Attributs de document
3-39
9
Choisissez les options de l'attribut de document :
a) Saisissez un nom de champ (par exemple, « Mode d'impression »).
b) Si vous voulez définir une valeur par défaut ou plusieurs valeurs, choisissez une option et
saisissez la ou les valeurs (par exemple, « Recto-verso »).
c) Sélectionnez Requis si l'utilisateur doit obligatoirement renseigner ce champ.
d) Sélectionnez une option de protection des champs.
e) Sélectionnez un type de fichier.
10 Sous Mappage d'attributs, désélectionnez la case à cocher Activé.
11 Cliquez sur OK.
12 Pour ajouter un autre champ, répétez les étapes 8 à 11.
13 Sur la page Attributs de document, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau profil pour
enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement dans d'autres
flux de production.
14 Continuez à programmer le flux de production.
Lorsque le flux de production a été publié et exécuté, les valeurs des champs d'attributs de document sont
exportées vers la destination FTP précisée dans le flux.
REMARQUE : Pour cette opération, l'administrateur système de SMARTsend doit activer la prise en
charge d'attributs de document pour le service FTP.
Les valeurs des champs d'attributs de document personnalisés peuvent être utilisés par des intégrateurs
système afin d'assurer un traitement lié des documents numérisés. Par exemple, ces valeurs transmises au
centre d'impression peuvent indiquer le nombre de jeux à imprimer et le mode d'impression à utiliser lors
de l'impression.
3-40
Flux de production de distribution
Enregistrer le flux de production
La page Enregistrer le flux de production permet de sélectionner les préférences pour la confirmation des
travaux de numérisation et d'indiquer un niveau d'accès au flux de production.
Pour accéder à la page Enregistrer le flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont
vous souhaitez modifier les paramètres.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située
dans le volet gauche.
4
Depuis l'éditeur de flux de production, cliquez sur Paramètres de flux de production dans le
volet gauche.
Confirmation des travaux
Lorsqu'un utilisateur effectue une numérisation, l'indication que le travail a été effectué ou a échoué est
généralement nécessaire. Sélectionnez la méthode selon laquelle l'utilisateur doit recevoir la confirmation
des travaux après leur exécution :
Tableau 3-10 : Options de confirmation des travaux
Aucune confirmation
Courrier électronique au
propriétaire du flux de
production
Courrier électronique aux
utilisateurs du flux de
production
Confirmation imprimée
ne fournit aucune confirmation de l'achèvement des travaux.
permet d'envoyer un message électronique au propriétaire du flux de production.
permet d'envoyer un message électronique à l'auteur du flux de production. Cette option
est disponible uniquement lors de la numérisation vers un périphérique avec une
authentification ou lorsqu'une page de garde PaperWare est utilisée. Si un périphérique
multifonctions Xerox sans authentification et sans page de garde est utilisé, aucune
confirmation des travaux ne sera générée.
commande l'impression d'une page sur le périphérique multifonctions Xerox utilisé pour
la numérisation. La page de confirmation est imprimée lorsque le travail a été envoyé
vers la destination avec succès, ou en cas d'erreur. Si des informations confidentielles
sont incluses dans le travail, vous pouvez souhaiter ne pas imprimer la confirmation sur
le périphérique, où elle pourra être lue facilement.
Accès aux flux de production
L'option Accès aux flux de production détermine qui peut afficher, utiliser et modifier les flux de production.
„
L'option Public permet à n'importe quel utilisateur de SMARTsend d'afficher, d'utiliser et de publier un
flux de production. Seul le propriétaire d'un flux de production public peut supprimer ce dernier.
„
L'option Privé permet uniquement au propriétaire du flux de production de l'afficher, de l'utiliser, de le
modifier et de le publier. Seul le propriétaire d'un flux de production privé ou l'administrateur peut
supprimer ce flux de production. Le contenu, tel que les propriétés des attributs, d'un flux de production
privé ne peut être affiché que par son propriétaire. Les flux de production privés publiés à l'aide de
modèles de numérisation de périphérique requièrent une authentification sur le périphérique.
Enregistrer le flux de production
3-41
Récapitulatif du flux de production
La page Récapitulatif du flux de production est utilisée pour vérifier les paramètres du flux de production
après l'avoir défini ou modifié. Avant d'exécuter la publication, vous pouvez apporter des modifications au
flux de production en utilisant les liens affichés dans la partie gauche de la page.
Pour accéder à la page Récapitulatif du flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la liste des flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez celui dont vous
souhaitez revoir les paramètres.
3
Cliquez sur Modifier ce flux de production dans la liste de gestion des flux de production située dans
le volet gauche.
Nom et description du flux de production
Entrez un nouveau nom et une description pour le flux de production ou modifiez les informations affichées.
Ce nom doit être unique et facile à retenir, car il apparaîtra dans l'Explorateur de flux de production et sur les
publications. Lorsque vous créez un flux de production pour la première fois, le nom Flux de production1
(puis Flux de production2, etc. pour les suivants) lui est attribué par défaut, à moins que vous n'indiquiez un
nom différent.
Options de publication
Avant de pouvoir numériser, vous devez publier un flux de production. Sélectionnez la manière dont le flux
de production doit être publié :
Tableau 3-11 : Options de publication
Publier le flux de production ultérieurement
Publier la page de garde PaperWare du flux de
production
Publier un flux de production sur un système
multifonctions Xerox
permet de différer la publication du flux de production.
Choisissez cette option si vous créez un flux de production pour
quelqu'un d'autre et que cette personne souhaite exécuter la
publication du flux en temps voulu.
(Édition professionnelle uniquement) génère une page de
garde PaperWare pour le flux de production. Utilisez cette option
si vous souhaitez déterminer les destinations au moment de la
numérisation, si vous souhaitez utiliser Fax Internet ou si le
document contient des informations confidentielles que vous ne
souhaitez pas laisser voir aux autres utilisateurs de SMARTsend.
permet de créer un modèle de numérisation de périphérique pour
le flux de production.
Pour plus d'informations, consultez le Chapitre 5, Publication des flux de production.
3-42
Flux de production de distribution
Annexe A : Création d'un exemple de flux de
production de dossier réseau
La procédure ci-après indique les étapes à suivre pour créer un exemple de flux de production qui archive
vers une destination de dossier réseau.
1
Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3
4
5
6
Appuyez sur Entrée.
7
Les destinations ayant été utilisées par vous et d'autres utilisateurs pour les autres flux de production sont
répertoriées sous les en-têtes désignant les types de destination. Recherchez l'en-tête Dossier réseau.
8
Sélectionnez les destinations de dossier réseau que vous souhaitez pour le flux de production.
À l'invite, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur OK.
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
La page d'accueil utilisateur s'affiche. Cliquez sur Ajouter nouveau Flux de production de
distribution sous l'en-tête Flux de production.
a) Si les destinations souhaitées sont dans la liste, cochez les cases en regard de celles-ci.
b) Si vous devez ajouter une destination de dossier réseau, cliquez sur ajouter des emplacements.
La fenêtre Propriétés du dossier réseau s'affiche.
i Entrez le nom de la destination.
ii Ajoutez le chemin du dossier, par exemple : \\Poste de travail\numérisations, où Poste de
travail est le nom de l'ordinateur sur lequel se trouve le dossier, et numérisations est le nom
d'un dossier de partage en réseau.
iii Cliquez sur OK.
c) Une boîte de dialogue d'alerte de sécurité peut s'afficher. Cliquez sur Oui pour continuer.
d) Vous pouvez être invité à entrer vos informations d'identification pour l'ordinateur SMARTsend.
Entrez les informations demandées et cliquez sur OK.
REMARQUE : Dans ce cas, vous devez spécifier celles que vous avez utilisées pour vous connecter
à SMARTsend. Si vous entrez des informations différentes, vous devrez peut-être supprimer tous les
fichiers Internet temporaires du poste de travail, et ce à l'aide de votre navigateur, pour pouvoir
continuer. Par exemple, à partir de Internet Explorer, choisissez les options suivantes pour supprimer
les fichiers Internet temporaires : Outils > Options Internet > Général > Supprimer les fichiers > OK.
e) La page Paramètres de compte s'affiche. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour le
dossier réseau, entrez de nouveau le mot de passe dans la zone Confirmation du mot de passe, puis
cliquez sur OK.
f) Sur la page Propriétés réseau, cliquez de nouveau sur OK.
g) La nouvelle destination doit maintenant être affichée sur la page Destinations du document, et elle
doit être vérifiée. Si plusieurs destinations de dossier réseau doivent être ajoutées, cliquez sur
ajouter des emplacements et exécutez de nouveau les étapes nécessaires.
Annexe A : Création d'un exemple de flux de production de dossier réseau
3-43
9
Lorsque toutes les destinations ont été ajoutées sur la page Destinations du document, cliquez sur
Suivant >>.
10 La page Nom et type du document s'affiche. Indiquez le nom de base du fichier de sortie sous
Identification du document. Pour cet exemple, entrez un nom comme Nom_Mon_document.
11 Sélectionnez Date et heure dans la liste déroulante Suffixe. La date et l'heure seront ajoutées au nom
indiqué au-dessus de (Nom_Mon_document).
12 Sélectionnez un type de document. Pour cet exemple, sélectionnez PDF, Image seulement (*.pdf).
a) Pour modifier le format du fichier, cliquez sur le bouton Propriétés. Pour cet exemple, cliquez sur
Propriétés. La page Propriétés du type de document s'affiche. Dans la liste déroulante Format,
sélectionnez PDF, Image seulement.
b) Cliquez sur OK.
13 Cliquez sur Suivant>>.
14 La page Attributs du document s'affiche. Indiquez tous les champs d'attributs de document nécessaires.
Pour cet exemple, nous utiliserons le profil de base par défaut contenant les champs Titre et Description.
15 Cliquez sur Suivant>>.
16 La page Paramètres du flux de production s'affiche.
17 Sélectionnez une option de confirmation des travaux. Pour cet exemple, sélectionnez Confirmation
imprimée dans la liste déroulante Confirmation des travaux.
18 Sélectionnez le niveau d'accès au flux de production. Pour cet exemple, nous utiliserons le niveau
d'accès Public.
19 Cliquez sur Suivant>>.
20 La page Enregistrer le flux de production s'affiche. Indiquez un nom de flux de production unique.
21 Sélectionnez le type de publication souhaité. Pour cet exemple, nous allons publier le flux de production
en tant que modèle de numérisation de périphérique. Sélectionnez Publier un flux de production sur
un système multifonctions Xerox.
22 Examinez les paramètres du flux de production et apportez les modifications nécessaires.
23 Cliquez sur Terminer.
24 La page Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox s'affiche.
Indiquez un nom de publication unique.
25 Sélectionnez la date d'expiration.
26 Sélectionnez les périphériques vers lesquels le modèle sera publié.
27 Entrez les valeurs d'attributs de document. Si les valeurs doivent être indiquées au niveau du
périphérique, sélectionnez Modifiable sur le périphérique.
28 Sélectionnez un profil de numérisation. Cliquez sur Propriétés pour définir les paramètres de
numérisation selon vos besoins.
29 Cliquez sur OK.
30 Le modèle est alors publié. Cliquez sur Revenir à la page d'accueil, au bas de la page, pour revenir à
la page d'accueil utilisateur.
3-44
Flux de production de distribution
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production
d'adresse électronique
La procédure ci-après indique les étapes à suivre pour créer un modèle de flux de production utilisant un
destinataire de courrier électronique comme destination.
1
Ouvrez une fenêtre de navigateur.
2
Entrez l'URL ou l'adresse suivante :
http://[nom_ordinateur]/SMARTsend
où nom_ordinateur est le nom de l'ordinateur SMARTsend. Si vous ne connaissez pas le nom de
l'ordinateur, contactez l'administrateur SMARTsend.
3
Appuyez sur Entrée.
4
À l'invite, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur OK.
5
Un écran d'accueil SMARTsend s'affiche. Sélectionnez Cliquez ici pour accéder à SMARTsend.
6
La page d'accueil utilisateur s'affiche. Cliquez sur Ajouter nouveau > Flux de production de
distribution… sous l'en-tête Flux de production.
7
Les destinations ayant été utilisées par vous et d'autres utilisateurs pour les autres flux de production
sont répertoriées sous les en-têtes désignant les types de destination. Recherchez l'en-tête Destinataire
de courrier électronique.
8
Sélectionnez les destinataires de courrier électronique que vous souhaitez pour le flux de production.
a) Si les destinataires souhaités sont dans la liste, sélectionnez les cases en regard de ceux-ci.
b) Si vous devez ajouter un destinataire, cliquez sur ajouter des adresses. La fenêtre Propriétés du
destinataire de courrier électronique s'affiche.
i
Entrez le nom de la destination.
ii Ajoutez la ou les adresses électroniques des différents types de destinataires souhaités :
À, Cc (copie) et Cci (copie cachée). S'il y a plusieurs adresses, séparez-les par des pointsvirgules. Si la fonction de vérification de l'adresse a été configurée par votre administrateur,
vous pouvez cliquer sur Vérifier le(s) nom(s) pour vérifier les adresses.
iii Sélectionnez un format de codage pour la pièce jointe. Le format par défaut Base64 pour le
codage MIME convient dans la plupart des cas.
iv Sélectionnez Numérisation vers mon adresse électronique si vous souhaitez que le fichier
de sortie soit envoyé à la personne qui a soumis la numérisation. Cette option requiert
l'authentification sur le périphérique de numérisation lorsqu'elle est utilisée avec des modèles
de numérisation, et elle doit être sélectionnée uniquement si le périphérique prend en charge
l'authentification.
v
Sélectionnez Envoyer le lien URL vers le document (aucun document joint) si vous
souhaitez envoyer un lien vers le document plutôt que le document même.
vi Cliquez sur OK.
9
Les nouveaux destinataires doivent maintenant être affichés sur la page Destinations du document ;
vérifiez-les. Lorsque toutes les destinations ont été ajoutées sur la page Destinations du document,
cliquez sur Suivant >>.
10 La page Nom et type du document s'affiche. Indiquez le nom de base du fichier de sortie sous
Identification du document. Pour cet exemple, entrez un nom comme Nom_Mon_document.
Annexe B : Création d'un modèle de flux de production d'adresse électronique
3-45
11 Sélectionnez Date et heure dans la liste déroulante Suffixe. La date et l'heure seront ajoutées au nom
indiqué au-dessus de (Nom_Mon_document).
12 Sélectionnez un type de document. Pour cet exemple, sélectionnez PDF, Image seulement (*.pdf).
a) Pour modifier le format du fichier, cliquez sur le bouton Propriétés. Pour cet exemple, cliquez sur
Propriétés. La page Propriétés du type de document s'affiche. Dans la liste déroulante Format,
sélectionnez PDF, Image seulement.
b) Cliquez sur OK.
13 Cliquez sur Suivant>>.
14 La page Attributs du document s'affiche. Indiquez tous les champs d'attributs de document nécessaires.
Pour cet exemple, nous utiliserons le profil de base par défaut contenant les champs Titre et Description.
15 Cliquez sur Suivant>>.
16 La page Paramètres du flux de production s'affiche.
17 Sélectionnez une option de confirmation des travaux. Pour cet exemple, sélectionnez Confirmation
imprimée dans la liste déroulante Confirmation des travaux.
18 Sélectionnez le niveau d'accès au flux de production. Pour cet exemple, nous utiliserons le niveau
d'accès Public.
19 Cliquez sur Suivant>>.
20 La page Enregistrer le flux de production s'affiche. Indiquez un nom de flux de production unique.
21 Sélectionnez le type de publication souhaité. Pour cet exemple, nous allons publier le flux de production
en tant que modèle de numérisation de périphérique. Sélectionnez Publier un flux de production sur
un système multifonctions Xerox.
22 Examinez les paramètres du flux de production et apportez les modifications nécessaires.
23 Cliquez sur Terminer.
24 La page Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox s'affiche. Indiquez un
nom de publication unique.
25 Sélectionnez la date d'expiration.
26 Sélectionnez les périphériques vers lesquels le modèle sera publié.
27 Entrez les valeurs d'attributs de document. Si les valeurs doivent être indiquées au niveau du
périphérique, sélectionnez Modifiable sur le périphérique.
28 Sélectionnez un profil de numérisation. Cliquez sur Propriétés pour définir les paramètres de
numérisation selon vos besoins.
29 Cliquez sur OK.
30 Le modèle est alors publié. Cliquez sur Revenir à la page d'accueil, au bas de la page, pour revenir à
la page d'accueil utilisateur.
3-46
Flux de production de distribution
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un
flux de production SMARTsend
La procédure suivante crée un flux de production SMARTsend qui stocke un document numérisé, avec des
champs d'attributs de document, dans une collection DocuShare sous la forme d'un objet personnalisé.
1
À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter nouveau Flux de
production de distribution…
2
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements… sous la section
DocuShare.
3
Entrez les propriétés de la destination DocuShare, y compris le nom de l'objet personnalisé à utiliser lors
du stockage du document au sein de DocuShare.
4
Cliquez sur Suivant>>.
5
Sur la page Nom et type du document, définissez le nom et le format à utiliser pour les documents
distribués.
6
Cliquez sur Suivant>>.
7
Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document DocuShare
uniquement.
8
Cliquez sur le lien Ajouter un champ… pour ajouter les champs appropriés à utiliser au sein de l'objet
personnalisé DocuShare qui a été défini comme destination.
9
Dans la boîte de dialogue Propriétés des attributs, ajoutez un champ d'attribut de document et mappez-le
sur le champ DocuShare approprié qui est défini dans l'objet personnalisé.
REMARQUE : Les champs définis dans l'objet personnalisé spécifié sont disponibles pour le
mappage d'attributs. Par exemple, si tous les documents d'un cabinet juridique sont associés à un
id_dossier, il peut être utile pour l'utilisateur d'ajouter un champ SMARTsend nommé ID_Dossier et le
mapper au champ Objet personnalisé de DocuShare.
10 Cliquez sur OK.
11 Sur la page Attributs de document, cliquez sur le lien Enregistrer en tant que nouveau profil… pour
enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement dans d'autres flux
de production.
12 Cliquez sur Suivant>>. Continuez à définir le flux de production dans les écrans restants et publiez le
flux de production selon les besoins.
Annexe C : Définition d'un objet personnalisé dans un flux de production SMARTsend 3-47
Annexe D : Définition d'une catégorie LiveLink dans un
flux de production SMARTsend
La procédure suivante crée un flux de production SMARTsend qui stocke un document numérisé, avec des
champs d'attributs de document, dans une catégorie d'un dossier LiveLink.
1
À partir de la page d'accueil utilisateur de SMARTsend, cliquez sur le lien Ajouter nouveau Flux de
production de distribution…
2
Sur la page Destinations du document, cliquez sur le lien ajouter des emplacements… sous la section
LiveLink.
3
Entrez les propriétés de la destination LiveLink en sélectionnant une catégorie dans la liste fournie.
4
Cliquez sur Suivant>>.
5
Sur la page Nom et type du document, définissez le nom et le format à utiliser pour les documents
distribués.
6
Cliquez sur Suivant>>.
7
Sur la page Attributs de document, sélectionnez le profil d'attributs de document Standard.
8
Cliquez sur le lien Ajouter un champ… pour ajouter les champs appropriés à utiliser au sein de la
catégorie LiveLink que vous avez définie comme destination.
9
Dans la boîte de dialogue Propriétés des attributs, ajoutez un champ d'attribut de document et mappez-le
sur le champ LiveLink approprié dans la catégorie.
10 Cliquez sur OK.
11 En option, sur la page Attributs de document, cliquez sur le lien Enregistrer en tant que nouveau
profil… pour enregistrer les champs comme un nouveau profil qui pourra être utilisé ultérieurement
dans d'autres flux de production.
12 Cliquez sur Suivant>>. Continuez à définir le flux de production dans les écrans restants et publiez le
flux de production selon les besoins.
3-48
Flux de production de distribution
4
Flux de production de recherche
Ce chapitre indique comment créer et utiliser des flux de production de recherche. Il explique comment
spécifier les emplacements et les options de recherche, ainsi que d'autres paramètres nécessaires à la création
de flux de production de recherche efficaces.
Les flux de production de recherche s'apparente en bien des points aux flux de production de distribution
de SMARTsend. Ce chapitre comprend également à titre de référence et lorsqu'elles sont pertinentes des
informations liées aux options et fonctions courantes. Néanmoins, la lecture de ce chapitre nécessite
de préférence une bonne compréhension des processus de création, publication et publication d'un flux de
production de distribution.
REMARQUE : Les flux de production de recherche sont uniquement disponibles lorsque le composant
TrueMatch en option est installé conjointement à l'Édition professionnelle de SMARTsend.
Contenu de ce chapitre :
„
Présentation des flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
„
Ajout d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
„
Emplacements de recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4
„
Résultats de la recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
„
Récapitulatif de la recherche de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-8
„
Publication d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
„
Utilisation d'un flux de production de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10
4-1
Présentation des flux de production de recherche
Les flux de production de recherche sont uniquement disponibles lorsque le composant TrueMatch en option
est installé conjointement à l'Édition professionnelle de SMARTsend. Les flux de production de recherche
de TrueMatch permettent de numériser une petite partie d'un document papier et de rechercher une version
électronique similaire du document qui serait stockées sur une destination prise en charge. Les destinations
actuellement admises sont les suivantes :
„
DocuShare 3.1, 4.0
„
SharePoint Portal Server 2001
„
SharePoint Portal Server 2003
Les flux de production de recherche s'apparentent aux flux de production de distribution de SMARTsend.
Les nouveaux flux de production de recherche sont créés au sein de SMARTsend à l'aide d'un assistant ;
les processus de gestion et de maintenance sont ensuite effectués à partir de la page Explorateur de flux de
production. Voir Explorateur de flux de production, à la page 3-3, pour plus d'informations.
TrueMatch est capable de repérer les formats de fichier suivants :
„
Word (.doc, .dot)
„
PowerPoint (.ppt, .pps, .pot)
„
Excel (.xls)
„
Texte (.txt, .rtf)
„
PDF (.PDF, possibilité de recherche texte ; non pris en charge par toutes les destinations ou éventuelle
nécessité d'augmenter la configuration de l'ordinateur de destination)
„
Pages Web (.htm, .html)
Ajout d'un flux de production de recherche
Il existe deux façons de créer un flux de production de recherche : soit à l'aide d'un assistant qui guide
l'utilisateur tout au long du processus de définition du flux de production, soit en modifiant un flux de
production de recherche existant et en l'enregistrant (Enregistrer sous) sous un nom différent.
4-2
Flux de production de recherche
Création d'un flux de production de recherche
N'importe quel utilisateur peut créer un flux de production de recherche. Un assistant guide l'utilisateur tout
au long de la procédure, qui nécessite de définir les emplacements de recherche, les paramètres de recherche
et ceux du flux de production.
Pour créer un flux de production de recherche :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Ajouter nouveau > Flux de production de
recherche… sous l'en-tête Flux de production. La page Emplacements de recherche de document
s'affiche.
2
Sélectionnez les emplacements à parcourir pour la recherche. Pour les emplacements ayant déjà été
configurés, des cases à cocher sont affichées. Sélectionnez un emplacement configuré en cochant la
case correspondante. Si un emplacement souhaité n'est pas répertorié, accédez au type d'emplacement et
cliquez sur ajouter des emplacements. Voir Emplacements de recherche de document, à la page 4-4,
pour plus d'informations. Cliquez sur Suivant>> pour continuer.
3
Si un emplacement de recherche requiert la saisie d'informations d'identification, une fenêtre de propriétés
s'affiche. Il convient de préciser les informations d'identification nécessaires pour accéder à chaque
emplacement de recherche. Voir Gestion des informations d'identification des destinations, à la page 3-13,
pour plus d'informations. Cliquez sur OK pour accéder à la page Résultats de la recherche de document.
4
Configurez les options relatives aux résultats de la recherche et à la confirmation de travaux. Vous
pouvez définir le format des résultats de la recherche et l'adresse électronique à leur associer, ainsi que
le type de confirmation des travaux qui sera générée. Voir Résultats de la recherche de document, à la
page 4-6, pour plus d'informations. Cliquez sur Suivant>> pour accéder à la page Récapitulatif de la
recherche de document.
5
Modifiez le nom et la description du flux de production et vérifiez les paramètres de flux de production
affichés sur la page. Si nécessaire, cliquez sur << Précédent ou utilisez les liens du volet gauche pour
revenir aux étapes précédentes et effectuer des modifications. Si vous ne souhaitez rien modifier,
cliquez sur Terminer pour créer le flux de production de recherche.
6
Si vous indiquez que le flux de production doit être publié plus tard, vous serez renvoyé sur la page
d'accueil utilisateur. Dans le cas contraire, la page Publication du flux de production appropriée sera
affichée. Voir Publication d'un flux de production de recherche, à la page 4-9 et Utilisation d'un flux de
production de recherche à la page 4-10, pour plus d'informations.
Présentation des flux de production de recherche
4-3
Emplacements de recherche de document
La page Emplacements de recherche de document sert à configurer les emplacements que TrueMatch doit
parcourir pour recherche une correspondance à un document numérisé. Cette page répertorie tous les types
d'emplacements que TrueMatch prend en charge. Les emplacements spécifiques configurés par l'utilisateur
connecté sont répertoriés sous le sous-titre Emplacements de recherche, au sein de chaque type. Sous les
sous-titres autres emplacements figurent les emplacements configurés par d'autres utilisateurs. Ces emplacements apparaissent seulement s'ils sont utilisés dans le flux de production en cours de modification.
CONSEIL : Sélectionnez l'option Parcourir tous les emplacements auxquels j'ai accès en haut de la page
Emplacements de recherche de document pour parcourir plusieurs emplacements à la fois.
Ajout/suppression d'emplacements de recherche répertoriés à/d'un
flux de production
Pour ajouter un emplacement répertorié au flux de production, cochez la case qui lui correspond.
Pour supprimer un emplacement du flux de production, désélectionnez la case correspondante afin qu'elle
ne soit plus cochée.
Ajout de nouveaux emplacements de recherche
Les emplacements de recherche définis et entrés dans un flux de production sont conservées, que les modifications apportées au flux de production soient enregistrées ou non. Elles ne sont supprimées qu'en cas de
suppression manuelle depuis la page Emplacements de recherche de document. Les emplacements peuvent
ainsi être sélectionnés lors de la définition d'autres flux de production.
Pour ajouter un nouvel emplacement de recherche :
1
Recherchez le type de l'emplacement (DocuShare, SharePoint, etc.) sur la page Emplacements de
recherche de document et cliquez sur ajouter des emplacements. Une fenêtre spécifique du type
d'emplacement s'affiche.
2
Entrez les propriétés de l'emplacement.
3
Cliquez sur OK.
4
Si des informations d'identification sont nécessaires pour accéder à l'emplacement, la page Paramètres
de compte s'affiche. Ajoutez le nom d'utilisateur et le mot de passe adéquats et cliquez sur OK.
REMARQUE : vous pouvez être invité à entrer vos informations d'identification pour l'ordinateur
SMARTsend. Dans ce cas, vous devez utiliser les mêmes données d'identification que lors de la
connexion à SMARTsend. Si vous entrez une identité différente, il peut s'avérer nécessaire de vider
la mémoire cache de votre navigateur pour pouvoir continuer.
5
4-4
Une fois les emplacements de recherche configurés, cliquez sur Suivant>> pour continuer.
Flux de production de recherche
Modification d'emplacements de recherche
Toutes les propriétés d'un emplacement peuvent être modifiées, à l'exception de son nom.
Pour modifier les propriétés d'un emplacement :
1
Sur la page Emplacements de recherche de document, cliquez sur le nom de l'emplacement à modifier.
Ses propriétés s'affichent.
2
Modifiez les propriétés selon vos besoins.
3
Cliquez sur OK.
REMARQUE : Un emplacement modifié est automatiquement ajouté au flux de production. Si vous
souhaitez supprimer l'emplacement du flux de production, désélectionnez la case correspondante.
Suppression d'emplacements de recherche
Seuls les emplacements ajoutés par l'utilisateur et répertoriés dans mes emplacements ou mes adresses
peuvent être supprimés.
Pour supprimer des emplacements de recherche :
1
Sur la page Emplacements de recherche de document, recherchez les emplacements à supprimer.
2
Une fois supprimés, les emplacements, sans autre avertissement, ne seront plus disponibles lors de
la définition des flux de production futurs ; soyez sûr de vouloir les supprimer avant de confirmer
l'opération. Cliquez sur supprimer pour supprimer un emplacement individuel. Cliquez sur supprimer
tous les emplacements pour supprimer tous les emplacements définis au sein d'une catégorie donnée,
telle que tous les emplacements DocuShare ou SharePoint.
REMARQUE : Les flux de production qui utilisent déjà l'emplacement de recherche ne sont pas
concernés par la suppression d'un emplacement. Pour ces flux de production, l'emplacement de
recherche sera affiché sous l'en-tête autres emplacements la prochaine fois que les emplacements
seront modifiés.
Emplacements de recherche de document
4-5
Résultats de la recherche de document
La page Résultats de la recherche de document contient les paramètres qui définissent la façon dont les
résultats de la recherche TrueMatch sont générés, distribués et confirmés par SMARTsend.
Format des résultats de la recherche
Les options de format des résultats de la recherche servent à configurer la méthode que SMARTsend doit
utiliser pour générer et distribuer les résultats de la recherche TrueMatch. Les options disponibles sont les
suivantes :
Imprimer les liens URL vers le(s) document(s) et le document le plus proche sur le périphérique
d'origine : imprime un relevé des résultats de la recherche ainsi que le document qui correspond le mieux à
celui qui a été numérisé. Le relevé et le document trouvé sont imprimés sur le périphérique à partir duquel le
flux de production de recherche a été soumis. Le relevé imprimé comprend les liens URL vers le ou les
documents détectés.
REMARQUE : cette option ne fonctionne pas si vous publiez le flux de production de recherche via
une page de garde PaperWare et que vous utilisez cette dernière pour numériser un document sur un
périphérique Fax Internet.
L'impression est soumise aux contraintes suivantes :
„
TrueMatch imprime les liens URL et le document qui offre la meilleure correspondance sur le
périphérique qui a été utilisé pour numériser le document original.
„
Le périphérique doit prendre en charge l'impression PostScript et LPR.
„
Les formats de fichier admis pour l'impression sont les suivants :
„
Word (.doc, .dot)
„
PowerPoint (.ppt, .pps, .pot)
„
Excel (.xls)
„
Texte (.txt, .rtf)
„
PDF (.pdf, possibilité de recherche texte)
„
Pages Web (.htm, .html)
Envoyer les liens URL des documents localisés par courrier électronique à : envoie un relevé aux
adresses électroniques définies dans le flux de production. Le relevé comprend les liens URL vers le ou les
documents détectés. Lorsque cette option est sélectionnée, il convient de saisir une ou plusieurs adresses
électroniques dans l'espace prévu à cet effet. Vous pouvez valider les adresses électroniques à l'aide de la
fonction Vérifier le(s) nom(s) (voir ci-dessous).
Vérifier le(s) nom(s) : permet de rechercher des adresses électroniques à l'aide du carnet d'adresses.
Cette option est uniquement disponible lorsque le carnet d'adresses LDAP a été configuré correctement au
sein de SMARTsend.
4-6
Flux de production de recherche
Confirmation des travaux
Lorsqu'un utilisateur effectue une numérisation, l'indication que le travail a été effectué ou a échoué est
généralement nécessaire. Sélectionnez la méthode selon laquelle l'utilisateur doit recevoir la confirmation
des travaux après leur exécution :
„
Aucune confirmation : ne fournit aucune confirmation de l'exécution des travaux.
„
Courrier électronique au propriétaire du flux de production : permet d'envoyer un message
électronique au propriétaire du flux de production.
„
Courrier électronique à l'utilisateur du flux de production : permet d'envoyer un message électronique à l'utilisateur du flux de production. Cette option est disponible uniquement lors de la numérisation vers un périphérique avec une authentification ou lorsqu'une page de garde PaperWare est utilisée.
Si un périphérique multifonctions Xerox sans authentification et sans page de garde est utilisé, aucune
confirmation des travaux ne sera générée.
„
Confirmation imprimée : commande l'impression d'une page sur le périphérique multifonctions Xerox
utilisé pour la numérisation. La page de confirmation est imprimée lorsque le travail a été envoyé vers
la destination avec succès, ou en cas d'erreur. Si des informations confidentielles sont incluses dans le
travail, vous pouvez souhaiter ne pas imprimer la confirmation sur le périphérique où elle pourra être
lue facilement.
Résultats de la recherche de document
4-7
Récapitulatif de la recherche de document
La page Récapitulatif de la recherche de document permet de définir le nom et les options de publication du
flux de production de recherche et de revoir les paramètres de flux de production après la modification ou la
définition d'un flux de production de recherche. Tant qu'il n'a pas été publié, vous pouvez modifié le flux de
production à l'aide de liens qui figurent à gauche de la page, ou en cliquant sur le bouton <<Précédent situé
au bas de la page.
Nom et description du flux de production
Entrez un nouveau nom et une description pour le flux de production ou modifiez les informations affichées.
Ce nom doit être unique et facile à retenir, car il apparaîtra dans l'Explorateur de flux de production et sur les
publications. Lorsque vous créez un flux de production pour la première fois, le nom Flux de production1
(puis Flux de production2, etc. pour les suivants) lui est attribué par défaut, à moins que vous n'indiquiez un
nom différent.
Options de publication
Avant de numériser, vous devez publier un flux de production. Sélectionnez la manière dont le flux de
production doit être publié :
„
Publier le flux de production ultérieurement : permet de différer la publication du flux de production.
Choisissez cette option si vous créez un flux de production pour quelqu'un d'autre et que cette personne
souhaite exécuter la publication du flux en temps voulu.
„
Publier la page de garde PaperWare du flux de production (Édition professionnelle seulement) :
génère une page de garde PaperWare pour le flux de production. Utilisez cette option si vous souhaitez
déterminer les emplacements de recherche au moment de la numérisation, si vous souhaitez utiliser Fax
Internet ou si le document contient des informations confidentielles que vous ne souhaitez pas laisser
voir aux autres utilisateurs de SMARTsend.
„
Publier un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox : permet de créer un
nouveau modèle de périphérique de numérisation pour le flux de production.
Lorsque le nom, la description et les options de publication du flux de production ont été correctement
configurés, cliquez sur le bouton Terminer au bas de la page.
4-8
Flux de production de recherche
Publication d'un flux de production de recherche
Pour être utilisés, les flux de production de recherche doit avant tout être publiés. soit en tant que modèles de
numérisation de périphérique en vue d'une utilisation avec les périphériques multifonctions Xerox, soit en
tant que pages de garde PaperWare à utiliser avec des périphériques multifonctions Xerox et fax Internet.
Les paramètres et processus de publication de flux de production de recherche s'apparentent à ceux des flux
de production de distribution de SMARTsend. Ce chapitre décrit uniquement les paramètres de publication
qui sont spécifiques des flux de production de recherche. Pour en savoir plus sur les paramètres communs et
les options de publication générales qui concernent l'ensemble des flux de production de SMARTsend,
reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production. Consultez également la section Utilisation
d'un flux de production de recherche à la page 4-10, pour connaître les instructions d'utilisation des flux de
production de recherche une fois qu'ils ont été publiés.
REMARQUE : L'option Imprimer les liens URL vers le(s) document(s) et le document le plus proche
sur le périphérique d'origine ne fonctionne pas si vous publiez le flux de production de recherche en
tant que page de garde PaperWare et que vous utilisez cette dernière pour numériser un document sur un
périphérique Fax Internet.
Critères de recherche
Les paramètres de critères de recherche déterminent les résultats que les flux de production de recherche
TrueMatch génèrent. Lors de l'exécution d'un flux de production de recherche, SMARTsend traite les pages
numérisées du document source par ROC et indexe ces dernières. Ces informations constituent ensuite la
base à la recherche de documents électroniques.
Les options de critères de recherche suivants peuvent être configurées pour chaque flux de production :
Sélectionnez le nombre maximum de documents à localiser : permet de définir une limite au nombre de
correspondances que TrueMatch doit trouver. TrueMatch cessera la recherche une fois cette limite atteinte.
Quel type de recherche souhaitez-vous effectuer? : permet de personnaliser les paramètres de recherche
que TrueMatch doit utiliser pour repérer des documents. Les options de recherche disponibles sont les
suivantes :
„
Identifier les correspondances exactes : TrueMatch recherche et répertorie uniquement les
documents électroniques qui correspondent exactement aux pages du document source qui ont été
numérisées dans le cadre du flux de production de recherche.
„
Identifier les correspondances exactes et les révisions : TrueMatch recherche et répertorie les
documents électroniques qui correspondent exactement au document source numérisé dans le cadre
du flux de production, ainsi que les documents qui sont des versions révisées du document source.
Pour TrueMatch, les documents révisés sont des correspondances proches des pages numérisées de
l'original, mais pas des correspondances exactes. Les versions précédentes ou révisées du document
source numérisé font partie des correspondances de ce type.
„
Identifier les documents connexes : TrueMatch recherche et répertorie les documents électroniques susceptibles d'avoir un lien avec le document original numérisé dans le cadre du flux de
production. TrueMatch considère un document comme connexe dès lors qu'il reprend les mêmes
rubriques que le document source.
Modifiable sur le périphérique : sélectionnez cette option si vous préférez définir les paramètres depuis
le périphérique lorsque vous êtes prêt à numériser le document source. Cette option offre une souplesse de
supplémentaire en cela qu'elle permet de personnaliser certains paramètres de flux de production sans avoir
à republier le flux de production.
Publication d'un flux de production de recherche
4-9
Utilisation d'un flux de production de recherche
Lorsqu'un flux de production de recherche est publié en tant que modèle de numérisation de périphérique ou
page de garde PaperWare, la publication résultante fonctionne de la même façon que les publications qui
proviennent de flux de production de distribution SMARTsend. Toutefois, l'exécution d'une recherche à
partir d'une publication TrueMatch nécessite la prise en compte de plusieurs éléments supplémentaires :
„
Il n'est pas nécessaire de numériser l'intégralité du document original lorsque vous exécutez le flux de
production de recherche. Dans bon nombre de cas, il est uniquement nécessaire de numériser les 2 à 5
premières pages de l'original pour repérer les documents correspondants. Toutefois, n'oubliez pas que
les critères de recherche de correspondances exactes sont uniquement fondées sur les pages numérisées.
„
La qualité et le format du document original peuvent avoir une incidence sur les résultats de la
recherche. Si le document est de mauvaise qualité ou qu'il utilise un formatage ou des polices que
SMARTsend ne parvient pas à traiter par ROC de manière efficace, la précision de la recherche peut
varier en conséquence.
„
Le temps nécessaire au traitement du document original numérisé et à la recherche des documents
correspondants varie selon l'utilisation et les performances de l'ordinateur SMARTsend, le nombre de
pages numérisées et le nombre d'emplacements de recherche définis dans le flux de production. Par
défaut, SMARTsend interrompt une recherche au delà de 2 minutes. L'administrateur de SMARTsend
est néanmoins habilité à augmenter ou réduire ce délai selon les besoins de votre site. Renseignez-vous
auprès de l'administrateur de SMARTsend si le délai imparti expire fréquemment.
„
Certains systèmes de gestion de documents peuvent limiter les fonctionnalités de recherche à certains
types ou formats de document ou peuvent nécessiter l'installation ou la configuration de composants ou
de comptes utilisateur supplémentaires pour proposer des fonctionnalités de recherche. Adressez-vous
votre administrateur système si TrueMatch ne parvient pas à repérer certains types de document.
Reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production et au Chapitre 6, Comment numériser pour
en savoir plus sur l'affichage, la gestion et l'utilisation des flux de production de recherche qui ont été publiés
en tant que modèles de numérisation de périphérique ou pages de garde PaperWare.
4-10
Flux de production de recherche
5
Publication des flux de production
Une fois un flux de production créé, il doit être publié sur un périphérique en tant que modèle de numérisation ou page de garde PaperWare avant de pouvoir être utilisé. Ce chapitre explique comment publier un flux
de production.
Contenu de ce chapitre :
„
Présentation de la publication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-2
„
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-3
„
Publication sur une page de garde PaperWare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-9
„
Affichage des publications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-15
„
Ajout et suppression de périphériques d'une publication. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-16
„
Suppression de publications de flux de production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5-17
5-1
Présentation de la publication
Une fois qu'un flux de production a été créé, il doit d'abord être publié pour pouvoir être utilisé lors de la
numérisation de documents. La publication d'un flux de production public le rend disponible pour tous les
utilisateurs ; la publication d'un flux de production privé le rend disponible uniquement pour son propriétaire. Si le flux de production n'est pas utilisé dans l'intervalle de temps indiqué au moment de la publication,
il sera supprimé et ne sera plus disponible pour la numérisation.
Les flux de production peuvent être publiés en tant que modèles de numérisation de périphérique ou pages
de garde PaperWare (pour l'Édition professionnelle).
Modèles de numérisation de périphérique
Les modèles de numérisation de périphérique sont utilisés pour la numérisation depuis des systèmes
multifonctions Xerox. Ils sont qualifiés de modèles distribués car ils sont distribués vers des périphériques
spécifiques indiqués au moment de la publication. Les flux de production peuvent être utilisés uniquement
sur ces périphériques. La publication vers des périphériques multifonctions Xerox à l'aide de modèles de
numérisation de périphérique offre un niveau supplémentaire de sécurité pour les périphériques prenant en
charge l'authentification au niveau du périphérique. Lorsqu'un modèle de numérisation de périphérique est
utilisé pour la publication, les documents numérisés sont distribués vers toutes les destinations.
Pages de garde PaperWare
Édition professionnelle uniquement
Un flux de production peut être publié en créant une page de garde PaperWare. Les pages de garde PaperWare
sont des pages de garde imprimées et numérisées sur le périphérique en tant que première page du travail.
La page de garde fournit les informations nécessaires pour effectuer la numérisation (attributs du document et
destinations). L'utilisateur sélectionne les destinations de numérisation souhaitées à partir des options
disponibles sur la page de garde.
Par défaut, l'authentification sur le périphérique n'est pas nécessaire pour numériser avec des pages de garde,
et celles-ci peuvent donc être utilisées sur n'importe quel périphérique Xerox, sauf si le paramètre par défaut
est modifié par l'administrateur ou si le flux de production est créé en tant que flux de production privé et
que le périphérique prend en charge l'authentification. Les pages de garde PaperWare peuvent également
être utilisées avec un périphérique Fax Internet.
Étant donné qu'un flux de production ne peut être visualisé que par le propriétaire de la page de garde, la
page de garde PaperWare est une bonne option pour les utilisateurs qui ne souhaitent pas que les autres
utilisateurs aient accès à leur flux de production.
Pages de garde PaperWare avec des attributs de document modifiables
Si un flux de production est publié en tant que page de garde PaperWare et si les attributs du document sont
indiqués comme étant modifiables au niveau du périphérique, un modèle de numérisation de périphérique
est distribué vers les périphériques spécifiés lorsque la page de garde est créée. L'utilisateur doit sélectionner
un modèle publié sur le périphérique plutôt que le modèle PaperWare utilisé pour les pages de garde
PaperWare standard (sans attributs de document modifiables). Voir Publication sur une page de garde
PaperWare, à la page 5-9 pour informations complémentaires.
Personnalisation des paramètres de numérisation PaperWare
Si vous devez généralement utiliser des paramètres de numérisation différents de ceux utilisés pour la page
de garde PaperWare, l'administrateur ou vous-même pouvez créer et publier un modèle de numérisation
personnalisé pour répondre à vos besoins spécifiques en matière de numérisation. Vous devez alors sélectionner le nouveau modèle sur le périphérique avant d'effectuer la numérisation.
5-2
Publication des flux de production
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox
La publication d'un flux de production sur un périphérique multifonctions Xerox crée un modèle de numérisation de périphérique et l'affecte aux périphériques multifonctions Xerox sélectionnés. La procédure de
publication sur un périphérique est décrite ci-dessous, ainsi que les détails sur chacun des paramètres
de publication.
Pour publier un flux de production sur un périphérique
multifonctions Xerox :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production à publier.
3
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Publier un flux de production sur un
périphérique multifonctions Xerox.
4
Pour spécifier les paramètres de publication :
a) Entrez le nom de la publication. Ce nom apparaîtra dans la liste des modèles et doit être unique.
Consultez Nom de publication à la page 5-4.
b) Sélectionnez l'heure d'expiration de la publication. Consultez Délai d'expiration en cas de non
utilisation à la page 5-4.
c) Sélectionnez les périphériques sur lesquels le flux de production doit résider. Consultez Ajouter une
publication de flux de production sur les périphériques suivants à la page 5-4.
REMARQUE : Si le périphérique dont vous avez besoin ne figure pas dans la liste, contactez
l'administrateur SMARTsend pour qu'il l'ajoute.
5
Indiquez les attributs de document. Sélectionnez Modifiable sur le périphérique si les attributs de
document doivent être modifiables sur le périphérique pendant la numérisation. Jusqu'à six attributs
peuvent être modifiés sur le périphérique. Consultez Attributs de document à la page 5-5.
6
Indiquez le profil de numérisation. Choisissez le type de document à utiliser pour la numérisation avec
ce modèle. Cliquez sur Propriétés pour sélectionner les paramètres personnalisés pour le document.
Consultez Profil de numérisation à la page 5-5.
7
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK.
REMARQUE : Le modèle peut ne pas apparaître dans la liste des modèles sur le périphérique tant
que la liste n'a pas été actualisée.
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox
5-3
Paramètres de publication
La page Publication du flux de production contient une zone Paramètres de publication, dans laquelle vous
pouvez définir le nom de la publication, la date d'expiration et les périphériques sur lesquels le modèle
sera distribué.
Nom de publication
Ce nom apparaîtra dans la liste des modèles sur le périphérique et doit être unique. Il doit également être
différent de celui d'un flux de production (à l'exception du flux de production en cours de publication).
Le nom doit être composé de 1 à 20 caractères et ne doit pas contenir les caractères suivants :
", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, retour arrière, caractères Unicode 16 à 18 et 20 à 25 et séparateurs.
Certains périphériques ne prennent pas en charge les noms comportant plus de 11 caractères. Si vous entrez
un nom comportant plus de 11 caractères et que vous publiez sur un périphérique ne prenant pas en charge
les noms de plus de 11 caractères, un message d'erreur s'affichera lorsque vous cliquerez sur OK pour
publier le modèle.
Délai d'expiration en cas de non utilisation
Cette option supprime automatiquement des périphériques les modèles qui ne sont pas utilisés dans un délai
spécifié. Toutefois, les modèles arrivés à expiration peuvent rester affichés dans la liste des modèles sur le
périphérique tant que la liste n'est pas actualisée sur le périphérique.
Les flux de production eux-mêmes ne sont pas supprimés ni perdus, mais les modèles publiés sont indisponibles et doivent être republiés en cas de besoin. Si un modèle est utilisé dans l'intervalle de temps spécifié,
la date d'expiration est réinitialisée.
Exemple : si le flux de production publié est défini pour expirer dans une semaine et que le modèle est
utilisé avant la fin de cette semaine, la date d'expiration sera redéfinie à une semaine après le jour de la
dernière utilisation
REMARQUE : vous pouvez définir cette option pour que l'application nettoie automatiquement les
publications lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Dans le cas contraire, les administrateurs devront les
supprimer manuellement dans l'application et sur les périphériques.
Ajouter une publication de flux de production sur les périphériques suivants
Sélectionnez un ou plusieurs périphérique(s) à ajouter au flux de production. Pour sélectionner des
périphériques consécutifs, cliquez sur le premier et sur le dernier de la série tout en maintenant la touche
<Maj.> enfoncée. Pour sélectionner des périphériques non consécutifs, cliquez sur chacun d'eux tout en
maintenant la touche <Ctrl> enfoncée. Si le périphérique dont vous avez besoin ne figure pas dans la liste,
contactez l'administrateur SMARTsend pour qu'il l'ajoute.
REMARQUE : si un flux de production requiert une authentification sur le périphérique (par défaut,
n'importe quel flux de production privé et le flux de production Mon_adresse) et que le périphérique ne
prend pas en charge l'authentification, le périphérique ne sera pas affiché.
5-4
Publication des flux de production
Attributs de document
Les attributs de document sont créés lors de la création du flux de production. Les valeurs des attributs
peuvent être indiquées au moment de la création du flux de production ou au moment de la publication.
Elles peuvent être modifiées sur le périphérique au moment de la numérisation en sélectionnant l'option
Modifiable sur le périphérique. Si cette option est sélectionnée, vous serez invité par le périphérique à
entrer les valeurs d'attribut au moment de la numérisation.
REMARQUE : Pour garantir la sécurité, vous pouvez masquer par des astérisques (*) le texte entré dans
ces champs. Cette option se définit dans le flux de production au moyen de l'option Protection des
champs > Masquer l'entrée de l'utilisateur (****). Voir Attributs de document, à la page 3-35, pour plus
d'informations.
Profil de numérisation
Les Profils de numérisation contiennent des jeux de paramètres d'image qui sont optimisés pour différents
types de document. Un Profil de numérisation peut être sélectionné, personnalisé et appliqué à un flux
de production lorsque vous le publiez sur un périphérique multifonctions Xerox en tant que modèle de
numérisation de périphérique, ou lorsque vous personnalisez les paramètres de numérisation de vos
formulaires PaperWare (Voir Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare,
à la page 2-8).
Document
professionnel,
recto, N/B
Document
professionnel,
recto verso,
N/B
Noir et blanc
Noir et blanc
Échelle de
gris
Quadrichromie
Quadrichromie
Quadrichromie
Mixte
Mixte
Photo
Mixte
Mixte
Photo
Contraste/
luminosité
Définition
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Normal(e)
Effacement des
bords
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou
0,1 pouce
3 mm ou
0,1 pouce
Format du
support
d'entrée
Auto
Auto
Auto
Auto
Auto
Auto
Résolution
300x300
300x300
200x200
300x300
300x300
200x200
1
2
1
1
2
1
Activée
Activée
Activée
Activée
Activée
Activée
Mode couleur
Type d'original
Mode de
numérisation
Exposition
auto
Photo noir
et blanc
Document
professionnel,
recto,
couleur
Document
professionnel,
recto verso,
couleur
Photo
couleur
Tableau 5-1 : Paramètres de profil de numérisation par défaut
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox
5-5
Sélectionnez le profil qui correspond le mieux au type de document que vous numérisez (document professionnel, recto, noir et blanc, par exemple). Si un paramètre de profil de numérisation n'est pas pris en charge
par un périphérique, celui-ci utilisera son paramètre par défaut ou automatique. Pour personnaliser les
paramètres de numérisation, vous pouvez aussi recourir aux méthodes suivantes:
Profil de numérisation personnalisé : cette méthode vous permet de modifier n'importe quel profil de
numérisation par défaut et d'appliquer les paramètres au flux de production en cours. Lorsque vous publiez
un flux de production, il vous suffit de choisir un profil dans la liste de sélection Profil de numérisation, puis
de cliquer sur le lien Propriétés situé près de la liste de sélection. Changez les paramètres selon vos besoins,
puis cliquez sur le bouton OK pour sauvegarder ces paramètres. La sélection Profil de numérisation indique
maintenant qu'un Profil de numérisation personnalisé sera appliqué à la publication. Voir Personnalisation
desprofils de numérisation, à la page 5-6 pour toute autre information.
Ajuster sur le périphérique : cette méthode vous permet d'ajuster ou d'ignorer les paramètres de numérisation sur le périphérique, au moment de la numérisation. Après avoir choisi le modèle de numérisation sur le
périphérique, vous pouvez modifier n'importe quel paramètre de profil de numérisation (Tableau ) au moyen
de l'interface utilisateur du périphérique. Les paramètres de numérisation locaux du périphérique prennent le
pas sur les paramètres du profil de numérisation pour le travail de numérisation en cours.
REMARQUE : Ne changer SURTOUT PAS des paramètres tels que Si le fichier existe déjà ou Format
de fichier sur le périphérique. Si vous les modifiez, vous risquez de provoquer des problèmes sur le
document résultant.
Personnalisation desprofils de numérisation
Les paramètres de profil de numérisation suivants peuvent être personnalisés :
Mode couleur
Le mode couleur fournit les paramètres optimaux de traitement permettant d'obtenir la meilleure qualité de
sortie en couleur, en échelle de gris ou en noir et blanc.
REMARQUE : Si JFIF/JPEG est indiqué comme type de sortie de document (Voir Type de document, à
la page 3-27) mais que le document est numérisé sur un périphérique monochrome, le travail échouera.
Si JIFF/JPEG est indiqué comme type de sortie de document et si le document est numérisé sur un
périphérique couleur, le travail échouera si le Mode couleur est réglé sur Noir et blanc dans le profil de
numérisation ou sur le périphérique.
Type d'original
Le type d'original détermine le type de sortie à produire : photo, texte, mixte (photo et texte) ou demi-teintes.
Une sortie en demi-teintes consiste en une structure de points utilisée pour simuler et imprimer une image en
ton continu.
REMARQUE : Si le Type d'original est Photo sur le périphérique Xerox, l'option Exposition auto sera
désactivée et le contrôle sera désactivé sur le périphérique.
5-6
Publication des flux de production
Contraste
La fonction Contraste permet de contrôler la différence entre les zones gris clair et gris foncé du document
en sortie. Une image numérisée à fort contraste a une apparence vive et marquée et comporte principalement
des zones noires et blanches. Une image numérisée à faible contraste est plus douce et comporte différentes
nuances de gris.
Luminosité
La fonction Luminosité permet de contrôler le niveau de luminosité du document en sortie de façon à ce qu'il
apparaisse plus clair, plus foncé ou identique au document original.
Définition
La fonction Définition permet de rendre les contours d'une image numérisée plus ou moins prononcés que
ceux du document original. Cette fonction est particulièrement utile pour accentuer les lignes fines ou les
détails des images. L'atténuation permet de masquer les petites tâches ou les points indésirables.
Unités d'effacement des bords
La fonction Effacement des bords permet de supprimer les points, les marques de perforation ou d'agrafage,
ou d'autres marques foncées pouvant se trouver près des bords du document d'origine.
Vous pouvez effacer les marques qui se trouvent dans une zone allant jusqu'à 50 mm (2 pouces) des bords
de la page.
La valeur par défaut est de 3 mm ou 0,1 pouce.
REMARQUE : Certains périphériques ne prennent pas en charge les paramètres d'effacement des
bords. Dans ce cas, les valeurs d'effacement des bords doivent être définies manuellement sur le
périphérique utilisé, au moment de la numérisation.
Format du support d'entrée
Le format du support d'entrée est le format physique du document d'origine.
Résolution
La fonction Résolution permet de définir la résolution souhaitée pour le document en sortie. Il n'est pas
obligatoire de faire correspondre ce paramètre avec la résolution utilisée pour imprimer le document
original. Une résolution de 600 ppp produit une image plus détaillée et de meilleure qualité qu'une résolution
de 300 ppp. Toutefois, la taille de fichier obtenue est supérieure avec une résolution de 600 ppp.
Mode de numérisation
Le mode de numérisation indique le nombre de côtés utilisés dans le document original, Recto, Recto verso
ou Rotation verso.
Publication sur un périphérique multifonctions Xerox
5-7
Exposition auto
La fonction Exposition auto permet d'améliorer la sortie des documents possédant un fond de couleur.
Lorsque la fonction Exposition auto est activée, le scanner sélectionne automatiquement un niveau
d'exposition approprié pour le document original.
Lorsque la fonction Exposition auto est désactivée, le scanner utilise les paramètres de luminosité du modèle
pour contrôler le niveau d'exposition de l'image produite. Dans ce cas, les fichiers de sortie peuvent être de
grande taille.
REMARQUE : Si le Type d'original est Photo sur le périphérique Xerox, l'option Exposition auto sera
désactivée et le contrôle sera désactivé sur le périphérique.
5-8
Publication des flux de production
Publication sur une page de garde PaperWare
Édition professionnelle uniquement
Si vous travaillez avec l'édition professionnelle de SMARTsend, vous pouvez publier une page de garde
PaperWare. Vous utilisez cette page de garde pour envoyer un travail de numérisation sur un périphérique
multifonctions ou fax Internet.
Elle comporte des cases à cocher permettant de sélectionner les destinations. Les attributs du document
apparaissent également sur la page de garde. En outre, si des attributs sont spécifiés comme étant modifiables
sur le périphérique, un modèle de numérisation de périphérique est publié sur les périphériques indiqués lors
de la génération de la page de garde. La page de garde peut être utilisée uniquement sur ces périphériques.
Lorsqu'une page de garde est publiée, un fichier PDF de la page de garde PaperWare est généré. Vous
pouvez enregistrer ce fichier dans l'emplacement de votre choix ou l'imprimer sur une imprimante locale.
REMARQUE : Lorsque vous utilisez des pages de garde PaperWare avec des périphériques
multifonctions Xerox, vous devez utiliser un périphérique qui a été configuré par le même ordinateur
SMARTsend que celui qui a créé la page de garde du flux de production. Cependant, vous pourrez peutêtre utiliser la page de garde sur des périphériques qui ont été configurés par d'autres ordinateurs
SMARTsend ou Xerox Flowport, s'ils ont été configurés pour prendre en charge la transmission de
formulaires PaperWare. Demandez à votre administrateur système la liste des périphériques qui prennent
en charge la transmission de formulaires PaperWare.
Pour publier un flux de production en tant que page de garde PaperWare :
1
2
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
3
4
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Publier une page de garde.
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production à publier.
Spécifiez les paramètres de publication.
a) Entrez le nom de la publication. Ce nom apparaîtra sur la page de garde et doit être unique.
Consultez Nom de publication à la page 5-12.
b) Donnez une description de la page de garde. Elle apparaîtra sur la page de garde, sous son nom.
c) Sélectionnez l'heure d'expiration de la publication. Consultez Délai d'expiration en cas de non
utilisation à la page 5-12.
5
Cochez uniquement les destinations que vous souhaitez sélectionnées automatiquement sur la page de
garde. Si vous ne sélectionnez pas de destination maintenant, elle apparaîtra sur la page de garde mais
elle devra être sélectionnée manuellement sur le formulaire imprimé de cette destination pour recevoir
des documents. Consultez Destinations à la page 5-12.
6
Définissez les attributs de document. Sélectionnez Modifiable sur le périphérique si les attributs de
document doivent être modifiables sur le périphérique lors de la numérisation. Dans ce cas, la page de
garde peut être utilisée uniquement sur les périphériques sur lesquels elle est publiée. Un maximum de
6 attributs peuvent être modifiés au moment de la numérisation. Si la case à cocher Créer un nouveau
modèle de métadonnées est activée, il vous sera demandé de sélectionner les périphériques sur lesquels
un modèle sera publié. Si vous désactivez cette option, il ne sera pas publié de nouveau modèle. Lors de
la numérisation, vous devrez alors sélectionner un modèle PaperWare publié auparavant et ayant les
mêmes champs de métadonnées (attributs de document) définis comme modifiables sur le périphérique.
Si vous sélectionnez un modèle PaperWare qui ne contient pas les bons champs de métadonnées, et si
dans ce flux de production les champs ont été définis comme obligatoires, votre flux de production
échouera. Consultez Attributs de document à la page 5-13.
Publication sur une page de garde PaperWare
5-9
7
Définissez les paramètres de numérisation. Consultez Paramètres de numérisation à la page 5-13.
a) Sélectionnez le périphérique sur lequel le document sera numérisé.
b) Sélectionnez une résolution en fonction du périphérique sur lequel le document sera numérisé
(Fax Internet ou non). Les paramètres de résolution et Fax Internet déterminent la taille du glyphe
de données. Reportez-vous à la section Résolution à la page 5-14, pour plus d'informations sur la
résolution et les glyphes de données.
8
Cliquez sur Créer la page de garde pour créer la page de garde PaperWare. Un fichier PDF est créé,
à partir duquel la page de garde sera imprimée. Les fichiers PDF préservent les présentations de page,
le texte et les images des documents.
9
Si des attributs de document ont été indiqués comme étant modifiables, sélectionnez les périphériques
sur lesquels un modèle sera publié, ainsi qu'un profil de numérisation. Reportez-vous à la section Profil
de numérisation à la page 5-5, pour plus d'informations sur les profils de ce type.
10 Une fenêtre de téléchargement de fichier apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si vous souhaitez
ouvrir ou enregistrer le fichier. Vous pouvez enregistrer le fichier afin de pouvoir y accéder ultérieurement pour l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer.
Si vous cliquez sur Ouvrir, assurez-vous d'imprimer le fichier avant de fermer la fenêtre. Si nécessaire,
vous pouvez recréer la page de garde en cliquant sur Récupérer à nouveau cette page de garde sur la
page Afficher les publications. Pour plus d'informations, consultez la procédure proposée ci-dessous, et
Récupération de la page de garde à la page 6-7.
REMARQUE : vous aurez besoin d'Adobe Acrobat Reader® pour ouvrir et visualiser le fichier PDF.
Vous pouvez télécharger Acrobat Reader® à partir du site Web Adobe, à l'adresse www.adobe.com.
11 Ouvrez le fichier enregistré à l'aide d'Adobe Acrobat Reader®.
12 Imprimez le fichier PDF. Le fichier doit être imprimé à 100% (le facteur de zoom dans la fenêtre
d'impression doit être de 100% ou s'en rapprocher). La page de garde doit être imprimée au format
8,5 x 11 ou A4.
Une page de garde peut également être « récupérée » ou recréée une fois que le flux de production a été
publié sur une page de garde. Ceci peut être nécessaire si le fichier PDF de la page de garde a été généré et
imprimé, mais pas enregistré et que la page de garde imprimée a ensuite été perdue ou modifiée.
5-10
Publication des flux de production
Pour récupérer une page de garde PaperWare :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production pour lequel vous souhaitez récupérer la page de garde.
3
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Afficher les publications. La liste des
publications pour le flux de production sélectionné apparaît. Pour trier la liste en fonction d'une
colonne, cliquez sur l'en-tête correspondant. La liste des tâches de publication est affichée à gauche.
Les tâches disponibles varient selon les droits dont vous disposez pour la publication sélectionnée.
4
Dans la colonne Nom de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez la page de garde que vous
souhaitez récupérer.
5
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Récupérer à nouveau cette page de garde.
6
Une fenêtre de téléchargement de fichier apparaît, dans laquelle vous devez indiquer si vous souhaitez
ouvrir ou enregistrer le fichier. Vous pouvez enregistrer le fichier afin de pouvoir y accéder ultérieurement pour l'imprimer ou l'envoyer par courrier électronique. Pour ce faire, cliquez sur Enregistrer.
Si vous cliquez sur Ouvrir, assurez-vous d'imprimer le fichier avant de fermer la fenêtre.
Vous pouvez également récupérer les pages de garde en cliquant sur le bouton Récupérer le formulaire sur
la page Détails de publication. Consultez Affichage des publications à la page 5-15.
Utilisation d'une page de garde PaperWare avec Fax Internet
Vous pouvez numériser depuis un périphérique Fax Internet en utilisant une page de garde PaperWare
permettant l'usage d'un périphérique Fax Internet Xerox ou autre avec SMARTsend.
Pour utiliser une Page de garde PaperWare avec Fax Internet
1
Procurez-vous l'adresse électronique d'un périphérique Fax Internet auprès de votre administrateur.
2
Dans l'Explorateur de flux de production, cliquez sur Ajouter nouveau > Flux de production
de distribution.
3
Définissez Destinations du document, Nom et type du document, Attributs du document et Paramètres
du flux de production selon les besoins. Cliquez sur Suivant >> pour continuer sur chaque page.
4
Sur la page Enregistrer le flux de production page, sélectionnez l'option Publier la page de garde
PaperWare du flux de production. Cliquez sur Terminer pour continuer.
5
Sur la page Publier la page de garde PaperWare, défilez jusqu'à la section Paramètres de numérisation,
et sélectionnez l'une des options Internet Fax comme Source de numérisation. Vous devez aussi
sélectionner le paramètre Résolution approprié.
6
Cliquez sur le bouton Créer la page de garde.
7
Utilisez la page de garde PaperWare pour exécuter la numérisation sur le périphérique Fax Internet.
Le document est envoyé comme pièce-jointe au courrier électronique.
REMARQUE : Si vous avez défini les propriétés des attributs pour le flux de production, cette
fonctionnalité sera perdue au moment de la numérisation. Toutefois, vous pouvez configurer les
propriétés des attributs au moyen de cases sur la page de garde. Ce moyen vous permet d'utiliser
les fonctionnalités de propriétés des attributs au moment de la numérisation.
Publication sur une page de garde PaperWare
5-11
Paramètres de publication
Nom de publication
Ce nom apparaîtra en haut de la page de garde et doit être unique. Il doit également être différent
de celui d'un flux de production (à l'exception du flux de production en cours de publication).
Le nom doit être composé de 1 à 20 caractères et ne doit pas contenir les caractères suivants :
", <, >, |, *, ?, /, \, ., :, nul, retour arrière, caractères Unicode 16 à 18 et 20 à 25 et séparateurs.
Certains périphériques ne prennent pas en charge les noms comportant plus de 11 caractères. Si vous
entrez un nom comportant plus de 11 caractères et que vous publiez sur un périphérique ne prenant pas
en charge les noms de plus de 11 caractères, un message d'erreur s'affichera lorsque vous cliquerez sur
OK pour publier le modèle.
Description de la page de garde
La description s'affiche directement sous le nom de la publication sur la page de garde.
Délai d'expiration en cas de non utilisation
Cette option rend automatiquement inutilisable la page de garde si elle n'est pas utilisée dans l'intervalle
de temps indiqué. Cependant, le modèle PaperWare ne sera pas supprimé de la liste des modèles sur le
périphérique. Le délai d'expiration est imprimé en haut à droite de la page de garde.
Les flux de production eux-mêmes ne seront pas supprimés ni perdus, mais les pages de garde seront
indisponibles et devront être recréées en cas de besoin. Si une page de garde est utilisée dans l'intervalle
de temps spécifié, la date d'expiration sera réinitialisée.
Exemple : si le flux de production publié est défini pour expirer dans une semaine et que la page de
garde est utilisée avant la fin de cette semaine, la date d'expiration sera redéfinie à une semaine après
le jour de la dernière utilisation.
REMARQUE : Vous pouvez définir cette option pour que l'application nettoie automatiquement les
publications lorsqu'elles ne sont pas utilisées. Dans le cas contraire, les administrateurs devront les
supprimer manuellement dans l'application.
Destinations
Toutes les destinations ajoutées au flux de production apparaîtront sur la page de garde. Sélectionnez
uniquement celles que vous souhaitez faire apparaître cochées. Pour numériser vers une destination
spécifique en utilisant la page de garde, cochez sur la page de garde la case en regard de la destination vers
laquelle vous souhaitez envoyer le document de sortie.
5-12
Publication des flux de production
Attributs de document
Les attributs de document sont créés lors de la création du flux de production. Les valeurs des attributs peuvent
être indiquées au moment de la publication. Elles peuvent être modifiées sur le périphérique au moment de la
numérisation en sélectionnant l'option Modifiable sur le périphérique. Si cette option est sélectionnée, vous
serez invité par le périphérique à entrer les valeurs d'attribut au moment de la numérisation.
Si plusieurs valeurs par défaut sont définies au moment de la publication, des cases à cocher apparaîtront sur
la page de garde pour chacune d'entre elles. Vous devrez sélectionner la valeur souhaitée en cochant la case
correspondante sur la page de garde. Si aucun attribut n'est modifiable sur le périphérique, la page de garde
pourra être utilisée sur n'importe quel périphérique multifonctions Xerox ou Fax Internet.
Si un attribut de document est modifiable au niveau du périphérique, un modèle de numérisation de périphérique sera publié lors de la création de la page de garde PaperWare. Lorsque vous cliquerez sur Créer la
page de garde, vous serez invité à indiquer les périphériques qui seront utilisés ainsi qu'un profil de numérisation. Cliquez de nouveau sur Créer la page de garde pour publier et créer la page de garde. Si les attributs
de document sont indiqués comme étant modifiables au niveau du périphérique, la page de garde créée
pourra être utilisée uniquement sur les périphériques indiqués au moment de la publication. Elle indiquera le
nom du modèle de numérisation de périphérique à utiliser avec la page de garde.
Paramètres de numérisation
La zone Paramètres de numérisation est utilisée pour décrire le périphérique sur lequel votre document
(et la page de garde PaperWare) sera numérisée. SMARTsend utilise ces informations pour ajuster le
DataGlyph sur la page de garde PaperWare pour le périphérique de numérisation spécifique.
Source de la numérisation
Sélectionnez une source de numérisation pour le document. Les pages de garde PaperWare peuvent être
utilisées sur un périphérique multifonctions Xerox ou sur un périphérique Fax Internet. Sélectionnez Fax
Internet si vous avez l'intention d'utiliser la page de garde sur un périphérique Fax Internet.
REMARQUE : Lorsque vous utilisez les attributs de document et le Fax Internet, vous ne pouvez pas
sélectionner l'option d'édition des propriétés d'attribut sur ce périphérique.
Publication sur une page de garde PaperWare
5-13
Résolution
Les paramètres de résolution déterminent le format du glyphe de données PaperWare. La publication crée
une page de garde PaperWare avec les informations sur le flux de production capturées dans un glyphe de
données en bas à droite de la page de garde.
Les glyphes de données sont une technologie de codage des données compréhensibles par une machine sur
des documents papier. Les informations sont codées en milliers de très petites lignes diagonales, chacune
représentant un 0 ou un 1, selon qu'elle penche vers la droite ou vers la gauche. Ces suites de lignes peuvent
être utilisées pour coder des informations numériques, textuelles ou autres. Une résolution faible produit un
glyphe de données de grande taille ; à l'inverse, une résolution élevée produit un petit glyphe de données.
Lorsque vous créez des pages de garde PaperWare, prenez en compte les facteurs suivants :
„
La taille du glyphe de données doit être élevée pour la numérisation faible résolution effectuée par
les périphériques Fax Internet. Le glyphe de données de grande taille couvre une partie importante de
la page de garde nécessaire pour les cases à cocher d'attribut de document. En outre, avec la résolution
la plus faible, la case à cocher Récupérer à nouveau ce formulaire peut être perdue.
„
Lorsque le périphérique utilisé présente une mauvaise qualité d'image (glace d'exposition sale ou
calibrage incorrect, par exemple), la sélection d'une résolution plus faible peut permettre d'obtenir de
meilleurs résultats.
„
Imprimez toujours votre page de garde PaperWare sur une imprimante laser ou jet d'encre haut de
gamme, avec une résolution minimale de 300 ppp.
Utilisez le tableau suivant pour choisir le paramètre de résolution correct :
Résolution (ppp)
Applications
Élevée (300x300 et plus)
Numérisation à 300 ppp ou plus
Moyenne (200x200 et plus)
Numérisation à 200 ppp ou plus
Résolution fine Internet Fax
Basse (moins de 200x200)
Numérisation à 150 ppp ou plus
Résolution standard Internet Fax
Tableau 5-2 : Paramètres de résolution d'une page de garde PaperWare
Personnalisation des paramètres de numérisation des formulaires PaperWare
Les paramètres de numérisation des pages de garde PaperWare peuvent être personnalisés en publiant un
modèle de périphérique indiquant les paramètres souhaités. L'utilisateur doit alors sélectionner le modèle sur
le périphérique avant d'effectuer la numérisation. La personnalisation des paramètres de numérisation peut
être effectuée depuis la page d'accueil utilisateur.
Pour publier un modèle personnalisé :
1
Depuis la page d'accueil utilisateur, cliquez sur Personnaliser les paramètres de numérisation de
vos formulaires PaperWare.
1
Indiquez les paramètres de publication souhaités.
2
Sélectionnez le profil de numérisation souhaité ou personnalisez les paramètres en cliquant sur
Propriétés.
3
Cliquez sur OK pour effectuer la publication.
5-14
Publication des flux de production
Affichage des publications
N'importe quel utilisateur peut afficher les publications d'un flux de production spécifique.
Pour afficher les publications d'un flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production dont vous souhaitez afficher les publications.
3
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Afficher les publications. La liste des
publications est affichée dans le volet droit. Pour trier la liste en fonction d'une colonne, cliquez sur
l'en-tête correspondant. La liste des tâches de publication est affichée à gauche. Les tâches disponibles
varient selon les droits dont vous disposez pour la publication sélectionnée.
4
Pour afficher les détails d'une publication spécifique, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur
Afficher les détails de publication dans la liste des tâches de publication, située dans le panneau droit.
Seuls les détails des publications dont vous êtes le propriétaire peuvent être affichés.
Détails de publication
Cette option permet d'afficher le contenu et les paramètres de publication en cours pour tous les types de
publications de flux de production. Les administrateurs ne peuvent pas afficher le contenu des publications
privées. Les propriétaires de publications peuvent visualiser uniquement le contenu de leurs publications.
Les types de publications qui peuvent être affichés sont : les modèles de numérisation de périphérique, les
pages de garde PaperWare, les pages de garde PaperWare avec modèles d'attributs de document, et les
modèles de paramètres PaperWare Xerox.
En utilisant les fonctions de cette page, vous pouvez :
„
mettre à jour la liste des périphériques pour la publication de périphérique
„
réactiver une page de garde PaperWare en cliquant sur Récupérer le formulaire.
(Édition professionnelle uniquement).
Affichage des publications
5-15
Ajout et suppression de périphériques d'une
publication
Les modèles de numérisation de périphérique étant chargés sur des périphériques spécifiques lors de leur
publication, les détails de la publication ne peuvent pas être modifiés sans être re-publiés. Vous pouvez
cependant modifier les périphériques sur lesquels le modèle est publié.
Pour ajouter ou supprimer un périphérique sur lequel un modèle a
été publié :
1
Accédez aux détails de la publication pour laquelle vous souhaitez ajouter ou supprimer un
périphérique. Consultez Affichage des publications à la page 5-15.
2
Procédez de l'une des manières suivantes :
„
Pour ajouter un périphérique, sélectionnez-le dans la liste Périphériques disponibles et cliquez
sur Ajouter >>.
REMARQUE : Si le périphérique que vous souhaitez ajouter ne se trouve pas dans la liste des
périphériques disponibles, contactez votre administrateur pour qu'il l'ajoute.
„
5-16
Pour supprimer un périphérique, sélectionnez-le dans la liste Périphériques sélectionnés et cliquez
sur <<Supprimer.
Publication des flux de production
Suppression de publications de flux de production
Seul le propriétaire d'une publication peut la supprimer. Les tâches de publication disponibles pour un
utilisateur dépendent de ses droits sur la publication.
Suppression de publications spécifiques d'un flux de production
Pour supprimer une publication spécifique :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Afficher tous les flux de production.
2
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production dont vous souhaitez supprimer une publication.
3
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Afficher les publications.
4
Sélectionnez la publication que vous souhaitez supprimer.
5
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Supprimer cette publication.
Cette tâche est disponible uniquement si vous êtes propriétaire de la publication.
6
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Pour supprimer la publication, cliquez sur OK.
Suppression de toutes les publications d'un flux de production
Pour supprimer toutes les publications d'un flux de production :
1
Accédez à la page d'accueil utilisateur et cliquez sur Gérer mes flux de production.
2
Dans la colonne Nom du flux de production de l'Explorateur de flux de production, sélectionnez le nom
du flux de production dont vous souhaitez supprimer les publications.
3
Dans la liste de gestion des flux de production, cliquez sur Supprimer les publications de ce flux de
production. Cette tâche est disponible uniquement si vous êtes propriétaire de toutes les publications
du flux de production.
4
Une fenêtre de confirmation s'affiche. Pour supprimer les publications, cliquez sur OK.
Suppression de publications de flux de production
5-17
5-18
Publication des flux de production
6
Comment numériser
Une fois qu'un flux de production a été créé et publié sur un périphérique multifonctions Xerox ou une page
de garde PaperWare, il est prêt à être utilisé pour numériser des documents. Ce chapitre indique la procédure
d'utilisation des flux de production pour numériser des documents sur un périphérique.
Contenu de ce chapitre :
„
Avant d'effectuer la numérisation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-2
„
Comment la publication affecte la numérisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-3
„
Numérisation avec un modèle de numérisation de périphérique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-4
„
Numérisation avec une page de garde PaperWare. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-5
„
Incidents courants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6-8
6-1
Avant d'effectuer la numérisation
Pour qu'un utilisateur puisse utiliser un flux de production pour numériser un document, les opérations
suivantes doivent d'abord être exécutées :
„
Un flux de production doit être créé. Consultez le Chapitre 3, Flux de production de distribution, pour
connaître la procédure à suivre.
„
Un flux de production doit être publié sur un périphérique multifonctions Xerox ou une page de garde
PaperWare. Reportez-vous au Chapitre 5, Publication des flux de production, pour connaître la
procédure à suivre.
„
Si le flux de production a été publié en tant que page de garde PaperWare, celle-ci doit être imprimée
sur du papier de format 8,5 x 11 ou A4 à 100%.
„
Si le flux de production publié doit être authentifié, une page de garde ou un périphérique avec une
authentification configurée et activée doit être préparé.
„
Si une version d'essai de SMARTsend a été utilisée et que la période d'essai est arrivée à expiration,
vous devez obtenir une licence pour que les travaux de numérisation puissent être effectués.
6-2
Comment numériser
Comment la publication affecte la numérisation
Un flux de production peut être publié sur un ou plusieurs périphériques ou, si l'édition professionnelle de
SMARTsend est utilisée, comme page de garde PaperWare. Si le flux de production est publié sur un ou
plusieurs périphériques, il ne peut être utilisé que sur ces périphériques. S'il est publié comme page de garde
PaperWare, il peut être utilisé sur n'importe quel périphérique multifonctions Xerox configuré pour
SMARTsend ou sur un périphérique Fax Internet.
Si le flux de production indique qu'un ou plusieurs attributs du document sont modifiables au niveau du
périphérique et que le flux de production est publié comme page de garde PaperWare, un modèle de
périphérique sera publié sur les périphériques spécifiés au moment de la publication et de la génération
de la page de garde PaperWare.
Si un modèle de numérisation avec des paramètres PaperWare personnalisés est créé pour remplacer
les paramètres de numérisation par défaut des travaux PaperWare, ce modèle sera disponible uniquement
sur ce périphérique. Le modèle PaperWare générique peut bien sûr être utilisé à la place, mais les paramètres
de numérisation personnalisés ne seront pas utilisés par le périphérique.
Pour plus d'informations sur la publication, consultez le Chapitre 5, Publication des flux de production.
Comment la publication affecte la numérisation
6-3
Numérisation avec un modèle de numérisation de
périphérique
Pour numériser un document en utilisant un modèle de numérisation de périphérique publié :
1
Sélectionnez le modèle souhaité depuis l'interface utilisateur du périphérique. Le nom du modèle
présenté sur le périphérique est celui de la publication indiqué au moment de la publication. Si le
modèle n'est pas affiché, actualisez la liste en utilisant l'interface du périphérique.
REMARQUE : La procédure d'actualisation varie selon les périphériques. Consultez l'administrateur
du périphérique utilisé pour connaître la marche à suivre.
2
Entrez les attributs de document indiqués comme étant modifiables sur le périphérique au moment de
la publication du flux de production.
3
Placez le document à numériser dans le chargeur.
4
Appuyez sur Démarrer.
5
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle doit
être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous assurer que
le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les destinations indiquées par
le flux de production.
6-4
Comment numériser
Numérisation avec une page de garde PaperWare
Édition professionnelle uniquement
Pour numériser un document en utilisant une page de garde PaperWare sans attributs de
document modifiables :
1
Sélectionnez le modèle PaperWare ou par défaut sur l'interface utilisateur du périphérique.
Si le modèle par défaut a été correctement configuré en vue d'une utilisation avec SMARTsend, son
fonctionnement s'apparente à celui des modèles PaperWare, avec les mêmes conditions et restrictions.
Vérifiez auprès de votre administrateur de SMARTsend que le modèle par défaut a été configuré pour
une utilisation avec SMARTsend.
2
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le document
numérisé soit envoyé.
REMARQUE : Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont déjà
cochées sur la page de garde.
3
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde comme
première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que chacun soit
séparé par une page de garde. Si vous utilisez un Fax Internet, sélectionnez l'option Fax Internet, le
mode texte puis entrez l'adresse Fax Internet de l'ordinateur SMARTsend.
REMARQUE : Sur certains périphériques, il peut être nécessaire d'activer manuellement les
paramètres Exposition auto et Mode texte à l'aide de l'interface utilisateur du périphérique.
Si ces paramètres ne sont pas activés, la page de garde PaperWare risque de ne pas fonctionner
correctement, particulièrement si les images du scanner présentent un fond important ou d'autres
défauts. En outre, le paramètre Effacement des bords sur le périphérique de numérisation ne doit
pas dépasser 12 millimètres.
4
Appuyez sur Démarrer.
5
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle doit
être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous assurer que
le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les destinations indiquées par
le flux de production.
Flux de production avec attributs de document modifiables
Si un flux de production indique qu'un ou plusieurs attributs du document sont modifiables au niveau du
périphérique et que le flux de production est publié comme page de garde PaperWare, un modèle de
périphérique sera publié sur les périphériques spécifiés au moment de la publication et de la génération de
la page de garde PaperWare. La page de garde donnera la liste de tous les attributs. En regard de ces attributs
pour lesquels des valeurs devront être entrées au niveau du périphérique, la page de garde indiquera
« Entrez la valeur sur le périphérique lorsque vous y serez invité. ».
REMARQUE : Certains périphériques ne prennent pas en charge l'entrée de données. Vous ne pouvez
pas utiliser non plus le Fax Internet pour entrer des données.
Numérisation avec une page de garde PaperWare
6-5
Pour numériser un document en utilisant une page de garde PaperWare lorsque le flux de
production comporte des attributs de document modifiables :
1
Depuis l'interface utilisateur du périphérique, sélectionnez le modèle de numérisation de périphérique
publié au moment de la création de la page de garde. Le nom du modèle requis est imprimé sur la page
de garde. Si le modèle n'est pas répertorié sur le périphérique, actualisez la liste des modèles à l'aide de
l'interface du périphérique.
2
Vous êtes invité à entrer les valeurs des attributs indiqués comme étant modifiables. Entrez ces valeurs.
3
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le document
numérisé soit envoyé.
REMARQUE : Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont déjà
cochées sur la page de garde.
4
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde comme
première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que chacun soit
séparé par une page de garde.
5
Appuyez sur Démarrer.
6
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle doit
être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous assurer que
le travail a bien été effectué. Le fichier de sortie doit se trouver sur toutes les destinations indiquées par
le flux de production.
Paramètres de numérisation PaperWare personnalisés
Pour numériser un document en utilisant des paramètres de numérisation PaperWare personnalisés, vous
devez d'abord publier sur le ou les périphériques requis un modèle de périphérique avec les paramètres
modifiés. Voir Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare, à la page 2-8.
Pour numériser un document en utilisant les nouveaux paramètres de numérisation :
1
Sélectionnez le modèle avec les paramètres personnalisés depuis l'interface utilisateur du périphérique.
Si le modèle n'est pas affiché, actualisez la liste des modèles en utilisant l'interface du périphérique.
2
Sur la page de garde, cochez les cases des destinations vers lesquelles vous souhaitez que le document
numérisé soit envoyé.
REMARQUE : Si des destinations ont été cochées au moment de la publication, elles sont déjà
cochées sur la page de garde.
3
Placez le document à numériser et la page de garde dans le chargeur, avec la page de garde comme
première page. Plusieurs travaux peuvent être chargés sur le périphérique, à condition que chacun soit
séparé par une page de garde.
4
Appuyez sur Démarrer.
6-6
Comment numériser
5
Si une confirmation du travail est spécifiée au moment de la création du flux de production, elle doit
être imprimée ou envoyée par courrier électronique. Vérifiez la confirmation afin de vous assurer que le
travail a bien été effectué. Le fichier de numérisation doit se trouver sur toutes les destinations indiquées
par le flux de production.
Récupération de la page de garde
Dans le coin inférieur gauche de chaque page de garde se trouve une case à cocher intitulée « Récupérer le
formulaire ». Si cette case est cochée, une nouvelle page de garde sera imprimée lorsque la page de garde
courante sera utilisée. Avec cette nouvelle page de garde, vous disposerez d'un exemplaire vierge, sans
aucune coche ajoutée par l'utilisateur pour indiquer les destinations des travaux de numérisation précédents.
REMARQUE : Si la résolution de numérisation est faible, le glyphe de données créé lorsque la page de
garde est générée peut être si grand que la case à cocher Récupérer le formulaire risque d'être perdue.
Une nouvelle version de la page de garde peut également être créée en cliquant sur Récupérer à nouveau
la page de garde sur la page Afficher les publications. Enfin, une nouvelle version de la page de garde peut
être créée depuis la page Détails de publication en cliquant sur Récupérer le formulaire. Reportez-vous à la
section Affichage des publications à la page 5-15, pour savoir comment accéder aux pages Afficher les
publications et Détails de publication.
Rappelez-vous que lorsqu'une page de garde est créée au moment de la publication d'un flux de production,
les destinations peuvent être cochées pour indiquer que le fichier de sortie du travail doit toujours être
envoyé vers ces destinations. Pour connaître la procédure, reportez-vous à la section Publication sur une
page de garde PaperWare à la page 5-9. Lorsqu'une page de garde est créée, les destinations qui ont été
cochées apparaissent ainsi sur la page de garde. La récupération de la page de garde ne supprime pas ces
coches. Afin d'assurer une meilleure souplesse au moment de la numérisation, il est recommandé de ne
sélectionner aucune destination par défaut lorsqu'un flux de production est publié sur une page de garde.
Numérisation avec une page de garde PaperWare
6-7
Incidents courants
Les incidents suivants peuvent se produire au moment de la numérisation :
Le modèle n'apparaît pas dans la liste des modèles sur le périphérique.
La liste des modèles doit être actualisée. Les périphériques peuvent s'actualiser automatiquement à des
intervalles spécifiques. Toutefois, si le périphérique n'a pas actualisé la liste des modèles automatiquement,
il peut être nécessaire de demander manuellement sa réactualisation.
Assurez-vous également que le modèle a été publié sur le périphérique. Pour afficher les périphériques
vers lesquels un modèle a été publié, accédez à la page d'accueil utilisateur, cliquez sur Afficher tous les
flux de production, sélectionnez le flux de production, cliquez sur Afficher les publications, sélectionnez
la publication, puis cliquez sur Afficher les détails de publication. Les périphériques vers lesquels le flux
de production a été publié sont affichés dans la liste Périphériques sélectionnés.
Le modèle apparaît dans la liste des modèles sur le périphérique, même s'il a été supprimé
ou s'il est arrivé à expiration.
La liste des modèles doit être actualisée. Reportez-vous à l'incident précédent.
Le modèle indique que les attributs du document doivent être entrés sur le périphérique,
mais je ne suis pas invité à entrer les données.
Votre périphérique ne prend peut-être pas en charge l'entrée de données. Si les attributs sont requis, le travail
échouera sur les périphériques qui ne prennent pas en charge l'entrée de données. Si les attributs sont indiqués
comme étant modifiables sur le périphérique mais que certains périphériques ne prennent pas en charge
l'entrée de données, assurez-vous que les attributs ne sont pas obligatoires. Reportez-vous à la section
Enregistrer le flux de production à la page 3-41, pour obtenir des informations sur les propriétés des attributs
de document.
Le travail a échoué car « Un ou plusieurs des services [destinations] demandés dans le
cadre du travail n'ont pas pu être exécutés » ou en raison de l'« Échec de la connexion ».
Vérifiez les informations sur les destinations imprimées sur le relevé de confirmation. Vos informations
d'identification ont peut-être changé. Mettez-les à jour sur la page d'accueil utilisateur en cliquant sur Gérer
mes informations d'identification. Pour plus d'informations, reportez-vous aux sections Mes informations
d'identification à la page 2-6 et Gestion des informations d'identification des destinations à la page 3-13.
Mon travail a échoué avec le message « Vous ne disposez pas de droits d'accès à ce flux de
production. ».
Le flux de production requiert peut-être une authentification au niveau du périphérique.
Le côté verso de la page de garde est inclus dans le fichier de sortie.
Ce problème peut être dû à l'état du scanner et aux paramètres image. Il peut être évité par un entretien et un
nettoyage adéquats du périphérique de numérisation. Vous pouvez également activer l'option de suppression
du fond au niveau du périphérique pour résoudre ce problème.
Comment numériser un document dont le format n'est pas 8,5 x 11 en utilisant une page de
garde PaperWare au format 8,5 x 11 ou A4 ?
Assurez-vous que le paramètre Type d'original du profil de numérisation est défini par Mixte soit en le
configurant sur le périphérique, soit en publiant et en utilisant un modèle de paramètres PaperWare Xerox
personnalisés contenant ce paramètre. Le périphérique doit prendre en charge les originaux au format Mixte.
Voir Type d'original, à la page 5-6, pour obtenir des informations sur le paramètre Type d'original, et voir
Personnaliser les paramètres de numérisation de vos formulaires PaperWare, à la page 2-8 et Personnalisation des paramètres de numérisation des formulaires PaperWare à la page 5-14 pour connaître ces
procédures.
6-8
Comment numériser
Index
A
Accès aux
flux de production 3-41
Adresse électronique 2-4
Affichage
des flux de production 3-4
Affichage des publications 5-15
Afficher tous les flux de production 2-5
Afficher tout 3-4
Aide-mémoire 1-6
Ajout d'un flux de production 3-5, 4-2
Ajout de nouveaux emplacements 4-4
Ajout de nouvelles destinations 3-11
ajout et suppression de périphériques d'une
publication 5-16
Ajout/suppression de destinations
répertoriées à/d'un flux de
production 3-10
ajout/suppression de destinations répertoriées
à/d'un flux de production 4-4
Ajouter de nouvelles informations
d'identification 2-6
Ajouter un nouveau flux de production 2-5
Assistance 1-7
Assistance clientèle Xerox 1-7
assistance Internet 1-7
assistance téléphonique 1-7
assistance Xerox par Internet 1-7
assistance Xerox par téléphone 1-7
Attribution d'un nom à une destination et
fonctionnement 3-15
Attributs de document 3-24
attributs de document 5-5, 5-13
Attributs de document modifiables
numérisation 6-5
Avant d'effectuer la numérisation 6-2
C
Champ obligatoire 3-37
Champs d'attributs de document 3-36
Comment la publication affecte la
numérisation 6-3
Configurer les champs d'attributs de
document 3-35
Confirmation des travaux 3-41
INDEX-1
Confirmation des travaux - Adresse
électronique 2-7
Contraste 5-7
Création d'un exemple de flux de production
de dossier réseau 3-43
Création d'un flux de production 3-5
création d'un flux de production 4-3
Création d'un flux de production à partir d'un
flux existant 3-6
Création d'un profil 3-36
Créer une page de garde PaperWare
Numérisation vers mon adresse
électronique 2-4
D
Définition 5-7
Description de la page de garde 5-12
Description du
flux de production 3-42
Destinataire de courrier électronique 3-15
destinations 5-12
Destinations du document 3-10
destinations du document 4-4
Détails
du flux de production 3-4
Documentation 1-6 to 1-7
Aide 1-6
Aide-mémoire 1-6
Guide d’installation et d’administration
de SMARTsend 1-6
lisezmoi.txt 1-6
Documentation de SMARTsend 1-6
Aide 1-6
Aide-mémoire 1-6
Guide d’installation et d’administration
1-6
lisezmoi.txt 1-6
DocuShare 3-16
Domino 3-17
Domino.doc 3-17
Dossier réseau 3-21
Dossier Web Microsoft Exchange 2000 3-20
E
Enregistrer le flux de production 3-41
Exposition auto 5-8
F
fichiers ASCII 3-33
Fichiers binaires 3-34
Fichiers d'application 3-33
Fichiers HTML 3-34
Fichiers PDF 3-29
Fichiers texte 3-33
Fichiers TIFF 3-32
FireFox 2-2
flux de production 3-1, 4-1
description 4-8
nom 4-8
présentation 3-2, 4-2
Flux de production avec attributs de
document modifiables 6-5
flux de production de distribution 3-1, 4-1
fonctions de SMARTsend 1-2
fonctions incluses dans cette version 1-2
Format 3-28
Format du support d'entrée 5-7
FTP 3-20
G
Gérer mes flux de production 2-5
Gérer Mes profils d'attributs de document
2-7
Gestion
des flux de production 3-3
Guide d'installation et d'administration 1-6
Guide d'installation et d'administration de
SMARTsend 1-6
Guide d’installation et d’administration de
SMARTsend 1-6
Guide de l'utilisateur SMARTsend 1-6
H
Hummingbird 3-18
I
Identification du document 3-24
Imprimante éloignée 3-16
initiation 2-4
Internet Explorer 2-2
Interwoven WorkSite 3-18
J
JFIF/JPEG 3-32
INDEX-2
L
lisezmoi.txt 1-6
Luminosité 5-7
M
Mappage d'attributs 3-39
Mes flux de production 3-4
Microsoft SharePoint Portal Server 2001
3-22
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
3-23
Mode couleur 5-6
Mode de numérisation 5-7
modèles de numérisation de périphérique 5-2
modification d'emplacements de recherche
4-5
Modification d'un flux de production 3-7
Modification d'un profil 3-36
Modifier les destinations 3-12
Mozilla 2-2
N
Netscape 2-2
NetWare 3-21
Nom 3-25
Nom de publication 5-4, 5-12
Nom du
flux de production 3-42
Nom du champ 3-37
Numérisation 6-1, 6-4
incidents courants 6-8
Numérisation avec un modèle de
numérisation de périphérique 6-4
Numérisation avec une page de garde
PaperWare 6-5
numéro de série 1-7
numéro de série SMARTsend 1-7
O
options de personnalisation 2-7
Options de publication 3-42, 4-8
P
pages de garde PaperWare 5-2
pages de garde PaperWare avec des attributs
de document modifiables 5-2
Paramètres
des flux de production 3-41
paramètres de numérisation 5-13
Paramètres de numérisation PaperWare
personnalisés
numérisation 6-6
Paramètres de publication 5-4, 5-12
personnalisation des paramètres de
numérisation des formulaires
PaperWare 5-14
personnalisation des paramètres de
numérisation PaperWare 5-2
Personnaliser les paramètres de numérisation
de vos formulaires PaperWare 2-8
Ppropriétés de LiveLink 3-19
Préférences pour le site 2-7
Présentation 5-2
Présentation de la publication 5-2
présentation de la publication 5-2
présentation de SMARTsend 1-5
présentation du produit 1-5
procédures initiales 2-4
Profil de numérisation 5-5
Profils d'attributs de document 3-35
Propriétés avancées 3-21
3-22
Propriétés de ROC 3-34
Propriétés des attributs 3-37
Propriétés des destinations 3-15
Protection des champs 3-37
Publication d'un flux de production sur un
périphérique multifonctions Xerox
5-3
Publication sur un périphérique
multifonctions Xerox 5-3
publication sur une page de garde PaperWare
5-9
publications
ajout sur des périphériques 5-4
délai d'expiration en cas de non
utilisation 5-4, 5-12
INDEX-3
suppression de publications spécifiques
d'un flux de production 5-17
suppression de toutes les publications
d'un flux de production 5-17
R
Récapitulatif du flux de production 3-42
Récupération de la page de garde 6-7
Résolution 5-7, 5-14
S
Service Numérisation vers une URL 3-22
Source de la numérisation 5-13
Spécification d'un profil 3-35
Suffixe 3-26
suppression d'emplacements de recherche
4-5
Suppression d'un flux de production 3-9
Suppression d'un profil 3-36
suppression de publications de flux de
production 5-17
Supprimer des destinations 3-12
T
Type 3-27
Type d'impression 3-27
Type d'original 5-6
Type du champ 3-38
U
Unités d'effacement des bords 5-7
V
Valeurs par défaut 3-37
INDEX-4